TWM657006U

TWM657006U - 文件審核人工智慧知識管理系統

Info

Publication number: TWM657006U
Application number: TW113200339U
Authority: TW
Inventors: 林志軒; 侯秉之
Original assignee: 雲馥數位股份有限公司
Filing date: 2024-01-10
Publication date: 2024-06-21

Abstract

本創作提供一種文件審核人工智慧知識管理系統，能夠通過一自動化知識管理伺服器通知對應的一第一審核裝置，讓一上傳裝置在上傳一第一待上傳檔案後，自動地通知第一審核裝置的一審核者，讓審核者可通過第一審核裝置審核第一待上傳檔案，藉此以自動化流程確保人工智慧(AI)模型所用文件符合企業內部規範，同時提高上傳資料的安全性及作業效率，從而實踐資料獲取、管理、利用上之資料治理。同時，由於所有動作都是通過自動化知識管理伺服器進行的，因此自動化知識管理伺服器可以追蹤及記錄所有動作，藉由對該等動作之後續追蹤來對AI應用進行必要之風險控管，以提供符合企業機密文件相關內部控制需求之AI解決方案。

Description

文件審核人工智慧知識管理系統

一種管理系統，尤指一種文件審核人工智慧(Artificial Intelligence；AI)知識管理系統。

文件管理是現今企業重要的管理項目之一，隨著企業成長，所需管理的文件也隨之增加，以人工進行管理的方式已不敷使用。因此，企業通常係將文件電子化，並通過文件管理系統來進行管理電子化後的文件，以逐漸形成企業內部的領域知識(Domain Knowledge)。而在形成企業內部的領域知識後，企業內部的使用者便可進入文件管理系統搜尋所需的文件，以取得所需的知識，來解決工作上問題。

在現代科技的發展下，文件管理系統已廣泛地應用大型語言模型(Large Language Model；LLM)於回應企業內部的領域知識。目前的一般作法，LLM係經過微調(Fine Tuning)，來確保特定的人工智慧(Artificial Intelligence；AI)模型在執行特定工作時能適應所需要的知識。在這個過程中，AI模型會根據使用者的問題來搜尋相關的企業資訊，再由LLM來生成回答，以提供所需資訊或文件予使用者。

但是，如果需要LLM能即時反應企業內部的更新資訊或最新版本的知識文件，那就需要另外依賴提示工程(Retrieval Augmented Generation；RAG)來即時補充或引導AI模型。然而，在依賴RAG來即時補充或引導AI模型的過程中，文件的管理卻相當困難，隨著企業內部AI使用的普及化及涵蓋資料範圍的擴大，在AI模型所使用之資料的獲取、管理、利用等資料治理上所面臨的許多問題逐漸浮現，包括效率不佳、安全性不足、資料上傳的紀錄難以追蹤等。此外，在公司治理的框架下，企業必須針對機密文件等資料的使用與保存制定分級和風險控制等內部控制機制，並以完善的工具來確保在AI模型所使用的資料都能符合該等內部使用規範，以利藉由後續持續的監控追蹤，來達到風險控管之目的。因此，現有技術的文件管理系統尚需進一步之改進。

為了使文件能夠快速的被搜尋，並即時且安全地上傳資料，以及追蹤上傳者與使用者的紀錄，本創作提供了一種文件審核人工智慧(Artificial Intelligence；AI)知識管理系統，其目的在於，提供一種全新且可控的解決方案，以解決上述文件管理中常見的種種問題，提供使用者能夠快速地搜尋資料，並提供上傳者能夠即時且安全地上傳資料，且提供管理者能夠追蹤上傳者與使用者的紀錄。

