JPH1145258A - 電子文書管理方法および装置並びに電子文書管理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子メールのやり取りを考慮して電子メール
の集合を管理することで高性能な電子メール検索を可能
にした電子文書管理方法および装置並びに電子文書管理
プログラムを記録した記録媒体を提供する。 【解決手段】 電子メール管理ボックス内の送信電子メ
ールと受信電子メールとの間にリンク情報を生成すると
ともに、上記電子メール管理ボックス内の受信電子メー
ルと送信電子メールとの間に逆リンク情報を生成し、上
記リンク情報および上記逆リンク情報に基づき上記電子
メール管理ボックス内の送信電子メールおよび受信電子
メールを関連付けて管理する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、電子文書の集合
を管理する電子文書管理方法および装置並びに電子文書
管理プログラムを記録した記録媒体に関し、特に送受信
した電子文書に対してリンク情報および逆リンク情報を
自動生成することで高性能な電子文書検索を可能にした
電子文書管理方法および装置並びに電子文書管理プログ
ラムを記録した記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、例えば電子メールの集合を管理す
る手法としては、個々の電子メール本文および電子メー
ル情報を記憶しておくことで個々の電子メール間の関係
を関連付けて管理する手法が広く用いられている。

【０００３】ここで、この電子メールの集合の管理のた
めに用いられる電子メール情報としては、例えば、 １）Ｓｅｎｄ（送信） ２）Ｒｅｐｌｙ（返信） ３）Ｆｏｒｗａｒｄ（転送） 等が用いられている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の電子メールの集合を管理する手法においては、元の
電子メールに対して追加された電子メールを電子メール
情報により関連付けるのみであり、追加された電子メー
ルに対する元の電子メールの逆リンクは全く考慮されて
いなかった。

【０００５】また、電子メールは、単一で意味を表す通
常のファイル情報とは異なり、やり取りされた前後の電
子メールを通じて、その意味や背景を知る場合が多い。

【０００６】しかし、従来の電子メールの検索において
は、上記関連付け情報が考慮されていないため、検索キ
ーに対して合致する電子メールは検索できても、この電
子メールに関してやり取りされた関連性のある電子メー
ル群は参照できないという問題があった。

【０００７】そこで、この発明は、電子文書のやり取り
を考慮して電子文書の集合を管理することで高性能な電
子文書検索を可能にした電子文書管理方法および装置並
びに電子文書管理プログラムを記録した記録媒体を提供
することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１の発明は、送信あるいは受信した電子文書
を管理する電子文書管理方法において、上記電子文書の
管理の際、送信した電子文書と受信した電子文書の間に
リンク情報を生成するとともに、受信した電子文書と送
信した電子文書の間に逆リンク情報を生成し、上記リン
ク情報および逆リンク情報に基づき、上記電子文書を関
連付けて管理することを特徴とする。

【０００９】ここで、リンク情報とは、送信した電子文
書に対する応答（受信した）電子文書の関係をいい、特
に時系列的な関連性を示した情報をいう。

【００１０】また、逆リンク情報とは、リンク情報とは
逆に応答（受信した）電子文書に対する元の送信した電
子文書の関係をいう。

【００１１】請求項２の発明は、請求項１において、上
記送信した電子文書および受信した電子文書を、上記リ
ンク情報および上記逆リンク情報に基づき検索すること
を特徴とする。

【００１２】請求項３の発明は、請求項２において、上
記検索の結果から得られた電子文書名をもとに、関連す
る電子文書群を表示させるためのハイパテキストを自動
生成することを特徴とする。

【００１３】ここで、ハイパテキストとは、関連する電
子文書群にアクセスするための電子文書上の表示をい
う。

【００１４】請求項４の発明は、請求項２において、上
記検索の結果から得られた電子文書属性に対して、電子
文書群を表示させるためのハイパテキストを自動生成す
ることを特徴とする。

【００１５】請求項５の発明は、請求項２において、上
記検索の結果から得られた電子文書属性ごとに検索結果
を表示することを特徴とする。

【００１６】請求項６の発明は、請求項５において、上
記電子文書属性ごとの検索結果の表示において、同一の
属性を有する電子文書が存在する場合は、上位の電子文
書を優先し、下位の電子文書を省略することを特徴とす
る。

