CN102439587A - 用于提交法律文件的***和方法 - Google Patents

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Abstract

提供了一种***，其具有用于管理在多个办公室提交法律文件的提交管理器。提交管理器与客户和包括撰写文件的律师事务所、翻译合作方、提交代理和指定的确权过程代理的服务提供商通信。提交管理器包括用于存储关于提交法律文件的数据库。提交管理器还包括被配置成比较和执行管理法律文件的提交的例程的处理电路。

Description

用于提交法律文件的***和方法
技术领域
本发明一般涉及管理法律文件的提交，并且更具体地涉及用于管理在多个政府办公室提交法律文件的***和方法。
背景技术
许多公司在全世界的许多国家提交专利申请和其它法律文件。诸如专利申请的法律文件通常是在办公室所在的相应国家的政府机构运营的指定专利办公室提交的。在每个国家，通常提交专利申请必须要遵循法定要求和正式程序，且每个专利办公室收取官方费用。另外，许多专利办公室通常管理可在专利办公室执业的那些个体从业者。
在准备提交专利申请时，申请人(诸如一个或多个发明人)和/或受让人(诸如公司)通常请代表申请人或“客户”(例如公司)的外部律师事务所撰写专利申请。通常做法是最初在创作国家提交申请，然后在指定的时间段(例如一年)中在多个外国国家提交外国对应申请，或者在进入各个国家之前提交PCT申请。在客户指示下，撰写文件的律师事务所可与被授权在各个国家执业的外国同行组成的网络协同进行申请的国外提交。每个外国同行会接收要在该相应国家提交的专利申请，并会产生与在该国提交法律文件相关的费用。
关于这类法律文件的提交，申请人通常会产生费用。这些费用一般可包括获得正确语言的翻译，检查和编辑申请文件以满足当地专利办公室要求，诸如最小提交费用的律师事务所费用，和与每个国家的专利办公室相关的官方费用。提交这些法律文件涉及的收费中的许多收费可视作是行政活动。遗憾的是，在大多数国家寻求专利保护所产生的费用通常由于当前业务的不高效而变得非常昂贵。
公司律师监控和实现费用节约，特别是法律文件提交的费用节约的压力越来越大。为了监控在全世界提交各种申请实现的费用，企业内部的公司律师通常必须大量参与提交的管理，以充分了解需要哪些法律和行政服务，这些服务什么时候到期以及如何以合理成本可靠地执行这些服务。相应地，公司律师可能希望有一种工具可以让他们控制成本并保持法律文件提交质量的方式，帮助管理在世界范围内法律文件的提交。
发明内容
根据本发明的一个方面，提供一种用于为客户管理在多个办公室提交法律文件的***。所述***包括用于存储与法律文件的提交有关的法律文件相关数据的数据库；以及适于将所述数据库中的法律文件数据传送给多个服务提供商的通信链路。所述***进一步包括被配置成执行管理法律文件的提交的例程的处理电路。所述例程包括步骤：从客户处接收关于法律文件的提交命令表格信息并将提交命令表格信息存储在数据库中，生成对于被传送到准备法律文件的所述服务提供商中的至少一个的信息的请求，在需要翻译成一种或多种适当语言时，向翻译合作方发送命令表格信息中的至少一些，从翻译合作方接收一个或多个翻译，向一个或多个提交代理发送提交文件以在适当办公室提交，向指定国家的确权过程(prosecution)代理发送提交文件，并向客户发送提交确认。
根据本发明的另一方面，提供一种用于管理将要在位于各个国家的多个专利办公室提交的专利申请的提交的提交管理***。所述***包括提交管理器数据库，其用于存储与各个专利申请有关的专利申请数据，以及与一般指示和用于确定应该何时使用所述一般指示的标准有关的一般指示数据；通信链路，其适于在所述提交管理器数据库和客户、准备所述专利申请的服务提供商，翻译合作方和确权过程代理之间传送关于专利申请数据和所述提交管理器数据库中存储的一般指示数据的指示和请求。提交管理器进一步包括处理电路，其用于管理一个或多个专利申请的及时提交，并被配置成执行对所述指示和所述请求通过所述通信链路的传送进行管理的一个或多个例程，并进一步被配置成执行使用所述专利申请数据来计算专利申请提交绝限日期和传送的指示和请求中每一个的绝限日期的例程，并判定在所述绝限之前和所述提交绝限日期之前是否已经对所述指示和请求做出响应。根据本发明的其它方面，例程中的至少一个进一步包括步骤：从客户接收申请提交命令表格信息并将申请命令表格信息存储在提交管理器数据库中，生成对于信息的请求并将此请求传送到准备申请的服务提供商，对于需要翻译成一种或多种适当语言的申请将命令表格信息中的至少一些发送到翻译合作方，从翻译合作方接收翻译，向提交代理发送提交文件以在适当办公室提交专利申请，向确权过程代理发送提交文件和其它任何相关文件并将提交文件的确认转送给客户。
根据本发明的另一方面，提供一种用于为客户管理在多个办公室提交法律文件的方法。所述方法包括步骤：从客户处接收法律文件提交命令表格信息，其指定要提交所述法律文件的至少一个国家；将提交命令表格信息存储在提交管理器的数据库中。所述方法使用所述数据库中的例程来计算提交所述法律文件的至少一个提交绝限。所述方法然后包括步骤：生成对于包括用于接收所述信息的绝限的信息的请求，并将所述请求传送到准备法律文件的服务提供商。所述方法还包括步骤：将命令表格信息中的至少一些和对于将法律文件翻译成一种或多种适当语言以用于客户指定的要求翻译的国家的请求传送给翻译合作方，并从翻译合作方接收一个或多个翻译。所述方法进一步包括步骤：将提交文件发送到一个或多个提交代理以在适当的办公室提交，并接收在外国办公室提交法律文件的确认，将提交确认转送给客户。根据本发明的另一方面，所述方法然后进一步包括步骤：向确权过程代理发送提交文件和其它任何相关文件。
在研究下文的说明书、权利要求书和附图之后，本领域技术人员会理解和认识到本发明的这些以及其它方面、目的和特征。
附图说明
在附图中：
图1是根据一个实施例图解说明用于管理法律文件的提交的***的框图/流程图；
图2是根据第一实施例进一步图解说明用于管理法律文件的提交的***的框图；
