JP5686826B2 - 査読結果表生成装置及び査読結果表生成プログラム - Google Patents
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Description
また従来は、設計書等の改訂を繰り返すことで、ある時期に作成した査読結果表で指摘箇所の位置と最新の設計書等の該当の位置とがずれてしまい、最新の設計書等での位置情報と査読結果表の位置情報とが不整合を起こしていた。そのため、作成時期が異なる複数の査読結果表から査読結果の統計を取るといった処理を行うことが困難だった。
この発明は、査読結果の記述を容易にして、文書の品質向上に寄与することを目的とする。
文書を査読した結果を示す査読結果表を生成する査読結果表生成装置であり、
文書に対して複数の査読コメントが付された査読文書データを入力する文書入力部と、
前記文書入力部が入力した査読文書データに付された各査読コメントの前記文書における位置を特定する位置特定部と、
各査読コメントについて、その査読コメントと、前記位置特定部が特定したその査読コメントの位置とを示す査読結果表を生成する査読結果表生成部と
を備えることを特徴とする。
実施の形態1では、設計書等の文書の作成を支援する査読結果表生成装置10について説明する。
査読結果表生成装置10は、査読者送信部11(文書送信部)、査読者受信部12(査読文書受信部)、文書入力部13、位置特定部14、併合文書データ生成部15、査読結果表生成部16、納品用文書データ生成部17を備える。
文書データ21を作成するとき、作成者はワードプロセッサソフトウェア、表計算ソフトウェア、図形編集ソフトウェア等を用いる。これらのソフトウェアにはコメント機能等と称された、挿入された文章の文書データ21内での位置情報を算出する機能がある。位置特定部14は、これらのソフトウェアが有する位置情報算出機能が算出する位置情報を用いて、査読コメントの位置情報を特定する。
査読結果表生成装置10は、主に(1)〜(3)の3つの機能を有する。
(1)複数の査読文書データ22を併合して、併合文書データ23を生成する機能。
(2)査読文書データ22から、査読結果表24を生成する機能。
(3)査読文書データ22の査読コメントを一括削除して、納品用文書データ27を生成する機能。
図4は、文書データ21の説明図である。文書データ21は、作成者によって作成される設計書等の文書である。図4では、文字情報のみが記載されているが、文書データ21は図や表等を含んでいてもよい。
図5は、査読文書データ22の説明図である。査読文書データ22は、査読者が文書データ21を査読して作成される文書である。査読文書データ22は、文書の指摘箇所が指定され、その指摘箇所についての査読コメントが記載されたものである。図5では、査読コメントa1〜a3の3つの査読コメントが付されている。各査読コメントは、指摘箇所に線が引かれ、指摘箇所から吹き出しが出され、吹き出し内にコメントが記載されている。なお、吹き出し内の[R]は、[R]以下の記載が査読コメントであることを表すタグである。
図6は、併合文書データ23の説明図である。併合文書データ23は、複数の査読文書データ22が併合されて作成される文書である。併合文書データ23は、各査読文書データ22に付された全ての査読コメントが付されている。図6では、図5に示す査読文書データ22(査読文書データ22a)と査読文書データ22bとが併合されて作成された併合文書データ23が示されている。そのため、併合文書データ23には、査読文書データ22aに付された査読コメントa1〜a3と、査読文書データ22bに付された査読コメントb1とが付されている。
図7は、査読結果表24の説明図である。査読結果表24は、指摘事項毎に行が設けられ、各行に、査読情報、回答情報、確認情報等が含まれる表である。査読情報には、指摘箇所、査読コメント、区分、査読者、査読日が含まれ、回答情報には、回答、回答者、回答日が含まれ、確認情報には、確認者、確認日が含まれる。査読結果表24は、文書作成時の作成者と査読者とのやり取りを表形式にすることにより、客観的な文書の品質管理の実現を可能とする。
図8は、回答文書データ25の説明図である。回答文書データ25は、併合文書データ23に付された査読コメントに従い、併合文書データ23の文書を修正し、査読コメントに回答して作成される文書である。査読コメントの内容によっては、文書は修正されず、単に回答のみ記載される場合もある。図8では、査読コメントが記載された吹き出し内に、その査読コメントに対する回答が記載されている。なお、吹き出し内の[A]は、[A]以下の記載が回答であることを表すタグである。
図9は、確認文書データ26の説明図である。確認文書データ26は、回答文書データ25に付された各査読コメントについて、その査読コメントを付した査読者が、確認日を記載することにより作成される文書である。文書の修正内容と回答とが適切でない場合、査読者は確認日を記載せず、差し戻しとする。図9では、査読コメントa1,a2,b1については確認日が記載されているが、査読コメントa3については確認日が記載されていない。そのため、査読コメントa3については、再検討する必要があることを意味する。なお、吹き出し内の[C]は、[C]以下の記載が確認結果であることを表すタグである。
