JPH07253972A - 文書通信装置とその文書処理方法 - Google Patents
文書通信装置とその文書処理方法Info
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- JPH07253972A JPH07253972A JP6045753A JP4575394A JPH07253972A JP H07253972 A JPH07253972 A JP H07253972A JP 6045753 A JP6045753 A JP 6045753A JP 4575394 A JP4575394 A JP 4575394A JP H07253972 A JPH07253972 A JP H07253972A
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Abstract
(57)【要約】
【目的】 文書通信装置における送信側のオペレータの
入力操作を簡略化する。 【構成】 オペレータの処理要求を受けると、マンマシ
ン処理手段100が、オペレータの入力した情報に基づい
て文書の「件名」「緊急文書」「回答期限」等を記録し
たアシスト情報ファイル200を作成する。このとき、オ
ペレータがアシスト情報の全てを入力しなかったとき、
入力されなかった情報を自動的に補充する処理を行う。
即ち、アシスト処理手段101は、アシスト情報200(オペ
レータの要求)と文書処理手続情報201(過去に実行し
た文書処理の記憶)に基づいて、処理方法および処理に
必要なデータを補足して設定する処理を実行する。
入力操作を簡略化する。 【構成】 オペレータの処理要求を受けると、マンマシ
ン処理手段100が、オペレータの入力した情報に基づい
て文書の「件名」「緊急文書」「回答期限」等を記録し
たアシスト情報ファイル200を作成する。このとき、オ
ペレータがアシスト情報の全てを入力しなかったとき、
入力されなかった情報を自動的に補充する処理を行う。
即ち、アシスト処理手段101は、アシスト情報200(オペ
レータの要求)と文書処理手続情報201(過去に実行し
た文書処理の記憶)に基づいて、処理方法および処理に
必要なデータを補足して設定する処理を実行する。
Description
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は、ISDN,公衆電話網また
は無線通信回線や構内通信回線(LAN)等を介して文書
情報を送受信する文書通信装置に係り、特に、使い勝手
を向上させるのに好適な文書通信装置とその文書処理方
法に関する。
は無線通信回線や構内通信回線(LAN)等を介して文書
情報を送受信する文書通信装置に係り、特に、使い勝手
を向上させるのに好適な文書通信装置とその文書処理方
法に関する。
【0002】
【従来の技術】パーソナルコンピュータの高機能化やF
AXモデムの普及により、通信回線を介し文書のファク
シミリ送信を行う機会が多くなってきている。このよう
なファクシミリ送信を行う従来の文書通信装置では、オ
ペレータが送信先を一々指定したり、送信文書の処理方
法つまりパラメータによって文書処理のプロセス(ジョ
ブ)を一々指定する必要がある。このため、高機能な文
書通信装置になるに従って、オペレータが設定しなけれ
ばならないパラメータの数が増え、入力操作が複雑にな
るという問題がある。そこで、操作性を向上させるため
に、ワンタッチキーや電子電話帳を設けたり、ディスプ
レイサイズを大きくしてアイコンやガイダンスを表示す
る等の様々な方法が考案され活用されている。
AXモデムの普及により、通信回線を介し文書のファク
シミリ送信を行う機会が多くなってきている。このよう
なファクシミリ送信を行う従来の文書通信装置では、オ
ペレータが送信先を一々指定したり、送信文書の処理方
法つまりパラメータによって文書処理のプロセス(ジョ
ブ)を一々指定する必要がある。このため、高機能な文
書通信装置になるに従って、オペレータが設定しなけれ
ばならないパラメータの数が増え、入力操作が複雑にな
るという問題がある。そこで、操作性を向上させるため
に、ワンタッチキーや電子電話帳を設けたり、ディスプ
レイサイズを大きくしてアイコンやガイダンスを表示す
る等の様々な方法が考案され活用されている。
【0003】一方、電子メールにおいては、Thomas W.M
alone et al.:Intelligent Information-Sharing Syste
ms:Communications of the ACM,Vol.30,No.5,pp.390-40
2(May 1987)に記載のように、“Subject”、“Name”で
構成される識別情報を文書データに付加して送受信する
ことによって、受信側のオペレータの文書処理をサポー
トする方法が提案されている。
alone et al.:Intelligent Information-Sharing Syste
ms:Communications of the ACM,Vol.30,No.5,pp.390-40
2(May 1987)に記載のように、“Subject”、“Name”で
構成される識別情報を文書データに付加して送受信する
ことによって、受信側のオペレータの文書処理をサポー
トする方法が提案されている。
【0004】更に、電子メールでは、横田他「電子メー
ル通信における人間関係の構造化とその応用に関する検
討」信学秋大D−150(1993)に記載の様に、キ
ャラクタベースで情報を扱うことを利用してメール中の
キーワードを抽出し、それに基づいてメールの同報先の
決定を支援する方法が提案されている。
ル通信における人間関係の構造化とその応用に関する検
討」信学秋大D−150(1993)に記載の様に、キ
ャラクタベースで情報を扱うことを利用してメール中の
キーワードを抽出し、それに基づいてメールの同報先の
決定を支援する方法が提案されている。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
