JP5443703B2 - 輸出業務支援システムおよびそのシステムを用いて輸出業務を支援する方法 - Google Patents

Description

本発明は、輸出品の輸出業務及び輸出書類の作成業務を行う支援システムに関する。

海外へ輸出品（以下製品という）を輸出するには、実際の製品を貨物として船積みするほか、税関に対しては、製品と同梱する輸出書類の作成が必要であり、その書類作成手続きの迅速さが求められるが、現実には船積みまでの手続きに長時間を要しているのが実情である。

迅速な手続きを妨げる要因のひとつとして、輸出業務の完了までに関わる関係者が多いことが挙げられる。製品の輸出業務に関わる関係者は、例えば、商品を海外へ輸出しようとする輸出者（荷主）、荷主の発注依頼にもとづいて製品の製造を行うメーカーの製造（工場）部門および営業活動を行う営業部門、メーカーの依頼によって製品を一時的に預かり、出荷までの間保管を担当する倉庫会社、メーカーの出荷の指示に従って梱包など出荷準備を進める梱包会社、通関のための書類を作成する通関会社、実際の貨物を輸送する国内の輸送業者および海上輸送、あるいは航空機輸送を行う国際輸送会社などである。

これら複数の関係者が関わる作業の流れは、概ね以下の通りである。すなわち、
１）メーカーが荷主からの注文を受け、メーカーの工場で製品を製造する、
２）製造された製品を倉庫会社へ運び、荷物として保管する、
３）メーカーの営業部門から梱包会社に梱包の指示がＦＡＸあるいはＥ−Ｍａｉｌで送られる、

４）梱包作業が終了するとメーカーの営業部門は、インボイスリストとパッキングリストの輸出書類の作成を行い、営業部門は通関会社に輸出申告のための書類の準備の指示を行う。
５）全ての書類の作成及び梱包が完了すると輸送業者により税関への荷物の輸送が行われる。
６）通関が済むと航空あるいは海上の国際輸送業者により輸送されて、現地の通関を通した後に、現地の納品先に荷物が納品される、
という手順で進行するのである。

このように製品の納品完了までに関わる関係者が多いことと、関係者が行う作業は「輸出」のためという一連の作業であるものの関係者ごとに作業が分断されていることが問題である。つまり、関係者Ａが１つの作業を完了したことを受け、関係者Ｂの作業が開始される、という具合に一工程ずつ作業が終わらないと次工程に進めないため、輸出完了までの時間が長期化し、その間メーカーは多量の在庫をかかえること。さらに書類作成は、専ら人間の手作業によって行われるため、書類作成に長時間を必要とすること、もっとも、従来手作業で行っていた書類作成の業務を自動化するための試みとして、書類作成の労力の緩和や効率の改善を図るための国際輸送に係るシステムが提案されている（特許文献１〜３参照）。しかし、これらのシステムは、メーカーでの製品の生産、輸出手配が全て完了した後、出荷確定情報を輸出書類フォームに出力する部分のみを自動的に行うにすぎない。

従来のシステムの最大の問題点は、製品の輸出及び輸出書類の作成業務は、作業手順の進行に従ってメーカー自らがそれぞれの手続き毎に順次作業を専門の業者又は自社社員に作業を依頼していたということである。輸出書類は最終的に製品の貨物と合わせて通関し、海外へ輸出されるのであるが、輸出書類の作成は、製品の梱包が完了して初めて行われるため、メーカー側で輸出書類の作成と、製品の梱包作業との同期化がうまく出来ず、梱包が終了しても時間のかかる輸出書類が出来上がるまで製品は貨物として倉庫会社に保管しておかなければならず、結局、貨物の保管料金がかさむだけでなく、リードタイム延長の原因となっていたのである。更にリードタイムが延長されると、製品輸送手段はより早く届く手段に変更される。船で輸送予定であった製品がリードタイム延長のため、より早く届く航空機にて輸送されるべく出荷予定が変更されていくケースは多く、リードタイム延長は輸送料金がかさむことをも引き起こすのである。

つまり、これらのシステムでは単に書類作成の業務を単に機械化するだけにとどまっていた。製品の輸出の業務は、単に書類作成だけに限らない。製品の受注から船積み迄の全作業が能率よく実行されなければ、トータルリードタイムの短縮を図ることができない。トータルリードタイムの短縮を図るためには、輸出者（荷主）が、輸出に関わる製品をメーカーに発注し、製品の製造、梱包、マージ（荷あわせ）、保管、通関までの全作業のスケジュールの調整を含めて総合的な輸出業務対策が必要である。

特開２００３−１５７３１３ 特開２００４−３０２７２３ 特開２００２−４９６６９

本発明は、出荷確定データの一部が未完成な状態、即ち受注データの段階でシステム内にデータを取り込むことにより、作業情報や梱包情報といったデータを受注情報に関連付けて記録していきながら出荷情報を揃えてゆき、最終的には、完成した出荷確定情報に基づいて、通関の際に必要なインボイスリストとパッキングリストを自動的に作成することを特徴とする。

解決しようとする問題点は、メーカー自らがそれぞれの手続き毎に順次作業を専門の業者に作業を依頼して輸出書類を作成するという従来の発想では、単に通関申請に必要な書類を電子データ化し、単にネットワークを通して送、受信を行う程度のシステムの運用では、輸出書類の作成の遅れを根本的には解決することができないという点である。それはこのシステムの仕組みが、端末上で、受注情報に関連する生産情報及び出荷情報、作業情報、梱包情報といった出荷確定情報になるための要素が少しずつ追加されていくのをシステム使用者が確認できる、製品受注から生産・通関・輸送・納品まで工程をトレースできるシステムであることによる。

