JP6951988B2

JP6951988B2 - メール作成装置、情報処理システム、その制御方法およびプログラム

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Publication number: JP6951988B2
Application number: JP2018033611A
Authority: JP
Inventors: 和明白井; 成司神野
Original assignee: Canon Marketing Japan Inc; Canon IT Solutions Inc
Current assignee: Canon Marketing Japan Inc; Canon IT Solutions Inc
Priority date: 2018-02-27
Filing date: 2018-02-27
Publication date: 2021-10-20
Anticipated expiration: 2038-02-27
Also published as: JP2019149024A

Description

本発明は、メール作成装置、情報処理システム、その制御方法およびプログラムの技術に関する。

インターネットを介して様々なデータを受信可能な情報処理装置において、ウイルス感染やマルウェアの問題がしばしば問題視されている。例えば、情報処理装置内のファイルを暗号化し、当該ファイルの復号化を条件に金銭を要求するランサムウェアも広がっている。

ランサムウェア対策として、ファイルが暗号化されてもいいようにあらかじめ必要なファイルのバックアップを取っておくことが考えられる。定期的に自動でバックアップを取るようなシステムを導入していれば、容易にランサムウェア対策が可能となる。

しかしながら、通信状態の悪化やバックアップを行う機器の設定間違い等の何らかの原因により、バックアップ処理にエラーが生じた場合は問題となる。そのため、エラーがあるか否かを管理する必要が生じる。

そこで、システムにエラーが発生した場合にはエラー通知をシステムから受け取り、そのエラーの内容によって適切な宛先にエラー内容を通知する仕組みが開示されている（例えば、特許文献１参照）。

特開２０１４―１１９９８６号公報

ところで、バックアップが正常に動作しているか否かを知りたいユーザは、システムの専門家だけでなく一般のユーザも含まれるため、一般のユーザ宛にエラー通知メールが届く場合には、エラーであることが分かりやすいエラー通知メールが望まれる。しかしながら、システムから自動的に通知されるエラー通知メールの内容は、専門家でなければ分かりづらい内容であることが多い。

特許文献１に記載されたシステムでは、エラー内容ごとに適切な送信先（例えばシステム管理者や技術者）に通知を送信することを想定しており、内容の分かりやすいエラー通知メールを一般のユーザに通知することについてまでは記載されていない。

そこで、本発明は、処理装置に関する電子メールをユーザが容易に確認可能な仕組みを提供することを目的とする。

本発明のメール作成装置は、処理装置の状態を管理する管理装置と、メールを作成するメール作成装置と、前記メール作成装置と通信可能な情報処理装置とを含む情報処理システムにおける前記メール作成装置であって、前記管理装置から前記処理装置の処理の状態を示す第１の電子メールを受信する受信手段と、前記受信手段で受信した前記第１の電子メールの通知内容および当該通知内容に係る通知履歴に対応し、当該通知内容の言語とは異なる言語の通知内容にするための定義情報を記憶する記憶手段と、前記受信手段により受信される前記第１の電子メールの通知内容および当該通知内容に係る通知履歴を用いて、対応する定義情報を特定する特定手段と、前記特定手段により特定された定義情報を用いて、前記第１の電子メールの通知内容の言語とは異なる言語の、当該通知内容および当該通知内容に係る通知履歴に対応する内容の第２の電子メールを作成する作成手段と、前記作成手段で作成した前記第２の電子メールを前記情報処理装置に送信する送信手段と、を備えることを特徴とする。

本発明によれば、処理装置に関する電子メールをユーザが容易に確認可能な仕組みを提供することが可能な効果を奏する。

本発明の実施形態におけるシステム構成の一例を示す図である。本発明の実施形態における各種種端末のハードウェア構成を示す図である。本発明の実施形態における機能構成を示す図である。本発明の第一の実施形態における、バックアップ処理の処理結果に対応するエラー通知メールをユーザに通知する処理の一例を示すフローチャートである。本発明の実施形態における処理結果メール登録画面５００の一例を示す図である。本発明の実施形態における処理結果メール６００の一例を示す図である。本発明の実施形態における宛先データテーブル７００の一例を示す図である。本発明の実施形態におけるイベントデータテーブル８００と契約者データテーブル８１０の一例を示す図である。本発明の実施形態における雛形特定データテーブル９００の一例を示す図である。本発明の実施形態における雛形形式データテーブル１０００の一例を示す図である。本発明の実施形態におけるメール画面１１００の一例を示す図である。本発明の第二の実施形態におけるバックアップ処理に対応するエラーの雛形データが特定できなかった場合の処理の一例を示すフローチャートである。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

