WO2007007536A1 - Electronic mail system - Google Patents
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- G06Q10/10—Office automation; Time management
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- H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
- H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
- H04L51/00—User-to-user messaging in packet-switching networks, transmitted according to store-and-forward or real-time protocols, e.g. e-mail
Definitions
- the present invention relates to an electronic mail system for transmitting and receiving electronic mail in an environment where a user terminal and an electronic mail server are mutually connected via an information communication network.
- a conventional electronic mail system is configured by mutually connecting a plurality of user terminals and a mail server via an information communication network such as the Internet. Then, the mail sent by the sender specifying the user terminal power receiver is sent to the mail server via the information communication network, and the mail server sorts the mail in a dedicated mail box prepared for each receiver in advance. Saved. On the other hand, when the receiver accesses the mail server via the user terminal information communication network, the mail server extracts the mailbox power e-mail dedicated to the receiver and sends the e-mail to the receiver's user terminal. (See, for example, JP-A-2001-244960).
- information can be shared between a sender and a plurality of recipients by transmitting a message by designating a plurality of recipients. Because two or more parties communicate information only side by side, if transmission and reply are repeated among multiple parties, multiple revisions of the first message will be derived, and the history of There was a problem when management became more complicated.
- the present invention has been made to solve the above-mentioned problems, and a plurality of parties grouped together including a sender and a receiver can always share the same message and opinion, Provide an email system that can manage history easily and reliably And it is.
- the present invention is an electronic mail system for transmitting and receiving electronic mail in an environment where a user terminal and a mail server are mutually connected via an information communication network.
- Terminal power In response to a message browsing request, a message search extraction means for searching and extracting data concerning a message designated as a receiver by the user who made the browsing request as a receiver and a message extracted by the message search extraction means
- List display means for displaying a list screen on the user terminal based on data relating to a message, message display means for causing the user terminal to display a message screen including the message in response to a request to select a message of the list screen power; ,
- the message displayed on the user terminal by the message display means The opinion input screen display means for displaying the opinion input screen on the user terminal according to the request for making the opinion to be sent, and the message selected as the opinion input from the opinion input screen displayed on the user terminal
- the opinion storage means for storing in the database in association with the message, the data relating to the message which the message search and extraction means searches and
- a new message input screen display means for displaying the new message input screen on the user terminal, and an input screen strength receiver of the new message are specified.
- the system may further comprise new message storage means for associating the new message input with the receiver and storing the new message in a database.
- the new message input screen display means is configured to be able to display a predetermined, formatted new message input screen on the user terminal based on a request from the user terminal. ,.
- a message is input on the predetermined new message input screen. It may further comprise document conversion means capable of converting the structured document into another type of stylized document.
- the document processing apparatus may further include a document dividing unit capable of dividing a document configured by inputting a message on the new message input screen into a plurality of stylized documents.
- the status management means is configured to approve the message based on the presence or absence of the approval operation of the receiver based on the message screen power displayed on the user terminal of the receiver of the message. Even if configured to make a determination of whether or not force! / ,.
- the information processing apparatus may further include a message transmission determination unit that determines whether to transmit the message to persons other than the sender and the receiver based on the determination result of the status management unit.
- the apparatus further comprises message disclosure restriction means capable of designating, in the message, a range for restricting disclosure to persons other than the sender and the receiver based on the request of the sender and the receiver of the message. It may be
- unread message extraction means for extracting only data related to messages determined to be unread by the status management means
- the list display means is configured to, based on a request from the user terminal
- the unread message list screen may be configured to be displayed on the user terminal based on the data related to the unread message extracted by the unread message extraction means.
- a file stored in the user terminal may be selected, and file attachment processing means capable of attaching the file to the message may be provided.
- a reply opinion input screen display means for displaying an input screen of a reply opinion on the user terminal;
- the reply opinion input from the reply opinion input screen displayed on the user terminal is associated with the opinion and stored in the database.
- the message search and extraction means searches the database for data, and the data related to the message includes the reply opinion associated with the opinion.
- the message display means may be configured to display a reply opinion associated with the opinion together with the opinion when the message screen is displayed on the user terminal.
- a new version message input screen display means for displaying a new version message input screen on the user terminal in response to a request for creating a new version message for a message already input
- the user terminal And a new version message storage unit for storing a new version of the message input from the displayed new version of the message input screen on the database in association with the already input message, and the message search extraction unit
- the user who made the browsing request searches and extracts data related to the latest version of the message from among the messages designated as the receiver from the database, and displays the list
- the list screen is displayed on the user terminal based on the data related to the message of the latest version extracted by the page search extraction means, and the message display means responds to the selection request of the message from the list screen.
- the latest version of the message may be configured to be displayed on the user terminal.
- the message display means may be configured to be able to display an old version of the message in response to a request from the user terminal.
- a tag setting means capable of arbitrarily setting a tag for classifying the message to the user terminal power for the message and data concerning a message in which the same tag is set by the tag setting means
- a tag setting message extracting means for extracting only the database data, and the list display means, in response to a request from the user terminal, data relating to the message extracted by the tag setting message extracting means
- the list screen of the messages set with the same tag can be displayed on the user terminal on the basis of,, or.
- the tag setting means may be configured to input an input screen of the new message. It may be configured to be able to set a tag for the new message based on the data on the note.
- a sticky note editing screen capable of setting addition, change and deletion of the sticky note may be displayed on the user terminal based on a request from the list screen of the messages.
- the tag set with the user terminal power may be configured to be displayed only on the user terminal for which the tag is set.
- FIG. 1 is a schematic view showing an entire configuration of an electronic mail system according to a first embodiment of the present invention.
- FIG. 2 is a flowchart showing a processing procedure when a user power message is received in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 3 is a view showing a list screen of messages in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 4 is a diagram showing a message screen in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 5 is a view showing an opinion input screen in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 6 is a view showing an opinion screen in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 7 is a view showing an input screen of a reply opinion in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 8 is a flow chart showing a processing procedure when a user creates a new message in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 9 is a view showing a new message input screen in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 10 is a flowchart showing a processing procedure when a user creates a new version of a message in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 11 is a view showing a display screen of a message that has already been input in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 12 is a diagram showing an input screen of a new version message in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 13 is a flowchart showing a processing procedure when an unread message is displayed in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- FIG. 14 is a schematic view showing an entire configuration of an electronic mail system according to a second embodiment of the present invention.
- FIG. 15 is a flowchart showing a processing procedure when the user transmits a new message in the electronic mail system according to the second embodiment of the present invention.
- FIG. 16 is a view showing a display screen of an order form displayed on the terminal of the orderer in the electronic mail system according to the second embodiment of the present invention.
- FIG. 17 is a flowchart showing a processing procedure when the user receives a new message in the electronic mail system according to the second embodiment of the present invention.
- FIG. 18 is a view showing a screen of an order form displayed on the terminal of the customer in the electronic mail system according to the second embodiment of the present invention.
- FIG. 19 is a view showing another example of a message list screen in the electronic mail system according to the first or second embodiment of the present invention.
- FIG. 20 is a view showing another example of a new message input screen in the electronic mail system according to the first or second embodiment of the present invention.
- FIG. 21 is a view showing an example of a tag editing screen in the electronic mail system according to the first or second embodiment of the present invention.
- FIG. 22 is a view showing another example of the message display screen in the electronic mail system according to the first or second embodiment of the present invention.
- FIG. 1 is a schematic view showing an entire configuration of an electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
- the mail server 4 is composed of a control unit 5 that controls each component of this system, and a database 6 that stores various data on messages and opinions.
- the control unit 5 of the mail server operates in response to a request to create a new message from the user terminals 1, 2, 3 to display a new message input screen on the user terminals 1, 2, 3.
- the message search and extraction unit 9 searches the database 6 for data related to the message specified as the receiver by the user who has made the browsing request according to the message browse request and the message search and extraction unit 9.
- List display unit 10 for displaying the list screen on user terminals 1, 2, 3 based on the data related to the message extracted by the user, and responding to the selection request of the list screen strength message.
- the message display unit 11 causes the user terminals 1, 2, 3 to display a message screen including the message, and the user terminal 1, 2, 3 displays an opinion input screen in response to a request to create an opinion for this message.
- the opinion input screen display unit 12 to be displayed, the opinion storage unit 13 that associates the opinion input from the opinion input screen with the selected message and stores it in the database 6, and the message selection request operation from the list screen Based on the presence or absence, it is determined whether the message is already unread or not, and the status management unit 14 displays the determination result on the user terminals 1, 2, 3 and data on the message determined as unread by the status management unit 14 Select the unread message extraction unit 15 that extracts only the files stored in the user terminal 1, 2, 3 and attach the file to the message In response to a request to create a reply to the opinion displayed on the file attachment processing unit 16 and the terminals 1, 2 and 3, a reply opinion input image which causes the user terminal 1, 2, 3 to display a reply opinion input screen Input from the input screen of the reply opinion displayed on the surface display unit 17 and the user terminal
- FIG. 2 is a flowchart showing the processing procedure when receiving a user catalog
- FIG. 3 is a diagram showing a message list screen
- FIG. 4 is a diagram showing a message screen
- FIG. 5 is a diagram showing an opinion input screen.
- Fig. 6 shows an opinion screen
- Fig. 7 shows a reply opinion input screen.
- the authentication data is transmitted to the mail server 4 via the Internet 30.
- the user authentication operation is performed (S202). If the user authentication is successful, the process proceeds to the next step 204, and the authentication can not be performed. In this case, the user is continuously prompted to input authentication data until the user can be authenticated (S203).
- the message search and extraction unit 9 searches the database 6 for data regarding messages in which the user authenticated in step 203 is specified as a sender and a receiver.
- the list display unit 10 causes the user terminal 1 to display a list screen 41 of the messages extracted by the message search and extraction unit 9 (S205).
- the message search and extraction unit 9 searches and extracts the data of the message of NO. 129 from the database 6 (S207), and the message display unit 11 uses the message screen 51 of Nol 29 as the user based on the data of this message. Display on terminal 1 (S2 08).
- the status management unit 15 determines that the message of No. 129 has been read based on the message selection request at step 206, and the list screen 41 displays the unread message of this message. Delete the circle from the display column 43.
- the message screen 51 includes a message display unit 52 for displaying information on a message, and an opinion display unit 53 for displaying information on an opinion on the message.
- the message display unit 52 displays the message content display field 54, the message version information 55, the sender name field 56, and a field for displaying whether the recipient name is unread or approved together with the recipient name.
- the opinion display unit 53 has a field 58 for displaying the beginning of the opinion, an opinion unread display field 59 for indicating whether the opinion is unread or read, and the sender.
- Name field 60, writing date field 61, and recipient name field 62 are displayed, and it is possible to determine whether the recipient has not read the opinion or has read it by the character color of each recipient name. There is.
- the message screen 51 is provided with an approval button, and when the “Approve” button is selected, a field for displaying the name of the recipient who selected the message, etc. (FIG. In 4), the display in the “Nakamura” column changes to readiness approval, and it is notified to other recipients whether the recipient has accepted this message or not.
- the “Approve” button is replaced with the “Cancel Approve” button, and by selecting this “Cancel Approve” button, the display of the recipient name etc. field 57 is displayed. Changes from approved to read.
- the message is sent to the opinion creation request call server 4 (S209).
- Mail server In 4 based on the request for creating the opinion, the opinion input screen display unit 12 transmits the opinion input screen data to the user terminal 1 (S210), and the opinion input screen 71 is displayed on the user terminal 1 (S211).
- an opinion input field 72 is provided in the opinion input screen 71.
- an opinion is input in the opinion input field 72 and an “add” button is selected, the opinion is input.
- the opinion storage unit 13 associates this opinion with the message of No. 129 and stores it in the database 6 (S213), and the user subsequently makes a request to read the No 29 message
- the message search and extraction unit 9 searches and extracts this opinion together with the No. 129 message.
- the message display unit 11 causes the user terminals 1, 2, 3 to display this opinion associated with the message of No. 129 simultaneously with the message of No. 129.
- the reply opinion input screen display unit 17 displays a reply opinion input screen 74 on the user terminal 1
- the reply opinion storage unit 18 associates this reply opinion with the message of No. 129 and stores it in the database 6, and if the user subsequently requests to read the Nol 29 message, the message is displayed.
- Part 11 causes the user terminal 1, 2, 3 to display this reply opinion together with the message of No. 129 and the opinion on it.
- FIG. 8 is a flowchart showing a processing procedure when the user creates a new message
- FIG. 9 is a view showing an input screen of the new message.
- the description is omitted here.
- step 205 when the user power ⁇ new postcard button is selected from the message list screen 41 (see FIG. 3) displayed on the user terminal 1 by the list display unit 10, the new message creation request power It is sent to the S-mail server 4 (S301).
- the new message input screen display unit 7 transmits the new message input screen data to the user terminal 1 based on the new message creation request (S302), and the user terminal 1 inputs the new message.
- Screen 81 (see FIG. 9) is displayed (S303).
- a receiver specification field 83, a version information field 84 and the like are displayed on the new message input screen 81.
- the message is sent to the new message car server 4 (S304).
- the file attachment processing unit 16 attaches the designated file to the new message. Send to the mail server 4 together with the new message.
- the user can also save a new message as a draft on the mail server 4 as a draft by selecting the “Save as draft” button. Then, in the mail server 4, the new message storage unit 8 stores this new message transmitted from the user terminal 1 in the database 6 in association with the recipient together with the attached file, if there is an attached file. (S 305).
- FIG. 10 is a flowchart showing the processing procedure when the user creates a new version of the message
- FIG. 11 shows the display screen of the already input message
- FIG. 12 shows the new version message input screen.
- the processing procedure until the message list screen 41 is displayed is the same as the processing procedure at the time of receiving the user power message, and thus the description thereof is omitted here.
- step 205 from the list screen 41 of the messages displayed on the user terminal 1 by the list display unit 10, a message previously prepared by oneself (in this case, “Tamura”), for example, FIG.
- this selection request is a mail server.
- the message search and extraction unit 9 searches the database 6 for data on the message of No. 132 and extracts it (S402), and the message display unit 11 receives data on this message.
- the message screen 91 of Nol 32 is displayed on the user terminal 1 (S403).
- a "new version” button is displayed instead of the "approve” button.