該文件審核AI知識管理系統，包括：一上傳裝置，儲存有一第一待上傳文件；一第一審核裝置；一分享端裝置，通訊連接該上傳裝置及該第一審核裝置，且具有一審核文件區及一正式文件區；其中，該審核文件區及該正式文件區中分別具有一第一文件資料夾，且該審核文件區的該第一文件資料夾關聯於該第一審核裝置；一自動化知識管理伺服器，通訊連接該分享端裝置；其中，當該上傳裝置上傳該第一待上傳文件至該分享端裝置的該審核文件區中的該第一文件資料夾時，該分享端裝置發送一第一待審核訊號至該自動化知識管理伺服器，且該自動化知識管理伺服器發送該第一待審核訊號至該第一審核裝置；其中，當該自動化知識管理伺服器接收到該第一審核裝置發送的一第一同意訊號時，該自動化知識管理伺服器發送該第一同意訊號至該分享端裝置，且該分享端裝置將該審核文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件移動至該正式文件區的該第一文件資料夾中；一生成式AI伺服器，通訊連接該自動化知識管理伺服器；一使用裝置，通訊連接該自動化知識管理伺服器；其中，當該自動化知識管理伺服器接收到該使用裝置產生的一詢問請求訊號時，該自動化知識管理伺服器發送該詢問請求訊號至該生成式AI伺服器；其中，當該生成式AI伺服器接收到該詢問請求訊號時，該生成式AI伺服器根據該詢問請求訊號產生一搜尋訊號；一搜尋伺服器，通訊連接該生成式AI伺服器；其中，當該搜尋伺服器接收到該生成式AI伺服器發送的該搜尋訊號時，該搜尋伺服器根據該搜尋訊號搜尋執行一搜尋程序，以讀取一第一文件檔案，且發送該第一文件檔案至該生成式AI伺服器；其中，當該生成式AI伺服器接收到該第一文件檔案時，該生成式AI伺服器根據該第一文件檔案產生一回應訊號，並發送該回應訊號至該自動化知識管理伺服器，且該自動化知識管理伺服器發送該回應訊號至該使用裝置。

本創作之文件審核AI知識管理系統能夠通過該自動化知識管理伺服器通知對應的審核裝置，讓該上傳裝置在上傳該第一待上傳檔案後，自動地通知審核者，如此一來，審核者便可通過第一審核裝置審核該第一待上傳檔案，藉此以自動化流程確保AI模型所用文件符合企業內部規範，同時提高上傳資料的安全性及作業效率，從而實踐資料獲取、管理、利用上之資料治理。同時，由於所有動作都是通過該自動化知識管理伺服器進行的，因此該自動化知識管理伺服器可以追蹤及記錄所有動作，藉由對該等動作之後續追蹤來對AI應用進行必要之風險控管，以提供符合企業機密文件相關內部控制需求之AI解決方案。

請參閱圖1所示，本創作為一文件審核AI知識管理系統，包含有一上傳裝置11、一第一審核裝置121、一第二審核裝置122、一第三審核裝置123、一分享端裝置20及一自動化知識管理伺服器30。該上傳裝置11儲存有一第一待上傳文件。在本實施例中，該上傳裝置11可為一個人電腦、一筆記型電腦、一智慧型手機、一平板電腦等使用者終端設備，用於提供一上傳者上傳檔案使用。

該分享端裝置20通訊連接該上傳裝置11，且具有一審核文件區及一正式文件區。該審核文件區及該正式文件區中分別具有一第一文件資料夾，且該審核文件區的該第一文件資料夾關聯於該第一審核裝置121，或者該審核文件區的該第一文件資料夾可同時關聯該第一審核裝置121及該第二審核裝置122。在本實施例中，該分享端裝置20可為一安裝有資料共享軟體的設備，舉例來說，該分享端裝置20可以是安裝有微軟的SharePoint軟體的電腦設備，且該上傳裝置11也可是安裝有微軟的SharePoint軟體的使用者終端設備，用於上傳檔案至該分享端裝置20。

該自動化知識管理伺服器30通訊連接該分享端裝置20、該第一審核裝置121及該第二審核裝置122。當該上傳裝置11上傳該第一待上傳文件至該分享端裝置20的該審核文件區中的該第一文件資料夾時，該分享端裝置20發送一第一待審核訊號至該自動化知識管理伺服器30，且該自動化知識管理伺服器30發送該第一待審核訊號至該第一審核裝置121。

此外，若是該審核文件區的該第一文件資料夾同時關聯該第一審核裝置121及該第二審核裝置122，當該上傳裝置11上傳該第一待上傳文件至該分享端裝置20的該審核文件區中的該第一文件資料夾時，該分享端裝置20係發送該第一待審核訊號及一第二待審核訊號至該自動化知識管理伺服器30。