［第一の実施形態］
図１は、本発明の実施形態におけるバックアップ処理の処理結果に関する処理結果メールをユーザに通知するためのシステムの構成を示す図である。

図１は、バックアップ処理装置１０１と、サーバ装置１０２と、メール作成装置１０３とで構成される情報処理システムの一例を示す。バックアップ処理装置１０１は、ユーザが使用する情報処理装置と通信可能であり、ユーザが使用する情報処理装置内（不図示）のデータや各種ファイルのバックアップを行う装置である。

サーバ装置１０２は、複数のバックアップ処理装置１０１と通信可能であり、バックアップ処理装置１０１がバックアップを実施した処理結果を取得可能な装置である。そして、サーバ装置１０２はバックアップの処理結果を受信したバックアップ処理装置１０１に対応するユーザのメールアドレスとメール作成装置１０３の両方、またはそのいずれかに対してバックアップ処理結果の通知を電子メールで送信する。

サーバ装置１０２とメール作成装置１０３はネットワーク１０４を介して通信可能である。尚、ネットワーク１０４は、公衆回線・専用回線・インターネットなどの通信回線である。

メール作成装置１０３は、サーバ装置１０２から受信した電子メールに示されるバックアップ処理の処理結果を用いて、当該処理結果の通知の内容を編集した電子メールを作成する。メール作成装置１０３は、受信したバックアップ処理結果に対応するバックアップ処理装置１０１のユーザまたは管理者に対してメール作成装置１０３で作成した電子メールを送信する。

尚、図１のシステムの構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。

図２は、本発明の実施形態における各種端末のハードウェア構成を示す図である。図２は、図１のシステムを構成する各種端末のハードウェア構成の一例を示す。また、本実施形態ではバックアップ処理装置１０１、サーバ装置１０２、及びメール作成装置１０３はすべて情報処理装置であり、図２においてハードウェア構成をすべて同じ図を用いて説明する。尚、バックアップ処理装置１０１、サーバ装置１０２、及びメール作成装置１０３は同じハードウェア構成でなくともよく、それぞれが異なるハードウェア構成を備えてもよい。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。

また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(ＢａｓｉｃＩｎｐｕｔ／ＯｕｔｐｕｔＳｙｓｔｅｍ)やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）等が記憶されている。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。

ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード等の入力デバイス２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。

ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴや液晶ディスプレイでも構わない。

メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。また、メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、フレキシブルディスク（ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるカード型メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。

尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明の各種装置及びサーバが後述する各種処理を実行するために用いられる各種プログラム等は外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ２１１に格納されている。

次に、バックアップ処理装置１０１、サーバ装置１０２、及びメール作成装置１０３の機能構成について、図３を用いて説明する。尚、図３の各種装置の機能構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。

バックアップ処理装置１０１は、バックアップ処理部３１１及び処理結果送信部３１２を備える。

バックアップ処理部３１１は、バックアップ処理装置１０１が通信している情報処理装置等の装置内のデータのバックアップ処理を行う機能部である。

処理結果送信部３１２は、バックアップ処理部３１１でバックアップ処理を行った結果をサーバ装置１０２に対して送信する機能部である。処理結果送信部３１２で送信される処理結果には、どのバックアップ処理装置１０１で処理が行われたか、バックアップ処理が正常に行われたか、バックアップ処理にエラーが生じた場合はどのエラーが生じたのか、等の情報を含む。

サーバ装置１０２は、処理結果受信部３２１、宛先記憶部３２２、及び処理結果メール送信部３２３を備える。

処理結果受信部３２１は、バックアップ処理装置１０１から送信されたバックアップ処理の処理結果を受信する機能部である。処理結果受信部３２１で受信するバックアップ処理の処理結果は、電子メールの形式やその他の通信方式により送信されたデータなど、バックアップ処理の処理結果が分かるデータであればどのような形式で送信されたデータであってもよい。

宛先記憶部３２２は、処理結果メール送信部３２３にてバックアップ処理の処理結果が示される処理結果メール６００（図６参照）を送信する宛先を記憶する機能部である。処理結果メール６００の宛先は、宛先データテーブル７００（図７参照）に格納されている。尚、本実施形態ではサーバ装置１０２が処理結果メール６００を送信する宛先を記憶しているが、処理結果メール６００の宛先は他の装置の記憶部に記憶しておき、適宜サーバ装置１０２が必要な宛先の情報を取得してもよい。

処理結果メール送信部３２３は、バックアップ処理の処理結果の内容を通知するための電子メールを送信する機能部である。処理結果メール送信部３２３は、処理結果受信部３２１で受信したバックアップ処理の処理結果に含まれるバックアップ処理装置１０１の情報と宛先記憶部３２２に記憶されている宛先の情報をもとにして電子メールを送信する。処理結果メール送信部３２３が処理結果メールを特定の宛先に送信した場合は、メール作成装置１０３を介してエラー通知メールがバックアップ処理装置１０１の一般のユーザまたは管理者、もしくはその両方に対して送信される。尚、本実施形態では、バックアップ処理装置１０１からサーバ装置１０２に対して送信されるバックアップ処理の処理結果を「処理結果」と称する。また、サーバ装置１０２からメール作成装置１０３に送信されるバックアップ処理装置１０１の処理結果を「処理結果メール」と称する。さらに、メール作成装置１０３からバックアップ処理装置１０１のユーザ、もしくは管理者に送信されるバックアップ処理装置１０１の処理結果を「エラー通知メール」と称する。

