JP7268505B2 - リソース予約システム、登録端末、設定方法 - Google Patents

Description

本発明は、リソース予約システム、登録端末、及び、設定方法に関する。

ネットワーク上の情報処理装置に情報処理端末を登録する作業が行われる場合がある。例えば、情報処理端末が印刷装置であれば、情報処理装置が印刷装置の状態や消耗品の残量などを監視するために、作業者が印刷装置を情報処理装置に登録する作業を行う場合がある。

このような作業の負担を軽減する技術が考案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、中継装置の包装箱に印刷されたコードをモバイル端末で読み取って情報処理装置と通信し、認証が成功すると情報処理装置が中継装置を登録する登録方法が開示されている。

しかしながら、従来の登録方法では、会議室などのリソースに設置された情報処理端末の通信に関する設定を管理者が変更することが考慮されていないという問題があった。例えば、情報処理端末の故障時にもサービスを継続できるように、ある会議室に複数の情報処理端末が設置される場合があるが、故障した情報処理端末の通信に関する設定を、例えば通信できないように変更したい場合がある。あるいは、情報処理端末が紛失した場合、情報処理端末は情報処理装置から受信した情報を表示できるので、情報漏洩のおそれがある。このような場合、情報処理端末の通信に関する設定を、例えば通信できないように変更したい場合がある。

本発明は、上記課題に鑑み、会議室などのリソースに設置された情報処理端末の通信に関する設定を管理者が変更することができるリソース予約システムを提供することを目的とする。

上記課題に鑑み、本発明は、リソースの予約情報を管理する情報処理装置と、前記予約情報を前記情報処理装置から取得する情報処理端末とを有するリソース予約システムであって、前記情報処理端末は、前記情報処理装置にリソースの予約情報を要求する予約情報要求部と、前記予約情報要求部の要求により受信した予約情報を表示する表示制御部と、を有し、
前記情報処理装置は、前記情報処理端末からの要求に応じてリソースの予約情報を前記情報処理端末に送信する予約情報送信部と、リソースに対応付けて登録された前記情報処理端末それぞれの前記情報処理装置との通信に関する設定を記憶する記憶部と、前記記憶部に記憶されている前記情報処理端末の通信に関する設定を登録端末が表示するための第１のＷｅｂページを生成する設定画面生成部と、前記登録端末が表示した前記第１のＷｅｂページに対し前記登録端末が受け付けた前記通信に関する設定の変更を受け付ける設定受付部と、を有し、前記予約情報送信部は、前記情報処理端末の通信に関する設定に応じて、前記情報処理端末からの要求に対し、予約情報を送信するか、又は、予約情報を送信しないかを切り替えることを特徴とする。

会議室などのリソースに設置された情報処理端末の通信に関する設定を管理者が変更することができるリソース予約システムを提供することができる。

リソース予約システムの全体的な動作の概略を説明する図の一例である。 ２次元コードを用いた会議室端末の初期設定の概略を説明する図の一例である。 リソース予約システムのシステム構成図の一例である。 会議管理サーバのハードウェア構成図の一例である。 会議室端末の一例のハードウェア構成図である。 予約管理サーバ、チャットサーバ、会議管理サーバ、及び、登録端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。 端末装置及び会議室端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。 初期設定部の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。 登録端末が表示する会議室管理画面の一例を示す図である。 登録端末が表示する設置端末一覧画面の一例を示す図である。 画像コードが重畳して表示された会議室管理画面を示す図である。 会議室端末の接続状態の遷移を説明する図である。 会議室端末の端末アプリが表示する画面の一例を示す図である。 リソース予約システムにおける会議室端末の初期設定の手順を説明するシーケンス図の一例である。 リソース予約システムにおける会議室端末の接続拒否の手順を説明するシーケンス図の一例である。 会議室端末が予約情報を取得するまでの処理を説明するシーケンス図の一例である。 会議管理サーバが予約情報を会議室端末に送信するための条件を説明するフローチャート図の一例である。 現在、会議室が空き室の場合に、会議室端末が表示する待ち受け画面Iの一例を示す図である。 現在、会議室が空き室だが、次の会議の開始時刻まで所定時間内の場合に、会議室端末が表示する待ち受け画面IIの一例を示す図である。 現在、会議室が使用中の場合に、会議室端末が表示する待ち受け画面IIIの一例を示す図である。 会議室設定情報ＤＢの接続状態が接続拒否の場合であって、会議室端末が予約情報を要求した場合に、会議室端末が表示する拒否画面の一例を示す図である。 設置端末一覧画面で削除された会議室端末が会議管理サーバに予約情報を要求した場合に表示される非登録画面の一例を示す図である。

以下、本発明を実施するための形態の一例として、リソース予約システムとリソース予約システムにおける情報の設定方法について図面を参照しながら説明する。

本実施形態のリソース予約システムは、管理者が登録端末を操作して会議管理サーバと通信させ、会議管理サーバが提供するユーザインタフェース（Ｗｅｂページ）によって、任意の情報処理端末の通信に関する設定を変更する。

以下、詳細に説明するが、情報処理端末の通信に関する設定の変更の説明に当たって、情報処理端末を会議室などのリソースと対応付ける方法についても説明する。

＜リソース予約システムの概略＞
始めに図１を用いてリソース予約システム１００の概略を説明する。図１はリソース予約システム１００の全体的な動作の概略を説明する図の一例である。

Ａ．予約者は自分の端末装置６０を操作して予約管理サーバ２０と通信し、会議室を予約する。予約管理サーバ２０は汎用のクラウドサービス（Office365、G Suite（いずれも登録商標）等）であるが、予約者が所属する企業などの組織が有する会議室が登録されている。

Ｂ．会議管理サーバ３０は会議室の予約状態に基づいてリソース予約システム１００の全体を制御するサーバである。会議管理サーバ３０は適宜、予約管理サーバ２０と通信して予約情報を取得するので、予約管理サーバ２０と予約情報を同期している。

Ｃ．リソース予約システム１００又は組織側の管理者は会議管理サーバ３０に対し、ユーザの登録、及び、各種の設定を行うことができる。ユーザの登録とは、チャットサーバ１０（slack、Line、Microsoft Teams（いずれも登録商標）等）を使った各種の通知の対象となるユーザを登録することをいう。また、通知は会議管理サーバ３０としてメッセージを送信するボットを介して行われるためチャットサーバが提供するボットも登録される。各種の設定は、会議室端末９０の登録（後述する初期設定）、リマインドのタイミングの設定などである。

Ｄ．会議管理サーバ３０は予約情報における会議の開始時刻の一定時間前になると、予約者に会議の開催をリマインドする。これにより、会議室の空予約を抑制する。また、会議管理サーバ３０は必要に応じてユーザに招待コードを通知する。会議の予約者はリマインドを受信することで会議室にチェックインするための情報（会議識別情報）を端末装置６０に保存する。チェックインとは会議室の使用を開始することである。

Ｅ．各会議室６には会議室端末９０が設置されており、定期的にこの会議室で行う会議の予約情報を会議室端末９０がダウンロードしている。会議室端末９０は当日や直近の会議の予定などを表示して会議の参加者に予定を確認させることができる。会議の開始時刻の少し前になると会議室の予約者は会議室６に赴いてチェックインする。例えば、会議識別情報を会議室端末９０に入力する、又は、端末装置６０を会議識別情報にかざす（会議識別情報を読み取らせる、通信させるなど）。

Ｆ．会議室端末９０はチェックイン要求を会議管理サーバ３０に送信するので、会議識別情報で認証できれば、チェックインできた旨の応答を会議管理サーバ３０から受信する。会議室端末９０は（会議中）使用中である旨を表示する。会議の開始時刻に対し決まった時刻までにチェックインを知らせる使用開始通知が確認できない場合、会議管理サーバ３０は会議室６の予約をキャンセル（会議室が所定時間利用開始されない場合に予約情報の取り消しを行うこと）して、予約情報に含まれるステータスとしてキャンセル済みを会議室端末９０に送信する。この場合、会議室端末９０は空室である旨を表示するので、任意のユーザが会議室６を使用できる。

Ｇ．会議室端末９０は、会議管理サーバ３０からの要求により電子機器７０を制御する。例えば、会議開始時刻に電源をＯＮし、会議終了時刻に電源をＯＦＦする。こうすることで、会議の参加者による電子機器７０の操作時の利便性を向上できる。

Ｈ．電子機器７０が例えばテレビ会議の機能を有する場合、別の拠点４の電子機器（テレビ会議端末７０ｘ等）と通信して、他拠点と会議を開催できる。なお、アプリが動作するＰＣ７０ｙも電子機器７０と通信できる。予約情報には予め他拠点を示す宛先情報（宛先の通信ＩＤ）が含まれており、電子機器７０は自動でテレビ会議端末７０ｘ及びＰＣ７０ｙと通信できる。

Ｉ．予約者が会議を終了する際、会議室端末９０のボタンを押下してチェックアウトするので、会議室端末９０は次の予約状況を表示する。これにより、任意のユーザが会議室の予約状況を把握できる。

＜会議室端末の初期設定＞
図１に示したように、会議室には会議室端末９０が設置されている。各会議室に専用の会議室端末９０が用意されるリソース予約システム１００では、会議室端末９０の初期設定が工場出荷時に行われており、管理者等が会議室端末９０を初期設定することは不要か又は最小限でよい。しかし、専用の会議室端末９０が用意される場合、汎用的な情報処理端末を会議室端末９０に転用することができない。

近年ではＢＹＯＤ（Bring Your Own Device）という情報処理端末の利用形態があり、ユーザが自前のスマートデバイスを会議室端末９０として用いることで、低コストで簡単にリソース予約システム１００を実現したいユーザも多い。しかし、この場合、ユーザのスマートデバイスを会議室端末９０として会議管理サーバ３０に登録する初期設定が必要になるが、初期設定が複雑だとユーザの作業負担が大きくなる。

そこで、本実施形態では以下のように画像コード（例えばＱＲコード（登録商標））などの画像データを会議室端末９０で撮像することで初期設定を可能とするリソース予約システム１００について説明する。なお、会議室端末９０と情報処理端末とは同じものであり、初期設定前は情報処理端末、初期設定後は会議室端末９０となる。以下では説明の便宜上、会議室端末９０と称する。なお専用の会議室端末９０であっても出荷後や初期設定後などにサーバと連携するための設定が必要な端末は本発明を適用できる。

図２は、画像コードを用いた会議室端末９０の初期設定の概略を説明する図の一例である。

（１）リソース予約システム１００を提供する提供者が予め顧客の会議室に関する各種の設定を会議管理サーバ３０に行っている。顧客とはリソース予約システム１００を導入する企業などである。各種の設定の中には、会議室名、会議室ＩＤ、会議管理サーバ３０のＵＲＬ等が含まれている。また、会議管理サーバ３０は予約管理サーバ２０と同期した、会議室ごとの予約情報を有している。

（２）情報処理端末を会議室端末９０として使用するために管理者Ｋは情報処理端末に初期設定を行う。初期設定はいくつかの作業を含みうるが、例えば、少なくとも会議室端末９０が会議管理サーバ３０と通信できるようにすることをいう。通信は会議室を指定して行うことが好ましいため、初期設定には、会議室端末９０が設置先の会議室と対応付けて会議管理サーバ３０に登録されることも含む。初期設定を行う管理者Ｋは、提供者側の担当者でもよいし、顧客側のシステム担当者などでもよい。

管理者Ｋは登録端末５０を使用して、会議管理サーバ３０にログインして通信を開始する。管理者Ｋが作業する場所は会議管理サーバ３０と通信できる場所であればよい。したがって、会議室でなくてもよい。管理者は各種の設定を行う管理者の画面を表示させる。会議室端末９０が登録される会議室を指定して、管理者は会議管理サーバ３０に通信設定情報を要求する。これにより、登録端末５０は通信設定情報を受信する。通信設定情報は画像コードにエンコードされている。

（３）管理者Ｋは登録端末５０が表示する画像コード１１０を会議室端末９０で撮像する。会議室端末９０には端末アプリがインストールされており、会議室端末９０は画像コードをデコードして通信設定情報を取得する。これにより、会議室端末９０は会議管理サーバ３０と通信可能になり、会議室端末９０に会議室ＩＤが設定される。すなわち、会議室端末９０が設置先の会議室と紐付けて会議管理サーバ３０に登録される。

（４）会議室端末９０は通信設定情報を用いて会議管理サーバ３０と通信を開始する。会議室端末９０は定期的に予約情報の取得を開始する。会議管理サーバ３０がどのような状態かには関与せずに予約情報の取得を繰り返す。