- the new version message input screen display unit 19 transmits the new version message input screen data to the user terminal 1 based on the request for creating the new version message (S405), and the user terminal 1
- the new version message input screen 101 is displayed at step S406.
- the new message input screen 101 includes a new version message input field 102 and a receiver specification field 103, similar to the new message input screen 81 in FIG. Version information column 104 and so on are displayed.
- “2” is displayed in version information column 104, and it is displayed that the message has been upgraded from “1” to “2”. Ru.
- the user inputs a message in the message input field 102 of the new version and selects the "send" button, the message is transmitted to the message call server 4 of the new version (S407).
- new version message storage unit 20 associates this new version of the message sent from user terminal 1 with the attached file, if any, with the attached file, and stores it in a database. 6 (S408). Then, when the user subsequently requests to read the message of No. 132, the message search and extraction unit 9 searches and extracts the latest version of the message of No. 131, but the user inputs a new message. When the old version is selected in the version information column of screen 81 or the new version message input screen 91, the message search and extraction unit 9 searches and extracts the specified old version of message No. 132, and displays the message table The display unit 11 causes the user terminal 1, 2, 3 to display the old version of the message.
- FIG. 13 is a flowchart showing a processing procedure when displaying an unread message.
- the processing procedure until the message list screen 41 is displayed is the same as the processing procedure at the time of receiving the user's power message, so the description is omitted here.
- step 205 in the list screen 41 of the messages displayed on the user terminal 1 by the list display unit 10 (see FIG. 3), the "unread only display” box 48 is checked and "update" When the button is selected (S501), it is sent to the selection request key server 4.
- the unread message extraction unit 15 searches the database 6 for data on unread messages and extracts it (S502).
- the message display unit 11 displays a list screen of unread messages on the user terminal 1 based on the data related to the extracted unread messages (S 503). In this case, as shown in Figure 3, check the “From is you” box, the sender narrows down to your own unread messages, or check the “To is you” box. Recipients can narrow down to their own unread messages, or check the “do not show deleted” box to exclude deleted unread messages for display.
- the present embodiment is characterized in that the input screen of a new message is standardized in a predetermined form, and the other points are the same as those of the above-described first embodiment. is there. Therefore, in the following description, the points different from the above-described first embodiment will be mainly described to simplify the description, and the details of the configuration and the operation similar to those of the first embodiment will be described. Description is omitted.
- the control unit 5 of the mail server 4 has a predetermined stylization in addition to the components in the first embodiment described above.
- a document conversion unit 21 capable of converting a document configured by inputting a message on a new message input screen into another formatted document, and a message is input on a new message input screen
- the message transmission determination unit 23 which determines whether or not to transmit a message, and the range for limiting the disclosure to persons other than the sender and the receiver based on the request of the sender and the receiver of the message.
- the new message input screen display unit 7 is configured to be able to display a predetermined, formatted new message input screen on the user terminals 1, 2, 3 based on the request from the user terminals 1, 2, 3. Also, the status management unit 14 determines whether or not the message from the message screen displayed on the user terminal 1, 2 or 3 of the receiver of the message has the approval operation of the receiver. It is configured to determine whether or not the recipient approves.
- FIG. 15 shows the procedure for sending a new message (purchase order) with the new message input screen power standardized by the user on the side of the orderer, and displays the message list screen 41.
- the processing procedure up to is the same as the processing procedure in the case of the first embodiment described above.
- the user enters a predetermined input from among a plurality of stylized new message input screens.
- a screen for example, a new input screen for a purchase order draft is selected (S601)
- this selection request is sent to the S-mail server 4.
- the new message input screen display unit 7 transmits the input screen data of the original draft of the purchase order to the user terminal 1 (S602), and the user terminal 1 receives an!
- An input screen (not shown) of the draft of the document is displayed (S603).
- the draft of the order form is sent to the S-mail server 4 (S 604).
- the user can also attach a predetermined file to the purchase order as in the case of the first embodiment described above.
- the new message storage unit 8 stores the order contents of this purchase order sent from the user terminal 1 in the database 6 in association with the recipient together with the attached file if there is an attached file. As well as the intended recipient's It transmits to the one terminal 2, 3 (S605).
- the message display unit 11 displays the screen 111 of the draft of the purchase order (S606). As shown in FIG. 16, on the draft screen 111 of this purchase order, a sender name field 112, a field 113 for displaying whether the recipient name is unread or read or approved together with the recipient name, and a version information field 114 In addition to the above, order content 115 is standardized and displayed, so that the recipient can determine whether the original draft of the purchase order has not been read, read, or approved based on the character color of each recipient name. It is getting worse.
- an approval button is provided on the screen 111 of the draft of this purchase order, and when the “Approve” button is selected, a field for displaying the name of the recipient who selected the message, etc. (in FIG. The display in the column of “) changes to“ Approved ”as well, and other recipients will be notified if the recipient has accepted this message!
- the status management unit 14 determines whether or not each of the above-mentioned recipients has made a selection operation of the “Approve” button on their own terminals for the order contents of the final draft of the order form. Based on the determination, it is determined whether the contents of the order have been approved by the respective recipients (S607). At this time, in addition to the case where all the recipients approve, the case where a certain number or more of the recipients approve, or the case where a specific person (for example, the person in charge) of the recipients approves, It can also be configured to determine that the status management unit 14 has been approved by a believer.
- step 607 when the status management unit 14 determines that the order content of the final draft of the order form has been approved by the receiver, the message transmission determination unit 23 determines that the order to the supplier has been received.
- the transmission of the purchase order is permitted, and the document conversion unit 21 converts the final draft of the purchase order into a document standardized for transmission to the supplier and instructs transmission (S 608). This At the time of conversion of the document, since the contents inputted in the draft of the order sheet are transferred as they are to the document stylized for sending the supplier as it is, there is no possibility that a transfer error will occur.
- the document conversion unit 21 converts the draft of the purchase order into a document standardized for sending the purchaser, items not included in the draft of the purchase order, for example, date of ordering, name of person in charge of ordering, notification items You may configure to be able to add new etc.
- the message transmission determination unit 23 sends the order form to the order destination. Do not allow sending.
- the new message storage unit 8 associates the finally agreed order contents of the purchase order sent from the user terminal 1 with the recipient as the new version message.
- the data is stored in the database 6 and transmitted to the user terminal of a predetermined receiver on the side of the contractor (S609). Further, the contents of the finally agreed upon order are displayed on the terminal of the person in charge in the document for transmitting the supplier on the basis of the request of the person in charge of the person at the orderer.
- FIG. 17 shows the processing procedure when the user on the supplier side receives a standardized new message (purchase order), and the processing procedure until the message list screen 41 is displayed is described above. It is the same as the processing procedure in the case of the first embodiment.
- this selection request mail server 4 is sent.
- the message search and extraction unit 9 searches and extracts the data relating to the order contents of the order from the database 6, and transmits the data to the user terminal (S702).
- the message display unit 11 displays the screen 121 of the purchase order in the form of a document stylized as the order-sending trust (S 703).
- the display screen 121 for this purchase order includes a sender name field 122, a field 123 for displaying whether the recipient name is unread or read, and the version information field 124 together with the recipient name.
- order contents 125 are standardized and displayed, and it is possible for the recipient to judge whether the opinion is unread, read or approved by the color of the letter of each recipient name. .
- this purchase order display screen 1 21 is provided with an approval button, and when the "Approve" button is selected, the display of the field 57 for displaying the name of the recipient who selected the message changes to readability approval, and the recipient strength S This It will be notified to other recipients whether the message has been approved or not.
- the status management unit 14 determines, based on whether or not each recipient has selected the “Approve” button on the screen 121 of each purchase order for the order contents of the purchase order, It is determined whether the order contents have been approved by each of the recipients (S704). At this time, in addition to the case where all the recipients approve, the case where a certain number or more of the recipients approve, or the case where a specific person (for example, the person in charge) of the recipients approves, It can also be configured to determine that the status management unit 14 has been approved by a believer.
- the message transmission determination unit 23 permits transmission of the order receipt to the order source
- the document conversion unit 21 converts the contents of the order sheet into a document (order sheet) standardized for transmission to the order source, and instructs transmission (S 608). At the time of conversion of this document, since the contents of the order sheet are transferred as they are to the document standardized for transmission of the order source, there is no possibility that a transfer error will occur.
- the message transmission determination unit 23 sends the order receipt to the order originator. Do not allow sending.
- the “split” button (not shown) is made by designating a predetermined range on the screen 121 of the user terminal power purchase order on the orderer side. If the user selects "), the document division unit 22 divides the designated range of the message.
- the new message storage unit 8 stores the contents of the sales order received from the user terminal in the database 6 in association with the recipients, and It transmits to the user terminal 1, 2, 3 of the predetermined receiver of (S706).
- the purchase order has been described as a stylized document, but this is merely an example, and the present invention is, for example, the contents of the order received by the customer.
- the present invention is, for example, the contents of the order received by the customer.
- the same message can be used at any time for the grouped parties of the sender and all designated recipients. And, it is possible to share an opinion or a reply opinion associated with the message, and also to grasp the presence or absence of unread, read or approval of each person concerned with the message or opinion. Therefore, it is possible to smoothly transmit information between the parties concerned grouped, and it becomes possible to manage the history easily and reliably.
- the control unit 5 of the mail server 4 includes a tag setting unit (not shown) capable of arbitrarily setting a tag for classifying the message from the user terminal 1 to the message, and the tag setting unit A tag setting message extraction unit (not shown) is further provided for extracting from the database 6 only data related to messages for which the same tag has been set by the user, and the list display unit 10 responds to the request from the user terminal 1.
- a list screen of messages in which the same tag is set can be displayed on the user terminal 1.
- FIG. 19 shows an example of the message list screen at this time, with the sticky note list 131 displayed at the left end, and the sticky note field 132 between the title field of each message and the sender name field. Is displayed.
- This tag is configured to be displayed only on the user terminal 1 in which the tag is set, and is not displayed on other user terminals.
- a sticky note input box 135 is displayed on the right side of the message title input box on the message display screen, and the sticky note setting unit displays the message display screen.
- the tag can be set for the message based on the data on the tag input from the tag input field 135. This allows the user to arbitrarily sort and organize messages received by the user.
- a sticky note input box 133 can be provided on the new input screen, and the sender can set a sticky note in advance for the new message from the sticky note input box 133. Then, in this case, a new message is sent to each designated receiver in a state of being added with a tag, and an attachment is displayed on the terminal of each of the recipients.
- grouping can be achieved because the sender and all the designated recipients can share the same message and the opinion and the reply opinion associated with the message even if it is! / ⁇ .
- Information can be smoothly transmitted between the parties concerned, and management of the history is Various excellent effects can be obtained, such as easy and reliable operation.
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Abstract
An electronic mail system comprising a message searching/retrieving means (9) that searches a database (6) and retrieves therefrom the data related to messages for which the user is designated as a receiver; a list display means (10) that displays a list window of the messages; a message display means (11) that displays a message window including the messages; an opinion entering window display means (12) that displays a window into which opinions are entered for the messages; and an opinion storage means (13) that stores, in the database, the opinions entered into the opinion entrance window and associated with the messages; wherein the data related to the messages includes the opinions associated with the messages and wherein when displaying the message window on the user terminal, the message display means (11) displays, together with the messages, the opinions associated therewith.
Description
明 細 書 Specification
電子メールシステム 技術分野 E-mail system Technical field
[0001] 本発明は、ユーザ端末と電子メールサーバとが情報通信ネットワークを介して相互 に接続された環境下にお 、て、電子メールの送受信を行うための電子メールシステ ムに関する。 The present invention relates to an electronic mail system for transmitting and receiving electronic mail in an environment where a user terminal and an electronic mail server are mutually connected via an information communication network.
背景技術 Background art
[0002] 従来の電子メールシステムは、インターネット等の情報通信ネットワークを介して複 数のユーザ端末とメールサーバが相互に接続されて構成されている。そして、送信 者がユーザ端末力 受信者を指定して送信したメールは、情報通信ネットワークを介 してメールサーバに送られ、メールサーバでは受信者毎に予め用意された専用のメ ールボックスに仕分けされて保存される。一方、受信者がユーザ端末力 情報通信 ネットワークを介してメールサーバにアクセスすると、メールサーバはその受信者専用 のメールボックス力 電子メールを取り出し、その電子メールを受信者のユーザ端末 へ送信するようになって ヽる(例えば、特開 2001— 244960号公報参照)。 A conventional electronic mail system is configured by mutually connecting a plurality of user terminals and a mail server via an information communication network such as the Internet. Then, the mail sent by the sender specifying the user terminal power receiver is sent to the mail server via the information communication network, and the mail server sorts the mail in a dedicated mail box prepared for each receiver in advance. Saved. On the other hand, when the receiver accesses the mail server via the user terminal information communication network, the mail server extracts the mailbox power e-mail dedicated to the receiver and sends the e-mail to the receiver's user terminal. (See, for example, JP-A-2001-244960).
[0003] しかしながら、上記した従来の電子メールシステムでは、電子メールを介して送信 者と受信者の二者間で情報伝達が行われるようになっているため、再送や返信を繰 り返し行っているうちに、いくつもの修正版メッセージが派生してしまい、履歴の管理 が直ちに煩雑になるといった問題があった。 However, in the above-described conventional electronic mail system, since information transmission is performed between the sender and the receiver via electronic mail, retransmission and reply are repeatedly performed. In the meantime, there have been problems that several revised messages have been derived, and the history management becomes immediately complicated.
[0004] また、上記した従来の電子メールシステムでは、受信者を複数指定してメッセージ を送信することにより、送信者と複数の受信者との間で情報を共有することができるが 、これは、二者間の情報伝達が複数並立しているのに過ぎないため、複数の関係者 の間で送信や返信が繰り返されると、最初のメッセージの修正版が複数派生すること になり、履歴の管理が益々複雑ィ匕するといつた問題があった。 Further, in the above-described conventional electronic mail system, information can be shared between a sender and a plurality of recipients by transmitting a message by designating a plurality of recipients. Because two or more parties communicate information only side by side, if transmission and reply are repeated among multiple parties, multiple revisions of the first message will be derived, and the history of There was a problem when management became more complicated.