【００１７】請求項７の発明は、送信あるいは受信した
電子文書を管理する電子文書管理装置において、上記電
子文書を管理する際、送信した電子文書と受信した電子
文書との間にリンク情報を生成するリンク情報生成手段
と、受信した電子文書と送信した電子文書の間に逆リン
ク情報を生成する逆リンク情報生成手段と、上記リンク
情報および逆リンク情報に基づき、上記電子文書を関連
付けて管理する管理手段と、を具備することを特徴とす
る。

【００１８】請求項８の発明は、請求項７において、上
記送信した電子文書および受信した電子文書を上記リン
ク情報および上記逆リンク情報に基づき検索する検索手
段、を更に具備することを特徴とする。

【００１９】請求項９の発明は、請求項８において、上
記検索手段による検索の結果から得られた電子文書名を
もとに、関連する電子文書群を表示させるためのハイパ
テキストを自動生成するハイパテキスト自動生成手段を
更に具備することを特徴とする。

【００２０】請求項１０の発明は、請求項８において、
上記検索手段による検索の結果から得られた電子文書属
性に対して、電子文書群を表示させるためのハイパテキ
ストを自動生成するハイパテキスト自動生成手段を更に
具備することを特徴とする。

【００２１】請求項１１の発明は、送信あるいは受信し
た電子文書を管理する電子文書管理プログラムを記録し
た記録媒体であって、当該電子文書管理プログラムは、
上記電子文書を管理する際、送信した電子文書と受信し
た電子文書との間にリンク情報を生成するリンク情報生
成手段と、受信した電子文書と送信した電子文書の間に
逆リンク情報を生成する逆リンク情報生成手段と、上記
リンク情報および逆リンク情報に基づき、上記電子文書
を関連付けて管理する管理手段と、を具備することを特
徴とする。

【００２２】

【発明の実施の形態】以下、この発明に係る電子文書管
理方法および装置並びに電子文書管理プログラムを記録
した記録媒体の一実施の形態を添付図面を参照して詳細
に説明する。

【００２３】図１は、この発明に係る電子文書管理方法
および装置並びに電子文書管理プログラムを記録した記
録媒体を適用して構成した電子メール管理検索システム
を示したブロック図である。

【００２４】図１において、この電子メール管理検索シ
ステムは、電子メールの集合をリンク情報および逆リン
ク情報を用いて主に管理する電子メール管理部１００
と、この電子メール管理部１００による電子メール管理
を利用して高性能な電子メール検索を可能にする電子メ
ール検索部２００から構成される。

【００２５】電子メール管理部１００は、送信部１０
１、受信部１０２、文章情報記憶部１０３、リンク／逆
リンク情報の登録部１０４、リンク情報の記憶部１０
５、逆リンク情報の記憶部１０６、リンク／逆リンク情
報の抽出部１０７、リンク／逆リンク情報の参照部１０
８を具備して構成される。

【００２６】ここで、送信部１０１は、一般の電子メー
ルシステムなどのように文書情報を電子メールとして送
信する機能を有するものであり、受信部１０２は、文書
情報を電子メールとして受信する機能を有するものであ
る。

【００２７】文章情報記憶部１０３は、送信部１０１で
送信された電子メールの文書情報および受信部１０２で
受信された電子メールの文書情報を記憶する。

【００２８】リンク／逆リンク情報の登録部１０４は、
送信部１０１による電子メールの送信動作および受信部
１０２による電子メールの受信動作に基づき、送信電子
メールと受信電子メールとの間のリンク情報および逆リ
ンク情報を自動生成し、この自動生成したリンク情報は
リンク情報の記憶部１０５に登録し、逆リンク情報は、
逆リンク情報の記憶部１０６に登録処理を行う。

【００２９】リンク情報の記憶部１０５は、リンク／逆
リンク情報の登録部１０４で自動生成され登録されるリ
ンク情報を記憶するものである。ここで、リンク情報と
は、例えば、送信した電子メールＡに対する応答電子メ
ールＡ’の関係、すなわちＡ→Ａ’のように、電子メー
ルの文書情報間の関係を表したものである。

