JPH10187841A - ワークフローシステム - Google Patents
ワークフローシステムInfo
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- JPH10187841A JPH10187841A JP9287504A JP28750497A JPH10187841A JP H10187841 A JPH10187841 A JP H10187841A JP 9287504 A JP9287504 A JP 9287504A JP 28750497 A JP28750497 A JP 28750497A JP H10187841 A JPH10187841 A JP H10187841A
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- 238000009826 distribution Methods 0.000 claims abstract description 36
- 239000011800 void material Substances 0.000 claims abstract description 19
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- 230000008569 process Effects 0.000 claims description 42
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- 238000010586 diagram Methods 0.000 claims description 24
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- 230000004044 response Effects 0.000 description 1
Landscapes
- Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【課題】 ISO規格に準拠した仕様で文書を管理する
ことができるワークフローシステムを提供する。 【解決手段】 第一記憶部30には、ワークフローに従
って作成された文書が版毎に記憶されている。第二記憶
部40は、各文書毎に、それを配信すべき文書配信先
と、その文書配信先のうち「参考」を付して文書を配信
すべき参考配信先とを記したリストを記憶する。第一情
報追加手段26は、担当者に文書を配信すべき旨の指示
を受けたとき、第二記憶部40のリストに基づいてその
担当者が「参考」を付して文書を配信すべき者であると
判断すると、文書に「参考」を表すキャラクター情報を
追加する。また、第二情報追加手段27は、文書を配信
すべき旨の指示を受けたとき、文書がISO規格に準拠
したものであり、且つ旧版のものであると判断すると、
文書に「void」を表すキャラクター情報を追加する。
ことができるワークフローシステムを提供する。 【解決手段】 第一記憶部30には、ワークフローに従
って作成された文書が版毎に記憶されている。第二記憶
部40は、各文書毎に、それを配信すべき文書配信先
と、その文書配信先のうち「参考」を付して文書を配信
すべき参考配信先とを記したリストを記憶する。第一情
報追加手段26は、担当者に文書を配信すべき旨の指示
を受けたとき、第二記憶部40のリストに基づいてその
担当者が「参考」を付して文書を配信すべき者であると
判断すると、文書に「参考」を表すキャラクター情報を
追加する。また、第二情報追加手段27は、文書を配信
すべき旨の指示を受けたとき、文書がISO規格に準拠
したものであり、且つ旧版のものであると判断すると、
文書に「void」を表すキャラクター情報を追加する。
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、例えば一つの会社
内において複数の部門にまたがる複数の担当者の間で、
コンピュータ端末を利用して所定の順序でデータを受け
渡し、業務処理を実行させるワークフローシステムに関
するものである。
内において複数の部門にまたがる複数の担当者の間で、
コンピュータ端末を利用して所定の順序でデータを受け
渡し、業務処理を実行させるワークフローシステムに関
するものである。
【0002】
【従来の技術】従来より、例えば会社などの組織内で、
多数の担当者に文書、図面、各種データ等を確実に回覧
あるいは処理する必要がある場合に、その文書等そのも
のを担当者同士で直接受け渡しをするのではなく、ワー
プロなどで電子的なデータを作成し、これをコンピュー
タネットワークを利用して転送することによって、複数
の担当者の間を経由させて、所定の業務処理を行わせる
ワークフローシステムが実用化されている。かかるワー
クフローシステムでは、例えば複数の担当者に文書を送
る場合、予め、処理対象の案件の内容に応じて、送るべ
き担当者及び各担当者に送る順序を決めておき、その順
序に従ってデータが転送される。各担当者の業務処理が
終了すると、その後のデータの受け渡しについてはシス
テムが自動的に判断し、それを行う。これにより、作業
と作業との間の繋ぎを自動化し、書類の受け渡しや作業
の引き継ぎに要する無駄な時間を排除することができ
る。また、このシステムでは、業務処理の進捗状況を管
理する機能を有し、現在どこまで業務処理が終了したの
かを各案件毎に管理することができる。
多数の担当者に文書、図面、各種データ等を確実に回覧
あるいは処理する必要がある場合に、その文書等そのも
のを担当者同士で直接受け渡しをするのではなく、ワー
プロなどで電子的なデータを作成し、これをコンピュー
タネットワークを利用して転送することによって、複数
の担当者の間を経由させて、所定の業務処理を行わせる
ワークフローシステムが実用化されている。かかるワー
クフローシステムでは、例えば複数の担当者に文書を送
る場合、予め、処理対象の案件の内容に応じて、送るべ
き担当者及び各担当者に送る順序を決めておき、その順
序に従ってデータが転送される。各担当者の業務処理が
終了すると、その後のデータの受け渡しについてはシス
テムが自動的に判断し、それを行う。これにより、作業
と作業との間の繋ぎを自動化し、書類の受け渡しや作業
の引き継ぎに要する無駄な時間を排除することができ
る。また、このシステムでは、業務処理の進捗状況を管
理する機能を有し、現在どこまで業務処理が終了したの
かを各案件毎に管理することができる。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】ところで、ISO(国
際標準化機構)は、その9000シリーズの規格の中
で、文書管理の分野での標準を設定している。かかるI
SO規格では、たとえば、文書を特定の相手以外に配付
する際には、文書が参考文書である旨を明確にするため
の文字、例えば「参考」等をその文書の各ページに付す
ようにするべきあるとされている。また、文書の版が更
新されたときに、旧版の文書を配付する際には、文書が
廃止されたものである旨を明確にするための文字、例え
ば「void」等をその旧版の文書の各ページに付すように
するべきであるとされている。これは、たとえば製造工
場において作業標準書を用いて作業をする場合、旧版の
作業標準書を最新版のものと間違って使用してしまうの
を防ぐためである。しかしながら、従来のワークフロー
システムでは、ワークフローに従って作成された文書を
かかるISO規格に従って取り扱うとすると、文書を一
度出力し、その出力した文書に人間が手で「参考」や
「void」等の印鑑を押さなければならず、手間がかかる
という問題があった。
際標準化機構)は、その9000シリーズの規格の中
で、文書管理の分野での標準を設定している。かかるI
SO規格では、たとえば、文書を特定の相手以外に配付
する際には、文書が参考文書である旨を明確にするため
の文字、例えば「参考」等をその文書の各ページに付す
ようにするべきあるとされている。また、文書の版が更
新されたときに、旧版の文書を配付する際には、文書が
廃止されたものである旨を明確にするための文字、例え
ば「void」等をその旧版の文書の各ページに付すように
するべきであるとされている。これは、たとえば製造工
場において作業標準書を用いて作業をする場合、旧版の
作業標準書を最新版のものと間違って使用してしまうの
を防ぐためである。しかしながら、従来のワークフロー
システムでは、ワークフローに従って作成された文書を
かかるISO規格に従って取り扱うとすると、文書を一
度出力し、その出力した文書に人間が手で「参考」や
「void」等の印鑑を押さなければならず、手間がかかる
という問題があった。
【0004】本発明は上記事情に基づいてなされたもの
であり、ISO規格に準拠した仕様で文書を管理するこ
とができるワークフローシステムを提供することを目的
とするものである。
であり、ISO規格に準拠した仕様で文書を管理するこ
とができるワークフローシステムを提供することを目的
とするものである。
【0005】
【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めの請求項1記載の発明は、複数のコンピュータ端末が
接続されたネットワークを有し、業務処理の流れを定め
たワークフローに従って、前記ネットワークを介して複
数の担当者の間でデータを受け渡し、業務処理を実行さ
せるワークフローシステムにおいて、前記ワークフロー
に従って作成された文書を記憶する第一記憶手段と、前
記文書を配信すべき担当者を特定した配信先情報を記憶
する第二記憶手段と、担当者に文書を配信すべき旨の指
示を受けた場合、その担当者が前記第二記憶部に記憶さ
れた前記配信先情報で特定された者でないときに、前記
文書がその担当者によって処理されるべき文書ではない
ことを示す情報を前記文書に追加する情報追加手段と、
前記情報追加手段で処理された文書を前記担当者に送信
する管理手段と、を具備することを特徴とするものであ
る。
めの請求項1記載の発明は、複数のコンピュータ端末が
接続されたネットワークを有し、業務処理の流れを定め
たワークフローに従って、前記ネットワークを介して複
数の担当者の間でデータを受け渡し、業務処理を実行さ
せるワークフローシステムにおいて、前記ワークフロー
に従って作成された文書を記憶する第一記憶手段と、前
記文書を配信すべき担当者を特定した配信先情報を記憶
する第二記憶手段と、担当者に文書を配信すべき旨の指
示を受けた場合、その担当者が前記第二記憶部に記憶さ
れた前記配信先情報で特定された者でないときに、前記
文書がその担当者によって処理されるべき文書ではない
ことを示す情報を前記文書に追加する情報追加手段と、
前記情報追加手段で処理された文書を前記担当者に送信
する管理手段と、を具備することを特徴とするものであ
る。
【0006】また、上記の目的を達成するための請求項
5記載の発明は、複数のコンピュータ端末が接続された
ネットワークを有し、業務処理の流れを定めたワークフ
ローに従って、前記ネットワークを介して複数の担当者
の間でデータを受け渡し、業務処理を実行させるワーク
フローシステムにおいて、前記ワークフローに従って作
成された文書を版毎に記憶する記憶手段と、担当者に文
書を配信すべき旨の指示を受けた場合、その文書が旧版
のものであるときに、旧版であることを示す情報を前記
文書に追加する情報追加手段と、前記情報追加手段で処
理された文書を前記担当者に送信する管理手段と、を具
備することを特徴とするものである。
5記載の発明は、複数のコンピュータ端末が接続された
ネットワークを有し、業務処理の流れを定めたワークフ
