JP5661449B2 - ファイル名作成装置 - Google Patents
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Description
また、マクロ機能は、文書作成アプリケーションに依存するため、複数の文書作成アプリケーションが存在する場合には、個々のアプリケーションに対して設定を行う必要がある。
初めに、図1を参照して、本発明のファイル名作成装置1の構成について説明する。
ファイル名作成装置1は、保存指示受付手段11と、バージョン判定手段12と、ファイル名決定手段13と、バージョン更新手段14と、プロパティ設定手段15と、命名規則テーブル16と、ユーザ情報テーブル17と、ファイル記憶手段18と、を含んで構成される。
ここで、命名規則テーブル16には、図2に示すように、文書の命名規則が規定されている。命名規則は、管理者により予め設定され、文書を作成した日付、文章の概要を示す内容、文書の作成者、及び文書の更新回数を示すバージョンを少なくとも含む。予め定められたこのような命名規則に従ってファイル名を決定することで、統一感のあるファイル名を決定することができ、管理(例えば、ファイルの検索)が容易になる。なお、命名規則は、管理者により任意に設定可能であり、一意性があり統一感のある規則であれば、図2に示したものに限られない。
図1に戻り、規則取得手段131は、命名規則テーブル16に記憶された複数の命名規則から1の命名規則を取得する。なお、規則取得手段131は、管理者が予め設定した1の命名規則を取得することとしてもよく、複数の命名規則のうち作成者が選択した1の命名規則を取得することとしてもよい。
ここで、ユーザ情報テーブル17は、図3に示すように、作成者に対応付けて、作成者の組織内における所属部署、所属部署の責任者(管理職)及び当該所属部署において作成される可能性のある文書の内容を示す選択情報を規定する。例えば、知財部に所属する作成者には、知財部の業務に関連する「先行文献報告書」や「侵害調査依頼」などの選択情報が対応付けられ、経理部に所属する作成者には、経理部の業務に関連する「会計報告書」や「経費調査依頼」などの選択情報が対応付けられている。ユーザ情報テーブル17に規定する選択情報は、管理者により適宜設定可能であり、また、後述するように作成者自身によっても適宜設定可能である。
なお、バージョン更新手段14は、更新された文書に対して保存指示が行われた場合に、バージョンの更新に加え、日付の修正を行うこととしてもよい。すなわち、バージョン更新手段14は、更新された文書の日付を取得し、既に決定されているファイル名のうち日付部分のファイル名を取得した日付に置換することで、日付の修正を行うこととしてもよい。
なお、ファイル記憶手段18は、作成者が操作する個々の端末に設けることとしてもよく、組織内における限定的なネットワークを介して個々の端末と接続された図示しない文書管理サーバに設けることとしてもよい。
以上説明したファイル名作成装置1のハードウェアは、1又は複数の一般的なコンピュータによって構成することができる。一般的なコンピュータは、例えば、制御部として、中央処理装置(CPU)を備える他、記憶部として、メモリ(RAM、ROM)、ハードディスク(HDD)及び光ディスク(CD、DVDなど)を、ネットワーク通信装置として、各種有線及び無線LAN装置を、表示装置として、例えば、液晶ディスプレイ、プラズマディスプレイなどの各種ディスプレイを、入力装置として、例えば、キーボード及びポインティング・デバイス(マウス、トラッキングボールなど)を適宜備え、これらは、バスラインにより接続されている。このような一般的なコンピュータにおいて、CPUは、ファイル名作成装置1を統括的に制御し、各種プログラムを適宜読み出して実行することにより、上述したハードウェアと協働し、本発明に係る各種機能を実現している。
続いて、図4〜図6を参照して、ファイル名作成装置1の動作について説明する。
初めに、図4及び図5を参照して、新たに作成された文書に対し、ファイル名作成装置1がファイル名を決定する動作について説明する。
なお、日付、作成者名及びバージョンについては修正の必要がないため、作成者によるファイル名の修正は、内容についてのみ可能としてもよい。この場合において、作成者により修正された内容に基づいて、ユーザ情報テーブル17を更新することとしてもよい。すなわち、図3に示すようにユーザ情報テーブルには、作成者に対応付けて予め管理者により設定された選択情報が規定されているが、作成者によるファイル名の修正に基づいて、作成者に対応付けられた選択情報を適宜更新(追加)することとしてもよい。また、選択情報の追加は、修正した作成者のみに反映することとしてもよく、修正した作成者が所属する部署に属する作成者全てに反映することとしてもよい。また、修正した作成者が所属部署の責任者である場合にのみ、当該部署に属する作成者全てに反映することとしてもよい。
