JPH09274580A - ドキュメントの保管・出力システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 出力の都度、データファイルを出力装置に対
応したフォーマットに変換しないで出力して、データフ
ァイルを高速出力することができるとともに、計算機へ
の負荷を低減することができる。 【解決手段】 ドキュメントを伴うデータを保管・出力
するドキュメントの保管・出力システムにおいて、ドキ
ュメント管理用の各種データを設定するドキュメント管
理テーブル６と、ドキュメントの種類毎に用途に応じた
フォーマットを定義するメディアテーブル８と、ドキュ
メントの加工前のデータとドキュメントの加工データと
を同時に保管するドキュメント管理部２と、ドキュメン
トの加工データを出力するドキュメント出力部４とを有
するように構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ドキュメントの保
管・出力システムに係り、詳しくは、ドキュメントを伴
うデータを保管・出力するドキュメントの保管・出力シ
ステムに適用することができ、特に、ドキュメント出力
の都度、データファイルを出力装置に対応したフォーマ
ットに変換しないで出力して、データファイルを高速出
力することができるとともに、計算機への負荷を低減す
ることができるドキュメント保管・出力システムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子的に図面や文書などのドキュ
メントを管理するドキュメント管理システムでは、特定
のアプリケーションで生成されたデータファイルそのも
のを管理している。そのデータファイルは、編集やプリ
ンタへの出力など全てに利用している。従来のドキュメ
ント管理システムでは、データベースの並べられている
各項目に対して実体ファイル、例えばワープロを入力し
た時に、それを管理するようなレコードを１つ作成して
おき、そこから実際にどういうようなものがあるかのリ
ンクを持たせている。このため、例えばワープロであれ
ばワープだけを、ワープロの属性から取り出すことがで
きる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記し
た従来のドキュメント管理システムでは、特定のアプリ
ケーションで生成されたデータファイルそのものを管理
しており、そのデータファイルを編集やプリンタへの出
力など全てに利用していたため、出力の都度、データフ
ァイルを出力装置に対応したフォーマットに変換しなけ
ればならず、出力が遅かった。また、一般的に、一度の
修正に対して複数枚若しくは複数回のプリンタへの出力
が行われるため、出力の都度フォーマット変換が行われ
るのは、性能的にも計算機の負荷としても大きい問題で
あった。

【０００４】また、ＣＡＤ図面の出力などでは、出力指
示の際、拡縮率などをパラメータとして与えるのが一般
的であり、出力指示の度にユーザの操作に依存すること
になり、同一のデータファイルを出力指示した場合で
も、複数回の出力で同じ結果が得られるとは限らなかっ
た。また、従来、プリンタ名などを指定しなければ出力
させることができず、また、指示したドキュメントを処
理できないプリンタに出力しようとした場合、データフ
ァイルを処理できないため、不正な出力がされたり、何
も出力されなかった。

【０００５】そこで、本発明は、出力の都度、データフ
ァイルを出力装置に対応したフォーマットに変換しない
で出力して、データファイルを高速出力することができ
るとともに、計算機への負荷を低減することができるド
キュメントの保管・管理システムを提供することを目的
とする。また、プリンタ名などを指定しなくても出力さ
せることができるとともに、指示したドキュメントを処
理できないプリンタに出力しようとした場合、データフ
ァイルを処理して、不正な出力がされたり、何も出力さ
れなかったりする不具合をなくすことができるドキュメ
ントの保管・管理システムを提供することを目的とす
る。

【０００６】さて、入出力装置と計算機間でのデータ変
換、データ保持を行う従来の入出力制御方式には、例え
ば特開平２ー１２６３５３号公報で報告されたものが挙
げられる。この従来の入出力制御方式では、入力時、入
力データをアプリケーション（計算機）に対応したデー
タに変換した後、そのデータのみをデータ形式毎に存在
するデータ保持部に保持し、また、出力時、出力種別に
対応するデータ保持部の保管データを出力デバイスに対
応するフォーマットに変換して出力するように構成して
いる。

【０００７】しかしながら、この従来の入出力制御方式
では、アプリケーションに対応したデータフォーマット
の１データしか保持していないため、出力時に一々デー
タ変換を行わなければならず、処理に時間がかかった。
また、他のプレビューなどのアプリケーションで使用す
る場合、アプリケーションに対応するデータへの変換を
一々行わなければならず、処理に時間がかかった。ま
た、データをデータ形式毎に保持しているため、入力、
出力時にデータ保持部へのアクセスを行わなければなら
ず、処理に時間がかかった。

【０００８】そこで、本発明は、プロッタデータの保管
により出力時にデータを無変換で出力することができる
とともに、プレビューデータ保管により高速に閲覧する
ことができ、しかも、保管データのフォーマットを利用
者が任意に設定することができるドキュメントの保管・
管理システムを提供することを目的とする。また、デー
タ（図面）単位で管理して、保管データの有無を選択す
ることができるとともに、プリンタ指定方式により出力
可能対象プリンタを増やすことができるドキュメントの
保管・管理システムを提供することを目的とする。

【０００９】次に、従来、文字や図形を高速に出力する
イメージ出力制御装置については、例えば特開昭５９ー
４４０９０号公報で報告されたものが挙げられる。この
従来のイメージ出力制御装置では、文字単位に文字の出
力制御情報と文字コードを統一された形式でメモりに格
納しておき、上位装置から送られてくる文字コードによ
り高速に出力を行うように構成している。しかしなが
ら、この従来のイメージ出力制御装置では、１文字毎に
制御装置内に出力制御情報を保持しているため、新しい
フォーマットを動的に追加することができなかった。

【００１０】そこで、本発明は、動的に出力フォーマッ
トを追加することができるとともに、複数の出力フォー
マットを保持することができ、しかも特定のアプリケー
ションにとらわれずに出力フォーマットを指定すること
ができ、更にＣＡＤ、ワープロなどのドキュメントの加
工前のデータを保管して、再利用することができるドキ
ュメントの保管・管理システムを提供することを目的と
する。

