JP6609501B2 - 情報処理装置、情報処理方法及びプログラム - Google Patents

情報処理装置、情報処理方法及びプログラム Download PDF

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Description

本発明は、組織間のコミュニケーションの量を表示する技術に関する。
従来、企業間で複数のプロジェクトが同時に進行する場合に、これらのプロジェクトの管理を支援するための様々な手法が提案されている。例えば、特許文献1には、社内メールサーバにより中継されるメールをプロジェクトごとに分類し、プロジェクト単位でメールの流量を表示するシステムが開示されている。
特開2015−69543号公報
しかし、特許文献1に開示のシステムでは、社内メールサーバにより中継されるメールのみが分類の対象となっている。すなわち、プロジェクト単位で流量が表示されるメールは、単一の組織内で中継されるメールに限られる。特許文献1に開示のシステムでは、複数の組織間で行われるコミュニケーションの量を工程単位で表示することはできない。
本発明は、このような事情に鑑みてなされたものであり、共同で各工程を処理する複数の組織間で行われるコミュニケーションの量を工程単位で表示することを目的とする。
上記の課題を解決するため、本発明は、第1組織と前記第1組織とは異なる第2組織との間で通信回線を介して行われるコミュニケーションの量を、前記第1及び第2組織により共同で処理される各工程につき特定するコミュニケーション量特定部と、前記特定された量又は当該量に基づいて特定される情報を、前記第1組織に属する第1ユーザに使用される第1通信端末と前記第2組織に属する第2ユーザに使用される第2通信端末のうち少なくとも一方に表示させる表示制御部とを備える情報処理装置を提供する。
好ましい態様において、前記表示制御部は、前記特定された量又は当該量に基づいて特定される情報が所定の条件を満たす場合に、前記第1組織に属する第3ユーザに使用される第3通信端末と前記第2組織に属する第4ユーザに使用される第4通信端末のうち少なくとも一方に警告を表示させる。
さらに好ましい態様において、前記工程では、前記第1組織と前記第2組織との間で前記通信回線を介してファイルが交互にやり取りされることで当該工程の成果物たるファイルの内容が決定され、前記コミュニケーション量特定部は、前記第1組織と前記第2組織との間で前記通信回線を介してファイルが送信された回数又は頻度を、前記第1及び第2組織により共同で処理される各工程につき特定し、前記表示制御部は、前記特定された回数又は頻度が閾値以下である場合に、前記第3及び第4通信端末のうち少なくとも一方に警告を表示させる。
さらに好ましい態様において、前記コミュニケーション量特定部は、前記第1組織と前記第1及び第2組織とは異なる第3組織との間で他の通信回線を介して行われるコミュニケーションの量を、前記第1及び第3組織により共同で処理される各工程につき、前記特定された量とは別の量として特定し、前記表示制御部は、前記特定された量が前記特定された別の量以下である場合に、または、前記特定された量に基づいて特定される数値が前記特定された別の量に基づいて特定される数値以下である場合に、前記第3通信端末に警告を表示させる。
さらに好ましい態様において、前記所定の条件は、前記量が特定された工程の種別と、前記第1又は第2ユーザの当該工程の習熟度と、前記各工程により構成される案件の重要度のうちの少なくとも1つに基づいて決定される。
また、本発明は、情報処理装置により実行される情報処理方法であって、第1組織と前記第1組織とは異なる第2組織との間で通信回線を介して行われるコミュニケーションの量を、前記第1及び第2組織により共同で処理される各工程につき特定するステップと、前記特定された量又は当該量に基づいて特定される情報を、前記第1組織に属する第1ユーザに使用される第1通信端末と前記第2組織に属する第2ユーザに使用される第2通信端末のうち少なくとも一方に表示させるステップとを備える情報処理方法を提供する。
また、本発明は、コンピュータに、第1組織と前記第1組織とは異なる第2組織との間で通信回線を介して行われるコミュニケーションの量を、前記第1及び第2組織により共同で処理される各工程につき特定するステップと、前記特定された量又は当該量に基づいて特定される情報を、前記第1組織に属する第1ユーザに使用される第1通信端末と前記第2組織に属する第2ユーザに使用される第2通信端末のうち少なくとも一方に表示させるステップとを実行させるためのプログラムを提供する。
本発明によれば、共同で各工程を処理する複数の組織間で行われるコミュニケーションの量を工程単位で表示することができる。
通信システム1の構成の一例を示す図である。 工程管理サーバ20の構成の一例を示すブロック図である。 各種データベースの一例を示す図である。 各種データベースの一例を示す図である。 通信システム1の一連の動作の一例を示すシーケンス図である。 通信システム1の一連の動作の一例を示すシーケンス図である。 工程管理画面の一例を示す図である。 処理DB223の更新の一例を示す図である。 稟議進捗管理DB225の更新動作の一例を示すフローチャートである。 工程管理画面の一例を示す図である。 社内ワークフロー画面の一例を示す図である。 工程管理画面の一例を示す図である。 案件管理画面の一例を示す図である。
1.実施形態
1−1.通信システム1の構成
図1は、本発明の一実施形態に係る通信システム1の構成の一例を示す図である。通信システム1は、通信端末10A〜10D(以下、総称して「通信端末10」という。)と、工程管理サーバ20とを備える。通信端末10A及び10Bは社内ネットワーク30Aに接続され、通信端末10C及び10Dは社内ネットワーク30Bに接続される。なお、通信端末10A〜10Dは社内ネットワーク30A又は30Bに接続される通信端末10の一例であり、各ネットワークには3以上の通信端末10が接続されてもよい。社内ネットワーク30A及び30Bは、例えば、有線又は無線のLAN(Local Area Network)である。工程管理サーバ20は公衆ネットワーク40に接続される。公衆ネットワーク40は、例えば、インターネットである。社内ネットワーク30A及び30Bは、各々公衆ネットワーク40に接続される。
