JP6540121B2 - 情報管理装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報管理装置及びプログラムに関する。

従来、多くの企業では、文書管理システムを用いて、社内の文書ファイルを管理して共有している。文書管理システムでは、検索性を高めるため、管理する文書ファイルに検索用の情報を付加するなど、様々な工夫がなされている。
例えば、ユーザの仕事や作業に関連するタスクリソースに関連付けられた文書を表示する際、ユーザが登録した文書と、ユーザに対し共有指定されている文書と、を表示する技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
また、予定表から情報検索に必要なキーワードを抽出し、抽出したキーワードにより予定表の予定との関連情報を検索し、検索結果を予定表の予定と関連付けて表示する技術が開示されている（例えば、特許文献２参照）。

特開２００７−４８２４０号公報 特開２００３−２０３０８４号公報

しかしながら、上記従来の技術では、業務や作業に関連する文書ファイルを収集することはできるが、例えば、カタログ等、複数の業務や作業に関連するページが混在するような文書ファイルを収集して閲覧する場合、所望の業務や作業に関連するページを探し出すことが困難であった。

本発明の課題は、業務や作業に関連する文書ファイルを収集可能とし、且つ収集された文書ファイルを閲覧する際に所望のページを容易に探索可能として、作業効率を向上させることである。

上記課題を解決するため、本発明の情報管理装置は、
文書ファイルのページと、当該文書ファイルを使用する業務又は当該文書ファイルを使用する作業と、の関連付けを記憶する記憶手段と、
前記業務又は前記作業が指定された際に、当該指定された業務又は作業と関連付けられた文書ファイルを前記記憶手段から抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された文書ファイルのリストを表示手段に表示させるリスト表示制御手段と、
前記リスト表示制御手段により表示された文書ファイルが指定された際に、当該文書ファイルと関連付けられた業務又は作業に係るページの先頭ページを前記表示手段に初期表示させる文書表示制御手段と、
前記文書ファイルの目次情報に基づいて、前記文書ファイルを使用する業務又は前記文書ファイルを使用する作業を、当該文書ファイルのページと関連付けして前記記憶手段に記憶させる関連付け手段と、
を備える。

本発明によれば、作業効率を向上させることができる。

本実施形態に係る情報管理システムの概略構成を示す接続図である。 本実施形態に係るサーバ装置及びクライアント端末の主制御構成を示すブロック図である。 各種テーブルの一具体例を示す図である。 スケジュール管理システム及び文書管理システムにおける画面遷移を示す状態遷移図である。 文書登録画面の一例を示す図である。 文書ファイルが登録された際に使用作業及び使用業務を決定する処理を示すフローチャートである。 案件登録画面の一例を示す図である。 スケジュール管理システムに登録対象の案件を登録する処理を示すフローチャートである。 担当者別スケジュール表示画面の一例を示す図である。 バインダー表示画面の一例を示す図である。 バインダー表示画面に表示される文書ファイルの一覧を生成する処理を示すフローチャートである。 文書ビューアー画面で文書ファイルを表示させる際に初期表示されるページのページ番号を取得する処理を示すフローチャートである。 バインダー登録画面の一例を示す図である。 文書ファイルをバインダーに登録する処理を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して詳細に説明する。

まず、本実施形態に係る情報管理システム１００の構成について説明する。
情報管理システム１００は、図１に示すように、サーバ装置（情報管理装置）１と、複数のクライアント端末２と、を備えて構成されている。情報管理システム１００は、建物の新築、リフォーム等の工事を行う工務店等の所定の工事業者の工事に関する情報を管理するシステムである。この情報管理システム１００において、サーバ装置１とクライアント端末２とは、通信ネットワークＮにより互いに通信可能に接続されている。通信ネットワークＮは、有線ＬＡＮ（Local Area Network）、無線ＬＡＮ、移動体通信網、インターネット等を含む通信ネットワークである。なお、クライアント端末２の台数は特に限定されない。

サーバ装置１は、ＰＣ、ＷＳ（Work Station）等の情報機器である。サーバ装置１は、工事案件の作業スケジュールを管理するスケジュール管理サーバである。また、サーバ装置１は、工事に対応して作成する設計図、契約書、写真等の文書の文書ファイルを管理する文書管理サーバである。文書ファイルは、個別に管理される他、一つの案件に関連する複数の文書ファイルをグループ化した「バインダー」としても管理可能である。なお、文書ファイルは、複数のバインダーに登録することも可能である。
サーバ装置１は、通信ネットワークＮ上に展開された一又は複数のサーバから構成される。なお、本実施形態では、１つの管理サーバより構成されるものとするが、例えば、ＷＥＢサーバ、ＤＢサーバ、ストレージサーバ等の複数のサーバ群から構成されてもよい。
サーバ装置１は、図２に示すように、制御部１１と、操作部１２と、表示部１３と、記憶部１４と、通信部１５と、を備えて構成されている。

制御部１１は、サーバ装置１の動作を中央制御する。具体的には、制御部１１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを備えて構成され、ＲＡＭの作業領域に展開されたＲＯＭや記憶部１４に記憶されたプログラムデータとＣＰＵとの協働により、サーバ装置１の各部を統括制御する。

操作部１２は、文字入力キー、数字入力キー、その他各種機能に対応付けられたキーなどを有するキーボード、マウス等のポインティングデバイスなどを備え、ユーザからの操作入力を受け付けて、操作入力に応じた操作信号を制御部１１へと出力する。

表示部１３は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などのディスプレイを備え、制御部１１から出力された表示制御信号に基づいた画像を表示画面に表示する。