【００１１】次に、出力装置を選択することができ、し
かも高速に出力することができる電子計算機を用いた図
面作成方法については、例えば特開昭５７ー１６１９８
９号公報で報告されたものが挙げられる。この従来の電
子計算機を用いた図面作成方法では、出力装置をＸＹプ
ロッタとレーザプリンタの２つに固定し、処理対象とし
ている情報をＸＹプロッタフォーマットの図面のみと
し、レーザプリンタの前にのみデータ変換装置を置くよ
うに構成している。

【００１２】しかしながら、この従来の電子計算機を用
いた図面作成方法では、処理対象としているものがＸＹ
プロッタフォーマットの図面情報のみであるため、その
他の情報については扱えなかった。また、高速化のため
にレーザプリンタへの出力も可能としているが、出力装
置がＸＹプロッタか、あるいはレーザプリンタの２つに
固定されているため、融通性がなかった。レーザプリン
タへの出力は、高速出力を目的としているが、出力の度
にデータ変換を行っているため、結局その分処理時間が
かかった。

【００１３】そこで、本発明は、複数の図面、文書デー
タを扱うことができるとともに、複数の出力装置を接続
することができるとともに、しかも出力装置に最適なフ
ォーマットでデータを保管して、高速出力することがで
きるドキュメントの保管・管理システムを提供すること
を目的とする。また、アプリケーション別または部門別
に出力装置を変更するなどの融通性のある出力を実現す
ることができるとともに、メディア情報、プリンタ情報
をデータベースで管理して、追加、変更、削除を容易に
行うことができるドキュメントの保管・管理システムを
提供することを目的とする。

【００１４】

【課題を解決するための手段】第１の発明は、ドキュメ
ントを伴うデータを保管・出力するドキュメントの保管
・出力システムにおいて、ドキュメントを管理するため
に各種データを設定するドキュメント管理テーブルと、
ドキュメントの種類毎に用途に応じたフォーマットを定
義するメディアテーブルと、ドキュメントの加工前のデ
ータとドキュメントの加工データとを同時に保管するド
キュメント管理部と、ドキュメントの加工データを出力
するドキュメント出力部とを有することを特徴とするも
のである。

【００１５】第２の発明は、各ドキュメント毎に用途に
応じたフォーマットを設定する用途別フォーマットテー
ブルを有することを特徴とするものである。

【００１６】第３の発明は、出力デバイス毎に出力可能
フォーマットを定義するデバイステーブルと、指定され
たドキュメントに基づいてドキュメント管理テーブルか
ら指定したドキュメントに該当するフォーマットを読み
出し、デバイステーブル内に読み出したフォーマットに
該当する出力可能フォーマットがあるか否かを判断する
出力可能フォーマット有無判断手段とを有することを特
徴とするものである。

【００１７】第４の発明は、前記ドキュメント出力部
が、デバイステーブル内にドキュメント管理テーブルか
ら読み出したフォーマットに該当する出力可能フォーマ
ットがあった場合、その出力可能フォーマットに該当す
る出力デバイスにフォーマットデータを出力することを
特徴とするものである。

【００１８】第５の発明は、前記ドキュメント出力部
が、デバイステーブル内にドキュメント管理テーブルか
ら読み出したフォーマットに該当する出力可能フォーマ
ットがなかった場合、フォーマットデータを出力できな
い旨のデータを出力することを特徴とするものである。

【００１９】第６の発明は、出力デバイス毎に出力可能
フォーマットを定義するデバイステーブルと、指定され
たドキュメントに基づいてドキュメント管理テーブルか
ら指定したドキュメントに該当するフォーマットを読み
出し、指定された出力デバイスに基づいてデバイステー
ブルから指定した出力デバイスに該当する出力可能フォ
ーマットを読み出し、読み出したドキュメント管理テー
ブルのフォーマットとデバイステーブルの出力可能フォ
ーマットが一致するか否かを判断するフォーマット合致
判断手段を有することを特徴とするものである。

【００２０】第７の発明は、前記ドキュメント出力部
が、読み出したドキュメント管理テーブルのフォーマッ
トとデバイステーブルの出力可能フォーマットが一致し
ていると判断した場合、その出力可能フォーマットに該
当する出力デバイスにフォーマットデータを出力するこ
とを特徴とするものである。

【００２１】第８の発明は、変換元フォーマットと、こ
の変換元フォーマットを変換した後の変換後フォーマッ
トと、変換元フォーマットを変換後フォーマットに変換
する変換手順とを定義するフォーマット変換テーブル
と、読み出したドキュメント管理テーブルのフォーマッ
トとデバイステーブルの出力可能フォーマットが一致し
ていないと判断した場合、ドキュメント管理テーブルの
フォーマットを変換元フォーマットとし、デバイステー
ブルの出力可能フォーマットを変換後フォーマットと
し、フォーマット変換テーブル内にこれらのフォーマッ
トに該当する変換手順があるか否かを判断する変換手順
有無判断手段とを有することを特徴とするものである。

【００２２】第９の発明は、前記ドキュメント出力部
が、変換手順があると判断した場合、フォーマット変換
テーブルから判断した変換手順を読み出し、この変換手
順に基づいて出力可能フォーマットデータを作成し、こ
の出力可能フォーマットデータを出力可能フォーマット
に該当する出力デバイスに出力することを特徴とするも
のである。

【００２３】第１０の発明は、前記ドキュメント出力部
が、変換手順がないと判断した場合、フォーマットデー
タを出力できない旨のデータを出力することを特徴とす
るものである。

