JP5399114B2 - ファイルサーバ運用支援装置、方法、プログラム及び記録媒体 - Google Patents
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Description
近年、セキュリティ上の観点からPC等の端末上にファイルを残さずファイルサーバ等へ集中保管することが推奨されている。また、内部統制およびディザスタリカバリの面からも業務の証拠・成果物として文書は、ファイルサーバ等に全て保管することが望まれている。
企業内において文書を集中保管する仕組みは、大きく2つにわけられる。1つは、OSやNAS(Network Attached Storage)のファイル共有機能を利用したファイルサーバを用いた仕組みである。もう1つは、サーバとデータベースとで構成される文書管理システムである。また、これらに保管されている文書を探しやすくするために、検索システムが併用される場合がある。
これらのことから、企業内では、ファイルサーバに多くの文書を保管し、その数は増え続けるままにされている。
尚、図4・図5のテーブルは、例えば図1の運用支援サーバ104内のメモリ104aに記憶されている。
図7は、保管期限切れ文書の検索処理の概要を示すフローチャート図であり、図5のテーブルを参照して実行させることができる。利用者はPCに備えられたWebブラウザを起動し、運用支援サーバ104にアクセスし、認証を行いシステムにログインすると、検索画面表示部201より検索指示を行うための画面が表示される。利用者は、この画面から日付を指定して、保管期限切れの文書の検索指示を出す(ステップS702)。
検索指示が出されると、運用支援サーバ104は、指定日付よりその年度を算出する(ステップ703)。年度は4月始まり、3月終わりとする。例えば、2009年2月23日が指定日であれば、年度は2008年であり、2009年4月1日が指定日であれば、年度は2009年である。
削除対象年度=指定年度−(保管期間+1)
例えば、年度が2009年で、保管期間が3年であれば、削除対象となる年度は2005年である。次に、保管期間と削除対象年度とを基に、検索サーバ105で実行するための検索クエリを作成する(ステップS704)。例えば、2009年に保管期間3年の期限がきた文書を探す場合、条件は「文書メタデータの日付302が2006年3月以前で、保管期間304が3年」である。文書のメタデータと削除条件とが合致する文書が削除対象となる。
図8は、類似性に基づく不要文書を検索する処理の流れを示すフローチャート図であり、図6のテーブルを参照して実行させることができる。利用者は、PC101に備えられたWebブラウザを起動し、運用支援サーバ104にアクセスし、認証を行いシステムにログインする。すると、検索画面表示部201より検索指示を行うための画面が表示される。利用者はこの画面から、図5に示すファイル名またはフォルダ名を指定して検索指示を出す(ステップS801)。
ここで、XMLファイルのファイル名は、対応する文書の拡張子を除いたファイル名にXMLの拡張子“.xml”を付加したものである。
最後に、削除結果を利用者のWebブラウザへ送信する(ステップS1010)。
ファイルサーバ中の文書に対し適切な保管期間を設定し、保管期間が切れた文書を削除できるようにすることができる。
Claims (13)
- クライアント端末及び文書を保管するファイルサーバと接続されるファイルサーバ運用支援装置であって、文書ファイル又はフォルダ(以下、文書と称する。)を削除するためのGUIを提供する運用支援サーバと、削除対象の文書の検索を実行する検索サーバ、とから構成されるファイルサーバ運用支援装置において、
前記運用支援サーバは、前記検索サーバに送信する検索クエリを文書の削除対象条件を基に作成する検索クエリ作成部と、検索結果の文書を前記クライアント端末からの指示により前記ファイルサーバから削除するための文書操作部と、前記ファイルサーバから削除された文書を一時的に保存する削除文書格納部と、を備え、
前記検索サーバは、対象文書のテキストデータである検索インデックスを作成する対象となる対象文書を前記ファイルサーバから取得するファイル探索部と、文書のメタデータを取得するメタデータ抽出部と、前記運用支援サーバからの要求により前記削除対象条件と前記メタデータとに基づいて削除対象文書の検索を実行する検索実行部と、を備え、
前記メタデータは、バックアップ目的で作成されたファイル又はフォルダを指定するために正規表現により記述される不要文書定義のデータであり、前記正規表現内にフォルダ名、ファイル名を指定するためのパラメータが含まれるように作成され、
さらに、前記運用支援サーバは、
前記文書の前記正規表現で表されることによるフォルダ名又はファイル名の類似性から、前記文書の削除対象条件として不要文書の条件を導出するための類似文書判定部を備えることを特徴とするファイルサーバ運用支援装置。 - 正規表現をされた前記メタデータは、バックアップ目的でコピーをとると、コピー元のファイル名が含まれ、コピーである旨の表現とされる文書タイトル毎に指定された日付と文書タイトル毎に決められている文書保管期間であり、前記運用支援サーバは、前記文書の削除対象条件として期限切れの文書の保管期間を算出するための保管期間判定部を備えることを特徴とする請求項1に記載のファイルサーバ運用支援装置。