記憶部１４は、ＨＤＤ（Hard disk drive）、半導体メモリなどにより構成され、プログラムデータや各種設定データ等のデータを制御部１１から読み書き可能に記憶する。また、記憶部１４は、クライアント端末２からアップロードされた文書ファイルを記憶する。また、記憶部１４は、図３に示すように、業務定義テーブルＴ１と、関連用語定義テーブルＴ２と、除外用語テーブルＴ３と、業務作業定義テーブルＴ４と、顧客管理テーブルＴ５と、案件管理テーブルＴ６と、スケジュールテーブルＴ７と、文書情報テーブルＴ８と、文書目次テーブルＴ９と、バインダー情報テーブルＴ１０と、バインダー内容テーブルＴ１１と、を記憶する。

業務定義テーブルＴ１は、工事案件で行われる各業務の「業務名」を、「業務ＩＤ」と対応付けて管理するためのテーブルである。例えば、図３に示す例では、業務ＩＤ「Ｇ００１」に対して、業務名「浴室リフォーム」が関連付けられている。

関連用語定義テーブルＴ２は、工事案件で行われる各業務の業務名に使用される「用語」と、当該用語と関連する「関連用語」と、を対応付けて管理するためのテーブルである。例えば、図３に示す例では、用語「カーポート」に対して、関連用語「エクステリア」が関連付けられている。

除外用語テーブルＴ３は、文書ファイルの目次情報を解析する際に、工事案件で行われる各業務の業務名から除外する用語（除外用語）を定義するテーブルである。図３に示す例では、除外用語として「リフォーム」及び「工事」が定義されている。

業務作業定義テーブルＴ４は、工事案件で行われる各作業を一意に識別する「作業ＩＤ」毎に、「作業順序」、「作業名」及び当該作業の「キーワード」を対応付けて管理するためのテーブルである。例えば、図３に示す例では、作業ＩＤ「Ｊ００１」に対して、作業順序「１（番目）」、作業名「要望伺い」、キーワード「カタログ、事例」が関連付けられている。

顧客管理テーブルＴ５は、工事案件の顧客を一意に識別する「顧客ＩＤ」毎に、「顧客名」、顧客の「住所」及び顧客の「電話番号」を対応付けて管理するためのテーブルである。例えば、図３に示す例では、顧客ＩＤ「Ｋ００１」に対して、顧客名「田中一郎」、住所「ＸＸ市ＹＹ町ＯＯ−△」、電話番号「０１２−３４５−６７８９」が関連付けられている。

案件管理テーブルＴ６は、工事案件を一意に識別する「案件ＩＤ」毎に、「案件名」、顧客の「顧客ＩＤ」、工事案件で行われる業務の「業務ＩＤ」及び工事案件の「要望」を対応付けて管理するためのテーブルである。例えば、図３に示す例では、案件ＩＤ「Ａ００１」に対して、案件名「田中邸浴室リフォーム」、顧客ＩＤ「Ｋ００１」、業務ＩＤ「Ｇ００１」、要望「なし（空欄）」が関連付けられている。

スケジュールテーブルＴ７は、作業スケジュールを一意に識別する「スケジュールＩＤ」毎に、作業の「担当」、作業の「開始日時」、「作業時間」、作業が行われる工事案件の「案件ＩＤ」及び作業の「作業ＩＤ」を対応付けて管理するためのテーブルである。例えば、図３に示す例では、スケジュールＩＤ「１」に対して、担当「鈴木」、開始日時「２０１４／１０／１ １０：００」、作業時間「３０分」、案件ＩＤ「Ａ００１」、作業ＩＤ「Ｊ００５」が関連付けられている。

文書情報テーブルＴ８は、文書ファイルを一意に識別する「文書ＩＤ」毎に、「文書名」、文書ファイルの「使用期限」、文書ファイルの「使用業務」及び文書ファイルの「使用作業」を対応付けて管理するためのテーブルである。例えば、図３に示す例では、文書ＩＤ「Ｄ００１」に対して、文書名「Ａメーカー浴室カタログ」、使用期限「２０１４／１／１〜２０１４／１２／３１」、使用業務「Ｇ００１」、使用作業「Ｊ００１、Ｊ００２」が関連付けられている。

文書目次テーブルＴ９は、「文書ＩＤ」及び「連番」の組み合わせに、目次情報として、「章番号」、「章／項見出し」、章／項の「開始ページ」、「終了ページ」及び使用業務に係る「業務ＩＤ」を対応付けて管理するためのテーブルである。例えば、図３に示す例では、文書ＩＤ「Ｄ００３」、連番「１」に対して、章番号「１」、章／項見出し「カーポート」、開始ページ「２」、終了ページ「５」、業務ＩＤ「Ｇ００２」が関連付けられている。

バインダー情報テーブルＴ１０は、バインダーを一意に識別する「バインダーＩＤ」毎に、「バインダー名」及びバインダーに対応する工事案件の「案件ＩＤ」を対応付けて管理するためのテーブルである。例えば、図３に示す例では、バインダーＩＤ「Ｂ００１」に対して、バインダー名「田中邸浴室リフォーム」、案件ＩＤ「Ａ００１」が関連付けられている。

バインダー内容テーブルＴ１１は、「バインダーＩＤ」及び「連番」の組み合わせに、バインダーに登録された文書ファイルの「文書ＩＤ」及び当該文書ファイルを表示させる際に初期表示させるページの「ページ番号」を対応付けて管理するためのテーブルである。例えば、図３に示す例では、バインダーＩＤ「Ｂ００１」、連番「１」に対して、文書ＩＤ「Ｄ００１」、ページ番号「５」が関連付けられている。

