JPH03263182A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、文書をイメージデータとして登録し、必要に
応じて検索や変更を行う電子ファイリングシステムに関
する。

〔従来の技術〕

従来の電子ファイリングシステムは、文書イメ−ジデー
タとして入力し、それに文書名、作成者、キーワード等
の属性を文書管理情報として付けて登録し、登録した文
書に対する検索や変更などの処理を行うシステムである
。

文書を登録するためには、スキャナ等のイメージ入力装
置を使用してイメージ入力し、文書管理情報を付加する
。イメージデータの格納には、大容量記憶装置である光
デイスク装置が使われることが多い。文書管理情報は、
イメージデータにアクセスするためのデータ（イメージ
データが記憶されたアドレス、イメージファイルのファ
イル名、またはイメージデータそのもの）とともにデー
タベース化されて記憶される。登録された文書は、文書
名や作成者、キーワード等の文書管理情報によってデー
タベースから検索することができる。要求する文書が検
索されると、その文書のインアウト、ＦＡＸ送信、イメ
ージ編集等の処理を行うことも可能である。

また、複数の文書を連続的に登録するために、スキャナ
で自動給紙機能を使用して、文書間に所定のセパレ・−
夕を挟むことにより、文書間の区切れ目を認識させるこ
とができる。

また、登録する文書が大量になると、それらを一元的に
管理するのは困難になるので、文書を分類して管理する
のが一般的である０分類の方法として一般的に使用され
るのが階層型のファイリング体系である０例えば、キャ
ビネットの中に複数のバインダがあり、その中に複数の
フォルダがあり、フォルダの中に文書がファイルされて
いるというような体系である。このような階層型のファ
イリング体系を持つ電子ファイリングシステムでは、文
書を登録するときに階層を指定しなければならない０例
えば、あのキャビネットのあのバインダのあのフォルダ
の中にこの文書をファイルしたい、というようなイメー
ジで文書を登録することになる。検索も、文書がファイ
ルされている階層、例えばある一つのフォルダを指定し
て行うことになる。この時、ファイルされているフォル
ダがわからなければ、それより上位のバインダやキャビ
ネに対して検索を実行することが可能である。

〔発明が解決しようとする課題〕

上述した従来の電子ファイリングシステムでは、文書毎
に文書管理情報を付けなければならないため、その登録
作業の煩わしさが問題になっている。つまり、−文書を
イメージ入力するとその文書の管理情報を入力し、また
次の文書をイメージ入力するという作業を繰り返されば
ならない。

また、階層型のファイリング体系を持つ電子ファイリン
グシステムでは、登録する階層を指定してからでないと
登録が行えないので、複数の文書を異なる階層に登録し
たい時には、その作業が大変煩雑なものとなる。

また、文書管理情報としてフロッピーディスク等にあら
かじめ入力して、文書管理情報の順番とイメージ入力す
る順番を同一にすることによって、自動的に複数文書に
、登録する階層等の文書管理情報をつけて登録すること
も可能であるが順番がずれて矛盾をおこす可能性もある
。この矛盾は、実体である文書のイメージと、その属性
である文書管理情報が、入力する順番だけで関連付けら
れているためにおきる。

〔課題を解決するための手段〕

本発明の電子ファリングシステムは、文書をイメージデ
ータとして入出力するイメージデータ入出力部と文書管
理情報の入出力を行う文書管理情報入出力部と前記文書
管理情報と前記イメージデータとにアクセスするための
データとから精成される文書管理情報データベースおよ
びイメージデータを記憶するための補助記憶装置と前記
イメージデータに対する処理を行うイメージデータ処理
部と前記文書管理情報データベースに対する処理を行う
文書管理情報処理部と前記各部の動作を制御してイメー
ジ入力された文書を管理する制御部とを有する電子ファ
イリングシステムにおいて、前記イメージ入力時に境界
を示す各文書の直前に挿入されたセパレータ上の符号情
報を認識するセパレータ認識手段を前記イメージデータ
処理部に有し、前、記憶１のセパレータ認識手段で認識
されたデータを所定の形式に変換して文書管理情報とし
て扱うデータ変換手段を前記文書管理情報処理部に有し
ている。

〔実施例〕

次に、本発明について図面を参照して説明する。第１図
Ａは、本発明の第１の実施例を示すブロック図である。

第１図Ａにおいて、第１の実施例は、イメージ入力を行
うスキャナ（スキャナ１は自動給紙機能を持つ）１とイ
メージ出力を行うプリンタ２と、イメージと、文書管理
情報およびシステムからのメニューやメツセージ等を出
力するデイスプレィ３と、文書管理情報およびコマンド
等を入力するキーボード４と、イメージデータを記憶す
る光ディスク５と、文書管理情報データベース等を記憶
する磁気ディスク６と、イメージ入出力を制御するイメ
ージデータ入出力部７と、イメージデータに関する処理
を行うイメージデータ処理部８と、文書管理情報の入出
力を制御する文書管理情報入出力部９と、文書管理情報
を処理する文書管理情報処理部１０ａと、全体の動作を
制御する制御部１１とを有して構成される。