（５）会議室端末９０は設定された会議室ＩＤを送信するので、会議管理サーバ３０は会議室ＩＤに対応付けられている予約情報を会議室端末９０に送信する。会議室端末９０は予約情報を表示する。

（６）このように会議室に対応付けられた会議室端末９０の通信に関する設定を管理者は変更できる。詳細は後述されるが、例えば、会議管理サーバ３０が予約情報の要求を拒否したり、会議室に対応付けられた会議室端末を削除（対応付けを削除）したりすることができる。

このように、本実施形態のリソース予約システム１００は、顧客側が自前の情報処理端末を会議室端末９０として使用できる。また、会議室に対応付けられた会議室端末の通信に関する設定を変更できる。

＜用語について＞
リソースとは資源をいう。会議室、及び、会議室で使用可能な備品、装置、人（受け付け）、仕組みなどがリソースとなりうる。リソースのうち移動しにくいものを設備という。本実施形態では説明の便宜上、リソースの一例として会議室という用語を使用する。

初期設定とは、機器が少なくとも最小限の機能を発揮できるように、人が何らかの設定を行うことをいう。例えば通信に関する設定などである。必要な通信のための情報は、初期設定により設定される情報となる。

予約者は会議室を予約した者であり、参加者は会議への参加者である。予約者は参加者に含まれる場合が多いが、含まれなくてもよい。本実施形態において予約者が行う作業は参加者が行うことができる場合がある。総称して会議室を利用する者を単にユーザという。

会議室端末９０が会議管理サーバ３０との通信を開始するには、管理者の初期設定により通信設定情報を会議室端末９０が記憶する必要がある。これにより予約情報を定期的に要求することを開始するが、要求情報を取得できるかどうかは会議管理サーバ３０の設定に依存する。

会議管理サーバ３０の後述する稼動状態が「稼動」に設定されると、会議管理サーバ３０は会議室の管理の準備が整う。会議管理サーバ３０は稼動状態が「稼動」の状態で、会議室端末９０から予約情報の要求を受信すると、会議室の管理を開始する。これにより、会議室端末９０から要求がある場合に予約情報の送信を開始する。

会議室端末９０が会議管理サーバ３０から予約情報を取得すると、会議室端末９０は会議管理サーバ３０との連携を開始する。したがって、連携開始と管理開始は予約情報の要求と予約情報の送信という関連した処理を契機にする。

連携開始又は管理開始により以下の処理が行われる。
・予約情報の表示（チェックイン、チェックアウト、延長、今すぐ利用）
・チェックイン、チェックアウトに連動する電子機器の制御
・予約の自動キャンセル
連携又は管理などを以降では会議室管理サービスという場合がある。

なお、「延長」は会議室の予約の終了時刻を越えて参加者が予約を延長することをいい、「今すぐ利用」は空室の会議室を任意のユーザが予約なしに利用することをいう。

＜システム構成例＞
図３は、リソース予約システム１００のシステム構成図の一例である。リソース予約システム１００は、主に社外ネットワークＮ２と社内ネットワークＮ１に分けることができる。社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側のネットワークをいい、社外ネットワークＮ２は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。

社外ネットワークＮ２には、予約管理サーバ２０、会議管理サーバ３０、及び１つ以上のチャットサーバ１０が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。社外ネットワークＮ２に会議の参加者が操作する端末装置６０が必要に応じて接続されてよい。

予約管理サーバ２０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。予約管理サーバ２０が提供する設備の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ２０はカレンダーシステムを有しており、各種の予定を管理するＷｅｂアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、いつでもどこからでも予約者が確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー（仕事用、家庭用など）で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ２０はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能（識別情報の機能）を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント（ドメイン）の予約情報を予約管理サーバ２０が会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約管理サーバ２０のアカウントを指定して会議管理サーバ３０が予約情報を要求することで、会議管理サーバ３０が会議室６の予約情報を予約管理サーバ２０から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ＩＤ、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。

本実施形態で予定として管理されるのは会議室６の予約であるが、予約管理サーバ２０は会議室６に限られず各種の予定を管理できる。会議室６の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、レンタルオフィス、レンタルスタジオ、レンタルサイクル、レンタカー、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースなど、各種の設備の予約に利用できる。

なお、予約管理システムとしては、G Suite（登録商標）、Office365（登録商標）等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理システムであればよい。

また、本実施形態では、社内ネットワークＮ１の会議室６に関する情報が予約管理サーバ２０に予め登録されている。すなわち、リソース予約システム１００を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室６の会議室名、会議室ＩＤ、予約可能時間、各会議室６の定員、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ２０のＷｅｂアプリがカスタマイズされている。したがって、リソース予約システム１００を利用する企業の会議室６と予約情報が結びつけられる。

チャットサーバ１０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。チャットサーバ１０が提供する複数のユーザにおけるテキスト、音声、映像などの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ１０は端末装置６０に会議室６の予約に関する情報を通知する。本実施形態では運営主体が異なる複数のチャットサーバ１０が含まれてよい。

共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は１対１でも１対Ｎ（≧２）でもよい。したがって、本実施形態でチャットシステムが会議室６の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはＬＩＮＥ（登録商標。以下、省略する。）、slack、Microsoft Teams（登録商標。以下、省略する。）等が知られているが、ボット（事前に決められている処理を実行するプログラム）から１又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。

チャットサーバ１０も同様にアカウント（予約管理サーバ２０のアカウントとは異なる）でユーザを管理するが、原則的に会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０のアカウントを意識する必要はない。しかし、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０の任意のアカウントを指定して通知することができる。

会議管理サーバ３０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。会議管理サーバ３０は社外ネットワークＮ２に関する処理として、予約管理サーバ２０から会議室６の予約情報を取得し、予約情報に設定されている参加予定者を取得し、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ１０のグループ（又は予約者など個別の者）に通知を送信する。また、社内ネットワークＮ１に関する処理として、会議室６へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ２０から取得した会議室６の予約情報に基づいて電子機器７０の電源等を制御したりする。

社内ネットワークＮ１には会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２などがあり、参加予定者は各地から社内ネットワークＮ１を介して社外ネットワークＮ２にアクセスできる。社内ネットワークＮ１は例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２は同じ企業内のＬＡＮであるとは限らない。

会議室６には会議室端末９０、及び電子機器７０が設置されている。会議室端末９０と電子機器７０は小規模なＬＡＮ又は専用線で通信することができる。電子機器は会議室端末９０を経由することなく社内ネットワークＮ１及び社外ネットワークＮ２に接続できる。会議室端末９０と電子機器７０は無線又は有線のいずれで通信してもよい。なお、社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側にあるため、社外ネットワークＮ２から社内ネットワークＮ１への直接の通信は困難になっている。

会議室端末９０は、会議室６を利用する予約者等の会議の参加者が操作する情報処理装置（設備端末）である。会議室端末９０は会議室６の机の上に設置されていたり、会議室６の入り口に設置されたりしている。１つの会議室６に会議室端末９０が複数、設置されていてもよい。会議室端末９０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。

会議室端末９０は会議管理サーバ３０に会議室ＩＤを送信し、当日の会議室６の予約情報などを表示する。また、電子機器７０の電源ＯＮ、ＯＦＦ等の制御情報を会議管理サーバ３０から取得する。これにより、会議室端末９０は電子機器７０の電源をＯＮ及びＯＦＦする。

また、会議室端末９０はチェックイン、チェックアウトなどのための待ち受け画面を表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ３０に知らせるために会議管理サーバ３０と通信する。チェックインの際、会議室端末９０は予約者から入力された会議識別情報と予め保持する会議室ＩＤを会議管理サーバ３０に送信するので、会議管理サーバ３０は会議識別情報と会議室ＩＤにより、会議室６を予約した予約者が予約した会議室６を使用することを確認できる。

電子機器７０は会議室６で使用され得る各種のオフィス機器である。例えば、電子黒板、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続されたＰＣの映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。

複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置６０がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加者が撮像して保存するために使用される。

参加予定者の作業場所１０１には社内ネットワークＮ１に接続することができる端末装置６０が設置されている。端末装置６０は有線で通信しても無線で通信してもよい。端末装置６０は参加予定者（予約者を含む）が会議室を予約する際に使用される情報処理装置であるが、会議室に持ち込むことも想定されている。参加予定者が携帯する情報処理装置である。

端末装置６０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。端末装置６０は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、ＰＣ(Personal Computer)、ＰＤＡ(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルＰＣ（サングラス型、腕時計型など）などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ１０若しくは予約管理サーバ２０に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置６０となりうる。

端末装置６０ではチャットサーバ１０に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、チャットアプリという）が動作し、更に、リソース予約システム１００に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、会議アプリという）が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。

管理者の作業場所１０２には社内ネットワークＮ１に接続することができる登録端末５０が設置されている。登録端末５０は有線で通信しても無線で通信してもよい。登録端末５０は管理者が会議室端末９０に初期設定するための表示端末である。

登録端末５０も端末装置６０と同様の情報処理装置でよい。ただし、主に会議管理サーバ３０に管理者が設定するために使用されるので、チャットアプリや会議アプリはなくてよい。登録端末５０は主にブラウザソフトウェアで会議管理サーバ３０と通信し、Ｗｅｂページを表示する。

＜ハードウェア構成＞
<<会議管理サーバのハードウェア構成>>
図４は、会議管理サーバ３０のハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０の概略的なハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０は、ＣＰＵ２０１と、ＣＰＵ２０１が使用するデータの高速アクセスを可能とするメモリ２０２とを備える。ＣＰＵ２０１及びメモリ２０２は、システム・バス２０３を介して、会議管理サーバ３０の他のデバイス又はドライバ、例えば、グラフィクス・ドライバ２０４及びネットワーク・ドライバ（ＮＩＣ）２０５へと接続されている。

グラフィクス・ドライバ２０４は、バスを介してＬＣＤ（表示装置、ディスプレイの一例）２０６に接続されて、ＣＰＵ２０１による処理結果をモニタする。また、ネットワーク・ドライバ２０５は、トランスポート層レベル及び物理層レベルで会議管理サーバ３０を社外ネットワークＮ２へと接続して、他の機器とのセッションを確立させている。

システム・バス２０３には、更にＩ／Ｏバス・ブリッジ２０７が接続されている。Ｉ／Ｏバス・ブリッジ２０７の下流側には、ＰＣＩなどのＩ／Ｏバス２０８を介して、ＩＤＥ、ＡＴＡ、ＡＴＡＰ８０Ｉ、シリアルＡＴＡ、ＳＣＳＩ、ＵＳＢなどにより、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０９などの記憶装置が接続されている。ＨＤＤ２０９は会議管理サーバ３０の全体を制御するプログラム２０９ｐを記憶している。ＨＤＤ２０９はＳＳＤ（Solid State Drive）でもよい。プログラム２０９ｐは記憶媒体に記憶された状態で配布されてもよいし、プログラム配信用のサーバから配信されてもよい。

また、Ｉ／Ｏバス２０８には、ＵＳＢなどのバスを介して、キーボード及びマウス（ポインティング・デバイスと呼ばれる）などの入力装置２１０が接続され、システム管理者などのオペレータによる入力及び指令を受け付けている。

なお、図示した会議管理サーバ３０のハードウェア構成は、会議管理サーバ３０が備えていることが好ましいハード的な要素を示す。

予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、及び、端末装置６０のハードウェア構成図は、会議管理サーバ３０と同様であるか、又は、異なるとしても本実施形態のリソース予約システム１００の説明の上で支障はないものとする。また、会議管理サーバ３０、予約管理サーバ２０、及び、チャットサーバ１０はクラウドコンピューティングに対応するため、これらのハードウェア構成は負荷に応じてハード的なリソースが動的に接続・切断されることで構成されてよい。なお、クラウドコンピューティングとは、特定ハードウェア資源が意識されずにネットワーク上のリソースが利用される利用形態をいう。