メール作成装置１０３は、処理結果メール受信部３３１、イベント抽出部３３２、データ記憶部３３３、メール作成部３３４、及びエラー通知メール送信部３３５を備える。

処理結果メール受信部３３１は、サーバ装置１０２から処理結果メールを受信する機能部である。

イベント抽出部３３２は、処理結果メール受信部３３１から受信した処理結果メールに含まれる特定のイベント情報を抽出する機能部である。特定のイベント情報とは、バックアップ処理装置１０１のシリアル番号、エラー内容、及びエラー発生日時などを示す。

データ記憶部３３３は、各種データテーブルを記憶する機能部である。データ記憶部３３３では、イベント抽出部３３２で抽出したイベント情報を記憶するイベントデータテーブル８００（図８参照）を記憶する。加えて、データ記憶部３３３では、メール作成装置１０３を利用しているユーザ（契約者）の情報を記憶する契約者データテーブル８１０（図８参照）、雛形特定データテーブル９００（図９参照）を記憶する。さらに、データ記憶部３３３では、雛形形式データテーブル１０００（図１０参照）も記憶されている。雛形特定データテーブル９００及び雛形形式データテーブル１０００は、バックアップ処理装置１０１で実行された処理結果の内容であって、サーバ装置１０２からメール作成装置１０３が受信する処理結果メールに対応する定義情報を示す。つまり、データ記憶部３３３は、バックアップ処理装置１０１の処理結果に関する電子メールの通知内容に応じた定義情報を記憶する機能を持つ。尚、イベントデータテーブル８００、契約者データテーブル８１０、雛形特定データテーブル９００、及び雛形形式データテーブル１０００についての詳細は後述する。

メール作成部３３４は、処理結果メールの内容を編集し新たな電子メール（エラー通知メール）を作成する機能部である。メール作成部３３４は、サーバ装置１０２から受信した処理結果メールとデータ記憶部３３３で記憶している各エラーに対応する通知メールの雛形データの定義情報に基づいて新たな電子メールを作成する。当該新たな電子メールは、バックアップ処理装置１０１のエラーの内容を一般のユーザにも分かりやすく通知するため、英語表記を日本語表記にしたり、必要な各種情報を付加したり削除したりする処理が施された電子メールである。

エラー通知メール送信部３３５は、メール作成部３３４で作成したエラー通知メールを送信する機能部である。エラー通知メールはバックアップ処理装置１０１の一般のユーザまたは管理者、もしくはその両方に対して送信される。

次に、本発明の第一の実施形態における、バックアップ処理装置１０１の処理結果に対応するエラー通知メールをユーザに通知する詳細な処理の流れを、図４を用いて説明する。

まず、ステップＳ４０１では、バックアップ処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、バックアップ処理部３１１の機能によりバックアップ処理装置１０１と通信している情報処理装置等（不図示）で管理されているデータのバックアップ処理を実行する。

ステップＳ４０２では、バックアップ処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、処理結果送信部３１２の機能により、ステップＳ４０１で実行したバックアップ処理の処理結果をサーバ装置１０２に対して送信する。バックアップ処理装置１０１はそれぞれ固有のシリアル番号が割り振られており、バックアップ処理の処理結果をサーバ装置１０２に送信する際に、バックアップ処理装置１０１のシリアル番号も共にサーバ装置１０２に対して送信する。

ステップＳ４０３では、サーバ装置１０２のＣＰＵ２０１では、処理結果受信部３２１の機能により、バックアップ処理装置１０１から処理結果を受信する。

ステップＳ４０４では、サーバ装置１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０３で受信した処理結果を通知するための処理結果メール６００を、処理結果メール送信部３２３の機能によりメール作成装置１０３に対して送信する。より具体的には、サーバ装置１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０３で処理結果と共に受信したバックアップ処理装置１０１のシリアル番号７０２をもとに、サーバ装置１０２のデータ記憶部３３３で記憶している宛先データテーブル７００を検索する。サーバ装置１０２のＣＰＵ２０１は、宛先データテーブル７００から特定した宛先に対して図６の処理結果メール６００を送信する。