トレースにより、システム上で受注情報の進捗情報を顧客・物流企業が常に確認していることで、フレキシブルに出荷予定変更や輸送手段変更に対応し、確認、変更のための人的労力、時間を無駄にすることなく、受注から納品までが最短の輸送が実現される。

本発明は、顧客の出荷確定データの一部が未完成な状態、即ち受注データの段階でシステム内にデータを取り込むことにより、早い段階で輸出書類の作成をスタートさせ、顧客や梱包業者あるいは輸送業者の端末上から、作業データや梱包データなどをシステム内に取り込まれた受注情報に関連付けて記録していきながら情報を揃えていき、最終的には、完成した出荷確定情報に基づいて、通関の際に必要なインボイスとパッキングリストを自動的に作成することを最大の特徴とする。

本発明のシステムを用いることにより、輸出業務一手引受業者の輸出業務部門である倉庫部門と、梱包部門と通関部門とが連携し、輸出業務一手引受業者の管理のもとで、顧客が受注した製品の輸出業務及び当該製品に係る輸出書類の作成業務を行うことができる。特に倉庫部門と梱包部門と通関部門とを同一基地内に設置することができ、メーカーと生産、納期、梱包、通関の情報を共有することであたかも自社内で全て完結できる状態を作り、輸出業務に関する効率を最高にした。その結果、間接輸送時間の短縮、間接輸送費の削減、書類作成時間の短縮、書類作成要員の削減（書類作成費の削減）を図ることが可能となる。

本発明は、倉庫会社や梱包会社が別の場所に拠点を構えていたのでは間接輸送時間が掛かるとともにＣＯ２排出量が増え、更に間接輸送費がかかり、製品の輸出までに時間がかかっていたのでは、貨物の滞留が起こり、どこかに製品保管場所が必要となる。また製品の梱包後、通関手続きまでに時間がかかっては、製品の保管料がかさむと同時に在庫がかさむといった効率性の問題、また、環境対策の面においても業者ごとに輸送手段のＣＯ２排出量対応が異なり未配慮である、といった問題点に着目し、本発明を用いることで、製品輸出に関する業務の一切を特定の業者、好ましくは、輸送基地を有する輸送業者が一手に引き受けることとし、その輸出業務一手引受業者が製品の受注から関与して通関に必要な書類の作成に限らず、製品のマージ（荷あわせ）、保管、梱包、さらには通関の作業場を１箇所に集約して処理しつつ製品の輸出準備と書類作成の作業を並行して行うことを可能としたものである。

本発明のシステムの構成を図１に示す。本発明において、輸送業者は、製品輸出に関する業務の一切を行う業者（輸出業務一手引受業者１）であり、本来の輸送部門のほか輸出業務部門として，倉庫部門２と梱包部門３と通関部門４とを有している。

これら、輸出に関わるマージ、梱包、通関などの業務を行う倉庫部門２と梱包部門３と通関部門４は、輸出業務部門の基地として、同じ敷地内に配置されていることが重要である。

これら各部門は、それぞれ端末（コンピュータ）によって輸出業務一手引受業者１の自社内（の中央管理部門）に設置されたサーバー５とインターネットを介して接続されている。各部門の端末とサーバー５の間のデータの入力、更新、送受信、閲覧は、本発明のシステムが提供するＷｅｂ上のホームページで行われる（以下、「本発明のシステムが提供するＷｅｂ上のホームページ」を「Ｗｅｂ上のシステム」として説明する）。Ｗｅｂ上のシステムで表示される入力、更新、送受信、閲覧用の画面を介して行われる。輸出業務一手引受業者１は、顧客の依頼によって製品輸出に関する業務一切を代行する。この実施例において、顧客とは、輸出業務一手引受業者にとっての顧客である。

以下の説明では、製品のメーカーを顧客６として説明する。顧客６は、メーカーとして製造依頼を受けた製品の製造を行う工場部門７と顧客が受注した受注内容のデータの作成を行う営業部門８とに分けられ、それぞれインターネットを利用するためのネットワーク回線が接続された端末を有し、輸出業務一手引受業者１の各部門と同様にサーバー５とはインターネットを介して接続され、Ｗｅｂ上のシステムでデータの入力、更新、送受信、閲覧を行う。また、海外の荷受人（輸入者）９もネットワーク回線が接続された端末を有し、サーバー５とはインターネットを介して接続されている。

サーバー５には、顧客が受注した受注内容を受注情報として記録するための受注情報記憶手段Ｄ１、顧客６の工場部門８が製品を生産する際の生産の進捗状況を作業情報として記録するための作業情報記憶手段Ｄ２、生産が完了した製品の数を記録するための生産完了情報記憶手段Ｄ３、顧客６から輸出業務一手引受業者１に対しての出荷指示情報を記録するための出荷指示情報記憶手段Ｄ４、出荷指示があった受注情報に対して梱包情報を記録するための梱包情報記憶手段Ｄ５、梱包が完了してインボイスとパッキングリストの発行に必要な情報を記録するためのインボイス／パッキングリスト記憶手段Ｄ６などの記憶手段を有している。このほか、出荷可能数，出荷済数，出荷指示数，在庫数などのデータから構成される受注情報ごとの在庫管理のための情報を記録するための在庫情報記憶手段Ｄ７を備えている。