通信部１５は、通信用ＩＣ（Integrated Circuit）及び通信コネクタなどを有する通信インターフェイスであり、制御部１１の制御の下、所定の通信プロトコルを用いて通信ネットワークＮを介したデータ通信を行う。例えば、通信部１５は、クライアント端末２からアップロードされた文書ファイルを受信する。

クライアント端末２は、ＰＣ、タブレット端末、スマートフォン、携帯電話機等の情報機器である。クライアント端末２は、端末内にインストールされた文書登録ツールを使用して作成した文書ファイルを、通信ネットワークＮを介してサーバ装置１にアップロードする。
クライアント端末２は、図２に示すように、制御部２１と、操作部２２と、表示部２３と、記憶部２４と、通信部２５と、を備えて構成されている。

制御部２１は、クライアント端末２の動作を中央制御する。具体的には、制御部２１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを備えて構成され、ＲＡＭの作業領域に展開されたＲＯＭや記憶部２４に記憶されたプログラムデータとＣＰＵとの協働により、クライアント端末２の各部を統括制御する。

操作部２２は、文字入力キー、数字入力キー、その他各種機能に対応付けられたキーなどを有するキーボード、マウス等のポインティングデバイスなどを備え、ユーザからの操作入力を受け付けて、操作入力に応じた操作信号を制御部２１へと出力する。

表示部２３は、ＬＣＤなどのディスプレイを備え、制御部２１から出力された表示制御信号に基づいた画像を表示画面に表示する。例えば、表示部２３は、スケジュールを登録／閲覧するための画面や文書ファイルを閲覧するための画面を表示する。

記憶部２４は、ＨＤＤ、半導体メモリなどにより構成され、プログラムデータや各種設定データ等のデータを制御部２１から読み書き可能に記憶する。また、記憶部２４は、文書登録ツールを使用して作成した文書ファイルを記憶する。

通信部２５は、通信用ＩＣ及び通信コネクタなどを有する通信インターフェイスであり、制御部２１の制御の下、所定の通信プロトコルを用いて通信ネットワークＮを介したデータ通信を行う。例えば、通信部２５は、文書登録ツールを使用して作成した文書ファイルをサーバ装置１にアップロードする。

次に、本実施形態に係る情報管理システム１００のサーバ装置１の動作について、図４〜図１４を参照して説明する。
サーバ装置１は、スケジュール管理システム１０１及び文書管理システム１０２を管理している。スケジュール管理システム１０１及び文書管理システム１０２は、いずれもクライアント端末２の表示部２３に表示される各種画面上で所定の操作が行われることにより、利用される。以下、スケジュール管理システム１０１及び文書管理システム１０２における画面遷移について、図４の状態遷移図を参照して説明する。

スケジュール管理システム１０１では、まず、利用者が当該システムの利用者であるか否かを認証するための認証画面（図示略）が表示される（ステップＳ１）。認証画面にて所定の認証操作が行われると、スケジュール管理メイン画面（図示略）が表示される（ステップＳ２）。このスケジュール管理メイン画面にて所定の操作が行われると、登録対象の案件を登録するための案件登録画面Ｇ２（図７参照）又は担当者毎のスケジュールを表示する担当者別スケジュール表示画面Ｇ３（図９参照）が表示される（ステップＳ３、ステップＳ４）。担当者別スケジュール表示画面Ｇ３にて所定の操作が行われると、文書管理システム１０２のバインダー表示画面Ｇ４（図１０参照）が表示される（ステップＳ６）。

文書管理システム１０２では、まず、スケジュール管理システム１０１と同様、認証画面（図示略）が表示される（ステップＳ１）。認証画面にて所定の認証操作が行われると、文書管理メイン画面（図示略）が表示される（ステップＳ５）。文書管理メイン画面では、登録されている文書の一覧や登録されているバインダーの一覧を表示することができる。この文書管理メイン画面にて所定の操作が行われると、バインダーに登録されている文書ファイルの一覧を表示するバインダー表示画面Ｇ４（図１０参照）、文書ファイルの内容を表示する文書ビューアー画面（図示略）又は新規の文書ファイルを登録するための文書登録画面Ｇ１（図５参照）が表示される（ステップＳ６〜ステップＳ８）。なお、バインダー表示画面Ｇ４にて文書ファイルを選択する操作が行われると、当該文書ファイルの内容を表示する文書ビューアー画面が表示される。文書ビューアー画面にて所定の操作が行われると、文書ファイルをバインダーに登録するためのバインダー登録画面Ｇ５（図１３参照）が表示される（ステップＳ９）。
以下、スケジュール管理システム１０１及び文書管理システム１０２における動作について説明する。

まず、文書ファイルが登録された際に使用作業及び使用業務を決定する処理について、図６のフローチャートを参照して説明する。この処理は、クライアント端末２の表示部２３に表示された文書登録画面Ｇ１（図５参照）より文書ファイルが登録されたことを契機として開始される。

