JPH02178879A - Electronic file device - Google Patents

Abstract

PURPOSE:To improve the efficiency of document registering operation by reading a document of large size by an image scanner as it is and registering its data as image data of small size. CONSTITUTION:Corresponding image data is read out of a magnetic disk device 13, reduced by a reducing circuit 24 at a corresponding reduction rate, and stored on the magnetic disk device 13 again, and the reduced image data is read out of the magnetic disk device 13, compressed and coded by a CODEC 25, and written on an optical disk 16. The set registration size of the image data is recorded as part of control information. Thus, the document of large size is read by the image scanner 23 and its image data is converted to small size and registered in a file. Consequently, the need for preprocessing wherein the document of large size is reduced, copied, and read by the image scanner 23 is eliminated and the document registering operation is performed efficiently.

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 この発明は、イメージスキャナで原稿から読み取った文
書や図面などのイメージデータを光デイ２・・−ノ スフなどの媒体にファイリングしておいて必要に応じて
検索して利用する電子ファイル装置に関する。[Detailed Description of the Invention] Industrial Application Field This invention is a method for storing image data such as documents and drawings read from a manuscript with an image scanner into a medium such as Optical Day 2, etc. This invention relates to an electronic file device that can be searched and used.

従来の技術 代表的な電子ファイル装置では、文書の登録作業は概路
次のような手順で行われる。In a typical conventional electronic filing device, document registration is generally performed in the following steps.

一つの文書として管理される何ページかの原稿を準備し
、文書単位登録の開始を指示する。次に各入力原稿のサ
イズ（Ａ３．Ａ４．、Ｂ４．Ｂ５など）を設定した上で
イメージスキャナで各原稿を順次読み取らせる。原稿の
サイズが途中で変わる場合には、そのつど原稿サイズを
設定しなおす。Prepare a manuscript of several pages that will be managed as one document, and instruct the start of document unit registration. Next, after setting the size of each input document (A3.A4., B4.B5, etc.), each document is sequentially read by an image scanner. If the size of the original changes during the process, reset the original size each time.

イメージスキャナから出力される各原稿のイメージデー
タは圧縮符号化され、ファイルメモリとしての光ディス
クに順次書き込１れる。捷だ光ディスクには同時に、後
でイメージデータを読み出して表示したり印刷する際に
必要々管理情報も記録される。この管理情報の中には原
稿読み取り前に設定した原稿サイズが含まれており、各
イメージデータを再生して印刷あるいは表示する際に、
３ヘーノ この原稿サイズに従って制御が行われ、原稿と同じサイ
ズで印刷される他、表示すイズが決定される。The image data of each document output from the image scanner is compressed and encoded, and sequentially written to an optical disk serving as a file memory. At the same time, management information necessary for later reading and displaying or printing image data is also recorded on the rolled optical disc. This management information includes the document size set before scanning the document, and when reproducing, printing, or displaying each image data,
Control is performed according to this document size, and in addition to printing in the same size as the document, the display size is determined.

なお、文書検索用のキーワード等は次の段階で設定登録
することに々る。Note that keywords for document searching are often set and registered in the next step.

発明が解決しようとする課題 前述のように従来の装置では、イメージスキャナで原稿
を読み取らせる際に設定した原稿サイズがイメージデー
タ再生時（印刷または表示）の出力サイズとなり、例え
ばＡ３の原稿のイメージはＡ３で印刷される。しだがっ
て、あまり高精細の必要性のない粗いＡ３サイズの原稿
があり、これを登録し、再生出力する際にＡ３サイズで
印刷されるのは無駄だと思う場合は、Ａ３サイズの原稿
を縮小コピーによシＡ４サイズに縮小し、Ａ４サイズの
原稿としてイメージスキャナにかける必要がある。この
ように事前に縮小コピーするのを省略し、Ａ３サイズの
ま捷登録すると、そのイメージデータのデータ量は必要
以上に大きいことになり、ファイル容量を無駄使いする
ことになる。Problems to be Solved by the Invention As mentioned above, in conventional devices, the document size set when reading a document with an image scanner becomes the output size when reproducing image data (printing or displaying). is printed on A3. Therefore, if you have a rough A3 size original that does not require high definition and you think it would be wasteful to register it and print it in A3 size when playing and outputting it, you can print the A3 size original. It is necessary to make a reduction copy of the document and reduce it to A4 size, and then send it to an image scanner as an A4 size document. If you omit reducing the size of the copy in advance and register the A3 size image data as described above, the amount of image data will be larger than necessary, and the file capacity will be wasted.

