CN108549664A - 一种文档管理*** - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种文档管理***,包括登录注册模块、***设置模块、通知消息模块、文档管理模块、知识库模块以及工作流模块，其中：所述登录注册模块用于用户登录以及用户注册；所述***设置模块用于个人信息管理、修改密码、权限申请/查看；所述通知消息模块用于***通知、流程通知、个人通知；所述文档管理模块用于近期查阅/上传/修改、智能推荐、文档维护、文档收藏、文档订阅、文档上传、关联邮箱、文档自动更新、文档分类等；所述知识库模块用于管理公告文档以及个人文档；所述工作流模块用于审批人员管理、审批角色管理、流程审批以及流程配置。本发明的有益效果在于，提供一种操作简单且效率高的文档管理***。

Description

一种文档管理***

技术领域

本发明涉及一种文档管理***。

背景技术

文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。这些文档一般归档在较便宜的磁带上，必要时归档在可读写的光盘上。

文档管理Document Management，文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、经验心得等。这些文档可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。文档的状态包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除等。

文档管理就是指这些文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。文档管理的关键问题就是解决文档的存储、文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看、文档的协作编写及发布控制等问题。

文档管理在法律事务所、保险公司、政府财政部门、***公司和其它具有大量书面文件或影象操作活动的商业领域中最为有用。随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

发明内容

鉴于现有技术中存在的上述问题，本发明的主要目的在于提供一种操作简单且效率高的文档管理***。

本发明的技术方案是这样的：

一种文档管理***，包括包括登录注册模块、***设置模块、通知消息模块、文档管理模块、知识库模块以及工作流模块，其中：所述登录注册模块用于用户登录以及用户注册；所述***设置模块用于个人信息管理、修改密码、权限申请/查看；所述通知消息模块用于***通知、流程通知、个人通知；所述文档管理模块用于近期查阅/上传/修改、智能推荐、文档维护、文档收藏、文档订阅、文档上传、关联邮箱、文档自动更新、文档分类、历史版本管理、签入/签出/导入/导出、文档整合、文档格式转换、在线浏览、文档对比、文档批注、文档标签、文档搜索、文档在线编辑、文档分享、文档协作、文档朗读、文档离线安全、接口预留、回收站、文档恢复；所述知识库模块用于管理公告文档以及个人文档；所述工作流模块用于审批人员管理、审批角色管理、流程审批以及流程配置。

所述***设置模块包括个人信息管理模块、修改密码模块以及权限申请/查看模块，其中，所述个人信息管理模块用于供用户对自己的个人信息进行维护；所述修改密码模块用于对用户的登陆密码进行修改；所述权限申请/查看模块用于供用户查看自己的权限，同时可以向管理员提出权限申请。

所述通知消息模块包括***通知模块、流程通知模块以及个人通知模块，其中，所述***通知模块用于查看***推送的通知消息；所述流程通知模块用于查看与流程相关的通知；所述个人通知模块用于查看其他人私发或群发给个人的通知，同时个人能够回复。

所述文档管理模块包括近期查阅/上传/修改模块、智能推荐模块、文档维护模块、文档收藏模块、文档订阅模块、文档上传模块，其中：

所述近期查阅/上传/修改模块用于显示当前用户近期时间查阅/上传/修改的文档；

所述智能推荐模块用于根据用户行为，并根据分类或标签智能推荐相关的文档；

所述文档维护模块用于对文档进行增加、删除以及修改操作；

所述文档收藏模块用于收藏文档；

所述文档订阅模块用于订阅文档，在文档发生变化时自动提示订阅的用户；

所述文档上传模块用于将本地文档上传到文档管理***中；

所述文档管理模块还包括关联邮箱模块、文档自动更新模块、文档分类模块、历史版本管理模块以及签入/签出/导入/导出模块，其中：

所述关联邮箱模块用于绑定邮箱，自动获取邮箱的附件；

所述文档自动更新模块用于对本地上传的文档进行自动更新，当本地文档发生变化时，自动更新文档管理***内对应的文档，或反向更新；还对个人文档关联公共文档进行自动更新，当个人文档发生变化时，自动更新对应的公共文档，或反向更新；