文書登録画面Ｇ１には、登録される文書ファイルのファイル名を示す「登録ファイル名Ｇ１１」と、登録される文書ファイルの登録名を示す「登録文書名Ｇ１２」と、登録される文書ファイルの「使用期限Ｇ１３」と、登録される文書ファイルの「使用業務Ｇ１４」及び「使用作業Ｇ１５」と、登録される文書ファイルの「目次Ｇ１６」と、文書ファイルの登録を実行するための「登録ボタンＧ１７」と、文書ファイルの登録処理をキャンセルするための「キャンセルボタンＧ１８」と、が設けられている。
例えば、図５に示す例では、登録ファイル名Ｇ１１として「ｃ：￥エクステリアカタログ．ｐｄｆ」、登録文書名Ｇ１２として「エクステリアカタログ」が設定されている。また、使用期限Ｇ１３が「２０１４／１／１〜２０１４／１２／３１」に設定されている。また、使用業務Ｇ１４として「カーポート工事及びフェンス工事」、使用作業Ｇ１５として「要望伺い及び見積もり作成」が設定されている。目次Ｇ１６は、「章番号Ｇ１６１」と、「章／項見出しＧ１６２」と、章番号Ｇ１６１毎の使用業務を示す「使用業務Ｇ１６３」と、から構成されている。例えば、章番号Ｇ１６１が「１」の場合、章／項見出しＧ１６２として「カーポート」、使用業務Ｇ１６３として「カーポート工事」が対応付けられている。
上記の文書登録画面Ｇ１において、登録ボタンＧ１７が押下されることで、使用作業及び使用業務を決定する処理が開始される。

まず、サーバ装置１の制御部１１は、図６に示すように、登録された文書ファイルのファイル名に「業務作業定義テーブルＴ４」内のキーワードが含まれているか否かを判定し、判定結果に基づいて文書ファイルを使用する作業を特定する（ステップＳ１０１）。具体的には、制御部１１は、ファイル名にキーワードが含まれていると判定した場合は、当該キーワードに対応付けられた作業を「使用作業」として設定する。

次に、制御部１１は、登録された文書ファイルから目次情報を抽出する（ステップＳ１０２）。
次に、制御部１１は、ステップＳ１０２で抽出された目次情報を参照して、章／項情報を先頭から順次取得する（ステップＳ１０３）。取得される章／項情報は、「章番号」、「章／項見出し」、「開始ページ番号」である。

次に、制御部１１は、ステップＳ１０３で取得された章／項情報を参照して、章／項の開始位置がページ先頭であるか否かを判定する（ステップＳ１０４）。
制御部１１は、ページ先頭であると判定した場合（ステップＳ１０４：ＹＥＳ）、ステップＳ１０３で取得された章／項情報に含まれる開始ページ番号から１減算することで、直前の章／項の終了ページ番号を算出する（ステップＳ１０５）。
一方、制御部１１は、ページ先頭でないと判定した場合（ステップＳ１０４：ＮＯ）、ステップＳ１０３で取得された章／項情報に含まれる開始ページ番号を、そのまま直前の章／項の終了ページ番号とする（ステップＳ１０６）。

次に、制御部１１は、「業務定義テーブルＴ１」から、順次１レコード分の情報を取得する（ステップＳ１０７）。取得される情報は、「業務ＩＤ」、「業務名」である。

次に、制御部１１は、ステップＳ１０７で取得された情報に含まれる業務名から「除外用語テーブルＴ３」で定義された除外用語を取り除いた用語が、ステップＳ１０３で取得された章／項情報に含まれる見出しに含まれているか否かを判定する（ステップＳ１０８）。
制御部１１は、見出しに含まれていると判定した場合（ステップＳ１０８：ＹＥＳ）、ステップＳ１０７で取得された情報に含まれる業務ＩＤを、ステップＳ１０３で章／項情報が取得された章／項の属性として設定する（ステップＳ１０９）。
一方、制御部１１は、見出しに含まれていないと判定した場合（ステップＳ１０８：ＮＯ）、業務定義テーブルＴ１に未処理のレコードが存在するか否かを判定する（ステップＳ１１０）。
制御部１１は、未処理のレコードが存在すると判定した場合（ステップＳ１１０：ＹＥＳ）、ステップＳ１０７へと移行して、次の１レコード分の情報を取得する。
一方、制御部１１は、未処理のレコードが存在しないと判定した場合（ステップＳ１１０：ＮＯ）、次のステップＳ１１１へと移行する。

制御部１１は、ステップＳ１０９で業務ＩＤを章／項の属性として設定した後、又は未処理のレコードが存在しないと判定した場合（ステップＳ１１０：ＮＯ）、次の章／項が存在するか否かを判定する（ステップＳ１１１）。
制御部１１は、次の章／項が存在すると判定した場合（ステップＳ１１０：ＹＥＳ）、ステップＳ１０３へと移行して、次の章／項の章／項情報を取得する。
一方、制御部１１は、次の章／項が存在しないと判定した場合（ステップＳ１１０：ＮＯ）、現在の章／項の終了ページ番号を取得する（ステップＳ１１２）。

次に、制御部１１は、全章／項（全ページ）の使用業務をマージ（併合）して、文書ファイルの使用業務として設定する（ステップＳ１１３）。即ち、ステップＳ１０９で各章／項の属性として設定された業務ＩＤが示す業務の全てが、文書ファイルの使用業務として設定される。
これにより、登録された文書ファイルの目次情報に基づいて当該文書ファイルのページに使用作業又は使用業務が自動設定され、この文書ファイルと使用作業又は使用業務との関連付けが文書情報テーブルＴ８として記憶部１４に記憶される。即ち、文書情報テーブルＴ８（記憶部１４）は、本発明の記憶手段として機能する。また、制御部１１は、本発明の関連付け手段として機能する。

次に、スケジュール管理システム１０１に登録対象の案件を登録する処理について、図８のフローチャートを参照して説明する。この処理は、クライアント端末２の表示部２３に表示された案件登録画面Ｇ２（図７参照）より登録対象の案件が登録されたことを契機として開始される。

