JP5252256B2 - 文書管理システム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システム、文書操作装置および文書操作プログラムに関する。

特許文献１には、画像形成効率を損なうことなく、不正複写が禁止された特定文書画像の不正複写を確実に防止する画像処理装置及び画像形成装置が提案されている。

上記特許文献１に示される発明は、データ入力手段で入力された文書データに付加された所定情報が不正複写の禁止を示す特定情報を含む場合には、複写動作を停止させるように構成されたものであり、該文書データの操作者の権限や役割には無関係に行われる。

また、特許文献２には、ドキュメントのドキュメント属性を取得することによって、セキュリティポリシーに基づいた処理制御を行う画像形成装置及びポリシー配布サーバ並びにポリシー解釈サーバが提案されている。

上記特許文献２に示される発明は、ドキュメントに関する取り扱いのルールを記述したセキュリティポリシーをポリシー保持手段で保持し、ポリシー管理手段によって管理されるセキュリティポリシーに従って、ドキュメントに対する動作を動作制御手段により制御するように構成されたものである。また、画像形成装置から出力される紙文書に対しては、必要に応じてセキュリティ情報が利用者に確認されること無く追加される。
特開２００２−３０５６４６号公報 特開２００４−１６６２４１号公報

本発明は、操作者の権限に応じて文書の取り扱い規約を定めたセキュリティ情報が設定された文書の操作に際して、その文書のセキュリティ情報の内容を文書に対する処理が行われる前に操作者に確認させることにより、その後の操作の判断が可能となる文書管理システム、文書操作装置および文書操作プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の文書管理システムの発明は、文書を管理する文書管理装置と、前記文書管理装置で管理される文書に対応して、操作権限情報を管理する操作権限管理装置と、前記文書管理装置で管理される文書を操作する文書操作装置とを具備し、前記文書操作装置は、前記文書管理装置で管理される文書に対する操作者が指示した操作の実施に先立ち、該文書から該文書の識別情報を検知する検知手段と、前記検知手段で検知した前記文書の識別情報を前記操作権限管理装置に送信して該文書の操作権限情報を取得する操作権限情報取得手段と、前記操作権限情報取得手段で取得した前記文書の操作権限情報が該文書に対する前記操作の禁止を示す情報でない場合に、該操作権限情報を表示して、該操作権限情報に従って該文書に対する前記操作を実施するか否かを該操作者に選択させる選択手段とを具備し、前記操作権限管理装置は、前記文書操作装置から送信された前記文書の識別情報に基づき該文書に対応する操作権限情報を特定する特定手段と、前記特定手段で特定した操作権限情報を前記文書操作装置に送信する操作権限情報送信手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、操作者の識別情報と該操作者に関する操作者情報とを対応付けて管理する操作者管理装置を更に具備し、前記操作権限管理装置は、前記文書管理装置で管理される文書に対応して、該文書の識別情報と該文書の操作者に関する操作者情報との組み合わせで特定される操作権限情報を管理し、前記文書操作装置は、前記操作者が指示した操作の実施に先立ち、該操作者の識別情報を前記操作者管理装置に送信して該操作者の認証を行う認証手段を更に具備し、前記操作権限情報取得手段は、前記認証手段で認証した操作者の識別情報と前記検知手段で検知した前記文書の識別情報とを前記操作権限管理装置に送信して該文書の操作権限情報を取得し、前記特定手段は、前記文書操作装置から送信された前記操作者の識別情報を前記操作者管理装置に送信して該操作者の識別情報に対応する操作者情報を取得し、該操作者情報および前記文書の識別情報に基づき該文書に対応する操作権限情報を特定することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記文書操作装置は、前記選択手段で実施することが選択された場合に、前記操作が指示された前記文書を該文書の操作権限情報に従って該操作に対応する処理を実施する処理手段と、前記処理手段で処理した文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段とを更に具備することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記検知手段は、前記操作者が指示した操作が紙文書の複製の場合に、紙文書から読み取った画像情報から該紙文書の識別情報を検知し、前記操作権限情報取得手段は、前記認証手段で認証した操作者の識別情報と前記検知手段で検知した前記紙文書の識別情報とを前記操作権限管理装置に送信して該紙文書の操作権限情報を取得し、前記選択手段は、前記操作権限情報取得手段で取得した前記紙文書の操作権限情報が該紙文書の複製の禁止を示す情報でない場合に、該操作権限情報を表示して、該操作権限情報に従って該紙文書に対する複製処理を実施するか否かを前記操作者に選択させ、前記処理手段は、前記検知手段で検知した前記紙文書の識別情報を前記操作権限管理装置を介して前記文書管理装置に送信して該紙文書の元の電子文書を取得する元文書取得手段を更に具備し、前記元文書取得手段で取得した前記紙文書の元の電子文書を該紙文書の操作権限情報に従って複製処理することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項１乃至４のいずれかの発明において、前記文書操作装置は、前記文書の利用条件を前記操作者に提示する利用条件提示手段と、前記利用条件提示手段により提示された利用条件を満足する操作条件を取得する操作条件取得手段とを更に具備することを特徴とする。

また、請求項６の発明は、請求項５の発明において、前記文書操作装置は、前記操作条件取得手段で取得した前記文書の操作条件を前記操作者に提示する操作条件提示手段を更に具備し、前記処理手段は、前記操作条件提示手段により提示された操作条件に基づく操作が前記操作者により選択された場合に、該文書を前記操作条件に従って処理することを特徴とする。

また、請求項７の文書操作装置の発明は、文書の操作権限情報を前記文書の識別情報に対応付けて管理する操作権限情報管理手段と、前記文書に対する操作者が指示した操作の実施に先立ち、該文書の識別情報を検知する検知手段と、前記検知手段で検知した前記文書の識別情報に対応付けされた前記操作権限情報を前記操作権限情報管理手段により管理された操作権限情報の中から特定する操作権限情報特定手段と、前記操作権限情報特定手段により特定された前記文書の操作権限情報が該文書に対する前記操作の禁止を示す情報でない場合に、該操作権限情報を表示して、該操作権限情報に従って該文書に対する前記操作を実施するか否かを該操作者に選択させる選択手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項８の発明は、請求項７の発明において、前記操作権限情報管理手段は、前記操作権限情報を前記文書の識別情報と前記文書の操作者に関する操作者情報とに対応付けて管理し、前記操作権限情報特定手段は、前記文書の識別情報および該文書の操作者に関する操作者情報に対応して前記操作権限情報を特定することを特徴とする。

また、請求項９の文書操作プログラムの発明は、コンピュータを、文書の操作権限情報を前記文書の識別情報に対応付けて管理する操作権限情報管理手段、前記文書に対する操作者が指示した操作の実施に先立ち、該文書の識別情報を検知する検知手段、前記検知手段で検知した前記文書の識別情報に対応付けされた前記操作権限情報を前記操作権限情報管理手段により管理された操作権限情報の中から特定する操作権限情報特定手段、前記操作権限情報特定手段により特定された前記文書の操作権限情報が該文書に対する前記操作の禁止を示す情報でない場合に、該操作権限情報を表示して、該操作権限情報に従って該文書に対する前記操作を実施するか否かを該操作者に選択させる選択手段として機能させることを特徴とする。

請求項１の文書管理システムによれば、文書の操作に際して、当該文書の操作者は、当該文書に対する処理が行われる前に当該操作者の操作権限情報の確認ができることから、その後の操作の判断が可能となる。

また、請求項２の文書管理システムによれば、操作者毎に文書に対する操作権限を与えることが可能とななることから、紙文書に対するセキュリティを適切に設定し、強化することができる。