通信端末10は、通信機能を備えたコンピュータ装置である。例えば、スマートフォンや携帯電話機やタブレット端末等の携帯型のコンピュータ装置や、据え置き型のコンピュータ装置である。通信端末10は、具体的には、CPU等の演算部と、フラッシュメモリ等の記憶部と、タッチパネル等のユーザインタフェース部と、データ通信カード等の通信部とを備える。複数の通信端末10のうち、通信端末10A及び10Bは、ファブレス企業(以下、「X社」という。)内に設置され、当該企業の従業員により使用されるものとする。一方、通信端末10C及び10Dは、製造請負企業(以下、「Y社」という。)内に設置され、当該企業の従業員により使用されるものとする。
工程管理サーバ20は、X社とY社とにより共同で処理される各工程を管理するためのサーバである。ここで工程とは、製品が製造又は加工される各段階である。より具体的には、X社とY社との間で、社内ネットワーク30や公衆ネットワーク40等の通信回線を介してファイルが交互にやり取りされることで当該工程の成果物たるファイルの内容が決定される各段階である。ここでファイルは、具体的には通信端末10間で送受信され、一方の通信端末10で変更されたものが他方の通信端末10に送信される。またファイルは、例えば、文書(例えば契約書)、画像(例えば設計図)、音声、動画又はプログラム等の情報である。この工程管理サーバ20は、本発明に係る「情報処理装置」の一例である。
図2は、工程管理サーバ20の構成の一例を示すブロック図である。工程管理サーバ20は、大略、CPU等の演算部21と、HDD等の記憶部22と、データ通信カード等の通信部23とを備える。なお、記憶部22は、公衆ネットワーク40を介して接続される外部サーバに設置されてもよい。
図3及び4は、記憶部22に記憶される各種データベース(以下、単に「DB」という。)の一例を示す図である。図3(a)は案件DB221の一例を示し、図3(b)は工程DB222の一例を示し、図3(c)は処理DB223の一例を示す。図4(a)はコメントDB224の一例を示し、図4(b)は稟議進捗管理DB225の一例を示し、図4(c)は決済ルートDB226の一例を示す。
案件DB221は、案件に関連する各種情報を保持する。ここで案件とは、具体的には、製品の製造又は加工の請負案件である。各案件は1以上の所定の工程を遂行(処理)することにより履行(遂行)される。この案件DB221を構成する各レコードは、図3(a)に示すように、案件IDと、発注者IDと、受注者IDと、発注日と、期限と、ステータスと、完了日と、優先度と、請負金額の各フィールドにより構成される。ここで、案件IDは、工程管理サーバ20により付与される案件の識別情報である。発注者IDと受注者IDは、各々、案件を発注した企業と受注した企業の識別情報である。発注日は、案件が案件DB221に登録された日付である。期限とステータスと完了日は、各々、案件の履行期限、履行状況、履行完了日である。優先度と請負金額は、各々、案件の優先度と請負金額である。案件の優先度は、例えば、ユーザにより手動で設定される。
工程DB222は、工程に関連する各種情報を保持する。この工程DB222を構成する各レコードは、図3(b)に示すように、案件IDと、工程IDと、期限と、ステータスと、完了日と、活動量の各フィールドにより構成される。ここで、工程IDは、工程管理サーバ20により付与される工程の識別情報である。期限とステータスと完了日は、各々、工程の遂行期限、遂行状況、遂行完了日である。活動量は、当該工程を遂行するために企業間で行われる活動の量である。具体的にはコミュニケーションの量であり、特にファイルの送信回数(換言すると、受信回数)である。この活動量を確認することで、当該工程において企業間の活動が活発に行われているか否かがわかる。
処理DB223は、処理に関連する各種情報を保持する。ここで処理とは、具体的には、ファイルの送信処理であり、工程を遂行するために1以上の処理が各企業により実行される。この処理DB223を構成する各レコードは、図3(c)に示すように、工程IDと、処理IDと、回答者IDと、期限と、ステータスと、完了日と、進捗率と、ファイル名と、コメント閲覧回数の各フィールドにより構成される。ここで、処理IDは、工程管理サーバ20により付与される処理の識別情報である。回答者IDは、当該処理によりファイルを送信する順番に当たっている企業の識別情報である。期限とステータスと完了日は、各々、処理の実行期限、実行状況、実行完了日である。進捗率は、当該処理により送信されるファイルの、一企業内における稟議の進捗状況を示す数値である。ファイル名は、当該処理により送信されたファイルの識別情報である。コメント閲覧回数は、後述するチャット画面を開いた回数(換言すると、閲覧数)である。チャット画面は、後述するように、処理ごとに設けられる。
コメントDB224は、チャット画面を用いて投稿されたコメントに関連する各種情報を保持する。このコメントDB224を構成する各レコードは、図4(a)に示すように、処理IDと、投稿者IDと、投稿日時と、コメントの各フィールドにより構成される。ここで、投稿者IDは、コメントを投稿したユーザの識別情報(換言すると、ユーザID)である。投稿日時は、コメントを投稿した日時である。コメントは、投稿されたコメント本文である。
稟議進捗管理DB225は、各企業において送信ファイルの内容が決定されるまでの過程(すなわち稟議)に関連する各種情報を保持する。この稟議進捗管理DB225を構成する各レコードは、図4(b)に示すように、処理IDと、ユーザIDと、ステータスと、完了日と、コメントの各フィールドにより構成される。ここで、処理IDに対しては、稟議の申請者のユーザIDと、送信ファイルが回覧される1以上の承認者のユーザIDとが回覧順に対応付けられる。ステータスと完了日は、各々、申請又は承認の状況と完了日である。コメントは、後述する社内ワークフロー画面(図11参照)を用いて申請者又は承認者により投稿されたコメント本文である。
