JP5637501B2 - 文書管理システム、及び文書管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システム、及び文書管理方法に関する。

近年、不況の影響や、会社と個人とのニーズに合わせて、契約社員や派遣社員、パート社員といった非正規社員の割合が高くなってきている。例えば、一度会社を退職した人を非正規社員として再雇用するというケースも少なくない。雇用する側にとっては、正社員として雇用関係を結ぶより、非正規社員として雇用関係を結ぶほうが、正社員に比べて賃金が安く済むことや、需要や収益の変化に対応した調整を非正規社員の増減で行いやすいといった、人件費的な面でメリットがある。

再雇用とは、あくまで一度退職した人を別の雇用形態で雇い直すということであり、職場との雇用関係が一旦終了した時点で、その人に付与されていた会社でのＩＤや権限等は抹消されるのが一般的である。よって、再雇用者は、退職前に扱っていた文書データ（たとえば、サーバ上等に保存された電子文書）などにアクセスするためのアクセス権も抹消されてしまう。そして、再度同じ会社と雇用関係を結んでも、通常、退職前と同じＩＤ等ではなく、新しいＩＤ等が発行されるため、以前のように文書データにアクセスすることができないという問題が生じていた。そこで、従来では、退職前に扱っていた文書データを退職前と同様に扱いたい場合、それらの文書データ全てに対して、アクセス権の振り直し等の作業をシステム管理者に依頼することによって対処していた。

ここで、データへのアクセス権を管理する方法としては、例えば、特許文献１及び特許文献２に記載されている方法が知られている。特許文献１には、データを管理するデータベースシステムであって、それぞれの利用者の組織上の属性を格納する属性テーブルと、それぞれのデータへのアクセス権があるかどうかの情報を組織上の属性に基づいて格納するアクセス権テーブルと、属性テーブルとアクセス権テーブルとに基づいて、指定されたデータへのアクセスを、個々の利用者に認めるかどうかを判断する判断手段とを備えたデータベースシステムが開示されている。また、特許文献２には、データへのアクセス権限を、利用者のＩＤだけではなく、利用者の組織上の属性（部署や役職）などをも含めて総合判断をし、データへのアクセス判断する技術が開示されている。

特開２００９−１０４６４６号公報 特開２００４−０５４７７９号公報

しかし、再雇用されたユーザに対して、退職前と同じアクセス権を、各文書に対して振り直すような従来の方法では、再雇用されたユーザが多ければ多いほど、また、個々のユーザにおいても退職前にアクセス可能な文書が多ければ多かったほど、システム管理者等にかかる手間及びコストは大きなものとなり、無駄な工数を費やしてしまうといった課題があった。

また、上述の特許文献１及び特許文献２に記載のアクセス権を管理する方法は、再雇用という概念がなく、従来どおり、ユーザが再雇用された場合の文書へのアクセス権設定などは、雇用形態の変更などにより、一から再設定し直す必要があるなど、再雇用された再雇用者（再雇用ユーザ）までを考慮した文書管理システムは存在していないのが現状である。

そこで、本発明は、上述の無駄な工数を削減することを目的として、再雇用ユーザまでを考慮することができる、すなわち、同一ユーザに対して現在と過去とで異なるユーザＩＤを付した場合でも過去にアクセス可能であった文書データへのアクセスを再度可能とすることができる新しい文書管理システム及び文書管理方法を提供することを目的とする。

本発明による文書管理システムは、文書データを識別する文書ＩＤと、ユーザを識別する第一のユーザＩＤとを含むアクセス要求を受け付けて、該アクセス要求された文書データを出力する文書管理システムにおいて、第一のユーザＩＤごとに対応付けられたユーザ情報であって、第一のユーザ属性情報を含み、第一のユーザＩＤを有する同一のユーザに対して第一のユーザＩＤよりも過去に付与された第二のユーザＩＤが存在する場合に、該第二のユーザＩＤを含むユーザ情報を格納するユーザ情報データベースと、第二のユーザＩＤごとに対応付けられた、第二のユーザ属性情報を含むユーザの履歴を示す履歴情報を格納する履歴情報データベースと、文書ＩＤごとに対応付けられた、文書データへのアクセス権の可否を判断するためのアクセス判断基準情報を含むアクセス権情報を格納するアクセス権管理データベースと、アクセス要求に含まれる第一のユーザＩＤに対応するユーザ情報を前記ユーザ情報データベースから検索して取得し、該取得したユーザ情報に第二のユーザＩＤが含まれるか否かを判断するユーザ情報検索部と、第二のユーザＩＤが含まれると判断した場合、該第二のユーザＩＤに対応する履歴情報を履歴情報データベースより検索して取得する履歴検索部と、取得したアクセス要求に含まれる文書ＩＤに対応付けられたアクセス権情報をアクセス権管理データベースより検索して取得する文書アクセス権検索部と、文書アクセス権検索部で取得したアクセス権情報に含まれるアクセス判断基準情報と、ユーザ情報検索部で取得したユーザ情報に含まれる第一のユーザ属性情報、又は履歴検索部で取得した履歴情報に含まれる前記第二のユーザ属性情報とに基づいて、該当する文書データへのアクセスの可否を判断する文書アクセス部と、を備える。