この発明は前述した従来の問題点に鑑みなされたもので
、その目的は、大サイズの原稿のｉｔイメージスキャプ
にかけ、小サイズのイメージデータとして登録すること
ができるようにした電子ファイル装置を提供することに
ある。This invention was made in view of the above-mentioned conventional problems, and its purpose is to provide an electronic file device that can perform IT image scanning of large-sized originals and register them as small-sized image data. It's about doing.

課題を解決するための手段 そこでこの発明では、読み取らせる原稿のサイズとその
原稿のイメージデータの登録サイズとを設定するための
サイズ設定入力手段と、この入力手段で設定された原稿
サイズに従ってセットされた原稿を読み取るイメージス
キャナと、前記入力手段で設定された原稿サイズと登録
サイズとに従って前記イメージスキャナで読み取ったイ
メージデータを縮小するサイズ縮小手段と、前記イメー
ジスキャナまたは前記サイズ縮小手段からのイメージデ
ータとそれについての前記登録サイズとを対応づけてフ
ァイルメモリに登録する登録処理手段とを設けた。Means for Solving the Problems Accordingly, the present invention includes a size setting input means for setting the size of a document to be read and a registered size of image data of the document, and a size setting input means for setting the size of the document to be read and the size of the document to be set according to the size of the document set by the input means. an image scanner for reading a document read by the image scanner; a size reduction means for reducing the image data read by the image scanner according to the document size set by the input means and the registered size; and image data from the image scanner or the size reduction means. and registration processing means for registering the registered size and the registered size thereof in a file memory in association with each other.

作用 前記入力手段で設定された原稿サイズと登録ザ５べ一ノ イズが同じであれば、前記イメージスキャナからのイメ
ージデータは縮小されずにファイルメモリに登録される
。また、原稿サイズよシ小さな登録サイズが設定された
場合、その縮小率に従って、前記イメージスキャナから
のイメージデータが前記サイズ縮小手段で縮小され、そ
の縮小されたイメージデータがファイルメモリに登録さ
れる。Effect: If the original size set by the input means is the same as the registered image data, the image data from the image scanner is registered in the file memory without being reduced. Further, when a registration size smaller than the original size is set, the image data from the image scanner is reduced by the size reduction means according to the reduction rate, and the reduced image data is registered in the file memory.

実施例 第１図は本発明の一実施例による電子ファイル装置のハ
ードウェア構成を示すものであって、１１はデータ処理
および装置全体の制御を行なう中央処理装置（ＣＰＵ）
、１２は主記憶装置、１３はオペレーティングシステム
や文書登録処理プログラムを格納するとともに各種デー
タのバッファメモリとして使われる磁気ディスク装置で
ある。オペレーティングシステムや文書登録処理プログ
ラムは、この磁気ディスク装置１３から主記憶装置１２
にロードされる。Embodiment FIG. 1 shows the hardware configuration of an electronic file device according to an embodiment of the present invention, in which reference numeral 11 denotes a central processing unit (CPU) that performs data processing and controls the entire device.
, 12 is a main storage device, and 13 is a magnetic disk device that stores an operating system and a document registration processing program and is used as a buffer memory for various data. The operating system and document registration processing program are transferred from this magnetic disk device 13 to the main storage device 12.
loaded into.

１８はオペレータとの対話などに利用されるデイスプレ
ィ装置であり、入力手段としてのキーボー６へ一／ ド１９およびポインティングデバイスとしてのマウス加
が句属している。１７はデイスプレィ制御装置であり、
デイスプレィ装置１８の制御とともにキーボード１９お
よびマウス２０に関連した制御を行なうものである。Reference numeral 18 denotes a display device used for dialogue with the operator, and includes a keyboard 6 as an input means and a mouse as a pointing device. 17 is a display control device;
It controls the display device 18 as well as the keyboard 19 and mouse 20.

１５は前述のファイルメモリとしての光デイスク装置で
あって、記録媒体である光ディスク１６に対してデータ
の記録再生を行なう。１４は光デイスク装置１５の制御
装置である。乙は原稿を光電的に読み取るイメージスキ
ャナ、２２はプリンタ、２１はこれらに対するデータの
入出力を制御する入出力制御装置、別は縮小回路、５は
コーデックである。Reference numeral 15 denotes an optical disk device as the aforementioned file memory, which records and reproduces data on and from the optical disk 16, which is a recording medium. 14 is a control device for the optical disk device 15. 2 is an image scanner that photoelectrically reads a document; 22 is a printer; 21 is an input/output control device that controls input and output of data to these; another is a reduction circuit; and 5 is a codec.

