JP6996159B2 - 情報処理装置及び情報処理プログラム - Google Patents
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Description
本発明は、複数の異なる文書に対する操作群を対象としても、ワークフローを抽出し、ユーザーが日々の業務で行っている処理の効率化を可能とする情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的としている。
[1]少なくとも複数の異なる文書に関する情報を取得する取得手段と、前記取得手段が取得した前記文書に関する情報に基づき、ワークフローである可能性が高いと判定された前記文書に関する情報を抽出する抽出手段とを備える情報処理装置である。
図1は、本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア(コンピュータ・プログラム)、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、それらのモジュールとして機能させるためのコンピュータ・プログラム(コンピュータにそれぞれの手順を実行させるためのプログラム、コンピュータをそれぞれの手段として機能させるためのプログラム、コンピュータにそれぞれの機能を実現させるためのプログラム)、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させる、又は記憶装置に記憶させるように制御するという意味である。また、モジュールは機能に一対一に対応していてもよいが、実装においては、1モジュールを1プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを1プログラムで構成してもよく、逆に1モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは1コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって1モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、1つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続(データの授受、指示、データ間の参照関係等)の場合にも用いる。「予め定められた」とは、対象としている処理の前に定まっていることをいい、本実施の形態による処理が始まる前はもちろんのこと、本実施の形態による処理が始まった後であっても、対象としている処理の前であれば、そのときの状況・状態にしたがって、又はそれまでの状況・状態にしたがって定まることの意を含めて用いる。「予め定められた値」が複数ある場合は、それぞれ異なった値であってもよいし、2以上の値(もちろんのことながら、全ての値も含む)が同じであってもよい。また、「Aである場合、Bをする」という記載は、「Aであるか否かを判断し、Aであると判断した場合はBをする」の意味で用いる。ただし、Aであるか否かの判断が不要である場合を除く。また、「A、B、C」等のように事物を列挙した場合は、断りがない限り例示列挙であり、その1つのみを選んでいる場合(例えば、Aのみ)を含む。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク(一対一対応の通信接続を含む)等の通信手段で接続されて構成されるほか、1つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。「装置」と「システム」とは、互いに同義の用語として用いる。もちろんのことながら、「システム」には、人為的な取り決めである社会的な「仕組み」(社会システム)にすぎないものは含まない。
また、各モジュールによる処理毎に又はモジュール内で複数の処理を行う場合はその処理毎に、対象となる情報を記憶装置から読み込み、その処理を行った後に、処理結果を記憶装置に書き出すものである。したがって、処理前の記憶装置からの読み込み、処理後の記憶装置への書き出しについては、説明を省略する場合がある。なお、ここでの記憶装置としては、ハードディスク、RAM(Random Access Memory)、外部記憶媒体、通信回線を介した記憶装置、CPU(Central Processing Unit)内のレジスタ等を含んでいてもよい。
使用履歴情報管理装置150は、各装置から使用履歴情報を収集し、記憶している。
情報処理装置100は、使用履歴情報管理装置150に記憶された使用履歴情報を用いて、装置で実行され得るワークフローの構成要素となる文書に関する情報を抽出する。
ワークフロー管理装置170は、情報処理装置100によって抽出された要素を用いてワークフローを生成し、そのワークフローを記憶し、改善ポイントを提案する。