なおS15の処理で、作成者が全ての査読コメントに確認日が記載されていることを確認した後S16に処理を進めるとき、または全ての査読コメントに確認日が記載されていないことを確認した後S8に処理を進めるとき、査読結果表生成装置10は入力画面を設け、作成者から処理の分岐指示を受け付けるように構成してもよい。また査読結果表生成装置10は、確認文書データ26を読み込み、全ての査読コメントに[C]で始めるコメントが付記されているかを判定し、処理を分岐するように構成してもよい。
また、査読結果表生成部16は、S6で入力された各確認文書データ26に基づき、査読結果表24を更新する(S18)。
図10は、納品用文書データ27の説明図である。納品用文書データ27は、確認文書データ26から全ての査読コメントを削除して作成される。つまり、納品用文書データ27は、査読コメントが入っていない最終的な文書データである。
位置特定部14は、文書入力部13が入力した複数の査読文書データ22を順に読み込み、各査読文書データ22の各査読コメントで指摘された位置を順に特定して、査読コメントとその査読コメントの位置とをメモリに記憶する(S21)。
併合文書データ生成部15は、文書入力部13が入力した複数の査読文書データ22のうちの1つの査読文書データ22をコピーし(S22)、処理装置により、全ての査読コメントを削除して査読コメントの付いていない文書データ21を作成する(S23)。そして、併合文書データ生成部15は、処理装置により、S21でメモリに記憶した査読コメントを順に読み出し、S23で作成した文書データ21における、S21でメモリに記憶した位置に読み出した査読コメントを追加する(S24)。
しかし、例えば、一部の査読者が査読の際に文書に変更を加えており、一部の査読文書データ22の文書が異なることも考えられる。この場合には、S22でコピーされた査読文書データ22の文書を採用し、S22でコピーされた査読文書データ22の文書に対して各査読文書データ22の各査読コメントを付して併合文書データ23が作成される。
もちろん、各査読文書データ22の文書が同一であるか否かを確認して、文書が異なる査読文書データ22が含まれている場合には、エラーとして併合文書データ23を生成しないようにしてもよい。しかし、設計書等の文書作成を先に進めるためには、査読文書データ22の文書に多少違いがあったとしても、それを無視して併合文書データ23を生成することが望ましい。
また、査読結果表生成装置10の内部に元の査読文書データ22を保管しておくように構成し、S22、S23の処理では元の査読文書データ22を用いるように構成してもよい。
位置特定部14は、文書入力部13が入力した複数の査読文書データ22を順に読み込み、各査読文書データ22の各査読コメントの位置を順に特定して、査読コメントとその査読コメントの位置とをメモリに記憶する(S31)。
査読結果表生成部16は、データが入力されていない査読結果表24(テンプレートファイル)をコピーする(S32)。そして、査読結果表生成部16は、処理装置により、S31でメモリに記憶した査読コメントを順に読み出し、テンプレートファイルの該当欄へ書き込む(S33)。なお、テンプレートファイルのどの欄へ書き込むかは、査読コメントのタグ([R]、[A]、[C])や、区切り文字(カンマ等)によって特定される。
納品用文書データ生成部17は、併合文書データ23を読み込む(S41)。そして、納品用文書データ生成部17は、処理装置により、S41で読み込んだ併合文書データ23の査読コメントを順に削除する(S42)。
しかし、実施の形態1に係る査読結果表生成装置10は、ワードプロセッサソフトウェアで提供されているコメント機能等により指摘する位置が文書に直接示されている。そのため、文書を修正し、追加・削除がされた後でも、指摘された位置と、実際に査読コメントの対象となる位置とがずれることがなく、指摘された位置を容易に探すことができる。
しかし、実施の形態1に係る査読結果表生成装置10は、全ての査読者が作成した査読文書データ22を併合し、全ての査読者の査読コメントが記載された併合文書データ23を生成する。併合文書データ23では、同じ箇所に対する査読コメントはまとまって表示される。そのため、作成者は、同じ箇所に対する同様の指摘であるということを容易に判断できる。
図14に示すように、査読結果表生成装置10は、プログラムを実行するCPU911(Central・Processing・Unit、中央処理装置、処理装置、演算装置、マイクロプロセッサ、マイクロコンピュータ、プロセッサともいう)を備えている。CPU911は、バス912を介してROM913、RAM914、LCD901(Liquid Crystal Display)、キーボード902(K/B)、通信ボード915、磁気ディスク装置920と接続され、これらのハードウェアデバイスを制御する。磁気ディスク装置920(固定ディスク装置)の代わりに、光ディスク装置、メモリカード読み書き装置などの記憶装置でもよい。磁気ディスク装置920は、所定の固定ディスクインタフェースを介して接続される。
ファイル群924には、上記の説明において「文書データ21」、「査読文書データ22」、「併合文書データ23」、「査読結果表24」、「回答文書データ25」、「確認文書データ26」、「納品用文書データ27」に格納される情報やデータや信号値や変数値やパラメータが、「データベース」の各項目として記憶される。「データベース」は、ディスクやメモリなどの記録媒体に記憶される。ディスクやメモリなどの記憶媒体に記憶された情報やデータや信号値や変数値やパラメータは、読み書き回路を介してCPU911によりメインメモリやキャッシュメモリに読み出され、抽出・検索・参照・比較・演算・計算・処理・出力・印刷・表示などのCPU911の動作に用いられる。抽出・検索・参照・比較・演算・計算・処理・出力・印刷・表示のCPU911の動作の間、情報やデータや信号値や変数値やパラメータは、メインメモリやキャッシュメモリやバッファメモリに一時的に記憶される。