文書通信装置には、次のような欠点がある。 1)操作性を向上するために設けられたワンタッチキー
や電子電話帳等の機能は、設定操作に時間がかかり、ま
た、アイコンやガイダンス等は操作手順が分かりやすく
なるものを設定しなければならない。しかも、設定する
項目数は本質的に同じため、オペレータの操作性を向上
するには限界がある。
文書通信装置には、次のような欠点がある。 1)操作性を向上するために設けられたワンタッチキー
や電子電話帳等の機能は、設定操作に時間がかかり、ま
た、アイコンやガイダンス等は操作手順が分かりやすく
なるものを設定しなければならない。しかも、設定する
項目数は本質的に同じため、オペレータの操作性を向上
するには限界がある。
【0006】2)Intelligent Information-Sharing Sys
temsは、受信側のオペレータの文書処理をアシストする
ために提案されたものであって、送信側のオペレータ
は、文書処理を要求する入力操作に加えて、識別情報を
入力しなければならないので不便である。
temsは、受信側のオペレータの文書処理をアシストする
ために提案されたものであって、送信側のオペレータ
は、文書処理を要求する入力操作に加えて、識別情報を
入力しなければならないので不便である。
【0007】本発明の目的は、送信側のオペレータの操
作を簡略化する一方、最適な文書処理をアシストする文
書通信装置とその文書処理方法を提供することにある。
作を簡略化する一方、最適な文書処理をアシストする文
書通信装置とその文書処理方法を提供することにある。
【0008】
【課題を解決するための手段】上記目的は、文書の送受
信やファイリング,コピー等の処理を実行する文書通信
装置において、オペレータが入力したあいまいな文書の
処理要求と過去に実行した文書処理の記憶とに基づいて
文書の処理方法を決定し、文書処理に必要なデータを識
別して補足することにでオペレータの入力操作をサポー
トするアシスト処理手段と、過去に処理を実行した文書
情報(文書ID、件名等)と、返信待ちの文書情報と、職
制、略称等の相手先情報と、どのような種類の文書がど
のような人にどの程度関連しているか等のパラメータと
を記憶する文書処理手続き情報記憶手段とを設けること
で、達成される。
信やファイリング,コピー等の処理を実行する文書通信
装置において、オペレータが入力したあいまいな文書の
処理要求と過去に実行した文書処理の記憶とに基づいて
文書の処理方法を決定し、文書処理に必要なデータを識
別して補足することにでオペレータの入力操作をサポー
トするアシスト処理手段と、過去に処理を実行した文書
情報(文書ID、件名等)と、返信待ちの文書情報と、職
制、略称等の相手先情報と、どのような種類の文書がど
のような人にどの程度関連しているか等のパラメータと
を記憶する文書処理手続き情報記憶手段とを設けること
で、達成される。
【0009】
【作用】アシスト処理手段は、オペレータの処理要求
(アシスト情報)と、文書処理手続き情報記憶手段に記
憶されている電話番号等の宛先情報、過去に実行した文
書情報等とに基づいて、文書の処理方法を決定したり、
文書処理に必要なデータを補足して設定する。さらに、
アシスト処理手段は、文書処理を実行することによっ
て、文書の処理方法や文書処理に必要なデータを識別す
るのに必要なパラメータを更新して記憶する。
(アシスト情報)と、文書処理手続き情報記憶手段に記
憶されている電話番号等の宛先情報、過去に実行した文
書情報等とに基づいて、文書の処理方法を決定したり、
文書処理に必要なデータを補足して設定する。さらに、
アシスト処理手段は、文書処理を実行することによっ
て、文書の処理方法や文書処理に必要なデータを識別す
るのに必要なパラメータを更新して記憶する。
【0010】
【実施例】以下、本発明の一実施例を図面を参照して説
明する。図9は、本発明の一実施例に係る文書通信装置
の画面表示例を示す図である。図示の例は、「××製品
成果報告」を行う会議室の場所を示した地図を作成し、
送信を指示した際にオペレータに対して処理内容を確認
するための画面8−100である。8−1は、操作メニ
ューであり、オペレータはマウスやキー等を操作するこ
とで、メニューを選択する。8−2から8−6は、送信
文書に付加する属性情報であり、送信者が設定する。即
ち、文書の件名8−2、返信期限8−3、受信者の電話
番号あるいは受信者名8−4を設定する。8−5は、至
急文書であるか否かを示す欄、8−6は回覧文書である
か否かを示す欄である。8−7が送信文書の内容表示で
あり、8−8が画面8−7を上下にスクロールするスク
ロールバーである。
明する。図9は、本発明の一実施例に係る文書通信装置
の画面表示例を示す図である。図示の例は、「××製品
成果報告」を行う会議室の場所を示した地図を作成し、
送信を指示した際にオペレータに対して処理内容を確認
するための画面8−100である。8−1は、操作メニ
ューであり、オペレータはマウスやキー等を操作するこ
とで、メニューを選択する。8−2から8−6は、送信
文書に付加する属性情報であり、送信者が設定する。即
ち、文書の件名8−2、返信期限8−3、受信者の電話
番号あるいは受信者名8−4を設定する。8−5は、至
急文書であるか否かを示す欄、8−6は回覧文書である
か否かを示す欄である。8−7が送信文書の内容表示で
あり、8−8が画面8−7を上下にスクロールするスク
ロールバーである。
【0011】本実施例では、「××製品成果報告」つい
ての同様の文書を過去に送信していた場合、送信者が複
数の受信者名を一々指定する面倒な操作無しに、受信者
名を一名指定しさえすれば、あるいは受信者名を指定し
なくても、装置が自動的に受信者を設定するようにす
る。即ち、本実施例の文書送信装置は、受信者名の指定
がなく「送信実行」が選択された場合には、過去の記憶
に基づいて送信先を割り出し、送信実行に先立ち、割り
出した送信先を図10に示すように画面に確認表示す