以上のハードウェア構成は基本的に従来装置とほぼ同じ
であシ、まだ光デイスク装置１５に登録されている文書
情報を検索して利用する処理なども従来装置と同じであ
る。本発明による特徴は文癲をファイルに登録する際の
各ページのサイズ設定登録の処理にあシ、以下ではこの
特徴部分を抽出して詳しく説明する。The above hardware configuration is basically the same as the conventional device, and the processing for searching and using document information registered in the optical disk device 15 is also the same as the conventional device. A feature of the present invention is the process of registering size settings for each page when registering a text in a file, and this feature will be extracted and explained in detail below.

捷ず、これから登録しようとする原稿をイメー７／＼−
７ ジスキヤナ乙にセットし、キーボード１９寸たはマウス
２０によって入カメニー−の「読み込み条件」を指示す
る。するとデイスプレィ装置１８に第２図に示すような
読み込み条件設定画面が表示される。Image 7/\- of the manuscript you are about to register without editing it.
7. Set the reading condition to the input camera and use the keyboard 19 or the mouse 20 to specify the "reading conditions". Then, a reading condition setting screen as shown in FIG. 2 is displayed on the display device 18.

そこでキーボード１９丑たはマウス２０を操作し、この
画面上で任意の設定入力を行う。Then, the user operates the keyboard 19 or the mouse 20 to enter arbitrary settings on this screen.

（１）原稿サイズがＡ３．Ｂ４．Ａ４．Ｂ５のいずれか
で、それをそのｉｔＯサイズで登録する場合、設定画面
上の該当サイズＡ３．　　Ｂ４．　Ａ４．　　Ｂ５を選
択する。すると原稿サイズと登録サイズとが等しく設定
される。(1) The original size is A3. B4. A4. B5, if you want to register it in its itO size, select the corresponding size A3 on the setting screen. B4. A4. Select B5. Then, the original size and the registered size are set equal.

（２）原稿サイズがＡ３で、それをＢ４またはＡ４に縮
小して登録する場合、設定画面上の「Ａ３→Ｂ４　Ｊｔ
たはｒＡ３→Ａ４Ｊを選択する。すると原稿サイズとし
てＡ３、登録サイズとしてＢ４ｔだはＡ４が設定される
。(2) If the original size is A3 and you want to reduce it to B4 or A4 and register it, select "A3→B4 Jt" on the setting screen.
Or select rA3→A4J. Then, A3 is set as the document size and B4t or A4 is set as the registered size.

（３）原稿サイズがＢ４で、それをＡ４またはＢ５に縮
小して登録する場合、設定画面上のｒＢ４→Ａ４Ｊｔた
はｒＢ４−）Ｂ５Ｊを選択する。すると原稿サイズとし
てＢ４、登録サイズとしてＡ４ｔたはＢ５が設定される
。(3) If the original size is B4 and you want to reduce it to A4 or B5 and register it, select rB4→A4Jt or rB4-)B5J on the setting screen. Then, B4 is set as the original size, and A4t or B5 is set as the registered size.

（４）原稿サイズがＡ４で、それをＢ５に縮小して登録
する場合、設定画面上の「Ａ４→Ｂ５Ｊを選択する。す
ると原稿サイズとしてＡ４、登録サイズとしてＢ５が設
定される。(4) If the original size is A4 and you want to reduce it to B5 and register it, select "A4→B5J" on the setting screen. Then, A4 will be set as the original size and B5 will be set as the registered size.

以上のサイズ設定の他に、解像度および濃度について任
意のクラスを設定画面上で選択する。In addition to the above size settings, select any class for resolution and density on the settings screen.

