JP6540121B2 - 情報管理装置及びプログラム - Google Patents
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Description
例えば、ユーザの仕事や作業に関連するタスクリソースに関連付けられた文書を表示する際、ユーザが登録した文書と、ユーザに対し共有指定されている文書と、を表示する技術が開示されている(例えば、特許文献1参照)。
また、予定表から情報検索に必要なキーワードを抽出し、抽出したキーワードにより予定表の予定との関連情報を検索し、検索結果を予定表の予定と関連付けて表示する技術が開示されている(例えば、特許文献2参照)。
文書ファイルのページと、当該文書ファイルを使用する業務又は当該文書ファイルを使用する作業と、の関連付けを記憶する記憶手段と、
前記業務又は前記作業が指定された際に、当該指定された業務又は作業と関連付けられた文書ファイルを前記記憶手段から抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された文書ファイルのリストを表示手段に表示させるリスト表示制御手段と、
前記リスト表示制御手段により表示された文書ファイルが指定された際に、当該文書ファイルと関連付けられた業務又は作業に係るページの先頭ページを前記表示手段に初期表示させる文書表示制御手段と、
前記文書ファイルの目次情報に基づいて、前記文書ファイルを使用する業務又は前記文書ファイルを使用する作業を、当該文書ファイルのページと関連付けして前記記憶手段に記憶させる関連付け手段と、
を備える。
情報管理システム100は、図1に示すように、サーバ装置(情報管理装置)1と、複数のクライアント端末2と、を備えて構成されている。情報管理システム100は、建物の新築、リフォーム等の工事を行う工務店等の所定の工事業者の工事に関する情報を管理するシステムである。この情報管理システム100において、サーバ装置1とクライアント端末2とは、通信ネットワークNにより互いに通信可能に接続されている。通信ネットワークNは、有線LAN(Local Area Network)、無線LAN、移動体通信網、インターネット等を含む通信ネットワークである。なお、クライアント端末2の台数は特に限定されない。
サーバ装置1は、通信ネットワークN上に展開された一又は複数のサーバから構成される。なお、本実施形態では、1つの管理サーバより構成されるものとするが、例えば、WEBサーバ、DBサーバ、ストレージサーバ等の複数のサーバ群から構成されてもよい。
サーバ装置1は、図2に示すように、制御部11と、操作部12と、表示部13と、記憶部14と、通信部15と、を備えて構成されている。
クライアント端末2は、図2に示すように、制御部21と、操作部22と、表示部23と、記憶部24と、通信部25と、を備えて構成されている。
サーバ装置1は、スケジュール管理システム101及び文書管理システム102を管理している。スケジュール管理システム101及び文書管理システム102は、いずれもクライアント端末2の表示部23に表示される各種画面上で所定の操作が行われることにより、利用される。以下、スケジュール管理システム101及び文書管理システム102における画面遷移について、図4の状態遷移図を参照して説明する。
以下、スケジュール管理システム101及び文書管理システム102における動作について説明する。
例えば、図5に示す例では、登録ファイル名G11として「c:¥エクステリアカタログ.pdf」、登録文書名G12として「エクステリアカタログ」が設定されている。また、使用期限G13が「2014/1/1〜2014/12/31」に設定されている。また、使用業務G14として「カーポート工事及びフェンス工事」、使用作業G15として「要望伺い及び見積もり作成」が設定されている。目次G16は、「章番号G161」と、「章/項見出しG162」と、章番号G161毎の使用業務を示す「使用業務G163」と、から構成されている。例えば、章番号G161が「1」の場合、章/項見出しG162として「カーポート」、使用業務G163として「カーポート工事」が対応付けられている。
上記の文書登録画面G1において、登録ボタンG17が押下されることで、使用作業及び使用業務を決定する処理が開始される。
次に、制御部11は、ステップS102で抽出された目次情報を参照して、章/項情報を先頭から順次取得する(ステップS103)。取得される章/項情報は、「章番号」、「章/項見出し」、「開始ページ番号」である。
制御部11は、ページ先頭であると判定した場合(ステップS104:YES)、ステップS103で取得された章/項情報に含まれる開始ページ番号から1減算することで、直前の章/項の終了ページ番号を算出する(ステップS105)。