使用履歴情報収集モジュール155は、装置の使用履歴情報記憶モジュール160と接続されている。使用履歴情報収集モジュール155は、各装置から使用履歴情報を収集する。ここで、装置とは、文書を扱うものであって、例えば、画像処理装置、文書管理装置等が該当する。以下の説明では、画像処理装置を例示する。なお、文書(ファイルともいわれる)とは、テキストデータ、数値データ、図形データ、画像データ、動画データ、音声データ等、又はこれらの組み合わせであり、記憶、編集及び検索等の対象となり、システム又は利用者間で個別の単位として交換できるものをいい、これらに類似するものを含む。具体的には、文書作成プログラムによって作成された文書、画像読取装置(スキャナー等)で読み込まれた画像、Webページ等を含む。
装置の使用履歴情報記憶モジュール160は、使用履歴情報収集モジュール155、情報処理装置100の分析対象情報取得モジュール105と接続されている。装置の使用履歴情報記憶モジュール160は、使用履歴情報収集モジュール155が収集した使用履歴情報を記憶しており、情報処理装置100の分析対象情報取得モジュール105に提供する。
使用履歴情報収集モジュール155、装置の使用履歴情報記憶モジュール160の処理内容の詳細については、図4の例を用いて後述する。
分析対象情報取得モジュール105は、ワークフロー候補抽出モジュール110、使用履歴情報管理装置150の装置の使用履歴情報記憶モジュール160と接続されている。分析対象情報取得モジュール105は、使用履歴情報管理装置150の装置の使用履歴情報記憶モジュール160内から、少なくとも複数の異なる文書に関する情報を取得する。文書に関する情報は、装置の使用履歴情報記憶モジュール160内の使用履歴情報に含まれている。
ワークフロー候補記憶モジュール175は、ジョブフロー作成モジュール180、改善ポイント提案モジュール185、情報処理装置100のワークフロー候補出力モジュール115と接続されている。ワークフロー候補記憶モジュール175は、情報処理装置100のワークフロー候補出力モジュール115が出力した「ワークフローである可能性が高いと判定された文書に関する情報」を記憶している。
また、ジョブフロー作成モジュール180は、ワークフロー候補出力モジュール115によって抽出された文書に関する情報が同じ操作者による操作である場合は、その操作者が操作を行った場合に、その文書に関する情報を選択可能なワークフローとして出力するようにしてもよい。
また、ジョブフロー作成モジュール180は、ワークフロー候補出力モジュール115によって抽出された文書に関する情報が複数の操作者による操作である場合は、操作者毎にワークフローを分割し、その操作者が操作を行った場合に、その操作者に対応する分割したワークフローを選択可能に出力するようにしてもよい。
また、ジョブフロー作成モジュール180は、ワークフローにおいて前回の操作が行われた場合に、その操作の後に行われる、分割したワークフローを選択可能に出力するようにしてもよい。
また、ジョブフロー作成モジュール180は、ワークフロー候補出力モジュール115によって抽出された文書に関する情報が複数の画像処理装置における操作である場合であって、1台の画像処理装置で処理可能であるときは、その画像処理装置で操作が行われた場合に、ワークフローを選択可能に出力するようにしてもよい。
例えば、改善ポイント提案モジュール185は、ワークフロー候補出力モジュール115によって抽出された文書に関する情報が複数の画像処理装置における操作である場合であって、1台の画像処理装置で処理可能でないときは、1台のその画像処理装置で処理可能とするための条件を出力するようにしてもよい。
情報処理装置100、使用履歴情報管理装置150、ワークフロー管理装置170、画像処理装置210A、画像処理装置210B、画像処理装置210C、画像処理装置210D、画像処理装置210Eは、通信回線290を介してそれぞれ接続されている。通信回線290は、無線、有線、これらの組み合わせであってもよく、例えば、通信インフラとしてのインターネット、イントラネット等であってもよい。また、情報処理装置100、使用履歴情報管理装置150、ワークフロー管理装置170による機能は、クラウドサービスとして実現してもよい。画像処理装置210は、例えば、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機(スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等のいずれか2つ以上の機能を有している画像処理装置)である。
使用履歴情報管理装置150は、通信回線290を介して、画像処理装置210から使用履歴情報を収集する。情報処理装置100は、使用履歴情報管理装置150が収集した使用履歴情報から、ワークフローである可能性が高いと判定された文書に関する情報を抽出する。ワークフロー管理装置170は、情報処理装置100によって抽出された文書に関する情報を用いてワークフローを作成する。そして、各画像処理装置210にそのワークフローを送信し、各画像処理装置210でそのワークフローを実行可能にする。
ユーザーは、画像処理装置210が提供する上記の様々な機能を組み合わせて使用することで、ユーザーが業務として必要な処理(ワークフロー)を実現している。
画像処理装置210は、上記のような一連の処理をワークフローとして登録し、ワンタッチで呼び出して使用できる機能を提供しているものがある。この機能により、定型業務の実行が容易となり、ユーザーの利便性を向上させている。