また、本発明による文書管理方法は、文書データを識別する文書ＩＤと、ユーザを識別する第一のユーザＩＤとを含むアクセス要求を受け付けて、該アクセス要求された文書データを出力する文書管理方法において、前記第一のユーザＩＤごとに対応付けられたユーザ情報であって、第一のユーザ属性情報を含み、前記第一のユーザＩＤを有する同一のユーザに対して前記第一のユーザＩＤよりも過去に付与された第二のユーザＩＤが存在する場合に、該第二のユーザＩＤを含むユーザ情報をユーザ情報データベースに格納する段階と、前記第二のユーザＩＤごとに対応付けられた、第二のユーザ属性情報を含むユーザの履歴を示す履歴情報を履歴情報データベースに格納する段階と、前記文書ＩＤごとに対応付けられた、前記文書データへのアクセス権の可否を判断するためのアクセス判断基準情報を含むアクセス権情報をアクセス権管理データベースに格納する段階と、前記アクセス要求に含まれる第一のユーザＩＤに対応するユーザ情報を前記ユーザ情報データベースから検索して取得し、該取得したユーザ情報に前記第二のユーザＩＤが含まれるか否かを判断する段階と、前記第二のユーザＩＤが含まれると判断した場合、該第二のユーザＩＤに対応する前記履歴情報を前記履歴情報データベースより検索して取得する段階と、前記取得したアクセス要求に含まれる文書ＩＤに対応付けられたアクセス権情報を前記アクセス権管理データベースより検索して取得する段階と、前記取得したアクセス権情報に含まれるアクセス判断基準情報と、前記取得したユーザ情報に含まれる前記第一のユーザ属性情報、又は前記取得した履歴情報に含まれる前記第二のユーザ属性情報とに基づいて、該当する文書データへのアクセスの可否を判断する段階と、を備える。

本発明によれば、履歴情報データベースを設け、新しい第一のユーザＩＤと過去の第二のユーザＩＤ（旧ＩＤ）とを対応付けることで、過去にアクセス可能であった文書データへのアクセスを再度可能とし、従来のシステム管理者が要した無駄工数の削減を実現することができる。

本実施形態の文書管理装置のハードウェア構成を示す概略図である。 本実施形態の文書管理装置を含む文書管理システムの全体構成の一例を示す概略図である。 本実施形態のユーザ情報の一例を示す図である。 本実施形態の退職前情報の一例を示す図である。 本実施形態のアクセス権情報の一例を示す図である。 本実施形態の文書管理装置を用いて実施される文書管理方法の処理内容を示すフローチャートである。 本実施形態の文書管理装置を用いて実施される文書管理方法の処理内容を示すフローチャートである。 本実施形態の文書管理装置を用いて実施される文書管理方法の処理内容を示すフローチャートである。 本実施形態の文書管理装置を用いて実施される文書管理方法の処理に伴う文書管理装置と各ＤＢとの関係を示す図である。 本実施形態の文書管理装置を用いて実施される文書管理方法の処理に伴う文書管理装置と各ＤＢとの関係を示す図である。

以下、本発明を実施するための好適な実施形態を、図面を参照しながら説明する。

図１は、本発明の実施形態の文書管理装置２のハードウェア構成を示す概略図であり、図２は、文書管理装置２を含む文書管理システム１０の全体構成の一例を示す概略図である。

文書管理装置２は、ハードウェアとして、図２に示すように、例えば、ＣＰＵ、ＣＰＵにバス結合されたＲＯＭ、ＲＡＭ、記憶部、入力部、表示部、および入出力インタフェースなど、通常のコンピュータ装置と同様のハードウェアを備えることができる。また、文書管理装置２は、物理的には、専用化したシステム、あるいは汎用の情報処理装置のいずれであってもよい。例えば、一般的な構成の情報処理装置において、本発明の文書管理方法における各処理を規定したソフトウェアを起動することにより、文書管理装置を実現することもできる。

