CN117453982B - 一种档案管理文件分类*** - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种档案管理文件分类***，属于档案管理技术领域。一种档案管理文件分类***，包括用户管理模块、档案信息录入模块、档案管理与审计模块、档案查询与借阅模块、信息联动模块和报表与统计模块。本发明中，在用户查询目标档案时生成与该档案相关的关键信息树状图，帮助用户快速分析档案，此外在用户想要拓展连接档案相关资料信息时，资料链接提供其他相关文献的查询链接，有效减少了用户在目标档案中查找关键信息的时间，且在报表与统计模块特意设置有用户反馈，用于收集用户的使用体验，并将用户的体验评价整合到***报表中，帮助***管理人员及时了解用户使用体验，从而不断优化***。
Description
技术领域
本发明涉及档案管理技术领域，更具体地说，涉及一种档案管理文件分类***。
背景技术
档案管理是一种***化的方法和活动，旨在组织、保存、维护、利用和处置各种类型的档案，以满足组织、机构或个人的信息需求和法律法规的要求。档案可以是文件、纸质文档、电子文档、图片、音频以及视频形式的记录，具有特定的历史、价值和用途，档案管理的目标是确保档案信息的完整性、可靠性、可用性和可审查性。而随着环保意识的提高和电子信息技术的进步，开始推动档案数字化和电子化管理，因此便有了现在的档案管理文件分类***。档案管理文件分类***旨在帮助组织、企业和机构有效地管理大量的档案和文件，确保档案信息的安全性、可用性和可管理性。
目前在使用的档案管理文件分类***大多数引入自动化技术以及结合区块链技术，一方面利用区块链的去中心化、不可篡改的特性，增强档案管理的透明度和信任度。另一方面利用自动化技术加快用户查询目标档案，然而在查询到目标档案后，仍需要用户进一步在目标档案中查阅找寻自己想要的关键信息和相关信息，这个过程往往用时较多，容易影响到用户的使用体验。
发明内容
本发明的目的在于提供一种档案管理文件分类***，以解决上述背景技术中提出的问题：目前在使用的档案管理文件分类***大多数引入自动化技术以及结合区块链技术，一方面利用区块链的去中心化、不可篡改的特性，增强档案管理的透明度和信任度。另一方面利用自动化技术加快用户查询目标档案，然而在查询到目标档案后，仍需要用户进一步在目标档案中查阅找寻自己想要的关键信息和相关信息，这个过程往往用时较多，容易影响到用户的使用体验。
一种档案管理文件分类***，包括用户管理模块、档案信息录入模块、档案管理与审计模块、档案查询与借阅模块、信息联动模块和报表与统计模块，用于管理***的工作账号通过所述用户管理模块注册登录，注册验证后的工作账号通过所述档案信息录入模块将录入新的档案信息，访问用户通过所述用户管理模块登入，并利用所述档案查询与借阅模块进行档案查阅，且所述报表与统计模块以日报、周报以及月报的形式生成报表和统计数据，所述用户管理模块和所述档案管理与审计模块设置有物联网信息采集装置；
优选地，所述档案查询与借阅模块关联有所述信息联动模块，且所述信息联动模块设置有关联信息树和资料链接。
优选地，所述用户管理模块包括账号管理和自定义设置，所述账号管理设置有用户注册界面、用户登录界面以及用户验证，并利用所述物联网信息采集装置辅助验证，所述用户验证设置有人脸识别和身份证件采集，所述自定义设置用于对***进行配置，包括界面风格、权限设置、信息编辑以及备份策略，用户管理模块用于自定义管理用户信息，丰富用户使用体验。
优选地，所述档案信息录入模块包括档案录入和档案加密，所述档案录入用于将新的档案信息录入***，且所述档案录入设置有手动输入和自动导入，所述档案加密用于对重要文档进行加密处理，其加密方式采用混合加密档案信息录入模块主要用于将档案录入***，增加***中档案的全面性。
优选地，所述档案管理与审计模块包括档案分类、档案存储、档案监控和档案销毁，所述档案分类引入自然语言处理技术和机器学***。
优选地，所述档案查询与借阅模块包括档案检索和档案借阅，所述档案检索根据档案的属性和内容设置检索用关键字形式的智能检索栏，所述档案借阅设置有借阅申请、借阅期限控制和借阅记录功能，所述借阅记录记录在所述用户管理模块中，所述借阅期限控制用于管理档案的借阅和归还。
