JPH06125358A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】いつまでも受信されない未受信メールの宛先に
対し、電子メールに代わる情報伝達手段により未受信メ
ールの内容を自動的に伝達できるようにする。 【構成】メール作成部１１にて作成したメールがメール
送信部１２に渡された際に、そのメールを宛先毎に送信
メールボックス３１に保存し、そのメールがメール送信
部１２により送信されて受信メールボックス３２に格納
され、更に宛先ユーザの操作によりメール受信部２１で
受信された際に、受信通知部２２からの受信通知に応
じ、上記ボックス３１内のその宛先のメールのメール状
況を“配信済み”から“受信済み”に更新する。また、
未受信メール検出部３４が送信メールボックス３１内を
監視し、送信日から定義された日数を超えても宛先で受
信されないメールを検出すると、メール送信代替処理部
３５により、環境設定データベース３６に記述されたそ
の宛先に固有のメール送信代替処理が行われる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、電子メールの交換を
可能とする電子メールシステムに係り、特に宛先にてい
つまでも処理されない（読まれない）未受信メールが存
在する場合の未受信メールの処理方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、複数の情報処理機器をネットワー
ク接続して電子メールと称されるメッセージの交換を可
能とする電子メールシステムが各種構築されている。こ
の種の電子メールシステムにおいて、電子メールに登録
された宛先に対し、受信報告要求ありの属性で電子メー
ルを送信したときには、送信元（送り手）は、そのメー
ルが宛先にて受信されたか否か（読まれたか否か）の受
信状況を、何らかの手段で確認するのが一般的である。

【０００３】ところが、何らかの理由でいつまでも受信
されない電子メールが存在することがある。この場合、
送信元は、電子メールで情報伝達しようとした内容を、
人手を介して、電話で連絡したり、ファクシミリ（ＦＡ
Ｘ）で送信し直したりしていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記したように従来
は、電子メールシステムにより送信した電子メールの受
信状況を人手を介して確認し、いつまでも受信されなか
った（読まれなかった）電子メール（未受信メール）が
存在した場合には、そのメールで情報伝達しようとした
内容を、やはり人手を介して電話で連絡したり、ファク
シミリ（ＦＡＸ）で送信し直したりしなければならない
という問題があった。

【０００５】この発明は上記事情に鑑みてなされたもの
でその目的は、宛先にていつまでも処理されない未受信
メールを自動的に検出し、その宛先に対し、電子メール
に代わる情報伝達手段を利用して未受信メールの内容を
自動的に伝達できる電子メールシステムを提供すること
にある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】この発明は、メール送信
手段と、このメール送信手段から送信された電子メール
を蓄積するための第１の蓄積手段（受信メールボック
ス）と、この第１の蓄積手段からユーザ操作に従って電
子メールを取出して受信するメール受信手段と、メール
送信手段により送信される電子メールを、その宛先を付
して蓄積するための第２の蓄積手段（送信メールボック
ス）と、メール受信手段にて電子メールが受信された場
合に、その旨の受信通知を発行する受信通知手段と、こ
の受信通知に応じ、第２の蓄積手段内の該当する電子メ
ールの該当する宛先に対応させて、“受信済み”を示す
特定のメール状況情報を設定するメール状況設定手段
と、第２の蓄積手段内を定期的に監視して、予め定めら
れた一定期間を経過しても上記特定のメール状況情報が
設定されない宛先への電子メールを未受信メールとして
検出する未受信メール検出手段と、この未受信メールの
内容を、電子メールに代わる情報伝達手段によりその宛
先へ伝達するためのメール送信代替処理手段とを備えた
ことを特徴とするものである。

【０００７】

【作用】上記の構成において、メール送信手段により送
信される電子メールは、全てその宛先を付して第２の蓄
積手段（送信メールボックス）に蓄積される。メール送
信手段がメール送信を行うと、その送信されたメール
は、第１の蓄積手段（受信メールボックス）内のその宛
先に固有の領域に蓄積される。また、ユーザが受信操作
を行うと、メール受信手段により、そのユーザ宛ての電
子メールが受信メールボックスから取り出されて受信さ
れる。すると、受信通知手段からその旨の受信通知が発
行される。