<<会議室端末のハードウェア構成>>
図５は会議室端末９０の一例のハードウェア構成図である。なお、図５の会議室端末９０はタブレット装置が想定されている。会議室端末９０は、ＣＰＵ７０１、ＲＯＭ７０２、ＲＡＭ７０３、ＥＥＰＲＯＭ７０４、ＣＭＯＳセンサ７０５、撮像素子Ｉ／Ｆ７０６、加速度・方位センサ７０７、メディアＩ／Ｆ７０９、ＧＰＳ受信部７１１を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ７０１は、会議室端末９０全体の動作を制御する。ＲＯＭ７０２は、ＣＰＵ７０１やＩＰＬ等のＣＰＵ７０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ７０３は、ＣＰＵ７０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ７０４は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって、アプリ等の各種データの読み出し又は書き込みを行う。ＣＭＯＳ(Complementary Metal Oxide Semiconductor)センサ７０５は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって被写体（主に自画像）を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。なお、ＣＭＯＳセンサではなく、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサ等の撮像手段であってもよい。撮像素子Ｉ／Ｆ７０６は、ＣＭＯＳセンサ７０５の駆動を制御する回路である。加速度・方位センサ７０７は、地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等の各種センサである。メディアＩ／Ｆ７０９は、フラッシュメモリ等の記録メディア７０８に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。ＧＰＳ受信部７１１は、ＧＰＳ衛星からＧＰＳ信号を受信する。

また、会議室端末９０は、遠距離通信回路７１２、ＣＭＯＳセンサ７１３、撮像素子Ｉ／Ｆ７１４、マイク７１５、スピーカ７１６、音入出力Ｉ／Ｆ７１７、ディスプレイ７１８、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)７１９、近距離通信回路７２０、近距離通信回路７２０のアンテナ７２０ａ、及びタッチパネル７２１を備えている。

これらのうち、遠距離通信回路７１２は、通信ネットワークを介して、他の機器と通信する回路である。ＣＭＯＳセンサ７１３は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって被写体を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。撮像素子Ｉ／Ｆ７１４は、ＣＭＯＳセンサ７１３の駆動を制御する回路である。マイク７１５は、音を電気信号に変える内蔵型の回路である。スピーカ７１６は、電気信号を物理振動に変えて音楽や音声などの音を生み出す内蔵型の回路である。音入出力Ｉ／Ｆ７１７は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがってマイク７１５及びスピーカ７１６との間で音信号の入出力を処理する回路である。ディスプレイ７１８は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機ＥＬ(Electro Luminescence)などの表示手段の一種である。外部機器接続Ｉ／Ｆ７１９は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。近距離通信回路７２０は、ＮＦＣ(Near Field Communication)やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。タッチパネル７２１は、利用者がディスプレイ７１８を押下することで、会議室端末９０を操作する入力手段の一種である。

また、会議室端末９０は、バスライン７１０を備えている。バスライン７１０は、図５に示されているＣＰＵ７０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

＜機能について＞
図６は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、会議管理サーバ３０、及び、登録端末５０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

<<予約管理サーバ>>
予約管理サーバ２０は、通信部２１、及び、予約情報管理部２２を有する。予約管理サーバ２０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部２１は、会議管理サーバ３０及び端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部２１は予約設定画面の画面情報を端末装置６０に送信し、端末装置６０から予約の設定を受信する。また、予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。通信部２１は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

予約情報管理部２２は、ユーザが登録した予約情報を管理する。予約情報管理部２２は会議管理サーバ３０から要求された会議室６の予約情報を予約情報ＤＢ２９１から読み出して、通信部２１を介して会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約情報が登録（又は変更）されると要求がなくても予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。予約管理サーバ２０に予約者が会議室６を予約する方法としては一般的なＷｅｂアプリが使用されるものとする。予約情報管理部２２は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

予約管理サーバ２０は記憶部２９を有している。記憶部２９は図４のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部２９には予約情報ＤＢ２９１（Data Base）、制約条件ＤＢ２９２、及び、要求条件ＤＢ２９３が記憶されている。

表１は予約情報ＤＢ２９１に記憶されている予約情報の一例を示す。予約情報は会議室６の予約状況を管理するための情報である。予約情報には、予約ＩＤに対応付けて予約者アカウント、会議名、会議室ＩＤ、開始時刻、終了時刻、及び、参加予定者アカウントの各項目が登録されている。予約ＩＤは予約情報の１レコードを識別する識別情報である。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。予約ＩＤ以外のＩＤについても同様である。予約者アカウントは会議室６を予約した参加予定者のアカウントである。会議名は参加予定者が任意に付与した会議の名称である。会議室ＩＤは社内ネットワークにある会議室６を識別する識別情報である。開始時刻は会議室６が予約された時間帯の始期（会議が開始される時刻）であり、終了時刻は会議室６が予約された時間帯の終期（会議が終わる時刻）である。参加予定者アカウントは会議に参加する予定の参加予定者のアカウントである。なお、表１のアカウントはいずれも予約管理サーバ２０が発行したアカウントである。

<<チャットサーバ>>
チャットサーバ１０は、通信部１１、及び、テキスト処理部１２を有する。チャットサーバ１０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部１１は、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。本実施形態では会議管理サーバ３０から会議室の予約に関する情報、ボットを識別する情報（後述するトークンなど）、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する。このボットを識別する情報は、管理者が会議管理サーバ３０のボットを作成した際に予めチャットサーバ１０からボットの識別情報として通知されている。更に、予約者などの個人のアカウントが指定される場合もある。また、通信部１１は参加予定者が会議室の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室の予約に関する情報に対する参加予定者の応答を会議管理サーバ３０に送信する。通信部１１は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

テキスト処理部１２は、会議管理サーバ３０から通知されたボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき、ボットが発言する情報として、グループに属する参加予定者に会議室６の予約に関する情報を送信する。したがって、通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者又は通知先ユーザのみに行われる場合がある。また、特定の通知先にのみ会議室６の予約に関する情報を送信する。

テキスト処理部１２はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。仕組みとしては、例えば以下のようなものがある。チャットアプリ６０ａはプッシュ通知用のＩＤ（トークン）を、ＯＳ（Operating System）のメーカが運営するサーバから受け取る。このサーバではトークンとデバイス（端末装置６０）を紐付けておく。チャットアプリ６０ａはトークンとチャットアプリ６０ａのアカウントをチャットサーバ１０に登録しておく。チャットサーバ１０がプッシュ通知を行う場合、チャットアプリ６０ａのアカウントを特定するので紐付いたトークンを特定できる。チャットシステムはトークンを指定して通知内容をＯＳのメーカが運営するサーバに送信する。このサーバはトークンに紐付いたデバイス（端末装置６０）に対しプッシュ通知する。

また、チャットサーバ１０は記憶部１９を有している。記憶部１９は図４のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部１９にはグループ情報ＤＢ１９１が記憶されている。

表２はグループ情報ＤＢ１９１に記憶されているグループ情報の一例を示す。グループ情報は同じグループに属するメンバのアカウントが登録された情報である。グループ情報には、ワークスペースとチャンネルに対応付けて、メンバアカウント１～ｎ（表２ではｎ＝４）、及び、ボットアカウントが登録されている。

ワークスペースは企業や部署などの組織を識別するための識別情報である。本実施形態では複数のメンバがワークスペース（例えばＡ社）に所属している。ワークスペースは例えばＵＲＬであるが、一意性があればよい。更にワークスペースはチャットの目的等に応じた複数のチャンネルを有する。チャンネルは例えば、製品Ａ用のグループ、製品Ｂ用のグループ等、共通する情報が交換されるメンバの集まりである。チャンネルにはワークスペースに所属するメンバのうちいずれかのメンバが所属している。つまり、通知先はワークスペースとチャンネルによって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、３つ以上の情報によって特定されてもよい。

チャンネルは一意性が保証されている。メンバアカウント１～ｎはチャンネルのメンバのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ１０により発行されたものである。本実施形態では、会議室６の予約に関する情報を通知するためのメンバとしてボットが登録される。ボットはいわば会議管理サーバ３０の代理人又は架空のメンバということができる。ボットの発言（テキスト）がメンバアカウント１～ｎの端末装置６０に送信される。

ワークスペースとチャンネルは、会議管理サーバ３０によって管理され、参加者が属するグループを識別するための情報になる。

<<会議管理サーバ>>
会議管理サーバ３０は、通信部３１、情報対応付部３２、予約情報取得部３３、通知判断部３４、制御情報生成部３５、制御情報応答部３６、会議情報通知部３７、チェックイン管理部３８、初期設定部３９、認証部４０、認証キー検証部４１、管理制御部４２、端末ＩＤ検証部４３、及び、予約情報送信部４４を有する。会議管理サーバ３０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

通信部３１は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、及び、端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部３１は送信部３１ａと受信部３１ｂを有している。受信部３１ｂは予約管理サーバ２０から予約情報を受信し、会議室端末９０から予約情報の要求を受信する。また、受信部３１ｂは会議室端末９０からチェックイン要求を受信する。また、受信部３１ｂは管理者が操作する登録端末５０からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。送信部３１ａはチャットサーバ１０に会議室の予約に関する情報を送信し、会議室端末９０に予約情報を送信する。通信部３１は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

情報対応付部３２は、主に事前の登録作業に関する処理を行う。すなわち、管理者が操作する登録端末５０等からドメインの登録を受けつけ顧客ドメインＤＢ４９５に登録し、登録端末５０等から送信されたチャットシステムのワークスペース及びチャンネルと予約管理サーバ２０のアカウントを対応付けて対応付情報ＤＢ４９１に登録する。情報対応付部３２は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

予約情報取得部３３は、リソース予約システム１００を利用する顧客又は会議室のアカウントを指定して予約管理サーバ２０から予約情報を取得して会議管理情報として会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。あるいは変更があった予約情報を受信する。したがって、予約管理サーバ２０の予約情報の少なくとも一部の予約情報が会議管理情報ＤＢ４９３に記憶される。予約情報取得部３３は、予約管理サーバ２０が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室６の予約に関する情報を通知するかによって定まる。予約情報取得部３３は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

通知判断部３４は、会議管理情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定ＤＢ４９６を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。なお、例えばリマインダー用のボット、予約受付用のボット等、役割ごとにボットが分けられている場合、処理に応じてボットを特定する。通知判断部３４は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

会議情報通知部３７は、通知判断部３４が通知すると判断すると、ボットを識別する情報（例えばslackではトークン）及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室６の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ１０に要求する。なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも１回の通知に会議識別情報を含める。会議識別情報は、予約された会議室６を予約した時間帯に参加者が使用する権利を有することを会議管理サーバ３０が確認するための情報である。会議情報通知部３７は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報ＤＢ４９４に登録される。会議情報通知部３７は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

制御情報生成部３５は、会議管理情報を参照して電子機器７０の制御情報を生成し、制御情報を制御情報ＤＢ４９７に登録する。例えば、会議の開始時刻の数分前になると電子機器７０の電源をＯＮする制御情報を生成し、チェックアウトを検出すると電子機器７０の電源をＯＦＦする制御情報を生成する。制御情報は制御情報ＤＢ４９７に記憶される。制御情報生成部３５は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

制御情報応答部３６は、会議室６の会議室端末９０から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報ＤＢ４９７を参照し、会議室６に対応する制御情報を会議室端末９０に送信する。制御情報応答部３６は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

チェックイン管理部３８は、会議室へのチェックイン・チェックアウトを管理する。また、主にチェックイン・チェックアウトに伴う会議のステータスを会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。チェックインは、予約ＩＤで特定される会議の開始時刻の５～１０分前になると認められる。そして、会議室端末９０が送信する会議室ＩＤと会議識別情報の組が会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合にチェックインを許可する。チェックイン管理部３８は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

初期設定部３９は、会議室端末９０の主に初期設定に関する処理を行うが、初期設定後に会議室端末９０の通信に関する設定の変更に関する処理も行う。例えば、リソース予約システム１００の管理者の登録端末５０に会議室の一覧（後述する会議室管理画面）を提供し、リソース予約システム１００の管理者が選んだ会議室の会議室ＩＤ、会議室名を特定し、認証キーを生成して、会議管理サーバ３０のＵＲＬ（Uniform Resource Locator。会議管理サーバ３０のアドレス情報）を登録端末５０に送信する。初期設定部３９は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。初期設定部３９の機能については図８にて詳細に説明する。

認証部４０は、ログイン情報ＤＢ４９９のログインパスワードとユーザＩＤに基づいて管理者を認証する。

認証キー検証部４１は会議室端末９０から送信される認証キーが、会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されているものと一致するかどうかにより、会議室端末９０を認証する。したがって、正しい認証キーを有する会議室端末９０しか予約情報を取得できない。

管理制御部４２は予約情報を送信してよい状態か否かを判断する。すなわち、会議室端末が対応付けられている会議室の稼動状態（会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されている）が「稼動」で、この会議室端末の接続状態（会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されている）が拒否設定でない場合に予約情報を送信してよいと判断する。

