JP5150820B2 - 文書管理装置及びその制御方法、文書管理システム、及びプログラム - Google Patents
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Description
承認ステップ順1002は、図10の承認ステップ順1002に対応している。
200 申請者端末
300 承認者端末
400 文書管理サーバ
401 データベース
Claims (14)
- ワークフローの承認工程の順序を示す工程順序情報と、該承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルとを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置において、
前記承認工程においてワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段と、
前記承認者による承認がなされた前記ワークフローの承認工程を、次の承認工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記文書ファイルが付帯している前記ワークフロー情報を次の承認工程に進める指示をする場合に、該指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されているか否かを判定する記憶判定手段と、
前記記憶判定手段で前記指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されていると判定した場合に、前記指示手段で次の承認工程に進める指示をする際に当該文書ファイルを削除するか否かの選択画面を表示部に表示して、当該選択画面からの選択を受け付ける選択受付手段と、
前記記憶手段で記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除する削除手段とを備え、
前記選択受付手段は、前記記憶手段で前記記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除しない選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを、前記削除手段で前記文書管理装置の記憶部から削除することなく残したままにしておき、また、前記選択受付手段で前記文書ファイルを前記記憶部より削除する選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記削除手段は、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを前記記憶部より削除することを特徴とする文書管理装置。 - 前記ワークフローサーバで記憶管理している前記文書ファイルの公開情報を含むファイル取得情報を取得する取得手段と、
前記取得手段で前記ワークフローサーバより取得した前記ファイル取得情報に含まれる文書ファイルの公開情報を用いることにより、前記記憶手段で前記記憶部に記憶している前記ワークフロー情報に付帯していた前記文書ファイルのうち、前記ワークフローの全承認工程を経た結果、ネットワークでアクセス可能な状態に公開されている削除対象の前記文書ファイルがあるか否かを判定する公開判定手段とを更に備え、
前記削除手段は、前記公開判定手段で前記ワークフローの全承認工程を経た結果、ネットワークでアクセス可能な状態に公開されている削除対象の前記文書ファイルがあると判定された場合には、前記記憶部に記憶している前記削除対象の文書ファイルを削除することを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。 - 前記ワークフローサーバにアクセスするためのユーザ識別情報を含むログイン情報を受付けるログイン情報受付手段を更に備え、
前記取得手段は、前記ログイン情報受付手段で受け付けたログイン情報に含まれるユーザ識別情報を用いることにより、当該ユーザ識別情報に紐付いて前記ワークフローサーバで記憶している前記文書ファイルの公開情報を含むファイル取得情報を取得することを特徴とする請求項2に記載の文書管理装置。 - 前記ワークフロー情報に付帯させる文書ファイルの選択を受け付ける文書ファイル選択受付手段と、
前記文書ファイル選択受付手段で前記ワークフロー情報に付帯させる選択を受け付けた前記文書ファイルが前記ワークフローの全作業工程で承認を得た結果、ネットワークで公開される公開日を設定する公開日設定手段と、
ワークフローで承認するためのワークフロー情報および当該ワークフロー情報に付帯する前記文書ファイルと当該文書ファイルを公開させる公開日を前記ワークフローサーバに送信することにより前記ワークフローを起案する起案手段とを更に備え、
前記指示手段が前記起案手段で起案された前記ワークフローを次の承認工程に進める指示を受け付けた場合に、前記記憶手段で記憶部に記憶した文書ファイルの格納先を前記ワークフローサーバに送信することにより、前記ファイル取得情報を更新する更新手段を備えることを特徴とする請求項2又は3に記載の文書管理装置。 - 前記公開判定手段は、前記取得手段で取得した前記ファイル取得情報に含まれる前記ワークフローサーバで更新される前記ワークフロー情報に含まれる承認ステップ情報が、当該ワークフローの全承認工程が完了したことを示すステータスであり、かつ、前記ファイル取得情報に含まれる前記文書ファイルの公開情報が、前記公開日設定手段で設定した前記公開日を過ぎている場合に、当該文書ファイルがネットワークでアクセス可能な状態であると判定することを特徴とする請求項4に記載の文書管理装置。
- 前記削除手段で前記記憶部より削除した前記文書ファイルのステータス情報を更新すべく前記ワークフローサーバへ当該文書ファイルを削除したことを示す情報を送信する削除情報送信手段を更に備えることを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載の文書管理装置。
- 前記削除手段は、前記ワークフローサーバより取得した前記ファイル取得情報に含まれる文書ファイルの格納先を示す情報を用いることにより、前記記憶部の該格納先に記憶している削除対象の文書ファイルを削除することを特徴とする請求項2乃至6のいずれか1項に記載の文書管理装置。
- 前記記憶手段は、前記文書ファイルを前記文書管理装置の記憶部の一時記憶領域に記憶する第一の記憶方式と、前記文書ファイルを前記文書管理装置の記憶部の特定の物理記憶領域を指定して記憶する第二の記憶方式を含む複数の記憶方式のうち、いずれかの記憶方式で当該文書ファイルを記憶することを特徴とする請求項1乃至7のいずれか1項に記載の文書管理装置。
- 前記文書ファイルを前記記憶手段の第一の記憶方式で記憶している場合は、前記指示手段で前記文書ファイルが付帯していた前記ワークフロー情報を次の承認工程に進めるときに前記選択受付手段で前記文書ファイルを削除するか否かの選択を受け付けることなく、前記削除手段で当該文書ファイルを削除することを特徴とする請求項8に記載の文書管理装置。
