JPS58158770A - Documents file device - Google Patents

Abstract

PURPOSE:To efficiently execute classification and arrangement of documents and to obtain an efficient writings file, by arranging a document whose retrieval, registration, change, etc. are frequent, in a temporary file, selecting optional documents, and accumulating it in a large capacity documents file. CONSTITUTION:Information read by scanning documents by an input device 1 is accumulated and stored in a pending file 3 being the first file device or a storage file 4 being the second file device, in accordance with retrieval information from an instruction input device 2. This file 3 is constituted of a rewritable small capacity memory, and the file 4 is constituted of a large capacity memory of an optical disk device, etc. Subsequently, the retrieval information from the device 2 is inputted to a retrieval device 5, and the documents stored in the file 3 or 4 is retrieved, read out, and outputted to an output device 6. Also, by a selecting part 8, retrieval frequency, an accumulation period, etc. of the documents stored in the file 3 are counted, and when they reach a prescribed number, its contents are sent to the file 4, and classification and arrangement of the documents are executed efficiently.

Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の技術分野〕 本発明は文書の整理作業を補助するに有用な文ＩＦファ
イル装ｆｔ１ｃ関する。DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION [Technical Field of the Invention] The present invention relates to a text IF file system ft1c useful for assisting document organization work.

〔従来技術とその問題点〕[Prior art and its problems]

オフィス・オートメーシ冒ンと云う名のもとに事務作業
の効率化が急がれている。その中では特に、文書の適切
な管理及び活用が！＆屯重要視されて１八る。In the name of office automation, there is an urgent need to improve the efficiency of office work. Particularly important is proper management and utilization of documents! ＆Tun was given importance and became 18 years old.

例えば、文書が死蔵されないために呟、逆に利用できる
機知文書を幣１する必要があシ、これらの事務作業を情
報処理システムによって効率良く行なうことが注目され
ている。For example, in order to prevent documents from being stored unused, it is necessary to murmur them, and on the other hand, it is necessary to collect documents that can be used, and attention has been paid to the efficient use of information processing systems to carry out these administrative tasks.

この種の事務作業は大略的には、文書を保管する作業、
保管された文書中力１ら目的とする文書を検索抽出する
作業、そして文書を整理し分頌編集する作業（大別され
る。特に分ｓｕｉ集作業は、検索し丸文書をその使用目
的別に仕分けすることや、ま九ファイル仕様の変更等に
伴い再ファイル化すること、更には経時変化に伴って発
生する不要文書の破棄作業等に代表され、上記情報処理
システムを利用すると癩とも゛大きな困難が伴っ九。This type of office work generally consists of document storage,
The work of searching and extracting the target document from the archived documents, and the work of organizing and editing the documents (divided into sections.Especially in the collection of documents, the work of searching and sorting the documents according to their purpose of use) The use of the information processing system described above can be very costly, such as sorting, re-filing due to changes in file specifications, and the destruction of unnecessary documents that occur over time. 9. Difficulties involved.

叩ち、従来の文書ファイルＪａ！Ｉｌでは、ファイルさ
れた文書を使用目的ＫＧって検索し、この検索によって
抽出された文書を新しいファイルに登録する作業を使用
目的毎【繰り返し実行することによってその分類が行わ
れる。特に進行中の業務に関する文書や、懸案中の文書
は、検索＠窒や登録＠廃棄が非常に多く、ファイル仕様
の変更に伴う再ファイル化も頻繁である。この４合、文
書ファイル装ｆＫ蓄積された文書の削除・登録等を繰り
返すことが多く、それらの処理に文書ファイル装置を専
有すると共に１多大な処理時間と１１１１とを費さざる
を得なかった。特に、代表的な文書ファイル装置である
光デイスク装置は、はとんどが書き換え不可能な記憶媒
体である為に、鵠用土。Hit the conventional document file Ja! In Il, the classification is performed by repeatedly performing the task of searching filed documents by usage purpose KG and registering the documents extracted by this search into a new file for each usage purpose. In particular, documents related to ongoing work or pending documents are frequently searched for or registered or discarded, and refiles are frequently made due to changes in file specifications. In this case, the document file system often repeatedly deletes and registers stored documents, which requires exclusive use of the document file system and requires a large amount of processing time and processing time. . In particular, optical disk devices, which are a typical document file device, are mostly non-rewritable storage media, so they are difficult to use.