しかし、本実施の形態を利用しない場合は、ワークフローの作成や登録処理が難しい。
本実施の形態では、画像処理装置210の使用履歴からワークフローを自動検出する。このワークフローの自動検出によって、ユーザーが日々の業務で行っている処理の効率化提案を行い、利便性を向上させる。
(1)オフィス内では1台の画像処理装置210があり、複数人のユーザーが関わっているワークフローを抽出する。
具体的には、1台の画像処理装置210で、ユーザーAが「発注書」を印刷する。そして、その「発注書」に対して、ユーザーBがアナログ捺印して電子文書化する。ユーザーBがユーザーCに「発注書_捺印済」という文書名で「scan to mail」機能(紙文書を電子文書化した後、指定した宛先にその電子文書をメール送信する機能)を用いてメール送信している。
情報処理装置100は、この事象群をワークフロー候補として抽出する。なお、印刷した文書と、スキャン(「scan to mail」機能におけるスキャン)した文書とは異なり、複数の異なる文書を対象としたワークフローになっている。また、ワークフロー管理装置170は、電子印を使用することをユーザーBに提案し、ユーザーAに「scan to mail」機能を用いてユーザーBにメール送信することを提案してもよい。
具体的には、ユーザーは、画像処理装置210A(印刷機能はあるが、スキャン機能は無い)で、文書名「稟議書a」を印刷して自分で捺印した後、同ユーザーAは、「稟議書a_捺印済」ファイルとして、別の画像処理装置210B(印刷機能があり、スキャン機能もある)を使用して、「scan to mail」機能を用いて、自分宛にスキャンしてメール送信している。
情報処理装置100は、この事象群をワークフロー候補として抽出する。なお、印刷した文書と、スキャン(「scan to mail」機能におけるスキャン)した文書とは異なり、複数の異なる文書を対象としたワークフローになっている。また、ワークフロー管理装置170は、スキャン機能もある画像処理装置210Bを使用することを提案し、このワークフローでは印刷する必要がなく、電子印を使用することを提案してもよい。
具体的には、文章の校正をする仕事であるとする。
(3.1)画像処理装置210のファックス機能で文書を受信する。
(3.2)送られてきた文書を画像処理装置210で印刷する。
(3.3)ユーザーは赤字で校正をする。
(3.4)画像処理装置210で校正済み(赤字入り)文書をスキャンする。
(3.5)画像処理装置210を用いて、電子文書をサーバに保存しておくとともに、ファックス送信元、又は、別の宛先にファックス送信する。
情報処理装置100は、この事象群をワークフロー候補として抽出する。なお、(3.2)で印刷した文書と、(3.4)でスキャンした文書とは異なり、複数の異なる文書を対象としたワークフローになっている。また、ワークフロー管理装置170は、ファックス送信先をアドレス帳に補充することを提案し(又は、自動的に補充し)、電子文書の保存先フォルダの分類等を行うようにしてもよい。なお、詳細について、図11、図12の例を用いて後述する。
ステップS302では、使用履歴情報収集モジュール155が各画像処理装置210から使用履歴情報を収集する。
ステップS304では、使用履歴情報収集モジュール155は装置の使用履歴情報記憶モジュール160に使用履歴情報を記憶させ、データベース化する。
図3の例に示すフローチャートによる処理例を、次の図4の例を用いて説明する。
使用履歴情報収集モジュール155は、複数の画像処理装置210の使用履歴情報をマージしてデータベース化を行う。具体的には、装置の使用履歴情報記憶モジュール160内に使用履歴情報テーブル400を生成する。使用履歴情報テーブル400は、装置情報欄410、時刻欄420、利用機能欄430、ユーザー欄440、ファイル名欄450、画像ファイル名欄460を有している。装置情報欄410は、使用された画像処理装置210の装置情報を記憶している。この装置情報として、本実施の形態で画像処理装置210を一意に指し示す装置ID等であってもよい。時刻欄420は、その画像処理装置210が使用された日時(年、月、日、時、分、秒、秒以下、又はこれらの組み合わせであってもよい)を記憶している。利用機能欄430は、その画像処理装置210で利用された機能を記憶している。ユーザー欄440は、その画像処理装置210を使用したユーザーを記憶している。画像処理装置210を使用するには、ログインする必要があり、ユーザー名は判明している。ファイル名欄450は、その画像処理装置210で処理対象となったファイル名(文書名)を記憶している。画像ファイル名欄460は、その画像処理装置210で処理対象となった画像ファイル名を記憶している。ファイル名欄450と画像ファイル名欄460の関係は、いずれか一方の文書を他方の文書に変換することであってもよいし、処理対象となった文書が2種類あるとしてもよい。
ステップS502では、分析対象情報取得モジュール105は、使用履歴情報管理装置150から使用履歴情報を取得する。