【００２４】第１１の発明は、前記各種テーブルが、デ
ータベースで管理されることを特徴とするものである。

【００２５】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。 実施の形態１．図１は本発明に係る実施の形態１のドキ
ュメント保管・出力システムの構成を示すブロック図で
ある。本実施の形態のドキュメント保管・出力システム
は、ドキュメントの加工前のデータとドキュメントの加
工データとを同時に保管するドキュメント管理部２と、
ドキュメントの加工データをプリンタ／プロッタなどに
出力したり、表示画面に簡易表示したりするドキュメン
ト出力部４と、ドキュメントを管理をするために各種デ
ータを設定するドキュメント管理テーブル６と、各ドキ
ュメント毎に用途に応じたフォーマットを設定する用途
別フォーマットテーブル７と、管理するドキュメントの
種類毎に用途に応じたフォーマットを定義するメディア
テーブル８と、出力デバイス毎に出力可能フォーマット
を定義するデバイステーブル１０と、変換元フォーマッ
トとこの変換元フォーマットを変換した後の変換後フォ
ーマットと変換元フォーマットを変換後フォーマットに
変換する変換手順名と変換元フォーマットを変換後フォ
ーマットに変換する際の変換時間、変換率とを定義する
フォーマット変換テーブル１２と、実際のデータを格納
するデータベース１４と、ドキュメント管理テーブル
６，用途別フォーマットテーブル７の各種情報の更新お
よび、メディアテーブルテーブル８，デバイステーブル
１０，フォーマット変換テーブル１２の初期設定を行う
とともに、ドキュメントの登録や出力の指示を行う端末
１６とから構成される。

【００２６】ここで、本実施の形態で取り扱うデータ
は、例えばＣＡＤにより作成された図面とする。また、
保管ドキュメントの用途として、プロッタへの出力、プ
レビュー（閲覧）、長期保管などを行うことを例示して
説明する。ここでは、用途別フォーマットテーブル７
は、ドキュメント管理テーブル６に必要な属性を持たせ
る形で説明するので、特に独立させては説明せず、ドキ
ュメント管理テーブル６と組み合せて説明する。

【００２７】本実施の形態のドキュメントの保管・出力
システムは、図面を管理するとともに、ＣＡＤでの編集
や出力の指示などが行えるコンピュータにより実現させ
る。従って、ドキュメント管理テーブル６，用途別フォ
ーマットテーブル７，メディアテーブル８，デバイステ
ーブル１０，フォーマット変換テーブル１２は、コンピ
ュータに搭載されるメモりあるいはディスク上に展開さ
れ、また、ドキュメント管理部２とドキュメント出力部
４は、ＣＰＵ及びＣＰＵで実行可能なアプリケーション
で実行される。

【００２８】次に、図２は図１に示すドキュメント管理
テーブル６と用途別フォーマットテーブル７を合成させ
たテーブルの構成を示す図である。図２に示すテーブル
に登録されているデータは、ドキュメント名（キー）、
ドキュメントの種類（アプリケーション名）、プリンタ
出力用フォーマット、プレビュー用フォーマット、長期
保存用フォーマットなどで構成される。なお、図２には
示していないが、ドキュメント管理テーブル６を構成す
るデータとしては、仕様書などのドキュメント番号、ド
キュメント作成者、ドキュメント作成日、ドキュメント
検印者などが挙げられる。図２に示すテーブルには、実
際には、各ドキュメント毎に用途に応じたフォーマット
を設定する用途別フォーマットテーブル７のデータが示
されている。

【００２９】ドキュメント名は、各図面に付けられた名
称であり、ドキュメントの種類は、各図面を作成したア
プリケーションの名称などである。また、各ドキュメン
ト毎にプリンタ出力用、プレビュー用、長期保存用の用
途に応じた図面ファイルのフォーマットが定義されてい
る。プリンタ出力用フォーマットは、プリンタやプロッ
タへの出力用に登録時作成したデータのフォーマットで
ある。

【００３０】プレビュー用フォーマットは、プレビュー
（閲覧）用に登録時作成したデータのフォーマットであ
り、長期保存用フォーマットは、長期保存用に登録時作
成したデータのフォーマットである。長期保存用フォー
マットは、ＣＡＤやワープロなどに依存したデータだけ
では長期保存した場合に、ファイルフォーマットの変更
などにより、処理できなくなる可能性があるため用意し
た。

【００３１】次に、図３は図１に示すメディアテーブル
８の構成を示す図である。メディアテーブル８には、管
理するドキュメントの種類毎に用途に応じたフォーマッ
トが定義されている。メディアテーブル８に登録されて
いるデータは、ドキュメントの種類、プリンタ出力用フ
ォーマット、プレビュー用フォーマット、長期保存用フ
ォーマットで構成される。各々のデータは、内容的には
図２に示すテーブルのデータと全く同じである。このメ
ディアテーブル８には、システムで使用される全てのア
プリケーションについて各々の用途毎のフォーマットを
設定しておく。

【００３２】次に、図４は図１に示すデバイステーブル
１０の構成を示す図である。デバイステーブル１０に
は、出力デバイス毎に出力可能フォーマットが定義され
ている。デバイステーブル１０に登録されているデータ
は、プリンタ名、出力可能フォーマットで構成される。
プリンタ名は、デバイスに付けたプリンタやプロッタの
名称である。一つのデバイスに対して複数のフォーマッ
トが出力できる場合などは、プリンタ名としては複数用
意する。出力可能フォーマットには、プリンタ名に対し
て出力が可能なフォーマットを一つ定義する。このデバ
イステーブル１０には、システムで使用できる全てのプ
リンタやプロッタについて出力可能なフォーマット毎に
プリンタ名、出力可能フォーマットを設定しておく。

【００３３】次に、図５は図１に示すフォーマット変換
テーブル１２の構成を示す図である。フォーマット変換
テーブル１２には、変換元フォーマット、この変換元フ
ォーマットを変換した後の変換後フォーマット、変換元
フォーマットを変換後フォーマットに変換する変換手順
名、変換元フォーマットを変換後フォーマットに変換す
る際の変換時間および変換率が定義されている。フォー
マット変換テーブル１２に登録されているデータは、変
換元フォーマット、変換後フォーマット、変換手順名、
変換処理時間、変換率で構成される。変換元フォーマッ
トは、今から変換しようとする元々のフォーマットであ
り、変換後フォーマットは、変換元フォーマットを変換
した後のフォーマットである。