さらにサーバー５は顧客情報を登録する顧客マスタＭ１、製品情報を登録する製品マスタＭ２、送り先人の情報を登録する送り先マスタＭ３、作業工程の名称などを登録する作業工程マスタＭ４、都市情報を登録する都市マスタＭ５、顧客をユーザとして登録するためのユーザマスタＭ６を有している。

なお、顧客の端末は、顧客が受注した製品の受注データをサーバーに送信する受注情報送信手段と、顧客の作業データをサーバーに送信する作業情報送信手段と、顧客が生産を完了させた製品の数を生産完了データとしてサーバーに送信する生産完了情報送信手段と、輸出業務一手引受業者に対して出荷の指示を行うための出荷指示データをサーバーに送信する出荷指示情報送信手段とを備えている。

上記の各送信手段を用いて顧客の端末では、各部門の作業の進行にあわせて、顧客の端末から上記の受注データ、作業データ、生産完了データ、出荷指示データが送信され、あるいは各部門の端末を介してＷｅｂ上で新たに情報が入力され、サーバー５の各記憶手段に記録されたデータが更新される。最終的には、前記の受注情報、作業情報、梱包情報がすべてサーバー５に記録されて、出荷確定情報となり、インボイスリストやパッキングリストを自動的に作成するときに、出荷確定情報から必要なデータが読み出される。

各マスタの情報は入力手段によるデータ入力の際にポップアップあるいは、リストアップすることで入力を行う部門の端末の画面に表示され、該当する情報を選択することで入力の効率を高めるものである。

次に各記憶手段に記録されるデータの構成について説明する。まず、受注情報記憶手段Ｄ１に記録される情報は主に顧客から送信された受注情報であり、例えば図２に示すように「データタイプ」、「管理ナンバー（１〜１０）」（顧客が設定した受注情報の管理ナンバー）、「出荷予定日」、「インボイスナンバー」、「インボイスの日付」、「受注日」、「予定納期」、「輸送形態」（航空便あるいは船便）、「納品区分」（分納あるいは完納）、「国内搬入先」、「発地コード」、「発地国コード」、「仕向地コード」、「仕向国コード」、「荷送人」、「荷受人」、「注文主」、「支払形態」、「通貨コード」、「有償／無償」（出荷商品の有償／無償）、「ケースマーク」、「Ｔｏｔａｌ ＧＷ」（ケースナンバーごとの重量）、「Ｔｏｔａｌ ＮＷ」（梱包重量），「Ｔｏｔａｌ ＶＷ」（もと重量），「Ｔｏｔａｌ Ｍ３」，「Ｔｏｔａｌ Ｐａｃｋａｇｅ」，「Ｔｏｔａｌ Ａｍｏｕｎｔ」（合計金額），「ケースナンバー」、「Ｄｉｍｅｎｓｉｏｎ」（容積）、「商品詳細シーケンスナンバー」、「製品コード」、「図番」、「型番」、「商品名称」（１，２）、「商品コード予備」（１，２）、「ＨＳコード」、「注文数量」、「ユニット」、「単価」、「合計金額」、「原産地国コード」、「Ｐａｃｋａｇｅ ＧＷ」（梱包単位での重量）、「Ｐａｃｋａｇｅ ＮＷ」（梱包単位での内包重量）のデータ項目で構成される。なお、上記のデータ構成のうち「Ｔｏｔａｌ ＧＷ」から「Ｄｉｍｅｎｓｉｏｎ」までのデータについては、輸出業務一手引受業者１の梱包部門３が製品の梱包を行う際の梱包情報を記録するためのものである。

さらに「荷送人」、「荷受人」、「注文主」に付随する情報としては、それぞれが「コード」、「名称」、「住所」、「電話番号」、「ＦＡＸ番号」のデータ項目を有している。

次に作業情報記憶手段Ｄ２に記録される情報は、例えば図３の作業情報記憶手段Ｄ２のテーブルに示すように、作業情報としての「作業工程」、「作業日付」、「注文数量」のデータ項目３２のほか、サーバー５に記録された受注情報と関連付けるためのキー３１として、少なくとも「管理ナンバー」、「受注日」、「製品コード」、「図番」、「型番」が付加されたもので構成される。生産完了情報記憶手段Ｄ３に記録される情報は、生産完了情報としての「出荷可能数」のデータ項目３４のほか、受注情報と関連付けるためのキーとして、少なくとも「管理ナンバー」、「受注日」、「製品コード」、「図番」、「型番」が付加されたデータ項目３３で構成される。出荷指示情報記憶手段Ｄ４に記録される情報は、出荷指示情報としての「出荷指示数」のデータ項目３６のほか、受注情報と関連付けるためのキーとして、少なくとも「管理ナンバー」、「受注日」、「製品コード」、「図番」、「型番」が付加されたデータ項目３５で構成される。

梱包情報記憶手段Ｄ５に記録される梱包情報は、例えば図４に示すように出荷指示情報と関連付けるためのキー４１としての「出荷指示数」、梱包情報としての「Ｐａｃｋａｇｅ ＧＷ」（梱包単位での重量）、「Ｐａｃｋａｇｅ ＶＷ」、「シリアルナンバー」（複数あり）、「荷姿」、「梱包長」、「梱包幅」、「梱包高」、「単位」（センチメートル／インチ）、「寸法」のデータ項目４２のほか、受注情報と関連付けるためのキーとして、少なくとも「管理ナンバー」、「受注日」、「製品コード」、「図番」、「型番」、「ケースナンバー」のデータ項目４３が付加されたもので構成される。