图3是根据第二实施例图解说明用于管理法律文件的提交的框图；
图4A和图4B是根据一个实施例图解说明用于管理法律事务的提交的例程的流程图；
图5是图解说明用于对法律事务的提交向客户开***的例程的流程图；
图6是根据一个例子，显示其中输入外国提交的指示以及备案和跟踪相关文件的***表格的页面打印输出；
图7是用于管理要由各个代理执行的工作进度的例程；
图8是根据一个实施例图解说明与知识产权成本管理服务以及备案和年费支付服务结合使用的提交服务的框图；以及
图9是显示来自描述用于执行一个或多个例程的接口的提交管理器的菜单的页面打印输出。
具体实施方式
本文公开的本发明的***和方法的各个方面，连同本文引用的附图旨在是示例性的，而不是限制性的。要理解的是，在不偏离本发明的精神情况下，可以使用其它实施例，并且其它实施例落在所附权利要求书的范围内。
参照图1-3，根据一个实施例图解说明***10，其用于为客户管理在多个办公室(诸如各个国家的专利办公室)提交法律文件，法律文件在本文中显示和描述为专利申请。***10包括适于与客户14和多个服务提供商中的一个或多个通信的提交管理器12，该服务提供商显示为包括撰写文件的律师事务所16，翻译合作方18、多个提交代理20和指定确权过程代理22。提交管理器12包括适于与客户14和多个服务提供商16、18、20和22中的每一个通信的通信链路，和用于存储关于法律事务的提交的数据的提交管理器数据库。提交管理器12还包括被配置成执行代表客户14管理在全世界的各个接收办公室提交法律文件的一个或多个例程的处理电路。
***10通过提交管理器12管理法律文件的提交，并在这样做时，传送请求和指示，包括关于向客户14和多个服务提供商16、18、20、22提交的数据。客户14通常可包括法律文件的所有人，诸如专利申请覆盖的发明的所有人。客户14可包括个人单独的发明人，共同发明人，受让人(诸如公司)或被授权处理提交和此类法律事务的责任的其它代理。
撰写文件的律师事务所16可包括单独的专利执业人，包括代理人，律师或其它授权执业人；或处理准备和提交法律文件(诸如专利申请)的律师事务所。在一些情况下，撰写文件的律师事务所也可以是“企业内部”律师，代理人或客户雇用的员工。与撰写文件的律师事务所16有关的专利申请执业人通常被授权在他们所在的国家的专利办公室从业，并经常是在客户14所在的同一国家。通常，客户14的雇员会构思发明，客户会要求准备覆盖发明的专利申请并在一个或多个国家提交。撰写文件的律师事务所16通常处理专利申请在其所在国家的撰写并被授权实施。
翻译合作方18雇用翻译专业人员来处理法律文件的语言翻译。翻译专业人员可包括在一个或多个技术领域(例如，电学技术，生物技术，汽车等)具有经验的专业人员，和擅长语言翻译(例如，法语，西班牙语，俄语等)的专业语言家。翻译合作方18通常将法律文件从一种语言翻译为一种或多种其它语言。通常，翻译会包括具有特定技术领域专长的翻译专业人员翻译原始文件，以及专业语言家检查或校对翻译文件或反之亦然。
提交代理20包括位于世界各地作为提交管理器12的代理操作以在世界各地的指定国家提交法律文件的多个提交代理。提交代理20可被提交管理器12雇用，或可直接被客户14雇用。提交代理20通常被授权以处理此类法律事务在所感兴趣的国家的提交责任。
指定确权过程代理22是位于世界各地被指定处理法律文件，诸如专利申请在相应国家提交申请之后的确权过程的代理。指定确权过程代理22通常被授权来处理此类法律事务在相应国家的确权过程。确权过程代理22可以是客户14的雇用代理，或者可以被提交管理器12雇用。应该认识到，提交代理20和指定确权过程代理22可以是相同或不同的代理。
根据第一实施例，显示于图2中的***10具有与客户14和多个服务提供商通过电子邮件通信的提交管理器12。这样，提交管理器12具有经由传送到电子邮件地址的传统的有线或无线信号通信，以电子邮件形式发送和接收电子消息的通信链路。提交管理器12具有所示的实现为具有微处理器32和存储器34的计算机30的控制电路。应该认识到，可以使用任何模拟和/或数字控制电路以处理数据，执行一个或多个例程，并处理与每个客户14和各个服务提供商16、18、20和22的通信。存储器34可包括易失性和/或非易失性存储器，其包括但不局限于随机存取存储器(RAM)，只读存储器(ROM)，电子可擦除可编程只读存储器(EEPROM)，闪存和其它已知的存储器存储介质。存储器34中存储的是数据库36，提交例程100，开***例程200和状态例程300。例程100、200、300可被微处理器32执行。数据库36存储关于一个或多个法律文件的提交的法律文件相关数据。
客户14显示为具有计算机40，其包括微处理器42和存储器44。存储器44中存储了客户数据库46，其包含提交命令表格指示信息，该信息包括提交指示，优先权数据，提交日期等。客户14显示为根据传统的信号通信与提交管理器12通过电子邮件通信。应该认识到客户14可通过提交命令表格向提交管理器12传送提交指示，并且可以从其接收指示确认并请求来自提交管理器12的文件。此外，客户14可执行参照客户数据库46中的数据复查指示确认。
撰写文件的律师事务所16被显示为包括具有微处理器52和存储器54的计算机50。律师事务所数据库56存储在存储器54内，该律师事务所数据库56包含关于专利申请，相应附图，申明，转让书，优先权数据和到期日绝限的数据。撰写文件的律师事务所16同样与提交管理器12通过电子邮件使用传统的信号通信来通信。撰写文件的律师事务所16可从提交管理器12接收文件清单，和对于本地化(localization)的请求，并且可以将信息和优先权文件返回提供给提交管理器12。此外，撰写文件的律师事务所16执行律师事务所数据库56中数据的复查。
