JPH10187841A

JPH10187841A - ワークフローシステム

Info

Publication number: JPH10187841A
Application number: JP9287504A
Authority: JP
Inventors: Hisakatsu Arai; 寿勝荒井; Manabu Sato; 学佐藤
Original assignee: Nippon Steel Corp
Current assignee: Nippon Steel Corp
Priority date: 1996-10-22
Filing date: 1997-10-21
Publication date: 1998-07-21

Abstract

(57)【要約】【課題】ＩＳＯ規格に準拠した仕様で文書を管理する
ことができるワークフローシステムを提供する。【解決手段】第一記憶部３０には、ワークフローに従
って作成された文書が版毎に記憶されている。第二記憶
部４０は、各文書毎に、それを配信すべき文書配信先
と、その文書配信先のうち「参考」を付して文書を配信
すべき参考配信先とを記したリストを記憶する。第一情
報追加手段２６は、担当者に文書を配信すべき旨の指示
を受けたとき、第二記憶部４０のリストに基づいてその
担当者が「参考」を付して文書を配信すべき者であると
判断すると、文書に「参考」を表すキャラクター情報を
追加する。また、第二情報追加手段２７は、文書を配信
すべき旨の指示を受けたとき、文書がＩＳＯ規格に準拠
したものであり、且つ旧版のものであると判断すると、
文書に「void」を表すキャラクター情報を追加する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えば一つの会社
内において複数の部門にまたがる複数の担当者の間で、
コンピュータ端末を利用して所定の順序でデータを受け
渡し、業務処理を実行させるワークフローシステムに関
するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来より、例えば会社などの組織内で、
多数の担当者に文書、図面、各種データ等を確実に回覧
あるいは処理する必要がある場合に、その文書等そのも
のを担当者同士で直接受け渡しをするのではなく、ワー
プロなどで電子的なデータを作成し、これをコンピュー
タネットワークを利用して転送することによって、複数
の担当者の間を経由させて、所定の業務処理を行わせる
ワークフローシステムが実用化されている。かかるワー
クフローシステムでは、例えば複数の担当者に文書を送
る場合、予め、処理対象の案件の内容に応じて、送るべ
き担当者及び各担当者に送る順序を決めておき、その順
序に従ってデータが転送される。各担当者の業務処理が
終了すると、その後のデータの受け渡しについてはシス
テムが自動的に判断し、それを行う。これにより、作業
と作業との間の繋ぎを自動化し、書類の受け渡しや作業
の引き継ぎに要する無駄な時間を排除することができ
る。また、このシステムでは、業務処理の進捗状況を管
理する機能を有し、現在どこまで業務処理が終了したの
かを各案件毎に管理することができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、ＩＳＯ（国
際標準化機構）は、その９０００シリーズの規格の中
で、文書管理の分野での標準を設定している。かかるＩ
ＳＯ規格では、たとえば、文書を特定の相手以外に配付
する際には、文書が参考文書である旨を明確にするため
の文字、例えば「参考」等をその文書の各ページに付す
ようにするべきあるとされている。また、文書の版が更
新されたときに、旧版の文書を配付する際には、文書が
廃止されたものである旨を明確にするための文字、例え
ば「void」等をその旧版の文書の各ページに付すように
するべきであるとされている。これは、たとえば製造工
場において作業標準書を用いて作業をする場合、旧版の
作業標準書を最新版のものと間違って使用してしまうの
を防ぐためである。しかしながら、従来のワークフロー
システムでは、ワークフローに従って作成された文書を
かかるＩＳＯ規格に従って取り扱うとすると、文書を一
度出力し、その出力した文書に人間が手で「参考」や
「void」等の印鑑を押さなければならず、手間がかかる
という問題があった。

【０００４】本発明は上記事情に基づいてなされたもの
であり、ＩＳＯ規格に準拠した仕様で文書を管理するこ
とができるワークフローシステムを提供することを目的
とするものである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めの請求項１記載の発明は、複数のコンピュータ端末が
接続されたネットワークを有し、業務処理の流れを定め
たワークフローに従って、前記ネットワークを介して複
数の担当者の間でデータを受け渡し、業務処理を実行さ
せるワークフローシステムにおいて、前記ワークフロー
に従って作成された文書を記憶する第一記憶手段と、前
記文書を配信すべき担当者を特定した配信先情報を記憶
する第二記憶手段と、担当者に文書を配信すべき旨の指
示を受けた場合、その担当者が前記第二記憶部に記憶さ
れた前記配信先情報で特定された者でないときに、前記
文書がその担当者によって処理されるべき文書ではない
ことを示す情報を前記文書に追加する情報追加手段と、
前記情報追加手段で処理された文書を前記担当者に送信
する管理手段と、を具備することを特徴とするものであ
る。

【０００６】また、上記の目的を達成するための請求項
５記載の発明は、複数のコンピュータ端末が接続された
ネットワークを有し、業務処理の流れを定めたワークフ
ローに従って、前記ネットワークを介して複数の担当者
の間でデータを受け渡し、業務処理を実行させるワーク
フローシステムにおいて、前記ワークフローに従って作
成された文書を版毎に記憶する記憶手段と、担当者に文
書を配信すべき旨の指示を受けた場合、その文書が旧版
のものであるときに、旧版であることを示す情報を前記
文書に追加する情報追加手段と、前記情報追加手段で処
理された文書を前記担当者に送信する管理手段と、を具
備することを特徴とするものである。

【０００７】請求項１記載の発明では、文書を配信すべ
き担当者を特定した配信先情報を記憶する第二記憶手段
と、担当者が配信先情報で特定された者でないときに、
文書がその担当者によって処理されるべき文書ではない
ことを示す情報、例えば、「uncontrolled and/or cop
y」又は「参考」、「参考資料」、「参考図」、「資
料」若しくはそれに相当する文字を表す情報を文書に追
加する情報追加手段とを設けたことにより、文書を特定
の相手以外に配信する際には、文書が参考文書である旨
を明確にするための「参考」等の文字をその文書の各ペ
ージに自動的に追加することができるので、ＩＳＯ規格
に準拠した仕様で文書を確実に管理することができる。