[0005] 本発明は、上記した課題を解決すべくなされたものであり、送信者と受信者を含む グループィ匕された複数の関係者がいつでも同一のメッセージと意見を共有することが でき、履歴の管理を容易且つ確実に行うことができる電子メールシステムを提供しょう
とするちのである。 The present invention has been made to solve the above-mentioned problems, and a plurality of parties grouped together including a sender and a receiver can always share the same message and opinion, Provide an email system that can manage history easily and reliably And it is.
発明の開示 Disclosure of the invention
[0006] 本発明は、ユーザ端末とメールサーバとが情報通信ネットワークを介して相互に接 続された環境下にお 、て、電子メールの送受信を行うための電子メールシステムであ つて、前記ユーザ端末力ものメッセージ閲覧要求に応じて、該閲覧要求したユーザ が受信者として指定されているメッセージに関するデータをデータベース力も検索し 、抽出するメッセージ検索抽出手段と、該メッセージ検索抽出手段により抽出された メッセージに関するデータに基づき、一覧画面を前記ユーザ端末に表示させる一覧 表示手段と、前記一覧画面力 のメッセージの選択要求に応じて、該メッセージを含 むメッセージ画面を前記ユーザ端末に表示させるメッセージ表示手段と、該メッセ一 ジ表示手段により前記ユーザ端末に表示されたメッセージに対する意見の作成要求 に応じて、意見の入力画面を前記ユーザ端末に表示させる意見入力画面表示手段 と、前記ユーザ端末に表示された意見の入力画面から入力された意見を前記選択さ れたメッセージに関連付けて前記データベースに蓄積させる意見蓄積手段とを備え ており、前記メッセージ検索抽出手段が前記データベースから検索し、抽出する前記 メッセージに関するデータには、前記メッセージに関連付けられた意見が含まれてお り、前記メッセージ表示手段は、前記メッセージ画面を前記ユーザ端末に表示させる 時に、前記メッセージと共に該メッセージに関連付けられた意見も表示するように構 成されて!/ヽることを特徴とする。 [0006] The present invention is an electronic mail system for transmitting and receiving electronic mail in an environment where a user terminal and a mail server are mutually connected via an information communication network. Terminal power In response to a message browsing request, a message search extraction means for searching and extracting data concerning a message designated as a receiver by the user who made the browsing request as a receiver and a message extracted by the message search extraction means List display means for displaying a list screen on the user terminal based on data relating to a message, message display means for causing the user terminal to display a message screen including the message in response to a request to select a message of the list screen power; , The message displayed on the user terminal by the message display means The opinion input screen display means for displaying the opinion input screen on the user terminal according to the request for making the opinion to be sent, and the message selected as the opinion input from the opinion input screen displayed on the user terminal And the opinion storage means for storing in the database in association with the message, the data relating to the message which the message search and extraction means searches and extracts from the database includes the opinion associated with the message. The message display means is configured to display an opinion associated with the message as well as the message when the message screen is displayed on the user terminal!
[0007] また、前記ユーザ端末からの新規メッセージ作成要求に応じて、新規メッセージの 入力画面を前記ユーザ端末に表示させる新規メッセージ入力画面表示手段と、前記 新規メッセージの入力画面力 受信者を指定して入力された新規メッセージを前記 受信者に関連付けてデータベースに蓄積させる新規メッセージ蓄積手段とをさらに 備えていてもよい。 Further, in response to a new message creation request from the user terminal, a new message input screen display means for displaying the new message input screen on the user terminal, and an input screen strength receiver of the new message are specified. The system may further comprise new message storage means for associating the new message input with the receiver and storing the new message in a database.
[0008] さらに、前記新規メッセージ入力画面表示手段は、前記ユーザ端末からの要求に 基づき、所定の定型化された新規メッセージ入力画面を前記ユーザ端末に表示可 能なように構成されて 、てもよ 、。 Furthermore, the new message input screen display means is configured to be able to display a predetermined, formatted new message input screen on the user terminal based on a request from the user terminal. ,.
[0009] さらに、前記所定の定型化された新規メッセージ入力画面にメッセージが入力され
て構成された文書を他のタイプの定型化された文書に変換可能な文書変換手段をさ らに備えていてもよい。 Furthermore, a message is input on the predetermined new message input screen. It may further comprise document conversion means capable of converting the structured document into another type of stylized document.
[0010] さらに、前記新規メッセージ入力画面にメッセージが入力されて構成された文書を 複数の定型化された文書に分割可能な文書分割手段をさらに備えていてもよい。 Furthermore, the document processing apparatus may further include a document dividing unit capable of dividing a document configured by inputting a message on the new message input screen into a plurality of stylized documents.
[0011] さらに、前記一覧画面からのメッセージ選択動作の有無に基づき、そのメッセージ が既読か未読かの判定を行!、、その判定結果を前記ユーザ端末に表示させるステ 一タス管理手段を備えて 、てもよ 、。 Furthermore, based on the presence or absence of the message selection operation from the list screen, it is determined whether the message is read or not read, and status management means for displaying the determination result on the user terminal is provided. Even though.
[0012] さらに、前記ステータス管理手段は、前記メッセージの受信者のユーザ端末に表示 された前記メッセージ画面力もの前記受信者の承認動作の有無に基づき、そのメッ セージが前記受信者に承認された力否かの判定を行うように構成されて 、てもよ!/、。 Further, the status management means is configured to approve the message based on the presence or absence of the approval operation of the receiver based on the message screen power displayed on the user terminal of the receiver of the message. Even if configured to make a determination of whether or not force! / ,.
[0013] さらに、前記ステータス管理手段の前記判定結果に基づき、前記送信者及び受信 者以外の者への前記メッセージの送信の可否を判定するメッセージ送信判定手段を さらに備えていてもよい。 The information processing apparatus may further include a message transmission determination unit that determines whether to transmit the message to persons other than the sender and the receiver based on the determination result of the status management unit.
[0014] さらに、前記メッセージの送信者及び受信者の要求に基づき、該送信者及び受信 者以外の者への公開を制限する範囲を前記メッセージにおいて指定可能なメッセ一 ジ公開制限手段をさらに備えていてもよい。 [0014] Furthermore, the apparatus further comprises message disclosure restriction means capable of designating, in the message, a range for restricting disclosure to persons other than the sender and the receiver based on the request of the sender and the receiver of the message. It may be
[0015] さらにまた、前記ステータス管理手段により未読と判定されたメッセージに関するデ ータのみを抽出する未読メッセージ抽出手段を備えており、前記一覧表示手段は、 前記ユーザ端末からの要求に基づき、前記未読メッセージ抽出手段により抽出され た未読メッセージに関するデータに基づき、未読メッセージ一覧画面を前記ユーザ 端末に表示するように構成されて ヽてもよ ヽ。 Furthermore, unread message extraction means for extracting only data related to messages determined to be unread by the status management means is provided, and the list display means is configured to, based on a request from the user terminal, The unread message list screen may be configured to be displayed on the user terminal based on the data related to the unread message extracted by the unread message extraction means.
[0016] さらに、前記ユーザ端末からの要求に基づき、前記ユーザ端末に格納されているフ アイルを選択し、該ファイルを前記メッセージに添付可能なファイル添付処理手段を 備えていてもよい。 Furthermore, based on a request from the user terminal, a file stored in the user terminal may be selected, and file attachment processing means capable of attaching the file to the message may be provided.
[0017] さらに、前記メッセージ表示手段により前記ユーザ端末に表示された意見に対する 返信意見の作成要求に応じて、返信意見の入力画面を前記ユーザ端末に表示させ る返信意見入力画面表示手段と、前記ユーザ端末に表示された返信意見の入力画 面から入力された返信意見を前記意見に関連付けて前記データベースに蓄積させ
る返信意見蓄積手段とを備えており、前記メッセージ検索抽出手段が前記データべ ース力 検索し、抽出する前記メッセージに関するデータには、前記意見に関連付 けられた返信意見が含まれており、前記メッセージ表示手段は、前記メッセージ画面 を前記ユーザ端末に表示させる時に、前記意見と共に該意見に関連付けられた返 信意見も表示するように構成されて 、てもよ 、。 Furthermore, in response to a request to create a reply opinion for the opinion displayed on the user terminal by the message display means, a reply opinion input screen display means for displaying an input screen of a reply opinion on the user terminal; The reply opinion input from the reply opinion input screen displayed on the user terminal is associated with the opinion and stored in the database. The message search and extraction means searches the database for data, and the data related to the message includes the reply opinion associated with the opinion. The message display means may be configured to display a reply opinion associated with the opinion together with the opinion when the message screen is displayed on the user terminal.
[0018] さらに、既に入力されているメッセージに対する新規バージョンのメッセージの作成 要求に応じて、新規バージョンのメッセージ入力画面を前記ユーザ端末に表示させ る新規バージョンメッセージ入力画面表示手段と、前記ユーザ端末に表示された新 規バージョンのメッセージ入力画面から入力された新規バージョンのメッセージを既 に入力されているメッセージに関連付けてデータベースに蓄積させる新規バージョン メッセージ蓄積手段とを備えており、前記メッセージ検索抽出手段は、前記ユーザ端 末力ものメッセージ閲覧要求に応じて、該閲覧要求したユーザが受信者として指定さ れているメッセージのうち最新バージョンのメッセージに関するデータを前記データ ベースから検索、抽出し、前記一覧表示手段は、前記メッセージ検索抽出手段により 抽出された最新バージョンのメッセージに関するデータに基づき、一覧画面を前記ュ 一ザ端末に表示させ、前記メッセージ表示手段は、前記一覧画面からのメッセージ の選択要求に応じて、前記最新バージョンのメッセージを前記ユーザ端末に表示さ せるように構成されて 、てもよ 、。 Furthermore, a new version message input screen display means for displaying a new version message input screen on the user terminal in response to a request for creating a new version message for a message already input, and the user terminal And a new version message storage unit for storing a new version of the message input from the displayed new version of the message input screen on the database in association with the already input message, and the message search extraction unit And, in response to the user terminal's ability to browse the message, the user who made the browsing request searches and extracts data related to the latest version of the message from among the messages designated as the receiver from the database, and displays the list The means The list screen is displayed on the user terminal based on the data related to the message of the latest version extracted by the page search extraction means, and the message display means responds to the selection request of the message from the list screen. The latest version of the message may be configured to be displayed on the user terminal.
[0019] さらに、前記メッセージ表示手段は、前記ユーザ端末からの要求に応じて、古いバ 一ジョンのメッセージを表示可能なように構成されて 、てもよ 、。 Furthermore, the message display means may be configured to be able to display an old version of the message in response to a request from the user terminal.
[0020] さらに、前記メッセージを分類するための付箋を前記ユーザ端末力も前記メッセ一 ジに対して任意に設定可能な付箋設定手段と、該付箋設定手段により同一の付箋を 設定されたメッセージに関するデータのみを前記データベース力 抽出する付箋設 定メッセージ抽出手段とを備えており、前記一覧表示手段は、前記ユーザ端末から の要求に応じて、前記付箋設定メッセージ抽出手段により抽出されたメッセージに関 するデータに基づき、同一の付箋を設定されたメッセージの一覧画面を前記ユーザ 端末に表示可能なように構成されて 、てもよ 、。 [0020] Furthermore, a tag setting means capable of arbitrarily setting a tag for classifying the message to the user terminal power for the message and data concerning a message in which the same tag is set by the tag setting means A tag setting message extracting means for extracting only the database data, and the list display means, in response to a request from the user terminal, data relating to the message extracted by the tag setting message extracting means The list screen of the messages set with the same tag can be displayed on the user terminal on the basis of,, or.
[0021] さらに、前記付箋設定手段は、前記新規メッセージの入力画面力 入力された付
箋に関するデータに基づき、前記新規メッセージに対して付箋を設定可能なように構 成されていてもよい。 [0021] Furthermore, the tag setting means may be configured to input an input screen of the new message. It may be configured to be able to set a tag for the new message based on the data on the note.
[0022] さらに、前記付箋の追加、変更、削除を設定可能な付箋編集画面が、前記メッセ一 ジの一覧画面からの要求に基づき前記ユーザ端末に表示されるように構成されてい てもよい。 Furthermore, a sticky note editing screen capable of setting addition, change and deletion of the sticky note may be displayed on the user terminal based on a request from the list screen of the messages.
[0023] さらに、前記ユーザ端末力 設定した付箋は、該付箋を設定したユーザ端末にの み表示されるように構成されて 、てもよ 、。 [0023] Furthermore, the tag set with the user terminal power may be configured to be displayed only on the user terminal for which the tag is set.
図面の簡単な説明 Brief description of the drawings
[0024] [図 1]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムの全体構成を示す概略 図である。 FIG. 1 is a schematic view showing an entire configuration of an electronic mail system according to a first embodiment of the present invention.
[図 2]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにお 、てユーザ力メッセ ージを受信する時の処理手順を示すフローチャートである。 FIG. 2 is a flowchart showing a processing procedure when a user power message is received in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[図 3]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにおけるメッセージの一 覧画面を示す図である。 FIG. 3 is a view showing a list screen of messages in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[図 4]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにおけるメッセージ画面 を示す図である。 FIG. 4 is a diagram showing a message screen in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[図 5]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにおける意見の入力画 面を示す図である。 FIG. 5 is a view showing an opinion input screen in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[図 6]は、本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにおける意見画面を 示す図である。 FIG. 6 is a view showing an opinion screen in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[図 7]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにおける返信意見の入 力画面を示す図である。 FIG. 7 is a view showing an input screen of a reply opinion in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[図 8]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにおいてユーザが新規メ ッセージを作成する時の処理手順を示すフローチャートである。 FIG. 8 is a flow chart showing a processing procedure when a user creates a new message in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[図 9]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにおける新規メッセージ の入力画面を示す図である。 FIG. 9 is a view showing a new message input screen in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[図 10]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにおいてユーザが新規 バージョンのメッセージを作成する時の処理手順を示すフローチャートである。
[図 11]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにおいて既に入力され て!、るメッセージの表示画面を示す図である。 FIG. 10 is a flowchart showing a processing procedure when a user creates a new version of a message in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention. FIG. 11 is a view showing a display screen of a message that has already been input in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[図 12]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにおける新規バージョ ンのメッセージの入力画面を示す図である。 FIG. 12 is a diagram showing an input screen of a new version message in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[図 13]本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムにお 、て未読のメッセ ージを表示させる時の処理手順を示すフローチャートである。 FIG. 13 is a flowchart showing a processing procedure when an unread message is displayed in the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[図 14]本発明の第 2の実施の形態に係る電子メールシステムの全体構成を示す概略 図である。 FIG. 14 is a schematic view showing an entire configuration of an electronic mail system according to a second embodiment of the present invention.