翻译合作方18具有包括微处理器62和存储器64的计算机60。翻译数据库66存储在存储器64内。翻译合作方18接收提交命令表格和由提交管理器12识别为需要翻译的任何申请和修改。翻译合作方18将文件翻译成一种或多种语言，并将翻译的文件返回传送到提交管理器12。此外，翻译合作方18会校对翻译文件。这样，技术专业人员可首先翻译文件，并且专业语言家可校对翻译文件的准确性。进一步地，翻译合作方18提供参照提交管理器12提供的从命令表格获取的信息复查译员数据库66中的数据。应该认识到，客户14、撰写文件的律师事务所16、翻译合作方18和提交管理器中的每一个有其自己的数据库以存储与法律事务的提交有关的数据，使得可检查和复查数据库条目的准确性。
提交代理20中的每一个都包括显示为与提交管理器12通过电子邮件通信的计算机70。提交管理器12会识别需要提交的所有文件并把它们传送到提交代理20。提交代理20会处理在由提交管理器12指定的国家中提交正确文件，并将提交的提交收据和申请转送回提交管理器12。类似地，指定的确权过程代理22同样包括显示为与提交管理器12通过电子邮件通信的计算机80。指定确权过程代理22会接收提交管理器12识别为确权过程所需的来自提交管理器12的所有文件，包括申请和其它相关文件。指定确权过程代理22在收到申请和其它文件时，会将确认返回提供给提交管理器12，并处理对于提交申请的确权过程事务。
参照图3，根据第二实施例，***10显示为具有被配置为提交管理器网站38的提交管理器。在此实施例中，客户14和包括撰写文件的律师事务所16、翻译合作方18、提交代理20和指定确权过程代理22的多个服务提供商中的一个或多个通过提交管理器网站38经由互联网连接的相应计算机40、50、60、70和80与提交管理器通信。此安全的互联网连接实施例提供在提交管理器12和客户14以及每个服务提供商之间的直接数据传送，并通过管理由提交管理器12为主机或运行的共同网站38允许容易地管理数据。应该认识到，根据各个实施例，如本文中描述的提交管理器12和客户14和多个服务提供商16、18、20、22中的每一个之间的各种通信可以由包括电子邮件或互联网连接的传统数据和消息通信通过网站实现。
为了管理法律文件的提交，提交管理器12执行提交例程100。根据一个实施例，提交例程100如图1，图4A和图4B所示。提交例程100开始于步骤102，并且进行到步骤104，以接收来自客户14的提交命令表格。根据一个实施例，提交命令表格可包括由客户14输入到可被察看和/或下载到提交管理器12的模板中的数据的电子命令表格。在此实施例中，客户提交命令表格的数据可在客户14处被输入到计算机40中，并用电子邮件发送到提交管理器12以提供提交指示。根据另一个实施例，客户提交命令表格的数据可通过安全连接被输入到提交管理器的网站38中。根据其它实施例，客户14或客户的撰写文件的代理16可以其它方式将提交命令表格指示中的至少一些口头，通过邮件，通过传真或以其它形式传送到提交管理器12以由用户手工输入到提交管理器12中。
客户提交命令表格90的一个例子示于图6中。客户提交命令表格90的信息包括关于待提交的(一个或多个)法律文件的信息，并且可包括关于客户、准备法律文件的律师事务所，客户想要提交文件的国家，法律文件提交类型(例如，PCT专利申请或国家专利申请)以及由客户选择的在客户选择的每个国家中提出专利申请的代理的身份的信息。此外，当客户14命令提交专利申请时，在客户命令表格90中的信息可包括优先权国家的名称，开展事务的日期，法律事务的最早的优先权日期，相关优先权申请信息，诸如一个或多个优先权申请号，以及其它任何特定的提交指示。基于所提供的信息，提交管理器12和***10可计算所有适用的提交绝限日期，它们取决于优先权信息，提交申请的国家和所请求的提交类型。应该认识到，根据一个实施例，法律文件可包括发明专利申请，外观设计专利申请，实用新型申请和通常在各个国家承认的各种其它专利申请。根据其它实施例，法律文件可包括商标申请或版权申请。对于要在其他国家提交美国发明专利申请而言，客户14还可附带电子副本或提供专利申请的硬拷贝，相应附图，美国声明，转让文件，申请的原始证明副本，费用单据和提交收据。应该认识到，撰写文件的律师事务所16还可代表客户14提供一些或所有信息，特别是在律师事务所16已经提交申请，并访问文件时。
一旦提交管理器12接收到客户命令表格信息，在步骤106，提交管理器12下载或输入与一个或多个法律文件有关的客户指示和信息到提交管理器数据库中。来自命令表格90的数据被加载到数据库中的各个表中。在外国提交专利申请时，客户提供与一个或多个优先权专利申请相关的数据，并指定此优先权申请待被翻译和/或提交的国家列表或“族”。与该家族相关的数据被加载到家族表中。此数据包括但不局限于客户、设置命令的人员、客户的参考号、准备优先权申请的律师事务所，来自客户的关于提交族的任何特定指示和通常涉及在多个国家提交的优先权申请的其它任何信息。来自一个命令表格90的所有这些通常的族数据占用族表中的一个记录。每个此类的族记录包括用于唯一的族标识号、由数据库自动生成并分配给此族的字段。此号码用来常规地识别和将族表中的每个记录与包含关于族记录的数据的其它表中的其它记录链接或关联。
例如，提交优先权申请的每个国家被从命令表格90下载到国家提交表中作为单独的记录。国家表中的这些记录的每一个包括来自族表中的相关族的唯一族标识号，使得国家提交表中的每个记录与族表中的相关记录关联或链接。除了提交优先权申请的国家之外，来自命令表格90与每个特定国家提交相关的其它数据被从命令表格90下载到国家提交表中。例如，客户在该国家提交的提交号，将在该国家提出专利申请的确权过程的确权过程代理，在该国家的公司专利申请人的名称，在该国家是否请求审查，在该国家提交的申请的提交类型和与在此特定国家的提交具体相关的其它任何数据。
数据库中与族表相关的另一个表包括优先权专利申请数据。此优先权表包括之前提交的每个专利申请的记录，客户从其提出对于被提交的申请族的优先权的要求。再者，优先权表中的每个记录包括将每个优先权表记录与族表中的相关记录关联或链接的唯一的族识别号。从命令表格90下载到优先权表中的数据包括优先权申请号，提交日期或优先权申请的“优先权日期”和已提出优先权申请的国家或“优先权国家”。
