RU2718736C1 - Electronic document management system and electronic document management system control method - Google Patents

Abstract

FIELD: electronic workflow.

SUBSTANCE: in the electronic document management system control method, comprising the transaction registration server between the parties, forming the first party documents database, where the first party documents are transaction objects, at that part of the document database information is open for the second side, and formation of documents database is carried out from documents requested by either side. Documents in the open database or documents previously provided to the second party are unconditionally transmitted to the second side upon request, and requisites of the person requesting documents on behalf of the second side are registered without possibility of removal; each transaction is initiated by the first user of the second side and is approved with observance of the specified parameters.

EFFECT: technical result is reduction of costs for computational operations, exclusion of transactions, which do not comply with norms and rules, as well as impersonal transactions.

15 cl, 8 dwg

Description

ОБЛАСТЬ ТЕХНИКИFIELD OF TECHNOLOGY

Изобретение относится к информационным системам для обмена специфическими данными, в частности, к средствам формирования, верификации и распространения отчетной информации предприятия и может быть использовано для подготовки и утверждения налоговой отчетности, а также для формирования, верификации и регистрации документов в процессе обмена документами между налоговой службой и предприятием. The invention relates to information systems for the exchange of specific data, in particular, to the means of formation, verification and dissemination of enterprise reporting information and can be used to prepare and approve tax reporting, as well as to generate, verify and register documents in the process of exchanging documents between the tax service and enterprise.

УРОВЕНЬ ТЕХНИКИBACKGROUND

В принятой в настоящее время практике документооборота, как правило используется запрос документа заинтересованным лицом, проверка правомерности запроса и возможности предоставления документа или его копии, при наличии самого документа и правомерности запроса.In the current workflow practice, as a rule, a request for a document by an interested person is used, verification of the legality of the request and the possibility of providing the document or its copy, if there is the document itself and the legality of the request.

Известные на рынке системы документооборота, преимущественно предназначены для преобразования форматов документов, аутентификации лиц, участвующих в документообороте и формирования защищенных каналов передачи информации. Document management systems known on the market are mainly intended for converting document formats, authentication of persons participating in document management and forming secure information transmission channels.

Например, в патенте РФ RU2154298 (C1), опубликованном 10.08.2000, раскрывается регламент подготовки и предоставления документов в налоговые органы. Известная система использует многостадийную структуру запроса, при которой осуществляется автоматизация процесса подготовки, проверки на корректность заполнения и представления отчетных документов в контролирующие органы с подтверждением подлинности и авторства этих документов. Известная система не использует базу данных предприятия для хранения документов, не предназначена для целевого запроса документов специалистом налогового ведомства. Все запросы документов в известной системе подлежат удовлетворению. Известная архитектура системы документооборота не защищена от повторных запросов, не обеспечивает проверку качества работы структур предприятия и налогового ведомства.For example, in the patent of the Russian Federation RU2154298 (C1), published on 10.08.2000, the rules for the preparation and submission of documents to the tax authorities are disclosed. The known system uses a multi-stage request structure, in which the process of preparing, checking for the correctness of filling out and submitting reporting documents to regulatory authorities is carried out with confirmation of the authenticity and authorship of these documents. The known system does not use the enterprise database for storing documents, is not intended for a targeted request for documents by a tax department specialist. All requests for documents in a known system are subject to satisfaction. The well-known architecture of the document management system is not protected from repeated requests, it does not provide quality control of the work of enterprise structures and the tax department.

Наиболее близким к предложенному изобретению техническим решением является система, раскрытая в патенте США US6092090 (A), опубликованном 18.07.2000. Описание к патенту раскрывает систему сбора и обработки информации, предусматривающую хранение оригиналов налоговых документов. Система предусматривает разделение документов по базам данных, в соответствии с их назначением. Предусматривается возможность верификации электронной версии.Closest to the proposed invention, the technical solution is the system disclosed in US patent US6092090 (A), published July 18, 2000. The description of the patent discloses a system for collecting and processing information providing for the storage of originals of tax documents. The system provides for the separation of documents in databases, in accordance with their purpose. It is possible to verify the electronic version.

Недостатком прототипа заявленного изобретения, а также других решений, выявленных в уровне техники и предназначенных для электронного документооборота, является невозможность отклонения запросов от лиц, авторизованных в системе, но сформировавших необоснованные или повторные запросы, точная регистрация лиц, участвующих в транзакциях.The disadvantage of the prototype of the claimed invention, as well as other solutions identified in the prior art and intended for electronic document management, is the impossibility of rejecting requests from persons authorized in the system, but having generated unreasonable or repeated requests, accurate registration of persons involved in transactions.

Таким образом, в уровне техники существует потребность в системе электронного документооборота, обеспечивающей надежность и достоверность предоставляемых документов, упорядочивание процедур работы с документами как в системе документооборота, так и за ее пределами, а также обеспечивающей многократное использование электронных версий документов, однократно зарегистрированных в системе.Thus, in the prior art there is a need for an electronic document management system that ensures the reliability and reliability of the documents provided, streamlining procedures for working with documents both in the document management system and beyond, as well as providing for the reuse of electronic versions of documents once registered in the system.

СУЩНОСТЬ ИЗОБРЕТЕНИЯ SUMMARY OF THE INVENTION

Техническим результатом, достигаемым при использовании предложенного изобретения, является снижение количества повторных и необоснованных транзакций, исключение транзакций, не соответствующих нормам и правилам и исключения обезличенных транзакций, не относящихся, например, к сфере деятельности налогового органа. Дополнительным техническим результатом является оптимизации режимов работы налогового органа и налогоплательщика за счет возможности выявления недостатков в деятельности сотрудников. Например, большое количество отклоненных запросов или большое количество повторных запросов, относящихся одному документу или одной сделке, может свидетельствовать о низком качестве работы сотрудника. При применении изобретения к электронному обороту налоговых документов, обеспечивается сокращение расходов на налоговое администрирование, в том числе расходов на электронную обработку и пересылку документов. Система также обеспечивает своевременное выявление, анализ и предотвращение налоговых рисков.The technical result achieved by using the proposed invention is to reduce the number of repeated and unreasonable transactions, the exclusion of transactions that do not comply with the norms and rules, and the exclusion of anonymized transactions that are not related, for example, to the scope of the tax authority. An additional technical result is the optimization of the operating modes of the tax authority and the taxpayer due to the possibility of identifying deficiencies in the activities of employees. For example, a large number of rejected requests or a large number of repeated requests related to one document or one transaction may indicate a poor quality of the employee. When applying the invention to the electronic circulation of tax documents, the cost of tax administration is reduced, including the cost of electronic processing and sending documents. The system also provides timely identification, analysis and prevention of tax risks.

Общий технический результат заключается в снижении объема передаваемых данных за счет исключения обработки повторных транзакций, кроме того, система обеспечивает существенное сокращение трудозатрат при работе системы за счет выявления возможностей по оптимизации бизнес-процессов.The overall technical result is to reduce the amount of data transmitted by eliminating the processing of repeat transactions, in addition, the system provides a significant reduction in labor costs during the operation of the system by identifying opportunities for optimizing business processes.

Для достижения технического результата предложен способ управления системой электронного документооборота, содержащей сервер регистрации транзакций между сторонами, где с использованием сервера регистрации транзакций формируется база данных документов первой стороны, где документы первой стороны являются объектами транзакций, при этом часть сведений из базы данных документов является открытой для второй стороны, а формирование базы данных документов осуществляется из документов, запрошенных любой стороной; при этом: первой стороной является контролируемое предприятие или налогоплательщик; второй стороной является система контролирующей или проверяющей организации; объектом транзакции является запрашиваемый документ первой стороны; началом транзакции является запрос документа, промежуточными результатами - проверка наличия документа в базе данных и загрузка документа в базу данных, а завершением транзакции - предоставление документа или отказ в предоставлении документа; при этом: формируется база данных документов, выполненная в виде объединенной базы данных, в состав которой входят: полная база данных документов, в которой расположены все документы первой стороны, для которых существует электронная версия; открытая база данных, к документам которой имеет доступ неопределенный круг лиц; и транзакционная база данных - временное место хранения документов, предоставляемых второй стороне по запросу; документы, находящиеся в открытой базе данных или документы, ранее предоставлявшиеся второй стороне, безусловно передаются второй стороне по запросу, при этом первая сторона уведомляется о запросе документа, а реквизиты лица, запросившего документы от имени второй стороны регистрируются без возможности удаления, при повторном запросе документа регистрируется общее число запросов; и для каждой транзакции задается срок исполнения транзакции, указывается участие запрошенного документа в ранее совершенных транзакциях.To achieve a technical result, a method for managing an electronic document management system containing a transaction registration server between parties is proposed, where a database of first-party documents is generated using a transaction registration server, where first-party documents are transaction objects, and some of the information from the document database is open to the second side, and the formation of a database of documents is carried out from the documents requested by either side; wherein: the first party is a controlled entity or a taxpayer; the second side is the system of the controlling or checking organization; The transaction object is the requested document of the first party; the beginning of the transaction is a request for a document, the intermediate results - checking the availability of a document in the database and loading the document into the database, and the completion of the transaction - providing a document or refusing to provide a document; at the same time: a database of documents is formed, made in the form of a unified database, which includes: a complete database of documents in which all documents of the first party are located for which there is an electronic version; an open database, the documents of which have access to an indefinite number of persons; and transactional database - a temporary storage place for documents provided to the second party upon request; documents in an open database or documents previously provided to the second side are unconditionally transferred to the second side upon request, while the first side is notified of the request for the document, and the details of the person requesting the documents on behalf of the second side are registered without the possibility of deletion, upon repeated request of the document The total number of requests is recorded. and for each transaction, the deadline for the transaction is set, the participation of the requested document in previously completed transactions is indicated.