このとき、前半入力欄200及び後半入力欄202は、作成者からの文字入力を受け付け、共通選択欄201は、ユーザ情報テーブル17に規定された選択情報に対する作成者の選択を受け付ける。そして、内容受付手段133は、「前半入力欄200−共通選択欄201−後半入力欄202」からなる文字列をファイル名の一部を構成する内容として決定する。
図5(1)では、前半入力欄200に「○○提案書」と入力され、共通選択欄201で「先行文献報告書」が選択され、後半入力欄202には何も入力されていない。そのため、内容受付手段133は、ファイル名の一部を構成する内容を「○○提案書先行文献報告書」と決定する。
続いて、図7を参照して、ファイル名作成装置1の処理について説明する。
以上のようなファイル名作成装置1によれば、複数の文書作成アプリケーションAP1,AP2,AP3から受け付けた保存指示に基づいて、文書のファイル名を決定するため、文書作成アプリケーションに依存することなく、ファイル名を自動的に作成することができる。このとき、ファイル名を決定するファイル名決定手段13は、保存指示を受け付けると命名規則に従ってファイル名を決定するため、ファイル名の形式の統一を図ることができる。また、この命名規則には、日付が含まれるため、ファイル名の一意性を確保することができる。これにより、ファイル名作成装置1によれば、一意で統一感のあるファイル名を自動的に作成することができ、ファイル名からの文書の検索が容易になるため、文書管理が容易になる。
また、ファイル名作成装置1では、保存指示を受け付けると、文書のプロパティ設定も自動的に行うため、文書管理を容易に行うことができる。
11 保存指示受付手段
12 バージョン判定手段
13 ファイル名決定手段
131 規則取得手段
132 情報取得手段
133 内容受付手段
134 命名手段
14 バージョン更新手段
15 プロパティ設定手段
16 命名規則テーブル
17 ユーザ情報テーブル
18 ファイル記憶手段
Claims (4)
- 文書の命名規則として、少なくとも日付及び作成者名を含む命名規則を記憶する命名規則テーブルと、
複数の文書作成アプリケーションから、作成した文書の保存指示を受け付ける保存指示受付手段と、
前記保存指示受付手段が前記保存指示を受け付けることを条件に、前記命名規則に基づいて、日付及び作成者名を取得する情報取得手段と、
前記文書のファイル名として、取得した前記日付及び前記作成者名、並びに前記文書の更新回数を含むファイル名を決定する命名手段と、
組織内の所属部署に基づいて作成される可能性のある文書の内容を示す情報を規定するとともに、当該内容を示す情報を作成者ごとに記憶するユーザ情報テーブルと、
前記保存指示受付手段が前記保存指示を受け付けることを条件に、前記ユーザ情報テーブルから、作成者に対応付けられた前記内容を示す情報を取得し、当該作成者からの選択を受け付ける内容受付手段と、
を備えるファイル名作成装置であって、
前記命名手段は、前記日付、前記作成者名及び前記更新回数に加え、前記内容受付手段が受け付けた前記内容を示す情報を前記文書のファイル名として決定し、前記決定したファイル名に対する前記作成者からの確認、又は前記作成者によるファイル名の修正を受け付け、前記作成者によるファイル名の修正を受け付けた場合、前記作成者により修正された内容に基づいて、前記ユーザ情報テーブルを更新する、ファイル名作成装置。 - 前記内容受付手段は、個別内容(前半)の入力を受け付ける前半入力欄と、共通内容の選択を受け付ける共通選択欄と、個別内容(後半)の入力を受け付ける後半入力欄と、を含む内容選択画面を前記作成者に対して提示し、前記作成者からの入力及び選択を受け付ける、請求項1に記載のファイル名作成装置。
- 前記保存指示を受け付けた前記文書が新たに作成された文書であるか、更新された文書であるかを判定するバージョン判定手段と、
前記バージョン判定手段により更新された文書であると判定されることを条件に、当該文書について前記保存指示を受け付けた回数を加算した更新回数のファイル名を決定する、請求項1又は2に記載のファイル名作成装置。 - 前記保存指示受付手段が前記保存指示を受け付けることを条件に、前記文書を形態素解析して前記文書のキーワードを抽出し、当該キーワードを前記文書の属性情報として記憶するプロパティ設定手段、を備える請求項1から3の何れかに記載のファイル名作成装置。
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