WO2007074150A2 - Method for transmitting documents by facsimile - Google Patents

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WO2007074150A2
WO2007074150A2 PCT/EP2006/070207 EP2006070207W WO2007074150A2 WO 2007074150 A2 WO2007074150 A2 WO 2007074150A2 EP 2006070207 W EP2006070207 W EP 2006070207W WO 2007074150 A2 WO2007074150 A2 WO 2007074150A2
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    • G06F21/645—Protecting data integrity, e.g. using checksums, certificates or signatures using a third party

Definitions

  • the invention relates to a method for transmitting a document and to a device for carrying out such a method.
  • An electronic signature is understood to be electronic data which is intended to ensure the authenticity and integrity of the signed document as well as the identity of the signer. It is generated by generating a hash value for the document to be signed with a hash algorithm, for example SHA-1, and encrypting the hash value with a cryptographic key.
  • the cryptographic key can be a secret, symmetrical key with which the authenticity and integrity of the electronically signed fax can also be verified at a later point in time.
  • an asymmetric encryption method is used in which a secret key (private key) is used to encrypt the hash value, and a public key is used for later decryption to verify the authenticity and integrity of the data signed by the electronic signature the verification due to the publicity of the public key is not limited to just a few persons.
  • invoices transmitted electronically by fax are only recognized as entitled to input tax deduction if they have been transmitted from a terminal fax machine to a terminal fax machine, ie if a paper invoice has been used on the sender side of the invoice and on the receiver side by the fax receiving device directly Fax copy on paper is generated.
  • the object of the present invention is to provide a method for transmitting documents and a device for carrying out such a method, in which the described disadvantages of a fax transmission no longer exist.
  • a first file containing an image of the fax is understood here and below as meaning any file which contains information on the content of the document transmitted by fax. This may in particular be an image file, a text file or a file containing text and image components.
  • the first file may contain information about the contents of several pages.
  • a first file also means several files which, in their entirety, represent several pages of a document transmitted by fax.
  • the core idea of the present invention is that between a fax machine on the side of the sender and the recipient, an automated service is provided with a fax server to which the sender sends the fax and the fax into an electronic file transferable to the recipient via a network converts and ensures that for the generated (first) file, namely the fax image, the necessary electronic signature is generated.
  • a service is achieved, for example, that an invoice is sent to the recipient as an electronic invoice, although the sender has sent the invoice first by fax, since the intermediary electronic service is to be regarded as the sender of the electronic bill and the fax only as a basis used to generate the electronic bill. in the - -
  • the expense of processing invoices or other documents can be automated much more significantly than before, since no more faxes need to be processed than paper documents. Not even the full telefax image must be received by the recipient, as long as it is ensured that he receives the information contained therein and the recipient can retrieve the fax image from a memory at any time.
  • invoices there is a significant advantage from a legal point of view that they can be created electronically, since the transmitted document is no longer regarded as a paper document sent by fax. Also, the invoices can be generated electronically without the sender needing to provide electronic means for electronically signing such invoices.
  • the electronic signature generated for the first file is a qualified electronic signature.
  • the electronic signature generated for the first file is checked for validity and the test is logged and the test protocol is stored in a Log file is stored.
  • the document received by fax undergoes text recognition.
  • the converted into text image data are then stored as part of the fax image in the first file or in an additional data file, which can then be transmitted with or without electronic signature alternatively or in addition to the aforementioned electronic documents and files to the recipient.
  • the first file containing the fax image, together with its electronic signature, the log file and / or the data file, if appropriate with its electronic signature, is forwarded to the intended recipient of the document, so that the fax image is immediately available to him as an electronic document.
  • the transmission of the first file, if appropriate together with its electronic signature, the log file and / or the data file and its electronic signature to the recipient preferably takes place via an electronic network, in particular via the Internet, for example via one or more e-mails.
  • the first file is optionally stored together with its electronic signature, the log file and / or the data file and its electronic signature in an archive server of the service interposed between the sender and the recipient.
  • an archive server of the service interposed between the sender and the recipient.
  • faxes can be received in more than one telephone number in the fax server, in which case exactly one recipient is assigned to each telephone number and an information is assigned to each fax image, with which the recipient of the fax is identified according to the phone number.
  • the assignment of the recipient information to the fax image can be done, for example, by a number sequence identifying the recipient in the file name of a file containing the fax image or by assigning the fax image to an area of a database assigned to the recipient.
  • the method is particularly suitable for transmitting invoices.
  • the device which is required as a service between the sender and the recipient of a document to be transmitted for carrying out the method according to the invention has at least one fax receiving server for receiving a fax from a sender and generating a first file containing the fax image, means for signing first file with an electronic signature and means for electronically forwarding the first file.