また、請求項３の文書管理システムによれば、紙文書の操作に際して、当該紙文書の操作者は、当該紙文書に対する当該操作者の操作権限情報を確認し、当該操作権限情報に基づく当該紙文書の複写処理を行うことができる。

また、請求項４の文書管理システムによれば、電子文書の操作に際して、当該電子文書の操作者は、当該電子文書に対する当該操作者の操作権限情報を確認し、当該操作権限情報に基づく当該電子文書の編集処理を行うことができる。

また、請求項５の文書管理システムによれば、文書の処理に際して、文書と当該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報に基づき当該文書の処理を行い、処理して生成された文書を当該文書に対する新たな操作権限情報を対応付けて登録することができる。

また、請求項６の文書管理システムによれば、文書の処理に際して、文書に対する操作者の操作権限情報確認後、当該文書の処理を行わせることができ、操作者が意図しない文書処理を回避することができる。

また、請求項７の文書管理システムによれば、文書の処理に際して、当該文書に対する操作者の操作権限が操作禁止となっている場合に、当該操作権限の解除、変更するための所定の手続きを知ることができる。

また、請求項８の文書管理システムによれば、文書の処理に際して、当該文書の利用条件と、当該利用条件を満足する操作条件を操作者が知ることができ、当該利用条件を充足する操作条件で当該文書を操作して当該文書を利用することができる。

また、請求項９の文書管理システムによれば、文書の処理に際して、当該文書の操作条件を操作者が確認後、当該操作条件に基づく操作者の選択操作により当該文書の処理を行わせることができる。

また、請求項１０の文書操作装置によれば、文書の操作に際して、当該文書の操作者は、当該文書に対する処理が行われる前に当該操作者の操作権限情報の確認ができることから、その後の操作の判断が可能となる。

また、請求項１１の文書操作装置によれば、操作者毎に文書に対する操作権限を与えることが可能となり、紙文書に対するセキュリティを適切に設定し、強化することができる。

また、請求項１２の文書操作プログラムによれば、文書の操作に際して、当該文書の操作者は、当該文書に対する処理が行われる前に当該操作者の操作権限情報の確認ができることから、その後の操作の判断が可能となる。

以下、本発明に係わる文書管理システム、文書操作装置および文書操作プログラムの一実施例について、添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明に係わる文書管理システム１００の主な構成を示す構成図である。

図１に示すように、文書管理システム１００は、本発明に係わる文書操作装置のクライアントＰＣ１及び複合機２と、文書管理装置３と、操作権限管理装置４と、操作者管理装置５とがＬＡＮ（＝Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク６で接続されており、クライアントＰＣ１、操作者管理装置５、操作権限管理装置４、文書管理装置３の各装置は、入力装置（例えばキーボードやマウス等）、出力装置（例えばディスプレイ等）、中央処理装置（例えばＣＰＵ）、記憶装置（ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、外部記憶装置等）等で構成された一般的なコンピュータである。

尚、ＣＰＵは、Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、ＲＯＭは、Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ、ＲＡＭは、Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙの略である。また、文書管理システム１００には、前述した各装置の他にネットワーク６に接続される各種装置を管理するサーバ等の各種装置が接続されており、ネットワーク６にはクライアントＰＣ１や複合機２等の各装置が複数接続されていてもよい。

ところで、文書管理システム１００は、文書を処理する操作者の所属部署や役職等の操作者情報と、当該文書との組み合わせから特定される文書に関する取り扱い規約を定めたセキュリティ情報を設定し、文書の操作に際し、当該文書と当該操作者の操作者情報から特定されるセキュリティ情報を操作者に確認させ、その確認結果に基づき当該セキュリティ情報に従って文書を処理するように構成されている。

また、操作者の操作者情報と文書の組み合わせから特定されたセキュリティ情報は、必要に応じて当該セキュリティ情報の内容変更が所定の手続き処理により容易に行えるように構成されている。

また、文書管理システム１００で管理される文書には、各文書固有の識別情報（以下、「文書ＩＤ」という。）が付されて管理されており、この文書ＩＤから当該文書の原本、編集元文書、複写元文書、移動元文書、最新版文書等、当該文書と互いに関連する文書群の派生関係が追跡できるように構成されている。

このような文書管理を実現するために、文書管理システム１００を構成する各装置は、以下に示すような機能を備えて構成されている。

文書がセキュリティ情報に従って処理されるためには、そのセキュリティ情報に従って処理される文書と、その文書を操作する操作者の操作者情報と、セキュリティ情報の内容を対応付けて文書管理システム１００に登録する必要があり、それらの情報をクライアントＰＣ１は、文書管理装置３、操作権限管理装置４に登録する。

また、クライアントＰＣ１は、文書の処理が操作者により指示された場合、その文書と、その操作者の所属部署や役職等の情報を示す操作者情報の組み合わせから特定されるセキュリティ情報を当該操作者に通知し、当該セキュリティ情報に従って当該文書の処理を実施するか否かを操作者に確認し、操作者の指示に基づき当該文書の印刷、複写、移動等の各処理を実施する。

また、必要に応じて、文書とその文書の操作者の操作者情報の組み合わせから特定されたセキュリティ情報の変更手続きのプロセスを操作者に通知し、当該セキュリティ情報の変更の実施可否を操作者に選択させるとともに、選択結果に応じて変更手続きの依頼を変更実施権者に通知する。

文書と、その文書を操作する操作者の操作者情報と、セキュリティ情報の内容の登録は、具体的には、操作者の指示により、クライアントＰＣ１のディスプレイ上に図示せぬ文書登録画面を表示させ、この画面上に表示される文書データ一覧の中からセキュリティ情報に従って処理させたい文書を選択させるか、または操作者が作成した文書データをセキュリティ情報に従って処理させたい文書として選択させる。

また、操作者情報及びセキュリティ情報の内容の登録は、具体的には、文書登録画面を表示された文書に対する操作権限を示す操作権限情報と操作者の所属部署や役職等の一覧情報の中からセキュリティ情報に従って処理させたい文書に対する操作権限情報と、その操作者情報を選択させ、選択された文書を文書管理装置３に格納して登録し、選択された文書と操作者情報と操作権限情報とを対応付けたセキュリティ情報を操作権限管理装置４に格納して登録する。

例えば、複合機２等の文書操作装置で紙文書の複写処理を禁止とする場合は、当該紙文書に対する複製禁止処理の操作権限を示す操作権限情報（例えば値「１」）と、その操作権限を与える操作者の操作者情報を各情報一覧の中から選択設定させる。

尚、本実施例では、紙文書を用紙上に画像や印刷データが形成された文書として説明しているが、紙文書は、用紙に限定されるものではなく、プラスチックシートやビニールシート、電子ペーパー等の種々の媒体上に画像や印刷データが形成された文書であってもよい。

図２は、本実施例における操作権限情報とその内容を示した操作権限管理テーブル１０の一例を示す図である。

図２に示すように、操作権限管理テーブル１０は、操作権限を示す「操作権限情報」１１と、操作権限情報１１に設定された値が示す操作権限の内容を示す「操作権限の内容」１２とが対応付けされて構成されており、操作権限管理テーブル１０の例えば操作権限情報１１の値「１」は、印刷、複写、スキャン、ファクシミリ通信の各処理を禁止とし、当該処理動作のログ情報を取得して蓄積保持し、管理者へ通知する動作制御を行うこと（操作権限の内容）を示している。