В частном случае реализации изобретения каждая транзакция инициируется первым пользователем второй стороны и одобряется вторым пользователем второй стороны либо одобряется автоматически при соблюдении заданных параметров, при этом одобрение означает начало транзакции.In the particular case of the invention, each transaction is initiated by the first user of the second side and is approved by the second user of the second side or is automatically approved if the specified parameters are met, and approval means the beginning of the transaction.

В частном случае реализации изобретения первая сторона уведомляется о существовании запроса и его содержании.In the particular case of the invention, the first party is notified of the existence of the request and its contents.

В частном случае реализации изобретения формируются критерии возможности автоматизированного формирования и автоматизированной обработки запроса, соответствующие требованиям экономической безопасности.In the particular case of the implementation of the invention, criteria are formed for the possibility of automated generation and automated processing of the request that meet the requirements of economic security.

В частном случае реализации изобретения критерии включают критерий материальности документа, причем критерием материальности документа является не превышение заданной суммы суммой по одному документу.In the particular case of the invention, the criteria include the criterion of materiality of the document, and the criterion of materiality of the document is not to exceed a predetermined amount by the sum of one document.

В частном случае реализации изобретения критерии включают критерий материальности выборки документов, причем критерием материальности выборки документов является превышение заданной суммы общей суммой по совокупности документов.In the particular case of the invention, the criteria include the criterion of materiality of the selection of documents, and the criterion of materiality of the selection of documents is the excess of a given amount by the total amount of the totality of documents.

В частном случае реализации изобретения критерии включают критерий по контрагентам, причем критерием по контрагентам является соответствие допустимому наименованию, индивидуальному номеру налогоплательщика или другому идентификационному признаку.In the particular case of the invention, the criteria include the counterparty criterion, and the counterparty criterion is compliance with the legal name, individual taxpayer number or other identification feature.

В частном случае реализации изобретения критерии включают критерий по количеству документов в выборке, причем критерием по количеству документов в выборке является не превышение заданного значения общему количеству запрошенных документов или страниц документов.In the particular case of the invention, the criteria include a criterion for the number of documents in the sample, and the criterion for the number of documents in the sample is not exceeding the specified value to the total number of requested documents or document pages.

В частном случае реализации изобретения критерии включают критерий номера счета, причем критерием номера счета является возможность исключения из электронного документооборота конкретных счетов контрагентов или типов счетов, упомянутых в запросе.In the particular case of the invention, the criteria include an account number criterion, and the account number criterion is the ability to exclude specific counterparty accounts or account types mentioned in the request from electronic document management.

В частном случае реализации изобретения критерии используются первой стороной и применяются при получении запроса, причем первой стороной устанавливаются собственные критерии возможности электронной обработки запроса.In the particular case of the invention, the criteria are used by the first party and are applied upon receipt of the request, with the first party setting its own criteria for the possibility of electronic processing of the request.

В частном случае реализации изобретения при невозможности электронной обработки запроса первой стороной, результаты обработки запроса направляются второй стороне.In the particular case of the invention, when it is impossible to electronically process the request by the first party, the results of the processing of the request are sent to the second side.

В частном случае реализации изобретения у первой стороны запрашивается согласие на использование автоматизированного документооборота.In the particular case of the invention, the first party is requested to consent to the use of automated document management.

В частном случае реализации изобретения первых сторон больше одной, что снижает расходы дополнительно.In the particular case of the invention, the first parties are more than one, which further reduces costs.

В частном случае реализации изобретения осуществляется автоматическая проверка наличия требуемых документов, представленных для сформированного запроса, причем при наличии документов в базе данных второй стороны формируется ответ с приложением ранее полученных документов.In the particular case of the invention, an automatic check is carried out for the availability of the required documents submitted for the generated request, and if there are documents in the database of the second side, a response is formed with the application of the previously received documents.

Для достижения технического результата также предложена система электронного документооборота, содержащая: сервер регистрации транзакций между сторонами, причем первой стороной является контролируемое предприятие или налогоплательщик, второй стороной является система контролирующей или проверяющей организации, объектом транзакции является запрашиваемый документ первой стороны и началом транзакции является запрос документа, промежуточными результатами - проверка наличия документа в базе данных, и загрузка документа в базу данных, а завершением транзакции - предоставление документа или отказ в предоставлении документа; базу данных документов первой стороны, формируемую с использованием сервера регистрации транзакций, где документы первой стороны являются объектами транзакций, при этом часть сведений из базы данных документов является открытой для второй стороны, причем формирование базы данных документов осуществляется из документов, запрошенных любой стороной; базу данных документов, выполненную в виде объединенной базы данных, в состав которой входят: полная база данных документов, в которой расположены все документы первой стороны, для которых существует электронная версия; открытая база данных, к документам которой имеет доступ неопределенный круг лиц; транзакционная база данных - временное место хранения документов, предоставляемых второй стороне по запросу; где документы, находящиеся в открытой базе данных или документы, ранее предоставлявшиеся второй стороне, безусловно передаются второй стороне по запросу, при этом первая сторона уведомляется о запросе документа, а реквизиты лица, запросившего документы от имени второй стороны регистрируются без возможности удаления, при повторном запросе документа регистрируется общее число запросов; и для каждой транзакции задается срок исполнения транзакции, указывается участие запрошенного документа в ранее совершенных транзакциях.To achieve a technical result, an electronic document management system is also proposed, comprising: a transaction registration server between the parties, the first party being a controlled enterprise or a tax payer, the second side being a system of a controlling or verifying organization, the transaction object is the requested document of the first party and the start of the transaction is a document request, intermediate results - checking the availability of the document in the database, and loading the document into the database , and the completion of the transaction - the provision of a document or a refusal to provide a document; a first-party document database, generated using a transaction registration server, where the first-party documents are transaction objects, and some of the information from the document database is open to the second side, and the formation of the document database is carried out from documents requested by either side; a database of documents made in the form of a unified database, which includes: a complete database of documents in which all documents of the first party are located for which there is an electronic version; an open database, the documents of which have access to an indefinite number of persons; transaction database - a temporary place to store documents provided to the second party upon request; where documents in an open database or documents previously provided to the second side are unconditionally transferred to the second side upon request, the first side being notified of the request for the document, and the details of the person requesting the documents on behalf of the second side are registered without the possibility of deletion, upon repeated request The document records the total number of requests; and for each transaction, the deadline for the transaction is set, the participation of the requested document in previously completed transactions is indicated.

В частном случае, если уже было отказано в доступе к запрошенному документу одобрение означает начало транзакции при условии обоснования необходимости предоставления документа.In the particular case, if access to the requested document has already been denied, approval means the beginning of the transaction, provided that it is justified to provide the document.

В частном случае, по результатам рассмотрения поступившего от второй стороны в рамках транзакции запроса первая сторона предоставляет документ либо отклоняет запрос.In the particular case, based on the results of the consideration of the request received from the second party as part of the transaction, the first side provides a document or rejects the request.

Учет повторных транзакций (запросов документов) ведется автоматически. Повторные транзакции завершаются автоматическим предоставлением ранее предоставленного документа. Recording of repeated transactions (document requests) is carried out automatically. Repeated transactions are completed by automatically submitting a previously submitted document.

Для ранее осуществленных транзакций вторая сторона имеет возможность определить инициатора транзакции (первого пользователя второй стороны) и его руководителя (второго пользователя второй стороны). Признак обеспечивает возможность анализа и оценки организации бизнес-процессов вторым пользователем второй стороны.For previously completed transactions, the second side has the ability to determine the initiator of the transaction (first user of the second side) and its leader (second user of the second side). The sign provides the ability to analyze and evaluate the organization of business processes by the second user of the second side.

Для первичных запросов обеспечивается подготовка и передача документов в пределах заранее установленного срока, для повторных запросов, если документ ранее предоставлялся, используются сведения из базы данных сервера регистрации транзакций. For initial requests, the preparation and transmission of documents within a predetermined period is provided, for repeated requests, if the document was previously submitted, information from the database of the transaction registration server is used.

Для документов пользователями может проводиться аналитическая и статистическая обработка для оценки уровня организации бизнес-процессов. По результатам обработки автоматически формируется отчет.For documents, users can carry out analytical and statistical processing to assess the level of organization of business processes. Based on the processing results, a report is automatically generated.

В частных случаях реализации изобретения признаками изобретения могут быть описания организационных возможностей, например, определение отношений подчиненности между пользователями, выявление необходимости изменений в нормативных документах, установка правил акцепта запросов, как для первой, так и для второй стороны.In particular cases of implementing the invention, the features of the invention may be descriptions of organizational capabilities, for example, determining subordination relationships between users, identifying the need for changes in regulatory documents, setting rules for accepting requests for both the first and second sides.

