JP6340820B2 - 情報処理システム、情報処理方法、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理システム、情報処理方法、及びプログラムに関する。

従来、ＰＣ（Personal Computer）等においてユーザによって入力される印刷指示に応じ、印刷データを直ちに印刷するのではなく、当該ユーザのユーザ名に関連付けて、所定のサーバ又は画像形成装置内の記憶装置に保存するといったシステムが有る。ユーザが、画像形成装置の操作パネルを介してユーザ名及びパスワードを入力すると、当該画像形成装置は、当該ユーザ名及びパスワードに関して認証処理を実行する。認証に成功すると、画像形成装置は、上記記憶装置に保存されている印刷データの中で、当該ユーザ名に関連付けられている印刷データの一覧情報を操作パネルに表示させる。画像形成装置は、当該一覧情報の中から選択された印刷データを上記記憶装置より取得し、印刷を実行する。

このようなシステムによれば、ユーザが、画像形成装置の傍に居る時に印刷物が出力されるため、印刷物が放置されたり、誤って他人に印刷物が持って行かれたりすること等を防止することができる。その結果、印刷された情報のセキュリティを確保することができる。

しかしながら、上記のようなシステムでは、認証を受けるためのアカウントを予め有しているユーザしか印刷を実行することができない。したがって、例えば、アカウントを有していない来客等には、アカウントを有している人に印刷を依頼しなければならないといった不便がある。そこで、来客等に共通のゲストアカウントを用意することも考えられる。しかし、この場合、複数の来客に対して共通のアカウントが割り当てられるため、或る来客は、他の来客の印刷データの操作が可能となってしまう。その結果、印刷された情報のセキュリティの確保といった、上記システムの特性が失われてしまう可能性が有る。

更に、ゲスト用の画像形成装置を設置することも考えられるが、経済的な負担も増加し、設置スペースも必要とされるため、優れた解決策であるとは言い難い。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、データの出力に必要なアカウントを有していないユーザであっても出力権限の付与を可能とすることを目的とする。

そこで上記課題を解決するため、１以上のコンピュータを含む情報処理システムは、宛先として所定のアドレス情報を有するデータの出力要求を、ネットワークを介して受信する受信部と、アドレス情報を記憶する第一の記憶部と、前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれているか判断する判断部と、前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれている場合、印刷を可能にするための権限識別情報を前記出力要求の送信元のアドレスに送信し、前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれていない場合、前記出力要求の内容に応じて適用される制限の解除方法を前記送信元に送信する送信部と、を有する。

データの出力に必要なアカウントを有していないユーザであっても出力権限の付与を可能とすることができる。

第一の実施の形態における印刷システムの構成例を示す図である。 第一の実施の形態における管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。 第一の実施の形態における画像形成装置のハードウェア構成例を示す図である。 第一の実施の形態における印刷システムの機能構成例を示す図である。 第一の実施の形態における印刷データの保存処理の処理手順を説明するためのシーケンス図である。 ユーザ情報記憶部の構成例を示す図である。 第一の実施の形態の印刷情報記憶部の構成例を示す図である。 第一の実施の形態における印刷情報生成処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 第一の実施の形態における制限情報記憶部の構成例を示す図である。 第一の実施の形態において画像形成装置が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 ログイン画面の表示例を示す図である。 第二の実施の形態における印刷情報生成処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 第二の実施の形態における制限情報記憶部の構成例を示す図である。 制限の解除方法を通知する応答メールの一例を示す図である。 印刷情報記憶部の第二の構成例を示す図である。

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、第一の実施の形態における印刷システムの構成例を示す図である。図１に示される印刷システム１において、一以上のユーザ端末３０、メールサーバ４０、管理サーバ１０、認証サーバ５０、保存サーバ６０、及び一以上の画像形成装置２０等は、ＬＡＮ（Local Area Network）又はインターネット等のネットワークＮ１を介して通信可能に接続されている。ネットワークＮ１の一部又は全部は無線通信ネットワークでもよい。また、ユーザ端末３０とネットワークＮ１との間には、移動体通信網が介在してもよい。なお、印刷システム１は、企業等の或る組織内において運用されていることとする。第一の実施の形態において、当該組織を、「企業Ａ」という。

ユーザ端末３０は、印刷システム１のユーザが直接操作する情報処理装置である。例えば、ユーザは、ユーザ端末３０を操作して、印刷システム１に対する印刷要求を入力する。ユーザ端末３０の一例として、ＰＣ（Personal Computer）、携帯電話、スマートフォン、タブレット型端末、ＰＤＡ（Personal Digital Assistance）等が挙げられる。複数のユーザ端末３０のそれぞれが、相互に異なる機種であってもよい。

なお、本実施の形態において、印刷システム１のユーザは、「正規ユーザ」と「ゲストユーザ」とに区別される。正規ユーザは、印刷システム１に対して（厳密には、後述されるユーザ情報記憶部５２に対して）、当該ユーザの情報が登録されているユーザをいう。すなわち、正規ユーザは、印刷システム１のユーザとして予定されているユーザである。正規ユーザの一例として、企業Ａの従業員が挙げられる。ゲストユーザは、印刷システム１に対して、当該ユーザの情報が登録されていないユーザをいう。すなわち、ゲストユーザは、本来であれば、印刷システム１の利用権限を有さないユーザである。ゲストユーザの一例として、企業Ａへの訪問者等、企業Ａの従業員以外の者が挙げられる。

メールサーバ４０は、ユーザ端末３０から送信される電子メールや、管理サーバ１０から送信される電子メール等の転送を行うコンピュータである。例えば、ユーザ端末３０は、ユーザからの指示に応じ、印刷要求を含む電子メールを管理サーバ１０宛に送信する。印刷要求を含む電子メールには、印刷対象の電子データが添付されている。電子データのデータ形式は所定のものに限定されない。以下、ユーザ端末３０から送信される、印刷要求を含む電子メールを、「印刷要求メール」という。

認証サーバ５０は、正規ユーザごとに、当該正規ユーザのユーザ名、パスワー、及びメールアドレス等を含む（以下、「ユーザ情報」という。）を管理し、ユーザ情報を用いた処理を実行するコンピュータである。例えば、認証サーバ５０は、ユーザ名及びパスワード等が指定された認証要求に応じ、認証処理を実行する。また、認証サーバ５０は、メールアドレスの存在確認要求、メールアドレスに対応するユーザ名の取得要求に応じた処理を実行する。すなわち、ユーザ情報には、ユーザ名に対応付けられて、当該ユーザのメールアドレスが含まれている。

管理サーバ１０は、印刷要求メールの受信に応じ、印刷要求メールに含まれている電子データについて、印刷データの生成等を実行するコンピュータである。印刷データは、画像形成装置２０が解釈可能なデータ形式を有する。管理サーバ１０は、生成された印刷データを、印刷要求メールの送信元（送信者）のユーザのユーザ名、又は印刷要求メールごとに生成される識別子に関連付けて、保存サーバ６０に送信する。印刷要求メールの送信元アドレスが、ユーザ名に対応付けられて認証サーバ５０によって管理されている場合、印刷データにはユーザ名が関連付けられる。印刷要求メールの送信元アドレスが、ユーザ名に対応付けられて認証サーバ５０によって管理されていない場合、印刷データには印刷要求メールごとに生成される識別子が関連付けられる。以下、当該識別子を、「ＰＩＮ（Personal Identification Number）コード」という。なお、ＰＩＮコードは、当該ＰＩＮコードに係る印刷データの出力権限を示す識別子であるともいえる。

