TWI499920B - 文件之協同檢閱 - Google Patents

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TWI499920B
TWI499920B TW098105858A TW98105858A TWI499920B TW I499920 B TWI499920 B TW I499920B TW 098105858 A TW098105858 A TW 098105858A TW 98105858 A TW98105858 A TW 98105858A TW I499920 B TWI499920 B TW I499920B
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Description

文件之協同檢閱
本發明是有關於一種文件之協同檢閱。
在文字處理文件的發展中，使用協同檢閱過程是很常見的。在一種情況下，使用者作了文件後，以電子郵件將文件的的副本傳送給檢閱者。然後這些檢閱者會各自在該文件的獨立副本上作註解。一旦每位檢閱者完成檢閱過程後，他們會將該文件的註解版本送回給作者。然後作者會將這些註解「合併」於單一文件中。作者可能需要將更改部分再次傳送給檢閱者以解決註解衝突之處。
提供此「發明內容」係以簡要形式選擇性地介紹在下之「實施方式」中將進一步說明之概念。此「發明內容」並非為以識別申請標的之關鍵特徵或基本特徵，亦非作為判定申請標的之範圍的輔助。
文件係同步由不同的客戶端開啟以進行文件的協同檢閱。每一客戶端可同時對文件作註解。一客戶端在文件上所作之註解會與同步存取該文件的其他客戶端自動同步。
現在請參照圖式，其中相同的編號代表相同的元件，各種實施方式將敘述於下。特別是，第1圖及其相應討論是提供對合適計算環境的簡短、概要描述，而可將實施方式實現於此環境中。
一般而言，程式模組包括例式、程式、元件、資料結構，以及其他執行特定任務或實現特定抽象資料類型的結構。也可使用其他電腦系統設定，包括手持裝置、多處理器系統、微處理器或可程式消費性電子產品、小型電腦、大型電腦等。也可使用分散式計算環境，在此環境中任務是由透過通訊網路所連結之遠距處理裝置所執行。在分散式計算環境中，程式模組可位於本地端和遠距端之記憶儲存裝置中。
現在請參照第1圖，將敘述一種可於各種實施方式中利用之電腦100的示例電腦架構。第1圖所示之電腦架構可設定為桌上或行動電腦，且包括中央處理單元(CPU)5、系統記憶體7，包括隨機存取記憶體(RAM)9和唯讀記憶體(ROM)10、以及耦合記憶體至CPU 5的系統匯流排12。
含有基本例式之基本輸入/輸出系統(其幫助電腦內元件之間的訊息轉送，例如在開機過程中)係儲存於唯讀記憶體10。電腦100還包括用以儲存作業系統16之大容量儲存裝置14、應用程式24、其他程式模組25、及協同檢閱管理器26，這些將會更詳細地說明於下。
大容量儲存裝置14是透過連接到匯流排12的大容量儲存控制器(未繪示)而連接到CPU 5。大容量儲存裝置14及其相關電腦可讀取媒體為電腦100提供了非可揮發性儲存裝置。雖然本文所載關於電腦可讀取媒體的描述指的是大容量儲存裝置，如硬碟或CD-ROM驅動機，電腦可讀取媒體可以是可由電腦100存取之任何可用媒體。
舉例來說，而非限制，電腦可讀取媒體可包括電腦儲存媒體及通訊媒體。電腦儲存媒體包括揮發性和非可揮發性、以任何方法或技術實現以儲存如電腦可讀取指令之資訊的可移除和非可移除媒體、資料結構、程式模組或其他資料。電腦儲存媒體包括，但不限於，RAM、ROM、EPROM、EEPROM、快閃記憶體或其他固態記憶體技術、CD-ROM、DVD、或其他光學儲存裝置、磁性卡帶、磁帶、磁碟儲存裝置或其他磁性儲存裝置、或是可用於儲存所欲資訊，並可由電腦100存取之任何其他媒體。
依照各種實施方式，電腦100可在透過網路18(如網際網路)使用邏輯連接到遠端電腦的網路環境中運作。電腦100可透過連接到匯流排12之網路介面單元20而連接到網路18。網路連接可為無線及/或有線。網路介面單元20也可用來連接到其他類型的網路和遠端電腦系統。電腦100還可包括輸入/輸出控制器22，用以接收和處理來自其他一些裝置之輸入，這些裝置包括鍵盤、滑鼠、或電子筆(未繪示於第1圖中)。同樣地，輸入/輸出控制器22可提供輸出到顯示器23、印表機、或其他類型的輸出裝置。