る。送信者は、この画面8−200の確認内容8−13
を見て、変更がなければ「OK」のボタン8−11をマ
ウス等でクリックすることで、送信が実行される。図面
8−200で変更がある場合や送信中断を行う場合に
は、「Cancel」8−12をクリックし、送信先の指定変
更等を行う。変更は、例えば画面領域8−13中に送信
先に対応したキャラクタを直接入力したり、削除したり
する。
ての同様の文書を過去に送信していた場合、送信者が複
数の受信者名を一々指定する面倒な操作無しに、受信者
名を一名指定しさえすれば、あるいは受信者名を指定し
なくても、装置が自動的に受信者を設定するようにす
る。即ち、本実施例の文書送信装置は、受信者名の指定
がなく「送信実行」が選択された場合には、過去の記憶
に基づいて送信先を割り出し、送信実行に先立ち、割り
出した送信先を図10に示すように画面に確認表示す
る。送信者は、この画面8−200の確認内容8−13
を見て、変更がなければ「OK」のボタン8−11をマ
ウス等でクリックすることで、送信が実行される。図面
8−200で変更がある場合や送信中断を行う場合に
は、「Cancel」8−12をクリックし、送信先の指定変
更等を行う。変更は、例えば画面領域8−13中に送信
先に対応したキャラクタを直接入力したり、削除したり
する。
【0012】図1は、本発明の一実施例に係る文書通信
装置の機能構成図である。本実施例の文書通信装置は、
オペレータの処理要求を受けると、マンマシン処理手段
100が、オペレータの入力した情報に基づいて文書の
「件名」「緊急文書」「回答期限」等を記録したアシス
ト情報ファイル200を作成する。ここで、オペレータ
はアシスト情報すべてを入力しなくても構わない。例え
ば、相手先を特に指定することなく関係ある相手に文書
を送りたい場合は、相手先を空欄にしたまま処理を要求
しても構わない。
装置の機能構成図である。本実施例の文書通信装置は、
オペレータの処理要求を受けると、マンマシン処理手段
100が、オペレータの入力した情報に基づいて文書の
「件名」「緊急文書」「回答期限」等を記録したアシス
ト情報ファイル200を作成する。ここで、オペレータ
はアシスト情報すべてを入力しなくても構わない。例え
ば、相手先を特に指定することなく関係ある相手に文書
を送りたい場合は、相手先を空欄にしたまま処理を要求
しても構わない。
【0013】アシスト処理手段101は、マンマシン処
理手段100の作成したアシスト情報ファイル200
と、文書処理手続き情報記憶ファイル201とに基づい
てJOB情報202を作成する。ここで、JOB情報202
は、文書処理を実行する各モジュールが、文書処理の実
行時に共通して参照できる共通データである。文書処理
手続き情報記憶ファイル201は、過去に文書を送信し
た文書の情報(宛先、文書ID等)と、過去の送信処理に
基づいて算出した「どのような文書がどのような人にど
れぐらい関連しているか」を識別するためのパラメータ
と、返信待ちの文書情報等を記憶する。
理手段100の作成したアシスト情報ファイル200
と、文書処理手続き情報記憶ファイル201とに基づい
てJOB情報202を作成する。ここで、JOB情報202
は、文書処理を実行する各モジュールが、文書処理の実
行時に共通して参照できる共通データである。文書処理
手続き情報記憶ファイル201は、過去に文書を送信し
た文書の情報(宛先、文書ID等)と、過去の送信処理に
基づいて算出した「どのような文書がどのような人にど
れぐらい関連しているか」を識別するためのパラメータ
と、返信待ちの文書情報等を記憶する。
【0014】アシスト処理手段101は、アシスト情報
200(オペレータの要求)と文書処理手続き情報20
1(過去に実行した文書処理の記憶)に基づいて、処理
方法および処理に必要なデータを補足して設定する処理
を実行する。従来、JOB情報は、マンマシン処理手段で
作成していたが、本実施例の文書通信装置では、オペレ
ータのあいまいな処理要求を許容しているので、アシス
ト処理手段101においてJOB情報を作成する。文書処
理実行手段102は、アシスト処理手段101が作成し
たJOB情報に基づいて、送信、受信、読取、記録等の文
書処理を実行する。
200(オペレータの要求)と文書処理手続き情報20
1(過去に実行した文書処理の記憶)に基づいて、処理
方法および処理に必要なデータを補足して設定する処理
を実行する。従来、JOB情報は、マンマシン処理手段で
作成していたが、本実施例の文書通信装置では、オペレ
ータのあいまいな処理要求を許容しているので、アシス
ト処理手段101においてJOB情報を作成する。文書処
理実行手段102は、アシスト処理手段101が作成し
たJOB情報に基づいて、送信、受信、読取、記録等の文
書処理を実行する。
【0015】図2は、図1に示す文書通信装置の制御ソ
フトウエアのブロック図である。図2において、1は入
力識別部、2は周期処理部、3は文書ファイル管理部、
4は受信処理部、5は送信処理部、6は記録処理部、7
は読取処理部、8はマンマシン処理部、9はアシスト処
理部、10は文書処理手続き情報記憶部、11はデバイ
スドライバである。
フトウエアのブロック図である。図2において、1は入
力識別部、2は周期処理部、3は文書ファイル管理部、
4は受信処理部、5は送信処理部、6は記録処理部、7
は読取処理部、8はマンマシン処理部、9はアシスト処
理部、10は文書処理手続き情報記憶部、11はデバイ
スドライバである。
【0016】入力識別部1はキー等のオペレータが入力
する情報やタイマ等のアップ入力を識別したり、処理モ
ジュール間のメッセージを送受信し、該当する処理モジ
ュール(図2の符号2〜9)に入力情報を送る処理を実
行する。周期処理部2は、時計や内部メモリのリフレッ
シュ処理等の周期的な処理を実行するモジュールであ
る。文書ファイル管理部3は、文書のファイル名、更新
時刻等の文書情報やフォルダ情報に基づいて文書を検索
したり、新規に文書を登録する等の処理を実行する。受
信処理部4は、文書を受信する手順でモデムを制御した
