JP5361266B2 - 文書管理装置、システム及び文書管理方法 - Google Patents
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Description
これを解決するために、バージョン管理機能を持たないファイルシステムからバージョン管理機能を持つシステムにコピーしたファイルを監視し、その後更新されたファイルを自動的に新しいバージョンに追加する方法が提案されている(特許文献1)。
図1は、文書管理システムとクライアントコンピュータとの概略構成の一例を示す図である。図1に示すように、クライアントコンピュータ101と文書管理システム106とは、インターネットや企業内LAN(Local Area Network)等のネットワーク100を介して通信可能に接続されている。
図2は、文書管理システムやクライアントコンピュータのハードウェア構成の一例を示す図である。201は、情報処理装置の演算・制御を司る中央演算装置(以下、CPUという)である。202は、ランダムアクセスメモリ(以下、RAMという)であり、CPU201の主メモリとして及び実行プログラムの領域や実行プログラムの実行エリア並びにデータエリアとして機能する。
204は、ネットワークインターフェース(NETIF)であり、ネットワークを介して情報処理装置間のデータ転送を行うための制御や接続状況の診断を行う。205は、ビデオRAM(VRAM)であり、後述する情報処理装置の稼働状態を示すCRT206の画面に表示させるための画像を展開し、その表示の制御を行う。
209は、ハードディスクドライブ(以下、HDDという)であり、アプリケーションプログラムや各種データ保存用に用いられる。本実施形態におけるアプリケーションプログラムとは、本実施形態における各種処理部を実現するソフトウェアプログラム等である。
211は、FDD210によって読み出しされる磁気記録媒体、光記録媒体(例えば、CD−ROM)等の取り外し可能なデータ記録媒体(リムーバブル・メディア)である(以下、FDという)。また、211は、光磁気記録媒体(例えば、MO)、半導体記録媒体(例えば、メモリカード)であってもよい。
なお、HDD209に格納するアプリケーションプログラムやデータをFDD210に格納して使用することも可能である。
フォルダツリー表示部301は、文書管理システム106で管理されているフォルダ階層を表示する画面構成部分である。ユーザが画面内の+や−記号をクリックすることで、PC101は、フォルダを開閉する。またユーザがフォルダを選択することで、PC101は、文書一覧表示部302に選択されたフォルダ内のサブフォルダや文書の一覧を表示する。
図4は、PC101内のファイル保存部105に記憶されているファイルの一覧を表示する画面の一例を示す図である。本実施形態では、図4に表示されている"レビュー資料"で始まる5つのファイルを使用して説明を行う。
図6は、バージョン一括登録画面の一例を示す図である。601は、登録対象のファイル一覧を表示する登録対象ファイルリスト部である。ユーザがPC101にあるファイルを登録対象ファイルリスト部601にドラッグ・アンド・ドロップすることで一覧にファイルが追加される。登録対象ファイルリスト部601にはファイル名、拡張子、更新日時、サイズが表示される。各項目でファイルリストの並び順を変更可能にしてもよいが、並び順は更新日時やファイル名の昇順で固定としてもよい。この並び順がバージョンの並び順に反映される。
603は、登録対象ファイルリスト部から対象ファイルを削除するための操作ボタンである。ユーザが、登録対象ファイルリスト部で任意のファイルを1つ以上選択し、削除ボタンをクリックすると登録対象ファイルから除外される。
図7は、ユーザが図6において実行ボタン604をクリックし、バージョン一括登録を実行した結果の文書一覧表示画面の一例を示す図である。ユーザが振り分け方法指定部602で全てのファイルを1つの文書にまとめるように指定したため、文書一覧表示部701には文書が1つのみ表示される。5つのファイルをバージョンに登録した結果、バージョン数は5となる。図7において、ユーザが文書選択ボックス702で文書を選択し、バージョン一覧表示ボタン703をクリックすると、図8のバージョン一覧表示画面800が表示される。
文書管理システム106は、PC101よりバージョン一括登録要求を受信し、後述する図16に示すようなバージョン一括登録に係る処理を実行した後、実行結果(バージョン一括登録要求に対するバージョン一括登録結果)をPC101に送信する。PC101は、この実行結果を受信する(バージョン一括登録結果受信)。PC101は、受信した実行結果に基づき、図7や図8に示すような画面を表示する(バージョン一括登録結果表示)。
図9は、予め文書を振り分けるルールを設定するための、振り分けルール設定画面の一例を示す図である。文書が新規に登録される場合と既存の文書に追加される場合とで設定内容は異なる。901は、1つの文書にまとめるためのルール(ルール情報)を設定するための、振り分けルール設定部である。902は、バージョンの登録順を決定するためのソート順のルールを設定するソート順設定部である。ユーザは、ソート順設定部902を操作して、更新日時やファイル名の昇降順を設定することができる。903は、振り分けた結果の文書の文書名を決定するための文書名決定ルール設定部である。ユーザは、文書名決定ルール設定部903を操作して、文書名を最新バージョンのファイル名か、振り分けルールの先頭文字か、最新バージョンの登録日時か、を選択することができる。