決済ルートDB226は、各企業において送信ファイルの内容が順次承認される承認経路(換言すると、決済ルート又はワークフロー)の各種テンプレートを保持する。この決済ルートDB226は、図4(c)に示すように、企業IDと、ファイル種別と、ユーザIDと、加算値と、完了時間の各フィールドにより構成される。ここで、企業IDとファイル種別の組に対しては、稟議の申請者のユーザIDと、送信ファイルが回覧される1以上の承認者のユーザIDとが回覧順に対応付けられる。すなわち、企業IDとファイル種別の組ごとに決済ルートが設定されている。ファイル種別は、稟議にかけられるファイルの種別である。換言すると、工程の種別であるとも言える。加算値は、ユーザごとに予め割り当てられる数値であり、上述の稟議の進捗率を算出するために参照される。加算値は、後述するように、ユーザが過去にファイルの申請や承認に要した時間に基づいて決定され、申請済みの承認者と承認済みの各承認者の加算値を積算することで稟議の進捗率が算出される。完了時間は、ユーザが過去にファイルの申請や承認に要した時間の積算値である。この完了時間に基づいて各ユーザの加算値が決定される。具体的には、ユーザの加算値は、当該ユーザの完了時間を、当該ユーザが属する決済ルート上のすべてのユーザの完了時間の合計値で除し、その上で「100」を乗ずることで求められる。そのため加算値は、ユーザの実際の申請又は承認時間を反映したものとなる。この計算処理は所定の周期で行われる。
工程管理サーバ20の演算部21は、記憶部22に記憶されるプログラムを実行することにより、図2に示される、ウェブページ要求受信部211と、ウェブページ生成部212と、ウェブページ送信部213と、承認応答受信部214と、DB更新部215と、ファイル受信部216と、完了応答受信部217という機能を実現する。
ウェブページ要求受信部211は、通信端末10から送信されるウェブページ要求を受信する。具体的には、工程管理画面(図7参照)、社内ワークフロー画面(図11参照)、案件管理画面(図13参照)又はファイルを表示するウェブページの要求を受信する。
ウェブページ生成部212は、ウェブページ要求受信部211により受信されたウェブページ要求を受けてウェブページを生成する。具体的には、工程管理画面、社内ワークフロー画面、案件管理画面又はファイルを表示するウェブページを生成する。ウェブページ生成部212は、ウェブページを生成する際、記憶部22に記憶される各種DBを参照する。ウェブページ生成部212は、本発明に係る「コミュニケーション量特定部」の一例である。
ウェブページ送信部213は、ウェブページ生成部212により生成されたウェブページを通信端末10に送信して、当該端末のタッチパネル等の表示部に表示させる。ウェブページ送信部213は、本発明に係る「表示制御部」の一例である。
承認応答受信部214は、通信端末10から送信される、後述する承認応答を受信する。
DB更新部215は、記憶部22に記憶される各種DBを更新する。DB更新部215は、承認応答受信部214による承認応答の受信や、ファイル受信部216によるファイルの受信や、完了応答受信部217による完了応答の受信を受けて各種DBを更新する。
ファイル受信部216は、通信端末10から送信されるファイルを受信して、記憶部22に格納する。
完了応答受信部217は、通信端末10から送信される、稟議の申請又は決済の完了応答を受信する。
1−2.通信システム1の動作
通信システム1の一連の動作の一例について説明する。本動作では工程管理サーバ20は、X社によりファイルがアップロードされたことを受けて工程管理画面を更新する。また、当該アップロードを受けてY社に、アップロードされたファイルに応じた社内ワークフロー画面を表示させる。また、Y社から稟議の申請の完了応答を受信すると、X社にY社内の稟議の進捗状況を表示させる。また、X社から案件管理画面の表示要求を受信すると、当該画面をX社に表示させる。
図5及び6は、通信システム1の一連の動作の一例を示すシーケンス図である。X社の通信端末10Aは、工程管理アプリケーションを起動後、ユーザによる所定の操作を受けて又は自動的に、工程管理サーバ20に対して工程管理画面を表示するウェブページを要求する(Sa1)。このウェブページ要求にはX社の企業IDが含まれる。
このウェブページ要求が工程管理サーバ20のウェブページ要求受信部211により受信されると、当該サーバのウェブページ生成部212はX社用の工程管理画面を表示するウェブページを生成する(Sa2)。その際、ウェブページ生成部212は、ウェブページ要求に含まれる企業IDを検索キーとして案件DB221を検索し、X社を発注者とする案件IDを特定する。また、特定した案件IDを検索キーとして工程DB222を検索し、案件ごとの工程IDを特定し、特定した工程IDを検索キーとしてさらに処理DB223を検索することで各工程の関連情報を特定する。ウェブページ生成部212がウェブページを生成すると、ウェブページ送信部213は生成されたウェブページを通信端末10Aに送信する(Sa3)。
ウェブページを受信した通信端末10Aは当該ページ(すなわち、工程管理画面)を表示する(Sa4)。図7は、工程管理画面の一例を示す図である。同図に示す工程管理画面は、複数の工程タブTと、処理表示エリアAと、複数の案件ボタンB1とにより構成される。工程タブTは、処理表示エリアAに表示される工程を切り替えるためのGUI(Graphical User Interface)部品である。各工程タブTは、各々、一の工程と対応付けられ、ユーザが工程タブTを選択すると、その選択されたタブに対応する工程の情報が処理表示エリアAに表示される。処理表示エリアAは、選択中の工程タブTに対応する工程の情報を表示する表示領域である。具体的には、当該工程を遂行するために実行された又は実行される各処理を表示する。同図に示す処理表示エリアAは処理表示エリアA1及びA2により構成される。処理表示エリアA1及びA2は、各々、一の処理と対応付けられ、時系列(より具体的には昇順)で配置される。
処理表示エリアA1及びA2には、各々、企業アイコンI1及びI2と、ボールアイコンI3と、進捗バーPと、ステータス情報M1と、ファイルボタンB2と、コメントボタンB3と、承認ボタンB4とが表示される。企業アイコンI1及びI2は、各々、案件の発注者又は受注者である企業を表すアイコンである。図7に示す企業アイコンI1は発注者であるX社を表し、同図に示す企業アイコンI2は受注者であるY社を表す。ボールアイコンI3は、当該処理によりファイルを送信する順番に当たっている企業を識別するためのアイコンである。図7に示す処理表示エリアA1ではボールアイコンI3は企業アイコンI2寄りに表示されており、これはY社がファイルを送信する順番に当たっていることを示している。一方、同図に示す処理表示エリアA2ではボールアイコンI3は企業アイコンI1寄りに表示されており、これはX社がファイルを送信する順番に当たっていることを示している。ユーザはボールアイコンI3を参照することで、ファイルを送信する順番に現在当たっている企業を直感的に知ることができる。進捗バーPは、当該処理により送信されるファイルの、一企業内における稟議の進捗状況を示すGUI部品である。図7に示す処理表示エリアA1の進捗バーPは、Y社内における稟議が完了していることを示しており、処理表示エリアA2の進捗バーPは、X社内における稟議が完了していることを示している。