上記の問題点を解決することが望まれてい九。It is hoped that the above problems will be resolved.

〔発明の目的〕[Purpose of the invention]

本発明はこの様な事情を考慮してなされ九もので、その
目的とするところは、文書の分類整理を効率良く実行し
、しかも文書のファイルを効率良く行なうことのできる
実用性の高い文書ファイル装置を提供することにある。The present invention was made in consideration of these circumstances, and its purpose is to provide a highly practical document file that can efficiently classify and organize documents and efficiently file documents. The goal is to provide equipment.

〔発明の概要〕[Summary of the invention]

本発明は、文書をファイルする際に、検索や登録・廃棄
変更の頻度が多（へ懸案文書を、書き換えｏＴ能な記憶
媒体（（一時的にファイルし、それらの中から選択的に
文書を抽出し、光ディスク装置に代表される大容量の記
憶媒体にファイルするものである。列えげ、蓄積期間や
検索頻度あるいは機密性等に従って文書を愚択させる。When filing documents, the present invention saves documents that are frequently searched, registered, and discarded on storage media that can be rewritten (OT), and selectively files documents from among them. Documents are extracted and filed in a large-capacity storage medium such as an optical disk device.Documents are selected according to sorting, storage period, search frequency, confidentiality, etc.

〔発明の効果〕〔Effect of the invention〕

本発明は、検索、登録、廃棄、変更等の明度が多い文書
を一時的なファイルＫＩＩｆｌｌした後、任意の文書を
選択して大容量文書ファイルに蓄積するので、大容量文
書ファイルを効率良く利用できる。The present invention efficiently utilizes large-capacity document files because documents with a large number of brightness such as searches, registrations, discards, changes, etc. are stored in a temporary file KIIfull, and then arbitrary documents are selected and stored in a large-capacity document file. can.

特に書き換え不可能な大容量文書ファイルに対して効果
的である。また、一時的なファイルから大容量文書ファ
イルへ移し変える文書は、ＩＰｌ！！ｕｓｅや蓄積期間
等によって自動的に選択されるので、利用者は、文書が
どちらのファイルに蓄積されているかを意彎する必要が
なく、従来同様の一種類のみのファイルに対する作業を
行なったままで、ファイルの効率良い利用を実現できる
と云う利点も冑する。さらに、一時的なファイルの文書
の中で、必要な文書を大容量文書ファイルに蓄積するこ
と（（より、大容量文書ファイルにおけろ文書管理を簡
易だすることができ、文書の整理作業の効率が１曙的に
増大すると共に、柔軟な文ｌｌＦ管憚がＢＴ相となる。This is particularly effective for large-capacity document files that cannot be rewritten. Also, documents to be transferred from a temporary file to a large document file can be transferred using IPl! ! Since it is automatically selected based on the use, storage period, etc., the user does not have to worry about which file the document is stored in, and can continue to work on only one type of file as before. , it also has the advantage of being able to use files efficiently. Furthermore, among the documents in temporary files, necessary documents can be stored in large-capacity document files ((This makes document management easier even in large-capacity document files, making document organization work easier. As the efficiency increases exponentially, the flexible structure becomes the BT phase.

しかも、一時的なファイルとしては、小型・１・容置の
磁気ディスク装置等で啼易に実現することができ、実用
的利点は絶大であり、文書ファイルシステムに対して大
きく貢献する。Furthermore, as a temporary file, it can be easily realized using a small, single-portable magnetic disk device, etc., and has great practical advantages, making a great contribution to document file systems.