図11は、図6と同じくバージョン一括登録画面の一例を示す図である。図11では、登録対象ファイルリスト部1101に図10の8つのファイルが追加された状態を示している。ファイルの振り分け方法指定部1102は、"規定のルールに従う"が選択された状態である。この状態でユーザが実行ボタンをクリック(又は押下)すると、PC101からファイルの属性を含んだファイルリスト、振り分け方法、全ファイルの実体を含むバージョン一括登録要求が、文書管理システム106に送信される。
図13においてユーザが、バージョン一括登録ボタン1302をクリックするか、図12において文書選択ボックス1202で"新商品企画書"を選択し、バージョン一括登録ボタン1204をクリックする。すると、PC101は、図14のバージョン一括登録画面1400を表示する。
図14において、実行ボタンがクリックされると、PC101からファイルの属性を含んだファイルリスト、振り分け方法、全ファイルの実体を含んだバージョン一括登録要求が文書管理システム106に送信される。なお、PC101は、これらの情報を、複数のデータに分割し、順次、文書管理システム106に送信するようにしてもよい。
ステップS1600において、文書管理システム106内のバージョン一括登録要求受信部107は、バージョン一括登録要求を受信すると、受信データの内容を判別する。
ステップS1601において、バージョン一括登録要求受信部107は、受信データ内に既存の文書の識別子(識別情報)が含まれているか否かを判定する。受信データ内に既存の文書の識別子が含まれていない、即ち新規に文書を登録する場合、バージョン一括登録要求受信部107は、処理をステップ1602に進める。一方、受信データ内に既存の文書の識別子が含まれている、即ち既存の文書にバージョンを追加する場合、バージョン一括登録要求受信部107は、処理をステップS1612に進める。
ステップS1603において、バージョン一括登録要求受信部107は、受信データ内のファイルリストから登録する文書の情報とファイルの属性と並び順とを取得し、RAM202に展開する。同時に、バージョン一括登録要求受信部107は、受信したファイル(実ファイル)をHDD209の一時記憶域に格納する。
ステップS1606において、文書登録部108は、新規に登録する文書の情報をRAM202から読み出して、文書/バージョン情報記憶部113に格納する。また同時に文書登録部108は、必要な文書属性(文書属性情報)をRAM202から読み出して、文書属性記憶部114に格納する。
ステップS1607において、バージョン登録部110は、RAM202に展開された情報からバージョンとして追加するファイルが残っているか否かを判別する。バージョン登録部110は、残っている場合、処理をステップS1608に進め、残っていない場合、処理をステップS1605に戻す。ここでは文書を新規に登録しただけであるので、バージョン登録部110は、処理をステップS1608に進める。
ステップS1609において、バージョン登録部110は、一時的に該当する文書をチェックアウト状態にするために、文書属性記憶部114の情報を更新する。
ステップS1610において、バージョン登録部110は、HDD209の一時記憶域に格納されたファイルを読み出して、文書/バージョン情報記憶部113に格納する。同時にバージョン登録部110は、前記文書をチェックイン状態に戻すために、文書属性記憶部114の情報を更新する。
次にバージョン登録部110は、処理をステップS1607に戻す。受信ファイル全てに対して、ステップS1608からステップS1611までの処理を繰り返す。文書管理システム106は、全てのファイルの処理が完了した場合、処理をステップS1605に戻すが、1つの文書が登録されるケースにおいてはここで図16に示す処理を終了する。
上記の処理フローの結果として、例えば、バージョン一括登録結果が文書管理システム106からPC101に送信される。そして、PC101は、バージョン一括登録結果を受信し、受信したバージョン一括登録結果に基づき、図7の文書一覧表示画面及び図8のバージョン一覧表示画面等を表示する。
ステップS1604において、バージョン一括登録要求受信部107は、受信データ内のファイルリストから登録する文書の情報とファイルの属性とを取得し、RAM202に展開する。同時に、バージョン一括登録要求受信部107は、受信したファイルをHDD209の一時記憶域に格納する。また、バージョン振り分け部111は、振り分けルール記憶部116から文書及びバージョンの振り分けルールを取得する。バージョン振り分け部111は、取得した振り分けルールを基にして、RAM202に展開されたファイルリストの情報から振り分け処理を実行し、振り分け結果をRAM202に展開する。
上記の処理フローの結果として、例えば、バージョン一括登録結果が文書管理システム106からPC101に送信される。そして、PC101は、バージョン一括登録結果を受信し、受信したバージョン一括登録結果に基づき、図12の文書一覧表示画面及び図13のバージョン一覧表示画面等を表示する。