【０００８】メール状況設定手段は、受信通知手段から
の受信通知により、メール受信手段で受信された電子メ
ールとその宛先を判別し、送信メールボックス内の該当
する電子メールの該当する宛先に対応させて、“受信済
み”を示す特定のメール状況情報を設定する。

【０００９】未受信メール検出手段は、送信メールボッ
クス内を定期的に監視し、予め定められた一定期間を経
過しても“受信済み”を示す特定のメール状況情報が設
定されない宛先への電子メールを、未受信メールとして
検出する。このように、上記の構成においては、何らか
の理由によりいつまでも受信されないメール（未受信メ
ール）を自動的に検出することができる。

【００１０】さて、未受信メール検出手段により未受信
メールが検出されると、メール送信代替処理手段が起動
され、未受信メールの内容を、ＦＡＸ（ファクシミリ）
などの電子メールに代わる情報伝達手段によりその宛先
へ伝達するための代替処理が行われる。これにより、未
受信メールの内容が電子メール以外の手段で自動的に宛
先に伝達される。

【００１１】

【実施例】図１はこの発明の一実施例に係る電子メール
システムの構成を示すブロック図である。

【００１２】図１において、１，２は端末、３はホスト
計算機、４はホスト計算機３に接続されたＦＡＸ（ファ
クシミリ）である。端末１，２および他の端末（または
計算機の）群（図示せず）はホスト計算機３を介して例
えば回線により接続され、相互に電子メールの交換が可
能なようになっている。

【００１３】端末１は、メール作成部１１とメール送信
部１２とを有する。メール作成部１１は、ユーザ操作の
もとで、電子メール（送信メール）の作成を司る。メー
ル送信部１２は、メール作成部１１で作成された送信メ
ールの送信（配信）を司る。

【００１４】端末２は、メール受信部２１と受信通知部
２２とを有する。メール受信部２１は、ユーザ操作のも
とで、後述する受信メールボックス３２に保存されてい
る受信メールの受信を司る。受信通知部２２は、メール
受信部２１によりメールが受信されたことをホスト計算
機３へ通知する。

【００１５】なお、端末１にも、端末２が有するメール
受信部２１および受信通知部２２と同様の構成が設けら
れているが、図１では省略されている。また端末２に
も、端末１が有するメール作成部１１および受信通知部
２２と同様の構成が設けられているが、図１では省略さ
れている。

【００１６】ホスト計算機３は、送信メールボックス３
１と、受信メールボックス３２と、メール状況更新部３
３と、未受信メール検出部３４と、メール送信代替処理
部３５と、環境設定データベース３６と、環境設定部３
７と、ＦＡＸ送信部３８とを有している。

【００１７】送信メールボックス３１は、端末１内のメ
ール作成部１１（または他の端末内のメール作成部）に
より作成されて対応するメール送信部１２（または他の
端末内のメール送信部）に渡された電子メール（送信メ
ール）を保存するのに用いられる。

【００１８】送信メールボックス３１には、図２に示す
ように、電子メールの他、同メールの送信日並びに宛先
（のユーザのアドレス）と、同メールの状況が併せて保
存される。宛先は、１つのメールに対して１つとは限ら
ず、この場合には宛先毎にメール状況が保存される。こ
のメール状況には、“送信済み”、“配信済み”、“受
信済み”および“ＦＡＸ送信等がある。“送信済み”は
該当するメールの送信が開始されたことを示し、“配信
済み”は該当するメールが配信（受信メールボックス３
２に格納）されたことを示す。また、“受信済み”は該
当するメールが配信された後に宛先にて受信されたこと
を示し、“ＦＡＸ送信”は、該当するメールがＦＡＸ送
信部３８によるＦＡＸ（ファクシミリ）送信処理の対象
となることを示す。

