JPH0749862A - 文書管理システム - Google Patents
文書管理システムInfo
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- JPH0749862A JPH0749862A JP5195017A JP19501793A JPH0749862A JP H0749862 A JPH0749862 A JP H0749862A JP 5195017 A JP5195017 A JP 5195017A JP 19501793 A JP19501793 A JP 19501793A JP H0749862 A JPH0749862 A JP H0749862A
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- Japan
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- document file
- management
- document
- business
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-
- Y—GENERAL TAGGING OF NEW TECHNOLOGICAL DEVELOPMENTS; GENERAL TAGGING OF CROSS-SECTIONAL TECHNOLOGIES SPANNING OVER SEVERAL SECTIONS OF THE IPC; TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
- Y02—TECHNOLOGIES OR APPLICATIONS FOR MITIGATION OR ADAPTATION AGAINST CLIMATE CHANGE
- Y02D—CLIMATE CHANGE MITIGATION TECHNOLOGIES IN INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES [ICT], I.E. INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES AIMING AT THE REDUCTION OF THEIR OWN ENERGY USE
- Y02D10/00—Energy efficient computing, e.g. low power processors, power management or thermal management
Landscapes
- Document Processing Apparatus (AREA)
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【目的】 計算機上の文書ファイルに更新・コメント付
加などの操作が加えられた場合に、それに対する一連の
管理・連絡業務を自動的に検索して順次起動することに
より、文書の管理・連絡業務の大幅な省力化を図る。 【構成】 利用者が文書ファイルに対して更新・コメン
ト付加などの操作を加えた時、文書ファイルに効果を及
ぼす前に、操作内容を操作記録部３に記録する。次に、
業務手順データ取得部２は、操作内容に対して発行され
るべき一連の管理・連絡業務を、業務手順データベース
６から検索し取得する。管理・連絡業務は、業務手順デ
ータ入力部５において定義された帳表定義群と、処理手
順から成る。管理・連絡業務は、業務手順実行部１に送
られ、帳表定義群が処理手順に従って逐次発行され、所
定の管理・連絡業務が実行される。業務終了後、操作制
御部４は、記録された操作内容を取得し、文書ファイル
データベース７に送り、文書ファイルの操作内容を実行
する。
加などの操作が加えられた場合に、それに対する一連の
管理・連絡業務を自動的に検索して順次起動することに
より、文書の管理・連絡業務の大幅な省力化を図る。 【構成】 利用者が文書ファイルに対して更新・コメン
ト付加などの操作を加えた時、文書ファイルに効果を及
ぼす前に、操作内容を操作記録部３に記録する。次に、
業務手順データ取得部２は、操作内容に対して発行され
るべき一連の管理・連絡業務を、業務手順データベース
６から検索し取得する。管理・連絡業務は、業務手順デ