ステップS1612において、バージョン一括登録要求受信部107は、受信データ内のファイルリストから既存の文書の識別子と登録するファイルの属性を取得し、RAM202に展開する。同時に、バージョン一括登録要求受信部107は、受信したファイルをHDD209の一時記憶域に格納する。
また、バージョン振り分け部111は、振り分けルール記憶部116からバージョンの振り分けルールのうち、ソート順と重複ファイルの取り扱いの情報とを取得する。バージョン振り分け部111は、取得した情報を基にして、RAM202に展開されたファイルリストの情報からソート処理を実行し、ソート結果と重複ファイルの取り扱い情報とをRAM202に展開する。
ステップS1614において、バージョン登録部110は、RAM202に展開された重複ファイルの取り扱い情報を取得し、バージョン内の重複ファイルは登録不要か否か、判別を行う。バージョン登録部110は、重複ファイルも登録するルールであった場合、処理をステップS1617に進め、重複ファイルは登録しないルールであった場合、処理をステップS1615に進める。ここでは、重複ファイルは登録しない設定であるため、バージョン登録部110は、処理をステップS1615に進める。
ステップS1616において、バージョン登録部110は、バージョン属性記憶部115から該当する文書に属する全バージョンのハッシュ値を取得し、追加するファイルのハッシュ値と等しいバージョンが存在するか否かを判別する。存在している場合、バージョン登録部110は、処理をステップS1613に戻し、該当するファイルをバージョンとして追加しない。存在してない場合、バージョン登録部110は、処理をステップS1617に進める。
ステップS1617からステップS1620までの処理は、S1608からS1611までの処理と同じであるため説明を省略する。
以上により、バージョン管理がされていないファイルシステム上の複数のファイルを1つの文書として一括登録することが可能になる。また、各バージョンの最終更新者を把握できるようにもなる。更に、既に同じファイルが同じ文書内に存在している場合、ファイルを追加しないことも可能になる。
また、本発明の目的は、以下のようにすることによって達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体(又は記録媒体)を、システム或いは装置に供給する。そして、そのシステム或いは装置の中央演算処理手段(CPUやMPU)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行する。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記憶媒体は本発明を構成することになる。
101 クライアントコンピュータ
102 Webブラウザ
103 ファイル選択部
104 文書情報設定部
105 ファイル保存部
107 バージョン一括登録要求受信部
108 文書登録部
109 ファイル属性抽出部
110 バージョン登録部
111 バージョン振り分け部
112 バージョン振り分けルール設定部
113 文書/バージョン情報記憶部
114 文書属性記憶部
115 バージョン属性記憶部
116 振り分けルール記憶部
Claims (21)
- 登録対象の複数のファイルの並び順を決定する手段と、
前記複数のファイルに対応付けるための一つの名称を決定する手段と、
前記決定された並び順に応じて前記複数のファイルの夫々に対応するバージョン名を決定する手段と、
前記決定された一つの名称と、前記複数のファイルと、前記決定された複数のファイルの夫々に対応するバージョン名とを対応付けて登録する登録手段と、
を有することを特徴とするシステム。 - 登録対象の複数のファイルの並び順を決定する手段と、
前記複数のファイルを一括して管理するための一つの名称を決定する手段と、
前記決定された並び順に応じて前記複数のファイルの夫々に対応するバージョン名を決定する手段と、
前記複数のファイルの夫々が、前記決定された一つの名称により管理され、かつ、前記決定された夫々のバージョン名を持つバージョンとして管理されるように、前記複数のファイルを登録する登録手段と、
を有することを特徴とするシステム。 - 複数のファイルを一括して管理するか、複数のファイルを別々に管理するかを決定する決定手段をさらに有し、
前記決定手段で一括して管理すると決定された場合に、
前記一つの名称を決定する手段は、前記複数のファイルを一括して管理するための一つの名称を決定することを特徴とする請求項1又は2に記載のシステム。 - 前記決定手段は、
複数のファイルの拡張子が同じである場合に前記複数のファイルを一括して管理すると決定し、
複数のファイルの拡張子が同じでない場合に前記複数のファイルを別々に管理すると決定することを特徴とする請求項3に記載のシステム。 - 前記決定手段は、
複数のファイルのファイル名の先頭複数文字が同じである場合に前記複数のファイルを一括して管理すると決定し、
複数のファイルのファイル名の先頭複数文字が同じでない場合に前記複数のファイルを別々に管理すると決定することを特徴とする請求項3に記載のシステム。 - 前記一つの名称を決定する手段は、
ユーザからの名称入力に応じて前記一つの名称を決定することを特徴とする請求項1乃至5の何れか1項に記載のシステム。 - 前記並び順を決定する手段は、
