JPH0477030A - 電子メール回覧方法及び電子メール回覧システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔目次〕 概要 産業上の利用分野 従来の技術（第７図） 発明が解決しようとする課題 課題を解決するための手段（第１図） 作用 実施例（第２図〜第６圓） 発明の効果 〔概要〕 電子メール回覧方法及び電子メール回覧システムに関し
、 回覧の発信者が回覧の方法を制御できるようにし、かつ
、受信者の未読時間を制限することにより、電子メール
を短時間で、効率良く回覧できるようにすることを目的
とし、 ネットワークを介して電子メールを回覧する電子メール
回覧方法において、電子メールを発信する際、回覧情報
及び、回覧制御情報を作成して送信し、電子メールを受
信した際、回覧情報、及び回覧制御情報を保持しておき
、この保持している回覧情報を読んだ場合、あるいは未
読のまま、回覧制御情報として指定された未゛読制限時
間が経過した場合には、保持している上記回覧情報及び
回覧制御情報を取り出して、所定の処理を行い、回覧制
御情報で指定された次の宛先へ、メールを送出するよう
に構成する。

〔産業上の利用分野〕

本発明は電子メール回覧方法及び電子メール回覧システ
ムに関し、更に詳しくいえば、公衆回線やＬＡＮなどを
用いた電子メールシステムに用いられ、特に、電子メー
ルを回覧する際の回覧方法、及び回覧時間を改善した電
子メール回覧方法及び電子メール回覧システムに関する
。

〔従来の技術〕

第７図は、従来の電子メールの説明図であり、Ａは返信
の例、Ｂは回報の例、Ｃは転送の例を示す。

近年、公衆回線やＬＡＮを用いた電子メールが普及しつ
つあり、紙のメールに比べて速いだけではなく、同等以
上の機能や使い易さが求められている。電子メールの利
用方法も多岐にわたっており、複数人の意見誹１整に用
いたいという要望も高い。

この場合、電子メールを担当者間でグルグルと回して、
お互いの意見を追記していけば、他人の意見を見ながら
、自分の意見を述べることも可能である。

ところで、従来の電子メールでは、受信者から送信者へ
の返信（第７図Ｃ参照）、同し内容を複数人に送信する
回報（第７図Ｃ参照）、及び受４ｉｊしたメールを他の
人乙こ送信する転ｊ（第７図Ｃ参照）の機能があった。

上記の返信では、発信者がメールを送信すると、これを
受は取った受信者が発信者に対して返信を送るものであ
る。

回報の場合は、１人の発信者が７Ｍ数の宛先に同し内容
のメールを送信するものであり、受イ９７者からの返信
はない。

転送の場合は、発信者がメールを送信すると、これを受
は取った受信者が、他の宛先へ転送するものである。

〔発明が解決しようとする課題〕

」１記のような従来のものにおいては次のような欠点が
あった。

（１）返信の場合、送信者と受信者は互いに意見交換で
きるが、３人尿−ヒでの意見交換は行えない。

（２）回報の場合、３Å以上に通知を出すことはできる
が、個々の受信者は送信者と一対一の関係なので、返信
と併用しても受信者同士の意見交換は難しい。

（３）転送の場合は、受信者が次々と転送していけば、
３Å以上でも意見交換する事はできるが、受信者が次の
宛先を一々指定する必要がある。

また、誰と意見交換するかは、最初の発信者には制御で
きず、受信者が次へ転送しなければ、そこで途切れてし
まう。

更に、未読のまま一箇所に長時間留まることもあり、転
送に時間がかかり、かつ転送効率も悪い。

本発明は、このような従来の欠点を解消し、回覧の発信
者が回覧の方法を制御できるようにし、かつ、受信者の
未読時間を制限すること乙こより、電子メールを短時間
で、効率良（回覧できるようにすることを目的とする。

〔課題を解決するための手段：。

第１図は本発明の原理図であり、図１１飄　１ば迷信部
、２は受信部、３はネットワーク、４は回覧制御情報作
成部、５は回覧情報作成部、６はメル受信部、７は回覧
情報格納部、８は回覧制御’ｂ’を報格納部、９はタイ
マ、１０は比較部、１１は読み出し処理部、１２は読後
回覧処理部を示す。