【０００８】また、請求項５記載の発明では、ワークフ
ローに従って作成された文書を版毎に記憶する記憶手段
と、文書が旧版のものであるときに、旧版であることを
示す情報、例えば、「invalid and/or obsolete docume
nts 」若しくは「void」若しくは「無効及び／又は廃止
文書」若しくはそれに相当する文字を表す情報を文書に
追加する情報追加手段とを設けたことにより、旧版の文
書を配信する際には、文書が廃止されたものである旨を
明確にするための「void」等の文字をその旧版の文書の
各ページに自動的に追加することができるので、ＩＳＯ
規格に準拠した仕様で文書を確実に管理することができ
る。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下に本発明の一実施形態につい
て図面を参照して説明する。図１（ａ）は本発明の一実
施形態であるワークフローシステムの概略システム構成
図、図１（ｂ）はそのワークフローシステムにおいて各
部門におけるデータ処理の流れの一例を示す概略図、図
２はそのワークフローシステムのサーバの概略構成図で
ある。本実施形態では、一の会社内において複数の部門
にまたがる複数の担当者の間で文書データを受け渡し、
サイン・決裁等の業務処理を実行する場合について考え
る。

【００１０】かかるワークフローシステムは、図１に示
すように、複数のコンピュータ端末１０ａ₁，１０
ａ₂，・・・，１０ｂ₁，１０ｂ₂，・・・，１０ｃ₁，１
０ｃ₂，・・・と、サーバ２０と、第一記憶部３０と、第
二記憶部４０とを備えるものである。サーバ２０は複数
のコンピュータ端末１０ａ₁，・・・，１０ｂ₁，・・・，
１０ｃ₁，・・・と接続され、ネットワークが構築されて
いる。複数のコンピュータ端末１０ａ₁，・・・，１０ｂ
₁，・・・，１０ｃ₁，・・・は、所定の業務を行う各部門
に配置されている。例えば、図１に示すように、コンピ
ュータ端末１０ａ₁，１０ａ₂，・・・を設計部門Ａに、
コンピュータ端末１０ｂ₁，１０ｂ₂，・・・を製造部門
Ｂに、コンピュータ端末１０ｃ₁，１０ｃ₂，・・・を購
買部門Ｃに配置している。

【００１１】各担当者は、自己の部門にある所定のコン
ピュータ端末を用いて、自己のＩＤ番号を入力し、新た
に文書を作成したり、自己宛に送られた文書を画面上に
表示して所定の処理を行う。本実施形態では、図１
（ｂ）に示すように、各部門毎に、各担当者が業務処理
を実行し、その後、他の担当者にデータを受け渡してい
く。ここで、図１（ｂ）において、丸印はセル、すなわ
ちその時点での処理を表し、矢印はノード、すなわち処
理間の繋がりを表す。また、各部門間でのデータのやり
取りは、後述するポストオフィス、すなわちサブワーク
フロー間インターフェース定義部２３を介して行われ
る。

【００１２】各担当者には、実体的な文書データが送ら
れるのではなく、例えばジョブ名（業務処理識別子）、
ジョブタイプ情報、宛先名、ステータス情報、オブジェ
クト情報等を含んだデータが送られる。文書データは例
えば第一記憶部３０に記憶されており、これらはサーバ
２０によって管理されている。コンピュータ端末間で
は、文書データのアドレスが送られているだけであり、
業務処理において必要な文書データが第一記憶部３０か
ら読み出され、担当者にとっては、自分のコンピュータ
端末があたかも文書データを持っているかのように見え
る。また、ネットワークを介して各コンピュータ端末間
でやり取りされるデータに含まれる情報のうち、ジョブ
名とは、ある処理対象の案件が発生したときに、その案
件に付けられる通し番号のことである。一般に、企業で
はこの番号を付与する一定のルールを持っている。この
ため、かかる番号によってその案件をどの部門に受け渡
す必要があるかを知ることができる。ジョブタイプ情報
は、それぞれの部門において案件の内容を表すものであ
る。このジョブタイプ情報によって、その部門内でどの
担当者にどういう順序でデータを受け渡すかというルー
トを識別することが可能となる。宛先名は、そのデータ
を送る先の部門を示したものである。ステータス情報
は、業務処理が正常に行われたか否かを示すものであ
り、オブジェクト情報は、その文書に含まれている添付
資料等を示すものである。

【００１３】サーバ２０は、図２に示すように、主ワー
クフロー定義部２１と、サブワークフロー定義部２２
と、ポストオフィス２３と、全体管理部２４と、部門管
理部２５と、第一情報追加手段２６と、第二情報追加手
段２７とを備えるものである。主ワークフロー定義部２
１は、各業務毎にあるいは業務内容に応じて、どの部門
を通過して業務処理を行うかを定める主ワークフローを
定義するものであり、サブワークフロー定義部２２は、
各業務の部門内の業務処理の流れを定めるサブワークフ
ローを定義するものである。主ワークフローとサブワー
クフローは、第一記憶部３０に記憶される。尚、各定義
部２１，２２、ポストオフィス２３、各管理部２４，２
５は第一記憶部３０に記憶するようにし、実行時に、サ
ーバ２０に読み出してもよい。

【００１４】本実施形態では、ポストオフィス、すなわ
ちサブワークフロー間インターフェース定義部２３を部
門毎に設けている。かかるポストオフィス２３は、いわ
ば入出力インターフェースのようなもので、部門間でデ
ータを受け渡す際の通過門の役割を果たすデータ記憶部
である。ポストオフィス２３は、図３に示すように、各
部門毎に一つのポストオフィスが設けられ、それぞれの
ポストオフィスは複数の子ポストオフィスを有する。