〔発明の実権例〕[Examples of actual rights to inventions]

以下、本発明の一実権例を図面に従って説明する。 Hereinafter, one practical example of the present invention will be explained with reference to the drawings.

＠１図は実鳩例装冒のｅ略構成図である。入力装置１は
文書を走査し、読み取るもので、例えばファクシミリや
複写機等の走査器によって構成される。入力湊１１１に
よって読み取られ電文ＩＦは、指示入力装［２より指示
された分類情報（検索情報）に従って、第１の文書蓄積
装置（懸案ファイル）３あるいは第２の文書蓄積裟考（
保管ファイル）４に蓄積記憶されろ。懸案ファイル３１
は、書き換え町ｎＨな記録媒体から成る磁気ディスク湊
；１等で構成され、小容凌のメモリである。保管ファイ
ル４は、光ディスク寝賃やｌｉ１％気ディスク繞電等で
構成され、大容量のメモリである。検索装置ｌ　５は、
指示入力装置１２より入力された検索情報（分類情報）
に従って、懸案ファイル３あるいは保管ファイル４に蓄
積記憶されている文書を検索して読み出し１．出力装置
６に送る。出力装置６は、ＣａＴＰイＸ７’Ｌ／イ等に
代表されるノフトコビー装置や、プリンタ等に代表され
るハードコピー装置で構成されるものである。選択部旦
は、懸案ファイル３に蓄積記憶されている文ＩＦＫ関す
る検索頻度や蓄積期間等を計数し、所定数に達し電文書
を保育ファイル４に送や、蓄積記憶する本のである、ま
九、制御部７は、装置全体のコントロールを行なうもの
で、マイクロコンビエータ等の中央処理値ｉｔで構成さ
れるものである。Figure 1 is a schematic configuration diagram of an actual pigeon installation. The input device 1 scans and reads documents, and is constituted by a scanner such as a facsimile machine or a copying machine. The message IF read by the input port 111 is sent to the first document storage device (pending file) 3 or the second document storage device (
Stored in storage file) 4. Pending file 31
It is composed of a magnetic disk made of a rewriteable recording medium, and is a small memory. The storage file 4 is a large-capacity memory composed of optical disks, LI1% disks, etc. The search device l5 is
Search information (classification information) input from the instruction input device 12
1. Search and read the documents stored in the pending file 3 or storage file 4 according to the following instructions: 1. It is sent to the output device 6. The output device 6 is composed of a noft copy device such as a CaTP iX7'L/i, or a hard copy device such as a printer. The selection section calculates the search frequency, storage period, etc. regarding the sentence IFK stored in the pending file 3, and sends the electronic document to the child care file 4 when it reaches a predetermined number. , the control section 7 controls the entire apparatus, and is composed of a central processing value it such as a micro combinator.

さて、この様に構成された埃蓋について、さらに詳＠に
説明する。＠２図１心、選択部８の１実１例を示す。Now, the dust cover configured in this way will be explained in more detail. @2 Figure 1 shows one example of the selection section 8.

オフィス内において作成され電文書け、指示人力榛１ｔ
２により指示され九分類情報（検索情報）に従って、懸
案ファイル３に１時フアイルされろ。Created in the office and required 1 ton of human power to instruct.
2, and according to the 9 classification information (search information), file it in pending file 3.