なお、イメージデータ処理部８には、イメージデータ入
出力部７で入力されたイメージがセパレータかどうかを
検出し、セパレータである場合にはセパレータ上のデー
タを認識するセパレータ認識手段１２が含まれている。

また、文書管理情報処理部１０ａには、セパレータ認識
手段１２で認識されたデータを所定の形式に変換し、文
書管理情報として設定するデータ変換手段１３ａが含ま
れている。

次に第１の実施例における一文書毎の登録処理について
説明する。

文書を登録する場合には、扱者は、文書を登録する階層
を指定しなければならない、１１１層の指定は、文書管
理情報入出力部９の制御のもとてキーボード４から入力
され、文書管理情報処理部１０ａに渡される。その後、
登録する文書をイメージデータ入出力部７の制御のもと
てスキャナ１から読み込ませると、このデータはイメー
ジデータ処理部８に渡される。また、付加すべき文書管
理情報（例へば文書名）をキーボード４から入力しなけ
ればならない。入力すべきデータ全て入力されたところ
で、ユーザは登録処理を実行する。それによって、読み
込んだイメージが、イメージデータ処理部８から光ディ
スク５に書き込まれ、同時に文書管理情報処理部１０ａ
では、入力された文書管理情報とともにイメージデータ
の光デイスク５上でのアドレス情報を磁気ディスク６に
書き込む。磁気ディスク６への書き込みは、文書管理情
報データベースへの登録という形で行われる。

次に、第１の実施例における検索処理について説明する
。

文書を検索する場合には、扱者は、文書が登録されてい
る階層を指定する（階層が不明な場合には、それより上
位の階層で検索を行うことも可能である）。そして、文
書管理情報入出力部９の制御のもと、キーボード４から
キーワードなどの検索条件を入力する。このデータは、
文書管理情報処理部１０ａに渡され、磁気ディスク６か
ら文書管理情報データベースが読み込まれ、検索が実行
される。この検索結果は、文書管理情報処理部１０ａか
ら文書管理情報入出力部９に送られて、デイスプレィ３
に表示される。扱者はその結果を見て、再度絞り込みの
検索を行うこともできるが、最終的には扱者が求めてい
る一文書を選択して、イメージ読み込みを実行する。こ
のようにすると、文書管理情報処理部１０ａは、その文
書のイメージデータの光デイスク５上でのアドレス情報
をイメージデータ処理部８に渡し、イメージデータ処理
部８は光ディスク５からデータを読み込む。このデータ
は、イメージデータ入出力部７を通してデイスプレィ３
に出力される。扱者が、このイメージに対してプリンタ
出力を要求すれば、プリンタ２に出力が行われる。

次に、第１の実施例におけるセパレータを使用した複数
文書の自動登録処理について説明する。

まず、第２図Ａにセパレータ２１の外形の例を示す。エ
リアＡ２２、エリアＢ２３、エリアＣ２４、エリアＤ２
５、エリアＥ２５の５つの文字認識エリアを有するＯＣ
Ｒシートをセパレータとして使用する。第３図にエリア
・テーブル３１の例を示す、エリア・テーブル３１は、
セパレータ２１の各文字認識エリアに、文書管理情報の
どのデータを記入するか、また認識したデータに対して
どのような変換操作を行うかを示す、エリア・テーブル
３１はデータ変換手段１３ａで管理され、扱者が設定可
能である０本実施例では、変換の種類として無変換、日
付変換、キー変換の３種類が可能であるものとする。無
変換はその名の通りデータを変換せず、日付変換はデー
タを日付として変換し、キー変換はキー変換テーブル４
１を使用して変換を行う。キー変換テーブルの例を第４
図に示す。

次に、具体的な自動登録処理動作の説明をする。扱者は
、複数文書を自動登録する場合、システムメニューで自
動登録を選択する。この選択はキーボード４から行われ
、入力が制御部１１に送られるとシステムは自動登録モ
ードになる。この状態で、扱者はスキャナ１の自動給紙
機能を利用して複数文書を連続して入力できるようにな
る。