所述文档分类模块用于对文档的类别进行划分；

所述历史版本管理模块用于对每个人每一次的编辑进行记录并保留版本，并支持不同版本的文档对比；

所述签入/签出/导入/导出模块用于对文档进行批量的签入/签出/导入/导出。

所述文档管理模块还包括文档整合模块、格式转换模块、在线浏览模块、文档对比模块、文档批注模块、文档标签模块以及文档搜索模块，其中：

所述文档整合用于对多个文档按照规则整合成单个文档，格式包含Word、TXT；

所述格式转换模块用于Word、Excel、PPT文档转换成PDF文档；

所述在线浏览模块用于对Office、图片以及视频文件进行在线浏览；

所述文档对比模块用于对多个相同格式的文档间的内容差异性对比；

所述文档批注模块用于对文档进行查看或编辑时，能够针对文档的某部分内容进行批注；

所述文档标签模块用于对个人用户的文档添加个人标签；

所述文档搜索模块用于对文档的标题搜索、全文搜索、日期搜索、分类搜索以及组合搜索。

所述文档管理模块还包括文档在线编辑模块、文档分享模块、文档协作模块、文档朗读模块、文档离线安全模块、接口预留模块、回收站模块以及文档恢复模块，其中：

所述文档在线编辑模块用于对文档进行线上编辑；

所述文档分享模块用于对文档的站内分享、QQ分享、微信分享以及邮箱分享；

所述文档协作模块用于当多人实时编辑时，记录、展示每人的修改记录；当文件锁定时，级别到表格中单元格一级；当多人协作时，其他人员不能编辑锁定的部分；当多人协作时，还支持文档实时评论；

所述文档朗读模块用于智能化朗读文档内容；

所述文档离线安全模块用于文档下载至本地后，控制该文档只能在当前电脑才能查看或编辑；

所述接口预留：预留开发接口，方便后期与钉钉、微信进行对接；

所述回收站模块用于用户将文档先放入回收站，回收站支持自动定时清理；

所述文档恢复模块用于将时效内的文档进行恢复。

所述文档管理模块还包括人员邀请模块、ORC识别模块以及实时统计模块，其中：

所述人员邀请模块用于邀请或申请成为某文档的管理员或维护人员。

所述ORC识别模块用于支持OCR识别以及信息存储；

所述实时统计用于实时统计每人的工作进展。

本发明具有以下优点和有益效果：本发明的文档管理***，包括包括登录注册模块、***设置模块、通知消息模块、文档管理模块、知识库模块以及工作流模块，其中：所述登录注册模块用于用户登录以及用户注册；所述***设置模块用于个人信息管理、修改密码、权限申请/查看；所述通知消息模块用于***通知、流程通知、个人通知；所述文档管理模块用于近期查阅/上传/修改、智能推荐、文档维护、文档收藏、文档订阅、文档上传、关联邮箱、文档自动更新、文档分类、历史版本管理、签入/签出/导入/导出、文档整合、文档格式转换、在线浏览、文档对比、文档批注、文档标签、文档搜索、文档在线编辑、文档分享、文档协作、文档朗读、文档离线安全、接口预留、回收站、文档恢复；所述知识库模块用于管理公告文档以及个人文档；所述工作流模块用于审批人员管理、审批角色管理、流程审批以及流程配置；其具有操作简单且效率高的特点。

附图说明

图1为本发明实施例提供的文档管理***的原理框图。

具体实施方式

为使本发明实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。通常在此处附图中描述和示出的本发明实施例的组件可以以各种不同的配置来布置和设计。因此，以下对在附图中提供的本发明的实施例的详细描述并非旨在限制要求保护的本发明的范围，而是仅仅表示本发明的选定实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

下面将参照附图和具体实施例对本发明作进一步的说明。

如图1所示：本发明实施例的文档管理***，包括登录注册模块、***设置模块、通知消息模块、文档管理模块、知识库模块以及工作流模块，其中：所述登录注册模块用于用户登录以及用户注册(如采用后台配置用户的方法，则没有注册功能)；所述***设置模块用于个人信息管理、修改密码、权限申请/查看；所述通知消息模块用于***通知、流程通知、个人通知；所述文档管理模块用于近期查阅/上传/修改、智能推荐、文档维护、文档收藏、文档订阅、文档上传、关联邮箱、文档自动更新、文档分类、历史版本管理、签入/签出/导入/导出、文档整合、文档格式转换、在线浏览、文档对比、文档批注、文档标签、文档搜索、文档在线编辑、文档分享、文档协作、文档朗读、文档离线安全、接口预留、回收站、文档恢复；所述知识库模块用于管理公告文档以及个人文档；所述工作流模块用于审批人员管理、审批角色管理、流程审批以及流程配置。

所述***设置模块包括个人信息管理模块、修改密码模块以及权限申请/查看模块，其中，所述个人信息管理模块用于供用户对自己的个人信息进行维护，如：头像、联系方式、邮箱等；所述修改密码模块用于对用户的登陆密码进行修改；所述权限申请/查看模块用于供用户查看自己的权限，同时可以向管理员提出权限申请，如：请求某文件的查看/编辑/下载权限等。

所述通知消息模块包括***通知模块、流程通知模块以及个人通知模块，其中，所述***通知模块用于查看***推送的通知消息；所述流程通知模块用于查看与流程相关的通知，如：审批工作通知等；所述个人通知模块用于查看其他人私发或群发给个人的通知，同时个人能够回复。

