JPH10260962A - 文書情報連携システムおよび文書情報連携方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】複数のシステム間で効果的に文書情報を連携さ
せることのできる文書情報連携システムを提供する。 【解決手段】ファイリング・ワークフロー移行部３１
は、ファイリングデータベース１２に登録されたドキュ
メントデータのタイトル情報からドキュメント属性の書
式にしたがった部分のみを抽出し、ドキュメント属性と
してワークフローデータベース２２に登録すると共に、
ファイリングデータベース１２に登録されたドキュメン
トデータのタイトル情報をワークフローリポジトリ２３
に登録する。ドキュメント表示部３２は、このタイトル
情報に基づいてファイリングデータベース１２を検索す
ることにより、ドキュメント属性に対応するドキュメン
トデータを呼び出し、これをファイリングサーバ１のビ
ューワ１４によって表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えばワークフロ
ーシステムとファイリングシステムとで相互に文書情報
を連携して利用および管理するための文書情報連携シス
テムおよび文書情報連携方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、企業内の業務の効率化等を目的と
して、業務に関する情報を企業内で共有し、担当者間で
受け渡される情報の流れをコンピュータネットワークを
利用して自動化するワークフローシステムの導入が盛ん
である。

【０００３】このようなワークフローシステムでは、予
め業務内容およびその遂行手順等をワークフローとして
定義しておき、このワークフローに従って業務遂行に必
要な各種ドキュメントデータを所定の担当者に順次受け
渡していく。このとき、ドキュメントデータには業務内
容、担当者名、作成日等を示すドキュメント属性が付加
される。

【０００４】一方、このようなワークフローシステムと
は別に、紙に印刷された文字や図形、写真などの企業内
に流通する文書をイメージデータに変換して光ディスク
装置などに保存し、文書の一元管理を行うファイリング
システムも近年広く用いられている。

【０００５】このファイリングシステムでは、文書を電
子化して得られるドキュメントデータに対して、検索の
キーとなるタイトル、記録日時および作成者などのタイ
トル情報を付加して記録している。

【０００６】ところで、従来これらのワークフローシス
テムとファイリングシステムとはそれぞれ独立したシス
テムとして存在していたため、例えばファイリングシス
テムのドキュメントデータをワークフローシステムに取
り込む際は、ファイリングシステムから適当なローカル
ディスクへドキュメントデータをダウンロードし、それ
をワークフローシステムにおいて全く独立したドキュメ
ントデータとして登録し直す必要があった。このとき、
ドキュメント属性はユーザが改めて設定していた。

【０００７】同様に、ワークフローシステムによって回
覧されるドキュメントデータをファイリングシステムに
登録する際も、ワークフローシステムからドキュメント
データをダウンロードし、ファイリングシステムで独立
したドキュメントデータとして適当なタイトル情報を付
加して登録していた。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】上述したように、従来
のワークフローシステムとファイリングシステムはそれ
ぞれ独立して存在していたため、ドキュメントデータを
移行する操作に時間が係り、しかもドキュメント属性も
しくはタイトル情報を常に意識しなければならないため
操作が煩雑になるという問題があった。

【０００９】また、ドキュメントデータを一度移行させ
てしまった後は、元のドキュメントデータとは何の関連
もなくなるため、例えばファイリングシステム上でドキ
ュメントデータを変更しても、ワークフローシステム上
の対応するドキュメントデータにはその変更内容が反映
されない。

【００１０】しかも、ワークフローシステムとファイリ
ングシステムとの間のドキュメントデータのフォーマッ
トの違いによって、ファイリングシステムからワークフ
ローシステムに取り込んだドキュメントデータを表示す
るために別途ビューワが必要になることもあった。

【００１１】本発明は、このような問題を解決するた
め、複数のシステム間で効果的に文書情報を連携させる
ことのできる文書情報連携システムおよび文書情報連携
方法を提供することを目的とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するた
め、本発明に係る文書情報連携システムは、予め設定さ
れたワークフローに応じたワークフロードキュメントお
よびワークフロードキュメントに対応する所定書式のド
キュメント属性が登録されているワークフローシステム
と、所定の文書に対応するファイリングドキュメントお
よびファイリングドキュメントに対応する所定書式のタ
イトル情報が登録されているファイリングシステムとの
間で相互にデータを連携させる文書情報連携システムに
おいて、ワークフローシステムに登録されているドキュ
メント属性の中からファイリングシステムのタイトル情
報の書式に従った部分のみを抽出して、ファイリングシ
ステムのタイトル情報として登録する第１の登録手段
と、ワークフローシステムのドキュメント属性に対応す
るワークフロードキュメントを、第１の登録手段によっ
てファイリングシステムに登録されたタイトル属性に対
応するファイリングドキュメントとしてファイリングシ
ステムに登録する第２の登録手段とを備えている。

