JP5626074B2 - 情報処理システム、その制御方法、及びプログラム、並びに管理サーバ、その処理方法、及びプログラム - Google Patents
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Description
特許文献1には、文書管理システムへの電子文書の登録を簡易化するため、複合機にワークフローを登録しておき、ユーザがワークフローを指定することにより紙文書をスキャンし、文書登録するという方法が開示されている。
また、別の格納先に文書を格納する場合に、ユーザがワークフローの格納先を変更して実行することも考えられるが、文書の格納先を間違えたり、格納先を探す手間がかかったりして使い勝手が悪かった。
さらに、レポート提出においては提出期限が設定され、授業に出た人のみが提出できる等の制約が多いため、ワークフローを使って学生が勝手にレポートをスキャンし、提出できてしまうという方法を利用することは好ましくない。
ここで、「予定」とは前もって実施が定められ、何らかの形で出席や参加が登録されるイベント全般を指し、例えば本発明では学校における授業を挙げて説明しているがこれに限られることはない。また、「紙文書(または、原稿)」とは、画像形成装置でスキャンが出来る対象全般を指しその枚数等の数も問わない。例えば本発明では授業に関するレポートを挙げて説明しているが、これに限られることはない。
前記スキャンチケットに基づいて生成されたスキャンデータを格納するための格納先フォルダを作成する格納先フォルダ作成手段を更に備え、前記スキャンチケットの定義内容には、前記スキャンデータの送信先として、前記格納先フォルダ作成手段で作成された格納先フォルダが設定されていることも望ましい。
最初に、図1から図3を参照しながら、スキャンデータ処理システム1の構成について説明する。スキャンデータ処理システム1は、学校等において、登録された予定である授業ごとに提出するレポートに関する情報を登録する。そして、学生の出席状況を管理し、欠席または出席した授業についてレポートの提出が必要であると特定した場合、学生にスキャンチケットを発行して、この発行されたスキャンチケットを用いて、原稿をスキャンしてレポートの提出を管理する。
サーバ102は、ネットワーク上に存在するサーバ、クライアント端末等のハードウエア資源や、それらを使用するユーザの属性(例えば、マイクロソフト社のWindows(登録商標)のログインユーザ名,パスワード)、アクセス権等の情報を一元記憶管理するものであり、例えば、アクティブディレクトリ(Active Directory)機能を搭載したサーバである。
また、サーバ102は、学生の授業(予定)の出欠を管理し、スキャンチケットを発行する。さらに、スキャンチケットを用いてレポートをスキャンして得られた画像データをスキャンデータとして受け取り、所定の格納先に格納する。スキャンデータは、サーバ102内の文書管理システムが管理するフォルダに格納してもよいし、他のサーバ(不図示)を用いた文書管理システムに格納してもよい。あるいは、複合機103から不図示の他のサーバに直接格納するようにしてもよい。
ICカード104は、ユーザを識別するための識別情報を格納する記憶媒体を有する。識別情報は、記憶媒体の製造番号でもよいし、ユーザに対して学校内で一意に与えるユーザコードでもよい。尚、ICカード104の代わりに、ユーザを特定することが可能な記憶媒体を使用してもよい。
ROM202は、不揮発性メモリであり、コンピュータのブートプログラムや、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input/Output System)やOS(Operating System)等のプログラム、データ等を恒久的に保持している。
RAM203は、揮発性メモリであり、外部メモリ211、ROM202等からロードしたプログラム、データ等を一時的に保持するとともに、CPU201が各種処理を行う為に使用するワークエリアを備える。
ビデオコントローラ206は、ディスプレイ210等の表示器への表示を制御する。
ディスプレイ210は、CRT(Cathode Ray Tube)や液晶ディスプレイのような表示器である。管理者は、必要に応じてディスプレイ210を使用する。CPU201は、例えばRAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、ディスプレイ210上での表示を行う。また、CPU201は、ディスプレイ210上の不図示のマウスカーソル等によるユーザ指示を可能とする。
外部メモリ211は、ハードディスク(HD)、フレキシブルディスク(FD)、あるいは、PCMCIA(Personal Computer Memory Card International Association)カードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部記憶装置であり、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶する。
通信I/Fコントローラ208は、ネットワーク105等のネットワークを介して外部機器と接続、通信するものであり、ネットワークにおける通信制御処理を実行する。通信I/Fコントローラ208は、TCP/IP(Transmission Control Protocol/Internet Protocol)を用いた通信等が可能である。
RAM302は、CPU301が動作するためのシステムメモリであり、プログラムを記録したり、画像データを一時記憶したりする。
ROM303は、システムのブートプログラムや各種制御プログラムを格納する。
