JPS62269266A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 この発明は文書の保管、検索を利便性良〈実施できる文
書管理装置に関するものである。

〔従来の技術〕

従来から紙文書をイメージリーグから入力して画像文書
の形で光ディスクファイル装置に検索キーワードを付与
して格納し、キーワードの組合わせで該当する文書を検
索表示し、さらに必要に応じて紙に出力する、いわゆる
光電子ファイル装置があった。

〔発明が解決しようとする問題点〕

この場合、電子化された画像文書ともとの紙文書は全く
関係なく管理されているため、相互の参照は容易ではな
い。現在、文書はただ単にオフィスで読むだけではなく
、読みながら気がついた事項を書き加えるとともに重要
な箇所にカラーマークをつけたり、複数の文書を机上に
広げて相互に参照しながら、それを基に新たな文書を作
成したり、持ち歩いて任意の場所で利用する等の多様な
使い方がされており、紙としての形態には非常に大きな
効能がある。従来の光電子ファイル装置を用いて紙の利
便性を得るためには、検索した画像文書をその度に印刷
出力できることが必要であるが、元の文書はどの鮮明さ
が得られないばかりでなく、全てのページをイメージリ
ーグから入力して電子化する必要があり、そのための多
大な労力がかかるという問題点があった。

この発明は、従来から慣れ親しんでいる紙文書の長所と
電子化された画像文書の検索容易性の長所を結びつける
ことにより、使い勝手の良い文書管理装置を提供するこ
とを目的とするものである。

〔問題点を解決するための手段〕

この発明にかかる文書管理装置は、操作部からの入力に
応じ検索結果を検索表示部に表示させる基本計算システ
ムに、管理番号が付された多数の紙文書を遠隔制御で収
納取り出しする紙文書管理装置と、各文書の特徴的部分
を読み取るイメージ入力部と、イメージ入力部で読み取
った各文書の特徴的部分を有する画像文書に検索用のキ
ーワードと、管理番号とを与えて作成したイメージ文書
を格納した光ディスクファイル装置と、操作部からの入
力に応じ光ディスクファイル装置から取り出されたイメ
ージ文書を表示するイメージ文書表示部とを接続したも
のである。

〔作用〕

この発明においては、検索表示部に表示されるキーワー
ドを用いて検索を行い操作部から紙文書に付与しである
管理番号を指定すると、光ディスクファイルからそのイ
メージ文書がイメージ文書表示部に表示される。操作者
はこの表示されたイメージ文書が希望しているものであ
るときは操作部から取り出しの指令を与える。すると、
紙文書管理装置はその紙文書を自動的に取り出し操作者
に提供する。

〔実施例〕

第１図はこの発明の一実施例の構成を示すブロック図で
ある。

この図において、■は基本計算機システム、■１は紙文
書管理装置を示し、両者でこの発明の文書管理装置が構
成される。

基本計算機シスチムニは、ＣＰＵＩ、パスライン２、イ
ンタフェース３．制御部４を有し、この制御部４にキー
ボードのような操作部５と、ＣＲＴのような検索表示部
６が接続されている。操作部５から検索情報が入力され
、これが検索表示部６に表示されるが、これらがインタ
フェース３を介して紙文書管理装置Ｈにも伝送される。

なお、メモリ等は省略しである。

紙文書管理装置Ｈの構成は、紙文書制御部１］１紙文書
保管部１２２文書ソート拳出力機構１３、光ディスクフ
ァイル装置１４．イメージ入力部１５２表示制御部１６
．イメージ文書表示部１７、インタフェース１８等で構
成されている。

紙文書制御部］１は、インタフェース制御部１１Ａ９文
書出力制御部１１Ｂ１文書入力制御部１１Ｃおよび関係
データベースを有する文書管理部１１Ｄからなり、それ
ぞれインタフェース１８を介して基本計算機シスチムニ
と接続されている。

紙文書保管部１２は、管理番号が付された紙文書Ｐを所
定の順序で、あるいは適宜の順序で保管するとともに、
文書ソート・出力機構１３から指令によって遠隔制御さ
れ、自動的に指定された管理番号の紙文書Ｐを紙文書保
管部１２から取り出したりこれに収納したりする。それ
には、文書出力制御部１１Ｂ１文書入力制御部１１Ｃの
指令に基づき５紙文書保管部１２に対する文書のソート
および紙文書保管部１２からの文書出力を行う。

文書入力制御部１１Ｃは入力されたイメージ文書をソー
トされる文書と対応させ、その対応関係を紙文書保管部
１２と光ディスクファイル装置１４に通知する。この対
応関係はデータベースとして文書管理部］ＴＤにおいて
管理される。文書出力制御部１１Ｂでは、紙文書Ｐの出
力の他にイメージ文書の出力指令を行う。

光ディスクファイル装置１４は、後述するように各紙文
書Ｐの特徴的部分と、管理番号および検索用のキーワー
ドとともにイメージ入力してあり、基本計算機シスチム
ニの操作部５からの入力に基づいて所要の出力を表示制
御部１６において表示するために必要な変換を行った後
、イメージ文書表示部１７にイメージ表示する。