端末ＩＤ検証部４３は１つの会議室に決まった数以上の会議室端末９０が登録されているか否かを端末ＩＤに基づいて検証する。

予約情報送信部４４は、会議室端末９０からの要求に対し、会議管理情報ＤＢ４９３に記憶されている予約情報（会議管理情報）を送信する。ただし、認証キーによる認証が成功し、稼動状態が「稼動」に設定され、接続状態が拒否設定でない必要がある。予約情報送信部４４はＪＳＯＮ形式、ＸＭＬ形式、ＣＶＳ（Comma－Separated Values）形式などで送信すればよい。予約情報は繰り返し送信されるので容量が少ない形式が有利である。

また、会議管理サーバ３０は記憶部４９を有している。記憶部４９は図４のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部４９には、対応付情報ＤＢ４９１、会議管理情報ＤＢ４９３、会議識別情報ＤＢ４９４、顧客ドメインＤＢ４９５、通知設定ＤＢ４９６、制御情報ＤＢ４９７、会議室設定情報ＤＢ４９８、及び、ログイン情報ＤＢ４９９が記憶されている。

表３は対応付情報ＤＢ４９１に記憶されている対応付情報の一例を示す。対応付情報は予約管理システムのアカウントとチャットシステムのグループを対応付ける情報である。対応付情報は、ワークスペース、チャンネル及びメンバアカウント１～ｎ（表ではｎ＝４）の各項目を有する。ワークスペースとチャンネルは上記のとおりである。メンバアカウント１～ｎには予約管理サーバ２０が発行した各参加者のアカウントが登録される。また、表３に示すようにチャットシステムのアカウントが登録されてよい。グループに対して通知を行うためには予約管理サーバ２０に対して会議を予約したユーザの予約管理サーバ２０のアカウントと通知先のグループ及びチャンネルを特定するための情報（本実施形態ではワークスペースとチャンネル名）があればよく、必ずしもグループに所属するすべてのメンバのアカウントが登録されている必要はない。ただし、個人ユーザ宛に通知する場合、それぞれのチャットシステムのアカウント情報が必要なため、表３のように登録されていてもよい。

表４は会議管理サーバ３０の会議管理情報ＤＢ４９３が記憶する会議管理情報の一例を示す。会議管理情報ＤＢ４９３には予約情報が記憶されるので、表４では表１の予約情報ＤＢ２９１との相違を説明する。表４の会議管理情報はステータスの項目を有する。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室６の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン済み、チェックアウト、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

表５は会議識別情報ＤＢ４９４に記憶されている会議識別情報管理情報の一例を示す。会議識別情報管理情報は会議室６の予約ごとに会議識別情報を管理する情報である。会議識別情報管理情報は、予約ＩＤ、会議室ＩＤ、及び、会議識別情報の各項目を有する。これらについてはステータスを除き予約情報と同じであり（予約管理サーバ２０から受信した予約情報）、既出であるため説明は省略する。なお、予約ＩＤが登録されているのは、同じ会議室６の予約を識別するためである。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン済み、チェックアウト、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

表６は顧客ドメインＤＢ４９５に記憶されている顧客ドメイン情報の一例を示す。顧客ドメイン情報は顧客のドメインと顧客の管理者のアカウントを管理する情報である。顧客ドメイン情報には顧客のドメイン名と顧客の管理者アカウントが対応付けて登録されている。表６の顧客のドメインは予約管理サーバ２０が発行したアカウント（メールアドレス）のドメインである。また、管理者アカウントは、顧客の管理者（代表する）のアカウントである。なお、表６のアカウントは予約管理サーバ２０が発行したものである。

表７は通知設定ＤＢ４９６に記憶されている通知設定情報の一例を示す。通知設定情報は顧客ごとに通知に関する設定を保持する。通知設定情報には、顧客ドメイン名と通知設定が対応付けて登録されている。通知設定には、会議の開始時刻のどのくらい前に、会議室６の予約に関する情報を通知するかのタイミングが設定されている。あるいは決まった日時が設定されていてもよい。また、タイミングは１つである必要はなく、１つの顧客に複数回の通知設定が登録されていてもよい。

表８は制御情報ＤＢ４９７に記憶されている制御情報の一例を示す。制御情報は会議室６の電子機器７０を制御するための情報である。制御情報は、会議室ＩＤ、及び、制御内容の各項目を有する。制御内容は、電子機器７０の具体的な制御方法である。会議管理サーバ３０は電子機器７０ごとに詳細な制御内容を設定できる。また、制御する時刻が登録されないのは、社外ネットワークの会議管理サーバ３０から会議室端末９０に送信することが困難であり、会議室端末９０が会議管理サーバ３０にアクセスし、この時、制御情報が生成されていれば制御内容を送信するからである。

表９は、会議室設定情報ＤＢ４９８に記憶されている会議室設定情報の一例を示す。会議室設定情報は会議室ごとの設定に関する情報である。会議室設定情報は、顧客ＩＤに対応付けて、会議室名称、会議室ＩＤ、端末ＩＤ、接続状態、認証キー、稼動状態、最終アクセス日時、及び、登録できる会議室端末９０の数の各項目を有する。
・会議室名称は会議の参加者が認識している会議室の一般的な名称であり、例えば会議室の入り口に提示されているものをいう。
・会議室ＩＤは上記のように会議室を一意に識別する識別情報である。簡易的には、会議室ＩＤは予約管理サーバ２０と共通とすることができる。また、変換テーブルを設けることで、予約管理サーバ２０と別に管理者が設定することもできる。
・端末ＩＤは会議室端末９０を一意に特定するための識別情報である。例えば、端末アプリ９０ａの識別情報が使用される。
・接続状態は会議室端末９０の初期設定が終了したか、通信が可能か等を示す。
接続中：一定期間内に通信が確認できている状態
セットアップ前：初期設定が終わった後から最初の通信までの状態
接続断：一定期間以上、通信がない状態
接続拒否：会議室端末９０からの予約情報の要求を拒否する状態
・認証キーは会議管理サーバ３０が会議室端末９０を認証するための認証情報となる。初期設定により認証キーが会議室端末９０に送信される。認証キーは総当たり方式で特定できない程度に長い桁数の数字、アルファベット、記号などの組み合わせである。認証キーは会議管理サーバ３０が決定しても管理者が決定してもよい。
・稼動状態は、会議室端末９０の初期設定が終わった後に、会議室端末９０が対応付けられている会議室の会議室管理サービスを会議管理サーバ３０が開始するか否かを示す（稼動：開始する 停止：開始しない）。稼動状態の設定があることで、初期設定が完了してから会議室端末９０の設置までのタイムラグで生じる不都合を抑制できる。また、稼動状態は会議室の全体に関する会議室管理サービスのオンとオフの切り替えであるのに対し、接続状態は会議室端末９０ごとに設定できる点で異なっている。
・最終アクセス日時は会議室端末９０が最後に予約情報を会議管理サーバ３０に要求した日時である。
・登録できる会議室端末９０の数は、１つの会議室に対応付けられることができる会議室端末９０の数である。会議室端末９０は１つの会議室に１つあれば支障がないが、会議室端末９０に異常が生じた場合、修理する間の会議室へのチェックインが困難になる。このため、管理者が複数の会議室端末９０を１つの会議室に対応付けたい場合がある。したがって、認証キーが外部に漏れても、端末ＩＤが一致してかつその数が決まっているので、予約情報が外部に漏れることなどを抑制できる。初期値は１でもよいし複数でもよい。

会議室名称、会議室ＩＤは予め決まっているか、管理者が設定できる。予約管理サーバ２０から送信されたものを使用してよい。端末ＩＤは端末アプリが生成して会議管理サーバ３０に通知してもよいし（この場合、初期状態は空欄）、会議管理サーバ３０が採番して設定してもよい。接続状態の初期状態（管理者の設定直後）はセットアップ前であるが、通信の状況によって遷移する。認証キーは初期設定時に例えば会議管理サーバ３０が採番して設定する。稼動状態の初期状態は停止である。登録できる会議室端末９０の数は同様に管理者が設定できる。登録できる会議室端末９０の数は１以上である場合が多い。１に設定された場合、１つの会議室に登録できる会議室端末９０は１つのみになる。

表１０はログイン情報ＤＢ４９９に記憶されているログイン情報の一例を示す。ログイン情報は管理者が会議管理サーバ３０にログインするための情報である。ログイン情報は、顧客ＩＤ、ログインパスワード、ユーザＩＤ、及び、サーバＵＲＬの各項目を有する。管理者がログインパスワード、及び、ユーザＩＤで会議管理サーバ３０にログインし、登録端末５０に後述する会議室管理画面を表示させる。ログインにより管理者が会議室端末９０を設置する会議室がある顧客が特定される。また、ログイン情報ＤＢ４９９には顧客に割り当てられたサーバＵＲＬが登録されており、顧客の会議室端末９０が会議管理サーバ３０と通信できる。サーバＵＲＬは会議管理サーバ３０のうち顧客に割り当てられたＵＲＬであり、会議室端末９０がサーバＵＲＬにアクセスすることで顧客の予約情報を取得できる。ただし、サーバＵＲＬは複数の顧客に共通でもよい。

<<登録端末>>
登録端末５０は、通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３を有する。登録端末５０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

登録端末５０は、会議管理サーバ３０が提供するＷｅｂページを介して管理者が会議室に関する各種の設定を行うための端末である。この設定の１つに初期設定がある。なお、初期設定には端末装置６０が使用されてもよい。登録端末５０が有する通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３の機能は端末装置６０と同様であり、詳細は端末装置６０と共に説明する。

<<端末装置>>
図７は、端末装置６０及び会議室端末９０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。電子機器７０の機能については必要に応じて説明する。

端末装置６０は、通信部６１ａ、操作受付部６１ｂ、表示制御部６１ｃ、チャット通信部６２、テキスト表示部６３、アプリ通信部６４、サーバ通信部６５、表示制御部６６、アプリ通信部６７、及び、端末通信部６８を有する。端末装置６０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置６０ではチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが動作しているので、プログラム２０９ｐにはチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが含まれる。

通信部６１ａは、会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０と各種の情報を送受信する。通信部６１ａは、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

操作受付部６１ｂは、端末装置６０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。操作受付部６１ｂは、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行し入力装置２１０を制御すること等により実現される。

表示制御部６１ｃは各種の画面の画面情報を解釈してＬＣＤ２０６に表示する。操作受付部６１ｂと表示制御部６１ｃは例えばブラウザの機能を有し、Ｗｅｂアプリを実行できる。例えば、予約管理サーバ２０から受信した予約設定画面を表示し、操作受付部６１ｂは予約者が設定する予約情報を受け付ける。

チャットアプリ６０ａのチャット通信部６２は、チャットサーバ１０と各種の情報の送受信を行う。本実施形態ではチャットサーバ１０から会議室６の予約に関する情報を受信し、既読であること、会議室６が利用される又はキャンセルされるか、等をチャットサーバ１０に通知する。チャット通信部６２は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

チャットアプリ６０ａのテキスト表示部６３は、チャットサーバ１０から送信されたテキスト（会議室６の予約に関する情報）を表示する。例えば、発言元はボットでありボットが入力したかのようにテキストを表示する。テキスト表示部６３は、図４のＣＰＵ２０１がチャットアプリ６０ａを実行すること等により実現される。

チャットアプリ６０ａのアプリ通信部６４は、会議アプリ６０ｂを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ６０ｂに送信する。チャットサーバ１０は、会議室６の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ６０ｂを識別する情報を端末装置６０に送信しているので、チャットアプリ６０ａはＯＳに対し会議アプリ６０ｂを指定し会議識別情報の通知を依頼する。ＯＳは会議アプリ６０ｂを起動することができる。アプリ通信部６４は、図４のＣＰＵ２０１がチャットアプリ６０ａを実行すること等により実現される。

会議アプリ６０ｂのサーバ通信部６５は会議管理サーバ３０と通信する。会議識別情報を含む２次元コードを会議管理サーバ３０から取得することなどを行う。サーバ通信部６５は図４のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。２次元コードはチェックイン時の認証に使用される。認証用の数桁の数字でもよい。

会議アプリ６０ｂの表示制御部６６は、会議識別情報が含まれる２次元コード等をＬＣＤ２０６に表示する。表示制御部６６は、図４のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行しグラフィクス・ドライバを制御すること等により実現される。

会議アプリ６０ｂのアプリ通信部６７は、ＯＳを介して、チャットアプリ６０ａから各種の情報（会議室６の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等）を取得する。アプリ通信部６７は、図４のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。

