JPH10187517A - Document registration device and method therefor - Google Patents
Document registration device and method thereforInfo
- Publication number
- JPH10187517A JPH10187517A JP8357116A JP35711696A JPH10187517A JP H10187517 A JPH10187517 A JP H10187517A JP 8357116 A JP8357116 A JP 8357116A JP 35711696 A JP35711696 A JP 35711696A JP H10187517 A JPH10187517 A JP H10187517A
- Authority
- JP
- Japan
- Prior art keywords
- document
- registration
- destination
- notification destination
- notification
- Prior art date
- Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
- Pending
Links
Landscapes
- Document Processing Apparatus (AREA)
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
Description
【0001】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は、スキャナ等から読
み込んだ文書のイメージデータ、あるいはコンピュータ
上のDTPアプリケーション等で作成した文書のコード
データ等を登録し、これを検索し表示あるいは印刷を行
う電子ファイリング装置等の文書登録装置及び文書登録
方法に関する。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to an electronic device for registering image data of a document read from a scanner or the like or code data of a document created by a DTP application or the like on a computer, and retrieving this to display and display or print. The present invention relates to a document registration device such as a filing device and a document registration method.
【0002】[0002]
【従来の技術】従来、この種の電子ファイリング装置
(文書登録装置)では、文書を一元管理していたが、近
年、いくつかの文書をまとめ、例えばそれをフォルダと
し、分類分けをして管理するのが一般的となっている。
また、近年、業務の多様化やネットワークの普及などに
伴い、電子ファイリング装置も複数ユーザで使用するこ
とが求められてきており、そのユーザだけしか文書の登
録あるいは検索をすることができない個人フォルダと、
グループに属するユーザはだれでも文書の登録あるいは
検索を行うことができる共有フォルダとを持ち、個人文
書と共有文書を別けて管理することにより、複数ユーザ
で使用できるようにしたものも提案されている。2. Description of the Related Art Conventionally, in this type of electronic filing device (document registration device), documents have been centrally managed. In recent years, however, several documents have been put together, for example, as folders, and classified and managed. It has become common practice.
In recent years, with the diversification of business and the spread of networks, it has been required that electronic filing apparatuses be used by a plurality of users, and personal folders in which only those users can register or search documents. ,
It has been proposed that any user belonging to a group has a shared folder in which any user can register or search for a document, and manages personal documents and shared documents separately so that multiple users can use them.
【0003】従来、電子ファイルリング装置における文
書登録方法では、文書を登録するときに、ユーザは、文
書名、キーワードなどの文書管理情報を設定している。
文書をフォルダで分類して管理することができる電子フ
ァイリング装置では、さらに登録先としてフォルダを指
定する。これらの設定後、登録指示を行うと、文書管理
情報に、登録日、登録者、文書のページ数などが自動的
に追加され、文書データと関連付けられて登録される。Conventionally, in a document registration method in an electronic filing device, when registering a document, a user sets document management information such as a document name and a keyword.
In an electronic filing device that can manage documents by classifying them by folders, the folders are further designated as registration destinations. When a registration instruction is performed after these settings, the registration date, the registrant, the number of pages of the document, and the like are automatically added to the document management information and registered in association with the document data.
【0004】[0004]
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述の
従来の文書登録方法では、文書を登録したとき、文書を
新たに登録したことや、その文書管理情報を通知するこ
とができないため、登録者以外のユーザは、その文書が
新たに登録されたことを知ることができなかった。その
ため、登録者以外のユーザにも必要な情報が書かれてい
る文書を登録した場合でも、他のユーザはその文書を一
度も見ない場合が多く、電子ファイリング装置を情報伝
達として利用する場合の障害となっていた。However, in the above-described conventional document registration method, when a document is registered, it cannot be notified that the document has been newly registered or its document management information. Did not know that the document was newly registered. Therefore, even when a document that contains necessary information is registered for a user other than the registrant, the other user often does not see the document at all, and when the electronic filing device is used for information transmission. Was an obstacle.
【0005】また、新しく登録された文書を必ず一度は
見るようにするためには、登録されている全ての文書に
対して、登録日などによる検索を定期的に行う必要があ
り、ユーザの検索作業の増加を招いていた。In order to view a newly registered document at least once, it is necessary to periodically search all registered documents based on a registration date or the like. This has led to an increase in work.
【0006】本発明は上記従来の問題点に鑑み、文書を
登録するときに、登録した文書の文書管理情報を指定の
ユーザに通知することができる文書登録装置、及び文書
登録方法を提供することを目的とする。The present invention has been made in consideration of the above-described conventional problems, and provides a document registration apparatus and a document registration method capable of notifying a designated user of document management information of a registered document when the document is registered. With the goal.