この時扱者は、各文書の前に、その文書の管理情報を記
入したセパレータ２１を入れて文書の人力を開始する。

スキャナｌから入力された文書は、−文書毎の登録処理
の場合と同様にイメージデータ処理部８に送られる。こ
こで、システムが自動登録モードに入っているため、文
書のイメージはセパレータ認識Ｒ楕１２によって処理さ
れることになる。セパレータ認識手段１２は、入力され
たイメージが普通の文書のものであれば、−文書毎の登
録処理の場合と同様に処理するが、セパレータ２１であ
る場合には、そこに記録されたパターンをＯＣＲ装置を
使って認識処理する。例えば、第２図Ａに示したセパレ
ータ２１に対し、認識の処理を行なった場合、エリアＡ
２２はｒＤ−１２３４」、エリアＢ２３はｒ８９０５３
１」、エリアＣ２４は「Ｏ」、エリアＤ２５は「１Ｊ、
エリアＥ２６はデータ無しという結果が得られる。

この結果は、文書管理情報処理部１０ａに送られ、デー
タ変換手段１２ａでエリア・テーブル３１を使用して処
理される。例えば、エリアＡ２２がｒＤ−１２３４Ｊで
あるという情報がデータ変換手段１３ａに与えられると
、エリア・テーブル１３の情報から「文書番号がＤ−１
２３４Ｊであるという結果が得られる。エリア８２３が
「８９０５３１Ｊであるという情報により、日付変換が
行われて「作成日が１９８９年５月３１日」という結果
が得られる。また、エリアＣ２４、エリアＤ２５につい
ては、エリア・デープル３１とキー変換テーブル４１が
使用されて、「キーワードが電子ファイリングシステム
」　「キーワードが自動登録」という結果が得られる０
文書管理情報処理部１０ａでは、これらの結果をセパレ
ータ２１の後から入力される文書の管理情報として扱い
、文書管理情報として扱い、文書管理情報データベース
に登録する。

なお、第１の実施例では、セパレータ上のデータを認識
するための実現方法として、セパレータＯＣＲシートを
使用してその特定の位置に文字記号を書き込み、認識の
ためにＯＣＲ技術を利用した。しかし、他の方法でセパ
レータにデータを記録して、他の技術でそのデータを認
識してもよい。ただし、この場合には、データ変換手段
１３ａの機能も変わってくる。

また、データ変換手断として無変換、日付変換、キー変
換の３つしかないが、例えばローマ字漢字変換と辞書変
換によって、簡単な日本語の単語を、セパレータを使用
して入力することも可能である。ただし、その場合には
辞書変換後の確認作業が必要とならないように、単語の
種類は限定しなければならない。

第１図Ｂは本発明の第２の実施例のブロック図である。

第２の実施例は、イメージ入力を行うスキャナ１と、イ
メージ出力をプリンタ２と、イメージと文書管理情報お
よびシステムからのメニューやメツセージ等を出力する
デイスプレィ３、文書管理情報およびコマンド等を入力
するキーボード４と、イメージデータを記憶する光ディ
スク５と、文書管理情報データベース等を記憶する磁気
ディスク６と、イメージ入出力を制御するイメージデ−
タ入出力部７と、イメージデータに関する処理を行うイ
メージデータ処理部８と、文書管理情報の入出力を制御
する文書管理情報入出力部９と、文書管理情報を処理す
る文書管理情報処理部１０ｂと、全体の動作を制御する
制御部１１とを有して構成される。

なお、イメージデータ処理部８には、イメージデータ入
出力部７で入力されたイメージがセパレータかどうかを
検出し、セパレータの場合にはその種類を識別するセパ
レータ識別手段■２が含まれている。また、文書管理情
報処理部１０ｂには、入力されたセパレータの種類によ
って登録すべき階層を判別し、文書管理情報として設定
する分類判別手段１３ｂが含まれている。

第２の実施例における一文書毎の登録処理と検索処理と
については第１の実施例と同様なので説明を省略する。

次に、第２の実施例における複数文書の自動登録処理に
ついて説明する。自動登録の場合には、扱者は階層を指
定せずにイメージ入力できる。そのかわりに、扱者は予
めセパレータと階層の関連付けを行っておかなければな
らない、セパレータはシステムが他のシートと区別でき
る（例えば、特定の位置に特定のイメージを持つ〉シー
トで、各文書の前に入れてスキャナ１から入力すること
により、各文書の区切れ目を示すとともに文書を登録す
べき階層を示すものである。セパレータには数種類の色
がある。本実施例では１０色のセパレータを使用する。

セパレータの色と階層の関連付けについて、第２図Ｂお
よび第３図Ｂを用いて説明する。第２図Ｂは、論理的な
階層の例を示す。第３図Ｂは、第２図Ｂで示された階層
に対してセパレータを使用して自動登録を行う場合のセ
パレータ・テーブル２１の例を示す、セパレータ・テー
ブル２１は、セパレータの色と、その色と対応付けられ
る階層の情報を組にしたテーブルである。セパレータ・
デープル２１は分類判別手段１３ｂで管理され扱者が設
定可能である。

