JP5674161B2 - Document management system, document browsing apparatus, document data management apparatus and program - Google Patents
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Description
本発明は、文書データを管理する文書管理システム、文書閲覧装置、文書データ管理装置とプログラムに関する。 The present invention relates to a document management system, a document browsing apparatus, a document data management apparatus, and a program for managing document data.
サーバ等の文書データ管理装置に記録されている大量の文書データを、遠隔の携帯端末においてストレスなく表示させる技術が研究されている。例えば、特許文献1には、利用者が手動で最新情報の取得を行う必要がなく、かつネットワークに接続できないときにも情報を閲覧することのできる技術が開示されている。
A technique for displaying a large amount of document data recorded in a document data management apparatus such as a server without stress on a remote portable terminal has been studied. For example,
ところで、上述のような技術は、例えばコンピュータ装置などの保守を行う会社において、顧客の所持するコンピュータ装置の保守を行う場合などに利用する。より具体的には、複数のコンピュータ装置についての機種情報、型番情報、部品、保守作業手順などの記載された文書データを文書データ管理装置に記録しておき、ユーザは携帯端末を用いて遠隔の顧客先から文書データ管理装置にアクセスする。そしてユーザは携帯端末を操作して、所望の文書データを文書データ管理装置から受信し、携帯端末に表示させる。これによりユーザは、保守対象であるコンピュータ装置について保守作業する際に必要な情報が記載されている文書データを閲覧しながら保守作業を行うことができる。 By the way, the technique as described above is used when, for example, a company that performs maintenance of computer devices or the like performs maintenance of computer devices owned by customers. More specifically, document data describing model information, model number information, parts, maintenance work procedures, and the like for a plurality of computer devices is recorded in the document data management device, and the user can remotely The document data management apparatus is accessed from the customer. Then, the user operates the portable terminal to receive desired document data from the document data management apparatus and display it on the portable terminal. As a result, the user can perform the maintenance work while browsing the document data in which information necessary for performing the maintenance work on the computer device to be maintained is described.
ここで、文書データ管理装置に記録される文書データは、何らかのタイミングで更新される場合があり、また同じ識別情報により管理されている複数の異なる文書データが存在する場合がある。このような場合に最新の識別情報や作成履歴を含む文書データを携帯端末が保持していない場合、ユーザは、最新の文書データを表示させるために、携帯端末を用いて文書データ管理装置へアクセスし、最新の文書データを入手する必要がある。しかしながら、携帯端末と文書データ管理装置とを繋ぐ通信回線の回線速度が遅いような状況においては、最新の文書データの携帯端末での取得に時間がかかってしまうという問題が発生する。 Here, the document data recorded in the document data management apparatus may be updated at some timing, and there may be a plurality of different document data managed by the same identification information. In such a case, when the portable terminal does not hold the document data including the latest identification information and creation history, the user accesses the document data management apparatus using the portable terminal in order to display the latest document data. It is necessary to obtain the latest document data. However, in a situation where the line speed of the communication line connecting the portable terminal and the document data management device is slow, there is a problem that it takes time to acquire the latest document data on the portable terminal.
そこでこの発明は、上述の課題を解決することのできる文書データ管理装置及びその処理方法とプログラムを提供することを目的としている。 Therefore, an object of the present invention is to provide a document data management apparatus, a processing method therefor, and a program that can solve the above-described problems.
上記目的を達成するために、本発明は、文書閲覧装置と文書データ管理装置とが通信ネットワークによって接続された文書管理システムであって、前記文書閲覧装置が、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を送信する最終更新時情報送信部と、前記文書データ管理装置より文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、前記受信した文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも1つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、を備え、前記文書データ管理装置が、前記最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、前記文書閲覧装置より、前記文書データ閲覧準備要求を取得する閲覧準備要求取得部と、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、を備え、前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示し、前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データのうち、前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示することを特徴とする文書管理システムである。
また本発明は、文書閲覧装置と文書データ管理装置とが通信ネットワークによって接続された文書管理システムであって、前記文書閲覧装置が、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を送信する最終更新時情報送信部と、前記文書データ管理装置より文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、前記受信した文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも1つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、を備え、前記文書データ管理装置が、前記最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、前記文書閲覧装置より、前記文書データ閲覧準備要求を取得する閲覧準備要求取得部と、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、を備え、前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示し、前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データの一覧情報を送信し、当該一覧情報の送信の応答として前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示することを特徴とする文書管理システムである。
To achieve the above object, the present invention provides a document management system in which a document browsing device and a document data management device are connected by a communication network, wherein the document browsing device includes at least document data identification information. A last update time information transmission unit that transmits information indicating the last update time stored in advance for management information, a document management information reception unit that receives document management information from the document data management device, and the received document management information Identification information for receiving selection of at least one identification information from among identification information for a plurality of different document data included in each of the plurality of document management information stored in the document management information storage unit and the document management information storage unit to be stored A sentence including at least a selection receiving unit, identification information of the selected document data, and creation history information of the document data It includes a document data viewing preparation request transmitting unit that transmits data browsing preparation request to the document data management apparatus, wherein the document data management device, at the last update of obtaining information indicating the time the last update from the document browsing device An acquisition unit, a document management information update unit that transmits the document management information updated from the time of the last update to the present, and the browsing that acquires the document data browsing preparation request from the document browsing device When the preparation request acquisition unit and the document data creation history information included in the document data browsing preparation request are not the latest information, the information is stored in association with the document data identification information included in the document data browsing preparation request. A browsing preparation processing unit that transmits the managed document management information to the document browsing device, and the browsing preparation processing unit includes the document data browsing preparation requirement Based on the identification information of the document data included in the document data, it is determined whether or not the document data indicated by the identification information is composed of a plurality of document data, and the creation history of the document data included in the document data browsing preparation request If the information is not the latest information and the document data indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request is not composed of a plurality of document data, the document data browsing preparation request The document management information about the identification information of the included document data is transmitted to the document browsing device, the transmission of the document data is instructed to the browsing data transmitting unit, and the browsing preparation processing unit is configured to prepare the document data browsing The document data creation history information included in the request is not the latest information, and is included in the document data browsing preparation request. If the document data indicated by the document data identification information is composed of a plurality of document data, the document management information about the document data identification information included in the document data browsing preparation request is transmitted to the document browsing device. In addition , the document management system is configured to instruct the browsing data transmission unit to transmit only the document data requested from the document browsing device among the plurality of document data constituting the document data .
The present invention is also a document management system in which a document browsing device and a document data management device are connected by a communication network, and the document browsing device stores in advance document management information including at least document data identification information. Last update time information transmission unit that transmits information indicating the last update time, document management information reception unit that receives document management information from the document data management device, and document management information storage unit that stores the received document management information An identification information selection receiving unit that receives a selection of at least one identification information from among identification information for a plurality of different document data included in each of the plurality of document management information stored in the document management information storage unit. A document data browsing preparation request including at least document data identification information and creation history information of the document data. A document data browsing preparation request transmission unit that transmits to the document data management device, and the document data management device acquires information indicating the time of the last update from the document browsing device, and A document management information update unit that transmits the document management information updated from the last update to the present to the document browsing device; a browsing preparation request acquisition unit that acquires the document data browsing preparation request from the document browsing device; If the creation history information of the document data included in the document data browsing preparation request is not the latest information, the document management stored in association with the document data identification information included in the document data browsing preparation request A browsing preparation processing unit that transmits information to the document browsing device, and the browsing preparation processing unit includes document data included in the document data browsing preparation request. Based on the identification information, it is determined whether or not the document data indicated by the identification information is composed of a plurality of document data, and the creation history information of the document data included in the document data browsing preparation request is not the latest information If the document data indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request is not composed of a plurality of document data, identification of the document data included in the document data browsing preparation request Transmitting document management information about the information to the document browsing device and instructing the browsing data transmitting unit to transmit the document data, wherein the browsing preparation processing unit includes the document included in the document data browsing preparation request Document data identification information included in the document data browsing preparation request when the data creation history information is not the latest information When the document data indicated by is composed of a plurality of document data, the document management information about the identification information of the document data included in the document data browsing preparation request is transmitted to the document browsing device, and the document data The list information of the plurality of document data constituting the list information is transmitted, and the browsing data transmitting unit is instructed to transmit only the document data requested from the document browsing apparatus as a response to the transmission of the list information. It is a document management system.