【0007】[0007]
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、請求項1記載の発明は、文書を登録する文書登録手
段と、新たに登録された文書の文書管理情報を通知する
通知先を設定する通知先設定手段と、前記文書登録手段
により登録された文書の文書管理情報を、前記通知先設
定手段により設定された通知先へ通知する登録通知手段
とを有するものである。In order to achieve the above object, according to the first aspect of the present invention, there is provided a document registration unit for registering a document, and a notification destination for notifying document management information of a newly registered document. A notification destination setting means for setting, and a registration notifying means for notifying the document management information of the document registered by the document registration means to the notification destination set by the notification destination setting means.
【0008】請求項2記載の発明は、請求項1記載の発
明において、前記文書登録手段は、文書の登録先を指定
する登録先指定手段と、前記登録先指定手段により指定
された登録先に文書を登録する指定先文書登録手段とを
備え、前記通知先設定手段は、新たに登録された文書の
文書管理情報を通知する通知先を登録する通知先登録手
段と、前記通知先登録手段により登録された通知先を記
憶する通知先記憶手段と、前記通知先記憶手段により記
憶されている通知先の中から、前記登録先指定手段によ
り指定された登録先に属した通知先を読み出す通知先読
出し手段とを備えたものである。According to a second aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, the document registering means includes a registration destination designating means for designating a registration destination of the document and a registration destination designated by the registration destination designating means. A notification destination registering means for registering a document, wherein the notification destination setting means includes a notification destination registration means for registering a notification destination for notifying the document management information of the newly registered document, and the notification destination registration means. Notification destination storage means for storing the registered notification destination; and a notification destination for reading a notification destination belonging to the registration destination specified by the registration destination specification means from the notification destinations stored in the notification destination storage means. Reading means.
【0009】請求項3記載の発明は、文書を登録する文
書登録処理と、新たに登録された文書の文書管理情報を
通知する通知先を設定する通知先設定処理と、前記文書
登録処理により登録された文書の文書管理情報を、前記
通知先設定処理により設定された通知先へ通知する登録
通知処理とを有するものである。According to a third aspect of the present invention, there is provided a document registration process for registering a document, a notification destination setting process for setting a notification destination for notifying document management information of a newly registered document, and registration by the document registration process. Registration notification processing for notifying the document management information of the set document to the notification destination set by the notification destination setting processing.
【0010】請求項4記載の発明は、請求項3記載の発
明において、前記文書登録処理は、文書の登録先を指定
する登録先指定処理と、前記登録先指定処理により指定
された登録先に文書を登録する指定先文書登録処理とを
実行し、前記通知先設定処理は、新たに登録された文書
の文書管理情報を通知する通知先を登録する通知先登録
処理と、前記通知先登録処理により登録された通知先を
記憶する通知先記憶処理と、前記通知先記憶処理により
記憶されている通知先の中から、前記登録先指定処理に
より指定された登録先に属した通知先を読み出す通知先
読出し処理とを実行するようにしたものである。According to a fourth aspect of the present invention, in the third aspect of the present invention, the document registration process includes a registration destination designation process for designating a document registration destination and a registration destination designated by the registration destination designation process. Executing a designated document registration process for registering a document, wherein the notification destination setting process includes a notification destination registration process for registering a notification destination for notifying document management information of a newly registered document; and a notification destination registration process. Notification destination storage processing for storing notification destinations registered by the notification destination storage processing, and a notification for reading a notification destination belonging to the registration destination specified by the registration destination specification processing from the notification destinations stored by the notification destination storage processing The first read processing is executed.
【0011】[0011]
【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の一形態を説明する。An embodiment of the present invention will be described below with reference to the drawings.
【0012】図1は、本発明の実施の形態に係る文書登
録装置における文書登録処理の概略構成を示すブロック
図である。FIG. 1 is a block diagram showing a schematic configuration of a document registration process in a document registration device according to an embodiment of the present invention.
【0013】本実施の形態の文書登録装置における文書
登録処理は、同図に示すように文書登録手段11、通知
先設定手段12及び登録通知手段13で構成されてい
る。文書登録手段11は、スキャナなどから読み込んだ
文書のイメージデータを、データペース等のデータの記
憶及び管理を行うファイル装置に登録する。また、通知
先設定手段12は、登録された文書の文書管理情報を通
知するユーザを設定し、登録通知手段13は、文書登録
手段11で文書が登録されると、登録された文書の文書
名、登録日、登録者等の文書管理情報を、通知先指定手
段12で設定されたユーザのユーザIDを持つ新規登録
文書リストに加え、さらに、その後のユーザの表示指示
等により、ユーザのユーザIDを持つ新規登録文書リス
トの内容を表示する。The document registration process in the document registration apparatus according to the present embodiment includes a document registration unit 11, a notification destination setting unit 12, and a registration notification unit 13, as shown in FIG. The document registration unit 11 registers image data of a document read from a scanner or the like in a file device that stores and manages data such as a data pace. The notification destination setting unit 12 sets a user who notifies the document management information of the registered document. The registration notifying unit 13 sets the document name of the registered document when the document is registered by the document registration unit 11. Document management information such as registration date, registrant, etc., to the newly registered document list having the user ID of the user set by the notification destination specifying means 12, and further, by the display instruction of the user, the user ID of the user Displays the contents of the newly registered document list with.
