JP5443703B2 - 輸出業務支援システムおよびそのシステムを用いて輸出業務を支援する方法 - Google Patents
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Description
1)メーカーが荷主からの注文を受け、メーカーの工場で製品を製造する、
2)製造された製品を倉庫会社へ運び、荷物として保管する、
3)メーカーの営業部門から梱包会社に梱包の指示がFAXあるいはE−Mailで送られる、
5)全ての書類の作成及び梱包が完了すると輸送業者により税関への荷物の輸送が行われる。
6)通関が済むと航空あるいは海上の国際輸送業者により輸送されて、現地の通関を通した後に、現地の納品先に荷物が納品される、
という手順で進行するのである。
まず注文主からの受注が発生したとき顧客6の営業部門8は、以前から使っていた出荷確定データのフォームに従ってデータの作成を開始するが、この時点では注文主からの受注内容くらいしかデータが埋められず、出荷確定データの中はまだかなりの空白部分がある。本発明の特徴のひとつとして、この段階で顧客の未完成の出荷確定データである受注データを、輸出業務一手引受業者にとっての受注データとみなしてシステムにとりこむことができることが挙げられる。
一方、受注情報が受注情報記憶手段D1に記録されると、顧客6の工場部門7は製造計画を立て、製造計画に基づき製品の生産を開始するが、その際に作業データを作成し、端末を使ってweb上のシステムにアクセスし、作成した作業データをweb上のアップロード用の画面を介して、サーバー5にアップロード(送信)する。作業情報は生産工程の経過を記録するための情報である。作業データの必須項目としては作業工程(作業工程マスタから作業工程を選択)、作業日付、注文数量がある。
(ステップ3(S3))生産完了データ送信
その後、生産が完了すると顧客(工場部門7)は自社内で生産完了データを作成し、端末を使ってweb上のシステムにアクセスし、作成した生産完了データをweb上のアップロード用の画面を介して、サーバー5にアップロード(送信)する。生産完了データの必須項目としては出荷可能数がある。出荷可能数とは、工場部門7が生産を完了した製品の数量を指すが、工場部門7がこの製品の生産完了データをサーバー5にアップロードした時点で初めて出荷可能数としてカウントされる。送信された生産完了データは受注情報と関連付けられて、サーバー5の生産完了情報記憶手段D3に記録される。
ステップ3で、生産完了データがアップロードされた受注情報に対して、顧客(営業部門8)は、自社内で出荷指示データを作成し、端末を使ってweb上のシステムにアクセスし、作成した出荷指示データをweb上のアップロード用の画面を介して、サーバー5にアップロード(送信)する。
梱包部門3はステップ4で出荷指示がはいった情報に対して梱包情報を入力する。梱包情報入力手段で梱包情報を入力する。搬入された製品を梱包した後、自動計量器により、梱包物の重量、長さを測定し本発明のシステムにデータが取り込まれる。本発明のシステムは市販の自動計量器と連携して使うことにより、バーコードを読み取って、重量、長さといったデータを取り込んでシステムの受注情報と関連付けることができる。取り込まれるデータとしては、図2に示すデータのうち、「Total GW」(ケースナンバーごとの重量)、「Total NW」(梱包重量),「Total VW」(もと重量),「Total M3」,「Total Package」,「Total Amount」(合計金額),「ケースナンバー」、「Dimension」(容積)がある。これらの情報はサーバー5の受注情報記憶手段D1に記憶される。
梱包が終了すると、梱包部門3はWeb上のシステムで、帳票情報を入力する。まず、検索用の画面で、管理ナンバー,受注日,顧客などのデータを条件として受注情報を絞りこんで検索すると、リスト選択ボックス、「管理ナンバー」、「受注日付」、「ケースナンバー」、「製品コード」、「図番」、「型番」、「出荷数」、「ユニット」、「単価」、「合計金額」などの受注情報のリストが表示される。梱包部門3は、受注情報のリストの中から1つリストを選択したうえで、追加情報として帳票情報を入力する。帳票情報は、少なくともインボイスナンバー、搭載日、経由地、輸送形態、本船名、支払形態、支払方法(プリペイド/コレクト)などのデータで構成される。このデータの入力が終わった時点で出荷確定情報となり、インボイス情報を作成するための処理を行う。
インボイス情報を作成するため、システムのプログラムにより、ステップ6で入力した帳票情報に加えて受注情報記憶手段D1および梱包情報記憶手段D5から、通関のためのインボイスリストとパッキングリストに必要なデータ項目のデータを読み出して、それぞれのデータをつなぎ合わせて(合成して)、これをインボイス情報としてインボイス/パッキングリスト記憶手段D6に記録する処理が行われる。
本発明のシステムでは、輸出書類であるインボイスとパッキングリストのデータを確定・出力してよいか顧客が承認する。承認されたデータは出力され、書類に記載されている内容の貨物(輸出梱包済製品)は即刻輸出業務一手引受業者1の拠点内にある保税エリアに移される。
まず、承認をするかどうかを決定するために、顧客の営業部門8はインボイス情報を参照する。問題がなければ承認の指示情報を入力してサーバー5に記録する。
注文数 100個
生産完了数 30個
出荷可能数(梱包済)30個
出荷指示数 30個
出荷済数 30個
である。
注文数 100個
生産完了数 80個
第1回出荷
出荷可能数(梱包済)30個
出荷指示数 30個
出荷済数 30個
第2回出荷
出荷可能数(梱包済)50個
出荷指示数 0個
出荷済数 0個
となり、次いで、50個の出荷が指示され、出荷が実行されると、出荷済数は50個となる。