インボイス／パッキングリスト記憶手段Ｄ６に記録されるインボイスとパッキングリストのデータは、図５の、インボイス５１とパッキングリスト５２の例に示すように通関の際に提出する書類のフォームにあわせてデータ項目が構成され、印刷の際にはインボイス／パッキングリスト記憶手段Ｄ６からデータが図５の、インボイス５１とパッキングリスト５２の点線で囲まれた部分に挿入される。

次に本発明のシステムの処理の流れについて説明する。図６のフローのように顧客６（メーカの営業部門８）が注文主である客から受注を受けるところからスタートする。ここでいう注文主の客とは荷受人９あるいは、荷受人９に製品を送るよう注文する第三者をさす。

（ステップ１（Ｓ１））受注データ送信
まず注文主からの受注が発生したとき顧客６の営業部門８は、以前から使っていた出荷確定データのフォームに従ってデータの作成を開始するが、この時点では注文主からの受注内容くらいしかデータが埋められず、出荷確定データの中はまだかなりの空白部分がある。本発明の特徴のひとつとして、この段階で顧客の未完成の出荷確定データである受注データを、輸出業務一手引受業者にとっての受注データとみなしてシステムにとりこむことができることが挙げられる。

本発明ではとりあえず出荷確定データのうち受注情報の必須項目（具体的なデータ項目としては、データタイプ（注文情報ｏｒ出荷指示情報ｏｒ生産完了情報）のほかに、図２のデータ項目のうち、「管理ナンバー」、「出荷予定日」、「受注日」、「輸送形態」、「発地コード」、「発地国コード」、「仕向地コード」、「仕向国コード」、「荷送人コード」、「荷送人名称」、「荷送人住所」「荷受人コード」、「荷受人名称」、「荷受人住所」、「支払形態」、「通貨コード」、「有償／無償」、「製品コード」、「図番」、「商品名称１」、「注文数量」、「ユニット」、「単価」、「合計金額」、「原産地国コード」などが、これに該当する。）のみを記録した受注データを顧客から受けとり、作業の進行にあわせてデータを追加していくという手段をとることができる。顧客６の営業部門８はこの受注データをＣＳＶ形式のファイルとして保存し、次に端末を使ってｗｅｂ上のシステムにアクセスし、ユーザＩＤとパスワードを入力してログインをする。

営業部門８の端末に保存された受注データの保存場所をｗｅｂ上のアップロード用の画面を介して参照させ、受注データを選択した後に、サーバー５にアップロード（送信）する。本発明のシステムでは受注データのほかに、後で述べる作業データ、生産完了データ、出荷指示データ、といった作業の段階ごとのデータを顧客がＣＳＶ形式などのデータとして作成あるいは保有しているときに、それぞれの作業の段階ごとのデータを顧客側の端末から選択してアップロードさせ、サーバー５で受け取ることもできる。ステップ１の段階ではまず、ＣＳＶ形式の受注データをアップロードする。

受注データがアップロードされると、すぐにサーバー５により、受注データに必須項目が記録されているかといった、必須項目のチェックが行われる。そのほかにデータ形式にそってデータが記録されているか（数字、文字、半角など）といったデータの整合性のチェックもあわせて行われる。受注データに不備があったときには、例えば、ｗｅｂ上のシステムのアップロード用の画面にエラーメッセージが表示され、顧客にデータの再アップロードを促す。受注データに不備がなければ、アップロードされた受注データは受注情報としてサーバー５の受注情報記憶手段Ｄ１に記録される。

（ステップ２（Ｓ２））作業データ送信
一方、受注情報が受注情報記憶手段Ｄ１に記録されると、顧客６の工場部門７は製造計画を立て、製造計画に基づき製品の生産を開始するが、その際に作業データを作成し、端末を使ってｗｅｂ上のシステムにアクセスし、作成した作業データをｗｅｂ上のアップロード用の画面を介して、サーバー５にアップロード（送信）する。作業情報は生産工程の経過を記録するための情報である。作業データの必須項目としては作業工程（作業工程マスタから作業工程を選択）、作業日付、注文数量がある。

ＣＳＶ形式のデータによるアップロードができない場合には、作業情報入力手段により作業情報を入力する。作業情報入力手段を用いる場合には、まず、工場部門７は、サーバー５にアップロードされた受注情報を検索し、受注情報のうち必要な情報を一覧表示させる。表示の手段としては、Ｗｅｂ上のシステムで受注情報を検索させるための画面が用意され、その画面において検索用のいくつかの検索用のキーの入力エリアを設けて、例えば、任意のキーワードによる「検索キー」、「受注日」（○○月○○日から○○月○○日までといった日付の範囲による指定）、「顧客」などの条件でデータを絞り込み受注情報記憶手段Ｄ１内にある受注情報を検索することで、検索結果により得られた単数あるいは複数の受注情報の概略をリストアップさせるようにするものである。

一覧表示されたデータはテーブルの形で表示される。表示の例としては、左から、（リストを選択するための）選択ボタン、「管理ナンバー」、「受注日付」、「製品コード」、「図番」、「型番」、「重量」、「ユニット」、「単価」、「合計金額」のデータ項目順で並んでいる。工場部門７は、一覧表示された受注情報のうち作業情報を入力したいものを、選択ボタンで選択し、次に作業情報入力手段により作業工程、作業日付、注文数量を入力する。