HDD304は、コントローラユニット316を制御するための各種プログラム、画像データ等を格納する。
操作部308のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始等に用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の2色LEDがあり、2色LEDの色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。操作部308のストップキーは、稼働中の動作を止める機能を有する。操作部308のIDキーは、ユーザのユーザIDを入力時等に用いる。リセットキーは、操作部308からの設定初期化時に用いる。
モデム306は、公衆回線網に接続し、ファクシミリの送受信のようなデータの入出力を行う。
外部I/F318は、USB(Universal Serial Bus)、IEEE(Institute of Electrical and Electronic
Engineers)1394、プリンタポート、RS−232C(Recommended Standard 232 version C)等の外部入力を受け付けるI/F部である。本実施形態においては、外部I/F318はユーザの認証で必要となるICカード104の読み取り用のカードリーダ319が接続される。カードリーダ319は、外部I/F318を介したCPU301からの制御により、ICカード(例えば、ソニー社のフェリカ(FeliCa)(登録商標))内に記憶されている情報を読み取り、読み取った情報を外部I/F318を介してCPU301へ通知する。
画像バス315は、画像を高速で転送するものであり、PCI(Peripheral
Component interconnect)バスまたはIEEE1394で構成される。
プリンタI/F311は、コントローラユニット316とプリンタ312を接続し、画像データの同期系/非同期系の変換を行う。
スキャナI/F313は、コントローラユニット316とスキャナ314を接続し、画像データの同期系/非同期系の変換を行う。
画像処理部317は、入力データの補正、加工、編集や、プリンタ出力画像データに対するプリンタの補正、解像度変換等を行う。また、画像処理部317は、画像データの回転、多値画像データに対するJPEG(Joint Photographic Experts Group)等の圧縮伸張処理、2値画像データに対するJBIG(Joint Bi−Level Image Experts Group)、MMR(Modified Modified Read)、MH(Modified Huffman)等の圧縮伸張処理を行う。
サーバ102は、出席者情報登録部401、スキャンチケット生成部402、要求受信部403、一覧取得部404、一覧送信部405等を有する。
スキャンチケット生成部402は、出席者情報登録部401における出席登録に基づいて、出席または欠席した学生のスキャンチケットを作成する。
要求受信部403は、複合機103から認証された学生のスキャンチケットを取得するための要求を受信する。
一覧取得部404は、スキャンチケットの取得要求のあった学生のスキャンチケット一覧を取得する。
一覧送信部405は、一覧取得部404で取得したスキャンチケットの一覧を複合機103へ送信する。
スキャンチケット要求部407は、受け付けた学生番号に対応するスキャンチケットを取得するため、サーバ102へ要求を行う。
一覧受信部408は、スキャンチケット要求部407の要求に応答して、スキャンチケット一覧を受信する。
スキャンチケット選択部409は、一覧受信部408で受信したスキャンチケット一覧を表示し、表示されたスキャンチケット一覧からユーザの指示に従ってスキャンチケットを選択する。
スキャンデータ生成部410は、スキャンチケット選択部409で選択されたスキャンチケットに従って、スキャンを実行して読み取った原稿の画像データを生成する。
スキャンデータ送信部411は、スキャンデータ生成部410で生成した画像データを、スキャンチケットに含まれる格納先の装置に格納するため、サーバ102もしくは格納先の装置に送信する。
図5は、スキャンデータ処理システム1の処理概要を示すフローチャートである。
複合機103、あるいは、教室等に設置される不図示のカードリーダを用いて、学生は授業への出席をサーバ102に登録する。詳細は、図12で後述する。
サーバ102は、夜間等のあるタイミングで学生にレポートを提出させるためのスキャンチケットを作成する(ステップS503)。詳細は、図23で後述する。スキャンチケットは、学生が複合機103によりレポートの原稿をスキャンして生成した画像データをサーバ102に送信するための情報を示す。
管理者は、クライアント端末101からサーバ102にアクセスし、レポートの画像データが格納されたフォルダのデータをクライアント端末101で受信して表示し、表示されたデータ(レポート)を印刷する(ステップS505)。管理者は、クライアント端末101を介して他のフォルダへデータを移動することも可能である。
図6中のステップS601、S602、S605、S606、S609〜S611、S615の処理は、クライアント端末101のCPU201が外部メモリ211に格納されたプログラムをRAM203にロードして実行することにより実現される。
また、図6中のステップS603、S604、S607、S608、S612〜S614の処理は、サーバ102のCPU201が外部メモリ211に格納されたプログラムをRAM203にロードして実行することにより実現される。
管理者テーブル700は、管理者番号701、パスワード702、管理者名703、授業番号704等の項目を有する。
管理者番号701は、教授のようなスキャンデータ処理システム1の管理者を識別するための一意な番号であり、例えば、「911210001」という値を有する。
