CN107918788A - 一种基于二维码的会计档案管理***及方法 - Google Patents

一种基于二维码的会计档案管理***及方法 Download PDF

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Abstract

本发明涉及一种基于二维码的会计档案管理***及方法，解决了不能及时提醒借阅人归还的问题，该***包括内外模块、外网模块和管理员模块。内网模块包括内网数据单元、时间监控单元、短信二维码生成单元、内网PC单元、用户注册单元。外网模块包括外网PC单元、外网二维码扫描枪、短信处理单元。管理员模块包括数据统计单元、数据处理单元、数据导出单元、安全验证单元。本发明操作简单效率高，利用扫描二维码代替人工电脑登记，节约人力物力，设置逾期提醒和短信提醒，方便管理员提醒用户归还档案，内外网分离，增加了个人信息的安全性。

Description

一种基于二维码的会计档案管理***及方法
技术领域
本发明涉及一种数据管理的技术，尤其是涉及一种安全、方便快捷的二维码档案管理***及方法。
背景技术
随着档案管理的日趋复杂，以及管理水平的提高，对档案管理的要求越来越高。二维码的出现成为了应用甚广的信息传播媒介，并逐步运用于档案管理工作中，具有方便实用的应用价值，可以促进档案资源的开发利用。档案资源种类繁多、层次复杂，因此利用二维码对档案资源进行合理的管理，可以促进档案资源的有效开发利用。本文着重于总结二维码在档案管理中的实际应用情况，以便于广大档案管理员借鉴二维码的档案管理技术，提升档案管理的效率。
发明内容
本发明主要是解决现有技术中档案管理中对档案分类、档案信息和借用归还流程越来越高的问题，提供了一种基于二维码的会计档案管理***及方法，建设了一套对档案信息快速查询和定位的电子档案信息平台，为规范档案信息和流程管理提供手段。
本发明的上述技术问题主要是通过下述技术方案得以解决的： 一种基于二维码的会计档案管理***，包括内网模块、外网模块和管理员模块，内网模块包括内网数据单元、时间监控单元、短信二维码生成单元、内网PC单元、用户注册单元，内网数据单元分别与时间监控单元、内网PC单元连接，时间监控单元与内外PC单元连接，内网PC单元与短信二维码生成单元连接，用户注册单元与内网PC单元连接，外网模块包括外网PC单元、外网二维码扫描枪、短信处理单元，外网二维码扫描枪，短信处理单元分别与外网PC单元连接，管理员模块包括数据统计单元、数据处理单元和数据导出单元、安全验证单元，数据统计单元与内网PC单元连接，数据处理单元与数据统计单元连接，数据导出单元与数据处理单元连接，数据导出单元与安全验证单元连接，安全验证单元与外网PC单元连接。***采用内外网隔离，保护信息安全，防止信息外泄。时间监控单元能监控借出档案的剩余归还时间，剩余归还时间小于设定天数时通过短信二维码单元生成用于提醒的二维码，外网扫描枪扫描提醒二维码，通过外网短信处理单元向用户发送提醒短信，提醒借用者归还档案。管理员模块可以统计档案的借用情况，对档案借用情况进行分析，形成数据表，通过安全验证模块可将数据导出。
作为一种优选方案，内网模块还包括内网二维码扫描枪和内网二维码打印机，内网二维码扫描枪与内网PC单元连接，内网二维码打印机与内网PC单元连接。内网扫描枪用于扫描档案二维码和借用人二维码，打印机打印档案二维码、借用人二维码、短信二维码。
作为一种优选方案，外网模块还包括外网二维码打印机、短信处理单元，外网二维码打印机与外网PC单元连接，短信处理单元与短信单元连接。外网二维码打印机打印档案管理日志，短信单元获取短信处理单元处理编辑好的信息通过***向用户发送提醒短信。
作为一种优选方案，档案短信提醒步骤，步骤为：
S11.时间监控单元对借出档案进行监控，监控借出档案剩余时间；每份借出的档案设有一个归还时间，归还时间减去当前时间既档案剩余时间。
S12.时间监控单元筛选借出档案归还天数小于最小设定天数的档案信息，将档案信息发送给内网PC单元；最小设定天数为***默认设置，归还天数小于最小设定天数时，***会将档案的信息发送给内网PC单元，归还天数大于或等于最小设定天数时，时间监控单元继续对借出档案进行监控筛选。