保存サーバ６０は、管理サーバ１０より送信された印刷データを保存するコンピュータである。

画像形成装置２０は、保存サーバ６０に保存されている印刷データのうち、ユーザによって当該画像形成装置２０に入力されたユーザ名又はＰＩＮコードに関連付いている印刷データの印刷を実行する機器である。

図２は、第一の実施の形態における管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。図２の管理サーバ１０は、それぞれバスＢで相互に接続されているドライブ装置１００、補助記憶装置１０２、メモリ装置１０３、ＣＰＵ１０４、及びインタフェース装置１０５等を有する。

管理サーバ１０での処理を実現するプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体１０１によって提供される。プログラムを記憶した記録媒体１０１がドライブ装置１００にセットされると、プログラムが記録媒体１０１からドライブ装置１００を介して補助記憶装置１０２にインストールされる。但し、プログラムのインストールは必ずしも記録媒体１０１より行う必要はなく、ネットワークを介して他のコンピュータよりダウンロードするようにしてもよい。補助記憶装置１０２は、インストールされたプログラムを格納すると共に、必要なファイルやデータ等を格納する。

メモリ装置１０３は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置１０２からプログラムを読み出して格納する。ＣＰＵ１０４は、メモリ装置１０３に格納されたプログラムに従って管理サーバ１０に係る機能を実行する。インタフェース装置１０５は、ネットワークに接続するためのインタフェースとして用いられる。

図３は、第一の実施の形態における画像形成装置のハードウェア構成例を示す図である。図３において、画像形成装置２０は、コントローラ２１、スキャナ２２、プリンタ２３、モデム２４、操作パネル２５、ネットワークインタフェース２６、及びＳＤカードスロット２７等のハードウェアを有する。

コントローラ２１は、ＣＰＵ２１１、ＲＡＭ２１２、ＲＯＭ２１３、ＨＤＤ２１４、及びＮＶＲＡＭ２１５等を有する。ＲＯＭ２１３には、各種のプログラムやプログラムによって利用されるデータ等が記憶されている。ＲＡＭ２１２は、プログラムをロードするための記憶領域や、ロードされたプログラムのワーク領域等として用いられる。ＣＰＵ２１１は、ＲＡＭ２１２にロードされたプログラムを処理することにより、各種の機能を実現する。ＨＤＤ２１４には、プログラムやプログラムが利用する各種のデータ等が記憶される。ＮＶＲＡＭ２１５には、各種の設定情報等が記憶される。

スキャナ２２は、原稿より画像データを読み取るためのハードウェア（画像読取手段）である。プリンタ２３は、印刷データを印刷用紙に印刷するためのハードウェア（印刷手段）である。モデム２４は、電話回線に接続するためのハードウェアであり、ＦＡＸ通信による画像データの送受信を実行するために用いられる。操作パネル２５は、ユーザからの入力の受け付けを行うためのボタン等の入力手段や、液晶パネル等の表示手段等を備えたハードウェアである。液晶パネルは、タッチパネル機能を有していてもよい。この場合、当該液晶パネルは、入力手段の機能をも兼ねる。ネットワークインタフェース２６は、ＬＡＮ等のネットワーク（有線又は無線の別は問わない。）に接続するためのハードウェアである。ＳＤカードスロット２７は、ＳＤカード８０に記憶されたプログラムを読み取るために利用される。すなわち、画像形成装置２０では、ＲＯＭ２１３に記憶されたプログラムだけでなく、ＳＤカード８０に記憶されたプログラムもＲＡＭ２１２にロードされ、実行されうる。なお、他の記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ又はＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等）によってＳＤカード８０が代替されてもよい。すなわち、ＳＤカード８０の位置付けに相当する記録媒体の種類は、所定のものに限定されない。この場合、ＳＤカードスロット２７は、記録媒体の種類に応じたハードウェアによって代替されればよい。

なお、本実施の形態において、画像形成装置２０は、スキャナ２２及びモデム２４を必ずしも有していなくてもよい。すなわち、画像形成装置２０は、複合機ではなく、プリンタでもよい。

図４は、第一の実施の形態における印刷システムの機能構成例を示す図である。図４において、管理サーバ１０は、メール受信部１１、アドレス確認部１２、印刷制限判定部１３、ＰＩＮコード生成部１４、印刷情報生成部１５、応答メール生成部１６、メール返信部１７、及び印刷情報送信部１８等を有する。これら各部は、管理サーバ１０にインストールされた一以上のプログラムが、ＣＰＵ１０４に実行させる処理によって実現される。

管理サーバ１０は、また、制限情報記憶部１９を利用する。制限情報記憶部１９は、補助記憶装置１０２、又は管理サーバ１０にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

メール受信部１１は、印刷要求メールを受信する。印刷要求メールには、ユーザが印刷させたい印刷対象データ（例えば、メール本文や添付ファイル等）が含まれる。例えば、ユーザは、ユーザ端末３０から印刷対象データを含むメールを、特定のドメインのメールアドレス宛（宛先）に送信する。メール受信部１１は宛先に当該特定のドメインが設定されたメールを受信することで、当該メールが印刷要求メールであることを認識する。

アドレス確認部１２は、認証サーバ５０に対して、印刷要求メールの送信元アドレスの存在確認要求を送信することにより、当該送信元アドレスが、認証サーバ５０に登録されているか否かを確認する。アドレス確認部１２は、送信元アドレスが認証サーバ５０に登録されている場合、当該送信元アドレスに対応するユーザ情報を、認証サーバ５０より取得する。その結果、送信元アドレスに対応するユーザ情報が特定される。印刷制限判定部１３は、送信元アドレスに対応するユーザ情報が特定されたか否か、又は送信元アドレスに対応するとして特定されたユーザ情報に応じて、印刷対象データの印刷に関する制限の要否を判定する。印刷に関する制限とは、例えば、印刷態様（出力態様）に対する制限である。印刷制限判定部１３は、また、制限が必要であると判定される場合に、該制限の内容を判定する。制限の内容とは、例えば、印刷を拒否したり、印刷の設定情報を強制的に変更したりすることである。制限情報記憶部１９は、ゲストユーザであるか否かに応じて、又は正規ユーザのユーザ情報に対応させて、印刷の制限の内容を示す情報を記憶する。ＰＩＮコード生成部１４は、送信元アドレスが認証サーバ５０に登録されていない場合（送信元アドレスに対応するユーザ情報が特定されない場合）に、ＰＩＮコードを生成する。送信元アドレスに対応するユーザ情報が特定されない場合とは、送信元アドレスに係るユーザがゲストユーザである場合である。送信元アドレスに対応するユーザ情報が特定される場合とは、送信元アドレスに係るユーザが正規ユーザである場合である。印刷情報生成部１５は、印刷要求メールに対応する印刷情報を生成する。印刷情報には、印刷データや当該印刷データの印刷ジョブに関する情報の他、ユーザ名又はＰＩＮコード等が含まれる。印刷制限判定部１３によって、制限が必要であると判定された場合、印刷情報生成部１５は、該制限の内容が適用された印刷情報を生成する。

応答メール生成部１６は、印刷要求メールに対する応答としての電子メール（以下、「応答メール」という。）を生成する。応答メールには、各印刷データに基づく印刷ジョブの識別情報が含まれる。応答メールには、また、印刷要求メールに関してＰＩＮコードが生成された場合、当該ＰＩＮコードが含まれる。

メール返信部１７は、印刷要求メールの送信元アドレス宛に、応答メールを返信する。印刷情報送信部１８は、印刷情報を保存サーバ６０に送信することにより、当該印刷情報を保存サーバ６０に保存する。