【0014】ここで、新規登録文書リストとは、登録さ
れた文書を記録するためのリスト・データであり、ユー
ザID、文書数及び文書管理情報のリストからなる。な
お、新規登録文書リストのデータの内容例は後述する
(図4)。Here, the newly registered document list is list data for recording registered documents, and includes a list of a user ID, the number of documents, and document management information. An example of the data content of the newly registered document list will be described later (FIG. 4).
【0015】図2は、文書登録手段11及び通知先設定
手段12の内部構成を示すブロック図である。FIG. 2 is a block diagram showing the internal configuration of the document registration means 11 and the notification destination setting means 12.
【0016】特定のユーザだけしか文書の登録あるいは
検索をすることができない個人フォルダと、グループに
属するユーザはだれでも文書の登録あるいは検索を行う
ことができる共有フォルダとを持ち、個人文書と共有文
書を別けて管理することができる電子ファイリング装置
において、文書を登録する場合は、登録先としてフォル
ダを指定する必要があるため、登録先の指定により自動
的に通知先が設定される方が、その都度通知先を設定す
るよりも作業効率の向上が図れる。そこで、本実施の形
態の文書登録手段11及び通知先設定手段12は、文書
の登録先の指定により、文書登録の通知先が設定できる
方法を実現している。A personal folder in which only a specific user can register or search a document, and a shared folder in which any user belonging to a group can register or search a document. When registering a document in an electronic filing device that can be managed separately, it is necessary to specify a folder as the registration destination. Therefore, it is better to set the notification destination automatically by specifying the registration destination each time. Work efficiency can be improved as compared with setting a notification destination. Therefore, the document registration unit 11 and the notification destination setting unit 12 of the present embodiment implement a method in which a notification destination of document registration can be set by designating a document registration destination.
【0017】すなわち、登録先指定手段21は、文書を
登録するフォルダを指定する。指定先文書登録手段22
は、スキャナなどから読み込んだ文書のイメージデータ
を、データベース等のデータの記憶及び管理を行うファ
イル装置に、登録先指定手段21で指定されたフォルダ
の文書として登録する。That is, the registration destination specifying means 21 specifies a folder in which a document is registered. Designated destination document registration means 22
Registers the image data of a document read from a scanner or the like as a document in a folder specified by the registration destination specifying unit 21 in a file device that stores and manages data such as a database.
【0018】通知先登録手段23は、そのフォルダに文
書が登録されたときに通知するユーザのIDを、フォル
ダの通知先リストに登録する。通知先記憶手段24は、
通知先登録手段23で登録されたフォルダの通知先リス
トを記憶する。ここで、通知先リストとは、フォルダI
D、通知先ユーザ数、及び通知先ユーザIDのリストか
ら成るリスト・データである。なお、通知先リストのデ
ータの内容例は後述する(図5)。The notification destination registration unit 23 registers the ID of the user who is notified when a document is registered in the folder in the notification destination list of the folder. The notification destination storage means 24
The notification destination list of the folder registered by the notification destination registration unit 23 is stored. Here, the notification destination list is the folder I
D, list data including a list of notification destination user numbers and notification destination user IDs. An example of the data content of the notification destination list will be described later (FIG. 5).
【0019】次いで、通知読出し手段25は、登録先指
定手段21で指定されたフォルダの通知先リストを、通
知先記憶手段24で記憶されているフォルダごとの通知
先リストから読出し、登録通知手段13で登録通知を行
う通知先を設定する。Next, the notification reading unit 25 reads the notification destination list of the folder specified by the registration destination specifying unit 21 from the notification destination list for each folder stored in the notification destination storage unit 24, and reads the registration notification unit 13. Set the notification destination for registration notification in.
【0020】図3は、本発明に係る文書登録装置の実施
の形態の概略構成を示すブロック図である。FIG. 3 is a block diagram showing a schematic configuration of an embodiment of the document registration apparatus according to the present invention.
【0021】図中31は中央制御装置であり、この中央
制御装置31では、上述した図1及び図2に示した文書
登録処理の構成に関わる一切の制御を行うプログラムが
動作する。この中央制御装置31には、記憶装置32、
画像読取り装置33、キーボード34、マウス35、及
び表示装置36が接続されている。In the figure, reference numeral 31 denotes a central control unit. In the central control unit 31, a program for performing all the controls related to the configuration of the document registration process shown in FIGS. 1 and 2 operates. The central control device 31 includes a storage device 32,
The image reading device 33, the keyboard 34, the mouse 35, and the display device 36 are connected.