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ГРАФИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ BRIEF DESCRIPTION OF GRAPHIC MATERIALS

Фиг. 1 иллюстрирует упрощенный пример аппаратной реализации предложенной системы.FIG. 1 illustrates a simplified example of a hardware implementation of the proposed system.

Фиг. 2 иллюстрирует пример вычислительной системы, пригодный для реализации элементов предложенного изобретения.FIG. 2 illustrates an example of a computing system suitable for implementing elements of the proposed invention.

Фиг. 3 - фиг. 6 иллюстрируют реализацию способа управления предложенной системой.FIG. 3 - FIG. 6 illustrate the implementation of the control method of the proposed system.

Фиг. 7 - фиг. 8 иллюстрируют альтернативную реализацию способа управления предложенной системой.FIG. 7 - FIG. 8 illustrate an alternative implementation of the control method of the proposed system.

ОПИСАНИЕ ВАРИАНТОВ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ИЗОБРЕТЕНИЯDESCRIPTION OF EMBODIMENTS OF THE INVENTION

Представленные в описании операции и элементы системы, могут быть реализованы аппаратными средствами, функционирующими под управлением загружаемого программного обеспечения и/или встроенных микропрограмм. В качестве аппаратных средств могут быть использованы оконечные устройства пользователей, серверы, сетевые устройства и другие устройства, которые могут реализовывать инструкции и операции способа как путем преобразования машинных кодов в инструкции процессора, так и путем реализации логических операций, предусмотренных аппаратной конфигурацией системы. То есть различные системы и компьютерные архитектуры могут быть сконфигурированы для реализации описанных объектов, например, серверов социальной платформы. Подсистемы первоначального формирования талантов, системы учета транзакций и других узлов, операций и элементов, в том числе систем графического интерфейса пользователя и аппаратного интерфейса.The operations and elements of the system described in the description can be implemented by hardware operating under the control of downloadable software and / or firmware. As hardware, user terminals, servers, network devices, and other devices can be used that can implement the instructions and operations of the method both by converting machine codes into processor instructions and by implementing logical operations provided for by the hardware configuration of the system. That is, various systems and computer architectures can be configured to implement the described objects, for example, social platform servers. Subsystems of initial talent formation, transaction accounting systems and other nodes, operations and elements, including graphical user interface and hardware interface systems.

Компьютерная сеть может представлять собой географически распределенную совокупность узлов, соединенных линиями связи и сегментами для передачи данных между конечными узлами, такими как персональные компьютеры, рабочие станции, или периферийные устройства, такие как принтеры или сканеры. Доступно множество типов сетей, от локальных сетей (LAN) до глобальных сетей (WAN). Как показано на фиг. 1, примерная компьютерная сеть 900 может содержать множество сетевых устройств, таких как маршрутизаторы, коммутаторы, компьютеры и тому подобное, связанных между собой линиями связи. Например, множество сетевых устройств может соединять одно или несколько пользовательских устройств 910 (или «клиентских устройств» 910), которые могут использоваться пользователем, таких как компьютеры, смартфоны, планшеты и т.д. Каналы связи, соединяющие различные сетевые устройства, могут быть проводными линиями или общими средами (например, беспроводными линиями), где определенные устройства могут поддерживать связь с другими устройствами на основе расстояния, уровня сигнала, текущего рабочего состояния, местоположения и т.п.A computer network can be a geographically distributed set of nodes connected by communication lines and segments for transferring data between end nodes, such as personal computers, workstations, or peripheral devices, such as printers or scanners. Many types of networks are available, from local area networks (LAN) to wide area networks (WAN). As shown in FIG. 1, an exemplary computer network 900 may comprise a plurality of network devices, such as routers, switches, computers, and the like, connected by communication lines. For example, multiple network devices may connect one or more user devices 910 (or “client devices” 910) that may be used by a user, such as computers, smartphones, tablets, etc. Communication channels connecting various network devices may be wired lines or common media (e.g., wireless lines) where certain devices can communicate with other devices based on distance, signal strength, current operating status, location, etc.

Каналы связи могут соединять различные сетевые устройства в любой возможной конфигурации. Один или несколько серверов 920 (например, хост-серверы, веб-серверы, базы данных и т.д.) Могут поддерживать связь с сетью 900 и, таким образом, с множеством клиентских устройств 910. Специалистам в данной области техники будет понятно, что в компьютерной сети может использоваться любое количество и расположение узлов, устройств, линий связи и т. д., а иллюстрация, показанная на фиг. 1 является упрощенным примером аппаратной реализации системы.Communication channels can connect various network devices in any possible configuration. One or more servers 920 (eg, host servers, web servers, databases, etc.) may communicate with a network 900 and thus with a plurality of client devices 910. Those skilled in the art will understand that in a computer network, any number and arrangement of nodes, devices, communication lines, etc. can be used, and the illustration shown in FIG. 1 is a simplified example of a hardware implementation of a system.

Пример вычислительной системы, пригодный для реализации элементов предложенного изобретения, показана на фиг. 2. Как показано на фиг. 2, вычислительная система содержит вычислительное устройство 1000 которое может использоваться в качестве устройства пользователя или сервера, в памяти 1040 которого хранятся операционная система 1042, компьютерные программы 1044 и структуры данных 1045. Память 1040 устройства 1000 связана шиной 1050 с источником питания 1060, по крайней мере, одним процессором 1020 и, по крайней мере, одним сетевым интерфейсом 1010, осуществляющим передачу данных в сеть 900 (фиг. 1) и из сети 900 (фиг.1).An example of a computing system suitable for implementing the elements of the proposed invention is shown in FIG. 2. As shown in FIG. 2, the computing system comprises a computing device 1000 that can be used as a user or server device, in memory 1040 of which the operating system 1042, computer programs 1044, and data structures 1045 are stored. The memory 1040 of device 1000 is connected via bus 1050 to power supply 1060, at least , one processor 1020 and at least one network interface 1010, transmitting data to the network 900 (FIG. 1) and from the network 900 (FIG. 1).

Способ управления предложенной системой, как показано на фиг. 3 - фиг. 6, реализуется с использованием двух взаимодействующих контуров обработки данных в процессе электронного документооборота.The control method of the proposed system, as shown in FIG. 3 - FIG. 6, is implemented using two interacting data processing loops during electronic document management.

Контур второй стороны, например, Федеральной налоговой службы Российской федерации, предусматривает двухуровневое оформление запросов о предоставлении документов, пояснений и информации в целях проведения налогового контроля через предложенную систему, имеющую коммерческое обозначение «Витрина данных». На первом уровне второй стороны происходит создание запроса, определение его цели и перечня запрашиваемых документов, и после получения ответа - проведение контрольных и аналитических мероприятий, соответствующих целям запроса. Например, проверяется возможность получения данных из документов, представленных первой стороной ранее. На втором уровне с учетом проведенных ранее операций, производится анализ целесообразности запроса, оценка потенциального объема запрашиваемых данных и выходного эффекта контрольных мероприятий, после чего запрос либо отклоняется, либо подтверждается запрос для отправки налогоплательщику. В случае запроса числовых данных, для определения целесообразности запроса, могут использоваться средства математической обработки данных, определяющие взаимосвязь между различными графами отчетности. В случае запроса факсимильных копий документов, для определения целесообразности запроса могут использоваться средства машинного обучения и искусственного интеллекта, позволяющие, например, определить достоверность подписей или определить смысловое содержание документов, представленных ранее. The outline of the second side, for example, the Federal Tax Service of the Russian Federation, provides for two-level processing of requests for documents, explanations and information in order to conduct tax control through the proposed system, which has the commercial designation “Data Showcase”. At the first level of the second side, the request is created, its purpose and the list of requested documents are determined, and after receiving the answer, control and analytical measures are carried out that correspond to the goals of the request. For example, it checks the possibility of obtaining data from documents submitted by the first party earlier. At the second level, taking into account previous operations, an analysis is made of the expediency of the request, an assessment of the potential volume of the requested data and the output effect of the control measures, after which the request is either rejected or the request is confirmed for sending to the taxpayer. In the case of a request for numerical data, to determine the appropriateness of the request, mathematical data processing tools can be used that determine the relationship between the various reporting graphs. In the case of requesting facsimile copies of documents, machine learning and artificial intelligence tools can be used to determine the appropriateness of the request, allowing, for example, to determine the authenticity of signatures or to determine the semantic content of documents presented earlier.