一方、制御部11は、ページ先頭でないと判定した場合(ステップS104:NO)、ステップS103で取得された章/項情報に含まれる開始ページ番号を、そのまま直前の章/項の終了ページ番号とする(ステップS106)。
制御部11は、見出しに含まれていると判定した場合(ステップS108:YES)、ステップS107で取得された情報に含まれる業務IDを、ステップS103で章/項情報が取得された章/項の属性として設定する(ステップS109)。
一方、制御部11は、見出しに含まれていないと判定した場合(ステップS108:NO)、業務定義テーブルT1に未処理のレコードが存在するか否かを判定する(ステップS110)。
制御部11は、未処理のレコードが存在すると判定した場合(ステップS110:YES)、ステップS107へと移行して、次の1レコード分の情報を取得する。
一方、制御部11は、未処理のレコードが存在しないと判定した場合(ステップS110:NO)、次のステップS111へと移行する。
制御部11は、次の章/項が存在すると判定した場合(ステップS110:YES)、ステップS103へと移行して、次の章/項の章/項情報を取得する。
一方、制御部11は、次の章/項が存在しないと判定した場合(ステップS110:NO)、現在の章/項の終了ページ番号を取得する(ステップS112)。
これにより、登録された文書ファイルの目次情報に基づいて当該文書ファイルのページに使用作業又は使用業務が自動設定され、この文書ファイルと使用作業又は使用業務との関連付けが文書情報テーブルT8として記憶部14に記憶される。即ち、文書情報テーブルT8(記憶部14)は、本発明の記憶手段として機能する。また、制御部11は、本発明の関連付け手段として機能する。
例えば、図7に示す例では、案件名G21として「田中邸浴室リフォーム」が設定されている。顧客G22は、顧客の「氏名G221」と、顧客の「住所G222」と、顧客の「電話番号G223」と、から構成され、いずれも空欄となっている。また、業務G23及び要望G24も空欄となっている。スケジュールG25は、作業内容を示す「作業G251」と、作業日時を示す「日時G252」と、作業の担当者を示す「担当G253」と、「作業時間G254」と、から構成されている。例えば、作業G251が「要望伺い」の場合、日時G252として「2014/10/1 10:00」、担当G253として「鈴木」、作業時間G254として「30分」が対応付けられている。
上記の案件登録画面G2において、登録ボタンG26が押下されることで、登録対象の案件を登録する処理が開始される。
制御部11は、新規であると判定した場合(ステップS201:YES)、顧客を「顧客管理テーブルT5」に登録する(ステップS202)。
一方、制御部11は、新規でない、即ち、既存の顧客であると判定した場合(ステップS201:NO)、次のステップS203へと移行する。
次に、制御部11は、登録対象の案件を「スケジュールテーブルT7」に登録する(ステップS204)。登録される情報は、「担当」、「開始日時」、「作業時間」、「案件ID」、「作業ID」である。
次に、制御部11は、「バインダー情報テーブルT10」に登録対象の案件の案件名でバインダーを登録する(ステップS205)。
これにより、スケジュール管理システム101に登録対象の案件を登録する際、文書管理システム102において、自動的に当該案件のバインダーが登録される。
例えば、図9に示す例では、担当者G31として「鈴木」が設定されている。スケジュールG32は、作業日時を示す「日時G321」と、「作業時間G322」と、業務内容を示す「業務G323」と、作業内容を示す「作業G324」と、作業の顧客を示す「顧客G325」と、顧客の住所を示す「住所G326」と、から構成されている。例えば、日時G321が「2014/10/1 10:00」の場合、作業時間G322として「30分」、業務G323として「浴室リフォーム」、作業G324として「部材手配」、顧客G325として「田中様」、住所G326として「XX市YY町OO−△」が対応付けられている。
上記の担当者別スケジュール表示画面G3において、スケジュールG32内の任意の一列(作業列)がクリック操作されることで、文書ファイルの一覧を生成する処理が開始され、バインダー表示画面G4が表示される。または、文書管理画面において、任意のバインダー(案件)が選択されることで、文書ファイルの一覧を生成する処理が開始され、バインダー表示画面G4が表示される。
制御部11は、文書管理画面であると判定した場合(ステップS302:YES)、次のステップS303へと移行する。
一方、制御部11は、文書管理画面でない、即ち、担当者別スケジュール表示画面G3であると判定した場合(ステップS302:NO)、ステップS306へと移行する。
次に、制御部11は、ステップS303で取得されたスケジュールを、開始時刻順にソートする(ステップS304)。