ステップS504では、一次抽出条件を満たすか否かを判断し、満たす場合はステップS506へ進み、それ以外の場合はステップS512へ進む。
ステップS506では、二次抽出条件を満たすか否かを判断し、満たす場合はステップS508へ進み、それ以外の場合はステップS512へ進む。
ステップS508では、条件を満たす使用履歴情報をワークフロー候補として抽出する。
ステップS510では、ワークフロー候補を出力する。
ステップS512では、ワークフロー候補はなかった旨のメッセージを出力する。
抽出条件として、2つの例(ステップS504、ステップS506)を示したが、3つ以上の抽出条件を課してもよい。その場合、画像が類似するか否かの処理を行う抽出条件は最後に行うようにしてもよい。
図5の例に示すフローチャートによる処理例を、次の図6、図7、図8の例を用いて説明する。
ステップS504での一次抽出条件を「ファイル名の類似度が予め定められた値以上」とする。
図6(a)の例に示す使用履歴情報テーブル400において、対象ファイル692のファイル名は「契約稟議書」であり、対象ファイル694のファイル名は「捺印済み稟議書」であり、対象ファイル696のファイル名は「設備稟議書」である。「稟議書」という文字列が、これらには含まれており、一次抽出条件を満たしている(ステップS504でYes)。
そして、それらの行を使用履歴情報テーブル400から抽出して、一次抽出データテーブル600を生成する。図6(b)は、一次抽出データテーブル600のデータ構造例を示す説明図である。
一次抽出データテーブル600は、装置情報欄610、時刻欄620、利用機能欄630、ユーザー欄640、ファイル名欄650、画像ファイル名欄660を有している。使用履歴情報テーブル400と同等のデータ構造である。
ステップS506での二次抽出条件を「画像データの類似度が予め定められた値以上」とする。例えば、カラーヒストグラム、輪郭ヒストグラム等を適用し、判断すればよい。
一次抽出データテーブル600の1行目の画像772(0001.jpg)は、図7(b1)の例に示すように、契約稟議書であり、押印欄には押印されていない。
一次抽出データテーブル600の2行目の画像774(0003.jpg)は、図7(b2)の例に示すように、契約稟議書であり、押印欄に押印されているが、画像772とレイアウト、内容等は同じである。
図7(b3)の例に示す画像776(0005.jpg)は、設備稟議書であり、画像772、画像774とはレイアウト、内容等が異なっている。
そして、画像772、画像774の行を一次抽出データテーブル600から抽出して、二次抽出データテーブル700を生成する。図7(c)は、二次抽出データテーブル700のデータ構造例を示す説明図である。二次抽出データテーブル700は、装置情報欄710、時刻欄720、利用機能欄730、ユーザー欄740、ファイル名欄750、画像ファイル名欄760を有している。使用履歴情報テーブル400と同等のデータ構造である。二次抽出データテーブル700は、ステップS508の処理結果の例である。
二次抽出データテーブル700から、分析レポート800を生成する。ここで二次抽出データテーブル700は、ワークフロー候補である。ジョブフロー作成モジュール180は、分析レポート800を、そのワークフロー候補内のユーザー(開発部:田中、経理部:鈴木)、又は、管理者に提示する。
分析レポート800は、メッセージ欄810、ワークフローテーブル820を有している。
メッセージ欄810には、例えば「分析レポート:以下のジョブ群は1つのワークフローである可能性が高いです。改善検討の余地があります。」と表示する。
ワークフローテーブル820には、1つのワークフローの要素(図8の例では、2つ)を示している。
ワークフローテーブル820は、装置情報欄825、時刻欄830、利用機能欄835、ユーザー欄840、ファイル名欄845を有している。使用履歴情報テーブル400と同等のデータ構造である。
そして、ワークフローとして登録するとの指示を受け取った場合は、ワークフローID、ワークフロー名が付されて、ワークフローテーブル820をワークフローとして登録する。その後、そのワークフローの実行が指定された場合、そのワークフローにしたがった処理が行われる。例えば、田中が契約稟議書の印刷を行った後に、鈴木が「3F 複合機A」(画像処理装置210)を使用する場合は、ワークフローとしての処理があることが提示される。また、その「3F 複合機A」(画像処理装置210)の表示装置に、「スキャンtoサーバ」のボタンをメニューの上位に表示するようにしてもよい。
また、改善ポイント提案モジュール185は、例えば、田中に対して、「契約稟議書の印刷を行ったら、「印刷した」旨を示すメールを、鈴木に送信する。」という提案を行う。具体的には、提案処理は以下のように行えばよい。まず、予め定められた規則と提案を用意する。ワークフロー候補が、その規則に適合しているか否かを判断し、その規則に適合した場合は、その規則に対応する提案を提示すればよい。前述の例では、規則として「2つの連続した処理間で、ユーザーが異なっている」、それに対応する提案として「前の処理が終了した時点で、後の処理のユーザーに対して、「前の処理が終了した」旨を示すメールを送信する」がある。