認証サーバ５０は、要求応答部５１及びユーザ情報記憶部５２等を有する。ユーザ情報記憶部５２は、正規ユーザごとに、ユーザ情報を記憶する。要求応答部５１は、認証要求、メールアドレスの存在確認要求、及びメールアドレスに対応するユーザ情報の取得要求等に応じた処理を実行する。なお、要求応答部５１は、認証サーバ５０にインストールされたプログラムが、認証サーバ５０のＣＰＵに実行させる処理により実現される。ユーザ情報記憶部５２は、認証サーバ５０の補助記憶装置、又は認証サーバ５０にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

保存サーバ６０は、印刷情報受信部６１、印刷情報記憶部６２、及び印刷情報提供部６３等を有する。印刷情報受信部６１は、管理サーバ１０より送信される印刷情報を受信し、印刷情報記憶部６２に記憶（保存）する。印刷情報提供部６３は、画像形成装置２０からの印刷情報の取得要求に応じ、印刷情報記憶部６２に記憶（保存）されている印刷情報の中で、当該取得要求に指定されているユーザ名又はＰＩＮコードを含む印刷情報を画像形成装置２０に返信する。

なお、印刷情報受信部６１及び印刷情報提供部６３は、保存サーバ６０にインストールされた一以上のプログラムが、保存サーバ６０のＣＰＵに実行させる処理により実現される。印刷情報記憶部６２は、保存サーバ６０の補助記憶装置、又は保存サーバ６０にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

画像形成装置２０は、認証制御部２２１、印刷情報取得部２２２、及び印刷制御部２２３等を有する。これら各部は、画像形成装置２０にインストールされた一以上のプログラムが、ＣＰＵ２１１に実行させる処理により実現される。認証制御部２２１は、ユーザより、ユーザ名及びパスワード、又はＰＩＮコードの入力を受け付ける。ユーザ名及びパスワードが入力された場合、認証制御部２２１は、当該ユーザ名及びパスワードの認証を、認証サーバ５０に要求する。印刷情報取得部２２２は、印刷情報の取得要求を保存サーバ６０に送信する。当該取得要求には、認証制御部２２１が受け付けた、ユーザ名及びＰＩＮコードの少なくともいずれか一方が指定される。印刷制御部２２３は、印刷情報取得部２２２によって取得される印刷データに関して印刷処理を実行する。

以下、印刷システム１において実行される処理手順について説明する。図５は、第一の実施の形態における印刷データの保存処理の処理手順を説明するためのシーケンス図である。

ステップＳ１０１において、ユーザ端末３０は、ユーザからの指示入力に応じ、印刷要求メールを、所定のメールアドレス宛に送信する。印刷要求メールには、印刷対象の電子データが添付されている。所定のメールアドレスは、例えば、管理サーバ１０宛のメールアドレスとして予め決められているメールアドレスである。

但し、ユーザがゲストユーザである場合、当該ゲストユーザは、印刷要求メールのＣｃ（Carbon copy）に、いずれかの正規ユーザのメールアドレスを指定する。以下、Ｃｃに指定されたメールアドレスを、「Ｃｃアドレス」という。

Ｃｃアドレスに指定されるメールアドレスの一例としては、例えば、ユーザによる印刷に対する費用の負担先の部署に属する正規ユーザのメールアドレスが挙げられる。例えば、ユーザは、当該部署に属する正規ユーザａとの打ち合わせのために、資料を印刷する必要が有り、正規ユーザａに了承を得た上で、Ｃｃアドレスに正規ユーザａのメールアドレスを指定することが考えられる。

メールサーバ４０は、一般的な電子メールの転送用の通信プロトコルに従って、印刷要求メールを管理サーバ１０宛に転送する（Ｓ１０２）。メールサーバ４０は、また、印刷要求メールにＣｃアドレスが指定されている場合には、当該Ｃｃアドレス宛に対して、印刷要求メールを転送する。その結果、印刷要求メールのＣｃアドレスにメールアドレスを指定された正規ユーザは、自らのメールアドレスを利用して、印刷を行おうとしている者の存在を知ることができる。したがって、仮に、無断でメールアドレスが利用された正規ユーザは、そのことを知ることができる。

印刷要求メールは、管理サーバ１０のメール受信部１１によって受信される。印刷要求メールの受信に応じ、管理サーバ１０のアドレス確認部１２は、印刷要求メールの送信元アドレスを指定して、当該メールアドレスの存在確認要求を認証サーバ５０に送信する（Ｓ１０３）。

当該存在確認要求の受信に応じ、認証サーバ５０の要求応答部５１は、存在確認要求に指定されているメールアドレスが、ユーザ情報記憶部５２に記憶されているか否かを確認する（Ｓ１０４）。

図６は、ユーザ情報記憶部の構成例を示す図である。図６において、ユーザ情報記憶部５２は、正規ユーザごとに、ユーザ情報を記憶する。ユーザ情報には、例えば、ユーザ名、パスワード、メールアドレス、及び所属部署等が含まれる。ユーザ名及びパスワードは、当該正規ユーザを認証するためのユーザ名及びパスワードである。メールアドレスは、当該正規ユーザのメールアドレスである。所属部署は、当該正規ユーザが所属する部署の部署名である。なお、各正規ユーザについて、他の属性がユーザ情報に含まれてもよい。例えば、正規ユーザの役職名が、ユーザ情報に含まれてもよい。また、一人の正規ユーザに対して、ＰＣ用及び携帯端末用等、複数のメールアドレスが登録されてもよい。

ステップＳ１０４において、要求応答部５１は、存在確認要求に指定されているメールアドレスが、ユーザ情報記憶部５２に記憶されているいずれかのユーザ情報のメールアドレスとして含まれているか否かを確認する。

続いて、要求応答部５１は、確認結果を含む応答を管理サーバ１０に返信する（Ｓ１０５）。確認結果は、メールアドレスの存否を示す情報である。アドレス確認部１２は、当該確認結果を受信する。

アドレス確認部１２は、確認結果が、メールアドレスが存在しないことを示す場合であって、印刷要求メールにＣｃアドレスが指定されている場合は、当該Ｃｃアドレスを指定して、当該メールアドレスの存在確認要求を認証サーバ５０に送信する（Ｓ１０６）。

当該存在確認要求の受信に応じ、認証サーバ５０の要求応答部５１は、ステップＳ１０４と同様に、存在確認要求に指定されているメールアドレスが、ユーザ情報記憶部５２に記憶されているか否かを確認する（Ｓ１０７）。続いて、要求応答部５１は、確認結果を含む応答を管理サーバ１０に返信する（Ｓ１０８）。当該確認結果には、例えば、Ｃｃアドレスに対応するユーザ名が含まれる。

ステップＳ１０５又はＳ１０８における確認結果の受信に応じ、管理サーバ１０は、印刷要求メールに関して、印刷情報の生成処理を実行する（Ｓ１０９）。続いて、管理サーバ１０のメール返信部１７は、印刷要求メールに対する応答メールを、印刷要求メールの送信元アドレス宛に返信する（Ｓ１１０）。応答メールは、メールサーバ４０によって、印刷要求メールの送信元のユーザ端末３０に転送される（Ｓ１１１）。なお、応答メールは、印刷情報生成処理において生成される。

一方、応答メールの返信後、管理サーバ１０の印刷情報送信部１８は、印刷情報生成処理において生成された印刷データ、及び当該印刷データに関連付けられている情報等を含む印刷情報を、保存サーバ６０に送信する（Ｓ１１２）。

保存サーバ６０の印刷情報受信部６１は、印刷情報を受信すると、当該印刷情報を印刷情報記憶部６２に記憶（保存）する（Ｓ１１３）。

図７は、第一の実施の形態の印刷情報記憶部の構成例を示す図である。図７において印刷情報記憶部６２は、印刷データごとに、印刷情報を記憶する。印刷情報は、ジョブ名、ユーザドメイン、ユーザ名、ＰＩＮコード、及び印刷データ等を含む。