文書管理装置２は、機能的には、図１に示すとおり、ユーザ情報検索部２１、ＩＤ履歴検索部２２、文書アクセス権検索部２３、及び文書アクセス部２４を含んで構成される。これら各部は、主にＣＰＵがＲＯＭやＲＡＭに格納されるプログラムを実行し、各ハードウェアを制御することにより、実現することができる。

ユーザ情報検索部２１は、文書アクセス要求１を受信し、該文書アクセス要求を発行したユーザの情報をユーザ情報データベース（ユーザ情報ＤＢ）３より検索して取得する。ユーザ情報は、例えば、図３に示すように、ユーザＩＤ（第一のユーザＩＤ）と、所属オフィスＩＤ及び職位（第一のユーザの属性情報）と、旧ユーザＩＤ（第２のユーザＩＤ：旧ＩＤ）との４つの属性値を有しており、ユーザ情報ＤＢ３に格納される。旧ＩＤの属性値は、再雇用されたユーザであれば、再雇用前の過去のユーザＩＤが格納され、それ以外のユーザであれば「Ｎｕｌｌ」が格納される。すなわち、旧ＩＤの情報を元に、ユーザが再雇用されたユーザ（再雇用ユーザ）か否かを判別することができる。なお、ユーザ情報が有する属性値は上記の場合に限られず、例えば、第一のユーザの属性情報を適宜、追加・変更することができる。

ＩＤ履歴検索部（履歴検索部）２２は、文書アクセス要求１を発行したユーザが再雇用ユーザであった場合、退職前の履歴情報（ＩＤ履歴情報）をＩＤ履歴データベース（ＩＤ履歴ＤＢ）４より検索して取得する。ＩＤ履歴情報（退職前情報）は、例えば、図４に示すように、旧ＩＤ（第二のユーザ情報）と、旧所属オフィスＩＤ、旧職位、及び退職日（第二のユーザ属性情報）との４つの属性値を有しており、ＩＤ履歴ＤＢ４に格納される。なお、退職前情報において、第二のユーザＩＤの最終の有効日情報、例えば退職日の情報（退職日情報）を含むことで、退職したユーザの情報が永久に残ることを避けることができる。すなわち、文書管理装置２は、履歴情報を残す期間（例えば、退職日より３年）を予め設定することができ、退職日よりある一定期間（保持期間）を経過した情報については、ＩＤ履歴ＤＢ４から自動的に削除したり、又は、システム管理者に通知され、システム管理者の判断で削除する履歴情報管理部２５を更に含むことができる。なお、履歴情報が有する属性値は上記の場合に限られず、例えば、退職日情報を適宜省略してもよく、又、第一のユーザの属性情報を適宜追加・変更してもよい。退職日情報を省略する場合、履歴情報管理部２５を省略することもできる。

文書アクセス権検索部２３は、文書データに関連付けられたアクセス権の情報を、アクセス権管理データベース（アクセス権管理ＤＢ）５より検索して取得する。アクセス権の情報（アクセス権情報）は、図５に示すように、文書ＩＤと、文書データへのアクセス権の可否を判断するためのアクセス判断基準情報として、アクセス可能オフィス、アクセス可能職位、及び再雇用ユーザアクセス可否情報（アクセス可否情報）の属性値とを有しており、アクセス権管理ＤＢ５に格納される。文書データへのアクセスは、これらアクセス判断基準情報の属性を満たす場合にのみ可能となる。なお、アクセス権情報内に含まれる「再雇用ユーザアクセス可否」の属性は、セキュリティを考慮し、例えば、退職前と同様に文書データにアクセスさせたいが、一部再雇用ユーザには見せたくない文書データなどがあった場合に、「Ｆａｌｓｅ」と設定することでアクセス不可とすることができるものである。この「再雇用ユーザアクセス可否」の属性は、アクセス権情報に必要に応じて含むことができ、省略してもよい。

文書アクセス部２４は、文書管理ストレージ６より文書データを検索して取得し、該取得した文書データを、例えば、文書データ出力装置７に送信する。文書アクセス部２４は、アクセス権情報に含まれるアクセス可否情報がアクセス可と示す場合、同アクセス権情報に含まれるアクセス判断基準情報と、履歴検索部２２で取得した履歴情報に含まれる第二のユーザの属性情報とに基づいて、該当する文書データへのアクセスの可否を判断する。

以下、図６〜図８に示すフローチャート、及び図９，図１０を参照して、文書管理装置２を用いて実施される本実施形態の文書管理方法を説明する。なお、各図のフローチャートにおける各処理は、処理内容に矛盾を生じない範囲で任意に順番を変更して又は並列に実行することができる。

＜ユーザ指定の動作＞
最初に、図６のフローチャート、及び図９を参照して、文書へアクセスする動作の詳細を説明する。なお、図６のステップ番号と、図９のステップ番号は対応しているものとする。