また本発明は、文書データ管理装置と通信ネットワークによって接続され、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を前記文書データ管理装置へ送信する最終更新時情報送信部と、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、前記文書データ管理装置より前記最終更新時から現在までに更新された文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、前記受信した文書管理情報を含む複数の文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも1つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、選択された文書データの識別情報を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合であって前記作成履歴情報が最新を示すと前記文書データ管理装置において判定された場合には、当該最新を示す情報の前記文書データ管理装置からの受信に基づいて自装置で記憶する前記選択された文書データを表示し、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合であって前記作成履歴情報が最新を示さないと前記文書データ管理装置において判定された場合には、前記作成履歴情報に基づく最新の文書データ情報の前記文書データ管理装置からの受信に基づいて当該文書データを表示する閲覧機能部と、を備えることを特徴とする文書閲覧装置である。 According to the present invention, document management information including at least document data identification information is stored in advance when the document data management apparatus is connected to the document data management apparatus via a communication network and the communication connection is established with the document data management apparatus. When the communication connection is established between the document data management device and the last update time information transmission unit that transmits information indicating the last update time to the document data management device, the document data management device A document management information receiving unit that receives document management information updated from the last update to the present, a document management information storage unit that stores a plurality of document management information including the received document management information, and the document management information at least one identification information from among the identification information for a plurality of document data different respectively included in the plurality of document management information stored in the storage unit An identification information selection receiving unit that receives an-option, the document data viewing preparation request transmitting unit for transmitting at least including the document data viewing preparation request identification information of the selected document data to the document data management device, and the document data management device A document that transmits a document data browsing preparation request including at least the identification information of the selected document data and the creation history information of the document data to the document data management apparatus when a communication connection is established between the document data When a communication connection is established between the data browsing preparation request transmission unit and the document data management apparatus, and the document data management apparatus determines that the creation history information indicates the latest, Displaying the selected document data stored in its own device based on the reception of the latest information from the document data management device, and displaying the document If the document data management device determines that the creation history information does not indicate the latest when a communication connection is established with the data management device, the latest information based on the creation history information A document browsing apparatus comprising: a browsing function unit that displays document data based on reception of document data information from the document data management apparatus .
また本発明は、文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続され、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、前記文書閲覧装置の記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から前記文書閲覧装置において選択された少なくとも1つの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書閲覧装置より取得する閲覧準備要求取得部と、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報である場合には、当該最新を示す情報のみを前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、を備えることを特徴とする文書データ管理装置である。 Further, the present invention is connected to the document browsing apparatus through a communication network, and obtains information indicating the last update time of the document management information including at least document data identification information from the document browsing apparatus; A document management information update unit that transmits the document management information updated from the time of update to the present to the document browsing device, and a plurality of different document data included in each of a plurality of document management information stored in the document browsing device A document preparation request is acquired from the document browsing device, the document data browsing preparation request including at least one piece of identification information selected from the identification information in the document browsing device and creation history information of the document data. The document data creation history information included in the document data browsing preparation request is not the latest information. Transmits the document management information stored in association with the document data identification information included in the document data browsing preparation request to the document browsing device, and creates the document data included in the document data browsing preparation request. When the history information is the latest information, the document data management device includes a browsing preparation processing unit that transmits only the information indicating the latest to the document browsing device .
また本発明は、文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続された文書データ管理装置のコンピュータを、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得手段、前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新手段、前記文書閲覧装置の記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から前記文書閲覧装置において選択された少なくとも1つの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書閲覧装置より取得する閲覧準備要求取得手段、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報である場合には、当該最新を示す情報のみを前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理手段、として機能させることを特徴とするプログラムである。 According to another aspect of the present invention, the computer of the document data management apparatus connected to the document browsing apparatus via the communication network acquires the information indicating the last update time of the document management information including at least document data identification information from the document browsing apparatus. An update time acquisition means, a document management information update means for transmitting the document management information updated from the last update time to the present time to the document browsing apparatus, and a plurality of document management information stored in the document browsing apparatus. A document data browsing preparation request including at least one piece of identification information selected in the document browsing apparatus from among identification information on a plurality of different document data and creation history information of the document data is sent from the document browsing apparatus. The browsing preparation request acquisition means to acquire, the document data included in the document data browsing preparation request If the creation history information is not the latest information, the document management information stored in association with the document data identification information included in the document data browsing preparation request is transmitted to the document browsing device, and the document data browsing is performed. When the document data creation history information included in the preparation request is the latest information, the program functions as browsing preparation processing means for transmitting only the information indicating the latest to the document browsing apparatus. It is.
本発明によれば、文書閲覧装置は、当該文書閲覧装置と文書データ管理装置とを接続する通信回線の単位時間当たりのデータ送信量が少ない場合でも、最小限の通信量で素早く、ユーザの要求する文書データを文書データ管理装置から取得して表示することができる。 According to the present invention, the document browsing device can quickly and easily request the user with the minimum communication amount even when the data transmission amount per unit time of the communication line connecting the document browsing device and the document data management device is small. The document data to be acquired can be acquired from the document data management apparatus and displayed.
以下、本発明の一実施形態による文書管理システム及び文書管理システムを構成する文書データ管理装置と文書閲覧端末とを図面を参照して説明する。
図1は同実施形態による文書管理システムの構成を示すブロック図である。
この図において、符号10は文書管理システムである。当該文書管理システム10は、文書データ管理装置1と文書閲覧装置2とを備えている。文書データ管理装置1と文書閲覧装置2とは、インターネット等の通信ネットワークを介して接続されている。当該通信ネットワークは、3GやLTE(Long Term Evolution)等の携帯電話通信網であってよい。また文書閲覧装置2は、無線LAN等の近距離無線通信機能を有し、無線LAN(Local Area Network)の親機(アクセスポイント)を介して、インターネットやイントラネット網に接続しても良い。文書閲覧装置2は、具体的には、例えば携帯電話、スマートフォン、タブレットPCなどの携帯端末である。
Hereinafter, a document management system and a document data management device and a document browsing terminal constituting the document management system according to an embodiment of the present invention will be described with reference to the drawings.
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a document management system according to the embodiment.
In this figure,
図2は文書データ管理装置1の機能ブロック図である。
この図が示すように、文書データ管理装置1は、通信部101、制御部102、最終更新時取得部103、文書管理情報更新部104、閲覧準備要求取得部105、閲覧準備処理部106、データ要求取得部107、閲覧用データ送信部108の各処理部を備えている。また文書データ管理装置1は、文書管理情報データベース109、文書データベース110、装置型番データベース111、機種情報データベース112の各データベースを備えている。
FIG. 2 is a functional block diagram of the document
As shown in this figure, the document
ここで、文書データ管理装置1において通信部101は、通信ネットワークを介して文書閲覧装置2と情報を送受信する処理部である。通信部101は文書閲覧装置2からのアクセスに基づいて予め記憶するウェブページのデータ等を文書閲覧装置2へ送信する機能を備えてよい。
また制御部102は、文書データ管理装置1の各処理部を制御する。
また最終更新時取得部103は、文書データ管理装置1の記憶する文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の当該文書データ管理装置1における最終更新時の情報であって、文書閲覧装置2が文書データ管理装置1から最後に受信し記憶している最終更新時の情報を、当該文書閲覧装置2より取得する処理部である。なお文書データは、例えば、所定の文書作成ソフトによって作成された文書データでも良いし、HTML(HyperText Markup Language)文書でも良いし、またテキスト文書でも良いし、書き換えできない文書データ(例えばpdfファイル等)であってもよい。
Here, in the document
The
The last update
また文書管理情報更新部104は、文書閲覧装置2より取得した最終更新時から現在までに更新された文書管理情報を文書閲覧装置2へ送信する処理部である。
また閲覧準備要求取得部105は、例えば、文書閲覧装置2より、文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を取得する処理部である。
The document management
The browsing preparation
また閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合に、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を文書閲覧装置へ送信する処理部である。
または閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を文書閲覧装置2へ送信すると共に、当該文書データの送信を指示する処理部であってよい。
Further, when the document data creation history information included in the document data browsing preparation request is not the latest information, the browsing
Alternatively, the browsing
または閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を文書閲覧装置2へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データのうち、文書閲覧装置2から要求された文書データのみの送信を指示する処理部であってよい。
または閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を文書閲覧装置2へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データの一覧情報を送信し、当該一覧情報の送信の応答として文書閲覧装置2から要求された文書データのみの送信を指示する処理部であってよい。
なお、これらの処理の詳細については後述する。
Alternatively, the browsing
Alternatively, the browsing
Details of these processes will be described later.
