CN104636469B - 文件自动分类管理方法和*** - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种文件自动分类管理方法和***，接收归档规则并存储；获取待分类文件，并接收分类编码。根据分类编码以及归档规则对待分类文件进行命名；根据分类编码以及归档规则，分别将待分类文件发送至对应位置进行存储。按照分类编码自动对文件进行命名和分类归档存储，实现了文件的自动归档，避免了人工归档的繁琐过程，提高了档案管理的效率和准确性。

Description

文件自动分类管理方法和***

技术领域

本发明涉及文件管理技术领域，特别是涉及一种文件自动分类管理方法和***。

背景技术

在企业及图书馆日常工作中，常常需要将纸质文档扫描后归档，以便与后续进行查看和数据统计，文档管理在各个行业起着越来越重要的作用。

传统的文件管理方法是通过计算机操控，把文件扫描到计算机中的指定目录保存，文件名称随机生成或由用户录入。因此，在处理大批量的档案归档管理工作中工作效率不高，且扫描后人工归档为工作人员带来了繁重的工作量，容易出现人为错误。传统的文件管理方法存在管理效率低的确定。

发明内容

基于此，有必要针对上述问题，提供一种可提高管理效率的文件自动分类管理方法和***。

一种文件自动分类管理方法，包括以下步骤：

接收归档规则并存储，所述归档规则表征分类编码与文件名称、存储位置的对应关系；

获取待分类文件，并接收分类编码；

根据所述分类编码以及归档规则对所述待分类文件进行命名；

根据所述分类编码以及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应位置进行存储。

一种文件自动分类管理***，包括：

归档规则接收模块，用于接收归档规则并存储，所述归档规则表征分类编码与文件名称、存储位置的对应关系；

获取模块，用于获取待分类文件，并接收分类编码；

命名模块，用于根据所述分类编码以及归档规则对所述待分类文件进行命名；

存储模块，用于根据所述分类编码以及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应位置进行存储。

上述文件自动分类管理方法和***，接收归档规则并存储；获取待分类文件，并接收分类编码。根据分类编码以及归档规则对待分类文件进行命名；根据分类编码以及归档规则，分别将待分类文件发送至对应位置进行存储。按照分类编码自动对文件进行命名和分类归档存储，实现了文件的自动归档，避免了人工归档的繁琐过程，提高了档案管理的效率和准确性。

附图说明

图1为一实施例中文件自动分类管理方法的流程图；

图2为另一实施例中文件自动分类管理方法的流程图；

图3为一实施例中文件自动分类管理***的结构图；

图4为另一实施例中文件自动分类管理***的结构图。

具体实施方式

一种文件自动分类管理方法，如图1所示，包括以下步骤：

步骤S110：接收归档规则并存储。归档规则表征分类编码与文件名称、存储位置的对应关系，接收并存储归档规则以便后续对文件进行归档存储操作。

步骤S130：获取待分类文件，并接收分类编码。

待分类文件指需要进行分类存储的文件，本实施例中待分类文件包括扫描文件、视频文件和音频文件中的至少一种。分类编码用于区分文件类型，分类编码的具体形式可以根据实际使用的需求自行设定。用户在导入需要存储的文件的同时，可通过键盘等设备输入该文件所对应的分类编码，以便对文件进行分类存储。表1所示为一实施例中不同单据名称与对应的分类编码。

单据名称	分类编码
		工程款支付申请表	101
工程费用支付申请表	102
		质保金支付申请表	103
价款账单	104
		收费通知单	105

表1

本实施例中即是采用数字型的分类编码，可以理解，在其他实施例中，分类编码也可以是英文字母，或数字与英文字母的组合等。

步骤S140：根据分类编码以及归档规则对待分类文件进行命名。

在得知某一文件的分类编码后，根据归档规则可得到该文件的命名方式以及对应的存储路径。表2所示为一实施例中文件名与分类编码的对应关系。

文件名	分类编码
		101XXX.pdf	101
102XXX.pdf	102
		103XXX.pdf	103
104XXX.pdf	104
		105XXX.pdf	105

表2

进一步地，在其中一个实施例中，步骤S140具体可包括步骤142和步骤144。

步骤142：根据分类编码以及归档规则获取对应的当前归档编号。

以将表2中的分类编码101作为对应待分类文件的名称前缀为例，首先获取属于相同分类编号的历史归档编号，即前一份分类编号为101的已归档文件的名称。如历史归档编号为“101234”，则生成当前归档编号“101235”。

