JPH1021166A - 回覧電子メールの状況管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 サーバ間通信メールを用いて回覧電子メール
の詳細な状況を組織間をまたがって自動管理する。 【解決手段】 回覧電子メール状況更新手段３は電子メ
ール送信手段１および電子メール受信・編集手段２から
の通知に基づいて回覧電子メールの状況の変化を更新
し、状況管理手段４は回覧電子メールの状況を管理す
る。サーバ間通信メール送信手段５は他組織に状況取得
要求を送信したり状況を返信したりするためのサーバ間
通信メールを送信し、サーバ間通信メール受信手段６は
他組織から状況取得要求を受信したり状況を受信したり
するためのサーバ間通信メールを受信する。これによ
り、送信元の組織で状況の管理を行っている状況管理サ
ーバと送信先の組織で状況の管理を行っている状況管理
サーバとがサーバ間通信メールにより回覧電子メールの
状況の相互交換を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はネットワークに接続
された計算機を利用する利用者の間で電子メールを交換
する電子メールシステムに関し、特に各組織（ドメイ
ン）間をまたがって回覧される電子メールの状況を自動
管理する回覧電子メールの状況管理方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の電子メールシステムでは、電子メ
ールが複数の利用者を回覧していく場合に、送信した電
子メールが今現在どこを回覧しているのか、そしてどの
ような状況にあるのかを管理することは難しかった。電
子メールの着信確認および未読／既読確認を返信用の電
子メールを送信して通知する処理は知られていたが、回
覧された電子メールの内容を相手先の利用者が「受理」
あるいは「承認」したか否かなどの高度な状況管理まで
は行われていなかった。

【０００３】また、特開平６−１９５２７５号公報に
は、電子メールの状況管理について、状況内容を参照す
るために状況を確認するたびに通信を行い、利用者の操
作によってリアルタイムに状況を確認する方法が記載さ
れている。この方法では、回覧される電子メールの状況
を確認する場合には、通信先のクライアントマシンが動
いている必要があり、かつ通信可能な範囲でしか状況を
確認することができなかった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の技術の
第１の問題点は、通信を用いた状況確認の場合には運用
管理が面倒であるという点である。その理由は、通信先
のクライアントマシンが確認元のクライアントマシンと
同期をとって動いている必要があり、またその環境によ
ってはレスポンスの問題も考えられる。

【０００５】第２の問題点は、通信を用いた状況確認の
場合には確認範囲が限定されてしまうという点である。
その理由は、通信可能な範囲でしか状況を確認すること
ができないためである。

【０００６】第３の問題点は、回覧される電子メールが
送信先に着信したか否か，相手が内容を読んだか否か以
外の承認済，受理済等の詳細な状況を確認できないとい
う点である。

【０００７】本発明の目的は、各組織においた状況管理
サーバ間で、回覧される電子メール（以下、単に回覧電
子メールという）とは別に、サーバ間通信用の電子メー
ル（以下、単にサーバ間通信メールという）を用いて回
覧電子メールの状況を相互交換することによって、電子
メールの使える組織であれば通信可能の有無を問わず
に、組織間をまたがった回覧電子メールの詳細な状況を
自動管理することができるようにした回覧電子メールの
状況管理方式を提供することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明の回覧電子メール
の状況管理方式は、図１に示すように、電子メール送信
手段１と、電子メールを着信および操作する電子メール
受信・編集手段２とを有するクライアントが各組織毎に
ネットワークに接続されている電子メールシステムにお
いて、各組織毎に、回覧電子メールの状況の変化を更新
する回覧電子メール状況更新手段３と、回覧電子メール
の状況を管理する状況管理手段４と、他組織に状況取得
要求を送信したり状況を返信したりするためのサーバ間
通信メールを送信するサーバ間通信メール送信手段５
と、他組織から状況取得要求を受信したり状況を受信し
たりするためのサーバ間通信メールを受信するサーバ間
通信メール受信手段６とを備える状況管理サーバを設
け、電子メールが組織間をまたがって回覧される場合に
は、送信元の組織で状況の管理を行っている状況管理サ
ーバと、送信先の組織で状況の管理を行っている状況管
理サーバとがサーバ間通信メールを用いてサーバ間通信
を行うことにより回覧電子メールの状況の相互交換を行
い、組織間をまたがった回覧電子メールの詳細な状況を
自動管理することを特徴とする。

【０００９】

【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して詳細に説明する。

【００１０】図３は、本発明の一実施の形態に係る回覧
電子メールの状況管理方式が適用された電子メールシス
テムの構成を示すブロック図である。この電子メールシ
ステムは、電子メールを送信する電子メール送信手段１
ａ，１ｂ，１ｃと、電子メールを着信および操作する電
子メール受信・編集手段２ｂ，２ｃ，２ｄとを有するク
ライアントが、各組織Ａ，Ｂ，Ｃの状況管理サーバＡ，
Ｂ，Ｃ（以下、組織とそれに対応する状況管理サーバに
は同一符号を付して示す）毎にネットワークに接続され
て構成されている。

【００１１】各組織Ａ，Ｂ，Ｃの状況管理サーバＡ，
Ｂ，Ｃは、回覧電子メール状況更新手段３Ａ，３Ｂ，３
Ｃと、状況管理手段４Ａ，４Ｂ，４Ｃと、サーバ間通信
メール送信手段５Ａ，５Ｂ，５Ｃと、サーバ間通信メー
ル受信手段６Ａ，６Ｂ，６Ｃとをそれぞれ含んで構成さ
れている。

【００１２】電子メール送信手段１ａ，１ｂ，１ｃは、
回覧電子メールを回覧先に送信する。電子メール送信手
段１ａ，１ｂ，１ｃは、一番最初に回覧電子メールを送
信するときには、その電子メールに、図２に示すような
一意のメールＩＤを付与する。メールＩＤは、作成時の
時間＠作成時の組織のドメイン名という形式で作成さ
れ、これによってほほ一意性を持つことができる。電子
メール送信手段１ａ，１ｂ，１ｃは、回覧電子メールの
メールＩＤおよび状況が送信である旨を、回覧電子メー
ル状況更新手段３Ａ，３Ｂ，３Ｃに伝える。

【００１３】電子メール受信・編集手段２ｂ，２ｃ，２
ｄは、回覧電子メールの着信, 開封および受理を行い、
回覧電子メールのメールＩＤおよびそのときの状況を回
覧電子メール状況更新手段３Ａ，３Ｂ，３Ｃに伝える。

【００１４】回覧電子メール状況更新手段３Ａ，３Ｂ，
３Ｃは、回覧電子メールに関して操作が行われる場合
に、回覧電子メールの状況を更新する。回覧電子メール
の状況は、基本的なもので「送信」, 「着信」, 「開
封」および「受理」の状況を有するが、利用者の必要に
応じて前記以外の「承認」, 「編集中」などの利用者固
有の状況を指定し、より詳細な状況を持つことができ
る。「送信」の状況とは、回覧電子メールが送信中の状
況である。この状況への更新は、回覧電子メールが送信
されると自動的に行われる。「着信」の状況とは、回覧
電子メールが着信済の状況である。この状況への更新
は、回覧電子メールが着信されると自動的に行われる。
「開封」の状況とは、回覧電子メールが着信し利用者が
内容を読んだときの状況である。この状況への更新は、
利用者が回覧電子メールを読むと自動的に行われる。
「受理」の状況とは、利用者が内容を読んだ後にその内
容を読むとともに、ただ読んだだけではなく、実際に内
容を確認したときの状況である。その状況への更新は、
表示画面から利用者の操作に上って行われる。利用者固
有の状況更新も上記の「受理」と同じように、表示画面
から利用者の操作によって更新される。これらの状況の
更新内容は、各組織に存在する状況管理手段４に伝えら
れ管理される。

【００１５】状況管理手段４Ａ，４Ｂ，４Ｃは、回覧電
子メール状況更新手段３Ａ，３Ｂ，３Ｃによって伝えら
れた状況を管理するとともに、利用者に対して現在回覧
されている回覧電子メールの状況を表示する機能も有す
る。状況管理手段４Ａ，４Ｂ，４Ｃでは、メールＩＤ,
回覧電子メールの状況, および回覧電子メールの送信先
のドメイン名の各情報を管理している。状況管理手段４
Ａ，４Ｂ，４Ｃは、回覧電子メール状況更新手段３Ａ，
３Ｂ，３Ｃから回覧電子メールの状況の変化を受け取る
と、上記の内容が１行のレコードになる。