またデータ要求取得部107は、一覧情報に含まれる複数の文書データのうち、文書閲覧装置2に記録されていない何れか1つまたは複数の文書データを示す文書データ要求を取得する処理部である。
また閲覧用データ送信部108は、文書データ要求に含まれる文書データを文書閲覧装置2へ送信する処理部である。
なお、文書管理情報データベース109、文書データベース110、装置型番データベース111、機種情報データベース112に記録される情報については後述する。これらデータベースは、SQLiteでも良いし、マイクロソフト(登録商標)のACCESS(登録商標)でも良いし、EXCEL(登録商標)でも良いし、また、CSV(Comma Separated Values)等のテキストファイルによって構成されたデータテーブルファイルであってあっても良い。つまり、既知のものであればどのようなデータベースであってもよい。
The data
The browsing
Information recorded in the document
図3は文書閲覧装置の機能ブロック図である。
この図で示すように文書閲覧装置2は、通信部201、制御部202、文書データ閲覧機能部203(最終更新時情報送信部、文書管理情報受信部、識別情報選択受付部、文書データ閲覧準備要求送信部)の各処理部を備えている。また文書閲覧装置2は、文書管理情報記憶部211、文書データ記憶部212、装置型番記憶部213、機種情報記憶部214、最終更新時情報記憶部215の各記憶部を備えている。
なお、文書閲覧装置2の備える各記憶部は、当該文書閲覧装置2の本体内部に予め備わる記憶部であっても良いし、着脱可能なメモリカードであっても良い。また各記憶部を構成するメモリは、フラッシュメモリ等の、不揮発性メモリであっても良い。
また本実施形態による文書閲覧装置2は、例えば、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末(Android(登録商標)OSを搭載した端末)に限らず、無線通信機能を有する他の装置(例えば、ゲーム機、タブレットPC(Personal Computer)、ノートPC、PDA(Personal Data Assistants:携帯情報端末)であってよい。
FIG. 3 is a functional block diagram of the document browsing apparatus.
As shown in this figure, the
Each storage unit included in the
In addition, the
ここで通信部201は文書データ管理装置1と情報を送受信する処理部である。
また制御部202は文書閲覧装置2の各処理部を制御する。
また文書データ閲覧機能部203は、文書データの閲覧に関する各処理を行う処理部である。
文書管理情報記憶部211、文書データ記憶部212、装置型番記憶部213、機種情報記憶部214、最終更新時情報記憶部215の各記憶部に記録される情報の詳細については後述する。
Here, the
The
The document data browsing function unit 203 is a processing unit that performs each process related to browsing of document data.
Details of information recorded in the storage units of the document management
図2及び図3で示した文書データ管理装置1や文書閲覧装置2を有する文書管理システムにより、ユーザは、所望の最新の文書データを短時間で文書閲覧装置2に表示させることが可能となる。
なお、図2では文書データ管理装置1が複数のデータベースを備える場合の例を示しているが、それら各データベースを他のサーバに備え、文書データ管理装置1は他のサーバにアクセスして各データベースに記録されている情報を取得するようにしてもよい。
The document management system having the document
2 shows an example in which the document
図4は文書管理情報データベース109の記憶するデータ例を示す図である。
本実施形態による文書管理システムは、コンピュータ装置の保守作業を行うための文書データを管理するコンピュータシステムである。そして文書データ管理装置1の文書管理情報データベース109は、図4で示すように、文書データに割り当てられた文書番号、文書データの作成履歴情報である文書版数、文書名称、章番号、章表題、文書データのファイル名、文書更新日時、新規に登録された文書データであるか廃棄される文書データであるかを示す新規・廃止フラグを対応付けて記憶している。なお、文書データ管理装置1では、複数の文書データに、同一の文書番号、文書版数、文書名称、章番号などの識別情報が割り当てられる場合が存在する。例えば、文書データのデータファイルを章ごとに複数に分割して記憶している場合などである。この場合には章番号、章表題、文書データのファイル名によって、文書データが区別される。
FIG. 4 is a diagram showing an example of data stored in the document
The document management system according to the present embodiment is a computer system that manages document data for performing maintenance work on a computer device. As shown in FIG. 4, the document
図5は文書管理情報記憶部211の記憶するデータ例を示す図である。
文書閲覧装置2の文書管理情報記憶部211では、文書データ管理装置1の文書管理情報データベース109と同様に、文書番号、文書版数、文書名称、章番号、章表題、ファイル名、文書更新日時、を対応付けて記憶している。文書閲覧装置2の文書管理情報記憶部211で記憶するこれらの情報は、図4で示した文書管理情報データベース109に記録されている情報の一部または全部が、文書データ管理装置1から文書閲覧装置2へ送信されて記録されたものである。
FIG. 5 is a diagram illustrating an example of data stored in the document management
In the document management
図6は文書データベース110の記憶するデータ例を示す図である。
文書データベース110は、図6で示すように、文書データのファイル名、と文書データの実ファイルデータとを対応付けて記憶する。なお文書データの実ファイルデータを、さらに文書データの文書番号に対応付けて記録してもよい。
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of data stored in the
As shown in FIG. 6, the
図7は文書データ記憶部212の記憶するデータ例を示す図である。
文書閲覧装置2の文書データ記憶部212では、文書データ管理装置1の文書データベース110と同様に、文書データのファイル名、と文書データの実ファイルデータとを対応付けて記憶する。文書閲覧装置2の文書データ記憶部212で記憶するこれらの情報は、図5で示した文書データベース110に記録されている情報の一部または全部が、文書データ管理装置1から文書閲覧装置2へ送信されて記録されたものである。文書データ記憶部212は、文書データの実ファイルデータを、さらに文書データの文書番号に対応付けて記録してもよい。
FIG. 7 is a diagram illustrating an example of data stored in the document
The document
図8は装置型番データベース111および装置型番記憶部213の記憶するデータ例を示す図である。
図8で示すように、文書データ管理装置1の装置型番データベース111や、文書閲覧装置2の装置型番記憶部213は、文書番号と、装置型番の情報とを対応付けて記憶している。装置型番とは、文書番号が示す文書データに記載されている保守対象のコンピュータを識別するための情報の一種である。
FIG. 8 is a diagram illustrating an example of data stored in the device
As shown in FIG. 8, the device
図9は機種情報データベース112および機種情報記憶部214の記憶するデータ例を示す図である。
図9で示すように、文書データ管理装置1の機種情報データベース112や、文書閲覧装置2の機種情報記憶部214は、文書番号と、機種情報とを対応付けて記憶している。機種情報とは、文書番号が示す文書データに記載されている保守対象のコンピュータを識別するための情報の一種である。
FIG. 9 is a diagram showing an example of data stored in the
As shown in FIG. 9, the
図10は最終更新時情報記憶部215の記憶するデータ例を示す図である。
図10で示すように文書閲覧装置2の最終更新時情報記憶部215では、文書管理情報の文書閲覧装置2における最終更新時を示す情報を記憶している。具体的には最終更新時の情報は、年,月,日,時刻(最終DB追加・削除日時)からなる情報である。
FIG. 10 is a diagram illustrating an example of data stored in the last update time
As shown in FIG. 10, the last update time
図11は文書管理システムの処理フローを示す第1の図である。
図12は文書管理システムの処理フローを示す第2の図である。
以下、文書管理システムの処理の詳細について順を追って説明する。
まず、ユーザは、文書閲覧装置2を用いて文書データを閲覧したい場合、文書閲覧装置2に記録されている文書データの閲覧ソフトウェアのプログラムを起動する(ステップS1)。これにより文書閲覧装置2に文書データ閲覧機能部203の機能が備わることとなる。文書データ閲覧機能部203は、起動後に通信ネットワークを介して文書データ管理装置1へ通信接続要求を行う。例えば、文書データ管理装置1の配信しているウェブページへアクセスするためのURLを予め記憶しておき、当該URLに基づいて文書データ管理装置1のIPアドレスを検出し、そのIPアドレス宛に通信接続要求を送信する。そして、文書閲覧装置2の文書データ閲覧機能部203は、通信接続要求に応じた返信を文書データ管理装置1より受信したかどうかによって、文書データ管理装置1と接続できたか否かを判定する(ステップS2)。文書閲覧装置2は、それ以外の方法によって文書データ管理装置1と接続できたか否かを判定するようにしてもよい。なお、文書データ閲覧機能部203は、文書データ管理装置1と接続できないと判定した場合、ステップS13の処理へ移行する。
FIG. 11 is a first diagram showing a processing flow of the document management system.
FIG. 12 is a second diagram showing the processing flow of the document management system.
Hereinafter, the details of the processing of the document management system will be described in order.