り、必要に応じて記録処理部6にメッセージを送信して
文書内容を出力する処理を実行する。送信処理部5は、
文書を送信する手順でモデムを制御したり、必要に応じ
て読取処理部7にメッセージを送信してスキャナを起動
する処理を実行する。
する情報やタイマ等のアップ入力を識別したり、処理モ
ジュール間のメッセージを送受信し、該当する処理モジ
ュール(図2の符号2〜9)に入力情報を送る処理を実
行する。周期処理部2は、時計や内部メモリのリフレッ
シュ処理等の周期的な処理を実行するモジュールであ
る。文書ファイル管理部3は、文書のファイル名、更新
時刻等の文書情報やフォルダ情報に基づいて文書を検索
したり、新規に文書を登録する等の処理を実行する。受
信処理部4は、文書を受信する手順でモデムを制御した
り、必要に応じて記録処理部6にメッセージを送信して
文書内容を出力する処理を実行する。送信処理部5は、
文書を送信する手順でモデムを制御したり、必要に応じ
て読取処理部7にメッセージを送信してスキャナを起動
する処理を実行する。
【0017】読取処理部7は、スキャナ入力を制御した
り、読み取った文書のページを管理する処理を実行す
る。マンマシン処理部8は、オペレータの入力を識別し
て表示画面を遷移したり、文書の件名や回答期限等のア
シスト情報ファイルを作成する等、オペレータの要求を
アシスト処理部9に引き渡す処理を実行する。アシスト
処理部9は、マンマシン処理部から受けたオペレータの
要求と文書処理手続き情報記憶部10に登録されている
情報に基づいて、モジュール2〜8を実行するのに必要
なデータ(各モジュールが共通で参照できるデータ)を
生成したり、文書処理手続き情報記憶部10の登録内容
を更新したりする処理を実行する。文書処理手続き情報
記憶部10は、文書処理に必要な電話番号等の宛先情報
と、過去に実行した文書の情報(文書ID等)と、返信待
ちの文書情報と、アシスト処理部9において算出したパ
ラメータ(どのような種類の文書がどのような人にどの
程度関連しているか等)とを記憶する。デバイスドライ
バ11は、スキャナ、プリンタ、モデム、モニタ、キー
ボード等のハードウエアを直接制御する。
り、読み取った文書のページを管理する処理を実行す
る。マンマシン処理部8は、オペレータの入力を識別し
て表示画面を遷移したり、文書の件名や回答期限等のア
シスト情報ファイルを作成する等、オペレータの要求を
アシスト処理部9に引き渡す処理を実行する。アシスト
処理部9は、マンマシン処理部から受けたオペレータの
要求と文書処理手続き情報記憶部10に登録されている
情報に基づいて、モジュール2〜8を実行するのに必要
なデータ(各モジュールが共通で参照できるデータ)を
生成したり、文書処理手続き情報記憶部10の登録内容
を更新したりする処理を実行する。文書処理手続き情報
記憶部10は、文書処理に必要な電話番号等の宛先情報
と、過去に実行した文書の情報(文書ID等)と、返信待
ちの文書情報と、アシスト処理部9において算出したパ
ラメータ(どのような種類の文書がどのような人にどの
程度関連しているか等)とを記憶する。デバイスドライ
バ11は、スキャナ、プリンタ、モデム、モニタ、キー
ボード等のハードウエアを直接制御する。
【0018】図3は、文書処理手続き情報記憶部10に
登録される情報の種類を示す図である。登録情報をパー
ソナル情報10-1と登録キーワード10-2と文書情報10-3に
分類して管理し、これら10-1〜3の登録情報は、相手先
毎に作成して記憶する。例えばパーソナル情報10-1は、
相手先の氏名10-1-1と略称10-1-2と職名10-1-3と性別10
-1-4と所属10-1-5と電話番号10-1-6と電子メールアドレ
ス10-1-7と通信プロトコル10-1-8とで構成する。
登録される情報の種類を示す図である。登録情報をパー
ソナル情報10-1と登録キーワード10-2と文書情報10-3に
分類して管理し、これら10-1〜3の登録情報は、相手先
毎に作成して記憶する。例えばパーソナル情報10-1は、
相手先の氏名10-1-1と略称10-1-2と職名10-1-3と性別10
-1-4と所属10-1-5と電話番号10-1-6と電子メールアドレ
ス10-1-7と通信プロトコル10-1-8とで構成する。
【0019】登録キーワード10-2は、アシスト処理部9
においてどのような種類の文書がどのような人にどの程
度関連するかを識別するための情報で、例えば関連する
キーワード10-2-1と前記キーワードがどの程度関連して
いるかを表すパラメータである関連度10-2-2で構成す
る。文書情報10-3は、返信待ちの文書情報10-3-1と10-1
の相手に対して過去に実行した文書情報10-3-2で構成す
る。返信待ちの文書情報10-3-1は、文書ID10-3-1-1と回
答期限10-3-1-2と送信日時10-3-1-3で構成する。
においてどのような種類の文書がどのような人にどの程
度関連するかを識別するための情報で、例えば関連する
キーワード10-2-1と前記キーワードがどの程度関連して
いるかを表すパラメータである関連度10-2-2で構成す
る。文書情報10-3は、返信待ちの文書情報10-3-1と10-1
の相手に対して過去に実行した文書情報10-3-2で構成す
る。返信待ちの文書情報10-3-1は、文書ID10-3-1-1と回
答期限10-3-1-2と送信日時10-3-1-3で構成する。
【0020】図4は、アシスト処理部9におけるアシス
ト処理の一例を示すフローチャートである。ここでは、
オペレータから送信要求があった時に実行するアシスト
処理について説明する。まず、宛先設定ステップ9-1で
は、オペレータが相手先の電話番号や名称などの詳細情
報を未設定のまま送信を要求した場合に、アシスト情報
(件名や略称等)と文書処理手続き情報記憶部10に記憶
されている情報に基づいて相手先を識別して設定する。
次のステップ9-2では、過去送信した文書について返答
期限が超過している相手であれば、文書を送信するつい
