JP5852636B2 - マンション管理会社向け振込管理システムおよび方法 - Google Patents

Description

本発明は、マンション管理会社向け振込管理システムおよび方法に関し、より具体的には、複数のマンション管理組合の複数の取引銀行（マルチバンク）に対応したマンション管理会社向け振込管理システムおよび方法に関する。

従来、マンション管理組合の各種経理事務を代行するマンション管理会社がある。マンション管理会社（受託者）は、マンション管理組合（委託者）との契約に基づき、例えばマンションのメンテナンスを行った業者（支払請求業者）から請求書を受領すると、支払請求業者宛の振込用データを作成し、金融機関に送信して、支払請求業者への振込を行う。このような振込を行う方法の１つには、まず振込のための資金を、マンション管理組合の取引金融機関の口座から、マンション管理会社の取引金融機関の口座へ移動させ、その後、支払請求業者の取引金融機関の口座へ振込を行う方法がある。他には、マンション管理組合の取引金融機関の口座から直接、支払請求業者の取引金融機関の口座へ振込を行う方法もある。また、マンション管理会社による資金の不正流用を防止するために、マンション管理組合の承認を得た場合にのみ、支払請求業者の口座へ振込を行う方法がある（特許文献１参照）。

特許第４０６４６６４号明細書

しかしながら、従来の方法では、経理事務代行契約を結んだ多くのマンション管理組合ごとに、特定の金融機関に口座を作成しなければならないという問題がある。また、管理組合が収納口座と保管口座を分けて運用していた場合、それぞれの口座で運用が分かれるため、口座毎に異なるシステムを導入する必要があった。

本発明は、このような問題に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、マンション管理組合の現在の取引銀行の口座をそのまま利用して、マンション管理会社の口座に資金を集約し、支払請求業者の口座へ振込を行う方法およびシステムを提供することにある。

本発明の一実施形態に係るマンション管理会社向け振込管理方法は、振込管理システムが、マンション管理会社端末から支払請求業者に対する支払明細データを受信し、記憶するステップと、支払明細データについて口座振替データを作成し、集金代行業者端末に送信するステップであって、口座振替データは、支払用資金を、マンション管理組合の口座からマンション管理組合の口座と同じ金融機関に開設された集金代行業者の口座へ口座振替を行うためのデータであるステップと、集金代行業者端末から口座振替結果を受信して、振込管理システムに記憶された支払明細データを振替済みとして更新するステップと、振替済みの支払明細データについて振込データを作成するステップであって、振込データは、集金代行業者によって入金された支払用資金を、マンション管理会社の口座から支払請求業者の口座へ振込みを行うデータであるステップとを含むことを特徴とする。また、マンション管理会社の目的外利用を防ぐためには、マンション管理会社の口座は、信託口座とすることが望ましい。信託口座は、マンション管理会社の一般財産と分別管理される、金融機関名義の口座である。資金を引き出す場合には、受益者であるマンション管理組合を代表する受益者代理人による支払い指図書を金融機関に提出する必要があり、出金内容を事前に第三者がチェックを行い、不正利用を防止するのに有効な手段である。

本発明の維持実施形態に係るマンション管理会社向け振込管理システムは、振込管理システムに記憶され、マンション管理組合に承認された支払明細データについて口座振替データを作成し、集金代行業者端末に送信する手段であって、口座振替データは、マンション管理組合の口座から、マンション管理組合の口座と同じ金融機関に開設された集金代行業者の口座へ口座振替を行うためのデータである手段と、集金代行業者端末から口座振替結果を受信して、振込管理システムに記憶された支払明細データを振替済みとして更新する手段と、振替済みの支払明細データについて振込データを作成し、最終的に受益者代理人に支払指図書に基づき信託口座から支払請求業者の口座へ振込みを行うデータである手段とを備えたことを特徴とする。

本発明の一実施形態に係る振込管理システムを利用した振込管理スキームを示す図である。 本発明の一実施形態に係るシステム構成および機能ブロックを示す図である。 本発明の一実施形態に係る振込管理方法の処理フローを示す図である。 本発明の一実施形態に係る支払明細承認画面を示す図である。 本発明の一実施形態に係る承認状況照会画面を示す図である。

以下に、図面を参照しながら、本発明の実施形態について詳細に説明する。なお、複数の図面において同一の符号は同一物を表し、その繰り返しの説明は省略する。

本発明に係るマンション管理会社向けマルチバンク振込管理システム（以下、振込管理システムとする）は、マンション管理会社（以下、管理会社とする）、マンション管理組合（以下、管理組合とする）、集金代行業者、および、支払請求業者との間の資金の流れを管理する。