如上所簡述，一些程式模組和資料檔案可儲存在電腦100的大容量儲存裝置14和RAM 9之中，這些程式模組和資料檔案包括適用於控制網路個人電腦之運作的作業系統16，例如華盛頓州雷德蒙市微軟公司的Windows Vista作業系統。大容量儲存裝置14和RAM 9也可儲存一或多個程式模組。特別是，大容量儲存裝置14和RAM 9可儲存一或多個被組態成與文件(例如，儲存在網路資料儲存裝置28的文件27)互動之應用程式24。例如，應用程式24可為一豐富客戶端應用程式(rich client application)，如華盛頓州雷德蒙市微軟公司的Microsoft Word。應用程式24亦可為一簡易版客戶端，其不包括豐富的客戶端應用程式之所有完整功能。例如，簡易版客戶端可實現於瀏覽器程式內，瀏覽器程式包括了顯示文件內容的功能，並允許在文件上作註解。
應用程式24利用協同檢閱管理器26來允許文件的同步協同檢閱。一般來說，協同檢閱管理器26可協助將不同客戶端17在文件27上所作的註解同步化。由使用者所作的註解會整合入文件27中，以使每一將文件置於開啟狀態以供註解/編輯的使用者可看到其他使用者所作的註解。根據一實施方式，要檢閱的文件是儲存在資料儲存裝置28中，可由位於不同地點的不同使用存取。例如，文件可儲存於可在網路上存取的文件館(document library)中。每一檢閱者可開啟中央儲存庫的文件以提供註解於文件上。檢閱者可在相同或不同時間存取該文件，而沒有必要去確認在同一時間只有一人開啟該文件。這樣一來，當一人在更改該文件時，其他人可能在註解該文件。關於協同檢閱管理器的更多細節將提供如下。
第2圖繪示一種用以協同檢閱文件的系統200。如圖所示，系統200包括客戶端1-3、協同檢閱管理器26、顯示器和文件27。每一客戶端包括用以與文件(像是文件27)互動並在文件上作註解的應用程式。
如圖所示，客戶端1和3包括豐富應用程式62，其提供在文件27上編輯和註解的功能。豐富客戶端應用程式可為建立文件27的文字處理應用程式，或其他應用程式，其提供了編輯和更改文件27之結構的豐富功能。例如，豐富應用程式可為Microsoft Office應用程式套件中的一種程式，如Microsoft Word。客戶端2繪示了簡易版應用程式64，其提供一套在文件27上作註解的有限功能(相較於豐富客戶端應用程式62)。簡易版應用程式64可為提供顯示文件27之功能及在文件上作註解之功能的的應用程式。例如，簡易版應用程式可為允許使用者發表註解的簡單網頁介面。簡易版客戶端的UI並不要求具有豐富應用程式的功能，以使文件的檢閱和註解過程不僅專有於特定的客戶端軟體應用程式版本的使用者。
一旦建立了文件(如文件27)，即請檢閱者對文件提出註解。可使用與應用程式(如文件協同應用程式)相關之功能來自動邀請檢閱者，或可以其他方法來邀請檢閱者。例如，可將一至文件之鏈結以電子郵件發送給檢閱者，以表明已可註解該文件。根據一實施方式，該文件會被置入資料儲存裝置28，以使網路上的其他使用者可存取該文件。例如，將文件27放置在網路上的共享位置中。
協作之使用者(即客戶端1-3)可同步開啟該文件並作註解。如上所述，一些使用者可使用相同或不同的豐富應用程式同步存取該文件，而其他使用者可使用簡易版客戶端來存取該文件。每一使用者可在同一時間將註解***到文件中。根據一實施方式，使用者藉由選擇文件的內容，再將註解文字***文字方塊中以在文件內容上作註解。也可使用其他方法來***註解文字。例如，使用者可選擇內容，然後單擊右鍵並輸入註解文字。註解是與所選的內容相關。根據一實施方式，可以區段為單位來選擇文件的內容。例如，使用者可選擇在文件的一段落上作註解。除了作註解外，可指定一或多個客戶端為作者或所有者，其具對該文件的編輯權限，可允許對該文件作結構性的更改。例如，使用者可添加內容、刪除內容、移除內容等。根據一實施方式，一客戶端會被指定為文件27的作者或所有者。當作者開啟文件進行編輯時，其他使用者無法編輯目前正被編輯中的內容，並僅限於在內容上作註解。透過這種方式，來自多位作者的註解可在多個檔案副本之間即時同步化，而使每一作者在其他作者將文件副本開啟進行編輯時，可看到他們輸入的任何註解。
