JP6885365B2 - 機器管理サーバー、機器管理システム及び機器管理方法 - Google Patents

機器管理サーバー、機器管理システム及び機器管理方法 Download PDF

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Description

本発明は、複数の画像形成装置を集中管理する機器管理サーバー、機器管理システム及び機器管理方法に関する。
複写機や複合機等の画像形成装置の販売会社は、顧客と保守契約を結んで、顧客環境の画像形成装置を保守管理することがある。複数の販売拠点を有する販売会社においては、販売拠点毎に顧客と契約して画像形成装置の保守を行っている。そこで、販売会社の各販売拠点を階層構造でグループ管理して、販売会社と各販売拠点がそれぞれ管理対象とする顧客の画像形成装置を集中管理できるようにした機器管理システムが知られている（例えば、特許文献１を参照）。
特開２０１６−９９８０７号公報
しかしながら、従来技術では、セキュリティー上、各販売拠点のサービスマンは、所属する販売拠点の顧客の画像形成装置しか参照できないように制限されていた。そのため、複数の地域に店等を有する顧客と契約した販売拠点では、管理対象とする画像形成装置が販売拠点の担当エリア外の地域に設置されることがあったが、その地域を担当する他の販売拠点のサービスマンではその顧客の画像形成装置を参照できないため、他の販売拠点のサービスマンに保守を依頼できなかった。そのため、担当エリア外の地域に自拠点のサービスマンを派遣することになり、現地に到着するまでに時間が掛ったり、地域特有の言語や設定等に不慣れだったりして、保守品質を保ちにくかった。
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、担当エリア外の地域に管理対象の画像形成装置が存在する販売拠点が、他の販売拠点のサービスマンに対して画像形成装置の機器情報を提供できる技術を提供することを目的とする。
本発明の機器管理サーバーは、複数の画像形成装置を販売する販売会社のユーザーの所属グループである販売会社グループと、前記販売会社グループの配下に販売拠点毎に設けられ、前記販売拠点に所属するユーザーの所属グループである複数の販売拠点グループと、前記販売拠点グループの配下に顧客毎に設けられ、前記販売拠点が管理対象とする前記顧客の前記画像形成装置が関連付けられた顧客グループと、前記顧客グループの配下に設けられ、前記販売拠点の担当エリア外の地域に設置された管理対象の前記画像形成装置が関連付けられた特別地域グループとを含むグループ構造情報に基づいて、前記ユーザーに対して、前記ユーザーの所属グループと前記所属グループの下位グループに対するアクセスを許可するユーザー管理部と、前記特別地域グループに対する特別アクセス権限の付与対象者となる前記ユーザーに対応してコードの発行を受け付けるコード発行受付部と、発行された前記コードと前記特別地域グループの入力を受け付けて、前記特別アクセス権限の付与要求を受け付ける付与要求受付部と、前記付与要求受付部により前記特別アクセス権限の付与要求が受け付けられると、発行された前記コードに対応するユーザーに対して、前記特別地域グループへの前記特別アクセス権限を付与する付与処理部とを備え、前記ユーザー管理部は、前記付与処理部により前記特別アクセス権限を付与された前記ユーザーに対して、前記特別地域グループが前記所属グループ及び前記所属グループの下位グループに含まれていなくても、前記特別地域グループへのアクセスを許可することを特徴とする。
また、前記コード発行受付部により前記コードの発行が受け付けられた場合に、前記コードを発行し、発行した前記コードを特別アクセス権限の付与対象者となる前記ユーザーと関連付けて特定期間保存するコード発行部を備え、前記付与処理部は、前記付与要求受付部により入力を受け付けられた前記コードを前記コード発行部により保存された前記コードと照合することで前記特別アクセス権限の付与対象者となる前記ユーザーを特定してもよい。
また、前記コード発行受付部は、前記グループ構造情報の最上位グループの管理者権限で前記コードの発行を受け付け、前記付与要求受付部は、前記販売拠点グループの管理者権限で前記特別アクセス権限の付与要求を受け付けてもよい。
また、前記付与処理部は、前記特別アクセス権限を付与した前記ユーザー宛に、前記特別地域グループへのアクセスが許可されたことを通知してもよい。