ローに従って、前記ネットワークを介して複数の担当者
の間でデータを受け渡し、業務処理を実行させるワーク
フローシステムにおいて、前記ワークフローに従って作
成された文書を版毎に記憶する記憶手段と、担当者に文
書を配信すべき旨の指示を受けた場合、その文書が旧版
のものであるときに、旧版であることを示す情報を前記
文書に追加する情報追加手段と、前記情報追加手段で処
理された文書を前記担当者に送信する管理手段と、を具
備することを特徴とするものである。
【0007】請求項1記載の発明では、文書を配信すべ
き担当者を特定した配信先情報を記憶する第二記憶手段
と、担当者が配信先情報で特定された者でないときに、
文書がその担当者によって処理されるべき文書ではない
ことを示す情報、例えば、「uncontrolled and/or cop
y」又は「参考」、「参考資料」、「参考図」、「資
料」若しくはそれに相当する文字を表す情報を文書に追
加する情報追加手段とを設けたことにより、文書を特定
の相手以外に配信する際には、文書が参考文書である旨
を明確にするための「参考」等の文字をその文書の各ペ
ージに自動的に追加することができるので、ISO規格
に準拠した仕様で文書を確実に管理することができる。
き担当者を特定した配信先情報を記憶する第二記憶手段
と、担当者が配信先情報で特定された者でないときに、
文書がその担当者によって処理されるべき文書ではない
ことを示す情報、例えば、「uncontrolled and/or cop
y」又は「参考」、「参考資料」、「参考図」、「資
料」若しくはそれに相当する文字を表す情報を文書に追
加する情報追加手段とを設けたことにより、文書を特定
の相手以外に配信する際には、文書が参考文書である旨
を明確にするための「参考」等の文字をその文書の各ペ
ージに自動的に追加することができるので、ISO規格
に準拠した仕様で文書を確実に管理することができる。
【0008】また、請求項5記載の発明では、ワークフ
ローに従って作成された文書を版毎に記憶する記憶手段
と、文書が旧版のものであるときに、旧版であることを
示す情報、例えば、「invalid and/or obsolete docume
nts 」若しくは「void」若しくは「無効及び/又は廃止
文書」若しくはそれに相当する文字を表す情報を文書に
追加する情報追加手段とを設けたことにより、旧版の文
書を配信する際には、文書が廃止されたものである旨を
明確にするための「void」等の文字をその旧版の文書の
各ページに自動的に追加することができるので、ISO
規格に準拠した仕様で文書を確実に管理することができ
る。
ローに従って作成された文書を版毎に記憶する記憶手段
と、文書が旧版のものであるときに、旧版であることを
示す情報、例えば、「invalid and/or obsolete docume
nts 」若しくは「void」若しくは「無効及び/又は廃止
文書」若しくはそれに相当する文字を表す情報を文書に
追加する情報追加手段とを設けたことにより、旧版の文
書を配信する際には、文書が廃止されたものである旨を
明確にするための「void」等の文字をその旧版の文書の
各ページに自動的に追加することができるので、ISO
規格に準拠した仕様で文書を確実に管理することができ
る。
【0009】
【発明の実施の形態】以下に本発明の一実施形態につい
て図面を参照して説明する。図1(a)は本発明の一実
施形態であるワークフローシステムの概略システム構成
図、図1(b)はそのワークフローシステムにおいて各
部門におけるデータ処理の流れの一例を示す概略図、図
2はそのワークフローシステムのサーバの概略構成図で
ある。本実施形態では、一の会社内において複数の部門
にまたがる複数の担当者の間で文書データを受け渡し、
サイン・決裁等の業務処理を実行する場合について考え
る。
て図面を参照して説明する。図1(a)は本発明の一実
施形態であるワークフローシステムの概略システム構成
図、図1(b)はそのワークフローシステムにおいて各
部門におけるデータ処理の流れの一例を示す概略図、図
2はそのワークフローシステムのサーバの概略構成図で
ある。本実施形態では、一の会社内において複数の部門
にまたがる複数の担当者の間で文書データを受け渡し、
サイン・決裁等の業務処理を実行する場合について考え
る。
【0010】かかるワークフローシステムは、図1に示
すように、複数のコンピュータ端末10a1 ,10
a2 ,・・・ ,10b1 ,10b2 ,・・・ ,10c1 ,1
0c2 ,・・・ と、サーバ20と、第一記憶部30と、第
二記憶部40とを備えるものである。サーバ20は複数
のコンピュータ端末10a1 ,・・・ ,10b1 ,・・・ ,
10c1 ,・・・ と接続され、ネットワークが構築されて
いる。複数のコンピュータ端末10a1 ,・・・ ,10b
1 ,・・・ ,10c1 ,・・・ は、所定の業務を行う各部門
に配置されている。例えば、図1に示すように、コンピ
ュータ端末10a1,10a2 ,・・・ を設計部門Aに、
コンピュータ端末10b1 ,10b2 ,・・・を製造部門
Bに、コンピュータ端末10c1 ,10c2 ,・・・ を購
買部門Cに配置している。
すように、複数のコンピュータ端末10a1 ,10
a2 ,・・・ ,10b1 ,10b2 ,・・・ ,10c1 ,1
0c2 ,・・・ と、サーバ20と、第一記憶部30と、第
二記憶部40とを備えるものである。サーバ20は複数
のコンピュータ端末10a1 ,・・・ ,10b1 ,・・・ ,
10c1 ,・・・ と接続され、ネットワークが構築されて
いる。複数のコンピュータ端末10a1 ,・・・ ,10b
1 ,・・・ ,10c1 ,・・・ は、所定の業務を行う各部門
に配置されている。例えば、図1に示すように、コンピ
ュータ端末10a1,10a2 ,・・・ を設計部門Aに、
コンピュータ端末10b1 ,10b2 ,・・・を製造部門
Bに、コンピュータ端末10c1 ,10c2 ,・・・ を購
買部門Cに配置している。
【0011】各担当者は、自己の部門にある所定のコン
ピュータ端末を用いて、自己のID番号を入力し、新た
に文書を作成したり、自己宛に送られた文書を画面上に
表示して所定の処理を行う。本実施形態では、図1
(b)に示すように、各部門毎に、各担当者が業務処理
を実行し、その後、他の担当者にデータを受け渡してい
く。ここで、図1(b)において、丸印はセル、すなわ
ちその時点での処理を表し、矢印はノード、すなわち処
理間の繋がりを表す。また、各部門間でのデータのやり
取りは、後述するポストオフィス、すなわちサブワーク
フロー間インターフェース定義部23を介して行われ
る。
ピュータ端末を用いて、自己のID番号を入力し、新た
に文書を作成したり、自己宛に送られた文書を画面上に
表示して所定の処理を行う。本実施形態では、図1
(b)に示すように、各部門毎に、各担当者が業務処理
を実行し、その後、他の担当者にデータを受け渡してい
く。ここで、図1(b)において、丸印はセル、すなわ
ちその時点での処理を表し、矢印はノード、すなわち処
理間の繋がりを表す。また、各部門間でのデータのやり
取りは、後述するポストオフィス、すなわちサブワーク
フロー間インターフェース定義部23を介して行われ
る。
【0012】各担当者には、実体的な文書データが送ら
れるのではなく、例えばジョブ名(業務処理識別子)、
ジョブタイプ情報、宛先名、ステータス情報、オブジェ
クト情報等を含んだデータが送られる。文書データは例
えば第一記憶部30に記憶されており、これらはサーバ
20によって管理されている。コンピュータ端末間で
は、文書データのアドレスが送られているだけであり、
業務処理において必要な文書データが第一記憶部30か
ら読み出され、担当者にとっては、自分のコンピュータ
端末があたかも文書データを持っているかのように見え
る。また、ネットワークを介して各コンピュータ端末間
でやり取りされるデータに含まれる情報のうち、ジョブ
名とは、ある処理対象の案件が発生したときに、その案
件に付けられる通し番号のことである。一般に、企業で
はこの番号を付与する一定のルールを持っている。この
ため、かかる番号によってその案件をどの部門に受け渡
す必要があるかを知ることができる。ジョブタイプ情報
は、それぞれの部門において案件の内容を表すものであ
る。このジョブタイプ情報によって、その部門内でどの
担当者にどういう順序でデータを受け渡すかというルー
トを識別することが可能となる。宛先名は、そのデータ
を送る先の部門を示したものである。ステータス情報
は、業務処理が正常に行われたか否かを示すものであ
り、オブジェクト情報は、その文書に含まれている添付
資料等を示すものである。
れるのではなく、例えばジョブ名(業務処理識別子)、
ジョブタイプ情報、宛先名、ステータス情報、オブジェ
クト情報等を含んだデータが送られる。文書データは例
えば第一記憶部30に記憶されており、これらはサーバ
20によって管理されている。コンピュータ端末間で
は、文書データのアドレスが送られているだけであり、
業務処理において必要な文書データが第一記憶部30か
ら読み出され、担当者にとっては、自分のコンピュータ
端末があたかも文書データを持っているかのように見え
る。また、ネットワークを介して各コンピュータ端末間
でやり取りされるデータに含まれる情報のうち、ジョブ
名とは、ある処理対象の案件が発生したときに、その案
件に付けられる通し番号のことである。一般に、企業で
はこの番号を付与する一定のルールを持っている。この
ため、かかる番号によってその案件をどの部門に受け渡
す必要があるかを知ることができる。ジョブタイプ情報
は、それぞれの部門において案件の内容を表すものであ
る。このジョブタイプ情報によって、その部門内でどの
担当者にどういう順序でデータを受け渡すかというルー
トを識別することが可能となる。宛先名は、そのデータ
を送る先の部門を示したものである。ステータス情報
は、業務処理が正常に行われたか否かを示すものであ
り、オブジェクト情報は、その文書に含まれている添付
資料等を示すものである。
【0013】サーバ20は、図2に示すように、主ワー
クフロー定義部21と、サブワークフロー定義部22
と、ポストオフィス23と、全体管理部24と、部門管
理部25と、第一情報追加手段26と、第二情報追加手
段27とを備えるものである。主ワークフロー定義部2
1は、各業務毎にあるいは業務内容に応じて、どの部門
を通過して業務処理を行うかを定める主ワークフローを
定義するものであり、サブワークフロー定義部22は、
各業務の部門内の業務処理の流れを定めるサブワークフ
ローを定義するものである。主ワークフローとサブワー
クフローは、第一記憶部30に記憶される。尚、各定義
部21,22、ポストオフィス23、各管理部24,2
5は第一記憶部30に記憶するようにし、実行時に、サ
ーバ20に読み出してもよい。
クフロー定義部21と、サブワークフロー定義部22
と、ポストオフィス23と、全体管理部24と、部門管
理部25と、第一情報追加手段26と、第二情報追加手
段27とを備えるものである。主ワークフロー定義部2
1は、各業務毎にあるいは業務内容に応じて、どの部門
を通過して業務処理を行うかを定める主ワークフローを
定義するものであり、サブワークフロー定義部22は、
各業務の部門内の業務処理の流れを定めるサブワークフ
ローを定義するものである。主ワークフローとサブワー
クフローは、第一記憶部30に記憶される。尚、各定義
部21,22、ポストオフィス23、各管理部24,2
5は第一記憶部30に記憶するようにし、実行時に、サ
ーバ20に読み出してもよい。
【0014】本実施形態では、ポストオフィス、すなわ