入力が終わったら作業情報を登録する。受注情報と関連付けられて、サーバー５の作業情報記憶手段Ｄ２に記録される。
（ステップ３（Ｓ３））生産完了データ送信
その後、生産が完了すると顧客（工場部門７）は自社内で生産完了データを作成し、端末を使ってｗｅｂ上のシステムにアクセスし、作成した生産完了データをｗｅｂ上のアップロード用の画面を介して、サーバー５にアップロード（送信）する。生産完了データの必須項目としては出荷可能数がある。出荷可能数とは、工場部門７が生産を完了した製品の数量を指すが、工場部門７がこの製品の生産完了データをサーバー５にアップロードした時点で初めて出荷可能数としてカウントされる。送信された生産完了データは受注情報と関連付けられて、サーバー５の生産完了情報記憶手段Ｄ３に記録される。

ＣＳＶ形式のデータによるアップロードができない場合には、生産完了情報入力手段により生産完了情報を入力する。生産完了情報入力手段を用いる場合には、工場部門７は、サーバー５に記録された受注情報のうち未出荷のデータを検索し、受注情報のうち必要な情報を一覧表示させる。未出荷の受注情報を表示させる手段としては、Ｗｅｂ上で未出荷の受注情報を検索させるための画面が用意され、その画面において検索用のいくつかの検索用のキーを設ける。検索用のキーは作業データ送信のときと同様に任意のキーワードによる「検索キー」、「受注日」、「顧客」などのキーで構成される。これらのキーの条件でデータを絞り込み受注情報記憶手段Ｄ１内にある受注情報を検索することで、検索結果により得られた単数あるいは複数の受注情報の概略と、出荷に関する付加情報をリストアップさせる。

ここでいう出荷に関する付加情報とは、具体的には出荷可能数、出荷済数、出荷指示数などのデータを指す。出荷可能数は上で述べたとおりであるが、出荷済数、出荷指示数については、本実施例ではまだ０なので、後で説明する。一覧表示されたデータはテーブルの形で表示される。表示の例としては、左から、「選択ボタン」、「管理ナンバー」、「受注日付」、「製品コード」、「図番」、「型番」、「注文数量」、「出荷可能数」、「出荷済数」、「出荷指示数」、「在庫数」、「ユニット」、「単価」、「合計金額」の順で並んでいる。工場部門７は、一覧表示された受注情報のうち生産完了情報を入力したいものを、選択ボタンで選択し、次に生産完了情報入力手段により生産完了情報として出荷可能数を入力する。入力が終わったら生産完了情報を登録する。

生産完了データがアップロードされると、すぐにサーバー５により、生産完了データに必須項目が記録されているかといった、必須項目のチェックが行われる。そのほかにデータ形式にそってデータが記録されているか（数字、文字、半角など）といったデータの整合性のチェックもあわせて行われる。受注データに不備があったときには、ｗｅｂ上のアップロード用の画面にエラーメッセージが表示され、顧客にデータの再アップロードを促す。受注データに不備がなければ、アップロードされた生産完了データはサーバー５の生産完了情報記憶手段Ｄ３に記録される。生産が完了した製品は輸出業務一手引受業者１の輸送部門が本来業務として顧客６の工場から引き取り、輸出業務部門の基地に持ち帰り、倉庫部門２に搬入される。

（ステップ４（Ｓ４））出荷指示データ送信
ステップ３で、生産完了データがアップロードされた受注情報に対して、顧客（営業部門８）は、自社内で出荷指示データを作成し、端末を使ってｗｅｂ上のシステムにアクセスし、作成した出荷指示データをｗｅｂ上のアップロード用の画面を介して、サーバー５にアップロード（送信）する。

ＣＳＶ形式のデータによるアップロードができない場合には、出荷指示情報入力手段により出荷指示情報を入力する。出荷指示情報入力手段を用いる場合には、顧客（営業部門８）は製品が搬入されたものの中から未出荷のものを受注情報記憶手段Ｄ１から読みだす。受注情報のうち未出荷のデータを検索し、受注情報のうち必要な情報を一覧表示させる手段は、ステップ３の生産完了データ送信のときと同じである。

読み出された受注情報の詳細が表示されるので、出荷したい受注情報のリストを選択し、出荷指示情報入力手段により、出荷指示情報として出荷指示数を入力する。このとき生産完了情報で登録された出荷可能数が表示されるので、出荷可能数以下の数を指定する。出荷指示情報の入力が終わったら出荷指示情報を登録する。

出荷指示データがアップロードされると、すぐにサーバー５により、出荷指示データに必須項目が記録されているかといった、必須項目のチェックが行われる。そのほかにデータ形式にそってデータが記録されているか（数字、文字、半角など）、出荷可能数以下の数が指定されているかといったデータの整合性のチェックもあわせて行われる。出荷指示データに不備があったときには、ｗｅｂ上のアップロード用の画面にエラーメッセージが表示され、顧客にデータの再アップロードを促す。受注データに不備がなければ、アップロードされた出荷指示データはサーバー５の出荷指示情報記憶手段Ｄ４に記録される。梱包部門３は出荷情報が入った情報に対して梱包を開始し、また梱包情報を入力する。

（ステップ５（Ｓ５））梱包情報を記録
梱包部門３はステップ４で出荷指示がはいった情報に対して梱包情報を入力する。梱包情報入力手段で梱包情報を入力する。搬入された製品を梱包した後、自動計量器により、梱包物の重量、長さを測定し本発明のシステムにデータが取り込まれる。本発明のシステムは市販の自動計量器と連携して使うことにより、バーコードを読み取って、重量、長さといったデータを取り込んでシステムの受注情報と関連付けることができる。取り込まれるデータとしては、図２に示すデータのうち、「Ｔｏｔａｌ ＧＷ」（ケースナンバーごとの重量）、「Ｔｏｔａｌ ＮＷ」（梱包重量），「Ｔｏｔａｌ ＶＷ」（もと重量），「Ｔｏｔａｌ Ｍ３」，「Ｔｏｔａｌ Ｐａｃｋａｇｅ」，「Ｔｏｔａｌ Ａｍｏｕｎｔ」（合計金額），「ケースナンバー」、「Ｄｉｍｅｎｓｉｏｎ」（容積）がある。これらの情報はサーバー５の受注情報記憶手段Ｄ１に記憶される。