前記複数のファイルの夫々の更新日時に従って前記複数のファイルの並び順を決定することを特徴とする請求項1乃至6の何れか1項に記載のシステム。 - 前記並び順を決定する手段は、
前記複数のファイルの夫々のファイル名に従って前記複数のファイルの並び順を決定することを特徴とする請求項1乃至6の何れか1項に記載のシステム。 - 前記並び順を決定する手段は、
ユーザからの並び順の指示に従って前記複数のファイルの並び順を決定することを特徴とする請求項1乃至6の何れか1項に記載のシステム。 - ネットワークを介して通信可能なクライアント端末装置から文書に係るバージョン一括登録要求を受信する受信手段と、
前記受信手段で受信されたバージョン一括登録要求に基づいて、文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段で文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在すると判定された場合、前記ファイルから最終更新者情報を抽出する抽出手段と、
前記ファイルをバージョンとして前記文書に対して登録する登録手段と、
前記抽出手段で抽出された前記最終更新者情報を前記登録手段で登録されたバージョンの属性情報として設定する設定手段と、
前記受信手段で受信された前記バージョン一括登録要求に文書名が含まれている場合、前記バージョン一括登録要求に含まれるファイルの並び順情報に基づいて、先頭の実ファイルに前記文書名を付けて登録する文書登録手段と、
を有し、
前記判定手段は、前記バージョン一括登録要求に含まれるファイルの並び順情報及び実ファイルに基づいて、前記文書登録手段で登録された文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在するか否かを判定することを特徴とする文書管理装置。 - ネットワークを介して通信可能なクライアント端末装置から文書に係るバージョン一括登録要求を受信する受信手段と、
前記受信手段で受信されたバージョン一括登録要求に基づいて、文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段で文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在すると判定された場合、前記ファイルから最終更新者情報を抽出する抽出手段と、
前記ファイルをバージョンとして前記文書に対して登録する登録手段と、
前記抽出手段で抽出された前記最終更新者情報を前記登録手段で登録されたバージョンの属性情報として設定する設定手段と、
前記受信手段で受信された前記バージョン一括登録要求にバージョンの登録に係るルール情報が含まれている場合、前記ルール情報に基づいて、前記バージョン一括登録要求に含まれる実ファイルの中の一つのファイルに文書名を付けて登録する文書登録手段と、
を有し、
前記判定手段は、前記バージョン一括登録要求に含まれるルール情報及び実ファイルに基づいて、前記文書登録手段で登録された文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在するか否かを判定することを特徴とする文書管理装置。 - クライアント端末装置と、前記クライアント端末装置とネットワークを介して通信可能な文書管理装置と、を含む文書管理システムであって、
前記クライアント端末装置は、
画面を介したユーザの操作に基づいて、文書名と、ファイルの並び順情報と、複数の実ファイルと、を含んだ文書に係るバージョン一括登録要求を作成する作成手段と、
前記作成手段で作成された前記バージョン一括登録要求を前記文書管理装置に送信する送信手段と、
を有し、
前記文書管理装置は、
前記クライアント端末装置から文書に係るバージョン一括登録要求を受信する受信手段と、
前記受信手段で受信されたバージョン一括登録要求に基づいて、文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段で文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在すると判定された場合、前記ファイルから最終更新者情報を抽出する抽出手段と、
前記ファイルをバージョンとして前記文書に対して登録する登録手段と、
前記抽出手段で抽出された前記最終更新者情報を前記登録手段で登録されたバージョンの属性情報として設定する設定手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。 - クライアント端末装置と、前記クライアント端末装置とネットワークを介して通信可能な文書管理装置と、を含む文書管理システムであって、
前記クライアント端末装置は、
画面を介したユーザの操作に基づいて、バージョンの登録に係るルール情報と、複数の実ファイルと、を含んだ文書に係るバージョン一括登録要求を作成する作成手段と、
前記作成手段で作成された前記バージョン一括登録要求を前記文書管理装置に送信する送信手段と、
を有し、
前記文書管理装置は、
前記クライアント端末装置から文書に係るバージョン一括登録要求を受信する受信手段と、