まず、文書管理装置２は、ユーザによる文書データへのアクセス要求（文書アクセス要求）１を受信する（ステップＡ１）。文書アクセス要求１は、例えば、ユーザごとに配されたユーザ端末により通知され、そのユーザ自身のユーザＩＤ「Ｒ−００００１」と、アクセス対象の文書ＩＤ「ＤＯＣ−２２２２」も含まれる。

次いで、文書管理装置２は、文書アクセス要求１に含まれるユーザＩＤに対応するユーザ情報をユーザ情報ＤＢ３から検索して取得する（ステップＡ２）。具体的には、図９に示すように、ユーザ情報ＤＢに格納されたユーザ情報のうち、ユーザＩＤ「Ｒ−００００１」に対応する、各データ（所属オフィスＩＤ「ＣＦＣ−００３」、職位「３０」、及び旧ＩＤ「Ｓ−００１００」）を検索して取得する。

次いで、文書管理装置２は、取得したユーザ情報に含まれる旧ＩＤの属性が「Ｎｕｌｌ」であるか否かを判断し（ステップＡ３）、「Ｎｕｌｌ」でなければ（ステップＡ３：Ｎｏ）、このユーザは再雇用ユーザであると判断し、該再雇用ユーザの退職前の情報を取得するため、旧ＩＤに対応するＩＤ履歴情報（退職前情報）をＩＤ履歴ＤＢ４から検索して取得する（ステップＡ４）。具体的には、図９に示すように、ＩＤ履歴ＤＢに格納された履歴情報のうち、旧ＩＤ「Ｓ−００１５０」に対応する、各データ（旧所属オフィスＩＤ「ＣＦＣ−００３」、旧職位「１０」、及び退職日「２００８／３／３１」）を検索して取得する。

取得したユーザ情報に含まれる旧ＩＤの属性が「Ｎｕｌｌ」である場合（ユーザが再雇用ユーザでなかった場合）（ステップＡ３：Ｙｅｓ）、又は、ステップＡ４でＩＤ履歴情報を取得した場合、文書管理装置２は、文書アクセス要求１に含まれる文書ＩＤに対応するアクセス権情報をアクセス権管理ＤＢ５から検索して取得する（ステップＡ５）。具体的には、図９に示すように、アクセス権管理ＤＢに格納されたアクセス権情報のうち、文書ＩＤ「ＤＯＣ−２２２２」に対応する、各データ（アクセス可能オフィス「ＣＦＣ−００３」、アクセス可能職位「１０」、再雇用ユーザアクセス可否「Ｔｒｕｅ」）を検索して取得する。

次いで、文書管理装置２は、再雇用ユーザでない場合（ステップＡ６：Ｎｏ）、又は、再雇用ユーザである場合で（ステップＡ６：Ｙｅｓ）、且つ、アクセス権情報に含まれる再雇用ユーザアクセス可否が「Ｔｒｕｅ」であるか否かを判定した結果、「Ｔｒｕｅ」であると判定した場合（ステップＡ７：Ｙｅｓ）、アクセス可能な文書データであるか否かを判定する（ステップＡ８）。このアクセス可能な文書データであるか否かは、ユーザが再雇用ユーザでなければ、ユーザ情報ＤＢから得られたユーザ情報に含まれる所属オフィスＩＤ及び職位（第一のユーザ属性情報）が、アクセス権管理ＤＢに含まれる該当文書データのアクセス可能オフィス及びアクセス可能職位の条件（アクセス判断基準ほ情報）を満たしているかで判定することができる。一方、ユーザが再雇用ユーザであれば、ＩＤ履歴ＤＢから得られたＩＤ履歴情報に含まれる旧所属オフィスＩＤ及び旧職位（第二のユーザ属性情報）が、アクセス権管理ＤＢに含まれる該当文書データのアクセス可能オフィス及びアクセス可能職位の条件（アクセス判断基準ほ情報）を満たしているかで判定することができる。具体的には、図９に示す場合であれば、ユーザＩＤ「Ｒ−００００１」に対応するユーザ情報の旧ＩＤが「Ｎｕｌｌ」では無いので、再雇用ユーザであると判定し、そして、文書ＩＤ「ＤＯＣ−３３３３」に対応する再雇用ユーザアクセス可否が「Ｔｒｕｅ」であるので、アクセス権情報に含まれるアクセス可能オフィス「ＯＦＣ−００３」及びアクセス可能職位「１０」と、履歴情報に含まれる旧所属オフィス「ＯＦＣ−００３」及び旧職位「１０」とを比較し、両者はそれぞれ一致するのでアクセス可と判断することができる。