ステータス情報M1は、当該処理のステータスを示す情報である。図7に示す処理表示エリアA1のステータス情報M1は、すでに処理が完了していることを示しており、処理表示エリアA2のステータス情報M1は、処理が未完了であり、1週間以内に完了する必要があることを示している。ファイルボタンB2は、当該処理で送信されたファイルの表示を指示するためのボタンである。当該ボタンが選択されると通信端末10は、ファイルを表示するウェブページを工程管理サーバ20に対して要求する。このウェブページ要求にはファイル名情報が含まれる。このウェブページ要求が工程管理サーバ20のウェブページ要求受信部211により受信されると、当該サーバのウェブページ生成部212はそのファイルを表示するウェブページを生成する。ウェブページ送信部213は生成されたウェブページを通信端末10に送信する。ウェブページを受信した通信端末10は当該ページ(すなわち、ファイル)を表示する。図7に示す処理表示エリアA1では、すでにファイルが送信されているため、ファイルボタンB2の下にファイル名が表示されている。一方、図7に示す処理表示エリアA2では、まだファイルが送信されていないため、ファイルボタンB2の下にファイル名が表示されていない。
コメントボタンB3は、図示せぬチャット画面の表示を指示するためのボタンである。このチャット画面では、案件の発注者と受注者の間で処理単位で意見交換が行われる。当該ボタンが選択されると通信端末10は、チャット画面を表示するウェブページを工程管理サーバ20に対して要求する。このウェブページ要求には、選択されたコメントボタンB3に対応する処理IDが含まれる。このウェブページ要求が工程管理サーバ20のウェブページ要求受信部211により受信されると、当該サーバのウェブページ生成部212はチャット画面を表示するウェブページを生成する。その際、ウェブページ生成部212は、ウェブページ要求に含まれる処理IDを検索キーとしてコメントDB224を検索し、当該処理IDと対応付けられる投稿者IDと投稿日時とコメントとを特定し、これらの情報に基づいてウェブページを生成する。ウェブページ送信部213は、生成されたウェブページを通信端末10に送信する。ウェブページを受信した通信端末10は当該ページ(すなわち、チャット画面)を表示する。チャット画面を用いて投稿されたコメントはユーザIDとともに工程管理サーバ20に逐次送信され、当該サーバのDB更新部215により、投稿者IDと投稿日時とともにコメントDB224に格納される。
承認ボタンB4は、相手方企業から送信されてきたファイルの内容を承認する意思表示を示すためのボタンである。当該ボタンが選択されると両社の間でファイルについての合意がなされ、1つの工程の遂行が完了する。当該ボタンの選択後の動作については後述する。
案件ボタンB1は、工程管理画面に表示される案件を切り替えるためのボタンである。各案件ボタンB1は、各々、一の案件と対応付けられ、ユーザが案件ボタンB1を選択すると、その選択されたボタンに対応する案件の情報が工程管理画面に表示される。図7に示す工程管理画面では、Y社に対応する案件ボタンB1が選択されており、X社を発注者としY社を受注者とする案件の工程情報が表示されている。
以上が工程管理画面についての説明である。
図7に示す工程管理画面の表示後に、通信端末10Aのユーザが、処理表示エリアA2に表示される承認ボタンB4を選択すると、通信端末10Aは承認応答を工程管理サーバ20に対して送信する(Sa5)。この承認応答には案件IDと工程IDと処理IDとが含まれる。
承認応答が工程管理サーバ20の承認応答受信部214により受信されると、当該サーバのDB更新部215は、処理の実行完了を反映させるべく処理DB223を更新する(Sa6)。具体的には、DB更新部215は、受信された処理IDを検索キーとして処理DB223を検索し、特定した処理のレコードのステータスと完了日を更新する。処理DB223を更新すると、DB更新部215は次に、工程の遂行完了を反映させるべく工程DB222を更新する(Sa7)。具体的には、DB更新部215は、受信された工程IDを検索キーとして工程DB222を検索し、特定した工程のレコードのステータスと完了日を更新する。仮にここでレコードを更新した工程が当該工程を含む案件の最後の工程である場合には、DB更新部215は、案件の履行完了を反映させるべく案件DB221をあわせて更新する(Sa8)。具体的には、DB更新部215は、受信された案件IDを検索キーとして案件DB221を検索し、特定した案件のレコードのステータスと完了日を更新する。
以上は、図7に示す工程管理画面の表示後に通信端末10Aが工程管理サーバ20に対して承認応答を送信した場合の動作についての説明である。これに対して、工程管理画面の表示後に通信端末10Aのユーザが工程管理サーバ20に対するファイルのアップロードを指示すると、通信端末10Aは当該ファイルのアップロード要求を工程管理サーバ20に対して送信する(Sa9)。このアップロード要求には、アップロードされるファイルに対応する処理IDと工程IDとが含まれる。なおユーザは、ファイルのアップロードを指示する際、例えば、画面に表示されるファイルのアイコンを処理表示エリアA2にドラッグアンドドロップすることにより当該指示を行う。