でにそれを催促する。ステップ9-3では、緊急文書、回
答期限、宛先等のアシスト情報と、どの程度送信文書に
関連しているかを算出した結果とに基づいて送信処理の
優先度を算出する。従来のファクシミリの同報機能は、
同報する相手先をあらかじめオペレータが設定していた
が、ここでは、同報処理を実行する際に、算出した優先
度にしたがって送信処理の順番を自動的に設定する。ス
テップ9-4では、送信文書のデータサイズと伝送速度に
基づいて伝送時間を予測し、FAX/電子メールのいずれ
かの通信プロトコルを設定する。
ト処理の一例を示すフローチャートである。ここでは、
オペレータから送信要求があった時に実行するアシスト
処理について説明する。まず、宛先設定ステップ9-1で
は、オペレータが相手先の電話番号や名称などの詳細情
報を未設定のまま送信を要求した場合に、アシスト情報
(件名や略称等)と文書処理手続き情報記憶部10に記憶
されている情報に基づいて相手先を識別して設定する。
次のステップ9-2では、過去送信した文書について返答
期限が超過している相手であれば、文書を送信するつい
でにそれを催促する。ステップ9-3では、緊急文書、回
答期限、宛先等のアシスト情報と、どの程度送信文書に
関連しているかを算出した結果とに基づいて送信処理の
優先度を算出する。従来のファクシミリの同報機能は、
同報する相手先をあらかじめオペレータが設定していた
が、ここでは、同報処理を実行する際に、算出した優先
度にしたがって送信処理の順番を自動的に設定する。ス
テップ9-4では、送信文書のデータサイズと伝送速度に
基づいて伝送時間を予測し、FAX/電子メールのいずれ
かの通信プロトコルを設定する。
【0021】ステップ9-5では、処理要求があった文書
の文書情報と、過去に実行した文書の文書情報10-3-2と
を比較し、オペレータの要求が重複しているかどうかを
検出し、重複している場合は、その旨をオペレータに通
知するなどの処理を実行する。ステップ9-6では、実行
モジュール2〜9が共通に参照できるデータを作成し、ス
テップ9-1〜9-4で設定した情報に基づいて宛先、優先
度、通信プロトコル等のパラメータを登録する。ステッ
プ9-7では、ステップ9-6で作成したJOB情報をJOB情報に
登録されている優先度に基づいて送信待ちを管理する待
ち行列に登録する。ここで、待ち行列は、JOB情報のア
ドレス(9-7-1)と次の要素へのポインタ情報(9-7-2)
で構成されている。ステップ9-8では、送信対象と考え
られる全宛先についてステップ9-1〜9-7の処理を実行し
たかどうかを判定し、全宛先について処理が完了してい
る場合は、ステップ9-9で送信処理モジュール5を起動
するメッセージを送信しアシスト処理を終了する。
の文書情報と、過去に実行した文書の文書情報10-3-2と
を比較し、オペレータの要求が重複しているかどうかを
検出し、重複している場合は、その旨をオペレータに通
知するなどの処理を実行する。ステップ9-6では、実行
モジュール2〜9が共通に参照できるデータを作成し、ス
テップ9-1〜9-4で設定した情報に基づいて宛先、優先
度、通信プロトコル等のパラメータを登録する。ステッ
プ9-7では、ステップ9-6で作成したJOB情報をJOB情報に
登録されている優先度に基づいて送信待ちを管理する待
ち行列に登録する。ここで、待ち行列は、JOB情報のア
ドレス(9-7-1)と次の要素へのポインタ情報(9-7-2)
で構成されている。ステップ9-8では、送信対象と考え
られる全宛先についてステップ9-1〜9-7の処理を実行し
たかどうかを判定し、全宛先について処理が完了してい
る場合は、ステップ9-9で送信処理モジュール5を起動
するメッセージを送信しアシスト処理を終了する。
【0022】図5は、図4の宛先設定ステップ9-1の詳
細処理手順を示すフローチャートである。まず、送信文
書のファイル情報(フォルダ名、ファイル名等)および
マンマシン処理部8で作成したアシスト情報ファイルに
記録されている件名などのアシスト情報から、「伝送」
「画像」等の検索キーワードを抽出しておく(ステップ
9-1-1)。そして、送信文書のアシスト情報ファイルに
宛先が設定されているかどうかを判定する(ステップ9-
1-2)。宛先が設定されている場合は、送信文書の宛先
と文書処理手続き情報記憶部10に登録されているパーソ
ナル情報とのマッチング処理を行って、該当する宛先を
文書処理手続き情報記憶部10から検出して該登録キーワ
ードの関連度rnを更新する(ステップ9-1-3)。
細処理手順を示すフローチャートである。まず、送信文
書のファイル情報(フォルダ名、ファイル名等)および
マンマシン処理部8で作成したアシスト情報ファイルに
記録されている件名などのアシスト情報から、「伝送」
「画像」等の検索キーワードを抽出しておく(ステップ
9-1-1)。そして、送信文書のアシスト情報ファイルに
宛先が設定されているかどうかを判定する(ステップ9-
1-2)。宛先が設定されている場合は、送信文書の宛先
と文書処理手続き情報記憶部10に登録されているパーソ
ナル情報とのマッチング処理を行って、該当する宛先を
文書処理手続き情報記憶部10から検出して該登録キーワ
ードの関連度rnを更新する(ステップ9-1-3)。
【0023】ステップ9-1-2で宛先未設定と判定した場
合は、ステップ9-1-1で抽出したキーワードと文書処理
手続き情報記憶部10に登録されている登録キーワードと
のマッチング処理を行って、送信文書が誰にどの程度関
連しているのかを求める。ここではその一例として文書
処理手続き情報記憶部10に登録されている各宛先の登録
キーワード毎に関連度rnを記憶しておき、前記マッチン
グ処理で一致したキーワードの関連度からΣrnを求める
(ステップ9-1-4)。このステップ9-1-4で求めたΣrnが
送信対象者とするべきかどうかの判定基準Rthを越える
かどうかを判定し(ステップ9-1-5)、Rth以上であれ
ば、該当者として文書処理手続き情報記憶部10のパーソ