次に、制御部11は、現在時刻とスケジュールの開始時刻とに基づいて、現在実行する作業の作業IDを特定する(ステップS305)。
即ち、制御部11は、本発明の抽出手段として機能する。また、制御部11は、抽出手段として、使用期限外の文書ファイルを含まない使用期限内の文書ファイルを抽出する。
これにより、文書ファイルの一覧(リスト)が生成され、当該生成された文書ファイル一覧に基づいて、バインダー表示画面G4(図10参照)が表示される。即ち、制御部11は、本発明のリスト表示制御手段として機能する。また、制御部11は、リスト表示制御手段として、現在行われている作業と関連付けられた文書ファイルをリストの先頭に表示させる。
例えば、図10に示す例では、バインダー名称G41として「田中邸浴室リフォーム」が設定されている。文書一覧G42は、文書ファイルが当該バインダーに登録されたものであるか自動表示されたものであるかを示す「属性G421」と、文書ファイルの「文書名G422」と、から構成されている。例えば、属性G421が「登録」の場合、文書名G422として「Aメーカー浴室カタログ」及び「田中邸浴室リフォーム見積書」が対応付けられている。また、属性G421が「自動」の場合、文書名G422として「仕入先情報」及び「Bメーカー浴室カタログ」が対応付けられている。即ち、「Aメーカー浴室カタログ」及び「田中邸浴室リフォーム見積書」は、利用者によりバインダーに登録された文書ファイルであり、「仕入先情報」及び「Bメーカー浴室カタログ」は、自動表示された文書ファイルである。
制御部11は、ページ番号が存在すると判定した場合(ステップS401:YES)、当該ページ番号の先頭を初期表示ページとして設定し(ステップS402)、処理を終了する。
一方、制御部11は、ページ番号が存在しないと判定した場合(ステップS401:NO)、ステップS403へと移行する。
制御部11は、業務IDが取得されていると判定した場合(ステップS403:YES)、ステップS405へと移行する。
一方、制御部11は、業務IDが取得されていないと判定した場合(ステップS403:NO)、「案件管理テーブルT6」を参照して、業務IDを取得する(ステップS404)。
制御部11は、開始ページが存在すると判定した場合(ステップS405:YES)、当該開始ページを初期表示ページとして設定し(ステップS406)、処理を終了する。
一方、制御部11は、開始ページが存在しないと判定した場合(ステップS405:NO)、先頭ページを初期表示ページとして設定し(ステップS407)、処理を終了する。
これにより、文書ファイルと関連付けられた業務に係るページの先頭ページが初期表示される。即ち、制御部11は、本発明の文書表示制御手段として機能する。
例えば、図13に示す例では、バインダー名G51として「田中邸浴室リフォーム」が設定されている。登録内容G52は、「文書名G521」と、登録する「ページG522」と、から構成されている。例えば、図13に示す例では、文書名G521として「Aメーカー浴室カタログ」、ページG522として「5(ページ)」が設定されている。
上記のバインダー登録画面G5において、登録ボタンG53が押下されることで、文書ファイルをバインダーに登録する処理が開始される。
この図14の処理により、登録対象の文書ファイルがバインダーに登録され、バインダー表示画面G4の属性G421が「登録」に設定される。これにより、当該文書ファイルがバインダー表示画面G4の文書一覧G42に常時表示される。即ち、制御部11は、本発明の登録手段として機能する。
従って、業務や作業に関連する文書ファイルを収集することができる。また、収集された文書ファイルを閲覧する際に、業務に係るページを初期表示させることができる。よって、利用者の作業効率を向上させることができる。
従って、利用者が使用業務又は使用作業を文書ファイルのページと関連付ける作業を行う必要がなくなり、利用者の手間を省くことができる。
従って、必要性の高い文書ファイルが優先的に表示されるので、利用者の作業効率をより向上させることができる。
従って、不要となった文書ファイルを表示することがなくなり、利用者の勘違いや誤操作等による意図しない文書ファイルの表示を抑制することができる。
従って、使用期限や現在の作業との関連性にかかわらず、利用者が使用したいと判断した文書ファイルが優先的に表示されるので、利用者の都合に合わせてリストを編集することができ、利用者の利便性を向上させることができる。
以下に、この出願の願書に最初に添付した特許請求の範囲に記載した発明を付記する。付記に記載した請求項の項番は、この出願の願書に最初に添付した特許請求の範囲の通りである。
[付記]
<請求項1>
文書ファイルのページと、当該文書ファイルを使用する業務又は当該文書ファイルを使用する作業と、の関連付けを記憶する記憶手段と、