ここで、図５の処理結果メール登録画面５００について説明する。処理結果メール登録画面５００は、サーバ装置１０２が送信する処理結果メール６００の宛先となるメールアドレスを登録する画面の一例である。処理結果メール登録画面５００は、アドレス入力欄５０１、サマリーレポートチェックボックス５０２、通知メールチェックボックス５０３、追加ボタン５０４、及び表示部５０５を含む。処理結果メール登録画面５００は、アドレス入力欄５０１で処理結果メール６００の通知を行うメールアドレスの入力を受け付け、追加ボタン５０４の押下を受け付けることによってメールアドレスの登録を受け付ける。登録を受け付ける際に、処理結果メール登録画面５００は、バックアップ処理装置１０１の実行処理に関するサマリーレポートを受け付けるか否かを示すサマリーレポートチェックボックス５０２を受け付ける。さらに処理結果メール登録画面５００は、バックアップ処理のエラーを示す処理結果メール６００を受け取るか否かを示す通知メールチェックボックス５０３へのチェックも受け付ける。処理結果メール登録画面５００は、画面上で受け付けた内容を宛先データテーブル７００に記憶することで登録し、登録した内容を表示部５０５に表示させる。

図７の宛先データテーブル７００は、バックアップ処理装置１０１と当該バックアップ処理装置１０１を利用する一般のユーザや管理者のメールアドレスとを対応付けて記憶するデータテーブルの一例を示す。宛先データテーブル７００はユーザＩＤ７０１、シリアル番号７０２、宛先アドレスａ７０３、宛先アドレスｂ７０４を含む。ユーザＩＤ７０１はユーザに一意に割り振られた番号を示す。シリアル番号７０２は、バックアップ処理装置１０１の一つ一つの個体を識別するために割り当てられる固有の番号を示す。ユーザＩＤ７０１は、サーバ装置１０２へのユーザのログインを受け付ける際にユーザＩＤの入力を受け付けることで取得可能である。また、シリアル番号７０２は、サーバ装置１０２がユーザのログインを受け付けた際に、不図示の画面でシリアル番号７０２も入力を受け付けることでユーザＩＤ７０１と対応付けて宛先データテーブル７００に記憶することが可能となる。宛先アドレスａ７０３と宛先アドレスｂ７０４は、図５の処理結果メール登録画面５００で登録された、バックアップ処理装置１０１毎に対応付けられた処理結果メール６００を送信するメールアドレスを示す。また、処理結果メール登録画面５００はサーバ装置１０２がユーザのログインを受け付けた後に表示する画面である。サーバ装置１０２は、ユーザのログインを受け付けた後に各種情報の入力を受け付けることで、ユーザＩＤ７０１、シリアル番号７０２、宛先アドレスａ７０３、および宛先アドレスｂ７０４を対応付けて記憶することが可能となる。また、処理結果メール登録画面５００では、登録可能なメールアドレスは一つであっても複数であってもよい。宛先アドレスａ７０３、宛先アドレスｂ７０４にメール作成装置１０３に対応するメールアドレスが記憶された場合は、処理結果メール６００がサーバ装置１０２からメール作成装置１０３に送信される。尚、バックアップ処理装置１０１を利用するユーザは、宛先データテーブル７００にメール作成装置１０３のメールアドレスと、バックアップ処理装置１０１を利用するユーザのメールアドレスと両方を記憶させることが可能となる。当該両方のメールアドレスを記憶させたユーザは、サーバ装置１０２から送信される処理結果メール６００と、メール作成装置１０３を介した処理結果メール６００の内容を編集したエラー通知メールとの両方の電子メールを受信することが可能となる。

図６の処理結果メール６００は、サーバ装置１０２からメール作成装置１０３に送信されるバックアップ処理装置１０１の処理結果の内容を記載した電子メールの一例である。処理結果メール６００はタイトル６０１と本文６０２を含み、それぞれエラーの内容とエラーに関する情報が記載されている。尚、処理結果メール６００は、エラーの内容だけでなく、実行した処理の内容を集計して示したサマリーレポートが記載されていてもよい。つまり、サーバ装置１０２は、バックアップ処理装置１０１で受信した処理結果がエラーであればエラーを示す処理結果メール６００をメール作成装置１０３に送信する。一方、受信した処理結果が正常であれば、処理の内容を集計して示したサマリーレポートをメール作成装置１０３に送信するとよい。

図４のフローチャートに説明を戻す。ステップＳ４０５では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、処理結果メール受信部３３１の機能によりサーバ装置１０２から処理結果メール６００を受信する。