【００１９】受信メールボックス３２は、端末１内のメ
ール送信部１２（並びに他の端末内のメール送信部）か
ら送信された電子メールを受信して、その宛先に固有の
領域に受信メールとして保存するのに用いられる。

【００２０】メール状況更新部３３は、端末１内のメー
ル送信部１２（並びに他の端末内のメール送信部）によ
るメール送信、端末２内の受信通知部２２（並びに他の
端末内の受信通知部）による受信通知、およびメール送
信代替処理部３５によるメール送信代替処理に応じて、
送信メールボックス３１内の該当するメールの該当する
宛先についてのメール状況を更新する。

【００２１】未受信メール検出部３４は送信メールボッ
クス３１内のメール状況を定期的に監視して、送信日か
ら予め定義された日数を超えても宛先で受信されないメ
ールが存在する場合に、その宛先に対するメールを未受
信メールとして検出する。

【００２２】メール送信代替処理部３５は、未受信メー
ル検出部３４による未受信メールの検出に応じ、その未
受信メールに対する処理（宛先への電子メールに代わる
情報伝達処理）を環境設定データベース３６に設定され
ている後述する電子メール代替処理情報に従って行う。

【００２３】環境設定データベース３６は、メール送信
代替処理部３５による未受信メールに対する処理（代替
処理）に必要な各種動作環境の定義情報を格納するのに
用いられる。また環境設定データベース３６は、未受信
メール検出部３４による未受信メールの検出の基準とな
る日数を格納するのにも用いられる。

【００２４】環境設定データベース３６に格納される動
作環境定義情報は、図３に示すように、電子メールの宛
先となり得るユーザのアドレス（電子メールアドレス）
と、そのユーザ宛の電子メールが未受信メールとして検
出された場合に、メール送信代替処理部３５が行うべき
代替処理を示す情報（電子メール代替処理情報）と、同
情報の示す代替処理における宛先情報とを含む。電子メ
ール代替処理情報の示す代替処理方法としては、メール
内容をＦＡＸ４により送信する方法（ＦＡＸ送信）、お
よびメール内容を印刷して郵便により送信する方法（印
刷・郵便）の他、未受信メールの内容を宛先に伝達する
代わりに、未受信メールが存在することを発信者へ電子
メールで通知する方法（メール通知）がある。また代替
処理における宛先情報は、ＦＡＸ送信であればＦＡＸ番
号であり、印刷・郵便による送信であれば住所である。
環境設定部３７は、環境設定データベース３６に対する
各種動作環境の定義情報の設定を司る。

【００２５】ＦＡＸ送信部３８は、メール送信代替処理
部３５によりＦＡＸ送信による代替処理が決定された場
合に、同処理部３５からの要求により、該当する未受信
メールの内容をＦＡＸ４を用いてＦＡＸ送信する。次
に、図１の構成の動作を、図２および図３を参照して説
明する。

【００２６】まず、電子メールのユーザが、端末１のメ
ール作成部１１を用いて電子メールを作成し、メール送
信のための操作を行うと、その電子メールはメール送信
部１２に渡される。同時に、その電子メールは、ホスト
計算機３内の送信メールボックス３１に格納される。こ
のとき、電子メールに対応して、その送信日と、宛先
（のユーザの電子メールアドレス）と、“送信済み”を
示すメール状況が、送信メールボックス３１内に格納さ
れる。宛先が複数の場合には、各宛先毎に“送信済み”
を示すメール状況が付される。

【００２７】メール送信部１２は、メール作成部１１か
ら送信すべき電子メールを渡されると、同メールの送信
を行う。この電子メールは、その宛先に従い、ホスト計
算機３に設けられた受信メールボックス３２のその宛先
（のユーザ）に固有の領域内に受信メールとして格納
（配信）される。

【００２８】メール送信部１２によるメール送信によ
り、受信メールボックス３２へのメール配信が行われる
と、メール状況更新部３３は、該当するメールについて
の送信メールボックス３１内の各宛先毎のメール状況を
“送信済み”から“配信済み”に更新する。