案件登録画面Ｇ２には、登録対象の案件の「案件名Ｇ２１」と、登録対象の案件の顧客情報を示す「顧客Ｇ２２」と、登録対象の案件の「業務Ｇ２３」と、登録対象の案件に対する「要望Ｇ２４」と、登録対象の案件の「スケジュールＧ２５」と、登録対象の案件の登録を実行するための「登録ボタンＧ２６」と、登録対象の案件の登録処理をキャンセルするための「キャンセルボタンＧ２７」と、が設けられている。
例えば、図７に示す例では、案件名Ｇ２１として「田中邸浴室リフォーム」が設定されている。顧客Ｇ２２は、顧客の「氏名Ｇ２２１」と、顧客の「住所Ｇ２２２」と、顧客の「電話番号Ｇ２２３」と、から構成され、いずれも空欄となっている。また、業務Ｇ２３及び要望Ｇ２４も空欄となっている。スケジュールＧ２５は、作業内容を示す「作業Ｇ２５１」と、作業日時を示す「日時Ｇ２５２」と、作業の担当者を示す「担当Ｇ２５３」と、「作業時間Ｇ２５４」と、から構成されている。例えば、作業Ｇ２５１が「要望伺い」の場合、日時Ｇ２５２として「２０１４／１０／１ １０：００」、担当Ｇ２５３として「鈴木」、作業時間Ｇ２５４として「３０分」が対応付けられている。
上記の案件登録画面Ｇ２において、登録ボタンＧ２６が押下されることで、登録対象の案件を登録する処理が開始される。

まず、サーバ装置１の制御部１１は、図８に示すように、登録対象の案件の顧客が新規であるか否かを判定する（ステップＳ２０１）。具体的には、制御部１１は、「顧客管理テーブルＴ５」を参照して、顧客が顧客管理テーブルＴ５に登録されていないと判定した場合に、新規であると判定する。
制御部１１は、新規であると判定した場合（ステップＳ２０１：ＹＥＳ）、顧客を「顧客管理テーブルＴ５」に登録する（ステップＳ２０２）。
一方、制御部１１は、新規でない、即ち、既存の顧客であると判定した場合（ステップＳ２０１：ＮＯ）、次のステップＳ２０３へと移行する。

次に、制御部１１は、登録対象の案件を「案件管理テーブルＴ６」に登録する（ステップＳ２０３）。登録される情報は、「案件名」、「顧客ＩＤ」、「業務ＩＤ」、「要望」である。
次に、制御部１１は、登録対象の案件を「スケジュールテーブルＴ７」に登録する（ステップＳ２０４）。登録される情報は、「担当」、「開始日時」、「作業時間」、「案件ＩＤ」、「作業ＩＤ」である。
次に、制御部１１は、「バインダー情報テーブルＴ１０」に登録対象の案件の案件名でバインダーを登録する（ステップＳ２０５）。
これにより、スケジュール管理システム１０１に登録対象の案件を登録する際、文書管理システム１０２において、自動的に当該案件のバインダーが登録される。

次に、バインダー表示画面Ｇ４（図１０参照）に表示される文書ファイルの一覧を生成する処理について、図１１のフローチャートを参照して説明する。この処理は、クライアント端末２の表示部２３に表示された文書管理画面（図示略）又は担当者別スケジュール表示画面Ｇ３（図９参照）よりバインダー表示画面Ｇ４（図１０参照）を表示させるための操作が行われたことを契機として開始される。

担当者別スケジュール表示画面Ｇ３には、「担当者Ｇ３１」と、担当者の「スケジュールＧ３２」と、が設けられている。
例えば、図９に示す例では、担当者Ｇ３１として「鈴木」が設定されている。スケジュールＧ３２は、作業日時を示す「日時Ｇ３２１」と、「作業時間Ｇ３２２」と、業務内容を示す「業務Ｇ３２３」と、作業内容を示す「作業Ｇ３２４」と、作業の顧客を示す「顧客Ｇ３２５」と、顧客の住所を示す「住所Ｇ３２６」と、から構成されている。例えば、日時Ｇ３２１が「２０１４／１０／１ １０：００」の場合、作業時間Ｇ３２２として「３０分」、業務Ｇ３２３として「浴室リフォーム」、作業Ｇ３２４として「部材手配」、顧客Ｇ３２５として「田中様」、住所Ｇ３２６として「ＸＸ市ＹＹ町ＯＯ−△」が対応付けられている。
上記の担当者別スケジュール表示画面Ｇ３において、スケジュールＧ３２内の任意の一列（作業列）がクリック操作されることで、文書ファイルの一覧を生成する処理が開始され、バインダー表示画面Ｇ４が表示される。または、文書管理画面において、任意のバインダー（案件）が選択されることで、文書ファイルの一覧を生成する処理が開始され、バインダー表示画面Ｇ４が表示される。

まず、サーバ装置１の制御部１１は、図１１に示すように、「バインダー内容テーブルＴ１１」を参照して、登録されている文書ファイルの一覧（登録文書ファイル一覧）を取得する（ステップＳ３０１）。

次に、制御部１１は、バインダー表示画面Ｇ４の呼び出し元が文書管理画面であるか否かを判定する（ステップＳ３０２）。
制御部１１は、文書管理画面であると判定した場合（ステップＳ３０２：ＹＥＳ）、次のステップＳ３０３へと移行する。
一方、制御部１１は、文書管理画面でない、即ち、担当者別スケジュール表示画面Ｇ３であると判定した場合（ステップＳ３０２：ＮＯ）、ステップＳ３０６へと移行する。

