JPH10326285A - ドキュメント管理システム - Google Patents
ドキュメント管理システムInfo
- Publication number
- JPH10326285A JPH10326285A JP9136239A JP13623997A JPH10326285A JP H10326285 A JPH10326285 A JP H10326285A JP 9136239 A JP9136239 A JP 9136239A JP 13623997 A JP13623997 A JP 13623997A JP H10326285 A JPH10326285 A JP H10326285A
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- JP
- Japan
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- Pending
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- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【課題】 データベースシステムにドキュメントを登録
又は削除するのに、一件ずつ手作業で行うのは膨大な入
力作業になるし、ミスを起こし易くなる。また、システ
ム固有の一括登録ファイルを使用するのは、他のシステ
ムに利用できない。 【解決手段】 既存のデータベースシステム２からドキ
ュメント管理に必要なデータを読み出してＣＳＶ形式の
管理データファイル１を作成し、このファイルの読み込
みと編集で登録するドキュメントデータをＣＳＶ形式の
一括登録ファイル３として作成し、このファイルから一
括登録インタフェース４が生成した登録用データ配列に
したがってオブジェクト指向データベース５にドキュメ
ントを一括登録する。また、インタフェースは、管理デ
ータファイルから一括削除用ファイルを生成してその一
括削除を行う。
又は削除するのに、一件ずつ手作業で行うのは膨大な入
力作業になるし、ミスを起こし易くなる。また、システ
ム固有の一括登録ファイルを使用するのは、他のシステ
ムに利用できない。 【解決手段】 既存のデータベースシステム２からドキ
ュメント管理に必要なデータを読み出してＣＳＶ形式の
管理データファイル１を作成し、このファイルの読み込
みと編集で登録するドキュメントデータをＣＳＶ形式の
一括登録ファイル３として作成し、このファイルから一
括登録インタフェース４が生成した登録用データ配列に
したがってオブジェクト指向データベース５にドキュメ
ントを一括登録する。また、インタフェースは、管理デ
ータファイルから一括削除用ファイルを生成してその一
括削除を行う。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、オブジェクト指向
データベースシステムなど、データベースシステムにお
けるドキュメントの登録・削除などを行うためのドキュ
メント管理システムに関する。
データベースシステムなど、データベースシステムにお
けるドキュメントの登録・削除などを行うためのドキュ
メント管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】文書や設計図面などのドキュメントをデ
ータベースに登録や削除などをするためのドキュメント
管理システムは、専用の画面インタフェースを使ってド
キュメントの登録や削除を行っている。
ータベースに登録や削除などをするためのドキュメント
管理システムは、専用の画面インタフェースを使ってド
キュメントの登録や削除を行っている。
【０００３】図４は、登録画面インタフェースを示し、
同図の（ａ）では一件ずつ登録するインタフェース画面
を示し、必要事項（ファイル名、属性など）を一件ずつ
入力操作して登録ボタンを操作することで登録がなされ
る。
同図の（ａ）では一件ずつ登録するインタフェース画面
を示し、必要事項（ファイル名、属性など）を一件ずつ
入力操作して登録ボタンを操作することで登録がなされ
る。
【０００４】同図の（ｂ）では、エディタで作成するシ
ステム固有の書式に基づいた一括登録ファイル画面を示
し、システムで「一括登録」メニューを選択することで
ファイルを解析して一括登録ファイルを作成して画面表
示し、これを用いて一括登録を行っている。
ステム固有の書式に基づいた一括登録ファイル画面を示
し、システムで「一括登録」メニューを選択することで
ファイルを解析して一括登録ファイルを作成して画面表
示し、これを用いて一括登録を行っている。
【０００５】ドキュメントの削除は、一件ずつの登録と
同じに、一件ずつのドキュメント検索と削除を行ってい
る。
同じに、一件ずつのドキュメント検索と削除を行ってい