步骤144：根据当前归档编号对待分类文件进行命名。得到当前归档编号后，各直接将当前归档编号作为待分类文件的名称。

本实施例中根据归档规则进行文件命名时，直接将分类编码作为对应待分类文件的名称前缀，根据历史归档编号自动生成归档编号对待分类文件进行命名，操作方便快捷，便于文件分类管理和查询。可以理解，在其他实施例中，也可采用其他方式对同一类型的文件进行命名。

步骤S150：根据分类编码以及归档规则，分别将待分类文件发送至对应位置进行存储。

具体地，归档规则定义各分类编码对应的待分类文件所属的存储路径、分类名称等信息，可将分类名称作为存储待分类文件的目录名。例如分类编码为a对应的分类名称为X，分类编码b对应的分类名称为Y，则分类编码为a的文件存放在名称为X的文件夹内，分类编码为b的文件存放在名称为Y的文件夹内。如表3所示为一实施例中分类编码与分类名称的对应关系。

分类编码	分类名称
		101	支付款
102	申请表
		103	质保金
104	账单
		105	通知单

表3

同样以编码101为例，在对待分类文件进行命名后，根据归档规则中定义的存储路径将待分类文件发送至对应的存储设备，或同一存储设备中对应的存储盘，并将待分类文件存储在名称为“支付款”的文件夹内，完成文件的分类归档存储。

在其中一个实施例中，步骤S150包括步骤152至步骤158。

步骤152：根据分类编码以及归档规则对待分类文件进行分类。结合表3进行说明，若待分类文件对应的分类编码为“101”，则该待分类文件所属类型为“支付款”。

步骤154：依次查询是否存在与各类文件对应的存储目录。对于不同的分类编码，通过对应的存储路径查找是否存在对应的存储目录，如对于分类编码“101”，查询对应的存储位置是否存在名称为“支付款”的文件夹。若是，则进行步骤156，若否，则进行步骤158。

步骤156：在对应的存储目录下新建子目录存储对应待分类文件。若找到对应的存储目录，则在该存储目录内建立子目录存储对应的待分类文件。子目录可直接利用待分类文件的名称进行命名。例如名称为“101235”的文件，可将其存储于文件夹“支付款”内的子文件“101235”中，完成文件存储。

步骤158：建立对应的存储目录，并在对应的存储目录下新建子目录存储对应待分类文件。若未在对应存储设备中找到与待分类文件对应的存储目录，则自动建立该存储目录，并在该存储目录内新建子目录存储该待分类文件。

本实施例中在对不同类型的文件进行存储时，分别将各文件存储在存储目录内不同的子目录中，进一步便于文件归档管理和查询。

上述文件自动分类管理方法，接收归档规则并存储；获取待分类文件，并接收分类编码。根据分类编码以及归档规则对待分类文件进行命名；根据分类编码以及归档规则，分别将待分类文件发送至对应位置进行存储。按照分类编码自动对文件进行命名和分类归档存储，实现了文件的自动归档，避免了人工归档的繁琐过程，提高了档案管理的效率和准确性。

在其中一个实施例中，待分类文件包括扫描文档，如图2所示，步骤S130之前，文件自动分类管理方法还包括步骤S120。

步骤S120：对纸质文档进行扫描，得到扫描文档。

步骤S120可在步骤S110之前，也可在步骤S110之后。可利用影像扫描设备对纸质文档进行扫描得到扫描文档，以便后续对扫描文档进行分类归档存储。管理人员具体可通过台式电脑等终端在影像扫描设备的主控服务器存入归档规则，在影像扫描设备对纸质文档进行扫描时，用户可利用影像扫描设备的小键盘输入对应的分类编码。影像扫描设备根据输入的分类编码命名扫描文档的名称，并通过相连的主控计算机自动将扫描文档传递到指定的存储设备，按文件名称存放在对应的子目录中。

在其中一个实施例中，步骤S150之后，还可包括步骤S160。

步骤S160：接收查询指令，并根据查询指令提取对应的文件信息进行显示。

用户可通过触控屏或台式电脑等设备输入查询指令进行文件查询。具体可直接将分类编码作为查询指令输入，显示的文件信息可包括文件名称、摘要、文件大小和存储位置等。例如用户输入“101”，则对应查找所有名称前缀为“101”的文件，提取相关的文件信息进行显示，便于用户查阅。