【００３４】変換手順名は、変換元フォーマットから変
換後フォーマットに変換する時に使用する変換手順で、
変換処理のプログラム名を設定しておく。変換処理時間
は、変換処理に要する時間であり、例では、相対時間で
設定している。変換率は、変換処理を行った場合にどの
程度のデータロスが発生するかを示したものであり、例
では相対値で設定している。

【００３５】次に、図６は図１に示すドキュメント保管
・出力システムにおける図面を登録する時に、登録対象
の図面から用途毎のフォーマットデータを生成した時の
状態を示す図、図７は図１に示すドキュメント保管・出
力システムにおいて図面Ａを登録した時のドキュメント
管理テーブルの遷移を示す図、図８は図１に示すドキュ
メント保管・出力システムにおける図面を登録する時の
処理フローを示すフローチャートである。以下、この図
６〜８を基に本実施の形態のドキュメント保管・出力シ
ステムにおける図面登録処理を説明する。

【００３６】まず、前準備として、図３〜５に示すメデ
ィアテーブル８、デバイステーブル１０、フォーマット
変換テーブル１２をシステムを動作させる環境に合わせ
て設定する。以下、図３〜５のメディアテーブル８、デ
バイステーブル１０、フォーマット変換テーブル１２の
設定が完了していることを前提に説明する。

【００３７】図面を登録する場合は、ドキュメント名、
及びドキュメントの種類を与えて登録する。従って、図
面Ａを登録する場合は、ドキュメント名＝図面Ａ、ドキ
ュメントの種類＝Ａ−ＣＡＤで与えられる。登録の処理
では、まず、指定されたドキュメントの種類を基に、メ
ディアテーブル８をサーチして用途毎のフォーマットを
取り出す（ステップ１０１）。この時、指定されたドキ
ュメントの種類のＡーＣＡＤに対応するプリンタ出力用
フォーマット＝ＨＰＧＬ、プレビュー用フォーマット＝
ＴＩＦＦ、長期保存用フォーマット＝ＳＧＭＬが取り出
される。

【００３８】次に、ドキュメントの種類を変換元フォー
マットとし、用途毎のフォーマットを変換後フォーマッ
トとして、フォーマット変換テーブル１２から用途毎の
変換手順を取り出す（ステップ１０２）。この時、プリ
ンタ出力用フォーマットとして、変換元フォーマットの
ＡーＣＡＤを変換後フォーマットのＨＰＧＬに変換する
際の変換手順がフォーマット変換テーブル１２から取り
出され、プレビュー用フォーマットとして、変換元フォ
ーマットのＡーＣＡＤを変換後フォーマットのＴＩＦＦ
に変換する際の変換手順がフォーマット変換テーブル１
２から取り出され、長期保存用フォーマットして、変換
元フォーマットのＡーＣＡＤを変換後フォーマットのＳ
ＧＭＬに変換する際の変換手順が取り出される。なお、
変換手順には、変換元フォーマットを変換後フォーマッ
トに変換する手順のプログラムが書き込まれている。な
お、基本的にこのテーブルには、プログラム名を持たせ
ている。

【００３９】次に、図面Ａのデータを、用途毎の変換手
順で展開し、用途毎のフォーマットファイルを作成する
（ステップ１０３）。ここで、作成された用途毎のフォ
ーマットファイルを図示したのが、図６のＢである。次
に、ドキュメント管理テーブル６に、ドキュメント名、
ドキュメントの種別、用途毎のフォーマットを設定し、
図面ＡのＡ−ＣＡＤデータとともに用途毎のフォーマッ
トファイルを登録する（ステップ１０４）。具体的に登
録するデータファイルは、図６のＣである。

【００４０】以上のように、本実施の形態では、メディ
アテーブル８に用途毎に目的にかなうフォーマットを記
述し、そのフォーマットへの変換手順をフォーマット変
換テーブル１２に記述しておくように構成したため、図
面を登録する際、用途毎に最適なフォーマットデータを
自動生成することができるとともに、ＣＡＤで描かれた
図面とともに登録することができる。このため、プリン
タ出力用フォーマットとして、高速な出力が可能なフォ
ーマットや印字品質が高いフォーマットなどを記述して
おけば、高速な出力や印字品質が高い出力結果を容易に
得ることができる。

【００４１】また、本実施の形態は、編集可能なＣＡＤ
図面とは別にプリンタ出力用フォーマットデータを保持
するように構成したため、以前出力した内容と全く同じ
形状の図面を電子的に保管することができる。逆に、編
集可能なＣＡＤ図面を保持するように構成したため、改
訂も行うことができる。但し、再登録されるまでは、全
てのデータの書き換えは起こらないので、その意味でも
確実にドキュメントを保管することができる。なお、プ
レビュー用や長期保存用についても同様である。

【００４２】従来、例えば、プロッターにＣＡＤデータ
を出力する時、ＣＡＤはメーカー毎に変わってくるの
で、ソフトとハードを繋ぐ時は何らかのフォーマット変
換が必要になり、このフォーマット変換を出力の度に行
わなければならないので、システムとしての負荷、性能
の点で問題があった。これに対し、本実施の形態は、用
途毎のフォーマットデータを登録する際、一度作るだけ
で済ませることができるので、従来行われてきた利用の
都度変換する方式に比べて、システムとしての負荷、性
能を向上させることができる。

【００４３】さて、図面を出力する場合、ドキュメント
名だけを指定してプリンタは自動的に選択させて行う場
合と、ドキュメント名、及びプリンタ名を指定して行う
場合の二通りがある。ドキュメント名だけを指定してプ
リンタは自動的に選択させて行う場合の実施の形態を実
施の形態２で説明し、ドキュメント名及びプリンタ名を
指定して行う場合の実施の形態を実施の形態３で説明す
る。

【００４４】実施の形態２．図９は本発明に係る実施の
形態２のドキュメント保管・出力システムにおける登録
図面を指定したプリンタに出力する時の処理フローを示
すフローチャートである。本実施の形態も、ドキュメン
ト保管・出力システムの構成自体は図１の実施の形態１
と同様であるので、図１を用いて説明する。テーブル
は、図２〜５のテーブルと同じものを用いて説明する。
ドキュメント名（＝図面Ａ）だけを指定して、プリンタ
はシステムで自動選択させて出力する場合、ドキュメン
ト出力部４は、まず、指定された図面のドキュメント名
を基に、図２のドキュメント管理テーブル６をサーチ
し、指定された図面Ａのプリンタ出力用フォーマット
（ＨＰＧＬ）を取り出す（ステップ２０１）。