【００３０】逆リンク情報の記憶部１０６は、リンク／
逆リンク情報の登録部１０４で自動生成され登録される
逆リンク情報を記憶するものである。ここで、逆リンク
情報とは、例えば、応答電子メールＡ’に対する元の電
子メールＡの関係、すなわちＡ’→Ａのように、上述し
たリンク情報とは逆の電子メールの文書情報間の関係を
表したものである。

【００３１】リンク／逆リンク情報の抽出部１０７は、
ある文書情報に対するリンク情報をリンク情報の記憶部
１０５から抽出し、逆リンク情報を逆リンク情報の記憶
部１０６から抽出する処理を行う。

【００３２】リンク／逆リンク情報の参照部１０８は、
ある文書情報に対して、リンク／逆リンク情報の抽出部
１０７からリンク情報および逆リンク情報を生成し、そ
の生成したリンク情報および逆リンク情報をもとに、文
章情報記憶部１０３から該当する文書情報を抽出する処
理を行うものである。

【００３３】また、電子メール検索部２００は、文章情
報記憶部１０３、リンク／逆リンク情報の参照部１０
８、リンク／逆リンク情報の表示部１０９、検索キー入
力部１１０、検索エンジン部１１１、検索結果記憶部１
１２、出力制御部１１３、検索結果表示部１１４を具備
して構成される。

【００３４】ここで、文章情報記憶部１０３およびリン
ク／逆リンク情報の参照部１０８は上述した通りであ
る。

【００３５】リンク／逆リンク情報の表示部１０９は、
リンク／逆リンク情報の参照部１０８で抽出されたリン
ク情報および逆リンク情報とこれに該当する文書情報を
表示する処理を行う。

【００３６】検索キー入力部１１０は、電子メールの検
索に係る検索キーを入力するものである。

【００３７】検索エンジン部１１１は、検索キー入力部
１１０により入力された検索キーと文章情報記憶部１０
３に記憶された電子メールの文書情報とを比較し、検索
キーと検索対象とに関して条件の一致度の評価を行う。

【００３８】検索結果記憶部１１２は、検索エンジン部
１１１による評価結果を記憶するものである。

【００３９】出力制御部１１３は、検索結果記憶部１１
２に記憶された検査結果に対する出力制御を行うもの
で、検索結果表示部１１４は、上記電子メールの検索結
果の表示を行うものである。ここで、この検索結果の表
示においては、表示されたある文書情報から、リンク／
逆リンク情報の参照部１０８を用いて、リンク／逆リン
ク情報の表示部１０９により関連文書表示を行うことが
できるように構成される。

【００４０】さて、この電子メール管理検索システムの
詳細動作の説明を行う前に、この電子メール管理検索シ
ステムによる具体的な電子メールの管理手法およびこの
管理手法を利用した電子メールの検索手法について説明
する。

【００４１】図２は、電子メールを利用するメール利用
者Ｘとメール利用者Ｙとの間でやり取りされる電子メー
ルの具体的管理手法を示した図である。

【００４２】ここで、メール利用者Ｘ側には、メール管
理用ボックスが設けられており、このメール管理用ボッ
クスにおいては、メール利用者Ｘからメール利用者Ｙに
送信される電子メール（以下、これを送信電子メールと
いう）およびメール利用者Ｘからメール利用者Ｙに対す
る電子メールの送信に応答してメール利用者Ｙからメー
ル利用者Ｘに返送される電子メール（以下、これを受信
電子メールという）をそれぞれ記憶し、この送信電子メ
ール群と受信電子メール群との間に後に詳細に説明する
リンク情報および逆リンク情報をそれぞれ生成し、この
送信電子メール群および受信電子メール群からなる電子
メールの集合を上記生成されたリンク情報および逆リン
ク情報を用いて管理する。

【００４３】具体的には、上記メール管理用ボックス
は、送信電子メール群を記憶する送信電子メール群記憶
部（Ｏｕｔｂｏｘ）および受信電子メール群を記憶する
受信電子メール群記憶部（Ｉｎｂｏｘ）が設けられてお
り、メール利用者Ｘからメール利用者Ｙに送信した電子
メールは送信電子メール群記憶部（Ｏｕｔｂｏｘ）に記
憶し、メール利用者Ｙからメール利用者Ｘに返送された
電子メールは、受信電子メール群記憶部（Ｉｎｂｏｘ）
に記憶する。