ちサブワークフロー間インターフェース定義部23を部
門毎に設けている。かかるポストオフィス23は、いわ
ば入出力インターフェースのようなもので、部門間でデ
ータを受け渡す際の通過門の役割を果たすデータ記憶部
である。ポストオフィス23は、図3に示すように、各
部門毎に一つのポストオフィスが設けられ、それぞれの
ポストオフィスは複数の子ポストオフィスを有する。
ちサブワークフロー間インターフェース定義部23を部
門毎に設けている。かかるポストオフィス23は、いわ
ば入出力インターフェースのようなもので、部門間でデ
ータを受け渡す際の通過門の役割を果たすデータ記憶部
である。ポストオフィス23は、図3に示すように、各
部門毎に一つのポストオフィスが設けられ、それぞれの
ポストオフィスは複数の子ポストオフィスを有する。
【0015】子ポストオフィス23a1 ,23a2 ,・・
・ ,23b1 ,23b2 ,・・・ に記憶されるデータに
は、子ポストオフィス23a1 ,23a2 ,・・・ ,23
b1 ,23b2 ,・・・ 毎に、ジョブ名、ステータス、デ
ータまたはオブジェクトのポインタが含まれる。子ポス
トオフィス23a1 ,23a2 ,・・・ ,23b1 ,23
b2 ,・・・ はジョブ毎に入力側用と出力側用の二種類あ
り、子ポストオフィス23a1 ,23a3 ,・・・ ,23
b1 ,23b3 ,・・・ は入力側用の子ポストオフィスで
あり、子ポストオフィス23a2 ,23a4 ,・・・ ,2
3b2 ,23b4,・・・ は出力側用の子ポストオフィス
となっている。子ポストオフィス23a1と子ポストオ
フィス23a2 、子ポストオフィス23a3 と子ポスト
オフィス23a4 、子ポストオフィス23b1 と子ポス
トオフィス23b2 、子ポストオフィス23b3 と子ポ
ストオフィス23b4 は、それぞれ組になっており、同
じジョブ名が付してある。
・ ,23b1 ,23b2 ,・・・ に記憶されるデータに
は、子ポストオフィス23a1 ,23a2 ,・・・ ,23
b1 ,23b2 ,・・・ 毎に、ジョブ名、ステータス、デ
ータまたはオブジェクトのポインタが含まれる。子ポス
トオフィス23a1 ,23a2 ,・・・ ,23b1 ,23
b2 ,・・・ はジョブ毎に入力側用と出力側用の二種類あ
り、子ポストオフィス23a1 ,23a3 ,・・・ ,23
b1 ,23b3 ,・・・ は入力側用の子ポストオフィスで
あり、子ポストオフィス23a2 ,23a4 ,・・・ ,2
3b2 ,23b4,・・・ は出力側用の子ポストオフィス
となっている。子ポストオフィス23a1と子ポストオ
フィス23a2 、子ポストオフィス23a3 と子ポスト
オフィス23a4 、子ポストオフィス23b1 と子ポス
トオフィス23b2 、子ポストオフィス23b3 と子ポ
ストオフィス23b4 は、それぞれ組になっており、同
じジョブ名が付してある。
【0016】ステータスは、処理が終了したことを示す
「終了」、まだ処理されていない、その部門が受信して
いないことを示す「未処理」、処理を行っていることを
示す「処理中」の三つの状態を含み得る。また、データ
またはオブジェクトのポインタは、処理される対象を示
すものであって複数あってもよい。尚、ポストオフィス
23は、ある一つのジョブにつきポストオフィスが一つ
設けられ、各ポストオフィスがそのジョブのフローに定
義されている部門毎に子ポストオフィスを有してもよ
い。
「終了」、まだ処理されていない、その部門が受信して
いないことを示す「未処理」、処理を行っていることを
示す「処理中」の三つの状態を含み得る。また、データ
またはオブジェクトのポインタは、処理される対象を示
すものであって複数あってもよい。尚、ポストオフィス
23は、ある一つのジョブにつきポストオフィスが一つ
設けられ、各ポストオフィスがそのジョブのフローに定
義されている部門毎に子ポストオフィスを有してもよ
い。
【0017】また、全体管理部24は、主ワークフロー
に従ってポストオフィス間でのデータの受け渡しを行う
ものである。部門管理部25は、サブワークフローに従
って担当者間でのデータの受け渡しを行うものである。
第一記憶部30には、データ、主ワークフロー、サブワ
ークフロー等が記憶されている。主ワークフローは、デ
ータに含まれるジョブ名に応じて、部門間でのデータの
受け渡し順序を定めたものである。ワークフローの例を
図4に示す。例えば、ジョブ名がN1 である場合には、
部門間でのデータの受け渡し順序を、設計部門A→製造
部門B→購買部門Cと指定している。ジョブ名がN2 で
ある場合には、設計部門A→購買部門C→製造部門Bと
指定している。また、ジョブ名がN3 である場合には、
設計部門A→購買部門Cと指定しており、ジョブ名がN
4である場合には、設計部門A→製造部門Bと指定して
いる。
に従ってポストオフィス間でのデータの受け渡しを行う
ものである。部門管理部25は、サブワークフローに従
って担当者間でのデータの受け渡しを行うものである。
第一記憶部30には、データ、主ワークフロー、サブワ
ークフロー等が記憶されている。主ワークフローは、デ
ータに含まれるジョブ名に応じて、部門間でのデータの
受け渡し順序を定めたものである。ワークフローの例を
図4に示す。例えば、ジョブ名がN1 である場合には、
部門間でのデータの受け渡し順序を、設計部門A→製造
部門B→購買部門Cと指定している。ジョブ名がN2 で
ある場合には、設計部門A→購買部門C→製造部門Bと
指定している。また、ジョブ名がN3 である場合には、
設計部門A→購買部門Cと指定しており、ジョブ名がN
4である場合には、設計部門A→製造部門Bと指定して
いる。
【0018】また、サブワークフローは、各部門毎に、
ジョブタイプ情報に応じて、部門内でのデータをどのよ
うな順序で担当者に送り、処理するかを定めたものであ
る。サブワークフローの例を図5に示す。例えば、設計
部門Aにおいては、新たな設計を行うという内容を表す
ジョブタイプ情報ta1に対してはルートa1 が指定さ
れ、設計を変更するという内容を表すジョブタイプ情報
ta2に対してはルートa 2 が指定される。製造部門Bに
おいては、試験的生産を行うという内容を表すジョブタ
イプ情報tb1に対してはルートb1 が指定される。量産
を行うという内容を表すジョブタイプ情報tb2に対して
はルートb2 が指定され、受注生産を行うという内容を
表すジョブタイプ情報tb3に対してはルートb3 が指定
される。また、購買部門Cにおいては、リースという内
容を表すジョブタイプ情報tc1に対してはルートc1 が
指定され、買い取りという内容を表すジョブタイプ情報
tc2に対してはルートc2 が指定され、立替えという内
容を表すジョブタイプ情報t c3に対してはルートc3 が
指定される。
ジョブタイプ情報に応じて、部門内でのデータをどのよ
うな順序で担当者に送り、処理するかを定めたものであ
る。サブワークフローの例を図5に示す。例えば、設計
部門Aにおいては、新たな設計を行うという内容を表す
ジョブタイプ情報ta1に対してはルートa1 が指定さ
れ、設計を変更するという内容を表すジョブタイプ情報
ta2に対してはルートa 2 が指定される。製造部門Bに
おいては、試験的生産を行うという内容を表すジョブタ
イプ情報tb1に対してはルートb1 が指定される。量産
を行うという内容を表すジョブタイプ情報tb2に対して
はルートb2 が指定され、受注生産を行うという内容を
表すジョブタイプ情報tb3に対してはルートb3 が指定
される。また、購買部門Cにおいては、リースという内
容を表すジョブタイプ情報tc1に対してはルートc1 が
指定され、買い取りという内容を表すジョブタイプ情報
tc2に対してはルートc2 が指定され、立替えという内
容を表すジョブタイプ情報t c3に対してはルートc3 が
指定される。
【0019】また、サブワークフローには、それぞれの
部門において、その部門の管理者にデータを送るという
ルートa0 ,b0 ,c0 がある。例えばルートa0 が選
択されたときには、その部門Aの管理者は、データが送
られてきたときに、自己の部門内でどの担当者に業務処
理を行わせるのかを決定する業務処理を行うことにな
る。この場合、管理者は、新たにルートを定めてもよい
し、また、すでに定められている他のルートa1 ,
a2 ,・・・ の中から選択するようにしてもよい。このよ
うにサブワークフローの中に管理者にデータを渡すルー
トを設けたのは、次の理由による。第一に各部門での意
思を尊重するためである。第二に、新たな案件が発生し
た時点で、すべての部門についてどのルートを通すかを
選択するとすると、通常、最初の業務処理を行った人
は、自己の部門についてはどのルートを通ればよいかよ
く知っているが、他の部門についてはその内情を知らな
いのが普通であるからである。尚、管理者にデータを送
るというルートa0 ,b0 ,c0 は、所定のジョブタイ
プ情報ta0,tb0,tc0によって選択されるが、いずれ
のジョブタイプ情報も指定しなかった場合にも選択され
るようにしている。
部門において、その部門の管理者にデータを送るという
ルートa0 ,b0 ,c0 がある。例えばルートa0 が選
択されたときには、その部門Aの管理者は、データが送
られてきたときに、自己の部門内でどの担当者に業務処
理を行わせるのかを決定する業務処理を行うことにな
る。この場合、管理者は、新たにルートを定めてもよい
し、また、すでに定められている他のルートa1 ,
a2 ,・・・ の中から選択するようにしてもよい。このよ
うにサブワークフローの中に管理者にデータを渡すルー
トを設けたのは、次の理由による。第一に各部門での意
思を尊重するためである。第二に、新たな案件が発生し
た時点で、すべての部門についてどのルートを通すかを
選択するとすると、通常、最初の業務処理を行った人
は、自己の部門についてはどのルートを通ればよいかよ
く知っているが、他の部門についてはその内情を知らな
いのが普通であるからである。尚、管理者にデータを送
るというルートa0 ,b0 ,c0 は、所定のジョブタイ
プ情報ta0,tb0,tc0によって選択されるが、いずれ
のジョブタイプ情報も指定しなかった場合にも選択され
るようにしている。
【0020】サーバ20は、部門間では、主ワークフロ
ーに従ってデータを受け渡し、各部門内では、サブワー
クフローに従ってデータを各担当者に受け渡していく。
担当者は自己の業務処理を終了したときは、その旨のコ
マンドを入力さえすれば、何らの指示を与えなくとも、
サーバ20がその業務処理が終了したことを判断し、次
の担当者にデータを受け渡す。また、サーバ20は、業
務処理の進捗状況を管理する機能を有し、現在どこまで
業務処理が終了したのかを各案件毎に管理することがで
きる。
ーに従ってデータを受け渡し、各部門内では、サブワー
クフローに従ってデータを各担当者に受け渡していく。
担当者は自己の業務処理を終了したときは、その旨のコ
マンドを入力さえすれば、何らの指示を与えなくとも、
サーバ20がその業務処理が終了したことを判断し、次
の担当者にデータを受け渡す。また、サーバ20は、業
務処理の進捗状況を管理する機能を有し、現在どこまで
業務処理が終了したのかを各案件毎に管理することがで
きる。
【0021】また、本実施形態では、ワークフローに従
って作成された文書を、ISO9000シリーズの規格
に準拠した仕様で管理することができる。すなわち、文
書を特定の相手以外に配信する際には、文書がその者に
よって処理されるべきものではなく、参考文書である旨
を明確にするための文字を当該文書に追加することがで
きると共に、文書の版が更新された場合、旧版の文書を