  • a fax server is understood in particular to mean a computer which can receive faxes and in each case generate an image for this purpose. How such a fax server can or must be configured is well known to the person skilled in the art. Equally well-known to those skilled in the available technical means for generating an electronic signature including the means for generating a qualified electronic signature.
  • Means for forwarding the first file to a processing unit are understood in particular those means that forward the file or files containing a fax image electronically to the recipient, an archive server and / or a text recognition system.
  • the fax server is configured to receive faxes over multiple numbers, with each phone number associated with exactly one recipient and means for associating information with the fax that identifies the recipient of the fax according to the phone number identified.
  • the fax server can be connected, for example via several modems with different telephone connections.
  • the device preferably has a connection interface to a network, in particular to the Internet, as well as at least one mass memory for storing or archiving fax images and their electronic signatures if applicable, the log files and other possibly signed data files.
  • FIG. 1 shows a schematic block diagram in which the ways of transmitting documents are illustrated.
  • the documents are first sent by different senders 1 by fax over the telephone network 2 to the device 3, in which an electronic document is generated from the fax images and the respective electronic document (first file) is electronically signed.
  • first file containing the fax image
  • data file containing the information of the fax image or both together and optionally further related data such as test protocol, information on the sender and / or the phone number on which the fax is received from the device 3 via a network 4 to the respective receiver 5, in particular via the Internet, transmitted.
  • a part or all of a fax image data and files can be stored in a serving as an archive server mass storage.

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Abstract

The aim of the invention is to provide a document, especially a bill, which is forwarded by the recipient of the bill by facsimile telegraphy and which can be transmitted in such a manner that it can be processed on the recipient side in a substantially automated manner, and which is, if the document is a bill, suitable for the deduction of input tax. The method according to the invention comprises the following steps: a) receiving, on a fax receiving server, a document sent by a sender per facsimile telegraphy; b) producing a file containing a copy of the fax message by the fax receiving server; c) signing the file with an electronic signature; and d) forwarding the file to a location where the fax copy is processed. The invention also relates to a device suitable for said method for transmitting documents. Said device comprises at least one fax receiving server for receiving a fax message sent by a sender and for producing a first file containing a copy of the fax message, means for signing the first file with an electronic signature and means for electronically forwarding the copy of the fax message.

Description

Verfahren zum Übermitteln von Dokumenten Method for transmitting documents
Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Übermitteln eines Dokuments sowie eine Einrichtung zur Durchführung eines solchen Verfahrens.The invention relates to a method for transmitting a document and to a device for carrying out such a method.
Gemäß der EU-Direktive zur Harmonisierung der Umsatzsteuer-Gesetzgebung sowie ent- sprechender nationaler Regulierungen der einzelnen EU-Mitgliedsstaaten ist es Unternehmen möglich, Rechnungslegungsprozesse vollständig elektronisch abzuwickeln. Zur Gewährleistung der Vorsteuerabzugsberechtigung auf Seiten des Rechnungsempfängers ist es dabei notwendig, elektronische Rechnungen zum Nachweis der Authentizität der Herkunft und der Integrität des Rechnungsdokuments elektronisch zu signieren. Das Qualitätsniveau der zu verwendenden elektronischen Signaturen ist dabei in einigen EU-Mitgliedsstaaten festgelegt - so berechtigen beispielsweise in Deutschland nur sogenannte qualifizierte elektronische Signaturen entsprechend dem Signaturgesetz zum Vorsteuerabzug.According to the EU directive on the harmonization of VAT legislation and corresponding national regulations of the individual EU member states, companies are able to handle accounting processes completely electronically. In order to guarantee the right of input tax deduction on the part of the invoice recipient, it is necessary to electronically sign electronic invoices to prove the authenticity of the origin and integrity of the invoice document. The quality level of the electronic signatures to be used is defined in some EU member states - for example, in Germany only qualified electronic signatures in accordance with the Digital Signature Act allow for input tax deduction.