【００１５】子ポストオフィス２３ａ₁，２３ａ₂，・・
・，２３ｂ₁，２３ｂ₂，・・・に記憶されるデータに
は、子ポストオフィス２３ａ₁，２３ａ₂，・・・，２３
ｂ₁，２３ｂ₂，・・・毎に、ジョブ名、ステータス、デ
ータまたはオブジェクトのポインタが含まれる。子ポス
トオフィス２３ａ₁，２３ａ₂，・・・，２３ｂ₁，２３
ｂ₂，・・・はジョブ毎に入力側用と出力側用の二種類あ
り、子ポストオフィス２３ａ₁，２３ａ₃，・・・，２３
ｂ₁，２３ｂ₃，・・・は入力側用の子ポストオフィスで
あり、子ポストオフィス２３ａ₂，２３ａ₄，・・・，２
３ｂ₂，２３ｂ₄，・・・は出力側用の子ポストオフィス
となっている。子ポストオフィス２３ａ₁と子ポストオ
フィス２３ａ₂、子ポストオフィス２３ａ₃と子ポスト
オフィス２３ａ₄、子ポストオフィス２３ｂ₁と子ポス
トオフィス２３ｂ₂、子ポストオフィス２３ｂ₃と子ポ
ストオフィス２３ｂ₄は、それぞれ組になっており、同
じジョブ名が付してある。

【００１６】ステータスは、処理が終了したことを示す
「終了」、まだ処理されていない、その部門が受信して
いないことを示す「未処理」、処理を行っていることを
示す「処理中」の三つの状態を含み得る。また、データ
またはオブジェクトのポインタは、処理される対象を示
すものであって複数あってもよい。尚、ポストオフィス
２３は、ある一つのジョブにつきポストオフィスが一つ
設けられ、各ポストオフィスがそのジョブのフローに定
義されている部門毎に子ポストオフィスを有してもよ
い。

【００１７】また、全体管理部２４は、主ワークフロー
に従ってポストオフィス間でのデータの受け渡しを行う
ものである。部門管理部２５は、サブワークフローに従
って担当者間でのデータの受け渡しを行うものである。
第一記憶部３０には、データ、主ワークフロー、サブワ
ークフロー等が記憶されている。主ワークフローは、デ
ータに含まれるジョブ名に応じて、部門間でのデータの
受け渡し順序を定めたものである。ワークフローの例を
図４に示す。例えば、ジョブ名がＮ₁である場合には、
部門間でのデータの受け渡し順序を、設計部門Ａ→製造
部門Ｂ→購買部門Ｃと指定している。ジョブ名がＮ₂で
ある場合には、設計部門Ａ→購買部門Ｃ→製造部門Ｂと
指定している。また、ジョブ名がＮ₃である場合には、
設計部門Ａ→購買部門Ｃと指定しており、ジョブ名がＮ
₄である場合には、設計部門Ａ→製造部門Ｂと指定して
いる。

【００１８】また、サブワークフローは、各部門毎に、
ジョブタイプ情報に応じて、部門内でのデータをどのよ
うな順序で担当者に送り、処理するかを定めたものであ
る。サブワークフローの例を図５に示す。例えば、設計
部門Ａにおいては、新たな設計を行うという内容を表す
ジョブタイプ情報ｔ_a1に対してはルートａ₁が指定さ
れ、設計を変更するという内容を表すジョブタイプ情報
ｔ_a2に対してはルートａ ₂が指定される。製造部門Ｂに
おいては、試験的生産を行うという内容を表すジョブタ
イプ情報ｔ_b1に対してはルートｂ₁が指定される。量産
を行うという内容を表すジョブタイプ情報ｔ_b2に対して
はルートｂ₂が指定され、受注生産を行うという内容を
表すジョブタイプ情報ｔ_b3に対してはルートｂ₃が指定
される。また、購買部門Ｃにおいては、リースという内
容を表すジョブタイプ情報ｔ_c1に対してはルートｃ₁が
指定され、買い取りという内容を表すジョブタイプ情報
ｔ_c2に対してはルートｃ₂が指定され、立替えという内
容を表すジョブタイプ情報ｔ _c3に対してはルートｃ₃が
指定される。

【００１９】また、サブワークフローには、それぞれの
部門において、その部門の管理者にデータを送るという
ルートａ₀，ｂ₀，ｃ₀がある。例えばルートａ₀が選
択されたときには、その部門Ａの管理者は、データが送
られてきたときに、自己の部門内でどの担当者に業務処
理を行わせるのかを決定する業務処理を行うことにな
る。この場合、管理者は、新たにルートを定めてもよい
し、また、すでに定められている他のルートａ₁，
ａ₂，・・・の中から選択するようにしてもよい。このよ
うにサブワークフローの中に管理者にデータを渡すルー
トを設けたのは、次の理由による。第一に各部門での意
思を尊重するためである。第二に、新たな案件が発生し
た時点で、すべての部門についてどのルートを通すかを
選択するとすると、通常、最初の業務処理を行った人
は、自己の部門についてはどのルートを通ればよいかよ
く知っているが、他の部門についてはその内情を知らな
いのが普通であるからである。尚、管理者にデータを送
るというルートａ₀，ｂ₀，ｃ₀は、所定のジョブタイ
プ情報ｔ_a0，ｔ_b0，ｔ_c0によって選択されるが、いずれ
のジョブタイプ情報も指定しなかった場合にも選択され
るようにしている。

【００２０】サーバ２０は、部門間では、主ワークフロ
ーに従ってデータを受け渡し、各部門内では、サブワー
クフローに従ってデータを各担当者に受け渡していく。
担当者は自己の業務処理を終了したときは、その旨のコ
マンドを入力さえすれば、何らの指示を与えなくとも、
サーバ２０がその業務処理が終了したことを判断し、次
の担当者にデータを受け渡す。また、サーバ２０は、業
務処理の進捗状況を管理する機能を有し、現在どこまで
業務処理が終了したのかを各案件毎に管理することがで
きる。

【００２１】また、本実施形態では、ワークフローに従
って作成された文書を、ＩＳＯ９０００シリーズの規格
に準拠した仕様で管理することができる。すなわち、文
書を特定の相手以外に配信する際には、文書がその者に
よって処理されるべきものではなく、参考文書である旨
を明確にするための文字を当該文書に追加することがで
きると共に、文書の版が更新された場合、旧版の文書を
配信する際には、文書が廃止されたものである旨を明確
にするための文字をその旧版の文書に追加することがで
きる。ここで、文書が参考文書である旨を明確にするた
めの文字としては、「uncontrolled and/or copy」また
は「参考」、「参考資料」、「参考図」、「資料」もし
くはそれに相当する文字（以下、これらの文字を単に
「参考」とも称する。）を用いる。また、文書が廃止さ
れたものである旨を明確にするための文字としては、
「invalid and/or obsolete documents 」もしくは「vo
id」もくしは「無効及び／又は廃止文書」もしくはそれ
に相当する文字（以下、これらの文字を単に「void」と
も称する。）を用いる。