[図 15]本発明の第 2の実施の形態に係る電子メールシステムにおいてユーザが新規 メッセージを送信する時の処理手順を示すフローチャートである。 FIG. 15 is a flowchart showing a processing procedure when the user transmits a new message in the electronic mail system according to the second embodiment of the present invention.
[図 16]本発明の第 2の実施の形態に係る電子メールシステムにおいて発注者側の端 末に表示された発注書の表示画面を示す図である。 FIG. 16 is a view showing a display screen of an order form displayed on the terminal of the orderer in the electronic mail system according to the second embodiment of the present invention.
[図 17]本発明の第 2の実施の形態に係る電子メールシステムにお 、てユーザが新規 メッセージを受信した時の処理手順を示すフローチャートである。 FIG. 17 is a flowchart showing a processing procedure when the user receives a new message in the electronic mail system according to the second embodiment of the present invention.
[図 18]本発明の第 2の実施の形態に係る電子メールシステムにおいて受注者側の端 末に表示された発注書の画面を示す図である。 FIG. 18 is a view showing a screen of an order form displayed on the terminal of the customer in the electronic mail system according to the second embodiment of the present invention.
[図 19]本発明の第 1又は第 2の実施の形態に係る電子メールシステムにおけるメッセ ージの一覧画面の別の例を示す図である。 FIG. 19 is a view showing another example of a message list screen in the electronic mail system according to the first or second embodiment of the present invention.
[図 20]本発明の第 1又は第 2の実施の形態に係る電子メールシステムにおける新規メ ッセージの入力画面の別の例を示す図である。 FIG. 20 is a view showing another example of a new message input screen in the electronic mail system according to the first or second embodiment of the present invention.
[図 21]本発明の第 1又は第 2の実施の形態に係る電子メールシステムにおける付箋 編集画面の例を示す図である。 FIG. 21 is a view showing an example of a tag editing screen in the electronic mail system according to the first or second embodiment of the present invention.
[図 22]本発明の第 1又は第 2の実施の形態に係る電子メールシステムにおけるメッセ ージ表示画面の別の例を示す図である。 FIG. 22 is a view showing another example of the message display screen in the electronic mail system according to the first or second embodiment of the present invention.
発明を実施するための最良の形態 BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
以下、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。なお、以下の 説明では、情報通信ネットワークとしてインターネットを利用した場合にっ 、て例示し て説明する。
[0026] 先ず、図 1を参照しつつ、本発明の第 1の実施の形態に係る電子メールシステムの 構成について説明する。ここで、図 1は本発明の第 1の実施の形態に係る電子メール システムの全体構成を示す概略図である。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings. In the following description, the case where the Internet is used as an information communication network will be described as an example. First, the configuration of an electronic mail system according to the first embodiment of the present invention will be described with reference to FIG. Here, FIG. 1 is a schematic view showing an entire configuration of an electronic mail system according to the first embodiment of the present invention.
[0027] 本実施の形態に係る電子メールシステムは、複数(図 1では 3台)のユーザ端末 1, 2, 3と、メールサーノ とがインターネット 30を介して相互に接続されて構成されてお り、メールサーバ 4は、本システムの各構成部をコントロールする制御部 5と、メッセ一 ジゃ意見等に関する各種データを蓄積するデータベース 6とから構成されている。 In the electronic mail system according to the present embodiment, a plurality of (three in FIG. 1) user terminals 1, 2 and 3 and mail servers are mutually connected via the Internet 30. The mail server 4 is composed of a control unit 5 that controls each component of this system, and a database 6 that stores various data on messages and opinions.
[0028] メールサーノ の制御部 5は、ユーザ端末 1, 2, 3からの新規メッセージの作成要 求に応じて、新規メッセージの入力画面をユーザ端末 1, 2, 3に表示させる新規メッ セージ入力画面表示部 7と、新規メッセージの入力画面力 受信者を指定して入力 された新規メッセージを前記受信者に関連付けてデータベース 6に蓄積させる新規メ ッセージ蓄積部 8と、ユーザ端末 1, 2, 3、力ものメッセージ閲覧要求に応じて、該閲 覧要求したユーザが受信者として指定されているメッセージに関するデータをデータ ベース 6から検索し、抽出するメッセージ検索抽出部 9と、メッセージ検索抽出部 9に より抽出されたメッセージに関するデータに基づき、一覧画面をユーザ端末 1, 2, 3 に表示させる一覧表示部 10と、一覧画面力ものメッセージの選択要求に応じて、該メ ッセージを含むメッセージ画面をユーザ端末 1, 2, 3に表示させるメッセージ表示部 11と、このメッセージに対する意見の作成要求に応じて、意見の入力画面をユーザ 端末 1, 2, 3に表示させる意見入力画面表示部 12と、意見の入力画面から入力され た意見を前記選択されたメッセージに関連付けてデータベース 6に蓄積させる意見 蓄積部 13と、前記一覧画面からのメッセージの選択要求動作の有無に基づき、メッ セージが既読力未読かの判定を行い、その判定結果をユーザ端末 1, 2, 3に表示さ せるステータス管理部 14と、ステータス管理部 14により未読と判定されたメッセージ に関するデータのみを抽出する未読メッセージ抽出部 15と、ユーザ端末 1, 2, 3に 格納されて ヽるファイルを選択し、該ファイルを前記メッセージに添付可能なファイル 添付処理部 16と、端末 1, 2, 3に表示された意見に対する返信意見の作成要求に 応じて、返信意見の入力画面をユーザ端末 1, 2, 3、に表示させる返信意見入力画 面表示部 17と、ユーザ端末 1, 2, 3に表示された返信意見の入力画面から入力され
た返信意見を前記意見に関連付けてデータベース 6に蓄積させる返信意見蓄積部 1 8と、既に入力されているメッセージに対する新規バージョンのメッセージの作成要求 に応じて、新規バージョンのメッセージ入力画面をユーザ端末 1, 2, 3に表示させる 新規バージョンメッセージ入力画面表示部 19と、この新規バージョンのメッセージ入 力画面力も入力された新規バージョンのメッセージを既に入力されているメッセージ に関連付けてデータベース 6に蓄積させる新規バージョンメッセージ蓄積部 20とを備 えて構成されている。 The control unit 5 of the mail server operates in response to a request to create a new message from the user terminals 1, 2, 3 to display a new message input screen on the user terminals 1, 2, 3. A screen display unit 7; a new message storage unit 8 for associating a new message inputted by designating a new message input screen receiver with the receiver and storing the new message in the database 6; user terminals 1, 2, 3 The message search and extraction unit 9 searches the database 6 for data related to the message specified as the receiver by the user who has made the browsing request according to the message browse request and the message search and extraction unit 9. List display unit 10 for displaying the list screen on user terminals 1, 2, 3 based on the data related to the message extracted by the user, and responding to the selection request of the list screen strength message. The message display unit 11 causes the user terminals 1, 2, 3 to display a message screen including the message, and the user terminal 1, 2, 3 displays an opinion input screen in response to a request to create an opinion for this message. The opinion input screen display unit 12 to be displayed, the opinion storage unit 13 that associates the opinion input from the opinion input screen with the selected message and stores it in the database 6, and the message selection request operation from the list screen Based on the presence or absence, it is determined whether the message is already unread or not, and the status management unit 14 displays the determination result on the user terminals 1, 2, 3 and data on the message determined as unread by the status management unit 14 Select the unread message extraction unit 15 that extracts only the files stored in the user terminal 1, 2, 3 and attach the file to the message In response to a request to create a reply to the opinion displayed on the file attachment processing unit 16 and the terminals 1, 2 and 3, a reply opinion input image which causes the user terminal 1, 2, 3 to display a reply opinion input screen Input from the input screen of the reply opinion displayed on the surface display unit 17 and the user terminals 1, 2 and 3 A reply opinion storage unit 18 for associating the reply opinion with the opinion and storing it in the database 6 and a message input screen of a new version in response to a request for creating a new version of the message for the message already inputted. , 2 and 3 New version message input screen display section 19 and the new version message input screen power is also related to the already input message and the new version message is stored in database 6 It is configured to include a message storage unit 20.
[0029] 次に、図 1及び図 2〜図 13を参照しつつ、本発明の第 1の実施の形態に係る電子メ ールシステムの作用につ 、て説明する。 Next, the operation of the electronic mail system according to the first embodiment of the present invention will be described with reference to FIGS. 1 and 2 to 13.
[0030] 最初に、図 1及び図 2〜図 7を参照しつつ、ユーザ力 ツセージを受信する時の作 用について説明する。ここで、図 2はユーザカ^ツセージを受信する時の処理手順を 示すフローチャート、図 3はメッセージの一覧画面を示す図、図 4はメッセージ画面を 示す図、図 5は意見の入力画面を示す図、図 6は意見画面を示す図、図 7は返信意 見の入力画面を示す図である。 [0030] First, with reference to FIG. 1 and FIG. 2 to FIG. 7, an operation when receiving a user power message will be described. Here, FIG. 2 is a flowchart showing the processing procedure when receiving a user catalog, FIG. 3 is a diagram showing a message list screen, FIG. 4 is a diagram showing a message screen, and FIG. 5 is a diagram showing an opinion input screen. Fig. 6 shows an opinion screen, and Fig. 7 shows a reply opinion input screen.
[0031] 先ず、ユーザが、例えばユーザ端末 1のログイン画面において IDやパスワード等の 認証データを入力し、ログインボタンを選択すると、この認証データはインターネット 3 0を介してメールサーバ 4に送信される(S201)。メールサーバ 4においては、ユーザ 端末 1から送信された認証データに基づき、ユーザの認証作業が行われ (S202)、 ユーザの認証ができた場合には、次のステップ 204に進み、認証ができなかった場 合には、ユーザの認証ができるまで、ユーザに対して認証データの入力を促し続ける (S203)。 First, when the user inputs authentication data such as ID and password on the login screen of the user terminal 1 and selects the login button, for example, the authentication data is transmitted to the mail server 4 via the Internet 30. (S201). In the mail server 4, based on the authentication data transmitted from the user terminal 1, the user authentication operation is performed (S202). If the user authentication is successful, the process proceeds to the next step 204, and the authentication can not be performed. In this case, the user is continuously prompted to input authentication data until the user can be authenticated (S203).
[0032] ステップ 204にお!/、て、メッセージ検索抽出部 9は、前記ステップ 203で認証された ユーザが送信者及び受信者として指定されているメッセージに関するデータをデー タベース 6から検索、抽出し、一覧表示部 10は、ユーザ端末 1に、メッセージ検索抽 出部 9が抽出したメッセージの一覧画面 41を表示させる(S205)。 In step 204! /, The message search and extraction unit 9 searches the database 6 for data regarding messages in which the user authenticated in step 203 is specified as a sender and a receiver. The list display unit 10 causes the user terminal 1 to display a list screen 41 of the messages extracted by the message search and extraction unit 9 (S205).
[0033] この一覧画面 41には、図 3に示すように、メッセージの題名一覧 42の他、メッセ一 ジが未読力既読かを表示するメッセージの未読表示欄 43、メッセージに対する意見 が未読か既読かを表示する意見の未読表示欄 44、送信者名欄 45、日付欄 46、受
信者名欄 47等が表示されるようになっており、各受信者名の文字色によりその受信 者力 Sメッセージを未読、既読、承認かを判別できるようになつている。 On this list screen 41, as shown in FIG. 3, in addition to the message subject list 42, an unread display field 43 of a message indicating whether the message is unread or read, and whether the opinion on the message is unread Unread display field 44, Sender's Name field 45, Date field 46, Receipt to show whether it has been read The followers' name column 47, etc. is displayed, and it is possible to determine whether the recipient's power S message is unread, read, or approved by the character color of each recipient's name.
[0034] 次いで、ユーザがこの一覧画面 41から特定のメッセージ、例えば、図 3において N o. 129のメッセージを選択すると(S206)、この選択要求力メールサーバ 4に送信さ れ、メールサーバ 4では、メッセージ検索抽出部 9が、 NO. 129のメッセージのデー タをデータベース 6から検索、抽出し(S207)、メッセージ表示部 11は、このメッセ一 ジのデータに基づき、 Nol29のメッセージ画面 51をユーザ端末 1に表示させる(S2 08)。また、この時、ステータス管理部 15は、前記ステップ 206におけるメッセージの 選択要求に基づき、 No. 129のメッセージが既読状態になったと判定し、一覧画面 4 1にお 、て、このメッセージの未読表示欄 43から〇印を消去する。 Next, when the user selects a specific message from this list screen 41, for example, the message No. 129 in FIG. 3 (S206), it is sent to this mail server 4 and the mail server 4 The message search and extraction unit 9 searches and extracts the data of the message of NO. 129 from the database 6 (S207), and the message display unit 11 uses the message screen 51 of Nol 29 as the user based on the data of this message. Display on terminal 1 (S2 08). At this time, the status management unit 15 determines that the message of No. 129 has been read based on the message selection request at step 206, and the list screen 41 displays the unread message of this message. Delete the circle from the display column 43.
[0035] 図 4に示すように、このメッセージ画面 51は、メッセージに関する情報を表示するメ ッセージ表示部 52と、メッセージに対する意見に関する情報を表示する意見表示部 53とを備えて構成されている。そして、メッセージ表示部 52には、メッセージの内容 表示欄 54の他、メッセージのバージョン情報 55、送信者名欄 56、受信者名と共に各 受信者が未読力既読か承認したかを表示する欄 57等が表示されるようになっており 、意見表示部 53には、意見の冒頭部分を表示する欄 58の他、意見が未読か既読か を表示する意見の未読表示欄 59、送信者名欄 60、書き込み日時欄 61、受信者名 欄 62が表示されるようになっており、各受信者名の文字色によりその受信者が意見 を未読、既読かを判別できるようになつている。 As shown in FIG. 4, the message screen 51 includes a message display unit 52 for displaying information on a message, and an opinion display unit 53 for displaying information on an opinion on the message. The message display unit 52 displays the message content display field 54, the message version information 55, the sender name field 56, and a field for displaying whether the recipient name is unread or approved together with the recipient name. The opinion display unit 53 has a field 58 for displaying the beginning of the opinion, an opinion unread display field 59 for indicating whether the opinion is unread or read, and the sender. Name field 60, writing date field 61, and recipient name field 62 are displayed, and it is possible to determine whether the recipient has not read the opinion or has read it by the character color of each recipient name. There is.