配信する際には、文書が廃止されたものである旨を明確
にするための文字をその旧版の文書に追加することがで
きる。ここで、文書が参考文書である旨を明確にするた
めの文字としては、「uncontrolled and/or copy」また
は「参考」、「参考資料」、「参考図」、「資料」もし
くはそれに相当する文字(以下、これらの文字を単に
「参考」とも称する。)を用いる。また、文書が廃止さ
れたものである旨を明確にするための文字としては、
「invalid and/or obsolete documents 」もしくは「vo
id」もくしは「無効及び/又は廃止文書」もしくはそれ
に相当する文字(以下、これらの文字を単に「void」と
も称する。)を用いる。
って作成された文書を、ISO9000シリーズの規格
に準拠した仕様で管理することができる。すなわち、文
書を特定の相手以外に配信する際には、文書がその者に
よって処理されるべきものではなく、参考文書である旨
を明確にするための文字を当該文書に追加することがで
きると共に、文書の版が更新された場合、旧版の文書を
配信する際には、文書が廃止されたものである旨を明確
にするための文字をその旧版の文書に追加することがで
きる。ここで、文書が参考文書である旨を明確にするた
めの文字としては、「uncontrolled and/or copy」また
は「参考」、「参考資料」、「参考図」、「資料」もし
くはそれに相当する文字(以下、これらの文字を単に
「参考」とも称する。)を用いる。また、文書が廃止さ
れたものである旨を明確にするための文字としては、
「invalid and/or obsolete documents 」もしくは「vo
id」もくしは「無効及び/又は廃止文書」もしくはそれ
に相当する文字(以下、これらの文字を単に「void」と
も称する。)を用いる。
【0022】これらの処理の対象となる文書は、主ワー
クフロー及びサブワークフロー(以下、単に「ワークフ
ロー」とも称する。)に従って最終的に作成された文書
だけでなく、作成中であるが、所定の承認決裁を受けた
文書であってもよい。この承認決裁により、その文書の
内容を開示してもよいことになるからである。また、
「void」を追加する処理については、ISO規格に準拠
した文書のみを対象とする。これは、ワークフローでは
いろいろな文書を扱うので、各文書毎に異なる取り扱い
ができるようにするためである。本実施形態では、ワー
クフローを定義する際に、ワークフローの方に、ISO
規格に準拠した文書を作成するものである旨の情報を付
与している。これにより、文書が作成されたワークフロ
ーに基づいて、その文書がISO規格に準拠したもので
あるかどうかを判断できる。尚、文書の方に、その属性
としてISO規格に準拠したものである旨の情報を付け
加えるようにしてもよい。
クフロー及びサブワークフロー(以下、単に「ワークフ
ロー」とも称する。)に従って最終的に作成された文書
だけでなく、作成中であるが、所定の承認決裁を受けた
文書であってもよい。この承認決裁により、その文書の
内容を開示してもよいことになるからである。また、
「void」を追加する処理については、ISO規格に準拠
した文書のみを対象とする。これは、ワークフローでは
いろいろな文書を扱うので、各文書毎に異なる取り扱い
ができるようにするためである。本実施形態では、ワー
クフローを定義する際に、ワークフローの方に、ISO
規格に準拠した文書を作成するものである旨の情報を付
与している。これにより、文書が作成されたワークフロ
ーに基づいて、その文書がISO規格に準拠したもので
あるかどうかを判断できる。尚、文書の方に、その属性
としてISO規格に準拠したものである旨の情報を付け
加えるようにしてもよい。
【0023】ワークフローに従って作成された文書は、
例えば第一記憶部30に記憶され、その後、作業上その
文書を必要とする相手に配信されることになる。この文
書の送信は部門管理部25が行う。第二記憶部40は、
各文書毎に、それを配信すべき文書配信先と、その文書
配信先のうち「参考」を付して文書を配信すべき参考配
信先とを記したリストを記憶するものである。文書配信
先に指定されていない相手には、必ず「参考」を付して
文書を配信しなければならない。図12に第二記憶部4
0に記憶されたリストの一例を示す。例えば、文書番号
1の文書は、A,B,C,D,Eの五人に配信すべきも
のであり、これら以外の者にその文書を配信するときは
「参考」を付さなければならない。また、文書配信先リ
ストに載っている者であっても、D,Eには、「参考」
を付してその文書を配信しなければならない。A,B,
Cには、文書を配信する際に「参考」を付す必要はな
い。尚、文書配信先に指定されていない相手には、文書
を配信しないようにしてもよい。
例えば第一記憶部30に記憶され、その後、作業上その
文書を必要とする相手に配信されることになる。この文
書の送信は部門管理部25が行う。第二記憶部40は、
各文書毎に、それを配信すべき文書配信先と、その文書
配信先のうち「参考」を付して文書を配信すべき参考配
信先とを記したリストを記憶するものである。文書配信
先に指定されていない相手には、必ず「参考」を付して
文書を配信しなければならない。図12に第二記憶部4
0に記憶されたリストの一例を示す。例えば、文書番号
1の文書は、A,B,C,D,Eの五人に配信すべきも
のであり、これら以外の者にその文書を配信するときは
「参考」を付さなければならない。また、文書配信先リ
ストに載っている者であっても、D,Eには、「参考」
を付してその文書を配信しなければならない。A,B,
Cには、文書を配信する際に「参考」を付す必要はな
い。尚、文書配信先に指定されていない相手には、文書
を配信しないようにしてもよい。
【0024】第一情報追加手段26は、担当者に文書を
配信すべき旨の指示を受けたときに、第二記憶部40に
記憶されたリストに基づいてその担当者が「参考」を付
して文書を配信すべき者であるかどうかを判断する。こ
の判断にあたっては、例えば、担当者から入力されたI
D番号を用いる。そして、その担当者が「参考」を付し
て文書を配信すべき者であると判断すると、その文書に
「参考」を表すキャラクター情報を追加する。また、第
二情報追加手段27は、文書を配信すべき旨の指示を受
けた場合、その文書がISO規格に準拠したものであ
り、且つ旧版の文書であるときに、その文書に「void」
を表すキャラクター情報を追加するものである。ここ
で、本実施形態では、バージョン(version )とリビジ
ョン(revision)とにより文書の版管理をしている。バ
ージョンは文書を更新作成するとアップし、一方、リビ
ジョンは文書が承認決裁を受けたときにアップする。第
二情報追加手段27は、バージョンとリビジョンとに基
づいて文書が旧版であるかどうかを判断する。
配信すべき旨の指示を受けたときに、第二記憶部40に
記憶されたリストに基づいてその担当者が「参考」を付
して文書を配信すべき者であるかどうかを判断する。こ
の判断にあたっては、例えば、担当者から入力されたI
D番号を用いる。そして、その担当者が「参考」を付し
て文書を配信すべき者であると判断すると、その文書に
「参考」を表すキャラクター情報を追加する。また、第
二情報追加手段27は、文書を配信すべき旨の指示を受
けた場合、その文書がISO規格に準拠したものであ
り、且つ旧版の文書であるときに、その文書に「void」
を表すキャラクター情報を追加するものである。ここ
で、本実施形態では、バージョン(version )とリビジ
ョン(revision)とにより文書の版管理をしている。バ
ージョンは文書を更新作成するとアップし、一方、リビ
ジョンは文書が承認決裁を受けたときにアップする。第
二情報追加手段27は、バージョンとリビジョンとに基
づいて文書が旧版であるかどうかを判断する。
【0025】尚、かかる文書を当該ワークフローシステ
ム以外の外部に出力する場合、例えばディスプレイ表
示、プリントアウト、フロッピーアウト、ダウンロード
等をする場合にも、第一情報追加手段26及び第二情報
追加手段27は、その文書に「参考」、「void」を表す
情報を追加する。特に、かかる場合、第一情報追加手段
26は、第二記憶部40のリストにおいて、「参考」を
付す必要がない者と指定されている者に対しても、「参
考」を表す情報を追加する。文書が他に流出して悪用さ
れることがないように参考であることを明確に表示する
ためである。
ム以外の外部に出力する場合、例えばディスプレイ表
示、プリントアウト、フロッピーアウト、ダウンロード
等をする場合にも、第一情報追加手段26及び第二情報
追加手段27は、その文書に「参考」、「void」を表す
情報を追加する。特に、かかる場合、第一情報追加手段
26は、第二記憶部40のリストにおいて、「参考」を
付す必要がない者と指定されている者に対しても、「参
考」を表す情報を追加する。文書が他に流出して悪用さ
れることがないように参考であることを明確に表示する
ためである。
【0026】次に、本実施形態のワークフローシステム
の動作について説明する。図6はデータ処理の流れを示
す図である。いま、ある処理対象の案件が発生し、設計
部門Aの担当者X0 は、自己専用のコンピュータ端末1
0a1 を用い、自分のID番号を入力して新たな案件に
関する文書を作成したとする。このとき、文書作成の段
階でジョブ名が決められる。このジョブ名が選ばれた時
点で、主ワークフロー、すなわちデータが各部門間をど
のような順序で流れていくかが定まる。ここでは、設計
部門A→製造部門B→購買部門Cという主ワークフロー
が選択されたとする。また、担当者X0 は、案件の内容
から予め他の部門におけるデータの受け渡しのルートが
分かっていれば、ジョブタイプ情報を定めることにして
もよい。具体的には、担当者X0 が、この案件の内容
が、例えば、設計変更して試作しなければならないもの
であり、これをリースするという内容であることを知っ
ている場合には、ジョブタイプ情報ta2,tb1,tc1を
指定して、設計部門Aでのルートをa2 、製造部門Bで
のルートをb1 、販売部門Cでのルートをc1 と選択す
ることができる。ここでは、担当者X0 はジョブタイプ
情報をta2,tb1,tc1と定めたものとする。
の動作について説明する。図6はデータ処理の流れを示
す図である。いま、ある処理対象の案件が発生し、設計
部門Aの担当者X0 は、自己専用のコンピュータ端末1
0a1 を用い、自分のID番号を入力して新たな案件に
関する文書を作成したとする。このとき、文書作成の段
階でジョブ名が決められる。このジョブ名が選ばれた時
点で、主ワークフロー、すなわちデータが各部門間をど
のような順序で流れていくかが定まる。ここでは、設計
部門A→製造部門B→購買部門Cという主ワークフロー
が選択されたとする。また、担当者X0 は、案件の内容
から予め他の部門におけるデータの受け渡しのルートが
分かっていれば、ジョブタイプ情報を定めることにして
もよい。具体的には、担当者X0 が、この案件の内容
が、例えば、設計変更して試作しなければならないもの
であり、これをリースするという内容であることを知っ
ている場合には、ジョブタイプ情報ta2,tb1,tc1を
指定して、設計部門Aでのルートをa2 、製造部門Bで
のルートをb1 、販売部門Cでのルートをc1 と選択す
ることができる。ここでは、担当者X0 はジョブタイプ
情報をta2,tb1,tc1と定めたものとする。
【0027】新たな文書の作成作業が終了し、担当者X
0 は、業務処理が終了した旨のコマンドを入力すると、
サーバ20は、その文書データからジョブ名及びジョブ
タイプ情報等を抽出する。そして、ジョブタイプ情報t