Контур первой стороны, например, налогоплательщика, также предусматривает двухуровневую обработку запросов о предоставлении документов, пояснений и информации с последующей подготовкой ответа, и предоставления информации и документов через Витрину данных, при этом на первом уровне обеспечивается получение запроса, оценка его соответствия налоговому законодательству, оперативная оценка налоговых рисков, которые могут быть связаны с содержанием документа. При обработке документа также могут использоваться средства искусственного интеллекта и машинного обучения. Например, при наличии в запросе сведений, относящихся к недоимкам, для которых предусмотрена пеня, может формироваться уведомление о необходимости срочного погашения недоимки, а обработка запроса может осуществляться независимо в обычном режиме. Далее, на первом уровне контура налогоплательщика производится определение перечня запрашиваемых документов, и назначение задания ответственному исполнителю с оценкой трудозатрат, установкой сроков. После формирования пакета документов и получения подтверждения готовности пакета документов, в том числе с учетом полноты предоставляемых сведений, соответствующих запросу, осуществляется проведение аналитических мероприятий и при необходимости постановка задачи на подготовку методологической позиции в части причин, приведших к запросу и возможности их устранения в дальнейшем.The contour of the first side, for example, of the taxpayer, also provides for two-level processing of requests for documents, explanations and information with the subsequent preparation of a response, and for the provision of information and documents through a Data Showcase, while the first level ensures the receipt of the request, assessment of its compliance with tax legislation, prompt assessment of tax risks that may be related to the content of the document. When processing a document, artificial intelligence and machine learning tools can also be used. For example, if the request contains information related to arrears, for which a penalty is provided, a notification may be generated about the urgent need to pay off the arrears, and the request can be processed independently in the normal mode. Further, at the first level of the taxpayer’s contour, a list of the requested documents is determined, and the assignment is assigned to the responsible executor with an assessment of labor costs and setting deadlines. After the formation of the package of documents and receipt of confirmation of the readiness of the package of documents, including taking into account the completeness of the information provided relevant to the request, analytical measures are carried out and, if necessary, the task is set to prepare a methodological position regarding the reasons that led to the request and the possibility of eliminating them in the future.

На втором уровне контура первой стороны производится анализ наличия и правильности оформления документов, оценка возможных последствий от получения документов второй стороной, в том числе, определение материального эффекта. Дополнительно подтверждается готовность пакета документов и возможность его отправки в налоговый орган в том виде, в котором он представлен для анализа. При необходимости формируются рекомендации по уточнению и дополнению информации, относящейся к запросу.At the second level of the contour of the first side, an analysis is made of the availability and accuracy of paperwork, an assessment of the possible consequences of receiving documents by the second side, including the determination of the material effect. Additionally, the readiness of the package of documents and the possibility of sending it to the tax authority in the form in which it is presented for analysis is confirmed. If necessary, recommendations are made to clarify and supplement the information related to the request.

В случае выявления невозможности автоматизированной подготовки ответа, например, при несоответствии подготовленного ответа заданным критериям, или запрашиваемый первичный документ отсутствует в списке документов пакета, формируется задание на ручную (не автоматизированную обработку запроса) с приложением предварительно заполненного бланка ответа, приложением имеющихся документов и списком отсутствующих документов. Дальнейшая обработка запроса в этом случае производится в ручном режиме. Ручная обработка запроса выходит за рамки предложенного изобретения. If it is impossible to automatically prepare the answer, for example, if the prepared answer does not meet the specified criteria, or the requested primary document is not in the list of documents in the package, a task for manual (not automated request processing) is formed with the application of a pre-filled response form, the application of available documents and a list of missing documents. Further processing of the request in this case is done manually. Manual processing of the request is beyond the scope of the proposed invention.

В частности, как показано на фиг. 3 - фиг. 6, на этапе 1 (фиг. 6) формируется запрос с использованием рабочего места исполнителя второй стороны, на этапе 2 (фиг. 6) производится автоматизированная проверка запроса формальным требованиям, например, налоговому периоду или ранее предоставленной информации, при несоответствии производится отклонение запроса на этапе 8 (фиг. 6), при этом, сведения об отклонении запроса заносятся в базу данных второй стороны, для последующего анализа при необходимости.In particular, as shown in FIG. 3 - FIG. 6, at stage 1 (Fig. 6), a request is generated using the workplace of the second-party contractor, at stage 2 (Fig. 6) an automated check of the request is carried out with formal requirements, for example, the tax period or previously provided information, if the discrepancy is not accepted, the request is rejected stage 8 (Fig. 6), in this case, information about the rejection of the request is entered into the database of the second side, for subsequent analysis, if necessary.

Для запросов, соответствующих формальным требованиям, запрашивается подтверждение от лица, сформировавшего запрос на этапе 3 (фиг. 6), после чего, система на этапе 4 (фиг. 5) проводит проверку возможности обработки запроса в автоматизированном режиме, например, если запрашивается документ, прямо обозначенный в нормах и правилах, и ранее документ не запрашивался, подтверждение запроса куратором не требуется, в системе инициируется транзакция на этапе 5 (фиг. 5). При отклонении запроса, сведения заносятся в базу данных для последующего анализа, а необходимость запроса определяется путем запрашивания оценки запроса от куратора работника, сформировавшего запрос на этапе 6 (фиг. 5). При подтверждении запроса на этапе 7 (фиг. 6) исполняется этап 5 (фиг. 5), при отклонении запроса, выполняется этап 8 (фиг. 6). Сведения, об отклоненных запросах, а также о всех запросах, используются на этапе 24 (фиг. 5) для формирования отчета об эффективности работы сотрудников, а также об эффективности работы автоматизированной системы, определяемой по количеству запросов, требующих подтверждения куратора. Количественные и качественные результаты анализа эффективности определяются на этапе 25 (фиг. 5).For requests that meet the formal requirements, a confirmation is requested from the person who generated the request in step 3 (Fig. 6), after which, the system in step 4 (Fig. 5) checks the possibility of processing the request in an automated mode, for example, if a document is requested, expressly indicated in the rules and regulations, and before the document was not requested, confirmation of the request by the curator is not required, the transaction is initiated in the system at step 5 (Fig. 5). If the request is rejected, the information is entered into the database for subsequent analysis, and the need for the request is determined by requesting an assessment of the request from the curator of the employee who generated the request at step 6 (Fig. 5). When the request is confirmed in step 7 (Fig. 6), step 5 (Fig. 5) is executed; when the request is rejected, step 8 (Fig. 6) is performed. Information about rejected requests, as well as all requests, is used at step 24 (Fig. 5) to generate a report on the performance of employees, as well as on the efficiency of the automated system, determined by the number of requests requiring confirmation by the curator. Quantitative and qualitative results of the effectiveness analysis are determined at step 25 (Fig. 5).

В системе первой стороны после получения запроса на этапе 9 (фиг. 4), на этапе 10 (фиг. 4) производится проверка идентификатора документа, указанного в транзакции на соответствие критериям автоматизированной обработки запроса. Например, документы, не относящиеся к коммерческой тайне, для которых уже изготавливались цифровые версии, направляются к системе второй стороны на этапе 18 (фиг. 4). На этапе 11 (фиг. 3) осуществляется ручная обработка запроса экспертом. В том случае, если запрошенные документы имеют конфиденциальный характер, на этапе 12 (фиг. 3) автоматически проверяется соответствие запроса установленным требованиям. При несоответствии запроса установленным требованиям на этапе 18 (фиг. 4) второй стороне направляется уведомление об отказе в предоставлении документов, что означает завершение транзакции. В случае, если документ может быть предоставлен и его цифровая копия имеется в системе, что проверяется на этапе 13 (фиг. 3), то его цифровая копия извлекается из системы и направляется второй стороне на этапе 18 (фиг. 4). Если документ отсутствует в базе данных, на этапе 14 (фиг. 3) формируется цифровая копия документа, которая, при необходимости, сопровождается комментариями или правками на этапе 15 (фиг. 4), и после дополнительной проверки на этапе 16 (фиг. 4) формальным требованиям, например, на соответствие номера запрошенного документа номеру на его цифровой копии, на этапе 17 (фиг. 4) производится консолидация электронной копии документа и дополнительной информации. По количеству и качеству основных и дополнительных запросов, а также по количеству удовлетворенных запросов второй стороны, система, на этапе 22 (фиг. 3) определяет качество составления общей отчетности, выявляет направления, по которым у контролирующих органов имеется большое количество дополнительных запросов, результаты обработки данных формируются на этапе 23 (фиг. 3).In the first-party system, after receiving the request in step 9 (Fig. 4), in step 10 (Fig. 4), the identifier of the document specified in the transaction is checked for compliance with the criteria for automated processing of the request. For example, documents that are not related to trade secrets, for which digital versions have already been produced, are sent to the second-party system at step 18 (Fig. 4). At step 11 (Fig. 3), the expert manually processes the request. In the event that the requested documents are confidential, at step 12 (Fig. 3), the compliance of the request with the established requirements is automatically checked. If the request does not meet the established requirements at step 18 (Fig. 4), a notification about the refusal to provide documents is sent to the second party, which means the completion of the transaction. If the document can be provided and its digital copy is available in the system, which is checked at step 13 (Fig. 3), then its digital copy is extracted from the system and sent to the second side at step 18 (Fig. 4). If the document is not in the database, at step 14 (Fig. 3) a digital copy of the document is generated, which, if necessary, is accompanied by comments or edits at step 15 (Fig. 4), and after additional verification at step 16 (Fig. 4) formal requirements, for example, on the compliance of the number of the requested document with the number on its digital copy, at step 17 (Fig. 4), the electronic copy of the document and additional information are consolidated. By the number and quality of the main and additional requests, as well as by the number of satisfied requests of the second party, the system, at step 22 (Fig. 3) determines the quality of the overall reporting, identifies areas in which the regulatory authorities have a large number of additional requests, processing results data is generated at step 23 (Fig. 3).