Unter einer elektronischen Signatur werden dabei elektronische Daten verstanden, die die Authentizität und Integrität des signierten Dokuments sowie die Identität des Signierenden sicherstellen sollen. Sie wird erzeugt, indem zu dem zu signierenden Dokument mit einem Hash-Algorithmus, beispielsweise SHA-1 , ein Hashwert erzeugt und der Hashwert mit einem kryptografischen Schlüssel verschlüsselt wird. Der kryptografische Schlüssel kann grundsätzlich ein geheimer, symmetrischer Schlüssel sein, mit dem zu einem späteren Zeitpunkt auch die Authentizität und Integrität des elektronisch signierten Telefax nachgewiesen werden kann. Bevorzugt wird jedoch ein asymmetrisches Verschlüsselungsverfahren verwendet, bei dem zur Verschlüsselung des Hashwertes ein geheimer Schlüssel (private key) und zu einer späteren Entschlüsselung zur Überprüfung der Authentizität und Integrität der durch die elektronische Signatur signierten Daten ein öffentlicher Schlüssel (public key) verwendet wird, da die Überprüfung aufgrund der Bekanntheit des öffentlichen Schlüssels nicht nur auf wenige Personen beschränkt ist.An electronic signature is understood to be electronic data which is intended to ensure the authenticity and integrity of the signed document as well as the identity of the signer. It is generated by generating a hash value for the document to be signed with a hash algorithm, for example SHA-1, and encrypting the hash value with a cryptographic key. In principle, the cryptographic key can be a secret, symmetrical key with which the authenticity and integrity of the electronically signed fax can also be verified at a later point in time. Preferably, however, an asymmetric encryption method is used in which a secret key (private key) is used to encrypt the hash value, and a public key is used for later decryption to verify the authenticity and integrity of the data signed by the electronic signature the verification due to the publicity of the public key is not limited to just a few persons.
Insbesondere nach deutschem Recht werden allerdings elektronisch per Telefax übermittelte Rechnungen nur dann als vorsteuerabzugsberechtigt anerkannt, wenn sie von einem Endge- rätefaxgerät zu einem Endgerätefaxgerät übermittelt worden sind, wenn also auf Absenderseite dem Rechnungsversand eine Papierrechnung zugrunde gelegen hat und auf Empfängerseite durch das Faxempfangsgerät unmittelbar eine Telefaxkopie auf Papier erzeugt wird. - -In particular, under German law, however, invoices transmitted electronically by fax are only recognized as entitled to input tax deduction if they have been transmitted from a terminal fax machine to a terminal fax machine, ie if a paper invoice has been used on the sender side of the invoice and on the receiver side by the fax receiving device directly Fax copy on paper is generated. - -
Dies ist insbesondere dann problematisch, wenn eine automatisierte und insbesondere papierlose Verarbeitung von Rechnungen angestrebt wird, da Telefaxe, obwohl sie elektronisch übermittelt worden sind, genauso wie in Papierform per Post übermittelte Rechnungen zu handhaben sind, die in Papierform archiviert werden müssen und nur dann elektronisch be- arbeitet werden können, wenn sie zur Bearbeitung beim Empfänger eingescannt werden. Dieser Medienübergang vom elektronischen übermittelten Telefax in die Papierform und zurück in die elektronische Form ist nicht nur technisch aufwändig und arbeitsintensiv, er ist auch mit Datenverlusten verbunden, und es bleibt offen, ob die Dateien, die die eingescannten Telefaxe enthalten, frei von Manipulationen sind.This is particularly problematic when it comes to automated, and in particular paperless, processing of invoices, since faxes, even though they have been transmitted electronically, have to be handled in the same way as paper-based invoices that have to be archived in paper form and only then electronically can be processed if they are scanned for processing by the recipient. This transfer of media from electronic fax to paper and back to electronic form is not only technically laborious and labor intensive, it also involves data loss, and it remains unclear whether the files containing the scanned faxes are free from tampering.
Die Aufgabe der vorliegenden Erfindung besteht darin, ein Verfahren zur Übermittlung von Dokumenten sowie eine Einrichtung zur Durchführung eines solchen Verfahrens bereitzustellen, bei dem die beschriebenen Nachteile einer Telefaxübermittlung nicht mehr bestehen.The object of the present invention is to provide a method for transmitting documents and a device for carrying out such a method, in which the described disadvantages of a fax transmission no longer exist.
Diese Aufgabe wird mit einem Verfahren mit den Merkmalen des Anspruchs 1 sowie mit einer Einrichtung mit den Merkmalen des Anspruchs 14 gelöst.This object is achieved by a method having the features of claim 1 and by a device having the features of claim 14.
Unter einer ein Abbild des Telefax enthaltenden ersten Datei wird hier und im Folgenden jede Datei verstanden, die Informationen zum Inhalt des per Telefax übermittelten Doku- ments enthält. Dies kann insbesondere eine Bilddatei, eine Textdatei oder eine Text- und Bildbestandteile enthaltende Datei sein. Die erste Datei kann Informationen zum Inhalt mehrerer Seiten beinhalten. Unter einer ersten Datei werden aber auch mehrere Dateien verstanden, die in ihrer Gesamtheit mehrere Seiten eines per Telefax übermittelten Dokuments abbilden.A first file containing an image of the fax is understood here and below as meaning any file which contains information on the content of the document transmitted by fax. This may in particular be an image file, a text file or a file containing text and image components. The first file may contain information about the contents of several pages. However, a first file also means several files which, in their entirety, represent several pages of a document transmitted by fax.