ジョブ名は、印刷データごと又は印刷データごとに実行される印刷ジョブごとの識別情報である。ユーザドメインは、印刷要求メールの送信元アドレスに係るユーザの所属を示す情報である。ゲストユーザのユーザドメインの値は、「ゲスト」である。正規ユーザのユーザドメインの値は、当該正規ユーザの所属部署の部署名である。なお、正規ユーザの他の属性が、正規ユーザのユーザドメインの値とされてもよい。例えば、正規ユーザの役職が、ユーザドメインの値とされてもよい。ユーザ名は、当該印刷情報に基づく印刷ジョブに関して責任を有する正規ユーザのユーザ名である。責任を有するユーザとは、例えば、印刷ジョブに関する費用を負担すべきユーザ（但し、実際の負担者は当該ユーザが属する部署等であってもよい。）をいう。ＰＩＮコードは、印刷要求元のユーザが、ゲストユーザである場合に、当該ユーザに割り当てられたＰＩＮコードである。

続いて、ステップＳ１０９の詳細について説明する。図８は、第一の実施の形態における印刷情報生成処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

図５のステップＳ１０５において受信された確認結果が、印刷要求メールの送信元アドレスの存在を示すものである場合（Ｓ２０１でＹｅｓ）、アドレス確認部１２は、当該送信元アドレスに対応するユーザ情報を、認証サーバ５０より取得する（Ｓ２０２）。すなわち、ユーザ情報記憶部５２において、当該送信元アドレスが対応付けられているユーザ情報が取得される。当該ユーザ情報の全部が取得されなくてもよい。本実施の形態では、ユーザ名及び所属部署が取得されればよい。すなわち、印刷要求元のユーザを特定可能なユーザ名と、印刷の制限の要否等を判定するために必要な所属部署が取得されればよい。

続いて、印刷制限判定部１３は、制限情報記憶部１９を参照して、制限の要否を判定する（Ｓ２０３）。

図９は、第一の実施の形態における制限情報記憶部の構成例を示す図である。図９において、制限情報記憶部１９は、ユーザドメインに応じて、印刷設定を構成する項目ごとに、印刷の態様（出力態様）に対する制限の内容を記憶する。なお、図９では、制限の内容の一例として、色属性の変更や、印刷枚数の上限が示されているが、両面印刷や集約印刷等が、制限の内容とされてもよい。例えば、制限の内容は、印刷にかかるコスト（費用）が低下するように印刷態様を変更することである。

ステップＳ２０３では、ステップＳ２０２において取得されたユーザ情報（以下、「対象ユーザ情報」という。）の所属部署の値を、ユーザドメインの値とするレコードが、制限情報記憶部１９に記憶されているか否かが判定される。該当するレコードが記憶されていない場合（Ｓ２０３でＮｏ）、ステップＳ２０６に進む。該当するレコードが記憶されている場合（Ｓ２０３でＹｅｓ）、印刷制限判定部１３は、当該レコードに基づいて制限の内容を判定する（Ｓ２０４）。図９の例では、部署ｂに関しては、制限の内容として、印刷枚数の上限が３０枚であることが示されている。したがって、対象ユーザ情報の所属部署の値が、部署ｂであれば、印刷枚数の上限が３０であることが、制限の内容として判定される。

続いて、印刷情報生成部１５は、印刷要求メールの本文及び添付されている電子データ（印刷対象データ）それぞれの印刷データを生成する（Ｓ２０６）。但し、添付されている電子データのみが印刷データの生成対象とされてもよい。また、当該電子データが、複数のファイルを含むｚｉｐ形式等の書庫ファイル形式であった場合、印刷情報生成部１５は、当該電子データを解凍し、解凍されたファイルごとに印刷データを生成する。したがって、一つの印刷要求メールに対して複数の印刷データ（印刷ジョブ）が生成されうる。また、印刷制限判定部１３によって、制限が必要であると判定された場合、該制限の内容が、生成される印刷データに適用される。例えば、印刷データのヘッダ部分（ＰＪＬ（Printer Job Language）の部分）において、制限の対象となる項目の値が、強制的に変更されてもよい。例えば、合計の印刷枚数が上限値以内となるように、印刷枚数又は印刷部数の項目の値が、強制的に変更されてもよい。

続いて、印刷情報生成部１５は、印刷データごとに、印刷情報を生成する（Ｓ２０７）。すなわち、各印刷データに対して、ジョブ名が生成され、印刷情報に含められる。各印刷情報のユーザドメインには対象ユーザ情報の所属部署の値が設定される。また、各印刷情報には、対象ユーザ情報のユーザ名が設定される。ここで生成された印刷情報が、図５のステップＳ１１２において、保存サーバ６０に送信される。

続いて、応答メール生成部１６は、各印刷情報のジョブ名が、例えば、本文に記載された応答メールを生成する（Ｓ２０８）。当該応答メールが、図５のステップＳ１１０及びＳ１１１において、印刷要求メールの送信元のユーザ端末３０に転送される。当該応答メールを閲覧したユーザは、印刷要求メールに応じて生成された各印刷データに対応するジョブ名を知ることができる。但し、送信元アドレスがユーザ情報記憶部５２に存在する場合には、必ずしも、応答メールは返信されなくてもよい。例えば、ジョブ名が、電子データのファイル名等に基づいて生成される場合、ユーザは、後述される画像形成装置２０の操作時において、各ジョブ名に対応する印刷データの内容を把握可能であるからである。

一方、図５のステップＳ１０５において受信された確認結果が、印刷要求メールの送信元アドレスの不在を示すものであり（Ｓ２０１でＮｏ）、ステップＳ１０８において受信された確認結果が、Ｃｃアドレスの存在を示すものである場合（Ｓ２０９でＹｅｓ）、ステップＳ２１０〜Ｓ２１６が実行される。

ステップＳ２１０において、印刷制限判定部１３は、制限情報記憶部１９（図９）を参照して、制限の要否を判定する。ステップＳ２１０の処理内容は、ステップＳ２０３と同様でよい。但し、ステップＳ２１０では、ユーザドメインの値が、「ゲスト」であるレコードの有無が判定される。該当するレコードが無い場合（Ｓ２１０でＮｏ）、ステップＳ２１４に進む。該当するレコードが有る場合（Ｓ２１０でＹｅｓ）、印刷制限判定部１３は、当該レコードに基づいて制限の内容を判定する（Ｓ２１１）。図９の例では、ゲストユーザに関しては、色属性がモノクロに制限され、かつ、印刷枚数の上限が１０枚であることが判定される。

続いて、ＰＩＮコード生成部１４は、印刷要求メールごとのＰＩＮコードを生成する（Ｓ２１３）。ＰＩＮコードは、印刷要求メールごとに異なる値となれば、どのような方法によって生成されてもよい。但し、ＰＩＮコードは、画像形成装置２０の操作パネル２５又は操作パネル２５に表示されるソフトウェアキーボードを介して容易に入力可能な文字によって構成されるのが望ましい。

続いて、印刷情報生成部１５は、印刷要求メールの本文及び添付されている電子データ（印刷対象データ）それぞれの印刷データを生成する（Ｓ２１４）。ステップＳ２１４の処理内容は、ステップＳ２０６と同様でよい。ここでは、例えば、ＰＪＬ（Printer Job Language）に関して、色属性の値が強制的にモノクロに変更され、印刷枚数の合計が、１０枚以下となるように変更が行われる。したがって、例えば、印刷対象データが、カラーの画像等を含むデータであっても、強制的にモノクロにされる。