【００１６】サーバ間通信メール送信手段５Ａ，５Ｂ，
５Ｃは、送信する場面によって回覧電子メールの状況を
取得要求する機能および取得要求された回覧電子メール
の状況を返信する機能の２つの機能を有する。サーバ間
通信メール送信手段５Ａ，５Ｂ，５Ｃは、状況取得用の
サーバ間通信メールを作成し、状況管理手段４Ａ，４
Ｂ，４Ｃより伝えられたドメイン名の特定のユーザに対
しサーバ間通信メールを送信する。サーバ間通信メール
を送信・受信するための特定のユーザは、各組織Ａ,
Ｂ, Ｃでそのための専用のユーザ（以下、サーバ間通信
メール専用ユーザという）を用意する。このユーザ名
は、すべての組織Ａ, Ｂ, Ｃにおいて固定とする。

【００１７】サーバ間通信メール受信手段６Ａ，６Ｂ，
６Ｃは、受信する場面によって、状況取得要求結果の回
覧電子メールの状況を受け取る機能および回覧電子メー
ルの状況取得要求を受信する機能の２つの機能を有す
る。サーバ間通信メール受信手段６Ａ，６Ｂ，６Ｃは、
状況取得用のサーバ間通信メールを受信し、サーバ間通
信メールの内容を解析してどの回覧電子メールに対する
状況を取得要求しているかの情報を取得し、その情報を
状況管理手段４Ａ，４Ｂ，４Ｃに伝える。

【００１８】図４を参照すると、状況管理手段４Ａ，４
Ｂ，４Ｃの処理は、取得状況他組織送付判断ステップＳ
１０１と、状況送信判断ステップＳ１０２と、回覧電子
メール送信先他組織判断ステップＳ１０３と、状況取得
要求ステップＳ１０４と、状況取得要求登録判断ステッ
プＳ１０５と、メールＩＤおよび状況登録ステップＳ１
０６と、他組織状況返信要求ステップＳ１０７と、状況
送信判断ステップＳ１０８と、回覧電子メール送信先他
組織判断ステップＳ１０９と、状況取得要求削除ステッ
プＳ１１０と、状況送信判断ステップＳ１１１と、回覧
電子メール送信先他組織判断ステップＳ１１２と、状況
取得要求ステップＳ１１３とからなる。

【００１９】図５を参照すると、サーバ間通信メール送
信手段５Ａ，５Ｂ，５Ｃの処理は、回覧電子メール状況
取得要求判断ステップＳ２０１と、状況取得用サーバ間
通信メール作成ステップＳ２０２と、状況取得処理記述
本文挿入ステップＳ２０３と、サーバ間通信メール送信
ステップＳ２０４と、状況返信用サーバ間通信メール作
成ステップＳ２０５と、状況本文挿入ステップＳ２０６
と、サーバ間通信メール送信ステップＳ２０７とからな
る。

【００２０】図６を参照すると、サーバ間通信メール受
信手段６Ａ，６Ｂ，６Ｃの処理は、サーバ間通信メール
受信ステップＳ３０１と、状況取得用判断ステップＳ３
０２と、メールＩＤ取得ステップＳ３０３と、状況登録
判断ステップ３０４と、状況返信要求ステップＳ３０５
と、状況取得要求登録ステップＳ３０６と、メールＩＤ
および状況取得ステップＳ３０７と、メールＩＤおよび
状況伝達ステップＳ３０８とからなる。

【００２１】次に、このように構成された本実施の形態
に係る回覧電子メールの状況管理方式の動作について、
図３ないし図６を参照して説明する。

【００２２】利用者ａおよび利用者ｂは同じ組織Ａに属
し、利用者ｃは組織Ｂに、利用者ｄは組織Ｃにそれぞれ
属している場合に、利用者ａ→利用者ｂ→利用者ｃ→利
用者ｄと電子メールが回覧される場合の回覧電子メール
の状況について説明する。

【００２３】まず、利用者ａから利用者ｂへと回覧電子
メールを送信する場合について考える。

【００２４】電子メール送信手段１ａは、回覧電子メー
ルを利用者ａから利用者ｂへと送信する際に回覧電子メ
ールを一意に識別できるようなＩＤとしてメールＩＤを
作成し、回覧電子メールに付加して送信する。送信が正
常終了すると、電子メール送信手段１ａは、メールＩＤ
および「利用者ａから利用者ｂへの送信」という状況を
回覧電子メール状況更新手段３Ａに通知する。

【００２５】回覧電子メール状況更新手段３Ａは、電子
メール送信手段１ａからメールＩＤおよび状況の通知を
受けると、メールＩＤおよび「利用者ａから利用者ｂへ
送信」という状況を状況管理手段４Ａに伝える。

【００２６】状況管理手段４Ａは、取得した状況は他組
織から送られてきたのものかどうかを判断し（ステップ
Ｓ１０１）、ノーであるので、取得した状況は送信かど
うかを判断し（ステップＳ１０２）、イエスであるの
で、回覧電子メールの送信先が他組織かどうかを判断し
（ステップＳ１０３）、ノーであるので、状況を取得し
た回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要求が登録さ
れているかどうかを判断し（ステップＳ１０５）、ノー
であるので、メールＩＤおよび状況を送信先のドメイン
名を含めて登録する（ステップＳ１０６）。

【００２７】回覧電子メールが利用者ｂに着信すると、
回覧電子メール状況更新手段３Ａは、電子メール受信・
編集手段２ｂから回覧電子メールの着信の通知を受け
て、メールＩＤおよび「利用者ｂ着信」という状況を状
況管理手段４Ａに伝える。

【００２８】状況管理手段４Ａは、取得した状況が他組
織から送られてきたのものかどうかを判断し（ステップ
Ｓ１０１）、ノーであるので、取得した状況は送信かど
うかを判断し（ステップＳ１０２）、ノーであるので、
状況を取得した回覧電子メールのメールＩＤで状況取得
要求が登録されているかどうかを判断し（ステップＳ１
０５）、ノーであるので、メールＩＤおよび状況を登録
する（ステップＳ１０６）。

【００２９】同じようにして、「送信」，「着信」のみ
ならず「開封」，「受理」といった操作が行われる毎に
同じ手順でメールＩＤおよび状況が登録される。また、
利用者固有の状況もあらかじめ回覧電子メール状況更新
手段３Ａに定義しておくことにより、同じように管理さ
れる。

【００３０】上記の場合のように、送信先が利用者ａか
ら利用者ｂというように同じ組織Ａ内の状況管理サーバ
Ａで管理されている場合には、そのまま状況を状況管理
手段４Ａで管理して参照することができる。しかし、送
信先が他組織になった場合には、組織を超えた回覧電子
メールの状況の管理が必要となる。

【００３１】次に、利用者ｂから利用者ｃへというよう
に回覧電子メールの送信先が他組織である場合にサーバ
間通信メールをやり取りして状況の管理を行う場合の動
作について説明する。

【００３２】利用者ｂから利用者ｃに対して回覧電子メ
ールを送信すると、回覧電子メール状況更新手段３Ａ
は、電子メール送信手段１ｂから回覧電子メールの送信
の通知を受けて、メールＩＤおよび「利用者ｂから利用
者ｃへ送信」という状況を状況管理手段４Ａに伝える。

【００３３】状況管理手段４Ａは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、取得した状況は送信かどう
かを判断し（ステップＳ１０２）、イエスであるので、
回覧電子メールの送信先が他組織かどうかを判断し（ス
テップＳ１０３）、イエスであるので、サーバ間通信メ
ール送信手段５Ａに状況の取得を要求する（ステップＳ
１０４）。