本发明还提供了一种文件自动分类管理***，如图3所示，包括归档规则接收模块110、获取模块130、获取模块140和存储模块150。

归档规则接收模块110用于接收归档规则并存储。归档规则表征分类编码与文件名称、存储位置的对应关系，接收并存储归档规则以便后续对文件进行归档存储操作。

获取模块130用于获取待分类文件，并接收分类编码。

待分类文件指需要进行分类存储的文件，本实施例中待分类文件包括扫描文件、视频文件和音频文件中的至少一种。分类编码用于区分文件类型，分类编码的具体形式可以根据实际使用的需求自行设定。用户在导入需要存储的文件的同时，可通过键盘等设备输入该文件所对应的分类编码，以便对文件进行分类存储。本实施例中具体可采用数字型的分类编码，可以理解，在其他实施例中，分类编码也可以是英文字母，或数字与英文字母的组合等。

命名模块140用于根据分类编码以及归档规则对待分类文件进行命名。

在得知某一文件的分类编码后，根据归档规则可得到该文件的命名方式以及对应的存储路径。进一步地，在其中一个实施例中，命名模块140包括编号提取单元142和文件命名单元144。

编号提取单元142用于根据分类编码以及归档规则获取对应的当前归档编号。

以将上文表2中的分类编码101作为对应待分类文件的名称前缀为例，首先获取属于相同分类编号的历史归档编号，即前一份分类编号为101的已归档文件的名称。如历史归档编号为“101234”，则生成当前归档编号“101235”。

文件命名单元144用于根据当前归档编号对待分类文件进行命名。得到当前归档编号后，各直接将当前归档编号作为待分类文件的名称。

本实施例中根据归档规则进行文件命名时，直接将分类编码作为对应待分类文件的名称前缀，根据历史归档编号自动生成归档编号对待分类文件进行命名，操作方便快捷，便于文件分类管理和查询。可以理解，在其他实施例中，也可采用其他方式对同一类型的文件进行命名。

存储模块150用于根据分类编码以及归档规则，分别将待分类文件发送至对应位置进行存储。

具体地，归档规则定义各分类编码对应的待分类文件所属的存储路径、分类名称等信息，可将分类名称作为存储待分类文件的目录名。例如分类编码为a对应的分类名称为X，分类编码b对应的分类名称为Y，则分类编码为a的文件存放在名称为X的文件夹内，分类编码为b的文件存放在名称为Y的文件夹内。

同样以编码101为例，在对待分类文件进行命名后，根据归档规则中定义的存储路径将待分类文件发送至对应的存储设备，或同一存储设备中对应的存储盘，并将待分类文件存储在名称为“支付款”的文件夹内，完成文件的分类归档存储。

在其中一个实施例中，存储模块150包括文件分类单元152、目录查询单元154和文件存储单元156。

文件分类单元152用于根据分类编码以及归档规则对待分类文件进行分类。结合表3进行说明，若待分类文件对应的分类编码为“101”，则该待分类文件所属类型为“支付款”。

目录查询单元154用于分别依次查询是否存在与各类文件对应的存储目录。对于不同的分类编码，通过对应的存储路径查找是否存在对应的存储目录，如对于分类编码“101”，查询对应的存储位置是否存在名称为“支付款”的文件夹。

文件存储单元156用于存在对应的存储目录时，在对应的存储目录下新建子目录存储对应待分类文件；以及不存在对应的存储目录时，建立对应的存储目录，并在对应的存储目录下新建子目录存储对应待分类文件。

若找到对应的存储目录，则在该存储目录内建立子目录存储对应的待分类文件。子目录可直接利用待分类文件的名称进行命名。例如名称为“101235”的文件，可将其存储于文件夹“支付款”内的子文件“101235”中，完成文件存储。若未在对应存储设备中找到与待分类文件对应的存储目录，则自动建立该存储目录，并在该存储目录内新建子目录存储该待分类文件。

本实施例中在对不同类型的文件进行存储时，分别将各文件存储在存储目录内不同的子目录中，进一步便于文件归档管理和查询。

上述文件自动分类管理***，归档规则接收模块110接收归档规则并存储；获取模块130获取待分类文件，并接收分类编码。命名模块140根据分类编码以及归档规则对待分类文件进行命名；存储模块150根据分类编码以及归档规则，分别将待分类文件发送至对应位置进行存储。按照分类编码自动对文件进行命名和分类归档存储，实现了文件的自动归档，避免了人工归档的繁琐过程，提高了档案管理的效率和准确性。