前記受信手段で受信されたバージョン一括登録要求に基づいて、文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段で文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在すると判定された場合、前記ファイルから最終更新者情報を抽出する抽出手段と、
前記ファイルをバージョンとして前記文書に対して登録する登録手段と、
前記抽出手段で抽出された前記最終更新者情報を前記登録手段で登録されたバージョンの属性情報として設定する設定手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。 - クライアント端末装置と、前記クライアント端末装置とネットワークを介して通信可能な文書管理装置と、を含む文書管理システムであって、
前記クライアント端末装置は、
画面を介したユーザの操作に基づいて、既存の文書を識別する識別情報と、バージョンの登録に係るルール情報と、複数の実ファイルと、を含んだ文書に係るバージョン一括登録要求を作成する作成手段と、
前記作成手段で作成された前記バージョン一括登録要求を前記文書管理装置に送信する送信手段と、
を有し、
前記文書管理装置は、
前記クライアント端末装置から文書に係るバージョン一括登録要求を受信する受信手段と、
前記受信手段で受信されたバージョン一括登録要求に基づいて、文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段で文書に対してバージョンとして登録するファイルが存在すると判定された場合、前記ファイルから最終更新者情報を抽出する抽出手段と、
前記ファイルをバージョンとして前記文書に対して登録する登録手段と、
前記抽出手段で抽出された前記最終更新者情報を前記登録手段で登録されたバージョンの属性情報として設定する設定手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。 - 登録対象の複数のファイルの並び順を決定する手段と、
前記複数のファイルに対応付けるための一つの名称を決定する手段と、
前記決定された並び順に応じて前記複数のファイルの夫々に対応するバージョン名を決定する手段と、
前記決定された一つの名称と、前記複数のファイルと、前記決定された複数のファイルの夫々に対応するバージョン名とを対応付けて登録する登録手段と、
を有することを特徴とする文書管理装置。 - 登録対象の複数のファイルの並び順を決定する手段と、
前記複数のファイルを一括して管理するための一つの名称を決定する手段と、
前記決定された並び順に応じて前記複数のファイルの夫々に対応するバージョン名を決定する手段と、
前記複数のファイルの夫々が、前記決定された一つの名称により管理され、かつ、前記決定された夫々のバージョン名を持つバージョンとして管理されるように、前記複数のファイルを登録する登録手段と、
を有することを特徴とする文書管理装置。 - システムが実行する文書管理方法であって、
登録対象の複数のファイルの並び順を決定するステップと、
前記複数のファイルに対応付けるための一つの名称を決定するステップと、
前記決定された並び順に応じて前記複数のファイルの夫々に対応するバージョン名を決定するステップと、
前記決定された一つの名称と、前記複数のファイルと、前記決定された複数のファイルの夫々に対応するバージョン名とを対応付けて登録する登録ステップと、
を含むことを特徴とする文書管理方法。 - システムが実行する文書管理方法であって、
登録対象の複数のファイルの並び順を決定するステップと、
前記複数のファイルを一括して管理するための一つの名称を決定するステップと、
前記決定された並び順に応じて前記複数のファイルの夫々に対応するバージョン名を決定するステップと、
前記複数のファイルの夫々が、前記決定された一つの名称により管理され、かつ、前記決定された夫々のバージョン名を持つバージョンとして管理されるように、前記複数のファイルを登録する登録ステップと、
を含むことを特徴とする文書管理方法。 - 文書管理装置が実行する文書管理方法であって、
登録対象の複数のファイルの並び順を決定するステップと、
前記複数のファイルに対応付けるための一つの名称を決定するステップと、
前記決定された並び順に応じて前記複数のファイルの夫々に対応するバージョン名を決定するステップと、
前記決定された一つの名称と、前記複数のファイルと、前記決定された複数のファイルの夫々に対応するバージョン名とを対応付けて登録する登録ステップと、
を含むことを特徴とする文書管理方法。 - 文書管理装置が実行する文書管理方法であって、
登録対象の複数のファイルの並び順を決定するステップと、
前記複数のファイルを一括して管理するための一つの名称を決定するステップと、
前記決定された並び順に応じて前記複数のファイルの夫々に対応するバージョン名を決定するステップと、
前記複数のファイルの夫々が、前記決定された一つの名称により管理され、かつ、前記決定された夫々のバージョン名を持つバージョンとして管理されるように、前記複数のファイルを登録する登録ステップと、
を含むことを特徴とする文書管理方法。 - 請求項19又は20に記載の文書管理方法の各ステップの処理をコンピュータに実行させるためのプログラム。
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