First, when the user wants to browse the document data using the
文書データ閲覧機能部203は、文書データ管理装置1と接続できたと判定した場合、最終更新時情報記憶部215から最終更新時情報を読み取る。当該最終更新時情報は、文書閲覧装置2が最後に文書管理情報記憶部211に記録されている文書管理情報を更新した日時を示す情報である。そして文書データ閲覧機能部203は、読み取った最終更新時情報を、文書データ管理装置1へ送信する(ステップS3)。文書データ管理装置1の通信部101は、最終更新時情報を受信すると、通信部101、制御部102を介して最終更新時取得部103がその情報を取得する。そして最終更新時取得部103は、最終更新時情報を文書管理情報更新部104へ出力する。
When it is determined that the document data browsing function unit 203 is connected to the document
次に文書データ管理装置の文書管理情報更新部104は、最終更新時情報を入力すると、文書管理情報データベース109(以下、データベースをDBと記載する)において、入力した最終更新時情報の示す日時以降に記録された文書管理情報が記録されているかを、文書管理情報DB109内の文書更新日時と比較して判定する(ステップS4)。そして文書管理情報更新部104は、文書管理情報DB109において、入力した最終更新時情報の示す日時以降に記録された文書管理情報が記録されている場合には、その文書管理情報を読み取る。当該読み取る文書管理情報は、図4で示すような、文書番号、文書版数、文書名称、章番号、章表題、文書ファイル名、文書更新日時、新規・廃止フラグの全てでもよいし、それらのうち、更新された文書データを特定するための何れか1つ又は複数の情報でもよい。本実施形態においては読み取った文書管理情報における各文書データの項目には新規・廃止フラグが立った状態で記録されている。
Next, when the document management
また文書管理情報更新部104は、読み取った文書番号に基づいて、装置型番DB111から装置型番を読み取り、またその文書番号に基づいて、機種情報DB112より機種情報を読み取る。また文書管理情報更新部104は、文書データ管理装置1において時計機能部(図示せず)が計時している現在の時刻を読み取って、当該現在時刻を示す最終更新時の情報を生成する。そして文書管理情報更新部104は、読み取った文書管理情報と、装置型番と、機種情報と、最終更新時とを含む更新情報を、通信部101を介して文書閲覧装置2へ送信する(ステップS5)。
The document management
なお、文書管理情報更新部104は、文書管理情報DB109において、入力した最終更新時情報の示す日時以降に記録された文書管理情報が記録されていない場合には、文書データ管理装置1において時計機能部が計時している現在の時刻を読み取って、当該現在時刻を示す最終更新時の情報を生成する。そして、文書管理情報更新部104は、文書更新がないことを示す情報と、最終更新時とを含む更新情報を、通信部101を介して文書閲覧装置2へ送信する(ステップS6)。
The document management
文書閲覧装置2の文書データ閲覧機能部203は、通信部201、制御部202を介して更新情報を入力すると、当該更新情報に含まれる情報を検出し、文書更新がないことを示す情報が存在するか否かを判定する(ステップS7)。そして文書データ閲覧機能部203は、更新情報に、文書更新がないことを示す情報が含まれている場合には、その更新情報に含まれる最終更新時を読み取り、最終更新時情報記憶部215に記録されている最終DB追加・削除日時の情報を、更新情報から読み取った最終更新時の日時に書き換える(ステップS8)。
When the update information is input via the
また文書データ閲覧機能部203は、更新情報に、文書更新がないことを示す情報が含まれていない場合には、更新情報に含まれる文書管理情報と、装置型番と、機種情報と、最終更新時とを読み取る。そして文書データ閲覧機能部203は、読み取った文書管理情報を、文書管理情報記憶部211にマージする(ステップS9)。なお、文書データ閲覧機能部203は、読み取った文書管理情報に含まれる文書番号、文書版数、文書名称、章番号、の同一の文書管理情報が既に文書管理情報記憶部211に記録されている場合には、既に文書管理情報記憶部211に記録されている当該文書管理情報を削除して、更新情報から読み取った文書管理情報に書き換えるようにしてよい。
In addition, when the update information does not include information indicating that there is no document update, the document data browsing function unit 203 performs document management information, device model number, model information, and final update included in the update information. Read time and time. Then, the document data browsing function unit 203 merges the read document management information into the document management information storage unit 211 (step S9). In the document data browsing function unit 203, the same document management information of the document number, document version number, document name, and chapter number included in the read document management information is already recorded in the document management
また文書データ閲覧機能部203は、更新情報から読み取った文書管理情報に含まれる文書番号と、更新情報から読み取った装置型番とを対応付けて、装置型番記憶部213に記録する(ステップS10)。なお既に、それら文書番号と装置型番との対応関係が装置型番記憶部213に記録されている場合には、文書データ閲覧機能部203は文書番号と装置型番とを対応付けて装置型番記憶部213に記録する処理を行わなくとも良い。
また文書データ閲覧機能部203は、更新情報から読み取った文書管理情報に含まれる文書番号と、更新情報から読み取った機種情報とを対応付けて、機種情報記憶部214に記録する(ステップS11)。既に、それら文書番号と機種情報との対応関係が機種情報記憶部214に記録されている場合には、文書データ閲覧機能部203は文書番号と機種情報とを対応付けて機種情報記憶部214に記録する処理を行わなくとも良い。
また文書データ閲覧機能部203は、最終更新時情報記憶部215に記録されている最終DB追加・削除日時の情報を、更新情報から読み取った最終更新時の日時に書き換える(ステップS12)。
Further, the document data browsing function unit 203 associates the document number included in the document management information read from the update information with the device model number read from the update information, and records it in the device model number storage unit 213 (step S10). If the correspondence relationship between the document number and the device model number has already been recorded in the device model
Further, the document data browsing function unit 203 associates the document number included in the document management information read from the update information with the model information read from the update information, and records it in the model information storage unit 214 (step S11). If the correspondence between the document number and the model information has already been recorded in the model
Further, the document data browsing function unit 203 rewrites the last DB addition / deletion date / time information recorded in the last update time
そして、文書データ閲覧機能部203は、文書データの検索画面を、文書閲覧装置2に備わる表示部に出力する(ステップS13)。文書閲覧装置2のユーザは、表示部に表示された文書データの検索画面を用いて、所望の文書データを選択することができる。例えば本実施形態において文書データは、ユーザが客先でコンピュータ装置を保守するために必要な文書データであり、ユーザは検索画面において、保守対象となるコンピュータ装置の機種情報と、装置型番とを選択一覧から選択することにより、文書データを検索することができる。文書データ閲覧機能部203は、検索画面における機種情報や装置型番などの選択一覧を、装置型番記憶部213に記録されている装置型番のデータや、機種情報記憶部214に記録されている機種情報のデータに基づいて作成し、表示部に表示することができる。なお、検索画面には検索文字列を入力する検索文字列入力欄が存在し、文書データ閲覧機能部203は、この検索文字列にユーザが入力した検索文字列に基づいて、文書データについての文書管理情報を検索することもできる。文書データ閲覧機能部203は、上述のステップS2において文書データ管理装置1と接続できないと判定した場合にも、ステップS13に移行して、文書データの検索画面を、文書閲覧装置2に備わる表示部に出力する。
Then, the document data browsing function unit 203 outputs a document data search screen to the display unit provided in the document browsing device 2 (step S13). The user of the
文書データ閲覧機能部203は、検索画面を表示部に表示した後に、検索文字列入力欄に例えば文書名称などの文字列が入力されると共に、検索開始の指示を入力すると(ステップS14)、検索文字列入力欄に入力された文字列に一致する文字列、または類似する文字列を含む文書名称と、その文書名称に対応付けられて記録されている文書番号を、文書管理情報記憶部211から検索する(ステップS15)。そして、文書データ閲覧機能部203は、検索結果の文書番号と文書名称の対応関係を含む文書管理情報の一覧を、文書管理情報記憶部211から読み取って表示部に表示する(ステップS16)。なお、文書データ閲覧機能部203は、装置型番や機種情報の一覧から選択された装置型番や機種情報に対応付けられて文書管理情報記憶部211に記録されている文書番号と文書名称の対応関係を検索し、その検索結果である当該文書番号と文書名称の対応関係を含む文書管理情報の一覧を、表示部に表示するようにしてもよい。そして、文書データ閲覧機能部203は検索結果である文書管理情報の一覧において、ユーザ所望の文書データに関する文書番号や文書名称などによる1つの文書データについての文書管理情報の選択を受け付ける(ステップS17)。
After displaying the search screen on the display unit, the document data browsing function unit 203 inputs a character string such as a document name in the search character string input field and inputs a search start instruction (step S14). From the document management
文書データ閲覧機能部203は、文書番号や文書名称などによる1つの文書データについての文書管理情報の選択を受け付けると、ステップS2の処理と同様に、文書データ管理装置1と接続できたか否かを判定する(ステップS18)。文書データ閲覧機能部203は、文書データ管理装置1と接続できないと判定した場合には、選択された文書管理情報が示す文書番号、文書版数、文書名称、章番号などのうちの1つまたは複数の情報に基づいて、文書データの実ファイルが文書データ記憶部212に記録されているかを判定し、文書データの実ファイルが文書データ記憶部212に記録されている場合には、その文書データの実ファイルを用いて文書データの内容を表示部に表示し(ステップS28)、処理を終了する。
When the document data browsing function unit 203 accepts selection of document management information for one document data based on a document number, a document name, or the like, whether or not the document
他方、ステップS18において文書データ管理装置1と接続できると判定した場合、文書データ閲覧機能部203は、選択された文書管理情報に含まれる文書番号と文書版数を文書管理情報記憶部211から読み取る。そして文書データ閲覧機能部203は、読み取った文書番号と文書版数とを含む文書データ閲覧準備要求を、通信部201を介して文書データ管理装置1へ送信する(ステップS19)。当該文書データ閲覧準備要求は、文書閲覧装置2の文書管理情報記憶部211において記憶する文書管理情報が、文書データ管理装置1の文書管理情報DB109に記録されている文書管理情報と、完全に一致していない場合があることを考慮して、最新の文書データを文書閲覧装置2の表示部に表示することができるような処理を文書データ管理装置1へ要求するために送信する情報である。文書データ管理装置1においては、閲覧準備要求取得部105が、通信部101および制御部102を介して、文書閲覧装置2の送信した文書データ閲覧準備要求の情報を取得する。そして閲覧準備要求取得部105は、取得した文書データ閲覧準備要求の情報を、閲覧準備処理部106へ出力する。
On the other hand, when it is determined in step S18 that the document
次に文書データ管理装置1の閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求の情報に含まれる文書番号と文書版数とを読み取る。そして閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求の情報から読み取った文書番号に対応付けられて文書管理情報DB109に記録されている文書データの文書版数のうち最も大きい文書版数(一番最近に作成された文書データの版数)の情報を取得して、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書版数と比較して一致するかを判定する(ステップS20)。そして、閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求の情報から読み取った文書番号に対応付けられて文書管理情報DB109に記録されている文書データの文書版数のうち最も大きい文書版数と、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書版数とが一致する場合には、ユーザの選択した文書管理情報の示す文書データが最新の版の文書データであることを示す情報を、通信部101を介して文書閲覧装置2へ送信する(ステップS21)。
Next, the browsing