所述文档管理模块包括近期查阅/上传/修改模块、智能推荐模块、文档维护模块、文档收藏模块、文档订阅模块、文档上传模块，其中：

所述近期查阅/上传/修改模块用于显示当前用户近期时间查阅/上传/修改的文档，方便用户快速查找或定位文档；

所述智能推荐模块用于根据用户行为(如：经常查看财务类文档)，并根据分类或标签智能推荐相关的文档；

所述文档维护模块用于对文档进行增加、删除以及修改操作；

所述文档收藏模块用于收藏文档，在“我的收藏”中快速查看；

所述文档订阅模块用于订阅文档，在文档发生变化时自动提示订阅的用户；

所述文档上传模块用于将本地文档上传到文档管理***中；

所述文档管理模块还包括关联邮箱模块、文档自动更新模块、文档分类模块、历史版本管理模块以及签入/签出/导入/导出模块，其中：

所述关联邮箱模块用于绑定邮箱，自动获取邮箱的附件；

所述文档自动更新模块用于对本地上传的文档进行自动更新，当本地文档发生变化时，自动更新文档管理***内对应的文档，或反向更新；还对个人文档关联公共文档进行自动更新，当个人文档发生变化时，自动更新对应的公共文档，或反向更新；

所述文档分类模块用于对文档的类别进行划分；

所述历史版本管理模块用于对每个人每一次的编辑进行记录并保留版本，并支持不同版本的文档对比；

所述签入/签出/导入/导出模块用于对文档进行批量的签入/签出/导入/导出。

所述文档管理模块还包括文档整合模块、格式转换模块、在线浏览模块、文档对比模块、文档批注模块、文档标签模块以及文档搜索模块，其中：

所述文档整合用于对多个文档按照规则整合成单个文档，格式包含Word、TXT；

所述格式转换模块用于Word、Excel、PPT文档转换成PDF文档；

所述在线浏览模块用于对Office、图片以及视频文件进行在线浏览；

所述文档对比模块用于对多个相同格式的文档间的内容差异性对比；

所述文档批注模块用于对文档进行查看或编辑时，能够针对文档的某部分内容进行批注；

所述文档标签模块用于对个人用户的文档添加个人标签；

所述文档搜索模块用于对文档的标题搜索、全文搜索、日期搜索、分类搜索以及组合搜索(以上条件组合搜索)。

所述文档管理模块还包括文档在线编辑模块、文档分享模块、文档协作模块、文档朗读模块、文档离线安全模块、接口预留模块、回收站模块以及文档恢复模块，其中：

所述文档在线编辑模块用于对文档进行线上编辑；

所述文档分享模块用于对文档的站内分享、QQ分享、微信分享以及邮箱分享；

所述文档协作模块用于当多人实时编辑时，记录、展示每人的修改记录；当文件锁定时，级别到表格中单元格一级；当多人协作时，其他人员不能编辑锁定的部分；当多人协作时，还支持文档实时评论；

所述文档朗读模块用于智能化朗读文档内容；

所述文档离线安全模块用于文档下载至本地后，控制该文档只能在当前电脑才能查看或编辑；

所述接口预留：预留开发接口，方便后期与钉钉、微信进行对接；

所述回收站模块用于用户将文档先放入回收站，回收站支持自动定时清理，如：放入回收站超过7天自动删除；

所述文档恢复模块用于将时效内的文档进行恢复，如：7天内删除的文档能够找回。

所述文档管理模块还包括人员邀请模块、ORC识别模块以及实时统计模块，其中：

所述人员邀请模块用于邀请或申请成为某文档的管理员或维护人员。

所述ORC识别模块用于支持OCR识别以及信息存储；

所述实时统计用于实时统计每人的工作进展，如：文档完成情况、文字编辑数量等。

最后应说明的是：以上所述的各实施例仅用于说明本发明的技术方案，而非对其限制；尽管参照前述实施例对本发明进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解：其依然可以对前述实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分或全部技术特征进行等同替换；而这些修改或替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明各实施例技术方案的范围。

Claims (8)

1.一种文档管理***，其特征在于：包括登录注册模块、***设置模块、通知消息模块、文档管理模块、知识库模块以及工作流模块，其中：所述登录注册模块用于用户登录以及用户注册；所述***设置模块用于个人信息管理、修改密码、权限申请/查看；所述通知消息模块用于***通知、流程通知、个人通知；所述文档管理模块用于近期查阅/上传/修改、智能推荐、文档维护、文档收藏、文档订阅、文档上传、关联邮箱、文档自动更新、文档分类、历史版本管理、签入/签出/导入/导出、文档整合、文档格式转换、在线浏览、文档对比、文档批注、文档标签、文档搜索、文档在线编辑、文档分享、文档协作、文档朗读、文档离线安全、接口预留、回收站、文档恢复；所述知识库模块用于管理公告文档以及个人文档；所述工作流模块用于审批人员管理、审批角色管理、流程审批以及流程配置。