【0022】記憶装置32は、中央制御装置31のため
のプログラム、文書登録手段11で登録された文書デー
タ、登録通知手段で設定される新規登録文書リスト及び
通知先記憶手段24で記憶される通知先リスト等を記憶
するRAM、ROMあるいはハードディスク等から成
る。The storage device 32 has a program for the central control device 31, document data registered by the document registration means 11, a newly registered document list set by the registration notification means, and a notification stored by the notification destination storage means 24. It is composed of a RAM, a ROM, a hard disk or the like for storing a destination list and the like.
【0023】また、画像読取り装置33は、スキャナな
どから成り、文書登録手段11で登録される文書データ
を読み込む等のために使用される。キーボード34及び
マウス35は、通知先登録手段23で通知先を登録した
り、登録先指定手段21で登録先を指定する等の操作の
ために使用される。表示装置36は、CRTディスプレ
イ装置等から成り、登録通知手段13で新規登録文書リ
ストの内容を表示する等のために使用される。The image reading device 33 is composed of a scanner or the like, and is used for reading document data registered by the document registration means 11. The keyboard 34 and the mouse 35 are used for operations such as registering a notification destination by the notification destination registration unit 23 and specifying a registration destination by the registration destination specifying unit 21. The display device 36 is composed of a CRT display device or the like, and is used by the registration notifying means 13 to display the contents of a newly registered document list.
【0024】図4は、上述した新規登録文書リストのデ
ータの内容例を示す図である。FIG. 4 is a diagram showing an example of the contents of the data of the above-mentioned newly registered document list.
【0025】同図に示す例では、3人のユーザに対する
登録通知が記録され、ユーザ1及びユーザ3には2つの
登録通知された文書があり、ユーザ2には1つの登録通
知された文書があり、それぞれ文書管理情報として、文
書名、登録日及び登録者が記録されていることを示す。In the example shown in the figure, registration notifications for three users are recorded, and there are two documents for which registration has been notified for user 1 and user 3, and one document for which registration has been notified for user 2. Indicates that a document name, a registration date, and a registrant are recorded as document management information.
【0026】図5は、上述した通知先リストのデータの
内容例を示す図である。FIG. 5 is a diagram showing an example of the contents of the above-mentioned notification destination list data.
【0027】同図の例では、フォルダ1の通知先ユーザ
数が1でその通知先がユーザ1に、フォルダ2の通知先
ユーザ数が3でその通知先がユーザ1、ユーザ2及びユ
ーザ2に、フォルダ3の通知先ユーザ数が2でその通知
先がユーザ2及びユーザ3にそれぞれ登録されているこ
とを示す。In the example of FIG. 1, the number of notification destination users of folder 1 is 1 and the notification destination is user 1, and the number of notification destination users of folder 2 is 3 and the notification destinations are user 1, user 2 and user 2. , The number of notification destination users in the folder 3 is 2, indicating that the notification destinations are registered in the user 2 and the user 3, respectively.
【0028】次に、図6のフローチャートに従い、本実
施の形態の文書登録方法を説明する。Next, the document registration method according to the present embodiment will be described with reference to the flowchart of FIG.
【0029】まず、メニュー・コマンドの実行等による
ユーザの開始時により文書登録処理が開始される(ステ
ップS61)。次いで、文書を登録するフォルダが指定
され、登録の指示がされると(ステップS62)、指定
のフォルダに文書が登録される(ステップS63)。First, a document registration process is started when a user starts by executing a menu command or the like (step S61). Next, when a folder for registering a document is designated and registration is instructed (step S62), the document is registered in the designated folder (step S63).
【0030】ここで、前記ステップS61〜ステップS
63における、登録するフォルダを指定した文書の登録
のユーザ・インタフェースの例を図7に示す。同図で
は、個人フォルダ70、共有フォルダ(1)72、及び
共有フォルダ(2)73の3つのフォルダがあり、共有
フォルダ(1)72に文書を登録するために、文書を表
すアイコン71をマウス操作により、共有フォルダ
(1)72を表すアイコン72の上に持っていったとこ
ろを示している。Here, the steps S61 to S61
FIG. 7 shows an example of a user interface for registering a document in which a folder to be registered is designated. In the figure, there are three folders: a personal folder 70, a shared folder (1) 72, and a shared folder (2) 73. In order to register a document in the shared folder (1) 72, an icon 71 representing the document is used by a mouse. This shows that the user has brought the icon over the icon 72 representing the shared folder (1) 72 by the operation.