在从命令表格90下载了信息之后，在步骤108，提交管理器12然后执行独立的复查以确认来自命令表格的数据输入正确。复查可包括查询独立的评估器，以参照已经被输入到***10中的数据检查命令表格上的客户指示。一旦执行了复查，并且来自命令表格的正确数据被验证，在步骤110，提交管理器12将由提交管理器数据库生成的确认报告发送到客户14，确认指示被接收并被输入。确认报告由提交管理器12生成，并包括从数据库下载的命令表格数据。确认报告被发送到客户，使得在步骤112，客户14然后可执行确认报告的独立复查，以将来自***10的确认报告上的数据与客户14用来填充命令表格90的内部指示相比较。一旦客户确认确认报告中的数据是正确的，则客户将此传送到提交管理器12，并且客户确认被记录为是完整的。
借助从客户14接收的用来提交某些法律文件的指示，以及从命令表格90下载到数据库表中并经确认的命令表格90的数据，在步骤114，提交管理器12将提交命令表格或其内容和指示中的至少一些转送到翻译合作方18，使得信息和客户指示可被输入到翻译合作方数据库66中。在步骤116，在翻译合作方18处，执行独立的复查以确认从命令表格输入到翻译数据库66中的数据正确。
一旦客户传送到提交管理器12的确认报告是正确的，在步骤118，提交管理器12还将由提交管理器数据库生成的包括来自优先权表的适用族的优先权信息的文件检查清单发送到撰写文件的律师事务所16。提交管理器12根据优先权信息，申请待提交的国家和通过命令表格已经命令的提交类型，用适用的数据和信息填充文件清单。适用的数据和信息位于数据库中，在与包含命令表格数据和信息的其它表链接或关联的表中，这将在下面的段落中列出。因此，一旦存在各种标准组合，诸如优先权信息，提交国家和/或提交类型，数据库自动用与每种组合链接的适用的数据和信息填充文件清单。
除了包含来自命令表格90的客户数据的表之外，数据库中还存在包括与每个国家的每个提交类型的各种规则和需求相关的信息的表。例如，数据库包含具有国家和提交类型的每个组合的唯一记录的提交绝限表。这些记录中的每一个包括国家和提交类型，以及自最早的优先权日期起此提交对于国家和提交类型的此特定组合的到期天数或月数。此提交绝限表中的每个记录与国家提交表中的每个记录通过共同的提交类型和国家字段关联。相应地，数据库可自动将国家提交表中的记录的提交类型和国家与优先权表中的相关记录关联。提交绝限表中的日数或月数然后可与关联的优先权表中的最早的优先权日期相加，从而计算提交类型和待提交国家的组合的提交绝限日期。其它标准可类似地被输入到提交管理器12中，并且被提交管理器12使用以确定提交绝限日期。例如，如果对于具体国家和提交类型的提交绝限日期可延长，则此延长标准可被输入到提交管理器数据库中，并用来确定翻译文件绝限。
同样地，数据库还包含国家特定文件表，该表包括对于国家和提交类型的每种组合，提交需要的每个法律文件的唯一记录。这些记录中的每一个包括国家和提交类型，以及在该国家和提交类型组合中提交所需的法律文件的名称。与文件相关的其它信息还可包括在每个记录中，并且对于在具体国家中的具体提交类型可以有多个记录，原因是对于此提交需要多个文件。相应地，数据库可自动将国家提交表中的记录的提交类型和国家与国家特定文件表中的相关记录关联。所需文件中的每一个然后可被确定，并自动列为具体提交所需的，使***的使用者能够容易地请求，并编制在具体国家提交具体提交类型需要的所有文件的详细目录。
数据库还包括规则表。国家规则表中的每个记录包括国家和提交类型，以及与针对此国家和提交类型组合提交专利申请相关的每个规则。关于每个规则的其它信息还可包括于适用记录中，并且因为多个规则适用于此提交，所以存在对于具体提交类型在具体国家中的多个记录。相应地，数据库可自动地将国家提交表中的记录的提交类型和国家和国家规则表中的相关记录关联。然后可确定每个所需规则，并将其自动列为具体提交所需的，使得***的使用者能够容易地遵守属于在具体国家的具体提交类型的提交的所有规则。
对于专利申请文件的提交，文件清单可包括从命令表格中获得的各种数据，关于优先权申请的许多个问题，命令表格上所列的每个提交类型和国家所需的文件列表，包括来自国家特定文件表中的所需文件，以及与一个或多个法律文件的提交相关的规则和其它信息。例如，如果在美国提交诸如PCT国际专利申请的法律文件，则需要声明文件。因此，声明会被列为国家特定文件表中的国家特定文件，其中包括PCT国际提交类型和国家的记录是美国。相应地，在美国在对于PCT国际提交的文件清单上将请求此声明。如果以特定日期提交的声明到期了，则此规则可包括于规则表的适用记录中，并且还可列在文件清单上。可替代地，如果不在美国提交申请，则在文件清单上不要求声明。其它类型的国家特定文件可以类似方式包括在用于其它提交类型的文件清单上。
在另一例子中，如果专利申请作为国际PCT申请的国家阶段提交而被提交，则文件清单可以要求关于相关国际阶段PCT申请的各种文件，使得此文件可由撰写文件的律师事务所提供给提交管理器，并通过提交管理器12传送到确权过程代理。如果提交不是用于PCT国家阶段提交类型，则文件清单不会要求这些文件。
提交管理器数据库还计算文件清单上要求的所有文件的绝限日期，以提供给提交管理器12。此绝限日期被突出显示于文件清单上。为了计算文件绝限日期，提交管理器利用提交绝限表来计算客户命令表格90上包括的提交类型和国家的每个组合的提交绝限，正如上文指出的。然后确定所有提交绝限中最早的。然后将此最早的提交绝限与当前日期相比较，以确定在第一提交到期之前的剩余时间量。然后可以基于在第一提交到期之前的剩余时间量计算文件绝限日期。例如，如果提交管理器对于提交专利申请的收费是根据文件在提交绝限之前两个月接收的，以及当前日期在提交绝限前的两个月之前，则文件绝限日期被自动确定为在最早的提交绝限日期前的两个月。如果在当前日期和最早的提交绝限日期之间的剩余时间量小于两个月，则文件绝限日期可替代地被确定为剩余一半时间届满时的日期。其它标准也可被类似地输入到提交管理器12中，并被提交管理器12用来确定文件绝限日期。