【００２９】さて、受信メールボックス３２に配信され
た電子メールを、その宛先のユーザが例えば端末２を操
作して読取るための操作を行うと、端末２内のメール受
信部２１は、そのユーザ宛の電子メールを受信メールボ
ックス３２から読込む（受信する）。すると、受信通知
部２２から、そのユーザ宛の電子メールが受信された
（読まれた）旨の受信通知が発行される。

【００３０】受信通知部２２からの受信通知は、ホスト
計算機３内のメール状況更新部３３に伝達される。メー
ル状況更新部３３は、受信通知部２２からの受信通知を
受取ると、その受信通知の示す電子メールについての送
信メールボックス３１内の該当する宛先のメール状況を
“配信済み”から“受信済み”に更新する。したがっ
て、受信の操作をしないユーザがいると、そのユーザ宛
の電子メールについての送信メールボックス３１内のメ
ール状況は“配信済み”のままとなる。

【００３１】図２（ａ）は、宛先（の電子メールアドレ
ス）がｕｓｅｒ＃１，＃２，＃３である電子メールＭＡ
ＩＬ０００１のうちのｕｓｅｒ＃１，＃３宛の電子メー
ルと、宛先（の電子メールアドレス）がｕｓｅｒ＃４，
＃５の電子メールＭＡＩＬ０００２のうちのｕｓｅｒ＃
４宛の電子メールだけが、端末２内のメール受信部２１
（または他の端末内のメール受信部）により受信され
て、それぞれ対応する受信通知に従うメール状況更新部
３３によるメール状況更新動作が行われた直後の送信メ
ールボックス３１の様子を示したものである。明らかな
ように、ｕｓｅｒ＃１，＃３宛の電子メールＭＡＩＬ０
００１とｕｓｅｒ＃４宛の電子メールＭＡＩＬ０００２
のメール状況だけが、“受信済み”となり、未だユーザ
による受信操作が行われていないｕｓｅｒ＃２宛の電子
メールＭＡＩＬ０００１とｕｓｅｒ＃５宛の電子メール
ＭＡＩＬ０００２のメール状況は“配信済み”のままで
ある。

【００３２】一方、ホスト計算機３内の未受信メール検
出部３４は、以上の動作とは非同期に、定期的に（例え
ば１日に１回の割合で）送信メールボックス３１内を監
視し、環境設定データベース３６に設定されている基準
日数（未受信メール日数）を送信日付から経過した電子
メールに対し、宛先毎にメール状況をチェックする。こ
のとき、メール状況が未だ“受信済み”となっていない
宛先があった場合、未受信メール検出部３４は、その宛
先に対する電子メールを未受信メールとして検出する。
したがって、図２（ａ）の送信メールボックス３１の例
で、送信日が１９９２年１０月１日の電子メールＭＡＩ
Ｌ０００１と、送信日が１９９２年１０月２日の電子メ
ールＭＡＩＬ０００２のうち、前者の電子メールＭＡＩ
Ｌ０００１だけが未受信メール日数を経過しているもの
とすると、ｕｓｅｒ＃１，＃２，＃３の各宛先のうち、
ｕｓｅｒ＃２宛の電子メールＭＡＩＬ０００１が未受信
メールとして検出される。

【００３３】未受信メール検出部３４は、例えばｕｓｅ
ｒ＃２宛の電子メールＭＡＩＬ０００１を未受信メール
として検出した場合、その電子メールＭＡＩＬ０００１
と宛先の情報ｕｓｅｒ＃２をメール送信代替処理部３５
に渡し、そのｕｓｅｒ＃２宛の電子メールＭＡＩＬ００
０１に代わる処理（代替処理）を要求する。