ータ入力部５において定義された帳表定義群と、処理手
順から成る。管理・連絡業務は、業務手順実行部１に送
られ、帳表定義群が処理手順に従って逐次発行され、所
定の管理・連絡業務が実行される。業務終了後、操作制
御部４は、記録された操作内容を取得し、文書ファイル
データベース７に送り、文書ファイルの操作内容を実行
する。
Description
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、計算機上で文書ファイ
ルの作成工程を管理する際に、文書およびその管理情報
を変更する操作を加えた場合に、それに伴う一連の管理
・連絡業務を発生させる文書管理システムに関するもの
である。
ルの作成工程を管理する際に、文書およびその管理情報
を変更する操作を加えた場合に、それに伴う一連の管理
・連絡業務を発生させる文書管理システムに関するもの
である。
【０００２】
【従来の技術】特開昭５７−１４３６６０号公報に記載
の「情報処理方式」では、計算機上の文書ファイルに更
新要求があった場合に、更新処理用の帳表作成を先に行
ない、その帳表の承認を経て、更新を実行している。一
方、特開昭６３−１２０３６４号公報に記載の「電子伝
票制御方式」では、利用者が帳表を発行したことに伴う
事務処理フローを予め記述しておくことができ、帳表が
その起動条件に合致していた時に、自動的にその事務処
理フローを実行している。
の「情報処理方式」では、計算機上の文書ファイルに更
新要求があった場合に、更新処理用の帳表作成を先に行
ない、その帳表の承認を経て、更新を実行している。一
方、特開昭６３−１２０３６４号公報に記載の「電子伝
票制御方式」では、利用者が帳表を発行したことに伴う
事務処理フローを予め記述しておくことができ、帳表が
その起動条件に合致していた時に、自動的にその事務処
理フローを実行している。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】前記「情報処理方式」
では、文書の更新以外にも、承認などの事後処理を要す
るアクセスが存在するが、そのような拡張に関しては全
く触れていない。また、実際の管理・連絡業務では、一
回の帳表発行だけでは達成できない一連の複雑な管理業
務が必要なことが多いが、この「情報処理方式」は、こ
のような場合に対処していない。
では、文書の更新以外にも、承認などの事後処理を要す
るアクセスが存在するが、そのような拡張に関しては全
く触れていない。また、実際の管理・連絡業務では、一
回の帳表発行だけでは達成できない一連の複雑な管理業
務が必要なことが多いが、この「情報処理方式」は、こ
のような場合に対処していない。
【０００４】また前記「電子伝票制御方式」では、事務
処理フローの起動の切っ掛けが、文書へのアクセスその
ものではないので、利用者が帳表を選択して書くという
繁雑さは依然として改善されていない。
処理フローの起動の切っ掛けが、文書へのアクセスその
ものではないので、利用者が帳表を選択して書くという
繁雑さは依然として改善されていない。
【０００５】本発明の目的は、作業時に操作要求が検出
された場合に、それに対する業務手順を自動的に検索・
起動し、文書管理・連絡業務の大幅な省力化を図ること
のできる文書管理システムを提供することにある。
された場合に、それに対する業務手順を自動的に検索・
起動し、文書管理・連絡業務の大幅な省力化を図ること
のできる文書管理システムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】前記の問題を解決し、目
的を達成するために、本発明による文書管理システム
は、作成対象である文書ファイルを蓄積する手段と、前
記文書ファイルに対する利用者からの操作を記録する手
段と、前記操作に伴う管理・連絡業務のための処理手段
と帳表定義群を蓄積する手段と、前記処理手順と帳表定
義群を利用者が定義する手段と、前記操作が発生した場
合に、前記操作に対する管理・連絡業務のための処理手
順と帳表定義群を検索・選択し取得する手段と、前記取
得された処理手順と帳表定義群に基づいて管理・連絡業
務を順次実行する手段と、前記操作および前記管理・連
絡業務の結果に基づいて、実際に前記文書ファイルに操
作を加える手段とを備えている。
的を達成するために、本発明による文書管理システム
は、作成対象である文書ファイルを蓄積する手段と、前