提交管理器12还可以用与所命令的特定提交相关的其它信息填充文件清单。例如，客户同意的表格法律文件，诸如转让或声明，连同将这些法律文件递交给发明人的指示信可被包括于文件清单中。这些法律文件的定制包括可保证客户14一致地管理在其中控制此类法律文件的创建和执行的过程，甚至其中一个客户14使用多个撰写律师16的过程。文件清单中的此效率和定制导致以及时方式执行和提供一致的法律文件。这又导致相对于由各撰写文件的律师事务所和指定的确权过程代理(每个使用他们自己的程序和多个版本的法律文件)进行的传统处理节约成本。
当撰写文件的律师事务所16接收文件清单时，在步骤120，会被要求参照律师事务所数据库56中它们自己的数据复查文件清单上所列的优先权信息。此优先权信息可包括优先权提交日期，优先权国家和优先权申请号。提交管理器12还计算并在文件清单上突出显示提交绝限日期。如上文列出的，该提交绝限日期是由提交管理器12的数据库根据优先权信息，申请待提交的国家和请求提交类型来计算的。要求撰写文件的律师事务所16参照由律师事务所数据库56计算的提交绝限日期检查此提交绝限日期。如果优先权信息或提交绝限日期中的任一个存在差异，则要求撰写文件的律师事务所16将该差异传送到提交管理器12。否则，撰写文件的律师事务所16将文件清单上的信息是正确的传送给提交管理器。
接着，在步骤122，提交管理器12从撰写文件的律师事务所16接收优先权文件。在步骤124，提交管理器12然后通过检查提交管理器接收的计算机文件的格式来验证文件是完整的并且是正确格式的。
一旦验证文件是完整的并且是正确格式的，例程100识别需要进行专利申请翻译的国家。提交管理器通过将位于国家文件表中的每个适用提交的国家和优先权申请表中的优先权申请的国家进行比较，识别要求翻译的地方。如果提交优先权申请的国家的官方语言与待提交申请的任何国家的官方语言不同，则需要翻译。如果需要翻译，则在步骤126，提交管理器12将申请和修改连同与如上文列出的发送到客户的确认报告类似的由提交管理器数据库生成的确认报告从提交管理器12发送到翻译合作方18。
提交管理器12计算完成翻译服务的绝限日期，并将其突出显示于翻译请求中。客户命令表格90中需要翻译的适用族提交中的每一个会被分配由提交管理器12如下的计算的翻译文件绝限日期。提交管理器12使用提交绝限表来计算每个需要翻译的提交的提交绝限，正如上文列出的。然后将每个提交绝限与当前日期相比较以确定在相应提交到期之前剩余的时间量。然后可基于在适用翻译到期之前剩余的时间量，计算翻译文件绝限日期。例如，如果翻译合作方通常需要三个星期来准备翻译，并且当前日期超过适用提交绝限之前的三个星期，则翻译文件绝限日期被自动确定为自当前日期起的三个星期。如果在当前日期和适用提交绝限日期之间剩余的时间量小于三个星期，则翻译文件绝限日期可被可替代地确定为剩余一半时间届满时的日期。其它标准可被类似地输入提交管理器12中，并被提交管理器12用来确定翻译文件绝限日期。例如，如果翻译可在对于具体国家和提交类型的提交绝限日期之后提交，则此延长标准可被输入到提交管理器数据库中，并用来确定翻译文件绝限。
翻译合作方18雇用一个或多个译员，他们是可处理特定技术领域中文件翻译的专业人员，并且译员将申请和修改翻译为一种或多种所需语言。在步骤128，包括来自提交管理器数据库36的数据的确认报告被翻译合作方18参照翻译合作方数据库66中的数据进行复查。如果在提交管理器数据库36中的数据和翻译合作方数据库66中的数据之间存在差异，则翻译合作方18将该差异报告给提交管理器12。
在步骤130，申请翻译被独立的语言家校对。独立的语言家可包括专长于特定感兴趣的(一种或多种)语言的语言家，而原始翻译可由具有与法律事务相关技术(诸如专利申请技术领域)有关的技术背景专业人士的语言家进行。一旦已经校对翻译，则在步骤132提交管理器12从翻译合作方18接收翻译。
在步骤134，提交管理器12通过将到期案件的提交报告与翻译合作方的到期案件报告进行人工比较，来周期性进行对到期事务的复查。此人工检查在提交管理器12的使用者和翻译合作方数据库66的使用者之间，以确保他们相应***中的自动跟踪不会错过提交绝限。
在判定步骤136，例程100会检查客户14或者撰写文件的律师事务所16在提交申请之前是否请求权利要求书的本地化。请求本地化可包括根据当地程序要求更正或修改法律文件，诸如提供或删除一个专利申请中的多个从属权利要求，减少专利权利要求的数目从而降低官方收费和由客户14、撰写律师或确权过程代理提起的其它变化。本地化通常旨在根据命令提交的那些国家中专利办公室使用的当地规则或法令优化提交的申请。如果本地化是在提交前要求的，则例程100进行到步骤138，在步骤138，提交管理器12请求由撰写文件的律师事务所16或指定确权过程代理22本地化以实现本地程序。提交管理器12计算用于本地化的绝限日期，并将其突出显示于请求中。此本地化绝限日期是由提交管理器12使用如上文所述的用于确定文件绝限日期和翻译绝限日期的相同技术确定的。提交管理器12还可附带本地化所需的任何所需文件的副本。一旦撰写文件的律师事务所16或指定确权过程代理22已经完成本地化，则他们将经本地化的申请传送到提交管理器12。
如果本地化未被要求，或者如果已经完成本地化，则例程100前进到步骤140以在步骤140将(一个或多个)响应于文件清单从撰写文件的律师事务所16接收的(一个或多个)提交文件，和如果执行本地化则从本地化代理接收的(一个或多个)提交文件从提交管理器12发送到提交代理20以在每个相应国家提交。在每个相应国家的提交代理20从而被命令符合当地程序来提交申请。提交管理器计算用于提交的绝限日期，并将其突出显示于发送到提交代理20的指示中。一旦在每个指定国家提交申请，则在步骤142提交管理器12从提交代理20接收提交的收据和提交的申请。在步骤144，提交管理器12然后将所有文件转送到指定确权过程代理22。应该认识到，与指定确权过程代理22不同，提交代理20是在每个外国国家处理法律文件的初次提交的那些代理，所述指定确权过程代理22处理在每个国家提交法律事务之后进一步的继续的确权过程。应该认识到，提交代理20由提交管理器12指定，而指定确权过程代理22可以由客户14指定。应该进一步认识到，如果确权过程代理22不是由客户指定的，则提交管理器20可以自动将提交代理20指定为确权过程代理22。在任何情况下，提交代理20可以与指定确权过程代理22相同，或者可以与其不同。