ナル情報に基づいてアシスト情報ファイルに宛先を設定
する(ステップ9-1-6)。最後に、該当する文書処理手
続き情報記憶部10の登録キーワードを更新する(ステッ
プ9-1-7)。
合は、ステップ9-1-1で抽出したキーワードと文書処理
手続き情報記憶部10に登録されている登録キーワードと
のマッチング処理を行って、送信文書が誰にどの程度関
連しているのかを求める。ここではその一例として文書
処理手続き情報記憶部10に登録されている各宛先の登録
キーワード毎に関連度rnを記憶しておき、前記マッチン
グ処理で一致したキーワードの関連度からΣrnを求める
(ステップ9-1-4)。このステップ9-1-4で求めたΣrnが
送信対象者とするべきかどうかの判定基準Rthを越える
かどうかを判定し(ステップ9-1-5)、Rth以上であれ
ば、該当者として文書処理手続き情報記憶部10のパーソ
ナル情報に基づいてアシスト情報ファイルに宛先を設定
する(ステップ9-1-6)。最後に、該当する文書処理手
続き情報記憶部10の登録キーワードを更新する(ステッ
プ9-1-7)。
【0024】図6は、図4の返信要求ステップ9-2の詳
細処理手順を示すフローチャートである。文書処理手続
き情報記憶部10の返信待ち文書10-3-1(図3)の情報を
参照し、返答期限を超過した文書を検出する(ステップ
9-2-1)。該当文書があれば、返信を要求する文書を追
加するなどの相手をフォローする処理を実行する(ステ
ップ9-2-2)。返信待ちで登録されている全ての文書に
ついてステップ9-2-1〜9-2-2の処理を実行する(ステッ
プ9-2-3)。この返信要求9-2は、周期的な処理としても
実行する。
細処理手順を示すフローチャートである。文書処理手続
き情報記憶部10の返信待ち文書10-3-1(図3)の情報を
参照し、返答期限を超過した文書を検出する(ステップ
9-2-1)。該当文書があれば、返信を要求する文書を追
加するなどの相手をフォローする処理を実行する(ステ
ップ9-2-2)。返信待ちで登録されている全ての文書に
ついてステップ9-2-1〜9-2-2の処理を実行する(ステッ
プ9-2-3)。この返信要求9-2は、周期的な処理としても
実行する。
【0025】図7は、図4の通信プロトコルの選定ステ
ップ9-4の詳細処理手順を示すフローチャートである。
まず、図4のステップ9-1で設定した相手先に一致する
文書処理手続き情報記憶部10の通信プロトコル10-1-8
(図3)を参照する(ステップ9-4-1)。そして、相手先
がFAX/電子メールのどちらでも着信可能かどうかを判
定し(ステップ9-4-2)、どちらのプロトコルでも着信
可能であれば、送信文書のデータサイズと伝送速度から
送信時間を予測して伝送時間の短い方(料金の安い方)
の通信プロトコルを設定する(ステップ9-4-3)。
ップ9-4の詳細処理手順を示すフローチャートである。
まず、図4のステップ9-1で設定した相手先に一致する
文書処理手続き情報記憶部10の通信プロトコル10-1-8
(図3)を参照する(ステップ9-4-1)。そして、相手先
がFAX/電子メールのどちらでも着信可能かどうかを判
定し(ステップ9-4-2)、どちらのプロトコルでも着信
可能であれば、送信文書のデータサイズと伝送速度から
送信時間を予測して伝送時間の短い方(料金の安い方)
の通信プロトコルを設定する(ステップ9-4-3)。
【0026】図8は、アシスト処理部9におけるアシス
ト処理の一例を説明するフローチャートである。ここで
は、返信文書を受信した時に実行するアシスト処理を説
明する。受信処理モジュール4から受信完了のメッセー
ジを着信したタイミングでアシスト処理を開始する。受
信した返信文書のアシスト情報に記録されている文書ID
と返信待ち文書の文書ID10-3-1-1とのマッチング処理を
実行し(ステップ9-10)、該当文書を検出した場合は返
信待ち文書10-3-1(図3)から該当する文書情報を削除
し、過去に実行した文書情報10-3-2にあらためて登録す
る(ステップ9-11)。最後に、オペレータに返信があっ
たことを通知する(ステップ9-12)。
ト処理の一例を説明するフローチャートである。ここで
は、返信文書を受信した時に実行するアシスト処理を説
明する。受信処理モジュール4から受信完了のメッセー
ジを着信したタイミングでアシスト処理を開始する。受
信した返信文書のアシスト情報に記録されている文書ID
と返信待ち文書の文書ID10-3-1-1とのマッチング処理を
実行し(ステップ9-10)、該当文書を検出した場合は返
信待ち文書10-3-1(図3)から該当する文書情報を削除
し、過去に実行した文書情報10-3-2にあらためて登録す
る(ステップ9-11)。最後に、オペレータに返信があっ
たことを通知する(ステップ9-12)。
【0027】尚、アシスト処理において、オペレータが
処理を要求した文書の情報と文書処理手続き情報に記憶
されている実行済みの文書情報と比較した結果、オペレ
ータの指示が重複していると判断した場合は、その旨を
オペレータに通知するなどの処理を実行したり、また、
再送要求信号が送受信可能な通信において、アシスト処
理により、再送要求信号の受信回数(通信エラー発生状
況)と送信文書の残りデータサイズとバッテリ残量に基
づいて送信電力を変更したりするようにすると便利であ
る。
処理を要求した文書の情報と文書処理手続き情報に記憶
されている実行済みの文書情報と比較した結果、オペレ
ータの指示が重複していると判断した場合は、その旨を
オペレータに通知するなどの処理を実行したり、また、
再送要求信号が送受信可能な通信において、アシスト処
理により、再送要求信号の受信回数(通信エラー発生状
況)と送信文書の残りデータサイズとバッテリ残量に基
づいて送信電力を変更したりするようにすると便利であ
る。
【0028】
【発明の効果】本発明によれば、文書処理を実行するに
あたって、オペレータの処理要求だけでなく、過去に実
行した文書情報等に基づいて文書の処理方法や文書処理