【００１３】この場合、ワークフローシステムのワーク
フロードキュメントをファイリングシステムのファイリ
ングドキュメントとして移行するとき、ワークフロード
キュメントに対応するドキュメント属性からファイリン
グドキュメントに対応するタイトル情報が自動的に生成
されるので、従来のようにデータの移行においてタイト
ル情報を意識する必要がなく、しかもデータの移行を短
時間で行うことができる。

【００１４】本発明の他の態様に係る文書情報連携シス
テムは、予め設定されたワークフローに応じたワークフ
ロードキュメントおよびワークフロードキュメントに対
応する所定書式のドキュメント属性が登録されているワ
ークフローシステムと、所定文書に対応するファイリン
グドキュメントおよびファイリングドキュメントに対応
する所定書式のタイトル情報が登録されているファイリ
ングシステムとの間で相互にデータを連携させる文書情
報連携システムにおいて、ファイリングシステムに登録
されているタイトル情報の中からワークフローシステム
のドキュメント属性の書式に従った部分のみを抽出し
て、ワークフローシステムのドキュメント属性として登
録する第１の登録手段と、ファイリングシステムのタイ
トル情報を第１の登録手段によってワークフローシステ
ムに登録されたドキュメント属性に対応する検索情報と
してワークフローシステムに登録する第２の登録手段
と、この第２の登録手段により登録された検索情報を使
用して、第１の登録手段によりワークフローシステムに
登録されたドキュメント属性に対応するワークフロード
キュメントを、ファイリングシステムに登録されている
ファイリングドキュメントから検索する検索手段とを備
えている。

【００１５】この場合、ファイリングシステムのファイ
リングドキュメントそのものを直接ワークフローシステ
ムに移行するのではなく、ファイリングドキュメントに
対応するタイトル情報を検索情報としてワークフローシ
ステムに登録しているので、ファイリングシステムにお
けるファイリングドキュメントの変更がワークフローシ
ステムの対応するワークフロードキュメントに即座に反
映される。

【００１６】本発明の別の態様に係る文書情報連携シス
テムは、文書情報および文書情報に対応する所定の属性
書式に従った属性情報がそれぞれ登録されている複数の
文書情報登録手段の間で相互に文書情報を連携させる文
書情報連携システムにおいて、複数の文書情報登録手段
のうち選択された第１の文書情報登録手段の属性情報の
中から複数の文書情報登録手段のうち第１の文書情報登
録手段とは別に選択された第２の文書情報登録手段の属
性書式に従った属性情報のみを抽出して、第２の文書情
報登録手段の属性情報として登録する第１の登録手段
と、第１の文書情報登録手段の属性情報に対応する第１
の文書情報登録手段の文書情報を、第１の登録手段によ
って第２の文書情報登録手段に登録された属性情報に対
応する文書情報として第２の文書情報登録手段に登録す
る第２の登録手段とを備えている。

【００１７】この文書情報連携システムでは、第１の文
書情報登録手段の文書情報を第２の文書情報登録手段に
登録、すなわち文書情報を移行させる場合、文書情報そ
のもが自動的に移行され、しかも第２の文書情報登録手
段において属性情報を改めて設定しなくても、第１の文
書情報登録手段に登録されている属性情報から必要な部
分のみが抽出されて、自動的に第２の文書情報登録手段
の属性情報として登録されるので、容易かつ短時間で文
書情報を移行させることができる。

【００１８】また、本発明のさらに別の態様に係る文書
情報連携システムは、文書情報および文書情報に対応す
る所定の属性書式に従った属性情報がそれぞれ登録され
ている複数の文書情報登録手段の間でで相互に文書情報
を連携させる文書情報連携システムにおいて、複数の文
書情報登録手段のうち選択された第１の文書情報登録手
段の属性情報から複数の文書情報登録手段のうち第１の
文書情報登録手段とは別に選択された第２の文書情報登
録手段の属性書式に従った属性情報のみを抽出して、第
２の文書情報登録手段の属性情報として登録する第１の
登録手段と、第１の文書情報登録手段の属性情報を第１
の登録手段によって第２の文書情報登録手段に登録され
た属性情報に対応する検索情報として第２の文書情報登
録手段に登録する第２の登録手段と、この第２の登録手
段に登録された検索情報を使用して、第１の登録手段に
より第２の文書情報登録手段に登録された属性情報に対
応する文書情報を、第１の文書情報登録手段に登録され
ている文書情報から検索する検索手段とを備えている。