當該自動化知識管理伺服器30接收到該第一審核裝置121發送的一第一同意訊號時，該自動化知識管理伺服器30發送該第一同意訊號至該分享端裝置20，且該分享端裝置20將該審核文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件移動至該正式文件區的該第一文件資料夾中。

此外，若是該審核文件區的該第一文件資料夾同時關聯該第一審核裝置121及該第二審核裝置122，當該自動化知識管理伺服器30接收到該第一審核裝置121發送的該第一同意訊號後，該自動化知識管理伺服器30係進一步發送該第二待審核訊號至該第二審核裝置122。並且當該自動化知識管理伺服器30接收到該第二審核裝置122發送的一第二同意訊號時，該自動化知識管理伺服器30才會發送該第一同意訊號及該第二同意訊號至該分享端裝置20，讓該分享端裝置20將該審核文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件移動至該正式文件區的該第一文件資料夾中。

舉例來說，如圖2所示，當該上傳者使用該上傳裝置11上傳檔案時，該上傳者係先進入該審核文件區中的該第一文件資料夾，例如一內部文件資料夾。然後，該上傳者點選一上傳選項，並選擇該上傳裝置11中的該第一待上傳文件，例如一會議記錄。接著，該上傳者即可上傳該會議紀錄至該上傳該第一待上傳文件至該分享端裝置20的該審核文件區中的該第一文件資料夾。

而當該分享端裝置20接收到該第一待上傳文件後，該分享端裝置20即發送該第一待審核訊號至該自動化知識管理伺服器30，且通過該自動化知識管理伺服器30發送該第一待審核訊號至該第一審核裝置121。如圖3所示，當該第一審核裝置121接收到該第一待審核訊號，一第一審核者便可使用該第一審核裝置121審核該第一待上傳文件，在審核時，該第一審核者可以確認上傳者的身份，例如會議記錄是由Apple上傳的。而該第一審核者可開啟會議紀錄確認內容，若內容沒問題，且適合上傳到該內部文件資料夾時，該第一審核者便可點選一同意選項，以由該第一審核裝置121產生該第一同意訊號，並發送該第一同意訊號至該分享端裝置20。而當該分享端裝置20接收到該第一同意訊號後，該分享端裝置20便會將該審核文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件移動至該正式文件區的該第一文件資料夾中，且刪除該審核文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件。

此外，若是該審核文件區的該第一文件資料夾同時關聯該第一審核裝置121及該第二審核裝置122，當該第一審核者點選該同意選項，由該第一審核裝置121產生該第一同意訊號後，該自動化知識管理伺服器30還會發送該第二待審核訊號至該第二審核裝置122，讓一第二審核者進行審核。並且當該第二審核者也同意上傳該第一待上傳檔案，並點選該同意選項後，才會由該第二審核裝置122產生該第二同意訊號，讓該自動化知識管理伺服器30接收到該第二審核裝置122發送的該第二同意訊號，並且讓該自動化知識管理伺服器30發送該第一同意訊號及該第二同意訊號至該分享端裝置20，使該分享端裝置20將該審核文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件移動至該正式文件區的該第一文件資料夾中，以及刪除該審核文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件。

由於上傳檔案時，若僅由一位審核者審核，可能發生誤判的狀況。因此，本創作還提供了讓一資料夾關聯多位的審核者，讓多位的主管審核，避免誤判，提供更為安全的文件管理，以確保後續AI模型所使用之文件及提供之回應之正確性，並使其符合企業內部文件及人員權限等相關規範。

進一步而言，該第三審核裝置123係通訊連接該自動化知識管理伺服器30。而該分享端裝置20的該審核文件區及該正式文件區中還分別具有一第二文件資料夾，且該審核文件區的該第二文件資料夾關聯於該第三審核裝置123。該上傳裝置11還儲存有一第二待上傳文件。