优选地，所述信息联动模块包括互动平台，所述互动平台设置有可视化界面，且所述可视化界面设置有自适应功能，且所述关联信息树和所述资料链接都设置在所述互动平台上，所述关联信息树自动提取生成目标档案关键信息，所述资料链接提供所述目标档案的相关文献链接，利用关联信息树展示档案的关键信息，而利用资料链接可以帮助用户拓展查询，帮助用户快速分析档案，且有效提高档案关联度。
优选地，所述报表与统计模块包括用户反馈和***报表，所述用户反馈用于收集整理用户使用***后的意见，且所述用户反馈整合至所述***报表中，所述***报表提供数据可视化，所述数据可视化用于生成日报、周报以及月报，且所述***报表设置有导出和共享功能，通过在***报表中加入用户反馈不仅可以定期生产报表，反映档案，还可以定期收集用户使用体验，从而不断优化***。
相比于现有技术，本发明的优点在于：
(1)本发明中，通过在信息联动模块设置关联信息树，在用户查询目标档案时生成与该档案相关的关键信息树状图，帮助用户快速分析档案，此外在用户想要拓展连接档案相关资料信息时，资料链接提供其他相关文献的查询链接，有效减少了用户在目标档案中查找关键信息的时间，提高用户查询效率。
(2)本发明中，在报表与统计模块特意设置有用户反馈，用于收集用户的使用体验，并将用户的体验评价整合到***报表中，之后将报表数据导出为Excel、PDF格式，或者直接通过网络云端共享至管理端，帮助***管理人员及时了解用户使用体验，从而不断优化***。
(3)本发明中，应用物联网技术，实时监控档案管理***的使用情况，记录用户操作，确保只有授权人员可以访问敏感档案信息，且在注册过程中***会利用物联网信息采集装置对用户的身份证件拍照记录以及进行人脸识别验证，明确注册用户信息，从而有效提高对***档案的安全保护。
附图说明
图1为本发明的整体***示意图。
具体实施方式
实施例：请参阅图1，一种档案管理文件分类***，包括用户管理模块、档案信息录入模块、档案管理与审计模块、档案查询与借阅模块、信息联动模块和报表与统计模块，用于管理***的工作账号通过用户管理模块注册登录，注册验证后的工作账号通过档案信息录入模块将录入新的档案信息，访问用户通过用户管理模块登入，并利用档案查询与借阅模块进行档案查阅，且报表与统计模块以日报、周报以及月报的形式生成报表和统计数据，用户管理模块和档案管理与审计模块设置有物联网信息采集装置，且物联网信息采集装置采用高清摄像头识别身份信息；
档案查询与借阅模块关联有信息联动模块，且信息联动模块设置有关联信息树和资料链接，访问用户通过档案查询与借阅模块找到目标档案后，信息联动模块会根据档案信息生成档案的关联信息树并提供其他相关档案资料链接。
在本***中，用户管理模块包括账号管理和自定义设置，账号管理设置有用户注册界面、用户登录界面以及用户验证，并利用物联网信息采集装置辅助验证，用户验证设置有人脸识别和身份证件采集，当用户想要注册账号时需要在用户注册界面填写身份信息，当进入到用户验证时，用户提供身份证件，***利用物联网信息采集装置对用户的身份证件拍照记录以及进行人脸识别验证，明确注册用户信息，自定义设置用于对***进行配置，包括界面风格、权限设置、信息编辑以及备份策略，用户通过界面风格可以自定义设置界面背景，而信息编辑用于修改编辑个人基础信息，此外用户通过权限设置可以设置个人账户的访问查看权限，用户管理模块用于自定义管理用户信息，丰富用户使用体验。
在本***中，档案查询与借阅模块包括档案检索和档案借阅，档案检索根据档案的属性和内容设置检索用关键字形式的智能检索栏，且该智能检索栏是基于自然语言处理技术和机器学习技术，用于按照不同条件对档案进行检索和查询，方便用户快速找到所需的档案信息，档案借阅设置有借阅申请、借阅期限控制和借阅记录功能，档案借阅基于用户管理模块需要提前建立账号并完善信息，借阅记录记录在用户管理模块中，借阅期限控制用于管理档案的借阅和归还。
在本***中，信息联动模块包括互动平台，互动平台设置有可视化界面，且可视化界面设置有自适应功能，且关联信息树和资料链接都设置在互动平台上，关联信息树自动提取生成目标档案关键信息，资料链接提供目标档案的相关文献链接，在用户通过档案查询与借阅模块检索到目标档案后可以选择进入信息联动模块的互动平台，并互动平台的可视化界面通过关联信息树生成与该档案相关的关键信息树状图，对于想要拓展查询的相关资料通过设置的资料链接点击进入便可继续拓展查询，利用关联信息树展示档案的关键信息，而利用资料链接可以帮助用户拓展查询，帮助用户快速分析档案，且有效提高档案关联度。