ステップＳ４０６では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０５で受信した処理結果メール６００の内容がバックアップ処理装置１０１のエラーを示すか否かを判定する。より具体的には、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、処理結果メール６００の内容がエラーを示す電子メールか、またはサマリーレポートかを判定する。認定すべきエラーは、雛形特定データテーブル９００の条件９０２に存在するエラーであってもよいし、別途エラーと定義した情報をメール作成装置１０３で記憶しておいてもよい。メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、処理結果メール６００の内容がエラーの通知であると判定した場合はステップＳ４０７に処理を進める。メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、処理結果メール６００の内容がエラーの通知でない、つまり、サマリーレポートであると判定した場合は一連の処理を終了する。メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、バックアップ処理装置１０１でエラーが発生していなければエラー通知メールを作成することなく処理を終了してもよい。また、処理結果メール６００の内容がサマリーレポートであった場合は、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、本実施形態の処理を終了せずステップＳ４０７からステップＳ４０８、およびステップＳ４１３の処理を行う。そしてメール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、本実施形態の処理を終了することなく、サマリーレポート用の雛形データを特定してもよい。本処理については図９の雛形特定データテーブル９００の説明で後述する。また、ステップＳ４０５で処理結果メールを所定の期間受信していない場合には、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、処理結果メール６００を受信していないエラーとしてステップＳ４０７に処理を進める。

ステップＳ４０７では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、イベント抽出部３３２の機能により、ステップＳ４０５で受信した処理結果メール６００から各イベント情報を抽出する。イベント情報とは、あらかじめメール作成装置１０３で処理結果メール６００から抽出すべきとあらかじめ定義された情報を示す。前述したように、例えば、イベント情報とは、通知元(バックアップ処理装置１０１)の機器のシリアル番号８０１、エラー内容８０２、及びエラー発生日時８０３などを示す。

ステップＳ４０８では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、どのエラーがいつ発生したのか、またはサマリーレポートの場合はどの処理がいつ実行されたかといったイベント情報を処理結果メール６００から抽出しイベントデータテーブル８００に格納する。

ここで、図８のイベントデータテーブル８００について説明する。イベントデータテーブル８００は、処理結果メール６００の通知元の機器シリアル番号８０１、エラーの内容を示すエラー内容８０２、エラーが発生した日時を示すエラー発生日時８０３を含む。さらに、イベントデータテーブル８００は、受信した処理結果メールからイベント情報を抽出した日時を示すエラー通知日８０４を含む。ステップＳ４０７で抽出された各種イベント情報はイベントデータテーブル８００に格納される。尚、受信した処理結果メールから抽出する情報は一例であり、その他必要な情報を適宜抽出できればよい。

ステップＳ４０９では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、受信した処理結果メールから抽出したバックアップ処理装置１０１のシリアル番号（通知元の機器シリアル番号８０１）をキーにして、イベントデータテーブル８００を検索する。

ステップＳ４１０では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０９の検索の結果、同機器で同じエラーがあるか否かを判定する。つまり、同じバックアップ処理装置１０１のシリアル番号が通知元の機器シリアル番号８０１に存在し、かつ同じエラー内容８０２が格納されているか否かを判定する。同機器で同じエラーがあると判定された場合はステップＳ４１１に処理を進め、同機器で同じエラーはないと判定した場合はステップＳ４１３に処理を進める。

ステップＳ４１１では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、同機器で同じエラーがあった場合に、当該エラーは３日連続で発生しているか否かを、イベントデータテーブル８００のエラー発生日時８０３から判定する。尚、エラー発生日時８０３がイベントデータテーブル８００上に格納されておらず、処理結果メール６００から判定できなかった場合は、エラー通知日８０４から特定してもよい。メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、同機器（同じバックアップ処理装置１０１）でエラーが３日連続発生したと判定した場合はステップＳ４１２に処理を進める。メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、同機器でエラーが３日連続発生したと判定しなかった場合はステップＳ４１３に処理を進める。

ステップＳ４１２では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、雛形特定データテーブル９００から雛形特定９０３よりＮｏ．Ａの雛形データを特定する。

ここで、図９に説明を移す。図９の雛形特定データテーブル９００は、イベントデータテーブル８００に格納されたエラー内容８０２から、対応する電子メールの雛形データを特定するためのデータテーブルの一例を示す。雛形特定データテーブル９００は、電子メールの雛形データに一意に割り振られた識別番号である処理Ｎｏ．９０１、雛形データを特定するための条件を示す条件９０２、特定先の雛形データを示す雛形特定９０３を含む。ステップＳ４１２では、サーバ装置１０２から受信した処理結果により、バックアップ処理装置１０１において３日連続でエラーが発生していると判定された。そのため、条件９０２の条件にあてまる処理Ｎｏ．１０の雛形特定９０３がＮｏ．Ａの電子メールの雛形データが特定される。また、ステップＳ４０５で受信した処理結果メールがサマリーレポートであった場合は、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、処理Ｎｏ．９のレコードを参照し、雛形特定９０３にあるようにエラー通知メールを送信しなくてもよい。またはメール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、サマリーレポート用の雛形データを記憶しておき、サマリーレポート用の雛形データを特定してもよい。