文書登録部８１は、指示入力＃１ｌｔ２により指示入力
された分類情報（検索情！４）の中で、文薯名や登録開
始日付等の必要な情報のみを登録し、カレンダ一部８２
を起動する。文書登録部８１け、懸案ファイル３に蓄積
されている全文書にＩｌｌ　する情報を持っている。懸
案ファイル３の史書け、検索改訂、廃棄、統合等が頻繁
忙行なわれ、非常に多く活用されるものである。Ｓ案フ
ァイルの文書に対して何ら力為の処理が行なわれると、
選択４１１１部８４は、文書登ｆｉ＠８１．カレンダ一
部８２をイニシャライズする。時が経つにつれて、懸案
ファイル３においては、改訂、廃棄、統合力ｉ繰り返さ
れ、峻適な分類と必要な文書が存在すること釦なる。The document registration unit 81 registers only necessary information such as the name of the text and the registration start date among the classification information (search information! 4) inputted by the instruction input #1lt2, and the calendar part 82
Start. The document registration unit 81 has information on all documents stored in the pending file 3. History writing, search revision, disposal, integration, etc. of Pending File 3 are frequently carried out, and it is used very often. If any forcible processing is performed on the documents in the Plan S file,
The selection 4111 section 84 is the document registration fi@81. The calendar part 82 is initialized. Over time, revisions, discards, and consolidation efforts are repeated in the pending file 3 to ensure proper classification and the existence of necessary documents.

比較判定部８３は、カレンダ一部８２の情報と文書登録
部８１の情報とを比較し、ｓ案ファイル３に任意期間蓄
積記憶された文書を選択し、結果を肩択制御部８４に送
る。選択制御部８４は、選択された文書−９を懸案ファ
イル３より抽出し、保管ファイル４に送る。保管ファイ
ル４は、送られて来電文書を記憶し、蓄積記憶する。こ
の動作は文書ファイル装管の内部処理であり、利用者は
検索する文書が懸案ファイル３に蓄積されているのか、
保管７アイル４ＩＣ蓄積されているのかを全く意識する
必要がなく、懸案ファイル３で使用した文書名や分類等
をそのまま利用できる。また、使用者が任意の文書を直
接保管ファイル４に蓄積させることも可能である。この
様に保管が必要な文書のみを保管ファイル４１ｃ蓄積記
憶させるので、保管ファイル４を効率よく利用できる。The comparison/determination unit 83 compares the information in the calendar part 82 and the information in the document registration unit 81, selects the document stored in the plan s file 3 for an arbitrary period, and sends the result to the selection control unit 84. The selection control unit 84 extracts the selected document-9 from the pending file 3 and sends it to the storage file 4. The storage file 4 stores and stores the sent and incoming call documents. This operation is an internal process of the document file management, and the user needs to check whether the document to be searched is stored in the pending file 3.
There is no need to be aware of whether the 4 ICs have been stored in the 7 storage aisles, and the document name, classification, etc. used in the pending file 3 can be used as is. It is also possible for the user to directly store any document in the storage file 4. In this way, only the documents that need to be stored are accumulated and stored in the storage file 41c, so that the storage file 4 can be used efficiently.

特に、保管ファイル４が光デイスク装置に代表される書
き換え不可能な大容量メモリで構成した場合、不要な文
書を蓄積記憶することなく必要な文書のみを蓄積記憶し
、光ディスクｍｅを効率的に利用できる等の効果を奏す
る。１＋、懸案中の文書や醜行中の業務に関する文書は
、分類や内容の変更が帽繁である為、従来装量ではその
処理中はファイルアクセスを専有し、他の保管文書（対
する処１速＃ｔＫ影響を与えるが、本発明装置では＠案
ファイルと保管ファイルに分離することにより、保管文
書に対する処理速度への影響を減少できると云う絶大な
る効果をも有し、文書の整理作業の効率化を図かること
が可能である。さらく、検索システム、文書ファイルシ
ステムく組み込むことも容易であ魯、事務作業の能率向
上等、絶大なる効果を奏する。In particular, when the storage file 4 is configured with a non-rewritable large-capacity memory such as an optical disk device, only necessary documents are stored and stored without storing unnecessary documents, and the optical disk me is used efficiently. It has the effect of being able to do things. 1+. Documents related to pending documents and scandals are frequently subject to change in classification or content, so with conventional storage systems, file access is exclusive during processing, and access to other stored documents (first-speed processing for However, the device of the present invention has the tremendous effect of reducing the impact on the processing speed of stored documents by separating them into @ draft files and storage files, which improves the efficiency of document organization work. Furthermore, it is easy to incorporate into search systems and document file systems, and has great effects such as improving the efficiency of office work.

