CN103745304A - 一种数字化档案资料管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明了一种数字化档案资料管理方法，包括（1）用户登录***后，首先由***管理员进行***初始化的工作；（2）初始化完成后，开始进行项目资料录入，新建项目文档后，如果资料为空，则***自动提示应上传资料；（3）可随时进行资料的更新和修改，并定义资料的保密程度和是否允许借阅权限，选择开放或仅对某些用户开放；（4）***其他用户登入***后，可对***中现有的资料进行检索和临时查阅；（5）借阅成功后，无权限用户可临时查看资料，但无法下载，借阅到期后，***刷新借阅时间，并提醒借阅用户是否延期借阅还是归还借阅。（6）如果借阅用户对于***提示不做操作，则***默认收回借阅资料。本发明使用户能够随时随地查阅文档资料。

Description

一种数字化档案资料管理方法

技术领域

本发明涉及一种数字化档案资料管理方法，属于计算机技术领域。

背景技术

建设工程在建设过程中的资料(例如会议纪要、往来信函、标准、程序、文件、图纸、合同等)的查阅和利用率是非常高的，所以需要一套综合的资料管理***将这些资料全面有机的管理起来，并提供在线的终端直接查询和文件包的组合推送，这对于保证和加快工程的建设是非常有利的。如能直接在***中归档形成数字化档案馆，对于工程建成后的运行管理也是有莫大益处。虽然现在各种项目管理***都含有资料或档案管理模块，但是区域的局限性太大，用户无法随时随地查阅文档资料，并且对于数据的安全性保护不到位。

发明内容

针对现有技术存在的不足，本发明目的是提供一种数字化档案资料管理方法，用户能够随时随地查阅文档资料。

为了实现上述目的，本发明是通过如下的技术方案来实现：

本发明的一种数字化档案资料管理方法，包括以下几个步骤：

（1）用户登录***后，首先由***管理员进行***初始化的工作；

（2）初始化完成后，开始进行项目资料录入，新建项目文档后，如果资料为空，则***自动提示应上传资料；

（3）可随时进行资料的更新和修改，并定义资料的保密程度和是否允许借阅权限，选择开放或仅对某些用户开放；

（4）***其他用户登入***后，可对***中现有的资料进行检索和临时查阅；

（5）借阅成功后，无权限用户可临时查看资料，但无法下载，借阅到期后，***刷新借阅时间，并提醒借阅用户是否延期借阅还是归还借阅。

（6）如果借阅用户对于***提示不做操作，则***默认收回借阅资料。

本发明还包括还提供了对操作日志的管理模块，***管理员根据操作日志确定用户的操作情况。

步骤（1）中，初始化工作包括配置用户和用户角色权限。

步骤（2）中，项目资料包括文书资料、信函资料、合同资料、会议记录、照片和声像资料。

步骤（4）中，当资料设置为保密状态时，***不显示此资料。

步骤（4）中，当需要对保密资料进行查阅时，可使用***提供的保密资料借阅功能，向管理人员提出借阅申请，如果资料被标记为不可借阅，则依然不能查阅资料；如果资料可以进行借阅，则***将此借阅申请发送给相应的管理人员，由管理人员审批是否借阅。

本发明实现了在网上对各种类型档案的著录标引、档案整理(立卷归档)及全文检索功能。***可根据用户的职能，赋予用户不同的级别和权限，使不同用户有不同的***操作界面，做到了分工细致，权限明确。

附图说明

图1为本发明的***构架图；

图2为本发明的方法工作流程图。

具体实施方式

为使本发明实现的技术手段、创作特征、达成目的与功效易于明白了解，下面结合具体实施方式，进一步阐述本发明。

参见图1，本发明的数字化档案资料管理***包括：

文书管理模块，用于文书著录、文书编辑、文书补录、文书导入、导入编辑、预归档和查询统计;

信函管理模块，用于信函著录、信函编辑、信函补录、信函导入、信函编辑、预归档和查询统计:

合同管理模块，用于合同著录、合同编辑、信函补录、合同导入、合同编辑、预归档和查询统计:

会议纪要管理模块，用于有会议纪要著录、会议纪要编辑、会议纪要补录、会议纪要导入、会议纪要编辑、预归档和查询统计:

照片管理模块，用于照片著录、照片编辑、照片补录、照片导入、照片编辑、预归档和查询统计;

声像管理模块，用于有声像著录、声像编辑、声像补录、声像导入、声像编辑、预归档和查询统计:

标准程序管理模块，用于标准程序著录、标准程序编辑、标准程序补录、标准程序导入、标准程序编辑、预归档和查询统计;

和科技资料管理模块，用于根据各项目的管理情况定制，可以按工程阶段分类定制管理模块，可以按单项或单位工程分项定制管理模块，还可以按文件分类进行模块定制文件分类，各分类功能模块中的著录模块参照合同管理模块。

还包括全文检索模块，全文检索模块包括模糊检索、分类检索、组合检索和文件推送模块。

还包括部门管理模块，部门管理模块包括部门信息注册、部门信息维护、员工信息注册和员工信息维护。

还包括权限管理模块，权限管理模块包括分配***权限、修改***权限、分配查询权限、修改查询权限和查询审批权限委托。

还包括日志管理模块，日志管理模块包括日志统计、日志清单、行踪日志查询、模块访问统计，用户访问统计，文件访问统计和词频统计。

还包括***管理模块，***管理模块包括用户注册、注册信息维护、安全模式和参数设置;