記文書ファイルに対する利用者からの操作を記録する手
段と、前記操作に伴う管理・連絡業務のための処理手段
と帳表定義群を蓄積する手段と、前記処理手順と帳表定
義群を利用者が定義する手段と、前記操作が発生した場
合に、前記操作に対する管理・連絡業務のための処理手
順と帳表定義群を検索・選択し取得する手段と、前記取
得された処理手順と帳表定義群に基づいて管理・連絡業
務を順次実行する手段と、前記操作および前記管理・連
絡業務の結果に基づいて、実際に前記文書ファイルに操
作を加える手段とを備えている。
【０００７】
【実施例】次に、本発明の文書管理システムの実施例に
ついて、図面を参照して説明する。
ついて、図面を参照して説明する。
【０００８】図１は、文書ファイルへの操作を契機とす
る一連の管理・連絡業務の実施を実現する文書管理シス
テムの一実施例の概要を示すブロック図である。この文
書管理システムは、一連の管理・連絡業務の手順を逐次
実行する業務手順実行部１と、実行すべき業務手順を、
予め定義された業務手順の集合の中から検索する業務手
順データ取得部２と、利用者からの文書ファイルに対す
る登録，更新，コメント付加などの操作を記録する操作
記録部３と、記録された操作、および、実行された管理
・連絡業務の結果に基づいて、文書ファイルを実際に操
作する操作制御部４と、予め一連の管理・連絡業務の処
理手順と帳表定義を利用者が入力する業務手順データ入
力部５と、入力された業務手順を蓄積し提供する業務手
順データベース６と、操作の対象となる文書ファイルを
蓄積し提供する文書ファイルデータベース７とを備えて
いる。
る一連の管理・連絡業務の実施を実現する文書管理シス
テムの一実施例の概要を示すブロック図である。この文
書管理システムは、一連の管理・連絡業務の手順を逐次
実行する業務手順実行部１と、実行すべき業務手順を、
予め定義された業務手順の集合の中から検索する業務手
順データ取得部２と、利用者からの文書ファイルに対す
る登録，更新，コメント付加などの操作を記録する操作
記録部３と、記録された操作、および、実行された管理
・連絡業務の結果に基づいて、文書ファイルを実際に操
作する操作制御部４と、予め一連の管理・連絡業務の処
理手順と帳表定義を利用者が入力する業務手順データ入
力部５と、入力された業務手順を蓄積し提供する業務手
順データベース６と、操作の対象となる文書ファイルを
蓄積し提供する文書ファイルデータベース７とを備えて
いる。
【０００９】次に、本実施例の動作について説明する。
利用者が、文書ファイルに対して更新，コメント付加な
どの操作を加えた時、この操作は、文書ファイルに効果
を及ぼす前に、まず操作記録部３に記録される。次に、
業務手順データ取得部２が、この操作要求に対して発行
されるべき一連の管理・連絡業務を、業務手順データベ
ース６から検索し取得する。取得された管理・連絡業務
は、業務手順データ入力部５において定義された帳表定
義群と、その処理手順から成る。更に、この取得された
管理・連絡業務は、業務手順実行部１に送られ、定義さ
れた帳表定義群が、処理手順に従って逐次発行され、所
定の管理・連絡業務が実施される。実施の結果、文書フ
ァイルへの操作が可能になれば、操作制御部４が、記録
された操作内容を取得し、文書ファイルデータベース７
に送ることで、文書ファイルの操作を実行する。
利用者が、文書ファイルに対して更新，コメント付加な
どの操作を加えた時、この操作は、文書ファイルに効果
を及ぼす前に、まず操作記録部３に記録される。次に、
業務手順データ取得部２が、この操作要求に対して発行
されるべき一連の管理・連絡業務を、業務手順データベ
ース６から検索し取得する。取得された管理・連絡業務
は、業務手順データ入力部５において定義された帳表定
義群と、その処理手順から成る。更に、この取得された
管理・連絡業務は、業務手順実行部１に送られ、定義さ
れた帳表定義群が、処理手順に従って逐次発行され、所
定の管理・連絡業務が実施される。実施の結果、文書フ
ァイルへの操作が可能になれば、操作制御部４が、記録
された操作内容を取得し、文書ファイルデータベース７
に送ることで、文書ファイルの操作を実行する。
【００１０】図２は、文書ファイルへの操作要求と、そ
の操作が契機となる管理・連絡業務とを結び付ける規則
の一例を示すブロック図である。図２において、１１
は、この規則を適用すべき文書ファイル操作の定義部分