【００３４】サーバ間通信メール送信手段５Ａは、回覧
電子メールの状況を取得要求しているかどうかを判断し
（ステップＳ２０１）、イエスであるので、状況取得用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０２）、
回覧電子メールの状況取得処理の記述をサーバ間通信メ
ールの本文に挿入し（ステップＳ２０３）、サーバ間通
信メールを回覧電子メールの送信先である組織Ｂのサー
バ間通信メール専用ユーザ宛に送信する（ステップＳ２
０４）。

【００３５】次に、状況管理手段４Ａは、状況を取得し
た回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要求が登録さ
れているかどうかを判断し（ステップＳ１０５）、ノー
であるので、メールＩＤおよび状況を送信先のドメイン
名を含めて登録する（ステップＳ１０６）。

【００３６】サーバ間通信メール送信手段５Ａにより送
信された状況取得用のサーバ間通信メールは、組織Ｂの
状況管理サーバＢにおけるサーバ間通信メール受信手段
６Ｂで受信される。

【００３７】サーバ間通信メール受信手段６Ｂは、サー
バ間通信メールを受信すると（ステップＳ３０１）、状
況取得用かどうかを判断し（ステップＳ３０２）、イエ
スであるので、サーバ間通信メールの本文を解析して状
況取得対象のメールＩＤを取得し（ステップＳ３０
３）、状況管理手段４ＢにこのメールＩＤを有する回覧
電子メールの状況が登録されているかどうかを判断する
（ステップＳ３０４）。いま、回覧電子メールが先に着
信して状況がすでに登録されているとすれば、サーバ間
通信メール受信手段６Ｂは、サーバ間通信メール送信手
段５Ｂに状況の返信を要求する（ステップＳ３０５）。

【００３８】サーバ間通信メール送信手段５Ｂは、回覧
電子メールの状況を取得要求しているかどうかを判断し
（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用の
サーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、回
覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿入
し（ステップＳ２０６）、サーバ間通信メールを状況取
得要求元の組織Ａのサーバ間通信メール専用ユーザ宛に
送信する（ステップＳ２０７）。

【００３９】一方、ステップＳ３０４でまだ回覧電子メ
ールが着信しておらず状況が登録されていなければ、サ
ーバ間通信メール受信手段６Ｂは、状況取得要求ＲＥＱ
ＵＥＳＴを状況取得要求元の組織Ａの状況管理サーバＡ
のドメイン名とともに状況管理手段４Ｂに登録する（ス
テップＳ３０６）。

【００４０】このように、状況管理手段４Ｂに、メール
ＩＤを有する回覧電子メールの状況が登録されているか
どうかの違いによって処理が異なるのは、回覧電子メー
ルと状況取得用のサーバ間通信メールとをそれぞれ送信
した場合に、経由するネットワークの状態によってどち
らが先に着信するか解らないためである。よって、回覧
電子メールが先に着信した場合には、状況を状況管理手
段４Ｂに登録しておいて状況取得用のサーバ間通信メー
ルによって状況が取得要求されるまで待つ（状況が取得
要求され次第、サーバ間通信メール送信手段５Ｂによっ
て折り返し状況を返信する）。逆に、状況取得用のサー
バ間通信メールが先に着信した場合には、状況取得要求
ＲＥＱＵＥＳＴを状況管理手段４Ｂに登録する。登録さ
れた状況取得要求ＲＥＱＵＥＳＴは、他組織からの状況
の取得要求が受け付けられていることを意味を示し、回
覧電子メールがさらに次の組織に回覧されるまで登録内
容は保持される。

【００４１】回覧電子メールが利用者ｃに着信すると、
回覧電子メール状況更新手段３Ｂは、電子メール受信・
編集手段２ｃから回覧電子メールの着信の通知を受け
て、回覧電子メールのメールＩＤおよび「利用者ｃ着
信」という状況を状況管理手段４Ｂに伝える。

【００４２】状況管理手段４Ｂは、取得した状況が他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、取得した状況が送信かどう
かを判断し（ステップＳ１０２）、ノーであるので、状
況を取得した回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要
求が登録されているかどうかを判断する（ステップＳ１
０５）。

【００４３】ステップＳ１０５でイエスの場合、すでに
送信された状況取得用のサーバ間通信メールが処理され
て状況取得要求が登録されているので、状況管理手段４
Ｂは、サーバ間通信メール送信手段５ＢにメールＩＤで
使用されているドメイン名の状況管理サーバへの状況の
返信を要求する（ステップＳ１０７）。

【００４４】サーバ間通信メール送信手段５Ｂは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、
回覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿
入し（ステップＳ２０６）、サーバ間通信メールを状況
取得要求元の組織Ａのサーバ間通信メール専用ユーザ宛
に送信する（ステップＳ２０７）。

【００４５】次に、状況管理手段４Ｂは、状況は送信か
どうかを判断し（ステップＳ１０８）、ノーであるの
で、メールＩＤおよび状況を登録する（ステップＳ１０
６）。

【００４６】ステップＳ１０５でノーの場合、まだ状況
取得要求が登録されていないので、状況管理手段４Ｂ
は、メールＩＤおよび状況を登録する（ステップＳ１０
６）。

【００４７】この結果、状況が登録され、すでにそのメ
ールＩＤに対する回覧電子メールの状況取得要求が状況
管理手段４Ｂに登録されている場合には、状況返信用の
サーバ間通信メールの送信も行われる。

【００４８】登録された状況取得要求は、回覧電子メー
ルが利用者ｃから次に他組織Ｃに送信されるまで保持さ
れ、状況が更新される契機があるたびごとに上記と同じ
ように状況返信用のサーバ間通信メールの送信が行われ
る。これによって「開封」，「受理」などの状況への更
新も行うことができる。

【００４９】状況返信用のサーバ間通信メールが返信さ
れてきた状況管理サーバＡでは、サーバ間通信メール受
信手段６Ａがこれを受信する。

【００５０】サーバ間通信メール受信手段６Ａは、サー
バ間通信メールを受信すると（ステップＳ３０１）、状
況取得用かどうかを判断し（ステップＳ３０２）、ノー
であるので、サーバ間通信メールの本文を解析してメー
ルＩＤおよび状況を取得し（ステップＳ３０７）、メー
ルＩＤおよび状況を状況管理手段４Ａに伝える（ステッ
プＳ３０８）。

【００５１】状況管理手段４Ａは、取得した状況が他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、イエスであるので、取得した状況は送信かど
うかを判断し（ステップＳ１１１）、ノーであるので、
メールＩＤおよび状況を登録する（ステップＳ１０
６）。

【００５２】上記のサーバ間通信メールの送信／受信
は、利用者ｃでの回覧電子メールの状況が変化するたび
毎に行われ、以上の処理を回覧が進むのと同じように繰
り返すことによって、組織Ａの状況管理サーバＡから、
組織Ｂの状況管理サーバＢで随時変化する回覧電子メー
ルの回覧先の状況の変化を確認することができる。

【００５３】次に、利用者ｃから利用者ｄへというよう
に、さらに違う組織へ回覧電子メールを送信する場合に
ついて述べる。

【００５４】利用者ｃから利用者ｄに対して回覧電子メ
ールを送信すると、回覧電子メール状況更新手段３Ｂ
は、電子メール送信手段１ｃから回覧電子メールの送信
の通知を受けて、メールＩＤおよび「利用者ｃから利用
者ｄへ送信」という状況を状況管理手段４Ｂに伝える。

【００５５】状況管理手段４Ｂは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、取得した状況は送信かどう
かを判断し（ステップＳ１０２）、イエスであるので、
回覧電子メールの送信先が他組織かどうかを判断し（ス
テップＳ１０３）、イエスであるので、サーバ間通信メ
ール送信手段５Ｂに状況の取得を要求する（ステップＳ
１０４）。

【００５６】サーバ間通信メール送信手段５Ｂは、回覧
電子メールの状況を取得要求しているかどうかを判断し
（ステップＳ２０１）、イエスであるので、状況取得用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０２）、
回覧電子メールの状況取得処理の記述をサーバ間通信メ
ールの本文に挿入し（ステップＳ２０３）、サーバ間通
信メールを回覧電子メールの送信先である組織Ｃのサー
バ間通信メール専用ユーザ宛に送信する（ステップＳ２
０４）。