a2に基づいて、記憶部30から所定のサブワークフロー
を読み出し、ルートa2 に従って、設計部門Aの次の担
当者X1 にデータを渡す。担当者X1 は、自己専用のコ
ンピュータ端末10a 2 から自分のID番号を入力し、
送られたデータについて所定の業務処理を実行する。サ
ーバ20は、かかる業務処理を監視し、処理が終了した
旨のコマンドが入力されると、ルートa2 に従って次の
担当者X2 にデータを渡す。このように、設計部門A内
でデータが各担当者にルートa2 に従って受け渡され、
図6に示すように、業務処理が次々と実行されていく。
0 は、業務処理が終了した旨のコマンドを入力すると、
サーバ20は、その文書データからジョブ名及びジョブ
タイプ情報等を抽出する。そして、ジョブタイプ情報t
a2に基づいて、記憶部30から所定のサブワークフロー
を読み出し、ルートa2 に従って、設計部門Aの次の担
当者X1 にデータを渡す。担当者X1 は、自己専用のコ
ンピュータ端末10a 2 から自分のID番号を入力し、
送られたデータについて所定の業務処理を実行する。サ
ーバ20は、かかる業務処理を監視し、処理が終了した
旨のコマンドが入力されると、ルートa2 に従って次の
担当者X2 にデータを渡す。このように、設計部門A内
でデータが各担当者にルートa2 に従って受け渡され、
図6に示すように、業務処理が次々と実行されていく。
【0028】設計部門Aにおいて、最後の担当者が所定
の業務処理を終了すると、出力側の子ポストオフィス2
3a2 のデータは、製造部門Bに送られる。そして、入
力側の子ポストオフィス23b1 は、ジョブ名を確認す
ると共に、宛先名が自己の部門宛であるかどうかを確認
する。次に、かかる確認の結果、異常がないかどうかを
判断する。異常があれば、データを、例えば、一つ前の
部門Aにおける最後の担当者、又はサーバ20に戻す。
一方、異常がなければ、ジョブタイプ情報に基づいて、
製造部門Bについてのサブワークフローを読み出して部
門管理部25に実行させる。こうして、製造部門B内
で、ルートb1 に従って各担当者にデータが受け渡さ
れ、図6に示すように、業務処理が次々と実行されてい
く。その後、同様の処理が行われ、主ワークフローに従
ってデータは製造部門Bから購買部門Cに送られてい
く。
の業務処理を終了すると、出力側の子ポストオフィス2
3a2 のデータは、製造部門Bに送られる。そして、入
力側の子ポストオフィス23b1 は、ジョブ名を確認す
ると共に、宛先名が自己の部門宛であるかどうかを確認
する。次に、かかる確認の結果、異常がないかどうかを
判断する。異常があれば、データを、例えば、一つ前の
部門Aにおける最後の担当者、又はサーバ20に戻す。
一方、異常がなければ、ジョブタイプ情報に基づいて、
製造部門Bについてのサブワークフローを読み出して部
門管理部25に実行させる。こうして、製造部門B内
で、ルートb1 に従って各担当者にデータが受け渡さ
れ、図6に示すように、業務処理が次々と実行されてい
く。その後、同様の処理が行われ、主ワークフローに従
ってデータは製造部門Bから購買部門Cに送られてい
く。
【0029】ここで、さらに具体的に、ワークフロー上
のジョブの流れを図7、図8、図9、図10及び図11
を用いて説明する。図7はあるジョブの全体の流れを示
す図である。このフローにおけるジョブは、第一部門と
第二部門の二つの部門にて処理が行われるものとする。
図8は管理者がジョブを処理したときの処理を説明する
ための図である。図9は部門管理部の処理を示す図であ
る。図10及び図11は全体管理部の処理内容を示す図
である。
のジョブの流れを図7、図8、図9、図10及び図11
を用いて説明する。図7はあるジョブの全体の流れを示
す図である。このフローにおけるジョブは、第一部門と
第二部門の二つの部門にて処理が行われるものとする。
図8は管理者がジョブを処理したときの処理を説明する
ための図である。図9は部門管理部の処理を示す図であ
る。図10及び図11は全体管理部の処理内容を示す図
である。
【0030】まず、図7において、ジョブが発生すると
ジョブ番号を採番する(Step200 )。この採番は自動で
行うようにしてもよいし、人が決定して入力するように
してもよい。採番されたジョブ番号毎に、どの部門をあ
るいはどの担当者にどの順序でジョブが処理されていく
のかが定義される主ワークフローが決定され、以降全体
管理部24によりその主ワークフローが実行される(St
ep202 )。
ジョブ番号を採番する(Step200 )。この採番は自動で
行うようにしてもよいし、人が決定して入力するように
してもよい。採番されたジョブ番号毎に、どの部門をあ
るいはどの担当者にどの順序でジョブが処理されていく
のかが定義される主ワークフローが決定され、以降全体
管理部24によりその主ワークフローが実行される(St
ep202 )。
【0031】この主ワークフローによれば、まず、第一
部門においてジョブが処理される。第一部門のポストオ
フィスにある本ジョブにおける子ポストオフィスは、ジ
ョブがきたことを受信すると(Step204 )、部門管理部
25は、このジョブが第一部門の管理者へ送るべきもの
かを判断する(Step206 )。すでに、第一部門でのサブ
ワークフローが定義されていれば、第一部門の管理者へ
送信することなく第一部門のサブワークフローが実行さ
れる(Step208 )。この子ポストオフィスは、各部門の
通過門のようなもので、概念的に存在するものである
が、部門管理部25は、子ポストオフィスでデータが受
信されると、サブワークフローを実行し(Step208 )、
最後のセルの処理が終わると、所定の子ポストオフィス
にデータが送信され、サブワークフロー処理を終了する
(Step210 )。ここで、本ジョブの第一部門でのサブワ
ークフローが定義されていない場合には、管理者へ送ら
れる(Step214 )。
部門においてジョブが処理される。第一部門のポストオ
フィスにある本ジョブにおける子ポストオフィスは、ジ
ョブがきたことを受信すると(Step204 )、部門管理部
25は、このジョブが第一部門の管理者へ送るべきもの
かを判断する(Step206 )。すでに、第一部門でのサブ
ワークフローが定義されていれば、第一部門の管理者へ
送信することなく第一部門のサブワークフローが実行さ
れる(Step208 )。この子ポストオフィスは、各部門の
通過門のようなもので、概念的に存在するものである
が、部門管理部25は、子ポストオフィスでデータが受
信されると、サブワークフローを実行し(Step208 )、
最後のセルの処理が終わると、所定の子ポストオフィス
にデータが送信され、サブワークフロー処理を終了する
(Step210 )。ここで、本ジョブの第一部門でのサブワ
ークフローが定義されていない場合には、管理者へ送ら
れる(Step214 )。
【0032】管理者が、本ジョブを受信した場合の処理
について図8を用いて説明する。図8において、ジョブ
を受信した管理者は、そのジョブがどのような内容で、
自分の部門においてどの担当者によって処理すべきもの
かを判断し、サブワークフローを作成することができる
(Step216 )。図8ののように、管理者は、本ジョブ
をA室長→B係長→C担当→B係長という順序で行うよ
うにサブワークフローを作成し、実行する(Step208
)。子ポストオフィスは、サブワークフローが終了し
たことを認識し、主ワークフローで定義された次の部門
へ必要なデータを送信する(Step212 )。また、のよ
うに、管理者は、受信したジョブを自分自身で処理をす
るというサブワークフローを作成して実行してもよい。
さらに、のように受信したジョブを、A室長→B係長
→C担当(D担当経由)→A室長→管理者という順序で
行うようにサブワークフローを作成し、実行してもよ
い。
について図8を用いて説明する。図8において、ジョブ
を受信した管理者は、そのジョブがどのような内容で、
自分の部門においてどの担当者によって処理すべきもの
かを判断し、サブワークフローを作成することができる
(Step216 )。図8ののように、管理者は、本ジョブ
をA室長→B係長→C担当→B係長という順序で行うよ
うにサブワークフローを作成し、実行する(Step208
)。子ポストオフィスは、サブワークフローが終了し
たことを認識し、主ワークフローで定義された次の部門
へ必要なデータを送信する(Step212 )。また、のよ
うに、管理者は、受信したジョブを自分自身で処理をす
るというサブワークフローを作成して実行してもよい。
さらに、のように受信したジョブを、A室長→B係長
→C担当(D担当経由)→A室長→管理者という順序で
行うようにサブワークフローを作成し、実行してもよ
い。
【0033】このように、主ワークフローでは、どの部
門をどのような順序で処理を行うのかは定義されていて
も、それぞれの部門では、どういった処理をするかとい
うサブワークフローが定義されていない場合でも、その
部門の管理者によって部門内のサブワークフローを、主
ワークフローに関係なく定義することができる。あらか
じめ定義されていたサブワークフローあるいは、管理者
が定義したサブワークフローに基づいてすべての処理が
行われる(Step210 )。
門をどのような順序で処理を行うのかは定義されていて
も、それぞれの部門では、どういった処理をするかとい
うサブワークフローが定義されていない場合でも、その
部門の管理者によって部門内のサブワークフローを、主
ワークフローに関係なく定義することができる。あらか
じめ定義されていたサブワークフローあるいは、管理者
が定義したサブワークフローに基づいてすべての処理が
行われる(Step210 )。
【0034】サブワークフローが実行され、終了すると
きの処理として、部門管理部25は、図9に示すように
サブワークフローの全てのセルの処理が終了したか否か
を監視し(Step12)、終了したときには内部的にそのサ
ブワークフローのステータスを「終了」にすると共に、
子ポストオフィス23a2 ,23b2 等のステータスを
「処理中」から「終了」に変更する。子ポストオフィス
のステータスを変更するのは、全体管理部24でもよ
く、部門管理部25の内部的なサブワークフローの「ス
テータス」をみて子ポストオフィスのステータスを変更
してもよい。
きの処理として、部門管理部25は、図9に示すように
サブワークフローの全てのセルの処理が終了したか否か
を監視し(Step12)、終了したときには内部的にそのサ
ブワークフローのステータスを「終了」にすると共に、
子ポストオフィス23a2 ,23b2 等のステータスを
「処理中」から「終了」に変更する。子ポストオフィス
のステータスを変更するのは、全体管理部24でもよ
く、部門管理部25の内部的なサブワークフローの「ス
テータス」をみて子ポストオフィスのステータスを変更
してもよい。
【0035】一方、全体管理部24は、図10に示すよ
うに子ポストオフィスのステータスを監視する。そのス
テータスは、図3におけるステータスであり、それが
「終了」になると(Step22)、それが主ワークフロー中
の最後のサブワークフローであるかを判断し(Step2
3)、最後であればendとなる。最後でなければ次の
ポストオフィス23b1 等に、ジョブ名、データまたは
オブジェクトのポインタを渡す(Step24)。そして次の
サブワークフローの起動処理を行う(Step25)。この起
動は、直接その次のサブワークフローを起動するように
してもよいが、ここでは、次の子ポストオフィス23b
1 に上述のデータが渡されると、図11に示すような処
理を行うようにしている。
うに子ポストオフィスのステータスを監視する。そのス