【００３４】メール送信代替処理部３５は、未受信メー
ル検出部３４からの代替処理要求に応じて環境設定デー
タベース３６を参照し、未受信メール検出部３４から渡
された宛先（の電子メールアドレス）ｕｓｅｒ＃２に定
義されている代替処理情報と宛先情報を取出す。図３の
環境設定データベース３６の例では、ｕｓｅｒ＃２に定
義されている代替処理情報はＦＡＸ送信であり、同情報
と対をなす宛先情報はＦＡＸ番号である。

【００３５】メール送信代替処理部３５は、環境設定デ
ータベース３６から取出した代替処理情報がＦＡＸ送信
の場合には、未受信メール検出部３４から渡された電子
メール（ここではＭＡＩＬ０００１）と、環境設定デー
タベース３６から取出したＦＡＸ番号とをＦＡＸ送信部
３８に渡して、ＦＡＸ送信を要求する。同時にメール送
信代替処理部３５は、ｕｓｅｒ＃２宛の電子メールＭＡ
ＩＬ０００１について、ＦＡＸ送信による代替処理を行
うことをメール状況更新部３３に通知する。

【００３６】メール状況更新部３３は、メール送信代替
処理部３５からの通知を受取ると、送信メールボックス
３１内の該当する電子メールの該当する宛先（ここでは
ＭＡＩＬ０００１の宛先ｕｓｅｒ＃２）のメール状況
を、図２（ａ）に示す“配信済み”から、図２（ｂ）に
示すように“ＦＡＸ送信”に更新する。

【００３７】一方、ＦＡＸ送信部３８は、メール送信代
替処理部３５からのＦＡＸ送信要求を受取ると、同処理
部３５から渡された電子メールＭＡＩＬ０００１の内容
をイメ一ジ情報に変換し、同処理部３５から渡されたＦ
ＡＸ番号で示される宛先へのＦＡＸ送信を、ＦＡＸ４を
用いて行う。この結果、ｕｓｅｒ＃２で未だ受信されな
いｕｓｅｒ＃２宛の電子メールＭＡＩＬ０００１の内容
が、他の情報伝達手段であるＦＡＸ４を用いて、ｕｓｅ
ｒ＃２に対して自動的に送信される。

【００３８】なお、環境設定データベース３６内の代替
処理情報でＦＡＸ送信でなくて、印刷・郵便が指定され
ていたならば、メール送信代替処理部３５は図示せぬ印
刷処理部に印刷処理を要求して、代替処理情報と対をな
す宛先情報の示す住所を郵便物の住所欄に印刷させると
共に、その郵送内容として代替処理の対象となる電子メ
ールの内容を印刷させて、郵便物を完成させる。この郵
便物を郵送することにより、未受信メールの内容を、電
子メールおよびＦＡＸ送信以外の手段で宛先ユーザに送
ることができる。また、上記の代替処理情報でメール通
知が指定されていた場合には、メール送信代替処理部３
５はメール作成部１１と同様のメール作成部に要求し
て、未受信メールが存在することをその発信者に通知す
るための電子メールを作成させ、メール送信部１２と同
様のメール送信部により、その発信者宛に送信させる。

【００３９】なお、前記実施例では、送信メールボック
ス３１内に宛先毎にメール状況情報が設定されるものと
して説明したが、これに限るものではない。例えば、メ
ール状況情報をなくし、受信通知部２２から受信通知が
発行された場合には、該当する電子メールの該当する宛
先の情報を送信メールボックス３１から削除することに
より、送信メールボックス３１には未だ受信されていな
い電子メールの情報だけが残されるようにしてもよい。
この場合、未受信メール検出部３４は、送信メールボッ
クス３１内を定期的に監視して、基準日数（未受信メー
ル日数）を送信日付から経過した電子メールが存在する
場合に、そのメールに付されている宛先に対する電子メ
ールを未受信メールとして検出すればよい。