При использовании роботизированного или автоматизированного анализа запроса, осуществляемого в отношении сформированного и утвержденного запроса, дополнительно осуществляется автоматическая проверка наличия требуемых документов, представленных для запроса, сформированного ранее. При наличии документов в базе данных второй стороны, в контуре второй стороны формируется ответ с приложением ранее полученных документов. Формирование ответа может осуществляться без участия второй стороны, но, в частном случае, первая сторона может уведомляться о существовании запроса и его содержании, для использования информации в целях совершенствования операционной деятельности.When using a robotic or automated analysis of the request carried out in relation to the generated and approved request, additionally, an automatic check of the availability of the required documents submitted for the request generated earlier is carried out. If there are documents in the database of the second side, a response is formed in the circuit of the second side with the application of the previously received documents. The response may be generated without the participation of the second party, but, in the particular case, the first party may be notified of the existence of the request and its contents, to use the information in order to improve operational activities.

Дополнительно могут формироваться критерии возможности автоматизированного формирования и автоматизированной обработки запроса, преимущественно соответствующие требованиям экономической безопасности. При роботизированном анализе запрос проверяется на соответствие указанным критериям. Такими критериями могут быть:Additionally, criteria can be formed for the possibility of automated generation and automated processing of a request, mainly meeting the requirements of economic security. In robotic analysis, the request is checked for compliance with the specified criteria. These criteria may include:

критерий материальности документа - сумма по одному документу не превышает заданную сумму;materiality criterion for a document - the amount for one document does not exceed a predetermined amount;

критерий материальности выборки документов - общая сумма по совокупности документов превышает заданную сумму;the criterion of materiality of the selection of documents - the total amount of the set of documents exceeds the specified amount;

критерий по контрагентам - наименование, индивидуальный номер налогоплательщика или другой идентификационный признак соответствует допустимому. В частности, может учитываться согласие контрагента на использование автоматизированного документооборота.criteria for counterparties - name, taxpayer identification number or other identification characteristic corresponds to the permissible. In particular, the consent of the counterparty to the use of automated workflow may be taken into account.

критерий по количеству документов в выборке, где общее количество запрошенных документов или страниц документов не может превышать заданного значения.a criterion for the number of documents in the sample, where the total number of requested documents or pages of documents cannot exceed the specified value.

Дополнительно может использоваться критерий номера счета, который может исключать из электронного документооборота конкретные счета контрагентов или типы счетов, например, валютные счета, упомянутые в запросе.Additionally, an account number criterion can be used, which can exclude specific counterparty accounts or types of accounts from electronic document management, for example, currency accounts mentioned in the request.

Указанные критерии могут быть также установлены по иным признакам хозяйственной операции.These criteria can also be established on other grounds of a business transaction.

По всем критериям установление параметров производится однократно и в последующем такие установленные параметры могут изменяться с сохранением истории изменений.According to all criteria, the parameters are set once and subsequently, such set parameters can be changed while maintaining the history of changes.

При несоответствии запроса по крайней мере одному из критериев, запрос исключается из электронного документооборота и обрабатывается по традиционной технологии, не являющейся объектом настоящего изобретения.If the request does not meet at least one of the criteria, the request is excluded from electronic document management and processed using traditional technology that is not the object of the present invention.

Указанные или аналогичные критерии также могут использоваться первой стороной и применяться при получении запроса. Первой стороной также могут устанавливаться собственные критерии возможности электронной обработки запроса. При невозможности электронной обработки запроса внутри контура налогоплательщика, результаты обработки запроса могут быть направлены во второй контур или в электронном виде, или в виде обычного комплекта документов.These or similar criteria may also be used by the first party and applied upon receipt of the request. The first party can also set its own criteria for the possibility of electronic processing of a request. If it is not possible to electronically process the request within the taxpayer circuit, the results of the request processing can be sent to the second circuit either electronically or in the form of a regular set of documents.

Также в контур налогоплательщика может быть включено рабочее место оператора - эксперта, который производит субъективную оценку возможности ответа на запрос второй стороны. При наличии возможности перечисленные ниже операции могут выполняться в автоматизированном режиме с использованием искусственного интеллекта или средств машинного обучения. Также могут устанавливаться критерии возможности автоматизированной оценки возможности ответа на запрос. В частности, при малых суммах, относящихся к запросу, могут использоваться автоматизированные средства.Also, the operator’s workplace - an expert who subjectively assesses the possibility of a response to a second party’s request, can be included in the taxpayer’s outline. If possible, the following operations can be performed in an automated mode using artificial intelligence or machine learning tools. Criteria for the possibility of an automated assessment of the possibility of responding to a request may also be established. In particular, for small amounts related to the request, automated tools may be used.

Оператор, использующий указанное выше рабочее место, или автоматизированная система проводит проверку соответствия полученного запроса требованиям законодательства. Если запрос не соответствует требованиям законодательства, формируется ответ с пояснением причин отклонений запроса. An operator using the above workstation or an automated system checks whether the received request meets the requirements of the law. If the request does not meet the requirements of the law, a response is formed with an explanation of the reasons for the rejection of the request.

Если запрос соответствует требованиям законодательства, то проверяется оперативная оценка налоговых рисков, определяется необходимость запроса информации. В случае отсутствия необходимости запроса информации, формируется ответ, при наличии налоговых рисков, как показано выше, формируется соответствующее уведомление, с указанием исполнителя, от которого требуется организация мероприятий по снижению налоговых рисков или принятие решения.If the request meets the requirements of the legislation, then an operational assessment of tax risks is checked, and the need for information request is determined. If there is no need to request information, a response is generated, if there are tax risks, as shown above, a corresponding notification is generated, indicating the contractor, who is required to organize measures to reduce tax risks or make a decision.

Если требуется запрос информации и дополнительных пояснений, определяется перечень запрашиваемых документов, назначается исполнитель для пояснений и определяется предельный срок для ручной обработки запроса.If a request for information and additional explanations is required, a list of the requested documents is determined, an executor for clarifications is appointed, and a deadline for manual processing of the request is determined.

Система также может обеспечивать индикацию и контроль сроков выполнения задания при ручной обработке запроса, когда исполнитель, получив запрос формирует выборку документов, проверяет наличие и правильность оформления первичных документов, проверяет своевременность и правильность корреспонденции счетов при документировании хозяйственной операции, формирует проект ответа, который должен быть направлен в отслеживаемый срок.The system can also provide an indication and control of the terms of the task during manual processing of the request, when the contractor, having received the request, forms a selection of documents, checks the availability and correctness of registration of primary documents, checks the timeliness and correctness of correspondence of accounts when documenting a business transaction, generates a draft response, which should be sent in a trackable time.

На этапе 19 (фиг. 5) в системе второй стороны, происходит завершение транзакции, ответ первой стороны принимается и, при необходимости оценивается. At step 19 (Fig. 5) in the second-party system, the transaction is completed, the response of the first-party is received and, if necessary, evaluated.

При отрицательном ответе, то есть, при отклонении запроса с указанием причин отклонения, второй стороной может быть создан повторный запрос, работа над первоначальным запросом прекращается.If the answer is no, that is, if the request is rejected and the reasons for rejection are indicated, a second request can be created by the other party, work on the initial request is stopped.

При получении ответа по существу, вторая сторона проводит анализ полноту соответствия полученной информации запросу и подтверждает завершение обработки запроса.Upon receipt of a substantive response, the second party analyzes the completeness of the correspondence of the received information to the request and confirms the completion of the request.

У второй стороны существует возможность, в случае замечаний, вернуть запрос в обработку первой стороне.The second side has the opportunity, in case of comments, to return the request to the processing of the first side.

На этапе 20 (фиг. 6) проверяется необходимость повторного запроса и, в случае необоснованного отказа или предоставления неверного документа формируется повторный запрос на этапе 3 (фиг. 6). В противном случае на этапе 21 (фиг. 6) подтверждается завершение запроса. Информация о причинах повторного запроса учитывается сторонами при оценке качества работ, а также может учитываться при машинном обучении средств автоматизированной обработки запросов.At step 20 (Fig. 6), the need for a second request is checked and, in the case of an unreasonable refusal or the provision of an incorrect document, a second request is generated at stage 3 (Fig. 6). Otherwise, at step 21 (FIG. 6), the completion of the request is confirmed. Information on the reasons for the repeated request is taken into account by the parties when assessing the quality of work, and can also be taken into account during machine learning of automated query processing tools.

В системе также может быть использована «Электронная карточка проводки» (ЭКП), в качестве элемента системы учета для однозначной интерпретации хозяйственной операции, который описывает хозяйственную операцию через совокупность признаков и реквизитов, и обеспечивает систематизацию и накопление данных в автоматизированных информационных системах предприятия. в бухгалтерском, налоговом, управленческом, финансовом и иных видах учета. ЭКП используется в «Витрине данных» как инструмент, позволяющий детально расшифровать показатели бухгалтерской и налоговой отчетности.The system can also use the “Electronic Posting Card” (EPC), as an element of the accounting system for an unambiguous interpretation of a business transaction, which describes a business transaction through a combination of characteristics and details, and ensures the systematization and accumulation of data in the enterprise’s automated information systems. in accounting, tax, management, financial and other types of accounting. ECP is used in the "Data Showcase" as a tool that allows you to decrypt in detail the indicators of accounting and tax reporting.

На фиг. 7 - фиг. 8 показан альтернативный вариант способа управления предложенной системой, показанного на фиг. 3 - фиг. 6, который также реализуется с использованием двух взаимодействующих контуров обработки данных в процессе электронного документооборота.In FIG. 7 - FIG. 8 shows an alternative embodiment of the control method of the proposed system shown in FIG. 3 - FIG. 6, which is also implemented using two interacting data processing loops during electronic document management.