る。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】データベースシステム
では、特に新たなデータベースシステム導入時に大量の
ドキュメントを登録する必要がある。このための登録作
業は、従来の一件ずつの登録方法では登録作業者が膨大
な入力作業を行う必要があるし、入力ミスを起こし易
い。
では、特に新たなデータベースシステム導入時に大量の
ドキュメントを登録する必要がある。このための登録作
業は、従来の一件ずつの登録方法では登録作業者が膨大
な入力作業を行う必要があるし、入力ミスを起こし易
い。
【０００７】一方、システム固有の一括登録ファイルを
用いる方法は、一括登録ファイルを作成すれば登録作業
は簡単になるが、一括登録ファイルがシステム固有のも
のであるため、他のシステムで既にまとまった形で存在
するドキュメントを登録する場合にはシステムに合うよ
う一括登録ファイルを１から作成しなければならず、一
件ずつの登録と同じ問題がある。
用いる方法は、一括登録ファイルを作成すれば登録作業
は簡単になるが、一括登録ファイルがシステム固有のも
のであるため、他のシステムで既にまとまった形で存在
するドキュメントを登録する場合にはシステムに合うよ
う一括登録ファイルを１から作成しなければならず、一
件ずつの登録と同じ問題がある。
【０００８】ドキュメントの削除においても、データベ
ースシステムを長期運用すると大量のドキュメントが存
在し、効率的なシステムの運用には多量のドキュメント
の削除が必要となり、これには一件ずつの検索と削除に
なってドキュメントの登録と同じ問題が発生する。
ースシステムを長期運用すると大量のドキュメントが存
在し、効率的なシステムの運用には多量のドキュメント
の削除が必要となり、これには一件ずつの検索と削除に
なってドキュメントの登録と同じ問題が発生する。
【０００９】本発明の目的は、大量のドキュメントの登
録又は削除を簡単にするドキュメント管理システムを提
供することにある。
録又は削除を簡単にするドキュメント管理システムを提
供することにある。
【００１０】
【課題を解決するための手段】本発明は、既存のデータ
ベースシステムから表計算アプリケーション等を利用し
てＣＳＶ形式の管理データファイルを編集・作成し、こ
のファイルから一括登録ファイル又は一括削除ファイル
を作成し、これらファイルを使ってインタフェースによ
りドキュメントの一括登録又は削除を行うようにしたも
ので、以下の構成を特徴とする。
ベースシステムから表計算アプリケーション等を利用し
てＣＳＶ形式の管理データファイルを編集・作成し、こ
のファイルから一括登録ファイル又は一括削除ファイル
を作成し、これらファイルを使ってインタフェースによ
りドキュメントの一括登録又は削除を行うようにしたも
ので、以下の構成を特徴とする。
【００１１】データベースシステムにドキュメントを登
録又は削除するためのドキュメント管理システムにおい
て、既存のデータベースシステムからドキュメント管理
に必要なデータを読み出し、ＣＳＶ形式で作成した管理
データファイルと、前記管理データファイルの読み込み
と編集で登録又は削除するドキュメントデータをＣＳＶ
形式で作成した一括登録／削除ファイルと、前記一括登
録／削除ファイルから生成した登録用データ配列にした
がってデータベースにドキュメントを一括登録、又は該
ファイルを読み込んで検索情報に基づいて検索したドキ
ュメントを一括削除する一括登録／削除インタフェース
とを備えたことを特徴とする。
録又は削除するためのドキュメント管理システムにおい
て、既存のデータベースシステムからドキュメント管理
に必要なデータを読み出し、ＣＳＶ形式で作成した管理
データファイルと、前記管理データファイルの読み込み
と編集で登録又は削除するドキュメントデータをＣＳＶ
形式で作成した一括登録／削除ファイルと、前記一括登
録／削除ファイルから生成した登録用データ配列にした
がってデータベースにドキュメントを一括登録、又は該
ファイルを読み込んで検索情報に基づいて検索したドキ
ュメントを一括削除する一括登録／削除インタフェース
とを備えたことを特徴とする。
【００１２】また、前記インタフェースは、登録用デー
タ配列の生成又は削除用ドキュメントの検索にエラーが
あるときにＣＳＶ形式のエラーログファイルを作成する
ことを特徴とする。
タ配列の生成又は削除用ドキュメントの検索にエラーが
あるときにＣＳＶ形式のエラーログファイルを作成する
ことを特徴とする。
【００１３】
（第１の実施形態）図１は、本発明の実施形態を示すド
キュメントの一括登録処理システムの構成図である。
キュメントの一括登録処理システムの構成図である。
【００１４】管理データファイル１は、データベースシ
ステム２からのデータ読み出しにより、ドキュメント管
理に必要なデータ（属性、ファイル名など）をＣＳＶ形
式（フィールド区切り記号で区切って並べた書式）で作
成される。図示では、「タイトル」と「担当者」と「フ