また、操作権限情報１１の値「２」は、印刷処理する場合には前面ＷＭ印刷（桜紙印刷処理）を施し、スキャン処理する場合にはスキャンして読み取った画像データの暗号化処理を施し、ファクシミリ送信は禁止とし、当該処理動作のログ情報を取得して蓄積保持し、管理者へ通知する動作制御を行うこと（操作権限の内容）を示している。

また、操作権限情報１１の値「３」は、印刷、複写、ファクシミリ送信されて出力された紙文書に当該紙文書固有の文書ＩＤがヘッダ／フッタに付加されて出力されるように処理すること（操作権限の内容）を示している。

また、操作権限情報１１の値「４」は、指示通りに印刷、複写、スキャン、ファクシミリ通信の各処理を行うこと（操作権限の内容）を示している。

尚、操作権限管理テーブル１０は、複合機２で紙文書を印刷、複写、スキャン、ファクシミリ通信する場合の各操作権限情報とその操作権限の内容の一例を示したものであり、操作権限管理テーブル１０は、クライアントＰＣ１、複合機２、操作権限管理装置４に予め作成されて記憶保持されている。また、操作権限管理テーブル１０の各情報は、操作対象装置（クライアントＰＣ１やその他の装置等）に応じて任意の情報が設定可能である。また、操作者情報の詳細は、後述する。

このように、文書とそのセキュリティ情報の登録は、クライアントＰＣ１によりセキュリティ情報を設定する文書とそのセキュリティ情報を操作者に選択させ、選択された文書の文書データを文書管理装置３へ送信して登録し、選択されたセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ送信して登録する。

複合機２は、紙文書の複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理が実施できるように構成された装置であり、これらの各処理は、当該複合機２を操作する操作者の認証後でなければ実施できないように構成されている。

また、複合機２は、セキュリティ情報が設定された紙文書の複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理が指示された場合、当該紙文書に設定されたセキュリティ情報に従った処理の実施可否を操作者に確認させて実施し、また、必要に応じて当該紙文書に設定されたセキュリティ情報の解除、変更の方法を操作者に通知する。

具体的には、セキュリティ情報が設定された紙文書の処理が指示された場合、複合機２は、当該紙文書から読み取った画像データから当該紙文書に付されている文書ＩＤを抽出して検知し、当該文書ＩＤと当該操作者の操作者ＩＤとに基づく当該紙文書のセキュリティ情報を操作権限管理装置４から取得し、取得したセキュリティ情報に従った処理の実施可否を操作者に確認させて実施する。

また、操作権限管理装置４から取得した紙文書のセキュリティ情報が処理禁止の場合は、当該セキュリティ情報の解除、変更の方法を操作者に通知する。

文書管理装置３は、登録要求された文書を所定の記憶場所に格納して管理し、送信要求された文書を当該文書が格納されている場所（以下、単に「格納先」という。）から取得して送信先へ送信する等の各種要求に応じた文書処理を行う。

具体的には、文書登録の要求とともに送信された文書データを文書管理装置３の記憶装置（例えばハードディスク等）に構築された文書ＤＢ３０の所定の記憶場所に格納し、当該文書の文書ＩＤを操作権限管理装置４に要求して取得し、取得した文書ＩＤと当該文書の文書データの格納先情報とを対応付けて図３に示すような文書管理テーブル３１に記録して文書管理する。

図３に示すように、文書管理テーブル３１は、文書管理システム１００に登録された文書の文書ＩＤを示す「文書ＩＤ」３１１と、当該文書ＩＤの文書データの格納先情報を示す「文書格納先」３１２等とが対応付けされて構成されており、文書管理テーブル３１の例えば文書ＩＤ「Ｄ０００１」の文書データは、「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」で示される場所（文書格納先）に格納されていることを示している。

このように文書を管理することで、文書管理装置３は、文書ＩＤで識別される文書の文書データを文書ＩＤと対応付けられた格納先から取得して取り出すことができる。

尚、文書管理テーブル３１には文書ＤＢ３０に文書が登録される毎に、当該文書の文書ＩＤと当該文書データの格納先情報とが順次、蓄積記録される。また、文書管理テーブル３１は、文書ＤＢ３０に記憶保持されているものとするが、しかし、文書ＤＢ３０に限定されるものではない。

また、文書管理装置３は、文書の送信要求に対して当該要求文書の文書データの格納先を文書管理テーブル３１を参照して特定し、特定した格納先から文書データを取得して要求元または依頼された送信先へ送信する。また、文書管理システム１００への文書登録時の場合のように、文書管理テーブル３１に文書ＩＤと当該文書ＩＤと対応付けされた文書データの格納先情報が記録される毎にその情報を操作権限管理装置４へ通知する。

操作権限管理装置４は、文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、後述するセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）を作成してセキュリティ情報が設定された文書と、そのセキュリティ情報の対応関係を管理し、セキュリティ情報の問い合わせに対する回答を問い合わせ元へ通知する。

具体的には、クライアントＰＣ１、複合機２及び文書管理装置３からの文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行して要求元へ通知し、また、文書登録時または登録文書のセキュリティ情報の変更時の際に各装置から通知される登録文書の文書ＩＤ、当該文書ＩＤと対応付けされた文書データの格納先情報、操作権限情報、操作者ＩＤの操作者情報に基づき図４に示すようなセキュリティ情報管理テーブル４０を作成して記憶管理する。

図４に示すように、セキュリティ情報管理テーブル４０は、文書管理システム１００に登録された文書の文書ＩＤを示す「文書ＩＤ」４０１と、当該文書ＩＤの文書データの格納先情報を示す「文書格納先」４０２と、当該文書データに対する操作権限を示す「操作権限情報」４０３と、当該操作権限情報が示す操作権限が与えられた操作者の所属部署を示す「所属」４０４及び役職を示す「役職」４０５とが対応付けされて構成されており、セキュリティ情報管理テーブル４０の例えば文書ＩＤ「Ｄ０００１」の「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」で示される場所（文書格納先）に格納されている文書データに対して経理部所属（所属）の一般社員（役職）には操作権限情報４０３に設定された値「１」が示す操作権限が与えられていることを示している。

尚、セキュリティ情報管理テーブル４０の「Ａｎｙ」（所属）は、全ての所属部署を示しており、また、操作権限情報４０３の値「１」は、前述の操作権限管理テーブル１０（図２参照）で示したように、複合機２による印刷、複写、スキャン、ファクシミリ通信の各処理の禁止、当該処理動作のログ情報の取得と蓄積保持及び当該処理動作の管理者への通知を行うこと（操作権限の内容）を示している。

また、操作権限管理装置４は、操作対象文書の文書ＩＤ及び操作者の操作者情報に基づくセキュリティ情報の問い合わせに対して該当するセキュリティ情報を要求元（例えば文書管理装置３や複合機２及びクライアントＰＣ１等）へ通知する。

操作者管理装置５は、操作者の認証情報（操作者ＩＤ、パスワード、ＩＣカード、生態認証情報等）とその操作者の操作者情報（所属組織、役職等の情報）とを対応付けて管理し、操作者情報の問い合わせに対する回答を問い合わせ元へ通知する。

本実施例では、具体的には、操作者の操作者ＩＤとその操作者の操作者情報を対応付けた図５に示すような操作者情報管理テーブル５０を作成して記憶管理し、操作者認証の問い合わせに対して操作者情報管理テーブル５０を参照して行い、問い合わせに対する認証結果を問い合わせ元へ通知する。