【0031】図6に戻り、前記ステップS63の処理後
は、登録先のフォルダのフォルダIDを持つ通知先リス
トを取得し(ステップS64)、通知先リストに未処理
のユーザIDがあるか調べ(ステップS65)、通知先
リストに未処理のユーザIDがある場合には、ユーザI
DのリストからユーザIDを1つ取り出し(ステップS
66)、そのユーザIDを持つ新規登録文書リストの文
書数に1を足すと共に登録した文書の文書管理情報を記
録し(ステップS67)、ステップS65に戻る。Referring back to FIG. 6, after the processing in step S63, a notification destination list having the folder ID of the registration destination folder is obtained (step S64), and it is checked whether the notification destination list has an unprocessed user ID (step S64). Step S65) If there is an unprocessed user ID in the notification destination list,
One user ID is extracted from the list of D (step S
66), add 1 to the number of documents in the newly registered document list having the user ID, record the document management information of the registered document (step S67), and return to step S65.
【0032】そして、通知先リストにある全てのユーザ
IDに対してステップS65からステップS67を繰り
返し行い、通知先リストに未処理のユーザIDがなけれ
ば処理を終了する(ステップS68)。Then, steps S65 to S67 are repeated for all the user IDs in the notification destination list, and if there is no unprocessed user ID in the notification destination list, the process ends (step S68).
【0033】次に、図8のフローチャートに従い、登録
通知手段13に係る新規登録文書リストの表示処理手順
を説明する。Next, a procedure for displaying a newly registered document list by the registration notifying means 13 will be described with reference to the flowchart of FIG.
【0034】まず、メニュー・コマンドの実行等による
ユーザの開始指示により新規登録文書リストの表示処理
が開始される(ステップS81)。次いで、そのユーザ
のユーザIDを持つ新規登録文書リストを取得し(ステ
ップS82)、文書管理情報のリストに未処理の文書管
理情報があるかを調べ(ステップS83)、未処理の文
書管理情報がある場合には、文書管理情報のリストから
文書管理情報を1つ読み出し(ステップS84)、ステ
ップS83へ戻る。First, a display process of a newly registered document list is started by a user's start instruction by executing a menu / command (step S81). Next, a newly registered document list having the user ID of the user is acquired (step S82), and it is checked whether there is unprocessed document management information in the list of document management information (step S83). If so, one document management information is read from the list of document management information (step S84), and the process returns to step S83.
【0035】そして、全ての文書管理情報を読み出すま
でステップS83からステップS84の処理を繰り返し
行い、全ての文書管理情報を読み出したらその内容を表
示し(ステップS85)、終了する(ステップS8
6)。Then, the processing from step S83 to step S84 is repeated until all the document management information is read out. When all the document management information is read out, the contents are displayed (step S85), and the process is terminated (step S8).
6).
【0036】図9は、新規登録文書リストの表示画面例
である。FIG. 9 is an example of a display screen of a newly registered document list.
【0037】同図の例では、文書名、登録日及び登録者
だけでなく、登録先や、文書のページ数の文書管理情報
も含む新規登録文書リストの内容が表示されている。In the example shown in the figure, the contents of the newly registered document list including not only the document name, registration date and registrant but also the registration destination and document management information on the number of pages of the document are displayed.
【0038】このように、文書を登録したとき、登録し
た文書の文書管理情報を指定のユーザに通知するので、
登録者以外のユーザのためにも必要な文書を登録した場
合でも、他のユーザにその文書を知らせることができ、
電子ファイリング装置を情報伝達の手段としても利用す
ることができる。また、新しく登録された文書を見る場
合、登録日などで検索する必要がなくなり、検索作業を
軽減することができる。As described above, when a document is registered, the document management information of the registered document is notified to the designated user.
Even if you register necessary documents for users other than the registrant, you can inform other users of the documents,
The electronic filing device can also be used as a means for transmitting information. In addition, when a newly registered document is viewed, it is not necessary to perform a search on the registration date or the like, so that the search operation can be reduced.
【0039】また、文書の登録先を指定することにより
通知先が自動的に設定されるようにしたので、通知先の
設定作業を軽減することができる。Further, since the notification destination is automatically set by designating the registration destination of the document, the work of setting the notification destination can be reduced.
【0040】なお、本発明は、図示の実施の形態に限定
されず、種々の変形が可能である。例えば、その変形例
として次のようなものがある。 (1)上記実施の形態では、通知先の設定として、文書
を登録するフォルダを指定する場合についてのみ説明し
たが、通知先のユーザ名を直接入力したり、通知先選択
パネルとなる画面上のパネルから選択させるなどの方法
でも実施可能である。(2)文書を登録するフォルダを
指定することによる通知先の設定方法は、フォルダとユ
ーザの管理方法を、UNIXにおける管理方法のよう
に、オーナID及びグループID等のフォルダ管理情報
と、ユーザID及びグループID等のユーザ管理情報と
で行い、登録先のフォルダのグループIDを持つ全ての
ユーザのユーザIDを通知先として設定するようにして
も実施可能である。 (3)文書が登録されたことの通知は、一般的な電子メ
ール・システムを利用して、登録された文書の文書名、
登録日時及び登録者などの文書管理情報を、メールで自
動送信する方法でも実施可能である。The present invention is not limited to the illustrated embodiment, but can be variously modified. For example, there are the following modifications. (1) In the above-described embodiment, only the case where a folder in which a document is registered is specified as the setting of a notification destination has been described. It can also be implemented by a method such as selection from a panel. (2) A method of setting a notification destination by designating a folder in which a document is registered includes a method of managing folders and users, a method of managing folders and folders, such as a management method in UNIX, folder management information such as owner ID and group ID, and user ID It is also possible to set the user IDs of all the users having the group ID of the folder of the registration destination as the notification destinations. (3) The notification that the document has been registered is sent by using a general e-mail system by using the document name of the registered document,
Document management information such as registration date and time and registrant can be automatically transmitted by e-mail.