S13.内网PC单元匹配借用人信息，将两者信息发送给短信二维码生成单元；
S14.短信二维码生成单元生成短信二维码，外网PC单元获取短信二维码信息，经二维码短信处理单元获取借用人和档案信息，将信息处理形成短信内容经短信单元发送给借用人，通知其归还借用档案。
作为一种优选方案，档案短信提醒步骤S11中档案剩余时间筛选的步骤具体为：
S111.***给借出档案设定一个归还剩余天数；每份借出档案都有一个归还日期，归还日期到当前日期之间的天数为归还剩余天数。
S112.时间监控单元对借出档案的归还剩余天数进行监控；实时监控借出档案的归还剩余天数。
S113.监控到剩余天数小于设定最小归还天数时，将档案信息发送给内网PC单元；监控到的档案剩余天数小于设定的最小归还天数时，***会将档案信息发送给内网PC单元。
S114.未达到最小归还天数的档案继续进行监控。对每份借出的档案进行实时监控，未达到最小归还天数的档案继续进行监控。
最为一种优选方案，档案短信提醒步骤S13中信息匹配的步骤，步骤为：
S131.***给每份档案设定一个唯一且不重复的档案编号；
S132.内网PC单元收到时间监控单元提供的档案信息，通过档案编号检索借用人信息；时间监控单元提供档案编号给内网PC单元，内网PC单元通过档案编号检索借用人的信息。
S133.获取借用人信息，与档案信息结合发送给短信二维码生成单元。
作为一种优选方案，借阅归还的步骤，步骤为：
S21.借用时，扫描借用人二维码信息，***激活借用人信息，扫描档案二维码，扫描完毕后，***自动统计相同档案编号的档案借用归还情况，为同一借用人时，经***确认显示续借，为不同借用人时，经***确认显示档案已借出；
S22.归还时，扫描借用人二维码信息，***激活借用人信息，显示借用清单，扫描档案二维码，扫描完毕后，经***确认更改借出档案状态为归还。
作为一种优选方案，智能分析的步骤，步骤为：
S31.管理员单元中的数据统计单元统计档案的数量、分类，统计日、月、季度、年时间跨度的档案借用归还情况，统计个人借用归还情况、统计存放位置占用和未占用情况，统计档案借用率和归还率排名；
S32.数据处理单元将数据统计单元统计的数据进行处理、分类、排序、制表；
S33.数据导出单元将处理完的数据导出成册；
S34.安全验证单元通过安全验证，将导出的数据发送给外网PC单元。
因此，本发明的优点是：操作简单效率高，利用扫描二维码代替人工电脑登记，节约人力物力，设置逾期提醒和短信提醒，方便管理员提醒用户归还档案，内外网分离，增加了个人信息的安全性。
附图说明
附图1是本发明中***的一种结构框示图；
1-内网模块 2-内网数据单元 3-内网二维码打印机
4-内网二维码扫描枪 5-时间监控单元 6-短信二维码生成单元
7-内网PC单元 8-用户注册单元 9-外网PC单元
10-外网二维码扫描枪 11-外网二维码打印机 12-短信单元
13-短信处理单元 14-外网模块 15-管理员模块
16-数据统计单元 17-数据处理单元 18-数据导出单元
19-安全验证单元。
具体实施方式
下面通过实施例，并结合附图，对本发明的技术方案作进一步具体的说明。
实施例：
本实施例一种基于二维码的会计档案管理***，如附图1所示，包括内网模块1、外网模块14、管理员模块15，内网模块包括内网数据单元2、时间监控单元5、短信二维码生成单元6、内网PC单元7、用户注册单元8，内网数据单元分别与时间监控单元、内网PC单元连接，时间监控单元与内外PC单元连接，内网PC单元与短信二维码生成单元连接，用户注册单元与内网PC单元连接，外网模块包括外网PC单元9、外网二维码扫描枪10、短信处理单元13，其中外网二维码扫描枪，短信处理单元分别与外网PC单元连接，管理员模块包括数据统计单元16、数据处理单元17、数据导出单元18、安全验证单元19，数据统计单元与内网PC单元连接，数据处理单元与数据统计单元连接，数据导出单元与数据处理单元连接，数据导出单元与安全验证单元连接，安全验证单元与外网PC单元连接。***采用内外网隔离，保护信息安全，防止信息外泄。时间监控单元能监控借出档案的剩余归还时间，剩余归还时间小于设定天数时通过短信二维码单元生成用于提醒的二维码，外网扫描枪扫描提醒二维码，通过外网短信处理单元向用户发送提醒短信，提醒借用者归还档案。管理员模块可以统计档案的借用情况，对档案借用情况进行分析，形成数据表，通过安全验证模块可将数据导出。