パスワード702は、ユーザが管理者としてスキャンデータ処理システム1にログインするために必要となるパスワードであり、例えば、「Pass01」という値を有する。
管理者名703は、管理者の氏名であり、例えば、「鈴木一郎」という値を有する。
授業番号704は、管理者が担当する授業を示す一意な識別番号であり、例えば、「101」という値を有する。
ユーザがログインに成功すると、サーバ102のCPU201は、管理者テーブルから管理者名703を取得等して図8に示すメニュー画面800の情報を生成し、生成したメニュー画面800の情報をクライアント端末101に送信する(ステップS604)。
クライアント端末101のCPU201は、サーバ102からメニュー画面800の情報を受信し、ディスプレイ210に表示する(ステップS605)。
メニュー画面800は、管理者番号801、名前802、レポート提出期限登録ボタン803、終了ボタン804等を有する。
名前802は、ユーザの名前であり、管理者テーブル700の管理者名703に対応する。
レポート提出期限登録ボタン803は、管理者であるユーザが担当する授業において学生に課すレポート提出の期限に関する情報を登録するためのボタンである。
終了ボタン804は、メニュー画面800を終了するためのボタンである。
ユーザが、クライアント端末101のディスプレイ210に表示されたメニュー画面800上でレポート提出期限登録ボタン803を押下すると、クライアント端末101のCPU201は、サーバ102にレポート提出期限登録画面の要求を送信する(ステップS606)。
授業テーブル900は、授業番号704、授業名901、曜日902、開始時間903、終了時間904等の項目を有する。
授業番号704は、授業を示す一意な識別番号であり、管理者テーブル700の授業番号704と同じである。
授業名901は、授業番号704が示す授業の名前であり、例えば、「英会話A」という値を有する。
曜日902は、授業番号704が示す授業が行われる曜日であり、例えば、「月」という値を有する。
開始時間903は、授業番号704が示す授業が開始される時間であり、例えば、「9:00」という値を有する。
終了時間904は、授業番号704が示す授業が終了する時間であり、例えば、「10:30」という値を有する。
サーバ102のCPU201は、ユーザの管理者番号701、管理者名703と、ステップS607で取得した授業番号704、授業名901を用いて、図10に示すレポート提出期限登録画面1000の情報を生成し、生成したレポート提出期限登録画面1000の情報をクライアント端末101に送信する(ステップS608)。
クライアント端末101のCPU201は、サーバ102からレポート提出期限登録画面1000の情報を受信し、ディスプレイ210にレポート提出期限登録画面1000を表示する(ステップS609)。
レポート提出期限登録画面1000は、管理者番号1001、名前1002、授業名1003、授業日1004、レポート名1005、提出期限1006、区分1010、スキャン設定ボタン1007、戻るボタン1008、登録ボタン1009等を有する。
名前1002は、ユーザの名前であり、管理者テーブル700の管理者名703に対応する。
授業名1003は、レポート提出期限を登録する授業の名前であり、ステップS607で取得した授業名がプルダウンメニュー等により表示される。
授業日1004は、レポート提出を課す授業を行う日付である。
レポート名1005は、提出するレポートの名前である。
提出期限1006は、レポート提出の期限である。
区分1010は、出席もしくは欠席時のレポート提出かを区別するための区分である。「出席」と設定した場合には、当該授業に出席した学生にのみスキャンチケットを発行し、「欠席」と設定した場合には、当該授業に欠席した学生にのみスキャンチケットを発行する。
スキャン設定ボタン1007は、レポート提出時のスキャンのカラー設定、解像度設定、ファイル形式、ファイル名の命名規則等の設定を行うスキャン設定画面(不図示)を表示するためのボタンである。
戻るボタン1008は、メニュー画面800に戻るためのボタンである。
登録ボタン1009は、レポート提出期限登録画面1000の授業名1003、授業日1004、レポート名1005、提出期限1006、及び区分1010等に入力したレポートの提出のための情報を登録するためのボタンである。
クライアント端末101のCPU201は、選択された授業名1003に対する授業日1004、レポート名1005、提出期限1006、区分1010等の入力(ステップS610、スキャンチケット生成条件受付手段)を受け付け、ユーザがレポート提出期限登録画面1000上で選択した授業名1003、入力した授業日1004、レポート名1005、提出期限1006、区分1010等をサーバ102に送信する(ステップS611)。
サーバ102のCPU201は、クライアント端末101から授業名1003、授業日1004、レポート名1005、提出期限1006、区分1010等を受信し(ステップS612)、外部メモリ211に記憶される図11に示すレポート提出期限テーブル1100に登録する(ステップ613)。
レポート提出期限テーブル1100は、授業番号704、授業日1101、レポート名1102、提出期限日1103、スキャン設定1104、区分1105等の項目を有する。
授業番号704は、授業を示す一意な識別番号であり、管理者テーブル700の授業番号704と同じである。
授業日1101は、レポート提出を課す授業を行う日付であり、レポート提出期限登録画面1000で入力された授業日1004の値が登録される。
レポート名1102は、提出するレポートの名前であり、レポート提出期限登録画面1000で入力されたレポート名1005の値が登録される。