文書データ閲覧準備要求の情報から読み取った文書番号に対応付けられて文書管理情報DB109に記録されている文書データの文書版数のうち最も大きい文書版数と、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書版数とが一致しない場合、閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号に基づいて、その文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定する(ステップS22)。例えば、閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号に基づいて、同一の文書番号に対応付けられて文書管理情報DB109に記録されている文書管理情報を取得する。そして当該取得した文書管理情報の示す情報が複数の文書データを示す(例えば、取得した文書管理情報に章番号が記録されている場合)には、閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の示す文書データが複数の文書データによって構成されていると判定する。
The largest document version number among the document version numbers of the document data recorded in the document
閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の示す文書データが複数の文書データによって構成されていないと判定した場合には、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号に基づいて、文書管理情報DB109より文書管理情報を取得して、その文書管理情報と現在時刻とを含む更新情報を生成する。そして、閲覧準備処理部106は、更新情報を通信部101を介して文書閲覧装置2へ送信する(ステップS23)。また閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の示す文書データについての最新の文書版数の実ファイルデータを、文書DB110から読み取る。そして閲覧準備処理部106は、文書データの実ファイルデータを送信するよう閲覧用データ送信部108へ指示する。すると、閲覧用データ送信部108は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の示す文書データについての最新の文書版数の実ファイルデータを、通信部101を介して文書閲覧装置2へ送信する(ステップS24)。
When it is determined that the document data indicated by the document number read from the document data browsing preparation request is not composed of a plurality of document data, the browsing
また上述のステップS22において、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の示す文書データが複数の文書データによって構成されていると判定した場合、閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号に基づいて、文書管理情報DB109より当該文書番号の文書データについての文書管理情報を取得する。そして閲覧準備処理部106は、その文書管理情報と現在時刻とを含む更新情報を生成する。そして、閲覧準備処理部106は、更新情報を通信部101を介して文書閲覧装置2へ送信する(ステップS25)。また閲覧準備処理部106は、文書データ閲覧準備要求から読み取った文書番号の文書データを構成する、複数の文書データについての最新の文書版数の複数の文書ファイル名を文書管理情報DB109より読み取る。そして閲覧準備処理部106は、その文書ファイル名の一覧情報を生成する。そして、閲覧準備処理部106は、生成した文書ファイル名の一覧情報を、通信部101を介して文書閲覧装置2へ送信する(ステップS26)。
If it is determined in step S22 that the document data indicated by the document number read from the document data browsing preparation request is composed of a plurality of document data, the browsing
文書閲覧装置2の文書データ閲覧機能部203は、ユーザの選択した文書管理情報の示す文書データが最新の版の文書データであることを示す情報を、文書データ管理装置1のステップS21の処理に基づいて受信した場合、当該ユーザの選択した文書管理情報に基づいて、文書ファイル名を特定する。そして文書データ閲覧機能部203は、特定した文書ファイル名に対応付けられて文書データ記憶部212に記録されている実ファイルデータを読み取り(ステップS27)、その内容を表示部に表示する(ステップS28)。
The document data browsing function unit 203 of the
または文書データ閲覧機能部203は、更新情報と、最新の文書版数の実ファイルデータを、文書データ管理装置1のステップS23,ステップS24の処理に基づいて受信した場合、まず更新情報に含まれる文書管理情報を読み取り、読み取った文書管理情報を、文書管理情報記憶部211にマージする(ステップS29)。そして文書データ閲覧機能部203は、受信した最新の文書版数の実ファイルデータの内容を表示部に表示する(ステップS28)。
Alternatively, when the document data browsing function unit 203 receives the update information and the actual file data of the latest document version number based on the processing of step S23 and step S24 of the document
または文書データ閲覧機能部203は、更新情報と、最新の文書版数の複数の文書ファイル名の一覧情報を、文書データ管理装置1のステップS25,ステップS26の処理に基づいて受信した場合、まず更新情報に含まれる文書管理情報を読み取り、読み取った文書管理情報を、文書管理情報記憶部211にマージする(ステップS31)。そして文書データ閲覧機能部203は、受信した文書ファイル名の一覧情報を表示部に表示する(ステップS32)。当該一覧情報には、ステップS17においてユーザの選択した文書管理情報が示す文書データを構成する、最新の複数の文書データについての各文書ファイル名が表示される。また当該一覧情報には文書ファイル名だけでなく、更新情報を用いてステップS29で更新された文書管理情報から読み取られた、文書ファイル名に対応する文書番号、文書版数、文書名称、章番号などが文書ファイル名と共に表示されるようにしてもよい。
Alternatively, when the document data browsing function unit 203 receives the update information and the list information of a plurality of document file names of the latest document version number based on the processing of step S25 and step S26 of the document
そして、文書データ閲覧機能部203は、文書ファイル名の一覧情報の中から一つの文書ファイル名の選択を受け付ける(ステップS33)。すると文書データ閲覧機能部203は、選択された文書ファイル名に基づいて、文書管理情報記憶部211に文書データの実ファイルデータが記録されているかを判定する(ステップS34)。そして選択された文書ファイル名の文書データの実ファイルデータが文書管理情報記憶部211に記録されている場合には、当該実ファイルデータを読み取り(ステップS35)、その内容を表示部に表示する(ステップS28)。
Then, the document data browsing function unit 203 accepts selection of one document file name from the list information of document file names (step S33). Then, the document data browsing function unit 203 determines whether actual file data of the document data is recorded in the document management
文書データ閲覧機能部203は、ステップS33の処理に基づいて、選択された文書ファイル名の文書データの実ファイルデータが文書管理情報記憶部211に記録されていないと判定した場合、当該選択された文書ファイル名と、その文書ファイル名に対応付けられて文書管理情報記憶部211に記録されている文書版数とを読み取る。そして文書データ閲覧機能部203は、選択された文書ファイル名とその文書データの文書版数とを格納した文書データ要求を生成し、その文書データ要求を、通信部201を介して文書データ管理装置1へ送信する(ステップS36)。
If the document data browsing function unit 203 determines that the actual file data of the document data having the selected document file name is not recorded in the document management
文書データ管理装置1のデータ要求取得部107は、通信部101、制御部102を介して文書データ要求を取得すると、その文書データ要求に含まれる文書ファイル名と文書版数とを閲覧用データ送信部108へ出力する。すると閲覧用データ送信部108は、入力した文書ファイル名と文書版数とに基づいて、文書DB110より文書データの実ファイルデータを読み取る(ステップS37)。また閲覧用データ送信部108は、入力した文書ファイル名と文書版数とに基づいて、文書管理情報DB109からユーザの選択した文書データについての文書管理情報を全て読み取り、その文書管理情報と現在時刻とを含む更新情報を生成する(ステップS38)。そして、閲覧用データ送信部108は、読み取った文書データの実ファイルデータと、生成した更新情報とを、通信部101を介して文書閲覧装置2へ送信する(ステップS39)。そして、文書閲覧装置2は、受信した更新情報に含まれる文書管理情報を、文書管理情報記憶部211に既に記録されている情報にマージし、その後、受信した文書データの実ファイルデータの内容を表示部へ表示する(ステップS28)。
When the data
以上の処理によれば、上述の文書管理システムにおいては、文書データの閲覧ソフトウェアのプログラムが起動された直後に、文書閲覧装置2が文書データ管理装置1に通信接続できる場合、文書閲覧装置2は、文書データ管理装置1において更新された文書管理情報を取得して、自装置で記憶する文書管理情報を更新する。これにより、文書データの実ファイルデータを送受信することなく、文書閲覧装置2において表示させることのできる文書データの一覧を示す最新の文書管理情報を当該文書閲覧装置2に記録することができる。従ってユーザが所望の文書データを表示させる際において、文書閲覧装置2は検索時における内容確認などのために異なる文書データを文書データ管理装置1から受信することなく、文書管理情報からユーザ所望の文書データを選択させることができる。従って、文書閲覧装置2と文書データ管理装置1とを接続する通信回線の単位時間当たりのデータ送信量が少ない場合でも、ユーザ所望の文書データを文書閲覧装置2に送信するにあたり、文書データ管理装置1から文書閲覧装置2への文書データの送受信回数を最小限にとどめることが出来る。これにより、文書閲覧装置2は、最小限の通信量で素早く、ユーザの要求する文書データを文書データ管理装置から取得して表示することができる。
According to the above processing, in the above document management system, when the
また、同一の識別情報が付与された文書データが複数存在する場合にも、それら全ての文書データの実ファイルを文書データ管理装置1から文書閲覧装置2へ送信せずに、ファイル名一覧を文書閲覧装置2へ送信し、その一覧においてユーザから選択を受けたファイル名の文書データの実ファイルデータであって、文書閲覧装置2に記録されていない実ファイルデータのみを、文書データ管理装置1から文書閲覧装置2へ送信している。これにより、文書データ管理装置1と文書閲覧装置2との間の文書データの送受信の回数を削減できるため、文書データ管理装置1と文書閲覧装置2との間の通信帯域が狭い場合でも、ユーザ所望の文書データを短時間で文書閲覧装置2に表示させることができる。
Also, even when there are a plurality of document data to which the same identification information is assigned, the file name list is stored in the document without transmitting the actual file of all the document data from the document
また、本発明によれば、機種情報、装置型番、文書番号、文書表題、並びに文書データのファイル単位情報を文書管理情報としてそれぞれ関連付けして格納する機能を用い、ユーザがその文書管理情報の中から検索画面によって複数のキーワードから検索可能とすることで、ユーザの文書データの検索容易性を向上させることができる。またユーザは、必要な文書データのファイル単位での情報取得と表示を行うことができる。 In addition, according to the present invention, the function of storing model information, apparatus model number, document number, document title, and file unit information of document data in association with each other as document management information is stored. By making it possible to search from a plurality of keywords on the search screen, it is possible to improve the searchability of the user's document data. In addition, the user can acquire and display information of necessary document data in file units.
なお、上述の各装置は内部に、コンピュータシステムを有している。そして、上述した各処理の過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。ここでコンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、DVD−ROM、半導体メモリ等をいう。また、このコンピュータプログラムを通信回線によってコンピュータに配信し、この配信を受けたコンピュータが当該プログラムを実行するようにしても良い。 Each of the above devices has a computer system inside. Each process described above is stored in a computer-readable recording medium in the form of a program, and the above process is performed by the computer reading and executing the program. Here, the computer-readable recording medium means a magnetic disk, a magneto-optical disk, a CD-ROM, a DVD-ROM, a semiconductor memory, or the like. Alternatively, the computer program may be distributed to the computer via a communication line, and the computer that has received the distribution may execute the program.