本発明の機器管理システムは、機器管理サーバーと複数の画像形成装置と複数のユーザー端末とがネットワークを介して接続された機器管理システムであって、前記複数の画像形成装置は、前記ネットワークを介して前記機器管理サーバーによって遠隔管理され、各前記ユーザー端末は、前記機器管理サーバーとの間でユーザー認証を実行し、前記機器管理サーバーは、複数の画像形成装置を販売する販売会社のユーザーの所属グループである販売会社グループと、前記販売会社グループの配下に販売拠点毎に設けられ、前記販売拠点に所属するユーザーの所属グループである複数の販売拠点グループと、前記販売拠点グループの配下に顧客毎に設けられ、前記販売拠点が管理対象とする前記顧客の前記画像形成装置が関連付けられた顧客グループと、前記顧客グループの配下に設けられ、前記販売拠点の担当エリア外の地域に設置された管理対象の前記画像形成装置が関連付けられた特別地域グループとを含むグループ構造情報に基づいて、前記ユーザーに対して、前記ユーザーの所属グループと前記所属グループの下位グループに対するアクセスを許可するユーザー管理部と、前記特別地域グループに対する特別アクセス権限の付与対象者となる前記ユーザーに対応してコードの発行を受け付けるコード発行受付部と、発行された前記コードと前記特別地域グループの入力を受け付けて、前記特別アクセス権限の付与要求を受け付ける付与要求受付部と、前記付与要求受付部により前記特別アクセス権限の付与要求が受け付けられると、発行された前記コードに対応するユーザーに対して、前記特別地域グループへの前記特別アクセス権限を付与する付与処理部とを備え、前記ユーザー管理部は、前記付与処理部により前記特別アクセス権限を付与された前記ユーザーに対して、前記特別地域グループが前記所属グループ及び前記所属グループの下位グループに含まれていなくても、前記特別地域グループへのアクセスを許可することを特徴とする。
本発明の機器管理方法は、機器管理サーバーの制御部により実行される機器管理方法であって、複数の画像形成装置を販売する販売会社のユーザーの所属グループである販売会社グループと、前記販売会社グループの配下に販売拠点毎に設けられ、前記販売拠点に所属するユーザーの所属グループである複数の販売拠点グループと、前記販売拠点グループの配下に顧客毎に設けられ、前記販売拠点が管理対象とする前記顧客の前記画像形成装置が関連付けられた顧客グループと、前記顧客グループの配下に設けられ、前記販売拠点の担当エリア外の地域に設置された管理対象の前記画像形成装置が関連付けられた特別地域グループとを含むグループ構造情報に基づいて、前記ユーザーに対して、前記ユーザーの所属グループと前記所属グループの下位グループに対するアクセスを許可するユーザー管理ステップと、前記特別地域グループに対する特別アクセス権限の付与対象者となる前記ユーザーに対応してコードの発行を受け付けるコード発行受付ステップと、発行された前記コードと前記特別地域グループの入力を受け付けて、前記特別アクセス権限の付与要求を受け付ける付与要求受付ステップと、前記付与要求受付ステップにより前記特別アクセス権限の付与要求が受け付けられると、発行された前記コードに対応するユーザーに対して、前記特別地域グループへの前記特別アクセス権限を付与する付与処理ステップとを備え、前記ユーザー管理ステップは、前記付与処理ステップにより前記特別アクセス権限を付与された前記ユーザーに対して、前記特別地域グループが前記所属グループ及び前記所属グループの下位グループに含まれていなくても、前記特別地域グループへのアクセスを許可することを特徴とする。
本発明によれば、担当エリア外の地域に管理対象の画像形成装置が存在する販売拠点が、他の販売拠点のサービスマンに対して画像形成装置の機器情報を提供できるため、担当エリア外の画像形成装置の保守を他の販売拠点のサービスマンに依頼することができる。
本発明に係る実施の形態の機器管理システムのシステム構成図である。 図１に示す機器管理サーバーの概略構成図である。 図２に示すグループ構成情報の登録例である。 図２に示すユーザー情報ＤＢの登録例である。 コード発行受付画面例である。 特別アクセス権限の付与要求受付画面例である。 図１に示す機器管理システムの特別アクセス権限付与処理の流れを示すフローチャートである。
以下、図を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。なお、以下の実施の形態において、同様の機能を示す構成には、同一の符号を付してある。
図１を参照して、本実施の形態の機器管理システムにおけるシステム構成を説明する。機器管理システムは、クラウド上に設けられた機器管理サーバー１と、管理対象として顧客環境に設置されている複写機や複合機等の複数の画像形成装置と、画像形成装置の販売会社Ａ、販売拠点ＡＡ、ＡＢ、ＡＣのユーザー４が利用する複数のユーザー端末３とを備えている。機器管理サーバー１は、管理対象の複数の画像形成装置と複数のユーザー端末３と、ネットワーク２を介して接続されている。