不管谁被指定为提交代理20或确权过程代理22，如果存在***的使用者或客户14想与撰写代理16、提交代理20或确权过程代理22通信的一般指示，则这些指示可被输入到提交管理器数据库的表中。换言之，客户14可指定在所命令的提交满足具体标准(诸如提交类型，在具体国家提交或此两者)时使用的特定程序或指示。这些一般的指示可输入到提交管理器数据库中的指示表中的记录中。之后，指示表中的这些记录可链接到或与包含客户的命令表格数据和信息的其它表诸如客户文件表关联。在关联数据库中，这两种类型的表通过由一般指示例如提交类型和/或要提交申请的国家指定的标准彼此关联或链接。
应该注意的是，可为各种标准指定一般指示，包括提交类型、国家、客户、撰写文件代理、确权过程代理、提交代理、优先权国家、提交绝限等等。当为具体的一般指示指定的标准匹配待提交的申请的提交命令表格信息时，数据库会自动地用一般指示填充适用指示或请求。此***10提供及时有效的专利申请提交，并且避免通常在没有使用清晰和一致的指示时，在撰写文件代理和确权过程代理之间流通的昂贵的多个指示信件。
例如，如果客户A想建立将在日本的任何提交代理对提交PCT国家申请的收费的数额限制到1000美元的一般指示，解释此限制以及美元限制的陈述可与标准提交类型＝PCT国家，国家＝日本，客户＝A一起被输入到数据库的指示表的记录中。之后，任何时候客户A命令PCT国家申请在日本提交时，提交管理器12的数据库会包括在发送到日本的提交代理的提交指示中将收费限制到1000美元的陈述。同样，如果相同的优先权申请在中国提交，则提交管理器不会包括关于日本的陈述，但如果此陈述已经被客户A请求并被输入到如上文列出的一般指示表中，则会包括关于中国的陈述。
一旦文件已经转送到指定确权过程代理22，则在步骤146，提交管理器12从指定确权过程代理22接收确认，并在步骤148将客户14需要的任何文件转送到客户14。一旦提交完成，并且文件已经被转送到客户14，则在步骤150完成例程100。相应地，提交管理器12从而实施并管理提交和提交文件的通信，并将确权过程的责任传送到指定确权过程代理22，使得对于每个提交法律事务的进一步责任被传送，并且对于该事务完成提交管理器12的提交责任。
为了在此过程中管理客户14及其各个服务提供商16、18、20和22，需要确保每一方的责任是以及时的方式执行的。相应地，提交管理器12具有测试服务是否以及时的方式被执行以及服务是否在绝限接近时完成的许多个例程。来自提交管理器12的菜单显示于图9中，根据一个实施例，它描述了用于提交管理器12的用户的接口350，以执行这些各个例程。接口350显示***的各方和用于处理具体事务的状态。接口350管理发送到各方的工作请求和从各方接收的工作请求。管理报告中包括显示文件何时准备好但不发送，显示文件何时发送但未被确认，显示三十天窗口内到期的事务和过期的事务，并显示指示报告。应该认识到，根据一个实施例，提示报告和其它指示可以被显示，并以电子方式被自动发送到适当方。可替代地，提示报告可以其它方式由提交管理器12传送。
由提交管理器12执行的例程的一个示例性实施例是如图7中所示的状态例程300。状态监控例程300开始于步骤302，并前进到步骤304。对于选择的工作请求或指示，例程300判定工作是否要执行，并计算对于待执行的任何此类工作的绝限日期。然后在步骤306，例程300判定工作是否已经完成，并评估与此工作的完成关联的日期是否已经被输入到提交管理器的数据库中。在步骤308，例程300将此日期或不足其的日期与该工作的绝限日期比较。在判定步骤310，例程300判定一方是否在绝限日期之前已经完成工作，并且如果完成，则在步骤314，例程300完成。如果一方到绝限日期前还没有完成工作，则在步骤312，例程300生成报告，并将请求发送给责任方以交付工作，并返回步骤316。相应地，如果工作在到期日期前还没有完成，则例程300给指定服务提供商发送消息以交付工作。提交管理器12连续监控其进度，直到工作请求或指示完成，例程结束于步骤314。
提示可以是提醒负责此工作的适用外部方工作到期的报告形式，连同识别与其相关的专利申请的事务号。在本文中被称作应负责的外方可以是任何服务提供商，包括撰写文件的律师事务所16、翻译合作方18、提交代理20和指定确权过程代理22。在一些情况下，提示可以识别还没有以及时的方式被服务提供商提供的特定文件。此报告还可以包括发送工作请求或指示的日期，到期或已经到期的日期和提交绝限。
提交管理器12内的例程还可以测试在提交绝限前的选定时间段内服务是否还没有完成，而不管是否已经错过绝限。这使提交管理器12能够判定具体申请是否应该被给予优先权，以及是否应该更密切地监视以确保不会错过提交绝限。例程还可以检查特定项目是否已经被提交管理器12接收，因此，工作请求或指示准备好生成并发送到应负责的服务提供商。类似地，例程然后可以检查此工作请求或指示是否已经被服务提供商确认为收到。
在本发明的另一方面，根据一个实施例，提交管理器12还执行显示于图5中的开***例程200。开***例程200开始于步骤202，并前进到步骤204以从命令表格接收数据，并计算每个处理的法律事务的提交绝限日期。接着，例程200前进到步骤206以从客户或撰写文件的律师事务所接收用于提交的文件，并在步骤208中进一步接收用于提交文件的指示。例程200包括判定步骤210以判定文件和指示是否在绝限前两个月之前被接收。如果文件和指示在绝限前的两个月之前被接收，则例程200前进到步骤212以在对客户开据这些服务的***时应用打折费率。如果文件和指示不是在绝限前的两个月之前接收到的，但如判定步骤214中所确定的，文件和指示是在绝限前的一个月接收的，则在步骤216例程200应用标准开***费率。如果文件和指示是在绝限前一个月内接收的，则例程200前进到步骤218以在对客户开据***时应用加急服务费率。相应地，应该理解，开***例程200基于接收文件和指示的时间线向客户提供收费服务费用的***费率，使得加急服务有更高成本。