図１は、本発明の一実施形態に係る振込管理システムを利用した振込管理スキームを示す図である。

本発明の一実施形態によると、支払請求業者１１がまず、管理会社１２に請求書を送付する。管理会社１２は、支払請求業者１１から請求書を受領すると、管理会社端末を利用して管理会社取引金融機関１７の振込管理システム１３にログインし、支払明細データを登録する。振込管理システム１３は、振込明細データが登録されると、管理組合１４に対して承認依頼メールを送信する。承認依頼メールを受信した管理組合１４の組合理事（複数人の場合もあり）は、管理組合端末を利用して振込管理システム１３にログインし、登録された支払明細データを確認し、承認する。

また、管理組合の口座が収納口座等であり、組合理事の承認を必要とせずに振込を行うことが許容されている場合は、管理組合１４に対して振込通知のメールを送信し、承認依頼メールの送信は行わない。

次いで、振込管理システム１３は、承認された支払明細データおよび承認不要の支払明細データについて、口座振替データを作成し、集金代行業者１５へ送信する。この口座振替データは、管理組合取引金融機関１６において、支払用資金を管理組合口座１６ａから集金代行業者口座１６ｂに振り替えるためのデータである。したがって、集金代行業者１５は、振込管理システム１３から口座振替データを受信すると、それを管理組合取引金融機関１６に送信する。

また、振込管理システム１３は、支払明細が承認されると、業務委託の内容に基づき、承認結果を管理会社１２に通知し、システム的にデータ連携を行うＡＰＩを提供することにより、管理会社１２の業務システムと人手を介さずに連携を行うことができる。また、管理会社１２が、振込管理システム１３にアクセスして、振込明細データの承認状況を確認することもできる。

集金代行業者１５は、管理組合取引金融機関１６から口座振替結果を受信すると、それを振込管理システム１３に送信する。振込管理システム１３は、受信した口座振替結果に基づいて、振込明細データを振替済みとして更新する。また、集金代行業者１５は、口座振替結果を受信し、集金代行業者口座１６ｂへの口座振替が完了したことを確認すると、管理会社取引金融機関１７の管理会社口座（管理会社を委託者とする信託口座）１７ａに支払用資金を入金する。

次いで、振込管理システム１３は、振替済みとなった支払明細データについて振込データを作成する。この振込データは、管理会社取引金融機関１７の管理会社口座１７ａから、支払請求業者取引金融機関１８の支払請求業者口座１８ａに振込を行うためのデータである。管理会社取引金融機関１７では、受益者代理人がＦＡＸ、eメール等で送付する支払指図書に基づき、合計件数と金額が合致した場合に、この振込データの処理を行い、管理会社口座１７ａから、支払請求業者口座１８ａへ支払用資金の振込が実施される。

以上説明したように、本発明に係る振込管理システム１３によって、支払請求業者１１からの請求に対する支払用資金の振込を管理し、実施することができる。本発明によると、管理組合口座１６ａと同じ金融機関にある集金代行業者口座１６ｂに支払用資金の口座振替を行うことで、既存の管理組合口座１６ａをそのまま用いることができる。また、集金代行業者が管理会社口座１７ａに支払用資金を集約して、支払請求業者口座への振込を実施することができる。

次に、図２を参照して、本発明の一実施形態に係るシステム構成およびその機能を説明する。図中の各端末およびシステムは、１つまたは複数のコンピュータで構成され、その機能は、１つまたは複数のコンピュータの処理装置（ＣＰＵ）が、メモリまたは記憶装置に記憶されたコンピュータプログラムを処理することによって実現される。なお、図示され、以下に説明されるシステム構成および機能は、例示のためのものであり、本発明を実施することのできるシステム構成および機能を限定するものではない。

本発明の一実施形態に係る管理会社取引金融機関システム２５の振込管理システム２１は、ネットワークを介して、管理会社端末２２、管理組合端末２３、および集金代行業者端末２４に相互に通信可能に接続されている。

管理会社端末２２は、支払請求業者から受領した請求書に基づいて入力されたデータから、支払明細データ作成部２２ｂによって支払明細データを作成し、記憶する。支払明細データには、管理組合情報、管理会社情報、支払請求業者情報、作業内容、支払金額、支払期日、振込先口座情報など、支払請求業者に対する支払に必要な情報が含まれる。次いで、支払明細データ送信部２２ｃによって、支払明細データを振込管理システム２１に送信する。また、管理会社端末２２は、承認結果通知受信部２２ａによって、振込管理システム２１から支払明細データの承認結果通知を受信することもできる。