つづいて、画像形成装置の販売・保守管理体制について説明する。画像形成装置の製造や販売を行う販売会社Ａには、販売拠点として、地域Ａに設けられた販売拠点ＡＡ、地域Ｂに設けられた販売拠点ＡＢ、地域Ｃに設けられた販売拠点ＡＣがある。
販売拠点ＡＡ、ＡＢ、ＡＣのそれぞれは、顧客と画像形成装置の販売・保守契約を行い、契約した顧客の画像形成装置を管理対象として保守管理する。図１では、販売拠点ＡＡは顧客ａと契約し、販売拠点ＡＢは顧客ｂと契約し、販売拠点ＡＣは顧客ｃと契約している。
顧客ａは、地域Ａに建物や店が存在し、管理対象の画像形成装置が地域Ａに設置されている。顧客ｂは、地域Ｂに建物や店が存在し、管理対象の画像形成装置が地域Ｂに設置されている。顧客ｃは、地域Ａと地域Ｃにそれぞれ建物や店が存在し、管理対象の画像形成装置が地域Ａと地域Ｃの両方に設置されている。そのため、販売拠点Ｃは、担当エリアが地域Ｃであるが、顧客ｃについて地域Ａと地域Ｃの両方に設置された画像形成装置を保守管理する必要がある。
図２に示すように、機器管理サーバー１は、通信部１１と、記憶部１２と、制御部１３とを備えている。機器管理サーバー１は、Ｗｅｂサーバーとして機能することができる。
通信部１１は、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネット等のネットワーク２を介して各ユーザー端末３や各画像形成装置と各種データを送受信する機能を有する。
記憶部１２は、半導体メモリーやＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶手段であり、機器情報ＤＢ１２３と、ユーザー情報ＤＢ１２２と、グループ構造情報１２１とが記憶されている。機器情報ＤＢ１２３とユーザー情報ＤＢ１２２は、それぞれ外部サーバーとして、機器管理サーバー１からネットワーク２を介してアクセス可能に設けられても良い。
グループ構造情報１２１は、画像形成装置の実際の販売体制に似せたグループ構造が登録される。例えば、図３に示すように、画像形成装置の実際の販売体制を構成する各組織が階層構造で登録される。
図３は、図１に示す販売体制に基づいて登録されたグループ構造を示す図である。グループ構造は、販売会社Ａを示すグループ５００（販売会社グループ）と、販売拠点ＡＡを示すグループ５１０（販売拠点グループ）と、販売拠点ＡＢを示すグループ５２０（販売拠点グループ）と、販売拠点ＡＣを示すグループ５３０（販売拠点グループ）と、顧客ａを示すグループ５１１（顧客グループ）と、顧客ｂを示すグループ５２１（顧客グループ）と、顧客ｃを示すグループ５３１（顧客グループ）とを含んでいる。
販売会社Ａを示すグループ５００の配下には、下位グループとして、販売拠点ＡＡを示すグループ５１０、販売拠点ＡＢを示すグループ５２０及び販売拠点ＡＣを示すグループ５３０が設けられている。そして、販売拠点ＡＡを示すグループ５１０の配下には、下位グループとして、契約を結んだ顧客ａを示すグループ５１１が設けられている。同様に、販売拠点ＡＢを示すグループ５２０の配下には、下位グループとして、契約を結んだ顧客ｂを示すグループ５２１が設けられている。販売拠点ＡＣを示すグループ５３０の配下には、下位グループとして、契約を結んだ顧客ｃを示すグループ５３１が設けられている。また、顧客ｃを示すグループ５３１の配下には、販売拠点ＡＣの担当エリア外である地域Ａを示す特別地域グループ５３５が下位グループとして設けられている。
なお、図１に示す販売体制は一例であり、例えば、販売拠点ＡＡ、ＡＢ、ＡＣがディーラー等の下位の販売組織を有する場合には、グループ５１０、ＡＢ、ＡＣの配下にディーラー等の下位の販売組織を示す下位グループが設けられてもよい。この場合、ディーラーの顧客は、ディーラーを示すグループの下位グループとして設けられる。
機器情報ＤＢ１２３は、管理対象の各画像形成装置の機器情報が登録されている。例えば、機器情報は、シリアル番号や、トナー等の消耗品情報、エラーログ、所属グループ等を含んでいる。所属グループは、画像形成装置の所有者を示すグループである。例えば、顧客ａの画像形成装置の所属グループは、顧客ａを示すグループ５１１となる。
ユーザー情報ＤＢ１２２は、販売会社Ａ、販売拠点ＡＡ、ＡＢ、ＡＣに所属する各ユーザー４のユーザー情報が登録されている。例えば、図４に示すように、ユーザー情報には、ユーザー名、ユーザーＩＤ（例えば、メールアドレス）、会社名、管理者やサービスマン等の各ユーザー４の役割、所属グループが含まれる。ユーザー認証に用いるパスワードや、顧客のユーザー情報がユーザー情報ＤＢ１２２に含まれてもよい。なお、所属グループは、ユーザー４が所属する会社に該当するグループである。例えば、販売会社Ａのユーザー４は、所属グループがグループ５００となる。