【００４５】次に、ドキュメント出力部４は、図４のデ
バイステーブル１０より図面Ａのプリンタ出力用フォー
マット（ＨＰＧＬ）が出力可能なプリンタをサーチする
（ステップ２０２）。ドキュメント出力部４は、出力可
能なプリンタが見つかったかをチェックし（ステップ２
０３）、出力可能なプリンタが見つかった場合、見つけ
たプリンタ（ｐｌｏｔｔｅｒ２）に、図面Ａのプリンタ
出力用フォーマットデータ（ＨＰＧＬ）を出力する（ス
テップ２０４）。

【００４６】ドキュメント出力部４は、出力可能なプリ
ンタが見つからなかった時に、例えば図面Ｘを指定して
出力した場合、ドキュメント管理テーブル６のサーチ
（ステップ２０１）結果から、プリンタ出力用フォーマ
ットがＴＩＦＦであり、デバイステーブル１０でＴＩＦ
Ｆが出力可能なプリンタをサーチ（ステップ２０２）し
ても見つからないので（ステップ２０３）、プリンタな
どに出力できないことを通知する（ステップ２０５）。

【００４７】このように、本実施の形態では、プリンタ
毎に出力可能フォーマットを定義するデバイステーブル
１０と、指定されたドキュメントに基づいてドキュメン
ト管理テーブル６から指定したドキュメントに該当する
フォーマットを読み出し、デバイステーブル１０内に読
み出したフォーマットに該当する出力可能フォーマット
があるか否かを判断するドキュメント出力部４とを有す
るように構成することにより、出力する際、プリンタ名
を指定しなくても、システム側で出力可能なプリンタを
自動選択することができる。

【００４８】本実施の形態は、ドキュメント出力部４
が、デバイステーブル１０内にドキュメント管理テーブ
ル６から読み出したフォーマットに該当する出力可能フ
ォーマットがあった場合、その出力可能フォーマットに
該当する出力可能なプリンタにフォーマットデータを出
力するように構成することにより、プリンタ名を指定し
なくても、ドキュメントを指定するだけでシステム側で
自動選択した出力可能なプリンタにフォーマットデータ
を自動的に出力することができるという効果がある。

【００４９】本実施の形態は、ドキュメント出力部４
が、デバイステーブル１０内にドキュメント管理テーブ
ル６から読み出したフォーマットに該当する出力可能フ
ォーマットがなかった場合、フォーマットデータを出力
できない旨のデータをプリンタなどに出力するように構
成することにより、ドキュメントを指定しても、出力可
能フォーマットがなかった旨をプリンタ側でオペレータ
が知ることができる。

【００５０】実施の形態３．図９は本発明に係る実施の
形態３のドキュメント保管・出力システムにおける登録
図面をプリンタを指定せずに出力する時の処理フローを
示すフローチャートである。本実施の形態も、ドキュメ
ント保管・出力システムの構成自体は図１の実施の形態
１と同様であるので、図１を用いて説明する。テーブル
は、図２〜５のテーブルと同じものを用いて説明する。
ドキュメント名（＝図面Ａ）及びプリンタ名を指定して
図面を出力する場合、ドキュメント出力部４は、まず、
指定された図面のドキュメント名を基に、図２のドキュ
メント管理テーブル６をサーチし、指定された図面Ａの
プリンタ出力用フォーマット（＝ＨＰＧＬ）を取り出す
（ステップ３０１）。

【００５１】次に、ドキュメント出力部４は、図４のデ
バイステーブル１０より、指定されたプリンタの出力可
能フォーマットを取り出す（ステップ３０２）。ここ
で、指定されたプリンタがｐｌｏｔｔｅｒ２だった場
合、出力可能フォーマットは、ＨＰＧＬであり、ｐｌｏ
ｔｔｅｒ１だった場合、ＤＳＣＡＮであり、ｐｒｉｎｔ
ｅｒ１だった場合、ＰＳとなる。

【００５２】次に、ドキュメント出力部４は、指定され
た図面のプリンタ出力用フォーマットと指定されたプリ
ンタの出力可能フォーマットが一致するかをチェックす
る（ステップ３０３）。ドキュメント出力部４は、指定
されたプリンタがｐｌｏｔｔｅｒ２だった場合、フォー
マットが一致するため、指定された図面のプリンタ出力
用フォーマットデータを指定されたプリンタ（ｐｌｏｔ
ｔｅｒ２）に出力する（ステップ３０４）。

【００５３】ドキュメント出力部４は、指定されたプリ
ンタがｐｌｏｔｔｅｒ１だった場合、フォーマットが一
致しないため、指定された図面のプリンタ出力用フォー
マット（ＨＰＧＬ）を変換元フォーマットとし、指定さ
れたプリンタの出力可能フォーマット（ＤＳＣＡＮ）を
変換後フォーマットとして図５のフォーマット変換テー
ブルをサーチし、変換手順を探す（ステップ３０５）。

【００５４】次に、ドキュメント出力部４は、変換手順
が見つかったかをチェックし（ステップ３０６）、変換
手順が見つかった場合、見つかった変換手順（ｐｌｏｔ
ｔｅｒ１ならＨＰＧＬｔｏＤＳＣＮ）に従って、指定さ
れた図面のプリンタ出力用フォーマットデータから、指
定されたプリンタの出力可能フォーマットデータを生成
する（ステップ３０７）。次に、ドキュメント出力４
は、生成した出力可能フォーマットデータを指定された
プリンタに出力する（ステップ３０４）。