図9は、本実施の形態によるワークフロー抽出条件設定画面900の提示例を示す説明図である。ワークフロー抽出条件設定画面900には、条件912、条件914、条件916、条件918、条件適用順変更欄926、設定ボタン928、キャンセルボタン930を表示する。
条件912は、抽出条件として、「ファイル名が類似している」を選択可能に表示している。
条件914は、抽出条件として、「画像データが類似している」を選択可能に表示している。
条件916は、抽出条件として、「同一ユーザー/同一グループの操作」を選択可能に表示している。そして、ユーザー/グループ指定欄920で、そのユーザー名、グループ名(組織名)を受け付ける。
条件918は、抽出条件として、「特定ユーザー/特定グループの操作」を選択可能に表示している。そして、ユーザー/グループ指定欄922、ユーザー/グループ指定欄924で、そのユーザー名、グループ名(組織名)を受け付ける。なお、文書がユーザー/グループ指定欄922内のユーザー等からユーザー/グループ指定欄924内のユーザー等に送信されることを示している。この組み合わせの場合に、ワークフロー候補として抽出されることになる。
なお、複数の抽出条件を選択可能としてもよい。
設定ボタン928が選択された場合に、その時に選択された条件(条件912、条件914、条件916、条件918)が、一次抽出条件又は二次抽出条件になる。一次抽出条件になるか、二次抽出条件になるかは、条件適用順変更欄926の操作で行われる。なお、条件914は、条件適用順変更欄926の操作にかかわらず、最後に判断される抽出条件となるようにしてもよい。
キャンセルボタン930が選択された場合は、条件912等のチェックをクリアする(選択前の状態に戻す)。
例えば、画像処理装置210A内で使用履歴情報テーブル1000Aを有しており、画像処理装置210B内で使用履歴情報テーブル1000Bを有している、
使用履歴情報テーブル1000Aは、時刻欄1005A、利用機能欄1010A、ユーザー欄1015A、ファイル名欄1020A、画像ファイル名欄1025Aを有している。それぞれ使用履歴情報テーブル400の時刻欄420、利用機能欄430、ユーザー欄440、ファイル名欄450、画像ファイル名欄460に対応している。
使用履歴情報テーブル1000Bは、時刻欄1005B、利用機能欄1010B、ユーザー欄1015B、ファイル名欄1020B、画像ファイル名欄1025Bを有している。それぞれ使用履歴情報テーブル400の時刻欄420、利用機能欄430、ユーザー欄440、ファイル名欄450、画像ファイル名欄460に対応している。
ユーザー名を用いた一次抽出は、画像処理装置210A、画像処理装置210B内で実施する。
情報処理装置100では、画像処理装置210A、画像処理装置210Bから情報を取得して、取得使用履歴情報テーブル1050を生成する。取得使用履歴情報テーブル1050は、装置情報欄1055、時刻欄1060、ユーザー欄1065、利用機能欄1070を有している。それぞれ使用履歴情報テーブル400の装置情報欄410、時刻欄420、ユーザー欄440(ただし、組織名だけであり、ユーザー名は無い)、利用機能欄430に対応している。
さらに、抽出条件の適用順序によっては、情報処理装置100で抽出した後に、個人情報に関する抽出条件を適用しなければならない場合がある。そこで、情報処理装置100で抽出した後に、個人情報に関する抽出条件を適用しなければならない場合は、情報処理装置100での抽出結果と個人情報を含む抽出条件を元の画像処理装置210に送信し、その画像処理装置210で、情報処理装置100から送られてきた抽出条件を用いて抽出を行う。なお、情報処理装置100での抽出結果と画像処理装置210内の使用履歴情報テーブル1000の対応は、各行毎に履歴IDを付しておきマッチングしてもよいし、時刻欄1060、時刻欄1005内の時刻情報を用いてマッチングしてもよい。
図11は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。
Step1102では、A社:鈴木1102が画像処理装置210に対して、ファックスで文書校正を依頼する。
Step1104では、C社:田中1104が、画像処理装置210で印刷して、校正を行う。
Step1106では、C社:田中1104が、画像処理装置210を用いて、校正結果をサーバ1110に格納する。
Step1108では、C社:田中1104がA社:鈴木1102に対して、画像処理装置210を用いて、校正結果をファックスする。
図12は、使用履歴情報テーブル1200のデータ構造例を示す説明図である。使用履歴情報テーブル1200は、時刻欄1210、利用機能欄1220、送信元欄1230、送信先欄1240、画像ファイル名欄1250を有している。時刻欄1210は、使用履歴情報テーブル400の時刻欄420と同等のものである。利用機能欄1220は、使用履歴情報テーブル400の利用機能欄430と同等のものである。送信元欄1230は、ファックス機能における送信元(組織名とユーザー名)を記憶している。送信先欄1240は、ファックス機能における送信先(組織名とユーザー名)を記憶している。画像ファイル名欄1250は、使用履歴情報テーブル400の画像ファイル名欄460と同等のものである。