内网模块还包括内网二维码扫描枪4和内网二维码打印机3，内网二维码扫描枪与内网PC单元连接，内网二维码打印机与内网PC单元连接。内网扫描枪用于扫描档案二维码和借用人二维码，打印机打印档案二维码、借用人二维码、短信二维码。
外网模块还包括外网二维码打印机11、短信处理单元，外网二维码打印机与外网PC单元连接，短信处理单元与短信单元12连接。外网二维码打印机打印档案管理日志，短信单元获取短信处理单元处理编辑好的信息通过***向用户发送提醒短信。
一种基于二维码的会计档案管理方法，包括档案短信提醒步骤、借阅归还的步骤、智能分析的步骤。
档案短信提醒步骤步骤为：
S11.时间监控单元对借出档案进行监控，监控借出档案剩余时间；每份借出的档案设有一个归还时间，归还时间减去当前时间既档案剩余时间。其中档案剩余时间筛选的具体步骤为：
S111.***给借出档案设定一个归还剩余天数；每份借出档案都有一个归还日期，归还日期到当前日期之间的天数为归还剩余天数。
S112.时间监控单元对借出档案的归还剩余天数进行监控；实时监控借出档案的归还剩余天数。
S113.监控到剩余天数小于设定最小归还天数时，将档案信息发送给内网PC单元；监控到的档案剩余天数小于设定的最小归还天数时，***会将档案信息发送给内网PC单元。
S114.未达到最小归还天数的档案继续进行监控。对每份借出的档案进行实时监控，未达到最小归还天数的档案继续进行监控。
S12.时间监控单元筛选借出档案归还天数小于最小设定天数的档案信息，将档案信息发送给内网PC单元；最小设定天数为***默认设置，归还天数小于最小设定天数时，***会将档案的信息发送给内网PC单元，归还天数大于或等于最小设定天数时，时间监控单元继续对借出档案进行监控筛选。
S13.内网PC单元匹配借用人信息，将两者信息发送给短信二维码生成单元；其中匹配借用人信息的具体步骤为：
S131.***给每份档案设定一个唯一且不重复的档案编号；
S132.内网PC单元收到时间监控单元提供的档案信息，通过档案编号检索借用人信息；时间监控单元提供档案编号给内网PC单元，内网PC单元通过档案编号检索借用人的信息。
S133.获取借用人信息，与档案信息结合发送给短信二维码生成单元。
S14.短信二维码生成单元生成短信二维码，外网PC单元获取短信二维码信息，经二维码短信处理单元获取借用人和档案信息，将信息处理形成短信内容经短信单元发送给借用人，通知其归还借用档案。
借阅归还的步骤包括：
S21.借用时，扫描借用人二维码信息，***激活借用人信息，扫描档案二维码，扫描完毕后，***自动统计相同档案编号的档案借用归还情况，为同一借用人时，经***确认显示续借，为不同借用人时，经***确认显示档案已借出；
S22.归还时，扫描借用人二维码信息，***激活借用人信息，显示借用清单，扫描档案二维码，扫描完毕后，经***确认更改借出档案状态为归还。
智能分析的步骤包括：
S31.管理员单元中的数据统计单元统计档案的数量、分类，统计日、月、季度、年时间跨度的档案借用归还情况，统计个人借用归还情况、统计存放位置占用和未占用情况，统计档案借用率和归还率排名；
S32.数据处理单元将数据统计单元统计的数据进行处理、分类、排序、制表；
S33.数据导出单元将处理完的数据导出成册；
S34.安全验证单元通过安全验证，将导出的数据发送给外网PC单元。
本文中所描述的具体实施例仅仅是对本发明精神作举例说明。本发明所属技术领域的技术人员可以对所描述的具体实施例做各种各样的修改或补充或采用类似的方式替代，但并不会偏离本发明的精神或者超越所附权利要求书所定义的范围。
尽管本文较多地使用了内网模块、外网模块、二维码扫描、短信处理、时间监控等术语，但并不排除使用其它术语的可能性。使用这些术语仅仅是为了更方便地描述和解释本发明的本质；把它们解释成任何一种附加的限制都是与本发明精神相违背的。