具体的，首先用户和***管理人员都需要进入用户管理模块，在用户注册界面注册账号，在注册过程中***会利用物联网信息采集装置对用户的身份证件拍照记录以及进行人脸识别验证，明确注册用户信息，再次登录时用户和***管理人员便可通过用户登录界面，在完成用户验证后进入档案查询与借阅模块，且用户还可以通过自定义设置根据个人需求设置界面风格以及编辑信息，此外用户通过权限设置还可以设置个人账户的访问查看权限，当登录完成验证后，用户通过智能检索栏输入搜索关键字，快速找到所需的档案信息，此时用户可以选择在线查阅和档案借阅，如果选择档案借阅的话，需要进行借阅申请，且***会显示借阅期限并记录个人借阅记录，而当用户选择在线查阅时，会进入信息联动模块的互动平台，并通过互动平台的可视化界面在线查看档案信息，用户要是想要在目标档案中进一步找寻关键信息，可以利用关联信息树生成与该档案相关的关键信息树状图，帮助用户快速分析档案，当在关键信息树状图仍找不到用户需要信息时，可以利用资料链接继续拓展查询。
在本***中，档案信息录入模块包括档案录入和档案加密，档案录入用于将新的档案信息录入***，且档案录入设置有手动输入和自动导入，手动输入通过工作人员手动将档案资料录入***中，自动导入则是通过将其他***的数据导入本***，档案加密用于对重要文档进行加密处理，其加密方式采用混合加密，使用非对称加密保护对称加密的密钥，然后用对称加密加密实际的档案内容，档案信息录入模块主要用于将档案录入***，增加***中档案的全面性。
在本***中，档案管理与审计模块包括档案分类、档案存储、档案监控和档案销毁，档案分类引入自然语言处理技术和机器学***。
在本***中，报表与统计模块包括用户反馈和***报表，用户反馈用于收集整理用户使用***后的意见，且用户反馈整合至***报表中，***报表提供数据可视化，数据可视化用于生成日报、周报以及月报，且***报表设置有导出和共享功能，数据可视化用于展示用户访问档案类型次数，导出和共享功能支持用户将报表数据导出为Excel、PDF格式，以及直接共享给其他人，通过报表与统计模块生成各类报表和统计数据，从而反映档案管理***的使用情况和效果以及及时了解用户使用体验，通过在***报表中加入用户反馈不仅可以定期生产报表，反映档案，还可以定期收集用户使用体验，从而不断优化***。
具体的，在***建立时，将收集到的档案信息通过工作人员手动录入***中，以及将其他***的数据以电子数据形式自动导入本***中，且对于重要文档会进行混合加密，提高对重要文档信息的保护，当这些档案录入***后，根据档案的属性和内容并结合自然语言处理技术和机器学习技术对档案进行分类和编目，实现智能化的档案分类和自动归档，待归类完成后电子档案便会形成有序编号的档案库，并基于物联网信息采集装置实时监控档案管理***的使用情况，记录用户操作，确保只有授权人员可以访问敏感档案信息，在每次用户访问查询时，***会自动记录用户行为，并以日报、周报以及月报的形式生成***报表，且在报表与统计模块特意设置有用户反馈，用于收集用户的使用体验，并将用户的体验评价整合到***报表中，之后将报表数据导出为Excel、PDF格式，或者直接通过网络云端共享至管理端，帮助***管理人员及时了解用户使用体验，从而不断优化***。
本***的具体工作流程为：在***建立时，将收集到的档案信息通过工作人员手动录入***中，以及将其他***的数据以电子数据形式自动导入本***中，且对于重要文档会进行混合加密，提高对重要文档信息的保护，当这些档案录入***后，根据档案的属性和内容并结合自然语言处理技术和机器学***台，并通过互动平台的可视化界面在线查看档案信息，用户要是想要在目标档案中进一步找寻关键信息，可以利用关联信息树生成与该档案相关的关键信息树状图，帮助用户快速分析档案，当在关键信息树状图仍找不到用户需要信息时，可以利用资料链接继续拓展查询，且在每次用户访问查询时，***会自动记录用户行为，并以日报、周报以及月报的形式生成***报表，且在报表与统计模块特意设置有用户反馈，用于收集用户的使用体验，并将用户的体验评价整合到***报表中，之后将报表数据导出为Excel、PDF格式，或者直接通过网络云端共享至管理端，帮助***管理人员及时了解用户使用体验，从而不断优化***。