【００４４】そして、送信電子メール群記憶部（Ｏｕｔ
ｂｏｘ）に記憶された電子メールＡに対応する受信電子
メール群記憶部（Ｉｎｂｏｘ）に記憶された電子メール
Ａ’に対してはリンク情報を生成し、逆に、受信電子メ
ール群記憶部（Ｉｎｂｏｘ）に記憶された電子メール
Ａ’に対応する送信電子メール群記憶部（Ｏｕｔｂｏ
ｘ）に記憶された電子メールＡに対しては逆リンク情報
を生成する。

【００４５】そして、このようにして生成されたリンク
情報および逆リンク情報はそれぞれ（Ａ→Ａ’）および
（Ａ’→Ａ）として記憶管理される。

【００４６】このような構成をとることにより、メール
管理用ボックスに記憶された送信電子メール群および受
信電子メール群からなる電子メールの集合をその相互関
係を明確にして管理することができる。

【００４７】なお、上記説明においては電子メールを対
象にしているが、同様の処理が電子ニュース等にも適用
可能である。この場合、電子ニュースの記事（Ａｒｔｉ
ｃｌｅ）が上記電子メールに該当する。

【００４８】また、上記構成によると電子メール管理用
ボックスに格納された電子メールの集合を上記リンク情
報および逆リンク情報を用いることで、電子メールの検
索、表示において、検索意図とする電子メール本文に該
当するキーワードがない場合においても、Ｓｕｂｊｅｃ
ｔとメールのリンク関係から所望の電子メールを容易に
見つけることが可能になり、またその関連性も容易に表
示することが可能になる。

【００４９】図３は、図２に示した構成において、検索
ワードを「イタリア料理」とした場合の検索処理例を示
した図である。

【００５０】ここではユーザの検索意図は「以前に行っ
たことがあるイタリア料理の店が知りたい」であるとす
る。

【００５１】この場合、検索ワードを「イタリア料理」
とした検索結果は、図３に示す「検索結果Ａ」のようで
あったとする。

【００５２】すなわち、この「検索結果Ａ」は、順位１
のメール名が「ＢＢ３」であり、そのＳｕｂｊｅｃｔが
「イタリア料理を食べに行きませんか」であり、順位２
のメール名が「ＡＡ４」であり、そのＳｕｂｊｅｃｔが
「イタリア料理の簡単な作り方」であり、順位３のメー
ル名が「ＣＣ３」であり、そのＳｕｂｊｅｃｔが「イタ
リア料理の極意」である。

【００５３】ところで、この発明に係る手法によれば、
例えば、この順位１のメール名「ＢＢ３」に対するリン
ク情報および逆リンク情報を利用することで、この順位
１のメール名「ＢＢ３」の電子メールとＳｕｂｊｅｃｔ
同一のメール一覧を抽出して表示することができる。

【００５４】ここで、リンク情報および逆リンク情報を
利用して抽出したこの順位１のメール名「ＢＢ３」の電
子メールとＳｕｂｊｅｃｔ同一のメールとして、電子メ
ール名が「ＢＢ１」、「ＢＢ２」、「ＢＢ３」、「ＢＢ
４」、…の電子メールを所定の関係をもって表示され
る。

【００５５】ところで、検索意図、すなわち「以前に行
ったことがあるイタリア料理の店が知りたい」に対応す
る電子メールはメール名「ＢＢ４」の電子メールである
が、このメール名「ＢＢ４」の電子メール本文には、キ
ーワード「イタリア料理」を含まないため、従来のキー
ワードによる検索手法によっては、この検索意図に対応
するメール名「ＢＢ４」の電子メールを見つけることは
できない。

【００５６】しかし、図３に示した手法によれば、メー
ル名「ＢＢ３」の電子メールとＳｕｂｊｅｃｔ同一のメ
ールとしてメール名「ＢＢ４」の電子メールが参照でき
るので、この検索意図に合致したメール名「ＢＢ４」の
電子メールを容易に見つけることができる。

【００５７】また、図３に示した手法によれば、検索意
図とするメール本文の背景およびメール間の関係を詳細
に表すことができるので、この検索意図とする電子メー
ルがどのような背景で送られたものであり、この検索意
図とする電子メールと関係する電子メールにどのような
ものがあるかを合わせて知ることができる。