である。１１．１は、文書ファイル操作の操作名であ
る。１１．２は、文書ファイル操作の実行に必要な詳細
情報である。１２は、この規則が実行する管理・連絡業
務の処理手順である。１２．１は、変更要求を要求者の
上司に承認させる処理である。１２．２は、変更の実施
を促す処理である。１２．３は、変更を変更履歴に追加
する処理である。１２．４は、変更に関する文書ファイ
ルの利用者に変更を通知する処理である。１３は、この
規則が実行する管理・連絡業務に用いられる帳表群であ
る。１３．１は、変更要求を要求者の上司に伝達する変
更要求票である。１３．２は、変更内容を累積していく
変更履歴表である。１３．３は、変更内容を関連する利
用者に伝達する変更通知表である。
の操作が契機となる管理・連絡業務とを結び付ける規則
の一例を示すブロック図である。図２において、１１
は、この規則を適用すべき文書ファイル操作の定義部分
である。１１．１は、文書ファイル操作の操作名であ
る。１１．２は、文書ファイル操作の実行に必要な詳細
情報である。１２は、この規則が実行する管理・連絡業
務の処理手順である。１２．１は、変更要求を要求者の
上司に承認させる処理である。１２．２は、変更の実施
を促す処理である。１２．３は、変更を変更履歴に追加
する処理である。１２．４は、変更に関する文書ファイ
ルの利用者に変更を通知する処理である。１３は、この
規則が実行する管理・連絡業務に用いられる帳表群であ
る。１３．１は、変更要求を要求者の上司に伝達する変
更要求票である。１３．２は、変更内容を累積していく
変更履歴表である。１３．３は、変更内容を関連する利
用者に伝達する変更通知表である。
【００１１】図２の規則は、ユーザが、文書ファイルの
部分変更を要求した時、変更の承認を上司から得て（１
２．１）、上司から承認されると実際に変更処理し（１
２．２）、その結果を変更履歴に追加する（１２．３）
と同時に、この変更に影響を受ける文書ファイルの利用
者に変更を通知する（１２．４）という一連の管理・連
絡業務を起動するための規則を示している。
部分変更を要求した時、変更の承認を上司から得て（１
２．１）、上司から承認されると実際に変更処理し（１
２．２）、その結果を変更履歴に追加する（１２．３）
と同時に、この変更に影響を受ける文書ファイルの利用
者に変更を通知する（１２．４）という一連の管理・連
絡業務を起動するための規則を示している。
【００１２】この規則を適用すべき文書ファイル操作の
定義部分（１１）には、操作名（１１．１）と、操作対
象であるファイルの名前、操作の要求者などの詳細情報
（１１．２）が書かれている。変更が加えられた文書フ
ァイル操作は、定義済みの規則の集合の中から、定義部
分の記述に合致するものが選択されて、適用される。こ
の定義部分には、変数（１１でイタリック文字で書かれ
た項）を書くことができ、規則適用時に動的に値を代入
する。例えば、１１の変数「要求者（Ｍｅｍｂｅｒ）」
には、ファイルの部分変更操作を加えている人の名前
が、規則適用時に代入される。この変数の値は、同じ変
数名を通じて規則内の処理手順（１２）や帳表群（１
３）に参照される。
定義部分（１１）には、操作名（１１．１）と、操作対
象であるファイルの名前、操作の要求者などの詳細情報
（１１．２）が書かれている。変更が加えられた文書フ
ァイル操作は、定義済みの規則の集合の中から、定義部
分の記述に合致するものが選択されて、適用される。こ
の定義部分には、変数（１１でイタリック文字で書かれ
た項）を書くことができ、規則適用時に動的に値を代入
する。例えば、１１の変数「要求者（Ｍｅｍｂｅｒ）」
には、ファイルの部分変更操作を加えている人の名前
が、規則適用時に代入される。この変数の値は、同じ変
数名を通じて規則内の処理手順（１２）や帳表群（１
３）に参照される。
【００１３】この規則を実行する管理・連絡業務の処理
手順（１２）には、複数の処理（１２．１〜１２．４）
を並べておき、その順番に処理を進める。個々の処理に
は、実際に処理を行なう人と、処理を実行する前提条件
などが記述してある。例えば、変更の承認（１２．１）
は、変更を要求された文書ファイルが実際に変更可能
（例えば「リリース済み物件ではない」）な場合に、変
更要求者の上司が与えることになっている。
手順（１２）には、複数の処理（１２．１〜１２．４）
を並べておき、その順番に処理を進める。個々の処理に