アクセス可能な文書データである場合（ステップＡ８：Ｙｅｓ）、文書管理装置２は、文書ストレージより対象の文書データを検索して取得し、該文書データを文書データ出力装置７に送る（ステップＡ９）。文書データ出力装置７は、具体的には、文書アクセス要求を送信したユーザ端末であって、該ユーザ端末に要求された文書データを返却することができる。なお、文書データ出力装置７は、アクセス要求１を通知した端末と一致していなくてもよく、例えば、印刷装置等の出力装置であってもよい。

一方、アクセス可能な文書データでない場合（ステップＡ８：Ｎｏ）、又は、上記ステップＡ７の処理において、再雇用ユーザアクセス可否が「Ｔｒｕｅ」ではなく「Ｆａｌｓｅ」である場合（ステップＡ７：Ｎｏ）、文書管理装置２は、アクセスできなかった旨のメッセージを文書データ出力装置に返却し（ステップＡ１０）、その処理を終了する。

＜システム管理者視点の動作＞
次に、図７のフローチャートと、図１０を参照して、文書へアクセスする動作の詳細を説明する。なお、図７のステップ番号と、図１０のステップ番号は対応しているものとする。

まず、システム管理者の操作を受け付けて、ユーザの雇用処理をするか、又は、退職処理をするかを選択する（ステップＢ１）。

ユーザの退職処理をする場合（ステップＢ１：退職処理）、退職するユーザ情報（ＩＤ、所属オフィスＩＤ、及び職位の各属性）をユーザ情報ＤＢ３より抽出する（ステップＢ２）。具体的には、例えば、図１０に示す場合、退職するユーザのユーザＩＤ「Ｓ−００１００」に対応する各データ（所属オフィスＩＤ「ＣＦＣ−００３」、職位「１０」）を抽出する。

次いで、抽出したユーザ情報（ＩＤ、所属オフィスＩＤ、及び職位の各属性）のデータを、退職前情報（旧ＩＤ、旧所属オフィスＩＤ、及び旧職位の各属性）のデータとし、更にユーザが退職する退職日のデータを加えて、ＩＤ履歴ＤＢ４に格納する（ステップＢ３）。具体的には、例えば、図１０に示すように、ユーザ情報ＤＢに格納されていたユーザＩＤ「Ｓ−００１００」、所属オフィスＩＤ「ＣＦＣ−００３」、及び職位「１０」をそれぞれ、旧ユーザＩＤ「Ｓ−００１００」、旧所属オフィスＩＤ「ＣＦＣ−００３」、及び旧職位「１０」とし、更に退職日の情報「２０１０／３／３１」のデータを追加してＩＤ履歴ＤＢに格納する。

次いで、ユーザ情報ＤＢから、退職したユーザ情報を削除し（ステップＢ４）、その処理を終了する。図１０は、ユーザ情報ＤＢに格納されていたユーザＩＤ「Ｓ−００１００」に対応するユーザ情報が削除された後のユーザ情報ＤＢを示す。

一方、ユーザを雇用処理する場合（ステップＢ１：雇用処理）、該雇用ユーザの新しいユーザ情報（ＩＤ、所属オフィスＩＤ、及び職位の各属性）をユーザ情報ＤＢに格納する（ステップＢ５）。また、雇用されるユーザが、再雇用ユーザであって、旧履歴ＤＢに旧ＩＤがある場合（ステップＢ６：Ｙｅｓ）、ユーザ情報ＤＢの旧ＩＤの属性を更新する（ステップＢ７）。該ステップＢ７の処理後、又は、旧履歴ＤＢに旧ＩＤがない場合（ステップＢ６：Ｎｏ）、本処理を終了する。

＜装置視点としての動作＞

最後に、図８のフローチャートを参照して、ＩＤ履歴ＤＢから旧ユーザのＩＤ履歴情報（退職前情報）を削除する動作の詳細を説明する。文書管理装置２は、ＩＤ履歴ＤＢ４の情報量が増大しすぎないように、定期的にＩＤ履歴情報を削除することができる。

まず、文書管理装置２は、定期的に、ＩＤ履歴ＤＢにアクセスし、各ＩＤ履歴情報に含まれる退職日の情報を取得する（ステップＣ１）。

次いで、文書管理装置２は、各ＩＤ履歴情報に含まれる退職日が保持期間を経過していないか判断する（ステップＣ２）。例えば、保持期間を３年と定めた場合、現時点の日付と退職日とを比較することで、保持期間の経過の有無を判断することができる。なお、保持期間は、例えば、システム管理者等によって適宜変更して設定することができる。