このように、機器情報ＤＢ１２３に登録された各画像形成装置、及びユーザー情報ＤＢ１２２に登録された各ユーザー４は、グループ構造情報１２１に登録されたグループのいずれかを所属グループとして関連付けて管理されている。
制御部１３は、通信部１１及び記憶部１２にそれぞれ接続されている。制御部１３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等を備えたマイクロコンピューター等の情報処理部である。ＲＯＭには機器管理サーバー１の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。制御プログラムはコンピューター読み取り可能な記録媒体に記録されて制御部１３に提供されても良い。制御部１３のＣＰＵは、ＲＯＭに記憶されている制御プログラムを読み出し、制御プログラムをＲＡＭに展開して実行することで、機器管理サーバー１全体の制御を行う。
また、制御部１３は、ユーザー管理部１３１と、コード発行受付部１３２と、コード発行部１３３と、アクセス権限追加受付部と、アクセス権限追加部として機能する。
ユーザー管理部１３１は、通信部１１を介して入力されるユーザー情報をユーザー情報ＤＢ１２２と照合してユーザー認証を行い、認証に成功したユーザー４をログインさせ、ユーザー４に許可された権限内で機器管理サーバー１の機能の使用を許可する機能を有する。
例えば、各ユーザー４は、グループ構造情報１２１内の所属グループの位置によってアクセス可能なグループ範囲が決まっており、所属グループと所属グループの下位グループ（下位グループの下位グループを含む）にアクセスすることができる。したがって、各ユーザー４は、所属グループに関連付けられた画像形成装置と、所属グループの下位グループに関連付けられた画像形成装置を参照することができる。所属グループの上位グループや、所属グループと異なる販売系列のグループへのアクセスは制限される。
例えば、図３に示すように、販売拠点ＡＡのサービスマンや管理者がアクセス可能なグループ範囲は、販売拠点ＡＡを示すグループ５１０に関連付けられた画像形成装置、及び顧客ａを示すグループ５１１に関連付けられた画像形成装置となる。また、販売拠点ＡＣのサービスマンや管理者がアクセス可能なグループ範囲は、販売拠点ＡＣを示すグループ５３０に関連付けられた画像形成装置、及び顧客ｃを示すグループ５３１に関連付けられた画像形成装置である。各サービスマンは、機器管理サーバー１にログインすることで、所属する販売拠点の管理対象である顧客の画像形成装置の機器情報を参照したり、遠隔管理したりすることができる。
また、各グループに少なくとも１名存在する管理者は、管理者権限を有し、所属グループの配下に新規グループ（例えば、契約した顧客を示すグループや、担当エリア外の地域を示すグループ等）を登録し、登録したグループに画像形成装置を関連付けることができる。また、各グループの管理者は、他グループのユーザー４に対して、所属グループ及び所属グループの下位グループの中から指定したグループに、特別にアクセスを許可する特別アクセス権限を付与することができる。
これにより、例えば、販売拠点ＡＣの管理者は、担当エリア外である地域Ａに設置された顧客ｃの画像形成装置について特別地域グループ５３５にまとめて、販売拠点ＡＡのサービスマンに特別地域グループ５３５への特別アクセス権限を付与することができる。特別地域グループ５３５に対する特別アクセス権限を付与された販売拠点ＡＡのサービスマンは、本来であればアクセス不可能である販売拠点ＡＣの顧客ｃの画像形成装置の内、特別地域グループ５３５に関連付けられた画像形成装置だけ参照可能となる。つまり、販売拠点ＡＣの管理者は、担当エリア外の地域に設置された画像形成装置の機器情報だけを販売拠点ＡＡのサービスマンに開示することができ、セキュリティーを確保した状態で販売拠点ＡＡのサービスマンに保守を依頼することができる。
各グループの管理者が、自由に他グループのユーザー４に対して、所属グループ及び所属グループの下位グループに対する特別アクセス権限を付与すると、セキュリティー上問題となることがある。そこで、本実施形態では、グループ構造情報１２１の最上位グループの管理者が、特別アクセス権限の付与に必要なコードを発行して、各グループの管理者は、発行されたコードを用いて特別アクセス権限を付与できるように制限している。