【００５７】次に、状況管理手段４Ｂは、状況を取得し
た回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要求が登録さ
れているかどうかを判断する（ステップＳ１０５）。イ
エスの場合、すでに状況取得用のサーバ間通信メールが
処理されて状況取得要求が登録されているので、状況管
理手段４Ｂは、サーバ間通信メール送信手段５Ｂにメー
ルＩＤで使用されているドメイン名の状況管理サーバへ
の状況の返信を要求する（ステップＳ１０７）。

【００５８】サーバ間通信メール送信手段５Ｂは、回覧
電子メールの状況を取得要求しているかどうかを判断し
（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用の
サーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、回
覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿入
し（ステップＳ２０６）、サーバ間通信メールを状況取
得要求元の組織Ａのサーバ間通信メール専用ユーザ宛に
送信する（ステップＳ２０７）。

【００５９】次に、状況管理手段４Ｂは、状況は送信か
どうかを判断し（ステップＳ１０８）、イエスであるの
で、回覧電子メールの送信先が他組織かどうかを判断し
（ステップＳ１０９）、イエスであるので、回覧電子メ
ールが他組織に送信されてしまうと状況取得要求は役目
を終えるため、メールＩＤを有する状況取得要求を削除
し（ステップＳ１１０）、メールＩＤおよび状況を登録
する（ステップＳ１０６）。

【００６０】ステップＳ１０５でノーの場合、状況管理
手段４Ｂは、まだ状況取得要求が登録されていないの
で、メールＩＤおよび状況を登録する（ステップＳ１０
６）。

【００６１】この結果、組織Ｂの状況管理手段４Ｂに状
況が登録され、組織Ｃに対する状況取得用のサーバ間通
信メールの送信が行われ、そのメールＩＤを有する回覧
電子メールの状況取得要求が組織Ｂの状況管理手段４Ｂ
に登録されている場合には、組織Ａに対する状況返信用
のサーバ間通信メールの送信も行われる。

【００６２】組織Ａの状況管理サーバＡでは、状況返信
用のサーバ間通信メールをサーバ間通信メール受信手段
６Ａで受信する。

【００６３】サーバ間通信メール受信手段６Ａは、サー
バ間通信メールを受信すると（ステップＳ３０１）、状
況取得用かどうかを判断し（ステップＳ３０２）、ノー
であるので、サーバ間通信メールの本文を解析してメー
ルＩＤおよび状況を取得し（ステップＳ３０７）、メー
ルＩＤおよび状況を状況管理手段４Ａに伝える（ステッ
プＳ３０８）。

【００６４】状況管理手段４Ａは、取得した状況が他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、イエスであるので、取得した状況は送信かど
うかを判断し（ステップＳ１１１）、イエスであるの
で、回覧電子メールの送信先は他組織かどうかを判断し
（ステップＳ１１２）、イエスであるので、サーバ間通
信メール送信手段５Ａに状況の取得を要求する（ステッ
プＳ１１３）。

【００６５】サーバ間通信メール送信手段５Ａは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、イエスであるので、状況取得
用のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０
２）、回覧電子メールの状況取得処理の記述をサーバ間
通信メールの本文に挿入し（ステップＳ２０３）、サー
バ間通信メールを回覧電子メールの送信先である組織の
サーバ間通信メール専用ユーザ宛に送信する（ステップ
Ｓ２０４）。

【００６６】次に、状況管理手段４Ａは、メールＩＤお
よび状況を登録する（ステップＳ１０６）。

【００６７】この結果、組織Ａの状況管理手段４Ａに状
況が登録され、組織Ｃに対する状況取得用のサーバ間通
信メールの送信も行われる。

【００６８】組織Ｃでは、サーバ間通信メール受信手段
６Ｃによって組織Ａおよび組織Ｂから発信された状況取
得用のサーバ間通信メールがそれぞれ受信される。

【００６９】サーバ間通信メール受信手段６Ｃは、サー
バ間通信メールを受信すると（ステップＳ３０１）、状
況取得用かどうかを判定し（ステップＳ３０２）、イエ
スであるので、サーバ間通信メールの本文を解析して状
況取得対象のメールＩＤを取得し（ステップＳ３０
３）、状況管理手段４Ｃに状況取得対象のメールＩＤを
有する回覧電子メールの状況が登録されているかどうか
を判断する（ステップＳ３０４）。

【００７０】ステップＳ３０４でイエスの場合、サーバ
間通信メール受信手段６Ｃは、すでに回覧電子メールが
先に着信して状況が登録されているので、サーバ間通信
メール送信手段５ＣにメールＩＤで使用されているドメ
イン名の状況管理サーバに状況の返信を要求する（ステ
ップＳ３０５）。

【００７１】サーバ間通信メール送信手段５Ｃは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、
回覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿
入し（ステップＳ２０６）、サーバ間通信メールを回覧
電子メールの送信元である組織のサーバ間通信メール専
用ユーザ宛に送信する（ステップＳ２０７）。

【００７２】ステップＳ３０４でノーの場合、サーバ間
通信メール受信手段６Ｃは、状況取得要求を状況管理手
段４Ｃに登録する（ステップＳ３０６）。

【００７３】この結果、組織Ｃの状況管理手段４Ｃに状
況が登録され、そのメールＩＤに対する回覧電子メール
の状況が組織Ｃの状況管理手段４Ｃに登録されている場
合には、組織Ａおよび組織Ｂそれぞれに状況を返信する
サーバ間通信メールの送信も行われる。

【００７４】これ以降、利用者ｄに回覧電子メールが着
信した際には、上記に述べた利用者ｃの場合と同じこと
が言える。

【００７５】以下、これまでの操作を繰り返すことによ
り、組織Ａ、組織Ｂ、あるいはそれ以降に回覧される組
織、それぞれから自組織以降で回覧される回覧電子メー
ルの状況を確認することができる。

【００７６】

【実施例】次に、本発明の実施例について説明する。

【００７７】図７は、本発明の一実施例を示す。この実
施例は、本社Ａから支社Ｂへ、次に支社Ｂから支社Ｃに
対して順に営業目標に関する回覧電子メールを回覧して
いく例である。回覧する順序は、本社Ａの部長ａから担
当ｂへ、そして支社Ｂの課長ｃから営業員ｄへ、その次
に支社Ｃの課長ｅから営業員ｆへと回覧していくものと
する。なお、図７中の本社Ａ，支社Ｂおよび支社Ｃは、
それぞれ図１中の組織Ａ，組織Ｂおよび組織Ｃに対応し
ているものとし、図１中の各手段を図５においても使用
するものとする。また、本社Ａの状況管理サーバＡのド
メイン名はｘｘ．ｃｏ．ｊｐ、支社Ｂの状況管理サーバ
Ｂのドメイン名はｙｙ．ｃｏ．ｊｐ、支社Ｃの状況管理
サーバＣのドメイン名はｚｚ．ｃｏ．ｊｐであるものと
する。さらに、各状況管理サーバＡ, Ｂ，Ｃにおけるサ
ーバ間通信メール専用ユーザ名は、ｍ−ｓｅｖｅｒであ
るものとする。

【００７８】図８は、本社Ａの状況管理手段４Ａの内容
の一例を示す図である。

【００７９】図９は、支社Ｂの状況管理手段４Ｂの内容
の一例を示す図である。

【００８０】図１０は、支社Ｃの状況管理手段４Ｃの内
容の一例を示す図である。

【００８１】（１） まず、本社Ａの部長ａから回覧電
子メールを時刻１９９６／０３／１０ １５：０６：２
４に担当ｂに対して送信したとする。このとき、電子メ
ール送信手段１ａは、メールＩＤとして１９９６０３１
０１５０６２４＠ｘｘ．ｃｏ．ｊｐを生成する。この生
成されたメールＩＤをキーにして状況が管理される。

【００８２】本社Ａの部長ａから担当ｂに対して回覧電
子メールが送信されると、本社Ａの回覧電子メール状況
更新手段３Ａは、電子メール送信手段１ａから回覧電子
メールの送信の通知を受けて、メールＩＤおよび「部長
ａが担当ｂに送信」という状況を状況管理手段４Ａに伝
える。