次に、制御部１１は、スケジュールテーブルＴ７を参照して、案件ＩＤが一致するスケジュール（スケジュールＩＤ）を取得する（ステップＳ３０３）。
次に、制御部１１は、ステップＳ３０３で取得されたスケジュールを、開始時刻順にソートする（ステップＳ３０４）。
次に、制御部１１は、現在時刻とスケジュールの開始時刻とに基づいて、現在実行する作業の作業ＩＤを特定する（ステップＳ３０５）。

制御部１１は、バインダー表示画面Ｇ４の呼び出し元が文書管理画面でないと判定した場合（ステップＳ３０２：ＮＯ）又はステップＳ３０５で現在実行する作業の作業ＩＤを特定した後、業務ＩＤ、作業ＩＤ及び現在日付を検索キーとして「文書情報テーブルＴ８」を検索し、業務ＩＤを含み且つ使用期限内の文書ファイルの一覧を「自動表示文書ファイル一覧」として取得する（ステップＳ３０６）。
即ち、制御部１１は、本発明の抽出手段として機能する。また、制御部１１は、抽出手段として、使用期限外の文書ファイルを含まない使用期限内の文書ファイルを抽出する。

次に、制御部１１は、ステップＳ３０６で取得された自動表示文書ファイル一覧から、ステップＳ３０１で取得された登録文書ファイル一覧に含まれる文書ファイルを除外する（ステップＳ３０７）。

次に、制御部１１は、現在の作業で使用する文書ファイルを先頭にし、それ以外の文書ファイルを作業順にソートする（ステップＳ３０８）。
これにより、文書ファイルの一覧（リスト）が生成され、当該生成された文書ファイル一覧に基づいて、バインダー表示画面Ｇ４（図１０参照）が表示される。即ち、制御部１１は、本発明のリスト表示制御手段として機能する。また、制御部１１は、リスト表示制御手段として、現在行われている作業と関連付けられた文書ファイルをリストの先頭に表示させる。

バインダー表示画面Ｇ４には、バインダーの名称を示す「バインダー名称Ｇ４１」と、バインダーに含まれる文書ファイルの一覧を示す「文書一覧Ｇ４２」と、が設けられている。また、文書一覧Ｇ４２に含まれる文書ファイルの各々に対して、「開くボタンＧ４３」が設けられている。この開くボタンＧ４３を押下する操作が行われることで、文書ビューアー画面（図示略）が表示される。
例えば、図１０に示す例では、バインダー名称Ｇ４１として「田中邸浴室リフォーム」が設定されている。文書一覧Ｇ４２は、文書ファイルが当該バインダーに登録されたものであるか自動表示されたものであるかを示す「属性Ｇ４２１」と、文書ファイルの「文書名Ｇ４２２」と、から構成されている。例えば、属性Ｇ４２１が「登録」の場合、文書名Ｇ４２２として「Ａメーカー浴室カタログ」及び「田中邸浴室リフォーム見積書」が対応付けられている。また、属性Ｇ４２１が「自動」の場合、文書名Ｇ４２２として「仕入先情報」及び「Ｂメーカー浴室カタログ」が対応付けられている。即ち、「Ａメーカー浴室カタログ」及び「田中邸浴室リフォーム見積書」は、利用者によりバインダーに登録された文書ファイルであり、「仕入先情報」及び「Ｂメーカー浴室カタログ」は、自動表示された文書ファイルである。

次に、文書ビューアー画面（図示略）で文書ファイルを表示させる際に初期表示されるページのページ番号を取得する処理について、図１２のフローチャートを参照して説明する。この処理は、クライアント端末２の表示部２３に表示されたバインダー表示画面Ｇ４（図１０参照）内の開くボタンＧ４３を押下する操作が行われたことを契機として開始される。なお、開くボタンＧ４３が押下されると、起動パラメーターとして選択された文書ファイルの業務ＩＤ又は案件ＩＤが取得される。

まず、サーバ装置１の制御部１１は、「バインダー内容テーブルＴ１１」を参照して、選択された文書ファイルのページ番号が存在するか否かを判定する（ステップＳ４０１）。
制御部１１は、ページ番号が存在すると判定した場合（ステップＳ４０１：ＹＥＳ）、当該ページ番号の先頭を初期表示ページとして設定し（ステップＳ４０２）、処理を終了する。
一方、制御部１１は、ページ番号が存在しないと判定した場合（ステップＳ４０１：ＮＯ）、ステップＳ４０３へと移行する。

次に、制御部１１は、選択された文書ファイルの業務ＩＤが取得されているか否かを判定する（ステップＳ４０３）。
制御部１１は、業務ＩＤが取得されていると判定した場合（ステップＳ４０３：ＹＥＳ）、ステップＳ４０５へと移行する。
一方、制御部１１は、業務ＩＤが取得されていないと判定した場合（ステップＳ４０３：ＮＯ）、「案件管理テーブルＴ６」を参照して、業務ＩＤを取得する（ステップＳ４０４）。

次に、制御部１１は、現在の業務ＩＤ及び文書ＩＤを検索キーとして「文書目次テーブルＴ９」を検索し、開始ページが存在するか否かを判定する（ステップＳ４０５）。
制御部１１は、開始ページが存在すると判定した場合（ステップＳ４０５：ＹＥＳ）、当該開始ページを初期表示ページとして設定し（ステップＳ４０６）、処理を終了する。
一方、制御部１１は、開始ページが存在しないと判定した場合（ステップＳ４０５：ＮＯ）、先頭ページを初期表示ページとして設定し（ステップＳ４０７）、処理を終了する。
これにより、文書ファイルと関連付けられた業務に係るページの先頭ページが初期表示される。即ち、制御部１１は、本発明の文書表示制御手段として機能する。