【００１９】この場合、第１の文書情報登録手段の文書
情報そのものを第２の文書情報登録手段に登録するので
はなく、第１の文書情報登録手段の文書属性を検索情報
として登録しておき、第２の文書情報登録手段はこの検
索情報に基づいて第１の文書情報登録手段を検索して、
対応する文書情報を呼び出す。従って、第１の文書情報
登録手段における文書情報の変更が即座に第２の文書情
報登録手段の文書情報に反映されるので、第１の文書情
報登録手段と第２の文書情報登録手段とで文書情報を一
元管理できるようになり、複数の文書情報登録手段の間
で有効に文書情報を連携させることができる。

【００２０】また、第１の文書情報登録手段が文書情報
を表示するビューワのような表示手段を備えている場合
には、検索手段の検索結果として得られた文書情報をこ
の表示手段により表示することが望ましく、このように
すれば第２の文書情報登録手段に別の表示手段を設ける
必要がなくなる。

【００２１】また、第１の登録手段が第１の文書情報登
録手段の属性情報から第２の文書情報登録手段の属性書
式に従った属性情報のみを抽出して得られる属性情報に
第１の文書情報登録手段からの情報であることを示す識
別情報を付加して登録しておくと、検索処理が容易に行
える。

【００２２】一方、本発明に係る文書情報連携方法は、
文書情報および文書情報に対応する所定の属性書式に従
った属性情報がそれぞれ登録されている複数の文書情報
登録手段の間で相互に文書情報を連携させる文書情報連
携方法において、複数の文書情報登録手段のうち選択さ
れた第１の文書情報登録手段の属性情報の中から複数の
文書情報登録手段のうち第１の文書情報登録手段とは別
に選択された第２の文書情報登録手段の属性書式に従っ
た属性情報のみを抽出して、第２の文書情報登録手段の
属性情報として登録する第１のステップと、第１の文書
情報登録手段の属性情報に対応する第１の文書情報登録
手段の文書情報を、第１のステップにおいて第２の文書
情報登録手段に登録された属性情報に対応する文書情報
として第２の文書情報登録手段に登録する第２のステッ
プとからなる。

【００２３】また、本発明の他の態様に係る文書情報連
携方法は、文書情報および文書情報に対応する所定の属
性書式に従った属性情報がそれぞれ登録されている複数
の文書情報登録手段の間で相互に文書情報を連携させる
文書情報連携方法において、複数の文書情報登録手段の
うち選択された第１の文書情報登録手段の属性情報の中
から複数の文書情報登録手段のうち第１の文書情報登録
手段とは別に選択された第２の文書情報登録手段の属性
書式に従った属性情報のみを抽出して、第２の文書情報
登録手段の属性情報として登録する第１のステップと、
第１の文書情報登録手段の属性情報を、第１のステップ
において第２の文書情報登録手段に登録された属性情報
に対応する検索情報として第２の文書情報登録手段に登
録する第２のステップと、この第２のステップにおいて
登録された検索情報を使用して、第１のステップにおい
て第２の文書情報登録手段に登録された属性情報に対応
する文書情報を、第１の文書情報登録手段に登録されて
いる文書情報から検索する第３のステップとからなる。

【００２４】

【発明の実施の形態】図１は、本発明の一実施形態に係
るドキュメントデータ連携システムを適用したクライア
ント・サーバ・システム（以下、単にシステムと称す
る）の構成を示すブロック図である。

【００２５】このシステムは、大別してファイリングサ
ーバ１、ワークフローサーバ２、クライアント３によっ
て構成されており、これらはＬＡＮなどの伝送ライン４
を介して互いにネットワーク接続されている。

【００２６】ファイリングサーバ１は、紙に印刷された
文字や図形、写真などの企業内で流通されている文書を
電子化し、ドキュメントデータとしてファイリングする
ためのものであり、ファイリングサーバ装置１１、ファ
イリングデータベース１２、ファイリングデータソース
１３から構成される。

【００２７】ファイリングサーバ装置１１は、ファイリ
ングサーバ１全体の処理を司っており、ドキュメントデ
ータの記録、内容変更、検索、送出等の処理をネットワ
ークを介して行う。また、ファイリングサーバ装置１１
はファイリングデータソース１３に記憶されているドキ
ュメントデータを表示するためのアプリケーションとし
てビューワ１４を備えている。このビューワ１４はドキ
ュメントデータのフォーマットに応じて必要数だけ設け
られている。