【0041】[0041]
【発明の効果】以上詳細に説明したように、請求項1記
載の発明は、文書を登録する文書登録手段と、新たに登
録された文書の文書管理情報を通知する通知先を設定す
る通知先設定手段と、前記文書登録手段により登録され
た文書の文書管理情報を、前記通知先設定手段により設
定された通知先へ通知する登録通知手段とを有したの
で、登録した文書の文書管理情報を指定のユーザに通知
することができる。これにより、登録者以外のユーザた
めにも必要な文書を登録した場合でも、他のユーザにそ
の文書を知らせることができ、電子ファイリング装置を
情報伝達の手段としても利用することができる。また、
新しく登録された文書を見る場合、登録日などで検索す
る必要がなくなり、検索作業を軽減することができる。As described above in detail, according to the first aspect of the present invention, there is provided a document registration unit for registering a document, and a notification destination for setting a notification destination for notifying document management information of a newly registered document. Setting means, and registration notifying means for notifying the document management information of the document registered by the document registering means to the notification destination set by the notification destination setting means. A designated user can be notified. As a result, even when a necessary document is registered for a user other than the registrant, the document can be notified to other users, and the electronic filing apparatus can be used as a means for transmitting information. Also,
When looking at a newly registered document, it is not necessary to perform a search on the registration date or the like, and the search operation can be reduced.
【0042】請求項2記載の発明は、請求項1記載の発
明において、前記文書登録手段は、文書の登録先を指定
する登録先指定手段と、前記登録先指定手段により指定
された登録先に文書を登録する指定先文書登録手段とを
備え、前記通知先設定手段は、新たに登録された文書の
文書管理情報を通知する通知先を登録する通知先登録手
段と、前記通知先登録手段により登録された通知先を記
憶する通知先記憶手段と、前記通知先記憶手段により記
憶されている通知先の中から、前記登録先指定手段によ
り指定された登録先に属した通知先を読み出す通知先読
出し手段とを備えたので、文書の登録先を指定すること
により通知先が自動的に設定され、通知先の設定作業を
軽減することができる。According to a second aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, the document registration unit includes a registration destination designation unit that designates a registration destination of the document and a registration destination designated by the registration destination designation unit. A notification destination registering means for registering a document, wherein the notification destination setting means includes a notification destination registration means for registering a notification destination for notifying the document management information of the newly registered document, and the notification destination registration means. Notification destination storage means for storing the registered notification destination; and a notification destination for reading a notification destination belonging to the registration destination specified by the registration destination specification means from the notification destinations stored in the notification destination storage means. Since the reading means is provided, the notification destination is automatically set by designating the registration destination of the document, and the setting work of the notification destination can be reduced.
【0043】請求項3記載の発明は、文書を登録する文
書登録処理と、新たに登録された文書の文書管理情報を
通知する通知先を設定する通知先設定処理と、前記文書
登録処理により登録された文書の文書管理情報を、前記
通知先設定処理により設定された通知先へ通知する登録
通知処理とを有したので、簡単な方法により請求項1記
載の発明と同様の効果を得ることができる。According to a third aspect of the present invention, there is provided a document registration process for registering a document, a notification destination setting process for setting a notification destination for notifying document management information of a newly registered document, and registration by the document registration process. A registration notification process of notifying the document management information of the set document to the notification destination set by the notification destination setting process, so that the same effect as the invention of claim 1 can be obtained by a simple method. it can.
【0044】請求項4記載の発明は、請求項3記載の発
明において、前記文書登録処理は、文書の登録先を指定
する登録先指定処理と、前記登録先指定処理により指定
された登録先に文書を登録する指定先文書登録処理とを
実行し、前記通知先設定処理は、新たに登録された文書
の文書管理情報を通知する通知先を登録する通知先登録
処理と、前記通知先登録処理により登録された通知先を
記憶する通知先記憶処理と、前記通知先記憶処理により
記憶されている通知先の中から、前記登録先指定処理に
より指定された登録先に属した通知先を読み出す通知先
読出し処理とを実行するようにしたので、請求項2記載
の発明と同様の効果を得ることができる。According to a fourth aspect of the present invention, in the third aspect of the invention, the document registration process includes a registration destination designation process for designating a document registration destination and a registration destination designated by the registration destination designation process. Executing a designated document registration process for registering a document, wherein the notification destination setting process includes a notification destination registration process for registering a notification destination for notifying document management information of a newly registered document; and a notification destination registration process. Notification destination storage processing for storing notification destinations registered by the notification destination storage processing, and a notification for reading a notification destination belonging to the registration destination specified by the registration destination specification processing from the notification destinations stored by the notification destination storage processing Since the pre-reading process is executed, the same effect as the second aspect of the invention can be obtained.