保持期間が経過していない場合（ステップＣ２：Ｎｏ）、本処理フローを終了する。保持期間が経過している場合（ステップＣ２：Ｙｅｓ）、文書管理装置２は、保持期間を過ぎているＩＤ履歴情報がある旨をシステム管理者に対して通知する（ステップＣ３）。

次いで、システム管理者の判断により、保持期間が経過したＩＤ履歴情報を削除するか否かの選択を受け付けて、削除する場合（ステップＣ４：Ｙｅｓ）、該当するＩＤ履歴情報をＩＤ履歴ＤＢ４から削除する（ステップＣ５）。一方、削除しない場合（ステップＣ４：Ｎｏ）、保持期間を延長する設定を行う（ステップＣ６）。

以上のように構成された本実施形態の文書管理システム及び文書管理方法によれば、再雇用したユーザに対して、新しく文書データへのアクセス権を再設定する手間を省略することができる。その理由は、本文書管理システムで提供されるＩＤ履歴ＤＢにより、再雇用された際に過去の情報を参照することができるためである。対象となる文書が多数あった場合については、さらに本装置による効果は期待できる。

また、ＩＤ履歴ＤＢに退職者の旧ＩＤを記憶していくだけでは、データベースのデータが増大していくだけであるが、本発明の特徴の一つである、旧ＩＤの「保持期間」という概念のもと、一定期間が経過した旧ＩＤを削除する仕組みを有することで、ＩＤ履歴ＤＢの情報量を一定量に制限することができる。

さらに、文書に対するセキュリティを向上することができる。その理由は、アクセス権管理ＤＢに、「再雇用ユーザアクセス可否」の属性があることにより、退職前と同様に文書にはアクセスさせたいが、社内の機密情報など、正社員にしか見せたくない文書などについてはアクセス不可とできるためである。

＜変形例＞
以上のように本発明の好適な実施形態について説明したが、本発明は、以上の実施形態に限定されるべきものではなく、特許請求の範囲に表現された思想および範囲を逸脱することなく、種々の変形、追加、および省略が当業者によって可能である。

例えば、本発明の対象は退職前にアクセスしていた文書に、再雇用後も同様にアクセスできる点であるが、例えば社内の大規模組織改正などで、ユーザのＩＤが変更になった場合などにも応用できる。大規模組織改正では、例えば、ユーザが扱う資源などは何も変更がなく、ＩＤのみが変更になるといった場合も考えられる。本発明によれば、旧ＩＤの情報を保持することができるため、新しいＩＤを振りなおしたとしても、該当ユーザは旧ＩＤと同じ資源に通常通りアクセスすることができる。

上記実施形態では、文書管理装置において、それぞれの処理機能を有する各部が備えられている構成を説明したが、本発明はこれに限られず、例えば、各部が文書管理装置と通信可能に接続されたネットワーク上に又は他の装置に備えて構成することもできる。また、ユーザ情報ＤＢ、ＩＤ履歴ＤＢ、アクセス権管理ＤＢ、及び文書管理ストレージの各データベースは、文書管理装置内のＲＡＭ、記憶部等で実現してもよいし、文書管理装置とは別途の記憶装置で実現してもよい。

さらに、上記実施形態では、文書管理装置には、用途に応じた各部が備えられているが、この備えられている各部は、そのいくつかを一纏めにして構成されていてもよいし、一つの部をさらに複数の部に分割して構成されていてもよい。

上記の実施形態の一部または全部は、以下の付記のようにも記載されうるが、以下には限られない。

（付記１）文書データを識別する文書ＩＤと、ユーザを識別する第一のユーザＩＤとを含むアクセス要求を受け付けて、該アクセス要求された文書データを出力する文書管理システムにおいて、前記第一のユーザＩＤごとに対応付けられたユーザ情報であって、第一のユーザ属性情報を含み、且つ、前記第一のユーザＩＤを有する同一のユーザに対して前記第一のユーザＩＤよりも過去に付与された第二のユーザＩＤが存在する場合に、該第二のユーザＩＤを含むユーザ情報を格納するユーザ情報データベースと、前記第二のユーザＩＤごとに対応付けられた、第二のユーザ属性情報を含むユーザの履歴を示す履歴情報を格納する履歴情報データベースと、前記文書ＩＤごとに対応付けられた、前記文書データへのアクセス権の可否を判断するためのアクセス判断基準情報を含むアクセス権情報を格納するアクセス権管理データベースと、前記アクセス要求に含まれる第一のユーザＩＤに対応するユーザ情報を前記ユーザ情報データベースから検索して取得し、該取得したユーザ情報に前記第二のユーザＩＤが含まれるか否かを判断するユーザ情報検索部と、前記第二のユーザＩＤが含まれると判断した場合、該第二のユーザＩＤに対応する前記履歴情報を前記履歴情報データベースより検索して取得する履歴検索部と、前記取得したアクセス要求に含まれる文書ＩＤに対応付けられたアクセス権情報を前記アクセス権管理データベースより検索して取得する文書アクセス権検索部と、前記文書アクセス権検索部で取得したアクセス権情報に含まれる前記アクセス判断基準情報と、前記ユーザ情報検索部で取得したユーザ情報に含まれる前記第一のユーザ属性情報、又は前記履歴検索部で取得した履歴情報に含まれる前記第二のユーザ属性情報とに基づいて、該当する文書データへのアクセスの可否を判断する文書アクセス部と、を備える文書管理システム。