提出期限日1103は、レポート提出の期限であり、レポート提出期限登録画面1000で入力された提出期限1006の値が登録される。
スキャン設定1104は、レポート提出時のスキャンのカラー設定、解像度設定、ファイル形式、ファイル名の命名規則等の設定で、スキャン設定画面(不図示)で入力された内容が登録される。
区分1105は、出席時もしくは欠席時のレポート提出かを区別するための区分であり、レポート提出期限登録画面1000で入力された区分1010の値が登録される。
サーバ102のCPU201は、ステップS613のレポート提出期限の登録結果をクライアント端末101に送信し(ステップS614)、クライアント端末101のCPU201は、登録結果を受信し(ステップS615)、レポート提出期限登録処理を終了する。
尚、管理者が学生の出席を登録する場合、ステップS1201〜S1211の処理は省略され、ステップS1212において、サーバ102のCPU201は例えばクライアント端末101から後述する出席データを送信する。
また、図12中のステップS1202、S1203、S1207、S1208、S1212、S1213の処理は、サーバ102のCPU201が外部メモリ211に格納されたプログラムをRAM203にロードして実行することにより実現される。
S1201、ユーザ識別情報送信手段)。
1202)、サーバ102の外部メモリ211に格納される学生テーブルに基づいて学生
の認証処理を行い、認証結果を複合機103に送信する(ステップS1203)。認証成功した場合、サーバ102のCPU201は、図13に示すメニュー画面1300の情報も複合機103に送信する。メニュー画面1300については後述する。尚、認証結果には、学生番号のほか、学生名、メールアドレス等他の情報も含まれていてもよい。認証が失敗した場合、認証に失敗した旨を示す画面を複合機103に送信する。
学生テーブル1400は、学生番号1401、学生名1402、ICカード番号1403、メールアドレス1404等の項目を有する。
学生番号1401は、学生を識別するための一意な番号であり、例えば、「211292001」という値を有する。
学生名1402は、学生の氏名であり、例えば、「山田太郎」という値を有する。
ICカード番号1403は、学生が所持するICカード104の製造番号であり、例えば、「IC211292001」という値を有する。
メールアドレス1404は、学生の連絡先を示し、例えば、「yamada@xxx.com」という値を有する。本実施例ではメールアドレスを例にとって説明するが、学生に連絡がなされれば、電話番号でもよいし、他の手段でもよい。
複合機103のCPU301は、サーバ102から認証結果を受信する(ステップS1204)。認証が成功の場合は、メニュー画面1300の情報も受信し、操作部308の表示部に図13に示すメニュー画面1300を表示する(ステップS1205)。
なお、複合機103はブラウザを備えており、サーバ102をWebサーバとしてWeb画面がサーバ102から複合機103に送信され、複合機103のブラウザを用いて表示部にメニュー画面1300などのWeb画面が表示される。
メニュー画面1300は、学生番号1301、名前1302、出席登録ボタン1303、レポート提出管理ボタン1304、終了ボタン1305等を有する。
名前1302は、ユーザの名前であり、学生テーブル1400の学生名1402に対応する。
出席登録ボタン1303は、学生が授業への出席を登録するためのボタンである。
レポート提出管理ボタン1304は、学生がレポート提出の手続きを行うためのボタンである。
終了ボタン1305は、メニュー画面1300を終了するためのボタンである。
複合機103の操作部308に表示されたメニュー画面1300で、ユーザが出席登録ボタン1303を押下すると、複合機103のCPU301は出席登録画面要求をサーバ102に送信する(ステップS1206)。
履修科目テーブル1500は、授業番号704、学生番号1401、年度1501等の項目を有する。
学生番号1401は、学生を識別するための一意な番号であり、例えば、「211292001」という値を有し、授業番号704に対応する授業を受講している学生を示す。
年度1501は、授業番号704に対応する授業を学生番号1401に対応する学生が受講している年度を示す。
出席登録画面1600は、学生番号1601、名前1602、受講日1603、授業名1604、戻るボタン1605、登録ボタン1606等を有する。
学生番号1601は、学生としてスキャンデータ処理システム1にログインしたユーザを一意に識別する番号であり、学生テーブル1400の学生番号1401に対応する。
名前1602は、ユーザの名前であり、学生テーブル1400の学生名1402に対応する。
受講日1603は、ユーザが出席登録を行う授業の受講日、即ち、現在の日付である。
授業名1604は、ユーザが出席登録を行う授業の授業名901に対応する。
戻るボタン1605は、メニュー画面1300に戻るためのボタンである。
登録ボタン1606は、出席登録画面1600に表示された内容で出席登録を行うためのボタンである。
出席テーブル1700は、授業番号704、出席年月日1701、学生番号1401等の項目を有する。
授業番号704は、授業を一意に識別する番号であり、管理者テーブル700の授業番号704と同じである。
出席年月日1701は、学生が授業番号704に対応する授業に出席した日付を示し、出席登録画面1600の受講日1603に対応する。
学生番号1401は、学生を識別するための一意な番号であり、例えば、「211292001」という値を有し、授業番号704に対応する授業に出席登録した学生の学生番号を示す。