【００２８】ファイリングデータソース１３には、入力
対象の文書をスキャナなどでイメージデータに変換して
得られるドキュメントデータが記憶されている。また、
ファイリングデータベース１２にはドキュメントデータ
を検索するためのキーとして、タイトル、登録日時、作
成者などからなるタイトル情報がファイリングデータソ
ース１３のドキュメントデータとリンクさせて記憶され
ている。

【００２９】一方、ワークフローサーバ２は企業内の業
務遂行に必要な各担当者の作業およびそれら作業間にお
ける文書の受け渡しを支援するためのものであり、ワー
クフローサーバ装置２１、ワークフローデータベース２
２、ワークフローリポジトリ２３により構成されてい
る。

【００３０】ワークフローサーバ装置２１は、ワークフ
ローサーバ２全体の処理を司っており、予め定義された
ワークフローに基づいて、担当者に対して作業に必要な
ドキュメントデータを送り、作業の進行状況等を管理し
つつ、その担当者による作業が終了すると、その作業で
作成されたテキスト、図形、イメージなどが反映された
ドキュメントデータを次の担当者に伝送する。

【００３１】ここで、ワークフローとしては業務を構成
する作業、作業と担当者、成果物の対応関係、情報の流
れの分岐条件等様々な要素が定義されている。一方、こ
のワークフローにしたがって業務を遂行するとき、担当
者間で直接やりとりされる依頼書、見積書、請求書など
の文書情報がドキュメントデータに相当する、この場
合、一つのワークフローに対して複数のドキュメントデ
ータが設定されるが、これら複数のドキュメントデータ
はドキュメントリンク機能により作業の対応関係に応じ
て互いにリンクされている。また、ワークフローサーバ
装置２１は、クライアント３からの要求に応じてドキュ
メントデータの検索等を行う機能を有している。

【００３２】ワークフローリポジトリ２３には、複数の
ワークフロー毎に対応する複数のドキュメントデータが
ドキュメントリンク機能により互いにリンクして記録さ
れている。また、ワークフローデータベース２２にはワ
ークフローリポジトリ２３に記憶されている各ドキュメ
ントデータに対応するタイトル、回覧日時、担当者など
のドキュメント属性が記憶されている。

【００３３】クライアント３は、ネットワーク接続され
たファイリングサーバ１およびワークフローサーバ２に
対して要求を行いつつ各種処理を行うためのもので、フ
ァイリングサーバ１からワークフローサーバ２へのドキ
ュメントデータの移行処理を行うファイリング・ワーク
フロー移行部３１と、ワークフローサーバ２に記憶され
たドキュメントを表示するときの処理を行うドキュメン
ト表示部３２と、ワークフローサーバ２からファイリン
グサーバ１へのドキュメントデータの移行処理を行うワ
ークフロー・ファイリング移行部３とを備えている。な
お、このクライアント３はファイリングサーバ１に対し
て一般的なドキュメントデータの記録処理や検索処理を
行ったり、ワークフローサーバ２との間でワークフロー
で定義された流れに従った通常の業務処理を行うことも
できる。

【００３４】以下、図２〜図４を参照して、このシステ
ムにおけるドキュメントデータの移行処理について説明
する。図２は、ファイリングサーバ１に記憶されている
ドキュメントをワークフローサーバ２に移行するときの
処理を示したフローチャートである。

【００３５】この場合、処理を司るファイリング・ワー
クフロー移行部３１は、まずファイリングデータベース
１２を参照して、移行しようとするドキュメントデータ
に対応するタイトル情報を取得する（ステップＳ１）。

【００３６】次に、ファイリングデータベース１２のタ
イトル情報とワークフローサーバ２のドキュメント属性
とのマッピングを行う。具体的には、タイトル情報のタ
イトル、登録日時、作成者などの情報からドキュメント
属性を設定するために必要なタイトル、回覧日時、担当
者などの相対応する情報を抽出し、抽出された情報に基
づいて設定されるドキュメント属性をワークフローデー
タベース２２に記憶させる（ステップＳ２）。

【００３７】次に、予めユーザによって設定された移行
モードに応じて以下のように二通りの処理を行う（ステ
ップＳ３）。ここで、移行モードにはファイリングサー
バ１のドキュメントデータそのものを移行せずにタイト
ル情報のみを移行するモードと、ドキュメントデータそ
のものを移行するモードとがある。