ァイル名」の項目をフィールド区切りとしている。
ステム２からのデータ読み出しにより、ドキュメント管
理に必要なデータ（属性、ファイル名など）をＣＳＶ形
式（フィールド区切り記号で区切って並べた書式）で作
成される。図示では、「タイトル」と「担当者」と「フ
ァイル名」の項目をフィールド区切りとしている。
【００１５】この管理データファイル１の作成は、一般
の表計算アプリケーションが持つ編集機能で実現され
る。また、データベースシステム２としては、リレーシ
ョナルデータベースシステムやオブジェクト指向データ
ベースシステムなど既存の任意のデータベースシステム
がＣＳＶ形式で登録データを出力する機能のあるものと
される。
の表計算アプリケーションが持つ編集機能で実現され
る。また、データベースシステム２としては、リレーシ
ョナルデータベースシステムやオブジェクト指向データ
ベースシステムなど既存の任意のデータベースシステム
がＣＳＶ形式で登録データを出力する機能のあるものと
される。
【００１６】一括登録ファイル３は、作成した管理デー
タファイル１のデータ読み込みと編集でＣＳＶ形式の一
括登録ファイルとして作成される。
タファイル１のデータ読み込みと編集でＣＳＶ形式の一
括登録ファイルとして作成される。
【００１７】一括登録インタフェース４は、一括登録フ
ァイル３を読み込み、従来の一括登録処理と同様の操作
でオブジェクト指向データベースシステム５へのドキュ
メントの登録を行う。
ァイル３を読み込み、従来の一括登録処理と同様の操作
でオブジェクト指向データベースシステム５へのドキュ
メントの登録を行う。
【００１８】この登録処理で属性の不正などエラーが発
生して登録できなかった場合、インタフェース４は、そ
のレコードを先頭列にエラー内容を付加してまとめたＣ
ＳＶ形式のエラーログファイル６を作成し、このログフ
ァイル６から表計算アプリケーション等を利用して手作
業による一括登録ファイル３を修正し、この修正後のフ
ァイル３による未登録データの再登録を可能にする。
生して登録できなかった場合、インタフェース４は、そ
のレコードを先頭列にエラー内容を付加してまとめたＣ
ＳＶ形式のエラーログファイル６を作成し、このログフ
ァイル６から表計算アプリケーション等を利用して手作
業による一括登録ファイル３を修正し、この修正後のフ
ァイル３による未登録データの再登録を可能にする。
【００１９】図２は、一括登録インタフェース４の処理
手順を示す。まず、一括登録ファイル３の１行目を読み
込み、解析し、登録項目とフィールド順番の対応付けを
行う（Ｓ１）。次いで、一括登録ファイル３の２行目以
降を１行ずつ読み込み、処理Ｓ１で得られた対応付けを
基に登録用データ配列を生成する（Ｓ２）。次に、エラ
ーが無い場合、処理Ｓ２で生成した登録用データ配列で
データベースに登録を行う（Ｓ３）。エラーが有るとき
は、エラー内容とエラーレコードをログファイルにＣＳ
Ｖ形式で追加する（Ｓ４）。
手順を示す。まず、一括登録ファイル３の１行目を読み
込み、解析し、登録項目とフィールド順番の対応付けを
行う（Ｓ１）。次いで、一括登録ファイル３の２行目以
降を１行ずつ読み込み、処理Ｓ１で得られた対応付けを
基に登録用データ配列を生成する（Ｓ２）。次に、エラ
ーが無い場合、処理Ｓ２で生成した登録用データ配列で
データベースに登録を行う（Ｓ３）。エラーが有るとき
は、エラー内容とエラーレコードをログファイルにＣＳ
Ｖ形式で追加する（Ｓ４）。
【００２０】以上のとおり、本実施形態によるドキュメ
ントの登録は、ドキュメントが保存されるデータベース
システム２から表計算アプリケーション等を利用して管
理データファイル１を編集し、このファイル１から一括
登録ファイル３を自動的に作成し、このファイル３によ
りオブジェクト指向データベースシステムへのドキュメ
ントの登録を得るため、大量のドキュメントの登録も簡
単・迅速な作業になる。
ントの登録は、ドキュメントが保存されるデータベース
システム２から表計算アプリケーション等を利用して管
理データファイル１を編集し、このファイル１から一括
登録ファイル３を自動的に作成し、このファイル３によ
りオブジェクト指向データベースシステムへのドキュメ
ントの登録を得るため、大量のドキュメントの登録も簡
単・迅速な作業になる。
【００２１】また、エラーログファイル６を作成するこ
とにより、登録時に発生したエラーをエラー内容とレコ
ードというＣＳＶ形式で作成することにより、登録作業
者はこのファイル６を参照しながら表計算アプリケーシ
ョン上で編集し直し、容易に再登録ができる。
とにより、登録時に発生したエラーをエラー内容とレコ
ードというＣＳＶ形式で作成することにより、登録作業
者はこのファイル６を参照しながら表計算アプリケーシ
ョン上で編集し直し、容易に再登録ができる。
【００２２】（第２の実施形態）図３は、本実施形態に
なるドキュメントの削除インタフェースの処理手順であ