は、実際に処理を行なう人と、処理を実行する前提条件
などが記述してある。例えば、変更の承認（１２．１）
は、変更を要求された文書ファイルが実際に変更可能
（例えば「リリース済み物件ではない」）な場合に、変
更要求者の上司が与えることになっている。
【００１４】この処理手順の中で用いられる帳表群（１
３）は、個々の処理（１２．１〜１２．４）毎に、利用
される帳表定義（１３．１〜１３．３）を割り当てるこ
とで保持されている。この個々の処理（１２．１〜１
２．４）が実行された時、帳表定義（１３．１〜１３．
３）は、処理の対処者のもとへ送付され、必要な記入を
受ける。例えば、変更通知表（１３．３）は、変更が実
施された時に、変更対象の文書ファイルの利用者に変更
を通知するために、変更箇所と変更者とを自動的に記入
（ファイル操作の定義（１１）から変数の値を引き継ぐ
ことによる）した上で送付される。
３）は、個々の処理（１２．１〜１２．４）毎に、利用
される帳表定義（１３．１〜１３．３）を割り当てるこ
とで保持されている。この個々の処理（１２．１〜１
２．４）が実行された時、帳表定義（１３．１〜１３．
３）は、処理の対処者のもとへ送付され、必要な記入を
受ける。例えば、変更通知表（１３．３）は、変更が実
施された時に、変更対象の文書ファイルの利用者に変更
を通知するために、変更箇所と変更者とを自動的に記入
（ファイル操作の定義（１１）から変数の値を引き継ぐ
ことによる）した上で送付される。
【００１５】図３は、ある文書ファイルへの操作要求が
あった場合に、その操作に対する管理・連絡業務を起動
する規則を検索する方法を説明するためのブロック図で
ある。２０は、文書ファイル操作のために利用者から入
力された操作を解釈する操作解釈部である。２１は、解
釈された文書ファイル操作を記録する記録部である。２
２は、記録された操作を一定時間間隔で取得するタイミ
ングをとる時計である。２３は、利用者が定義した全て
の業務手順を保持する業務手順データベースである。２
４は、業務手順データベース内の業務手順に対応するフ
ァイル操作名と、入力されたファイル操作名とを比較
し、両者が合致する業務手順のみを選別する操作名比較
部である。２５は、選別された業務手順（複数可）の詳
細情報の値を計算して、変数であれば代入する詳細情報
計算部である。２６は、選別された業務手順について、
計算した詳細情報まで合致する業務手順のみを選別する
操作詳細比較部である。
あった場合に、その操作に対する管理・連絡業務を起動
する規則を検索する方法を説明するためのブロック図で
ある。２０は、文書ファイル操作のために利用者から入
力された操作を解釈する操作解釈部である。２１は、解
釈された文書ファイル操作を記録する記録部である。２
２は、記録された操作を一定時間間隔で取得するタイミ
ングをとる時計である。２３は、利用者が定義した全て
の業務手順を保持する業務手順データベースである。２
４は、業務手順データベース内の業務手順に対応するフ
ァイル操作名と、入力されたファイル操作名とを比較
し、両者が合致する業務手順のみを選別する操作名比較
部である。２５は、選別された業務手順（複数可）の詳
細情報の値を計算して、変数であれば代入する詳細情報
計算部である。２６は、選別された業務手順について、
計算した詳細情報まで合致する業務手順のみを選別する
操作詳細比較部である。
【００１６】時計２２と、操作記録部２１と、操作解釈
部２０とは、図１の操作記録部３を構成している。ま
た、操作名比較部２４と、詳細情報計算部２５と、操作
詳細比較部２６とは、図１の業務手順データ取得部２を
構成している。
部２０とは、図１の操作記録部３を構成している。ま
た、操作名比較部２４と、詳細情報計算部２５と、操作
詳細比較部２６とは、図１の業務手順データ取得部２を
構成している。
【００１７】次に、規則検索の動作について説明する。
利用者の文書ファイルへの操作要求は、キーボードなど
の入力装置から操作解釈部２０に伝えられ、「文書の登
録」，「文書の部分変更」などの操作単位で操作記録部
２１に記録される。操作記録部２１は、記録された操作
要求のうち未処理のものの有無を、時計２２が発生する
一定時間間隔毎に調べ、未処理の操作要求を操作名比較
部２４に順次送る。
利用者の文書ファイルへの操作要求は、キーボードなど
の入力装置から操作解釈部２０に伝えられ、「文書の登
録」，「文書の部分変更」などの操作単位で操作記録部