【００８３】状況管理手段４Ａは、取得した状況は他組
織から送られてきたのものかどうかを判断し（ステップ
Ｓ１０１）、ノーであるので、状況は送信かどうかを判
断し（ステップＳ１０２）、イエスであるので、回覧電
子メールの送信先が他組織かどうかを判断し（ステップ
Ｓ１０３）、ノーであるので、状況を取得した回覧電子
メールのメールＩＤで状況取得要求が登録されているか
どうかを判断し（ステップＳ１０５）、ノーであるの
で、メールＩＤおよび状況を送信先のドメイン名ｘｘ．
ｃｏ．ｊｐとともに図８−１の形式で登録する（ステッ
プＳ１０６）。

【００８４】（２） 次に、回覧電子メールが担当ｂの
ところに着信すると、回覧電子メール状況更新手段３Ａ
は、電子メール受信・編集手段２ｂから担当ｂでの回覧
電子メールの着信の通知を受けて、メールＩＤおよび
「担当ｂで着信」という状況を状況管理手段４Ａに伝え
る。

【００８５】状況管理手段４Ａは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、状況は送信かどうかを判断
し（ステップＳ１０２）、ノーであるので、状況を取得
した回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要求が登録
されているかどうかを判断し（ステップ１０５）、ノー
であるので、メールＩＤおよび状況を図８−２の形式で
登録する（ステップＳ１０６）。

【００８６】（３） 次に、担当ｂが回覧電子メールを
読む（開封する）と、回覧電子メール状況更新手段３Ａ
は、電子メール受信・編集手段２ｂから担当ｂでの回覧
電子メールの開封の通知を受けて、メールＩＤおよび
「担当ｂで開封」という状況を状況管理手段４Ａに伝え
る。

【００８７】状況管理手段４Ａは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、取得した状況は送信かどう
かを判断し（ステップＳ１０２）、ノーであるので、状
況を取得した回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要
求が登録されているかどうかを判断し（ステップＳ１０
５）、ノーであるので、メールＩＤおよび状況を図８−
３の形式で登録する（ステップ１０６）。

【００８８】（４） 次に、担当ｂが回覧電子メールを
確認（受理）すると、回覧電子メール状況更新手段３Ａ
は、電子メール受信・編集手段２ｂから担当ｂでの回覧
電子メールの受理の通知を受けて、メールＩＤおよび
「担当ｂで受理」という状況を状況管理手段４Ａに伝え
る。

【００８９】状況管理手段４Ａは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、状況は送信かどうかを判断
し（ステップＳ１０２）、ノーであるので、状況を取得
した回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要求が登録
されているかどうかを判断し（ステップＳ１０５）、ノ
ーであるので、メールＩＤおよび状況を図８−４の形式
で登録する（ステップＳ１０６）。

【００９０】（５） 次に、本社Ａの担当ｂから支店Ｂ
の課長ｃに対して回覧電子メールを送信すると、本社Ａ
の回覧電子メール状況更新手段３Ａは、電子メール送信
手段１ｂから回覧電子メールの送信の通知を受けて、メ
ールＩＤおよび「担当ｂが課長ｃに送信」という状況を
状況管理手段４Ａに伝える。

【００９１】状況管理手段４Ａは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、状況は送信かどうかを判定
し（ステップＳ１０２）、イエスあるので、回覧電子メ
ールの送信先が他組織かどうかを判断し（ステップＳ１
０３）、イエスであるので、サーバ間通信メール送信手
段５Ａに状況の取得を要求する（ステップＳ１０４）。

【００９２】サーバ間通信メール送信手段５Ａは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、イエスであるので、状況取得
用のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０
２）、回覧電子メールの状況取得処理の記述をサーバ間
通信メールの本文に挿入し（ステップＳ２０３）、サー
バ間通信メールを回覧電子メールの送信先である支社Ｂ
の状況管理サーバＢにメールアドレスｍ−ｓｅｖｅｒ＠
ｙｙ．ｃｏ．ｊｐとして送信する（ステップＳ２０
４）。

【００９３】次に、状況管理手段４Ａは、状況を取得し
た回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要求が登録さ
れているかどうかを判断し（ステップＳ１０５）、ノー
であるので、メールＩＤおよび状況を送信先のドメイン
名ｙｙ．ｃｏ．ｊｐとともに図８−５の形式で登録する
（ステップＳ１０６）。

【００９４】この結果、本社Ａの状況管理手段４Ａに状
況が登録されるとともに、支社Ｂに対する状況取得用の
サーバ間通信メールの送信も行われる。

【００９５】（６） 上記（５）で本社Ａの状況管理サ
ーバＡから送信された状況取得用のサーバ間通信メール
は、支社Ｂの状況管理サーバＢにおけるサーバ間通信メ
ール受信手段６Ｂによって受信される。

【００９６】サーバ間通信メール受信手段６Ｂは、サー
バ間通信メールを受信すると（ステップＳ３０１）、状
況取得用かどうかを判断し（ステップＳ３０２）、イエ
スであるので、サーバ間通信メールの本文を解析して状
況取得対象のメールＩＤを取得し（ステップＳ３０
３）、状況管理手段４ＢにこのメールＩＤを有する回覧
電子メールの状況が登録されているかどうかを判断する
（ステップＳ３０４）。

【００９７】ステップＳ３０４でイエスの場合、すでに
回覧電子メールが先に着信して状況が登録されているの
で、サーバ間通信メール受信手段６Ｂは、サーバ間通信
メール送信手段５ＢにメールＩＤで使用されているドメ
イン名の状況管理サーバに状況を返信することを要求す
る（ステップＳ３０５）。

【００９８】サーバ間通信メール送信手段５Ｂは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、
回覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿
入し（ステップＳ２０６）、サーバ間通信メールを本社
Ａの状況管理サーバＡにメールアドレスｍ−ｓｅｖｅｒ
＠ｘｘ．ｃｏ．ｊｐとして送信する（ステップＳ２０
７）。

【００９９】一方、ステップＳ３０４でノーの場合、ま
だ状況取得要求が登録されていないので、サーバ間通信
メール受信手段６Ｂは、状況管理手段４Ｂに状況取得要
求ＲＥＱＵＥＳＴを状況取得要求元のドメイン名ｘｘ．
ｃｏ．ｊｐとともに図９−６の形式で登録する（ステッ
プＳ３０６）。

【０１００】この結果、状況取得要求が登録され、すで
にそのメールＩＤを有する回覧電子メールの状況が状況
管理手段４Ｂに登録されている場合には、状況返信用の
サーバ間通信メールの送信も行われる。また、状況管理
手段４Ｂに登録された状況取得要求は、回覧電子メール
が次の他組織に送信されるまで保持される。

【０１０１】（７） 本社Ａの担当ｂから送信された回
覧電子メールが支社Ｂの課長ｃに着信すると、回覧電子
メール状況更新手段３Ｂは、電子メール受信・編集手段
２ｃから回覧電子メールの着信の通知を受けて、メール
ＩＤおよび「課長ｃで着信」という状況を状況管理手段
４Ｂに伝える。

【０１０２】状況管理手段４Ｂは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、状況は送信かどうかを判断
し、（ステップＳ１０２）、ノーであるので、状況を取
得した回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要求が登
録されているかどうかを判断する（ステップＳ１０
５）。

【０１０３】ステップＳ１０５でイエスの場合、状況管
理手段４Ｂは、すでに状況取得用のサーバ間通信メール
が処理され状況取得要求が登録されているため、サーバ
間通信メール送信手段５ＢにメールＩＤで使用されてい
るドメイン名の状況管理サーバに状況を返信することを
要求する（ステップＳ１０７）。

【０１０４】サーバ間通信メール送信手段５Ｂは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、
回覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿
入し（ステップＳ２０６）、サーバ間通信メールを本社
Ａの状況管理サーバＡにメールアドレスｍ−ｓｅｖｅｒ
＠ｘｘ．ｃｏ．ｊｐとして送信する（ステップＳ２０
７）。

【０１０５】次に、状況管理手段４Ｂは、取得した状況
は送信かどうかを判断し（ステップＳ１０８）、ノーで
あるので、メールＩＤおよび現在の状況を図９−７の形
式で登録する（ステップＳ１０６）。