また、図３に示す「Ｐａｃｋａｇｅ ＧＷ」（梱包単位での重量）、「Ｐａｃｋａｇｅ ＶＷ」、「シリアルナンバー」（複数あり）、「荷姿」、「梱包長」、「梱包幅」、「梱包高」、「単位」（センチメートル／インチ）、「寸法」などのデータもあわせて梱包情報記憶手段Ｄ５に記録される。

（ステップ６（Ｓ６））帳票情報を入力
梱包が終了すると、梱包部門３はＷｅｂ上のシステムで、帳票情報を入力する。まず、検索用の画面で、管理ナンバー，受注日，顧客などのデータを条件として受注情報を絞りこんで検索すると、リスト選択ボックス、「管理ナンバー」、「受注日付」、「ケースナンバー」、「製品コード」、「図番」、「型番」、「出荷数」、「ユニット」、「単価」、「合計金額」などの受注情報のリストが表示される。梱包部門３は、受注情報のリストの中から１つリストを選択したうえで、追加情報として帳票情報を入力する。帳票情報は、少なくともインボイスナンバー、搭載日、経由地、輸送形態、本船名、支払形態、支払方法（プリペイド／コレクト）などのデータで構成される。このデータの入力が終わった時点で出荷確定情報となり、インボイス情報を作成するための処理を行う。

（ステップ７（Ｓ７））インボイス情報を作成
インボイス情報を作成するため、システムのプログラムにより、ステップ６で入力した帳票情報に加えて受注情報記憶手段Ｄ１および梱包情報記憶手段Ｄ５から、通関のためのインボイスリストとパッキングリストに必要なデータ項目のデータを読み出して、それぞれのデータをつなぎ合わせて（合成して）、これをインボイス情報としてインボイス／パッキングリスト記憶手段Ｄ６に記録する処理が行われる。

（ステップ８（Ｓ８））承認
本発明のシステムでは、輸出書類であるインボイスとパッキングリストのデータを確定・出力してよいか顧客が承認する。承認されたデータは出力され、書類に記載されている内容の貨物（輸出梱包済製品）は即刻輸出業務一手引受業者１の拠点内にある保税エリアに移される。
まず、承認をするかどうかを決定するために、顧客の営業部門８はインボイス情報を参照する。問題がなければ承認の指示情報を入力してサーバー５に記録する。

問題があれば営業部門８の端末で訂正を行い、訂正したデータを最終データとしてサーバー５のインボイス／パッキングリスト記憶手段Ｄ６に改めて記録したのちに、承認の指示情報を入力してサーバー５に記録する。

その後、輸出業務一手引受業者１は輸出申告を行い、税関から輸出申告の承認を受けた貨物と書類を輸出する。本発明のシステムでは、インボイスリストとパッキングリストの最終データを税関のコンピュータに送信する機能を有し、輸出申告の結果が（返信、リターン）される。通関部門４では、顧客の承認の指示情報があった貨物について輸出申告の結果が承認されれば、インボイス５１とパッキングリスト５２を印刷し、貨物に同梱して、通関の手続を行う。

本発明においては、輸出業務一手引受業者１の本来業務である輸送部門は、顧客から製品を引き取って輸出業務部門の基地の倉庫部門２に引渡し、同一敷地内で引き取った製品を梱包して通関部門４に引渡し、通関部門４では、税関に対して通関手続きを行い、通関手続きが終わった製品は、基地から税関に輸送し、税関長の許可を受けて海外の輸出先に輸送され、輸入者に配送される。

受注情報の「納品区分」が「完納」のとき、つまり、受注情報の注文数の製品を１回の輸送で納品した場合には、ここでシステムの処理が完了し、次の受注を待ってあらためてステップ１からの処理が始められることになるが、「納品区分」が「分納」のときには、受注情報の受注数量に対しまだ生産が必要な場合には処理をステップＳ３にもどす。以下に分納の例を示す。

例えばある年の９月１０日着、製品Ａ、１００個の受注情報があるとする。顧客は在庫数を確認し、不足数分生産しなくてはならない。ここで生産計画が立つ。在庫数は生産完了情報としてシステムにアップロードまたは入力される。不足数分は生産計画を元に顧客が生産を開始する。生産がされた分の数量は同様に生産完了情報としてシステムにアップロードまたは入力される。

よって生産進捗が、受注情報の注文数１００個に対し、生産完了情報が在庫分１０個、新規生産分２０個、と入力されていくので、システム使用者は生産完了数が１０個、２０個追加されて３０個、と数量が変更されていくのをシステム画面上で確認することができる。

さて、ここまで入力された情報は受注情報と生産完了情報である。本来ならば受注数量と生産完了数は同数でなければならないが、製品出荷の実際としては、顧客側での生産遅れのため受注数量と生産完了数量が合わないことがままある。この場合、受注情報の１つである納期を最優先事項とし、まず輸送手段を船として、出荷可能数量から先に出荷する形式をとる。出荷のために顧客は出荷指示情報をアップロードまたは入力し、出荷数量、輸送手段、出荷日を指定する。