コード発行受付部１３２は、図５に示すコード発行受付画面Ｇ５０を介して、特別アクセス権限の付与対象者となるユーザー４の入力の受け付けと、入力を受け付けたユーザー４用にコードの発行を受け付ける機能を有する。コード発行受付画面Ｇ５０は、グループ構造情報１２１の最上位グループの管理者が表示させることができる。下位グループの管理者等が、特別アクセス権限を付与するためのコードを安易に発行することを防止するためである。
コード発行受付画面Ｇ５０は、特別アクセス権限付与対象者のユーザー情報を入力するためのユーザー情報入力欄ｇ５１と、コードの発行を指示するためのコード発行ボタンｇ５２と、発行されたコードが表示されるコード表示欄ｇ５３とが設けられている。
コード発行部１３３は、コード発行ボタンｇ５２が押された場合に、コードを発行し、発行したコードをコード表示欄ｇ５３に表示させる。コードは、セキュリティーのため、ユーザー４が予測不可能な文字列により生成され、例えば、ランダムな英数字記号で構成されてもよい。コード発行部１３３は、発行したコードを、特別アクセス権限の付与対象者のユーザー情報と関連付けて、記憶部１２に特定期間（例えば、一週間）保存する。特別アクセス権限を付与可能な期間を制限することで、セキュリティーを高めることができる。
付与要求受付部１３４は、図６に示す付与要求受付画面Ｇ６０を介して、特別アクセス権限の付与対象者であるユーザー４に対応したコードの入力を受け付け、このユーザー４に特別アクセス権限を付与するグループの指定を受け付ける機能を有する。グループは、設定受付画面を表示させた管理者の所属グループ及び所属グループの下位グループから指定可能である。
付与要求受付画面Ｇ６０は、特別アクセス権限の付与対象者に対応するコードを入力するためのコード入力欄ｇ６１と、特別アクセス権限の付与対象とするグループを入力するためのグループ選択欄ｇ６２と、特別アクセス権限の付与を指示するためのＯＫボタンｇ６３とを含んで設けられている。グループ選択欄ｇ６２は、特別アクセス権限を付与可能なグループがグループ構造情報１２１に基づいて階層構造で表示される。管理者がグループを選択すると、選択したグループが太枠で表示される。例えば、図６に示す付与要求受付画面Ｇ６０では、販売拠点ＡＣの管理者によって地域Ａのグループが選択されたことを示している。
特別アクセス権限付与部は、ＯＫボタンｇ６３が押されると、コード入力欄ｇ６１に入力されたコードに基づいて、特別アクセス権限の付与対象者となるユーザー４を記憶部１２から特定し、特定したユーザー４に、グループ選択欄ｇ６２で選択されたグループに対する特別アクセス権限を付与する。これにより、特別アクセス権限を付与されたユーザー４は、通常のアクセス可能なグループ範囲である所属グループと所属グループの下位グループに対するアクセス権限（デフォルトのアクセス権限）だけでなく、特別アクセス権限を付与されたグループに対してもアクセス権限（特別アクセス権限）を有する。
次に、図７を参照して、特別アクセス権限が付与される流れを説明する。ここでは、販売拠点ＡＣの管理者であるｕｓｅｒ６が、担当エリア外である地域Ａに対応した特別地域グループ５３５について、販売拠点ＡＡのサービスマンであるｕｓｅｒ３に特別アクセス権限を付与する場合を説明する。
まず、ｕｓｅｒ６は、ユーザー端末３を介して、グループ構造情報１２１の最上位グループである販売会社Ａの管理者（ｕｓｅｒ１）宛にコード発行依頼を送信する（ｓ１１）。コード発行依頼には、特別アクセス権限の付与対象者とするユーザー情報（販売拠点ＡＡのサービスマンのメールアドレス）が含まれる。コード発行依頼は、メールで送信されても良い。なお、ｕｓｅｒ６は、ｕｓｅｒ３のメールアドレスを予め知っているものとする。
つづいて、コード発行依頼を受信したｕｓｅｒ１は、ユーザー端末３を介して、機器管理サーバー１にユーザー認証要求を送信する（ｓ１２）。ユーザー認証要求には、ｕｓｅｒ１を識別するユーザー情報が含まれている。機器管理サーバー１のユーザー管理部１３１は、ユーザー認証要求に基づいてユーザー認証を実行し、認証結果をｕｓｅｒ１のユーザー端末３に送信する（ｓ１３）。
つづいて、ユーザー認証に成功したｕｓｅｒ１は、機器管理サーバー１からコード発行受付画面Ｇ５０を取得してユーザー端末３に表示させ、ｕｓｅｒ６からのコード発行依頼に含まれる特別アクセス権限付与対象者のメールアドレスをユーザー情報入力欄ｇ５１に入力し、コード発行ボタンｇ５２を押す。これにより、機器管理サーバー１に対してコード発行要求が行われる（ｓ１４）。