【００２２】これらの処理の対象となる文書は、主ワー
クフロー及びサブワークフロー（以下、単に「ワークフ
ロー」とも称する。）に従って最終的に作成された文書
だけでなく、作成中であるが、所定の承認決裁を受けた
文書であってもよい。この承認決裁により、その文書の
内容を開示してもよいことになるからである。また、
「void」を追加する処理については、ＩＳＯ規格に準拠
した文書のみを対象とする。これは、ワークフローでは
いろいろな文書を扱うので、各文書毎に異なる取り扱い
ができるようにするためである。本実施形態では、ワー
クフローを定義する際に、ワークフローの方に、ＩＳＯ
規格に準拠した文書を作成するものである旨の情報を付
与している。これにより、文書が作成されたワークフロ
ーに基づいて、その文書がＩＳＯ規格に準拠したもので
あるかどうかを判断できる。尚、文書の方に、その属性
としてＩＳＯ規格に準拠したものである旨の情報を付け
加えるようにしてもよい。

【００２３】ワークフローに従って作成された文書は、
例えば第一記憶部３０に記憶され、その後、作業上その
文書を必要とする相手に配信されることになる。この文
書の送信は部門管理部２５が行う。第二記憶部４０は、
各文書毎に、それを配信すべき文書配信先と、その文書
配信先のうち「参考」を付して文書を配信すべき参考配
信先とを記したリストを記憶するものである。文書配信
先に指定されていない相手には、必ず「参考」を付して
文書を配信しなければならない。図１２に第二記憶部４
０に記憶されたリストの一例を示す。例えば、文書番号
１の文書は、Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅの五人に配信すべきも
のであり、これら以外の者にその文書を配信するときは
「参考」を付さなければならない。また、文書配信先リ
ストに載っている者であっても、Ｄ，Ｅには、「参考」
を付してその文書を配信しなければならない。Ａ，Ｂ，
Ｃには、文書を配信する際に「参考」を付す必要はな
い。尚、文書配信先に指定されていない相手には、文書
を配信しないようにしてもよい。

【００２４】第一情報追加手段２６は、担当者に文書を
配信すべき旨の指示を受けたときに、第二記憶部４０に
記憶されたリストに基づいてその担当者が「参考」を付
して文書を配信すべき者であるかどうかを判断する。こ
の判断にあたっては、例えば、担当者から入力されたＩ
Ｄ番号を用いる。そして、その担当者が「参考」を付し
て文書を配信すべき者であると判断すると、その文書に
「参考」を表すキャラクター情報を追加する。また、第
二情報追加手段２７は、文書を配信すべき旨の指示を受
けた場合、その文書がＩＳＯ規格に準拠したものであ
り、且つ旧版の文書であるときに、その文書に「void」
を表すキャラクター情報を追加するものである。ここ
で、本実施形態では、バージョン（version ）とリビジ
ョン（revision）とにより文書の版管理をしている。バ
ージョンは文書を更新作成するとアップし、一方、リビ
ジョンは文書が承認決裁を受けたときにアップする。第
二情報追加手段２７は、バージョンとリビジョンとに基
づいて文書が旧版であるかどうかを判断する。

【００２５】尚、かかる文書を当該ワークフローシステ
ム以外の外部に出力する場合、例えばディスプレイ表
示、プリントアウト、フロッピーアウト、ダウンロード
等をする場合にも、第一情報追加手段２６及び第二情報
追加手段２７は、その文書に「参考」、「void」を表す
情報を追加する。特に、かかる場合、第一情報追加手段
２６は、第二記憶部４０のリストにおいて、「参考」を
付す必要がない者と指定されている者に対しても、「参
考」を表す情報を追加する。文書が他に流出して悪用さ
れることがないように参考であることを明確に表示する
ためである。

【００２６】次に、本実施形態のワークフローシステム
の動作について説明する。図６はデータ処理の流れを示
す図である。いま、ある処理対象の案件が発生し、設計
部門Ａの担当者Ｘ₀は、自己専用のコンピュータ端末１
０ａ₁を用い、自分のＩＤ番号を入力して新たな案件に
関する文書を作成したとする。このとき、文書作成の段
階でジョブ名が決められる。このジョブ名が選ばれた時
点で、主ワークフロー、すなわちデータが各部門間をど
のような順序で流れていくかが定まる。ここでは、設計
部門Ａ→製造部門Ｂ→購買部門Ｃという主ワークフロー
が選択されたとする。また、担当者Ｘ₀は、案件の内容
から予め他の部門におけるデータの受け渡しのルートが
分かっていれば、ジョブタイプ情報を定めることにして
もよい。具体的には、担当者Ｘ₀が、この案件の内容
が、例えば、設計変更して試作しなければならないもの
であり、これをリースするという内容であることを知っ
ている場合には、ジョブタイプ情報ｔ_a2，ｔ_b1，ｔ_c1を
指定して、設計部門Ａでのルートをａ₂、製造部門Ｂで
のルートをｂ₁、販売部門Ｃでのルートをｃ₁と選択す
ることができる。ここでは、担当者Ｘ₀はジョブタイプ
情報をｔ_a2，ｔ_b1，ｔ_c1と定めたものとする。

【００２７】新たな文書の作成作業が終了し、担当者Ｘ
₀は、業務処理が終了した旨のコマンドを入力すると、
サーバ２０は、その文書データからジョブ名及びジョブ
タイプ情報等を抽出する。そして、ジョブタイプ情報ｔ
_a2に基づいて、記憶部３０から所定のサブワークフロー
を読み出し、ルートａ₂に従って、設計部門Ａの次の担
当者Ｘ₁にデータを渡す。担当者Ｘ₁は、自己専用のコ
ンピュータ端末１０ａ ₂から自分のＩＤ番号を入力し、
送られたデータについて所定の業務処理を実行する。サ
ーバ２０は、かかる業務処理を監視し、処理が終了した
旨のコマンドが入力されると、ルートａ₂に従って次の
担当者Ｘ₂にデータを渡す。このように、設計部門Ａ内
でデータが各担当者にルートａ₂に従って受け渡され、
図６に示すように、業務処理が次々と実行されていく。