2.根据权利要求1所述的文档管理***，其特征在于，所述***设置模块包括个人信息管理模块、修改密码模块以及权限申请/查看模块，其中，所述个人信息管理模块用于供用户对自己的个人信息进行维护；所述修改密码模块用于对用户的登陆密码进行修改；所述权限申请/查看模块用于供用户查看自己的权限，同时可以向管理员提出权限申请。

3.根据权利要求1所述的文档管理***，其特征在于，所述通知消息模块包括***通知模块、流程通知模块以及个人通知模块，其中，所述***通知模块用于查看***推送的通知消息；所述流程通知模块用于查看与流程相关的通知；所述个人通知模块用于查看其他人私发或群发给个人的通知，同时个人能够回复。

4.根据权利要求1所述的文档管理***，其特征在于，所述文档管理模块包括近期查阅/上传/修改模块、智能推荐模块、文档维护模块、文档收藏模块、文档订阅模块、文档上传模块，其中：

所述近期查阅/上传/修改模块用于显示当前用户近期时间查阅/上传/修改的文档；

所述智能推荐模块用于根据用户行为，并根据分类或标签智能推荐相关的文档；

所述文档维护模块用于对文档进行增加、删除以及修改操作；

所述文档收藏模块用于收藏文档；

所述文档订阅模块用于订阅文档，在文档发生变化时自动提示订阅的用户；

所述文档上传模块用于将本地文档上传到文档管理***中。

5.根据权利要求1所述的文档管理***，其特征在于，所述文档管理模块还包括关联邮箱模块、文档自动更新模块、文档分类模块、历史版本管理模块以及签入/签出/导入/导出模块，其中：

所述关联邮箱模块用于绑定邮箱，自动获取邮箱的附件；

所述文档自动更新模块用于对本地上传的文档进行自动更新，当本地文档发生变化时，自动更新文档管理***内对应的文档，或反向更新；还对个人文档关联公共文档进行自动更新，当个人文档发生变化时，自动更新对应的公共文档，或反向更新；

所述文档分类模块用于对文档的类别进行划分；

所述历史版本管理模块用于对每个人每一次的编辑进行记录并保留版本，并支持不同版本的文档对比；

所述签入/签出/导入/导出模块用于对文档进行批量的签入/签出/导入/导出。

6.根据权利要求1所述的文档管理***，其特征在于，所述文档管理模块还包括文档整合模块、格式转换模块、在线浏览模块、文档对比模块、文档批注模块、文档标签模块以及文档搜索模块，其中：

所述文档整合用于对多个文档按照规则整合成单个文档，格式包含Word、TXT；

所述格式转换模块用于Word、Excel、PPT文档转换成PDF文档；

所述在线浏览模块用于对Office、图片以及视频文件进行在线浏览；

所述文档对比模块用于对多个相同格式的文档间的内容差异性对比；

所述文档批注模块用于对文档进行查看或编辑时，能够针对文档的某部分内容进行批注；

所述文档标签模块用于对个人用户的文档添加个人标签；

所述文档搜索模块用于对文档的标题搜索、全文搜索、日期搜索、分类搜索以及组合搜索。

7.根据权利要求1所述的文档管理***，其特征在于，所述文档管理模块还包括文档在线编辑模块、文档分享模块、文档协作模块、文档朗读模块、文档离线安全模块、接口预留模块、回收站模块以及文档恢复模块，其中：

所述文档在线编辑模块用于对文档进行线上编辑；

所述文档分享模块用于对文档的站内分享、QQ分享、微信分享以及邮箱分享；

所述文档协作模块用于当多人实时编辑时，记录、展示每人的修改记录；当文件锁定时，级别到表格中单元格一级；当多人协作时，其他人员不能编辑锁定的部分；当多人协作时，还支持文档实时评论；

所述文档朗读模块用于智能化朗读文档内容；

所述文档离线安全模块用于文档下载至本地后，控制该文档只能在当前电脑才能查看或编辑；

所述接口预留：预留开发接口，方便后期与钉钉、微信进行对接；

所述回收站模块用于用户将文档先放入回收站，回收站支持自动定时清理；

所述文档恢复模块用于将时效内的文档进行恢复。

8.根据权利要求1所述的文档管理***，其特征在于，所述文档管理模块还包括人员邀请模块、ORC识别模块以及实时统计模块，其中：

所述人员邀请模块用于邀请或申请成为某文档的管理员或维护人员。

所述ORC识别模块用于支持OCR识别以及信息存储；

所述实时统计用于实时统计每人的工作进展。