【０１０６】また、ステップＳ１０５でノーの場合、ま
だ状況取得要求が登録されていないので、状況管理手段
４Ｂは、メールＩＤおよび状況を図９−７の形式で登録
する（ステップＳ１０６）。

【０１０７】この結果、状況が登録され、すでにそのメ
ールＩＤに対するメールの状況取得要求が支社Ｂの状況
管理手段４Ｂに登録されている場合には、状況返信用の
サーバ間通信メールの送信も行われる。

【０１０８】（８） 次に、課長ｃが回覧電子メールを
読む（開封する）と、回覧電子メール状況更新手段３Ｂ
は、電子メール受信・編集手段２ｃから課長ｃでの回覧
電子メールの開封の通知を受けて、メールＩＤおよび
「課長ｃで開封」という状況を状況管理手段４Ｂに伝え
る。

【０１０９】状況管理手段４Ｂは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、取得した状況は送信かどう
かを判断し（ステップＳ１０２）、ノーであるので、状
況を取得した回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要
求が登録されているかどうかを判断する（ステップＳ１
０５）。

【０１１０】ステップＳ１０５でイエスの場合、状況管
理手段４Ｂは、すでに状況取得用のサーバ間通信メール
が処理され状況取得要求が登録されているため、サーバ
間通信メール送信手段５ＢにメールＩＤで使用されてい
るドメイン名の状況管理サーバに状況を返信することを
要求する（ステップＳ１０７）。

【０１１１】サーバ間通信メール送信手段５Ｂは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、
回覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿
入し（ステップＳ２０６）、サーバ間通信メールを本社
Ａの状況管理サーバＡにメールアドレスｍ−ｓｅｖｅｒ
＠ｘｘ．ｃｏ．ｊｐとして送信する（ステップＳ２０
７）。

【０１１２】次に、状況管理手段４Ｂは、取得した状況
は送信かどうかを判断し（ステップＳ１０８）、ノーで
あるので、メールＩＤおよび現在の状況を図９−８の形
式で登録する（ステップＳ１０６）。

【０１１３】ステップＳ１０５でノーの場合、状況管理
手段４Ｂは、まだ状況取得要求が登録されていないの
で、メールＩＤおよび状況を図９−８の形式で登録する
（ステップＳ１０６）。

【０１１４】この結果、状況が登録され、すでにそのメ
ールＩＤを有する回覧電子メールの状況取得要求が状況
管理手段４Ｂに登録されている場合には、状況返信用の
サーバ間通信メールの送信も行われる。

【０１１５】（９） 上記（８）と同様にして、課長ｃ
による回覧電子メールの受理も行われる。その結果、図
９−９の形式でメールＩＤおよび状況が登録される。

【０１１６】（１０） 上記の課長ｃのそれぞれの状況
（着信，開封，受理）に対して、上記に述べてきた手順
で状況返信用のサーバ間通信メールによって本社Ａの状
況管理サーバＡに対してそれぞれ状況を返信する。

【０１１７】サーバ間通信メール受信手段６Ａは、サー
バ間通信メールを受信すると（ステップＳ３０１）、状
況取得用かどうかを判断し（ステップＳ３０２）、ノー
であるので、サーバ間通信メールの本文を解析してメー
ルＩＤおよび状況を取得し（ステップＳ３０７）、メー
ルＩＤおよび状況を状況管理手段４Ａに伝える（ステッ
プＳ３０８）。

【０１１８】状況管理手段４Ａは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、イエスであるので、状況は送信かどうかを判
断し（ステップＳ１１１）、ノーであるので、メールＩ
Ｄおよび状況を図８−１０の形式で登録する（ステップ
Ｓ１０６）。

【０１１９】（１１） 次に、課長ｃから営業員ｄに対
して回覧電子メールを支社Ｂ内で送信すると、回覧電子
メール状況更新手段３Ｂは、電子メール送信手段１ｃか
ら回覧電子メールの送信の通知を受けて、メールＩＤお
よび「課長ｃが営業員ｄに送信」という状況を状況管理
手段４Ｂに伝える。

【０１２０】状況管理手段４Ｂは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、状況は送信かどうかを判断
し（ステップＳ１０２）、イエスであるので、回覧電子
メールの送信先が他組織かどうかを判断し（ステップＳ
１０３）、ノーであるので、状況を取得した回覧電子メ
ールのメールＩＤで状況取得要求が登録されているかど
うかを判断する（ステップＳ１０５）。

【０１２１】ステップＳ１０５でイエスの場合、状況管
理手段４Ｂは、すでに状況取得用のサーバ間通信メール
が処理されて状況取得要求が登録されているため、サー
バ間通信メール送信手段５ＢにメールＩＤで使用されて
いるドメイン名の状況管理サーバに状況を返信すること
を要求する（ステップＳ１０７）。

【０１２２】サーバ間通信メール送信手段５Ｂは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、
回覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿
入し（ステップＳ２０６）、サーバ間通信メールを本社
Ａの状況管理サーバＡにメールアドレスｍ−ｓｅｖｅｒ
＠ｘｘ．ｃｏ．ｊｐとして送信する（ステップＳ２０
７）。

【０１２３】次に、状況管理手段４Ｂは、取得した状況
は送信かどうかを判断し（ステップＳ１０８）、イエス
であるので、回覧電子メールの送信先が他組織かどうか
を判断し（ステップＳ１０９）、ノーであるので、メー
ルＩＤおよび状況をドメイン名ｙｙ．ｃｏ．ｊｐととも
に図９−１１の形式で登録する（ステップＳ１０６）。

【０１２４】一方、ステップＳ１０５でノーの場合、状
況管理手段４Ｂは、まだ状況取得要求が登録されていな
いので、メールＩＤおよび状況をドメイン名ｙｙ．ｃ
ｏ．ｊｐとともに図９−１１の形式で登録する（ステッ
プ１０６）。

【０１２５】この結果、状況が登録され、すでにそのメ
ールＩＤに対する回覧電子メールの状況取得要求が支社
Ｂの状況管理手段４Ｂに登録されている場合には、状況
返信用のサーバ間通信メールの送信も行われる。

【０１２６】（１２） 次に、課長ｃから営業員ｄに回
覧メールが着信すると、回覧電子メール状況更新手段３
Ｂは、電子メール受信・編集手段２ｃから回覧電子メー
ルの着信の通知を受けて、メールＩＤと「営業員ｄで着
信」という状況を状況管理手段４Ｂに登録する。

【０１２７】状況管理手段４Ｂは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、取得した状況は送信かどう
かを判断し（ステップＳ１０２）、ノーであるので、状
況を取得した回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要
求が登録されているかどうかを判断する（ステップＳ１
０５）。

【０１２８】ステップＳ１０５でイエスの場合、状況管
理手段４Ｂは、すでに状況取得用のサーバ間通信メール
が処理されて状況取得要求が登録されているため、サー
バ間通信メール送信手段５ＢにメールＩＤで使用されて
いるドメイン名の状況管理サーバに状況を返信すること
を要求する（ステップＳ１０７）。

【０１２９】サーバ間通信メール送信手段５Ｂは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、
回覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿
入し（ステップＳ２０６）、サーバ間通信メールを本社
Ａの状況管理サーバＡにメールアドレスｍ−ｓｅｖｅｒ
＠ｘｘ．ｃｏ．ｊｐとして送信する（ステップＳ２０
７）。

【０１３０】次に、状況管理手段４Ｂは、取得した状況
は送信かどうかを判断し（ステップＳ１０８）、ノーで
あるので、メールＩＤおよび状況を図９−１２の形式で
登録する（ステップＳ１０６）。

【０１３１】また、ステップＳ１０５でノーの場合、状
況管理手段４Ｂは、まだ状況取得要求が登録されていな
いので、メールＩＤおよび状況を図９−１２の形式で登
録する（ステップＳ１０６）。

【０１３２】この結果、状況が登録され、そのメールＩ
Ｄに対する回覧電子メールの状況取得要求が支社Ｂの状
況管理手段４Ｂに登録されている場合には、状況返信用
のサーバ間通信メールの本社Ａへの送信も行われる。