Der Kerngedanke der vorliegenden Erfindung besteht darin, dass zwischen einem Telefaxgerät auf Seite des Absenders und dem Empfänger ein automatisierter Dienst mit einem Faxserver vorgesehen ist, an den der Absender das Telefax sendet und der das Telefax in eine über ein Netzwerk an den Empfänger übertragbare elektronische Datei umwandelt und dafür Sorge trägt, dass für die erzeugte (erste) Datei, nämlich das Telefaxabbild, die notwendige elektronische Signatur erzeugt wird. Durch einen solchen Dienst wird erreicht, dass beispielsweise eine Rechnung an den Empfänger als elektronische Rechnung übermittelt wird, obwohl der Absender die Rechnung zunächst per Telefax abgesandt hat, da der zwischengeschaltete elektronische Dienst als Absender der elektronischen Rechnung zu werten ist und das Telefax lediglich als Basis zur Erzeugung der elektronischen Rechnung dient. Im - -The core idea of the present invention is that between a fax machine on the side of the sender and the recipient, an automated service is provided with a fax server to which the sender sends the fax and the fax into an electronic file transferable to the recipient via a network converts and ensures that for the generated (first) file, namely the fax image, the necessary electronic signature is generated. By such a service is achieved, for example, that an invoice is sent to the recipient as an electronic invoice, although the sender has sent the invoice first by fax, since the intermediary electronic service is to be regarded as the sender of the electronic bill and the fax only as a basis used to generate the electronic bill. in the - -
Ergebnis kann dadurch ein „Medienbruch" von elektronischem Dokument zu Papierdokument und wieder zurück verhindert werden.As a result, a "media break" from electronic document to paper document and back again can be prevented.
Hieraus ergibt sich eine Vielzahl von erheblichen Vorteilen.This results in a large number of significant advantages.
So kann auf Seite des Rechnungsempfängers der Aufwand zur Bearbeitung von Rechnungen oder auch anderen Dokumenten wesentlich stärker als bislang automatisiert werden, da keine Telefaxe mehr als Papierdokumente verarbeitet werden müssen. Dabei muss nicht einmal das vollständige Telefaxabbild beim Empfänger eingehen, solange sichergestellt ist, dass er die darin enthaltenen Informationen erhält und der Empfänger das Telefaxabbild jederzeit von einem Speicher abrufen kann.Thus, on the side of the bill-to party, the expense of processing invoices or other documents can be automated much more significantly than before, since no more faxes need to be processed than paper documents. Not even the full telefax image must be received by the recipient, as long as it is ensured that he receives the information contained therein and the recipient can retrieve the fax image from a memory at any time.
Darüber hinaus besteht auf Absenderseite bei der Erstellung von Rechnungen der aus rechtlicher Sicht erhebliche Vorteil, dass diese elektronisch erstellt werden kann, da das übermit- telte Dokument nicht mehr als per Telefax übermitteltes Papierdokument angesehen wird. Auch können die Rechnungen elektronisch erzeugt werden, ohne dass der Absender elektronische Mittel zum elektronischen Signieren solcher Rechnungen bereitstellen muss.Moreover, on the sender side, when creating invoices, there is a significant advantage from a legal point of view that they can be created electronically, since the transmitted document is no longer regarded as a paper document sent by fax. Also, the invoices can be generated electronically without the sender needing to provide electronic means for electronically signing such invoices.
Nachdem eine insbesondere dem deutschen Signaturgesetz entsprechende qualifizierte Signatur notwendig ist, damit die Rechnung zum Vorsteuerabzug verwendet werden kann, ist es von Vorteil, wenn die zur ersten Datei erzeugte elektronische Signatur eine qualifizierte elektronische Signatur ist.Since a qualified signature corresponding in particular to the German signature law is necessary so that the invoice can be used for input tax deduction, it is advantageous if the electronic signature generated for the first file is a qualified electronic signature.
Da unter Umständen auf Empfängerseite sichergestellt sein muss, dass die elektronische Signatur auf ihre Gültigkeit überprüft worden ist, kann es des weiteren von Vorteil sein, wenn die zur ersten Datei erzeugte elektronische Signatur auf ihre Gültigkeit überprüft und die Prüfung protokolliert wird und das Prüfungsprotokoll in einer Protokolldatei abgelegt wird.Since it may be necessary to ensure on the receiver side that the electronic signature has been checked for validity, it may also be advantageous if the electronic signature generated for the first file is checked for validity and the test is logged and the test protocol is stored in a Log file is stored.