當該上傳裝置11上傳該第二待上傳文件至該分享端裝置20的該審核文件區中的該第二文件資料夾時，該分享端裝置20發送一第三待審核訊號至該自動化知識管理伺服器30，且該自動化知識管理伺服器30發送該第三待審核訊號至該第三審核裝置123。當該自動化知識管理伺服器30接收到該第三審核裝置123發送的一第三同意訊號時，該自動化知識管理伺服器30發送該第三同意訊號至該分享端裝置20，且該分享端裝置20將該審核文件區的該第二文件資料夾中的該第二待上傳文件移動至該正式文件區的該第二文件資料夾中。

舉例來說，如圖2所示，當該上傳者使用該上傳裝置11上傳該第二待上傳文件時，該上傳者係先進入該審核文件區中的該第二文件資料夾，例如一機密文件資料夾。然後，該上傳者點選一上傳選項，並選擇該上傳裝置11中的該第二待上傳文件，例如一電話單。接著，該上傳者即可上傳該電話單至該上傳該第二待上傳文件至該分享端裝置20的該審核文件區中的該第二文件資料夾。

由於不同的資料夾可存放不同的資料，而不同的資料可由不同的審核者進行審核，例如一般的內部文件，由一般行政主管審核即可，但若是具有隱私的機密文件，則應由較高階的管理主管審核。因此，本創作針對不同的資料夾關聯不同的審核者，讓對應的主管審核，提供企業更為細緻且符合資料治理需求的文件管理，進而讓AI模型在使用上能夠符合企業內部對機密文件管理的相關規範。

此外，請參閱圖1所示，該文件審核AI知識管理系統還包含有一使用裝置13、一生成式AI伺服器41及一搜尋伺服器42。

該使用裝置13及該生成式AI伺服器41分別通訊連接該自動化知識管理伺服器30。當該自動化知識管理伺服器30接收到該使用裝置13產生的一詢問請求訊號時，該自動化知識管理伺服器30發送該詢問請求訊號至該生成式AI伺服器41。且當該生成式AI伺服器41接收到該詢問請求訊號時，該生成式AI伺服器41根據該詢問請求訊號產生一搜尋訊號。

該搜尋伺服器42通訊連接該生成式AI伺服器41及該分享端裝置20。當該搜尋伺服器42接收到該生成式AI伺服器41發送的該搜尋訊號時，該搜尋伺服器42根據該搜尋訊號執行一搜尋搜尋程序，以讀取一第一文件檔案，且發送該第一文件檔案至該生成式AI伺服器41。在本實施例中，當該搜尋伺服器42根據該搜尋訊號執行該搜尋程序時，該搜尋伺服器42係搜尋並讀取該分享端裝置20的該正式文件區中的一第一文件檔案。且當該生成式AI伺服器41接收到該第一文件檔案時，該生成式AI伺服器41根據該第一文件檔案產生一回應訊號，並發送該回應訊號至該自動化知識管理伺服器30，且該自動化知識管理伺服器30發送該回應訊號至該使用裝置13。

在本實施例中，該生成式AI伺服器41中包含有一生成式AI模型，例如微軟公司的Azure OpenAI。如此一來，當該生成式AI伺服器41接收到該使用裝置13產生的該詢問請求訊號時，該生成式AI伺服器41便可通過該生成式AI模型生成對應的該搜尋訊號，並將該搜尋訊號發送至該搜尋伺服器42，供該搜尋伺服器42根據該搜尋訊號搜尋出對應的文件檔案。且該搜尋伺服器42包含有微軟公司的Azure Search功能。

當一使用者通過該使用者裝置13搜尋相關資訊，使用者可以通過一般口語白話的對話方式直接提出詢問，以產生該詢問請求訊號。而當該生成式AI伺服器41的該生成式AI模型接收到該詢問請求訊號時，該生成式AI伺服器41便可根據該詢問請求訊號，生成相應的該搜尋訊號，並通過該搜尋伺服器42搜尋相應的文件檔案，再根據搜尋到的文件檔案生成對應的文件檔案。如圖4所示，當該使用者通過該使用者裝置13提出問題，例如該使用者想要詢問人事主管的分機，該使用者就直接以口語對話方式提出問題。而經過該生成式AI伺服器41處理後，該生成式AI伺服器41的該生成式AI模型可通過該搜尋伺服器42從該分享端裝置20中搜尋到一電話單，然後該生成式AI模型即可根據該電話單找出人事主管的分機，並生成相應的回應訊號，讓該使用者讀取。

