JPS63232656A - Comment protection system for electronic mail - Google Patents

Abstract

PURPOSE:To protect a comment of a mail by providing a table relating to a right of reference whether or not a mail receiver can reference a comment corresponding thereto and permitting the reference of comment only to a mail receiver having the comment reference right. CONSTITUTION:When a selection of a main desired to be referred comes from a receiver of a circulated mail to a keyboard, an electronic mail system controls a host computer to read and display a mail text. The receiver of the circulated mail refers to the displayed mail text and if it desires to refer to the comment of other circulated mail receiver altogether, the receiver uses a keyboard 6 to offer the comment display. Based on the address of a comment table 3 set to the main management table 3, the first comment registered on the table 3 is read and whether or not the comment is allowed to be displayed to comment display inquiry personnel is checked depending on protection class. When it is allowed, the read comment is set on a display area.

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、電子メールシステムを用いた回覧メールに係
り、特に回覧メール受信者のメールに対するコメントの
保護に好適な電子メールのコメント保護方式に関する。[Detailed Description of the Invention] [Field of Industrial Application] The present invention relates to a circular mail using an e-mail system, and particularly relates to an e-mail comment protection method suitable for protecting comments on mail by recipients of the circular mail. .

〔従来の技術〕[Conventional technology]

近年の技術として、ベーパレス化の促進や文書送付に伴
なう人手作業の軽減のため、電子メールシステムが普及
しつつある。電子メールシステムでは単に個人宛にメツ
セージを送ることだけでな（、回覧方式をとり複数人に
対してもメツセージを送ることができる。その回覧メー
ルには回覧メール受信者がメール参照時にコメントを追
記できる。従来は、そのコメントはコメント登録者以降
の回覧メール受信者に登録者や受信者の意志に関わらず
無条件にメールと共に出力されていた。この種に関する
ものには例えば、Ｍｅｓｓａｇｅ　Ｈａｎｄｌ　ｉｎｇ
Ｓｙｓｔｅｍ　（ＣＣＩ　Ｔ　Ｔ　　８　Ｇ■、　１９
８４．１０　）等が挙げられる。As a recent technology, e-mail systems are becoming popular in order to promote vapor-less technology and reduce manual labor involved in sending documents. With the e-mail system, you can not only send a message to an individual (but also use a circulation method to send a message to multiple people).The recipient of the circular mail can add comments when viewing the mail. Previously, the comment was outputted unconditionally along with the email to the recipients of the circulation email after the comment registrant, regardless of the intention of the registrant or recipient.For this type of comments, for example, Message Handling
System (CCI T T 8 G■, 19
84.10) etc.

〔発明が解決しようとする問題点〕[Problem that the invention seeks to solve]

しかしながら、上記従来の技術の方法においてほ、次の
ような問題点がある。However, the above conventional methods have the following problems.

すなわち、追記したコメントを他回覧者に見られては不
都合な場合である。例えば回覧メールを用いて、あるア
ンケート、Ｊｆ’に行うとする。つまり、コメント欄を
アンケートに対する回答欄とするのである。このアンケ
ートには個人のプライベートな部分に触れる項目があり
、他回答者（他回覧メール受信者）には見られた（ない
。しかし従来の方法だと、他回覧メール受信者は本人以
外の回答（コメント）も参照できる。それでは個人のプ
ライバシーが守られないはかりか、参照したくもない他
人の回答を見ることになる。それで、自分の回答が変わ
ることが生ずるかもしれない。それではアンケートの本
来の意味がな（なってしまう。回答を参照できるのは、
回答者とアンケートのまとめ者だけでよい。In other words, it would be inconvenient for other readers to see the added comment. For example, assume that a certain questionnaire is given to Jf' using a circular mail. In other words, the comment field is used as a response field to the questionnaire. This questionnaire has items that touch on individuals' private parts, and other respondents (recipients of other circular mail) were able to see them (no. You can also refer to (comments).In that case, your personal privacy will not be protected, or you will be looking at the answers of others who you do not want to see.This may cause your own answers to change.Then, the original purpose of the questionnaire is It doesn't make any sense. You can see the answer at
Only the respondents and the person who compiled the questionnaire are required.