（付記２）前記履歴情報は、前記第二のユーザＩＤごとに対応付けられた、第二のユーザ属性情報と、前記第二のユーザＩＤの最終の有効日情報とを含んでおり、前記履歴情報データベースに格納された履歴情報のうち、該履歴情報に含まれる前記最終の有効日情報が予め設定された保持期間を経過しているか否かを判断し、前記保持期間を経過している履歴情報が存在する場合、該履歴情報を前記履歴データベース上から削除する履歴情報管理部を更に備える付記１に記載の文書管理システム。

（付記３）前記アクセス権情報は、前記文書ＩＤごとに対応付けられた、前記アクセス判断基準情報と、第二のユーザＩＤを有するユーザのアクセスの可否を示すアクセス可否情報とを含んでおり、前記文書アクセス部は、前記文書アクセス権検索部で取得したアクセス権情報のうち前記アクセス可否情報がアクセス可を示す場合、前記アクセス権情報に含まれるアクセス判断基準情報と、前記履歴情報に含まれる第二のユーザの属性情報とに基づいて、該当する文書データへのアクセスの可否を判断する、付記１及び付記２に記載の文書管理システム。

（付記４）文書データを識別する文書ＩＤと、ユーザを識別する第一のユーザＩＤとを含むアクセス要求を受け付けて、該アクセス要求された文書データを出力する文書管理方法において、前記第一のユーザＩＤごとに対応付けられたユーザ情報であって、第一のユーザ属性情報を含み、且つ、前記第一のユーザＩＤを有する同一のユーザに対して前記第一のユーザＩＤよりも過去に付与された第二のユーザＩＤが存在する場合に、該第二のユーザＩＤを含むユーザ情報をユーザ情報データベースに格納する段階と、前記第二のユーザＩＤごとに対応付けられた、第二のユーザ属性情報を含むユーザの履歴を示す履歴情報を履歴情報データベースに格納する段階と、前記文書ＩＤごとに対応付けられた、前記文書データへのアクセス権の可否を判断するためのアクセス判断基準情報を含むアクセス権情報をアクセス権管理データベースに格納する段階と、前記アクセス要求に含まれる第一のユーザＩＤに対応するユーザ情報を前記ユーザ情報データベースから検索して取得し、該取得したユーザ情報に前記第二のユーザＩＤが含まれるか否かを判断する段階と、前記第二のユーザＩＤが含まれると判断した場合、該第二のユーザＩＤに対応する前記履歴情報を前記履歴情報データベースより検索して取得する段階と、前記取得したアクセス要求に含まれる文書ＩＤに対応付けられたアクセス権情報を前記アクセス権管理データベースより検索して取得する段階と、前記取得したアクセス権情報に含まれるアクセス判断基準情報と、前記取得したユーザ情報に含まれる前記第一のユーザ属性情報、又は前記取得した履歴情報に含まれる前記第二のユーザ属性情報とに基づいて、該当する文書データへのアクセスの可否を判断する段階と、を備える文書管理方法。

１…文書アクセス要求、２…文書管理装置、３…ユーザ情報データベース（ユーザ情報ＤＢ）、４…ＩＤ履歴データベース（ＩＤ履歴ＤＢ）、５…アクセス権管理データベース（アクセス権管理ＤＢ）、６…文書管理ストレージ、７…文書データ出力装置、１０…文書管理システム、２１…ユーザ情報検索部、２２…ＩＤ履歴検索部、２３…文書アクセス権検索部、２４…文書アクセス部、２５…履歴情報管理部。

Claims (4)