在本實施例中，屬於公司的文件都僅被上傳至該分享端裝置20，因此提供了較高的資料安全性。

進一步而言，請參閱圖5所示，在本創作的另一實施例中，該文件審核AI知識管理系統的還包含有一雲端儲存伺服器43。該雲端儲存伺服器43通訊連接該自動化知識管理伺服器30。而該搜尋伺服器42係通訊連接該生成式AI伺服器41及該雲端儲存伺服器43，但未通訊連接該分享端裝置20。

且在本實施例中，當該分享端裝置20將該審核文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件移動至該正式文件區的該第一文件資料夾中時，該分享端裝置20進一步通過該自動化知識管理伺服器30將該正式文件區中的資料同步至該雲端儲存伺服器43。而當該自動化知識管理伺服器30接收到該使用裝置產生的一詢問請求訊號時，該自動化知識管理伺服器30發送該詢問請求訊號至該生成式AI伺服器41。

當該搜尋伺服器42根據該搜尋訊號執行該搜尋程序時，該搜尋伺服器42係搜尋並讀取該雲端儲存伺服器43中的一第一文件檔案，且發送該第一文件檔案至該生成式AI伺服器41。且當該生成式AI伺服器接41收到該第一文件檔案時，該生成式AI伺服器41根據該第一文件檔案產生一回應訊號，並發送該回應訊號至該自動化知識管理伺服器30，且該自動化知識管理伺服器30發送該回應訊號至該使用裝置13。

在本實施例中，該生成式AI伺服器41中同樣包含有該生成式AI模型，例如微軟公司的Azure OpenAI。因此，當該生成式AI伺服器41接收到該使用裝置13產生的該詢問請求訊號時，該生成式AI伺服器41亦可通過該生成式AI模型生成對應的該搜尋訊號，並將該搜尋訊號發送至該搜尋伺服器42。但在本實施例中，當該搜尋伺服器42接收到該搜尋訊號時，由於該分享端裝置20的文件檔案係有被同步至該雲端儲存伺服器43，因此該搜尋伺服器42可根據該搜尋訊號從該雲端儲存伺服器43搜尋出對應的文件檔案。

在本實施例中，屬於公司的文件都除了上傳至該分享端裝置20外，該分享端裝置20的文件檔案還被同步到了該雲端儲存伺服器43，因此提供了可異地存取資料的便利性，並提供了雲上稽核的功能。且在本實施例中，該雲端儲存伺服器43係微軟公司的Azure Storage Account的儲存空間，由於該儲存空間亦提供人員控管、加密等資安功能，因此本實施例亦提供了可靠的安全性，且保障了資料保護、身分識別和存取管理、網路功能等。且該雲端儲存伺服器43所進行的每一個步驟都會以Log的形式存放在雲端，藉此讓整個過程都有完整的記錄，提供後續追蹤與分析的可能，甚至可協助釐清雲端的稽核事項，進而提供企業在使用AI模型的同時符合機密文件之內部控制機制，並藉由後續持續的監控追蹤，來達到風險控管之目的。

此外，該使用裝置13具有一權限資訊。當該生成式AI伺服器41接收到該第一文件檔案時，該生成式AI伺服器41係進一步讀取該使用裝置13的該權限資訊，並根據該權限資訊判斷該使用裝置13是否具有權限讀取該第一文件檔案。且當該使用裝置13具有權限讀取該第一文件檔案時，該生成式AI伺服器41才會發送該回應訊號至該自動化知識管理伺服器30。而當該使用裝置13不具有權限讀取該第一文件檔案時，該生成式AI伺服器41發送一權限不足訊號至該自動化知識管理伺服器30。