また、上記の説明において「〜部」として説明するものは、「〜回路」、「〜装置」、「〜機器」、「〜手段」、「〜機能」であってもよく、また、「〜ステップ」、「〜手順」、「〜処理」であってもよい。また、「〜装置」として説明するものは、「〜回路」、「〜機器」、「〜手段」、「〜機能」であってもよく、また、「〜ステップ」、「〜手順」、「〜処理」であってもよい。すなわち、「〜部」として説明するものは、ROM913に記憶されたファームウェアで実現されていても構わない。或いは、ソフトウェアのみ、或いは、素子・デバイス・基板・配線などのハードウェアのみ、或いは、ソフトウェアとハードウェアとの組合せ、さらには、ファームウェアとの組合せで実施されても構わない。ファームウェアとソフトウェアは、プログラムとして、ROM913等の記録媒体に記憶される。プログラムはCPU911により読み出され、CPU911により実行される。すなわち、プログラムは、上記で述べた「〜部」としてコンピュータ等を機能させるものである。あるいは、上記で述べた「〜部」の手順や方法をコンピュータ等に実行させるものである。
Claims (2)
- 文書データを査読した結果を示す査読結果表を生成する査読結果表生成装置であり、
同一内容の文書データを複数の査読者へ送信する文書送信部と、
前記文書送信部が送信した文書データに複数の査読コメントが付された査読文書データであって、査読コメント毎に、前記文書データにおける対象位置から引き出し線によって引き出されたコメント欄にその査読コメントが記載された査読文書データを、各査読者から受信する文書受信部と、
前記文書データに対して、前記文書受信部が受信した各査読文書データに付された各査読コメントを付した併合文書データであって、各査読文書データに付された各査読コメントについて、その査読コメントの対象位置から引き出し線によって引き出されたコメント欄にその査読コメントが記載された併合文書データを生成する併合文書データ生成部と
を備え、
前記文書送信部は、前記併合文書データ生成部が生成した併合文書データにおける各コメント欄に、そのコメント欄に記載された査読コメントに対する回答が追記されるとともに、前記併合文書データにおける文書データが修正された回答文書データを、前記各査読者へ送信し、
前記文書受信部は、各査読者から、前記文書送信部が送信した回答文書データに付された各コメント欄のうちその査読者が査読コメントを記載したコメント欄に、そのコメント欄に記載された回答及び文書データの修正を確認したことを示す確認情報又は前記回答に対する査読コメントが追記された査読文書データを、前記各査読者から受信し、
前記査読結果表生成装置は、さらに、
前記査読文書データに付された全てのコメント欄に前記確認情報が記載された場合に、前記文書受信部が受信した査読文書データに付された各コメント欄について、そのコメント欄に記載された査読コメントと回答と、そのコメント欄に記載された査読コメントの対象位置とを示す査読結果表を生成する査読結果表生成部と
を備えることを特徴とする査読結果表生成装置。 - 文書データを査読した結果を示す査読結果表を生成する査読結果表生成プログラムであり、
同一内容の文書データを複数の査読者へ送信する文書送信処理と、
前記文書送信処理で送信した文書データに複数の査読コメントが付された査読文書データであって、査読コメント毎に、前記文書データにおける対象位置から引き出し線によって引き出されたコメント欄にその査読コメントが記載された査読文書データを、各査読者から受信する文書受信処理と、
前記文書データに対して、前記文書受信処理で受信した各査読文書データに付された各査読コメントを付した併合文書データであって、各査読文書データに付された各査読コメントについて、その査読コメントの対象位置から引き出し線によって引き出されたコメント欄にその査読コメントが記載された併合文書データを生成する併合文書データ生成処理と
をコンピュータに実行させ、
前記文書送信処理では、前記併合文書データ生成処理で生成した併合文書データにおける各コメント欄に、そのコメント欄に記載された査読コメントに対する回答が追記されるとともに、前記併合文書データにおける文書データが修正された回答文書データを、前記各査読者へ送信し、
前記文書受信処理では、各査読者から、前記文書送信処理で送信した回答文書データに付された各コメント欄のうちその査読者が査読コメントを記載したコメント欄に、そのコメント欄に記載された回答及び文書データの修正を確認したことを示す確認情報又は前記回答に対する査読コメントが追記された査読文書データを、前記各査読者から受信し、
前記査読結果表生成プログラムは、さらに、
前記査読文書データに付された全てのコメント欄に前記確認情報が記載された場合に、前記文書受信処理で受信した査読文書データに付された各コメント欄について、そのコメント欄に記載された査読コメントと回答と、そのコメント欄に記載された査読コメントの対象位置とを示す査読結果表を生成する査読結果表生成処理と
をコンピュータに実行させることを特徴とする査読結果表生成プログラム。
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