つづいて、機器管理サーバー１のコード発行受付部１３２は、コード発行受付画面Ｇ５０を介して、コード発行要求を受け付けると、コード発行部１３３が、コードを発行し、発行したコードをコード表示欄ｇ５３に表示する（ｓ１５）。また、コード発行部１３３は、発行したコードとユーザー情報入力欄に入力されたユーザー情報とを対応付けて、記憶部１２に特定期間保存する。ｕｓｅｒ１は、コード表示欄ｇ５３に表示されたコードを例えばコピーアンドペーストして、メール等に記載して、ｕｓｅｒ６にコード発行完了を通知する（ｓ１６）。
コードを通知されたｕｓｅｒ６は、ユーザー端末３を介して、機器管理サーバー１に対して自分のユーザー情報を含めてユーザー認証要求を行う（ｓ１７）。機器管理サーバー１のユーザー管理部１３１は、ユーザー認証要求に基づいて、ユーザー認証を実行し、認証結果をｕｓｅｒ６のユーザー端末３に送信する（ｓ１８）。
ユーザー認証に成功したｕｓｅｒ６は、機器管理サーバー１から付与要求受付画面Ｇ６０を取得してユーザー端末３に表示させ、コード入力欄ｇ６１にコードを入力すると共に、グループ選択欄ｇ６２からアクセス権限の付与対象とするグループを選択し、ＯＫボタンｇ６３を押す。これにより、機器管理サーバー１に対して、特別アクセス権限の付与要求が行われる（ｓ１９）。
つづいて、機器管理サーバー１の付与要求受付部１３４は、付与要求受付画面Ｇ６０を介して、特別アクセス権限の付与要求を受け付けると、付与処理部１３５が、コード入力欄ｇ６１に入力されたコードに基づいて特別アクセス権限の付与対象者を特定し、特定した付与対象者に対して、グループ選択欄ｇ６２で選択されたグループへの特別アクセス権限を付与する（ｓ２０）。
なお、付与処理部１３５は、コード入力欄ｇ６１に入力されたコードを記憶部１２に記憶されたコードと照合することで、コードに対応するｕｓｅｒ３を特別アクセス権限の付与対象者として特定することができる。コード入力欄ｇ６１に入力されたコードが間違っていたり、有効期限切れだったりして、記憶部１２のコードと照合できなかった場合、付与処理部１３５は、付与要求受付画面Ｇ６０を介して、付与に失敗した旨を通知しても良い。また、付与処理部１３５は、正常に特別アクセス権限を付与できた場合は、付与要求受付画面Ｇ６０を介して、付与に成功した旨を通知してもよい。また、付与処理部１３５は、特別アクセス権限を付与されたユーザーに、特別地域グループ５３５へのアクセスが許可された旨をメール等で通知してもよい。
つづいて、ｕｓｅｒ３が、ユーザー端末３を介して、機器管理サーバー１に対して自分のユーザー情報を含めてユーザー認証要求を行う（ｓ２１）。機器管理サーバー１のユーザー管理部１３１は、ユーザー認証要求に基づいて、ユーザー認証を実行し、認証結果を販売拠点ＡＡのサービスマンのユーザー端末３に送信する（ｓ２２）。
つづいて、ｕｓｅｒ３は、ユーザー端末３を介して、特別アクセス権限を付与された特別地域グループ５３５を参照対象として選択する（ｓ２３）。付与処理部１３５によってｕｓｅｒ３に対して特別地域グループ５３５の特別アクセス権限が付与されているため、機器管理サーバー１のユーザー管理部１３１は、ｕｓｅｒ３に対して特別地域グループ５３５へのアクセスを許可し、特別地域グループ５３５に関連付けられた顧客ｃの画像形成装置の機器情報を、ｕｓｅｒ３のユーザー端末３に表示させる（ｓ２４）。
以上により、本処理が終了する。これにより、特別アクセス権限を付与されたｕｓｅｒ３は、図３に示すデフォルトのアクセス可能範囲６００に含まれる画像形成装置だけでなく、特別アクセス権限に基づくアクセス可能範囲６５０に含まれる画像形成装置を参照可能となる。したがって、ｕｓｅｒ３は、本来であればアクセスを許可されていない特別地域グループ５３５に関連付けられた顧客ｃの画像形成装置の機器情報を確認することができ、販売拠点ＡＣが管理対象としている顧客ｃの画像形成装置の保守を代行することができる。
このように、本実施の形態の機器管理サーバー１は、複数の画像形成装置５を販売する販売会社Ａのユーザー４の所属グループである販売会社グループ（グループ５００）と、販売会社グループの配下に販売拠点毎に設けられ、販売拠点に所属するユーザー４の所属グループである複数の販売拠点グループ（グループ５１０、５２０、５３０）と、販売拠点グループの配下に顧客毎に設けられ、販売拠点が管理対象とする顧客の画像形成装置５が関連付けられた顧客グループ（グループ５１１、５２１、５３１）と、顧客グループの配下に設けられ、販売拠点の担当エリア外の地域に設置された管理対象の画像形成装置５が関連付けられた特別地域グループ５３５とを含むグループ構造情報１２１に基づいて、ユーザー４に対して、ユーザー４の所属グループと所属グループの下位グループに対するアクセスを許可するユーザー管理部１