端末通信部６８は、会議室端末９０と通信し会議識別情報等を送信する。端末通信部６８は、Bluetooth（登録商標）などの近距離無線通信で会議室端末９０の存在を検出し、会議室端末９０を検出すると会議識別情報を送信する。また、会議室端末９０に対し２次元コードを表示する機能を提供する。端末通信部６８は、図４のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。

<<会議室端末>>
会議室端末９０はサーバ通信部９１、端末装置通信部９２、操作受付部９３、表示制御部９４、電子機器通信部９５、端末認証部９６、撮像部９７、デコード部９８、設定記録部９８－２、及び、予約情報要求部９８－３を有する。会議室端末９０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ７０４からＲＡＭ７０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ７０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

サーバ通信部９１は、サーバＵＲＬ９９３を宛先にして会議管理サーバ３０と通信する。会議室端末９０は社内ネットワークに存在するため会議管理サーバ３０から会議室端末９０と通信することは困難である。このため、サーバ通信部９１はポーリング（定期的に会議管理サーバ３０と通信する）やＷｅｂＳｏｃｋｅｔなどの通信技術で会議管理サーバ３０と通信する。サーバ通信部９１からの通信がない場合、会議室設定情報ＤＢ４９８に接続断が登録される。サーバ通信部９１はＨＴＴＰなどの通信プロトコルで通信すればよく、通信プロトコルは特に制限しない。

本実施形態のサーバ通信部９１は予約情報を受信し、チェックイン時に、端末装置通信部９２が端末装置６０から受信した会議識別情報又は手で入力された会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。また、サーバ通信部９１は会議管理サーバ３０から制御情報を受信する。サーバ通信部９１は、図５のＣＰＵ７０１がプログラムを実行し遠距離通信回路７１２を制御すること等により実現される。

端末装置通信部９２は端末装置６０と通信する。本実施形態では会議識別情報等を受信する。端末装置通信部９２は、図５のＣＰＵ７０１がプログラムを実行し近距離通信回路７２０を制御すること等により実現される。

電子機器通信部９５は、電子機器７０と通信する。本実施形態ではサーバ通信部９１が受信した制御情報を電子機器７０に送信する。電子機器通信部９５は、図５のＣＰＵ７０１がプログラムを実行し遠距離通信回路７１２を制御すること等により実現される。

表示制御部９４はディスプレイ７１８に端末アプリ９０ａが生成する画面を表示する。この画面はチェックイン、チェックアウトなどが可能な待ち受け画面である。表示制御部９４は、図５のＣＰＵ７０１がプログラムを実行しディスプレイ７１８を制御すること等により実現される。

操作受付部９３は会議室端末９０に対する各種の操作を受け付ける。操作受付部９３は図５のＣＰＵ７０１がプログラムを実行しタッチパネル７２１を制御すること等により実現される。

端末認証部９６は、入力された管理者パスワードが正しいか否かに基づいて端末アプリへの管理者のログインを認証する。会議室に設置された会議室端末９０は、不特定の参加者により操作可能であるため、認証機能がないと初期設定を変更されるおそれがあるためである。

撮像部９７は主に画像コードを撮像する。管理者がＣＭＯＳセンサ７１３の画角に画像コードが入るように会議室端末９０を操作すると、撮像部９７は画像コードを認識して自動的に画像データを生成する。デコード部９８は、撮像部９７が撮像した画像コードをデコードして通信設定情報を復元する。

設定記録部９８－２は、デコード部９８がデコードした通信設定情報（会議室ＩＤ、認証キー、サーバＵＲＬ、会議室名称）を記憶部９９に記憶させる。

通信設定情報は、簡単に言うと、会議室端末９０が会議管理サーバ３０と通信するために必要な情報である。サーバＵＲＬは通信先を特定するための情報であり、認証キーは認証を受けるための情報であり、会議室ＩＤはどの会議室からの通信であるかを通知するための情報である。会議室名称は会議室端末９０が表示するための情報であるため、通信設定情報に含まれていなくても支障はない。

予約情報要求部９８－３は、予約情報を取得する定期的なタイミングになるとサーバ通信部９１を介して会議室ＩＤと認証キーを繰り返し会議管理サーバ３０に送信する。この応答として、予約情報要求部９８－３はサーバ通信部９１を介して予約情報を取得する。予約情報は変更があった場合にだけ取得すればよい。タイミングは数秒～数分ごとの周期である。周期が短い方が早期に予約情報を更新できるが、通信負荷も高くなるため、両者を考量して決定される。本実施形態では例えば３０秒とする。また、サーバ通信部９１を介して少なくとも当日の会議室６の会議管理情報（予約情報）等を受信できる。

また、会議室端末９０は記憶部９９を有している。記憶部９９は図５のＲＯＭ７０２及びＥＥＰＲＯＭ７０４等により実現される。記憶部９９には会議室ＩＤ９９１、認証キー９９２、サーバＵＲＬ９９３、会議室名称９９４、端末ＩＤ９９５、管理者パスワード９９６、及び、電子機器７０のＩＰアドレス９９７が記憶されている。

端末ＩＤ９９５は会議室端末９０の識別情報である。端末ＩＤは１つの会議室に複数の会議室端末を対応付けることを可能にする。また、端末ＩＤは１つの会議室で決まった数以上の会議室端末９０が会議管理サーバ３０に接続することを抑制するため、会議管理サーバ３０が会議室端末９０を識別するために使用される。端末ＩＤは例えば端末アプリのＵＵＩＤ（Universally Unique Identifier）、ＭＡＣアドレスなど、一意性があればよい。ＵＵＩＤは特定の管理がなくても全世界で２つ以上のアイテムが同じ値を持つことがない一意な識別子である。

管理者パスワード９９６は端末アプリ９０ａのインストール時又は初回の起動時に管理者が設定する。電子機器７０のＩＰアドレス９９７は必要に応じて管理者が設定する。

＜会議管理サーバの初期設定部について＞
図８は、初期設定部３９の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。初期設定部３９は設定画面生成部３９１、認証キー生成部３９２、暗号化部３９３、画像コード生成部３９４、情報管理部３９５、及び、設定受付部３９６を有している。また、記憶部４９は図６と同じものである。初期設定部３９は各機能を制御して必要な処理を行わせる。

情報管理部３９５は、記憶部４９に記憶されている各種の情報を読み出し、情報を必要とする機能（設定画面生成部３９１、認証キー生成部３９２、暗号化部３９３、画像コード生成部３９４、設定受付部３９６）に送出する。

設定画面生成部３９１は、後述する会議室管理画面や設置端末一覧画面の画面情報を生成し、通信部３１を介して登録端末５０に送信する。画面情報は、ＨＴＭＬ、ＸＭＬ、ＣＳＳ（Cascade Style Sheet）、及びJavaScript（登録商標）等により作成され、Ｗｅｂページとして表示される。JavaScript（登録商標）によりブラウザ上で動作するＷｅｂアプリの一画面として会議室管理画面や設置端末一覧画面が提供される。

設定受付部３９６は、会議室管理画面や設置端末一覧画面に対して管理者が行った設定を受け付ける。すなわち、受信部３１ｂが受信した稼動状態及び接続状態の変更を受け付けて、情報管理部３９５を介して会議室設定情報ＤＢ４９８に設定する。接続状態の変更は通信に関する設定の変更に相当する。

暗号化部３９３は、情報管理部３９５が記憶部４９から取得した通信設定情報を暗号化する。画像コード生成部３９４は暗号化された通信設定情報を画像コードにエンコードする。

＜画面例について＞
図９（ａ）は、登録端末５０が表示する会議室管理画面５０１の一例を示す。管理者は登録端末５０から会議管理サーバ３０にログインパスワードとユーザＩＤでログインしている。会議室管理画面５０１（第１のＷｅｂページの一例）は、管理者が会議室に関する設定を変更できる画面であり、例えば、会議室端末９０の稼動状態の確認、編集、及び、初期設定等を管理者が行うことができる画面である。

会議室管理画面５０１は、会議室の管理ボタン５０８、及び、設置端末一覧ボタン５０９を有し、会議室管理画面５０１は会議室の管理ボタン５０８が押下されると表示される。会議室管理画面５０１には、チェックマーク欄５０２、会議室名称欄５０３、会議室ＩＤ欄５０４、稼動状態欄５０５、画像コード欄５０６、及び、編集欄５０７の各カラムが表示される。

チェックマーク欄５０２は管理者が選択した会議室にチェックマークを表示するための欄である。会議室名称欄５０３には会議室名称が表示され、会議室ＩＤ欄５０４には会議室ＩＤが表示される。稼動状態欄５０５には、会議室管理サービスの稼動状態が表示される。稼動状態については図９（ｂ）で説明する。画像コード欄５０６には画像コードを表示させるためのアイコンが表示されており、管理者がこのアイコンを選択すると、通信設定情報がエンコードされた画像コードが表示される。画像コードが押下された場合の画面例を図１１に示す。

編集欄５０７には稼動状態を管理者が編集するためのアイコンが表示される。編集欄５０７が押下されると図９（ｂ）に示すように、プルダウンメニューから選択可能な稼動状態を管理者が選択できる。図９（ｂ）の画面は会議室管理画面５０１から遷移して表示されてもよいし、会議室管理画面５０１で表示されてもよい。

図９（ｂ）は稼動状態の種類の一例を示す。稼動状態には、稼動、停止、及び、テスト稼動がある。

稼動：会議室管理サービスを開始する
停止：会議室管理サービスを停止する
テスト稼動：会議室管理サービスの一部のみ機能を有効にする
会議室管理サービスとは、
・予約情報の表示（チェックイン、チェックアウト、延長、今すぐ利用）、
・チェックイン、チェックアウトに連動する電子機器の制御、
・予約の自動キャンセル
などをいう。

稼動と停止を選択可能であるため自動キャンセルの不都合を抑制できる。すなわち、管理者が初期設定を完了しても、例えば、管理者の作業場所１０２が会議室から離れている場合、管理者が会議室端末９０を初期設定してから会議室に設定するまでに時間がかかる。初期設定してから会議室に設定するまでの時間に、会議のキャンセル時刻が経過すると参加者がいるのに会議室の予約がキャンセルされ、会議室がダブルブッキングされたり、他人が入ってきたりするなどの弊害が生じうる。管理者が停止を設定しておけば、自動キャンセルしないで済む。

テスト稼動は、会議室管理サービスの一部の機能のみをオンにすることをいう。例えば、会議室端末９０への予約情報の配信は行うが、自動キャンセル機能はオフするなどである。したがって、テスト的な設定が可能になる。

図１０（ａ）は登録端末が表示する設置端末一覧画面６２０の一例を示す。設置端末一覧画面６２０（第２のＷｅｂページの一例）は、設置端末一覧ボタン５０９が押下されると表示される。設置端末一覧画面６２０は、各会議室の会議室端末９０に関する情報を一覧表示し、また、接続状態の編集を管理者が行うことができる画面である。

設置端末一覧画面６２０には、チェックマーク欄６２１、会議室名称欄６２２、端末ＩＤ欄６２３、接続状態欄６２４、最終アクセス日時欄６２５、及び、編集欄６２６の各カラムが表示される。チェックマーク欄６２１と会議室名称欄６２２は会議室管理画面５０１と同じものである。端末ＩＤ欄６２３には端末ＩＤが表示される。接続状態欄６２４には、会議室端末９０の会議管理サーバ３０に対する接続状態か表示され、以下の４つの状態がある。接続状態は、会議室に対する会議室端末９０の通信に関する設定に相当する。

接続中：会議室端末９０から３０秒に１回の予約情報の要求が過去３分間以内に来ている。

接続断：会議室端末９０から３０秒に１回の予約情報の要求が過去３分間より長く来ていない。

接続拒否：会議室端末９０が会議管理サーバ３０と通信を開始しているが、会議管理サーバ３０は予約情報の送信を拒否する（会議室との対応付けは有効なままである）。

セットアップ前（接続待ち）：会議室端末９０が会議管理サーバ３０と通信を開始する前の状態（初期設定は終わったがまだ予約情報を１度も要求していない）。会議管理サーバ３０は会議室端末９０からの予約情報の要求を待機し、要求があれば予約情報を返す。

最終アクセス日時欄６２５は、会議室端末９０が最後に予約情報の要求のために会議管理サーバ３０にアクセスした（通信した）日時である。編集欄６２６には管理者が接続状態を編集するためのアイコンが表示される。編集欄６２６が押下されると図１０（ｂ）に示すように、プルダウンメニューから接続状態を管理者が選択できる。図１０（ｂ）の画面は設置端末一覧画面６２０から遷移して表示されてもよいし、設置端末一覧画面６２０で表示されてもよい。