以上の設定入力を行った後、読み取り開始を指示すると
、入出力制御装置２１よシスキャナ２３に起動がかがシ
、設定された原稿サイズに従って、セットされた原稿の
イメージが読み取られ、そのイメージデータは磁気ディ
スク装置１３に書き込まれる。この原稿についての登録
サイズが原稿サイズと同じであれば、そのイメージデー
タを磁気ディスク装置１３から読み出してコーデック２
５で圧縮符号化し、光ディスク１６に書き込む（ファイ
ルメモリに登録する）。このイメージデータの管理情報
の一部として、設定された登録サイズを記録する。After inputting the above settings, when you instruct to start reading, the input/output control device 21 starts up the system scanner 23, reads the image of the set document according to the set document size, and reads the image data. is written to the magnetic disk device 13. If the registered size of this original is the same as the original size, the image data is read from the magnetic disk device 13 and loaded into the codec 2.
5, it is compressed and encoded and written to the optical disc 16 (registered in the file memory). The set registration size is recorded as part of the management information of this image data.

設定された登録サイズが原稿サイズと異なる場合にはサ
イズの縮小処理を行う。つま９、磁気デ９ベーゾ イスク装置１３から該当のイメージデータを読み出し、
縮小回路２４にて該当の縮小率で縮小し、それを再び磁
気ディスク装置１３に記憶する。さらに、縮小イメージ
データを磁気ディスク装置１３がら読み出してコーデッ
ク５で圧縮符号化し、光ディスク１６に書き込む。この
イメージデータについても設定された登録サイズを管理
情報の一部として記録する。したがって、犬サイズの原
稿をイメージスキャナｎで読み取らせ、そのイメージデ
ータを小サイズに変換してファイルに登録したことにな
る。If the set registered size is different from the document size, size reduction processing is performed. The claw 9 reads the corresponding image data from the magnetic disk 9 bezoisk device 13,
The reduction circuit 24 reduces the size at a corresponding reduction rate and stores it in the magnetic disk device 13 again. Further, the reduced image data is read from the magnetic disk device 13, compressed and encoded by the codec 5, and written to the optical disk 16. The registered size set for this image data is also recorded as part of the management information. Therefore, a dog-sized document is read by image scanner n, and the image data is converted to a small size and registered in a file.

発明の効果 以上詳細に説明したように、この発明による電子ファイ
ル装置では、あまり高精細である必要性のない粗い画像
の犬サイズの原稿をファイルに登録する際に、その原稿
をイメージスキャナにかける段階で任意の登録サイズを
設定することで、スキャナで読み取られたイメージデー
タが登録サイズまで縮小されてファイルに登録される。Effects of the Invention As explained in detail above, in the electronic filing device according to the present invention, when registering a dog-sized document with a coarse image that does not need to be very high-definition into a file, the document is scanned through an image scanner. By setting an arbitrary registration size in this step, the image data read by the scanner is reduced to the registration size and registered in the file.

したがって、そのイメージデータのデータ量は縮小処理
１０・・−ノ によって減縮され、ファイル容量を必要以上に無駄使い
することがなくなる。また、大サイズの原稿を縮小コピ
ーしてからイメージスキャナにかけるという前処理の必
要性がなくなり、文書登録作業を能率よく行える。Therefore, the data amount of the image data is reduced by the reduction processing 10, etc., and the file capacity is not wasted more than necessary. Further, there is no need for pre-processing such as making a reduced copy of a large-sized original and then sending it to an image scanner, making document registration work more efficient.

【図面の簡単な説明】[Brief explanation of the drawing]

第１図は本発明の一実施例による電子ファイル装置の概
略構成図、第２図は同装置における読み込み条件設定画
面の概略図である。FIG. 1 is a schematic configuration diagram of an electronic file device according to an embodiment of the present invention, and FIG. 2 is a schematic diagram of a reading condition setting screen in the same device.

Claims (1)

【特許請求の範囲】[Claims] 読み取らせる原稿のサイズとその原稿のイメージデータ
の登録サイズを設定するためのサイズ設定入力手段と、
この入力手段で設定された原稿サイズに従ってセットさ
れた原稿を読み取るイメージスキャナと、前記入力手段
で設定された原稿サイズと登録サイズとに従って前記イ
メージスキャナで読み取ったイメージデータを縮小する
サイズ縮小手段と、前記イメージスキャナまたは前記サ
イズ縮小手段からのイメージデータとそれについての前
記登録サイズとを対応づけてファイルメモリに登録する
登録処理手段とを備えた電子ファイル装置。a size setting input means for setting the size of a document to be read and the registered size of image data of the document;
an image scanner that reads a set original according to the original size set by the input means; a size reduction means that reduces the image data read by the image scanner according to the original size set by the input means and the registered size; An electronic file device comprising: registration processing means for registering image data from the image scanner or the size reduction means and the registered size thereof in a file memory in association with each other.