[0036] また、図 4に示すように、メッセージ画面 51には承認ボタンが設けられており、「承認 する」ボタンを選択すると、そのメッセージを選択した受信者名等を表示する欄 57 (図 4では「中村」の欄)の表示が既読力 承認に変わり、受信者がこのメッセージを承認 した力どうかが他の受信者に報知されるようになっている。なお、メッセージが承認さ れた状態では、「承認する」ボタンは「承認を取り消す」ボタンに代わり、この「承認を 取り消す」ボタンを選択することにより、受信者名等を表示する欄 57の表示が承認か ら既読に変化するようになって 、る。 Further, as shown in FIG. 4, the message screen 51 is provided with an approval button, and when the “Approve” button is selected, a field for displaying the name of the recipient who selected the message, etc. (FIG. In 4), the display in the “Nakamura” column changes to readiness approval, and it is notified to other recipients whether the recipient has accepted this message or not. Note that when the message has been approved, the “Approve” button is replaced with the “Cancel Approve” button, and by selecting this “Cancel Approve” button, the display of the recipient name etc. field 57 is displayed. Changes from approved to read.
[0037] 次!、で、このメッセージ画面 51にお!/、て、ユーザが「意見を追加」のボタンを選択す ることにより、意見の作成要求カ ールサーバ 4に送信される(S209)。メールサーバ
4では、この意見の作成要求に基づき、意見入力画面表示部 12がユーザ端末 1に対 して意見の入力画面データを送信し(S210)、ユーザ端末 1に意見の入力画面 71が 表示される(S211)。 When the user selects the "add opinion" button on the message screen 51, the message is sent to the opinion creation request call server 4 (S209). Mail server In 4, based on the request for creating the opinion, the opinion input screen display unit 12 transmits the opinion input screen data to the user terminal 1 (S210), and the opinion input screen 71 is displayed on the user terminal 1 (S211).
[0038] 図 5に示すように、この意見の入力画面 71には、意見入力欄 72が設けられており、 この意見入力欄 72に意見を入力し、「追加する」ボタンを選択すると、意見がメール サーバ 4に送信される(S212)。メールサーバ 4では、意見蓄積部 13が、この意見を No. 129のメッセージに関連付けてデータベース 6に蓄積し(S213)、これ以降にュ 一ザが Nol 29のメッセージの閲覧要求を行った場合、メッセージ検索抽出部 9は、 N o. 129のメッセージと共にこの意見を検索、抽出する。そして、メッセージ表示部 11 は、 No. 129のメッセージと同時に No. 129のメッセージに関連付けられたこの意見 をユーザ端末 1, 2, 3に表示させる。 As shown in FIG. 5, an opinion input field 72 is provided in the opinion input screen 71. When an opinion is input in the opinion input field 72 and an “add” button is selected, the opinion is input. Is sent to the mail server 4 (S212). In the mail server 4, when the opinion storage unit 13 associates this opinion with the message of No. 129 and stores it in the database 6 (S213), and the user subsequently makes a request to read the No 29 message, The message search and extraction unit 9 searches and extracts this opinion together with the No. 129 message. Then, the message display unit 11 causes the user terminals 1, 2, 3 to display this opinion associated with the message of No. 129 simultaneously with the message of No. 129.
[0039] さらにまた、図 4のメッセージ画面 51から、特定の意見、例えば、図 4の意見表示部 53において最下段に表示されている意見を選択すると、図 6に示すように、メッセ一 ジ表示部 11によりユーザ端末 1に意見画面 73が表示される。この意見画面 73にお いて、ユーザが「この意見に返信」を選択すると、図 7に示すように、返信意見入力画 面表示部 17によりユーザ端末 1に返信意見の入力画面 74が表示され、ユーザがこ の返信意見の入力画面 74の返信意見入力欄 75に返信意見を入力し、「追加する」 ボタンを選択すると、返信意見力 Sメールサーバ 4に送信される。メールサーバ 4では、 返信意見蓄積部 18が、この返信意見を No. 129のメッセージに関連付けてデータ ベース 6に蓄積し、これ以降にユーザが Nol29のメッセージの閲覧要求を行った場 合、メッセージ表示部 11は、 No. 129のメッセージやそれに対する意見と共にこの返 信意見をユーザ端末 1, 2, 3に表示させる。 Furthermore, when a specific opinion, for example, the opinion displayed at the bottom of the opinion display unit 53 of FIG. 4 is selected from the message screen 51 of FIG. 4, as shown in FIG. An opinion screen 73 is displayed on the user terminal 1 by the display unit 11. When the user selects “Reply to this opinion” on this opinion screen 73, as shown in FIG. 7, the reply opinion input screen display unit 17 displays a reply opinion input screen 74 on the user terminal 1, When the user inputs a reply opinion in the reply opinion input field 75 of the reply opinion input screen 74 and selects the “add” button, it is sent to the reply opinion S-mail server 4. In the mail server 4, the reply opinion storage unit 18 associates this reply opinion with the message of No. 129 and stores it in the database 6, and if the user subsequently requests to read the Nol 29 message, the message is displayed. Part 11 causes the user terminal 1, 2, 3 to display this reply opinion together with the message of No. 129 and the opinion on it.
[0040] 次に、図 1、図 3、図 8及び図 9を参照しつつ、ユーザが新規メッセージを作成する 時の作用について説明する。ここで、図 8はユーザが新規メッセージを作成する時の 処理手順を示すフローチャート、図 9は新規メッセージの入力画面を示す図である。 なお、この場合、メッセージの一覧画面 41を表示させるまでの処理手順は、前記ュ 一ザ力 Sメッセージを受信する時の処理手順と同じであるため、ここでは説明を省略す る。
[0041] ステップ 205において、一覧表示部 10によってユーザ端末 1に表示されたメッセ一 ジの一覧画面 41 (図 3参照)から、ユーザ力 ^新規ハガキ」ボタンを選択すると、新規 メッセージの作成要求力 Sメールサーバ 4に送信される(S301)。メールサーバ 4では、 この新規メッセージの作成要求に基づき、新規メッセージ入力画面表示部 7がユー ザ端末 1に対して新規メッセージの入力画面データを送信し (S302)、ユーザ端末 1 において新規メッセージの入力画面 81 (図 9参照)が表示される(S303)。 Next, referring to FIG. 1, FIG. 3, FIG. 8 and FIG. 9, the operation when the user creates a new message will be described. Here, FIG. 8 is a flowchart showing a processing procedure when the user creates a new message, and FIG. 9 is a view showing an input screen of the new message. In this case, since the processing procedure until the message list screen 41 is displayed is the same as the processing procedure when the user message S is received, the description is omitted here. In step 205, when the user power ^ new postcard button is selected from the message list screen 41 (see FIG. 3) displayed on the user terminal 1 by the list display unit 10, the new message creation request power It is sent to the S-mail server 4 (S301). In the mail server 4, the new message input screen display unit 7 transmits the new message input screen data to the user terminal 1 based on the new message creation request (S302), and the user terminal 1 inputs the new message. Screen 81 (see FIG. 9) is displayed (S303).
[0042] 図 9に示すように、この新規メッセージの入力画面 81には、新規メッセージ入力欄 8 2の他、受信者指定欄 83、バージョン情報欄 84等が表示されるようになっており、ュ 一ザが、新規メッセージ入力欄 82にメッセージを入力し、「送信」ボタンを選択すると 、新規メッセージカ^ールサーバ 4に送信される(S304)。この時、ユーザが「ファイル を添付」ボタンを選択し、ユーザ端末 1に格納されて ヽる所定のファイルを指定すると 、ファイル添付処理部 16は、その指定されたファイルを前記新規メッセージに添付し 、該新規メッセージと一緒にメールサーバ 4に送信する。 As shown in FIG. 9, in addition to a new message input field 82, a receiver specification field 83, a version information field 84 and the like are displayed on the new message input screen 81, When the user enters a message in the new message input field 82 and selects the "send" button, the message is sent to the new message car server 4 (S304). At this time, when the user selects the “attach file” button and designates a predetermined file stored in the user terminal 1 and utters it, the file attachment processing unit 16 attaches the designated file to the new message. Send to the mail server 4 together with the new message.
[0043] また、この時、ユーザは、「下書きとして保存」ボタンを選択することにより、書きかけ の新規メッセージを、下書きとしてメールサーバ 4に保存することもできる。そして、メ ールサーバ 4では、新規メッセージ蓄積部 8が、ユーザ端末 1から送信されたこの新 規メッセージを、添付ファイルが存在する場合にはその添付ファイルと共に、受信者 に関連付けてデータベース 6に蓄積する(S 305)。 At this time, the user can also save a new message as a draft on the mail server 4 as a draft by selecting the “Save as draft” button. Then, in the mail server 4, the new message storage unit 8 stores this new message transmitted from the user terminal 1 in the database 6 in association with the recipient together with the attached file, if there is an attached file. (S 305).
[0044] 次に、図 1、図 3、図 10〜図 12を参照しつつ、ユーザが新規バージョンのメッセ一 ジを作成する時の作用について説明する。ここで、図 10はユーザが新規バージョン のメッセージを作成する時の処理手順を示すフローチャート、図 11は既に入力され ているメッセージの表示画面を示す図、図 12は新規バージョンのメッセージの入力 画面を示す図である。なお、この場合、メッセージの一覧画面 41を表示させるまでの 処理手順は、前記ユーザ力 ツセージを受信する時の処理手順と同じであるため、こ こでは説明を省略する。 Next, referring to FIG. 1, FIG. 3, and FIG. 10 to FIG. 12, an operation when the user creates a message of a new version will be described. Here, FIG. 10 is a flowchart showing the processing procedure when the user creates a new version of the message, FIG. 11 shows the display screen of the already input message, and FIG. 12 shows the new version message input screen. FIG. In this case, the processing procedure until the message list screen 41 is displayed is the same as the processing procedure at the time of receiving the user power message, and thus the description thereof is omitted here.
[0045] ステップ 205において、一覧表示部 10によってユーザ端末 1に表示されたメッセ一 ジの一覧画面 41から、以前、自分 (この場合は「田村」)が作成したメッセージ、例え ば、図 3の No. 132のメッセージを選択すると(S401)、この選択要求がメールサー
バ 4に送信され、メールサーバ 4では、メッセージ検索抽出部 9が、 NO. 132のメッセ ージに関するデータをデータベース 6から検索、抽出し(S402)、メッセージ表示部 1 1は、このメッセージに関するデータに基づき、 Nol32のメッセージ画面 91をユーザ 端末 1に表示させる(S403)。この場合、メッセージ画面 91には、図 11に示すように 、「承認する」ボタンの代わりに「新規バージョン」ボタンが表示される。 In step 205, from the list screen 41 of the messages displayed on the user terminal 1 by the list display unit 10, a message previously prepared by oneself (in this case, “Tamura”), for example, FIG. If the message No. 132 is selected (S401), this selection request is a mail server. In the mail server 4, the message search and extraction unit 9 searches the database 6 for data on the message of No. 132 and extracts it (S402), and the message display unit 11 receives data on this message. Based on, the message screen 91 of Nol 32 is displayed on the user terminal 1 (S403). In this case, on the message screen 91, as shown in FIG. 11, a "new version" button is displayed instead of the "approve" button.
[0046] 次いで、ユーザが、このメッセージ画面 91において「新規バージョン」ボタンを選択 すると、新規バージョンのメッセージの作成要求がメールサーバ 4に送信される(S40 4)。メールサーバ 4では、この新規バージョンのメッセージの作成要求に基づき、新 規バージョンメッセージ入力画面表示部 19がユーザ端末 1に対して新規バージョンメ ッセージの入力画面データを送信し(S405)、ユーザ端末 1において新規バージョン メッセージの入力画面 101が表示される(S406)。 Next, when the user selects the “new version” button on the message screen 91, a request for creating a new version of the message is sent to the mail server 4 (S404). In the mail server 4, the new version message input screen display unit 19 transmits the new version message input screen data to the user terminal 1 based on the request for creating the new version message (S405), and the user terminal 1 The new version message input screen 101 is displayed at step S406.
[0047] 図 12に示すように、この新規メッセージの入力画面 101には、新規バージョンのメッ セージ入力欄 102の他、図 9の新規メッセージの入力画面 81と同様に、受信者指定 欄 103、バージョン情報欄 104等が表示されるようになっており、この場合、バージョ ン情報欄 104には「2」と表示され、メッセージが「1」から「2」へバージョンアップされ たことが表示される。そして、ユーザが、新規バージョンのメッセージ入力欄 102にメ ッセージを入力し、「送信」ボタンを選択すると、新規バージョンのメッセージカ ール サーバ 4に送信される(S407)。この時、ユーザ力メッセージにファイルを添付したり、 メッセージを下書きとして保存したりすることができるのは、新規メッセージ作成の場 合と同じである。 As shown in FIG. 12, the new message input screen 101 includes a new version message input field 102 and a receiver specification field 103, similar to the new message input screen 81 in FIG. Version information column 104 and so on are displayed. In this case, “2” is displayed in version information column 104, and it is displayed that the message has been upgraded from “1” to “2”. Ru. Then, when the user inputs a message in the message input field 102 of the new version and selects the "send" button, the message is transmitted to the message call server 4 of the new version (S407). At this time, you can attach a file to a user force message or save a message as a draft as in the case of creating a new message.