続いて、印刷情報生成部１５は、印刷データごとに、印刷情報を生成する（Ｓ２１５）。すなわち、各印刷データに対して、ジョブ名が生成され、印刷情報に含められる。各印刷情報の、ユーザドメインには「ゲスト」が設定される。また、各印刷情報には、図５のステップＳ１０８の確認結果に含まれているユーザ名、及びステップＳ２１３において生成されたＰＩＮコード等が設定される。ここで生成された印刷情報が、図５のステップＳ１１２において、保存サーバ６０に送信される。

続いて、応答メール生成部１６は、各印刷情報のジョブ名に加えＰＩＮコードが、例えば、本文に記載された応答メールを生成する（Ｓ２１６）。当該応答メールが、図５のステップＳ１１０及びＳ１１１において、印刷要求メールの送信元のユーザ端末３０に転送される。当該応答メールを閲覧したユーザは、印刷要求メールに応じて生成された印刷データの印刷時に画像形成装置２０に対して入力が必要とされる、ＰＩＮコードを知ることができる。また、ユーザは、当該各印刷データに対応するジョブ名を知ることができる。但し、応答メールにジョブ名は必ずしも含まれていなくてもよい。

なお、送信元アドレス及びＣｃアドレスの双方が存在しない場合、又は送信元アドレスが存在せずに、Ｃｃアドレスが指定されていない場合（Ｓ２０９でＮｏ）、応答メール生成部１６は、例えば、エラーメッセージを含む応答メール（以下、「エラーメール」という。）を生成する（Ｓ２１７）。この場合、ステップＳ１１０において、エラーメールが返信される。また、この場合、印刷情報は生成されない。したがって、図５のステップＳ１１２及びＳ１１３は実行されない。すなわち、ユーザは、印刷を行うことはできない。

その後、エラーメール以外の応答メールを受信したユーザは、画像形成装置２０の設置場所に赴き、画像形成装置２０を操作する。続いて、ユーザの操作に応じて画像形成装置２０が実行する処理手順について説明する。

図１０は、第一の実施の形態において画像形成装置が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

例えば、保存サーバ６０に保存されている印刷データの印刷機能の呼び出しに応じ、認証制御部２２１は、ログイン画面を操作パネル２５に表示させる（Ｓ３０１）。

図１１は、ログイン画面の表示例を示す図である。図１１において、ログイン画面５１０は、ユーザ名、パスワード、及びＰＩＮコード等の入力領域を有する。

例えば、画像形成装置２０の操作者が正規ユーザである場合、ログイン画面５１０には、ユーザ名及びパスワードが入力される。一方、当該操作者がゲストユーザである場合、ログイン画面５１０には、応答メールで通知されているＰＩＮコードが入力される。

なお、正規ユーザであっても、ＰＩＮコードが入力されてもよい。例えば、正規ユーザが、プライベート用のユーザ端末３０のメールアドレス、すなわち、ユーザ情報記憶部５２には記憶されていないメールアドレスから印刷要求メールを送信した場合、当該ユーザ端末３０に返信される応答メールにはＰＩＮコードが含まれている。一方、当該正規ユーザは、別途、ユーザ情報記憶部５２に記憶されているメールアドレスから印刷要求メールを送信している場合もある。この場合、当該正規ユーザに関しては、ＰＩＮコードに関連付けられた印刷データと、ユーザ名に関連付けられた印刷データとが保存サーバ６０に保存されている。双方の印刷データに関して、１回のログイン操作で印刷処理の実行を可能とするため、ユーザ名及びパスワードと、ＰＩＮコードとの双方が同時に入力されてもよい。

ユーザ名及びパスワード、並びにＰＩＮコードの少なくともいずれか一方がログイン画面５１０に入力され、ＯＫボタン５１１が押下されると、認証制御部２２１は、ログイン画面５１０において、ユーザ名及びパスワードが入力されているか否かを判定する（Ｓ３０２）。ユーザ名及びパスワードが入力されている場合（Ｓ３０２でＹｅｓ）、認証制御部２２１は、認証処理を実行する（Ｓ３０３）。具体的には、認証制御部２２１は、入力されたユーザ名及びパスワードが指定された認証要求を、認証サーバ５０に送信する。認証サーバ５０の要求応答部５１は、当該認証要求に指定されているユーザ名及びパスワードの組が、ユーザ情報記憶部５２に記憶されているか否かを判定する。当該組が、ユーザ情報記憶部５２に記憶されている場合、認証は成功となる。当該組が、ユーザ情報記憶部５２に記憶されていない場合、認証は失敗となる。要求応答部５１は、認証の正否を示す情報を、認証要求元の画像形成装置２０の認証制御部２２１に返信する。

認証に成功した場合（Ｓ３０４でＹｅｓ）、印刷情報取得部２２２は、ログイン画面５１０に入力されたユーザ名を、指定情報に追加する（Ｓ３０５）。指定情報とは、後段のステップＳ３０８において保存サーバ６０から印刷情報の一覧を取得する際に、指定される情報をいう。認証に失敗した場合（Ｓ３０４でＮｏ）、ステップＳ３０５は実行されない。

ログイン画面５１０にユーザ名及びパスワードが入力されなかった場合（Ｓ３０２でＮｏ）、ユーザ名及びパスワードに基づく認証に失敗した場合（Ｓ３０４でＮｏ）、又はステップＳ３０５に続いて、印刷情報取得部２２２は、ログイン画面５１０において、ＰＩＮコードが入力されているか否かを判定する（Ｓ３０６）。ＰＩＮコードが入力されている場合（Ｓ３０６でＹｅｓ）、印刷情報取得部２２２は、当該ＰＩＮコードを、指定情報に追加する（Ｓ３０７）。ＰＩＮコードが入力されていない場合（Ｓ３０６でＮｏ）、ステップＳ３０７は実行されない。

続いて、印刷情報取得部２２２は、指定情報を指定して、印刷情報の一覧を保存サーバ６０より取得する（Ｓ３０８）。より詳しくは、印刷情報取得部２２２は、指定情報を指定して、印刷情報の一覧の取得要求を保存サーバ６０に送信する。当該取得要求に応じ、保存サーバ６０の印刷情報提供部６３は、当該取得要求に指定されている指定情報を含む印刷情報を、印刷情報記憶部６２（図７）より取得する。すなわち、ログイン画面５１０においてユーザ名及びパスワードが入力されている場合、ユーザドメインが「ゲスト」以外であり、当該ユーザ名を含む印刷情報が取得される。ここで、当該ユーザ名に係る正規ユーザのメールアドレスがＣｃアドレスに指定された、ゲストユーザからの印刷要求メールに基づく印刷情報にも、当該ユーザ名が含まれている。したがって、ログイン画面５１０においてユーザ名及びパスワードが入力されている場合、ユーザドメインが「ゲスト」であり、当該ユーザ名を含む印刷情報も取得される。その結果、後述より明らかなように、当該正規ユーザは、ゲストユーザからの印刷要求メールに基づく印刷ジョブについても、画像形成装置２０に実行させることができる。そうすることで、例えば、画像形成装置２０が、ゲストユーザの立ち入りが禁止されている区域に設置されている場合において、正規ユーザが、代理で印刷ジョブを実行させることができる。但し、ゲストユーザからの印刷要求メールに含まれる機密情報の保護が優先されるような環境においては、ログイン画面５１０においてユーザ名及びパスワードが入力されている場合に、ユーザドメインが「ゲスト」であり、当該ユーザ名を含む印刷情報は、取得対象から除外されるようにしてもよい。