アップロード要求が工程管理サーバ20のファイル受信部216により受信されると、当該サーバのDB更新部215は、処理の実行完了とファイルのアップロードを反映させるべく処理DB223を更新する(Sa10)。具体的には、DB更新部215は、受信された処理IDを検索キーとして処理DB223を検索し、特定した処理のレコードのステータスと完了日とファイル名とを更新する。その際、DB更新部215は、アップロードされたファイルのファイル名にバージョン情報が含まれていない場合には、バージョン情報を付加したファイル名を処理DB223に登録する。付加するバージョン情報は、直前の処理でアップロードされたファイル名に含まれるバージョン情報に所定の数を加算することで特定される。また、DB更新部215は、相手方企業により実行される新たな処理のレコードを処理DB223に追加する。図8は、この処理DB223の更新の一例を示す図である。図8(a)は更新前の処理DB223を示し、図8(b)は更新後の処理DB223を示す。図8(b)に示す処理DB223では、図8(a)と比較して、処理ID「T002」のレコードのステータスと完了日とファイル名とが更新されている。また、処理IDを「T003」とし、回答者をY社とする新たなレコードが追加されている。新たなレコードに設定される期限は、ファイル送信時に送信者により任意に指定されてもよいし、工程管理サーバ20により自動的に指定されてもよい。
処理DB223を更新すると、DB更新部215は次に稟議進捗管理DB225を更新する(ステップSa11)。具体的には、DB更新部215は、次にファイルを送信することになる相手方企業内の稟議のステータス等を管理するためのレコードを稟議進捗管理DB225に追加する。図9は、この稟議進捗管理DB225の更新動作の一例を示すフローチャートである。本更新動作においてDB更新部215は、処理DB223に新たに追加したレコードに設定した回答者IDを特定する(Sb1)。回答者IDを特定すると、DB更新部215は、上記のステップSa9においてアップロードされたファイルの種別を特定する(Sb2)。ファイル種別を特定すると、DB更新部215は、ステップSb1で特定した回答者IDとステップSb2で特定したファイル種別とを検索キーとして決済ルートDB226を検索して、決済ルートを特定する(Sb3)。決済ルートを特定すると、DB更新部215は、特定した決済ルート上のユーザごとに新たなレコードを稟議進捗管理DB225に追加する(Sb4)。この際、各レコードの処理IDとしては、処理DB223に新たに追加したレコードに設定した処理IDが設定される。この更新動作によれば、工程管理サーバ20の側で企業IDとファイル種別とに応じて自動的に決済ルートが設定されるため、相手方企業の側でわざわざ決済ルートを設定する必要がない。
稟議進捗管理DB225を更新すると、DB更新部215は次に工程DB222を更新する(ステップSa12)。具体的には、DB更新部215は、受信された工程IDを検索キーとして工程DB222を検索し、特定した工程のレコードの活動量の値をインクリメントする。
次に、稟議進捗管理DB225の更新後に、Y社の通信端末10Cが工程管理サーバ20にアクセスする場合について説明する。
Y社の通信端末10Cは、工程管理アプリケーションを起動後、ユーザによる所定の操作を受けて又は自動的に、工程管理サーバ20に対して工程管理画面を表示するウェブページを要求する(Sa13)。このウェブページ要求にはY社の企業IDが含まれる。
このウェブページ要求が工程管理サーバ20のウェブページ要求受信部211により受信されると、当該サーバのウェブページ生成部212はY社用の工程管理画面を表示するウェブページを生成する(Sa14)。その際、ウェブページ生成部212は、ウェブページ要求に含まれる企業IDを検索キーとして案件DB221を検索し、Y社を受注者とする案件IDを特定する。また、特定した案件IDを検索キーとして工程DB222を検索し、案件ごとの工程IDを特定し、特定した工程IDを検索キーとしてさらに処理DB223を検索することで各工程の関連情報を特定する。ウェブページ生成部212がウェブページを生成すると、ウェブページ送信部213は生成されたウェブページを通信端末10Cに送信する(Sa15)。
ウェブページを受信した通信端末10Aは当該ページ(すなわち、工程管理画面)を表示する(Sa16)。図10は、工程管理画面の一例を示す図である。同図に示す工程管理画面は、上述した図7に示す工程管理画面と同様に、複数の工程タブTと、処理表示エリアAと、複数の案件ボタンB1とにより構成される。ただ、本工程管理画面はY社用の工程管理画面であるため、図7に示すX社用の工程管理画面と比較して、案件ボタンB1により選択可能な案件が異なっている。また、本工程管理画面の表示の時点では、図7に示す処理表示エリアA2に表示の処理がすでに実行完了しているため、図10に示す処理表示エリアAは処理表示エリアA1、A2a及びA3により構成されている。図10に示す処理表示エリアA2aでは、図7に示す処理表示エリアA2と比較して、ステータス情報M1が更新されている。また、ファイルボタンB2の下にファイル名が表示されている。
この図10に示す工程管理画面の表示後に、通信端末10Cのユーザが社内ワークフロー画面を表示させるために所定の操作を行うと、通信端末10Cは、当該画面を表示するウェブページを工程管理サーバ20に対して要求する(Sa17)。このウェブページ要求には、現在係属中の処理の処理IDが含まれる。
このウェブページ要求が工程管理サーバ20のウェブページ要求受信部211により受信されると、当該サーバのウェブページ生成部212は社内ワークフロー画面を表示するウェブページを生成する(Sa18)。その際、ウェブページ生成部212は、ウェブページ要求に含まれる処理IDを検索キーとして稟議進捗管理DB225を検索し、稟議の関連情報を特定する。ウェブページ生成部212がウェブページを生成すると、ウェブページ送信部213は生成されたウェブページを通信端末10Cに送信する(Sa19)。
ウェブページを受信した通信端末10Cは当該ページ(すなわち、社内ワークフロー画面)を表示する(Sa20)。図11は、社内ワークフロー画面の一例を示す図である。同図に示す社内ワークフロー画面には、決済ルートと各決済のステータスとが表示される。より具体的には、決済ルート上の各申請者又は承認者につき、ステータス情報M2と、人物アイコンI4と、コメント欄Fと、完了ボタンB5とが表示される。ステータス情報M2は、申請又は決済のステータスを示す情報である。人物アイコンI4は、申請者又は承認者を表すアイコンである。コメント欄Fは、申請又は決済の対象のファイルに関するコメントを入力及び表示するための欄である。完了ボタンB5は、稟議の申請の完了又は決済対象のファイルの承認の意思表示を示すためのボタンである。