【００３８】前者のモードが選択された場合（ステップ
Ｓ３でデータ無）、先に設定したドキュメント属性にフ
ァイリングサーバ１からのドキュメントデータであるこ
とを示す属性（以下、ファイリング属性と称する）を付
加して、ワークフローデータベース２２に記憶させる
（ステップＳ４）。さらに、タイトル情報をそのままワ
ークフローサーバ２のドキュメントデータとしてワーク
フローリポジトリ２３に格納する。これは、後述するド
キュメント表示部３２の検索処理において利用される。

【００３９】一方、後者のモードが選択された場合（ス
テップＳ３でデータ有）、ステップＳ２で設定したドキ
ュメント属性はそのままで、ファイリングデータソース
１３からタイトル情報に対応したドキュメントデータを
呼出し（ステップＳ６）、そのドキュメントデータをそ
のままワークフローリポジトリ２３に格納する（ステッ
プＳ７）。なお、この後者のモードでは、ファイリング
サーバ１のドキュメントデータとワークフローサーバ２
のドキュメントデータとはそれぞれ独立したデータとし
て処理される。従って、このモードはファイリングサー
バ１１のビューワ１４を必要とせずにワークフローサー
バ２だけで表示可能なドキュメントデータを移行すると
きのみ選択することが望ましい。

【００４０】図３は、ワークフローサーバ２に記憶され
ているドキュメントデータを表示するときの処理を説明
するためのフローチャートである。この場合、処理を司
るドキュメント表示部３２は、まず表示しようとするワ
ークフローリポジトリ２３のドキュメントデータに基づ
いて、ワークフローデータベース２２のドキュメント属
性を参照して（ステップＳ２１）、ドキュメント属性に
ファイリング属性が付加されているか否かを判定する
（ステップＳ２２）。

【００４１】ドキュメント属性にファイリング属性が付
加されていた場合（ステップＳ２２でＹｅｓ）、表示し
ようとするドキュメントデータはファイリングサーバ１
からタイトル情報のみ移行してきたものだと分かるの
で、ワークフローリポジトリ２３を参照して、ドキュメ
ント属性に対応するドキュメントデータ、この場合はフ
ァイリングデータベース１２を検索するためのタイトル
情報を取得する（ステップＳ２３）。

【００４２】次に、得られたタイトル情報に基づいてフ
ァイリングサーバ１のファイリングデータベース１２の
検索を行い（ステップＳ２４）、その結果に基づいてフ
ァイリングデータソース１３から表示すべきドキュメン
トデータを呼び出し、そのドキュメントデータをファイ
リングサーバ装置１１のビューワ１４を用いて表示をす
る（ステップＳ２５）。

【００４３】なお、ここではビューワ１４を用いたドキ
ュメントデータの表示について説明したが、ファイリン
グサーバ装置１１で各種アプリケーションを実行できる
ようにしておけば、ワークフローサーバ２においてファ
イリングサーバ１から移行してきたドキュメントデータ
に対して、単に表示する以外に編集、追加などの各種処
理を行うことができ、しかもこれをファイリングサーバ
１の内容に即座に反映させることができる。

【００４４】一方、ステップＳ２２においてドキュメン
ト属性にファイリング属性が付加されていないと判定さ
れた場合、表示対象のドキュメントデータは最初からワ
ークフローサーバ２に記憶されていたものと推定できる
ので、ドキュメント属性に対応するドキュメントデータ
をワークフローリポジトリ２３から呼び出して、ワーク
フローサーバ１において通常通りの表示を行う（ステッ
プＳ２２）。なお、ステップＳ２２においてＮｏと判定
された場合でも、図２に示したステップＳ３でデータ有
モードを選択して記憶されたドキュメントデータは表示
できないことがあるので、このようなときは例えばユー
ザに対して適当なエラーメッセージを返す。

【００４５】図４は、ワークフローサーバ２に記憶され
ているドキュメントをファイリングサーバ１に移行する
ときの処理を示したフローチャートである。この場合、
処理を司るワークフロー・ファイリング移行部３３は、
まずワークフローデータベース２２を参照して、移行し
ようとするドキュメントデータに対応するドキュメント
属性を取得する（ステップＳ３１）。

【００４６】次に、前述したファイリング・ワークフロ
ー移行処理の場合とは反対に、ドキュメント属性とタイ
トル情報とのマッピングを行い、ドキュメント属性のタ
イトル、回覧日時、担当者などの情報から、タイトル情
報を設定するために必要なタイトル、登録日時、作成者
などの相対応する情報を抽出し、抽出された情報に基づ
いて設定されるタイトル情報をファイリングデータベー
ス１２に記憶する（ステップＳ３２）。