【００５５】指定されたプリンタがｐｒｉｎｔｅｒ１だ
った場合、図１０のステップ３０３のフォーマットが一
致しないところまでは、ｐｌｏｔｔｅｒ１と同じであ
る。次のステップ３０５で、ｐｒｉｎｔｅｒ１の場合
は、指定された図面のプリンタ出力用フォーマット（Ｈ
ＰＧＬ）を変換元フォーマットとし、指定されたプリン
タの出力可能フォーマット（ＰＳ）を変換後フォーマッ
トとして、図５のフォーマット変換テーブルをサーチ
し、変換手順を探す。ドキュメント出力部４は、変換手
順が見つからないため（ステップ３０６）、出力できな
い旨をプリンタなどに通知する（ステップ３０８）。

【００５６】以上のように、本実施の形態によれば、登
録時に一度出力用フォーマットデータなどの用途毎のフ
ォーマットデータを作成しておけば、出力の度にフォー
マット変換することなく出力することができ、高速に出
力することができる。また、フォーマットが一致せず直
接出力できないプリンタに対しても、自動的にフォーマ
ットの変換を行い、出力することができる。

【００５７】但し、出力を指示した際、自動的にフォー
マット変換させない指定も行うことができる。また、実
施の形態３のステップ３０５では、一度の変換で可能な
場合だけを説明したが、複数の変換手順を経由しても出
力するように構成してもよい。また、図５に示すフォー
マット変換テーブル１２には、変換にかかる時間、変換
率を持たせているため、複数の変換手順が見つかった場
合でも、どの変換手順を利用するかを自動的に評価し、
最良の変換手順でフォーマット変換することができる。

【００５８】本実施の形態は、プリンタ毎に出力可能フ
ォーマットを定義するデバイステーブル１０と、指定さ
れたドキュメントに基づいてドキュメント管理テーブル
６から指定したドキュメントに該当するフォーマットを
読み出し、指定されたプリンタに基づいてデバイステー
ブル１０から指定したプリンタに該当する出力可能フォ
ーマットを読み出し、読み出したドキュメント管理テー
ブル６のフォーマットとデバイステーブル１０の出力可
能フォーマットが一致するか否かを判断するドキュメン
ト出力部４を有するように構成することにより、ドキュ
メントとプリンタを指定するだけで、システム側でドキ
ュメント管理テーブル６のフォーマットとデバイステー
ブル１０の出力可能フォーマットが一致するか否かを自
動的に判断することができる。

【００５９】本実施の形態は、ドキュメント出力部４
が、読み出したドキュメント管理テーブル６のフォーマ
ットとデバイステーブル１０の出力可能フォーマットが
一致していると判断した場合、その出力可能フォーマッ
トに該当するプリンタにフォーマットデータを出力する
ように構成することにより、ドキュメントとプリンタを
指定するだけで、システム側で判断した出力可能なプリ
ンタにフォーマットデータを自動的に出力することがで
きる。

【００６０】本実施の形態は、変換元フォーマットとこ
の変換元フォーマットを変換した後の変換後フォーマッ
トと変換元フォーマットを変換後フォーマットに変換す
る変換手順とを定義するフォーマット変換テーブル１２
と、読み出したドキュメント管理テーブル６のフォーマ
ットとデバイステーブル１０の出力可能フォーマットが
一致していないと判断した場合、ドキュメント管理テー
ブル６のフォーマットを変換元フォーマットとし、デバ
イステーブル１０の出力可能フォーマットを変換後フォ
ーマットとし、フォーマット変換テーブル１２内にこれ
らのフォーマットに該当する変換手順があるか否かを判
断するドキュメント出力部４とを有するように構成する
ことにより、ドキュメントと出力デバイスを指定するだ
けで、システム側でドキュメント管理テーブル６のフォ
ーマットとデバイステーブル１０の出力可能フォーマッ
トが一致していないと判断しても、ドキュメント管理テ
ーブル６のフォーマットをデバイステーブル１０の出力
可能フォーマットに変換する変換手順がシステム側にあ
るか否かをシステム側で自動的に判断することができ
る。

【００６１】本実施の形態は、ドキュメント出力部４
が、変換手順があると判断した場合、フォーマット変換
テーブル１２から判断した変換手順を読み出し、この変
換手順に基づいて出力可能フォーマットデータを作成
し、この出力可能フォーマットデータを出力可能フォー
マットに該当するプリンタに出力するように構成するこ
とにより、ドキュメントとプリンタを指定するだけで、
システム側でドキュメント管理テーブル６のフォーマッ
トとデバイステーブル１０の出力可能フォーマットが一
致していないと判断しても、変換手順があれば、システ
ム側でこの変換手順を基に作成した出力可能フォーマッ
トデータを出力可能フォーマットに該当するプリンタに
自動的に出力することができる。

【００６２】本実施の形態は、ドキュメント出力部４
が、変換手順がないと判断した場合、フォーマットデー
タを出力できない旨のデータをプリンタに出力するよう
に構成することにより、ドキュメントとプリンタを指定
するだけで、変換手順がないと、フォーマットデータを
出力できない旨をプリンタ側でオペレータが知ることが
できる。

【００６３】なお、上記実施の形態１〜３では、各種テ
ーブル６〜８，１０，１２を、管理のし易さ及び高速処
理の点で有利なデータベース１４で管理するように構成
したが、本発明はこれのみに限定されるものではなく、
各種テーブル６〜８，１０，１２を、ファイルで管理す
るように構成してもよい。

【００６４】

【発明の効果】第１の発明によれば、ドキュメントを管
理するために各種データを設定するドキュメント管理テ
ーブルと、ドキュメントの種類毎に用途に応じたフォー
マットを定義するメディアテーブルと、ドキュメントの
加工前のデータとドキュメントの加工データとを同時に
保管するドキュメント管理部と、ドキュメントの加工デ
ータを出力するドキュメント出力部とを有するように構
成することにより、特定のフォーマットデータを持つこ
とができるので、負荷を軽減することができるととも
に、性能を上げることができるという効果がある。