３１と、特別地域グループ５３５に対する特別アクセス権限の付与対象者となるユーザー４に対応してコードの発行を受け付けるコード発行受付部１３２と、発行されたコードと特別地域グループ５３５の入力を受け付けて、特別アクセス権限の付与要求を受け付ける付与要求受付部１３４と、付与要求受付部１３４により特別アクセス権限の付与要求が受け付けられると、発行されたコードに対応するユーザー４に対して、特別地域グループ５３５への特別アクセス権限を付与する付与処理部１３５とを備え、ユーザー管理部１３１は、付与処理部１３５により特別アクセス権限を付与されたユーザー４に対して、特別地域グループ５３５が所属グループ及び所属グループの下位グループに含まれていなくても、特別地域グループ５３５へのアクセスを許可することを特徴とする。
これにより、販売拠点ＡＣの管理者は、担当エリア外の地域に設置された管理対象の画像形成装置５について、この地域を担当している販売拠点ＡＡのサービスマンに対して特別地域グループ５３５への特別アクセス権限を付与することにより、担当エリア外の地域に設置された管理対象の画像形成装置５に限定して機器情報を開示することができる。したがって、セキュリティーを考慮して、販売拠点ＡＡのサービスマンに特別地域グループ５３５に関連付けられた画像形成装置５の保守の代行を依頼することができる。
なお、特別アクセス権限は、グループに対する参照権限だけで、書き込み等の変更権限を有さなくてもよい。また、特別アクセス権限の付与要求を行う際に管理者が特別アクセス権限の権限範囲を設定できてもよい。
本発明は上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々様々に変更が可能であることは言うまでもない。
１ 機器管理サーバー
２ ネットワーク
３ ユーザー端末
４ ユーザー
５ 画像形成装置
１１ 通信部
１２ 記憶部
１３ 制御部
１２１ グループ構造情報
１２２ ユーザー情報ＤＢ
１２３ 機器情報ＤＢ
１３１ ユーザー管理部
１３２ コード発行受付部
１３３ コード発行部
１３４ 付与要求受付部
１３５ 付与処理部
５００、５１０、５１１、５２０、５２１、５３０、５３１ グループ
５３５ 特別地域グループ
６００ デフォルトのアクセス可能範囲
６５０ 特別アクセス権限に基づくアクセス可能範囲
Ｇ５０ コード発行受付画面
ｇ５１ ユーザー情報入力欄
ｇ５２ コード発行ボタン
ｇ５３ コード表示欄
Ｇ６０ 付与要求受付画面
ｇ６１ コード入力欄
ｇ６２ グループ選択欄
ｇ６３ ＯＫボタン

Claims (6)

  1. 複数の画像形成装置を販売する販売会社のユーザーの所属グループである販売会社グループと、前記販売会社グループの配下に販売拠点毎に設けられ、前記販売拠点に所属するユーザーの所属グループである複数の販売拠点グループと、前記販売拠点グループの配下に顧客毎に設けられ、前記販売拠点が管理対象とする前記顧客の前記画像形成装置が関連付けられた顧客グループと、前記顧客グループの配下に設けられ、前記販売拠点の担当エリア外の地域に設置された管理対象の前記画像形成装置が関連付けられた特別地域グループとを含むグループ構造情報に基づいて、前記ユーザーに対して、前記ユーザーの所属グループと前記所属グループの下位グループに対するアクセスを許可するユーザー管理部と、
    前記特別地域グループに対する特別アクセス権限の付与対象者となる前記ユーザーに対応してコードの発行を受け付けるコード発行受付部と、
    発行された前記コードと前記特別地域グループの入力を受け付けて、前記特別アクセス権限の付与要求を受け付ける付与要求受付部と、
    前記付与要求受付部により前記特別アクセス権限の付与要求が受け付けられると、発行された前記コードに対応するユーザーに対して、前記特別地域グループへの前記特別アクセス権限を付与する付与処理部とを備え、
    前記ユーザー管理部は、
    前記付与処理部により前記特別アクセス権限を付与された前記ユーザーに対して、前記特別地域グループが前記所属グループ及び前記所属グループの下位グループに含まれていなくても、前記特別地域グループへのアクセスを許可する
    ことを特徴とする機器管理サーバー。
  2. 前記コード発行受付部により前記コードの発行が受け付けられた場合に、前記コードを発行し、発行した前記コードを特別アクセス権限の付与対象者となる前記ユーザーと関連付けて特定期間保存するコード発行部を備え、
    前記付与処理部は、
    前記付与要求受付部により入力を受け付けられた前記コードを前記コード発行部により保存された前記コードと照合することで前記特別アクセス権限の付与対象者となる前記ユーザーを特定する