に必要なデータを補足して設定するようにしている。こ
のため、オペレータは文書処理に必要なデータを全て設
定する必要がなくなり、簡単な指示を与えるだけで文書
を処理することができる。さらに、文書処理を実行する
ことによって、文書の処理方法や宛先等のデータを識別
するのに必要なパラメータを更新して記憶するので、利
用回数を重ねることによってオペレータの要求に応じた
文書処理を実行する学習機能が実現できる。
あたって、オペレータの処理要求だけでなく、過去に実
行した文書情報等に基づいて文書の処理方法や文書処理
に必要なデータを補足して設定するようにしている。こ
のため、オペレータは文書処理に必要なデータを全て設
定する必要がなくなり、簡単な指示を与えるだけで文書
を処理することができる。さらに、文書処理を実行する
ことによって、文書の処理方法や宛先等のデータを識別
するのに必要なパラメータを更新して記憶するので、利
用回数を重ねることによってオペレータの要求に応じた
文書処理を実行する学習機能が実現できる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の一実施例に係る文書通信装置の機能構
成図である。
成図である。
【図2】図1に示す文書通信装置を制御するソフトウエ
アのブロック図である。
アのブロック図である。
【図3】図2に示す文書処理手続き情報記憶部に記憶さ
れる情報の種類を示す図である。
れる情報の種類を示す図である。
【図4】図3に示すアシスト処理の一例の処理手順を示
すフローチャートである。
すフローチャートである。
【図5】図4の宛先設定ステップの詳細処理手順を示す
フローチャートである。
フローチャートである。
【図6】図4の返信要求ステップの詳細処理手順を示す
フローチャートである。
フローチャートである。
【図7】図4の通信プロトコル選定処理の詳細手順を示
すフローチャートである。
すフローチャートである。
【図8】返信文書を受信したときのアシスト処理の一例
を説明するフローチャートである。
を説明するフローチャートである。
【図9】図1に示す文書通信装置の画面の一例を示す図
である。
である。
【図10】アシスト処理の結果の一例を示す確認画面の
図である。
図である。
1…入力識別処理部、2…周期処理部、3…文書ファイル
管理部、4…受信処理部、5…送信処理部、6…記録処理
部、7…読取処理部、8…マンマシン処理部、9…アシス
ト処理部、10…文書処理手続き情報記憶部、11…デバイ
スドライバ。
管理部、4…受信処理部、5…送信処理部、6…記録処理
部、7…読取処理部、8…マンマシン処理部、9…アシス
ト処理部、10…文書処理手続き情報記憶部、11…デバイ
スドライバ。
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.6 識別記号 庁内整理番号 FI 技術表示箇所 H04N 1/00 Z (72)発明者 中村 浩三 茨城県日立市大みか町七丁目1番1号 株 式会社日立製作所日立研究所内
Claims (13)
- 【請求項1】 文書の送受信やファイリング,コピー等
の処理を実行する文書通信装置において、過去に実行し
た文書処理の記憶に基づき、オペレータの入力した曖昧
な文書処理の要求に対し、該文書処理に必要なデータを
識別して補足し、オペレータの入力操作をサポートする
ことを特徴とする文書通信装置の文書処理方法。 - 【請求項2】 文書の送受信やファイリング,コピー等
の処理を実行する文書通信装置において、過去に実行し
た文書処理の記憶に基づき、オペレータの入力した曖昧
な文書処理要求に対し該当する文書処理方法を決定する
ことを特徴とする文書通信装置の文書処理方法。 - 【請求項3】 請求項1または請求項2において、過去
に実行した文書処理の記憶は、処理を実行した文書情報
(文書ID,件名等)と、返信待ちの文書情報と、職制,
略称等の相手先情報と、どのような種類の文書がどのよ
うな人にどの程度関連しているか等のパラメータととし
て記憶することを特徴とする文書通信装置の文書処理方
法。 - 【請求項4】 請求項1乃至請求項3のいずれかにおい
て、曖昧な文書処理要求に含まれる件名,回答期限,返
答要求等のアシスト情報,文書のファイル名,フォルダ
名等の文書情報により文書の種類を識別し、どのような
人にどの程度関連する文書であるか(関連度)を算出し
て文書処理方法を決定することを特徴とする文書通信装
置の文書処理方法。 - 【請求項5】 請求項2において、文書処理方法を決定
したとき決定して処理方法を確認する画面を表示するこ
とを特徴とする文書通信装置の文書処理方法。 - 【請求項6】 文書の送受信やファイリング,コピー等
の処理を実行する文書通信装置において、オペレータが
入力したあいまいな文書の処理要求に対し過去に実行し
た文書処理の記憶に基づいて文書処理方法を決定すると
共に文書処理に必要なデータを識別して補足しオペレー
タの入力操作をサポートするアシスト処理手段とを備え
ることを特徴とする文書通信装置。 - 【請求項7】 請求項6において、過去に処理を実行し
た文書情報(文書ID、件名等)と、返信待ちの文書情報
と、職制,略称等の相手先情報と、どのような種類の文
書がどのような人にどの程度関連しているか等のパラメ
ータとを記憶する文書処理手続情報記憶手段を有するこ
とを特徴とする文書通信装置。 - 【請求項8】 請求項6または請求項7において、前記
アシスト処理手段は、オペレータが送信文書に付加した
件名、回答期限、返答要求等のアシスト情報や、文書の
ファイル名、フォルダ名等の文書情報で文書の種類を識
別し、どのような人にどの程度関連する文書であるか
(関連度)を算出して前記文書処理手続情報記憶手段に
登録し、次回からの送信処理において登録した関連度と
送信文書に付加されたアシスト情報とファイル情報に基
づいて送信宛先を設定することを特徴とする文書通信装
置。 - 【請求項9】 請求項7または請求項8において、前記
文書処理手続情報記憶手段は、未返信文書の情報(文書