每一客戶端(即客戶端1-3)所作的註解是在目前正存取該文件之不同應用程式間同步化。根據一實施方式，儲存檔案時，在客戶端所作之註解係與在資料儲存裝置28處之文件版本同步化。一般來說，同步化註解包括將註解寫至文件27。由於對該檔案的註解是不衡突的，不同客戶端的註解可在同一時間寫入文件中。也可使用其他方式來同步化註解。例如，對該文件的註解可在某事件(即過期的期間、使用者移至另一段落等)發生時被同步化。一旦同步化，其他客戶所作之註解會顯示在其他客戶端裝置之其他應用程式中。由於註解會被提供給每一現正開啟該文件的客戶端，檢閱者仍在檢閱文件時會看到其他檢閱者的註解。這樣一來，使用者可回應文件上的其他註解。例如，檢閱者可對一註解作出註解，而不是註解文件的本身(見第3圖及相關討論)。
如果客戶端(即文件的作者)正在編輯文件，且刪除了該段落的註解，則此註解成為孤兒註解。孤兒註解是一種不再與文件之一區段有相關聯之註解。在一實施方式中，成為孤兒的註解是顯示於被刪除文件內容的位置附近。另一種做法是，將孤兒註解自文件中移除，並向使用者顯示一訊息，表示該段落之內容已被刪除且註解不再有效。
客戶端也可決定輸入一建議之編輯，如果作者接受的話，會自動被納入文件中。根據一實施方式，建議之編輯被視為是一種註解(見第3圖及其相關討論)。另一種做法是獨立地處置建議之編輯。
根據一實施方式，客戶端也可建立文件的副本，並將註解與該共享副本同步化，而不直接存取共享文件。例如，檢閱者可對儲存在本地端之文件副本作註解，再經確認後，此更改會與共享副本同步化。
第3圖繪示了一客戶端介面300之範例，其包括了註解之範例文件的顯示。
根據一實施方式，當未決定內容時，如段落1，會醒目提示(highlight)該內容，並可顯示一輸入文字方塊以接收對醒目提示部分的註解。類似地，可選擇先前所作的註解以允許檢閱者於該註解上作註解。如上所述，文件的內容分成離散區段。例如，根據字、行、句子、段落、頁等而將文件的內容分成區段。如上所述，文件內容的區段是以文件的段落定義。根據一實施方式，文件內的每一區段是以獨特的識別符來標記，以使註解可以容易地連接到相應的區段。將獨特的識別符與每一區段相關聯有助於確保即使該區段在文件內的位置改變了，與該區段相關聯之註解仍連接到正確的區段。在第3圖中，為了便於說明，段落1的ID為1；段落2的ID為2且段落N的ID為N。獨特識別符可為任何可獨特識別每一區段的識別符。例如，獨特識別符可為總體獨特識別符(Globally Unique Identifier,GUID)。
客戶端在文件上所作之註解是與該註解所屬之區段相關聯。如上所述，註解1是與段落1相關聯。可以看到，註解2的ID(82)是設為段落1的ID。類似地，註解2是與段落2相關聯，註解4是與段落N相關聯。
正如上之簡要討論，也可對先前的註解作註解。在此範例中，註解3(84)是對註解2之註解。例如，使用者可選擇文件中之一註解並加入內容而對先前的註解作註 解。根據一實施方式，藉由將註解之ID設為它所相關聯之註解，而將註解與母註解相關聯。也可使用其他方法將註解與先前的註解相關聯。例如，每一對先前註解之註解可被適當地嵌套(nested)於一樹狀結構中。
註解也可被識別為建議之編輯。在此例中，註解4(86)被識別為建議之編輯。建議之編輯與註解非常類似，但建議之編輯提供了一種將註解整合到文件內容的方式。在此例中，建議之編輯是真/假(True/False)之設定來識別(即建議之編輯=“T”或“F”)。應用程式可提供一選項，其允許文件作者接受/拒絕建議之編輯。當作者接受了建議之編輯，則註解會被自動整合入文件內容中。當作者拒絕建議之編輯，則建議之編輯的內容不會被整合入文件中。一些簡易版客戶端可能不包括此功能，在這種情況下，建議之編輯便被視為註解。
根據一實施方式，每一註解是儲存為一資料結構，其包括將註解與所註解之文件區段相關聯之資訊；是否一註解是一建議之編輯之資訊；和註解之文字之資訊。在一實施方式中，使用XML來儲存註解。例如，XML標記表示其內容是一包括了屬性之註解，該屬性識別其所關聯之內容。也可包括其他的標記，例如，可使用任務註解。一任務註解可用來表示該註解是一將與文件之建立相關聯的任務。建議之編輯也可以註解標記內之旗標識別。也可將其他屬性包括於註解中，包括作註解的時間、註解者的名稱、註解的ID等.