In einer weiteren bevorzugten Ausgestaltung des Verfahrens durchläuft das per Telefax empfangene Dokument eine Texterkennung. Die in Text umgewandelten Bilddaten werden dann als Bestandteil des Telefaxabbilds in der ersten Datei oder in einer zusätzlichen Datendatei abgelegt, die dann mit oder ohne elektronische Signatur alternativ oder in Ergänzung zu den vorgenannten elektronischen Dokumenten und Dateien an den Empfänger übermittelt werden kann. - -In a further preferred embodiment of the method, the document received by fax undergoes text recognition. The converted into text image data are then stored as part of the fax image in the first file or in an additional data file, which can then be transmitted with or without electronic signature alternatively or in addition to the aforementioned electronic documents and files to the recipient. - -
Grundsätzlich bevorzugt wird die das Telefaxabbild enthaltende erste Datei gegebenenfalls zusammen mit ihrer elektronischen Signatur, der Protokolldatei und/oder der Datendatei gegebenenfalls mit deren elektronischer Signatur an den bestimmungsgemäßen Empfänger des Dokuments weitergeleitet, so dass ihm das Telefaxabbild als elektronisches Dokument unmittelbar zur Verfügung steht.In principle, preferably the first file containing the fax image, together with its electronic signature, the log file and / or the data file, if appropriate with its electronic signature, is forwarded to the intended recipient of the document, so that the fax image is immediately available to him as an electronic document.
Die Übermittlung der ersten Datei gegebenenfalls zusammen mit ihrer elektronischen Signatur, der Protokolldatei und/oder der Datendatei sowie deren elektronischer Signatur an den Empfänger erfolgt vorzugsweise über ein elektronisches Netzwerk, insbesondere über das Internet, beispielsweise über eine oder mehrere E-Mails.The transmission of the first file, if appropriate together with its electronic signature, the log file and / or the data file and its electronic signature to the recipient preferably takes place via an electronic network, in particular via the Internet, for example via one or more e-mails.
In einer weiteren bevorzugten Ausgestaltung des Verfahrens wird die erste Datei gegebenenfalls zusammen mit ihrer elektronischen Signatur, der Protokolldatei und/oder der Datendatei sowie deren elektronischer Signatur in einem Archivserver des zwischen dem Absen- der und dem Empfänger zwischengeschalteten Dienstes gespeichert. Neben dem Vorteil, dass auf Seite des Empfängers der Archivierungsaufwand entfällt, besteht ein weiterer Vorteil darin, dass es ausreicht, wenn dem Empfänger zunächst nur die in der Datendatei abgelegten Informationen aus dem Telefaxabbild übermittelt werden, sofern sichergestellt ist, dass der Empfänger auf den Archivserver bei Bedarf zugreifen kann, um die darin für ihn gespeicherten Daten herunterzuladen. Auch kann der Absender in diesem Fall auf eine Archivierung der von ihm per Telefax versandten Dokumente grundsätzlich verzichten.In a further preferred refinement of the method, the first file is optionally stored together with its electronic signature, the log file and / or the data file and its electronic signature in an archive server of the service interposed between the sender and the recipient. In addition to the advantage that eliminates the archiving effort on the part of the recipient, there is another advantage in that it is sufficient if the recipient initially only the information stored in the data file are transmitted from the fax image, if it is ensured that the recipient to the archive server on demand to download the data stored in it. In this case, the sender can in principle waive the archiving of documents sent by fax.
Um mit dem Verfahren gleichzeitig mehrere Empfänger mit elektronischen Dokumenten versorgen zu können, ist es sinnvoll, wenn im Faxserver Telefaxe über mehr als eine Rufnum- mer empfangen werden können, wobei dann jeder Rufnummer genau ein Empfänger zugeordnet ist und jedem Telefaxabbild eine Information zugeordnet wird, mit der der Empfänger des Telefax entsprechend der Rufnummer identifiziert wird. Die Zuordnung der Empfängerinformation zum Telefaxabbild kann beispielsweise durch eine den Empfänger identifizierende Ziffernfolge im Dateinamen einer das Telefaxabbild beinhaltenden Datei oder durch Zuord- nung des Telefaxabbilds zu einem dem Empfänger zugeordneten Bereich einer Datenbank erfolgen.In order to simultaneously be able to supply several recipients with electronic documents with the method, it makes sense if faxes can be received in more than one telephone number in the fax server, in which case exactly one recipient is assigned to each telephone number and an information is assigned to each fax image, with which the recipient of the fax is identified according to the phone number. The assignment of the recipient information to the fax image can be done, for example, by a number sequence identifying the recipient in the file name of a file containing the fax image or by assigning the fax image to an area of a database assigned to the recipient.