複数文書を自動登録する場合、扱者はシステムメニュー
で自動登録を選択する。この選択はキーボード４から行
われ、人力が制御部１１に送られるとシステムは自動登
録モードに入る。この状態で、ユーザはスキャナ１の自
動給紙機能を利用して複数文書を連続して入力できるよ
うになる。扱者は、登録する階層に対応する色のセパレ
ータを各文書の前につけて文書入力を開始する。スキャ
ナ１から入力された文書のデータは、−文書毎の登録の
場合と同様にイメージデータ処理部８に渡される。イメ
ージデータ処理部８は、自動登録モードに入っているの
で、文書のデータをセパレータ識別手段１２ｂによって
処理をする。セパレータ処理部１２ｂでは、入力された
データが通常の文書のものであれば一文書毎の登録の場
合と同様に処理を行うが、セパレータの場合には、その
セパレータが１０色の中のどれであるがの識別処理を行
う。ここで識別されたセパレータの色は、文書管理情報
処理部１０ｂの分類判別手段１３ｂに伝えられる。分類
判別手段１３では、セパレータの色が与えられると、セ
パレータ・デープル２１を参照して文書を登録すべき階
層を判別する１例えば、第２図Ｂと第３図Ｂで示される
例において、赤のセパレータが入力されたという情報が
与えられると、そのセパレータの後がら入力される文書
を登録す階層がフォルダＡであることが判別される。こ
のようにして分類判別手段１３ｂで判別された階層の情
報は、内部的には、キーボード４から階層名が入力され
たのと同じことになる。

なお、第２の実施例では、セパレータの種類として色を
使用したいが、これは色ではなくてもパターンやバーコ
ードのようなもの、つまり扱者が目で見て区別できて、
かつスキャナ１で入力した結果をシステムで区別できる
ものであれば何でもよい。また、ファイリングの階層構
造を、関連付けられているセパレータの色を付けて表示
する機能を用意すると、扱者にとってわがりゃすいもの
になる。

〔発明の効果〕

以上説明したように本発明は、文書管理情報を記載した
セパレータを複数文書の区切に使用し、複数文書を連続
的入力することにより登録作業を大幅に簡略化して効率
を上げるという効果がある。また、文書の分類と関連付
けられたセパレータを複数の文書の区切に使用すること
により、違う分類に登録する複数文書の自動登録を可能
にし、登録作業の効率を上げるという効果がある。

また、フロッピーディスク等から文書管理情報もまとめ
て入力する場合と比較しても、文書に関する情報を実際
に文書に付けて入力するので、ユーザにとってわかりや
すく誤操作を防ぐことができるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図Ａ及び第１図Ｂは本発明の第１及び第２の実施例
を示すのブロック図、第２図Ａは第１の実施例のセパレ
ータを示す平面図、第２図Ｂは第２の実施例の文書分類
の階層を示す図、第３図Ａ及び第４図Ａは第１の実施例
のエリア及びキー変換テーブルを示す図、第３図Ｂは第
２の実施例のセパレータテーブルを示す図である。 １・・・スキャナ、２・・・プリンタ、３・・・デイス
プレィ、４・・・キーボード、５・・・光ディスク、６
・・・磁気ディスク、７・・・イメージデータ入出力部
、８・・・イメージデータ処理部、９・・・文書管理情
報入出力部、１０ａ、１０ｂ・・・文書管理情報処理部
、１１・・・制御部、１２ａ、１２ｂ・・・セパレータ
認識手段、１３ａ・・・データ変換機構、１３ｂ・・・
分類判別手段。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、文書をイメージデータとして入出力するイメージデ
   ータ入出力部と文書管理情報の入出力を行う文書管理情
   報入出力部と前記文書管理情報と前記イメージデータと
   にアクセスするためのデータとから構成される文書管理
   情報データベースおよびイメージデータを記憶するため
   の補助記憶装置と前記イメージデータに対する処理を行
   うイメージデータ処理部と前記文書管理情報データベー
   スに対する処理を行う文書管理情報処理部と前記各部の
   動作を制御してイメージ入力された文書を管理する制御
   部とを有する電子ファイリングシステムにおいて、前記
   イメージ入力時に境界を示す各文書の直前に挿入された
   セパレータ上の符号情報を認識するセパレータ認識手段
   を前記イメージデータ処理部に有し、前記第１のセパレ
   ータ認識手段で認識されたデータを所定の形式に変換し
   て文書管理情報として扱うデータ変換手段を前記文書管
   理情報処理部に有することを特徴とする電子ファイリン
   グシステム。 ２、前記イメージ入力時に境界を示すために各文書の直
   前に挿入されたセパレータとその種類を識別する第２の
   セパレータ識別手段を該イメージデータ処理部に有し、
   セパレータの種類から文書を登録する分類を判別する分
   類判別手段を前記文書管理情報処理部に有することを特
   徴とする電子ファイリングシステム。