製品は、生産完了の後、生産完了数分顧客拠点から輸出業務一手引受業者１の拠点へ輸送されているため、輸出業務一手引受業者１は出荷指示情報がシステム上に反映されたら即刻梱包を開始し、梱包情報（ケースナンバーと、自動重量・寸法計測器によって自動で輸出業務一手引受業者１の端末に送信された重量と寸法）をシステムにアップロードまたは入力する。

この段階で、１つの受注情報に連なっていた情報は受注情報、生産完了情報、出荷指示情報、梱包情報と全ての情報がそろい、出荷確定情報となっており、輸出書類に必要な情報は全てそろっている。この段階で、顧客は輸出書類であるインボイス、パッキングリストの出力についての承認を行い、結果をシステムにアップロードまたは入力する。

顧客からの輸出書類出力承認がおりると、システム上では情報は以下のように、受注情報を追いかけることが出来る。例えば、製品の注文数１００個に対し、生産完了数３０個のときには、最大出荷可能数は３０個、出荷可能数のずべてが出荷されたときには、
注文数 １００個
生産完了数 ３０個
出荷可能数（梱包済）３０個
出荷指示数 ３０個
出荷済数 ３０個
である。

１つの出荷情報についての梱包、書類作成業務と同時並行して、顧客での生産も行われているため、当然以下のような状態も起こることを注記する。１つの受注情報分の製品が１回で出荷されないため、枝分かれして出荷可能数、出荷指示数、出荷済数が連なることとなる。引き続き製品が生産されて合計８０個の生産が完了した時点では、第２回の出荷として５０個の出荷が可能となる。すなわち、
注文数 １００個
生産完了数 ８０個
第１回出荷
出荷可能数（梱包済）３０個
出荷指示数 ３０個
出荷済数 ３０個
第２回出荷
出荷可能数（梱包済）５０個
出荷指示数 ０個
出荷済数 ０個
となり、次いで、５０個の出荷が指示され、出荷が実行されると、出荷済数は５０個となる。

このような場合、船での輸送で受注情報の中で指定されていた納期に間に合わせることは出来ないため、航空機での輸送で第２回目以降の出荷指示情報を構成することとなる。

さて、ここまでの工程で、システムが発している警告は主に以下２点である。
（１）生産計画についての警告
受注数に対して、生産完了数が少ない。即ち生産をスピードアップしなければ、受注情報で指定されていた納期に間に合わない、ということを警告。
（２）出荷指示情報についての警告
受注情報の納期に間に合わせるには出荷日をＸ日にしなければ、輸送手段を何にしなければ間に合わない、ということを警告。
よってＸ日以降出荷可能となる製品については輸送手段を変更して受注情報で指定された納期を守るか、納期を後倒しにするか、という選択がされるのである。

システム上に表示される各情報の数量にて進捗を確認し、システム使用者が警告を認識する本システムは、受注情報が「出荷確定情報になるまで、随時変更されていく情報である」という運用面の特徴を考慮しつつ、受注から出荷までという最長の範囲での警告を発信する。

以上のように本発明は、ネットワーク回線によって顧客の端末と、輸出業務一手引受業者の端末とが共通のサーバーに接続され、輸出業務一手引受業者において、顧客が受注した製品の輸出業務及び当該製品に係る輸出書類の作成業務を行う輸出業務支援システムである。輸出業務一手引受業者の端末は、顧客の端末からサーバーに入力された製品の受注情報及び出荷指示情報を輸出手配情報としてサーバーから入手し、輸出業務一手引受業者が顧客から引き受けた製品の梱包後、入力された製品の梱包情報および輸出手配情報を含めて輸出書類の作成に必要な情報をサーバーに出力し、顧客の端末から共通のサーバーに送信された、承認の指示情報を受けて当該承認に係る輸出書類を発行する。

したがって、メーカーである顧客は、受注データを共通のサーバーにアップロード（または入力）、生産完了データ及び出荷指示データのアップロード（または入力）をするだけで、輸出業務一手引受業者が作成した輸出書類の承認をするだけで製品の輸出が可能になる。

また、本発明において、輸出手配情報は、前記受注情報及び出荷情報をもとに輸出業務一手引受業者において、製品の輸出先、搭載すべき船舶、航空機、および搭載日を特定する作業を含めて輸出に必要な作業並びに輸出書類の作成に必要な情報であり、輸出書類は、顧客の端末及び輸出業務一手引受業者の端末から入力された受注情報、出荷指示情報、梱包情報に基づいてサーバーにて作成されるものである

本発明は、メーカが輸出製品の荷主である依頼者から受注した製品輸出の受注の段階から、輸出業務一手引受業者、特に輸送業者が、製品輸出に関する業務の一切の業務に関わることにより、輸送業本来の輸送業務の機動性を生かして倉庫部門と梱包部門と通関部門を有機的に機能させて通関業務遂行のスケジュールを立てることが可能となり、輸出書類作成作業と、製品の生産、出荷指示、梱包作業の作業を同期化させることで、従来比で３日ほどトータルリードタイムを短縮することが期待できる。

本発明は、大型の機械、工場の製造ラインを構成する機械、部品の輸出業務をはじめ各種製品の輸出業務の能率化に広く寄与できる。

本発明のシステムの構成を示す図である。 受注情報記憶手段のデータ構成を示す図である。 作業情報記憶手段のデータ構成を示す図である。 梱包情報記憶手段のデータ構成を示す図である。 通関時に提出するインボイスリストとパッキングリストの例を示す図である。 本発明の処理の流れを示すフロー図である。