- ワークフローの承認工程の順序を示す工程順序情報と、該承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルと、当該文書ファイルの公開情報を含むファイル取得情報とを記憶管理するワークフローサーバと、前記ワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムであって、
前記ワークフローサーバは、
前記ワークフローの業務を示す情報を前記文書管理装置に送信する送信手段と、
前記文書管理装置で実行される前記ワークフローの作業工程のステータス情報を当該文書管理装置より受信することにより、当該ワークフローのステータス情報を更新する更新手段と、
前記更新手段で更新した前記ステータス情報を用いることにより、前記ワークフローの作業工程が全て完了しているか否かを判定する完了判定手段と、
前記完了判定手段で前記ワークフローの承認工程が全て完了していると判定された前記ワークフロー情報に付帯していた前記文書ファイルをネットワークでアクセス可能な状態に公開する文書ファイル公開手段とを備え、
前記文書管理装置は、
前記承認工程においてワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段と、
前記承認者による承認がなされた前記ワークフローの承認工程を、次の承認工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記文書ファイルが付帯している前記ワークフロー情報を次の承認工程に進める指示をする場合に、該指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されているか否かを判定する記憶判定手段と、
前記記憶判定手段で前記指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されていると判定した場合に、前記指示手段で次の承認工程に進める指示をする際に当該文書ファイルを削除するか否かの選択画面を表示部に表示して、当該選択画面からの選択を受け付ける選択受付手段と、
前記記憶手段で記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除する削除手段とを備え、
前記選択受付手段は、前記記憶手段で前記記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除しない選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを、前記削除手段で前記文書管理装置の記憶部から削除することなく残したままにしておき、また、前記選択受付手段で前記文書ファイルを前記記憶部より削除する選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記削除手段は、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを前記記憶部より削除することを特徴とする文書管理システム。 - ワークフローの承認工程の順序を示す工程順序情報と、該承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルとを記憶管理するワークフローサーバと接続可能であり、前記承認工程においてワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段を備える文書管理装置を制御する制御方法であって、
文書管理装置の指示手段が、前記承認者による承認がなされた前記ワークフローの承認
工程を、次の承認工程に進める指示をする指示ステップと、
文書管理装置の記憶判定手段が、前記指示ステップで前記文書ファイルが付帯している前記ワークフロー情報を次の承認工程に進める指示をする場合に、該指示ステップで次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されているか否かを判定する記憶判定ステップと、
文書管理装置の選択受付手段が、前記記憶判定ステップで前記指示ステップで次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されていると判定した場合に、前記指示ステップで次の承認工程に進める指示をする際に当該文書ファイルを削除するか否かの選択画面を表示部に表示して、
当該選択画面からの選択を受け付ける選択受付ステップと、
文書管理装置の削除手段が、前記記憶手段で記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除する削除ステップとを備え、
前記選択受付ステップは、前記記憶手段で前記記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除しない選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記指示ステップにより次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを、前記削除ステップで前記文書管理装置の記憶部から削除することなく残したままにしておき、また、前記選択受付ステップで前記文書ファイルを前記記憶部より削除する選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記削除ステップでは、前記指示ステップにより次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを前記記憶部より削除することを特徴とする文書管理装置を制御する制御方法。 - ワークフローの承認工程の順序を示す工程順序情報と、該承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルとを記憶管理するワークフローサーバと接続可能であり、前記承認工程においてワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段を備える文書管理装置において実行されるプログラムであって、
前記文書管理装置を、
前記承認者による承認がなされた前記ワークフローの承認工程を、次の承認工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記文書ファイルが付帯している前記ワークフロー情報を次の承認工程に進める指示をする場合に、該指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されているか否かを判定する記憶判定手段と、
前記記憶判定手段で前記指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されていると判定した場合に、前記指示手段で次の承認工程に進める指示をする際に当該文書ファイルを削除するか否かの選択画面を表示部に表示して、当該選択画面からの選択を受け付ける選択受付手段と、
前記記憶手段で記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させ、