次に、文書ファイルをバインダーに登録する処理について、図１４のフローチャートを参照して説明する。この処理は、クライアント端末２の表示部２３に表示されたバインダー登録画面Ｇ５（図１３参照）より文書ファイルをバインダーに登録するための操作が行われたことを契機として開始される。

バインダー登録画面Ｇ５は、文書ビューアー画面（図示略）より文書ファイルをバインダーに登録するための操作が行われた際に表示される。バインダー登録画面Ｇ５には、登録先の「バインダー名Ｇ５１」と、「登録内容Ｇ５２」と、登録を実行するための「登録ボタンＧ５３」と、登録処理をキャンセルするための「キャンセルボタンＧ５４」と、が設けられている。
例えば、図１３に示す例では、バインダー名Ｇ５１として「田中邸浴室リフォーム」が設定されている。登録内容Ｇ５２は、「文書名Ｇ５２１」と、登録する「ページＧ５２２」と、から構成されている。例えば、図１３に示す例では、文書名Ｇ５２１として「Ａメーカー浴室カタログ」、ページＧ５２２として「５（ページ）」が設定されている。
上記のバインダー登録画面Ｇ５において、登録ボタンＧ５３が押下されることで、文書ファイルをバインダーに登録する処理が開始される。

サーバ装置１の制御部１１は、図１４に示すように、登録対象の文書ファイルの情報を「バインダー内容テーブルＴ１１」に登録する（ステップＳ５０１）。登録される情報は、「文書ＩＤ」、「ページ番号」である。
この図１４の処理により、登録対象の文書ファイルがバインダーに登録され、バインダー表示画面Ｇ４の属性Ｇ４２１が「登録」に設定される。これにより、当該文書ファイルがバインダー表示画面Ｇ４の文書一覧Ｇ４２に常時表示される。即ち、制御部１１は、本発明の登録手段として機能する。

以上のように、本実施形態に係る情報管理システム１００のサーバ装置１によれば、文書ファイルのページと、当該文書ファイルを使用する業務又は当該文書ファイルを使用する作業と、の関連付けを記憶しておき、作業が指定された際に、当該指定された作業及び当該作業を含む業務と関連付けられた文書ファイルを記憶手段から抽出して表示手段（表示部２３）に表示させる。また、表示された文書ファイルが指定された際に、当該文書ファイルと関連付けられた業務に係るページの先頭ページを表示手段に初期表示させる。
従って、業務や作業に関連する文書ファイルを収集することができる。また、収集された文書ファイルを閲覧する際に、業務に係るページを初期表示させることができる。よって、利用者の作業効率を向上させることができる。

また、本実施形態では、文書ファイルの目次情報に基づいて使用業務又は使用作業を当該文書ファイルのページと関連付けして記憶手段に記憶させる。
従って、利用者が使用業務又は使用作業を文書ファイルのページと関連付ける作業を行う必要がなくなり、利用者の手間を省くことができる。

また、本実施形態では、現在行われている作業と関連付けられた文書ファイルをリストの先頭に表示させる。
従って、必要性の高い文書ファイルが優先的に表示されるので、利用者の作業効率をより向上させることができる。

また、本実施形態では、使用期限外の文書ファイルを含まない使用期限内の文書ファイルを抽出する。
従って、不要となった文書ファイルを表示することがなくなり、利用者の勘違いや誤操作等による意図しない文書ファイルの表示を抑制することができる。

また、本実施形態では、文書ファイルをバインダーに登録し、登録された文書ファイルを常時表示させる。
従って、使用期限や現在の作業との関連性にかかわらず、利用者が使用したいと判断した文書ファイルが優先的に表示されるので、利用者の都合に合わせてリストを編集することができ、利用者の利便性を向上させることができる。

以上、本発明に係る実施形態に基づいて具体的に説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で変更可能である。

例えば、上記実施形態では、文書ファイルの目次情報に基づいて使用業務又は使用作業を当該文書ファイルのページと関連付けるようにしているが、これに限定されるものではない。例えば、利用者により手動で使用業務又は使用作業を当該文書ファイルのページと関連付けるようにしてもよい。また、文書ファイルの全ページを参照して使用業務又は使用作業を当該文書ファイルのページと関連付けるようにしてもよい。

また、上記実施形態では、現在行われている作業と関連付けられた文書ファイルをリストの先頭に表示させるようにしているが、これに限定されるものではない。例えば、現在行われている作業と関連付けられた文書ファイルをリストの最後に表示させるようにしてもよいし、現在行われている作業と関連付けられた文書ファイルとその他の文書ファイルを区別せずに表示するようにしてもよい。

また、上記実施形態では、使用期限外の文書ファイルを含まない使用期限内の文書ファイルを抽出するようにしているが、これに限定されるものではない。例えば、使用期限を過ぎた文書ファイルを抽出するようにしてもよい。また、使用期限を過ぎた文書ファイルを抽出するか否かを利用者により選択可能に構成してもよい。

また、上記実施形態では、文書ファイルをバインダーに登録し、登録された文書ファイルを常時表示させるようにしているが、これに限定されるものではない。例えば、文書ファイルをバインダーに登録する構成を備えずに、使用期限内の文書ファイルのみを表示させるようにしてもよい。また、バインダーに登録された文書ファイルを使用期限後の所定期間だけ表示させるようにしてもよい。

また、上記実施形態では、作業が指定された際に、当該指定された作業及び当該作業を含む業務と関連付けられた文書ファイルを記憶部１４から抽出するようにしているが、これに限定されるものではない。例えば、業務が指定された際に、当該指定された業務と関連付けられた文書ファイルを記憶部１４から抽出するようにしてもよい。