テータスは、図3におけるステータスであり、それが
「終了」になると(Step22)、それが主ワークフロー中
の最後のサブワークフローであるかを判断し(Step2
3)、最後であればendとなる。最後でなければ次の
ポストオフィス23b1 等に、ジョブ名、データまたは
オブジェクトのポインタを渡す(Step24)。そして次の
サブワークフローの起動処理を行う(Step25)。この起
動は、直接その次のサブワークフローを起動するように
してもよいが、ここでは、次の子ポストオフィス23b
1 に上述のデータが渡されると、図11に示すような処
理を行うようにしている。
【0036】図11では、全体管理部24は、サブワー
クフローの終了を監視しており、それが「終了」である
と(Step31)、次のサブワークフローについての子ポス
トオフィス23b1 のステータスを「未処理」から「処
理中」に変更し(Step32)、それからサブワークフロー
の起動、すなわちサブワークフロー内の最初のセルを実
行させる(Step33)。
クフローの終了を監視しており、それが「終了」である
と(Step31)、次のサブワークフローについての子ポス
トオフィス23b1 のステータスを「未処理」から「処
理中」に変更し(Step32)、それからサブワークフロー
の起動、すなわちサブワークフロー内の最初のセルを実
行させる(Step33)。
【0037】全体管理部24は、第一部門の子ポストオ
フィスから、主ワークフローに従って、次部門である第
二部門の子ポストオフィスへ第一部門におけるデータ、
すなわちジョブ名、データまたはオブジェクトのポイン
タの内容を送信する(Step212 )。このデータの送信に
より、次部門である第二部門はジョブがきたことを受信
する(Step218 )。第二部門においても、上述したよう
に、本ジョブが管理者へ送るべきものかどうかを認識し
(Step220 )、管理者へ送るべきジョブであれば、管理
者が受信した後(Step228 )、サブワークフローを作成
し(Step230 )、実行する(Step222 )。また、あらか
じめ第二部門のサブワークフローが定義されていれば、
そのサブワークフローを実行する(Step222 )。本実施
形態によれば、第二部門のサブワークフローが終了し
(Step224 )、主ワークフローが終了する。第二部門の
ポストオフィスの本ジョブに対する子ポストオフィス
は、主ワークフローが終了したことを認識して(Step22
6 )、ジョブが終了する。
フィスから、主ワークフローに従って、次部門である第
二部門の子ポストオフィスへ第一部門におけるデータ、
すなわちジョブ名、データまたはオブジェクトのポイン
タの内容を送信する(Step212 )。このデータの送信に
より、次部門である第二部門はジョブがきたことを受信
する(Step218 )。第二部門においても、上述したよう
に、本ジョブが管理者へ送るべきものかどうかを認識し
(Step220 )、管理者へ送るべきジョブであれば、管理
者が受信した後(Step228 )、サブワークフローを作成
し(Step230 )、実行する(Step222 )。また、あらか
じめ第二部門のサブワークフローが定義されていれば、
そのサブワークフローを実行する(Step222 )。本実施
形態によれば、第二部門のサブワークフローが終了し
(Step224 )、主ワークフローが終了する。第二部門の
ポストオフィスの本ジョブに対する子ポストオフィス
は、主ワークフローが終了したことを認識して(Step22
6 )、ジョブが終了する。
【0038】尚、ジョブに応じて、処理を行う部門数は
異なる。本実施形態では、二つの部門によって処理を行
うという主ワークフローが定義されていたが、これに限
定されることはなく、いくつの部門があってもよい。但
し、主ワークフローによって定義された最後に処理を行
う部門の子ポストオフィスが主ワークフローを終了した
ことを認識することによって、ジョブが完了する。
異なる。本実施形態では、二つの部門によって処理を行
うという主ワークフローが定義されていたが、これに限
定されることはなく、いくつの部門があってもよい。但
し、主ワークフローによって定義された最後に処理を行
う部門の子ポストオフィスが主ワークフローを終了した
ことを認識することによって、ジョブが完了する。
【0039】尚、図1、図6に示すように、各部門の入
るところ23a1 ,23b1 等と、出るところ23
a2 ,23b2 等にそれぞれ子ポストオフィスを設けて
いるが、上述したように前のサブワークフローが終了す
ると、直接次のサブワークフローを起動するようにすれ
ば、上述した本実施形態での入るところの子ポストオフ
ィスを省略することもできる。また、各サブワークフロ
ー毎に一つのインターフェースとして、ポストオフィス
を定義することができる。
るところ23a1 ,23b1 等と、出るところ23
a2 ,23b2 等にそれぞれ子ポストオフィスを設けて
いるが、上述したように前のサブワークフローが終了す
ると、直接次のサブワークフローを起動するようにすれ
ば、上述した本実施形態での入るところの子ポストオフ
ィスを省略することもできる。また、各サブワークフロ
ー毎に一つのインターフェースとして、ポストオフィス
を定義することができる。
【0040】次に、「参考」を付して文書を配信する際
のワークフローシステムの動作について説明する。通常
は、ワークフロー上で作業されていれば、各セルで処理
が終了すると、ワークフローで決められた手順で次の担
当者のセルに作業指示がなされる。そのとき、送るべき
文書があればその文書も自動的に配信される。具体的に
は、例えば担当者甲が、所定の処理について終了の指示
をすると、そこで作成された文書Xが自動的に次の担当
者乙に配信される。
のワークフローシステムの動作について説明する。通常
は、ワークフロー上で作業されていれば、各セルで処理
が終了すると、ワークフローで決められた手順で次の担
当者のセルに作業指示がなされる。そのとき、送るべき
文書があればその文書も自動的に配信される。具体的に
は、例えば担当者甲が、所定の処理について終了の指示
をすると、そこで作成された文書Xが自動的に次の担当
者乙に配信される。
【0041】配信は、第二記憶部40に記憶されたリス
トに基づいて自動的になされる。例えば図12に示すよ
うに、文書1であれば、文書配信先として、A,B,
C,D,Eに配付される。しかし、D,Eが参考配信先
として指定されているので、D,Eへは、「参考」とい
う文字が付されて配信される。受け取ったD,Eは、そ
の文書を表示、プリント等して見ると「参考」という文
字が文書に付されているのが分かることになる。このよ
うに配布された文書は、受け取る側によって「参考」が
付されていたり、いなかったりする。
トに基づいて自動的になされる。例えば図12に示すよ
うに、文書1であれば、文書配信先として、A,B,
C,D,Eに配付される。しかし、D,Eが参考配信先
として指定されているので、D,Eへは、「参考」とい
う文字が付されて配信される。受け取ったD,Eは、そ
の文書を表示、プリント等して見ると「参考」という文
字が文書に付されているのが分かることになる。このよ
うに配布された文書は、受け取る側によって「参考」が
付されていたり、いなかったりする。
【0042】また、ワークフロー上で作業は終了してい
ない、例えば、文書の作成の途中であるが、他の人に見
て貰うために配信したいときがある。そのときは、ワー
クフローシステムが自動的に文書を配信しない。このよ
うな場合に配信するために、図12のリストと同様なも
のを用意し、作成途中時の配布のための配信先指定を別
途用意しておく。この作成途中時配信先リスト中には、
参考配信先のみ指定しておくことにより、受け取り側で
は全て「参考」という文字が付されることになる。
ない、例えば、文書の作成の途中であるが、他の人に見
て貰うために配信したいときがある。そのときは、ワー
クフローシステムが自動的に文書を配信しない。このよ
うな場合に配信するために、図12のリストと同様なも
のを用意し、作成途中時の配布のための配信先指定を別
途用意しておく。この作成途中時配信先リスト中には、
参考配信先のみ指定しておくことにより、受け取り側で
は全て「参考」という文字が付されることになる。
【0043】図13は「参考」を付して文書を配信する
際の処理を説明するためのフローチャートである。文書
配信のコマンドを受けると、第一情報追加手段26は、
第二記憶部40に記憶されたリストに基づいて、その担
当者がその文書の配信先に記載されている者であるかど
うかを判断する(Step51)。Step51において、配信先が
文書配信先に記載されている場合には、第一情報追加手
段26は、その配信先が参考配信先にあるかどうかを判
断する(Step54)。参考配信先にある場合には、文書の
各ページに「参考」を表すキャラクター情報を追加する
(Step52)。その後、第一情報追加手段26は、その旨
の信号を部門管理部25に送り、部門管理部25は、そ
の情報が追加された文書を、配信先に送信する(Step5
3)。一方、Step54において、配信先が参考配信先にな
い場合には、第一情報追加手段26はその旨の信号を部
門管理部25に送り、かかる信号を受けた部門管理部2
5は、その文書をそのまま配信先に送信する(Step5
3)。すなわち、受けた側のコンピュータ端末の画面上
には、「参考」が付加されていない文書が表示される。
また、Step51でNOの場合は、配信先がまったく指定さ
れていないのでなにもしないでこのフローから抜ける。
際の処理を説明するためのフローチャートである。文書
配信のコマンドを受けると、第一情報追加手段26は、
第二記憶部40に記憶されたリストに基づいて、その担
当者がその文書の配信先に記載されている者であるかど
うかを判断する(Step51)。Step51において、配信先が
文書配信先に記載されている場合には、第一情報追加手
段26は、その配信先が参考配信先にあるかどうかを判
断する(Step54)。参考配信先にある場合には、文書の
各ページに「参考」を表すキャラクター情報を追加する
(Step52)。その後、第一情報追加手段26は、その旨
の信号を部門管理部25に送り、部門管理部25は、そ
の情報が追加された文書を、配信先に送信する(Step5
3)。一方、Step54において、配信先が参考配信先にな
い場合には、第一情報追加手段26はその旨の信号を部
門管理部25に送り、かかる信号を受けた部門管理部2
5は、その文書をそのまま配信先に送信する(Step5
3)。すなわち、受けた側のコンピュータ端末の画面上
には、「参考」が付加されていない文書が表示される。
また、Step51でNOの場合は、配信先がまったく指定さ
れていないのでなにもしないでこのフローから抜ける。
【0044】したがって、上述したように、ワークフロ
ー上でのセルの通常の業務終了であればその業務終了に
より、配信される文書があれば、第二記憶部40に記憶
されたリストに基づいて、第一情報追加手段26が「参
考」として配信する相手かどうかを判断して自動的に配
信する。また、上述したようなワークフロー上でのセル
の業務終了でなく、途中段階でのチェックのための配信
のときにも、第二記憶部40に記憶された作成途中時配
信先リストに基づいて、参考として配布する相手なのか
どうかにより「参考」という文字を付加して配信された
り、されなかったりする。
ー上でのセルの通常の業務終了であればその業務終了に
より、配信される文書があれば、第二記憶部40に記憶
されたリストに基づいて、第一情報追加手段26が「参
考」として配信する相手かどうかを判断して自動的に配
信する。また、上述したようなワークフロー上でのセル