【００４７】次に、ワークフローリポジトリ２３からド
キュメントデータを取得し（ステップＳ３３）、そのま
まファイリングデータソース１３に格納する（ステップ
Ｓ３４）。ここで、ワークフローサーバ２では予め定義
されたワークフローに従って複数のドキュメントデータ
が互いにリンクして記憶されているので、これらリンク
された複数のドキュメントデータをまとめて一つのドキ
ュメントデータとしてファイリングサーバ１に格納でき
るようにしておく。

【００４８】このように本システムでは、ファイリング
サーバからワークフローサーバにドキュメントデータを
移行するとき、ファイリングデータベースに記憶されて
いるタイトル情報から自動的に必要な情報のみを抽出し
てドキュメント属性を設定し、このドキュメント属性に
ファイリングサーバからの移行を示すファイリング属性
を付加してワークフローデータベースに記憶させ、しか
もファイリングデータソースに記憶されているドキュメ
ントデータそのものを移行させずに、タイトル情報を検
索用のデータとしてワークフローリポジトリに記憶させ
ている。

【００４９】この結果、従来のようにファイリングサー
バからドキュメントデータをダウンロードして、改めて
設定したドキュメント属性と共にワークフローサーバへ
登録していた場合と異なり、ドキュメントデータの移行
処理を容易かつ短時間で行うことができる。

【００５０】しかも、このようにしてワークフローサー
バに登録されたドキュメントデータを用いるときは、ド
キュメント属性に付加されたファイリング属性からファ
イリングサーバから移行されたデータであることを判断
し、ワークフローリポジトリに記憶されているタイトル
情報に基づいてファイリングデータベースを検索するこ
とにより、ファイリングデータソースのドキュメントデ
ータを呼び出している。

【００５１】この際、ドキュメントデータの表示はファ
イリングサーバに設けられているビューワによって行わ
れるので、従来のようにワークフローサーバに別途ビュ
ーワを用意しておく必要がなく、ユーザはドキュメント
データの格納場所を気にすることなく、あたかもファイ
リングサーバがワークフローリポジトリの一部になった
ような感覚で作業を行うことができる。

【００５２】このとき、ドキュメントデータはファイリ
ングサーバのみにしか記憶されていないため、ファイリ
ングサーバ上でドキュメントデータを変更すれば、その
変更内容が即座にワークフローサーバで流されるドキュ
メントデータに反映され、ファイリングサーバとワーク
フローサーバとのドキュメントデータの整合作業などを
行う必要がない。

【００５３】また、このようにタイトル情報のみを移行
するだけではなく、必要に応じてドキュメントデータそ
のものを移行してもよいので、ユーザの要求に応じた柔
軟性の高いドキュメントデータの利用および管理を行う
ことができる。なお、このときもドキュメント属性はタ
イトル情報とのマッピングにより自動的に設定されるの
で、従来よりも作業が容易かつ短時間で行われる。

【００５４】一方、ワークフローサーバからファイリン
グサーバにドキュメントデータを移行する際も、タイト
ル情報はドキュメント属性とのマッピングによって自動
的に設定されるので作業の手間が低減される。しかも、
このときはワークフローサーバで定義されたワークフロ
ーに従って互いにリンクされている複数のドキュメント
データを一つのドキュメントデータとしてファイリング
サーバに格納することができるので、ファイリングサー
バにおいてより使い勝手のよいファイル管理を行うこと
が可能となる。

【００５５】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、ワ
ークフローシステムのワークフロードキュメントをファ
イリングシステムのファイリングドキュメントとして移
行するときは、ワークフロードキュメントに対応するド
キュメント属性からファイリングドキュメントに対応す
るタイトル情報が自動的に生成されるので、従来のよう
にタイトル情報を意識する必要がなく、しかもデータの
移行を短時間で行うことができる。

【００５６】また、ファイリングシステムのファイリン
グドキュメントをワークフローシステムのワークフロー
ドキュメントとして移行するときは、ファイリングシス
テムのファイリングドキュメントそのものを直接ワーク
フローシステムに移行するのではなく、ファイリングド
キュメントに対応するタイトル情報を検索情報としてワ
ークフローシステムに登録しているので、ファイリング
システムにおけるファイリングドキュメントの変更がワ
ークフローシステムの対応するワークフロードキュメン
トに即座に反映され、ファイリングシステムとワークフ
ローシステムとで効果的にデータの連携を図ることがで
きる。このとき、ユーザはファイリングシステムがワー
クフローシステムのデータベースの一部となったような
感覚で作業を行える。