【００２８】設計部門Ａにおいて、最後の担当者が所定
の業務処理を終了すると、出力側の子ポストオフィス２
３ａ₂のデータは、製造部門Ｂに送られる。そして、入
力側の子ポストオフィス２３ｂ₁は、ジョブ名を確認す
ると共に、宛先名が自己の部門宛であるかどうかを確認
する。次に、かかる確認の結果、異常がないかどうかを
判断する。異常があれば、データを、例えば、一つ前の
部門Ａにおける最後の担当者、又はサーバ２０に戻す。
一方、異常がなければ、ジョブタイプ情報に基づいて、
製造部門Ｂについてのサブワークフローを読み出して部
門管理部２５に実行させる。こうして、製造部門Ｂ内
で、ルートｂ₁に従って各担当者にデータが受け渡さ
れ、図６に示すように、業務処理が次々と実行されてい
く。その後、同様の処理が行われ、主ワークフローに従
ってデータは製造部門Ｂから購買部門Ｃに送られてい
く。

【００２９】ここで、さらに具体的に、ワークフロー上
のジョブの流れを図７、図８、図９、図１０及び図１１
を用いて説明する。図７はあるジョブの全体の流れを示
す図である。このフローにおけるジョブは、第一部門と
第二部門の二つの部門にて処理が行われるものとする。
図８は管理者がジョブを処理したときの処理を説明する
ための図である。図９は部門管理部の処理を示す図であ
る。図１０及び図１１は全体管理部の処理内容を示す図
である。

【００３０】まず、図７において、ジョブが発生すると
ジョブ番号を採番する（Step200 ）。この採番は自動で
行うようにしてもよいし、人が決定して入力するように
してもよい。採番されたジョブ番号毎に、どの部門をあ
るいはどの担当者にどの順序でジョブが処理されていく
のかが定義される主ワークフローが決定され、以降全体
管理部２４によりその主ワークフローが実行される（St
ep202 ）。

【００３１】この主ワークフローによれば、まず、第一
部門においてジョブが処理される。第一部門のポストオ
フィスにある本ジョブにおける子ポストオフィスは、ジ
ョブがきたことを受信すると（Step204 ）、部門管理部
２５は、このジョブが第一部門の管理者へ送るべきもの
かを判断する（Step206 ）。すでに、第一部門でのサブ
ワークフローが定義されていれば、第一部門の管理者へ
送信することなく第一部門のサブワークフローが実行さ
れる（Step208 ）。この子ポストオフィスは、各部門の
通過門のようなもので、概念的に存在するものである
が、部門管理部２５は、子ポストオフィスでデータが受
信されると、サブワークフローを実行し（Step208 ）、
最後のセルの処理が終わると、所定の子ポストオフィス
にデータが送信され、サブワークフロー処理を終了する
（Step210 ）。ここで、本ジョブの第一部門でのサブワ
ークフローが定義されていない場合には、管理者へ送ら
れる（Step214 ）。

【００３２】管理者が、本ジョブを受信した場合の処理
について図８を用いて説明する。図８において、ジョブ
を受信した管理者は、そのジョブがどのような内容で、
自分の部門においてどの担当者によって処理すべきもの
かを判断し、サブワークフローを作成することができる
（Step216 ）。図８ののように、管理者は、本ジョブ
をＡ室長→Ｂ係長→Ｃ担当→Ｂ係長という順序で行うよ
うにサブワークフローを作成し、実行する（Step208
）。子ポストオフィスは、サブワークフローが終了し
たことを認識し、主ワークフローで定義された次の部門
へ必要なデータを送信する（Step212 ）。また、のよ
うに、管理者は、受信したジョブを自分自身で処理をす
るというサブワークフローを作成して実行してもよい。
さらに、のように受信したジョブを、Ａ室長→Ｂ係長
→Ｃ担当（Ｄ担当経由）→Ａ室長→管理者という順序で
行うようにサブワークフローを作成し、実行してもよ
い。

【００３３】このように、主ワークフローでは、どの部
門をどのような順序で処理を行うのかは定義されていて
も、それぞれの部門では、どういった処理をするかとい
うサブワークフローが定義されていない場合でも、その
部門の管理者によって部門内のサブワークフローを、主
ワークフローに関係なく定義することができる。あらか
じめ定義されていたサブワークフローあるいは、管理者
が定義したサブワークフローに基づいてすべての処理が
行われる（Step210 ）。

【００３４】サブワークフローが実行され、終了すると
きの処理として、部門管理部２５は、図９に示すように
サブワークフローの全てのセルの処理が終了したか否か
を監視し（Step12）、終了したときには内部的にそのサ
ブワークフローのステータスを「終了」にすると共に、
子ポストオフィス２３ａ₂，２３ｂ₂等のステータスを
「処理中」から「終了」に変更する。子ポストオフィス
のステータスを変更するのは、全体管理部２４でもよ
く、部門管理部２５の内部的なサブワークフローの「ス
テータス」をみて子ポストオフィスのステータスを変更
してもよい。

【００３５】一方、全体管理部２４は、図１０に示すよ
うに子ポストオフィスのステータスを監視する。そのス
テータスは、図３におけるステータスであり、それが
「終了」になると（Step22）、それが主ワークフロー中
の最後のサブワークフローであるかを判断し（Step2
3）、最後であればｅｎｄとなる。最後でなければ次の
ポストオフィス２３ｂ₁等に、ジョブ名、データまたは
オブジェクトのポインタを渡す（Step24）。そして次の
サブワークフローの起動処理を行う（Step25）。この起
動は、直接その次のサブワークフローを起動するように
してもよいが、ここでは、次の子ポストオフィス２３ｂ
₁に上述のデータが渡されると、図１１に示すような処
理を行うようにしている。