振込管理システム２１は、支払明細データ受信部２１ｃによって、管理会社端末２２から支払明細データを受信する。受信した支払明細データは、支払明細管理ＤＢ（データベース）２１ｆに記憶される。支払明細データが支払明細管理ＤＢ２１ｆに記憶されると、メール作成部２１ｈが、支払明細管理ＤＢ２１ｆのデータに基づいて、承認依頼メールを作成する。作成された承認依頼メールは、メール送信部２１ｇによって管理組合端末２３に送信される。承認依頼メールを受信する管理組合端末２３は、ＰＣ、携帯電話、スマートフォンなどとすることができる。また、承認結果通知部２１ｂによって、支払明細データが承認されたことを管理会社端末２２に通知することもできる。組合理事の承認を不要とする組合口座の取引については、支払明細管理ＤＢ２１ｆにて判定を行い、振込通知メールを作成し、送信することができる。この場合、支払明細データは、承認不要として登録される。また、承認期限前の所定の期日までに支払明細データの承認が完了していない場合には、メール作成部２１ｈによって注意喚起メールを作成し、メール送信部２１ｇによって管理組合端末２３に送信することができる。

承認依頼メールを受信すると、管理組合の組合理事は、管理組合端末２３を使用して振込管理システム２１にアクセスし、支払明細の内容を確認する。なお、承認依頼メールを受信する端末と、支払明細の内容を確認する端末は、同一の端末でも、異なる端末でもよい。支払明細の内容の確認は、振込管理システム２１の支払明細確認部２１ａを介して支払明細管理ＤＢ２１ｆを参照することで行われる。本発明の一実施形態によると、管理組合端末２３はＷＥＢブラウザを備え、支払明細確認部２１ａが提供するＷＥＢ画面を参照して、支払明細の内容を確認することができる。図４に、本発明の一実施形態による支払明細承認画面４１を示す。図示されるように、支払明細承認画面４１において、１つまたは複数の支払明細４２、４３を、承認ボタン４４を押下することによって個別に承認することができる。支払明細の内容を承認したことは支払明細管理ＤＢ２１ｆに登録され、支払明細データが承認済みとして更新される。複数の組合理事による承認を必要とする組合については、理事全員が承認した明細のみ承認済みとして更新される。

管理会社の担当者は、管理会社端末２２を使用して振込管理システム２１にアクセスし、支払明細の承認状況を確認することができる。管理会社の担当者による支払明細の承認状況の確認も、支払明細確認部２１ａを介して支払明細管理ＤＢ２１ｆを参照することで、行うことができる。本発明の一実施形態によると、管理会社端末２２もＷＥＢブラウザを備え、支払明細確認部２１ａが提供するＷＥＢ画面を参照して、支払明細の承認状況を確認することができる。図５に、本発明の一実施形態による承認状況照会画面５１を示す。図示されるように、承認状況照会画面５１では、１つまたは複数の支払明細５２を検索し、承認状況５３等を確認することができる。また、詳細ボタン５４を押下することにより、各支払明細の詳細を表示させることができ、ダウンロードボタン５５を押下することにより、検索した支払明細の情報をＣＳＶ形式でダウンロードすることができる。また、各支払明細データは、支払番号５６、口座振替番号５７、手数料番号５８を有し、当画面より変更可能である。支払番号５６が同一の支払明細は、同一の支払請求業者に対してまとめて振込を行うことが可能な支払明細を表す。口座振替番号５７が同一の支払明細は、同一のマンション管理組合からまとめて口座振替を行うことが可能な支払明細を示す。手数料番号５８は、振込および口座振替の手数料を誰が支払うのかを示し、「１」はマンション管理組合を示し、「２」は支払請求業者を示す。手数料番号５８が示す手数料負担は、マンション管理組合から支払請求業者にのみ変更可能となっている。

また、振込管理システム２１は、口座振替データ作成部２１ｉによって、支払明細管理ＤＢ２１ｆから承認済みの支払明細データおよび承認不要の支配明細データを抽出し、口座振替データを作成する。この口座振替データは、管理組合取引金融機関２６における、管理組合口座から集金代行業者口座への支払用資金の口座振替に用いられる。また、口座振替データは、マンション管理組合毎にグループ分けされた振替番号に基づいて、マンション管理組合毎に振替金額を合算して作成してもよい。こうすることにより、口座振替件数を減らし、その手数料を削減することができる。作成した口座振替データは、口座振替データ送信部２１ｊによって集金代行業者端末２４に送信される。