Darüber hinaus kann es zur weiteren automatisierten, elektronischen Verarbeitung des elektronischen Dokuments von Vorteil sein, wenn dem Telefaxabbild Informationen aus der TeIe- faxkennung des Absenders zugeordnet werden. - -In addition, it may be advantageous for further automated, electronic processing of the electronic document if the fax image is assigned information from the sender's fax identifier. - -
Wie sich bereits aus dem Vorstehenden ergibt, eignet sich das Verfahren besonders zum Übermitteln von Rechnungen.As can already be seen from the above, the method is particularly suitable for transmitting invoices.
Die Einrichtung, die als Dienst zwischen dem Absender und dem Empfänger eines zu über- mittelnden Dokuments zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens benötigt wird, weist mindestens einen Faxempfangsserver zum Empfangen eines Telefax eines Absenders und zum Erzeugen einer das Telefaxabbild enthaltenden ersten Datei, Mittel zum Signieren der ersten Datei mit einer elektronischen Signatur sowie Mittel zum elektronischen Weiterleiten der ersten Datei auf.The device which is required as a service between the sender and the recipient of a document to be transmitted for carrying out the method according to the invention has at least one fax receiving server for receiving a fax from a sender and generating a first file containing the fax image, means for signing first file with an electronic signature and means for electronically forwarding the first file.
Unter einem Faxserver wird in diesem Zusammenhang insbesondere ein Computer verstanden, der Telefaxe empfangen und hierzu jeweils ein Abbild erzeugen kann. Wie ein solcher Faxserver ausgestaltet sein kann bzw. muss, ist dem Fachmann hinlänglich bekannt. Ebenso hinlänglich bekannt sind dem Fachmann die zur Verfügung stehenden technischen Mittel zur Erzeugung einer elektronischen Signatur einschließlich der Mittel zum Erzeugen einer qualifizierten elektronischen Signatur.In this context, a fax server is understood in particular to mean a computer which can receive faxes and in each case generate an image for this purpose. How such a fax server can or must be configured is well known to the person skilled in the art. Equally well-known to those skilled in the available technical means for generating an electronic signature including the means for generating a qualified electronic signature.
Unter Mitteln zum Weiterleiten der ersten Datei an eine diese verarbeitende Stelle werden insbesondere solche Mittel verstanden, die die Datei bzw. die Dateien, die ein Telefaxabbild enthalten, elektronisch an den Empfänger, einen Archivserver und/oder ein Texterkennungssystem weiterleiten.Means for forwarding the first file to a processing unit are understood in particular those means that forward the file or files containing a fax image electronically to the recipient, an archive server and / or a text recognition system.
Damit der Dienst effizient eingesetzt werden kann, ist der Faxserver so ausgestaltet, dass er Telefaxe über mehrere Rufnummern empfangen kann, wobei jeder Rufnummer genau ein Empfänger zugeordnet ist und Mittel zum Zuordnen einer Information zum Telefaxabbild vorgesehen sind, die den Empfänger des Telefax entsprechend der Rufnummer identifiziert. Hierzu kann der Faxserver beispielsweise über mehrere Modems mit verschiedenen Telefonanschlüssen verbunden sein.In order for the service to be used efficiently, the fax server is configured to receive faxes over multiple numbers, with each phone number associated with exactly one recipient and means for associating information with the fax that identifies the recipient of the fax according to the phone number identified. For this purpose, the fax server can be connected, for example via several modems with different telephone connections.