【００５７】さらに、このときのワークフロードキュメ
ントの表示をファイリングシステムのビューワを用いて
行うことができるので、ワークフローシステムに改めて
ビューワを設ける必要がなくなる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係るドキュメントデータ
連携システムを適用したクライアント・サーバ・システ
ムの構成を示すブロック図

【図２】同実施形態におけるファイリング・ワークフロ
ー移行処理を説明するためのフローチャート

【図３】同実施形態においてワークフローサーバのドキ
ュメントデータを表示する処理を説明するためのフロー
チャート

【図４】同実施形態におけるファイリング・ワークフロ
ー移行処理を説明するためのフローチャート

【符号の説明】

１…ファイリングサーバ １１…ファイリングサーバ装置 １２…ファイリングデータベース １３…ファイリングデータソース １４…ビューワ ２…ワークフローサーバ ２１…ワークフローサーバ装置 ２２…ワークフローデータベース ２３…ワークフローリポジトリ ３…クライアント ３１…ファイリング・ワークフロー移行部 ３２…ドキュメント表示部 ３３…ワークフロー・ファイリング移行部

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】予め設定されるワークフローに応じたワー
   クフロードキュメントおよび該ワークフロードキュメン
   トに対応する所定書式のドキュメント属性が登録されて
   いるワークフローシステムと、所定文書に対応するファ
   イリングドキュメントおよび該ファイリングドキュメン
   トに対応する所定書式のタイトル情報が登録されている
   ファイリングシステムとの間で相互にデータを連携させ
   る文書情報連携システムにおいて、 前記ワークフローシステムに登録されているドキュメン
   ト属性の中から前記ファイリングシステムのタイトル情
   報の書式に従った部分のみを抽出して、前記ファイリン
   グシステムのタイトル情報として登録する第１の登録手
   段と、 前記ワークフローシステムのドキュメント属性に対応す
   るワークフロードキュメントを、前記第１の登録手段に
   よって前記ファイリングシステムに登録されたタイトル
   属性に対応するファイリングドキュメントとして前記フ
   ァイリングシステムに登録する第２の登録手段とを備え
   たことを特徴とする文書情報連携システム。
2. 【請求項２】予め設定されたワークフローに応じたワー
   クフロードキュメントおよび該ワークフロードキュメン
   トに対応する所定書式のドキュメント属性が登録されて
   いるワークフローシステムと、所定文書に対応するファ
   イリングドキュメントおよび該ファイリングドキュメン
   トに対応する所定書式のタイトル情報が登録されている
   ファイリングシステムとの間で相互にデータを連携させ
   る文書情報連携システムにおいて、 前記ファイリングシステムに登録されているタイトル情
   報の中から前記ワークフローシステムのドキュメント属
   性の書式に従った部分のみを抽出して、前記ワークフロ
   ーシステムのドキュメント属性として登録する第１の登
   録手段と、 前記ファイリングシステムのタイトル情報を前記第１の
   登録手段によって前記ワークフローシステムに登録され
   た前記ドキュメント属性に対応する検索情報として前記
   ワークフローシステムに登録する第２の登録手段と、 この第２の登録手段により登録された前記検索情報を使
   用して、前記第１の登録手段により前記ワークフローシ
   ステムに登録された前記ドキュメント属性に対応するワ
   ークフロードキュメントを、前記ファイリングシステム
   に登録されているファイリングドキュメントから検索す
   る検索手段とを備えたことを特徴とする文書情報連携シ
   ステム。
3. 【請求項３】文書情報および該文書情報に対応する所定
   の属性書式に従った属性情報がそれぞれ登録されている
   複数の文書情報登録手段の間で相互に文書情報を連携さ
   せる文書情報連携システムにおいて、 前記複数の文書情報登録手段のうち選択された第１の文
   書情報登録手段の属性情報の中から、前記複数の文書情
   報登録手段のうち該第１の文書情報登録手段とは別に選
   択された第２の文書情報登録手段の属性書式に従った属
   性情報のみを抽出して、該第２の文書情報登録手段の属
   性情報として登録する第１の登録手段と、 前記第１の文書情報登録手段の属性情報に対応する前記
   第１の文書情報登録手段の文書情報を、前記第１の登録
   手段によって前記第２の文書情報登録手段に登録された