[0048] メールサーバ 4では、新規バージョンメッセージ蓄積部 20が、ユーザ端末 1から送 信されたこの新規バージョンのメッセージを、添付ファイルが存在する場合にはその 添付ファイルと共に、受信者に関連付けてデータベース 6に蓄積する(S408)。そし て、これ以降にユーザが No. 132のメッセージの閲覧要求を行った場合、メッセージ 検索抽出部 9は、 No. 131の最新バージョンのメッセージを検索、抽出するが、ユー ザが新規メッセージの入力画面 81又は新規バージョンのメッセージの入力画面 91 のバージョン情報欄において、古いバージョンを選択すると、メッセージ検索抽出部 9 は、 No. 132の指定された古いバージョンのメッセージを検索、抽出し、メッセージ表
示部 11は、その古いバージョンのメッセージをユーザ端末 1, 2, 3に表示させる。 In mail server 4, new version message storage unit 20 associates this new version of the message sent from user terminal 1 with the attached file, if any, with the attached file, and stores it in a database. 6 (S408). Then, when the user subsequently requests to read the message of No. 132, the message search and extraction unit 9 searches and extracts the latest version of the message of No. 131, but the user inputs a new message. When the old version is selected in the version information column of screen 81 or the new version message input screen 91, the message search and extraction unit 9 searches and extracts the specified old version of message No. 132, and displays the message table The display unit 11 causes the user terminal 1, 2, 3 to display the old version of the message.
[0049] 次に、図 1、図 3及び図 13を参照しつつ、未読のメッセージを表示させる時の作用 について説明する。ここで、図 13は未読のメッセージを表示させる時の処理手順を 示すフローチャートである。なお、この場合、メッセージの一覧画面 41を表示させるま での処理手順は、前記ユーザ力メッセージを受信する時の処理手順と同じであるた め、ここでは説明を省略する。 Next, referring to FIG. 1, FIG. 3 and FIG. 13, an operation at the time of displaying an unread message will be described. Here, FIG. 13 is a flowchart showing a processing procedure when displaying an unread message. In this case, the processing procedure until the message list screen 41 is displayed is the same as the processing procedure at the time of receiving the user's power message, so the description is omitted here.
[0050] ステップ 205において、一覧表示部 10によってユーザ端末 1に表示されたメッセ一 ジの一覧画面 41 (図 3参照)において、「未読のみ表示」のボックス 48にチェックを入 れ、「更新」ボタンを選択すると(S501)、この選択要求カ^ールサーバ 4に送信され 、メールサーバ 4では、未読メッセージ抽出部 15がデータベース 6から未読のメッセ ージに関するデータを検索、抽出し (S502)、この抽出された未読のメッセージに関 するデータに基づき、メッセージ表示部 11は、未読メッセージの一覧画面をユーザ 端末 1に表示させる(S503)。なお、この場合、図 3に示すように、「Fromがあなた」 のボックスにチェックを入れ、送信者が自分自身の未読メッセージだけに絞り込んだ り、「Toがあなた」のボックスにチェックを入れ、受信者が自分自身の未読メッセージ だけに絞り込んだり、或いは、「削除済みを表示しない」のボックスにチェックを入れ、 削除済みの未読メッセージを表示対象力も除外したりすることができる。 [0050] In step 205, in the list screen 41 of the messages displayed on the user terminal 1 by the list display unit 10 (see FIG. 3), the "unread only display" box 48 is checked and "update" When the button is selected (S501), it is sent to the selection request key server 4. In the mail server 4, the unread message extraction unit 15 searches the database 6 for data on unread messages and extracts it (S502). The message display unit 11 displays a list screen of unread messages on the user terminal 1 based on the data related to the extracted unread messages (S 503). In this case, as shown in Figure 3, check the “From is you” box, the sender narrows down to your own unread messages, or check the “To is you” box. Recipients can narrow down to their own unread messages, or check the “do not show deleted” box to exclude deleted unread messages for display.
[0051] 次に、図 14〜図 18を参照しつつ、本発明の第 2の実施の形態に係る電子メールシ ステムについて説明する。 Next, an electronic mail system according to a second embodiment of the present invention will be described with reference to FIG. 14 to FIG.
[0052] 本実施の形態は、新規メッセージの入力画面が所定のフォームに定型化されてい る点に特徴があり、それ以外の点については上記した第 1の実施の形態の場合と同 一である。したがって、以下の説明では、説明の簡略化のため、上記した第 1の実施 の形態と異なる点を中心に説明し、第 1の実施の形態と同様の構成及びその動作に っ 、ての詳細な説明は省略する。 The present embodiment is characterized in that the input screen of a new message is standardized in a predetermined form, and the other points are the same as those of the above-described first embodiment. is there. Therefore, in the following description, the points different from the above-described first embodiment will be mainly described to simplify the description, and the details of the configuration and the operation similar to those of the first embodiment will be described. Description is omitted.
[0053] 図 14に示されているように、本実施の形態に係るメールサーバ 4の制御部 5は、上 記した第 1の実施の形態の場合の各構成に加えて、所定の定型化された新規メッセ ージ入力画面にメッセージが入力されて構成された文書を他のタイプの定型化され た文書に変換可能な文書変換部 21と、新規メッセージ入力画面にメッセージが入力
されて構成された文書を複数の定型化された文書に分割可能な文書分割部 22と、メ ッセージの送信者及び受信者の承認状態に基づき、該送信者及び受信者以外の者 への前記メッセージの送信の可否を判定するメッセージ送信判定部 23と、前記メッセ ージの送信者及び受信者の要求に基づき、該送信者及び受信者以外の者への公 開を制限する範囲を前記メッセージにおいて指定可能なメッセージ公開制限部 24と をさらに備えている。そして、新規メッセージ入力画面表示部 7は、ユーザ端末 1, 2, 3からの要求に基づき、所定の定型化された新規メッセージ入力画面をユーザ端末 1 , 2, 3に表示可能なように構成されており、また、ステータス管理部 14は、前記メッセ ージの受信者のユーザ端末 1, 2, 3、に表示された前記メッセージ画面からの前記 受信者の承認動作の有無に基づき、そのメッセージが前記受信者に承認されたか否 かの判定を行うように構成されて 、る。 As shown in FIG. 14, the control unit 5 of the mail server 4 according to the present embodiment has a predetermined stylization in addition to the components in the first embodiment described above. A document conversion unit 21 capable of converting a document configured by inputting a message on a new message input screen into another formatted document, and a message is input on a new message input screen Based on the approval status of the document division unit 22 capable of dividing the structured document into a plurality of stylized documents, and the sender's and receiver's approval status of the message, to the persons other than the sender and the receiver. The message transmission determination unit 23, which determines whether or not to transmit a message, and the range for limiting the disclosure to persons other than the sender and the receiver based on the request of the sender and the receiver of the message. And a message disclosure restriction unit 24 that can be specified in. The new message input screen display unit 7 is configured to be able to display a predetermined, formatted new message input screen on the user terminals 1, 2, 3 based on the request from the user terminals 1, 2, 3. Also, the status management unit 14 determines whether or not the message from the message screen displayed on the user terminal 1, 2 or 3 of the receiver of the message has the approval operation of the receiver. It is configured to determine whether or not the recipient approves.
[0054] 図 15は発注者側のユーザが定型化された新規メッセージ入力画面力も新規メッセ ージ (発注書)を送信する時の処理手順を示しており、メッセージの一覧画面 41を表 示させるまでの処理手順は、上記した第 1の実施の形態の場合の処理手順と同じで ある。 FIG. 15 shows the procedure for sending a new message (purchase order) with the new message input screen power standardized by the user on the side of the orderer, and displays the message list screen 41. The processing procedure up to is the same as the processing procedure in the case of the first embodiment described above.
[0055] 先ず、発注者側のユーザ端末 1に表示されたメッセージの一覧画面 41にお 、て(S 205)、ユーザが、複数の定型化された新規メッセージ入力画面の中から所定の入 力画面、例えば、発注書原案の新規入力画面を選択すると (S601)、この選択要求 力 Sメールサーバ 4に送信される。メールサーバ 4では、新規メッセージ入力画面表示 部 7がユーザ端末 1に対して発注書の原案の入力画面データを送信し (S602)、ュ 一ザ端末 1にお!/、て定型化された発注書の原案の入力画面(図示せず)が表示され る(S603)。 First, on the list screen 41 of the messages displayed on the user terminal 1 on the orderer side (S 205), the user enters a predetermined input from among a plurality of stylized new message input screens. When a screen, for example, a new input screen for a purchase order draft is selected (S601), this selection request is sent to the S-mail server 4. In the mail server 4, the new message input screen display unit 7 transmits the input screen data of the original draft of the purchase order to the user terminal 1 (S602), and the user terminal 1 receives an! An input screen (not shown) of the draft of the document is displayed (S603).
[0056] 次いで、ユーザが、受信者を指定して、発注内容を入力し、「送信」ボタンを選択す ると、発注書の原案力 Sメールサーバ 4に送信される(S604)。なお、この時、ユーザは 、上記した第 1の実施の形態の場合と同様に、発注書に所定のファイルを添付するこ ともできる。メールサーバ 4では、新規メッセージ蓄積部 8が、ユーザ端末 1から送信さ れたこの発注書の発注内容を、添付ファイルが存在する場合にはその添付ファイル と共に、受信者に関連付けてデータベース 6に蓄積すると共に、所定の受信者のュ
一ザ端末 2, 3に送信する(S605)。 Next, when the user designates the recipient, inputs the order details, and selects the “send” button, the draft of the order form is sent to the S-mail server 4 (S 604). At this time, the user can also attach a predetermined file to the purchase order as in the case of the first embodiment described above. In the mail server 4, the new message storage unit 8 stores the order contents of this purchase order sent from the user terminal 1 in the database 6 in association with the recipient together with the attached file if there is an attached file. As well as the intended recipient's It transmits to the one terminal 2, 3 (S605).
[0057] ユーザ端末 2, 3では、メッセージ表示部 11が、この発注書の原案の画面 111を表 示させる(S606)。図 16に示すように、この発注書の原案の画面 111には、送信者 名欄 112、受信者名と共に各受信者が未読か既読か承認したかを表示する欄 113、 バージョン情報欄 114等の他、発注内容 115が定型化されて表示されるようになって おり、各受信者名の文字色によりその受信者が発注書の原案を未読、既読、承認か を判別できるようになつている。そして、この発注書の原案の画面 111には承認ボタ ンが設けられており、「承認する」ボタンを選択すると、そのメッセージを選択した受信 者名等を表示する欄 57 (図 16では「中村」の欄)の表示が既読カも承認に変わり、受 信者がこのメッセージを承認したかどうかが他の受信者に報知されるようになって!/、る In the user terminals 2 and 3, the message display unit 11 displays the screen 111 of the draft of the purchase order (S606). As shown in FIG. 16, on the draft screen 111 of this purchase order, a sender name field 112, a field 113 for displaying whether the recipient name is unread or read or approved together with the recipient name, and a version information field 114 In addition to the above, order content 115 is standardized and displayed, so that the recipient can determine whether the original draft of the purchase order has not been read, read, or approved based on the character color of each recipient name. It is getting worse. Then, an approval button is provided on the screen 111 of the draft of this purchase order, and when the “Approve” button is selected, a field for displaying the name of the recipient who selected the message, etc. (in FIG. The display in the column of “) changes to“ Approved ”as well, and other recipients will be notified if the recipient has accepted this message!
[0058] また、送信者や受信者の各関係者が「意見を追加」のボタンを選択することにより、 発注書の原案に記載された発注内容に対して意見を作成できることは、上記した第 1 の実施の形態の場合と同じであり、これにより、グループ化された各関係者間で発注 内容について効率良く協議を行うことができる。そして、各関係者間での協議の結果 、必要な場合には前記発注書の原案を作成し直し、各関係者の意見を盛り込んだ発 注書の最終案を新規バージョンのメッセージとしてまとめる。 In addition, it is possible to create an opinion on the contents of the order described in the original draft of the purchase order by selecting the “Add opinion” button by each person involved in the sender and the receiver. This is the same as the case of the first embodiment, and thus, it is possible to efficiently discuss the contents of the order among the grouped parties. Then, as a result of consultation between the parties concerned, if necessary, the original proposal of the order sheet is re-created, and the final draft of the purchase order incorporating the opinions of the parties concerned is put together as a message of the new version.
[0059] 次いで、ステータス管理部 14は、発注書の最終案の発注内容に対して前記各受信 者がそれぞれ、各自の端末にぉ 、て「承認する」ボタンの選択動作を行った力どうか に基づき、その発注内容が前記各受信者に承認されたか否かの判定を行う(S607) 。この時、前記受信者全員が承認した場合の他、受信者の一定人数以上の者が承 認した場合や受信者のうちの特定の者 (例えば、責任者)が承認した場合に、前記受 信者によって承認されたとステータス管理部 14が判定するように設定することもでき る。 Next, the status management unit 14 determines whether or not each of the above-mentioned recipients has made a selection operation of the “Approve” button on their own terminals for the order contents of the final draft of the order form. Based on the determination, it is determined whether the contents of the order have been approved by the respective recipients (S607). At this time, in addition to the case where all the recipients approve, the case where a certain number or more of the recipients approve, or the case where a specific person (for example, the person in charge) of the recipients approves, It can also be configured to determine that the status management unit 14 has been approved by a believer.
[0060] そして、前記ステップ 607において、前記発注書の最終案の発注内容が前記受信 者によって承認されたとステータス管理部 14が判定した場合には、メッセージ送信判 定部 23が発注先への前記発注書の送信を許可し、文書変換部 21が前記発注書の 最終案を発注先送信用に定型化された文書に変換し、送信を指示する(S608)。こ
の文書の変換時には、前記発注書の原案に入力された内容がそのままの状態で前 記発注先送信用に定型化された文書に転記されるため、転記ミスが発生するおそれ はない。なお、文書変換部 21が前記発注書の原案を発注先送信用に定型化された 文書に変換した後に、前記発注書の原案にはない項目、例えば、発注日、発注担当 者名、連絡事項等を新たに追加することができるように構成してもよ 、。 Then, in step 607, when the status management unit 14 determines that the order content of the final draft of the order form has been approved by the receiver, the message transmission determination unit 23 determines that the order to the supplier has been received. The transmission of the purchase order is permitted, and the document conversion unit 21 converts the final draft of the purchase order into a document standardized for transmission to the supplier and instructs transmission (S 608). This At the time of conversion of the document, since the contents inputted in the draft of the order sheet are transferred as they are to the document stylized for sending the supplier as it is, there is no possibility that a transfer error will occur. In addition, after the document conversion unit 21 converts the draft of the purchase order into a document standardized for sending the purchaser, items not included in the draft of the purchase order, for example, date of ordering, name of person in charge of ordering, notification items You may configure to be able to add new etc.