В частности, как показано на фиг. 7 - фиг. 8, на этапе 707 выбирается документ для запроса, после чего на этапе 10 (фиг. 8) производится проверка идентификатора документа, указанного в транзакции на соответствие критериям автоматизированной обработки запроса. Например, документы, не относящиеся к коммерческой тайне, для которых уже изготавливались цифровые версии, передаются на анализ приложенных документов на этапе 717 (фиг. 8), после чего на этапе 777 (фиг. 8) проверяется наличие искомого документа в приложенных первичных документах, в противном случае осуществляется переход на этап 1 (фиг. 8). Если на этапе 777 (фиг. 8) не выявлено наличие искомого документа в приложенных первичных документах, то осуществляется переход на этап 1 (фиг. 8), в противном случае на этапе 747 (фиг. 8) осуществляется автоматизированная обработка запроса (создание запроса и вложение документа), после чего обработка запроса завершается на этапе 757 (фиг. 8), которому может предшествовать подтверждение завершения запроса (этап 21, фиг. 6), или который может являться альтернативой этапу 21, показанному на фиг. 6.In particular, as shown in FIG. 7 - FIG. 8, at step 707, the document for the request is selected, and then at step 10 (FIG. 8), the identifier of the document specified in the transaction is checked for compliance with the criteria for automated processing of the request. For example, documents that are not related to trade secrets, for which digital versions have already been made, are transmitted for analysis of the attached documents at step 717 (Fig. 8), after which at step 777 (Fig. 8) the presence of the document in the attached primary documents is checked, otherwise, the transition to stage 1 (Fig. 8). If at step 777 (Fig. 8) the presence of the desired document in the attached primary documents is not detected, then the process proceeds to step 1 (Fig. 8), otherwise at step 747 (Fig. 8), the request is processed automatically (creating a request and document attachment), after which the request processing ends at step 757 (FIG. 8), which may be preceded by a confirmation of the completion of the request (step 21, FIG. 6), or which may be an alternative to step 21 shown in FIG. 6.

На этапе 1 (фиг. 8) формируется запрос с использованием рабочего места исполнителя второй стороны, на этапе 2 (фиг. 8) производится автоматизированная проверка запроса формальным требованиям, например, налоговому периоду или ранее предоставленной информации, при несоответствии производится отклонение запроса на этапе 8 (фиг. 8), при этом, сведения об отклонении запроса заносятся в базу данных второй стороны, для последующего анализа при необходимости. На этапе 767 (фиг. 8) проверяется, необходимо ли завершить обработку запроса и если необходимо завершить обработку запроса, то обработка запроса завершается на этапе 757 (фиг. 8), в противном случае на этапе 6 запрос проверяется куратором на этапе 6.At stage 1 (Fig. 8), a request is generated using the workplace of the second-party contractor, at stage 2 (Fig. 8) an automated check of the request is carried out with formal requirements, for example, the tax period or previously provided information, if the discrepancy is not accepted, the request is rejected at stage 8 (Fig. 8), at the same time, information about the rejection of the request is entered into the database of the second side, for subsequent analysis, if necessary. At step 767 (Fig. 8), it is checked whether it is necessary to complete the processing of the request and if it is necessary to complete the processing of the request, then the processing of the request is completed at step 757 (Fig. 8), otherwise at step 6, the request is checked by the curator at step 6.

Для запросов, соответствующих формальным требованиям, запрашивается подтверждение от лица, сформировавшего запрос на этапе 3 (фиг. 8), после чего на этапе 705 (фиг. 8) осуществляется отправка запроса (другой стороне), в частности, в системе инициируется транзакция, и на этапе 727 (фиг. 7) проверяют, были ли документы запрошены ранее. Если документы были запрошены ранее, то на этапе 737 (фиг. 7) формируют ответ, после чего обработка запроса завершается на этапе 757 (фиг. 8). Если документы не были запрошены ранее, то система на этапе 4 (фиг. 7) проводит проверку возможности обработки запроса в автоматизированном режиме, например, если запрашивается документ, прямо обозначенный в нормах и правилах, и ранее документ не запрашивался, подтверждение запроса куратором не требуется, то выполняется этап 9 (фиг. 7). При отклонении запроса, сведения заносятся в базу данных для последующего анализа, а необходимость запроса определяется путем запрашивания оценки запроса от куратора работника, сформировавшего запрос на этапе 6 (фиг. 8). При подтверждении запроса на этапе 7 (фиг. 8) исполняется этап 9 (фиг. 7), при отклонении запроса, выполняется этап 8 (фиг. 8). Сведения, об отклоненных запросах, а также о всех запросах, используются на этапе 24 (фиг. 8) для формирования отчета об эффективности работы сотрудников, а также об эффективности работы автоматизированной системы, определяемой по количеству запросов, требующих подтверждения куратора. Количественные и качественные результаты анализа эффективности определяются на этапе 25 (фиг. 8).For requests that meet the formal requirements, a confirmation is requested from the person who generated the request in step 3 (Fig. 8), after which at step 705 (Fig. 8) the request is sent (to the other side), in particular, a transaction is initiated in the system, and at step 727 (FIG. 7), it is checked whether the documents have been requested previously. If the documents were requested earlier, then at step 737 (Fig. 7), a response is generated, after which the request processing is completed at step 757 (Fig. 8). If the documents were not requested earlier, then the system at step 4 (Fig. 7) checks the possibility of processing the request in an automated mode, for example, if a document is requested that is expressly indicated in the rules and regulations, and the document was not requested earlier, the request is not confirmed by the curator then step 9 is performed (FIG. 7). If the request is rejected, the information is entered into the database for subsequent analysis, and the need for the request is determined by requesting an assessment of the request from the curator of the employee who generated the request at step 6 (Fig. 8). When the request is confirmed in step 7 (Fig. 8), step 9 (Fig. 7) is executed; when the request is rejected, step 8 (Fig. 8) is performed. Information about rejected requests, as well as all requests, is used at step 24 (Fig. 8) to generate a report on the performance of employees, as well as on the performance of the automated system, determined by the number of requests requiring confirmation from the curator. Quantitative and qualitative results of the effectiveness analysis are determined at step 25 (Fig. 8).

В системе первой стороны после получения запроса на этапе 9 (фиг. 7), на этапе 11 (фиг. 7) осуществляется ручная обработка запроса экспертом.In the first-party system, after receiving the request in step 9 (Fig. 7), in step 11 (Fig. 7), the expert manually processes the request.

В том случае, если запрошенные документы имеют конфиденциальный характер, на этапе 12 (фиг. 7) автоматически проверяется соответствие запроса установленным требованиям. При несоответствии запроса установленным требованиям на этапе 18 (фиг. 7) второй стороне направляется уведомление об отказе в предоставлении документов, что означает завершение транзакции. В случае отсутствия необходимости в привлечении ЦО, что проверяется на этапе 787 (фиг. 7), то цифровая копия документа извлекается из системы и направляется второй стороне на этапе 18 (фиг. 7). Этап 787 (фиг. 7) является альтернативой этапу 13, показанному на фиг. 7, т.е. альтернативой возможности предоставления документа и наличие его цифровой копии в системе. Если есть необходимость привлечь ЦО на этапе 787 (фиг. 7), или в качестве альтернативы (как было показано этапом 13, фиг. 7) документ отсутствует в базе данных, то на этапе 14 (фиг. 7) формируется цифровая копия документа, на этапе 797 (фиг. 7) выполняется анализ хоз. операции и ПУД, после чего сформированная копия документа, при необходимости, сопровождается комментариями или правками на этапе 15 (фиг. 7), после чего на этапе 798 (фиг. 7) проверяется полученный ответ от ЦО, и после дополнительной проверки на этапе 746 (фиг. 4) формальным требованиям, например, на соответствие номера запрошенного документа номеру на его цифровой копии, выполняется шаг 18. Этап 746 (фиг. 4) является альтернативой этапу 16, показанному на фиг. 4. После шага 15 (фиг. 7) может производиться консолидация электронной копии документа и дополнительной информации (как на этапе 17, фиг. 4). По количеству и качеству основных и дополнительных запросов, а также по количеству удовлетворенных запросов второй стороны, система, на этапе 22 (фиг. 7) определяет качество составления общей отчетности, выявляет направления, по которым у контролирующих органов имеется большое количество дополнительных запросов, результаты обработки данных формируются на этапе 23 (фиг. 7).In the event that the requested documents are confidential, at step 12 (Fig. 7), the compliance of the request with the established requirements is automatically checked. If the request does not meet the established requirements at step 18 (Fig. 7), a notification about the refusal to provide documents is sent to the second party, which means the completion of the transaction. If there is no need to attract a central office, which is checked at step 787 (Fig. 7), then a digital copy of the document is extracted from the system and sent to the second side at step 18 (Fig. 7). Step 787 (FIG. 7) is an alternative to step 13 shown in FIG. 7, i.e. alternative to the possibility of providing a document and the availability of its digital copy in the system. If there is a need to attract the CO at step 787 (Fig. 7), or alternatively (as shown by step 13, Fig. 7) the document is not in the database, then at step 14 (Fig. 7) a digital copy of the document is generated, at step 797 (Fig. 7) analyzes households. operations and PUD, after which the generated copy of the document, if necessary, is accompanied by comments or corrections at step 15 (Fig. 7), after which at step 798 (Fig. 7) the received response from the central office is checked, and after additional verification at step 746 ( Fig. 4) formal requirements, for example, for compliance of the number of the requested document with the number on its digital copy, is performed at step 18. Step 746 (FIG. 4) is an alternative to step 16 shown in FIG. 4. After step 15 (FIG. 7), an electronic copy of the document and additional information can be consolidated (as in step 17, FIG. 4). By the number and quality of the main and additional requests, as well as by the number of satisfied requests of the second party, the system, at step 22 (Fig. 7) determines the quality of the overall reporting, identifies the areas in which the regulatory authorities have a large number of additional requests, processing results data is generated at step 23 (Fig. 7).