Claims (8)

1.一种基于二维码的会计档案管理***，其特征包括内网模块、外网模块和管理员模块，内网模块包括内网数据单元、时间监控单元、短信二维码生成单元、内网PC单元、用户注册单元，内网数据单元分别与时间监控单元、内网PC单元连接，时间监控单元与内网PC单元连接，内网PC单元与短信二维码生成单元连接，用户注册单元与内网PC单元连接，外网模块包括外网PC单元、外网二维码扫描枪、短信处理单元，外网二维码扫描枪、短信处理单元分别与外网PC单元连接，管理员模块包括数据统计单元、数据处理单元、数据导出单元、安全验证单元，数据统计单元与内网PC单元连接，数据处理单元与数据统计单元连接，数据导出单元与数据处理单元连接，数据导出单元与安全验证单元连接，安全验证单元与外网PC单元连接。
2.根据权利要求1所述的一种基于二维码的会计档案管理***，其特征是内网模块还包括内网二维码扫描枪和内网二维码打印机，内网二维码扫描枪与内网PC单元连接，内网二维码打印机与内网PC单元连接。
3.根据权利要求1所述的一种基于二维码的会计档案管理***，其特征是外网模块还包括外网二维码打印机、短信处理单元，外网二维码打印机与外网PC单元连接，短信处理单元与短信单元连接。
4.一种基于二维码的会计档案管理方法，采用权利要求1-3任一项中的***，其特征在于：包括档案短信提醒步骤，步骤为：
S11.时间监控单元对借出档案进行监控，监控借出档案剩余时间；
S12.时间监控单元筛选借出档案归还天数小于最小设定天数的档案信息，将档案信息发送给内网PC单元；
S13.内网PC单元匹配借用人信息，将两者信息发送给短信二维码生成单元；
S14.短信二维码生成单元生成短信二维码，外网PC单元获取短信二维码信息，经二维码短信处理单元获取借用人和档案信息，将信息处理形成短信内容经短信单元发送给借用人，通知其归还借用档案。
5.根据权利要求4所述的一种基于二维码的会计档案管理方法，其特征是档案短信提醒步骤S11中档案剩余时间筛选的步骤具体为：
S111.***给借出档案设定一个归还剩余天数；
S112.时间监控单元对借出档案的归还剩余天数进行监控；
S113.监控到剩余天数小于设定最小归还天数时，将档案信息发送给内网PC单元；
S114.未达到最小归还天数的档案继续进行监控。
6.根据权利要求4所述的一种基于二维码的会计档案管理方法，其特征是档案短信提醒 步骤S13中信息匹配的步骤，步骤为：
S131.***给每份档案设定一个唯一且不重复的档案编号；
S132.内网PC单元收到时间监控单元提供的档案信息，通过档案编号检索借用人信息；
S133.获取借用人信息，与档案信息结合发送给短信二维码生成单元。
7.根据权利要求4所述的一种基于二维码的会计档案管理方法，其特征是包括借阅归还的步骤，步骤为：
S21.借用时，扫描借用人二维码信息，***激活借用人信息，扫描档案二维码，扫描完毕后，***自动统计相同档案编号的档案借用归还情况，为同一借用人时，经***确认显示续借，为不同借用人时，经***确认显示档案已借出；
S22.归还时，扫描借用人二维码信息，***激活借用人信息，显示借用清单，扫描档案二维码，扫描完毕后，经***确认更改借出档案状态为归还。
8.根据权利要求4所述的一种基于二维码的会计档案管理方法，其特征是包括智能分析的步骤，步骤为：
S31.管理员单元中的数据统计单元统计档案的数量、分类，统计日、月、季度、年时间跨度的档案借用归还情况，统计个人借用归还情况、统计存放位置占用和未占用情况，统计档案借用率和归还率排名；
S32.数据处理单元将数据统计单元统计的数据进行处理、分类、排序、制表；
S33.数据导出单元将处理完的数据导出成册；
S34.安全验证单元通过安全验证，将导出的数据发送给外网PC单元。
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