図４に説明を戻す。ステップＳ４１３では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４１０において同機器で同じエラーが無いと判定された場合に、イベントデータテーブル８００のエラー内容８０２に対応する雛形データを雛形特定データテーブル９００から特定する。つまり、ステップＳ４１２とステップＳ４１３の処理は、ステップＳ４０５で受信した処理結果メールの通知内容に応じて、データ記憶部３３３の機能部により記憶している定義情報を特定する処理を示す。尚、受信した処理結果メールがエラーを示す通知ではなくサマリーレポートであった場合や、所定の期間や所定のタイミングでエラーを示す通知もサマリーレポートも送られてこなかった場合は、処理Ｎｏ．１１のレコードが示すＮｏ．Ｂの雛形データを特定する。

ステップＳ４１４では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、メール作成部３３４の機能により、ステップＳ４１２やステップＳ４１４で特定した雛形データとイベントデータテーブル８００とを用いてエラー通知メールを作成する。より具体的には、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、特定した雛形データを雛形形式データテーブル１０００から取得する。そして取得した雛形形式データテーブル１０００に対して、イベントデータテーブル８００に格納した各情報を埋め込むことでエラー通知メールを作成する。つまり、ステップＳ４１４では、ステップＳ４１２やステップＳ４１３で特定した定義情報に基づいて、ステップＳ４０５で受信した電子メールの内容を編集することにより新たな電子メールを作成している。

図１０の雛形形式データテーブル１０００は、バックアップ処理の各エラーに対応する電子メールの内容を示すデータテーブルの一例である。雛形形式データテーブル１０００は、雛形データに割り振られる一意の識別番号を示す雛形形式Ｎｏ．１００１、雛形データとなる電子メールのタイトル１００２、雛形データとなる電子メールの本文１００３を含む。図では例として雛形形式Ｎｏ．１のみ示しているが、雛形形式Ｎｏ．１００１は、雛形特定データテーブル９００に記憶されているレコードの数だけそれぞれ電子メールの雛形データが記憶されていると良い。

ステップＳ４１５では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、エラー通知メール送信部３３５の機能により、ステップＳ４１４で作成したエラー通知メールを契約者データテーブル８１０に格納されているメールアドレスに基づいて送信する。つまり、メール作成装置１０３で作成した新たな電子メールを送信する処理を示している。

図８の契約者データテーブル８１０は、メール作成装置１０３を利用しているユーザ（契約者）の情報が格納されており、メール作成装置１０３で作成したエラー通知メールの送り先となるメールアドレスを格納したデータテーブルの一例を示す。契約者データテーブル８１０は、契約者毎に一意に割り振られる契約者ＩＤ８１１、バックアップ処理装置１０１のシリアル番号を示すシリアル番号８１２を格納する。また、契約者データテーブル８１０は、エラー通知メールの通知先のメールアドレスである８１３、エラー通知メールの別の通知先である同報先アドレス８１４、本実施形態のシステムを契約しているユーザに対する契約番号を示す契約番号８１５を含む。メール作成装置１０３にユーザ情報を登録したユーザをここでは契約者と称して、契約番号を割り振る。また、契約者データテーブル８１０にはエラー通知メールを送る宛先のメールアドレスを１または複数登録することが可能となる。

ステップＳ４１５では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０７において抽出したバックアップ処理装置１０１のシリアル番号と一致するシリアル番号８１２を有するレコードを、契約者データテーブル８１０から取得する。そしてメール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、当該レコードに含まれる通知先アドレス８１３及び同報先アドレス８１４に対して新たな電子メールを送信する。

図１１は、ステップＳ４１４で作成したエラー通知メールのメール画面１１００の一例を示す図である。メール画面１１００では、ユーザが認識しやすいように構成された電子メールの雛形データを用いて、エラーの情報とその対処方法が分かりやすく表示される。また、メール画面１１００では、エラー日時（エラーの発生日時）や機器情報（シリアル番号、ホスト名、及び契約Ｎｏ等）といった個別の情報が付加された形で表示される。本実施形態では、バックアップ処理装置１０１を利用するユーザは、サーバ装置１０２から直接処理結果通知を受信することができる。しかしながら、サーバ装置１０２から直接処理結果通知を受信する場合は内容が分かりにくい処理結果通知である場合もある。そのためバックアップ処理装置１０１を利用するユーザは、メール作成装置１０３にユーザ情報を登録し、メール作成装置１０３を介してエラー通知メールを受信する。この処理によりバックアップ処理装置１０１を利用するユーザは図１１のように情報を適宜付加、削除して分かりやすく編集されたメールを受信することが可能となる。

以上により、本発明の第一の実施形態における、バックアップ処理の処理結果に対応するエラー通知メールをユーザに通知する処理の説明を終了する。

［第二の実施形態］
次に図１２を用いて、本発明の第二の実施形態である、エラー通知メールが作成できない場合の処理を説明する。第一の実施形態は、サーバ装置１０２から受信した処理結果メールの内容に応じてエラー通知メールを作成したが、第二の実施形態は、処理結果メールの内容に関して対応する雛形データが無く、エラー通知メールが作成できない場合の処理を示す。