２１に記録される。操作記録部２１は、記録された操作
要求のうち未処理のものの有無を、時計２２が発生する
一定時間間隔毎に調べ、未処理の操作要求を操作名比較
部２４に順次送る。
【００１８】操作名比較部２４は、業務手順データベー
ス２３に登録された各業務手順のファイル操作名と、送
られた操作要求の操作名とを比較し、一致するものだけ
を残す。次に、残された業務手順の各々について、詳細
情報計算部２５が、「操作時刻」，「操作要求者」な
ど、操作の実行で必要となる詳細情報を計算し、変数と
なっている詳細情報があれば計算された値を代入する。
ス２３に登録された各業務手順のファイル操作名と、送
られた操作要求の操作名とを比較し、一致するものだけ
を残す。次に、残された業務手順の各々について、詳細
情報計算部２５が、「操作時刻」，「操作要求者」な
ど、操作の実行で必要となる詳細情報を計算し、変数と
なっている詳細情報があれば計算された値を代入する。
【００１９】最後に残された業務手順の各々の詳細情報
と、計算された詳細情報とを比較し、値が矛盾せず、か
つ最も特定的なもの（同じ詳細情報について変数が少な
いもの）を残す。
と、計算された詳細情報とを比較し、値が矛盾せず、か
つ最も特定的なもの（同じ詳細情報について変数が少な
いもの）を残す。
【００２０】例えば、同じ文書ファイルの部分変更に対
する業務手順でも、特定の名称の文書ファイルにだけ起
動したいものがあったとする。この時、特定の名称と、
操作対象となった文書名（詳細情報計算部２５の計算結
果より判明）との比較で、両者が一致すれば、特定の文
書ファイルに対する部分変更の業務手順が、他の部分変
更に対する業務手順より優先的に残ることになる。
する業務手順でも、特定の名称の文書ファイルにだけ起
動したいものがあったとする。この時、特定の名称と、
操作対象となった文書名（詳細情報計算部２５の計算結
果より判明）との比較で、両者が一致すれば、特定の文
書ファイルに対する部分変更の業務手順が、他の部分変
更に対する業務手順より優先的に残ることになる。
【００２１】図４は、ある文書ファイルへの変更要求が
あった場合に、図２に示された規則に従って管理・連絡
業務が起動される時の処理フローを示している。図４中
で、点線で示されたブロックは、文書管理システムに業
務を依頼された人間が行なう作業であり、それ以外のブ
ロックは、文書管理システム内部の動作あるいは判断で
ある。
あった場合に、図２に示された規則に従って管理・連絡
業務が起動される時の処理フローを示している。図４中
で、点線で示されたブロックは、文書管理システムに業
務を依頼された人間が行なう作業であり、それ以外のブ
ロックは、文書管理システム内部の動作あるいは判断で
ある。
【００２２】まず、文書ファイル（Ｆとする）の一部分
を執筆メンバーの一人（Ｍとする）が変更しようとした
（ステップ３０）場合、文書管理システムは、「文書フ
ァイルの部分変更」に対応する管理・連絡業務の規則
を、予め定義済みの規則群の中から検索する（ステップ
３１）。規則群の中に規則がなければ、そのままＦを変
更し（ステップ３２）、規則があれば、その定義部の変
数（文書ファイル名など）を変更対象に合わせて初期化
（ステップ３３）した後、規則を適用する。
を執筆メンバーの一人（Ｍとする）が変更しようとした
（ステップ３０）場合、文書管理システムは、「文書フ
ァイルの部分変更」に対応する管理・連絡業務の規則
を、予め定義済みの規則群の中から検索する（ステップ
３１）。規則群の中に規則がなければ、そのままＦを変
更し（ステップ３２）、規則があれば、その定義部の変
数（文書ファイル名など）を変更対象に合わせて初期化
（ステップ３３）した後、規則を適用する。
【００２３】規則の適用は、規則に書かれた管理・連絡
のための処理の列を順次実行することにより実行され
る。まず、変更要求票をＭの上司に発効し（ステップ３
４）、それが承認されなければＦの変更を却下する（ス
テップ３５）。それが承認されると、変更要求書をＦの
作成者に転送し（ステップ３６）、Ｆの作成者は変更要
求書に基づいて変更を加える（ステップ３７）。変更が
実施されると（ステップ３８）、変更通知書をＦの利用
者に送付する（ステップ３９）と同時に、Ｆに対する変
更履歴票を変更管理者に対して発行し（ステップ４
０）、変更管理者は変更履歴票に変更を記入する（ステ
ップ４１）。