次に動作について格納と検索に分けて説明する。

まず、格納に当っては、第２図に示すフローチャートの
ように、紙文書Ｐの１頁目、つまりこの紙文書Ｐの特徴
的な部分のみをイメージリーグ等のイメージ入力部１５
に読み込ませて画像文書を作成し、これに適当な検索用
のキーワードと管理番号を付与して光ディスクファイル
装置に格納する。また同時に紙文書Ｐを紙文書管理装置
Ｈにその管理番号を与えて格納し、その管理番号を前記
文書管理データの一つとして追加する。管理データ］０
の一例を第３図に示す。

すなわち、ＴＯＡは文書番号、１０Ｂは文書登録日、Ｔ
ＯＣは文書表題、１０Ｄは紙文書管理番号、ＩＯＥ、１
０Ｆ、・・・・・・はキーワード１．キーワード２．・
・・・・・である、ここで述べた紙文書管理装置■は既
にオフィス用品作成会社により製造発売されているもの
であり、管理番号の識別が可能なフォルダ（−文書あた
り最大３０枚の紙が入る）に入れて数千文書を保管し、
計算機から送られた管理番号を受は取って該当する文書
フォルダを機械的に引出すことが出来る。

次に検索する過程を第４図のフローチャートに基づいて
説明する。検索のためのキーワードを操作部５から入力
すると該邑文書の管理データがデータベースから検索さ
れ、検索表示部６に例えば第５図のように一覧表示され
る０次にこの中から必要な文書に絞り、確かにそれが求
めるものであることを確認するため、イメージ文書の管
理番号を入力すると別のディスプレイにそのイメージ文
書イメージが第６図に例示するように即座に表示され、
該当するものか否かが容易に確認できる。

もしそれが必要文書である場合には取り出し実行を指示
すると、対応する紙文書Ｐが紙文書管理装置■から機械
的に引出される。以下、同様にイメージ文書を表示させ
ながら求める紙文書Ｐの実体を取り出すことが出来る。

イメージ文書の表示に当っては画像間引きを行って、一
つの画面に９枚程度を同時に表示すれば、確認も更に容
易になることが期待出来る。その例を第７図に示す。紙
文書Ｐは使用が終了したらフォルダに入れて紙文書管理
装置の任意の場所に戻せば良い。なお、検索と表示部６
とイメージ文書表示部１７を一つのディスプレイで兼用
しても良いが、その場合にはマルチウィンドで両者を同
時に見れることが望ましい。このようにしてイメージ文
書と紙文書Ｐが連動して管理できる。

なお、検索情報は基本計算機システムＩに接地するメモ
リに蓄積してもよい。この場合、検索情報と文書管理部
１１Ｄで管理される情報との対応がとれていることはも
ちろんである。また上記実施例では紙文書Ｐの第１頁目
のみを用いてイメージ文書を作成し、光ディスクファイ
ル装置１４に蓄積させたが、これは第１頁に限定される
ものでなく、その紙文書Ｐの特徴的な部分であれば他の
頁でも図面でもよい。

〔発明の効果〕

この発明は以上述べたとおり、操作部からの入力に応じ
検索結果を検索表示部に表示させる基本計算機システム
に、管理番号が付された多数の紙文書を遠隔制御で収納
取り出しする紙文書管理装置と、各文書の特徴的部分を
読み取るイメージ入力部と、イメージ入力部で読み取っ
た各文書の特徴的部分を有する画像文書に検索用のキー
ワードと、管理番号とを与えて作成したイメージ文書を
格納した光ディスクファイル装置と、操作部からの入力
に応じ光ディスクファイル装置から取り出されたイメー
ジ文書を表示するイメージ文書表示部とを接続したので
、従来の技術に比べ、求める紙文書の特徴的な部分を次
々と見て真に欲するものであるか否かを確実、簡易に確
認した後、対応する紙文書そのものを取り出して使用で
きるため１紙文書の持っている大きな利便性を生かすこ
とができる。また紙文書の全ページをイメージ文書に変
換する労力も不用であるなどの利点がある。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例の構成を示すブロック図、
第２図は文書格納を説明するためのフローチャート、第
３図は文書管理データの一例を示す図、第４図は文書検
索のフローチャート、第５図は検索された文書の一例を
示す図、第６図はイメージ文書の表示例を示す図、第７
図は別のイメージ文書の表示例を示す図である。 図において、工は基本計算機システム、■は紙文書管理
装置、１はＣＰＵ、２はパスライン、３はインタフェー
ス、４は制御部、５は操作部、６は検索表示部、１１は
紙文書制御部、１２は紙文書保管部、１３は文書ソート
・出力機構、１４は光ディスクファイル装置、１５はイ
メージ入力部、１６は表示制御部、１７はイメージ文書
表示部、１８はインタフェースである。 第２図 第３図 第４図 第５図 第６図　　　第７図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 操作部からの入力に応じ検索結果を検索表示部に表示さ
   せる基本計算システムに、管理番号が付された多数の紙
   文書を遠隔制御で収納取り出しする紙文書管理装置と、
   前記各文書の特徴的部分を読み取るイメージ入力部と、
   前記イメージ入力部で読み取った前記各文書の特徴的部
   分を有する画像文書に検索用のキーワードと、管理番号
   とを与えて作成したイメージ文書を格納した光ディスク
   ファイル装置と、前記操作部からの入力に応じ前記光デ
   ィスクファイル装置から取り出されたイメージ文書を表
   示するイメージ文書表示部とを接続したことを特徴とす
   る文書管理装置。