[0061] 一方、前記ステップ 607において、前記発注内容が前記受信者によって承認され ていないとステータス管理部 14が判定した場合には、メッセージ送信判定部 23は発 注先に対して前記発注書の送信を許可しな 、。 On the other hand, when the status management unit 14 determines that the order content is not approved by the receiver in step 607, the message transmission determination unit 23 sends the order form to the order destination. Do not allow sending.
[0062] そして、メールサーバ 4では、新規メッセージ蓄積部 8が、ユーザ端末 1から送信さ れたこの発注書の最終的に合意された発注内容を、新規バージョンのメッセージとし て、受信者に関連付けてデータベース 6に蓄積すると共に、受注者側の所定の受信 者のユーザ端末に送信する(S609)。また、前記最終的に合意された発注内容は、 発注者側の担当者の要求に基づき、該担当者の端末に前記発注先送信用の文書 にて表示される。 Then, in the mail server 4, the new message storage unit 8 associates the finally agreed order contents of the purchase order sent from the user terminal 1 with the recipient as the new version message. The data is stored in the database 6 and transmitted to the user terminal of a predetermined receiver on the side of the contractor (S609). Further, the contents of the finally agreed upon order are displayed on the terminal of the person in charge in the document for transmitting the supplier on the basis of the request of the person in charge of the person at the orderer.
[0063] 図 17は受注者側のユーザが定型化された新規メッセージ (発注書)を受信した時 の処理手順を示しており、メッセージの一覧画面 41を表示させるまでの処理手順は 、上記した第 1の実施の形態の場合の処理手順と同じである。 FIG. 17 shows the processing procedure when the user on the supplier side receives a standardized new message (purchase order), and the processing procedure until the message list screen 41 is displayed is described above. It is the same as the processing procedure in the case of the first embodiment.
[0064] 先ず、受注者側のユーザ端末に表示されたメッセージの一覧画面 41にお 、て(S2 05)、ユーザが、発注書を選択すると(S701)、この選択要求力メールサーバ 4に送 信される。メールサーバ 4では、メッセージ検索抽出部 9がデータベース 6から前記発 注書の発注内容に関するテータを検索、抽出し、前記ユーザ端末に対してそのデー タを送信する(S702)。 First, on the list screen 41 of the messages displayed on the user terminal on the side of the order receiver (S205), when the user selects an order form (S701), this selection request mail server 4 is sent. Believed. In the mail server 4, the message search and extraction unit 9 searches and extracts the data relating to the order contents of the order from the database 6, and transmits the data to the user terminal (S702).
[0065] ユーザ端末では、メッセージ表示部 11が、この発注書の画面 121を前記発注先送 信用に定型化された文書で表示させる(S703)。図 18に示すように、この発注書の 表示画面 121には、送信者名欄 122、受信者名と共に各受信者が未読か既読か承 認したかを表示する欄 123、バージョン情報欄 124等の他、発注内容 125が定型化 されて表示されるようになっており、各受信者名の文字色によりその受信者が意見を 未読、既読、承認かを判別できるようになつている。そして、この発注書の表示画面 1
21には承認ボタンが設けられており、「承認する」ボタンを選択すると、そのメッセ一 ジを選択した受信者名等を表示する欄 57の表示が既読力 承認に変わり、受信者 力 Sこのメッセージを承認したかどうかが他の受信者に報知されるようになって 、る。 In the user terminal, the message display unit 11 displays the screen 121 of the purchase order in the form of a document stylized as the order-sending trust (S 703). As shown in FIG. 18, the display screen 121 for this purchase order includes a sender name field 122, a field 123 for displaying whether the recipient name is unread or read, and the version information field 124 together with the recipient name. In addition to the above, order contents 125 are standardized and displayed, and it is possible for the recipient to judge whether the opinion is unread, read or approved by the color of the letter of each recipient name. . And this purchase order display screen 1 21 is provided with an approval button, and when the "Approve" button is selected, the display of the field 57 for displaying the name of the recipient who selected the message changes to readability approval, and the recipient strength S This It will be notified to other recipients whether the message has been approved or not.
[0066] また、送信者や受信者の各関係者が「意見を追加」のボタンを選択することにより、 発注書に記載された発注内容に対して意見を作成できることは、上記した第 1の実施 の形態の場合と同じであり、これにより、グループ化された各関係者間で発注内容に ついて効率良く協議を行うことができる。この時、受注者側の担当者が、発注者側へ 開示しない方が良いと判断した意見等については、受注者側のユーザ端末から発注 書の画面 121上において所定範囲を指定して「非公開」ボタン(図示せず)を選択す ると、メッセージ公開制限部 24が指定された範囲のメッセージを発注者側には非公 開にする。 [0066] In addition, it is possible to create an opinion on the order contents described in the order form by the sender and the receiver each participant selecting the "add opinion" button. This is the same as the case of the embodiment, and thus, it is possible to efficiently discuss the contents of the order among the grouped parties. At this time, regarding the opinion etc. that the person in charge of the contractor side decides not to disclose to the orderer side, the user terminal of the contractor side designates a predetermined range on the screen 121 of the order form and When the "disclosure" button (not shown) is selected, the message disclosure restriction unit 24 makes the message in the designated range undisclosed to the orderer side.
[0067] 次いで、ステータス管理部 14は、発注書の発注内容に対して前記各受信者がそれ ぞれの発注書の画面 121上において「承認する」ボタンの選択動作を行ったかどうか に基づき、その発注内容が前記各受信者に承認されたか否かの判定を行う(S704) 。この時、前記受信者全員が承認した場合の他、受信者の一定人数以上の者が承 認した場合や受信者のうちの特定の者 (例えば、責任者)が承認した場合に、前記受 信者によって承認されたとステータス管理部 14が判定するように設定することもでき る。 Next, the status management unit 14 determines, based on whether or not each recipient has selected the “Approve” button on the screen 121 of each purchase order for the order contents of the purchase order, It is determined whether the order contents have been approved by each of the recipients (S704). At this time, in addition to the case where all the recipients approve, the case where a certain number or more of the recipients approve, or the case where a specific person (for example, the person in charge) of the recipients approves, It can also be configured to determine that the status management unit 14 has been approved by a believer.
[0068] そして、前記ステップ 705において、前記発注内容が前記受信者によって承認され たとステータス管理部 14が判定した場合には、メッセージ送信判定部 23が発注元へ の受注書の送信を許可し、文書変換部 21が前記発注書の内容を発注元送信用に 定型化された文書 (受注書)に変換し、送信を指示する(S608)。この文書の変換時 には、前記発注書の内容がそのままの状態で前記発注元送信用に定型化された文 書に転記されるため、転記ミスが発生するおそれはない。 Then, when the status management unit 14 determines that the order content has been approved by the receiver in step 705, the message transmission determination unit 23 permits transmission of the order receipt to the order source, The document conversion unit 21 converts the contents of the order sheet into a document (order sheet) standardized for transmission to the order source, and instructs transmission (S 608). At the time of conversion of this document, since the contents of the order sheet are transferred as they are to the document standardized for transmission of the order source, there is no possibility that a transfer error will occur.
[0069] 一方、前記ステップ 705において、前記発注内容が前記受信者によって承認され ていないとステータス管理部 14が判定した場合には、メッセージ送信判定部 23は発 注元に対して前記受注書の送信を許可しな 、。 On the other hand, when the status management unit 14 determines that the order contents are not approved by the receiver in step 705, the message transmission determination unit 23 sends the order receipt to the order originator. Do not allow sending.
[0070] なお、この時、発注者側担当者と受注者側担当者との間での協議の結果、前記発
注書に記載されている内容の一部が別発注になる場合には、受注者側のユーザ端 末力 発注書の画面 121上において所定範囲を指定して「分割する」ボタン(図示せ ず)を選択すると、文書分割部 22はメッセージの指定された範囲を分割する。 At this time, as a result of the discussion between the person in charge of the orderer and the person in charge of the customer, When a part of the contents described in the order form is ordered separately, the “split” button (not shown) is made by designating a predetermined range on the screen 121 of the user terminal power purchase order on the orderer side. If the user selects "), the document division unit 22 divides the designated range of the message.
[0071] 次 、で、メールサーバ 4では、新規メッセージ蓄積部 8が、前記ユーザ端末から送 信されたこの受注書の内容を、受信者に関連付けてデータベース 6に蓄積すると共 に、発注者側の所定の受信者のユーザ端末 1, 2, 3に送信する(S706)。 Next, in the mail server 4, the new message storage unit 8 stores the contents of the sales order received from the user terminal in the database 6 in association with the recipients, and It transmits to the user terminal 1, 2, 3 of the predetermined receiver of (S706).
[0072] なお、上記した第 2の実施の形態では、定型化した文書として発注書について説明 したが、これは単なる例示に過ぎず、本発明は、例えば、受注者側が受注した内容を 物流担当部署へ送付するための出荷指示書、製造指示書、仕入れ指示書、仕入れ 発注書、出荷報告書、請求書、売上報告書、振替伝票の他、申請して受理する業務 や、申し込んで受け付ける業務等、頼む ·頼まれるの関係にあるあらゆる業務におい て使用される定型化された文書にも適用可能である。 In the above-described second embodiment, the purchase order has been described as a stylized document, but this is merely an example, and the present invention is, for example, the contents of the order received by the customer. Other than shipping instructions, manufacturing instructions, purchasing instructions, purchasing order documents, shipping reports, invoices, sales reports, transfer slips for sending to departments, business to apply for and receive, and business to receive for applications Etc. Ask · It is also applicable to stylized documents used in any work in the relationship with which it is asked.
[0073] 上記したように本発明の第 1及び第 2の実施の形態に係る電子メールシステムによ れば、送信者と指定された受信者全員のグループ化された関係者がいつでも同一の メッセージとそのメッセージに関連付けられた意見や返信意見を共有することができ 、また、メッセージや意見について、各関係者の未読ゃ既読、或いは承認の有無を 把握することができる。したがって、グループ化された関係者間における情報の伝達 を円滑に行うことができ、履歴の管理を容易且つ確実に行うことが可能となる。 [0073] As described above, according to the electronic mail system according to the first and second embodiments of the present invention, the same message can be used at any time for the grouped parties of the sender and all designated recipients. And, it is possible to share an opinion or a reply opinion associated with the message, and also to grasp the presence or absence of unread, read or approval of each person concerned with the message or opinion. Therefore, it is possible to smoothly transmit information between the parties concerned grouped, and it becomes possible to manage the history easily and reliably.
[0074] なお、上記した各実施の形態においては、ユーザが前記メッセージに対して、「重 要」、「保留」、「後に見る」、「★」印等の付箋を任意に設定し、前記メッセージの分類 整理が容易にできるように構成させることもできる。この場合、メールサーバ 4の制御 部 5には、前記メッセージを分類するための付箋をユーザ端末 1から前記メッセージ に対して任意に設定可能な付箋設定部(図示せず)と、該付箋設定部により同一の 付箋を設定されたメッセージに関するデータのみをデータベース 6から抽出する付箋 設定メッセージ抽出部(図示せず)とがさらに設けられ、一覧表示部 10は、ユーザ端 末 1からの要求に応じて、前記付箋設定メッセージ抽出部により抽出されたメッセ一 ジに関するデータに基づき、同一の付箋を設定されたメッセージの一覧画面をユー ザ端末 1に表示可能なように構成される。
[0075] 図 19は、この時のメッセージの一覧画面の一例を示しており、左端に付箋一覧 13 1が表示されると共に、各メッセージの題名欄と送信者名の欄の間に付箋欄 132が 表示されるようになっている。この付箋は、付箋を設定したユーザ端末 1においての み表示されるように構成されており、他のユーザ端末には表示されな ヽ。 In each of the above-described embodiments, the user arbitrarily sets a tag such as “important”, “hold”, “look behind”, “★” mark or the like for the message, and Message Classification It can also be configured to facilitate organization. In this case, the control unit 5 of the mail server 4 includes a tag setting unit (not shown) capable of arbitrarily setting a tag for classifying the message from the user terminal 1 to the message, and the tag setting unit A tag setting message extraction unit (not shown) is further provided for extracting from the database 6 only data related to messages for which the same tag has been set by the user, and the list display unit 10 responds to the request from the user terminal 1. Based on the data on the messages extracted by the tag setting message extraction unit, a list screen of messages in which the same tag is set can be displayed on the user terminal 1. FIG. 19 shows an example of the message list screen at this time, with the sticky note list 131 displayed at the left end, and the sticky note field 132 between the title field of each message and the sender name field. Is displayed. This tag is configured to be displayed only on the user terminal 1 in which the tag is set, and is not displayed on other user terminals.
[0076] また、この場合、図 22に示すように、メッセージ表示画面には、メッセージの題名の 入力欄の右側に付箋入力欄 135が表示され、前記付箋設定部は、このメッセージ表 示画面の付箋入力欄 135から入力された付箋に関するデータに基づき、前記メッセ ージに対して付箋を設定可能となっている。これにより、ユーザは自分が受信したメッ セージを任意に分類し、整理することができる。 Further, in this case, as shown in FIG. 22, a sticky note input box 135 is displayed on the right side of the message title input box on the message display screen, and the sticky note setting unit displays the message display screen. The tag can be set for the message based on the data on the tag input from the tag input field 135. This allows the user to arbitrarily sort and organize messages received by the user.
[0077] さらに、この場合、前記メッセージの一覧画面(図 19参照)の付箋一覧 131の「編集 」ボタンを選択することにより、図 21に示すように、前記付箋の追加、変更、削除を設 定可能な付箋編集画面 134が表示されるようになって 、る。 Furthermore, in this case, by selecting the “Edit” button of the sticky note list 131 on the message list screen (see FIG. 19), as shown in FIG. 21, addition, change and deletion of the sticky note are set. A settable sticky note editing screen 134 is displayed.
[0078] なお、上記した付箋に関する機能は、上記したメッセージの場合だけでなぐ意見 や返信意見にも設定可能なように構成することが可能である。また、図 20に示すよう に、新規入力画面に付箋入力欄 133を設け、この付箋入力欄 133から前記新規メッ セージに対して送信者が予め付箋を設定可能なように構成することもできる。そして、 この場合、新規メッセージは付箋付きの状態で、指定された各受信者に送信され、付 箋は前記各受信者の端末上に表示される。 Note that the above-described function related to the sticky note can be configured to be settable also for the opinion and the reply opinion that are not limited to the above-described message. Further, as shown in FIG. 20, a sticky note input box 133 can be provided on the new input screen, and the sender can set a sticky note in advance for the new message from the sticky note input box 133. Then, in this case, a new message is sent to each designated receiver in a state of being added with a tag, and an attachment is displayed on the terminal of each of the recipients.