   前記属性情報に対応する文書情報として前記第２の文書
   情報登録手段に登録する第２の登録手段とを備えたこと
   を特徴とする文書情報連携システム。
4. 【請求項４】文書情報および該文書情報に対応する所定
   の属性書式に従った属性情報がそれぞれ登録されている
   複数の文書情報登録手段の間で相互に文書情報を連携さ
   せる文書情報連携システムにおいて、 前記複数の文書情報登録手段のうち選択された第１の文
   書情報登録手段の属性情報の中から、前記複数の文書情
   報登録手段のうち該第１の文書情報登録手段とは別に選
   択された第２の文書情報登録手段の属性書式に従った属
   性情報のみを抽出して、該第２の文書情報登録手段の属
   性情報として登録する第１の登録手段と、 前記第１の文書情報登録手段の属性情報を、前記第１の
   登録手段によって前記第２の文書情報登録手段に登録さ
   れた前記属性情報に対応する検索情報として前記第２の
   文書情報登録手段に登録する第２の登録手段と、 この第２の登録手段に登録された前記検索情報を使用し
   て、前記第１の登録手段により前記第２の文書情報登録
   手段に登録された前記属性情報に対応する文書情報を、
   前記第１の文書情報登録手段に登録されている前記文書
   情報から検索する検索手段とを備えたことを特徴とする
   文書情報連携システム。
5. 【請求項５】前記第１の文書情報登録手段は登録されて
   いる前記文書情報を表示する表示手段を備えたものであ
   って、 前記検索手段による検索結果として得られた文書情報
   は、前記表示手段により表示することを特徴とする請求
   項４に記載の文書情報連携システム。
6. 【請求項６】前記第１の登録手段は、前記第１の文書情
   報登録手段の属性情報から前記第２の文書情報登録手段
   の属性書式に従った属性情報のみを抽出して得られる前
   記属性情報に前記第１の文書情報登録手段からの情報で
   あることを示す識別情報を付加して登録することを特徴
   とする請求項４に記載の文書情報連携システム。
7. 【請求項７】文書情報および該文書情報に対応する所定
   の属性書式に従った属性情報がそれぞれ登録されている
   複数の文書情報登録手段の間で相互に文書情報を連携さ
   せる文書情報連携方法において、 前記複数の文書情報登録手段のうち選択された第１の文
   書情報登録手段の属性情報の中から、前記複数の文書情
   報登録手段のうち該第１の文書情報登録手段とは別に選
   択された第２の文書情報登録手段の属性書式に従った属
   性情報のみを抽出して、該第２の文書情報登録手段の属
   性情報として登録する第１のステップと、 前記第１の文書情報登録手段の属性情報に対応する前記
   第１の文書情報登録手段の文書情報を、前記第１のステ
   ップにおいて前記第２の文書情報登録手段に登録された
   前記属性情報に対応する文書情報として前記第２の文書
   情報登録手段に登録する第２のステップとからなること
   を特徴とする文書情報連携方法。
8. 【請求項８】文書情報および該文書情報に対応する所定
   の属性書式に従った属性情報がそれぞれ登録されている
   複数の文書情報登録手段の間で相互に文書情報を連携さ
   せる文書情報連携方法において、 前記複数の文書情報登録手段のうち選択された第１の文
   書情報登録手段の属性情報の中から、前記複数の文書情
   報登録手段のうち該第１の文書情報登録手段とは別に選
   択された第２の文書情報登録手段の属性書式に従った属
   性情報のみを抽出して、該第２の文書情報登録手段の属
   性情報として登録する第１のステップと、 前記第１の文書情報登録手段の属性情報を、前記第１の
   ステップにおいて前記第２の文書情報登録手段に登録さ
   れた前記属性情報に対応する検索情報として前記第２の
   文書情報登録手段に登録する第２のステップと、 この第２のステップにおいて登録された前記検索情報を
   使用して、前記第１のステップにおいて前記第２の文書
   情報登録手段に登録された前記属性情報に対応する文書
   情報を、前記第１の文書情報登録手段に登録されている
   前記文書情報から検索する第３のステップとからなるこ
   とを特徴とする文書情報連携方法。
9. 【請求項９】前記第２のステップは、前記第１の文書情
   報登録手段の属性情報から前記第２の文書情報登録手段
   の属性書式に従った属性情報のみを抽出して得られる前
   記属性情報に前記第１の文書情報登録手段からの情報で
   あることを示す識別情報を付加して登録することを特徴
   とする請求項８に記載の文書情報連携方法。