    ことを特徴とする請求項１に記載の機器管理サーバー。
  3. 前記コード発行受付部は、
    前記グループ構造情報の最上位グループの管理者権限で前記コードの発行を受け付け、
    前記付与要求受付部は、
    前記販売拠点グループの管理者権限で前記特別アクセス権限の付与要求を受け付ける
    ことを特徴とする請求項１又は２に記載の機器管理サーバー。
  4. 前記付与処理部は、
    前記特別アクセス権限を付与した前記ユーザー宛に、前記特別地域グループへのアクセスが許可されたことを通知する
    ことを特徴とする請求項１から３までのいずれか１項に記載の機器管理サーバー。
  5. 機器管理サーバーと複数の画像形成装置と複数のユーザー端末とがネットワークを介して接続された機器管理システムであって、
    前記複数の画像形成装置は、
    前記ネットワークを介して前記機器管理サーバーによって遠隔管理され、
    各前記ユーザー端末は、
    前記機器管理サーバーとの間でユーザー認証を実行し、
    前記機器管理サーバーは、
    複数の画像形成装置を販売する販売会社のユーザーの所属グループである販売会社グループと、前記販売会社グループの配下に販売拠点毎に設けられ、前記販売拠点に所属するユーザーの所属グループである複数の販売拠点グループと、前記販売拠点グループの配下に顧客毎に設けられ、前記販売拠点が管理対象とする前記顧客の前記画像形成装置が関連付けられた顧客グループと、前記顧客グループの配下に設けられ、前記販売拠点の担当エリア外の地域に設置された管理対象の前記画像形成装置が関連付けられた特別地域グループとを含むグループ構造情報に基づいて、前記ユーザーに対して、前記ユーザーの所属グループと前記所属グループの下位グループに対するアクセスを許可するユーザー管理部と、
    前記特別地域グループに対する特別アクセス権限の付与対象者となる前記ユーザーに対応してコードの発行を受け付けるコード発行受付部と、
    発行された前記コードと前記特別地域グループの入力を受け付けて、前記特別アクセス権限の付与要求を受け付ける付与要求受付部と、
    前記付与要求受付部により前記特別アクセス権限の付与要求が受け付けられると、発行された前記コードに対応するユーザーに対して、前記特別地域グループへの前記特別アクセス権限を付与する付与処理部とを備え、
    前記ユーザー管理部は、
    前記付与処理部により前記特別アクセス権限を付与された前記ユーザーに対して、前記特別地域グループが前記所属グループ及び前記所属グループの下位グループに含まれていなくても、前記特別地域グループへのアクセスを許可する
    ことを特徴とする機器管理システム。
  6. 機器管理サーバーの制御部により実行される機器管理方法であって、
    複数の画像形成装置を販売する販売会社のユーザーの所属グループである販売会社グループと、前記販売会社グループの配下に販売拠点毎に設けられ、前記販売拠点に所属するユーザーの所属グループである複数の販売拠点グループと、前記販売拠点グループの配下に顧客毎に設けられ、前記販売拠点が管理対象とする前記顧客の前記画像形成装置が関連付けられた顧客グループと、前記顧客グループの配下に設けられ、前記販売拠点の担当エリア外の地域に設置された管理対象の前記画像形成装置が関連付けられた特別地域グループとを含むグループ構造情報に基づいて、前記ユーザーに対して、前記ユーザーの所属グループと前記所属グループの下位グループに対するアクセスを許可するユーザー管理ステップと、
    前記特別地域グループに対する特別アクセス権限の付与対象者となる前記ユーザーに対応してコードの発行を受け付けるコード発行受付ステップと、
    発行された前記コードと前記特別地域グループの入力を受け付けて、前記特別アクセス権限の付与要求を受け付ける付与要求受付ステップと、
    前記付与要求受付ステップにより前記特別アクセス権限の付与要求が受け付けられると、発行された前記コードに対応するユーザーに対して、前記特別地域グループへの前記特別アクセス権限を付与する付与処理ステップとを備え、
    前記ユーザー管理ステップは、
    前記付与処理ステップにより前記特別アクセス権限を付与された前記ユーザーに対して、前記特別地域グループが前記所属グループ及び前記所属グループの下位グループに含まれていなくても、前記特別地域グループへのアクセスを許可する
    ことを特徴とする機器管理方法。
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