る。まず、図１のＣＳＶ形式の一括登録ファイル３から
一括削除ファイルを作成しておく。この一括登録ファイ
ルと一括削除ファイルの関係は、例えば下記表に示すよ
うになる。
なるドキュメントの削除インタフェースの処理手順であ
る。まず、図１のＣＳＶ形式の一括登録ファイル３から
一括削除ファイルを作成しておく。この一括登録ファイ
ルと一括削除ファイルの関係は、例えば下記表に示すよ
うになる。
【００２３】
【表１】
【００２４】
【表２】
【００２５】この一括削除ファイルが一括登録ファイル
と異なる部分は、登録用のドキュメントを指定する部分
になるファイル名が不要となる点である。この部分の削
除作業は、一般の表計算アプリケーションで簡単に実行
できる。
と異なる部分は、登録用のドキュメントを指定する部分
になるファイル名が不要となる点である。この部分の削
除作業は、一般の表計算アプリケーションで簡単に実行
できる。
【００２６】図３による削除処理は、一括削除ファイル
を読み込み（Ｓ１１）、その先頭行から行データを読み
込み（Ｓ１２）、行があれば（Ｓ１３）、削除する行の
検索情報（ドキュメントタイプやフォルダ名、担当者な
ど）に基づいてドキュメントの検索を行う（Ｓ１４）。
を読み込み（Ｓ１１）、その先頭行から行データを読み
込み（Ｓ１２）、行があれば（Ｓ１３）、削除する行の
検索情報（ドキュメントタイプやフォルダ名、担当者な
ど）に基づいてドキュメントの検索を行う（Ｓ１４）。
【００２７】この検索で該当するドキュメントが存在し
た場合（Ｓ１５）、当該ドキュメントをデータベースか
ら削除する（Ｓ１６）。また、該当するドキュメントが
存在しない場合、ＣＳＶ形式で削除に失敗した行の情報
をエラーログファイルとして出力し、手作業による削除
を可能にする（Ｓ１７）。
た場合（Ｓ１５）、当該ドキュメントをデータベースか
ら削除する（Ｓ１６）。また、該当するドキュメントが
存在しない場合、ＣＳＶ形式で削除に失敗した行の情報
をエラーログファイルとして出力し、手作業による削除
を可能にする（Ｓ１７）。
【００２８】以上のとおり、本実施形態によるドキュメ
ントの削除は、一括登録ファイルから一括削除ファイル
を作成し、このファイルから削除検索情報に基づいてド
キュメントを検索し、該当するドキュメントをデータベ
ースシステムから自動的にかつ簡単に削除することがで
きる。
ントの削除は、一括登録ファイルから一括削除ファイル
を作成し、このファイルから削除検索情報に基づいてド
キュメントを検索し、該当するドキュメントをデータベ
ースシステムから自動的にかつ簡単に削除することがで
きる。
【００２９】また、該当するドキュメントが存在しない
場合には、ＣＳＶ形式で削除に失敗した行の情報をエラ
ーログファイルとして出力するため、ファイルミスの検
出も簡単になる。
場合には、ＣＳＶ形式で削除に失敗した行の情報をエラ
ーログファイルとして出力するため、ファイルミスの検
出も簡単になる。
【００３０】
【発明の効果】以上のとおり、本発明によれば、既存の
データベースシステムから表計算アプリケーション等を
利用してＣＳＶ形式の管理データファイルを編集・作成
し、このファイルから一括登録ファイル又は一括削除フ
ァイルを作成し、これらファイルを使ってインタフェー
スによりドキュメントの一括登録又は削除を行うように
したため、大量のドキュメントの登録又は削除が簡単に
なる効果がある。
データベースシステムから表計算アプリケーション等を
利用してＣＳＶ形式の管理データファイルを編集・作成
し、このファイルから一括登録ファイル又は一括削除フ
ァイルを作成し、これらファイルを使ってインタフェー
スによりドキュメントの一括登録又は削除を行うように
したため、大量のドキュメントの登録又は削除が簡単に
なる効果がある。
【図１】本発明の実施形態を示す一括登録処理システム
の構成図。
の構成図。
【図２】実施形態における一括登録インタフェースの処
理手順。
理手順。
【図３】他の実施形態を示す一括削除処理手順。
【図４】従来の個別登録と一括登録の画面例。
１…管理データファイル ２…データベースシステム ３…一括登録ファイル ４…一括登録インタフェース ５…オブジェクト指向データベースシステム ６…エラーログファイル
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 辺見 宏幸 東京都品川区大崎２丁目１番17号 株式会 社明電舎内
Claims (2)
- 【請求項１】 データベースシステムにドキュメントを
登録又は削除するためのドキュメント管理システムにお
いて、 既存のデータベースシステムからドキュメント管理に必
要なデータを読み出し、ＣＳＶ形式で作成した管理デー
タファイルと、 前記管理データファイルの読み込みと編集で登録又は削
除するドキュメントデータをＣＳＶ形式で作成した一括
登録／削除ファイルと、 前記一括登録／削除ファイルから生成した登録用データ