- 前記検索サーバは、取得した文書のメタデータを格納するメタデータDBと、前記メタデータと対応付けられ文書のテキストデータである検索インデックスを格納するインデックスDBと、関連付けされていることを特徴とする請求項1又は2に記載のファイルサーバ運用支援装置。
- 前記運用支援サーバからの要求により前記文書の前記メタデータを前記メタデータDBから削除するメタデータ削除部と、
前記運用支援サーバからの要求により文書の検索インデックスを前記インデクスDBから削除するインデックス削除部と、を備えることを特徴とする請求項3に記載のファイルサーバ運用支援装置。 - 前記取得したメタデータの各項目にタグを付け、XML形式にしてファイルを作成し、1文書につき1XMLファイルを作成する処理部を有することを特徴とする請求項1から4までのいずれか1項に記載のファイルサーバ運用支援装置。
- 前記1XMLファイルを作成したその時点の日付、時刻を基にフォルダを作成し、前記削除文書格納部に格納することを特徴とする請求項5に記載のファイルサーバ運用支援装置。
- フォルダの下に削除対象の文書ごとに1つフォルダを作成し、文書とそのメタデータのXMLファイルをコピーすることを特徴とする請求項6に記載のファイルサーバ運用支援装置。
- 削除対象の文書をコピーした後に、前記ファイルサーバ中の文書を削除し、削除対象の文書のメタデータを前記メタデータDBより削除した後に、前記検索インデックスをインデックスDB削除することを特徴とする請求項7に記載のファイルサーバ運用支援装置。
- クライアント端末と、
文書を保管するファイルサーバと、
文書ファイル又はフォルダを削除するためのGUIを提供する運用支援サーバと、削除対象の文書の検索を実行する検索サーバ、とから構成されるファイルサーバ運用支援装置であって、前記運用支援サーバは、前記検索サーバに送信する検索クエリを文書の削除対象条件を基に作成する検索クエリ作成部と、検索結果の文書を前記クライアント端末からの指示により前記ファイルサーバから削除するための文書操作部と、前記ファイルサーバから削除された文書を一時的に保存する削除文書格納部と、を備え、
前記検索サーバは、対象文書のテキストデータである検索インデックスを作成する対象となる対象文書を前記ファイルサーバから取得するファイル探索部と、前記対象文書のメタデータを取得するメタデータ抽出部と、前記運用支援サーバからの要求により検索を実行する検索実行部と、を有し、
前記メタデータは、バックアップ目的で作成されたファイル又はフォルダを指定するために正規表現により記述される不要文書定義のデータであり、前記正規表現内にフォルダ名、ファイル名を指定するためのパラメータが含まれるように作成されることを特徴とするファイルサーバ運用支援システム。 - 請求項1に記載のファイルサーバ運用支援装置におけるファイルサーバ運用支援方法であって、
前記クライアント端末に備えられたWebブラウザの画面から日付が指定され、保管期限切れの文書の検索指示を受け取るステップと、
検索指示が出されると、前記運用支援サーバが指定日付よりその年度を算出するステップと、
前記検索クエリ作成部が、保管期間と削除対象年度を基に前記検索サーバで実行するための検索クエリを作成するステップと、
検索クエリを作成した後に、前記検索サーバに前記検索クエリを送信し、前記検索サーバに検索を実行させるステップと、
前記検索サーバによる検索結果を受け取るステップと、
前記クライアント端末へ前記検索結果を送信することで前記クライアント端末のWebブラウザへ表示させるステップと、を備えたことを特徴とするファイルサーバ運用支援方法。 - 請求項1に記載のファイルサーバ運用支援装置におけるファイルサーバ運用支援方法であって、
前記クライアント端末に備えられたWebブラウザの画面からファイル名またはフォルダ名が指定され検索指示を受け取るステップと、
前記検索クエリ作成部が、ファイル名を指定された場合には、それと類似するファイル名を持つ文書、または、ハッシュ値が同じであり、かつ、ファイルサイズが同じ文書を探すための検索クエリを作成し、フォルダ名を指定された場合には、その指定フォルダ以下で削除候補となる名前のフォルダ中にある文書を探すための検索クエリを作成するステップと、
前記検索クエリを作成した後に、前記検索サーバに前記検索クエリを送信し、前記検索サーバに検索を実行させるステップと、
前記検索サーバによる検索結果を受け取るステップと、
前記クライアント端末へ前記検索結果を送信することで前記クライアント端末のWebブラウザへ表示させるステップと、を備えたことを特徴とするファイルサーバ運用支援方法。 - 請求項10又は11に記載の方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
- 請求項12に記載のプログラムを記録するコンピュータ読みとり可能な記録媒体。
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