尚、操作者情報は、操作者の所属組織や役職に限定されるものではなく、操作者の性別、年齢層等の操作者が属する属性情報や、操作者固有の識別情報等であってもよい。

図５に示すように、操作者情報管理テーブル５０は、各操作者の操作者ＩＤを示す「操作者ＩＤ」５０１と、当該操作者ＩＤの操作者の所属部署を示す「所属」５０２と、当該操作者ＩＤの操作者の役職を示す「役職」５０３等とが対応付けされて構成されており、操作者情報管理テーブル５０の例えば操作者ＩＤ「Ｐ１２０１」の操作者は、開発部（所属）の役員（役職）であることを示している。

このように構成された文書管理システム１００は、例えば操作者の役職または所属部署に応じて異なる操作権限のセキュリティ情報が設定された紙文書を複合機２で複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理を行う場合、複合機２は、操作者の操作者情報と紙文書の文書ＩＤの組合せに対応する操作権限情報を特定し、当該操作権限情報に従った処理の実施可否を操作者に確認後、当該操作権限情報に従って複合機２の動作を制御して文書に対する情報セキュリティを維持する。

文書管理システム１００が行う本発明に係わる文書管理の要部の処理動作について、図６乃至図１１を参照して説明する。

前述したように、セキュリティ情報に従って文書の処理を実施するためには、セキュリティ情報を設定する文書と、そのセキュリティ情報を文書管理システム１００へ登録する必要がある。

図６は、電子文書（電子化された文書）を文書管理システム１００に新規登録する場合の処理動作の一例を示す流れ図である。

図６に示すように、セキュリティ情報を設定する電子文書を文書管理システム１００に新規登録する場合は、まず、クライアントＰＣ１を起動させ、操作者の操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力して認証後、図示せぬ選択メニューで「文書登録」を選択させることで開始する（ステップＳ６００）。

操作者の認証は、クライアントＰＣ１が起動することで操作者ＩＤやパスワード等を入力させる図示せぬログイン画面をクライアントＰＣ１のディスプレイ上に表示させ、入力されたログイン情報に基づき当該ログイン情報に対する認証を操作者管理装置５に対して問い合わせて行う。

また、操作者認証後、クライアントＰＣ１は、ディスプレイ上に選択メニューを表示させ、当該選択メニューで操作者により「文書登録」が選択されると、登録する文書、その文書に対する操作権限情報及びその操作権限を与える操作者の操作者情報を当該電子文書の操作者に選択または入力させ、選択された文書の文書データを文書管理装置３に送信して当該文書データの登録を要求し、また、入力された操作権限情報及びその操作者情報を操作権限管理装置４に送信してその登録を要求する（ステップＳ６０１）。

具体的には、操作者認証後のクライアントＰＣ１のディスプレイ上には、セキュリティ情報に従って文書の印刷、複写、移動及び文書登録、セキュリティ情報の変更等の各種文書処理を選択する図示せぬ選択メニューが表示され、この選択メニューで「文書登録」が選択されると、ディスプレイ上には図示せぬ文書登録画面が表示され、その画面上で操作者が登録文書の指定及び当該文書に対する操作権限情報及びその操作権限を与える操作者の操作者情報を入力させる。

登録文書とその文書の操作権限情報及び操作者情報が操作者により選択または入力されると、クライアントＰＣ１は、選択された文書の文書データを文書管理装置３に送信してその登録を要求し、また、入力された操作権限情報とその操作者情報を操作権限管理装置４に送信してその登録を要求する。

文書管理装置３は、クライアントＰＣ１から送信された文書データ及びその登録要求に対して当該文書データを文書ＤＢ３０へ格納し、当該文書データの文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に要求する（ステップＳ６０２）。

操作権限管理装置４は、文書管理装置３からの文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、要求元の文書管理装置３へ通知する（ステップＳ６０３）。

操作権限管理装置４から新たな文書ＩＤの通知を受けた文書管理装置３は、当該文書ＩＤと、登録文書（文書データ）の格納先情報とを対応付けて文書管理テーブル３１（図３参照）に記録し、当該文書ＩＤとその格納先情報を操作権限管理装置４へ通知する（ステップＳ６０４）。

また、操作権限管理装置４は、クライアントＰＣ１から送信された操作権限情報及び操作者情報の登録要求に対して当該操作権限情報及び操作者情報と、文書管理装置３から通知された文書ＩＤと当該文書ＩＤの文書の格納先情報とを対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録し、セキュリティ情報が登録された旨を文書管理装置３へ通知する（ステップＳ６０５）。

操作権限管理装置４からセキュリティ情報登録完了の通知を受けた文書管理装置３は、文書登録の要求があった要求元のクライアントＰＣ１に対して文書登録が完了した旨を通知し、電子文書の新規登録処理が終了する（ステップＳ６０６）。

次に、紙文書を文書管理システム１００に新規登録する場合の処理動作について説明する。

図７は、紙文書を文書管理システム１００に新規登録する場合の処理動作の一例を示す流れ図である。

図７に示すように、紙文書を文書管理システム１００に新規登録する場合は、複合機２を操作する操作者の操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を認証後、図示せぬ選択メニューで「文書登録」を選択させることで開始する（ステップＳ７００）。

操作者の認証は、複合機２の図示せぬコントロールパネル上に図示せぬログイン画面を表示させ、入力されたログイン情報に基づき操作者の認証を操作者管理装置５に対して問い合わせて行う。

また、操作者認証後、複合機２は、コントロールパネル上にセキュリティ情報に従って紙文書の複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷及び文書登録、セキュリティ情報の変更等の各種操作を行う図示せぬ選択メニューを表示させる。

選択メニューで「文書登録」が操作者により選択されると、登録する紙文書に対する操作権限情報及びその操作権限を与える操作者の操作者情報を入力させ、コントロールパネル上に配置された図示せぬ「開始ボタン」の押下を操作者に促して操作させる。

操作権限情報及びその操作者情報が入力され、「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、複合機２の図示せぬプラテンガラス上に置かれた紙文書をスキャンしてその画像データを読み取り、読み取った画像データを文書管理装置３に送信して当該画像データの登録を要求し、また、入力された操作権限情報及びその操作者情報を操作権限管理装置４に送信してその登録を要求する（ステップＳ７０１）。

文書管理装置３は、複合機２から送信された画像データ及びその登録要求に対して当該画像データを文書ＤＢ３０へ格納し、当該画像データの文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に要求する（ステップＳ７０２）。

操作権限管理装置４は、文書管理装置３からの文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、要求元の文書管理装置３へ通知する（ステップＳ７０３）。

操作権限管理装置４から新たな文書ＩＤの通知を受けた文書管理装置３は、当該文書ＩＤと、登録文書（画像データ）の格納先情報とを対応付けて文書管理テーブル３１（図３参照）に記録し、当該文書ＩＤとその格納先情報を操作権限管理装置４へ通知する（ステップＳ７０４）。

操作権限管理装置４は、複合機２から送信された操作権限情報及びその操作者情報の登録要求に対して当該操作権限情報及び操作者情報と、文書管理装置３から通知された文書ＩＤと当該文書ＩＤの文書の格納先情報とを対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録し、セキュリティ情報が登録された旨を文書管理装置３へ通知する（ステップＳ７０５）。

操作権限管理装置４からセキュリティ情報登録完了の通知を受けた文書管理装置３は、文書登録の要求があった要求元の複合機２に対して文書登録が完了した旨を通知し、紙文書の新規登録処理が終了する（ステップＳ７０６）。

このような処理動作により、文書と当該文書のセキュリティ情報とが登録された文書管理システム１００において、本発明に係わる文書管理の処理動作について図８乃至図１１を参照して説明する。