このように従来の方法は、回覧メールのコメント２誰も
が参照できるので、アンケートのような機密を要するメ
ールには適さないという問題があった。As described above, the conventional method has a problem in that it is not suitable for confidential emails such as questionnaires because anyone can refer to the comments 2 of the circular email.

一本発明の目的は、かかる従来方法の問題点を解決し、
電子メールシステムでの回覧メールのコメントの保護を
図る電子メールのコメント保護方式を提供することにあ
る。One object of the present invention is to solve the problems of such conventional methods,
An object of the present invention is to provide an e-mail comment protection method for protecting comments on circular e-mails in an e-mail system.

〔問題点を解決するための手段〕[Means for solving problems]

上記目的は、電子メールシステム内にコメントに対応さ
せて、メール受信者が参照可能か否かの参照権限に関す
るテーブルを設け、メール受信者からのメールのコメン
トの参照指示があると、該テーブルをチェックし、コメ
ント参照の権限のあるメール受信者にのみコメントの参
照を許可することで、メールのコメント保護が達成され
る。The above purpose is to set up a table in the e-mail system regarding the reference authority that indicates whether or not the e-mail recipient can refer to the comment in response to the comment. Email comment protection is achieved by checking this and allowing only email recipients who are authorized to view comments to view the comments.

〔作用〕[Effect]

本発明の回覧メールのコメント保護方式は、電子メール
システム内のコメント参照権限に関するテーブルを、受
信者がコメントの参照を行うとき。The comment protection method for circular mail of the present invention protects the comment reference authority table in the e-mail system when the recipient refers to the comment.

チェックするように動作する。それによって、参照権限
のないメール受信者のコメント参照を禁止するようにな
るので、電子メールのコメント保護が図られる。Works to check. As a result, email recipients who are not authorized to view the comments are prohibited from viewing the comments, thereby protecting the comments of the email.

〔実施例〕〔Example〕

以下、本発明の＝実施例を第１図から第３図により説明
する。Embodiments of the present invention will be described below with reference to FIGS. 1 to 3.

第１図は、本発明な′電子メールの回覧メールに適用し
た場合の処理手順の一例を示すフローチャートであり、
第２図は、本発明に係るメールボックス内に存在する各
テーブルの詳細と、その関係を示す図である。FIG. 1 is a flowchart showing an example of the processing procedure when the present invention is applied to an electronic mail circular.
FIG. 2 is a diagram showing details of each table existing in the mailbox according to the present invention and their relationships.

第３図は、電子メールシステムの八−ドウエア構成図で
、システムはホスト、コンビエーメ４で制＃され、−子
メールの作成、取り出しを行うキーボード６からの指示
で、表示装置ｉｔ５に電子メールを表示する。′１子メ
ールは、メールボックスに蓄えられておりメールボック
スは、ファイル装置７に格納されていて、ホストコンビ
エータ４がｔ子メールの取り出しの操作を行う。FIG. 3 is an eight-domain configuration diagram of an e-mail system. The system is controlled by a host, a combination mailer 4, and displays e-mails on a display device IT5 in response to instructions from a keyboard 6 for creating and retrieving child mails. indicate. The '1 child mail is stored in a mailbox, which is stored in the file device 7, and the host combiator 4 performs an operation for retrieving the t child mail.

第２図において、２はメール文書本体であり、そのメー
ル文書本体２は、メールに対するコメントとは別々にメ
ールボックス内に分離保管される。In FIG. 2, reference numeral 2 denotes a mail document body, and the mail document body 2 is stored separately in a mailbox separately from comments for the mail.