如圖4所示，具例來說，使用該使用者裝置13的該使用者本身的職務或職位係關連到其所可以存取的資料種類，例如根據企業內部的機密文件管理規範，若該使用者若僅為一般員工，非主管職，則該員工應無權限可存取全公司的打卡資料，但可存取其自身的打卡資料。因此，當該員工使用該使用者裝置13，該員工係使用其帳號密碼登入該使用者裝置13，讓該使用者裝置13根據該帳號密碼確認該員工身分，並根據該員工身分決定該權限資訊。若該員工通過該使用者裝置13詢問全公司的打卡記錄時，由於該員工的權限不足，該生成式AI伺服器41便會發送該權限不足訊號至該自動化知識管理伺服器30，讓該自動化知識管理伺服器30發送該權限不足訊號置該使用者裝置13，藉此通過該使用者裝置13通知該員工，其無權限確認全公司的打卡記錄。但若是該員工僅詢問其自身的打卡記錄時，該生成式AI伺服器41就判斷其有權限可生成該回應訊號，並通過該自動化知識管理伺服器30發送該回應訊號至該使用者裝置13，藉此通知該員工。

進一步而言，如圖1所示，該文件審核AI知識管理系統還包含有一管理裝置14。該管理裝置14通訊連接該自動化知識管理伺服器30。且當該管理裝置14產生一新增資料夾訊號時，該自動化知識管理伺服器30接收該新增資料夾訊號，並根據該新增資料夾訊號，於該分享端裝置20的該審核文件區及該正式文件區中分別新增一第三文件資料夾，且進一步設定該審核文件區的該第三文件資料夾關聯於該第三審核裝置123。

當該管理裝置14產生一文件刪除訊號時，該自動化知識管理伺服器30接收該文件刪除訊號，並根據該文件刪除訊號，刪除該分享端裝置20的該正式文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件。

當該管理裝置14產生一文件查詢訊號時，該自動化知識管理伺服器30接收該文件查詢訊號，並根據該文件查詢訊號，讀取該分享端裝置20的該正式文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件。

如此一來，一管理者便可通過該管理裝置14管理或搜尋該分享端裝置20中的各個資料夾及資料夾中的檔案，例如新增資料夾、刪除文件檔案、查詢文件檔案等，藉此清理該分享端裝置20，避免內部檔案雜亂無章造成資料難以被利用，並藉由該管理者對檔案之管理，來確保該文件審核AI知識管理系統內所流通之資料皆符合企業內部相關規範，以達到資料治理之目的。

此外，在本實施例中，該自動化知識管理伺服器30包含有微軟公司的Power App及Teams等軟體功能。且該第一審核裝置121、該第二審核裝置122、該第三審核裝置123及該使用裝置13係安裝有微軟公司的Power App及Teams等軟體，以連線至該自動化知識管理伺服器30執行相關功能。

通過本創作之文件審核AI知識管理系統，讓企業能夠自動化內部文件的管理流程，同時通過整合了生成式AI，使得使用者能功過詢問AI來快速獲得答案，並且通過程式設計方案來訪問公司上傳到該分享端裝置20或是該雲端儲存伺服器43的文件檔案。這樣的整合方式，不僅能讓企業更有效地管理文件檔案，提高工作效率，同時也能保護數據的安全性，並達到文件的可追蹤性，從而提升企業對於內部資料之治理，並完善對機密文件相關風險之控管。

除此之外，本創作之文件審核AI知識管理系統還設計了上傳者、審核者、使用者等三種不同的協作角色和文件權限，除了提供企業能夠符合內部規範來使用之系統，亦通過設計機器人流程自動化(Robotic Process Automation；RPA)的方式共同維護管理LLM的文件知識庫。藉此優化RAG架構的搜尋效益，讓企業在使用LLM時能更方便且更有效率。

以上所述僅是本創作的較佳實施例而已，並非對本創作做任何形式上的限制，雖然本創作已以較佳實施例揭露如上，然而並非用以限定本創作，任何熟悉本專業的技術人員，在不脫離本創作技術方案的範圍內，當可利用上述揭示的技術內容做出些許更動或修飾為等同變化的等效實施例，但凡是未脫離本創作技術方案的內容，依據本創作的技術實質對以上實施例所作的任何簡單修改、等同變化與修飾，均仍屬於本創作技術方案的範圍內。