〔発明の他の実権例〕[Other examples of actual rights to inventions]

尚、本発明は上述した実権例にのみ限定されるもので杜
ない。例えば、選択部８を第３図に示す様に賓形しても
よい。検索登録Ｊｆｌ＄８５は、指示入力部２よね検索
指示の合った文書を登録し、計数回路８６で各文書の検
索回数を計数する。計数結果は、ｎ度算出部８７に送ら
れ、各文書の検索頻賓が算出される。選択制御部８４は
、その算出結果に基づいて、懸案ファイル３から保管フ
ァイル４へ移すべき文書かどうかを判定する。保管ファ
イル４へ移すべき文書が存在する場合、選択制御部８４
は懸案ファイル３の文書を読み出して、保管ファイル４
へ書き込み、蓄積記憶する。ｓ！案中の文書の様に改訂
、廃棄、統合が甥繁である場合は、当然ながら横索柳変
は大きく、書き換え可能な懸案ファイル３に蓄積記憶し
、業務の進行に応じて改訂、廃棄、統合が少なくなった
場合に、書き喚え不ＯＴ能な大容量の保管ファイル４に
移して宥積記憶することになる。かくして、保管ファイ
ル４を有効に利用でき、前述同様の様々な効果を有する
ものである。また、選択部旦は、第２１凶および第３図
に示した泉、抱例を組み合わして構成することも可能で
あゆ、さらに絶大表る効果を奏する。It should be noted that the present invention is not limited only to the above-mentioned practical examples. For example, the selection section 8 may be shaped like a passenger as shown in FIG. The search registration Jfl$85 registers documents that match the search instructions in the instruction input section 2, and counts the number of times each document has been searched in the counting circuit 86. The counting result is sent to the n-degree calculation unit 87, and the search frequency of each document is calculated. The selection control unit 84 determines whether the document should be moved from the pending file 3 to the storage file 4 based on the calculation result. If there is a document to be moved to the storage file 4, the selection control unit 84
reads the document in pending file 3 and saves it to archive file 4.
and store it in memory. s! If the document being drafted is revised, discarded, and integrated over and over again, the changes will naturally be large, so it will be stored in the rewritable pending file 3, and revised, discarded, or merged as the work progresses. When the number of integrations decreases, the data will be transferred to a large-capacity storage file 4 that cannot be written or recalled over time for storage. In this way, the stored file 4 can be used effectively, and various effects similar to those described above can be obtained. Furthermore, the selection section can also be configured by combining the springs and examples shown in FIG. 21 and FIG.

以上２つの実施例につき詳鳩したが、本発明は、これら
に側棒拘束されるものではない。ｆＩＪ先ば、懸案７ア
イル３は、磁気ディスク装管だけでなく、磁気ドラム装
置、磁気テープ装置、磁気バブル装置等の磁気的記憶！
Ｉｌｌでもよいし、各種の半導体メモリでもよい。ま九
保管ファイル４は、光デイスク装置だけでなく、各種の
磁気的記憶装管でもよい。また、懸案ファイル３および
保管ファイル４に蓄積される文書は、コード情報でもよ
いし、ＦＡＸ信号の様なイメージ情報でもよい。指示入
力部２は、各種のスイッチやキーゼード、又はデジタイ
ザ、タブレットやライトベン等の入力ｉｔでもよく、指
で直接指示するタッチセンサで構成してもよい、出力装
［７は、ＣＲＴディスプレイだけでなく、各種のプリン
タや伝送ＩＩ！能を待つファクシミリ等で構成してもよ
い。Although the above two embodiments have been described in detail, the present invention is not limited to these. fIJ, Issue 7 Aisle 3 is not only magnetic disk packaging, but also magnetic storage such as magnetic drum devices, magnetic tape devices, magnetic bubble devices, etc.!
Ill or various semiconductor memories may be used. The storage file 4 may be not only an optical disk device but also various magnetic storage tubes. Further, the documents stored in the pending file 3 and archive file 4 may be code information or image information such as a FAX signal. The instruction input unit 2 may be an input device such as a variety of switches, keyboards, digitizers, tablets, light benches, etc., or may be configured with a touch sensor for direct instruction with a finger. , various printers and transmission II! It may also be configured with a facsimile machine or the like that waits for the function to be sent.