【００５８】なお、図３において、「検索結果Ａ」に対
する各Ｓｕｂｊｅｃｔには、「Ｓｕｂｊｅｃｔ同一のメ
ール一覧」へのハイパリンクがはられている。したがっ
て、順位１のＳｕｂｊｅｃｔ「イタリア料理を食べに行
きませんか」を指定することにより、このＳｕｂｊｅｃ
ｔに関する「Ｓｕｂｊｅｃｔ同一のメール一覧」を表示
することができる。この処理は「検索結果Ａ」の中のメ
ール「ＢＢ３」のＳｕｂｊｅｃｔからリンク情報を参照
して「Ｓｕｂｊｅｃｔ同一のメール一覧」を自動生成す
ることで実現できる。

【００５９】この「Ｓｕｂｊｅｃｔ同一のメール一覧」
においては、時系列的にメールを表示する。この処理
は、自動生成した「Ｓｕｂｊｅｃｔ同一のメール一覧」
を時間でソートすることにより実現できる。また、検索
結果に該当するメールに関してはハイライト表示するよ
うに構成してもよい。

【００６０】また、「Ｓｕｂｊｅｃｔ同一のメール一
覧」の生のメール名を指定することで当該メールのドキ
ュメント表示を行うように構成してもよい。

【００６１】図４は、図１に示した電子メール管理検索
システムにおける電子メール管理部の処理を示すフロー
チャートである。

【００６２】一般に、従来の電子メールシステムにおい
て送受信した電子メールを電子メール管理用ボックスに
記憶させる機能は広く利用されている。この実施の形態
の電子メール管理検索システムにおける電子メール管理
部１００においては、上記機能に加えて、送受した電子
メールの関係をリンク情報として生成して登録するよう
に構成されている。

【００６３】この図４に示すフローチャートにおいて
は、電子メールの送信に伴う処理と電子メールの受信に
伴う処理とがそれぞれ独立に示されている。

【００６４】すなわち、電子メールの送信に伴う処理に
おいては、まず、電子メールが送信される（ステップ２
０１）。この電子メールの送信は、図１に示した送信部
１０１により行われる。

【００６５】次に、この送信した電子メールに対するメ
ールリンク登録が行われる（ステップ２０２）。このメ
ールリンク登録は、図１に示したリンク／逆リンク情報
の登録部１０４により行われる。

【００６６】また、電子メールの受信に伴う処理におい
ては、まず、電子メールが受信される（ステップ２１
１）。この電子メールの受信は、図１に示した受信部１
０２により行われる。

【００６７】次に、この受信した電子メールに対するメ
ールリンク登録が行われる（ステップ２１２）。このメ
ールリンク登録は、図１に示したリンク／逆リンク情報
の登録部１０４により行われる。

【００６８】ここで、ステップ２０２のリンク／逆リン
ク情報の登録部１０４で行われるメールリンク登録は、
例えば、ステップ１０１で送信した電子メールＡに対し
て、ステップ１０２で受信した電子メールＢがこの電子
メールＡの応答電子メールであるとすると、Ａ→Ｂの関
係をリンク情報としてリンク情報の記憶部１０５に登録
する。

【００６９】また、ステップ１０１で送信した電子メー
ルＡが、ステップ２１１で受信した電子メールＢの応答
電子メールである場合は、Ａ←Ｂの関係を逆リンク情報
として逆リンク情報の記憶部１０６に登録する。

【００７０】同様に、ステップ２１２のリンク／逆リン
ク情報の登録部１０４で行われるメールリンク登録は、
例えば、ステップ２１１で受信した電子メールＢに対し
て、ステップ２０１で送信した電子メールＡがこの電子
メールＢの応答電子メールであるとすると、Ｂ→Ａの関
係をリンク情報としてリンク情報の記憶部１０５に登録
する。

【００７１】また、ステップ２１１で受信した電子メー
ルＢが、ステップ２０１で送信した電子メールＡの応答
電子メールである場合は、Ｂ←Ａの関係を逆リンク情報
として逆リンク情報の記憶部１０６に登録する。

