CN107506477A - 一种档案管理*** - Google Patents

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Abstract

本发明涉及一种档案管理***，包括文书档案管理子***、实物档案管理子***、基建档案管理子***以及合同档案管理子***，文书档案管理子***包括文书档案查询模块、案卷管理模块、新建盒模块、盒内文书档案目录管理模块、已销毁文书管理模块、文书档案借阅管理模块以及历年文书档案目录管理模块；合同档案管理子***包括合同档案查询模块、档案管理模块、盒内合同档案目录管理模块、合同档案借阅管理模块以及历年合同答案管理模块；基建档案管理子***包括手工录入模块、调整盒号模块、重排件号模块以及删除模块；实物档案管理子***包括实物档案查询模块以及盒内实物档案目录管理模块。本发明的档案管理***具有操作方便、安全可靠且效率高的特点。

Description

一种档案管理***
技术领域
本发明涉及计算机信息管理技术领域，尤其涉及一种档案管理***。
背景技术
档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的***，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子***，各子***又下分若干层次小***。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理***及其子***在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理***的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理***整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。
目前，档案管理模式主要采用手工管理模式，包括档案接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等，都以手工为主，管理不是很科学、工作效率低，档案信息化有一定基础，但离真正的网络(局域网、互联网)平台上的“虚拟档案馆”还有很大距离。在已有信息化***里，因为一些***缺少必要的***控制，造成录入的信息不全。并且存在各***的衔接问题，这些问题给实现文档一体化造成了间接的困难。档案馆所藏档案以纸张的存储介质为主，纸质文件不仅难以永久保存和备份，极易受外界环境的影响，而且占用大量空间，随着数量的不断增加，仓储费用和管理成本不断增加。
在手工检索档案信息的过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据其记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源提供良好的服务。巨大的馆藏容量使得在手工管理模式下工作的工作人员普遍感觉“力不从心”。档案馆迫切需要对馆藏档案进行***、全面、高效的电子化管理。
发明内容
鉴于现有技术中存在的上述问题，本发明的主要目的在于提供一种操作方便、安全可靠且效率高的档案管理***。
本发明的技术方案是这样的：
一种档案管理***，包括文书档案管理子***、实物档案管理子***、基建档案管理子***以及合同档案管理子***，其中：
所述文书档案管理子***包括文书档案查询模块、案卷管理模块、新建盒模块、盒内文书档案目录管理模块、已销毁文书管理模块、文书档案借阅管理模块以及历年文书档案目录管理模块；
所述合同档案管理子***包括合同档案查询模块、档案管理模块、盒内合同档案目录管理模块、合同档案借阅管理模块以及历年合同答案管理模块；
所述基建档案管理子***包括手工录入模块、调整盒号模块、重排件号模块以及删除模块；
所述实物档案管理子***包括实物档案查询模块以及盒内实物档案目录管理模块。
其中：所述文书档案查询模块用于根据输入的查询条件进行文书档案的查询，所述查询条件包括文书档案类型，所述文书档案类型包括收文、发文以及签报。
所述盒内文书档案目录管理模块包括文书档案手工录入、文书档案调整盒号、文书档案重排盒号、文书档案删除、文书档案销毁以及文书档案统计。
所述盒内合同档案目录管理模块包括合同档案手工录入、合同档案调整盒号、合同档案重排件号、合同档案删除以及合同档案统计。
所述盒内实物档案目录管理模块包括实物档案手工录入、实物档案重排件号、实物档案删除以及实物档案统计。
本发明具有以下优点和有益效果：该档案管理***，包括文书档案管理子***、实物档案管理子***、基建档案管理子***以及合同档案管理子***，其中：对于所述文书档案管理子***，所有用户都可以查看，所述基建档案管理子***、实物档案管理子***以及合同档案管理子***只有有权限的用户才可以查看，同时，档案管理***把收文、发文、签报等文件按年度按文件种类分别存放在不同的数据库中，便于管理及查看。
附图说明
图1为本发明实施例提供的档案管理***的原理框图。
具体实施方式
为使本发明实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。通常在此处附图中描述和示出的本发明实施例的组件可以以各种不同的配置来布置和设计。因此，以下对在附图中提供的本发明的实施例的详细描述并非旨在限制要求保护的本发明的范围，而是仅仅表示本发明的选定实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
下面将参照附图和具体实施例对本发明作进一步的说明。
如图1所示：本发明实施例的档案管理***，包括文书档案管理子***、实物档案管理子***、基建档案管理子***以及合同档案管理子***，其中：
所述文书档案管理子***包括文书档案查询模块、案卷管理模块、新建盒模块、盒内文书档案目录管理模块、已销毁文书管理模块、文书档案借阅管理模块以及历年文书档案目录管理模块；
所述合同档案管理子***包括合同档案查询模块、档案管理模块、盒内合同档案目录管理模块、合同档案借阅管理模块以及历年合同答案管理模块；
所述基建档案管理子***包括手工录入模块、调整盒号模块、重排件号模块以及删除模块；
所述实物档案管理子***包括实物档案查询模块以及盒内实物档案目录管理模块。
所述文书档案查询模块用于根据输入的查询条件进行文书档案的查询，所述查询条件包括文书档案类型，所述文书档案类型包括收文、发文以及签报。
所述盒内文书档案目录管理模块包括文书档案手工录入、文书档案调整盒号、文书档案重排盒号、文书档案删除、文书档案销毁以及文书档案统计，其中：所述文书档案手工录入。
所述盒内合同档案目录管理模块包括合同档案手工录入、合同档案调整盒号、合同档案重排件号、合同档案删除以及合同档案统计。
所述盒内实物档案目录管理模块包括实物档案手工录入、实物档案重排件号、实物档案删除以及实物档案统计。
上述文书档案查询模块的查询功能十分强大，可以根据文件的类型(收文、发文、签报)进行分类查询，也可以查询所有文件，支持模糊查询。查询结果以列表的形式显示在页面，点击文件标题，就可以打开相应的文件。
上述文书档案管理子***中的案卷管理模块中，对于盒编号的规则如下：
盒号：流水号；
盒内件号：流水号，一盒有几份文件由自己来决定，可与实际归档对应；
目录号：档案类型+保管时限+年份+文件种类；比如：A12010FW，A代表“文书档案”，1代表“永久”，2010代表文件所属“年份”，FW代表“发文”；
档案编号：目录号+.+盒号+盒内件号；比如：A12010FW.1205，A12010FW是目录号，12是盒号，05是盒内件号，也就是第12盒的第5件文件。
所述新建盒模块中，建好的盒信息包括：文件类型、年度、保存期限、目录号以及盒号，例如：文件类型为发文；年度为2014；保存期限为永久；目录号为A12014FW；盒号为1。
最后应说明的是：以上所述的各实施例仅用于说明本发明的技术方案，而非对其限制；尽管参照前述实施例对本发明进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解：其依然可以对前述实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分或全部技术特征进行等同替换；而这些修改或替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明各实施例技术方案的范围。