コメントはコメントテーブル３で管理される。そして、
メール文書とコメントは管理テーブル１により関係付け
られている。この場合のメール管理テーブル１は、メー
ルの受発信管理テーブルと同一であってもよい。次に管
理テーブル１０作成−登録について述べる。まず、メー
ル文書２が作成され、回覧メールとして発信されると、
メール管理テーブル１を作成する。具体的には、メール
が作成されると、メール管理テーブル１にメールｌＤ、
メール名称、メール種別１発信日時２発信者名が登録さ
れ、更に、そのテーブル１内にメール文書の先頭アドレ
スと最終アドレスがセットサれる。これ忙よりメール管
理テーブル１とメール文書２が結び付けられる。一方、
コメントテーブル３は、上記処理と同時に作成され、メ
ール管理テーブル１に当該コメントテーブル３の先頭ア
ドレス、最終アドレス、コメント登録可能性の先頭アド
レス（新規にテーブル作成時は、テーブルの先頭アドレ
スと同一）がセットされる。コメントテーブル３内の保
護タイプとは、登録されたコメントの参照権限を誰に与
えるかを示すコード符号である。以上の処理により、１
個のメール管理テーブル１でメール文書２と、それに付
加するコメントテープＪＬ／３を一括して管理すること
が可能となる。以上のメール管理テーブル１仁コメント
テーブル３は、メールボックス内に保ｆｇれているもの
である。Comments are managed in comment table 3. and,
E-mail documents and comments are related by management table 1. The mail management table 1 in this case may be the same as the mail reception/output management table. Next, creation and registration of the management table 10 will be described. First, when email document 2 is created and sent as a circular email,
Create mail management table 1. Specifically, when an email is created, email ID, email management table 1,
The mail name, mail type 1, sending date and time, 2 sender's name are registered, and furthermore, the first address and the last address of the mail document are set in the table 1. Due to this busy schedule, mail management table 1 and mail document 2 are linked. on the other hand,
Comment table 3 is created at the same time as the above processing, and mail management table 1 contains the start address, end address, and start address of possible comment registration (same as the start address of the table when creating a new table). is set. The protection type in the comment table 3 is a code indicating who is given the right to view the registered comment. By the above processing, 1
It becomes possible to collectively manage the mail document 2 and the comment tape JL/3 added thereto using the mail management table 1. The above mail management table 1 and comment table 3 are kept in the mailbox.

次に第２図のテーブルを用いて、第１図のフローチャー
トを説明する。まず、回転メールの受信者ρ）らキーボ
ード６へ参照したいメールの選択が為される（ステップ
１００）と、電子メールシステムは、ホストコンビ島−
夕４の制御により、ファイル装置］ｔ７に格納されてい
る。メールボックスより該当するメール文書を読み取る
（ステップ１０１）。この後、読み取られたメール°文
書は、表示！１ｔ５に取り込まれ表示される（ステップ
１０２）。回覧メールの受信者は、表示されたメール文
書を参照し、他回覧メール受信者のコメントも一緒に参
照したい場合コメント表示の提示ｔキーボード６を使っ
て行うことができ、電子メールシステムはその指示の有
無を判定する（ステップ１０３）。Next, the flowchart in FIG. 1 will be explained using the table in FIG. 2. First, when the recipient ρ of the rotary mail selects the mail to be referred to on the keyboard 6 (step 100), the e-mail system
Under the control of E.4, it is stored in the file device] t7. The corresponding mail document is read from the mailbox (step 101). After this, the read email document is displayed! 1t5 and displayed (step 102). If the recipient of the circular mail wants to refer to the displayed mail document and also see the comments of other circular mail recipients, he or she can do so by using the display t keyboard 6 of the comment display, and the e-mail system will prompt the user to do so. The presence or absence of is determined (step 103).

コメント表示指示が有る場合、メール管理テーブル１に
セットされてい、るコメントテーブル６のアドレスを基
に、コメントテーブル３内に登録されている最初のコメ
ントヲ読み取る（ステップ１０４）。読み取った結果、
そこにコメントが登録されているかをチェックする（ス
テップ１０５）。登録されていれば、そのコメントがコ
メント表示要求者に対し表示可能かどうかを保護タイプ
によりチェックする（ステップ１ｏ６）。表示可能であ
れば、読み取りだコメントを表示領域（Ｉ！！み取った
表示可能な全コメントヲ、−指表示させるために一時的
に蓄えてお（エリア）にセットする（ステップ１０７）
。コメントの表示が不可の場合、読み取った該当コメン
トに対し何の処理も行わず、次のコメントを読み込むた
め行数に＋１を行い、コメントテーブル３内の行に位置
付ける（ステップ１０Ｂ）。同様の処ＭＡＹ繰り返し実
行し、コメントテーブル３内のコメントヲ全部チェック
し終えたら、表示領域にセットされているコメントな表
示装置５に一括表示する（ステップ１０９）。If there is a comment display instruction, the first comment registered in the comment table 3 is read based on the address of the comment table 6 set in the mail management table 1 (step 104). As a result of reading,
It is checked whether a comment is registered there (step 105). If the comment is registered, it is checked based on the protection type whether the comment can be displayed to the comment display requester (step 1o6). If the comments can be displayed, the read comments are temporarily stored and set in the display area (I!! All the read comments that can be displayed are displayed) (step 107).
. If the comment cannot be displayed, no processing is performed on the read comment, and in order to read the next comment, the line number is incremented by 1 and the line is positioned in the comment table 3 (step 10B). The same process MAY be repeated, and once all comments in the comment table 3 have been checked, the comments set in the display area are displayed all at once on the display device 5 (step 109).