図８は、文書操作装置である複合機２の複写処理における本発明に係わる文書管理の処理動作の一例を示す流れ図である。

尚、図８は、文書に対する操作権限が異なる操作者Ａ、操作者Ｂ間において、操作者Ａが出力した紙文書Ｘ（ヘッダ／フッタに文書ＩＤが印字されている。）を操作者Ｂに渡し、その紙文書Ｘを操作者Ｂが複合機２を使って複写、ファクシミリ通信、スキャンする場合を例に説明する。また、操作者Ａは、開発部の役員で操作者ＩＤが「Ｐ１２０１」、操作者Ｂは、経理部の管理職で操作者ＩＤが「Ｐ１３０１」、紙文書Ｘの文書ＩＤが「Ｄ０００１」であるものとする。

図８に示すように、操作者Ｂが複写機２の図示せぬコントロールパネル上に表示された図示せぬログイン画面で操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力して認証後、コントロールパネル上に表示される図示せぬ選択メニューで「複写」が選択されることで、複合機２による紙文書Ｘの複写処理を開始する（ステップＳ８００）。

操作者Ｂの認証動作は、前述の紙文書の新規登録の場合（図７参照）と同様に、操作者Ｂにより入力されたログイン情報に基づき操作者管理装置５に問い合わせて行なう。

操作者認証後、複合機２の図示せぬプラテンガラス上に紙文書Ｘが置かれ、選択メニューで「複写」が選択され、コントロールパネル上に配置された図示せぬ「開始ボタン」が操作者により押下されると、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、当該複写処理で出力される紙文書に付加する新たな文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に要求する（ステップＳ８０１）。

具体的には、操作者Ｂにより「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘをスキャンしてその画像データを読み取り、読み取った画像データを解析して紙文書Ｘに付加されている文書ＩＤを抽出して検知し、検知した文書ＩＤと、操作者により入力されたログイン情報の操作者ＩＤを操作権限管理装置４へ送信して紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、新たな文書ＩＤの送信を要求する。

本例の場合、複合機２は、紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」と操作者Ｂの操作者ＩＤ「Ｐ１３０１」を操作権限管理装置４へ送信し、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報及び紙文書Ｘから複製されて出力される紙文書に付加する新たな文書ＩＤの送信を要求する。

操作権限管理装置４は、複合機２から送信された操作者ＩＤの操作者情報（所属、役職）を操作者管理装置５に問い合わせて取得し（ステップＳ８０２）、取得した操作者情報と複合機２から送信された紙文書Ｘの文書ＩＤとに対応付けされた操作権限情報をセキュリティ情報管理テーブル４０を参照して確認する（ステップＳ８０４）。

尚、操作者Ｂの操作者情報は、操作権限管理装置４が複合機２から送信された操作者ＩＤを操作者管理装置５に送信し、当該操作者ＩＤに対応する操作者情報を操作者管理装置５が操作者情報管理テーブル５０（図５参照）参照して特定し、操作権限管理装置４へ通知することで取得される（ステップＳ８０３）。

本例の場合、操作者管理装置５は、操作権限管理装置４から送信された操作者Ｂの操作者ＩＤ「Ｐ１３０１」と一致する操作者情報管理テーブル５０（図５参照）の操作者ＩＤ５０１の値を検索し、検索された「Ｐ１３０１」（操作者ＩＤ５０１）と対応付けられた「経理部」（所属５０２）と「管理職」（役職５０３）を操作者Ｂの操作者情報として特定する。

また、操作権限管理装置４は、複合機２から送信された紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」及び操作者管理装置５で特定された操作者情報（経理部、管理職）の各値と全て一致するセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）の文書ＩＤ４０１、所属４０４、役職４０５の各値を検索し、検索された「Ｄ０００１」（文書ＩＤ４０１）、「経理部」（所属４０４）、「管理職」（役職４０５）と対応付けられた操作権限情報４０３の値「２」が示す操作権限を確認する。

ステップＳ８０４におけるセキュリティ情報の確認後、操作権限管理装置４は、確認された操作権限情報に応じて紙文書Ｘの電子文書データ（説明の便宜上、「元文書データ」という。）を複合機２へ送信するように文書管理装置３に対して要求する（ステップＳ８０５）。

具体的には、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止でない場合、操作権限管理装置４は、紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信して文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。

また、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止の場合、操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行することなく、複写禁止を示す操作権限情報のみを複合機２へ送信する。

本例の場合は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報の値が「２」、すなわち、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止ではないので、操作権限管理装置４が紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信し、当該文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。

ステップＳ８０５において、紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求後、操作権限管理装置４は、複合機２からの新たな文書ＩＤの送信要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、発行した文書ＩＤと、ステップＳ８０５で確認された紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報（この場合は、操作権限情報の値が「２」）を複合機２へ送信する（ステップＳ８０６）。

紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求された文書管理装置３は、紙文書Ｘの文書ＩＤに基づき文書管理テーブル３１（図３参照）を参照して当該文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データの格納先を特定し、特定した格納先から元文書データを取り出して複合機２へ送信する（ステップＳ８０７）。

具体的には、本例の場合は、操作権限管理装置４が紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」を文書管理装置３へ送信して当該文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求し、文書管理装置３が文書ＩＤ「Ｄ０００１」と一致する文書管理テーブル３１の文書ＩＤ３１１の値を検索し、検索された「Ｄ０００１」（文書ＩＤ３１１）と対応付けられた「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」（文書格納先３１２）に格納された文書データを取り出して、複合機２へ送信する。

尚、紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」（文書ＩＤ３１１）と対応付けられた「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」（文書格納先３１２）の格納場所には、紙文書Ｘを出力する際の印刷データ（電子文書データ）である元文書データが格納されている。

複合機２は、操作権限管理装置４から送信された操作権限情報と、その操作権限情報（値が「１」でない場合）に応じて操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤ及び文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データを受信し、受信した操作権限情報の内容をコントロールパネル上に表示して当該操作権限情報が示す操作者Ｂの紙文書Ｘに対する操作権限で紙文書Ｘの複写処理を実施するか否かを操作者Ｂに選択させる（ステップＳ８０８）。

具体的には、複合機２は、操作権限管理装置４から送信された操作権限情報に基づき操作権限管理テーブル３１を参照して、その操作権限情報が示す操作権限の内容を複合機２のコントロールパネル上に表示し、当該操作権限で紙文書Ｘの複写処理を実施するか否かの選択を操作者Ｂに促して選択させる。

例えば、受信した操作権限情報の値が「２」の場合は、操作権限情報の値「２」に対応付けされた操作権限の内容、すなわち、「紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加した複写処理を行いますが、実施してよろしいですか」等のメッセージを複合機２のコントロールパネル上に表示し、この処理内容で複写処理を実施するか否かを操作者に選択させる。

また、受信した操作権限情報の値が「３」の場合は、操作権限情報の値「３」に対応付けされた操作権限の内容、すなわち、「紙文書Ｘの元文書データに新たな文書ＩＤをヘッダ／フッタに付加した複写処理を行いますが、実施してよろしいですか」等のメッセージを表示し、この処理で複写処理を実施するか否かを選択させる。

また、受信した操作権限情報の値が「４」の場合は、操作権限情報の値「４」に対応付けされた操作権限の内容、すなわち、「紙文書Ｘの元文書データを指示通りの複写処理を行いますが、実施してよろしいですか」等のメッセージを表示し、この処理で複写処理を実施するか否かを選択させる。

また、受信した操作権限情報の値が「１」の場合は、「あなたに与えられた操作権限では、この紙文書Ｘの複写はできません」等のメッセージを表示し、複写処理動作を停止して処理を終了する。