Um die Funktionalität für die verschiedenen bevorzugten Ausgestaltungen des erfindungsgemäßen Verfahrens zur Verfügung stellen zu können, weist die Einrichtung bevorzugt eine Verbindungsschnittstelle zu einem Netzwerk, insbesondere zum Internet, auf, ebenso wie mindestens einen Massenspeicher zum Abspeichern bzw. Archivieren von Telefaxabbildern und deren elektronischen Signaturen sowie gegebenenfalls den Protokolldateien und weite- ren, gegebenenfalls signierten Datendateien. - -In order to be able to provide the functionality for the various preferred embodiments of the method according to the invention, the device preferably has a connection interface to a network, in particular to the Internet, as well as at least one mass memory for storing or archiving fax images and their electronic signatures if applicable, the log files and other possibly signed data files. - -
Figur 1 zeigt ein schematisches Blockdiagramm, in dem die Wege zur Übermittlung von Dokumenten dargestellt sind. Die Dokumente werden zunächst von verschiedenen Absendern 1 per Telefax über das Telefonnetz 2 an die Einrichtung 3 versand, in dem aus den Telefaxabbildern jeweils ein elektronisches Dokument erzeugt und das jeweilige elektronische Do- kument (erste Datei) elektronisch signiert wird. Je nach Ausgestaltung des Verfahrens wird wahlweise die das Telefaxabbild enthaltende erste Datei, eine die Informationen des Telefaxabbildes enthaltende Datendatei oder beides zusammen sowie gegebenenfalls weitere damit zusammenhängende Daten wie Prüfprotokoll, Informationen zum Absender und/oder zur Rufnummer, über die das Telefax eingegangen ist, von der Einrichtung 3 über ein Netz- werk 4 an den jeweiligen Empfänger 5, insbesondere über das Internet, übermittelt. Je nach Ausstattung der Einrichtung können ein Teil oder sämtliche ein Telefaxabbild betreffende Daten und Dateien in einem als Archivserver dienenden Massenspeicher abgelegt werden. FIG. 1 shows a schematic block diagram in which the ways of transmitting documents are illustrated. The documents are first sent by different senders 1 by fax over the telephone network 2 to the device 3, in which an electronic document is generated from the fax images and the respective electronic document (first file) is electronically signed. Depending on the embodiment of the method, either the first file containing the fax image, a data file containing the information of the fax image or both together and optionally further related data such as test protocol, information on the sender and / or the phone number on which the fax is received from the device 3 via a network 4 to the respective receiver 5, in particular via the Internet, transmitted. Depending on the equipment of the device, a part or all of a fax image data and files can be stored in a serving as an archive server mass storage.

Claims

Patentansprüche claims
1. Verfahren zum Übermitteln von Dokumenten mit den folgenden Verfahrensschritten: a. Empfangen eines von einem Absender per Telefax versandten Dokuments an einem Faxempfangsserver; b. Erzeugen eine ein Abbild des Telefax enthaltende erste Datei durch den Faxemp- fangsserver; c. Signieren der Datei mit einer elektronischen Signatur; und d. Weiterleiten der Datei an eine das Telefaxabbild verarbeitende Stelle.1. A method of transmitting documents comprising the steps of: a. Receiving a document sent by a sender by facsimile to a fax receiving server; b. Generating a first file containing an image of the fax by the fax receiving server; c. Signing the file with an electronic signature; and d. Forward the file to a fax image processing location.
2. Verfahren nach Anspruch 1 , dadurch gekennzeichnet, dass die elektronische Signatur eine qualifizierte elektronische Signatur ist.2. The method according to claim 1, characterized in that the electronic signature is a qualified electronic signature.
3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass die elektronische Signatur auf ihre Gültigkeit überprüft, die Prüfung protokolliert und das Prüfungsprotokoll in einer Protokolldatei abgelegt wird.3. The method according to claim 1 or 2, characterized in that the electronic signature is checked for validity, the test is logged and the examination protocol is stored in a log file.
4. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, dass die erste Datei eine Bilddatei ist.4. The method according to any one of claims 1 to 3, characterized in that the first file is an image file.
5. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 4, dadurch gekennzeichnet, dass das per Telefax empfangene Dokument eine Texterkennung durchläuft und die Daten als Bestandteil des Telefaxabbilds in der ersten Datei oder in einer zusätzlichen Datendatei abgelegt werden.5. The method according to any one of claims 1 to 4, characterized in that the document received by fax passes through a text recognition and the data are stored as part of the fax image in the first file or in an additional data file.
6. Verfahren nach Anspruch 5, dadurch gekennzeichnet, dass die Datendatei mit einer elektronischen, insbesondere mit einer qualifizierten Signatur, signiert wird.6. The method according to claim 5, characterized in that the data file is signed with an electronic, in particular with a qualified signature.
7. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, dass die erste Datei an den bestimmungsgemäßen Empfänger des Dokuments weitergeleitet wird.7. The method according to any one of claims 1 to 6, characterized in that the first file is forwarded to the intended recipient of the document.
8. Verfahren nach Anspruch 7, dadurch gekennzeichnet, dass die elektronische Signatur der ersten Datei gegebenenfalls zusammen mit ihrer elektronischen Signatur, der Proto- kolldatei und/oder der Datendatei gegebenenfalls mit deren elektronischer Signatur an den bestimmungsgemäßen Empfänger des Dokuments übermittelt werden.8. The method according to claim 7, characterized in that the electronic signature of the first file optionally together with its electronic signature, the prototype and / or the data file, if appropriate with its electronic signature, to the intended recipient of the document.