集金代行業者端末２４は、口座振替データを口座振替データ受信部２４ａによって受信する。受信した口座振替データは、口座振替データ送信部２４ｂによって管理組合取引金融機関２６に送信される。管理組合取引金融機関２６の口座振替実行部２６ａが口座振替データを処理することによって、管理組合口座から集金代行業者口座へ支払用資金の口座振替が行われる。また、集金代行業者端末２４は、口座振替結果受信部２４ｃによって管理組合取引金融機関２６から口座振替結果を受信し、口座振替結果送信部２４ｄによってそれを振込管理システム２１に送信する。

振込管理システム２１は、口座振替結果受信部２１ｋによって口座振替結果を受信すると、口座振替結果登録部２１ｌによって口座振替が完了した振込明細データを振替済として更新する。

振込管理システム２１の振込データ作成部２１ｄは、振込明細管理ＤＢ２１ｆから振替済みの支払明細データを抽出し、振込データを作成する。振込データは、支払請求業者毎にグループ分けされた支払番号に基づいて、支払請求業者毎に振込金額を合算して作成してもよい。こうすることにより、振込件数を減らし、その手数料を削減することができる。管理会社取引金融機関２５では、受益者代理人がＦＡＸ、eメール等で送付する支払指図書に基づき、合計件数と金額が合致した場合に、振込実行部２５ａによってこの振込データを処理し、管理会社口座から支払請求業者口座へ支払用資金の振込が行われる。

次に、図３を参照して、本発明の一実施形態に係る振込管理方法の処理フローを説明する。

ステップ３０１において、管理会社端末は、管理会社の担当者によって請求書のデータが入力されると、支払明細データを作成し、振込管理システムに送信する。ステップ３０２において、振込管理システムは、管理会社端末から受信した支払明細データを支払明細管理ＤＢに記憶する。

次いで、ステップ３０３において、振込管理システムは、承認依頼メールを作成し、管理組合端末へ送信する。組合理事の承認が不要な場合は、振込管理システムは振込通知メールを作成し、管理組合端末に送信する。この場合、支払明細データは、承認不要として登録される。管理組合端末が承認依頼メールを受信すると、管理組合の組合理事は、管理組合端末を介して振込管理システムにログインし、支払明細データを確認して、承認する。ステップ３０４において、振込管理システムは、承認された支払明細データを、承認済みとして更新する。管理会社の担当者は、管理会社端末を利用して振込管理システムにアクセスし、支払明細データの承認状況を確認することもできる。

次いで、ステップ３０５において、振込管理システムは、承認された支払明細データおよび承認不要の支払明細データについて口座振替データを作成し、集金代行業者端末へ送信する。ステップ３０６において、集金代行業者端末は、受信した口座振替データを管理組合の取引金融機関に送信する。管理組合取引金融機関によって口座振替が実施されると、管理組合口座の支払用資金は、同じ金融機関にある集金代行業者の口座へ振り替えられる。ステップ３０７において、集金代行業者端末は、管理組合取引金融機関から口座振替結果を受信すると、それを振込管理システムに送信する。また、集金代行業者は、管理会社の取引金融機関に存在する管理会社口座へ、支払用資金を入金する。ステップ３０８において、振込管理システムは、受信した口座振替結果に基づいて、支払明細データを振替済みとして更新する。

次いで、ステップ３０９において、振込管理システムは、振替済みの支払明細データについて振込データを作成する。この振込データは、出金口座を、管理会社を委託者とする信託口座とし、振込先口座を支払請求業者の口座とするものであり、集金代行業者によって入金された支払用資金を振り込むためのものである。ステップ３１０において、管理会社の取引金融機関では、受益者代理人の支払い指図に基づき、振込管理システムが作成した振込データを処理することで、支払請求業者の取引金融機関にある支払請求業者口座に振込が行われる。

以上説明したように、本発明の一実施形態に係る振込管理方法により、支払請求業者からの請求に対する支払用資金の振込を管理し、実施することができる。

本発明によると、マンション管理組合の現在の取引銀行の口座をそのまま利用して、マンション管理会社を委託者とする信託口座に支払用資金を集約し、支払請求業者の口座へ振込を行うことができる。また、マンション管理会社を委託者とする信託口座を利用することで、管理会社の目的外利用を防止することもできる。

１１ 支払請求業者
１２ 管理会社
１３ 振込管理システム
１４ 管理組合
１５ 集金代行業者
１６ 管理組合取引金融機関
１６ａ 管理組合口座
１６ｂ 集金代行業者口座
１７ 管理会社取引金融機関
１７ａ 管理会社口座（マンション管理会社を委託者とする信託口座）
１８ 支払請求業者取引金融機関
１８ａ 支払請求業者口座
２１ 振込管理システム
２２ 管理会社端末
２３ 管理組合端末
２４ 集金代行業者端末
２５ 管理会社取引金融機関システム
２５ａ 振込実行部
２６ 管理組合取引金融機関システム
２６ａ 口座振替実行部