同図に示す社内ワークフロー画面の表示後に、稟議の申請者である通信端末10Cのユーザが決済対象のファイルを回覧先の通信端末10に送信し、稟議の申請完了を登録するために完了ボタンB5を選択すると、通信端末10Cは工程管理サーバ20に対して、稟議の申請の完了応答を送信する(Sa21)。この完了応答には、現在係属中の処理の処理IDと企業IDとユーザIDと、決済対象ファイルのファイル種別情報とが含まれる。また、コメント欄Fにコメントが入力された状態で完了ボタンB5が選択された場合にはコメント情報がさらに含まれる。
完了応答が工程管理サーバ20の完了応答受信部217により受信されると、当該サーバのDB更新部215は、稟議の申請完了を反映させるべく稟議進捗管理DB225を更新する(Sa22)。具体的には、DB更新部215は、受信された処理IDとユーザIDとを検索キーとして稟議進捗管理DB225を検索し、特定したレコードのステータスと完了日とコメントとを更新する。稟議進捗管理DB225を更新すると、DB更新部215は次に処理DB223を更新する(Sa23)。具体的には、DB更新部215は、まず、受信された企業IDとユーザIDとファイル種別情報とを検索キーとして決済ルートDB226を検索し、完了応答の送信者の加算値を特定する。加算値を特定すると、DB更新部215は次に、受信された処理IDを検索キーとして処理DB223を検索し、特定した処理のレコードの進捗率に、特定した加算値を加える。処理DB223を更新すると、DB更新部215は次に決済ルートDB226を更新する(Sa24)。具体的には、DB更新部215は、受信された企業IDとユーザIDとファイル種別情報とを検索キーとして決済ルートDB226を検索し、特定したレコードの完了日数に、完了応答の送信者がファイルの申請に要した時間を加算する。ここで、ファイルの申請に要した時間は、直前の処理の完了日とファイルの申請の完了日との差分を取ることで特定される。
なお、上記のステップSa21において通信端末10Cより送信された完了応答がファイルの承認の完了を通知するものであった場合には、ステップSa24においてDB更新部215は、決済ルートDB226において特定したレコードの完了日数に、完了応答の送信者がファイルの承認に要した時間を加算する。ここで、ファイルの承認に要した時間は、直前の申請又は承認の完了日と、後続する承認の完了日との差分を取ることで特定される。
次に、決済ルートDB226の更新後に、X社の通信端末10Aが工程管理サーバ20にアクセスする場合について説明する。
X社の通信端末10Aは、工程管理アプリケーションを起動後、ユーザによる所定の操作を受けて又は自動的に、工程管理サーバ20に対して工程管理画面を表示するウェブページを要求する(Sa25)。このウェブページ要求にはX社の企業IDが含まれる。
このウェブページ要求が工程管理サーバ20のウェブページ要求受信部211により受信されると、当該サーバのウェブページ生成部212はX社用の工程管理画面を表示するウェブページを生成する(Sa26)。具体的な生成方法は上述のステップSa2と同様である。ウェブページ生成部212がウェブページを生成すると、ウェブページ送信部213は生成されたウェブページを通信端末10Aに送信する(Sa27)。
ウェブページを受信した通信端末10Aは当該ページ(すなわち、工程管理画面)を表示する(Sa28)。図12は、工程管理画面の一例を示す図である。同図に示す工程管理画面は、上述した図10に示す工程管理画面と同様に、複数の工程タブTと、処理表示エリアAと、複数の案件ボタンB1とにより構成される。ただ、本工程管理画面はX社用の工程管理画面であるため、図10に示すY社用の工程管理画面と比較して、案件ボタンB1により選択可能な案件が異なっている。また、本工程管理画面の表示の時点では、Y社において決済対象のファイルの申請が完了しているため、図12に示す処理表示エリアA3aでは、図10に示す処理表示エリアA3と比較して、進捗バーPが更新されている。この更新された進捗バーPを参照することで、X社に属する通信端末10Aのユーザは、Y社内で行われている稟議の進捗状況を知ることができる。
次に、X社の通信端末10Aが案件管理画面を表示する場合について説明する。
X社の通信端末10Aのユーザが、案件管理画面を表示させるために所定の操作を行うと、通信端末10Aは、当該画面を表示するウェブページを工程管理サーバ20に対して要求する(Sa29)。このウェブページ要求には、閲覧対象の案件の案件IDが含まれる。
このウェブページ要求が工程管理サーバ20のウェブページ要求受信部211により受信されると、当該サーバのウェブページ生成部212は、閲覧対象の案件用の案件管理画面を表示するウェブページを生成する(Sa30)。その際、ウェブページ生成部212は、ウェブページ要求に含まれる案件IDを検索キーとして工程DB222を検索し、各工程の関連情報を特定する。ウェブページ生成部212がウェブページを生成すると、ウェブページ送信部213は生成されたウェブページを通信端末10Aに送信する(Sa31)。
ウェブページを受信した通信端末10Aは当該ページ(すなわち、案件管理画面)を表示する(Sa32)。図13は、案件管理画面の一例を示す図である。同図に示す案件管理画面には、案件を履行するために遂行される各工程についての各種情報が一覧表示される。具体的には、各工程について期限、ステータス、完了日及び活動量が一覧表示される。
以上が通信システム1の一連の動作についての説明である。
なお、上記の一連の動作において、Y社の通信端末10Cもまた案件管理画面を表示してもよい。
2.変形例
上記の実施形態は、以下に示すように変形してもよい。また、以下の変形例は互いに組み合わせてもよい。
2−1.変形例1
上記の実施形態に係るX社及びY社は、工程管理サーバ20により工程を管理される組織の一例である。工程を管理される組織は、ファブレス企業や製造請負企業以外の会社(換言すると、営利法人)であってもよい。また、営利法人以外の法人であってもよい。
2−2.変形例2