一方、ログイン画面５１０においてＰＩＮコードが入力されている場合、ユーザドメインが「ゲスト」であり、当該ＰＩＮを含む印刷情報が取得される。

また、ログイン画面５１０においてユーザ名及びパスワードと、ＰＩＮコードとの双方が入力され、認証に成功している場合、ユーザドメインが「ゲスト」以外であり、当該ユーザ名を含む印刷情報と、ユーザドメインが「ゲスト」であり、当該ＰＩＮコードを含む印刷情報とが取得される。ログイン画面５１０においてユーザ名及びパスワードと、ＰＩＮコードとの双方が入力され、認証に失敗している場合、ユーザドメインが「ゲスト」であり、当該ＰＩＮを含む印刷情報が取得される。

印刷情報提供部６３は、取得された印刷情報の一覧を、画像形成装置２０に返信する。なお、ここで返信される各印刷情報には、印刷データは含まれていなくてよい。

続いて、画像形成装置２０の印刷情報取得部２２２は、返信された各印刷情報に含まれているジョブ名等の一覧を操作パネル２５に表示させる（Ｓ３０９）。当該一覧は、印刷対象の候補である。すなわち、ユーザは、当該一覧に含まれている印刷情報に関して、印刷の実行指示の入力が可能である。

当該一覧の中から、１以上のジョブ名が選択されると、印刷情報取得部２２２は、当該ジョブ名に対応する印刷データを、保存サーバ６０より取得する（Ｓ３１０）。より詳しくは、印刷情報取得部２２２は、当該ジョブ名が指定された印刷データの取得要求を保存サーバ６０に送信する。保存サーバ６０の印刷情報提供部６３は、当該取得要求に応じ、当該取得要求に指定されているジョブ名に対応する印刷データを、画像形成装置２０に返信する。以下、選択されたジョブ名に係る印刷情報を、「対象印刷情報」という。

なお、入力されたユーザ名やＰＩＮコードによって一つの印刷データに対する印刷情報しか取得されなければ、Ｓ３０９の処理を行わずに、印刷情報取得部２２２が印刷データを取得するようにしてもよい。また、印刷情報提供部６３は、印刷情報の一覧を画像形成装置２０に返信する代わりに、ユーザ名やＰＩＮコードに基づいて取得した印刷データを返信するようにしてもよい。

続いて、印刷制御部２２３は、当該印刷データに関する印刷ジョブの実行を制御する（Ｓ３１１）。その結果、当該印刷データが印刷された用紙が出力される。この際、当該印刷データに対して制限が適用されている場合、制限が適用された状態で、印刷ジョブが実行される。例えば、出力される印刷枚数が、上限値の範囲内に制限されたり、色属性が強制的にモノクロに変更されたりする。

また、印刷ジョブの実行を示すログには、対象印刷情報に含まれているユーザ名が含まれる。本実施の形態では、ユーザドメインが「ゲスト」であるユーザに係る印刷情報においても、ユーザ名が含まれている。すなわち、いずれの印刷情報にもユーザ名が含まれている。したがって、例えば、ユーザ名に基づいて、印刷ジョブの実行に対する費用の請求先が判定される場合、ユーザドメインが「ゲスト」であるユーザによる印刷ジョブに関しても、費用の請求先が判定可能となる。なお、費用の請求先の識別情報と、各ユーザ名との対応情報は、例えば、ＨＤＤ２１４に記憶されている。

また、対象印刷情報のユーザドメインが「ゲスト」以外である場合、すなわち、画像形成装置２０の操作者が正規ユーザである場合、印刷制御部２２３は、ステップＳ３１１において、ログイン時に入力されたユーザ名に対応する権限（印刷権限）の範囲内で、印刷ジョブを実行する。一方、対象印刷情報のユーザドメインが「ゲスト」である場合、すなわち、画像形成装置２０の操作者がゲストユーザである場合、印刷制御部２２３は、当該ゲストユーザに対応付けられている正規ユーザの権限の範囲内で、印刷ジョブを実行する。但し、ゲストユーザに対する権限の範囲内で印刷ジョブが実行されてもよい。なお、各正規ユーザの権限は、例えば、ユーザ情報記憶部５２に記憶されていてもよい。また、各ゲストユーザの権限は、ゲスト情報記憶部に記憶されていてもよい。各ゲストユーザの権限は、共通であってもよいし、個別に異なっていてもよい。

上述したように、第一の実施の形態によれば、ユーザ名及びパスワード等のアカウントが認証サーバ５０に登録されていないゲストユーザであっても、印刷権限を与えることができる。したがって、ゲストユーザが、正規ユーザに印刷を依頼する必要性を低減させることができる。また、ゲストユーザには、印刷要求メールごとのＰＩＮコードが通知される。したがって、ゲストユーザごとに、擬似的かつ一時的なアカウントを与えることができる。よって、各ゲストユーザが操作可能な印刷データは、当該ゲストユーザからの印刷要求メールに対応した印刷データに限定される。その結果、ゲストユーザ間で、他ユーザの印刷データの操作が容易に可能となってしまうといった状況の発生を回避することができる。

更に、ゲストユーザ用に専用の画像形成装置２０を設置する必要性を低減させることもできる。

また、ユーザドメインに応じて、印刷態様に制限を適用することができる。したがって、特に、ゲストユーザによる無制限な利用を抑制することができる。

また、ゲストユーザからの印刷要求メールのＣｃアドレスには、いずれかの正規ユーザのメールアドレスが指定される。その結果、ゲストユーザによる印刷ジョブに対して、正規ユーザを関連付けることができ、当該関連付けに基づいて、印刷ジョブの費用の請求先等を判定することができる。

また、正規ユーザであるにも拘わらず、正規ユーザに対して登録されているメールアドレスと異なるメールアドレスから印刷要求メールを送信することにより、当該正規ユーザがゲストユーザとして扱われる場合が考えられる。このような場合においても、当該印刷要求メールのＣｃアドレスには、正規ユーザのメールアドレスの指定が要求されるため、印刷ジョブの費用の請求先等を判定することができる。

なお、ゲストユーザの印刷要求において、正規ユーザのメールアドレスの指定先は、Ｃｃでなくてもよい。正規ユーザのメールアドレスは、Ｂｃｃに指定されてもよいし、印刷要求メールの宛先のアドレスと共に、Ｔｏに指定されてもよい。すなわち、正規ユーザのメールアドレスは、印刷要求メールの送信先に含まれればよい。Ｃｃ、Ｂｃｃ又はＴｏのいずれの場合においても、ゲストユーザによる印刷要求メールが、正規ユーザ宛に送信されることにより、正規ユーザは、自らの名義での印刷ジョブの登録を検知することができる。その結果、正規ユーザは、自らが意図していない不正な印刷ジョブの登録を検知することができる。

なお、同一のゲストユーザが複数の印刷要求メールを送信した場合、それぞれ異なるＰＩＮコードを含む複数の応答メールが当該ゲストユーザのユーザ端末３０に返信される。このような状況を考慮して、ログイン画面５１０には、複数のＰＩＮコードを入力可能としてもよい。印刷情報取得部２２２は、当該複数のＰＩＮコードのいずれかを含む印刷情報を、保存サーバ６０より取得するようにしてもよい。そうすることにより、ＰＩＮコードごとにログイン及び印刷情報の一覧の表示等を繰り返さなければならないといった煩雑さを解消することができる。

または、管理サーバ１０のＰＩＮコード生成部１４は、生成されたＰＩＮコードを、印刷要求メールの送信元アドレスに対応付けて、例えば、補助記憶装置１０２に記憶してくようにしてもよい。ＰＩＮコード生成部１４は、印刷要求メールの送信元アドレスが、ＰＩＮコードに対応付けられて補助記憶装置１０２に記憶されている場合、新たなＰＩＮコードは生成せずに、記憶されているＰＩＮコードを出力する。この場合、当該ＰＩＮコードを含む応答メールが返信される。