図１０（ｂ）は管理者が設定できる接続状態の種類の一例を示す。プルダウンメニューには選択可能な接続状態が表示される。管理者はセットアップ前、接続拒否、又は、削除の接続状態を設定できる。接続中と接続断の接続状態は自動的に遷移するため、管理者が設定できない。

管理者がプルダウンメニューから削除を選択した場合、会議室設定情報ＤＢ４９８から会議室端末９０に関する情報が全て削除される。したがって、削除された会議室端末９０と会議室との対応付けが無くなり、設置端末一覧画面６２０からも消去される。削除後は、会議管理サーバ３０からはその会議室端末９０が存在しない状態になる。

接続拒否に設定された場合、会議室端末９０に関する情報が会議室設定情報ＤＢ４９８に残るため、初期設定なしに、管理者が設置端末一覧画面６２０から会議室端末９０の接続状態をセットアップ前に変更すれば、会議室に設置することができる。したがって、会議室端末９０の使用を一時的に中断する場合に有効な設定である。これに対し、削除は、管理者が会議室設定情報ＤＢ４９８に再度、会議室端末に関する情報を設定する必要があるため、会議室端末９０が紛失したり、別の会議室と対応付けしたりする場合に有効な設定である。

このように、本実施形態では、管理者が接続拒否をＷｅｂページで選択できるため、ある会議室に複数の会議室端末が設置されており、故障した会議室端末の通信に関する設定を、例えば通信できないように変更できる。また、情報処理端末を紛失した場合でも情報漏洩するおそれを低減できる。

ある会議室に複数の会議室端末９０が対応付けられている場合に、１つの会議室端末の接続状態を接続拒否にすることの必要性について補足する。予約の自動キャンセルの条件の１つに、「会議室に対応付けられている全ての会議室端末９０が接続中である」、という条件がある。これは、故障や通信障害等でユーザがチェックインできない場合に自動キャンセルしないようにするためである。１つの会議室端末９０が故障するとこの会議室端末９０は接続断となるため、自動キャンセルが作動しなくなってしまう。このため、故障した会議室端末９０を接続拒否という状態に設定することで、自動キャンセルを可能にできる。

続いて、画像コードの表示例を説明する。図９に示した画像コード欄５０６のアイコンを管理者が押下すると、登録端末５０の操作受付部５２が押下を受け付け、登録端末５０が画像コードを会議管理サーバ３０に要求する。これにより、通信設定情報が含まれる画像コードを通信部５１が受信できる。

図１１は画像コードが重畳して表示された会議室管理画面５０１を示す。図１１に示すように、登録端末５０の表示制御部５３は画像コード１１０を会議室管理画面５０１にポップアップ表示する。会議室名称や会議室ＩＤを画像コード１１０と共に表示してもよい。これにより、管理者はどの会議室の初期設定のための画像コードかを把握できる。

画像コード１１０をポップアップ表示するのではなく、別のＷｅｂページとして表示してもよいし、１つのファイルとしてダウンロードしてもよい。管理者はこの画像コードを初期設定の対象の会議室端末９０で撮像する。

＜接続状態の遷移例＞
図１２は、会議室端末９０の接続状態の遷移を説明する図である。上記のように、セットアップ前、接続中、接続断、及び、接続拒否の４つの状態がある。また、各状態の遷移条件は以下のようになる。
セットアップ前→接続中：会議室端末９０が予約情報を要求する通信を開始する。
接続中→接続断：最後に会議室端末９０がアクセスしてから３分が経過。
接続断→接続中：会議室端末９０が予約情報の要求を再開した。
接続断→接続拒否：管理者が会議室端末９０を指定して接続拒否を設定。
接続拒否→セットアップ前：管理者が会議室端末９０を指定してセットアップ前を設定。

＜会議室端末の画面遷移＞
続いて、図１３を用いて、初期設定時に会議室端末９０の端末アプリが表示する画面の遷移について説明する。図１３は初期設定時に会議室端末９０の端末アプリが表示する画面の一例を示す。

まず、管理者が会議室端末９０の端末アプリを起動すると図１３（ａ）に示す初期画面５１０が表示される。初期画面５１０は登録ボタン５１１を有しており、管理者が登録ボタン５１１を押下すると操作受付部９３は登録ボタン５１１の押下を受け付ける。登録ボタン５１１は会議室端末９０を会議管理サーバ３０に登録するための（初期設定するための）ボタンである。

登録ボタン５１１の押下により、図１３（ｂ）に示すように、会議室端末９０の表示制御部９４はパスワード入力画面５２０を表示する。パスワード入力画面５２０はパスワード入力欄５２１とＯＫボタン５２２を有する。管理者は、記憶部９９に記憶されている管理者パスワードをパスワード入力欄５２１に入力し、ＯＫボタン５２２を押下する。操作受付部９３はこれらの操作を受け付ける。端末認証部９６は入力された管理者パスワードと記憶部９９に記憶されている管理者パスワードを比較して、認証成功又は失敗を判断する。これにより、一般ユーザが出入りする会議室に設置される会議室端末９０を一般ユーザが任意に設定変更することを防止できる。

管理者パスワードにより認証が成功した場合、図１３（ｃ）に示すように会議室端末設定画面５２５が表示される。会議室端末設定画面５２５の詳細は図１０にて説明する。管理者が後述する設定ボタン４０３を押下すると、図１３（ｄ）に示すように会議室端末９０の撮像部９７が起動する。図１３（ｄ）は起動中画面５３０を示す。図１１の画像コードがＣＭＯＳセンサ７１３の画角に入るように管理者が会議室端末９０を操作すると、撮像部９７が画像コードを撮像する。

会議室端末９０の表示制御部９４は撮像の間、管理者が操作しやすいように、図１３（ｅ）に示すように撮像されている画像コード（提供する情報の一例）をディスプレイ７１８（表示手段の一例）に動画のように表示する。図１３（ｅ）は撮像中画面５４０を示す。デコード部９８は撮像された画像コードをデコードして通信設定情報を復元する。

画像コードのデコードにより通信設定情報を復元できると、再度、図１３（ｆ）に示すように会議室端末設定画面５２５が表示される。会議室端末設定画面５２５には通信設定情報の会議室名が自動で表示される。管理者が設定完了ボタン４１７を押下すると、会議室端末９０は予約情報の取得を開始する。設定完了ボタン４１７を押下した後は、予約情報がない待ち受け画面となる。

会議室端末９０のサーバ通信部９１は通信設定情報を用いて会議管理サーバ３０と通信できる。認証キーによる認証と稼動状態（稼動）の確認が成功すれば、会議室端末９０は予約情報を取得できる。

以上により、会議室端末９０の初期設定が終わり、かつ、稼動状態が「稼動」になると、会議室端末９０は予約情報のダウンロードを開始する。図１３（ｇ）はダウンロードされた予約情報の表示画面（待ち受け画面）５５０を示す。待ち受け画面の表示例については図１８～図２０にて説明する。

＜初期設定の処理の手順＞
続いて、図１４を用いて、管理者が会議室端末９０の初期設定を行う手順を説明する。図１４はリソース予約システム１００における会議室端末９０の初期設定の手順を説明するシーケンス図の一例である。なお、会議室端末９０には端末アプリがインストールされているものとする。また、登録端末５０は会議管理サーバ３０にログインするためのログイン画面を表示しているものとする。

S1：会議管理サーバ３０の予約情報取得部３３は所定の頻度でリソース一覧要求を予約管理サーバに送信する。リソース一覧要求とは、予約管理サーバに登録されている顧客のリソースの一覧を要求することをいう。リソース予約システム１００において会議室はリソースとして扱われるため、リソース一覧要求により、会議管理サーバ３０は会議室管理画面５０１に表示する会議室の一覧を取得できる。所定の頻度とは例えば１日に１回等、比較的低頻度でよい。リソースには会議室の他、電子機器７０含まれる。

S2：会議管理サーバ３０の予約情報取得部３３は繰り返し、予約情報取得要求を予約管理サーバに送信する。予約情報取得要求とは、ドメインを指定してこのドメインをアカウントに有する予約者の予約情報を要求することをいう。これにより、会議管理サーバ３０は決まった期間の予約情報を取得できる。繰り返しの頻度は例えば数分おき、３０分おき、１時間おきなど、比較的高頻度であることが好ましい。また、予約情報に関しては、新たに登録又は変更された予約情報が、予約管理サーバ２０から自動的に送信される場合もある。

S3：一方、管理者は登録端末５０にログイン操作を行う。すなわち、ログインパスワードとユーザＩＤを入力する。登録端末５０の操作受付部５２はログイン操作を受け付ける。

S4：登録端末５０の通信部５１はログイン要求（ログインパスワードとユーザＩＤ）を会議管理サーバ３０に送信する。このような認証先のサーバは会議管理サーバ３０とは別に存在してもよい。

S5：会議管理サーバ３０の認証部４０はログインパスワードとユーザＩＤがログイン情報ＤＢ４９９に登録されているか否かにより、認証を行う。本実施形態では認証が成功したものとする。会議管理サーバ３０の通信部３１は認証結果を登録端末５０に送信する。

S6：管理者は登録端末５０にリソース一覧を表示させる操作を行う。リソース一覧の表示とは図９の会議室管理画面５０１を表示させることである。登録端末５０の操作受付部５２はリソース一覧を表示させる操作を受け付ける。なお、認証により会議室管理画面５０１が自動的に表示されてもよい。また、管理者はログインしているため、管理者が会議室端末９０を初期設定しようとしている顧客の顧客ＩＤが特定されている。

S7：登録端末５０の通信部５１はリソース一覧要求を会議管理サーバ３０に送信する。

S8：会議管理サーバ３０の通信部３１はリソース一覧要求を受信し、設定画面生成部３９１は会議室設定情報ＤＢ４９８から顧客ＩＤで特定される会議室設定情報を取得して、顧客の会議室（リソース）の一覧を有する会議室管理画面５０１を生成する。なお、リソースには会議室以外の電子機器７０も含まれる。会議管理サーバ３０の通信部３１は会議室管理画面５０１の画面情報を登録端末５０に送信する。

S9：登録端末５０の通信部５１は会議室管理画面５０１の画面情報を受信し、表示制御部５３が図９に示すような会議室管理画面５０１を表示する。

S10：次に、管理者は会議室端末９０を登録する会議室を指定して画像コードを表示させる操作を行う。すなわち、画像コード欄５０６を押下する。登録端末５０の操作受付部５２は画像コードを表示させる操作を受け付ける。

S11：登録端末５０の通信部５１は会議室ＩＤを指定して画像コード表示要求を会議管理サーバ３０に送信する。

S12：会議管理サーバ３０の通信部３１は画像コード表示要求を受信し、まず、情報管理部３９５が記憶部４９から通信設定情報を取得する。情報管理部３９５は、顧客ＩＤに対応付けられたサーバＵＲＬをログイン情報ＤＢ４９９から取得する。また、登録端末５０から送信された会議室ＩＤに対応付けられた会議室名称と認証キーを会議室設定情報ＤＢ４９８から取得する。認証キーはこのタイミングで認証キー生成部３９２が会議室端末９０のための認証キーを生成してもよい。以上の通信設定情報を暗号化部３９３が暗号化する。

S13：次に、画像コード生成部３９４が通信設定情報をエンコードして画像コードを生成する。このように、会議管理サーバ３０は通信設定情報を要求されたことを契機に通信設定情報を提供する。

S14：会議管理サーバ３０の通信部３１は画像コードを登録端末５０に送信する。

S15：登録端末５０の通信部５１は画像コードを受信し、表示制御部５３が図１１に示すように画像コードをディスプレイ７１８に表示する。

S16：次に、管理者は会議室端末９０の登録ボタン５１１を押下して管理者パスワードを入力する。すなわち、図１３（ａ）に示す初期画面５１０で登録ボタン５１１を押下し、図１３（ｂ）に示すパスワード入力画面５２０に管理者パスワードを入力する。会議室端末９０の操作受付部９３はこれらの操作を受け付ける。

S17：会議室端末９０の端末認証部９６は、管理者が入力した管理者パスワードが記憶部９９に記憶されている管理者パスワードと一致する場合に認証が成功したと判断し、一致ない場合は認証が失敗したと判断する。

S18：認証が成功した場合、管理者は図１３（ｃ）に示したように会議室端末設定画面５２５の設定ボタン４０３を押下してカメラを起動する。

S19：図１３（ｄ）に示すように、会議室端末９０の撮像部９７が起動する。

S20：管理者がＣＭＯＳセンサ７１３の画角に画像コードが入るように会議室端末９０を操作すると、図１３（ｅ）に示すように撮像部９７は画像コードを認識して自動的に画像データを生成する。