【０１３３】（１３） 以下同様にして、営業員ｄによ
る回覧電子メールの「開封」，「受理」も同じように行
われる。この結果、状況管理手段４Ｂに図９−１３の形
式でメールＩＤおよび状況が登録される。営業員ｄに関
する状況の変化も、それぞれ上記（１０）に述べたのと
同じ手順で、本社Ａのサーバ間通信メール受信手段６Ａ
および状況管理手段４ＡがメールＩＤおよび状況を図８
−１４の形式で登録する。

【０１３４】（１４） 次に、支社Ｂの営業員ｄから支
社Ｃの課長ｅに対して回覧電子メールを送信すると、支
社Ｂの回覧電子メール状況更新手段３Ｂは、電子メール
送信手段１ｃから回覧電子メールの送信の通知を受け
て、メールＩＤおよび「営業員ｄが課長ｅに送信」とい
う状況を状況管理手段４Ｂに伝える。

【０１３５】状況管理手段４Ｂは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、ノーであるので、状況は送信かどうかを判断
し（ステップＳ１０２）、イエスであるので、回覧電子
メールの送信先が他組織かどうかを判断し（ステップＳ
１０３）、イエスであるので、サーバ間通信メール送信
手段５Ｂに状況の取得を要求する（ステップＳ１０
４）。

【０１３６】サーバ間通信メール送信手段５Ｂは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、イエスであるので、状況取得
用のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０
２）、回覧電子メールの状況取得処理の記述をサーバ間
通信メールの本文に挿入し（ステップＳ２０３）、サー
バ間通信メールを回覧電子メールの送信先の支社Ｃの状
況管理サーバＣにメールアドレスｍ−ｓｅｖｅｒ＠ｚ
ｚ．ｃｏ．ｊｐとして送信する（ステップＳ２０４）。

【０１３７】次に、状況管理手段４Ｂは、状況を取得し
た回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要求が登録さ
れているかどうかを判断する（ステップＳ１０５）。

【０１３８】ステップＳ１０５でイエスの場合、状況管
理手段４Ｂは、すでに状況取得用のサーバ間通信メール
が処理されて状況取得要求が登録されているため、サー
バ間通信メール送信手段５ＢにメールＩＤで使用されて
いるドメイン名の状況管理サーバに状況を返信すること
を要求する（ステップＳ１０７）。

【０１３９】サーバ間通信メール送信手段５Ｂは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、
回覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿
入し（ステップＳ２０６）、サーバ間通信メールを本社
Ａの状況管理サーバＡにメールアドレスｍ−ｓｅｖｅｒ
＠ｘｘ．ｃｏ．ｊｐとして送信する（ステップＳ２０
７）。

【０１４０】次に、状況管理手段４Ｂは、取得した状況
は送信かどうかを判断し（ステップＳ１０８）、イエス
であるので、回覧電子メールの送信先が他組織かどうか
を判断し（ステップＳ１０９）、イエスであるので、回
覧電子メールが他組織に送信されてしまうと状況取得要
求は役目を終えるため、そのメールＩＤに対する状況取
得要求ＲＥＱＵＥＳＴを削除し（ステップＳ１１０）、
メールＩＤおよび状況をドメイン名ｚｚ．ｃｏ．ｊｐと
ともに図９−１５の形式で登録する（ステップＳ１０
６）。

【０１４１】一方、ステップＳ１０５でノーの場合、状
況管理手段４Ｂは、まだ状況取得要求が登録されていな
いので、メールＩＤおよび状況をドメイン名ｚｚ．ｃ
ｏ．ｊｐとともに図９−１５の形式で登録する（ステッ
プ１０６）。

【０１４２】この結果、支社Ｂの状況管理手段４Ｂに状
況が登録され、支社Ｃに対する状況取得用のサーバ間通
信メールの送信が行われ、そのメールＩＤに対する回覧
電子メールの状況取得要求が支社Ｂの状況管理手段４Ｂ
に登録されている場合には、本社Ａに対する状況返信用
のサーバ間通信メールの送信も行われる。

【０１４３】（１５） 次に、（１４）の手順で本社Ａ
に対して「営業員ｄから課長ｅへ送信」という状況を状
況返信用のサーバ間通信メールによって本社Ａの状況管
理サーバＡに対して返信する。

【０１４４】本社Ａの状況管理サーバＡでは、サーバ間
通信メール受信手段６Ａは、サーバ間通信メールを受信
すると（ステップＳ３０１）、状況取得用かどうかを判
断し（ステップＳ３０２）、ノーであるので、サーバ間
通信メールの本文を解析してメールＩＤおよび状況を取
得し（ステップＳ３０７）、メールＩＤおよび状況を状
況管理手段４Ａに伝える（ステップＳ３０８）。

【０１４５】状況管理手段４Ａは、取得した状況は他組
織から送られてきたものかどうかを判断し（ステップＳ
１０１）、イエスであるので、状況は送信かどうかを判
断し（ステップＳ１１１）、イエスであるので、回覧電
子メールの送信先は他組織かどうかを判断し（ステップ
Ｓ１１２）、イエスであるので、サーバ間通信メール送
信手段５Ａに状況の取得を要求する（ステップＳ１１
３）。

【０１４６】サーバ間通信メール送信手段５Ａは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、イエスであるので、状況取得
用のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０
２）、回覧電子メールの状況取得処理の記述をサーバ間
通信メールの本文に挿入し（ステップＳ２０３）、サー
バ間通信メールを支社Ｃの状況管理サーバＣにメールア
ドレスｍ−ｓｅｖｅｒ＠ｚｚ．ｃｏ．ｊｐとして送信す
る（ステップＳ２０４）。

【０１４７】次に、状況管理手段４Ａは、メールＩＤお
よび状況をドメイン名ｚｚ．ｃｏ．ｊｐとともに図８−
１６の形式で登録する（ステップＳ１０６）。

【０１４８】この結果、本社Ａの状況管理手段４Ａに状
況が登録され、支社Ｃに対する状況取得用のサーバ間通
信メールの送信も行われる。

【０１４９】（１６） 上記（１４），（１５）でそれ
ぞれ支社Ｂおよび本社Ａから送信された状況取得用のサ
ーバ間通信メールは、支社Ｃのサーバ間通信メール受信
手段６Ｃによってそれぞれ受信される。

【０１５０】サーバ間通信メール受信手段６Ｃは、サー
バ間通信メールを受信すると（ステップＳ３０１）、状
況取得用かどうかを判断し（ステップＳ３０２）、イエ
スであるので、サーバ間通信メールの本文を解析して状
況取得対象のメールＩＤを取得し（ステップＳ３０
３）、状況管理手段４ＣにこのメールＩＤを有する回覧
電子メールの状況が登録されているかどうかを判断する
（ステップＳ３０４）。

【０１５１】ステップＳ３０４でイエスの場合、すでに
回覧電子メールが先に着信して状況を登録しているの
で、サーバ間通信メール受信手段６Ｃは、サーバ間通信
メール送信手段５ＣにメールＩＤで使用されているドメ
イン名の状況管理サーバに状況を返信することを要求す
る（ステップＳ３０５）。

【０１５２】サーバ間通信メール送信手段５Ｃは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、
回覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿
入し（ステップＳ２０６）、サーバ間通信メールを本社
Ａおよび支社Ｂの状況管理サーバＡおよびＢにメールア
ドレスｍ−ｓｅｖｅｒ＠ｘｘ．ｃｏ．ｊｐおよびｍ−ｓ
ｅｖｅｒ＠ｙｙ．ｃｏ．ｊｐとして送信する（ステップ
Ｓ２０７）。

【０１５３】一方、ステップＳ３０４でノーの場合、サ
ーバ間通信メール受信手段６Ｃは、状況取得要求ＲＥＱ
ＥＳＴをドメイン名ｘｘ．ｃｏ．ｊｐおよびｙｙ．ｃ
ｏ．ｊｐとともに状況管理手段４Ｃに図１０−１７の形
式で登録する（ステップＳ３０６）。

【０１５４】この結果、支社Ｃの状況管理手段４Ｃに状
況が登録され、そのメールＩＤを有する回覧電子メール
の状況が状況管理手段４Ｃに登録されている場合には、
支社Ｂおよび本社Ａそれぞれに状況返信用のサーバ間通
信メールの送信も行われる。