【００３６】図１１では、全体管理部２４は、サブワー
クフローの終了を監視しており、それが「終了」である
と（Step31）、次のサブワークフローについての子ポス
トオフィス２３ｂ₁のステータスを「未処理」から「処
理中」に変更し（Step32）、それからサブワークフロー
の起動、すなわちサブワークフロー内の最初のセルを実
行させる（Step33）。

【００３７】全体管理部２４は、第一部門の子ポストオ
フィスから、主ワークフローに従って、次部門である第
二部門の子ポストオフィスへ第一部門におけるデータ、
すなわちジョブ名、データまたはオブジェクトのポイン
タの内容を送信する（Step212 ）。このデータの送信に
より、次部門である第二部門はジョブがきたことを受信
する（Step218 ）。第二部門においても、上述したよう
に、本ジョブが管理者へ送るべきものかどうかを認識し
（Step220 ）、管理者へ送るべきジョブであれば、管理
者が受信した後（Step228 ）、サブワークフローを作成
し（Step230 ）、実行する（Step222 ）。また、あらか
じめ第二部門のサブワークフローが定義されていれば、
そのサブワークフローを実行する（Step222 ）。本実施
形態によれば、第二部門のサブワークフローが終了し
（Step224 ）、主ワークフローが終了する。第二部門の
ポストオフィスの本ジョブに対する子ポストオフィス
は、主ワークフローが終了したことを認識して（Step22
6 ）、ジョブが終了する。

【００３８】尚、ジョブに応じて、処理を行う部門数は
異なる。本実施形態では、二つの部門によって処理を行
うという主ワークフローが定義されていたが、これに限
定されることはなく、いくつの部門があってもよい。但
し、主ワークフローによって定義された最後に処理を行
う部門の子ポストオフィスが主ワークフローを終了した
ことを認識することによって、ジョブが完了する。

【００３９】尚、図１、図６に示すように、各部門の入
るところ２３ａ₁，２３ｂ₁等と、出るところ２３
ａ₂，２３ｂ₂等にそれぞれ子ポストオフィスを設けて
いるが、上述したように前のサブワークフローが終了す
ると、直接次のサブワークフローを起動するようにすれ
ば、上述した本実施形態での入るところの子ポストオフ
ィスを省略することもできる。また、各サブワークフロ
ー毎に一つのインターフェースとして、ポストオフィス
を定義することができる。

【００４０】次に、「参考」を付して文書を配信する際
のワークフローシステムの動作について説明する。通常
は、ワークフロー上で作業されていれば、各セルで処理
が終了すると、ワークフローで決められた手順で次の担
当者のセルに作業指示がなされる。そのとき、送るべき
文書があればその文書も自動的に配信される。具体的に
は、例えば担当者甲が、所定の処理について終了の指示
をすると、そこで作成された文書Ｘが自動的に次の担当
者乙に配信される。

【００４１】配信は、第二記憶部４０に記憶されたリス
トに基づいて自動的になされる。例えば図１２に示すよ
うに、文書１であれば、文書配信先として、Ａ，Ｂ，
Ｃ，Ｄ，Ｅに配付される。しかし、Ｄ，Ｅが参考配信先
として指定されているので、Ｄ，Ｅへは、「参考」とい
う文字が付されて配信される。受け取ったＤ，Ｅは、そ
の文書を表示、プリント等して見ると「参考」という文
字が文書に付されているのが分かることになる。このよ
うに配布された文書は、受け取る側によって「参考」が
付されていたり、いなかったりする。

【００４２】また、ワークフロー上で作業は終了してい
ない、例えば、文書の作成の途中であるが、他の人に見
て貰うために配信したいときがある。そのときは、ワー
クフローシステムが自動的に文書を配信しない。このよ
うな場合に配信するために、図１２のリストと同様なも
のを用意し、作成途中時の配布のための配信先指定を別
途用意しておく。この作成途中時配信先リスト中には、
参考配信先のみ指定しておくことにより、受け取り側で
は全て「参考」という文字が付されることになる。

【００４３】図１３は「参考」を付して文書を配信する
際の処理を説明するためのフローチャートである。文書
配信のコマンドを受けると、第一情報追加手段２６は、
第二記憶部４０に記憶されたリストに基づいて、その担
当者がその文書の配信先に記載されている者であるかど
うかを判断する（Step51）。Step51において、配信先が
文書配信先に記載されている場合には、第一情報追加手
段２６は、その配信先が参考配信先にあるかどうかを判
断する（Step54）。参考配信先にある場合には、文書の
各ページに「参考」を表すキャラクター情報を追加する
（Step52）。その後、第一情報追加手段２６は、その旨
の信号を部門管理部２５に送り、部門管理部２５は、そ
の情報が追加された文書を、配信先に送信する（Step5
3）。一方、Step54において、配信先が参考配信先にな
い場合には、第一情報追加手段２６はその旨の信号を部
門管理部２５に送り、かかる信号を受けた部門管理部２
５は、その文書をそのまま配信先に送信する（Step5
3）。すなわち、受けた側のコンピュータ端末の画面上
には、「参考」が付加されていない文書が表示される。
また、Step51でＮＯの場合は、配信先がまったく指定さ
れていないのでなにもしないでこのフローから抜ける。

【００４４】したがって、上述したように、ワークフロ
ー上でのセルの通常の業務終了であればその業務終了に
より、配信される文書があれば、第二記憶部４０に記憶
されたリストに基づいて、第一情報追加手段２６が「参
考」として配信する相手かどうかを判断して自動的に配
信する。また、上述したようなワークフロー上でのセル
の業務終了でなく、途中段階でのチェックのための配信
のときにも、第二記憶部４０に記憶された作成途中時配
信先リストに基づいて、参考として配布する相手なのか
どうかにより「参考」という文字を付加して配信された
り、されなかったりする。

【００４５】なお、作成途中段階の文書の場合は、送信
する者が配信時に誰が参考配信先かを指示すれば、この
ようなリスト登録ということをしなくても、図１３と同
じ処理で、参考配布か否かの区別をして配信することが
できる。また、送信側からでなく、受信側からの要求に
応じて文書を配信する場合、閲覧したい者にその文書に
ついて閲覧することが許されている、すなわち、その文
書の閲覧権があれば、「参考」の文字が付されて配信さ
れるようにすることもできる。まず、閲覧要求がある
と、文書毎にあるいはその文書についてのその要求元の
閲覧権の有無をチェックし、閲覧権があるときには、参
考を付して配布するようにしてもよい。単なる閲覧権の
ある者には「参考」が付されて文書が配布される。