その他、サーバ装置及びクライアント端末を構成する各装置の細部構成及び各装置の細部動作に関しても、本発明の趣旨を逸脱することのない範囲で適宜変更可能である。

本発明のいくつかの実施形態を説明したが、本発明の範囲は、上述の実施形態に限定するものではなく、特許請求の範囲に記載された発明の範囲とその均等の範囲を含む。
以下に、この出願の願書に最初に添付した特許請求の範囲に記載した発明を付記する。付記に記載した請求項の項番は、この出願の願書に最初に添付した特許請求の範囲の通りである。
［付記］
＜請求項１＞
文書ファイルのページと、当該文書ファイルを使用する業務又は当該文書ファイルを使用する作業と、の関連付けを記憶する記憶手段と、
前記業務又は前記作業が指定された際に、当該指定された業務又は作業と関連付けられた文書ファイルを前記記憶手段から抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された文書ファイルのリストを表示手段に表示させるリスト表示制御手段と、
前記リスト表示制御手段により表示された文書ファイルが指定された際に、当該文書ファイルと関連付けられた業務又は作業に係るページの先頭ページを前記表示手段に初期表示させる文書表示制御手段と、
を備える情報管理装置。
＜請求項２＞
前記文書ファイルの目次情報に基づいて、前記文書ファイルを使用する業務又は前記文書ファイルを使用する作業を、当該文書ファイルのページと関連付けして前記記憶手段に記憶させる関連付け手段を備える請求項１に記載の情報管理装置。
＜請求項３＞
前記リスト表示制御手段は、現在行われている作業と関連付けられた文書ファイルを前記リストの先頭に表示させる請求項１又は２に記載の情報管理装置。
＜請求項４＞
前記抽出手段は、使用期限外の文書ファイルを含まない使用期限内の文書ファイルを抽出することを請求項１〜３のいずれか一項に記載の情報管理装置。
＜請求項５＞
前記文書ファイルを、前記リストに常時表示させる文書ファイルが登録されるバインダーに登録する登録手段を備え、
前記リスト表示制御手段は、前記登録手段により登録された文書ファイルを常時表示させる請求項１〜４のいずれか一項に記載の情報管理装置。
＜請求項６＞
コンピュータを、
業務又は作業が指定された際に、当該指定された業務又は作業と関連付けられた文書ファイルを、文書ファイルのページと、当該文書ファイルを使用する業務又は当該文書ファイルを使用する作業と、の関連付けを記憶する記憶手段から抽出する抽出手段、
前記抽出手段により抽出された文書ファイルのリストを表示手段に表示させるリスト表示制御手段、
前記リスト表示制御手段により表示された文書ファイルが指定された際に、当該文書ファイルと関連付けられた業務又は作業に係るページの先頭ページを前記表示手段に初期表示させる文書表示制御手段、
として機能させるためのプログラム。

１００ 情報管理システム
１ サーバ装置（情報管理装置）
１１ 制御部（抽出手段、リスト表示制御手段、文書表示制御手段、関連付け手段、登録手段）
１２ 操作部
１３ 表示部
１４ 記憶部（記憶手段）
Ｔ８ 文書情報テーブル（記憶手段）
１５ 通信部
２ クライアント端末
２１ 制御部
２２ 操作部
２３ 表示部（表示手段）
２４ 記憶部
２５ 通信部

Claims (4)

1. 文書ファイルのページと、当該文書ファイルを使用する業務又は当該文書ファイルを使用する作業と、の関連付けを記憶する記憶手段と、
   前記業務又は前記作業が指定された際に、当該指定された業務又は作業と関連付けられた文書ファイルを前記記憶手段から抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出された文書ファイルのリストを表示手段に表示させるリスト表示制御手段と、
   前記リスト表示制御手段により表示された文書ファイルが指定された際に、当該文書ファイルと関連付けられた業務又は作業に係るページの先頭ページを前記表示手段に初期表示させる文書表示制御手段と、
   前記文書ファイルの目次情報に基づいて、前記文書ファイルを使用する業務又は前記文書ファイルを使用する作業を、当該文書ファイルのページと関連付けして前記記憶手段に記憶させる関連付け手段と、
   を備える情報管理装置。
2. 前記抽出手段は、使用期限外の文書ファイルを含まない使用期限内の文書ファイルを抽出する請求項１に記載の情報管理装置。
3. 前記文書ファイルを、前記リストに常時表示させる文書ファイルが登録されるバインダーに登録する登録手段を備え、
   前記リスト表示制御手段は、前記登録手段により登録された文書ファイルを常時表示させる請求項１または２に記載の情報管理装置。
4. コンピュータを、
   業務又は作業が指定された際に、当該指定された業務又は作業と関連付けられた文書ファイルを、文書ファイルのページと、当該文書ファイルを使用する業務又は当該文書ファイルを使用する作業と、の関連付けを記憶する記憶手段から抽出する抽出手段、
   前記抽出手段により抽出された文書ファイルのリストを表示手段に表示させるリスト表示制御手段、
   前記リスト表示制御手段により表示された文書ファイルが指定された際に、当該文書ファイルと関連付けられた業務又は作業に係るページの先頭ページを前記表示手段に初期表示させる文書表示制御手段、
   前記文書ファイルの目次情報に基づいて、前記文書ファイルを使用する業務又は前記文書ファイルを使用する作業を、当該文書ファイルのページと関連付けして前記記憶手段に記憶させる関連付け手段、
   として機能させるためのプログラム。

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