【００６５】第２の発明によれば、各ドキュメント毎に
用途に応じたフォーマットを設定する用途別フォーマッ
トテーブルを有するように構成することにより、図面な
どを登録する際、用途毎に最適なフォーマットデータを
自動生成することができるので、例えばプリンタ出力用
フォーマットとして、高速な出力が可能なフォーマット
や印字品質が高いフォーマットなどを記述しておけば、
高速な出力や印字品質が高い出力結果を容易に得ること
ができるという効果がある。

【００６６】第３の発明は、出力デバイス毎に出力可能
フォーマットを定義するデバイステーブルと、指定され
たドキュメントに基づいてドキュメント管理テーブルか
ら指定したドキュメントに該当するフォーマットを読み
出し、デバイステーブル内に読み出したフォーマットに
該当する出力可能フォーマットがあるか否かを判断する
出力可能フォーマット有無判断手段とを有するように構
成することにより、出力デバイス名を指定しなくても、
ドキュメントを指定するだけでシステム側で出力可能な
出力デバイスを自動選択することができるという効果が
ある。

【００６７】第４の発明によれば、前記ドキュメント出
力部が、デバイステーブル内にドキュメント管理テーブ
ルから読み出したフォーマットに該当する出力可能フォ
ーマットがあった場合、その出力可能フォーマットに該
当する出力デバイスにフォーマットデータを出力するよ
うに構成することにより、出力デバイス名を指定しなく
ても、ドキュメントを指定するだけでシステム側で自動
選択した出力可能な出力デバイスにフォーマットデータ
を自動的に出力することができるという効果がある。

【００６８】第５の発明によれば、前記ドキュメント出
力部が、デバイステーブル内にドキュメント管理テーブ
ルから読み出したフォーマットに該当する出力可能フォ
ーマットがなかった場合、フォーマットデータを出力で
きない旨のデータを出力デバイスに出力するように構成
することにより、ドキュメントを指定しても、出力可能
フォーマットがなかった旨を出力デバイス側でオペレー
タが知ることができるという効果がある。

【００６９】第６の発明によれば、出力デバイス毎に出
力可能フォーマットを定義するデバイステーブルと、指
定されたドキュメントに基づいてドキュメント管理テー
ブルから指定したドキュメントに該当するフォーマット
を読み出し、指定された出力デバイスに基づいてデバイ
ステーブルから指定した出力デバイスに該当する出力可
能フォーマットを読み出し、読み出したドキュメント管
理テーブルのフォーマットとデバイステーブルの出力可
能フォーマットが一致するか否かを判断するフォーマッ
ト合致判断手段を有するように構成することにより、ド
キュメントと出力デバイスを指定するだけで、システム
側でドキュメント管理テーブルのフォーマットとデバイ
ステーブルの出力可能フォーマットが一致するか否かを
自動的に判断することができるという効果がある。

【００７０】第７の発明によれば、前記ドキュメント出
力部が、読み出したドキュメント管理テーブルのフォー
マットとデバイステーブルの出力可能フォーマットが一
致していると判断した場合、その出力可能フォーマット
に該当する出力デバイスにフォーマットデータを出力す
るように構成することにより、ドキュメントと出力デバ
イスを指定するだけで、システム側で判断した出力可能
な出力デバイスにフォーマットデータを自動的に出力す
ることができるという効果がある。

【００７１】第８の発明によれば、変換元フォーマット
とこの変換元フォーマットを変換した後の変換後フォー
マットと変換元フォーマットを変換後フォーマットに変
換する変換手順とを定義するフォーマット変換テーブル
と、読み出したドキュメント管理テーブルのフォーマッ
トとデバイステーブルの出力可能フォーマットが一致し
ていないと判断した場合、ドキュメント管理テーブルの
フォーマットを変換元フォーマットとし、デバイステー
ブルの出力可能フォーマットを変換後フォーマットと
し、フォーマット変換テーブル内にこれらのフォーマッ
トに該当する変換手順があるか否かを判断する変換手順
有無判断手段とを有するように構成することにより、ド
キュメントと出力デバイスを指定するだけで、システム
側でドキュメント管理テーブルのフォーマットとデバイ
ステーブルの出力可能フォーマットが一致していないと
判断しても、ドキュメント管理テーブルのフォーマット
をデバイステーブルの出力可能フォーマットに変換する
変換手順がシステム側にあるか否かをシステム側で自動
的に判断することができる。

【００７２】第９の発明によれば、前記ドキュメント出
力部が、変換手順があると判断した場合、フォーマット
変換テーブルから判断した変換手順を読み出し、この変
換手順に基づいて出力可能フォーマットデータを作成
し、この出力可能フォーマットデータを出力可能フォー
マットに該当する出力デバイスに出力するように構成す
ることにより、ドキュメントと出力デバイスを指定する
だけで、システム側でドキュメント管理テーブルのフォ
ーマットとデバイステーブルの出力可能フォーマットが
一致していないと判断しても、変換手順があれば、シス
テム側でこの変換手順を基に作成した出力可能フォーマ
ットデータを出力可能フォーマットに該当する出力デバ
イスに自動的に出力することができるという効果があ
る。

【００７３】第１０の発明によれば、前記ドキュメント
出力部が、変換手順がないと判断した場合、フォーマッ
トデータを出力できない旨のデータを出力デバイスに出
力するように構成することにより、ドキュメントと出力
デバイスを指定するだけで、変換手順がないと、フォー
マットデータを出力できない旨を出力デバイス側でオペ
レータが知ることができるという効果がある。

【００７４】第１１の発明によれば、前記各種テーブル
が、データベースで管理されるように構成することによ
り、ファイルで管理する場合よりも、管理し易くするこ
とができるとともに、高速に処理することができるとい
う効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係る実施の形態１のドキュメント保
管・出力システムの構成を示すブロック図である。