さらに、選択部旦は、文書の蓄積期間や検索帽度、使用
ＩＪｊＩ度、あるいは蓄装置や文書の重要変、機密性や
関連部所等の様々な属性によって選択することも可能で
ある。要するに本発明はその要旨を逸脱しない範囲で（
々変形して実権することができる。Furthermore, the selection section can be selected based on various attributes such as the storage period of the document, the degree of retrieval, the degree of use, the storage device, the importance of the document, the confidentiality, and the relevant department. In short, the present invention, without departing from its gist (
It can be transformed into various forms and exercise real power.

【図面の簡単な説明】[Brief explanation of the drawing]

第１図は本発明の一実電例を示す概略構成１閃、第２図
は本発明の実、−例における選択部の概略構成図、第３
図は選択部の他の実−例を示す図である。 ｌ・・・入力装置、２・・・指示入力装置、３・・・懸
案ファイル、４・・・保管ファイル、５・・・検索装置
、６・・・出力装置、７・・・＠御部、８・・・礪択部
。 第１図 第２図FIG. 1 is a schematic configuration diagram showing a practical example of the present invention, FIG. 2 is a schematic configuration diagram of a selection section in the example, and FIG.
The figure is a diagram showing another example of the selection section. l...input device, 2...indication input device, 3...pending file, 4...storage file, 5...search device, 6...output device, 7...@gobe , 8... selection section. Figure 1 Figure 2

Claims (2)

【特許請求の範囲】[Claims] （１）複数の文書を蓄積してなる第１の文書蓄積装置と
、この第１の文書蓄積装置く文書を入力する入力装置と
、前記第１の文書蓄積装置から選択的に文書を抽出する
選択部と、この選択部によって選択された複数の文書を
蓄積する第２の文書蓄積装置く蓄積された任意の文書を
検索する横１ｇ寝電と、この検索装置によって検索され
た文書を出力する出力装置とを具備したことを特徴とす
る文書ファイル装置。(1) A first document storage device that stores a plurality of documents, an input device that inputs documents into the first document storage device, and selectively extracting documents from the first document storage device. a selection section, a second document storage device that stores a plurality of documents selected by the selection section; a horizontal 1g sleeper that searches for any stored document; and outputs the documents searched by the search device. A document file device comprising: an output device. （２）第１の文書蓄積装置は、書き換え０］′昨な記憶
媒体で構成されていることを特徴とする特許請求の範囲
第１頃紀載の文書ファイヤ装置。 １３）選択部では第１の文書蓄積装置における蓄積期間
に従って文書を選択することを特徴とする特許請求の範
囲第１項記載の文書ファイル榛１゜（４）選択部では、
第１の文書蓄積装置における検索頻度に従って文書を選
択することを特徴とする特許請求の範囲Ｐｓ１項記載の
文書ファイル装置。(2) The document firing device described in claim 1, wherein the first document storage device is constituted by a storage medium of the past. 13) The document file selection unit according to claim 1 is characterized in that the selection unit selects documents according to the storage period in the first document storage device.
The document file device according to claim 1, wherein documents are selected according to the search frequency in the first document storage device.