尚、第二の実施形態は、第一の実施形態と、ほぼ同様な構成及び処理をとることから、同一の構成及び処理については同一符号を用いて説明を省略し、異なる部分のみ詳細に説明を行う。そのため、図１２のステップＳ４０５からステップＳ４１２までの処理については説明を省略する。

ステップＳ１２０１では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０８で格納したイベント情報から、対応する雛形データを特定できるか否かを判定する。より具体的には、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、イベントデータテーブル８００に格納したエラー内容８０２を用いて、雛形特定データテーブル９００の条件９０２を検索する。そして、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、エラー内容８０２に対応する雛形データが特定可能か否かを判定する。エラーの雛形データを特定したと判定した場合はステップＳ４１４に処理を進める。エラーの雛形データを特定できないと判定した場合はステップＳステップＳ１２０２に処理を進める。

ステップＳ１２０２では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、エラー通知を保留するか否かを判定する。より具体的には、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、エラーに対応する雛形データが特定できなかった場合の処理として、エラー通知メールの送信を保留とするかサーバ装置１０２から受信した処理結果メールをそのまま送信するかを設定できるものとする。ステップＳ１２０２では、契約者データテーブル８１０に格納されているメールアドレス宛にエラー通知メールを送信するか保留とするかを、当該設定に基づき判定する。メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、エラー通知メールを保留とすると判定した場合はステップＳ１２０５に処理を進める。メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、エラー通知メールを保留としない、つまりエラー通知メールを契約者データテーブル８１０に格納されているメールアドレス宛に送信すると判定した場合はステップＳ１２０３に処理を進める。

ステップＳ１２０３では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１２０９でエラーに対応する雛形データを特定できなかった旨をメール作成装置１０３の管理者に通知する。当該通知により、メール作成装置１０３は、エラー情報に対応する新しい雛形データの作成や、バックアップ処理装置１０１の機器自体の確認を行うようメール作成装置１０３の管理者に対して促すことが可能となる。

ステップＳ１２０４では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０５で受信した処理結果メールを契約者データテーブル８１０の通知先アドレス８１３および同報先アドレス８１４に送信して一連の処理を終了する。

ステップＳ１２０５では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１２０２でエラー通知メールを保留すると判定した場合に、エラー通知メールの送信を保留する処理を行う。

ステップＳ１２０６では、メール作成装置１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１２０５でエラー通知メールの送信を保留した旨をメール作成装置１０３の管理者に対して送信する。

以上により、本発明の第二の実施形態の説明を終了する。第二の実施形態の処理により、すぐにメール作成装置１０３でエラーに対応する電子メールを作成できない場合であっても、メール作成装置１０３の管理者に電子メールが作成できない旨を通知することで電子メールの作成の対応を可能とする。また、メール作成装置１０３による電子メールの作成ができない場合でも、メール作成装置１０３は契約者データテーブル８１０に格納されているメールアドレスに処理結果メールを送信することができる。メール作成装置１０３は契約者データテーブル８１０に格納されているメールアドレスに処理結果メールを送信するにより、バックアップ処理装置１０１の実行処理の結果を通知可能とする。

尚、それぞれの実施形態では、バックアップ処理装置１０１におけるバックアップ処理の処理結果について述べた。しかしながら、バックアップの処理結果に限らず、バックアップ処理装置１０１自身、あるいは、バックアップ処理装置１０１と通信する情報処理装置等の種々の処理結果であっても良いし、稼働状況等に関する機器情報であっても良い。

この場合、それぞれの処理結果に応じた雛形特定データテーブル９００へレコードを登録しておき、当該レコードに対応する雛形形式データテーブル１０００へ雛形データを登録しておく。

このように、本発明によれば、システムに関する通知内容をユーザが容易に認識可能な仕組みを提供することが可能な効果を奏する。

以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明におけるプログラムは、本実施形態に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体はコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１０１バックアップ処理装置
１０２サーバ装置
１０３メール作成装置
２０１ＣＰＵ
２０２ＲＯＭ
２０３ＲＡＭ
２０８通信Ｉ／Ｆコントローラ
２１１外部メモリ