図23中のステップS2301〜S2313の処理は、サーバ102のCPU201が外部メモリ211に格納されたプログラムをRAM203にロードして実行することにより実現される。
そして、サーバ102のCPU201は、履修科目テーブル1500に登録された学生のうち、ステップS2302において取得された授業を履修している学生の処理がすべて終了したか否かを判定する(ステップS2307)。まだすべての学生の処理が終了していない場合には、ステップS2304に処理を戻し、すべての学生の処理が終了している場合には、ステップS2308に処理を進める。
また、本実施例では、履修科目テーブル1500と出席テーブル1700に基づいて抽出された欠席者であって、ステップS2306においてRAM203に記憶された欠席者に対してスキャンチケットを発行する仕組みとなっているが、前述の通り、他システムにおいて生成された欠席者一覧に含まれる学生に対して、スキャンチケットを発行してもよい。この場合、出席テーブル1700と同様の構成を持つ欠席テーブルを参照し、当該欠席テーブルに登録された学生番号1401を取得し、スキャンチケットを発行する。
スキャンチケットテーブル1800は、スキャンチケットID1801、授業番号704、出席年月日1701、レポート名1102、提出期限日1103、学生番号1401、登録日時1802、格納先フォルダパス1803、スキャンファイル名1804、スキャン設定1104等の項目を有する。
スキャンチケットテーブル1800の1つのレコードが1つのスキャンチケットであり、学生がレポートを提出する際に用いられる。
授業番号704は、授業を一意に識別する番号で、管理者テーブル700の授業番号704と同じであり、レポート提出が課された授業を示す。
出席年月日1701は、学生が授業番号704に対応する授業に出席した日付を示し、出席テーブル1700の出席年月日1701と同じである。
レポート名1102は、提出するレポートの名前であり、レポート提出期限テーブル1100のレポート名1102と同じである。
提出期限日1103は、レポート提出の期限であり、レポート提出期限テーブル1100の提出期限日1103と同じである。
登録日時1802は、スキャンチケットを作成した日付である。
格納先フォルダパス1803は、複合機103によりスキャンしたレポートの画像データを格納するためのフォルダを示す。
スキャンファイル名1804は、複合機103によりスキャンしたレポートの画像データのファイル名である。初期値は、NULLである。レポートのスキャンデータ(画像データ)が登録されてはじめてスキャンデータのファイル名が登録される。即ち、スキャンファイル名1804は、その有無により、格納先フォルダパス1803にスキャンデータが格納されているか否かを示すスキャンデータ格納情報でもある。
スキャン設定1104は、複合機103によりレポートをスキャンのカラー設定、解像度設定、ファイル形式、ファイル名の命名規則等の設定で、レポート提出期限テーブル1100のスキャン設定1104と同じである。
ここで、授業番号704、出席年月日1701、学生番号1401等は、授業に対するユーザの出席情報であり、格納先フォルダパス1803は、スキャンデータの格納先情報である。
図19中のステップS1901、S1904〜S1906、S1909〜S1917の処理は、複合機103のCPU301がHDD304に格納されたプログラムをRAM302にロードして実行することにより実現される。
また、図19中のステップS1902、S1903、S1907、S1908、S1918、S1919の処理は、サーバ102のCPU201が外部メモリ211に格納されたプログラムをRAM203にロードして実行することにより実現される。
レポート提出管理画面2000は、ユーザに該当するスキャンチケットの一覧を示すもので、学生番号2001、名前2002、提出期限2003、レポート名2004、授業名2005、出席年月日2006、ラジオボタン2007、提出済みレポート2008、メニューボタン2009、スキャンボタン2010等を有する。
名前2002は、ユーザの名前であり、学生テーブル1400の学生名1402に対応する。
提出期限2003は、レポートの提出期限で、レポート提出期限テーブル1100の提出期限日1103に対応する。
レポート名2004は、提出するレポートの名前で、レポート提出期限テーブル1100のレポート名1102に対応する。
授業名2005は、レポート提出を課された授業の名前で、レポート提出期限テーブル1100の授業番号704に対応する授業名である。
出席年月日2006は、学生がレポートを課された授業に出席した日付を示し、出席テーブル1700の出席年月日1701と同じである。
ラジオボタン2007は、提出するレポートのスキャンチケットを選択するためのボタンである。
提出済みレポート2008は、学生が既に提出したレポートのスキャンチケットであり、色あるいは網掛け等での強調表示により識別表示する。提出済みレポート2008に、「済」のマークや文字をスキャンチケットに付すようにしてもよい。
また、欠席スキャンチケット2011は、学生が授業を欠席した際に課せられたレポートのスキャンチケットであり、色あるいは網掛け等での強調表示により識別表示する。
メニューボタン2009は、メニュー画面1300に戻るためのボタンである。
スキャンボタン2010は、複合機103で提出レポートのスキャンを開始するためのボタンである。
レポート提出管理画面2000の情報の作成処理の詳細は、図22で後述する。
複合機103のCPU301は、サーバ102からレポート提出管理画面2000の情報を受信し(ステップS1909、スキャンチケット受信手段)、操作部308にレポート提出管理画面2000を表示する(ステップS1910、スキャンチケット表示手段)。