在其中一个实施例中，待分类文件包括扫描文档。如图4所示，文件自动分类管理***还包括扫描模块120。

扫描模块120用于在获取模块130获取待分类文件，并接收分类编码之前，对纸质文档进行扫描，得到扫描文档。可利用影像扫描设备对纸质文档进行扫描得到扫描文档，以便后续对扫描文档进行分类归档存储。管理人员具体可通过台式电脑等终端在影像扫描设备的主控服务器存入归档规则，在影像扫描设备对纸质文档进行扫描时，用户可利用影像扫描设备的小键盘输入对应的分类编码。影像扫描设备根据输入的分类编码命名扫描文档的名称，并通过相连的主控计算机自动将扫描文档传递到指定的存储设备，按文件名称存放在对应的子目录中。

在其中一个实施例中，文件自动分类管理***还包括查询模块160。

查询模块160用于在存储模块150根据分类编码以及归档规则，分别将待分类文件发送至对应位置进行存储之后，接收查询指令，并根据查询指令提取对应的文件信息进行显示。

用户可通过触控屏或台式电脑等设备输入查询指令进行文件查询。具体可直接将分类编码作为查询指令输入，显示的文件信息可包括文件名称、摘要、文件大小和存储位置等。例如用户输入“101”，则对应查找所有名称前缀为“101”的文件，提取相关的文件信息进行显示，便于用户查阅。

以上所述实施例的各技术特征可以进行任意的组合，为使描述简洁，未对上述实施例中的各个技术特征所有可能的组合都进行描述，然而，只要这些技术特征的组合不存在矛盾，都应当认为是本说明书记载的范围。

以上所述实施例仅表达了本发明的几种实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对本发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本发明的保护范围。因此，本发明专利的保护范围应以所附权利要求为准。

Claims (8)

1.一种文件自动分类管理方法，其特征在于，包括以下步骤：

接收归档规则并存储，所述归档规则表征分类编码与文件名称、存储位置的对应关系；

获取待分类文件，并接收分类编码，所述分类编码用于区分文件类型；

根据所述分类编码以及归档规则，首先获取属于相同分类编号的历史归档编号，根据所述历史归档编号生成当前归档编号，根据所述当前归档编号对所述待分类文件进行命名；

根据所述分类编码以及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应位置进行存储。

2.根据权利要求1所述的文件自动分类管理方法，其特征在于，根据所述分类编码以及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应位置进行存储之后，还包括以下步骤：

接收查询指令，并根据所述查询指令提取对应的文件信息进行显示。

3.根据权利要求1所述的文件自动分类管理方法，其特征在于，所述待分类文件包括扫描文档；所述获取待分类文件，并接收分类编码的步骤之前，还包括以下步骤：

对纸质文档进行扫描，得到所述扫描文档。

4.根据权利要求1所述的文件自动分类管理方法，其特征在于，所述根据所述分类编码以及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应位置进行存储的步骤，包括以下步骤：

根据分类编码以及归档规则对所述待分类文件进行分类；

依次查询是否存在与各类文件对应的存储目录；

若是，则在对应的存储目录下新建子目录存储对应待分类文件；

若否，则建立对应的存储目录，并在对应的存储目录下新建子目录存储对应待分类文件。

5.一种文件自动分类管理***，其特征在于，包括：

归档规则接收模块，用于接收归档规则并存储，所述归档规则表征分类编码与文件名称、存储位置的对应关系；

获取模块，用于获取待分类文件，并接收分类编码，所述分类编码用于区分文件类型；

命名模块，用于根据所述分类编码以及归档规则，首先获取属于相同分类编号的历史归档编号，根据所述历史归档编号生成当前归档编号，根据所述当前归档编号对所述待分类文件进行命名；

存储模块，用于根据所述分类编码以及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应位置进行存储。

6.根据权利要求5所述的文件自动分类管理***，其特征在于，还包括查询模块，所述查询模块用于在所述存储模块根据所述分类编码以及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应位置进行存储之后，接收查询指令，并根据所述查询指令提取对应的文件信息进行显示。

7.根据权利要求5所述的文件自动分类管理***，其特征在于，所述待分类文件包括扫描文档；所述文件自动分类管理***还包括扫描模块，

所述扫描模块用于在所述获取模块获取待分类文件，并接收分类编码之前，对纸质文档进行扫描，得到所述扫描文档。

8.根据权利要求5所述的文件自动分类管理***，其特征在于，所述存储模块包括：

文件分类单元，用于根据分类编码以及归档规则对所述待分类文件进行分类；

目录查询单元，用于分别依次查询是否存在与各类文件对应的存储目录；

文件存储单元，用于存在对应的存储目录时，在对应的存储目录下新建子目录存储对应待分类文件；以及不存在对应的存储目录时，建立对应的存储目录，并在对应的存储目录下新建子目录存储对应待分类文件。