Claims

処理装置の状態を管理する管理装置と、メールを作成するメール作成装置と、前記メール作成装置と通信可能な情報処理装置とを含む情報処理システムにおける前記メール作成装置であって、
前記管理装置から前記処理装置の処理の状態を示す第１の電子メールを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した前記第１の電子メールの通知内容および当該通知内容に係る通知履歴に対応し、当該通知内容の言語とは異なる言語の通知内容にするための定義情報を記憶する記憶手段と、
前記受信手段により受信される前記第１の電子メールの通知内容および当該通知内容に係る通知履歴を用いて、対応する定義情報を特定する特定手段と、
前記特定手段により特定された定義情報を用いて、前記第１の電子メールの通知内容の言語とは異なる言語の、当該通知内容および当該通知内容に係る通知履歴に対応する内容の第２の電子メールを作成する作成手段と、
前記作成手段で作成した前記第２の電子メールを前記情報処理装置に送信する送信手段と、
を備えることを特徴とするメール作成装置。
前記処理装置は、バックアップ処理を行うバックアップ処理装置であって、
前記受信手段は、前記管理装置が前記バックアップ処理装置から取得したバックアップ処理の処理結果を含む前記第１の電子メールを、前記管理装置から受信することを特徴とする請求項１に記載のメール作成装置。
前記記憶手段は、前記作成手段で作成した前記第２の電子メールを送信するための宛先を記憶し、
前記送信手段は、前記記憶手段で記憶した宛先に対して前記第２の電子メールを送信することを特徴とする請求項１または２に記載のメール作成装置。
前記作成手段は、前記記憶手段で記憶する定義情報と前記第１の電子メールに含まれる情報とを用いて前記第２の電子メールを作成することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のメール作成装置。
前記作成手段は、前記第１の電子メールに対応する定義情報を特定できなかった場合には、前記第２の電子メールを作成しないことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のメール作成装置。
前記特定手段で定義情報を特定できなかったことにより前記第２の電子メールを作成しなかった場合には、前記情報処理システムの管理者に前記第２の電子メールを作成しなかった情報を前記送信手段により送信することを特徴とする請求項５に記載のメール作成装置。
前記受信手段は、前記処理装置のエラーの処理に関する通知を前記第１の電子メールで受信し、
前記記憶手段は、前記第１の電子メールの通知内容が示すエラーの処理ごとに前記定義情報を記憶することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載のメール作成装置。
処理装置の状態を管理する管理装置と、メールを作成するメール作成装置と、前記メール作成装置と通信可能な情報処理装置とを含む情報処理システムであって、
前記管理装置から前記処理装置の処理の状態を示す第１の電子メールを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した前記第１の電子メールの通知内容および当該通知内容に係る通知履歴に対応し、当該通知内容の言語とは異なる言語の通知内容にするための定義情報を記憶する記憶手段と、
前記受信手段により受信される前記第１の電子メールの通知内容および当該通知内容に係る通知履歴を用いて、対応する定義情報を特定する特定手段と
前記特定手段により特定された定義情報を用いて、前記第１の電子メールの通知内容の言語とは異なる言語の、当該通知内容および当該通知内容に係る通知履歴に対応する内容の第２の電子メールを作成する作成手段と、
前記作成手段で作成した前記第２の電子メールを前記情報処理装置に送信する送信手段と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
処理装置の状態を管理する管理装置と、メールを作成するメール作成装置と、前記メール作成装置と通信可能な情報処理装置とを含み、前記管理装置から受信する第１の電子メールの通知内容および当該通知内容に係る通知履歴に対応し、当該通知内容の言語とは異なる言語の通知内容にするための定義情報を記憶する記憶手段を備える情報処理システムの制御方法であって、
前記管理装置から前記処理装置の処理の状態を示す前記第１の電子メールを受信する受信ステップと、
前記受信ステップにより受信される前記第１の電子メールの通知内容および当該通知内容に係る通知履歴を用いて、対応する定義情報を特定する特定ステップと、
前記特定ステップにより特定された定義情報を用いて、前記第１の電子メールの通知内容の言語とは異なる言語の、当該通知内容および当該通知内容に係る通知履歴に対応する内容の第２の電子メールを作成する作成ステップと、
前記作成ステップで作成した前記第２の電子メールを前記情報処理装置に送信する送信ステップと、
を含むことを特徴とする情報処理システムの制御方法。
処理装置の状態を管理する管理装置と、メールを作成するメール作成装置と、前記メール作成装置と通信可能な情報処理装置とを含み、前記管理装置から受信する第１の電子メールの通知内容および当該通知内容に係る通知履歴に対応し、当該通知内容の言語とは異なる言語の通知内容にするための定義情報を記憶する記憶手段を備えるメール作成装置の制御方法であって、
前記管理装置から前記処理装置の処理の状態を示す前記第１の電子メールを受信する受信ステップと、
前記受信ステップにより受信される前記第１の電子メールの通知内容および当該通知内容に係る通知履歴を用いて、対応する定義情報を特定する特定ステップと、
前記特定ステップにより特定された定義情報を用いて、前記第１の電子メールの通知内容の言語とは異なる言語の、当該通知内容および当該通知内容に係る通知履歴に対応する内容の第２の電子メールを作成する作成ステップと、
前記作成ステップで作成した前記第２の電子メールを前記情報処理装置に送信する送信ステップと、
を含むことを特徴とするメール作成装置の制御方法。
コンピュータを、請求項１乃至８のいずれか１項に記載のメール作成装置および情報処理システムとして機能させるためのプログラム。