【００４０】

【発明の効果】以上詳述したようにこの発明によれば、
メール送信手段により送信される電子メールを、全てそ
の宛先を付して所定の蓄積手段（送信メールボックス）
に蓄積しておき、同蓄積手段に蓄積されている電子メー
ルの宛先でその電子メールが受信されると、その旨の受
信通知が発行されて、この受信通知に応じて、同蓄積手
段内にその宛先に対応して“受信済み”を示す特定のメ
ール状況情報が設定される構成とする一方、この蓄積手
段内を定期的に監視することで、予め定められた一定期
間を経過しても“受信済み”を示す特定のメール状況情
報が設定されない宛先への電子メールを検出する構成と
したので、宛先にていつまでも処理されない未受信メー
ルを自動的に検出することができる。しかも、検出した
未受信メールの内容を、ＦＡＸ（ファクシミリ）など、
電子メールに代わる情報伝達手段によりその宛先へ伝達
するための代替処理が行われる構成としたので、電子メ
ールの送信相手が、ユーザ登録はされているが、余り利
用しないユーザである場合や、なんらかの理由でメール
を受信できない場合でも、そのメールで情報伝達しよう
とした内容を、人手を介さずに確実に相手に伝達するこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例に係る電子メールシステム
の構成を示すブロック図。

【図２】図１中の送信メールボックス３１の内容の一例
を、ＦＡＸ送信による代替処理の前後について対比して
示す図。

【図３】図１中の環境設定データベース３６の内容の一
例を示す図。

【符号の説明】

１，２…端末、３…ホスト計算機、４…ＦＡＸ、１１…
メール作成部、１２…メール送信部、２１…メール受信
部、２２…受信通知部、３１…送信メールボックス，３
２…受信メールボックス、３３…メール状況更新部、３
４…未受信メール検出部、３５…メール送信代替処理
部、３６…環境設定データベース、３７…環境設定部、
３８…ＦＡＸ送信部。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メールを送信するメール送信手段
   と、 このメール送信手段から送信された電子メールを蓄積す
   るための第１の蓄積手段と、 この第１の蓄積手段からユーザ操作に従って電子メール
   を取出して受信するメール受信手段と、 前記メール送信手段により送信される電子メールを、そ
   の宛先を付して蓄積するための第２の蓄積手段と、 前記メール受信手段による電子メール受信に応じ、その
   旨の受信通知を発行する受信通知手段と、 この受信通知手段からの受信通知に応じ、前記第２の蓄
   積手段内の該当する電子メールの該当する宛先に対応さ
   せて、“受信済み”を示す特定のメール状況情報を設定
   するメール状況設定手段と、 前記第２の蓄積手段内を定期的に監視して、予め定めら
   れた一定期間を経過しても前記特定のメール状況情報が
   設定されない宛先への電子メールを未受信メールとして
   検出する未受信メール検出手段と、 この未受信メール検出手段により検出された未受信メー
   ルの内容を、電子メールに代わる情報伝達手段によりそ
   の宛先へ伝達するためのメール送信代替処理手段と、 を具備することを特徴とする電子メールシステム。
2. 【請求項２】 電子メールを送信するメール送信手段
   と、 このメール送信手段から送信された電子メールを蓄積す
   るための第１の蓄積手段と、 この第１の蓄積手段からユーザ操作に従って電子メール
   を取出して受信するメール受信手段と、 前記メール送信手段により送信される電子メールを、そ
   の宛先を付して蓄積するための第２の蓄積手段と、 前記メール受信手段による電子メール受信に応じ、その
   旨の受信通知を発行する受信通知手段と、 この受信通知手段からの受信通知に応じ、前記第２の蓄
   積手段内の該当する電子メールの該当する宛先の情報を
   削除する手段と、 前記第２の蓄積手段内を定期的に監視して、予め定めら
   れた一定期間を経過しても削除されない宛先への電子メ
   ールを未受信メールとして検出する未受信メール検出手
   段と、 この未受信メール検出手段により検出された未受信メー
   ルの内容を、電子メールに代わる情報伝達手段によりそ
   の宛先へ伝達するためのメール送信代替処理手段と、 を具備することを特徴とする電子メールシステム。