送信元欄1230、送信先欄1240内の情報の類似と、画像ファイル名欄1250内の画像の類似を抽出条件として、ワークフロー候補を抽出している。つまり、対象1272と対象1274の組み合わせと対象1284と対象1286の組み合わせは類似しており、対象1276、対象1278、対象1280、対象1282、対象1288は、画像として類似している。したがって、使用履歴情報テーブル1200内の1行目、3行目から6行目までを、ワークフロー候補として抽出する。なお、対象1276(対象1278)と対象1280(対象1282、対象1288)とは、類似しているが、異なる文書である。いったん印刷した後に、その印刷物に対して校正が行われ、校正後の文書がスキャンされているからである。
ステップS1302では、ワークフロー内の操作者は複数であるか否かを判断し、複数の場合はステップS1304へ進み、それ以外の場合はステップS1308へ進む。
ステップS1304では、1つのワークフローを操作者毎に分割する。操作者毎に、その操作者が行う操作だけからなるワークフローを生成すればよい。
ステップS1306では、操作者毎にワークフローを提示する。ステップS1306の詳細な処理については、図14の例に示すフローチャートを用いて後述する。なお、提示に際して、その画像処理装置210にワークフローのダウンロードを含めてもよい(以下、同様)。
ステップS1308では、その操作者にワークフローを提示する。
ステップS1402では、その操作者(ログインしたユーザー)に対応するワークフローがあるか否かを判断し、ある場合はステップS1404へ進み、それ以外の場合は処理を終了する(ステップS1499)。
ステップS1404では、分割されたワークフローがあるか否かを判断し、ある場合はステップS1406へ進み、それ以外の場合はステップS1410へ進む。
ステップS1406では、そのワークフローの前段階の処理は行われているか否かを判断し、行われている場合はステップS1408へ進み、それ以外の場合はステップS1410へ進む。
ステップS1408では、その分割されたワークフローを提示する。
ステップS1410では、その操作者に対応するワークフローを提示する。
ステップS1502では、ワークフロー内の画像処理装置210は複数であるか否かを判断し、複数の場合はステップS1504へ進み、それ以外の場合(一台の画像処理装置210で全ての処理が行われている場合)はステップS1512へ進む。
ステップS1504では、一台の画像処理装置210で処理可能とするための条件を抽出する。例えば、機種・機能テーブル1600を用いて、条件を抽出する。図16は、機種・機能テーブル1600のデータ構造例を示す説明図である。機種・機能テーブル1600は、装置情報欄1610、機種欄1620、機能欄1630を有している。装置情報欄1610は、装置情報を記憶している。機種欄1620は、その装置の機種を記憶している。機能欄1630は、その装置の機能を記憶している。例えば、「カラー印刷、両面印刷」、「白黒印刷、片面印刷」等がある。具体的には、白黒印刷のみ(カラー印刷ができない)、片面印刷のみ(両面印刷ができない)の画像処理装置210をワークフローに利用する場合は、条件が「白黒印刷」、「片面印刷」となる。
ステップS1508では、その条件を満たすワークフローを生成する。例えば、カラー印刷とあった処理を白黒印刷に変換し、両面印刷とあった処理を片面印刷に変換する。
ステップS1510では、その画像処理装置210に生成したワークフローを提示する。
ステップS1512では、その画像処理装置210と同一機能を有する他の画像処理装置210を抽出する。
ステップS1514では、抽出した画像処理装置210にワークフローを提示する。もちろんのことながら、対象となっている画像処理装置210(ワークフローで使用されていた元の画像処理装置210)にもワークフローを提示する。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通等のために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク(DVD)であって、DVDフォーラムで策定された規格である「DVD-R、DVD-RW、DVD-RAM等」、DVD+RWで策定された規格である「DVD+R、DVD+RW等」、コンパクトディスク(CD)であって、読出し専用メモリ(CD-ROM)、CDレコーダブル(CD-R)、CDリライタブル(CD-RW)等、ブルーレイ・ディスク(Blu-ray(登録商標) Disc)、光磁気ディスク(MO)、フレキシブルディスク(FD)、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ(ROM)、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ(EEPROM(登録商標))、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ(RAM)、SD(Secure Digital)メモリーカード等が含まれる。