Claims (13)

1. マンション管理会社向け振込管理方法であって、
   振込管理システムが、マンション管理会社端末から支払請求業者に対する支払明細データを受信し、記憶するステップと、
   前記振込管理システムが、前記支払明細データについて口座振替データを作成し、集金代行業者端末に送信するステップであって、前記口座振替データは、支払用資金を、マンション管理組合の口座から前記マンション管理組合の口座と同じ金融機関に開設された集金代行業者の口座へ口座振替を行うためのデータであるステップと、
   前記口座振替が行なわれた後、前記支払用資金は、前記集金代行業者によってマンション管理会社を委託者とする信託口座に入金されるとともに、前記振込管理システムが、前記集金代行業者端末から口座振替結果を受信して、前記振込管理システムに記憶された前記支払明細データを振替済みとして更新するステップと、
   前記振込管理システムが、前記振替済みの支払明細データについて振込データを作成するステップであって、前記振込データは、前記集金代行業者によって入金された支払用資金を、前記マンション管理会社を委託者とする信託口座から支払請求業者の口座へ振込みを行うデータであるステップと
   を含むことを特徴とする方法。
2. 前記振込管理システムが、前記マンション管理会社端末から受信した前記支払明細データを記憶すると、前記記憶した支払明細データについて、マンション管理組合端末に承認依頼メールを送信するステップをさらに含むことを特徴とする請求項１に記載の方法。
3. 前記振込管理システムが、承認期限前の所定の期日までに承認が完了していない前記支払明細データについて、前記マンション管理組合端末に注意喚起メールを送信するステップをさらに含むことを特徴とする請求項２に記載の方法。
4. 前記振込管理システムが、前記マンション管理会社から受信した前記支払明細データを記憶すると、組合理事の承認が不要な前記支払明細データについて、マンション管理組合端末に振込通知メールを送信するステップをさらに含むことを特徴とする請求項１に記載の方法。
5. 前記口座振替データは、複数の前記支払明細データについて、前記マンション管理組合毎に振替金額を合算して作成されることを特徴とする請求項１に記載の方法。
6. 前記振込データは、複数の前記支払明細データについて、前記支払請求業者毎に振込金額を合算して作成されることを特徴とする請求項１に記載の方法。
7. 請求項１乃至６のいずれかに記載の方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
8. マンション管理会社向け振込管理システムであって、
   マンション管理会社端末から支払請求業者に対する支払明細データを受信し、記憶する手段と、
   前記支払明細データについて口座振替データを作成し、集金代行業者端末に送信する手段であって、前記口座振替データは、支払用資金を、マンション管理組合の口座から、前記マンション管理組合の口座と同じ金融機関に開設された集金代行業者の口座へ口座振替を行うためのデータである手段と、
   前記口座振替が行なわれた後、前記支払用資金は、前記集金代行業者によってマンション管理会社を委託者とする信託口座に入金されるとともに、前記集金代行業者端末から口座振替結果を受信して、前記振込管理システムに記憶された前記支払明細データを振替済みとして更新する手段と、
   前記振替済みの支払明細データについて振込データを作成する手段であって、前記振込データは、前記集金代行業者によって入金された支払用資金を、前記マンション管理会社を委託者とする信託口座から支払請求業者の口座へ振込みを行うデータである手段と
   を備えたことを特徴とするシステム。
9. 前記マンション管理会社端末から受信した前記支払明細データを記憶すると、前記記憶した支払明細データについて、マンション管理組合端末に承認依頼メールを送信する手段をさらに含むことを特徴とする請求項８に記載のシステム。
10. 承認期限前の所定の期日までに承認が完了していない前記支払明細データについて、前記マンション管理組合端末に注意喚起メールを送信する手段をさらに含むことを特徴とする請求項９に記載のシステム。
11. 前記マンション管理会社から受信した前記支払明細データを記憶すると、組合理事の承認が不要な前記支払明細データについて、マンション管理組合端末に振込通知メールを送信する手段をさらに含むことを特徴とする請求項８に記載のシステム。
12. 前記口座振替データは、複数の前記支払明細データについて、前記マンション管理組合毎に振替金額を合算して作成されることを特徴とする請求項８に記載のシステム。
13. 前記振込データは、複数の前記支払明細データについて、前記支払請求業者毎に振込金額を合算して作成されることを特徴とする請求項８に記載のシステム。

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