Claims (5)

1.一种档案管理***，其特征在于：包括文书档案管理子***、实物档案管理子***、基建档案管理子***以及合同档案管理子***，其中：
所述文书档案管理子***包括文书档案查询模块、案卷管理模块、新建盒模块、盒内文书档案目录管理模块、已销毁文书管理模块、文书档案借阅管理模块以及历年文书档案目录管理模块；
所述合同档案管理子***包括合同档案查询模块、档案管理模块、盒内合同档案目录管理模块、合同档案借阅管理模块以及历年合同答案管理模块；
所述基建档案管理子***包括手工录入模块、调整盒号模块、重排件号模块以及删除模块；
所述实物档案管理子***包括实物档案查询模块以及盒内实物档案目录管理模块。
2.根据权利要求1所述的档案管理***，其特征在于，所述文书档案查询模块用于根据输入的查询条件进行文书档案的查询，所述查询条件包括文书档案类型，所述文书档案类型包括收文、发文以及签报。
3.根据权利要求1所述的档案管理***，其特征在于，所述盒内文书档案目录管理模块包括文书档案手工录入、文书档案调整盒号、文书档案重排盒号、文书档案删除、文书档案销毁以及文书档案统计。
4.根据权利要求1所述的档案管理***，其特征在于，所述盒内合同档案目录管理模块包括合同档案手工录入、合同档案调整盒号、合同档案重排件号、合同档案删除以及合同档案统计。
5.根据权利要求1所述的档案管理***，其特征在于，所述盒内实物档案目录管理模块包括实物档案手工录入、实物档案重排件号、实物档案删除以及实物档案统计。
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