上記の実施形態では、稟議の進捗状況を示す情報として、完了応答が通信端末10Cから工程管理サーバ20に対して送信されている(図6のステップSa21参照)。そして、この完了応答に基づいて工程管理サーバ20の側で完了応答の送信者の加算値が特定されている(同図のステップSa23参照)。しかし、上記の実施形態において通信端末10Cは、稟議の進捗状況を示す情報として、当該端末のユーザの加算値を含めた完了応答を工程管理サーバ20に送信するようにしてもよい。または、現状の進捗率の値に当該端末のユーザの加算値を加算して得られた最新の進捗率の値を含めた完了応答を工程管理サーバ20に送信するようにしてもよい。これらの変形例によれば、工程管理サーバ20は加算値や最新の進捗率をデータベースを参照して特定する必要がなくなる。
2−3.変形例3
上記の実施形態に係る進捗率は、加算値に基づいて特定される情報の一例である。加算値に基づいて特定される情報は、稟議の進捗状況を識別できる情報であれば、数値以外の文字や、図形、記号又は色であってもよい。
上記の実施形態に係る加算値は、ユーザごとに予め割り当てられる数値の一例である。ユーザごとに予め割り当てられる数値は、互いに積算される数値以外の数値であってもよい。例えば、当該数値を重み値とし、所定の数値に重み値を乗ずることにより加算値を算出するようにしてもよい。
また、上記の実施形態に係る加算値は、ユーザが過去にファイルの申請や承認に要した時間に基づいて決定される数値の一例である。上記の実施形態では、ユーザが過去にファイルの申請や承認に要した時間の積算値である完了時間に基づいて加算値が決定されているが、ユーザがファイルの申請や承認に要した直近の1回分の完了時間に基づいて加算値が決定されてもよい。
2−4.変形例4
上記の実施形態に係るボールアイコンI3は、当該処理によりファイルを送信する順番に当たっている企業を識別するための情報の一例である。当該情報は、ファイルを送信する順番に当たっている企業を識別できる情報であれば、ボール以外の図形や、文字、記号又は色であってもよい。同様に、企業アイコンI1及びI2は、案件の発注者又は受注者である企業を識別できる情報であれば、人物以外の図形や、文字、記号又は色であってもよい。
2−5.変形例5
上記の実施形態に係る決済ルートDB226では、企業IDとファイル種別情報の組ごとに決裁ルートが対応付けられている。しかし、企業IDとファイル種別情報のうちの一方にのみ決済ルートを対応付けるようにしてもよい。すなわち、企業ごと又はファイルの種別ごとに決済ルートが決定されるようにしてもよい。
2−6.変形例6
上記の実施形態においてX社とY社との間で行われるファイル送信の回数は、両社の間で行われる活動の量を表す活動量(具体的には、コミュニケーションの量)の一例である。活動量は、両社間で工程単位で行われるファイル送信(換言すると、ファイル受信)の頻度や、両社間で工程単位で送信又は受信されるファイルのデータ量の平均値又は積算値により表されてもよい。または活動量は、チャット画面を用いて両社により工程単位で投稿されたコメントの数、投稿頻度もしくは投稿されたコメントのデータ量の平均値又は積算値により表されてもよい。または活動量は、両社による工程単位のチャット画面の閲覧回数や閲覧頻度により表されてもよい。または活動量は、以上列挙した各種パラメータのうちの2以上のパラメータを加算して求めた値により表されてもよい。2以上のパラメータを加算する場合には、各パラメータを重み付けしてもよい。
2−7.変形例7
上記の実施形態に係る案件管理画面(図13参照)において、活動量に代えて当該活動量に基づいて特定される情報が表示されてもよい。活動量に基づいて特定される情報は、活動量を識別できる情報であれば、数値以外の文字や、図形、記号又は色であってもよい。
2−8.変形例8
上記の実施形態に係る工程管理サーバ20のウェブページ送信部213は、工程の遂行期限まで所定時間を切っても当該工程が未完了であり、かつ、当該工程の活動量(具体的には、コミュニケーションの量)が所定の閾値以下である場合に、通信端末10A及び/又は10Cに対して、活動量が低調である旨の警告を表示するウェブページを送信するようにしてもよい。その際、例えば通信端末10Aに対して当該ウェブページを送信する場合には、通信端末10Aに加えて又は代えて、当該端末ユーザの上司にあたる他のユーザが使用する他の通信端末10に対しても当該ウェブページを送信するようにしてもよい。これは通信端末10Cに対して当該ウェブページを送信する場合も同様である。この変形例によれば、工程の期限途過を未然に防止することができる。なお、活動量が上記の実施形態に係るファイルの送信回数に限られないことは上記の変形例6で述べた通りである。
2−9.変形例9
上記の変形例8に係る所定の閾値は、他の案件の工程の活動量の値としてもよい。すなわち、他の案件の工程の活動量と比較して活動量が低調である場合に通信端末10に対して警告を表示するウェブページを送信するようにしてもよい。ここで、他の案件とは、警告が行われる企業が担当する別の案件であってもよいし、当該企業が全く関与しない他社の案件であってもよい。また、活動量が比較される工程は互いに同一でも異なってもよい。また、所定の閾値として設定される活動量の値は平均値であってもよい。
2−10.変形例10
上記の実施形態に係る工程管理サーバ20のウェブページ送信部213は、案件、工程又は処理が未完了のまま期限が途過した場合に、期限が途経した旨の警告を表示するウェブページを通信端末10A及び/又は10Cに対して送信するようにしてもよい。その際、例えば通信端末10Aに対して当該ウェブページを送信する場合には、通信端末10Aに加えて又は代えて、当該端末ユーザの上司にあたる他のユーザが使用する他の通信端末10に対しても当該ウェブページを送信するようにしてもよい。これは通信端末10Cに対して当該ウェブページを送信する場合も同様である。
2−11.変形例11
上記の変形例8又は10に係るウェブページの送信は、案件の優先度が「高」の場合にのみ行われてもよい。ここで、上記の実施形態では案件の優先度はユーザにより手動で設定されているが、工程管理サーバ20により自動で設定されてもよい。具体的には、案件の請負金額が所定の金額以上である場合や、案件の発注日から期限までの時間が所定時間以下である場合や、発注者と受注者とを同じくする案件のレコードが所定数以上、案件DB221に登録されている場合に、当該案件の優先度は自動的に「高」に設定されてもよい。または、以上列挙した条件のうち2以上の条件が満たされる場合に、案件の優先度は自動的に「高」に設定されてもよい。
2−12.変形例12