开***例程200包括基于如步骤212、216和218确定的费率开***服务和估计客户费用的步骤220，和在接收到文件和指示时估计的官方费用。之后，在步骤222，一个或多个申请根据来自客户的指示被提交。在步骤224，将估计费用与提交时的实际官方费用相比较。应该认识到，由于预期成本的变化，在接收到指示时开***的估计费用可以与在提交时的实际费用不同。因此，将估计费用的***金额与实际费用相比较，并做出调整。
例如，官方收费可在提交时间和指示时间之间变化。在另一例子中，外汇汇率可以变化，使得在一个国家的提交成本可以基于货币变化而变化。作为另一例子，与指示时的费用相比，提交时的费用可以根据法律事务的变化而变化，诸如权利要求的数目，申请的页数和从接收原始指示的时间到提交时间可能出现的其它变化。最后，在步骤226，在后续***上，对于估计值和提交时的实际值之间的差值对客户收费或存入客户帐户。因此，例程200考虑提交时的费用和接收指示时的费用之间的差值，并对客户收取该差值或将其存入客户帐号。最后，例程200然后结束于步骤228。
相应地，***10通过使用客户14、撰写文件的律师事务所16、翻译合作方18、一个或多个提交代理20、指定确权过程代理22和提交管理器12有利地管理在多个专利办公室待提交的专利申请的提交。提交管理器12有利地管理专利申请在多个办公室的提交，并与客户14、撰写文件的律师事务所16、翻译合作方18和提交代理20通过通信链路通信，并具有存储与专利申请的提交有关的数据的数据库。提交管理器12有利地处理和执行例程100以有效的方式管理一个或多个专利申请的提交，并向客户提供实质的成本节约，和改进的质量和可靠性。提交管理器12通过控制用于提交专利申请的行政收费有利地降低商务收费，并有利地消除人工重新输入和用于处理法律事务在全世界各专利办公室里的提交的人工操作。***和提交管理器特定地通过最小化前端成本，被有利地用作控制专利申请和其它法律文件在世界范围提交的成本。
应该认识到***10的提交服务和本文描述的其提交管理器12可以有利地与其它服务，诸如知识产权成本管理服务320以及备案(docketing)和年费服务330结合使用，如图8中所示。在此例子中，提交***10被用来处理法律文件在全世界的提交。提交***10可以被合并到成本管理服务320以及备案和年费服务330中，以为客户提供一个更加完整的处理知识产权“企业”行政需求的服务包。在一个实施例中，提交***10和其部分可以被合并到用于管理法律事务(诸如在2007年3月15提交的PCT申请号PCT/US2007/064062，标题为“用于管理法律事务的方法和***(METHOD AND SYSTEM FOR MANAGING LEGAL MATTERS)”中描述)的***中，其整个公开内容通过参考被并入本文中。在一个可替代实施例中，提交***10和其部分还可以被合并到用于管理法律服务提供商的***或与其结合使用，诸如在2008年10月14日提交的PCT申请号为PCT/US2008/79805标题为“用于管理法律服务提供商的***和方法(SYSTEM AND METHOD FOR MANAGING LEGAL SERVICEPROVIDERS)”，其整个内容通过引用被并入此文。在其它实施例中，应该认识到提交***10或其部分可以被并入到其它现有法律事务管理***中，诸如由总部在1Station PI，Stamford，Connecticut的ThomsonCorporation提供的Master Data System，和由位于414Hungerford Drive，Rockville，Maryland的Computer Packages有限公司提供的法律事务管理***。同样，提交***10或其部分可被并入到其它法律***管理***中，诸如由位于3040Post Oak Boulevard，Houston，Texas的DataCert有限公司和位于3831North Freeway Boulevard，Sacramento，California的LexisNexis Examen有限公司提供的***。
在一个实施例中，本文中描述的提交数据库与成本管理数据库和/或本文上面引用的备案和年费支付服务数据库结合。这些数据库中的每一个是一个关系数据库，并因此可以通过各个表中的共用字段340彼此关联或链接。在本***的一个方面，客户引用或“事务”号字段和国家字段的结合对于每个法律记录是唯一的，并且对于上述引用的数据库中每一个的各个表中的每个记录是共用字段。相应地，这些数据库或类似数据库中的表、查询、表格、报告等等可以通过这些共用字段彼此关联或链接。相应地，本***的组合数据库可同时支持***10中相应行政服务中的每一个，这些数据库分别支持的知识产权成本管理服务320和备案和年费服务330，它们是外国提交管理，成本管理，事务管理和年费支付管理。
在本发明的一个方面通过提供组合的数据库***，提供甚至更为有效的***，其中避免了向多个***中输入数据，最小化了安装和培训，原因是单个***用于这些行政服务，并且***维护由于单个提供商可交付更新并对***进行维护而降低。因此，***比正在使用的个别数据库和单独的***使用起来更加有效，经济。
应该理解，在不偏离本发明的概念的情况下可以对前述结构进行变化和修改，而且还应该理解这些概念旨在由下列权利要求覆盖，除非这些权利要求通过其语言明确表示相反。

Claims (20)

1.一种用于为客户管理在多个办公室提交法律文件的提交管理器，所述提交管理器包括：
用于存储与法律文件的提交有关的法律文件相关数据的数据库；
通信链路，所述通信链路适于向多个服务提供商传送所述数据库中的所述法律文件数据；以及