【００４６】次に、「void」を付して文書を配信する際
のワークフローシステムの動作について説明する。図１
４は「void」を付して文書を配信する際の処理を説明す
るためのフローチャートである。作業者は、自己専用の
コンピュータ端末を用い、自分のＩＤ番号を入力し、所
定の文書を受信したい旨のコマンドを入力する。通常の
ワークフロー作業中に参考として特定の文書を参照した
い、あるいはワークフロー作業中ではないときに参照し
たいとき等である。そのコマンドを受けると、第二情報
追加手段２７は、その文書がＩＳＯ規格に準拠したもの
であるかどうかを判断する（Step61）。ここでは、その
文書を作成する際に用いたワークフローが、ＩＳＯ規格
に準拠した文書の作成用のものであるかどうかを判断す
る。文書がＩＳＯ規格に準拠したものでない場合には、
第二情報追加手段２７はその旨の信号を部門管理部２５
に送り、部門管理部２５は、その文書をそのまま担当者
に送信する（Step64）。そして、担当者のコンピュータ
端末の画面上には、「void」が付加されていない文書が
表示される。

【００４７】また、Step61において、文書がＩＳＯ規格
に準拠したものである場合には、第二情報追加手段２７
は、その文書が旧版であるかどうかを判断する（Step6
2）。文書が旧版であると判断すると、その文書の各ペ
ージに「void」を表すキャラクター情報を追加する（St
ep63）。その後、第二追情報加手段２７はその旨の信号
を部門管理部２５に送り、部門管理部２５は、その情報
が追加された文書を、担当者に送信する（Step64）。こ
うして、担当者のコンピュータ端末の画面上には、各ペ
ージに「void」が付加された文書が表示される。

【００４８】また、Step62において、文書が旧版でな
く、最新版であると判断すると、第二情報追加手段２７
は、その文書がワークフロー上で承認決裁を受けたかど
うかを判断する（Step65）。通常、文書には承認決裁の
欄が設けられているので、この欄に所定の印が付いてい
れば、承認決裁がすでにされているということが分か
り、印が付いていなければ、承認決裁がまだされていな
いということが分かる。文書が承認決裁を受けていると
判断すると、第二情報追加手段２７はその旨の信号を部
門管理部２５に送り、部門管理部２５はその文書をその
まま担当者に送信する（Step64）。

【００４９】一方、Step65において、文書が承認決裁を
受けていない、すなわち文書はワークフロー上で処理中
のものである場合には、第二情報追加手段２７は、その
担当者のＩＤ番号が、その文書を現在処理している者の
ＩＤ番号に一致するかどうかを判断する（Step66）。Ｉ
Ｄ番号が一致する場合には、担当者が自己の業務処理を
引き続き行うために文書を呼び出しているのであるか
ら、第二情報追加手段２７はその旨の信号を部門管理部
２５に送り、部門管理部２５は、その文書をそのまま担
当者に送信する（Step64）。また、ＩＤ番号が一致しな
い場合には、第二情報追加手段２７はその旨の信号を部
門管理部２５に送り、部門管理部２５は、その担当者の
コンピュータ端末の画面上に、「文書は最新版であり、
未だ承認決裁を受けていないため出力しない」旨を表示
させる（Step67）。

【００５０】本実施形態のワークフローシステムでは、
文書を配信すべき文書配信先とその文書配信先のうち
「参考」を付して文書を配信すべき参考配信先とを記し
たリストを記憶する第二記憶部と、そのリストに基づい
て担当者が「参考」を付して文書を配信すべき者である
と判断したときに、「参考」を表すキャラクター情報を
文書に追加する第一情報追加手段とを設けたことによ
り、文書を特定の相手以外に配信する際には、文書が参
考文書である旨を明確にするための「参考」等の文字を
その文書の各ページに自動的に追加することができる。
また、文書がＩＳＯ規格に準拠したものであり、且つ旧
版のものであるときに、「void」を表すキャラクター情
報を文書に追加する第二情報追加手段とを設けたことに
より、旧版の文書を配信する際には、文書が廃止された
ものである旨を明確にするための「void」の文字をその
旧版の文書の各ページに自動的に追加することができ
る。したがって、本実施形態のワークフローシステムで
は、ＩＳＯ規格に準拠した仕様で文書を確実に管理する
ことができる。

【００５１】尚、本発明は上記の実施形態に限定される
ものではなく、その要旨の範囲内において種々の変形が
可能である。上記の実施形態では、ポストオフィスを設
けて、データを部門単位にポストオフィスに受け渡す場
合について説明したが、例えば、従来のようにポストオ
フィスを設けず、すべての部門に対して、全体として一
つのワークフローを定義しておき、データを各担当者間
で受け渡すようにしてもよい。尚、本実施形態で説明し
た動作を実行するプログラムは、フロッピーディスク、
ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体や、ハードディスク等の記憶
装置等に、その全体あるいは一部が記録され、あるいは
記憶されている。そのプログラムがコンピュータにより
読み取られて、動作の全部あるいは一部が実行される。

【００５２】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、文
書を配信すべき担当者を特定した配信先情報を記憶する
第二記憶手段と、担当者が配信先情報で特定された者で
ないときに、文書がその担当者によって処理されるべき
文書ではないことを示す情報、例えば、「uncontrolled
and/or copy」又は「参考」、「参考資料」、「参考
図」、「資料」若しくはそれに相当する文字を表す情報
を文書に追加する情報追加手段とを設けたことにより、
文書を特定の相手以外に配信する際には、文書が参考文
書である旨を明確にするための「参考」等の文字をその
文書の各ページに自動的に追加することができるので、
ＩＳＯ規格に準拠した仕様で文書を確実に管理すること
ができるワークフローシステムを提供することができ
る。