【図２】 図１に示すドキュメント管理テーブルと用途
別フォーマットテーブルを合成させたテーブルの構成を
示す図である。

【図３】 図１に示すメディアテーブルの構成を示す図
である。

【図４】 図１に示すデバイステーブルの構成を示す図
である。

【図５】 図１に示すフォーマット変換テーブルの構成
を示す図である。

【図６】 図１に示すドキュメント保管・出力システム
における図面登録する時に、登録対象の図面から用途毎
のフォーマットデータを生成した時の状態を示す図であ
る。

【図７】 図１に示すドキュメント保管・出力システム
における図面Ａを登録した時のドキュメント管理テーブ
ルの遷移を示す図である。

【図８】 図１に示すドキュメント保管・出力システム
における同時登録時の処理フローを示すフローチャート
である。

【図９】 本発明に係る実施の形態２のドキュメント保
管・出力システムにおける登録図面を指定したプリンタ
に出力する時の処理フローを示すフローチャートであ
る。

【図１０】 本発明に係る実施の形態３のドキュメント
保管・出力システムにおける登録図面をプリンタを指定
せずに出力する時の処理フローを示すフローチャートで
ある。

【符号の説明】

２ ドキュメント管理部、４ ドキュメント出力部、６
ドキュメント管理テーブル、７ 用途別フォーマット
テーブル、８ メディアテーブル、１０ デバイステー
ブル、１２ フォーマット変換テーブル、１４ データ
ベース、１６端末。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 Ｇ０６Ｆ 15/20 ５８０Ｌ (72)発明者 阿部 光久 東京都千代田区丸の内二丁目２番３号 三 菱電機株式会社内 (72)発明者 大塚 俊幾 東京都千代田区丸の内二丁目２番３号 三 菱電機株式会社内 (72)発明者 佐治 史子 東京都千代田区丸の内二丁目２番３号 三 菱電機株式会社内

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ドキュメントを伴うデータを保管・出力
   するドキュメントの保管・出力システムにおいて、ドキ
   ュメントを管理するために各種データを設定するドキュ
   メント管理テーブルと、ドキュメントの種類毎に用途に
   応じたフォーマットを定義するメディアテーブルと、ド
   キュメントの加工前のデータとドキュメントの加工デー
   タとを同時に保管するドキュメント管理部と、ドキュメ
   ントの加工データを出力するドキュメント出力部とを有
   することを特徴とするドキュメントの保管・出力システ
   ム。
2. 【請求項２】 各ドキュメント毎に用途に応じたフォー
   マットを設定する用途別フォーマットテーブルを有する
   ことを特徴とする請求項１に記載のドキュメントの保管
   ・出力システム。
3. 【請求項３】 出力デバイス毎に出力可能フォーマット
   を定義するデバイステーブルと、指定されたドキュメン
   トに基づいてドキュメント管理テーブルから指定したド
   キュメントに該当するフォーマットを読み出し、デバイ
   ステーブル内に読み出したフォーマットに該当する出力
   可能フォーマットがあるか否かを判断する出力可能フォ
   ーマット有無判断手段とを有することを特徴とする請求
   項１、２の何れかに記載のドキュメントの保管・出力シ
   ステム。
4. 【請求項４】 前記ドキュメント出力部は、デバイステ
   ーブル内にドキュメント管理テーブルから読み出したフ
   ォーマットに該当する出力可能フォーマットがあった場
   合、その出力可能フォーマットに該当する出力デバイス
   にフォーマットデータを出力することを特徴とする請求
   項３に記載のドキュメントの保管・出力システム。
5. 【請求項５】 前記ドキュメント出力部は、デバイステ
   ーブル内にドキュメント管理テーブルから読み出したフ
   ォーマットに該当する出力可能フォーマットがなかった
   場合、フォーマットデータを出力できない旨のデータを
   出力することを特徴とする請求項３に記載のドキュメン
   トの保管・出力システム。
6. 【請求項６】 出力デバイス毎に出力可能フォーマット
   を定義するデバイステーブルと、指定されたドキュメン
   トに基づいてドキュメント管理テーブルから指定したド
   キュメントに該当するフォーマットを読み出し、指定さ
   れた出力デバイスに基づいてデバイステーブルから指定
   した出力デバイスに該当する出力可能フォーマットを読
   み出し、読み出したドキュメント管理テーブルのフォー
   マットとデバイステーブルの出力可能フォーマットが一
   致するか否かを判断するフォーマット合致判断手段とを
   有することを特徴とする請求項１、２の何れかに記載の
   ドキュメントの保管・出力システム。
7. 【請求項７】 前記ドキュメント出力部は、読み出した
   ドキュメント管理テーブルのフォーマットとデバイステ
   ーブルの出力可能フォーマットが一致していると判断し
   た場合、その出力可能フォーマットに該当する出力デバ
   イスにフォーマットデータを出力することを特徴とする
   請求項６に記載のドキュメントの保管・出力システム。
8. 【請求項８】 変換元フォーマットと、この変換元フォ
   ーマットを変換した後の変換後フォーマットと、変換元
   フォーマットを変換後フォーマットに変換する変換手順
   とを定義するフォーマット変換テーブルと、読み出した
   ドキュメント管理テーブルのフォーマットとデバイステ
   ーブルの出力可能フォーマットが一致していないと判断
   した場合、ドキュメント管理テーブルのフォーマットを
   変換元フォーマットとし、デバイステーブルの出力可能
   フォーマットを変換後フォーマットとし、フォーマット
   変換テーブル内にこれらのフォーマットに該当する変換
   手順があるか否かを判断する変換手順有無判断手段とを
   有することを特徴とする請求項７に記載のドキュメント
   の保管・出力システム。
9. 【請求項９】 前記ドキュメント出力部は、変換手順が
   あると判断した場合、フォーマット変換テーブルから判
   断した変換手順を読み出し、この変換手順に基づいて出
   力可能フォーマットデータを作成し、この出力可能フォ
   ーマットデータを出力可能フォーマットに該当する出力
   デバイスに出力することを特徴とする請求項８に記載の
   ドキュメントの保管・管理システム。
10. 【請求項１０】 前記ドキュメント出力部は、変換手順
    がないと判断した場合、フォーマットデータを出力でき
    ない旨のデータを出力することを特徴とする請求項８に
    記載のドキュメントの保管・出力システム。
11. 【請求項１１】 前記各種テーブルは、データベースで
    管理されることを特徴とする請求項１〜９の何れかに記
    載のドキュメントの保管・出力システム。