このようにすれば、同一のゲストユーザが複数の印刷要求メールを送信した場合、当該ゲストユーザには、印刷要求メールごとではなく、一つのＰＩＮコードが割り当てられる。したがって、当該ゲストユーザは、ログイン画面５１０に当該ＰＩＮコードを入力することで、複数の印刷要求メールに対応した印刷情報の一覧の表示及び印刷等を画像形成装置２０に実行させることができる。

また、ＰＩＮコードには、有効期限が設けられてもよい。有効期限を経過したＰＩＮコードは、無効とされてもよい。

次に、第二の実施の形態について説明する。第二の実施の形態では第一の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第一の実施の形態と同様でもよい。

図１２は、第二の実施の形態における印刷情報生成処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。図１２中、図８と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。

図１２では、ステップＳ２０３、Ｓ２０４、Ｓ２０８、Ｓ２１０、Ｓ２１１、Ｓ２１６が、それぞれ、ステップＳ２０３ａ、Ｓ２０４ａ、Ｓ２０８ａ、Ｓ２１０ａ、Ｓ２１１ａ、Ｓ２１６ａに置き換えられている。また、ステップＳ２０５及びＳ２１２が追加されている。更に、ステップＳ２０９及びＳ２１７は、削除されている。

ステップＳ２０３ａ及びＳ２１０ａにおいて、印刷制限判定部１３は、制限情報記憶部１９を参照して、制限の要否を判定する。

図１３は、第二の実施の形態における制限情報記憶部の構成例を示す図である。図１３において、制限情報記憶部１９は、条件に対応させて制限内容を記憶する。条件は、ユーザドメイン、印刷枚数、及びＣｃアドレス有無等、印刷要求（出力要求）の内容を構成する項目を含む。これらの項目の全てが満たされた場合、当該項目を含む条件は満たされる。ユーザドメインは、印刷要求元のユーザのユーザドメインとの比較項目である。図１３の例では、正規ユーザについては、共通化されているが、第一の実施の形態のように、正規ユーザのユーザドメインが、所属部署ごと等に細分化されてもよい。印刷枚数は、印刷データの印刷枚数との比較項目である。Ｃｃアドレス有無は、印刷要求メールのＣｃアドレスに対する指定の有無、及びＣｃアドレスに指定されたメールアドレスの存否に対する比較項目である。「無し」は、印刷要求メールのＣｃアドレスが指定されていないか、又はＣｃアドレスに指定されているメールアドレスがいずれの正規ユーザのものでもない状態を示す。

制限内容は、条件が満たされた場合に適用される制限の内容を示す。図１３において、制限内容は、出力許否及び強制両面等の項目を含む。出力許否は、出力（印刷）を許可するか否かを示す。強制両面は、出力が許可される場合に、強制的に両面印刷を適用するか否かを示す。「○」は、強制的に両面印刷が適用されることを示す。

印刷制限判定部１３は、印刷要求メールに関するユーザドメイン、印刷枚数、及びＣｃアドレスの有無を、制限情報記憶部１９の各レコードと照合する。各レコードとの照合は、制限情報記憶部１９における配列順に実行される。したがって、配列順が先である（上位である）レコードが、配列順が後である（下位である）レコードに対して優先的に適用される。印刷要求メールに関するユーザドメイン、印刷枚数、及びＣｃアドレスの有無が、いずれかのレコードの条件に合致した場合、印刷制限判定部１３は、制限は必要であると判定する。印刷要求メールに関するユーザドメイン、印刷枚数、及びＣｃアドレスの有無が、いずれのレコードの条件にも合致しない場合、印刷制限判定部１３は、制限は不要であると判定する。制限が不要な場合（Ｓ２０３ａでＮｏ又はＳ２１０ａでＮｏ）、ステップＳ２０６又はＳ２１３に進む。

制限が必要な場合（Ｓ２０３ａでＹｅｓ又はＳ２１０ａでＹｅｓ）、印刷制限判定部１３は、印刷要求メールに関するユーザドメイン、印刷枚数、及びＣｃアドレスの有無に合致したレコードの制限内容の値を、制限の内容として判定する（Ｓ２０４ａ又はＳ２１１ａ）。例えば、図１３の例によれば、正規ユーザによる２０枚以上の印刷であれば、強制両面が制限内容として判定される。また、ゲストユーザによる１０枚以上の印刷であって、Ｃｃアドレスに正規ユーザのメールアドレスが指定されていない場合は、出力の不許可（出力の拒否）が制限内容として判定される。

なお、図１３における２番目のレコードの条件及び制限内容の設定内容は、Ｃｃアドレスに正規ユーザのメールアドレスが指定されている場合には、印刷要求元のユーザがゲストユーザであっても、無制限に印刷を認めようというポリシーに基づく。またＣｃアドレスに正規ユーザのメールアドレスが指定されていなくても、１０枚未満の少量の印刷であれば、ゲストユーザによる印刷を許可しようというポリシーに基づく。但し、斯かるポリシーとは異なるポリシーに基づいて、条件が設定されてもよい。また、条件及び制限内容のそれぞれは、図１３の例と異なる項目によって構成されてもよい。

続いて、印刷制限判定部１３は、制限内容の出力許否の値が、「許可」であるか否かを判定する（Ｓ２０５又はＳ２１２）。当該出力許否の値が、「許可」である場合（Ｓ２０５でＹｅｓ又はＳ２１２でＹｅｓ）、ステップＳ２０６又はＳ２１３に進む。当該出力許否の値が、「不許可」である場合（Ｓ２０５でＮｏ又はＳ２１２でＮｏ）、ステップＳ２０８ａ又はＳ２１６ａに進む。

ステップＳ２０８ａ又はＳ２１６ａにおいて、応答メール生成部１６は、応答メールを生成する。ここで、制限が適用された場合、応答メール生成部１６は、ステップＳ２０４ａ又はＳ２１１ａにおいて判定された制限の内容を示す情報を含む応答メールを生成する。そうすることで、応答メールの受信者（印刷の要求元のユーザ）に、要求した印刷に対して適用される制限を通知することができる。また、制限を解除するための方法を示す情報が、応答メールに含められてもよい。制限を解除するための方法とは、制限が適用される条件が満たされないようにするための方法である。例えば、図１３において２番目のレコードが適用された場合、図１４に示されるようなメッセージを含む応答メールが生成されてもよい。

図１４は、制限の解除方法を通知する応答メールの一例を示す図である。図１４に示される応答メールには、Ｃｃアドレスに正規ユーザ（社員）のメールアドレスが指定されていないため、印刷ができないことを示すメッセージが含まれている。また、Ｃｃアドレスに正規ユーザのメールアドレスが指定された印刷要求メールの再送を促すメッセージが含まれている。斯かる応答メールによれば、ユーザは、印刷が許可されるために、どのような印刷要求メールを送信すればよいかを、容易に把握することができる。

なお、制限が適用された上で印刷が可能な場合には、制限の内容を示す情報と、制限を適用した印刷を行うためのＰＩＮコードとが応答メールに含まれる。例えば、印刷制限判定部１３が強制モノクロの制限を適用すると判定し、印刷情報生成部１５が、モノクロ印刷の印刷設定で印刷データを生成し、ＰＩＮコード生成部１４がＰＩＮコード「１２３４」を生成した場合、応答メールには「ＰＩＮコードは１２３４です。但し、このＰＩＮコードで印刷を実行した場合モノクロ印刷となります。カラー印刷を行いたい場合はＣｃに社員のメールアドレスを指定してメールを再送してください。」といった応答メールが作成され、送信される。