被配置成执行管理法律文件的提交的例程的处理电路，所述例程包括步骤：从客户接收关于法律文件的提交命令表格信息并将提交命令表格信息存储在数据库中，生成对于被传送到准备法律文件的所述服务提供商中的至少一个服务提供商的信息的请求，在需要翻译成一种或多种适当的语言时，向翻译合作方发送命令表格信息中的至少一些，从翻译合作方接收一个或多个翻译，向一个或多个提交代理发送提交文件以用于在适当办公室进行提交，向指定国家的确权过程代理发送提交文件，并向客户发送提交确认。
2.根据权利要求1所述的提交管理器，其中法律文件是包括专利申请、实用新型申请、外观设计申请、商标申请和版权申请的组中的至少一个。
3.根据权利要求1所述的提交管理器，其中通信链路与包括撰写文件的律师事务所、翻译合作方和一个或多个提交代理的服务提供商的组中的至少一个进行通信。
4.根据权利要求3所述的提交管理器，其中处理电路检查输入到数据库中的数据的准确性，并将数据库中的数据与存储在各服务提供商中的一个服务提供商的另一数据库中的数据相比较。
5.根据权利要求3所述的提交管理器，其中客户包括客户数据库，律师事务所包括律师事务所数据库，以及翻译合作方包括译员数据库，并且所述通信链路适于向包括所述法律文件数据的所述客户、所述律师事务所和所述翻译合作方提供通信，使得能够相对于在所述客户数据库、所述律师事务所数据库和所述翻译合作方数据库中的每一个中单独输入的数据
来检查所述法律文件数据，从而提供对位于所述数据库中的所述法律文件数据的完整性进行三个独立检查的机构。
6.根据权利要求1所述的提交管理器，其中所述通信链路与客户通信以接收提交命令表格信息。
7.根据权利要求1所述的提交管理器，其中处理电路进一步生成文件清单，并且所述通信链路将清单传送给撰写文件的律师事务所，所述文件清单包括至少一些法律文件数据，并请求为客户请求的特定类型的提交和特定国家而需要的信息和文件。
8.根据权利要求1所述的提交管理器，其中通信链路包括电子邮件通信。
9.根据权利要求1所述的提交管理器，其中提交管理器包括网站，并且其中通信链路通过网站与多个服务提供商通信。
10.根据权利要求1所述的提交管理器，其中所述例程进一步向一个或多个指定的确权过程代理发送提交的文件以用于法律文件的确权过程。
11.一种用于管理在各个国家所在的多个专利办公室提交的专利申请的提交的提交管理***，所述***包括：
提交管理器数据库，其用于存储与各个专利申请有关的专利申请数据，以及与一般指示和用于确定应该何时使用所述一般指示的标准有关的一般指示数据；
通信链路，其适于在所述提交管理器数据库和客户、准备所述专利申请的服务提供商，翻译合作方和确权过程代理之间传送关于所述提交管理器数据库中存储的专利申请数据和一般指示数据的指示和请求；以及
处理电路，其用于管理一个或多个专利申请的及时提交，并被配置成执行对所述指示和所述请求通过所述通信链路的传送进行管理的例程，并进一步被配置成执行一个或多个使用所述专利申请数据来计算专利申请提交绝限日期和每个传送的指示和请求的绝限日期，并判定在所述绝限之前和所述提交绝限日期之前是否已经对所述指示和请求做出响应。
12.根据权利要求11所述的***，其中所述例程中的至少一个包括步骤：接收申请提交命令表格信息并将申请命令表格信息存储在提交管理器数据库中，生成对信息的请求并将所述请求通过通信链路传送到准备专利申请的所述服务提供商，将命令表格信息中的至少一些发送到翻译合作方以翻译成一种或多种适当语言，从翻译合作方接收一种或多种翻译，向提交代理发送提交文件以在适当办公室提交专利申请，并向客户转送提交文件的确认。
13.根据权利要求11所述的***，其中准备申请的所述服务提供商包括律师事务所数据库，翻译合作方包括译员数据库，并且客户包括客户数据库，关于专利申请的提交的数据被存储在提交管理器数据库、律师事务所数据库、客户数据库和译员数据库的每一个中，并且其中所述通信链路适于向包括所述专利申请数据的所述客户、所述律师事务所和所述翻译合作方提供通信，使得能够参照在所述客户数据库、所述律师事务所数据库和所述翻译合作方数据库中的每一个中单独输入的数据检查所述专利申请数据，从而提供对位于所述提交管理器数据库中的所述专利申请数据的完整性进行三个独立检查的机构。
14.根据权利要求11所述的***，其中所述通信链路通过使用包括电子邮件、电话、网络应用和网站的通信链路的组中的至少一个与客户、律师事务所、译员和提交代理中的每一个进行通信。
15.根据权利要求11所述的***，其中处理电路进一步生成通过所述通信链路传送到撰写文件的律师事务所的文件清单，所述文件清单请求优先权文件信息和在所述客户请求的特定国家进行特定类型的提交所需要的其它文件。
16.一种用于为客户管理在多个办公室提交法律文件的方法，所述方法包括步骤：
从客户接收法律文件提交命令表格信息，其指定要提交所述法律文件的至少一个国家；
将提交命令表格信息存储在提交管理器的数据库中；
使用所述数据库中的例程来计算提交所述法律文件的至少一个提交绝限；
生成对于包括用于接收所述信息的绝限的信息的请求，并将所述请求传送到准备法律文件的服务提供商；
将命令表格信息中的至少一些和将法律文件翻译成一种或多种适当语言以用于由客户指定需要翻译的国家的请求传送到翻译合作方；
从翻译合作方接收一个或多个翻译；
将提交文件发送到一个或多个提交代理以在适当办公室进行提交；
接收在外国办公室提交法律文件的确认；以及
将提交确认转送给客户。
17.根据权利要求16所述的方法，进一步包括向指定的确权过程代理发送所提交文件以用于法律事务的继续确权过程的步骤。
18.根据权利要求16所述的方法，进一步包括从撰写文件的律师事务所接收优先权文件信息的步骤。
19.根据权利要求16所述的方法，进一步包括向服务提供商发送所述命令表格信息中的至少一部分和所述服务提供商本地化法律文件的请求。
20.根据权利要求16所述的方法，其中接收和传送步骤包括通过使用包括电子邮件、电话、网络应用和网站的通信链路的组中的至少一个来进行通信。
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