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル(差分プログラム)であっても良い。 The program may be for realizing a part of the functions described above. Furthermore, what can implement | achieve the function mentioned above in combination with the program already recorded on the computer system, and what is called a difference file (difference program) may be sufficient.
上記の実施形態の一部又は全部は、以下の付記のようにも記載されるが、以下には限られない。 A part or all of the above embodiment is described as in the following supplementary notes, but is not limited thereto.
(付記1)
文書閲覧装置と文書データ管理装置とが通信ネットワークによって接続された文書管理システムであって、
前記文書閲覧装置が、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を送信する最終更新時情報送信部を備え、
前記文書データ管理装置が、
前記最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
(付記2)
前記文書閲覧装置が、
前記文書データ管理装置より文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、
前記受信した文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも1つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、
選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
を備え、
前記文書データ管理装置が、
前記文書閲覧装置より、前記文書データ閲覧準備要求を取得する閲覧準備要求取得部と、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、
を備えることを特徴とする付記1に記載の文書管理システム。
(付記3)
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記2に記載の文書管理システム。
(付記4)
前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データのうち、前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記2または付記3に記載の文書管理システム。
(付記5)
前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データの一覧情報を送信し、当該一覧情報の送信の応答として前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記2または付記3に記載の文書管理システム。
(付記6)
文書データ管理装置と通信ネットワークによって接続され、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を前記文書データ管理装置へ送信する最終更新時情報送信部と、
前記文書データ管理装置より前記最終更新時以降に更新された文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、
複数の文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
前記複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から当該識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、
選択された文書データの識別情報を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
を備えることを特徴とする文書閲覧装置。
(付記7)
前記文書データ管理装置より、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報によって特定された複数の文書データの一覧情報を受信し、当該一覧情報を表示し、当該一覧情報において選択された文書データの識別情報を含む文書データ要求を前記文書データ管理装置へ送信する
ことを特徴とする付記6に記載の文書閲覧装置。
(付記8)
前記選択された文書データが自端末に記録されているか否かを判定し、記録されてない場合にのみ前記一覧情報において選択された文書データの識別情報を含む文書データ要求を前記文書データ管理装置へ送信する
ことを特徴とする付記7に記載の文書閲覧装置。
(付記9)
文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続され、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、
を備えることを特徴とする文書データ管理装置。
(付記10)
前記文書閲覧装置において選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を、前記文書閲覧装置より取得する閲覧準備要求取得部と、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、
を備えることを特徴とする付記9に記載の文書データ管理装置。
(付記11)
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記10に記載の文書データ管理装置。
(付記12)
前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データのうち、前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記10または付記11に記載の文書データ管理装置。
(付記13)
前記閲覧準備処理部は、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データの一覧情報を送信し、当該一覧情報の送信の応答として前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする付記10または付記11に記載の文書データ管理装置。
(付記14)
文書データ管理装置と通信ネットワークによって接続された文書閲覧装置が、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を前記文書データ管理装置へ送信し、
前記文書データ管理装置より前記最終更新時以降に更新された文書管理情報を受信し、
複数の文書管理情報を記憶し、
前記複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から当該識別情報の選択を受け付け、
選択された文書データの識別情報を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する
ことを特徴とする処理方法。
(付記15)
文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続された文書データ管理装置が、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得し、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する
ことを特徴とする処理方法。
(付記16)
複数の文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部を備え、文書データ管理装置と通信ネットワークによって接続された文書閲覧装置のコンピュータを、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を前記文書データ管理装置へ送信する最終更新時情報送信手段、
前記文書データ管理装置より前記最終更新時以降に更新された文書管理情報を受信する文書管理情報受信手段、
前記文書管理情報記憶部内の前記複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から当該識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付手段、
選択された文書データの識別情報を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信手段、
として機能させることを特徴とするプログラム。
(付記17)
文書閲覧装置と通信ネットワークによって接続された文書データ管理装置を、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得手段、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新手段、
として機能させることを特徴とするプログラム。
(Appendix 1)
A document management system in which a document browsing device and a document data management device are connected by a communication network,
The document browsing device is
A last update time information transmitting unit for transmitting information indicating a last update time stored in advance for document management information including at least document data identification information;
The document data management device is
A last update time acquisition unit for acquiring information indicating the last update time from the document browsing device;
A document management information update unit that transmits the document management information updated from the last update time to the present time to the document browsing device;
A document management system comprising:
(Appendix 2)
The document browsing device is
A document management information receiving unit for receiving document management information from the document data management device;
A document management information storage unit for storing the received document management information;
An identification information selection accepting unit for accepting selection of at least one identification information from among identification information for a plurality of different document data included in each of the plurality of document management information stored in the document management information storage unit;
A document data browsing preparation request transmission unit for transmitting a document data browsing preparation request including at least the identification information of the selected document data and the creation history information of the document data to the document data management device;
With
The document data management device is
From the document browsing device, a browsing preparation request acquisition unit that acquires the document data browsing preparation request;
Document management information stored in association with identification information of document data included in the document data browsing preparation request when the creation history information of the document data included in the document data browsing preparation request is not the latest information A browsing preparation processing unit for transmitting to the document browsing device;
The document management system according to
(Appendix 3)
The browsing preparation processing unit
Based on the document data identification information included in the document data browsing preparation request, it is determined whether or not the document data indicated by the identification information is composed of a plurality of document data, and is included in the document data browsing preparation request. If the document data creation history information is not the latest information, and the document data indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request is not composed of a plurality of document data, The document management information about the identification information of the document data included in the document data browsing preparation request is transmitted to the document browsing device, and the document data transmission unit is instructed to transmit the document data. Document management system described in 1.