S21：デコード部９８は、撮像部９７が撮像した画像コードをデコードして通信設定情報を復元する。これにより、図１３（ｆ）に示すように会議室端末設定画面５２５が再度表示される。

S22：設定記録部９８－２は通信設定情報を記憶部９９に記憶させる。したがって、記憶部９９には、会議室ＩＤ、サーバＵＲＬ、認証キー、及び、会議室名称が記憶され、会議管理サーバ３０との通信が可能になる。稼動状態が「稼動」であれば予約情報の取得が可能になる。ただし、会議室端末９０に関する情報が削除されておらず、接続状態が接続拒否でないことが必要である。このように、会議室端末９０は、通信設定情報の記録により自動的に会議管理サーバ３０と通信を開始する。

＜＜接続拒否の設定＞＞
続いて、図１５を用いて、管理者が会議室端末９０の接続状態を接続拒否に設定する手順を説明する。図１５はリソース予約システム１００における会議室端末９０の接続拒否の手順を説明するシーケンス図の一例である。図１５のステップS31～S39は図１４のステップS1～S9と同様でよい。

S40：次に、管理者は登録端末５０に設置端末一覧画面６２０を表示させる操作を行う。すなわち、設置端末一覧ボタン５０９を押下する。登録端末５０の操作受付部５２は設置端末一覧ボタン５０９の押下を受け付ける。

S41：登録端末５０の通信部５１は顧客ＩＤを指定して設置端末一覧画面６２０の表示要求を会議管理サーバ３０に送信する。

S42：会議管理サーバ３０の通信部３１は設置端末一覧画面６２０の表示要求を受信し、設定画面生成部３９１は会議室設定情報ＤＢ４９８から顧客ＩＤで特定される会議室設定情報を取得して、接続状態等を含む設置端末一覧画面６２０を生成する。会議管理サーバ３０の通信部３１は設置端末一覧画面６２０の画面情報を登録端末５０に送信する。

S43：登録端末５０の通信部５１は設置端末一覧画面６２０の画面情報を受信し、表示制御部５３が図１０に示したような設置端末一覧画面６２０を表示する。

S44：次に、管理者は任意の会議室端末９０を指定して接続状態を接続拒否に設定する操作を行う。登録端末５０の操作受付部５２は接続拒否の設定を受け付ける。

S45：登録端末５０の通信部５１は管理者が選択した端末ＩＤを指定して接続拒否要求を会議管理サーバ３０に送信する。

S46：会議管理サーバ３０の通信部３１は接続拒否要求を受信し、設定受付部３９６は情報管理部３９５を介して会議室設定情報ＤＢ４９８の端末ＩＤで特定される会議室設定情報の接続状態を接続拒否に設定する。

このように、管理者は任意の会議室端末９０の接続状態を接続拒否に設定できる。また、同様の手順で会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されている会議室端末９０を削除できる。

＜＜予約情報の取得、連携開始、管理開始＞＞
続いて、図１６を用いて、会議室端末９０が予約情報を取得する処理について説明する。図１６は会議室端末９０が予約情報を取得するまでの処理を説明するシーケンス図の一例である。なお、管理者は会議室管理画面５０１を表示しているものとする。

S51：まず管理者が会議室管理画面５０１で稼動状態を「稼動」に設定する。この操作は管理開始の操作に相当する（実際は予約情報の要求により管理が開始される）。登録端末５０の操作受付部５２はこの操作を受け付ける。

S52：登録端末５０の通信部５１は稼動状態を「稼動」にすることと会議室ＩＤを指定して管理開始要求を会議管理サーバ３０に送信する。

S53：会議管理サーバ３０の通信部３１は管理開始要求を受信する。これにより、設定受付部３９６は情報管理部３９５を介して会議室ＩＤで特定される会議室設定情報の稼動状態を「稼動」に設定する。これにより、接続状態が接続拒否でない場合は、予約情報が要求されると会議管理サーバ３０が予約情報を送信できるようになる。ただし、会議室端末９０に関する情報が削除されている場合はエラーになる。

S54：会議室端末９０の予約情報要求部９８－３はサーバ通信部９１を介して、定期的に会議管理サーバ３０と通信する。すなわち、記憶部９９のサーバＵＲＬを宛先に、会議室ＩＤと認証キーを指定して予約情報を要求する（例えば３０秒おき）。会議室の特定には会議室ＩＤがあればよく、端末ＩＤの送信は必須でないが、登録できる会議室端末９０の数を会議管理サーバ３０が検証するために送信されてよい。

予約情報要求部９８－３が継続的に予約情報を取得し続ける仕組みについては、一定時間ごとに会議管理サーバ３０に要求する方法の他に、会議室の情報が変更されたときに会議管理サーバ３０から会議室端末９０に変更があったことを通知し、通知があった場合にのみ会議室端末９０が会議管理サーバ３０に要求する方法でもよい。予約情報の変更分の取得に会議室端末９０が対応できる方法であればよい。

S55：会議管理サーバ３０の通信部３１は予約情報の要求を受信し、会議室ＩＤで特定される会議室端末９０に関する情報が会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されているかを判断する。登録されている場合、認証キー検証部４１が認証キーを検証する。すなわち、会議室ＩＤで特定される認証キーを会議室設定情報ＤＢ４９８から取得して、会議室端末９０から送信された認証キーと一致するか否かを判断する。２つの認証キーが一致すると、初期設定部３９は会議室設定情報ＤＢ４９８の接続状態を接続中に変更する。

S56：２つの認証キーが一致した場合、管理制御部４２は稼動状態が「稼動」であるか否か及び予約情報の取得が要求されたか否かを確認する。すなわち、会議室ＩＤで特定される稼動状態を会議室設定情報ＤＢ４９８から取得して「稼動」であるか否かを判断する。会議室端末９０が１度でも会議管理サーバ３０に予約情報を要求し（更に、認証キーが一致し）、稼動状態が「稼動」である場合、管理制御部４２は会議室の管理を開始する。

したがって、まず、会議管理サーバ３０の予約情報送信部４４は予約情報を送信する。ただし、予約情報送信部４４は接続状態が「接続拒否」の場合は、予約情報を送信しない。会議室管理サービスは始まっているので、チェックインが検出されないと会議室の予約を自動でキャンセルする。

認証キーが一致するが、稼動状態が「停止」である場合、管理制御部４２は会議室の管理を開始しない。予約情報送信部４４は予約情報を送信しない。しかし、会議室の管理を開始しない場合も、会議室端末９０の予約情報要求部９８－３は予約情報の要求を継続する。これは、社外ネットワークから会議室端末９０へのアクセスが困難なため、管理開始フラグがTrueになったことを通知できず、会議室端末９０から通信を行うことが好ましいためである。

S57：会議管理サーバ３０の予約情報送信部４４は通信部３１を介して予約情報又はエラー（認証キーが一致しない、稼動状態が「停止」、又は、接続状態が「接続拒否」であること）を会議室端末９０に送信する。認証キーを確認でき、稼動状態が「稼動」であり、接続状態が「接続拒否」でない（例えば接続中又はセットアップ前）の場合、予約情報が送信される。

S58：会議室端末９０のサーバ通信部９１は予約情報又はエラーを受信する。予約情報が送信された場合、会議室端末９０は会議管理サーバ３０との連携を開始する。認証キーを確認できないか、稼動状態が「停止」の場合、又は、接続状態が「接続拒否」の場合、エラーが送信される。この場合は、連携を開始しない。

このように、稼動状態が「稼動」に設定されること、及び予約情報の取得要求が検出されることの両方が揃うことで管理が開始され、連携が開始されるので、初期設定が完了した会議室端末９０が会議室に設置されてから管理及び連携を開始できる。予約情報の取得要求が検出されただけでは上記のような自動キャンセルの不都合が生じ、稼動状態が「稼動」に設定されただけでは会議室端末９０の初期設定が終わっていない場合に自動キャンセルされてしまうという不都合が生じうる。

また、接続拒否により会議室管理サービスを提供しながら予約情報の送信を拒否できる。

S59：会議室端末９０の予約情報要求部９８－３が予約情報を取得した場合、表示制御部９４は予約情報を表示する。エラーを受信した場合、表示制御部９４は例えば予約情報を表示できない旨、及び、その理由を表示する。

S60：認証情報要求と共に端末ＩＤが送信されるので、会議管理サーバ３０の端末ＩＤ検証部４３は端末ＩＤの数が、登録可能な会議室端末９０の数を超えたかどうかを判断できる。

＜＜会議管理サーバが予約情報を会議室端末に送信するための条件＞＞
会議管理サーバ３０が予約情報を会議室端末９０に送信するための条件について補足する。図１７は、会議管理サーバ３０が予約情報を会議室端末９０に送信するための条件を説明するフローチャート図の一例である。会議管理サーバ３０は端末ＩＤと認証キーを指定して予約情報を要求されると、図１７のような各条件を判断する。

まず、管理制御部４２は端末ＩＤが一致する会議室端末９０が会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されているかどうかを判断する（Ｓ１０１）。会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されていない場合は、設置端末一覧画面６２０で会議室端末９０が削除された可能性がある。会議室端末９０側は初期設定されているので、通信設定情報を記憶しており、会議室端末９０は会議管理サーバ３０と通信できる。

ステップＳ１０１の判断がＮｏの場合、会議管理サーバ３０の予約情報送信部４４は会議室端末９０が登録されていない旨を会議室端末９０に送信する（Ｓ１０６）。

ステップＳ１０１の判断がＹｅｓの場合、これまで説明したように、認証キー検証部４１が認証キーを検証する（Ｓ１０２）。

ステップＳ１０２の判断がＮｏの場合、会議管理サーバ３０の予約情報送信部４４は認証エラーを会議室端末９０に送信する（Ｓ１０７）。

ステップＳ１０２の判断がＹｅｓの場合、これまで説明したように、管理制御部４２は稼動状態が「稼動」であるか否かを判断する（Ｓ１０３）。稼動状態が「稼動」の場合、会議室管理サービスが開始されている。

ステップＳ１０３の判断がＮｏの場合、会議管理サーバ３０の予約情報送信部４４はサービス開始前である旨を会議室端末９０に送信する（Ｓ１０８）。

ステップＳ１０３の判断がＹｅｓの場合、これまで説明したように、管理制御部４２は接続状態が「接続拒否」でないか判断する（Ｓ１０４）。

ステップＳ１０４の判断がＮｏの場合、会議管理サーバ３０の予約情報送信部４４は予約情報の要求が拒否された旨を会議室端末９０に送信する（Ｓ１０９）。

ステップＳ１０４の判断がＹｅｓの場合、予約情報送信部４４は予約情報を送信する（Ｓ１０５）。

＜会議室端末が表示する予約情報の例＞
図１８～図２０を用いて、会議室端末９０が表示する予約情報について説明する。
図１８は、現在、会議室が空き室の場合に、会議室端末９０が表示する待ち受け画面Iの一例を示す。図１８の待ち受け画面Iには、現在の状況欄５６１、会議室名称欄５６２、会議名欄５６３、開始時刻欄５６４、終了時刻欄５６５、利用開始ボタン５６６、及び、この後の予約欄５６７、等が表示されている。

現在の状況欄５６１は、現在、会議室がどのような状況かを示す。会議室端末９０の表示制御部９４は、予約情報のステータスを現在の状況欄５６１に表示する。現在の時刻に予約されている予約情報がない場合は、表示制御部９４は現在の状況欄５６１に「空室」（次の予約のチェックインが可能になるまで）又は「入室待ち」（次の予約のチェックインが可能になった後）と表示する。

会議室名称欄５６２には記憶部９９に記憶されている会議室名称が表示される。会議名欄５６３には予約情報に含まれる会議名を表示する。次の予約のチェックインが可能になるまで、表示制御部９４は会議名欄５６３に「予約はありません」と表示する。

開始時刻欄５６４、終了時刻欄５６５には予約情報に含まれる開始時刻、終了時刻をそれぞれ表示する。図１８では予約がない時間帯の待ち受け画面なので、最後の会議の終了時刻から次の会議の開始時刻が開始時刻欄５６４、終了時刻欄５６５に表示されている。

この後の予約欄５６７には、予約情報にしたがって、現在よりも後に予約されている各会議の開始時刻と終了時刻を表示する。利用開始ボタン５６６は、現在の状況欄５６１が「空室」の場合に表示される。会議室を予約していなくても、ユーザが利用開始ボタン５６６を押下することで、会議室の利用を開始できる。このボタンの押下は会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０に送信され、予約情報におけるこの会議室のステータスが変更される。ステータスの変更は、会議室端末９０が予約情報を受信することで待ち受け画面にも反映される。