1. 文書データを識別する文書ＩＤと、ユーザを識別する第一のユーザＩＤとを含むアクセス要求を受け付けて、該アクセス要求された文書データを出力する文書管理システムにおいて、
   前記第一のユーザＩＤごとに対応付けられたユーザ情報であって、第一のユーザ属性情報を含み、且つ、前記第一のユーザＩＤを有する同一のユーザに対して前記第一のユーザＩＤよりも過去に付与された第二のユーザＩＤが存在する場合に、該第二のユーザＩＤを含むユーザ情報を格納するユーザ情報データベースと、
   前記第二のユーザＩＤごとに対応付けられた、第二のユーザ属性情報を含むユーザの履歴を示す履歴情報を格納する履歴情報データベースと、
   前記文書ＩＤごとに対応付けられた、前記文書データへのアクセス権の可否を判断するためのアクセス判断基準情報を含むアクセス権情報を格納するアクセス権管理データベースと、
   前記アクセス要求に含まれる第一のユーザＩＤに対応するユーザ情報を前記ユーザ情報データベースから検索して取得し、該取得したユーザ情報に前記第二のユーザＩＤが含まれるか否かを判断するユーザ情報検索部と、
   前記第二のユーザＩＤが含まれると判断した場合、該第二のユーザＩＤに対応する前記履歴情報を前記履歴情報データベースより検索して取得する履歴検索部と、
   前記取得したアクセス要求に含まれる文書ＩＤに対応付けられたアクセス権情報を前記アクセス権管理データベースより検索して取得する文書アクセス権検索部と、
   前記文書アクセス権検索部で取得したアクセス権情報に含まれる前記アクセス判断基準情報と、前記ユーザ情報検索部で取得したユーザ情報に含まれる前記第一のユーザ属性情報、又は前記履歴検索部で取得した履歴情報に含まれる前記第二のユーザ属性情報とに基づいて、該当する文書データへのアクセスの可否を判断する文書アクセス部と、
   を備える文書管理システム。
2. 前記履歴情報は、前記第二のユーザＩＤごとに対応付けられた、第二のユーザ属性情報と、前記第二のユーザＩＤの最終の有効日情報とを含んでおり、
   前記履歴情報データベースに格納された履歴情報のうち、該履歴情報に含まれる前記最終の有効日情報が予め設定された保持期間を経過しているか否かを判断し、前記保持期間を経過している履歴情報が存在する場合、該履歴情報を前記履歴データベース上から削除する履歴情報管理部を更に備える請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記アクセス権情報は、前記文書ＩＤごとに対応付けられた、前記アクセス判断基準情報と、第二のユーザＩＤを有するユーザのアクセスの可否を示すアクセス可否情報とを含んでおり、
   前記文書アクセス部は、前記文書アクセス権検索部で取得したアクセス権情報のうち前記アクセス可否情報がアクセス可を示す場合、前記アクセス権情報に含まれるアクセス判断基準情報と、前記履歴情報に含まれる第二のユーザの属性情報とに基づいて、該当する文書データへのアクセスの可否を判断する、請求項１及び請求項２に記載の文書管理システム。
4. 文書データを識別する文書ＩＤと、ユーザを識別する第一のユーザＩＤとを含むアクセス要求を受け付けて、該アクセス要求された文書データを出力する文書管理方法において、
   前記第一のユーザＩＤごとに対応付けられたユーザ情報であって、第一のユーザ属性情報を含み、且つ、前記第一のユーザＩＤを有する同一のユーザに対して前記第一のユーザＩＤよりも過去に付与された第二のユーザＩＤが存在する場合に、該第二のユーザＩＤを含むユーザ情報をユーザ情報データベースに格納する段階と、
   前記第二のユーザＩＤごとに対応付けられた、第二のユーザ属性情報を含むユーザの履歴を示す履歴情報を履歴情報データベースに格納する段階と、
   前記文書ＩＤごとに対応付けられた、前記文書データへのアクセス権の可否を判断するためのアクセス判断基準情報を含むアクセス権情報をアクセス権管理データベースに格納する段階と、
   前記アクセス要求に含まれる第一のユーザＩＤに対応するユーザ情報を前記ユーザ情報データベースから検索して取得し、該取得したユーザ情報に前記第二のユーザＩＤが含まれるか否かを判断する段階と、
   前記第二のユーザＩＤが含まれると判断した場合、該第二のユーザＩＤに対応する前記履歴情報を前記履歴情報データベースより検索して取得する段階と、
   前記取得したアクセス要求に含まれる文書ＩＤに対応付けられたアクセス権情報を前記アクセス権管理データベースより検索して取得する段階と、
   前記取得したアクセス権情報に含まれるアクセス判断基準情報と、前記取得したユーザ情報に含まれる前記第一のユーザ属性情報、又は前記取得した履歴情報に含まれる前記第二のユーザ属性情報とに基づいて、該当する文書データへのアクセスの可否を判断する段階と、
   を備える文書管理方法。