の業務終了でなく、途中段階でのチェックのための配信
のときにも、第二記憶部40に記憶された作成途中時配
信先リストに基づいて、参考として配布する相手なのか
どうかにより「参考」という文字を付加して配信された
り、されなかったりする。
【0045】なお、作成途中段階の文書の場合は、送信
する者が配信時に誰が参考配信先かを指示すれば、この
ようなリスト登録ということをしなくても、図13と同
じ処理で、参考配布か否かの区別をして配信することが
できる。また、送信側からでなく、受信側からの要求に
応じて文書を配信する場合、閲覧したい者にその文書に
ついて閲覧することが許されている、すなわち、その文
書の閲覧権があれば、「参考」の文字が付されて配信さ
れるようにすることもできる。まず、閲覧要求がある
と、文書毎にあるいはその文書についてのその要求元の
閲覧権の有無をチェックし、閲覧権があるときには、参
考を付して配布するようにしてもよい。単なる閲覧権の
ある者には「参考」が付されて文書が配布される。
する者が配信時に誰が参考配信先かを指示すれば、この
ようなリスト登録ということをしなくても、図13と同
じ処理で、参考配布か否かの区別をして配信することが
できる。また、送信側からでなく、受信側からの要求に
応じて文書を配信する場合、閲覧したい者にその文書に
ついて閲覧することが許されている、すなわち、その文
書の閲覧権があれば、「参考」の文字が付されて配信さ
れるようにすることもできる。まず、閲覧要求がある
と、文書毎にあるいはその文書についてのその要求元の
閲覧権の有無をチェックし、閲覧権があるときには、参
考を付して配布するようにしてもよい。単なる閲覧権の
ある者には「参考」が付されて文書が配布される。
【0046】次に、「void」を付して文書を配信する際
のワークフローシステムの動作について説明する。図1
4は「void」を付して文書を配信する際の処理を説明す
るためのフローチャートである。作業者は、自己専用の
コンピュータ端末を用い、自分のID番号を入力し、所
定の文書を受信したい旨のコマンドを入力する。通常の
ワークフロー作業中に参考として特定の文書を参照した
い、あるいはワークフロー作業中ではないときに参照し
たいとき等である。そのコマンドを受けると、第二情報
追加手段27は、その文書がISO規格に準拠したもの
であるかどうかを判断する(Step61)。ここでは、その
文書を作成する際に用いたワークフローが、ISO規格
に準拠した文書の作成用のものであるかどうかを判断す
る。文書がISO規格に準拠したものでない場合には、
第二情報追加手段27はその旨の信号を部門管理部25
に送り、部門管理部25は、その文書をそのまま担当者
に送信する(Step64)。そして、担当者のコンピュータ
端末の画面上には、「void」が付加されていない文書が
表示される。
のワークフローシステムの動作について説明する。図1
4は「void」を付して文書を配信する際の処理を説明す
るためのフローチャートである。作業者は、自己専用の
コンピュータ端末を用い、自分のID番号を入力し、所
定の文書を受信したい旨のコマンドを入力する。通常の
ワークフロー作業中に参考として特定の文書を参照した
い、あるいはワークフロー作業中ではないときに参照し
たいとき等である。そのコマンドを受けると、第二情報
追加手段27は、その文書がISO規格に準拠したもの
であるかどうかを判断する(Step61)。ここでは、その
文書を作成する際に用いたワークフローが、ISO規格
に準拠した文書の作成用のものであるかどうかを判断す
る。文書がISO規格に準拠したものでない場合には、
第二情報追加手段27はその旨の信号を部門管理部25
に送り、部門管理部25は、その文書をそのまま担当者
に送信する(Step64)。そして、担当者のコンピュータ
端末の画面上には、「void」が付加されていない文書が
表示される。
【0047】また、Step61において、文書がISO規格
に準拠したものである場合には、第二情報追加手段27
は、その文書が旧版であるかどうかを判断する(Step6
2)。文書が旧版であると判断すると、その文書の各ペ
ージに「void」を表すキャラクター情報を追加する(St
ep63)。その後、第二追情報加手段27はその旨の信号
を部門管理部25に送り、部門管理部25は、その情報
が追加された文書を、担当者に送信する(Step64)。こ
うして、担当者のコンピュータ端末の画面上には、各ペ
ージに「void」が付加された文書が表示される。
に準拠したものである場合には、第二情報追加手段27
は、その文書が旧版であるかどうかを判断する(Step6
2)。文書が旧版であると判断すると、その文書の各ペ
ージに「void」を表すキャラクター情報を追加する(St
ep63)。その後、第二追情報加手段27はその旨の信号
を部門管理部25に送り、部門管理部25は、その情報
が追加された文書を、担当者に送信する(Step64)。こ
うして、担当者のコンピュータ端末の画面上には、各ペ
ージに「void」が付加された文書が表示される。
【0048】また、Step62において、文書が旧版でな
く、最新版であると判断すると、第二情報追加手段27
は、その文書がワークフロー上で承認決裁を受けたかど
うかを判断する(Step65)。通常、文書には承認決裁の
欄が設けられているので、この欄に所定の印が付いてい
れば、承認決裁がすでにされているということが分か
り、印が付いていなければ、承認決裁がまだされていな
いということが分かる。文書が承認決裁を受けていると
判断すると、第二情報追加手段27はその旨の信号を部
門管理部25に送り、部門管理部25はその文書をその
まま担当者に送信する(Step64)。
く、最新版であると判断すると、第二情報追加手段27
は、その文書がワークフロー上で承認決裁を受けたかど
うかを判断する(Step65)。通常、文書には承認決裁の
欄が設けられているので、この欄に所定の印が付いてい
れば、承認決裁がすでにされているということが分か
り、印が付いていなければ、承認決裁がまだされていな
いということが分かる。文書が承認決裁を受けていると
判断すると、第二情報追加手段27はその旨の信号を部
門管理部25に送り、部門管理部25はその文書をその
まま担当者に送信する(Step64)。
【0049】一方、Step65において、文書が承認決裁を
受けていない、すなわち文書はワークフロー上で処理中
のものである場合には、第二情報追加手段27は、その
担当者のID番号が、その文書を現在処理している者の
ID番号に一致するかどうかを判断する(Step66)。I
D番号が一致する場合には、担当者が自己の業務処理を
引き続き行うために文書を呼び出しているのであるか
ら、第二情報追加手段27はその旨の信号を部門管理部
25に送り、部門管理部25は、その文書をそのまま担
当者に送信する(Step64)。また、ID番号が一致しな
い場合には、第二情報追加手段27はその旨の信号を部
門管理部25に送り、部門管理部25は、その担当者の
コンピュータ端末の画面上に、「文書は最新版であり、
未だ承認決裁を受けていないため出力しない」旨を表示
させる(Step67)。
受けていない、すなわち文書はワークフロー上で処理中
のものである場合には、第二情報追加手段27は、その
担当者のID番号が、その文書を現在処理している者の
ID番号に一致するかどうかを判断する(Step66)。I
D番号が一致する場合には、担当者が自己の業務処理を
引き続き行うために文書を呼び出しているのであるか
ら、第二情報追加手段27はその旨の信号を部門管理部
25に送り、部門管理部25は、その文書をそのまま担
当者に送信する(Step64)。また、ID番号が一致しな
い場合には、第二情報追加手段27はその旨の信号を部
門管理部25に送り、部門管理部25は、その担当者の
コンピュータ端末の画面上に、「文書は最新版であり、
未だ承認決裁を受けていないため出力しない」旨を表示
させる(Step67)。
【0050】本実施形態のワークフローシステムでは、
文書を配信すべき文書配信先とその文書配信先のうち
「参考」を付して文書を配信すべき参考配信先とを記し
たリストを記憶する第二記憶部と、そのリストに基づい
て担当者が「参考」を付して文書を配信すべき者である
と判断したときに、「参考」を表すキャラクター情報を
文書に追加する第一情報追加手段とを設けたことによ
り、文書を特定の相手以外に配信する際には、文書が参
考文書である旨を明確にするための「参考」等の文字を
その文書の各ページに自動的に追加することができる。
また、文書がISO規格に準拠したものであり、且つ旧
版のものであるときに、「void」を表すキャラクター情
報を文書に追加する第二情報追加手段とを設けたことに
より、旧版の文書を配信する際には、文書が廃止された
ものである旨を明確にするための「void」の文字をその
旧版の文書の各ページに自動的に追加することができ
る。したがって、本実施形態のワークフローシステムで
は、ISO規格に準拠した仕様で文書を確実に管理する
ことができる。
文書を配信すべき文書配信先とその文書配信先のうち
「参考」を付して文書を配信すべき参考配信先とを記し
たリストを記憶する第二記憶部と、そのリストに基づい
て担当者が「参考」を付して文書を配信すべき者である
と判断したときに、「参考」を表すキャラクター情報を
文書に追加する第一情報追加手段とを設けたことによ
り、文書を特定の相手以外に配信する際には、文書が参
考文書である旨を明確にするための「参考」等の文字を
その文書の各ページに自動的に追加することができる。
また、文書がISO規格に準拠したものであり、且つ旧
版のものであるときに、「void」を表すキャラクター情
報を文書に追加する第二情報追加手段とを設けたことに
より、旧版の文書を配信する際には、文書が廃止された
ものである旨を明確にするための「void」の文字をその
旧版の文書の各ページに自動的に追加することができ
る。したがって、本実施形態のワークフローシステムで
は、ISO規格に準拠した仕様で文書を確実に管理する
ことができる。
【0051】尚、本発明は上記の実施形態に限定される
ものではなく、その要旨の範囲内において種々の変形が
可能である。上記の実施形態では、ポストオフィスを設
けて、データを部門単位にポストオフィスに受け渡す場
合について説明したが、例えば、従来のようにポストオ
フィスを設けず、すべての部門に対して、全体として一
つのワークフローを定義しておき、データを各担当者間
で受け渡すようにしてもよい。尚、本実施形態で説明し
た動作を実行するプログラムは、フロッピーディスク、
CD−ROM等の可搬媒体や、ハードディスク等の記憶
装置等に、その全体あるいは一部が記録され、あるいは
記憶されている。そのプログラムがコンピュータにより
読み取られて、動作の全部あるいは一部が実行される。
ものではなく、その要旨の範囲内において種々の変形が
可能である。上記の実施形態では、ポストオフィスを設
けて、データを部門単位にポストオフィスに受け渡す場
合について説明したが、例えば、従来のようにポストオ
フィスを設けず、すべての部門に対して、全体として一
つのワークフローを定義しておき、データを各担当者間
で受け渡すようにしてもよい。尚、本実施形態で説明し
た動作を実行するプログラムは、フロッピーディスク、
CD−ROM等の可搬媒体や、ハードディスク等の記憶
装置等に、その全体あるいは一部が記録され、あるいは
記憶されている。そのプログラムがコンピュータにより
読み取られて、動作の全部あるいは一部が実行される。
【0052】
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、文