上記の変形例8又は10に係るウェブページは、ユーザに警告を与える手段の一例である。ユーザに警告を与える手段は、例えばメール等の他の手段であってもよい。また、警告の内容は、それがユーザにとって認識可能なものであれば、文字以外の図形、記号又は色であってもよい。
2−13.変形例13
上記の変形例8に係る所定の閾値は、当該工程の種別や、通信端末10A及び/又は10Cのユーザの当該工程の習熟度や、案件の重要度に基づいて決定されてもよい。または、これらのパラメータのうち2以上のパラメータに基づいて決定されてもよい。ここで、習熟度は、習熟の度合いを示す数値である。習熟度は、例えば、工程の経験時間又は経験回数、工程を処理するために必要な資格の有無、工程業務の試験の結果、管理者による評価のうちの少なくとも1つに基づいて設定される。重要度は、具体的には、優先度や請負金額である。
2−14.変形例14
上記の実施形態又は変形例に係る工程管理サーバ20において実行されるプログラムは、コンピュータ装置が読み取り可能な記録媒体を介して提供されてもよい。ここで、記録媒体とは、例えば、磁気テープや磁気ディスクなどの磁気記録媒体や、光ディスクなどの光記録媒体や、光磁気記録媒体や、半導体メモリ等である。また、当該プログラムは、インターネット等のネットワークを介して配信されてもよい。
1…通信システム、10…通信端末、20…工程管理サーバ、21…演算部、22…記憶部、23…通信部、30A、30B…社内ネットワーク、40…公衆ネットワーク、211…ウェブページ要求受信部、212…ウェブページ生成部、213…ウェブページ送信部、214…承認応答受信部、215…DB更新部、216…ファイル受信部、217…完了応答受信部、221…案件DB、222…工程DB、223…処理DB、224…コメントDB、225…稟議進捗管理DB、226…決済ルートDB、A…処理表示エリア、B1…案件ボタン、B2…ファイルボタン、B3…コメントボタン、B4…承認ボタン、B5…完了ボタン、F…コメント欄、I1、I2…企業アイコン、I3…ボールアイコン、I4…人物アイコン、M1…ステータス情報、M2…ステータス情報、P…進捗バー、T…工程タブ

Claims (6)

  1. 第1組織と前記第1組織とは異なる第2組織との間で通信回線を介して行われるコミュニケーションの量を、前記第1組織及び前記第2組織により共同で処理される各工程につき特定するコミュニケーション量特定部と、
    前記特定された量又は当該量に基づいて特定される情報を、前記第1組織に属する第1ユーザに使用される第1通信端末と前記第2組織に属する第2ユーザに使用される第2通信端末のうち少なくとも一方に表示させる表示制御部と
    を備え
    前記表示制御部は、前記特定された量又は当該量に基づいて特定される情報が所定の条件を満たす場合に、前記第1組織に属する第3ユーザに使用される第3通信端末と前記第2組織に属する第4ユーザに使用される第4通信端末のうち少なくとも一方に警告を表示させることを特徴とする情報処理装置。
  2. 前記工程では、前記第1組織と前記第2組織との間で前記通信回線を介してファイルが交互にやり取りされることで当該工程の成果物たるファイルの内容が決定され、
    前記コミュニケーション量特定部は、前記第1組織と前記第2組織との間で前記通信回線を介してファイルが送信された回数又は頻度を、前記第1組織及び前記第2組織により共同で処理される各工程につき特定し、
    前記表示制御部は、前記特定された回数又は頻度が閾値以下である場合に、前記第3通信端末及び前記第4通信端末のうち少なくとも一方に警告を表示させる
    ことを特徴とする請求項に記載の情報処理装置。
  3. 前記コミュニケーション量特定部は、前記第1組織と前記第1組織及び前記第2組織とは異なる第3組織との間で他の通信回線を介して行われるコミュニケーションの量を、前記第1組織及び前記第3組織により共同で処理される各工程につき、前記特定された量とは別の量として特定し、
    前記表示制御部は、前記特定された量が前記特定された別の量以下である場合に、または、前記特定された量に基づいて特定される数値が前記特定された別の量に基づいて特定される数値以下である場合に、前記第3通信端末に警告を表示させる
    ことを特徴とする請求項又はに記載の情報処理装置。
  4. 前記所定の条件は、前記量が特定された工程の種別と、前記第1ユーザ又は前記第2ユーザの当該工程の習熟度と、前記各工程により構成される案件の重要度のうちの少なくとも1つに基づいて決定されることを特徴とする請求項乃至のいずれか1項に記載の情報処理装置。
  5. 情報処理装置により実行される情報処理方法であって、
    第1組織と前記第1組織とは異なる第2組織との間で通信回線を介して行われるコミュニケーションの量を、前記第1組織及び前記第2組織により共同で処理される各工程につき特定するステップと、
    前記特定された量又は当該量に基づいて特定される情報を、前記第1組織に属する第1ユーザに使用される第1通信端末と前記第2組織に属する第2ユーザに使用される第2通信端末のうち少なくとも一方に表示させるステップと
    前記特定された量又は当該量に基づいて特定される情報が所定の条件を満たす場合に、前記第1組織に属する第3ユーザに使用される第3通信端末と前記第2組織に属する第4ユーザに使用される第4通信端末のうち少なくとも一方に警告を表示させるステップと
    を備える情報処理方法。
  6. コンピュータに、
    第1組織と前記第1組織とは異なる第2組織との間で通信回線を介して行われるコミュニケーションの量を、前記第1組織及び前記第2組織により共同で処理される各工程につき特定するステップと、
    前記特定された量又は当該量に基づいて特定される情報を、前記第1組織に属する第1ユーザに使用される第1通信端末と前記第2組織に属する第2ユーザに使用される第2通信端末のうち少なくとも一方に表示させるステップと
    前記特定された量又は当該量に基づいて特定される情報が所定の条件を満たす場合に、前記第1組織に属する第3ユーザに使用される第3通信端末と前記第2組織に属する第4ユーザに使用される第4通信端末のうち少なくとも一方に警告を表示させるステップと
    を実行させるためのプログラム。
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