以上显示和描述了本发明的基本原理、主要特征和本发明的优点。本行业的技术人员应该了解，本发明不受上述实施例的限制，上述实施例和说明书中描述的仅为本发明的优选例，并不用来限制本发明，在不脱离本发明精神和范围的前提下，本发明还会有各种变化和改进，这些变化和改进都落入要求保护的本发明范围内。本发明要求保护范围由所附的权利要求书及其等效物界定。
Claims (6)
1.一种档案管理文件分类***，其特征在于：包括用户管理模块、档案信息录入模块、档案管理与审计模块、档案查询与借阅模块、信息联动模块和报表与统计模块，用于管理***的工作账号通过所述用户管理模块注册登录，注册验证后的工作账号通过所述档案信息录入模块将录入新的档案信息，访问用户通过所述用户管理模块登入，并利用所述档案查询与借阅模块进行档案查阅，且所述报表与统计模块以日报、周报以及月报的形式生成报表和统计数据，所述用户管理模块和所述档案管理与审计模块设置有物联网信息采集装置；
所述档案查询与借阅模块关联有所述信息联动模块，且所述信息联动模块设置有关联信息树和资料链接；
所述信息联动模块包括互动平台，所述互动平台设置有可视化界面，且所述可视化界面设置有自适应功能，且所述关联信息树和所述资料链接都设置在所述互动平台上，所述关联信息树自动提取生成目标档案关键信息，所述资料链接提供所述目标档案的相关文献链接。
2.根据权利要求1所述的一种档案管理文件分类***，其特征在于：所述用户管理模块包括账号管理和自定义设置，所述账号管理设置有用户注册界面、用户登录界面以及用户验证，并利用所述物联网信息采集装置辅助验证，所述用户验证设置有人脸识别和身份证件采集，所述自定义设置用于对***进行配置，包括界面风格、权限设置、信息编辑以及备份策略。
3.根据权利要求1所述的一种档案管理文件分类***，其特征在于：所述档案信息录入模块包括档案录入和档案加密，所述档案录入用于将新的档案信息录入***，且所述档案录入设置有手动输入和自动导入，所述档案加密用于对重要文档进行加密处理，其加密方式采用混合加密。
4.根据权利要求1所述的一种档案管理文件分类***，其特征在于：所述档案管理与审计模块包括档案分类、档案存储、档案监控和档案销毁，所述档案分类引入自然语言处理技术和机器学习技术根据档案的属性和内容对档案进行分类和编目，所述档案存储设置档案库，所述档案监控利用所述物联网信息采集装置监控档案管理***的使用情况，所述档案销毁设置有销毁审批和归档策略，管理档案的销毁和归档。
5.根据权利要求1所述的一种档案管理文件分类***，其特征在于：所述档案查询与借阅模块包括档案检索和档案借阅，所述档案检索根据档案的属性和内容设置检索用关键字形式的智能检索栏，所述档案借阅设置有借阅申请、借阅期限控制和借阅记录功能，所述借阅记录记录在所述用户管理模块中，所述借阅期限控制用于管理档案的借阅和归还。
6.根据权利要求1所述的一种档案管理文件分类***，其特征在于：所述报表与统计模块包括用户反馈和***报表，所述用户反馈用于收集整理用户使用***后的意见，且所述用户反馈整合至所述***报表中，所述***报表提供数据可视化，所述数据可视化用于生成日报、周报以及月报，且所述***报表设置有导出和共享功能。
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| PB01 | Publication | ||
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| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
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| GR01 | Patent grant | ||
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