ID、回答期限、送信日時等)を記憶し、アシスト処理手
段は、前記文書処理手続情報記憶手段に記憶されている
未返信文書のうち、回答期限を超過した文書の宛先に返
信を催促する処理を実行することを特徴とする文書通信
装置。 - 【請求項10】 請求項6乃至請求項9のいずれかにお
いて、前記アシスト処理手段は、ユーザが送信文書に付
加して設定した緊急、回答期限等のアシスト情報と、前
記関連度等の情報に基づいて、送信処理の優先度を算出
し、優先度にしたがって処理の待ち行列を生成する処理
を実行することを特徴とする文書通信装置。 - 【請求項11】 請求項6乃至請求項10のいずれかに
おいて、前記アシスト処理手段は、送信文書のデータサ
イズ、送信速度に基づいて、FAX/電子メールの通信プ
ロトコルを選択して設定することを特徴とする文書通信
装置。 - 【請求項12】 請求項6乃至請求項11のいずれかに
おいて、前記アシスト処理手段は、オペレータが処理を
要求した文書の情報と文書処理手続情報記憶手段に記憶
されている実行済みの文書情報と比較した結果、オペレ
ータの指示が重複していると判断した場合は、その旨を
オペレータに通知するなどの処理を実行することを特徴
とする文書通信装置。 - 【請求項13】 請求項1乃至請求項12のいずかれに
おいて、再送要求信号が送受信可能な通信において、前
記アシスト処理手段は再送要求信号の受信回数(通信エ
ラー発生状況)と送信文書の残りデータサイズとバッテ
リ残量に基づいて送信電力を変更することを特徴とする
文書通信装置。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP6045753A JPH07253972A (ja) | 1994-03-16 | 1994-03-16 | 文書通信装置とその文書処理方法 |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP6045753A JPH07253972A (ja) | 1994-03-16 | 1994-03-16 | 文書通信装置とその文書処理方法 |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JPH07253972A true JPH07253972A (ja) | 1995-10-03 |
Family
ID=12728068
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP6045753A Pending JPH07253972A (ja) | 1994-03-16 | 1994-03-16 | 文書通信装置とその文書処理方法 |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JPH07253972A (ja) |
Cited By (6)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2000285041A (ja) * | 1999-03-29 | 2000-10-13 | Nec Corp | 電子メールのアドレス生成方法 |
JP2001005753A (ja) * | 1999-06-22 | 2001-01-12 | Casio Comput Co Ltd | メール送信装置およびそのプログラム記憶媒体 |
JP2002278890A (ja) * | 2001-03-15 | 2002-09-27 | Pioneer Electronic Corp | 電子メール送信制御方法および電子メール送信制御用記録媒体 |
JP2005518763A (ja) * | 2002-02-22 | 2005-06-23 | アールポスト インターナショナル リミテッド | 電子メッセージの配達及び完全性を検証するシステム及び方法 |
JP2007096471A (ja) * | 2005-09-27 | 2007-04-12 | Canon Inc | データ通信装置及びその制御方法、プログラム |
JP2019102965A (ja) * | 2017-12-01 | 2019-06-24 | 京セラドキュメントソリューションズ株式会社 | ファクシミリ装置およびファクシミリプログラム |
-
1994
- 1994-03-16 JP JP6045753A patent/JPH07253972A/ja active Pending
Cited By (6)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2000285041A (ja) * | 1999-03-29 | 2000-10-13 | Nec Corp | 電子メールのアドレス生成方法 |
JP2001005753A (ja) * | 1999-06-22 | 2001-01-12 | Casio Comput Co Ltd | メール送信装置およびそのプログラム記憶媒体 |
JP2002278890A (ja) * | 2001-03-15 | 2002-09-27 | Pioneer Electronic Corp | 電子メール送信制御方法および電子メール送信制御用記録媒体 |
JP2005518763A (ja) * | 2002-02-22 | 2005-06-23 | アールポスト インターナショナル リミテッド | 電子メッセージの配達及び完全性を検証するシステム及び方法 |
JP2007096471A (ja) * | 2005-09-27 | 2007-04-12 | Canon Inc | データ通信装置及びその制御方法、プログラム |
JP2019102965A (ja) * | 2017-12-01 | 2019-06-24 | 京セラドキュメントソリューションズ株式会社 | ファクシミリ装置およびファクシミリプログラム |
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