【０１５５】（１７） 支社Ｂの営業員ｄから支社Ｃの
課長ｅに回覧メールが着信すると、回覧電子メール状況
更新手段３Ｃは、電子メール受信・編集手段２ｄから回
覧電子メールの着信の通知を受けて、メールＩＤおよび
「課長ｅで着信」という状況を状況管理手段４Ｃに伝え
る。

【０１５６】状況管理手段４Ｃは、取得した状況は他組
織からの送られてきたものかどうかを判断し（ステップ
Ｓ１０１）、ノーであるので、状況は送信かどうかを判
断し（ステップＳ１０２）、ノーであるので、状況を取
得した回覧電子メールのメールＩＤで状況取得要求が登
録されているかどうかを判断する（ステップＳ１０
５）。

【０１５７】ステップＳ１０５でイエスの場合、状況管
理手段４Ｃは、すでに状況取得用のサーバ間通信メール
が処理されて状況取得要求が登録されているため、サー
バ間通信メール送信手段５ＣにメールＩＤで使用されて
いるドメイン名の状況管理サーバに状況を返信すること
を要求する（ステップＳ１０７）。

【０１５８】サーバ間通信メール送信手段５Ｃは、回覧
電子メールの状況の取得を要求しているかどうかを判断
し（ステップＳ２０１）、ノーであるので、状況返信用
のサーバ間通信メールを作成し（ステップＳ２０５）、
回覧電子メールの状況をサーバ間通信メールの本文に挿
入し（ステップＳ２０６）、サーバ間送信用メールを本
社Ａの状況管理サーバＡおよび支社Ｂの状況管理サーバ
Ｂにメールアドレスｍ−ｓｅｖｅｒ＠ｘｘ．ｃｏ．ｊｐ
およびｍ−ｓｅｖｅｒ＠ｙｙ．ｃｏ．ｊｐとして送信す
る（ステップＳ２０７）。

【０１５９】次に、状況管理手段４Ｂは、取得した状況
は送信かどうかを判断し（ステップＳ１０８）、ノーで
あるので、メールＩＤおよび状況を登録する（ステップ
Ｓ１０６）。

【０１６０】また、ステップＳ１０５でノーの場合、状
況管理手段４Ｃは、まだ状況取得要求が登録されていな
いので、メールＩＤおよび状況を図１０−１８の形式で
登録する（ステップＳ１０６）。

【０１６１】この結果、状況が登録され、すでにそのメ
ールＩＤを有する回覧電子メールの状況取得要求が状況
管理手段４Ｃに登録されている場合には、状況返信用の
サーバ間通信メールの送信も行われる。

【０１６２】（１８） 上記（１７）と同様にして、課
長ｅによる回覧電子メールの「開封」，「受理」も行わ
れる。その結果、支社Ｃの状況管理手段４Ｃには、図１
０−１９の形式でメールＩＤおよび状況が登録される。
また、これら（着信，開封，受理）の状況を状況返信用
のサーバ間通信メールによって送信された本社Ａおよび
支社Ｂでも、上記（１０）の手順に従って、それぞれ図
８−２０および図９−２１の形式でメールＩＤおよび状
況が登録される。

【０１６３】（１９） 次に、支社Ｃ内で課長ｅから営
業員ｆに対して回覧電子メールが送信されると、上記
（１１）の手順と同様にして、支社Ｃの状況管理手段４
Ｃに図１０−２２の形式でメールＩＤおよび状況が登録
される。本社Ａおよび支社Ｂでは、その状況も上記（１
０）の手続きに従って、ぞれぞれ図８−２３および図９
−２４の形式で状況が登録される。

【０１６４】以下、営業員ｆにおいてもこれまでと同じ
手続きを繰り返し、この回覧電子メールがさらに他支社
に対して送信されても、上記と同じ処理を繰り返すこと
によって、回覧電子メールの逐次変化する状況をそれぞ
れの組織から確認することができる。

【０１６５】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の第１の効
果は、回覧電子メールの状況を管理する状況管理サーバ
を組織毎に置くことによって、回覧電子メールの状況を
確認することができることである。また、組織間をまた
がった回覧電子メールの回覧の場合には、状況管理サー
バ間の通信をサーバ間通信メールという手段を用いて行
うことにより、回覧電子メールの状況の相互交換を行え
るようにして、組織をまたがった回覧電子メールの状況
の管理を行うことができるということである。

【０１６６】第２の効果は、組織毎に状況管理サーバを
置いてマルチサーバにして、回覧電子メールの状況を管
理することで、１つの状況管理サーバで回覧範囲全てを
管理するよりも、他組織の利用者を管理することが容易
になるということである。

【０１６７】第３の効果は、状況管理サーバ間の通信に
サーバ間通信メールを用いることにより、通信を使った
状況確認に比して、通信先のクライアントマシンが確認
元のクライアントマシンと同期をとって動いている必要
がなくなりために運用上の制約がなくなるとともに、環
境によってはレスポンスや通信可能な範囲でしか状況を
確認することができないなどの問題も回避することがで
きることである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の回覧電子メールの状況管理方式の構成
を示すブロック図である。

【図２】本発明の回覧電子メールの状況管理方式で用い
られるメールＩＤの例を示す図である。

【図３】本発明の一実施の形態に係る回覧電子メールの
状況管理方式の構成を示すブロック図である。

【図４】図１中の状況管理手段の処理を示すフローチャ
ートである。

【図５】図１中のサーバ間通信メール送信手段の処理を
示すフローチャートである。

【図６】図１中のサーバ間通信メール受信手段の処理を
示すフローチャートである。

【図７】本発明の回覧電子メールの状況管理方式が適用
された実施例を説明する図である。

【図８】図７中の本社Ａの状況管理サーバの状況管理手
段での状況登録例を示す図である。

【図９】図７中の支社Ｂの状況管理サーバの状況管理手
段での状況登録例を示す図である。

【図１０】図７中の支社Ｃの状況管理サーバの状況管理
手段での状況登録例を示す図である。

【符号の説明】

１，１ａ，１ｂ，１ｃ 電子メール送信手段 ２，２ｂ，２ｃ，２ｄ 電子メール受信・編集手段 ３，３Ａ，３Ｂ，３Ｃ 回覧電子メール状況更新手段 ４，４Ａ，４Ｂ，４Ｃ 状況管理手段 ５，５Ａ，５Ｂ，５Ｃ サーバ間通信メール送信手段 ６，６Ａ，６Ｂ，６Ｃ サーバ間通信メール受信手段 Ａ，Ｂ，Ｃ 状況管理サーバ（組織）

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メールを送信する電子メール送信手
   段と、電子メールを着信および操作する電子メール受信
   ・編集手段とを有するクライアントが各組織毎にネット
   ワークに接続されている電子メールシステムにおいて、 各組織毎に、回覧電子メールの状況の変化を更新する回
   覧電子メール状況更新手段と、回覧電子メールの状況を
   管理する状況管理手段と、他組織に状況取得要求を送信
   したり状況を返信したりするためのサーバ間通信メール
   を送信するサーバ間通信メール送信手段と、他組織から
   状況取得要求を受信したり状況を受信したりするための
   サーバ間通信メールを受信するサーバ間通信メール受信
   手段とを備える状況管理サーバを設け、 電子メールが組織間をまたがって回覧される場合には、
   送信元の組織で状況の管理を行っている状況管理サーバ
   と、送信先の組織で状況の管理を行っている状況管理サ
   ーバとがサーバ間通信メールを用いてサーバ間通信を行
   うことにより回覧電子メールの状況の相互交換を行い、
   組織間をまたがった回覧電子メールの詳細な状況を自動
   管理することを特徴とする回覧電子メールの状況管理方
   式。
2. 【請求項２】 前記電子メール送信手段が、回覧電子メ
   ールを最初に送信するときに、作成時の時間と作成時の
   組織のドメイン名とからなるメールＩＤを付与する請求
   項１記載の回覧電子メールの状況管理方式。
3. 【請求項３】 前記状況管理サーバが、サーバ間通信メ
   ールを送信および受信するために各組織で固定のユーザ
   名を有するサーバ間通信メール専用ユーザを用意する請
   求項１記載の回覧電子メールの状況管理方式。