本発明は、上記の目的を達成するため、次の、ように構
成したものである。

（１）　　ネットワークを介して電子メールを回覧する
電子メール回覧方法において、 電子メールを発信する際、回覧情報及び、回覧方法を制
御するための、回覧光とそのｌ１）７ｉ序、未読制限時
間等の回覧制御情報を作成し７てＬＬ’ｂ、上記電子メ
ールを受信した際、受信した回覧情報、及び回覧制御情
報を保持しておき、この保持している回覧情報を読んだ
場合、あるいは未読のまま、」−記回覧制御情報として
指定された未読制限時間が経過した場合りこは、 保持している上記回覧情報及び回覧制御情報を取り出し
て所定の処理を行い、回覧制御情報で指定された次の宛
先へ、メールを送信することを特徴とした電子メール回
覧方法。

（２）上記（１）記載の電子メール回覧方法により、回
覧を行う電子メール回覧システムにおいて、電子メール
の送信処理を行う各送信部ｌには、回覧情報を作成する
回覧情報作成部５と、回覧方法を制御するための、回覧
光とその順序、未読制限時間等の回覧制御情報を作′成
する回覧制御情報作成部４とを設け、 電子メールの受信処理を行う各受信部２には、電子メー
ルを受信するメール受信部６と、受信した回覧情報を格
納する回覧情報格納部７と、受信した回覧制御情報を格
納する回覧制御情報格納部８と、電子メールの受信時に
起動され、メールの未読時間を計時するタイマ９と、該
タイマで計時した未読時間を、■−記回覧制御情報によ
って指定された基準値と比較する比較部１０と、１．記
回覧情報材納部７に格納されている回覧情報を〆Ｃみ出
す読み出し処理部１１と、該読み出し処理部での読み出
し処理終了後、あるいは、」−記比較部１０での比較結
果で、未読時間が基準値を超えた際、上記回覧情報と回
覧制御情報を取り出し、回覧制御情報によって指定され
た次の宛先へメールを回覧するための処理を行う読後回
覧処理部１２とを設けたことを特徴とする電子メール回
覧システム。

〔作用〕

本発明は上記のように構成したので、次のような作用が
ある。

電子メールを発信する閣は、送信部１の回覧制御情報作
成部４で、回覧制御情報ｉ報として、回覧光とその１＠
序、未読制限時間等を作成し、史に、回覧情報作成部５
で回覧情報を作成し、電子メールとしてネットワーク３
へ送出する。

ネットワーク３から電子メール受信した受信部２では、
メール受信部６で受信した後、各情報を回覧情報格納部
７と回覧制御情報格納部８に格納する。

これと同時にタイマ９を起動し、比較部１０において、
タイマで計時した未読時間と回覧制御情報によって指定
された基準値とを比較する。

そして、回覧情報格納部７の回覧情報が未読のまま、上
記タイマで計測した未読時間が基準値を超えると、タイ
ムオーバの出力信号を読後回覧処理部１２に出す。

これを受けた読後回覧処理部１２では、回覧情報と回覧
制御情報とを取り出して処理を行い、指定された次の宛
先へメールを送る。

また、上記未読時間が基準値を超える前に、読み出し処
理部１１が回覧情報格納部７の回覧情報を読み出した場
合には、読後回覧処理部Ｉ２において、上記と同様な処
理を行って、次の宛先ヘメルを送る。

このようにすれば、メールの発信側で、回覧光や回覧条
件等の制御ができると共に、メールの受信側では、発信
側の指示に従って処理をす机ばよいから、効率良く回覧
ができる。

また、受信側での未読時間の制限をすることにより、回
覧時間が短くなる。

〔実施例〕

以下、本発明の実施例を図面に基づいて説明する。

第２図乃至第６図は、本発明の１実施例を示・した図で
あり、第２図はシステム構成例、第３図は送信部のブロ
ック図、第４図は受信部のブロック図、第５図は電子メ
ール回覧処理の説明図、第６図は電子メール回覧処理の
フローチャートである。