11:上傳裝置 121:第一審核裝置 122:第二審核裝置 123:第三審核裝置 13:使用裝置 14:管理裝置 20:分享端裝置 30:自動化知識管理伺服器 41:生成式AI伺服器 42:搜尋伺服器 43:雲端儲存伺服器

圖1為本創作文件審核AI知識管理系統一第一較佳實施例的系統方塊示意圖。圖2為本創作文件審核AI知識管理系統的一上傳裝置的顯示畫面示意圖。圖3為本創作文件審核AI知識管理系統的一第一審核裝置的顯示畫面示意圖。圖4為本創作文件審核AI知識管理系統的一使用裝置的顯示畫面示意圖。圖5為本創作文件審核AI知識管理系統一第二較佳實施例的系統方塊示意圖。圖6為本創作文件審核AI知識管理系統的一管理裝置的顯示畫面示意圖。

11:上傳裝置

121:第一審核裝置

122:第二審核裝置

123:第三審核裝置

13:使用裝置

14:管理裝置

20:分享端裝置

30:自動化知識管理伺服器

41:生成式AI伺服器

42:搜尋伺服器

Claims

一種文件審核人工智慧知識管理系統，包含有：一上傳裝置，儲存有一第一待上傳文件；一第一審核裝置；一分享端裝置，通訊連接該上傳裝置，且具有一審核文件區及一正式文件區；其中，該審核文件區及該正式文件區中分別具有一第一文件資料夾，且該審核文件區的該第一文件資料夾關聯於該第一審核裝置；一自動化知識管理伺服器，通訊連接該分享端裝置及該第一審核裝置；其中，當該上傳裝置上傳該第一待上傳文件至該分享端裝置的該審核文件區中的該第一文件資料夾時，該分享端裝置發送一第一待審核訊號至該自動化知識管理伺服器，且該自動化知識管理伺服器發送該第一待審核訊號至該第一審核裝置；其中，當該自動化知識管理伺服器接收到該第一審核裝置發送的一第一同意訊號時，該自動化知識管理伺服器發送該第一同意訊號至該分享端裝置，且該分享端裝置將該審核文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件移動至該正式文件區的該第一文件資料夾中；一生成式AI伺服器，通訊連接該自動化知識管理伺服器；一使用裝置，通訊連接該自動化知識管理伺服器；其中，當該自動化知識管理伺服器接收到該使用裝置產生的一詢問請求訊號時，該自動化知識管理伺服器發送該詢問請求訊號至該生成式AI伺服器；其中，當該生成式AI伺服器接收到該詢問請求訊號時，該生成式AI伺服器根據該詢問請求訊號產生一搜尋訊號；一搜尋伺服器，通訊連接該生成式AI伺服器；其中，當該搜尋伺服器接收到該生成式AI伺服器發送的該搜尋訊號時，該搜尋伺服器根據該搜尋訊號搜尋執行一搜尋程序，以讀取一第一文件檔案，且發送該第一文件檔案至該生成式AI伺服器；其中，當該生成式AI伺服器接收到該第一文件檔案時，該生成式AI伺服器根據該第一文件檔案產生一回應訊號，並發送該回應訊號至該自動化知識管理伺服器，且該自動化知識管理伺服器發送該回應訊號至該使用裝置。
如請求項1所述之文件審核人工智慧知識管理系統，其中，該搜尋伺服器進一步通訊連接該分享端裝置；其中，當該搜尋伺服器根據該搜尋訊號執行該搜尋程序時，該搜尋伺服器係搜尋並讀取該分享端裝置的該正式文件區中的該第一文件檔案，且發送該第一文件檔案至該生成式AI伺服器。
如請求項1所述之文件審核人工智慧知識管理系統，進一步包含有：一雲端儲存伺服器，通訊連接該自動化知識管理伺服器；其中，當該分享端裝置將該審核文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件移動至該正式文件區的該第一文件資料夾中時，該分享端裝置進一步通過該自動化知識管理伺服器將該正式文件區中的資料同步至該雲端儲存伺服器；其中，該搜尋伺服器進一步通訊連接該雲端儲存伺服器；其中，當該搜尋伺服器根據該搜尋訊號執行該搜尋程序時，該搜尋伺服器係搜尋並讀取該雲端儲存伺服器中的該第一文件檔案，且發送該第一文件檔案至該生成式AI伺服器。