そして、前記のプログラムの全体又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク(LAN)、メトロポリタン・エリア・ネットワーク(MAN)、ワイド・エリア・ネットワーク(WAN)、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、又は無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分若しくは全部であってもよく、又は別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化等、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。
105…分析対象情報取得モジュール
110…ワークフロー候補抽出モジュール
115…ワークフロー候補出力モジュール
150…使用履歴情報管理装置
155…使用履歴情報収集モジュール
160…装置の使用履歴情報記憶モジュール
170…ワークフロー管理装置
175…ワークフロー候補記憶モジュール
180…ジョブフロー作成モジュール
185…改善ポイント提案モジュール
210…画像処理装置
290…通信回線
Claims (18)
- 少なくとも複数の異なる文書に関する情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記文書に関する情報に基づき、ワークフローである可能性が高いと判定された前記文書に関する情報を抽出する抽出手段と
を備え、
前記文書に関する情報として、文書の画像を含み、
前記抽出手段は、互いに文書の画像が類似している複数の前記情報は、ワークフローである可能性が高いと判定し、
前記文書に関する情報として、さらに、文書名、文書の操作を行った操作者に関する情報、又は、これらの組み合わせを含み、
前記抽出手段は、さらに、
前記文書に関する情報として、文書の画像を用いる場合は、互いに文書名が類似している複数の前記情報を抽出し、
前記文書に関する情報として、文書の操作を行った操作者に関する情報を用いる場合は、操作者に関する情報である操作者名が互いに同一、又は、操作者に関する情報である該操作者が属している組織の組み合わせが予め定められた組織の組み合わせである複数の前記情報を抽出し、
これらの後に、抽出した前記情報を対象として、互いに文書の画像が類似している複数の該情報は、ワークフローである可能性が高いと判定する、
情報処理装置。 - 前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報を要素とするワークフローとして出力する出力手段
をさらに備える請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記出力手段は、前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報が同じ操作者による操作である場合は、該操作者が操作を行った場合に、該文書に関する情報を選択可能なワークフローとして出力する、
請求項2に記載の情報処理装置。 - 前記出力手段は、前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報が複数の操作者による操作である場合は、操作者毎に前記ワークフローを分割し、該操作者が操作を行った場合に、該操作者に対応する分割したワークフローを選択可能に出力する、
請求項2に記載の情報処理装置。 - 前記出力手段は、前記ワークフローにおいて前回の操作が行われた場合に、該操作の後に行われる、前記分割したワークフローを選択可能に出力する、
請求項4に記載の情報処理装置。 - 前記出力手段は、前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報が複数の画像処理装置における操作である場合であって、1台の画像処理装置で処理可能であるときは、該画像処理装置で操作が行われた場合に、ワークフローを選択可能に出力する、
請求項2に記載の情報処理装置。 - 前記出力手段は、前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報が複数の画像処理装置における操作である場合であって、1台の画像処理装置で処理可能でないときは、1台の該画像処理装置で処理可能とするための条件を出力する、
請求項2に記載の情報処理装置。 - 少なくとも複数の異なる文書に関する情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記文書に関する情報に基づき、ワークフローである可能性が高いと判定された前記文書に関する情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報を要素とするワークフローとして出力する出力手段
を備え、
前記出力手段は、前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報が複数の画像処理装置における操作である場合であって、1台の画像処理装置で処理可能でないときは、1台の該画像処理装置で処理可能とするための条件を出力する、