複合機103のCPU301は、ユーザがレポート提出管理画面2000のラジオボタン2007を用いて提出したいレポート(のスキャンチケット)が選択され(ステップS1911)、スキャンボタン2010が選択されスキャンが指示されたことを検知すると(ステップS1912)、授業に関するレポートが提出済み(スキャンデータが送信済み)かどうかを判定する(ステップS1913、スキャンデータ送信判定手段)。
上書き確認画面2100は、キャンセルボタン2101、OKボタン2102を有する。また、上書きすることをユーザに確認させる旨のメッセージが表示される。
スキャンデータの格納は、複合機103がスキャンデータを格納先フォルダパス1803で指定されたフォルダに格納してもよいし、サーバ102が複合機103から送信されたスキャンデータを受信ボックスで受け付け、格納先フォルダパス1803で指定されたフォルダに格納するようにしてもよい。この場合、複合機103のCPU301は、スキャンデータの属性としてスキャンチケットID1801を記憶させ、サーバ102のCPU201はスキャンチケットID1801に対応する格納先フォルダパス1803を取得する。
日時」に従ってファイル名を変更するようにしてもよい。
図22中の各ステップの処理は、サーバ102のCPU201が外部メモリ211に格納されたプログラムをRAM203にロードして実行することにより実現される。
また、欠席した授業はレポートの提出が必要かを特定し、提出が必要な場合にスキャンチケットを発行するため、学生は必要なレポート提出を画像形成装置である複合機から確認することができ、学校内の運用を効率化する。
特に、授業に欠席した学生に対してのみ、レポートの提出に必要なスキャンチケットを発行することにより、教授等の管理者は提出期限内のレポート提出の受け付けを容易に行える。また、学生は、複合機がある場所から提出期限内であればいつでもレポート提出を行うことができるようになり利便性が向上する。
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、CD−R、DVD−ROM、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM、EEPROM、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
尚、上述した各実施形態及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
101………クライアント端末
102………サーバ
103………複合機
104………ICカード
105………ネットワーク
Claims (17)
- スキャンを実行可能な画像形成装置と、紙文書の提出が必要なイベントに出席したユーザを示す出席情報を記憶する記憶手段を備える管理サーバとを含む情報処理システムであって、
前記管理サーバは、
前記記憶手段に記憶された出席情報に基づいて、前記イベントに関して提出が必要な前記紙文書をスキャンする必要のあるユーザを特定するユーザ特定手段と、
前記ユーザ特定手段で特定されたユーザに前記提出が必要な紙文書をスキャンさせるべく、前記画像形成装置において当該紙文書をスキャンするための指示内容が定義されたスキャンチケットを生成するスキャンチケット生成手段と、
前記スキャンチケット生成手段で生成されたスキャンチケットを、前記ユーザ特定手段で特定されたユーザを識別するユーザ識別情報と対応づけて、前記記憶手段に保存するスキャンチケット保存手段と、
前記スキャンチケット保存手段で前記記憶手段に保存されたスキャンチケットであって、前記画像形成装置から送信されたスキャンチケットの取得要求に含まれるユーザ識別情報に対応するスキャンチケットを、前記画像形成装置に送信するスキャンチケット送信手段と
を備え、
前記画像形成装置は、
前記画像形成装置にログインしたユーザに対応するスキャンチケットであって、前記提出が必要な紙文書をスキャンするためのスキャンチケットの取得要求を、当該ユーザのユーザ識別情報を含めて前記管理サーバに対して送信するスキャンチケット取得要求送信手段と、
前記スキャンチケット取得要求送信手段に応じて前記管理サーバから送信されたスキャンチケットを受信するスキャンチケット受信手段と
を備えることを特徴とする情報処理システム。 - 前記ユーザ特定手段は、前記記憶手段に記憶された出席情報に基づいて、前記提出が必要な紙文書をスキャンする必要のあるユーザとして、前記イベントに出席したユーザを特定することを特徴とする請求項1に記載の情報処理システム。
- 前記記憶手段は、更に前記イベントに出席予定のユーザを示す出席予定情報を記憶し、
前記ユーザ特定手段は、前記記憶手段に記憶された出席情報と出席予定情報とに基づいて、前記提出が必要な紙文書をスキャンする必要のあるユーザとして、前記イベントに欠席したユーザを特定することを特徴とする請求項1に記載の情報処理システム。 - 前記記憶手段は、更に前記イベントに出席予定のユーザを示す出席予定情報を記憶し、
前記管理サーバは、
前記イベントに出席したユーザと前記イベントに欠席したユーザのどちらのユーザにスキャンチケットを生成するのかを前記イベントごとに受け付けるスキャンチケット生成条件受付手段を更に備え、
前記ユーザ特定手段は、前記スキャンチケット生成条件受付手段で前記イベントに出席したユーザにスキャンチケットを生成すると受け付けた場合に、前記記憶手段に記憶された出席情報に基づいて、前記提出が必要な紙文書をスキャンする必要のあるユーザとして、前記イベントに出席したユーザを特定し、前記スキャンチケット生成条件受付手段で前記イベントに欠席したユーザにスキャンチケットを生成すると受け付けた場合に、前記記憶手段に記憶された出席情報と出席予定情報とに基づいて、前記提出が必要な紙文書をスキャンする必要のあるユーザとして、前記イベントに欠席したユーザを特定することを特徴とする請求項1に記載の情報処理システム。 - 前記管理サーバは、