【００７２】次に、上記ステップ２０２および２１２の
メールリンク登録処理の具体例について説明する。

【００７３】ステップ２０２のメールリンク登録処理に
おいては、以下に示す処理を行う。 １）ステップ２０１で送信した電子メールの形態、すな
わち、Ｔｏ、Ｃｃ、Ｒｅｐｌｙ、Ｆｏｒｗａｒｄなどの
識別を行う。 ２）ステップ２０１で送信した電子メールの形態が新規
送信（Ｔｏ）であればその電子メール名（Ａ）とその属
性（送信先、Ｓｕｂｊｅｃｔ、など）をリンク情報に登
録する。 ３）ステップ２０１で送信した電子メールの形態が新規
送信以外（Ｒｅｐｌｙ、Ｆｏｒｗａｒｄなど）であれ
ば、逆リンク情報の記憶部１０６に記憶された逆リンク
情報を参照し、リンク情報の記憶部１０５に対するリン
ク情報の登録および/ 逆リンク情報の記憶部１０６に対
する逆リンク情報の登録を行う。

【００７４】また、ステップ２１２のメールリンク登録
処理においては、 １）ステップ２１１で受信した電子メールの形態、すな
わち、Ｔｏ、Ｃｃ、Ｒｅｐｌｙ、Ｆｏｒｗａｒｄなどの
識別を行う。 ２）ステップ２１１で受信した電子メールが応答メール
（Ｒｅｐｌｙ）であればその電子メールのリンク情報の
各メールが持つ属性を参照する。 ３）ここで、このリンク情報において、この応答メール
に関連するメールがあれば、逆リンク情報とリンク情報
に登録する。 ４）応答メールでない場合はについてはその電子メール
名とその属性を逆リンク情報に登録する。

【００７５】なお、リンク情報および逆リンク情報を参
照する場合は、その電子メールの属性が同じであるかに
よりその判断を行う。例えば、その電子メールのＳｕｂ
ｊｅｃｔが同一、またはその電子メールの発信者（１
人、または複数）が同一かにより判断する。

【００７６】なお、上記説明においては、リンク情報お
よび逆リンク情報を自動生成するように構成したが、手
動においても自由に編集できるように構成してもよい。

【００７７】上述したように、リンク情報および逆リン
ク情報を用いることにより、ある電子メールに対して、
関連性のある電子メールを抽出することが可能になり、
またそれらを階層的に生成することが可能になる。

【００７８】したがって、複数の電子メールの関連性を
階層的に管理できるため、電子メールが例えば電子ボイ
スメールのような場合には更に有効的な管理が可能にな
る。

【００７９】また、関連する電子メールを階層的に表示
する場合は、単なる線表示に加え、階層を表示する線を
時間軸に設定することもできる。この場合、表示画面サ
イズに基づき自動サイズ設定を行うこともでき、更にメ
ール名からメール属性とメール内におけるリンク情報を
即座に参照することも可能になる。

【００８０】図５は、図１に示した電子メール管理検索
システムにおける電子メール検索部の処理を示すフロー
チャートである。

【００８１】図５において、まず、検索キーワードの入
力が行われる（ステップ３０１）。この、検索キーワー
ドの入力は、図１に示した検索入力部１１０により行わ
れる。

【００８２】次に、ステップ３０１で入力された検索キ
ーワードによる検索処理が行われる（ステップ３０
２）。この検索処理は、図１に示した検索エンジン１１
１により行われる。

【００８３】そして、ステップ３０１の検索処理による
検索結果を表示する検索結果表示が行われ（ステップ３
０３）、更に、この検索結果の詳細表示が行われる（ス
テップ３０４）。この検索結果表示および検索結果詳細
表示は、図１に示した検索結果表示部１１４により行わ
れる。

【００８４】次に、ステップ３０３の検索結果表示処理
の具体例について説明する。

【００８５】ステップ３０３の検索結果表示処理の具体
例としては、図３に示したように、キーワードに対する
順位、メール名、メールの属性などからなる検索結果一
覧に加えて、メール名やメール属性から関連するメール
へのハイパリンクを持つ表示を採用することができる。

【００８６】ここで検索結果一覧については図３に示し
たものに限定されずに、検索結果上位から順に追ってい
き、上位メールと属性などが重複するものについては、
下位メールを省略するように構成することもできる。