根據另一實施方式，也可將編輯標誌與每一段落相關聯，以判定是否所作之註解適用於當前的文件狀態。例如，當第一客戶端存取文件時，一段落之編輯ID可為2。第一客戶端加入了註解，且當該註解移到中央資料儲存裝置時，同一段落的編輯ID現在是判定為3，其表示該段落已被編輯過。當編輯ID不同時，可提供警告訊息及更改過之段落的副本。
現在參照第4圖，一種說明協同檢閱文件之流程400將敘述於下。閱讀本文提出之例式討論時，應瞭解到，各種實施方式的邏輯運算係以下述來實現(1)以電腦實現之步驟的序列或在計算系統上運行的程式模組及/或(2)以計算系統內相互連接的機器邏輯電路或電路模組。何種實現方式是取決於實現本發明之計算系統的性能要求。因此，在此說明及組成本文所述之實施方式的邏輯運作可被廣泛地稱為操作、結構裝置、動作或模組。這些操作、結構裝置、動作或模組可以軟體、韌體、特定用途數位邏輯、及其任何組合來實現。
在開始運作之後，此流程流至步驟410，客戶端存取由至少一其他客戶端同步存取的文件。文件是處於開啟狀態，以使每一客戶端可寫入該文件以整合文件上之註解。
移至步驟420，判定何時在文件上作註解。根據一實施方式，在一預先定義的事件發生後，即確定已完成該註解於該文件上。例如，客戶端儲存文件。也可使用其他的事件(即時間過期的期間、使用者移到另一段落等)。
移至步驟430，更新共享文件以反映註解。根據一實施方式，註解是寫入由網路資料儲存裝置所維護之文件，而該網路資料儲存裝置由存取該文件之客戶端所共享。
移至步驟440，提供一客戶端所作之註解給其他客戶。這可包括存取更新文件的客戶端及/或發送有關註解之每一客戶端註解資訊的客戶端。例如，每一客戶端可包括註解及該註解所屬之文件區段。
移至步驟450，每一客戶端顯示具已整合之註解的文件。然後，此流程便結束運作並返回處理其他的行動。
上述說明、範例和資料提供了製造和使用本發明之組合的完整描述。在不脫離本發明之精神和範圍內，本發明可有各種之實施方式，因此本發明之保護範圍當視後附之申請專利範圍所界定者為準。
5‧‧‧中央處理單元
24‧‧‧應用程式
7‧‧‧系統記憶體
25‧‧‧程式模組
9‧‧‧隨機存取記憶體
26‧‧‧協同檢閱管理器
10‧‧‧唯讀記憶體
27‧‧‧文件
12‧‧‧匯流排
28‧‧‧資料儲存裝置
14‧‧‧大容量儲存裝置
82‧‧‧ID
16‧‧‧作業系統
84‧‧‧註解3
17‧‧‧客戶端
86‧‧‧註解4
18‧‧‧網路
62‧‧‧豐富應用程式
20‧‧‧網路介面單元
64‧‧‧簡易版應用程式
22‧‧‧輸入/輸出控制器
100‧‧‧電腦
23‧‧‧顯示器
200‧‧‧協同檢閱文件的系統
300‧‧‧客戶端介面
400-450‧‧‧步驟
第1圖係繪示一種範例計算裝置；第2圖係繪示一種協同檢閱系統；第3圖係繪示一種範例文件及所關聯之註解；以及第4圖係繪示一種說明協同檢閱文件之流程。
26．．．協同檢閱管理器
27．．．文件
62．．．豐富應用程式
64．．．簡易版應用程式
200．．．協同檢閱文件的系統

Claims (20)