还包括资料移交管理模块，资料移交管理模块包括移交登记、移交登记查询、移交清单、资料催交、实时信息发布和BBS讨论区。

发明通过运用计算机及网络技术，结合大型数据库***对文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案实现档案数字化，并且对数字化档案数据实施全面管理，同时还提供方便的数字化档案信息查询服务。简单、方便地实现了文档一体化，真正实现了立卷归档、不立卷的归档文件整理的新旧档案规则的无缝连接，以及档案的集中统一电子化管理。

本发明实现了在网上对各种类型档案的著录标引、档案整理(立卷归档)及全文检索功能。通过各业务部门分散著录标引再由档案处统一接收的方式，不仅避免了档案数据的重复录入，达到一次录入多次使用，而且，基于网络多层的授权控制机制，较好地保证了数据的安全。该***提供的立卷归档模式，具有较强的灵活性。该***还实现了以网络为基础的电子档案为数据源的集成，包括扫描件、各种格式的图像文件、声音文件、视频文件的所有多媒体应用。当扫描录入批量档案时可以不与***中的文件条目著录同步，但仍可实现***的自动调用；并可同时智能地依次从磁盘阵列、服务器中存取相关数据，以提供利用。***可根据用户的职能，赋予用户不同的级别和权限，使不同用户有不同的***操作界面，做到了分工细致，权限明确。

参见图2，本发明的方法，包括以下几个步骤：

（1）用户登录***后，首先由***管理员进行***初始化的工作，配置用户和用户角色权限。

（2）初始化完成后，开始进行项目资料录入，新建项目文档后，如果资料为空，则***自动提示应上传哪些资料。

（3）录入的资料包括但不限于文书资料、信函资料、合同资料、会议记录、照片、声像资料等。可随时进行资料的更新和修改，并定义资料的保密程度和是否允许借阅权限，选择开放或仅对某些用户开放。

（4）***其他用户登入***后可对***中现有的资料进行检索和临时查阅。当某资料设置为保密状态时，***不显示此资料。

（5）当需要对保密资料进行查阅时，可使用***提供的保密资料借阅功能，像管理人员提出借阅申请，如果资料被标记为不可借阅，则依然不能查阅资料；

（6）如果资料可以进行借阅，则***将此借阅申请发送给相应的管理人员，由管理人员审批是否借阅。

（7）借阅成功后，无权限用户可临时查看资料，但无法下载。借阅到期后，***刷新借阅时间，并提醒借阅用户是否延期借阅还是归还借阅。

（8）如果借阅用户对于***提示不做操作，则***默认收回借阅资料。

（9）同时***还提供了对操作日志的管理功能，***管理员根据操作日志确定用户在哪一台终端使用了什么账号进行了什么操作，可以确保***的安全性。

本发明具有以下特点:

1.任何复杂的档案查询时间不超过1秒;2.采用B/S结构为主，C/S结构或手机客户端为辅:3.可运行在Windows2000/NT/Linux/Unix等多种操作***上:4.采用JAVA、中间件、连接池等先进的技术:5.***采用多层结构的设计方式:6.实现了对文书档案、科技档案、视频档案、音频档案、照片档案、实物档案的全方位管理;7.真正实现了双层检索，包括数据条目检索和全文检索，对以***产生的电子数据(数据库数据和电子文件)实现全面的管理:8.操作简单，会上网就会使用本***;9.托管运行，***维护工作量极小;10.多层***安全设置，还可以自定义***安全级别:11.方便灵活的***权限管理，赋予用户不同的级别和权限，做到了分工细致，权限明确;12.详细的日志管理。

以上显示和描述了本发明的基本原理和主要特征和本发明的优点。本行业的技术人员应该了解，本发明不受上述实施例的限制，上述实施例和说明书中描述的只是说明本发明的原理，在不脱离本发明精神和范围的前提下，本发明还会有各种变化和改进，这些变化和改进都落入要求保护的本发明范围内。本发明要求保护范围由所附的权利要求书及其等效物界定。

Claims (6)

1.一种数字化档案资料管理方法，其特征在于，包括以下几个步骤：

（1）用户登录***后，首先由***管理员进行***初始化的工作；

（2）初始化完成后，开始进行项目资料录入，新建项目文档后，如果资料为空，则***自动提示应上传资料；

（3）可随时进行资料的更新和修改，并定义资料的保密程度和是否允许借阅权限，选择开放或仅对某些用户开放；

（4）***其他用户登入***后，可对***中现有的资料进行检索和临时查阅；

（5）借阅成功后，无权限用户可临时查看资料，但无法下载，借阅到期后，***刷新借阅时间，并提醒借阅用户是否延期借阅还是归还借阅。

（6）如果借阅用户对于***提示不做操作，则***默认收回借阅资料。

2.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理方法，其特征在于，

***还提供了对操作日志的管理模块，***管理员根据操作日志确定用户的操作情况。

3.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理方法，其特征在于，

步骤（1）中，初始化工作包括配置用户和用户角色权限。

4.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理方法，其特征在于，

步骤（2）中，项目资料包括文书资料、信函资料、合同资料、会议记录、照片和声像资料。

5.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理方法，其特征在于，

步骤（4）中，当资料设置为保密状态时，***不显示此资料。

6.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理方法，其特征在于，

步骤（4）中，当需要对保密资料进行查阅时，可使用***提供的保密资料借阅功能，向管理人员提出借阅申请，如果资料被标记为不可借阅，则依然不能查阅资料；如果资料可以进行借阅，则***将此借阅申请发送给相应的管理人员，由管理人员审批是否借阅。

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