【００５３】また、以上説明したように本発明によれ
ば、ワークフローに従って作成された文書を版毎に記憶
する記憶手段と、文書が旧版のものであるときに、旧版
であることを示す情報、例えば、「invalid and/or obs
olete documents 」若しくは「void」若しくは「無効及
び／又は廃止文書」若しくはそれに相当する文字を表す
情報を文書に追加する情報追加手段とを設けたことによ
り、旧版の文書を配信する際には、文書が廃止されたも
のである旨を明確にするための「void」等の文字をその
旧版の文書の各ページに自動的に追加することができる
ので、ＩＳＯ規格に準拠した仕様で文書を確実に管理す
ることができるワークフローシステムを提供することが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】（ａ）は本発明の一実施形態であるワークフロ
ーシステムの概略構成図、（ｂ）はそのワークフローシ
ステムにおいて各部門におけるデータ処理の流れの一例
を示す概略図である。

【図２】本実施形態のワークフローシステムのサーバの
概略システム構成図である。

【図３】ポストオフィスのメモリマップ図である。

【図４】主ワークフローの例を示す図である。

【図５】サブワークフローの例を示す図である。

【図６】データ処理の流れを示す図である。

【図７】あるジョブの全体の流れを示す図である。

【図８】管理者がジョブを処理したときの処理を説明す
るための図である。

【図９】部門管理部の処理を示す図である。

【図１０】全体管理部の処理内容を示す図である。

【図１１】全体管理部の処理内容を示す図である。

【図１２】第二記憶部に記憶された配信先リストの一例
を示す図である。

【図１３】「参考」を付して文書を配信する際の処理を
説明するための図である。

【図１４】「void」を付して文書を配信する際の処理を
説明するための図である。

【符号の説明】

１０ａ₁，１０ｂ₁，１０ｃ₁，・・・コンピュータ
端末２０サーバ２１主ワークフロー定義部２２サブワークフロー定義部２３ポストオフィス２３ａ₁，２３ａ₂，・・・子ポストオフィス２４全体管理部２５部門管理部２６第一情報追加手段２７第二情報追加手段３０第一記憶部４０第二記憶部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数のコンピュータ端末が接続されたネ
ットワークを有し、業務処理の流れを定めたワークフロ
ーに従って、前記ネットワークを介して複数の担当者の
間でデータを受け渡し、業務処理を実行させるワークフ
ローシステムにおいて、前記ワークフローに従って作成された文書を記憶する第
一記憶手段と、前記文書を配信すべき担当者を特定した配信先情報を記
憶する第二記憶手段と、担当者に文書を配信すべき旨の指示を受けた場合、その
担当者が前記第二記憶部に記憶された前記配信先情報で
特定された者でないときに、前記文書がその担当者によ
って処理されるべき文書ではないことを示す情報を前記
文書に追加する情報追加手段と、前記情報追加手段で処理された文書を前記担当者に送信
する管理手段と、を具備することを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】前記情報追加手段は、担当者のＩＤ情報
に基づいて、その担当者が前記配信先情報で特定された
者であるかどうかを判断することを特徴とする請求項１
記載のワークフローシステム。
【請求項３】前記情報追加手段は、文書を外部に出力
する際には、担当者が前記配信先情報で特定された者で
あるかどうかにかかわらず、前記処理されるべき文書で
はないことを示す情報を前記文書に追加することを特徴
とする請求項１又は２記載のワークフローシステム。
【請求項４】前記処理されるべき文書ではないことを
示す情報は、「uncontrolled and/or copy」又は「参
考」、「参考資料」、「参考図」、「資料」若しくはそ
れに相当する文字を表す情報であることを特徴とする請
求項１乃至３記載のワークフローシステム。
【請求項５】複数のコンピュータ端末が接続されたネ
ットワークを有し、業務処理の流れを定めたワークフロ
ーに従って、前記ネットワークを介して複数の担当者の
間でデータを受け渡し、業務処理を実行させるワークフ
ローシステムにおいて、前記ワークフローに従って作成された文書を版毎に記憶
する記憶手段と、担当者に文書を配信すべき旨の指示を受けた場合、その
文書が旧版のものであるときに、旧版であることを示す
情報を前記文書に追加する情報追加手段と、前記情報追加手段で処理された文書を前記担当者に送信
する管理手段と、を具備することを特徴とするワークフローシステム。
【請求項６】前記情報追加手段は、前記文書がＩＳＯ
規格に準拠した仕様で作成されたものである場合に限
り、前記文書に前記廃止情報を追加することを特徴とす
る請求項５記載のワークフローシステム。
【請求項７】前記旧版であることを示す情報は、「in
valid and/or obsolete documents 」若しくは「void」
若しくは「無効及び／又は廃止文書」若しくはそれに相
当する文字を表す情報であることを特徴とする請求項５
又は６記載のワークフローシステム。
【請求項８】業務処理の流れを定めたワークフローに
従って、複数のコンピュータ端末が接続されたネットワ
ークを介して複数の担当者の間でデータを受け渡し、業
務処理を実行させるワークフローシステムを実行させる
ためのプログラムを記録した記録媒体において、前記ワークフローに従って作成された文書を記憶させる
手順と、前記文書を配信すべき担当者を特定した配信先情報を記
憶させる手順と、担当者に文書を配信すべき旨の指示を受けた場合、その
担当者が前記配信先情報で特定された者でないときに、
前記文書がその担当者によって処理されるべき文書では
ないことを示す情報を前記文書に追加させる手順と、前記追加された文書を前記担当者に送信させる手順と、を実行させるためのプログラムを記録した記録媒体。
【請求項９】業務処理の流れを定めたワークフローに
従って、複数のコンピュータ端末が接続されたネットワ
ークを介して複数の担当者の間でデータを受け渡し、業
務処理を実行させるワークフローシステムを実行させる
ためのプログラムを記録した記録媒体において、前記ワークフローに従って作成された文書を版毎に記憶
させる手順と、担当者に文書を配信すべき旨の指示を受けた場合、その
文書が旧版のものであるときに、旧版であることを示す
情報を前記文書に追加させる手順と、前記追加された文書を前記担当者に送信させる手順と、を実行させるためのプログラムを記録した記録媒体。