書を配信すべき担当者を特定した配信先情報を記憶する
第二記憶手段と、担当者が配信先情報で特定された者で
ないときに、文書がその担当者によって処理されるべき
文書ではないことを示す情報、例えば、「uncontrolled
and/or copy」又は「参考」、「参考資料」、「参考
図」、「資料」若しくはそれに相当する文字を表す情報
を文書に追加する情報追加手段とを設けたことにより、
文書を特定の相手以外に配信する際には、文書が参考文
書である旨を明確にするための「参考」等の文字をその
文書の各ページに自動的に追加することができるので、
ISO規格に準拠した仕様で文書を確実に管理すること
ができるワークフローシステムを提供することができ
る。
書を配信すべき担当者を特定した配信先情報を記憶する
第二記憶手段と、担当者が配信先情報で特定された者で
ないときに、文書がその担当者によって処理されるべき
文書ではないことを示す情報、例えば、「uncontrolled
and/or copy」又は「参考」、「参考資料」、「参考
図」、「資料」若しくはそれに相当する文字を表す情報
を文書に追加する情報追加手段とを設けたことにより、
文書を特定の相手以外に配信する際には、文書が参考文
書である旨を明確にするための「参考」等の文字をその
文書の各ページに自動的に追加することができるので、
ISO規格に準拠した仕様で文書を確実に管理すること
ができるワークフローシステムを提供することができ
る。
【0053】また、以上説明したように本発明によれ
ば、ワークフローに従って作成された文書を版毎に記憶
する記憶手段と、文書が旧版のものであるときに、旧版
であることを示す情報、例えば、「invalid and/or obs
olete documents 」若しくは「void」若しくは「無効及
び/又は廃止文書」若しくはそれに相当する文字を表す
情報を文書に追加する情報追加手段とを設けたことによ
り、旧版の文書を配信する際には、文書が廃止されたも
のである旨を明確にするための「void」等の文字をその
旧版の文書の各ページに自動的に追加することができる
ので、ISO規格に準拠した仕様で文書を確実に管理す
ることができるワークフローシステムを提供することが
できる。
ば、ワークフローに従って作成された文書を版毎に記憶
する記憶手段と、文書が旧版のものであるときに、旧版
であることを示す情報、例えば、「invalid and/or obs
olete documents 」若しくは「void」若しくは「無効及
び/又は廃止文書」若しくはそれに相当する文字を表す
情報を文書に追加する情報追加手段とを設けたことによ
り、旧版の文書を配信する際には、文書が廃止されたも
のである旨を明確にするための「void」等の文字をその
旧版の文書の各ページに自動的に追加することができる
ので、ISO規格に準拠した仕様で文書を確実に管理す
ることができるワークフローシステムを提供することが
できる。
【図1】(a)は本発明の一実施形態であるワークフロ
ーシステムの概略構成図、(b)はそのワークフローシ
ステムにおいて各部門におけるデータ処理の流れの一例
を示す概略図である。
ーシステムの概略構成図、(b)はそのワークフローシ
ステムにおいて各部門におけるデータ処理の流れの一例
を示す概略図である。
【図2】本実施形態のワークフローシステムのサーバの
概略システム構成図である。
概略システム構成図である。
【図3】ポストオフィスのメモリマップ図である。
【図4】主ワークフローの例を示す図である。
【図5】サブワークフローの例を示す図である。
【図6】データ処理の流れを示す図である。
【図7】あるジョブの全体の流れを示す図である。
【図8】管理者がジョブを処理したときの処理を説明す
るための図である。
るための図である。
【図9】部門管理部の処理を示す図である。
【図10】全体管理部の処理内容を示す図である。
【図11】全体管理部の処理内容を示す図である。
【図12】第二記憶部に記憶された配信先リストの一例
を示す図である。
を示す図である。
【図13】「参考」を付して文書を配信する際の処理を
説明するための図である。
説明するための図である。
【図14】「void」を付して文書を配信する際の処理を
説明するための図である。
説明するための図である。
10a1 ,10b1 ,10c1 ,・・・ コンピュータ
端末 20 サーバ 21 主ワークフロー定義部 22 サブワークフロー定義部 23 ポストオフィス 23a1 ,23a2 ,・・・ 子ポストオフィス 24 全体管理部 25 部門管理部 26 第一情報追加手段 27 第二情報追加手段 30 第一記憶部 40 第二記憶部
端末 20 サーバ 21 主ワークフロー定義部 22 サブワークフロー定義部 23 ポストオフィス 23a1 ,23a2 ,・・・ 子ポストオフィス 24 全体管理部 25 部門管理部 26 第一情報追加手段 27 第二情報追加手段 30 第一記憶部 40 第二記憶部
Claims (9)
- 【請求項1】 複数のコンピュータ端末が接続されたネ
ットワークを有し、業務処理の流れを定めたワークフロ
ーに従って、前記ネットワークを介して複数の担当者の
間でデータを受け渡し、業務処理を実行させるワークフ
ローシステムにおいて、 前記ワークフローに従って作成された文書を記憶する第
一記憶手段と、 前記文書を配信すべき担当者を特定した配信先情報を記
憶する第二記憶手段と、 担当者に文書を配信すべき旨の指示を受けた場合、その
担当者が前記第二記憶部に記憶された前記配信先情報で
特定された者でないときに、前記文書がその担当者によ
って処理されるべき文書ではないことを示す情報を前記
文書に追加する情報追加手段と、 前記情報追加手段で処理された文書を前記担当者に送信
する管理手段と、 を具備することを特徴とするワークフローシステム。 - 【請求項2】 前記情報追加手段は、担当者のID情報
に基づいて、その担当者が前記配信先情報で特定された
者であるかどうかを判断することを特徴とする請求項1
記載のワークフローシステム。 - 【請求項3】 前記情報追加手段は、文書を外部に出力
する際には、担当者が前記配信先情報で特定された者で
あるかどうかにかかわらず、前記処理されるべき文書で
はないことを示す情報を前記文書に追加することを特徴
とする請求項1又は2記載のワークフローシステム。 - 【請求項4】 前記処理されるべき文書ではないことを
示す情報は、「uncontrolled and/or copy」又は「参
考」、「参考資料」、「参考図」、「資料」若しくはそ
れに相当する文字を表す情報であることを特徴とする請
求項1乃至3記載のワークフローシステム。 - 【請求項5】 複数のコンピュータ端末が接続されたネ
ットワークを有し、業務処理の流れを定めたワークフロ
ーに従って、前記ネットワークを介して複数の担当者の
間でデータを受け渡し、業務処理を実行させるワークフ
ローシステムにおいて、 前記ワークフローに従って作成された文書を版毎に記憶
する記憶手段と、 担当者に文書を配信すべき旨の指示を受けた場合、その
文書が旧版のものであるときに、旧版であることを示す
情報を前記文書に追加する情報追加手段と、 前記情報追加手段で処理された文書を前記担当者に送信
する管理手段と、 を具備することを特徴とするワークフローシステム。 - 【請求項6】 前記情報追加手段は、前記文書がISO
規格に準拠した仕様で作成されたものである場合に限
り、前記文書に前記廃止情報を追加することを特徴とす
る請求項5記載のワークフローシステム。 - 【請求項7】 前記旧版であることを示す情報は、「in
valid and/or obsolete documents 」若しくは「void」
若しくは「無効及び/又は廃止文書」若しくはそれに相
当する文字を表す情報であることを特徴とする請求項5
又は6記載のワークフローシステム。 - 【請求項8】 業務処理の流れを定めたワークフローに
従って、複数のコンピュータ端末が接続されたネットワ
ークを介して複数の担当者の間でデータを受け渡し、業
務処理を実行させるワークフローシステムを実行させる
ためのプログラムを記録した記録媒体において、 前記ワークフローに従って作成された文書を記憶させる
手順と、 前記文書を配信すべき担当者を特定した配信先情報を記
憶させる手順と、 担当者に文書を配信すべき旨の指示を受けた場合、その
担当者が前記配信先情報で特定された者でないときに、
前記文書がその担当者によって処理されるべき文書では
ないことを示す情報を前記文書に追加させる手順と、 前記追加された文書を前記担当者に送信させる手順と、 を実行させるためのプログラムを記録した記録媒体。 - 【請求項9】 業務処理の流れを定めたワークフローに
従って、複数のコンピュータ端末が接続されたネットワ
ークを介して複数の担当者の間でデータを受け渡し、業
務処理を実行させるワークフローシステムを実行させる
ためのプログラムを記録した記録媒体において、 前記ワークフローに従って作成された文書を版毎に記憶
させる手順と、 担当者に文書を配信すべき旨の指示を受けた場合、その
文書が旧版のものであるときに、旧版であることを示す
情報を前記文書に追加させる手順と、 前記追加された文書を前記担当者に送信させる手順と、 を実行させるためのプログラムを記録した記録媒体。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP9287504A JPH10187841A (ja) | 1996-10-22 | 1997-10-21 | ワークフローシステム |
Applications Claiming Priority (3)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP8-279716 | 1996-10-22 | ||
JP27971696 | 1996-10-22 | ||
JP9287504A JPH10187841A (ja) | 1996-10-22 | 1997-10-21 | ワークフローシステム |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JPH10187841A true JPH10187841A (ja) | 1998-07-21 |
Family
ID=26553457
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP9287504A Pending JPH10187841A (ja) | 1996-10-22 | 1997-10-21 | ワークフローシステム |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JPH10187841A (ja) |
Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2007011445A (ja) * | 2005-06-28 | 2007-01-18 | Fuji Xerox Co Ltd | 履歴提供装置 |
-
1997
- 1997-10-21 JP JP9287504A patent/JPH10187841A/ja active Pending
Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2007011445A (ja) * | 2005-06-28 | 2007-01-18 | Fuji Xerox Co Ltd | 履歴提供装置 |
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