図中、第１図と同符号は同一のものを示す。

また、１３は電子メール処理装置、１４．１５はメール
送信部を示す。

この実施例では、電子メール回覧システムとして、第２
図のようなシステムを用いる。

すなわち、ＬＡＮ、あるいは公衆網等のネットワク３に
、多数（複数）の電子メール処理装置１３を接続して電
子メール回覧システムを構成する。

この場合、電子メール処理装置１３としては、各種の端
末装置やホスト等が用いられる。

また、各電子メール処理装置１３には、電子メルの送信
処理を行う送信部、及び電子メールの受信処理を行う受
信部の両方、またはいずれか一方を備えている。

上記送信部１は、第３図のように、回覧制御情報作成部
４、回覧情報作成部５、及び送信部】４で構成される。

また受信部２には、第４図のように、メール受信部６、
タイマ７、回覧情報格納部８、回覧制御情報格納部９、
比較部１０、読み出し処理部１１、読後回覧処理部１２
、及びメール送信部１５を設ける。

上記回覧制御情報作成部４は、発信側の回覧制御情報と
して回覧の宛先とその順序、未読時の制限時間（基準値
）等の情報を作成するものである。

タイマ７は、メール受信部６でメールを受信した時、起
動され、読後回覧処理部１２の処理後リセットされるも
のであり、回覧す一１報の未ｉｉ　８５間を計時する。

読後回覧処理部１２は、読み出し処理部１１による回覧
情報の読み出しが行われ、その処理が終ｒした時か、ま
たは、比較部ＩＯの比較処理で、タイマ７が計時した未
読時間が、回覧制御情報によって指定された制限時間（
基準値）を超えた時、読後処理を行うものである。

この読後処理としては、回覧情報格納部８に格納しであ
る回覧情報と、回覧制御情報格納部９に格納しである回
覧制御情報とを取り出し、メルルの宛先の内、自装置の
分を消去したり、あるいは自装置から他装置宛の意見等
を追記したりする。

メール送信部１５は、読後回覧処理部１２から受は取っ
たメールを、次の宛先へ送信するものである。

例えば、第５図のように、発信者（ａ）からメルを送信
し、（ｂ）→（ｃ）→〜　（ｋ）→（ａ）の順で回覧す
る場合には、送信部１の回覧制御情報作成部４において
、第５回のような同覧制御情報を作成する。

この回覧制御情報としては、宛先が（ｂ）、（Ｃ）、　
　（ｋ）、（ａ）で、その回覧順序が発信者（ａ）→（
ｂ）→（ｃ）−（ｋ）→（ａ）である。

また、各受信者毎に、未読制限時間（基準値）を設定し
てもよいし、全て同一の未読制限時間に設定してもよい
。

その他、各種の回覧条件等を任意に設定し、回覧制御情
報とすることも可能である。

次に、第６図のフローチャートに基づき、電子メール回
覧処理を説明する。なお、図の各処理番号はカンコ内に
示す。

電子メールを送信する際は、メールの発信者が回覧を指
示すると、送信部１が起動され、回覧制御情報作成部４
で回覧制御情報を作成すると共に、回覧情報作成部５に
おいて回覧情報を作成しくｌ０１）、メール送信部Ｉ４
から電子メールを送信する（１０２）。

受信部２では、上記メールをメール受信部６によって受
信すると、直ちに回覧情報と回覧制御情報とを、それぞ
れ、回覧情報格納部８と、回覧制御情報作成部９に銘柄
する。またこの時、メール受信部６によってタイマ７を
起動し、未読時間を計時する（１０３）。

その後、回覧情報格納部８に路網されている回覧情報は
、読み出し処理部１１ムこまって１んみ出し処理される
と（１０４）、該処理の終了後、読後回覧処理部１２を
起動して読後処理を行う（＋０６）。この読後処理の終
了後、処理したメールを、メール送信部１５に送って、
指定された宛先へ迷信する（１０７）と共に、タイマ７
をリセットする。

しかし、読み出し処理部ＩＩによる上記読み出し処理が
行われない場合には、タイマ７による計時動作が進行し
、これを比較部１０で基準値（指定された未読制限時間
）と比較処理を行い、未読時間が基４値を超えると（１
０５）、上記読後回覧処理部１２を起動して、上記と同
し処理を行い、次の宛先へメールを送信する。