上述したように、第二の実施の形態によれば、第一の実施の形態と同様の効果を得ることができる。また、応答メールによって、印刷に対する制限が通知されることにより、ユーザは、事前に（画像形成装置２０を操作する前に）、印刷に対して制限が適用されることを知ることができる。その結果、特に、印刷が許可されない場合に、印刷できないにも拘わらず、画像形成装置２０を操作するために移動する手間を省くことができる。なお、第一の実施の形態においても、応答メールに、制限の内容を示す情報が含まれてもよい。

なお、図１３に示される制限情報記憶部１９における条件の印刷枚数との比較対象が、印刷要求元のユーザについて印刷情報記憶部６２に蓄積されている印刷情報に係る印刷枚数の合計値とされてもよい。すなわち、制限情報記憶部１９における条件の印刷枚数が、スプール可能な印刷枚数として定義されてもよい。

この場合、例えば、印刷情報記憶部６２は、図１５に示されるように構成されてもよい。図１５に示される印刷情報記憶部６２ａは、図７に対する印刷情報記憶部６２に対して、メールアドレス及び印刷枚数の項目が追加されている。メールアドレスは、印刷要求メールの送信元アドレスである。印刷枚数は、印刷データの印刷枚数である。印刷情報記憶部６２ａのような構成を採用する場合、ステップＳ２０６及びＳ２１５において、印刷情報生成部１５は、印刷要求メールの送信元メールアドレスと、印刷データの印刷枚数とを印刷情報に含める。

印刷要求元のユーザについて印刷情報記憶部６２に蓄積されている印刷情報に係る印刷枚数の合計値は、印刷要求メールの送信元アドレスをメールアドレスの項目に含む印刷情報を、印刷情報記憶部６２ａから検索し、検索された印刷情報の印刷枚数の総和を求めることにより得ることができる。

なお、上記各実施の形態において、管理サーバ１０、認証サーバ５０、及び保存サーバ６０は、情報処理システムの一例である。印刷データは、出力データの一例である。すなわち、印刷データ以外のデータが、画像形成装置２０やそれ以外の機器に出力される場合について、上記各実施の形態が適用されてもよい。メール受信部１１は、受信部の一例である。アドレス確認部１２は、判断部の一例である。送信元アドレスは、送信元のアドレス情報の一例である。アドレス情報は、利用される通信プロトコルに応じて適宜変更されてよい。例えば、ＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）が利用される場合、アドレス情報は、ＩＰアドレス又はＵＲＬ（Uniform Resource Locator）であってもよい。ＰＩＮコード生成部１４は、生成部の一例である。ＰＩＮコードは、権限識別情報の一例である。印刷情報生成部１５は、第二の生成部の一例である。印刷データ又は印刷情報は、出力情報の一例である。印刷情報記憶部６２は、第二の記憶部の一例である。メール返信部１７は、送信部の一例である。印刷情報提供部６３は、返信部の一例である。

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は斯かる特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

１ 印刷システム
１０ 管理サーバ
１１ メール受信部
１２ アドレス確認部
１３ 印刷制限判定部
１４ ＰＩＮコード生成部
１５ 印刷情報生成部
１６ 応答メール生成部
１７ メール返信部
１８ 印刷情報送信部
１９ 制限情報記憶部
２０ 画像形成装置
２１ コントローラ
２２ スキャナ
２３ プリンタ
２４ モデム
２５ 操作パネル
２６ ネットワークインタフェース
２７ ＳＤカードスロット
３０ ユーザ端末
４０ メールサーバ
５０ 認証サーバ
５１ 要求応答部
５２ ユーザ情報記憶部
６０ 保存サーバ
６１ 印刷情報受信部
６２ 印刷情報記憶部
６３ 印刷情報提供部
８０ ＳＤカード
１００ ドライブ装置
１０１ 記録媒体
１０２ 補助記憶装置
１０３ メモリ装置
１０４ ＣＰＵ
１０５ インタフェース装置
２１１ ＣＰＵ
２１２ ＲＡＭ
２１３ ＲＯＭ
２１４ ＨＤＤ
２１５ ＮＶＲＡＭ
２２１ 認証制御部
２２２ 印刷情報取得部
２２３ 印刷制御部
Ｂ バス

特開２００４−２３６３４８号公報 特開２００１−０５１９１５号公報

Claims (10)

1. １以上のコンピュータを含む情報処理システムであって、
   宛先として所定のアドレス情報を有するデータの出力要求を、ネットワークを介して受信する受信部と、
   アドレス情報を記憶する第一の記憶部と、
   前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれているか判断する判断部と、
   前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれている場合、印刷を可能にするための権限識別情報を前記出力要求の送信元のアドレスに送信し、前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれていない場合、前記出力要求の内容に応じて適用される制限の解除方法を前記送信元に送信する送信部と、
   を有する情報処理システム。
2. 前記判断部は、前記出力要求の送信元のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されていない場合に、前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれているか判断する、
   請求項１記載の情報処理システム。
3. 前記出力要求の送信元のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されていない場合に、前記権限識別情報を生成する第一の生成部と、
   前記出力要求の内容に合致する条件に応じて、前記データの出力に関して適用される制限の内容を判定する判定部と、
   前記出力要求に係るデータの出力情報を生成し、該出力情報に、前記判定部によって判定された制限を適用する第二の生成部と、
   前記権限識別情報に関連付けて、前記出力情報を記憶する第二の記憶部と、
   ネットワークを介して機器から送信される要求に応じ、当該要求に含まれている権限識別情報に関連付けられて前記第二の記憶部に記憶されている出力情報を、前記機器に返信する返信部と、
   を有する請求項２記載の情報処理システム。
4. 前記第二の生成部は、前記データの出力態様に関して前記判定部によって判定された制限の内容が適用された前記出力情報を生成する、
   ことを特徴とする請求項３記載の情報処理システム。
5. 前記第二の記憶部は、前記判定部によって判定された制限の内容が出力の拒否である場合は、前記データの出力情報を前記第二の記憶部に記憶しない、
   ことを特徴とする請求項３又は４記載の情報処理システム。
6. 前記送信部は、前記判定部によって判定された制限の内容を示す情報を、前記出力要求の送信元に送信する、
   ことを特徴とする請求項３乃至５いずれか一項記載の情報処理システム。
7. １以上のコンピュータを含む情報処理システムが、
   宛先として所定のアドレス情報を有するデータの出力要求を、ネットワークを介して受信する受信手順と、
   前記所定のアドレス情報が第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれているか判断する判断手順と、
   前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれている場合、印刷を可能にするための権限識別情報を前記出力要求の送信元のアドレスに送信し、前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれていない場合、前記出力要求の内容に応じて適用される制限の解除方法を前記送信元に送信する送信手順と、
   を実行することを特徴とする情報処理方法。
8. 前記判断手順は、前記出力要求の送信元のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されていない場合に、前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれているか判断する、
   請求項７記載の情報処理方法。
9. コンピュータに、
   宛先として所定のアドレス情報を有するデータの出力要求を、ネットワークを介して受信する受信手順と、
   前記所定のアドレス情報が第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれているか判断する判断手順と、
   前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれている場合、印刷を可能にするための権限識別情報を前記出力要求の送信元のアドレスに送信し、前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれていない場合、前記出力要求の内容に応じて適用される制限の解除方法を前記送信元に送信する送信手順と、
   を実行させるプログラム。
10. 前記判断手順は、前記出力要求の送信元のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されていない場合に、前記所定のアドレス情報が前記第一の記憶部に記憶されているアドレス情報に含まれているか判断する、
    請求項９記載のプログラム。

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