При использовании роботизированного или автоматизированного анализа запроса, осуществляемого в отношении сформированного и утвержденного запроса, дополнительно осуществляется автоматическая проверка наличия требуемых документов, представленных для запроса, сформированного ранее. При наличии документов в базе данных второй стороны, в контуре второй стороны формируется ответ с приложением ранее полученных документов. Формирование ответа может осуществляться без участия второй стороны, но, в частном случае, первая сторона может уведомляться о существовании запроса и его содержании, для использования информации в целях совершенствования операционной деятельности.When using a robotic or automated analysis of the request carried out in relation to the generated and approved request, additionally, an automatic check of the availability of the required documents submitted for the request generated earlier is carried out. If there are documents in the database of the second side, a response is formed in the circuit of the second side with the application of the previously received documents. The response may be generated without the participation of the second party, but, in the particular case, the first party may be notified of the existence of the request and its contents, to use the information in order to improve operational activities.

Дополнительно могут формироваться критерии возможности автоматизированного формирования и автоматизированной обработки запроса, преимущественно соответствующие требованиям экономической безопасности. При роботизированном анализе запрос проверяется на соответствие указанным критериям. Такими критериями могут быть:Additionally, criteria can be formed for the possibility of automated generation and automated processing of a request, mainly meeting the requirements of economic security. In robotic analysis, the request is checked for compliance with the specified criteria. These criteria may include:

критерий материальности документа - сумма по одному документу не превышает заданную сумму;materiality criterion for a document - the amount for one document does not exceed a predetermined amount;

критерий материальности выборки документов - общая сумма по совокупности документов превышает заданную сумму;the criterion of materiality of the selection of documents - the total amount of the set of documents exceeds the specified amount;

критерий по контрагентам - наименование, индивидуальный номер налогоплательщика или другой идентификационный признак соответствует допустимому. В частности, может учитываться согласие контрагента на использование автоматизированного документооборота.criteria for counterparties - name, taxpayer identification number or other identification characteristic corresponds to the permissible. In particular, the consent of the counterparty to the use of automated workflow may be taken into account.

критерий по количеству документов в выборке, где общее количество запрошенных документов или страниц документов не может превышать заданного значения.a criterion for the number of documents in the sample, where the total number of requested documents or pages of documents cannot exceed the specified value.

Дополнительно может использоваться критерий номера счета, который может исключать из электронного документооборота конкретные счета контрагентов или типы счетов, например, валютные счета, упомянутые в запросе.Additionally, an account number criterion can be used, which can exclude specific counterparty accounts or types of accounts from electronic document management, for example, currency accounts mentioned in the request.

Указанные критерии могут быть также установлены по иным признакам хозяйственной операции.These criteria can also be established on other grounds of a business transaction.

По всем критериям установление параметров производится однократно и в последующем такие установленные параметры могут изменяться с сохранением истории изменений.According to all criteria, the parameters are set once and subsequently, such set parameters can be changed while maintaining the history of changes.

При несоответствии запроса по крайней мере одному из критериев, запрос исключается из электронного документооборота и обрабатывается по традиционной технологии, не являющейся объектом настоящего изобретения.If the request does not meet at least one of the criteria, the request is excluded from electronic document management and processed using traditional technology that is not the object of the present invention.

Указанные или аналогичные критерии также могут использоваться первой стороной и применяться при получении запроса. Первой стороной также могут устанавливаться собственные критерии возможности электронной обработки запроса. При невозможности электронной обработки запроса внутри контура налогоплательщика, результаты обработки запроса могут быть направлены во второй контур или в электронном виде, или в виде обычного комплекта документов.These or similar criteria may also be used by the first party and applied upon receipt of the request. The first party can also set its own criteria for the possibility of electronic processing of a request. If it is not possible to electronically process the request within the taxpayer circuit, the results of the request processing can be sent to the second circuit either electronically or in the form of a regular set of documents.

Также в контур налогоплательщика может быть включено рабочее место оператора - эксперта, который производит субъективную оценку возможности ответа на запрос второй стороны. При наличии возможности перечисленные ниже операции могут выполняться в автоматизированном режиме с использованием искусственного интеллекта или средств машинного обучения. Также могут устанавливаться критерии возможности автоматизированной оценки возможности ответа на запрос. В частности, при малых суммах, относящихся к запросу, могут использоваться автоматизированные средства.Also, the operator’s workplace - an expert who subjectively assesses the possibility of a response to a second party’s request, can be included in the taxpayer’s outline. If possible, the following operations can be performed in an automated mode using artificial intelligence or machine learning tools. Criteria for the possibility of an automated assessment of the possibility of responding to a request may also be established. In particular, for small amounts related to the request, automated tools may be used.

Оператор, использующий указанное выше рабочее место, или автоматизированная система проводит проверку соответствия полученного запроса требованиям законодательства. Если запрос не соответствует требованиям законодательства, формируется ответ с пояснением причин отклонений запроса. An operator using the above workstation or an automated system checks whether the received request meets the requirements of the law. If the request does not meet the requirements of the law, a response is formed with an explanation of the reasons for the rejection of the request.

Если запрос соответствует требованиям законодательства, то проверяется оперативная оценка налоговых рисков, определяется необходимость запроса информации. В случае отсутствия необходимости запроса информации, формируется ответ, при наличии налоговых рисков, как показано выше, формируется соответствующее уведомление, с указанием исполнителя, от которого требуется организация мероприятий по снижению налоговых рисков или принятие решения.If the request meets the requirements of the legislation, then an operational assessment of tax risks is checked, and the need for information request is determined. If there is no need to request information, a response is generated, if there are tax risks, as shown above, a corresponding notification is generated, indicating the contractor, who is required to organize measures to reduce tax risks or make a decision.

Если требуется запрос информации и дополнительных пояснений, определяется перечень запрашиваемых документов, назначается исполнитель для пояснений и определяется предельный срок для ручной обработки запроса.If a request for information and additional explanations is required, a list of the requested documents is determined, an executor for clarifications is appointed, and a deadline for manual processing of the request is determined.

Система также может обеспечивать индикацию и контроль сроков выполнения задания при ручной обработке запроса, когда исполнитель, получив запрос формирует выборку документов, проверяет наличие и правильность оформления первичных документов, проверяет своевременность и правильность корреспонденции счетов при документировании хозяйственной операции, формирует проект ответа, который должен быть направлен в отслеживаемый срок.The system can also provide an indication and control of the terms of the task during manual processing of the request, when the contractor, having received the request, forms a selection of documents, checks the availability and correctness of registration of primary documents, checks the timeliness and correctness of correspondence of accounts when documenting a business transaction, forms a draft response, which should be sent in a trackable time.

На этапе 19 (фиг. 8) в системе второй стороны, происходит завершение транзакции, ответ первой стороны принимается и, при необходимости оценивается. At step 19 (Fig. 8) in the second-party system, the transaction is completed, the response of the first-party is received and, if necessary, evaluated.

При отрицательном ответе, то есть, при отклонении запроса с указанием причин отклонения, второй стороной может быть создан повторный запрос, работа над первоначальным запросом прекращается.If the answer is no, that is, if the request is rejected and the reasons for rejection are indicated, a second request can be created by the other party, work on the initial request is stopped.

При получении ответа по существу, вторая сторона проводит анализ полноту соответствия полученной информации запросу и подтверждает завершение обработки запроса.Upon receipt of a substantive response, the second party analyzes the completeness of the correspondence of the received information to the request and confirms the completion of the request.

У второй стороны существует возможность, в случае замечаний, вернуть запрос в обработку первой стороне.The second side has the opportunity, in case of comments, to return the request to the processing of the first side.

На этапе 20 (фиг. 8) проверяется необходимость повторного запроса и, в случае необоснованного отказа или предоставления неверного документа выполняется этап 9 (фиг. 7). В противном случае обработка запроса завершается на этапе 757 (фиг. 8). Информация о причинах повторного запроса учитывается сторонами при оценке качества работ, а также может учитываться при машинном обучении средств автоматизированной обработки запросов.At step 20 (Fig. 8), the need for a second request is checked and, in the case of an unreasonable refusal or the provision of an incorrect document, step 9 is performed (Fig. 7). Otherwise, the processing of the request ends at step 757 (Fig. 8). Information on the reasons for the repeated request is taken into account by the parties when assessing the quality of work, and can also be taken into account during machine learning of automated query processing tools.