(1)生産計画についての警告
受注数に対して、生産完了数が少ない。即ち生産をスピードアップしなければ、受注情報で指定されていた納期に間に合わない、ということを警告。
(2)出荷指示情報についての警告
受注情報の納期に間に合わせるには出荷日をX日にしなければ、輸送手段を何にしなければ間に合わない、ということを警告。
よってX日以降出荷可能となる製品については輸送手段を変更して受注情報で指定された納期を守るか、納期を後倒しにするか、という選択がされるのである。
2 倉庫部門
3 梱包部門
4 通関部門
5 サーバー
6 顧客
7 工場部門
8 営業部門
9 荷受人
Claims (2)
- ネットワーク回線によって輸出業務一手引受業者の端末と輸出業務一手引受業者にとっての顧客の端末とが共通のサーバーに接続され、輸出業務一手引受業者において、顧客が受注した製品の輸出業務及び当該製品に係る輸出書類の作成業務を行う輸出業務支援システムであって、
前記輸出業務一手引受業者は、輸出業務一手引受業者の倉庫部門と、梱包部門と通関部門との各部門を有し、前記各部門は全て輸出業務一手引受業者の基地内に設置され、前記各部門のそれぞれに有する端末が前記共通のサーバーに接続され、
倉庫部門は、顧客の工場から引き取った輸出品を受け入れて梱包部門に引き渡す部門であり、
梱包部門は、顧客の出荷指示情報に基づいて梱包し、顧客の承認に備えてインボイスとパッキングデータを作成する部門であり、
通関部門は、顧客の承認を受けた製品についてインボイスリストとパッキングリストを印刷し、貨物に同梱して税関に輸出申告を行う部門であり、
顧客の端末は、
未完成の出荷確定データに少なくとも受注データの必須項目を満たすデータ((データタイプ(注文情報または出荷指示情報または生産完了情報)、管理ナンバー、出荷予定日、受注日、輸送形態、発地コードおよび発地国コード、仕向地コードおよび仕向国コード、荷送人、荷受人、支払形態、通貨コード、有償/無償、製品コード、図番、商品名称、注文数量、ユニット、単価、合計金額、原産地国コード))が記録されているときには、前記未完成の出荷確定データを受注データとみなしてサーバーに送信する手段と、
顧客の作業データをサーバーに送信する手段と、
顧客が生産を完了させた製品の数を生産完了データとしてサーバーに送信する手段と、
輸出業務一手引受業者に対して出荷の指示を行うための出荷指示データをサーバーに送信する手段と、
サーバーによってインボイス情報が記録された後に、承認の指示を行うための承認の指示情報をサーバに送信する手段とを備え、
輸出業務一手引受業者の梱包部門の端末は、
顧客から出荷の指示をうけて製品の梱包を行った貨物の梱包情報をサーバーに送信する手段と、
梱包の完了した貨物に対してインボイスナンバーなどの帳票情報をサーバーに送信する手段とを有し、
輸出業務一手引受業者の通関部門の端末は、
前記顧客の承認の指示情報がサーバに送信された後、輸出書類としてインボイスおよびパッキングリストを印刷する手段を備え、
サーバーは、前記出荷確定データを完成させる手段として、
顧客の端末及び輸出業務一手引受業者の端末から送信された前記作業データ,生産完了データ,出荷指示データ,梱包情報,帳票情報のそれぞれを前記受注データに関連付けて記録する手段と、
前記受注データに関連付けて記録された、作業データ,生産完了データ,出荷指示データ,梱包情報,帳票情報からインボイスとパッキングリストの作成に必要なデータを読み出して、そのデータに基づいてインボイス情報を作成して記録する手段
とを備えることを特徴とする輸出業務支援システム。 - 請求項1に記載の輸出業務支援システムを用い、以下のステップを順次行うことによって製品の輸出業務を行う方法であって、
生産完了データの数が受注情報の注文数と同数あるいはそれ以上の場合において、
注文主からの受注が顧客に発生したとき注文主の受注内容に基づいて顧客が自社内で作成した受注データを顧客の端末からサーバーに送信するステップと、
送信された受注データに基づき、顧客が立てた製造計画に基づき製品の生産を開始する際に、顧客が作成した作業データを顧客の端末からサーバに送信するステップと、
生産が完了後、顧客が自社内で作成した生産完了データを顧客の端末からサーバーに送信するステップと、
生産完了データが送信された受注情報に対して、顧客が自社内で作成した出荷指示データを顧客の端末からサーバーに送信するステップと、
出荷指示がはいった受注情報に対して輸出業務一手引受業者は、顧客から製品を引き取って倉庫部門に引渡し、同一敷地内で引き取った製品を梱包したのち、梱包部門が、梱包情報を梱包部門の端末からサーバに送信するステップと、
梱包の終了後、梱包部門の端末から帳票情報をサーバに送信するステップと、
サーバーは、顧客の端末及び輸出業務一手引受業者の端末から送信された受注データ、作業データ,生産完了データ,出荷指示データ,梱包情報,帳票情報からインボイスリストとパッキングリストに必要なデータを読み出し、それぞれのデータをつなぎ合わせ、これをインボイス情報として記録するステップと、
顧客は、顧客の端末からサーバーの前記インボイス情報を読み出し、サーバーのインボイス情報を承認したときに、その承認指示情報を顧客の端末からサーバに送信するステップと、
顧客の承認指示情報が送信されたのち、通関部門の端末はインボイスおよびパッキングリストをサーバーから読み出してこれを印刷するステップを行い、
生産完了データの数が受注情報の注文数以下の場合には、
顧客の端末から前記出荷指示データがサーバーに送信されるまでは、前記生産完了データを顧客の端末からサーバーに送信するステップを繰り返す
ことを特徴とする製品の輸出業務を支援する方法。
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