尚、本例の場合は、複合機２で受信された操作権限情報の値が「２」なので、「紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加した複写処理を行いますが、実施してよろしいですか」等のメッセージを複合機２のコントロールパネル上に表示し、この処理内容で複写処理を実施するか否かを操作者に選択させる。

ステップＳ８０８において、コントロールパネル上に表示された操作権限で複写処理を実施すると操作者が選択指示した場合は、複合機２は、その操作権限で紙文書Ｘの複写処理を行い（ステップＳ８０９）、また、コントロールパネル上に表示された操作権限で複写処理を実施しないと操作者が選択指示した場合は、複写処理動作を停止し、処理を終了する。

ステップＳ８０９において、コントロールパネル上に表示された操作権限で複写処理を実施すると操作者が選択指示した場合、複合機２は、具体的には、受信した操作権限情報の値から操作権限の内容を操作権限管理テーブル３１を参照して特定し、その操作権限の内容が示す処理条件で紙文書Ｘの処理を実施する。

例えば、操作権限情報の値が「２」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加して印刷出力する。この場合は、元文書データの背面に所定の模様等が印刷された状態で出力される。また、当該操作のログ情報を例えば操作日時、操作者ＩＤ（この場合は、操作者Ｂ）、操作内容（複写操作）、処理動作内容（操作権限情報「２」による複写動作）等の情報を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知する処理を行う。

操作権限情報の値が「３」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに操作権限管理装置４から送信される新たな文書ＩＤをヘッダ／フッタに付加して印刷出力する。

操作権限情報の値が「４」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データをそのまま印刷出力する。

尚、本例の場合は、操作権限情報の値が「２」であるので、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加して印刷出力し、当該処理のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容等の情報）を取得して蓄積保持して当該処理が実施された旨を文書管理者へ通知する。

このように、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂに応じて設定されたセキュリティ情報に従った複写処理を実施し、当該複写処理で紙文書Ｙが出力されると、紙文書Ｙに対するセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ登録し、複写処理を終了する（ステップＳ８１０）。

具体的には、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘを複写処理して紙文書Ｙを出力した場合、複合機２は、操作権限管理装置４に対して紙文書Ｙのセキュリティ情報の登録を要求し、操作権限管理装置４は、複合機２からのセキュリティ情報の登録要求を受けて紙文書Ｙの操作権限情報、紙文書Ｙの文書ＩＤ、紙文書Ｙの元文書データの格納先情報、操作者Ｂの操作者情報を対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録後、操作権限情報に従った紙文書Ｘの複写処理を終了する。

本例の場合は、例えばセキュリティ情報管理テーブル４０の文書ＩＤ４０１には「Ｄ０００４」、文書格納先４０２には紙文書Ｙの元文書データの格納先「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」、操作権限情報４０３には、操作者Ｂの紙文書Ｘに対する操作権限情報と同一の値「２」、所属４０４及び役職４０５には、操作者Ｂの操作者情報を示す「経理部」、「管理職」の各値が設定されたセキュリティ情報が記録される。

また、複合機２が操作権限情報の値「１」に従って紙文書Ｘの複写禁止動作を実施した場合は、前述したように紙文書Ｘが複写禁止である旨を操作者へ通知し、当該操作のログ情報を蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知して複写処理を終了する。

図９は、前述（図８）の複写処理において、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止の場合の複合機２の処理動作の一例を示す流れ図である。

尚、図９におけるステップＳ９００乃至ステップＳ９０４は、前述の図８で示したステップＳ８００乃至ステップＳ８０４と同様であるので簡単に説明する。

図９に示すように、操作者Ｂにより入力されたログイン情報（操作者ＩＤやパスワード等）の認証後、コントロールパネル上に表示される選択メニューで「複写」が選択されることで、複合機２による紙文書Ｘの複写処理を開始する（ステップＳ９００）。

操作者Ｂの認証後、複合機２の図示せぬプラテンガラス上に紙文書Ｘが置かれ、選択メニューで「複写」の選択後、「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘから読み取った画像データを解析して紙文書Ｘの文書ＩＤを検知し、検知した文書ＩＤと、入力された操作者ＩＤとを操作権限管理装置４へ送信して紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、新たな文書ＩＤの送信を要求する（ステップＳ９０１）。

操作権限管理装置４は、複合機２から送信された操作者ＩＤの操作者情報（所属、役職）を操作者管理装置５に問い合わせて取得し（ステップＳ９０２）、取得した操作者情報と複合機２から送信された紙文書Ｘの文書ＩＤの組合せから操作権限情報をセキュリティ情報管理テーブル４１を参照して特定する（ステップＳ９０４）。

一方、操作者管理装置５は、操作権限管理装置４から送信された操作者ＩＤから当該操作者ＩＤに対応付けされた操作者情報を操作者情報管理テーブル５０（図４参照）参照して特定し、その操作者情報を操作権限管理装置４へ通知する（ステップＳ９０３）。

ステップＳ９０４において、特定された操作権限情報が示す操作権限が複写禁止処理の場合、操作権限管理装置４は、その旨を複合機２へ送信する（ステップＳ９０５）。

具体的には、操作権限管理装置４は、操作者Ｂの紙文書Ｘに対する操作権限情報の値「１」を複合機２へ通知し、複合機２は、操作権限管理装置４から通知された操作権限情報の値「１」に基づき操作権限管理テーブル１０を参照して操作者Ｂによる紙文書Ｘの複写処理が禁止されている旨を複合機２のコントロールパネル上に表示し、この処理条件に従って複写処理の動作を停止する（ステップＳ９０６）。

また、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限（この場合は、複写禁止）を変更するための方法や手続き等の情報をコントロールパネル上に表示して操作者に通知して案内し、複写処理動作を終了する（ステップＳ９０７）。

図１０は、前述（図８）の複写処理において、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止の場合の複合機２の処理動作（図９）とは他の処理動作の一例を示す流れ図である。

尚、図１０におけるステップＳ１０００乃至ステップＳ１００６は、前述の図９で示したステップＳ９００乃至ステップＳ９０６と同様であるので簡単に説明する。

図１０に示すように、操作者Ｂにより入力されたログイン情報（操作者ＩＤやパスワード等）の認証後、コントロールパネル上に表示される選択メニューで「複写」が選択されることで、複合機２による紙文書Ｘの複写処理を開始する（ステップＳ１０００）。

操作者Ｂの認証後、複合機２の図示せぬプラテンガラス上に紙文書Ｘが置かれ、選択メニューで「複写」の選択後、「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘから読み取った画像データを解析して紙文書Ｘの文書ＩＤを検知し、検知した文書ＩＤと、入力された操作者ＩＤを操作権限管理装置４へ送信して紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、新たな文書ＩＤの送信を要求する（ステップＳ１００１）。

操作権限管理装置４は、複合機２から送信された操作者ＩＤの操作者情報（所属、役職）を操作者管理装置５に問い合わせて取得し（ステップＳ１００２）、取得した操作者情報と複合機２から送信された紙文書Ｘの文書ＩＤの組合せから操作権限情報をセキュリティ情報管理テーブル４１を参照して特定する（ステップＳ１００４）。

一方、操作者管理装置５は、操作権限管理装置４から送信された操作者ＩＤから当該操作者ＩＤに対応付けされた操作者情報を操作者情報管理テーブル５０（図４参照）参照して特定し、その操作者情報を操作権限管理装置４へ通知する（ステップＳ１００３）。