のための処理の列を順次実行することにより実行され
る。まず、変更要求票をＭの上司に発効し（ステップ３
４）、それが承認されなければＦの変更を却下する（ス
テップ３５）。それが承認されると、変更要求書をＦの
作成者に転送し（ステップ３６）、Ｆの作成者は変更要
求書に基づいて変更を加える（ステップ３７）。変更が
実施されると（ステップ３８）、変更通知書をＦの利用
者に送付する（ステップ３９）と同時に、Ｆに対する変
更履歴票を変更管理者に対して発行し（ステップ４
０）、変更管理者は変更履歴票に変更を記入する（ステ
ップ４１）。
【００２４】文書ファイルの登録、コメント付加など、
他の文書ファイル操作についても、操作の検出から規則
の適用に至るまで、同様に扱われる。
他の文書ファイル操作についても、操作の検出から規則
の適用に至るまで、同様に扱われる。
【００２５】
【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書管理
システムは、文書ファイルへのアクセス要求に対して、
連続する管理業務を登録することができるので、より複
雑な管理業務を処理していくことができる。また、文書
ファイルへのアクセスを管理業務発生の直接の契機とし
ているので、利用者自身による帳表選択と作成の手間を
減じることができる。
システムは、文書ファイルへのアクセス要求に対して、
連続する管理業務を登録することができるので、より複
雑な管理業務を処理していくことができる。また、文書
ファイルへのアクセスを管理業務発生の直接の契機とし
ているので、利用者自身による帳表選択と作成の手間を
減じることができる。
【図１】文書ファイルへの操作を契機とし、一連の管理
・連絡業務の実施を実現する、文書管理システムの一実
施例の概要を示すブロック図である。
・連絡業務の実施を実現する、文書管理システムの一実
施例の概要を示すブロック図である。
【図２】文書管理システムにおいて、個々の文書ファイ
ル操作と、その操作が契機になる一連の管理・連絡業務
とを結び付ける規則を示すブロック図である。
ル操作と、その操作が契機になる一連の管理・連絡業務
とを結び付ける規則を示すブロック図である。
【図３】文書管理システムにおいて、ある文書ファイル
への操作要求に対する業務手順を検索する方法を説明す
るためのブロック図である。
への操作要求に対する業務手順を検索する方法を説明す
るためのブロック図である。
【図４】文書管理システムにおいて、文書ファイルの変
更が要求された場合に、引き起こされる管理・連絡業務
の処理の流れを示すフローチャートである。
更が要求された場合に、引き起こされる管理・連絡業務
の処理の流れを示すフローチャートである。
１ 業務手順実行部 ２ 業務手順データ取得部 ３ 操作記録部 ４ 操作制御部 ５ 業務手順データ入力部 ６ 業務手順データベース ７ 文書ファイルデータベース ２０ 操作解釈部 ２１ 記録部 ２２ 時計 ２３ 業務手順データベース ２４ 操作名比較部 ２５ 詳細情報計算部 ２６ 操作詳細比較部
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.6 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 7315−5Ｌ Ｇ０６Ｆ 15/20 ５７０ Ｎ
Claims (2)
- 【請求項１】計算機上での文書ファイルの作成工程を管
理する文書管理システムにおいて、 作成対象である文書ファイルを蓄積する手段と、 前記文書ファイルに対する利用者からの操作を記録する
手段と、 前記操作に伴う管理・連絡業務のための処理手順と帳表
定義群とを蓄積する手段と、 前記処理手順と帳表定義群を利用者が定義する手段と、 前記操作が発生した場合に、前記操作に対する管理・連
絡業務のための処理手順と帳表定義群を検索・選択し取
得する手段と、 前記取得された処理手順と帳表定義群に基づいて管理・
連絡業務を順次実行する手段と、 前記操作および前記管理・連絡業務の結果に基づいて、
実際に前記文書ファイルに操作を加える手段とを備えた
文書管理システム。 - 【請求項２】前記操作を記録する手段は、文書ファイル
操作のために利用者から入力された操作を解釈する操作
解釈部と、解釈された文書ファイル操作を記録する記録
部とを有し、 前記操作に対する管理・連絡業務のための処理手順と帳