以上、実施例について説明したが、本発明は、次のよう
にしても実施可能である。

（１）　　回覧制御情報の設定により、回覧方法が自由
に制御できるから、この設定により、任意の回覧方法で
回覧させることが可能である。

例えば、第５図の例で、宛先を（ｂ）とし、回覧順序と
して、（ｂ）→（ａ）のように設定すれば第７図へのよ
うになる。

また、宛先を（ｂ）、（ｃ）、−（ｋ）とし、回覧順序
を（ｂ）→（ｃ）→−→（ｋ）のように設定すれば、第
７図Ｃのようになる。

（２）各受信部では、次の宛先へメールを送信する時に
、回覧情報に対して、意見を追記したり、あるいは他の
情報を書き込むことも可能である。

（２）受信側では、回覧制御スー、報によって指定され
た辿りに処理を行うので、処理が効率よくできる。

（３）受信側で回覧情報を読んでもｌｌ：まなくても、
指定した制限時間以内に必ず次の宛先−、メ　ルを送る
ので、回覧が途中で途切れたり、一箇所に長く留まり過
ぎることがなくなる。

（４）未読制限時間を非常に短くすれば、頻繁Ｇこ各人
の所にメールが同るので、意見のある人がそれを掴まえ
ては意見を書き込んで、また回覧することもできる。

このようにすれば、会議の代用にもなる。

（５）電子メールの回覧が、短時間で、しかも効率良く
行える。

〔発明の効果］ 以上説明したように、本発明によれば次のような効果が
ある。

（１）メールの送信側で回覧制御情報を作成するので、
回覧方法等が自由に制御できる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の原理図、 第２図乃至第６図は、本発明の１実施例を示した図であ
り、 第２図はシステム構成例、 第３図は送信部のブロック図、 第４図は受信部のブロック図、 第５図は電子メール回覧処理の説明図、第６図は電子メ
ール回覧処理のフローチャートである。 また、第７図は従来の電子メールの説明図である。 １−送信部 ２−受信部 ３−ネントワーク ４−回覧制御情報作成部 ５−回覧情報作成部 ６−メール受信部 ７−回覧情報格納部 ８−回覧制御情報格納部 ９−タイマ １〇−比較部 ＩＬ−−読み出し処理部 １２−−読後回覧処理部 Ｃ１重云送 〉ヂヒＬ（ｉ石 文信渚 愛信渚 ル（上の電ヨトヌール界兇日月間 第７図（そｆ）２） 電子メール同門Ｊ外理の容り月間 第５図 −ト

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）ネットワークを介して電子メールを回覧する電子
   メール回覧方法において、 電子メールを発信する際、 回覧情報及び、 回覧方法を制御するための回覧先とその順序、未読制限
   時間等の回覧制御情報を作成して送信し、上記電子メー
   ルを受信した際、 受信した回覧情報、及び回覧制御情報を保持しておき、 この保持している回覧情報を読んだ場合、 あるいは未読のまま、上記回覧制御情報として指定され
   た未読制限時間が経過した場合には、保持している上記
   回覧情報及び回覧制御情報を取り出して、所定の処理を
   行い、回覧制御情報で指定された次の宛先へ、メールを
   送出することを特徴とする電子メール回覧方法。
2. （２）上記請求項（１）記載の電子メール回覧方法によ
   り、回覧を行う電子メール回覧システムにおいて、 電子メールの送信処理を行う各送信部（１）には、 回覧情報を作成する回覧情報作成部（５）と、回覧方法
   を制御するための、回覧先とその順序、未読制限時間等
   の回覧制御情報を作成する回覧制御情報作成部（４）と
   を設け、 電子メールの受信処理を行う各受信部（２）には、 電子メールを受信するメール受信部（６）と、受信した
   回覧情報を格納する回覧情報格納部（７）と、 受信した回覧制御情報を格納する回覧制御情報格納部（
   ８）と、 電子メールの受信時に起動され、メールの未読時間を計
   時するタイマ（９）と、 該タイマで計時した未読時間を、上記回覧制御情報によ
   って指定された基準値と比較する比較部（１０）と、 上記回覧情報格納部（７）に格納されている回覧情報を
   読み出す読み出し処理部（１１）と、該読み出し処理部
   （１１）での読み出し処理終了後、あるいは上記比較部
   （１０）での比較結果で、未読時間が基準値を超えた際
   、上記回覧情報と回覧制御情報とを取り出し、回覧制御
   情報によって指定された次の宛先へメールを回覧するた
   めの処理を行う読後回覧処理部（１２）とを設けたこと
   を特徴とする電子メール回覧システム。