ステップＳ１００４において、特定された操作権限情報が示す操作権限が複写禁止処理の場合、操作権限管理装置４は、その旨を複合機２へ送信する（ステップＳ１００５）。

具体的には、操作権限管理装置４は、操作者Ｂの紙文書Ｘに対する操作権限情報の値「１」を複合機２へ通知し、複合機２は、操作権限管理装置４から通知された操作権限情報の値「１」に基づき操作権限管理テーブル１０を参照して操作者Ｂによる紙文書Ｘの複写処理が禁止されている旨を複合機２のコントロールパネル上に表示し、この処理条件に従って複写処理の動作を停止する（ステップＳ１００６）。

また、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限（この場合は、複写禁止）を変更するための方法や手続き等の情報をコントロールパネル上に表示して操作者に通知して案内し、操作権限を変更する手続きの実施可否を操作者に選択させ、その選択結果を操作権限管理装置４へ送信する（ステップＳ１００７）。

ステップＳ１００７において、操作権限を変更する手続きの実施が操作者により選択された場合、その旨を複合機２が操作権限管理装置４へ通知し、操作権限管理装置４が紙文書Ｘと操作者Ｂの操作者情報の組合せと対応付けされた操作権限情報の変更処理に必要な情報を当該変更手続きの処理の実施が許可された権限者または文書管理者（以下、「変更権限者」という。）の端末（例えばクライアントＰＣ１）へ送信し、紙文書Ｘ及び操作者Ｂの操作者情報の組合せで対応付けされた操作権限情報を含むセキュリティ情報の変更を依頼する（ステップＳ１００８）。

紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報を含むセキュリティ情報の変更依頼を受けた変更権限者は、変更権限者の端末（例えばクライアントＰＣ１）のセキュリティ情報変更手段により操作権限管理装置４で管理されているセキュリティ情報管理テーブル４０の操作者Ｂの操作者情報及び紙文書Ｘの文書ＩＤの組合せで対応付けされた操作権限情報の設定値を依頼内容に基づき変更権限者が判断して新たな値に変更して更新する。

図１１は、前述（図８）の複写処理において、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止の場合の複合機２の処理動作（図１０）とは他の処理動作の一例を示す流れ図である。

尚、図１１におけるＳ１１００からステップＳ１１０８に至るまでの処理動作は、前述（図１０）の処理動作と同様であり、説明の便宜上、Ｓ１１００乃至ステップＳ１１０５の処理の説明は、省略する。

図１１に示すように、操作権限管理装置４から複写禁止の操作権限情報（値が「１」）を受信した複合機２は、その旨を複合機２のコントロールパネル上に表示し、複写処理の動作を停止する（ステップＳ１１０６）。

また、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限（この場合は、複写禁止）を変更するため変更手続き方法やその変更処理の実施が許可された変更権限者及びその連絡先等の情報を含めて表示し、その変更手続きの実施可否を操作者に選択させ、その選択結果を操作権限管理装置４へ送信する（ステップＳ１１０７）。

ステップＳ１００７において、操作権限を変更する手続きの実施が操作者により選択された場合、その旨を複合機２が操作権限管理装置４へ通知し、操作権限管理装置４が紙文書Ｘと操作者Ｂの操作者情報の組合せと対応付けされた操作権限情報の変更処理に必要な情報を当該変更手続きの処理の実施が許可された権限者または文書管理者（変更権限者）の端末（例えばクライアントＰＣ１）へ送信し、紙文書Ｘ及び操作者Ｂの操作者情報の組合せで対応付けされた操作権限情報を含むセキュリティ情報の変更を依頼する（ステップＳ１１０８）。

紙文書Ｘのセキュリティ情報の変更依頼を受けた変更権限者は、変更権限者の端末（例えばクライアントＰＣ１）のセキュリティ情報変更手段により操作権限管理装置４で管理されているセキュリティ情報管理テーブル４０の操作者Ｂの操作者情報及び紙文書Ｘの文書ＩＤの組合せで対応付けされた操作権限情報の設定値を依頼内容に基づき変更権限者が判断して新たな値に変更して更新する。

具体的には、変更権限者が変更権限者の端末のディスプレイ上に表示される選択メニューで「セキュリティ情報の変更」を選択すると、当該端末のディスプレイ上にはセキュリティ情報を変更する文書の文書ＩＤ、セキュリティ情報の変更内容及びその操作者情報を入力させる図示せぬセキュリティ情報変更画面が表示され、この画面で入力された情報が変更権限者の端末から操作権限管理装置４に送信され、セキュリティ情報の変更が要求される（ステップＳ１１０９）。

操作権限管理装置４は、変更権限者の端末からのセキュリティ情報変更依頼と共に送信された文書ＩＤ、セキュリティ情報の変更内容（複写禁止解除等）及びその操作者情報に基づきセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録されている当該文書ＩＤと操作者情報の組合せと対応付けされた操作権限情報の設定値を変更権限者の端末から送信された操作権限情報の値で書き換えて記録する（ステップＳ１１１０）。

操作者Ｂの紙文書Ｘに対するセキュリティ情報の変更後、操作権限管理装置４は、紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信して紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する（ステップＳ１１１１）。

ステップＳ１１１１において、紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求後、操作権限管理装置４は、複合機２からの新たな文書ＩＤの送信要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、発行した文書ＩＤと、変更後の操作権限情報を複合機２へ送信する（ステップＳ１１１２）。

紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求された文書管理装置３は、紙文書Ｘの文書ＩＤに基づき文書管理テーブル３１（図３参照）を参照して紙文書Ｘの元文書データの格納先を特定し、特定した格納先から元文書データを取り出して複合機２へ送信する（ステップＳ１１１３）。

複合機２は、操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤ及び変更後の操作権限情報と、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データを受信し、変更後の操作権限情報が示す操作権限に従って紙文書Ｘの複写処理を実施するか否かを操作者に確認する（ステップＳ１１１４）。

具体的には、受信した変更後の操作権限情報からその操作権限の内容を操作権限管理テーブル３１を参照して特定し、特定した操作権限の内容を複合機２のコントロールパネル上に表示し、当該操作権限で紙文書Ｘの複写処理を実施するか否かの選択を操作者に促し、選択させる。

例えば、変更後の操作権限情報の値が「２」の場合は、紙文書Ｘの文書データに桜紙印刷データを付加して印刷出力する旨を通知し、この処理で複写処理を実施するか否かを選択させる。

また、変更後の操作権限情報の値が「３」の場合は、紙文書Ｘの文書データに新たな文書ＩＤをヘッダ／フッタに付加して印刷出力する旨を通知し、この処理で複写処理を実施するか否かを選択させる。

また、変更後の操作権限情報の値が「４」の場合は、紙文書Ｘの文書データをそのまま印刷出力する旨を通知し、この処理で複写処理を実施するか否かを選択させる。

ステップＳ１１１４において、変更後の操作権限で複写処理を実施すると操作者が選択指示した場合は、複合機２は、変更後の操作権限情報が示す処理条件で紙文書Ｘの複写処理を行い（ステップＳ１１１５）、変更後の操作権限で複写処理を実施しないと操作者が選択指示した場合は、複写処理動作を停止し、処理を終了する。

複合機２による操作権限情報に従った複写処理は、具体的には、変更後の操作権限情報に基づき操作権限管理テーブル３１を参照して、例えば操作権限情報の値が「２」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加して印刷出力する。この場合は、元文書データの背面に所定の模様等が印刷された状態で出力される。また、当該操作のログ情報を例えば操作日時、操作者ＩＤ（この場合は、操作者Ｂ）、操作内容（複写操作）、処理動作内容（操作権限情報「２」による複写動作）等の情報を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知する処理を行う。