  1. 一種用於協同檢閱文件的方法，包含以下步驟：存取一文件，該文件可由多個客戶端同步地存取；其中存取該文件之步驟包括利用允許在該文件上做註解之一應用程式來存取該文件，該文件包括複數個區段，其中該等複數個區段之各者關聯於一總體獨特識別符(GUID)及一編輯識別符，該編輯識別符反映該文件之該區段的一目前狀態；接收來自該些客戶端中之至少一者在該文件上的一註解，其中接收該註解之步驟更包含連同該註解接收一註解識別符，該註解識別符關聯於有作註解在上之該文件的該區段之該GUID；更新該文件以反映該註解，其中更新該文件之步驟包含當該註解無關於該文件之該區段的該目前狀態時提供一指示；以及提供該註解及將該註解關聯於該文件中一位置之資訊給同步地存取該文件之該些客戶端中的每一者，以使在該些客戶端中之每一者上之該文件之顯示被更新且包括該註解之顯示。
  2. 如申請專利範圍第1項所述之方法，其中存取該文件之步驟包含以下步驟：利用一簡易版客戶端(thin client)存取該文件以及自一客戶端應用程式存取該文件；其中該 簡易版客戶端包括可比擬於該客戶端應用程式的功能的子集。
  3. 如申請專利範圍第1項所述之方法，其中更新該文件之步驟更包含以下步驟：根據關聯於該註解識別符的該GUID來識別被註解之該文件的該區段，以及將該註解關聯於該文件之該經識別區段。
  4. 如申請專利範圍第1項所述之方法，其中當該文件係由該等多個客戶端同步地存取時，該文件保持解除鎖定，以使該等多個客戶端中之任何一者可將註解寫入該文件。
  5. 如申請專利範圍第1項所述之方法，其中該文件之區段係以下列之其中一者來識別：一字；一行；一段落；以及一句子。
  6. 如申請專利範圍第1項所述之方法，其中接收該註解之步驟更包含以下步驟：判定該註解是對該文件之一建議編輯；以及當該註解是一建議編輯時，則將該註解識別為一建議編輯。
  7. 如申請專利範圍第1項所述之方法，更包含以下步驟：判定關聯於該區段之一先前註解被選擇，以及將該註 解關聯於該先前註解而非將該註解關聯於該文件之該區段。
  8. 如申請專利範圍第1項所述之方法，其中在其他客戶端正存取該文件、且該些客戶端中之至少一者正在該文件之內容上作一註解的同時，該些客戶端中之至少一者執行影響該文件之一結構的文件內容編輯。
  9. 一種電腦可讀取儲存裝置，該電腦可讀取儲存裝置存有用以自不同客戶端在一文件上作註解之電腦可執行指令，執行包含以下步驟：開啟一文件，該文件可由該等不同客戶端同步地存取；其中開啟該文件之步驟包括利用允許在該文件上作註解之一或更多個應用程式將該文件以一解除鎖定狀態開啟；其中該文件之該解除鎖定狀態允許該等不同客戶端中之任何一者在該文件上作註解，其中該文件包括複數個區段，其中該等複數個區段之各者關聯於一總體獨特識別符(GUID)及一編輯識別符，該編輯識別符反映該文件之該區段的一目前狀態；接收來自該些不同客戶端中之至少一者於該文件上所作的一註解，其中接收該註解之步驟更包含連同該註解接收一註解識別符，該註解識別符關聯於有作註解在上之該文件的該區段之該GUID；更新該文件以反映該註解，其中更新該文件之步驟包 含當該註解無關於該文件之該區段的該目前狀態時提供一指示；以及提供該註解給該些不同客戶端中之每一者，並在該些不同客戶端中之每一者中顯示該註解；其中該註解係儲存於一資料結構內，該資料結構包括將該註解關聯於該文件中一位置之資訊。
  10. 如申請專利範圍第9項所述之電腦可讀取儲存裝置，其中由該些不同客戶端開啟該文件之步驟包括以下步驟：允許該些不同客戶端中之一者為該文件之一擁有者；其中當其他不同客戶端正在該文件上作註解之同時，該擁有者被允許對該文件作結構性更改。
  11. 如申請專利範圍第9項所述之電腦可讀取儲存裝置，其中更新該文件之步驟包含以下步驟：識別有作註解在上之該區段，以及將該註解關聯於該文件之該經識別區段。