前記選択受付手段は、前記記憶手段で前記記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除しない選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを、前記削除手段で前記文書管理装置の記憶部から削除することなく残したままにしておき、また、前記選択受付手段で前記文書ファイルを前記記憶部より削除する選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記削除手段は、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを前記記憶部より削除することを特徴とするプログラム。 - ワークフローの承認工程の順序を示す工程順序情報と、該承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルと、当該文書ファイルの公開情報を含むファイル取得情報とを記憶管理するワークフローサーバと、前記承認工程においてワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段を備える文書管理装置とを含む文書管理システムを制御する制御方法であって、
前記ワークフローサーバにおいて、
前記ワークフローサーバの送信手段が、前記ワークフローの業務を示す情報を前記文書管理装置に送信する送信ステップと、
前記ワークフローサーバの更新手段が、前記文書管理装置で実行される前記ワークフローの作業工程のステータス情報を当該文書管理装置より受信することにより、当該ワークフローのステータス情報を更新する更新ステップと、
前記ワークフローサーバの完了判定手段が、前記更新ステップで更新した前記ステータス情報を用いることにより、前記ワークフローの作業工程が全て完了しているか否かを判定する完了判定ステップと、
前記ワークフローサーバの文書ファイル公開手段が、前記完了判定ステップで前記ワークフローの承認工程が全て完了していると判定された前記ワークフロー情報に付帯していた前記文書ファイルをネットワークでアクセス可能な状態に公開する文書ファイル公開ステップとを備え、
前記文書管理装置において、
前記文書管理装置の指示手段が、前記承認者による承認がなされた前記ワークフローの承認工程を、次の承認工程に進める指示をする指示ステップと、
前記文書管理装置の記憶判定手段が、前記指示ステップで前記文書ファイルが付帯している前記ワークフロー情報を次の承認工程に進める指示をする場合に、該指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されているか否かを判定する記憶判定ステップと、
前記文書管理装置の選択受付手段が、前記記憶判定ステップで前記指示ステップで次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されていると判定した場合に、前記指示ステップで次の承認工程に進める指示をする際に当該文書ファイルを削除するか否かの選択画面を表示部に表示して、当該選択画面からの選択を受け付ける選択受付ステップと、
前記文書管理装置の削除手段が、前記記憶手段で記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除する削除ステップとを備え、
前記文書管理装置の前記選択受付手段は、前記記憶手段で前記記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除しない選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記指示ステップにより次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを、前記削除ステップで前記文書管理装置の記憶部から削除することなく残したままにしておき、また、前記選択受付ステップで前記文書ファイルを前記記憶部より削除する選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記削除ステップは、前記指示ステップにより次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを前記記憶部より削除することを特徴とする文書管理システムを制御する制御方法。 - ワークフローの承認工程の順序を示す工程順序情報と、該承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルと、当該文書ファイルの公開情報を含むファイル取得情報とを記憶管理するワークフローサーバと、前記承認工程においてワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段を備える文書管理装置とを含む文書管理システムの前記ワークフローサーバを、
前記ワークフローの業務を示す情報を前記文書管理装置に送信する送信手段と、
前記文書管理装置で実行される前記ワークフローの作業工程のステータス情報を当該文書管理装置より受信することにより、当該ワークフローのステータス情報を更新する更新手段と、
前記更新手段で更新した前記ステータス情報を用いることにより、前記ワークフローの作業工程が全て完了しているか否かを判定する完了判定手段と、
前記完了判定手段で前記ワークフローの承認工程が全て完了していると判定された前記ワークフロー情報に付帯していた前記文書ファイルをネットワークでアクセス可能な状態に公開する文書ファイル公開手段として機能させるプログラムと、
前記文書管理装置を、
前記承認者による承認がなされた前記ワークフローの承認工程を、次の承認工程に進める指示をする指示手段と、
前記指示手段で前記文書ファイルが付帯している前記ワークフロー情報を次の承認工程に進める指示をする場合に、該指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されているか否かを判定する記憶判定手段と、
前記記憶判定手段で前記指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されていると判定した場合に、前記指示手段で次の承認工程に進める指示をする際に当該文書ファイルを削除するか否かの選択画面を表示部に表示して、当該選択画面からの選択を受け付ける選択受付手段と、
前記記憶手段で記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除する削除手段として機能させ、
前記選択受付手段は、前記記憶手段で前記記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除しない選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを、前記削除手段で前記文書管理装置の記憶部から削除することなく残したままにしておき、また、前記選択受付手段で前記文書ファイルを前記記憶部より削除する選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記削除手段は、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを前記記憶部より削除するプログラムと、
を有することを特徴とするプログラム。
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