一方、コメントの表示指示が無い場合、あるいは上述し
たコメント表示後の次処理として、コメント登録指示が
有るかを判定する（ステップ１１０）。コメント登録指
示が有る場合、コメントの保護タイプの指定の有無をチ
ェックしくステップ１１１　）　＃　ｇ当するコード化
符号をコメントテーブル３の保護タイプに、コメントと
対にしてセットする（ステップ１１２）。保護タイプの
指定かなけｎば、デフォルト！直をセットする（ステッ
プ１１３）。On the other hand, if there is no comment display instruction, or as the next process after comment display as described above, it is determined whether there is a comment registration instruction (step 110). If there is a comment registration instruction, check whether the protection type of the comment has been specified (step 111)) #g Set the corresponding encoding code to the protection type of the comment table 3 in pairs with the comment (step 112). If no protection type is specified, default! Set the speed (step 113).

そして、コメントの表示指示有無、及びコメントの登録
指示有無を判定し、各処理終了後は該当メールの処理を
終了したものとし、次の回覧者へ転送する（１１４）。Then, it is determined whether there is an instruction to display a comment and whether there is an instruction to register a comment, and after each process is completed, it is assumed that the processing of the corresponding e-mail has been completed, and the e-mail is forwarded to the next reader (114).

この実施例によれは、回覧メール受信者であれば誰でも
本人の登録したコメントに対し、見せたい相手を選択す
る事ができるので、例えば、ａ密を要するコメントや、
アンケート調査の回答など、。According to this embodiment, any recipient of the circulation mail can select the person to whom he or she would like to see the comments he or she has registered, so, for example, comments that require confidential
Questionnaire survey responses, etc.

他人に知られた（ないコメントに対し、非常に有効であ
る。Very effective for comments that are not known to others.

さらに、コメントの機密保ｉ２１を徹底する事を考えた
場合、コメントテーブル内に各コメントと対にパスワー
ドフィールドを設定できるフィールドを設けておき、そ
のパスワードを入力しないと、コメントが参照できな（
する事もｒＴＪ能である。Furthermore, if you want to ensure the confidentiality of comments i21, you can create a field in the comment table where you can set a password field for each comment, and you will not be able to view the comment unless you enter that password.
It is also rTJ ability to do.

又、本実施例では、コメント表示指示を待って表示装置
５にコメントを表示する処理を設定したが、コメント表
示指示の有無に関わらず、該当するメール文書を表示す
る際、同時に表示可能なコメン）１−自動的に表示させ
る事もでき、操作性の向上にも役立つ。Furthermore, in this embodiment, the process of displaying a comment on the display device 5 after waiting for a comment display instruction is set; however, regardless of the presence or absence of a comment display instruction, comments that can be displayed at the same time when displaying the corresponding e-mail document are )1-It can be displayed automatically, which helps improve operability.

以上の説明では、回覧メールにおけるコメントの登録、
参照権限の設定、及び他回覧メール受信者のコメント表
示方法について述べたが、本発明はそれに限定されるも
のでなく、他のメール形態でも実現し得るものである。In the above explanation, we will explain how to register comments in circular emails,
Although the setting of reference authority and the method of displaying comments of other circular mail recipients have been described, the present invention is not limited thereto, and can be realized with other mail formats.