  12. 如申請專利範圍第9項所述之電腦可讀取儲存裝置，更包含以下步驟：判定何時有作該註解在上之該文件之該區段不再存在，以及當該區段不存在時，提供該註解之一顯示於靠近該不存在區段之位置之一位置。
  13. 如申請專利範圍第9項所述之電腦可讀取儲存裝 置，其中該文件之該等複數個區段對應於該文件之每一段落。
  14. 如申請專利範圍第9項所述之電腦可讀取儲存裝置，其中更新該文件之步驟更包含以下步驟：判定該註解是對該文件之一建議編輯；以及當該註解是一建議編輯時，則將該註解識別為一建議編輯，且其中至少有些客戶端允許將該建議編輯自動納入該文件之該區段中。
  15. 如申請專利範圍第9項所述之電腦可讀取儲存裝置，更包含以下步驟：判定何時與該文件相關聯之一先前註解被選擇，以及將該註解與該先前註解相關聯而非將該註解與該文件之內容相關聯。
  16. 一種用以自不同客戶端在一文件上作註解之系統，該系統包含：一資料儲存器，該資料儲存器係組態成儲存一文件，該文件可從該些不同客戶端存取；一第一客戶端，該第一客戶端包含：一網路連線，其係組態成連接到該資料儲存器；一處理器及一電腦可讀取媒體；一作業環境，該作業環境經儲存於該電腦可讀取媒體上且執行於該處理器上；以及一應用程式，該應用程式係組態成自該資料儲存 器開啟該文件；其中在該應用程式開啟該文件之同時，該文件亦由其他客戶端所開啟；其中該應用程式係組態成在該文件上作註解；其中開啟該文件之步驟包括於一解除鎖定狀態開啟該文件；其中該文件之該解除鎖定狀態允許該些不同客戶端中之任何一者對該文件作註解，並限制該文件之編寫存取權給開啟該文件以供編輯的該等不同客戶端中之一者，其中該文件包括複數個區段，其中該等複數個區段之各者關聯於一總體獨特識別符(GUID)及一編輯識別符，該編輯識別符反映該文件之該區段的一目前狀態；以及一協同管理器，在該作業環境之控制下運作並用以：在目前為開啟以供編輯之該文件上接收一註解，其中接收該註解之步驟更包含連同該註解接收一註解識別符，該註解識別符關聯於有作註解在上之該文件的該區段之該GUID；更新該文件以反映該註解，其中更新該文件之步驟包含當該註解無關於該文件之該區段的該目前狀態時提供一指示；以及提供該註解給開啟了該文件之該等其他客戶端，使得該註解被顯示；其中該註解係儲存於一資料結構內，該資料結構包括將該註解關聯於該文件中一位置之資訊。
  17. 如申請專利範圍第16項所述之系統，其中更新該文件之步驟更包含：識別有作註解在上之該區段，以及將該註解關聯於該文件之該經識別區段。
  18. 如申請專利範圍第16項所述之系統，其中該文件之區段對應於該文件之每一段落。
  19. 如申請專利範圍第16項所述之系統，其中更新該文件之該步驟更包含：判定何時該註解是對該文件之一建議編輯；以及當該註解是一建議編輯時，則將該註解識別為一建議編輯，且其中該等客戶端中的至少一些允許將該建議編輯自動納入該文件的內容中。
  20. 如申請專利範圍第16項所述之系統，更包含：判定何時與該文件相關聯之一先前註解被選擇，以及將該註解與該先前註解相關聯而非將該註解與該文件之內容相關聯。
TW098105858A 2008-03-31 2009-02-24 文件之協同檢閱 TWI499920B (zh)

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