【図1】本発明の実施の形態に係る文書登録装置の文書
登録処理の概略構成を示すブロック図である。FIG. 1 is a block diagram illustrating a schematic configuration of a document registration process of a document registration device according to an embodiment of the present invention.
【図2】文書登録手段11及び通知先設定手段12の内
部構成を示すブロック図である。FIG. 2 is a block diagram showing an internal configuration of a document registration unit 11 and a notification destination setting unit 12.
【図3】本発明に係る文書登録装置の実施の形態の概略
構成を示すブロック図である。FIG. 3 is a block diagram showing a schematic configuration of an embodiment of a document registration device according to the present invention.
【図4】新規登録文書リストのデータの内容例を示す図
である。FIG. 4 is a diagram showing an example of data contents of a newly registered document list.
【図5】通知先リストのデータの内容例を示す図であ
る。FIG. 5 is a diagram showing an example of data contents of a notification destination list.
【図6】実施の形態の文書登録方法を説明するためのフ
ローチャートである。FIG. 6 is a flowchart illustrating a document registration method according to the embodiment.
【図7】登録するフォルダを指定した文書登録のユーザ
・インタフェースの例を示す図である。FIG. 7 is a diagram illustrating an example of a user interface for document registration in which a folder to be registered is specified.
【図8】登録通知手段13に係る新規登録文書リストの
表示処理手順を説明するためのフローチャートである。FIG. 8 is a flowchart for explaining a procedure of processing for displaying a newly registered document list according to the registration notifying means 13;
【図9】新規登録文書リストの表示画面例を示す図であ
る。FIG. 9 is a diagram showing an example of a display screen of a newly registered document list.
11 文書登録手段 12 通知先設定手段 13 登録通知手段 21 登録先指定手段 22 指定先文書登録手段 23 通知先登録手段 24 通知先記憶手段 25 通知読出し手段 31 中央制御装置 32 記憶装置 33 画像読取り装置 34 キーボード 35 マウス 36 表示装置 REFERENCE SIGNS LIST 11 document registration means 12 notification destination setting means 13 registration notification means 21 registration destination designation means 22 designated destination document registration means 23 notification destination registration means 24 notification destination storage means 25 notification reading means 31 central control device 32 storage device 33 image reading device 34 Keyboard 35 Mouse 36 Display
Claims (4)
を設定する通知先設定手段と、 前記文書登録手段により登録された文書の文書管理情報
を、前記通知先設定手段により設定された通知先へ通知
する登録通知手段とを有することを特徴とする文書登録
装置。1. A document registration unit for registering a document, a notification destination setting unit for setting a notification destination for notifying document management information of a newly registered document, and a document management of the document registered by the document registration unit A document registration device, comprising: a registration notification unit that notifies information to a notification destination set by the notification destination setting unit.
録する指定先文書登録手段とを備え、 前記通知先設定手段は、 新たに登録された文書の文書管理情報を通知する通知先
を登録する通知先登録手段と、 前記通知先登録手段により登録された通知先を記憶する
通知先記憶手段と、 前記通知先記憶手段により記憶されている通知先の中か
ら、前記登録先指定手段により指定された登録先に属し
た通知先を読み出す通知先読出し手段とを備えたことを
特徴とする請求項1記載の文書登録装置。2. The document registration means, comprising: a registration destination designation means for designating a registration destination of a document; and a designation destination document registration means for registering a document at a registration destination designated by the registration destination designation means. Notification destination setting means, notification destination registration means for registering a notification destination for notifying the document management information of the newly registered document, notification destination storage means for storing the notification destination registered by the notification destination registration means, 2. A notification destination reading means for reading a notification destination belonging to a registration destination designated by said registration destination designation means from notification destinations stored by said notification destination storage means. Document registration device described.
を設定する通知先設定処理と、 前記文書登録処理により登録された文書の文書管理情報
を、前記通知先設定処理により設定された通知先へ通知
する登録通知処理とを有することを特徴とする文書登録
方法。3. A document registration process for registering a document, a notification destination setting process for setting a notification destination for notifying document management information of a newly registered document, and a document management of the document registered by the document registration process A registration notification process for notifying information to a notification destination set by the notification destination setting process.