図１９は、現在、会議室が空き室だが、次の会議の開始時刻まで所定時間内の場合に、会議室端末９０が表示する待ち受け画面IIの一例を示す。図１９の待ち受け画面IIでは、現在の状況欄５６１に「入室待ち」と表示され、入室ボタン５６８が表示されている。また、予約者名欄５７０に予約者が表示されている。表示制御部９４は予約情報のステータスが「チェックイン可」などに変わると「入室待ち」と表示し、入室ボタン５６８を表示する。

例えば、開始時刻の１０分前になると、ステータスが「チェックイン可」などに変わるので、表示制御部９４は「入室待ち」と表示して、チェックインを許可する。つまり、予約者はチェックインが可能になる。また、決まった時刻までに会議室端末９０がチェックイン要求を送信しないと、チェックインが検出されないと会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８が判断し、自動でキャンセルする。このため、表示制御部９４は自動でキャンセルされるまでの時間５６９をカウントダウンし、現在の状況欄５６１に表示する。自動でキャンセルされる時間は例えば、開始時刻の１０分経過後である。

入室ボタン５６８は、ユーザがチェックインするためのボタンである。このボタンを押下すると、予約者は会議識別情報の入力することができる。予約者名欄５７０には予約者情報が表示される。この予約者は予約情報に含まれるアカウントでもよいし、会議管理サーバ３０から予約者の氏名又はニックネームが送信されてもよい。また、予約者の写真や予約者を表すキャラクターを表示してよい。

図２０は、現在、会議室が使用中の場合に、会議室端末９０が表示する待ち受け画面IIIの一例を示す。図２０の待ち受け画面IIIでは、現在の状況欄５６１に「使用中」と表示され、退室ボタン５７１が表示されている。予約者がチェックインすると、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスが「チェックイン済み」になる。会議室端末９０が予約情報を受信することで、表示制御部９４はステータスがチェックイン済みになったことを検出する。表示制御部９４はチェックアウトするまで、現在の状況欄５６１に「使用中」と表示し、退室ボタン５７１を表示する。また、表示制御部９４は終了時刻までの時間をカウントダウンし、現在の状況欄５６１に表示する。退室ボタン５７１は、予約者がチェックアウトするためのボタンである。このボタンを押下すると、チェックアウト要求が会議管理サーバ３０に送信され、会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８が会議管理情報ＤＢ４９３のステータスを「チェックアウト済み」に更新する。会議室端末９０が予約情報を受信することで、表示制御部９４は現在の状況欄５６１に「空き室」又は「入室待ち」と表示する。

なお、図１８～図２０に表示される情報を会議室端末９０が予約情報に基づいて生成するのでなく、会議管理サーバ３０が生成して会議室端末９０が表示してもよい。この場合、会議室端末９０はブラウザソフトウェアを実行することで、会議管理サーバ３０が会議室端末９０の待ち受け画面の全体を制御できる。

＜＜接続状態が接続拒否の場合に表示される拒否画面＞＞
図２１は、会議室設定情報ＤＢ４９８の接続状態が接続拒否の場合であって、会議室端末９０が予約情報を要求した場合に、会議室端末９０が表示する拒否画面４２０の一例である。図２１の拒否画面４２０では「現在この会議室は利用対象ではありません。管理者に問い合わせてください。」というメッセージ４２１とエラーコード４２２とが表示されている。このメッセージは予約情報の要求が拒否された旨を意味している。このように、接続状態が接続拒否の場合、会議室端末９０は待ち受け画面を表示しないので、情報漏洩等を抑制できる。

＜＜設置端末一覧画面で削除された会議室端末が通信した場合に表示される非登録画面＞＞
図２２は、設置端末一覧画面６２０で削除された会議室端末９０が会議管理サーバ３０に予約情報を要求した場合に表示される非登録画面４３０の一例である。図２２の非登録画面４３０では「この端末は登録されていません。管理者に問い合わせてください。」というメッセージ４３１とエラーコード４３２とが表示されている。このように、会議室端末９０に関する情報が会議管理サーバ３０から削除された場合はその旨が表示されるので、管理者は再度、初期設定が必要であることが分かる。

図２１に示した接続状態が接続拒否の場合と、図２２に示した会議室端末９０に関する情報が会議管理サーバ３０から削除された場合とで、メッセージが異なるので、ユーザ又は管理者は状況を判断しやすくなる。

＜本実施形態の適用例＞
本実施形態の適用例の１つに会議室端末９０の故障した場合に会議室端末９０を置き換える場合がある。この場合、ＣＥ（カスタマーエンジニア）が新しい会議室端末９０を会議室がある顧客側に持ち込み、端末アプリ９０ａのインストールを行う。

次に、ＣＥは管理者に連絡する。管理者は新設する会議室端末９０に通信設定情報を設定してセットアップ前の状態にする。この方法としては、本実施形態で説明した画像コードを使用する方法の他、双方向通信装置を使う方法又はマニュアルで設定する方法がある。双方向通信装置を使う場合、登録端末５０が双方向通信装置を介して故障している会議室端末９０から通信設定情報を取得し、新設する会議室端末９０に同じ通信設定情報を設定する。故障した会議室端末９０から通信設定情報を取得することが困難な場合、管理者がマニュアルで通信設定情報を設定して会議室端末９０に設定する。なお、会議室端末９０の通信設定情報は会議室管理画面５０１などから参照できる。

また、管理者は故障した古い会議室端末９０を接続拒否に設定するか又は会議室設定情報ＤＢ４９８から削除する。会議管理サーバ３０と会議室端末９０が通信しなくなるようにすればよい。本実施形態を利用すれば、会議室端末９０の交換が容易になる。例えば、接続拒否又は削除の仕組みがない場合に、会議管理サーバ３０が会議室端末９０に予約情報を送信しないように管理者が設定するには、会議室端末９０の電源をオフするか、又は、端末アプリ９０ａをアンインストールする必要などが生じる。会議室端末９０が手元にあれば可能だが、紛失した場合にはこの作業も困難である。

稼動状態を「停止」に設定することも検討されるが、稼動状態を「停止」にすると、会議室に対応づけられた全ての会議室端末９０で会議室管理サービスが受けられなくなってしまう。

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

なお、会議管理サーバ３０は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ３０の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。また、予約管理サーバ２０と会議管理サーバ３０が一体でもよい。

また、本実施形態のリソース予約システム１００はＷｅｂサービスとも称することができる。Ｗｅｂサービスとはインターネット関連技術を応用して提供される各種のサービスである。例えば、会議室貸し出しサービス、各種のレンタルサービスが挙げられる。Ｗｅｂサービスを利用するシステムを利用システムという。

また、以上の実施例で示した図６，図７などの構成例は、リソース予約システム１００の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。リソース予約システム１００は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

６ 会議室
１０ チャットサーバ
２０ 予約管理サーバ
３０ 会議管理サーバ３０
６０ 端末装置６０
７０ 電子機器
９０ 会議室端末９０
１００ リソース予約システム１００

特開２０１６‐１４３１４０号公報

Claims (9)

1. リソースの予約情報を管理する情報処理装置と、前記予約情報を前記情報処理装置から取得する情報処理端末とを有するリソース予約システムであって、
   前記情報処理端末は、
   前記情報処理装置にリソースの予約情報を要求する予約情報要求部と、
   前記予約情報要求部の要求により受信した予約情報を表示する表示制御部と、を有し、
   前記情報処理装置は、
   前記情報処理端末からの要求に応じてリソースの予約情報を前記情報処理端末に送信する予約情報送信部と、
   リソースに対応付けて登録された前記情報処理端末それぞれの前記情報処理装置との通信に関する設定を記憶する記憶部と、
   前記記憶部に記憶されている前記情報処理端末の通信に関する設定を登録端末が表示するための第１のＷｅｂページを生成する設定画面生成部と、
   前記登録端末が表示した前記第１のＷｅｂページに対し前記登録端末が受け付けた前記通信に関する設定の変更を受け付ける設定受付部と、を有し、
   前記予約情報送信部は、前記情報処理端末の通信に関する設定に応じて、前記情報処理端末からの要求に対し、予約情報を送信するか、又は、予約情報を送信しないかを切り替えることを特徴とするリソース予約システム。
2. 前記第１のＷｅｂページは、前記情報処理端末の通信に関する設定として、予約情報の送信を拒否する接続拒否、又は、リソースに対応づけられている前記情報処理端末に関する情報を前記記憶部から削除する削除を選択可能に表示し、
   前記設定受付部は、変更された前記情報処理端末の通信に関する設定として前記接続拒否又は前記削除を受け付けることを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。
3. 前記情報処理端末の通信に関する設定が前記接続拒否の場合に、前記情報処理端末から予約情報を要求された場合と、
   前記記憶部から前記情報処理端末に関する情報が削除された場合に、前記情報処理端末から予約情報を要求された場合とで、
   前記予約情報送信部は異なるメッセージを前記情報処理端末に送信することを特徴とする請求項２に記載のリソース予約システム。
4. 前記第１のＷｅｂページは、前記情報処理端末の通信に関する設定として、前記接続拒否、前記削除、又は、前記情報処理装置との通信を開始する前であるセットアップ前を選択可能に表示し、
   前記登録端末が前記接続拒否から前記セットアップ前への変更を受け付け、前記設定受付部が前記情報処理端末の通信に関する設定として前記セットアップ前を受信した場合、
   前記情報処理装置は、前記情報処理端末からリソースの予約情報の要求があったことを契機に、前記情報処理端末の通信に関する設定を、予約情報を送信する接続中に変更することを特徴とする請求項２又は３に記載のリソース予約システム。
5. 前記記憶部には、１つのリソースに複数の前記情報処理端末が対応付けられており、
   前記登録端末は１つのリソースに対応づけられた複数の前記情報処理端末によって異なる通信に関する設定を受け付け、
   前記設定受付部は、前記登録端末が受け付けた前記情報処理端末によって異なる通信に関する設定の変更を受け付けることを特徴とする請求項２～４のいずれか１項に記載のリソース予約システム。
6. 前記設定画面生成部はリソースに関するサービスが稼動しているか又は停止しているかを前記登録端末が表示するための第２のＷｅｂページを生成し、
   前記設定受付部は、前記登録端末が表示した前記第２のＷｅｂページに対し前記登録端末が受け付けた前記サービスの稼動又は停止を受け付け、
   前記予約情報送信部は、前記サービスが稼動している状態で、１つのリソースに対応づけられた複数の前記情報処理端末うち、前記情報処理端末の通信に関する設定が前記接続拒否の場合は予約情報を送信せず、前記情報処理端末の通信に関する設定が接続中の場合は予約情報を送信することを特徴とする請求項５に記載のリソース予約システム。
7. 前記リソースは会議室であることを特徴とする請求項１～６のいずれか１項に記載のリソース予約システム。
8. 通信に関する設定に応じて情報処理端末からの要求に対し、予約情報を送信するか、又は、予約情報を送信しないかを切り替える情報処理装置と、ネットワークを介して通信する登録端末であって、
   前記情報処理装置が記憶部に記憶している、前記情報処理端末の通信に関する設定を表示するための第１のＷｅｂページを受信する通信部と、
   前記通信部が受信した前記第１のＷｅｂページを表示する表示制御部と、
   前記表示制御部が表示した前記第１のＷｅｂページに対し、前記通信に関する設定の変更を受け付ける操作受付部と、を有し、
   前記通信部は、前記操作受付部が受け付けた前記情報処理端末の通信に関する設定を前記情報処理装置に送信することを特徴とする登録端末。
9. 通信に関する設定に応じて情報処理端末からの要求に対し、予約情報を送信するか、又は、予約情報を送信しないかを切り替える情報処理装置と、ネットワークを介して通信する登録端末が行う設定方法であって、
   通信部が、前記情報処理装置が記憶部に記憶している、前記情報処理端末の通信に関する設定を表示するための第１のＷｅｂページを受信するステップと、
   表示制御部が、前記通信部が受信した前記第１のＷｅｂページを表示するステップと、
   前記表示制御部が表示した前記第１のＷｅｂページに対し、操作受付部が、前記通信に関する設定の変更を受け付けるステップと、
   前記通信部は、前記操作受付部が受け付けた前記情報処理端末の通信に関する設定を前記情報処理装置に送信するステップと、を有することを特徴とする設定方法。

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