符号の説明

１ 輸出業務一手引受業者
２ 倉庫部門
３ 梱包部門
４ 通関部門
５ サーバー
６ 顧客
７ 工場部門
８ 営業部門
９ 荷受人

Claims (2)

1. ネットワーク回線によって輸出業務一手引受業者の端末と輸出業務一手引受業者にとっての顧客の端末とが共通のサーバーに接続され、輸出業務一手引受業者において、顧客が受注した製品の輸出業務及び当該製品に係る輸出書類の作成業務を行う輸出業務支援システムであって、
   前記輸出業務一手引受業者は、輸出業務一手引受業者の倉庫部門と、梱包部門と通関部門との各部門を有し、前記各部門は全て輸出業務一手引受業者の基地内に設置され、前記各部門のそれぞれに有する端末が前記共通のサーバーに接続され、
   倉庫部門は、顧客の工場から引き取った輸出品を受け入れて梱包部門に引き渡す部門であり、
   梱包部門は、顧客の出荷指示情報に基づいて梱包し、顧客の承認に備えてインボイスとパッキングデータを作成する部門であり、
   通関部門は、顧客の承認を受けた製品についてインボイスリストとパッキングリストを印刷し、貨物に同梱して税関に輸出申告を行う部門であり、
   顧客の端末は、
   未完成の出荷確定データに少なくとも受注データの必須項目を満たすデータ（（データタイプ（注文情報または出荷指示情報または生産完了情報）、管理ナンバー、出荷予定日、受注日、輸送形態、発地コードおよび発地国コード、仕向地コードおよび仕向国コード、荷送人、荷受人、支払形態、通貨コード、有償／無償、製品コード、図番、商品名称、注文数量、ユニット、単価、合計金額、原産地国コード））が記録されているときには、前記未完成の出荷確定データを受注データとみなしてサーバーに送信する手段と、
   顧客の作業データをサーバーに送信する手段と、
   顧客が生産を完了させた製品の数を生産完了データとしてサーバーに送信する手段と、
   輸出業務一手引受業者に対して出荷の指示を行うための出荷指示データをサーバーに送信する手段と、
   サーバーによってインボイス情報が記録された後に、承認の指示を行うための承認の指示情報をサーバに送信する手段とを備え、
   輸出業務一手引受業者の梱包部門の端末は、
   顧客から出荷の指示をうけて製品の梱包を行った貨物の梱包情報をサーバーに送信する手段と、
   梱包の完了した貨物に対してインボイスナンバーなどの帳票情報をサーバーに送信する手段とを有し、
   輸出業務一手引受業者の通関部門の端末は、
   前記顧客の承認の指示情報がサーバに送信された後、輸出書類としてインボイスおよびパッキングリストを印刷する手段を備え、
   サーバーは、前記出荷確定データを完成させる手段として、
   顧客の端末及び輸出業務一手引受業者の端末から送信された前記作業データ，生産完了データ，出荷指示データ，梱包情報，帳票情報のそれぞれを前記受注データに関連付けて記録する手段と、
   前記受注データに関連付けて記録された、作業データ，生産完了データ，出荷指示データ，梱包情報，帳票情報からインボイスとパッキングリストの作成に必要なデータを読み出して、そのデータに基づいてインボイス情報を作成して記録する手段
   とを備えることを特徴とする輸出業務支援システム。
2. 請求項１に記載の輸出業務支援システムを用い、以下のステップを順次行うことによって製品の輸出業務を行う方法であって、
   生産完了データの数が受注情報の注文数と同数あるいはそれ以上の場合において、
   注文主からの受注が顧客に発生したとき注文主の受注内容に基づいて顧客が自社内で作成した受注データを顧客の端末からサーバーに送信するステップと、
   送信された受注データに基づき、顧客が立てた製造計画に基づき製品の生産を開始する際に、顧客が作成した作業データを顧客の端末からサーバに送信するステップと、
   生産が完了後、顧客が自社内で作成した生産完了データを顧客の端末からサーバーに送信するステップと、
   生産完了データが送信された受注情報に対して、顧客が自社内で作成した出荷指示データを顧客の端末からサーバーに送信するステップと、
   出荷指示がはいった受注情報に対して輸出業務一手引受業者は、顧客から製品を引き取って倉庫部門に引渡し、同一敷地内で引き取った製品を梱包したのち、梱包部門が、梱包情報を梱包部門の端末からサーバに送信するステップと、
   梱包の終了後、梱包部門の端末から帳票情報をサーバに送信するステップと、
   サーバーは、顧客の端末及び輸出業務一手引受業者の端末から送信された受注データ、作業データ，生産完了データ，出荷指示データ，梱包情報，帳票情報からインボイスリストとパッキングリストに必要なデータを読み出し、それぞれのデータをつなぎ合わせ、これをインボイス情報として記録するステップと、
   顧客は、顧客の端末からサーバーの前記インボイス情報を読み出し、サーバーのインボイス情報を承認したときに、その承認指示情報を顧客の端末からサーバに送信するステップと、
   顧客の承認指示情報が送信されたのち、通関部門の端末はインボイスおよびパッキングリストをサーバーから読み出してこれを印刷するステップを行い、
   生産完了データの数が受注情報の注文数以下の場合には、
   顧客の端末から前記出荷指示データがサーバーに送信されるまでは、前記生産完了データを顧客の端末からサーバーに送信するステップを繰り返す
   ことを特徴とする製品の輸出業務を支援する方法。

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