例えば、往復メールにおいて、受信メールに対してコメ
ントを登録し、発信者に返信するという処理は、第１図
の７　ｏ　−チャート上でステップ１０３の判定Ｚ自動
化し、Ｎの方向の処理へ進めばよく、ステップ１１４の
処理は発信者に対し返信処理を行えばよ・い。又、返信
を受けた者は、メール参照指示（１０口）においてコメ
ント表示指定の有無をチェック（１０３）を自動化し、
常にＹの方向の処理に進めておけばよい。For example, in a round-trip email, the process of registering a comment on the received email and replying to the sender is automated in step 103 on the 7o-chart in Figure 1, and the process proceeds to step N. If so, the process in step 114 can be performed by replying to the sender. In addition, the person who received the reply automatically checks (103) whether or not the comment display is specified in the email reference instruction (10 entries).
It is sufficient to always proceed with processing in the Y direction.

さらに、以上の説明ではメールの形態を例にとったが、
電子メールを母体として設計されたシステム、例えば電
子伝票処理システムにも利用できる点は言うまでもなく
、ホストラ経由しない′電子メールシステム、例えばＬ
ＡＮ”ｋ利用したメールシステムにも利用できる。Furthermore, although the above explanation took the form of email as an example,
It goes without saying that it can also be used for systems designed around e-mail, such as electronic slip processing systems, as well as e-mail systems that do not go through a host, e.g.
It can also be used in email systems using AN”k.

〔発明の効果〕〔Effect of the invention〕

本発明によれば一各メール受信者毎に・受信メールに対
し、コメントが登録でき、かつその登録したコメントの
参照権限を設定できるので、機密を要するコメントや、
本人の関係する部署のみに対するコメント等を容易に登
録でき、そのコメントに対し不正参照を防止できる効果
がある。また、該畠しない受信者は、本人に関係のない
コメントまで逐−読む必要がな（なる等の効果がある。According to the present invention, comments can be registered for each email recipient/received email, and the authority to view the registered comments can be set.
It is possible to easily register comments, etc. only for departments related to the user, and has the effect of preventing unauthorized references to the comments. In addition, there is an effect that recipients who are not eligible do not need to read comments that are not relevant to them.

【図面の簡単な説明】[Brief explanation of drawings]

第１図は本発明の処理手順の一実施例を示すフローチャ
ート図、第２図は本発明に係る各テーブルの詳細とその
関係を示す図、第３図は本発明に係る電子メールシステ
ムの・１−ドウエア構成図である。 １・・・メール管理テーブル、２・・・メール文書、３
・・・コメントテーブル、４−１．ホストコンビエータ
、５・・・表示装置、６・・・キーボード、７・・・フ
ァイル装置。・、本、発明ｉ浪月１午ｎ１筏の１笑貌イ
ク１」１示Ｔフロー＋で一ト第　２０ 第　３　図FIG. 1 is a flowchart showing an embodiment of the processing procedure of the present invention, FIG. 2 is a diagram showing details of each table and their relationships according to the present invention, and FIG. 1-Dware configuration diagram. 1... E-mail management table, 2... E-mail document, 3
...Comment table, 4-1. Host combinator, 5... Display device, 6... Keyboard, 7... File device.・, Book, Invention I Rōzuki 1 no.

Claims (1)

【特許請求の範囲】[Claims] （１）複数の端末装置と中央処理装置、または、ネット
ワークシステムで、電子メールの送受信、または回覧を
行い、更に電子メールにコメントを付して電子メールの
送受信、または回覧を行う電子メールシステムにおいて
、 前記コメントに対応させて、メールの受信者が前記コメ
ントを参照可能か否かの参照権限に関する参照権限テー
ブルを前記電子メールシステム内に設け、 メールの受信者から、メールのコメントを参照する指示
がある時に、前記参照権限テーブルをチェックし、参照
権限のあるメールの受信者にコメントの参照を許可する
ことを特徴とする電子メールのコメント保護方式。(1) In an e-mail system that sends, receives, or circulates e-mails using multiple terminal devices and a central processing unit or a network system, and further sends, receives, or circulates e-mails with comments attached to them. , Corresponding to the comment, a reference authority table is provided in the e-mail system regarding reference authority indicating whether or not the e-mail recipient can refer to the comment, and an instruction to refer to the e-mail comment is provided from the e-mail recipient. 1. A comment protection method for e-mail, characterized in that, at certain times, the reference authority table is checked and a recipient of the e-mail who has the reference authority is allowed to view the comment.