前記スキャンチケットに基づいて生成されたスキャンデータを格納するための格納先フォルダを作成する格納先フォルダ作成手段を更に備え、
前記スキャンチケットの定義内容には、前記スキャンデータの送信先として、前記格納先フォルダ作成手段で作成された格納先フォルダが設定されていることを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載の情報処理システム。 - 前記画像形成装置は、
前記スキャンチケット受信手段で受信したスキャンチケットに定義された指示内容に基づいて、スキャンを実行するスキャン実行手段と、
前記スキャン実行手段で実行されたスキャンに応じて生成されたスキャンデータを、当該スキャンチケットに定義された格納先フォルダに送信するスキャンデータ送信手段とを更に備えることを特徴とする請求項5に記載の情報処理システム。 - 前記スキャンチケットには、前記格納先フォルダに前記スキャンデータが格納されているか否かを示すスキャンデータ格納情報が更に含まれ、
前記サーバあるいは前記画像形成装置は、
前記スキャンデータ格納情報に従って、前記提出が必要な紙文書のスキャンデータが前記画像形成装置から前記サーバに送信済みか否かを判定するスキャンデータ判定手段を更に備えることを特徴とする請求項5または6に記載の情報処理システム。 - 前記画像形成装置は、
前記スキャンデータ判定手段で送信済みであると判定された前記スキャンチケットを識別表示する表示手段を更に備えることを特徴とする請求項7に記載の情報処理システム。 - 前記管理サーバは、
前記スキャンデータ判定手段で送信済みであると判定された前記スキャンチケットを用いてスキャンされたスキャンデータを受信すると、すでに受信済みのスキャンデータに上書き保存する上書き保存手段を更に備えることを特徴とする請求項7または8に記載の情報処理システム。 - 前記スキャンチケットごとに、前記提出が必要な紙文書をスキャンする期限が設定されており、
前記スキャンチケット送信手段は、現在時刻が前記期限を過ぎていないスキャンチケットであって、前記画像形成装置から送信されたスキャンチケットの取得要求に含まれるユーザ識別情報に対応するスキャンチケットを、前記画像形成装置に送信することを特徴とする請求項1乃至9のいずれか1項に記載の情報処理システム。 - 前記管理サーバは、
現在時刻が前記期限を過ぎているスキャンチケットを削除するスキャンチケット削除手段を更に備えることを特徴とする請求項10に記載の情報処理システム。 - 前記管理サーバは、
前記スキャンチケット生成手段でスキャンチケットが生成されたユーザに対して通知を行う通知手段を更に備えることを特徴とする請求項1乃至11のいずれか1項に記載の情報処理システム。 - イベントに関して提出が必要な紙文書をスキャンするための指示内容が定義されたスキャンチケットであって、画像形成装置にログインしたユーザに対応するスキャンチケットの取得要求を、当該ユーザを識別するユーザ識別情報を含めて管理サーバに対して送信するスキャンチケット取得要求送信手段と、前記スキャンチケット取得要求送信手段に応じて前記管理サーバから送信されたスキャンチケットを受信するスキャンチケット受信手段とを備える画像形成装置と通信可能に接続され、前記紙文書の提出が必要なイベントに出席したユーザを示す出席情報を記憶する記憶手段を備える管理サーバであって、
前記記憶手段に記憶された出席情報に基づいて、前記提出が必要な紙文書をスキャンする必要のあるユーザを特定するユーザ特定手段と、
前記ユーザ特定手段で特定されたユーザに前記提出が必要な紙文書をスキャンさせるべく、前記画像形成装置において当該紙文書をスキャンするための指示内容が定義されたスキャンチケットを生成するスキャンチケット生成手段と、
前記スキャンチケット生成手段で生成されたスキャンチケットを、前記ユーザ特定手段で特定されたユーザを識別するユーザ識別情報と対応づけて、前記記憶手段に保存するスキャンチケット保存手段と、
前記スキャンチケット保存手段で前記記憶手段に保存されたスキャンチケットであって、前記画像形成装置から送信されたスキャンチケットの取得要求に含まれるユーザ識別情報に対応するスキャンチケットを、前記画像形成装置に送信するスキャンチケット送信手段と
を備えることを特徴とする管理サーバ。 - スキャンを実行可能な画像形成装置と、紙文書の提出が必要なイベントに出席したユーザを示す出席情報を記憶する記憶手段を備える管理サーバとを含む情報処理システムの制御方法であって、
前記管理サーバのユーザ特定手段が、前記記憶手段に記憶された出席情報に基づいて、前記イベントに関して提出が必要な前記紙文書をスキャンする必要のあるユーザを特定するユーザ特定ステップと、
前記管理サーバのスキャンチケット生成手段が、前記ユーザ特定ステップで特定されたユーザに前記提出が必要な紙文書をスキャンさせるべく、前記画像形成装置において当該紙文書をスキャンするための指示内容が定義されたスキャンチケットを生成するスキャンチケット生成ステップと、
前記管理サーバのスキャンチケット保存手段が、前記スキャンチケット生成ステップで生成されたスキャンチケットを、前記ユーザ特定ステップで特定されたユーザを識別するユーザ識別情報と対応づけて、前記記憶手段に保存するスキャンチケット保存ステップと、
前記画像形成装置のスキャンチケット取得要求送信手段が、前記画像形成装置にログインしたユーザに対応するスキャンチケットであって、前記提出が必要な紙文書をスキャンするためのスキャンチケットの取得要求を、当該ユーザのユーザ識別情報を含めて前記管理サーバに対して送信するスキャンチケット取得要求送信ステップと、