(Appendix 4)
The browsing preparation processing unit is a case where the document data creation history information included in the document data browsing preparation request is not the latest information, and the document indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request When the data is composed of a plurality of document data, the document management information about the identification information of the document data included in the document data browsing preparation request is transmitted to the document browsing device, and the document data is configured The document management system according to
(Appendix 5)
The browsing preparation processing unit is a case where the document data creation history information included in the document data browsing preparation request is not the latest information, and the document indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request When the data is composed of a plurality of document data, the document management information about the identification information of the document data included in the document data browsing preparation request is transmitted to the document browsing device, and the document data is configured
(Appendix 6)
Connected to the document data management device by a communication network,
A last update time information transmission unit for transmitting information indicating a last update time stored in advance for document management information including at least document data identification information to the document data management device;
A document management information receiving unit for receiving document management information updated after the last update from the document data management device;
A document management information storage unit for storing a plurality of document management information;
An identification information selection accepting unit that accepts selection of the identification information from among the identification information about different document data included in each of the plurality of document management information;
A document data browsing preparation request transmission unit for transmitting a document data browsing preparation request including at least identification information of the selected document data to the document data management device;
A document browsing apparatus comprising:
(Appendix 7)
A list information of a plurality of document data specified by the document data identification information included in the document data browsing preparation request is received from the document data management device, the list information is displayed, and the list information is selected. The document browsing apparatus according to appendix 6, wherein a document data request including identification information of document data is transmitted to the document data management apparatus.
(Appendix 8)
It is determined whether or not the selected document data is recorded in its own terminal, and only when the selected document data is not recorded, the document data management device includes a document data request including identification information of the document data selected in the list information. The document browsing device according to appendix 7, characterized in that:
(Appendix 9)
Connected to the document viewing device via a communication network,
A last update time acquisition unit that acquires information indicating the last update time of document management information including at least document data identification information from the document browsing device;
A document management information update unit that transmits the document management information updated from the last update time to the present time to the document browsing device;
A document data management apparatus comprising:
(Appendix 10)
A browsing preparation request acquisition unit that acquires from the document browsing apparatus a document data browsing preparation request that includes at least the identification information of the document data selected in the document browsing apparatus and the creation history information of the document data;
Document management information stored in association with identification information of document data included in the document data browsing preparation request when the creation history information of the document data included in the document data browsing preparation request is not the latest information A browsing preparation processing unit for transmitting to the document browsing device;
The document data management apparatus according to
(Appendix 11)
The browsing preparation processing unit
Based on the document data identification information included in the document data browsing preparation request, it is determined whether or not the document data indicated by the identification information is composed of a plurality of document data, and is included in the document data browsing preparation request. If the document data creation history information is not the latest information, and the document data indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request is not composed of a plurality of document data, The document management information about the identification information of the document data included in the document data browsing preparation request is transmitted to the document browsing device, and the transmission of the document data is instructed to the browsing data transmitting unit. Document data management device described in 1.
(Appendix 12)
The browsing preparation processing unit is a case where the document data creation history information included in the document data browsing preparation request is not the latest information, and the document indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request When the data is composed of a plurality of document data, the document management information about the identification information of the document data included in the document data browsing preparation request is transmitted to the document browsing device, and the document data is configured The document data management apparatus according to
(Appendix 13)
The browsing preparation processing unit is a case where the document data creation history information included in the document data browsing preparation request is not the latest information, and the document indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request When the data is composed of a plurality of document data, the document management information about the identification information of the document data included in the document data browsing preparation request is transmitted to the document browsing device, and the document data is configured The list information of a plurality of document data is transmitted, and the browsing data transmission unit is instructed to transmit only the document data requested from the document browsing device as a response to the transmission of the list information. The document data management apparatus according to attachment 11.
(Appendix 14)
A document browsing device connected to a document data management device via a communication network
Transmitting to the document data management apparatus information indicating the last update time stored in advance for document management information including at least document data identification information;
Receiving document management information updated after the last update from the document data management device;
Store multiple document management information,
Accepting selection of the identification information from among identification information of different document data included in each of the plurality of document management information;
A processing method comprising: transmitting a document data browsing preparation request including at least identification information of selected document data to the document data management apparatus.
(Appendix 15)
A document data management device connected to the document browsing device via a communication network
Obtaining information indicating the last update time of document management information including at least document data identification information from the document browsing device;
The document management information updated from the time of the last update to the present is transmitted to the document browsing apparatus.
(Appendix 16)
A document browsing computer provided with a document management information storage unit for storing a plurality of document management information and connected to the document data management device via a communication network,
Last update time information transmitting means for transmitting to the document data management device information indicating the last update time stored in advance for document management information including at least document data identification information;
Document management information receiving means for receiving document management information updated after the last update from the document data management device;
Identification information selection accepting means for accepting selection of the identification information from among identification information on different document data included in each of the plurality of document management information in the document management information storage unit;
Document data browsing preparation request transmission means for transmitting a document data browsing preparation request including at least identification information of the selected document data to the document data management device;
A program characterized by functioning as
(Appendix 17)
A document data management device connected to the document browsing device via a communication network,
Last update time acquisition means for acquiring information indicating the last update time of document management information including at least document data identification information from the document browsing device;
Document management information updating means for transmitting the document management information updated from the last update time to the present time to the document browsing device;
A program characterized by functioning as
1・・・文書データ管理装置
2・・・文書閲覧装置
101,201・・・通信部
102,202・・・制御部
103・・・最終更新時取得部
104・・・文書管理情報更新部
105・・・閲覧準備要求取得部
106・・・閲覧準備処理部
107・・・データ要求取得部
108・・・閲覧用データ送信部
109・・・文書管理情報データベース
110・・・文書データベース
111・・・装置型番データベース
112・・・機種情報データベース
203・・・文書データ閲覧機能部
211・・・文書管理情報記憶部
212・・・文書データ記憶部
213・・・装置型番記憶部
214・・・機種情報記憶部
215・・・最終更新時情報記憶部
DESCRIPTION OF
Claims (7)
前記文書閲覧装置が、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を送信する最終更新時情報送信部と、
前記文書データ管理装置より文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、
前記受信した文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも1つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、
選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
を備え、
前記文書データ管理装置が、
前記最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、
前記文書閲覧装置より、前記文書データ閲覧準備要求を取得する閲覧準備要求取得部と、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、
を備え、
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示し、
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データのうち、前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする文書管理システム。 A document management system in which a document browsing device and a document data management device are connected by a communication network,
The document browsing device is
A last update time information transmitting unit for transmitting information indicating a last update time stored in advance for document management information including at least document data identification information ;
A document management information receiving unit for receiving document management information from the document data management device;
A document management information storage unit for storing the received document management information;
An identification information selection accepting unit for accepting selection of at least one identification information from among identification information for a plurality of different document data included in each of the plurality of document management information stored in the document management information storage unit;
A document data browsing preparation request transmission unit for transmitting a document data browsing preparation request including at least the identification information of the selected document data and the creation history information of the document data to the document data management device;
With
The document data management device is
A last update time acquisition unit for acquiring information indicating the last update time from the document browsing device;
A document management information update unit that transmits the document management information updated from the last update time to the present time to the document browsing device;
From the document browsing device, a browsing preparation request acquisition unit that acquires the document data browsing preparation request;
Document management information stored in association with identification information of document data included in the document data browsing preparation request when the creation history information of the document data included in the document data browsing preparation request is not the latest information A browsing preparation processing unit for transmitting to the document browsing device;
With
The browsing preparation processing unit
Based on the document data identification information included in the document data browsing preparation request, it is determined whether or not the document data indicated by the identification information is composed of a plurality of document data, and is included in the document data browsing preparation request. If the document data creation history information is not the latest information, and the document data indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request is not composed of a plurality of document data, Transmitting document management information about identification information of document data included in the document data browsing preparation request to the document browsing device, and instructing the browsing data transmitting unit to transmit the document data,
The browsing preparation processing unit
The document data creation history information included in the document data browsing preparation request is not the latest information, and the document data indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request is a plurality of document data. If configured, the document management information about the identification information of the document data included in the document data browsing preparation request is transmitted to the document browsing device, and among the plurality of document data constituting the document data, A document management system which instructs the browsing data transmission unit to transmit only document data requested from the document browsing apparatus .