録する指定先文書登録処理とを実行し、 前記通知先設定処理は、 新たに登録された文書の文書管理情報を通知する通知先
を登録する通知先登録処理と、 前記通知先登録処理により登録された通知先を記憶する
通知先記憶処理と、 前記通知先記憶処理により記憶されている通知先の中か
ら、前記登録先指定処理により指定された登録先に属し
た通知先を読み出す通知先読出し処理とを実行すること
を特徴とする請求項1記載の文書登録方法。4. The document registration process executes a registration destination designation process of designating a registration destination of a document, and a designated destination document registration process of registering a document at a registration destination designated by the registration destination designation process. The notification destination setting process includes a notification destination registration process for registering a notification destination for notifying document management information of a newly registered document; a notification destination storage process for storing a notification destination registered by the notification destination registration process; And a notification destination reading process for reading a notification destination belonging to the registration destination designated by the registration destination designation process from the notification destinations stored by the notification destination storage process. Document registration method described in 1.
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP8357116A JPH10187517A (en) | 1996-12-25 | 1996-12-25 | Document registration device and method therefor |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP8357116A JPH10187517A (en) | 1996-12-25 | 1996-12-25 | Document registration device and method therefor |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JPH10187517A true JPH10187517A (en) | 1998-07-21 |
Family
ID=18452468
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP8357116A Pending JPH10187517A (en) | 1996-12-25 | 1996-12-25 | Document registration device and method therefor |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JPH10187517A (en) |
Cited By (5)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2000112805A (en) * | 1998-09-30 | 2000-04-21 | Casio Comput Co Ltd | Data base server and its program recording medium |
JP2001067349A (en) * | 1999-06-21 | 2001-03-16 | Matsushita Electric Ind Co Ltd | Document management system, document management method, document sharing system and document sharing method |
JP2008003718A (en) * | 2006-06-20 | 2008-01-10 | Toshiba Corp | Data management device, data management program, and data management method |
US7370041B2 (en) | 2002-05-23 | 2008-05-06 | Sharp Kabushiki Kaisha | Information processing method, information processing system, information registration apparatus, information acquisition apparatus, and computer memory product |
JP2016009321A (en) * | 2014-06-24 | 2016-01-18 | 富士ゼロックス株式会社 | Information processing device, information processing system and program |
-
1996
- 1996-12-25 JP JP8357116A patent/JPH10187517A/en active Pending
Cited By (5)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2000112805A (en) * | 1998-09-30 | 2000-04-21 | Casio Comput Co Ltd | Data base server and its program recording medium |
JP2001067349A (en) * | 1999-06-21 | 2001-03-16 | Matsushita Electric Ind Co Ltd | Document management system, document management method, document sharing system and document sharing method |
US7370041B2 (en) | 2002-05-23 | 2008-05-06 | Sharp Kabushiki Kaisha | Information processing method, information processing system, information registration apparatus, information acquisition apparatus, and computer memory product |
JP2008003718A (en) * | 2006-06-20 | 2008-01-10 | Toshiba Corp | Data management device, data management program, and data management method |
JP2016009321A (en) * | 2014-06-24 | 2016-01-18 | 富士ゼロックス株式会社 | Information processing device, information processing system and program |
Similar Documents
Publication | Publication Date | Title |
---|---|---|
TWI352904B (en) | Method and computer readable medium for controllin | |
US7016901B2 (en) | System and method for distributed database management of graphic information in electronic form | |
JP2004086868A (en) | Document group management device | |
EP2105855B1 (en) | Content management device, content management system, and content management method | |
JP2008257317A (en) | Information processing apparatus, information processing system and program | |
JPH10187517A (en) | Document registration device and method therefor | |
JP2000285039A (en) | Device retrieving device, its method and recording medium recording computer program for realizing the method | |
JPH11120191A (en) | Document management system and method and storage medium | |
JP2001160068A (en) | Method and device for processing inquiry in document management system | |
JP2007241460A (en) | Printing support device, method, and program | |
JPH07249032A (en) | Electronic filing device | |
JPH09294198A (en) | Communication history information processing system for facsimile equipment | |
JPH11184742A (en) | Image processor and image data processing method in the same | |
JP4980965B2 (en) | Image processing apparatus, image processing method, image processing program, and recording medium | |
JPH10222528A (en) | Information processor and method for controlling the same | |
JP4194141B2 (en) | File management apparatus, file management method, and storage medium | |
JPH11144027A (en) | System and method for file management and record medium | |
JPS60178491A (en) | Menu item selection processing system | |
JPS6384256A (en) | Automatic sending method for facsimile of picture document stored in optical disk | |
JPH06195343A (en) | Document storage and display system | |
JP3198941B2 (en) | Information processing device and recording medium | |
JPH06231183A (en) | Document filing device | |
JP2003323322A (en) | Document control system and program and recording medium | |
JPH0237466A (en) | Information processing system | |
JPH11120049A (en) | Document management device |