【００８７】また、図３に示した検索結果一覧に加え
て、その属性ごとの検索マッチ件数を合わせて表示する
ように構成してもよい。

【００８８】また、メール属性について、検索結果を多
く含む順位に基づき検索結果を一覧表示するように構成
してもよい。

【００８９】図６は、図３に示した検索結果一覧の他の
表示例を示した図である。

【００９０】この図６に示す表示例は、メール属性のＳ
ｕｂｊｅｃｔに焦点を合わせたもので、この図６に示す
検索結果一覧の表示例においては、キーワードに対する
順位、メール名、Ｓｕｂｊｅｃｔに加えて、属性ごとの
検索マッチ件数が表示されている。

【００９１】図７は、図３に示した検索結果一覧の更に
他の表示例を示した図である。

【００９２】この図７に示す表示例も、メール属性のＳ
ｕｂｊｅｃｔに焦点を合わせたもので、この図７に示す
検索結果一覧の表示例においては、キーワードに対する
順位、メール名、Ｓｕｂｊｅｃｔに加えて、属性ごとの
検索マッチ件数を表示し、更に、検索結果を多く含む順
位に基づき検索結果を一覧表示するように構成してい
る。

【００９３】次に、ステップ３０４の検索結果詳細表示
処理の具体例について説明する。

【００９４】ステップ３０４の検索結果詳細表示処理に
おいては、ステップ３０３の検索結果表示処理によるメ
ールの属性に着目してメール管理用ボックス内のメール
間の関係を考慮した詳細表示を行う。

【００９５】図８は、図７に示した検索結果詳細表示処
理による表示例を示した図である。

【００９６】図８においては、メール名「ＢＢ３」の電
子メールに関する検索結果詳細表示を示すもので、この
メール名「ＢＢ３」の電子メールからリンク情報で参照
される電子メールのメール名は、このメール名「ＢＢ
３」の上位に表示され、このメール名「ＢＢ３」の電子
メールから逆リンク情報で参照される電子メールのメー
ル名は、このメール名「ＢＢ３」の下位に表示される。

【００９７】このような構成によると、以下に示すよう
な効果が期待できる。 １）検索意図に対するメールの中にキーワード（この場
合は「イタリア料理」）が、直接入っていない場合で
も、間接的に容易に検索意図とするメールを容易に見つ
けることができる。 ２）検索結果のあるメールに対して、過去にやり取りさ
れたメールを時系列的に容易に参照することができる。
また、そのメールに対する前後のメールを容易に参照す
ることができる。また、このメールの背景や関連事項を
容易に理解することができる。 ３）検索に適合するメールが多い場合、その検索結果を
各属性ごとに出力表示することで、検索結果を分類して
表示することができる。

【００９８】

【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、従来の電子文書管理機能に加えて電子文書間の関係
をリンク情報および逆インク情報を生成することで管理
するように構成したので、以下に示すような効果が期待
できる。

【００９９】１）電子文書の検索時において検索意図に
対する電子文書中に検索キーワードが含まれていない場
合でも、関連性のある電子文書中に検索キーワードが含
まれていれば間接的に検索意図とする電子文書を容易に
見つけることができ、これによって電子文書の検索精度
を大幅に向上させることができる。

【０１００】２）やり取りされた関連性のある電子文書
群を階層的に参照することができるようになるので、電
子文書の背景および電子文書間の関係を詳細に表すこと
ができ、これによっても電子文書の検索精度を大幅に向
上させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明に係る電子文書管理方法および装置並
びに電子文書管理プログラムを記録した記録媒体を適用
して構成した電子メール管理検索システムを示したブロ
ック図。