前記管理サーバのスキャンチケット送信手段が、前記スキャンチケット保存ステップで前記記憶手段に保存されたスキャンチケットであって、前記画像形成装置から送信されたスキャンチケットの取得要求に含まれるユーザ識別情報に対応するスキャンチケットを、前記画像形成装置に送信するスキャンチケット送信ステップと
前記画像形成装置のスキャンチケット受信手段が、前記スキャンチケット取得要求送信ステップに応じて前記管理サーバから送信されたスキャンチケットを受信するスキャンチケット受信ステップと
を備えることを特徴とする情報処理システムの制御方法。 - イベントに関して提出が必要な紙文書をスキャンするための指示内容が定義されたスキャンチケットであって、画像形成装置にログインしたユーザに対応するスキャンチケットの取得要求を、当該ユーザを識別するユーザ識別情報を含めて管理サーバに対して送信するスキャンチケット取得要求送信手段と、前記スキャンチケット取得要求送信手段に応じて前記管理サーバから送信されたスキャンチケットを受信するスキャンチケット受信手段とを備える画像形成装置と通信可能に接続され、前記紙文書の提出が必要なイベントに出席したユーザを示す出席情報を記憶する記憶手段を備える管理サーバの制御方法であって、
前記管理サーバのユーザ特定手段が、前記記憶手段に記憶された出席情報に基づいて、前記提出が必要な紙文書をスキャンする必要のあるユーザを特定するユーザ特定ステップと、
前記管理サーバのスキャンチケット生成手段が、前記ユーザ特定ステップで特定されたユーザに前記提出が必要な紙文書をスキャンさせるべく、前記画像形成装置において当該紙文書をスキャンするための指示内容が定義されたスキャンチケットを生成するスキャンチケット生成ステップと、
前記管理サーバのスキャンチケット保存手段が、前記スキャンチケット生成ステップで生成されたスキャンチケットを、前記ユーザ特定ステップで特定されたユーザを識別するユーザ識別情報と対応づけて、前記記憶手段に保存するスキャンチケット保存ステップと、
前記管理サーバのスキャンチケット送信手段が、前記スキャンチケット保存ステップで前記記憶手段に保存されたスキャンチケットであって、前記画像形成装置から送信されたスキャンチケットの取得要求に含まれるユーザ識別情報に対応するスキャンチケットを、前記画像形成装置に送信するスキャンチケット送信ステップと
を備えることを特徴とする管理サーバの制御方法。 - スキャンを実行可能な画像形成装置と、紙文書の提出が必要なイベントに出席したユーザを示す出席情報を記憶する記憶手段を備える管理サーバとを含む情報処理システムの制御方法を実行可能なプログラムであって、
前記管理サーバを、
前記記憶手段に記憶された出席情報に基づいて、前記イベントに関して提出が必要な前記紙文書をスキャンする必要のあるユーザを特定するユーザ特定手段と、
前記ユーザ特定手段で特定されたユーザに前記提出が必要な紙文書をスキャンさせるべく、前記画像形成装置において当該紙文書をスキャンするための指示内容が定義されたスキャンチケットを生成するスキャンチケット生成手段と、
前記スキャンチケット生成手段で生成されたスキャンチケットを、前記ユーザ特定手段で特定されたユーザを識別するユーザ識別情報と対応づけて、前記記憶手段に保存するスキャンチケット保存手段と、
前記スキャンチケット保存手段で前記記憶手段に保存されたスキャンチケットであって、前記画像形成装置から送信されたスキャンチケットの取得要求に含まれるユーザ識別情報に対応するスキャンチケットを、前記画像形成装置に送信するスキャンチケット送信手段として機能させ、
前記画像形成装置を、
前記画像形成装置にログインしたユーザに対応するスキャンチケットであって、前記提出が必要な紙文書をスキャンするためのスキャンチケットの取得要求を、当該ユーザのユーザ識別情報を含めて前記管理サーバに対して送信するスキャンチケット取得要求送信手段と、
前記スキャンチケット取得要求送信手段に応じて前記管理サーバから送信されたスキャンチケットを受信するスキャンチケット受信手段
として機能させることを特徴とするプログラム。 - イベントに関して提出が必要な紙文書をスキャンするための指示内容が定義されたスキャンチケットであって、画像形成装置にログインしたユーザに対応するスキャンチケットの取得要求を、当該ユーザを識別するユーザ識別情報を含めて管理サーバに対して送信するスキャンチケット取得要求送信手段と、前記スキャンチケット取得要求送信手段に応じて前記管理サーバから送信されたスキャンチケットを受信するスキャンチケット受信手段とを備える画像形成装置と通信可能に接続され、前記紙文書の提出が必要なイベントに出席したユーザを示す出席情報を記憶する記憶手段を備える管理サーバの制御方法を実行可能なプログラムであって、
前記管理サーバを、
前記記憶手段に記憶された出席情報に基づいて、前記提出が必要な紙文書をスキャンする必要のあるユーザを特定するユーザ特定手段と、
前記ユーザ特定手段で特定されたユーザに前記提出が必要な紙文書をスキャンさせるべく、前記画像形成装置において当該紙文書をスキャンするための指示内容が定義されたスキャンチケットを生成するスキャンチケット生成手段と、
前記スキャンチケット生成手段で生成されたスキャンチケットを、前記ユーザ特定手段で特定されたユーザを識別するユーザ識別情報と対応づけて、前記記憶手段に保存するスキャンチケット保存手段と、
前記スキャンチケット保存手段で前記記憶手段に保存されたスキャンチケットであって、前記画像形成装置から送信されたスキャンチケットの取得要求に含まれるユーザ識別情報に対応するスキャンチケットを、前記画像形成装置に送信するスキャンチケット送信手段
として機能させることを特徴とするプログラム。
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