情報処理装置。 - 前記文書に関する情報として、文書名を含み、
前記抽出手段は、互いに文書名が類似している複数の前記情報は、ワークフローである可能性が高いと判定する、
請求項8に記載の情報処理装置。 - 前記文書に関する情報として、文書の画像を含み、
前記抽出手段は、互いに文書の画像が類似している複数の前記情報は、ワークフローである可能性が高いと判定する、
請求項8に記載の情報処理装置。 - 前記文書に関する情報として、文書の操作を行った操作者に関する情報を含み、
前記抽出手段は、操作者に関する情報である操作者名が互いに同一、又は、操作者に関する情報である該操作者が属している組織の組み合わせが予め定められた組織の組み合わせである複数の前記情報は、ワークフローである可能性が高いと判定する、
請求項8に記載の情報処理装置。 - 前記文書に関する情報として、さらに、文書名、文書の操作を行った操作者に関する情報、又は、これらの組み合わせを含み、
前記抽出手段は、さらに、
前記文書に関する情報として、文書の画像を用いる場合は、互いに文書名が類似している複数の前記情報を抽出し、
前記文書に関する情報として、文書の操作を行った操作者に関する情報を用いる場合は、操作者に関する情報である操作者名が互いに同一、又は、操作者に関する情報である該操作者が属している組織の組み合わせが予め定められた組織の組み合わせである複数の前記情報を抽出し、
これらの後に、抽出した前記情報を対象として、互いに文書の画像が類似している複数の該情報は、ワークフローである可能性が高いと判定する、
請求項10に記載の情報処理装置。 - 前記出力手段は、さらに、前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報が同じ操作者による操作である場合は、該操作者が操作を行った場合に、該文書に関する情報を選択可能なワークフローとして出力する、
請求項8に記載の情報処理装置。 - 前記出力手段は、さらに、前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報が複数の操作者による操作である場合は、操作者毎に前記ワークフローを分割し、該操作者が操作を行った場合に、該操作者に対応する分割したワークフローを選択可能に出力する、
請求項8に記載の情報処理装置。 - 前記出力手段は、前記ワークフローにおいて前回の操作が行われた場合に、該操作の後に行われる、前記分割したワークフローを選択可能に出力する、
請求項14に記載の情報処理装置。 - 前記出力手段は、さらに、前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報が複数の画像処理装置における操作である場合であって、1台の画像処理装置で処理可能であるときは、該画像処理装置で操作が行われた場合に、ワークフローを選択可能に出力する、
請求項8に記載の情報処理装置。 - コンピュータを、
少なくとも複数の異なる文書に関する情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記文書に関する情報に基づき、ワークフローである可能性が高いと判定された前記文書に関する情報を抽出する抽出手段
として機能え、
前記文書に関する情報として、文書の画像を含み、
前記抽出手段は、互いに文書の画像が類似している複数の前記情報は、ワークフローである可能性が高いと判定し、
前記文書に関する情報として、さらに、文書名、文書の操作を行った操作者に関する情報、又は、これらの組み合わせを含み、
前記抽出手段は、さらに、
前記文書に関する情報として、文書の画像を用いる場合は、互いに文書名が類似している複数の前記情報を抽出し、
前記文書に関する情報として、文書の操作を行った操作者に関する情報を用いる場合は、操作者に関する情報である操作者名が互いに同一、又は、操作者に関する情報である該操作者が属している組織の組み合わせが予め定められた組織の組み合わせである複数の前記情報を抽出し、
これらの後に、抽出した前記情報を対象として、互いに文書の画像が類似している複数の該情報は、ワークフローである可能性が高いと判定する、
情報処理プログラム。 - コンピュータを、
少なくとも複数の異なる文書に関する情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記文書に関する情報に基づき、ワークフローである可能性が高いと判定された前記文書に関する情報を抽出する抽出手段、
前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報を要素とするワークフローとして出力する出力手段
として機能させ、
前記出力手段は、前記抽出手段によって抽出された前記文書に関する情報が複数の画像処理装置における操作である場合であって、1台の画像処理装置で処理可能でないときは、1台の該画像処理装置で処理可能とするための条件を出力する、
情報処理プログラム。
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