[0079] さらに、上記各実施の形態において、意見を表示させる場合に意見のやり取りを順 を追って階層的に表示させたり(いわゆる「スレッド表示」)、意見の追加を締め切る機 能を付加したりすることもできる。 Furthermore, in each of the above embodiments, when displaying opinions, hierarchically displaying the exchange of opinions in order (so-called “thread display”) or adding a function of closing the addition of an opinion You can also
[0080] さらにまた、上記各実施の形態では、情報通信ネットワークとしてインターネットを利 用した場合について説明したが、これは単なる例示に過ぎず、本発明は、情報通信 ネットワークとして専用通信回線等、他の情報通信ネットワークを利用した環境下に ぉ ヽても実施可能であることは言う迄もな 、。 Furthermore, in each of the above embodiments, the case where the Internet is used as the information communication network has been described, but this is merely an example, and the present invention is not limited to the use of a dedicated communication line or the like as the information communication network. It is worth mentioning that it can be implemented even in environments that use information communication networks.
[0081] 本発明によれば、送信者と指定された受信者全員が!/ヽっでも同一のメッセージとそ のメッセージに関連付けられた意見や返信意見を共有することができるため、グルー プ化された関係者間において情報の伝達を円滑に行うことができ、履歴の管理を容
易且つ確実に行うことができる等、種々の優れた効果を得ることができる。
According to the present invention, grouping can be achieved because the sender and all the designated recipients can share the same message and the opinion and the reply opinion associated with the message even if it is! / ヽ. Information can be smoothly transmitted between the parties concerned, and management of the history is Various excellent effects can be obtained, such as easy and reliable operation.
Claims
請求の範囲 The scope of the claims
ユーザ端末とメールサーバとが情報通信ネットワークを介して相互に接続された環境 下にお 、て、電子メールの送受信を行うための電子メールシステムであって、 前記ユーザ端末力もの新規メッセージの入力画面の選択に応じて、定型化された 新規メッセージの入力画面を前記ユーザ端末に表示させる新規メッセージ入力画面 表示手段と、 An electronic mail system for transmitting and receiving electronic mail in an environment where a user terminal and a mail server are mutually connected via an information communication network, wherein the user terminal has an input screen for new messages. A new message input screen display means for displaying the input screen of a standardized new message on the user terminal according to the selection of
前記定型化された新規メッセージの入力画面に新規メッセージを入力後、受信者 を指定して送信された新規メッセージを前記受信者に関連付けてデータベースに蓄 積させる新規メッセージ蓄積手段と、 New message storage means for specifying a recipient and inputting the new message on the input screen of the formatted new message, associating the new message transmitted with the receiver with the receiver, and storing the new message in a database;
前記ユーザ端末力 のメッセージ閲覧要求に応じて、該閲覧要求したユーザが受 信者として指定されて 、るメッセージに関するデータをデータベース力 検索し、抽 出するメッセージ検索抽出手段と、 A message search and extraction means for searching the database for data concerning a message specified by the user who made the browse request as a receiver in response to the message browse request of the user terminal power and extracting the data;
該メッセージ検索抽出手段により抽出されたメッセージに関するデータに基づき、 一覧画面を前記ユーザ端末に表示させる一覧表示手段と、 List display means for displaying a list screen on the user terminal based on data related to the message extracted by the message search and extraction means;
前記一覧画面力ものメッセージの選択要求に応じて、該メッセージを含むメッセ一 ジ画面を前記ユーザ端末に表示させるメッセージ表示手段と、 Message display means for causing a message screen including the message to be displayed on the user terminal in response to a request for selecting the list screen strength message;
該メッセージ表示手段により前記ユーザ端末に表示されたメッセージに対する意見 の作成要求に応じて、意見の入力画面を前記ユーザ端末に表示させる意見入力画 面表示手段と、 Opinion input screen display means for displaying an opinion input screen on the user terminal in response to a request to create an opinion for the message displayed on the user terminal by the message display means;
前記ユーザ端末に表示された意見の入力画面から入力された意見を前記選択さ れたメッセージに関連付けて前記データベースに蓄積させる意見蓄積手段と、 前記メッセージの受信者のユーザ端末に表示された前記メッセージ画面に含まれ るメッセージに対して、前記受信者全員が承認動作を行ったか、或いは、前記受信 者のうちの一定人数以上の者又は特定の者が承認動作を行った場合に、前記受信 者のユーザ端末からの承認動作を前記メールサーバにおいて受信することにより前 記受信者によって承認されたと判定するステータス管理手段と、 Opinion storage means for associating the opinion input from the opinion input screen displayed on the user terminal with the selected message and storing it in the database; the message displayed on the user terminal of the receiver of the message In the case where all the recipients have performed an approval operation for the message included in the screen, or when a certain number or more of the recipients or a specific person perform an approval operation, Status management means for determining that the mail server accepts the approval operation from the user terminal of the mail server by the mail server;
前記受信者によって前記メッセージが承認されたと前記ステータス管理手段が判 定した場合に、前記受信者によって承認されたメッセージ画面に含まれるメッセージ
を、送信用に定型化された文書に変換する文書変換手段と、 A message included in the message screen approved by the recipient when the status management means determines that the message is approved by the recipient Document conversion means for converting a document into a document standardized for transmission;
該文書変換手段によって変換された定型化された文書を前記受信者のユーザ端 末力 送信先のユーザ端末に送信するメッセージ送信判定手段と、 Message transmission determination means for transmitting the formatted document converted by the document conversion means to the user terminal of the user terminal of the receiver;
を備えて ヽることを特徴とする電子メールシステム。 An e-mail system characterized by having a tweet.
[2] 前記新規メッセージ入力画面にメッセージが入力されて構成された文書を複数の定 型化された文書に分割可能な文書分割手段をさらに備えている請求の範囲第 1項に 記載の電子メールシステム。 [2] The electronic mail according to claim 1, further comprising a document dividing unit capable of dividing a document configured by inputting a message on the new message input screen into a plurality of formatted documents. system.
[3] 前記ステータス管理手段は、前記一覧画面からのメッセージ選択動作の有無に基づ き、そのメッセージが既読か未読かの判定を行い、その判定結果を前記ユーザ端末 に表示させる請求の範囲第 1項又は第 2項に記載の電子メールシステム。 [3] The status management means determines whether the message is read or unread based on the presence or absence of the message selection operation from the list screen, and displays the determination result on the user terminal. The electronic mail system according to any one of the items 1 and 2.
[4] 前記メッセージの送信者及び受信者の要求に基づき、該送信者及び受信者以外の 者への公開を制限する範囲を前記メッセージにおいて指定可能なメッセージ公開制 限手段をさらに備えている請求の範囲第 1項力 第 3項のいずれか 1項に記載の電 子メールシステム。 [4] A message disclosure control means capable of designating in the message a range for restricting disclosure to persons other than the sender and the receiver based on the request of the sender and the receiver of the message. Scope of item 1 Force The electronic mail system described in any one of the items 3.
[5] 前記ステータス管理手段により未読と判定されたメッセージに関するデータのみを抽 出する未読メッセージ抽出手段を備えており、前記一覧表示手段は、前記ユーザ端 末からの要求に応じて、前記未読メッセージ抽出手段により抽出された未読メッセ一 ジに関するデータに基づき、未読メッセージ一覧画面を前記ユーザ端末に表示する ように構成されて 、る請求の範囲第 1項力 第 4項の 、ずれか 1項に記載の電子メー ノレシステム。 [5] An unread message extraction unit is provided for extracting only data related to a message determined to be unread by the status management unit, and the list display unit is configured to receive the unread message in response to a request from the user terminal. The unread message list screen is configured to be displayed on the user terminal based on the data on the unread message extracted by the extraction means, E-mail system described.
[6] 前記ユーザ端末からの要求に基づき、前記ユーザ端末に格納されているファイルを 選択し、該ファイルを前記メッセージに添付可能なファイル添付処理手段を備えて ヽ る請求の範囲第 1項力 第 5項のいずれ力 1項に記載の電子メールシステム。 [6] A file attachment processing means capable of selecting a file stored in the user terminal based on a request from the user terminal and attaching the file to the message. The E-mail System of Item 5.
[7] 前記メッセージ表示手段により前記ユーザ端末に表示された意見に対する返信意見 の作成要求に応じて、返信意見の入力画面を前記ユーザ端末に表示させる返信意 見入力画面表示手段と、 [7] A reply opinion input screen display means for displaying an input screen of a reply opinion on the user terminal in response to a request to create a reply opinion to the opinion displayed on the user terminal by the message display means;
前記ユーザ端末に表示された返信意見の入力画面から入力された返信意見を前 記意見に関連付けて前記データベースに蓄積させる返信意見蓄積手段と、
をさらに備えており、 A reply opinion storage unit that associates the reply opinion input from the reply opinion input screen displayed on the user terminal with the opinion and is stored in the database; And have
前記メッセージ検索抽出手段が前記データベースから検索し、抽出する前記メッセ ージに関するデータには、前記意見に関連付けられた返信意見が含まれており、前 記メッセージ表示手段は、前記メッセージ画面を前記ユーザ端末に表示させる時に 、前記意見と共に該意見に関連付けられた返信意見も表示するように構成されてい る請求の範囲第 1項力 第 6項のいずれ力 1項に記載の電子メールシステム。 The data relating to the message that the message search and extraction means searches and extracts from the database includes a reply opinion associated with the opinion, and the message display means is configured to display the message screen as the user. The e-mail system according to any one of claims 1 to 6, wherein a reply opinion associated with the opinion is also displayed together with the opinion when displayed on a terminal.
[8] 既に入力されているメッセージに対する新規バージョンのメッセージの作成要求に応 じて、新規バージョンのメッセージ入力画面を前記ユーザ端末に表示させる新規バ 一ジョンメッセージ入力画面表示手段と、 [8] A new version message input screen display means for displaying a new version message input screen on the user terminal in response to a request for creating a new version of a message that has already been input, and
前記ユーザ端末に表示された新規バージョンのメッセージ入力画面力 入力され た新規バージョンのメッセージを既に入力されているメッセージに関連付けてデータ ベースに蓄積させる新規バージョンメッセージ蓄積手段と、 New version message storage means for storing a new version of the message input screen displayed on the user terminal in the database in association with the already input message of the new version,
を備えており、前記メッセージ検索抽出手段は、前記ユーザ端末からのメッセージ閲 覧要求に応じて、該閲覧要求したユーザが受信者として指定されているメッセージの うち最新バージョンのメッセージに関するデータを前記データベース力 検索、抽出 し、前記一覧表示手段は、前記メッセージ検索抽出手段により抽出された最新バー ジョンのメッセージに関するデータに基づき、一覧画面を前記ユーザ端末に表示させ 、前記メッセージ表示手段は、前記一覧画面からのメッセージの選択要求に応じて、 前記最新バージョンのメッセージを前記ユーザ端末に表示させるように構成されて ヽ る請求の範囲第 1項力 第 7項のいずれ力 1項に記載の電子メールシステム。 And the message retrieval and extraction means is configured to, in response to a message browsing request from the user terminal, data on the message of the latest version among messages designated as recipients by the user who has made the browsing request as the receiver. The list display means displays the list screen on the user terminal based on the data related to the latest version of the message extracted by the message search and extraction means, and the message display means includes the list screen. The e-mail system according to any one of claims 1 to 7, wherein the e-mail system is configured to cause the user terminal to display the latest version of the message in response to a request for selection of a message from the user. .
[9] 前記メッセージ表示手段は、前記ユーザ端末からの要求に応じて、古 、バージョン のメッセージを表示可能なように構成されて 、る請求の範囲第 8項に記載の電子メー ノレシステム。 [9] The electronic system according to claim 8, wherein the message display means is configured to be able to display old and version messages in response to a request from the user terminal.
[10] 前記メッセージを分類するための付箋を前記ユーザ端末力 前記メッセージに対し て任意に設定可能な付箋設定手段と、該付箋設定手段により同一の付箋を設定さ れたメッセージに関するデータのみを前記データベース力 抽出する付箋設定メッセ ージ抽出手段とを備えており、前記一覧表示手段は、前記ユーザ端末からの要求に 応じて、前記付箋設定メッセージ抽出手段により抽出されたメッセージに関するデー
タに基づき、同一の付箋を設定されたメッセージの一覧画面を前記ユーザ端末に表 示可能なように構成されて 、る請求の範囲第 1項力 第 9項の 、ずれか 1項に記載の 電子メールシステム。 [10] A tag setting means capable of arbitrarily setting a tag for classifying the message to the user terminal force for the message, and only data concerning a message in which the same tag is set by the tag setting means A database setting means for extracting a tag setting message extracting unit; and the list display unit is configured to store data on the message extracted by the tag setting message extracting unit in response to a request from the user terminal. And the list screen of the messages in which the same tag is set can be displayed on the user terminal on the basis of the one tag. Email system.
[11] 前記付箋設定手段は、前記新規メッセージの入力画面力 入力された付箋に関する データに基づき、前記新規メッセージに対して付箋を設定可能なように構成されてい る請求の範囲第 10項に記載の電子メールシステム。 11. The tag setting device according to claim 10, wherein the tag setting unit is configured to be able to set a tag for the new message based on the data regarding the tag input on the input screen power of the new message. Email system.
[12] 前記付箋の追加、変更、削除を設定可能な付箋編集画面が、前記メッセージの一覧 画面からの要求に基づき前記ユーザ端末に表示されるように構成されて!、る請求の 範囲第 11項に記載の電子メールシステム。 [12] A tag editing screen capable of setting addition, change, and deletion of the tag is configured to be displayed on the user terminal based on a request from the list screen of the message !, Claim 11 E-mail system described in Section.
[13] 前記ユーザ端末力 設定した付箋は、該付箋を設定したユーザ端末にのみ表示さ れるように構成されている請求の範囲第 10項力 第 12項のいずれか 1項に記載の 電子メールシステム。
[13] The e-mail according to any one of claims 10 to 14, wherein the set tag is configured to be displayed only on the user terminal for which the set tag is set. system.
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