前記業務又は前記作業が指定された際に、当該指定された業務又は作業と関連付けられた文書ファイルを前記記憶手段から抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された文書ファイルのリストを表示手段に表示させるリスト表示制御手段と、
前記リスト表示制御手段により表示された文書ファイルが指定された際に、当該文書ファイルと関連付けられた業務又は作業に係るページの先頭ページを前記表示手段に初期表示させる文書表示制御手段と、
を備える情報管理装置。
<請求項2>
前記文書ファイルの目次情報に基づいて、前記文書ファイルを使用する業務又は前記文書ファイルを使用する作業を、当該文書ファイルのページと関連付けして前記記憶手段に記憶させる関連付け手段を備える請求項1に記載の情報管理装置。
<請求項3>
前記リスト表示制御手段は、現在行われている作業と関連付けられた文書ファイルを前記リストの先頭に表示させる請求項1又は2に記載の情報管理装置。
<請求項4>
前記抽出手段は、使用期限外の文書ファイルを含まない使用期限内の文書ファイルを抽出することを請求項1〜3のいずれか一項に記載の情報管理装置。
<請求項5>
前記文書ファイルを、前記リストに常時表示させる文書ファイルが登録されるバインダーに登録する登録手段を備え、
前記リスト表示制御手段は、前記登録手段により登録された文書ファイルを常時表示させる請求項1〜4のいずれか一項に記載の情報管理装置。
<請求項6>
コンピュータを、
業務又は作業が指定された際に、当該指定された業務又は作業と関連付けられた文書ファイルを、文書ファイルのページと、当該文書ファイルを使用する業務又は当該文書ファイルを使用する作業と、の関連付けを記憶する記憶手段から抽出する抽出手段、
前記抽出手段により抽出された文書ファイルのリストを表示手段に表示させるリスト表示制御手段、
前記リスト表示制御手段により表示された文書ファイルが指定された際に、当該文書ファイルと関連付けられた業務又は作業に係るページの先頭ページを前記表示手段に初期表示させる文書表示制御手段、
として機能させるためのプログラム。
1 サーバ装置(情報管理装置)
11 制御部(抽出手段、リスト表示制御手段、文書表示制御手段、関連付け手段、登録手段)
12 操作部
13 表示部
14 記憶部(記憶手段)
T8 文書情報テーブル(記憶手段)
15 通信部
2 クライアント端末
21 制御部
22 操作部
23 表示部(表示手段)
24 記憶部
25 通信部
Claims (4)
- 文書ファイルのページと、当該文書ファイルを使用する業務又は当該文書ファイルを使用する作業と、の関連付けを記憶する記憶手段と、
前記業務又は前記作業が指定された際に、当該指定された業務又は作業と関連付けられた文書ファイルを前記記憶手段から抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された文書ファイルのリストを表示手段に表示させるリスト表示制御手段と、
前記リスト表示制御手段により表示された文書ファイルが指定された際に、当該文書ファイルと関連付けられた業務又は作業に係るページの先頭ページを前記表示手段に初期表示させる文書表示制御手段と、
前記文書ファイルの目次情報に基づいて、前記文書ファイルを使用する業務又は前記文書ファイルを使用する作業を、当該文書ファイルのページと関連付けして前記記憶手段に記憶させる関連付け手段と、
を備える情報管理装置。 - 前記抽出手段は、使用期限外の文書ファイルを含まない使用期限内の文書ファイルを抽出する請求項1に記載の情報管理装置。
- 前記文書ファイルを、前記リストに常時表示させる文書ファイルが登録されるバインダーに登録する登録手段を備え、
前記リスト表示制御手段は、前記登録手段により登録された文書ファイルを常時表示させる請求項1または2に記載の情報管理装置。 - コンピュータを、
業務又は作業が指定された際に、当該指定された業務又は作業と関連付けられた文書ファイルを、文書ファイルのページと、当該文書ファイルを使用する業務又は当該文書ファイルを使用する作業と、の関連付けを記憶する記憶手段から抽出する抽出手段、
前記抽出手段により抽出された文書ファイルのリストを表示手段に表示させるリスト表示制御手段、
前記リスト表示制御手段により表示された文書ファイルが指定された際に、当該文書ファイルと関連付けられた業務又は作業に係るページの先頭ページを前記表示手段に初期表示させる文書表示制御手段、
前記文書ファイルの目次情報に基づいて、前記文書ファイルを使用する業務又は前記文書ファイルを使用する作業を、当該文書ファイルのページと関連付けして前記記憶手段に記憶させる関連付け手段、
として機能させるためのプログラム。
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