【図２】電子メールを利用するメール利用者Ｘとメール
利用者Ｙとの間でやり取りされる電子メールの具体的管
理手法を示した図。

【図３】図２に示した構成において、検索ワードを「イ
タリア料理」とした場合の検索処理例を示した図。

【図４】図１に示した電子メール管理検索システムにお
ける電子メール管理部の処理を示すフローチャート。

【図５】図１に示した電子メール管理検索システムにお
ける電子メール検索部の処理を示すフローチャート。

【図６】図３に示した検索結果一覧の他の表示例を示し
た図。

【図７】図３に示した検索結果一覧の更に他の表示例を
示した図。

【図８】図７に示した検索結果詳細表示処理による表示
例を示した図。

【符号の説明】

１００ 電子メール管理部 １０１ 送信部 １０２ 受信部 １０３ 文章情報記憶部 １０４ リンク／逆リンク情報の登録部 １０５ リンク情報の記憶部 １０６ 逆リンク情報の記憶部 １０７ リンク／逆リンク情報の抽出部 １０８ リンク／逆リンク情報の参照部 １０９ リンク／逆リンク情報の表示部 １１０ 検索キー入力部 １１１ 検索エンジン部 １１２ 検索結果記憶部 １１３ 出力制御部 １１４ 検索結果表示部 ２００ 電子メール検索部

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 送信あるいは受信した電子文書を管理す
   る電子文書管理方法において、 上記電子文書の管理の際、送信した電子文書と受信した
   電子文書の間にリンク情報を生成するとともに、 受信した電子文書と送信した電子文書の間に逆リンク情
   報を生成し、 上記リンク情報および逆リンク情報に基づき、上記電子
   文書を関連付けて管理することを特徴とする電子文書管
   理方法。
2. 【請求項２】 上記送信した電子文書および受信した電
   子文書を、 上記リンク情報および上記逆リンク情報に基づき検索す
   ることを特徴とする請求項１記載の電子文書管理方法。
3. 【請求項３】 上記検索の結果から得られた電子文書名
   をもとに、関連する電子文書群を表示させるためのハイ
   パテキストを自動生成することを特徴とする請求項２記
   載の電子文書管理方法。
4. 【請求項４】 上記検索の結果から得られた電子文書属
   性に対して、電子文書群を表示させるためのハイパテキ
   ストを自動生成することを特徴とする請求項２記載の電
   子文書管理方法。
5. 【請求項５】 上記検索の結果から得られた電子文書属
   性ごとに検索結果を表示することを特徴とする請求項２
   記載の電子文書管理方法。
6. 【請求項６】 上記電子文書属性ごとの検索結果の表示
   において、同一の属性を有する電子文書が存在する場合
   は、上位の電子文書を優先し、下位の電子文書を省略す
   ることを特徴とする請求項５記載の電子文書管理方法。
7. 【請求項７】 送信あるいは受信した電子文書を管理す
   る電子文書管理装置において、 上記電子文書を管理する際、送信した電子文書と受信し
   た電子文書との間にリンク情報を生成するリンク情報生
   成手段と、 受信した電子文書と送信した電子文書の間に逆リンク情
   報を生成する逆リンク情報生成手段と、 上記リンク情報および逆リンク情報に基づき、上記電子
   文書を関連付けて管理する管理手段と、 を具備することを特徴とする電子文書管理装置。
8. 【請求項８】 上記送信した電子文書および受信した電
   子文書を上記リンク情報および上記逆リンク情報に基づ
   き検索する検索手段、を更に具備することを特徴とする
   請求項７記載の電子文書管理装置。
9. 【請求項９】 上記検索手段による検索の結果から得ら
   れた電子文書名をもとに、関連する電子文書群を表示さ
   せるためのハイパテキストを自動生成するハイパテキス
   ト自動生成手段を更に具備することを特徴とする請求項
   ８記載の電子文書管理装置。
10. 【請求項１０】 上記検索手段による検索の結果から得
    られた電子文書属性に対して、電子文書群を表示させる
    ためのハイパテキストを自動生成するハイパテキスト自
    動生成手段を更に具備することを特徴とする請求項８記
    載の電子文書管理装置。
11. 【請求項１１】 送信あるいは受信した電子文書を管理
    する電子文書管理プログラムを記録した記録媒体であっ
    て、 当該電子文書管理プログラムは、 上記電子文書を管理する際、送信した電子文書と受信し
    た電子文書との間にリンク情報を生成するリンク情報生
    成手段と、 受信した電子文書と送信した電子文書の間に逆リンク情
    報を生成する逆リンク情報生成手段と、 上記リンク情報および逆リンク情報に基づき、上記電子
    文書を関連付けて管理する管理手段と、 を具備することを特徴とする電子文書管理プログラムを
    記録した記録媒体。