9. Verfahren nach Anspruch 7 oder 8, dadurch gekennzeichnet, dass die erste Datei gege- benenfalls zusammen mit ihrer elektronischen Signatur, der Protokolldatei und/oder der9. The method according to claim 7 or 8, characterized in that the first file optionally together with their electronic signature, the log file and / or the
Datendatei sowie deren elektronischer Signatur über ein elektronisches Netzwerk, insbesondere über das Internet, übermittelt werden.Data file and their electronic signature over an electronic network, in particular via the Internet, are transmitted.
10. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 9, dadurch gekennzeichnet, dass die erste Datei gegebenenfalls zusammen mit ihrer elektronischen Signatur, der Protokolldatei und/oder der Datendatei sowie deren elektronischer Signatur in einem Archivserver gespeichert wird.10. The method according to any one of claims 1 to 9, characterized in that the first file is optionally stored together with their electronic signature, the log file and / or the data file and their electronic signature in an archive server.
1 1. Verfahren nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet, dass dem Empfänger und/oder dem Absender Zugriff auf das Archiv gewährt werden.1 1. A method according to claim 10, characterized in that the recipient and / or the sender access to the archive are granted.
12. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 1 1 , dadurch gekennzeichnet, dass im Faxempfangsserver Telefaxe über mehr als eine Rufnummer empfangen werden, wobei jeder Rufnummer genau ein Empfänger zugeordnet ist und jedem Telefaxabbild eine In- formation zugeordnet wird, die den Empfänger des Telefax entsprechend der Rufnummer identifiziert.12. The method according to any one of claims 1 to 1 1, characterized in that in the fax receiving server faxes are received over more than one phone number, each phone number is associated with exactly one receiver and each fax image information is assigned to the recipient of the fax identified according to the phone number.
13. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 12, dadurch gekennzeichnet, dass dem Telefaxabbild Informationen aus der Telefaxkennung des Absenders zugeordnet werden.13. The method according to any one of claims 1 to 12, characterized in that the fax image information from the fax identifier of the sender are assigned.
14. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 13, dadurch gekennzeichnet, dass die zu übermittelnden Dokumente Rechnungen sind.14. The method according to any one of claims 1 to 13, characterized in that the documents to be transmitted are invoices.
15. Einrichtung zum Übermitteln von Dokumenten mit einem Verfahren nach einem der An- sprüche 1 bis 14, gekennzeichnet durch mindestens einen Faxempfangsserver zum Empfangen eines Telefax eines Absenders und zum Erzeugen einer ein Abbild des Telefax enthaltenden ersten Datei; Mittel zum Signieren der ersten Datei mit einer elektronischen Signatur, insbesondere einer qualifizierten Signatur; sowie - Mittel zum elektronischen Weiterleiten des Telefaxabbilds. 15. An apparatus for transmitting documents by a method according to any one of claims 1 to 14, characterized by at least one fax receiving server for receiving a fax from a sender and generating a first file containing an image of the fax; Means for signing the first file with an electronic signature, in particular a qualified signature; and - means for electronically forwarding the fax image.
16. Einrichtung nach Anspruch 15, dadurch gekennzeichnet, dass der Faxempfangsserver Telefaxe über mehrere Rufnummern empfangen kann, wobei jeder Rufnummer genau ein Empfänger zugeordnet ist, und Mittel zum Zuordnen einer Information zum Telefaxabbild aufweist, die den Empfänger des Telefax entsprechend der Rufnummer identifi- ziert.16. The device according to claim 15, characterized in that the fax receiving server can receive faxes on several phone numbers, each phone number is associated with exactly one receiver, and means for assigning information to the fax image that identifi- cates the recipient of the fax according to the phone number ,
17. Einrichtung nach Anspruch 15 oder 16, gekennzeichnet durch Mittel zum Zuordnen von Daten zur Kennung des Absenders zum Telefaxabbild.17. Device according to claim 15 or 16, characterized by means for assigning data for identification of the sender to the fax image.
18. Einrichtung nach einem der Ansprüche 15 bis 17, gekennzeichnet durch eine Verbindungsschnittstelle zu einem Netzwerk, insbesondere zum Internet.18. Device according to one of claims 15 to 17, characterized by a connection interface to a network, in particular to the Internet.
19. Einrichtung nach einem der Ansprüche 15 bis 18, gekennzeichnet durch mindestens einen Massenspeicher zum Abspeichern bzw. Archivieren von ersten Dateien sowie ge- gebenenfalls deren Signaturen, Protokolldateien und/oder Datendateien und gegebenenfalls deren Signaturen. 19. Device according to one of claims 15 to 18, characterized by at least one mass memory for storing or archiving first files and, if appropriate, their signatures, log files and / or data files and, if appropriate, their signatures.
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