Claims (35)

1. Способ управления системой электронного документооборота, содержащей сервер регистрации транзакций между сторонами,1. A method of managing an electronic document management system containing a transaction registration server between parties, где с использованием сервера регистрации транзакций формируют базу данных документов первой стороны, где документы первой стороны являются объектами транзакций, при этом часть сведений из базы данных документов является открытой для второй стороны, а формирование базы данных документов осуществляется из документов, запрошенных любой стороной;where, using the transaction registration server, a database of documents of the first side is formed, where documents of the first side are objects of transactions, while some of the information from the database of documents is open to the second side, and the formation of a database of documents is carried out from documents requested by either side; при этом:wherein: первой стороной является контролируемое предприятие или налогоплательщик;the first party is a controlled entity or taxpayer; второй стороной является система контролирующей или проверяющей организации;the second side is the system of the controlling or checking organization; объектом транзакции является запрашиваемый документ первой стороны;The transaction object is the requested document of the first party; началом транзакции является запрос документа, промежуточными результатами – проверка наличия документа в базе данных, и загрузка документа в базу данных, а завершением транзакции - предоставление документа или отказ в предоставлении документа;the beginning of the transaction is a request for a document, the intermediate results - checking the availability of a document in the database, and loading the document into the database, and the completion of the transaction - providing a document or refusing to provide a document; при этом:wherein: формируют базу данных документов, выполненную в виде объединенной базы данных, в состав которой входят:form a database of documents made in the form of a unified database, which includes: полная база данных документов, в которой расположены все документы первой стороны, для которых существует электронная версия;a complete database of documents in which all documents of the first party are located for which an electronic version exists; открытая база данных, к документам которой имеет доступ неопределенный круг лиц;an open database, the documents of which have access to an indefinite number of persons; и транзакционная база данных – временное место хранения документов, предоставляемых второй стороне по запросу;and transactional database - a temporary storage place for documents provided to the second party upon request; документы, находящиеся в открытой базе данных, или документы, ранее предоставлявшиеся второй стороне, безусловно передаются второй стороне по запросу, при этом первая сторона уведомляется о запросе документа, а реквизиты лица, запросившего документы от имени второй стороны, регистрируются без возможности удаления, при повторном запросе документа регистрируется общее число запросов;documents in an open database, or documents previously provided to the second side, are unconditionally transferred to the second side upon request, while the first side is notified of the request for the document, and the details of the person who requested the documents on behalf of the second side are registered without the possibility of deletion, when repeated a document request registers the total number of requests; и для каждой транзакции задается срок исполнения транзакции, указывается участие запрошенного документа в ранее совершенных транзакциях, и каждая транзакция инициируется первым пользователем второй стороны и одобряется при соблюдении заданных параметров, при этом одобрение означает начало транзакции.and for each transaction, the term of the transaction is set, the participation of the requested document in previously completed transactions is indicated, and each transaction is initiated by the first user of the second party and approved if the specified parameters are met, while approval means the start of the transaction. 2. Способ по п. 1, отличающийся тем, что транзакция одобряется вторым пользователем второй стороны либо автоматически.2. The method according to p. 1, characterized in that the transaction is approved by the second user of the second party or automatically. 3. Способ по п. 1, отличающийся тем, что первая сторона уведомляется о существовании запроса и его содержании.3. The method according to p. 1, characterized in that the first side is notified of the existence of the request and its contents. 4. Способ по п. 1, отличающийся тем, что формируются критерии возможности автоматизированного формирования и автоматизированной обработки запроса, соответствующие требованиям экономической безопасности.4. The method according to p. 1, characterized in that criteria are formed for the possibility of automated generation and automated processing of the request that meet the requirements of economic security. 5. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии включают критерий материальности документа, причем критерием материальности документа является не превышение заданной суммы суммой по одному документу.5. The method according to p. 4, characterized in that the criteria include a criterion of materiality of the document, and the criterion of materiality of the document is not to exceed a specified amount by the amount of one document. 6. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии включают критерий материальности выборки документов, причем критерием материальности выборки документов является превышение заданной суммы общей суммой по совокупности документов.6. The method according to p. 4, characterized in that the criteria include the criterion of materiality of the selection of documents, and the criterion of materiality of the selection of documents is the excess of a given amount by the total amount of the totality of documents. 7. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии включают критерий по контрагентам, причем критерием по контрагентам является соответствие допустимому наименования, индивидуального номера налогоплательщика или другого идентификационного признака.7. The method according to p. 4, characterized in that the criteria include a criterion for counterparties, and the criterion for counterparties is the compliance with a valid name, taxpayer identification number or other identification attribute. 8. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии включают критерий по количеству документов в выборке, причем критерием по количеству документов в выборке является не превышение заданного значения общим количеством запрошенных документов или страниц документов.8. The method according to p. 4, characterized in that the criteria include a criterion for the number of documents in the sample, and the criterion for the number of documents in the sample is not to exceed the specified value by the total number of requested documents or document pages. 9. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии включают критерий номера счета, причем критерием номера счета является возможность исключения из электронного документооборота конкретных счетов контрагентов или типов счетов, упомянутых в запросе.9. The method according to p. 4, characterized in that the criteria include the criterion of the account number, and the criterion for the account number is the ability to exclude from the electronic document management of specific accounts of counterparties or types of accounts mentioned in the request. 10. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии используются первой стороной и применяются при получении запроса, причем первой стороной устанавливаются собственные критерии возможности электронной обработки запроса.10. The method according to p. 4, characterized in that the criteria are used by the first party and are applied upon receipt of the request, the first party setting its own criteria for the possibility of electronic processing of the request. 11. Способ по п. 10, отличающийся тем, что при невозможности электронной обработки запроса первой стороной результаты обработки запроса направляются второй стороне.11. The method according to p. 10, characterized in that if it is impossible to electronically process the request by the first party, the results of the processing of the request are sent to the second side. 12. Способ по п. 1, отличающийся тем, что у первой стороны запрашивается согласие на использование автоматизированного документооборота.12. The method according to p. 1, characterized in that the first party asks for consent to use automated workflow. 13. Способ по п. 1, отличающийся тем, что он используется для более чем одной первых сторон.13. The method according to p. 1, characterized in that it is used for more than one of the first parties. 14. Способ по п. 1, отличающийся тем, что осуществляется автоматическая проверка наличия требуемых документов, представленных для сформированного запроса, причем при наличии документов в базе данных второй стороны формируется ответ с приложением ранее полученных документов.14. The method according to p. 1, characterized in that it automatically checks for the availability of the required documents submitted for the generated request, and if there are documents in the database of the second side, a response is formed with the application of the previously received documents. 15. Система электронного документооборота, содержащая:15. An electronic document management system containing: - сервер регистрации транзакций между сторонами, причем первой стороной является контролируемое предприятие или налогоплательщик, второй стороной является система контролирующей или проверяющей организации, объектом транзакции является запрашиваемый документ первой стороны и началом транзакции является запрос документа, промежуточными результатами – проверка наличия документа в базе данных, и загрузка документа в базу данных, а завершением транзакции - предоставление документа или отказ в предоставлении документа;- a transaction registration server between the parties, the first party being a controlled enterprise or a tax payer, the second side is the system of the controlling or verifying organization, the transaction object is the requested document of the first party and the start of the transaction is the request for the document, intermediate results are checking the availability of the document in the database, and uploading a document to the database, and by completing a transaction - providing a document or refusing to provide a document; - базу данных документов первой стороны, формируемую с использованием сервера регистрации транзакций, где документы первой стороны являются объектами транзакций, при этом часть сведений из базы данных документов является открытой для второй стороны, причем формирование базы данных документов осуществляется из документов, запрошенных любой стороной;- a database of documents of the first side, formed using a transaction registration server, where the documents of the first side are the objects of transactions, while some of the information from the database of documents is open to the second side, and the formation of the database of documents is carried out from the documents requested by either side; - базу данных документов, выполненную в виде объединенной базы данных, в состав которой входят:- a database of documents made in the form of a unified database, which includes: - полная база данных документов, в которой расположены все документы первой стороны, для которых существует электронная версия;- A complete database of documents in which all documents of the first party are located for which an electronic version exists; - открытая база данных, к документам которой имеет доступ неопределенный круг лиц;- An open database, the documents of which have access to an indefinite number of persons; - транзакционная база данных – временное место хранения документов, предоставляемых второй стороне по запросу;- transaction database - a temporary place to store documents provided to the second party upon request; где документы, находящиеся в открытой базе данных, или документы, ранее предоставлявшиеся второй стороне, безусловно передаются второй стороне по запросу, при этом первая сторона уведомляется о запросе документа, а реквизиты лица, запросившего документы от имени второй стороны, регистрируются без возможности удаления, при повторном запросе документа регистрируется общее число запросов; и для каждой транзакции задается срок исполнения транзакции, указывается участие запрошенного документа в ранее совершенных транзакциях, и каждая транзакция инициируется первым пользователем второй стороны и одобряется при соблюдении заданных параметров, при этом одобрение означает начало транзакции.where documents in an open database or documents previously provided to the second side are unconditionally transferred to the second side upon request, while the first side is notified of the request for the document, and the details of the person requesting the documents on behalf of the second side are registered without the possibility of deletion, when repeated request of the document registers the total number of requests; and for each transaction, the term of the transaction is set, the participation of the requested document in previously completed transactions is indicated, and each transaction is initiated by the first user of the second party and approved if the specified parameters are met, while approval means the start of the transaction.

Images