変更後の操作権限情報の値が「３」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに操作権限管理装置４から送信される新たな文書ＩＤをヘッダ／フッタに付加して印刷出力する。

変更後の操作権限情報の値が「４」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データをそのまま印刷出力する。

尚、本例の場合は、操作権限情報の値が「２」であるので、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加して印刷出力し、当該処理のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容等の情報）を取得して蓄積保持して当該処理が実施された旨を文書管理者へ通知する。

このように変更後の処理条件情報に従った複写処理が実施されると、複合機２は、当該複写処理で出力された紙文書Ｙのセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ登録し、複写処理を終了する（ステップＳ１１１６）。

具体的には、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘを複写処理して紙文書Ｙを出力した場合、複合機２は、操作権限管理装置４に対して紙文書Ｙのセキュリティ情報の登録を要求し、操作権限管理装置４は、複合機２からのセキュリティ情報の登録要求を受けて紙文書Ｙの操作権限情報、紙文書Ｙの文書ＩＤ、紙文書Ｙの元文書データの格納先情報、操作者の操作者情報を対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録後、操作権限情報に従った紙文書Ｘの複写処理を終了する。

また、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘのスキャン禁止動作を実施した場合は、前述したように紙文書Ｘが複写処理禁止である旨を操作者へ通知し、当該操作のログ情報を蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知して複写処理を終了する。

以上説明した本発明の各装置による処理動作は、前述した実施例の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、文書管理システム１００を構成する各装置に供給し、その各装置のＣＰＵが記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによって実現するように構成してもよい。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施例の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、文書管理システム１００を構成する各装置に挿入された機能拡張カードやＣＰＵに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施例の機能が実現される構成としてもよい。

本発明は、文書の種々な利用形態に対応した文書の管理技術に適用可能である。

本発明に係わる文書管理システム１００の主な構成を示す構成図 操作権限管理テーブル１０の一例を示す図 文書管理テーブル３１の一例を示す図 セキュリティ情報管理テーブル４０の一例を示す図 操作者情報管理テーブル５０の一例を示す図、 電子文書（電子化された文書）の新規登録処理の一例を示す流れ図 紙文書（用紙に印刷された文書）の新規登録処理の一例を示す流れ図 複合機２による紙文書のセキュリティ情報に従った複写処理動作の一例を示す流れ図 紙文書Ｘの処理内容が複写禁止の場合の複合機２の処理動作の一例を示す流れ図 紙文書Ｘの処理内容が複写禁止の場合の複合機２の処理動作の他の一例を示す流れ図 紙文書Ｘの処理内容が複写禁止の場合の複合機２の処理動作の他の一例を示す流れ図

符号の説明

１ クライアントＰＣ
２ 複合機
３ 文書管理装置
３０ 文書ＤＢ
４ 操作権限管理装置
５ 操作者管理装置
６ ネットワーク
１０ 操作権限管理テーブル
３１ 文書管理テーブル
４０ セキュリティ情報管理テーブル
５０ 操作者情報管理テーブル

Claims (2)

1. 文書を管理する文書管理装置と、
   前記文書管理装置で管理される文書に対応して、操作権限情報を管理する操作権限管理装
   置と、
   前記文書管理装置で管理される文書を操作する文書操作装置と
   を具備し、
   前記文書操作装置は、
   前記文書管理装置で管理される文書に対する操作者が指示した操作の実施に先立ち、該文
   書から該文書の識別情報を検知する検知手段と、
   前記検知手段で検知した前記文書の識別情報を前記操作権限管理装置に送信して該文書の
   操作権限情報を取得する操作権限情報取得手段と、
   前記操作権限情報取得手段で取得した前記文書の操作権限情報が該文書に対する前記操作
   の禁止を示す情報でない場合に、該操作権限情報を表示して、該操作権限情報に従って該
   文書に対する前記操作を実施するか否かを該記操作者に選択させる選択手段と
   を具備し、
   前記操作権限管理装置は、
   前記文書操作装置から送信された前記文書の識別情報に基づき該文書に対応する操作権限
   情報を特定する特定手段と、
   前記特定手段で特定した操作権限情報を前記文書操作装置に送信する操作権限情報送信手
   段と
   を具備する文書管理システムであり、
   操作者の識別情報と該操作者に関する操作者情報とを対応付けて管理する操作者管理装置
   を更に具備し、
   前記操作権限管理装置は、
   前記文書管理装置で管理される文書に対応して、該文書の識別情報と該文書の操作者に関
   する操作者情報との組み合わせで特定される操作権限情報を管理し、
   前記文書操作装置は、
   前記操作者が指示した操作の実施に先立ち、該操作者の識別情報を前記操作者管理装置に
   送信して該操作者の認証を行う認証手段
   を更に具備し、
   前記操作権限情報取得手段は、
   前記認証手段で認証した操作者の識別情報と前記検知手段で検知した前記文書の識別情報
   とを前記操作権限管理装置に送信して該文書の操作権限情報を取得し、
   前記特定手段は、
   前記文書操作装置から送信された前記操作者の識別情報を前記操作者管理装置に送信して
   該操作者の識別情報に対応する操作者情報を取得し、該操作者情報および前記文書の識別
   情報に基づき該文書に対応する操作権限情報を特定するものであり、
   前記文書操作装置は、
   前記選択手段で実施することが選択された場合に、前記操作者が指示された前記文書を該
   文書の操作権限情報に従って該操作に対応する処理を実施する処理手段と、
   前記処理手段で処理した文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録す
   る登録手段と
   を更に具備し、
   前記検知手段は、
   前記操作者が指示した操作が紙文書の複製の場合に、紙文書から読み取った画像情報から
   該紙文書の識別情報を検知し、
   前記操作権限情報取得手段は、
   前記認証手段で認証した操作者の識別情報と前記検知手段で検知した前記紙文書の識別
   情報とを前記操作権限管理装置に送信して該紙文書の操作権限情報を取得し、
   前記選択手段は、
   前記操作権限情報取得手段で取得した前記紙文書の操作権限情報が該紙文書の複製の禁
   止を示す情報でない場合に、該操作権限情報を表示して、該操作権限情報に従って該紙文
   書に対する複製処理を実施するか否かを前記操作者に選択させ、
   前記処理手段は、
   前記検知手段で検知した前記紙文書の識別情報を前記操作権限管理装置を介して前記文
   書管理装置に送信して該紙文書の元の電子文書を取得する元文書取得手段を更に具備し、
   前記元文書取得手段で取得した前記紙文書の元の電子文書を該紙文書の操作権限情報に
   従って複製処理し、
   前記文書操作装置は、
   前記操作権限情報が該当文書の複製操作の禁止を示す情報である場合に、前記文書の利用条件を前記操作者に提示する利用条件提示手段と、
   前記利用条件提示手段により提示された利用条件を満足する操作条件を取得する操作条件取得手段とを更に具備し、
   前記操作条件取得手段により取得された操作条件が変更権限者により許可された場合に前記操作権限情報装置の操作権限情報が複製操作の禁止を解除する情報に変更される
   文書管理システム。
2. 前記文書操作装置は、
   前記操作条件取得手段で取得した前記文書の操作条件を前記操作者に提示する操作条件提示手段を更に具備し、
   前記処理手段は、
   前記操作条件提示手段により提示された操作条件に基づく操作が前記操作者により選択
   された場合に、該文書を前記操作条件に従って処理する請求項１に記載の文書管理システ
   ム。
   
   
   
   

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