如請求項1所述之文件審核人工智慧知識管理系統，進一步包含有：一第二審核裝置，通訊連接該自動化知識管理伺服器；其中，該分享端裝置的該審核文件區的該第一文件資料夾還關聯於該第二審核裝置；其中，當該上傳裝置上傳該第一待上傳文件至該分享端裝置的該審核文件區中的該第一文件資料夾時，該分享端裝置進一步發送一第二待審核訊號至該自動化知識管理伺服器；其中，當該自動化知識管理伺服器接收到該第一審核裝置發送的該第一同意訊號時，該自動化知識管理伺服器進一步發送該第二待審核訊號至該第二審核裝置；其中，當該自動化知識管理伺服器接收到該第二審核裝置發送的一第二同意訊號時，該自動化知識管理伺服器發送該第一同意訊號及該第二同意訊號至該分享端裝置，且該分享端裝置將該審核文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件移動至該正式文件區的該第一文件資料夾中。
如請求項1所述之文件審核人工智慧知識管理系統，進一步包含有：一第三審核裝置，通訊連接該自動化知識管理伺服器；其中，該分享端裝置的該審核文件區及該正式文件區中還分別具有一第二文件資料夾，且該審核文件區的該第二文件資料夾關聯於該第三審核裝置；其中，該上傳裝置還儲存有一第二待上傳文件；其中，當該上傳裝置上傳該第二待上傳文件至該分享端裝置的該審核文件區中的該第二文件資料夾時，該分享端裝置發送一第三待審核訊號至該自動化知識管理伺服器，且該自動化知識管理伺服器發送該第三待審核訊號至該第三審核裝置；其中，當該自動化知識管理伺服器接收到該第三審核裝置發送的一第三同意訊號時，該自動化知識管理伺服器發送該第三同意訊號至該分享端裝置，且該分享端裝置將該審核文件區的該第二文件資料夾中的該第二待上傳文件移動至該正式文件區的該第二文件資料夾中。
如請求項2或3所述之文件審核人工智慧知識管理系統，其中，該使用裝置具有一權限資訊；其中，當該生成式AI伺服器接收到該第一文件檔案時，該生成式AI伺服器係進一步讀取該使用裝置的該權限資訊，並根據該權限資訊判斷該使用裝置是否具有權限讀取該第一文件檔案；其中，當該使用裝置具有權限讀取該第一文件檔案時，該生成式AI伺服器才會發送該回應訊號至該自動化知識管理伺服器。
如請求項6所述之文件審核人工智慧知識管理系統，其中，當該使用裝置不具有權限讀取該第一文件檔案時，該生成式AI伺服器發送一權限不足訊號至該自動化知識管理伺服器。
如請求項1所述之文件審核人工智慧知識管理系統，進一步包含有：一第三審核裝置，通訊連接該分享端裝置；一管理裝置，通訊連接該自動化知識管理伺服器；其中，當該管理裝置產生一新增資料夾訊號時，該自動化知識管理伺服器接收該新增資料夾訊號，並根據該新增資料夾訊號，於該分享端裝置的該審核文件區及該正式文件區中分別新增一第三文件資料夾，且進一步設定該審核文件區的該第三文件資料夾關聯於該第三審核裝置。
如請求項1所述之文件審核人工智慧知識管理系統，進一步包含有：一管理裝置，通訊連接該自動化知識管理伺服器；其中，當該管理裝置產生一文件刪除訊號時，該自動化知識管理伺服器接收該文件刪除訊號，並根據該文件刪除訊號，刪除該分享端裝置的該正式文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件。
如請求項1所述之文件審核人工智慧知識管理系統，進一步包含有：一管理裝置，通訊連接該自動化知識管理伺服器；其中，當該管理裝置產生一文件查詢訊號時，該自動化知識管理伺服器接收該文件查詢訊號，並根據該文件查詢訊號，讀取該分享端裝置的該正式文件區的該第一文件資料夾中的該第一待上傳文件。