前記文書閲覧装置が、
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を送信する最終更新時情報送信部と、
前記文書データ管理装置より文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、
前記受信した文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも1つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、
選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
を備え、
前記文書データ管理装置が、
前記最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、
前記文書閲覧装置より、前記文書データ閲覧準備要求を取得する閲覧準備要求取得部と、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、
を備え、
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に基づいて、当該識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されているか否かを判定し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されていない場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示し、
前記閲覧準備処理部は、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合であって、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報の示す文書データが複数の文書データによって構成されている場合には、当該文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報についての文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信すると共に、当該文書データを構成する複数の文書データの一覧情報を送信し、当該一覧情報の送信の応答として前記文書閲覧装置から要求された文書データのみの送信を前記閲覧用データ送信部へ指示する
ことを特徴とする文書管理システム。 A document management system in which a document browsing device and a document data management device are connected by a communication network,
The document browsing device is
A last update time information transmitting unit for transmitting information indicating a last update time stored in advance for document management information including at least document data identification information ;
A document management information receiving unit for receiving document management information from the document data management device;
A document management information storage unit for storing the received document management information;
An identification information selection accepting unit for accepting selection of at least one identification information from among identification information for a plurality of different document data included in each of the plurality of document management information stored in the document management information storage unit;
A document data browsing preparation request transmission unit for transmitting a document data browsing preparation request including at least the identification information of the selected document data and the creation history information of the document data to the document data management device;
With
The document data management device is
A last update time acquisition unit for acquiring information indicating the last update time from the document browsing device;
A document management information update unit that transmits the document management information updated from the last update time to the present time to the document browsing device;
From the document browsing device, a browsing preparation request acquisition unit that acquires the document data browsing preparation request;
Document management information stored in association with identification information of document data included in the document data browsing preparation request when the creation history information of the document data included in the document data browsing preparation request is not the latest information A browsing preparation processing unit for transmitting to the document browsing device;
With
The browsing preparation processing unit
Based on the document data identification information included in the document data browsing preparation request, it is determined whether or not the document data indicated by the identification information is composed of a plurality of document data, and is included in the document data browsing preparation request. If the document data creation history information is not the latest information, and the document data indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request is not composed of a plurality of document data, Transmitting document management information about identification information of document data included in the document data browsing preparation request to the document browsing device, and instructing the browsing data transmitting unit to transmit the document data,
The browsing preparation processing unit
The document data creation history information included in the document data browsing preparation request is not the latest information, and the document data indicated by the document data identification information included in the document data browsing preparation request is a plurality of document data. If configured, the document management information about the identification information of the document data included in the document data browsing preparation request is transmitted to the document browsing device, and the list information of a plurality of document data constituting the document data And instructing the browsing data transmission unit to transmit only the document data requested from the document browsing apparatus as a response to the transmission of the list information .
前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報についての予め記憶する最終更新時を示す情報を前記文書データ管理装置へ送信する最終更新時情報送信部と、
前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、前記文書データ管理装置より前記最終更新時から現在までに更新された文書管理情報を受信する文書管理情報受信部と、
前記受信した文書管理情報を含む複数の文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
前記文書管理情報記憶部で記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から少なくとも1つの識別情報の選択を受け付ける識別情報選択受付部と、
選択された文書データの識別情報を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合に、選択された文書データの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書データ管理装置へ送信する文書データ閲覧準備要求送信部と、
前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合であって前記作成履歴情報が最新を示すと前記文書データ管理装置において判定された場合には、当該最新を示す情報の前記文書データ管理装置からの受信に基づいて自装置で記憶する前記選択された文書データを表示し、前記文書データ管理装置との間で通信接続が確立している場合であって前記作成履歴情報が最新を示さないと前記文書データ管理装置において判定された場合には、前記作成履歴情報に基づく最新の文書データ情報の前記文書データ管理装置からの受信に基づいて当該文書データを表示する閲覧機能部と、
を備えることを特徴とする文書閲覧装置。 Connected to the document data management device by a communication network,
When a communication connection is established with the document data management apparatus, information indicating the last update time stored in advance for the document management information including at least document data identification information is transmitted to the document data management apparatus. A last-update information transmitter,
A document management information receiving unit configured to receive document management information updated from the last update time to the present from the document data management device when a communication connection is established with the document data management device;
A document management information storage unit for storing a plurality of document management information including the received document management information ;
An identification information selection accepting unit for accepting selection of at least one identification information from among identification information for a plurality of different document data included in each of the plurality of document management information stored in the document management information storage unit ;
A document data browsing preparation request transmission unit for transmitting a document data browsing preparation request including at least identification information of the selected document data to the document data management device;
When a communication connection is established with the document data management apparatus, a document data browsing preparation request including at least the identification information of the selected document data and the creation history information of the document data is sent to the document data A document data browsing preparation request transmission unit to be transmitted to the management device;
When the communication connection is established with the document data management apparatus and the document data management apparatus determines that the creation history information indicates the latest, the document of the information indicating the latest The selected document data stored in the own device is displayed based on reception from the data management device, and the creation history information is the latest when the communication connection is established with the document data management device. If the document data management device determines that the document data is not indicated, a browsing function unit that displays the document data based on reception of the latest document data information based on the creation history information from the document data management device; ,
A document browsing apparatus comprising:
ことを特徴とする請求項3に記載の文書閲覧装置。 A list information of a plurality of document data specified by the document data identification information included in the document data browsing preparation request is received from the document data management device, the list information is displayed, and the list information is selected. The document browsing apparatus according to claim 3 , wherein a document data request including identification information of document data is transmitted to the document data management apparatus.
ことを特徴とする請求項4に記載の文書閲覧装置。 It is determined whether or not the selected document data is recorded in its own terminal, and only when the selected document data is not recorded, the document data management device includes a document data request including identification information of the document data selected in the list information. The document browsing device according to claim 4 , wherein the document browsing device is transmitted to the document browsing device.
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得部と、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新部と、
前記文書閲覧装置の記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から前記文書閲覧装置において選択された少なくとも1つの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書閲覧装置より取得する閲覧準備要求取得部と、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報である場合には、当該最新を示す情報のみを前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理部と、
を備えることを特徴とする文書データ管理装置。 Connected to the document viewing device via a communication network,
A last update time acquisition unit that acquires information indicating the last update time of document management information including at least document data identification information from the document browsing device;
A document management information update unit that transmits the document management information updated from the last update time to the present time to the document browsing device;
At least one piece of identification information selected in the document browsing apparatus from among identification information about different pieces of document data included in each of the plurality of document management information stored in the document browsing apparatus, and creation history information of the document data And a reading preparation request acquisition unit for acquiring a document data browsing preparation request including at least from the document browsing device,
Document management information stored in association with identification information of document data included in the document data browsing preparation request when the creation history information of the document data included in the document data browsing preparation request is not the latest information When the document data creation history information included in the document data browsing preparation request is the latest information, only the information indicating the latest is transmitted to the document browsing device. A preparation processing unit;
A document data management apparatus comprising:
文書データの識別情報を少なくとも含む文書管理情報の最終更新時を示す情報を前記文書閲覧装置より取得する最終更新時取得手段、
前記最終更新時から現在までに更新された前記文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信する文書管理情報更新手段、
前記文書閲覧装置の記憶する複数の文書管理情報それぞれに含まれる異なる複数の文書データについての識別情報の中から前記文書閲覧装置において選択された少なくとも1つの識別情報と、当該文書データの作成履歴情報と、を少なくとも含む文書データ閲覧準備要求を前記文書閲覧装置より取得する閲覧準備要求取得手段、
前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報でない場合には、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる文書データの識別情報に関連付けられて記憶している文書管理情報を前記文書閲覧装置へ送信し、前記文書データ閲覧準備要求に含まれる前記文書データの作成履歴情報が最新の情報である場合には、当該最新を示す情報のみを前記文書閲覧装置へ送信する閲覧準備処理手段、
として機能させることを特徴とするプログラム。 A computer of the document data management device connected to the document browsing device via a communication network,
Last update time acquisition means for acquiring information indicating the last update time of document management information including at least document data identification information from the document browsing device;
Document management information updating means for transmitting the document management information updated from the last update time to the present time to the document browsing device;
At least one piece of identification information selected in the document browsing apparatus from among identification information about different pieces of document data included in each of the plurality of document management information stored in the document browsing apparatus, and creation history information of the document data And a browsing preparation request acquisition means for acquiring from the document browsing apparatus a document data browsing preparation request including at least
Document management information stored in association with identification information of document data included in the document data browsing preparation request when the creation history information of the document data included in the document data browsing preparation request is not the latest information When the document data creation history information included in the document data browsing preparation request is the latest information, only the information indicating the latest is transmitted to the document browsing device. Preparation processing means,
A program characterized by functioning as
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Applications Claiming Priority (1)
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