表定義群を検索・選択し取得する手段は、前記記録部に
記録された操作を一定時間間隔で取得するタイミングを
とる時計と、利用者が定義した全ての業務手順を保持す
る業務手順データベースと、業務手順データベース内の
業務手順に対応するファイル操作名と、入力されたファ
イル操作名とを比較し、両者が合致する業務手順のみを
選別する操作名比較部と、選別された業務手順の詳細情
報の値を計算して、変数であれば代入する詳細情報計算
部と、選別された業務手順について、計算した詳細情報
まで合致する業務手順のみを選別する操作詳細比較部と
を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理シス
テム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP5195017A JPH0749862A (ja) | 1993-08-06 | 1993-08-06 | 文書管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP5195017A JPH0749862A (ja) | 1993-08-06 | 1993-08-06 | 文書管理システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH0749862A true JPH0749862A (ja) | 1995-02-21 |
Family
ID=16334152
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP5195017A Pending JPH0749862A (ja) | 1993-08-06 | 1993-08-06 | 文書管理システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH0749862A (ja) |
Cited By (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH1139293A (ja) * | 1997-07-15 | 1999-02-12 | Toshiba Corp | 文書管理方法、文書検索方法、及び文書検索装置 |
| US6700312B2 (en) | 2000-03-03 | 2004-03-02 | Daishinku Corporation | Quartz oscillator device |
| JP2007188323A (ja) * | 2006-01-13 | 2007-07-26 | Ricoh Co Ltd | 印刷管理システム、印刷管理プログラム及び印刷管理サーバ装置 |
Citations (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH0554036A (ja) * | 1991-08-28 | 1993-03-05 | Toshiba Corp | 文書処理装置 |
-
1993
- 1993-08-06 JP JP5195017A patent/JPH0749862A/ja active Pending
Patent Citations (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH0554036A (ja) * | 1991-08-28 | 1993-03-05 | Toshiba Corp | 文書処理装置 |
Cited By (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH1139293A (ja) * | 1997-07-15 | 1999-02-12 | Toshiba Corp | 文書管理方法、文書検索方法、及び文書検索装置 |
| US6700312B2 (en) | 2000-03-03 | 2004-03-02 | Daishinku Corporation | Quartz oscillator device |
| JP2007188323A (ja) * | 2006-01-13 | 2007-07-26 | Ricoh Co Ltd | 印刷管理システム、印刷管理プログラム及び印刷管理サーバ装置 |
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