配列にしたがってデータベースにドキュメントを一括登
録、又は該ファイルを読み込んで検索情報に基づいて検
索したドキュメントを一括削除する一括登録／削除イン
タフェースとを備えたことを特徴とするドキュメント管
理システム。 - 【請求項２】 前記インタフェースは、登録用データ配
列の生成又は削除用ドキュメントの検索にエラーがある
ときにＣＳＶ形式のエラーログファイルを作成すること
を特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理システ
ム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP9136239A JPH10326285A (ja) | 1997-05-27 | 1997-05-27 | ドキュメント管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP9136239A JPH10326285A (ja) | 1997-05-27 | 1997-05-27 | ドキュメント管理システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH10326285A true JPH10326285A (ja) | 1998-12-08 |
Family
ID=15170542
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP9136239A Pending JPH10326285A (ja) | 1997-05-27 | 1997-05-27 | ドキュメント管理システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH10326285A (ja) |
Cited By (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2002202987A (ja) * | 2000-11-02 | 2002-07-19 | At System:Kk | データ管理方法 |
| KR100368913B1 (ko) * | 2000-05-17 | 2003-01-24 | 김지섭 | Ｃｓｖ 포맷 파일 작성방법 |
| JP2007286969A (ja) * | 2006-04-18 | 2007-11-01 | Mitsubishi Electric Corp | 一括登録情報生成装置及び一括登録情報生成方法及び一括登録情報生成プログラム |
| JP2012212251A (ja) * | 2011-03-30 | 2012-11-01 | Fujitsu Ltd | 更新装置、更新プログラム及び更新方法 |
| JP2013073354A (ja) * | 2011-09-27 | 2013-04-22 | Fujitsu Ltd | データ管理プログラム、データ管理方法及びデータ管理装置 |
| JP2013117805A (ja) * | 2011-12-02 | 2013-06-13 | Hitachi Solutions Ltd | 医療材料データベース連携システム |
-
1997
- 1997-05-27 JP JP9136239A patent/JPH10326285A/ja active Pending
Cited By (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| KR100368913B1 (ko) * | 2000-05-17 | 2003-01-24 | 김지섭 | Ｃｓｖ 포맷 파일 작성방법 |
| JP2002202987A (ja) * | 2000-11-02 | 2002-07-19 | At System:Kk | データ管理方法 |
| JP2007286969A (ja) * | 2006-04-18 | 2007-11-01 | Mitsubishi Electric Corp | 一括登録情報生成装置及び一括登録情報生成方法及び一括登録情報生成プログラム |
| JP2012212251A (ja) * | 2011-03-30 | 2012-11-01 | Fujitsu Ltd | 更新装置、更新プログラム及び更新方法 |
| JP2013073354A (ja) * | 2011-09-27 | 2013-04-22 | Fujitsu Ltd | データ管理プログラム、データ管理方法及びデータ管理装置 |
| JP2013117805A (ja) * | 2011-12-02 | 2013-06-13 | Hitachi Solutions Ltd | 医療材料データベース連携システム |
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