JP5082326B2

JP5082326B2 - 文書処理装置、文書処理方法及び文書処理プログラム

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Publication number: JP5082326B2
Application number: JP2006214158A
Authority: JP
Inventors: 孝夫首藤
Original assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc
Current assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc
Priority date: 2006-08-07
Filing date: 2006-08-07
Publication date: 2012-11-28
Anticipated expiration: 2026-08-07
Also published as: JP2008040785A

Description

この発明は、多機能デジタル複合機であるMFP（Multi function peripherals）等の画像形成装置等に適用され、一連の関連する文書の中から所定のものを出力する文書処理装置、文書処理方法及びコンピュータに文書処理を実行させるための文書処理プログラムに関する。

日常生活において、提出の順番が予め決められている文書を、順序どおりに処理していく必要のある場面が存在する。例えば、学習塾で学習進度に応じて与えられる学習プリントンに対して回答を記入し、それを提出すると次の学習プリントが与えられる場合や、出張申請書をまず提出したのち、出張後に出張清算書や出張報告書を提出する場合である。このような場合、従来では、印刷装置やパーソナルコンピュータ（単にパソコンという）などに一連の文書を予め記憶させておき、ユーザが必要に応じて前記パソコンから必要な文書を検索し印刷していた。

しかし、従来では提出の順番が予め決められている一連の複数の文書であっても、それら文書の出力順などの文書間の関連性はパソコン等には記憶されていなかったため、ユーザは一つの文書の処理が終了する度に次に必要とする文書を検索し出力しなければならず、大きな負担を強いられていた。

そこで、ユーザ自らが印刷装置等に記憶されている文書を検索し、出力を必要とする複数の関連文書に、画面上で同じ付箋を付け、同じ付箋を持った複数の文書から１つの文書を作成し出力することにより、ユーザが一度の検索及び出力により必要とする一連の関連文書すべてを一度で入手することで、ユーザの負担を軽減するという技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

また、ユーザが印刷装置等に記憶されている複数の文書を検索し、その複数の文書間の関連を記憶させ、例えばユーザが検索した複数の文書に画面上で通し番号を付加することにより文書間に関連性を持たせることによって一連の関連文書を統合管理し、印刷時には、その一連の関連文書を一度に出力するという技術も提案されている。（例えば、特許文献２参照）。
特開平７−５６９３４号公報特開平10-２１２２０号公報

ところが、特許文献１に記載の技術ではユーザ自らが印刷装置内の文書を検索し画面上で希望する関連文書に付箋を付けるため、ユーザが関連する文書を検索しなければならず面倒であった。また、付箋の貼り付け後、文書を出力する際、関連する文書が一度に出力されるため、出力された文書の管理が煩雑になるという問題もあった。

特許文献２に記載の技術においても、一連の関連文書に通し番号を付け統合管理するためには、ユーザ自らが装置に保存されている文書を検索しなければならず面倒であった。また関連文書が通し番号順に一度に出力されるため、ユーザが出力文書を管理する必要があり、文書管理の負担をユーザに強いていた。

この発明は、予め出力の順序が決められている文書を順番に出力してユーザが処理する場合に、ユーザが次の出力対象文書を検索する負担を解消するとともに、一度で全ての文書が出力されることによる文書管理の煩雑さを解消することができる文書処理装置、文書処理方法並びに文書処理プログラムの提供を課題としている。

上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）文書を読み取る読取手段と、読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別手段と、予め出力の順番が定められている複数の関連文書を保存する文書保存手段と、前記識別手段により識別された文書に基づいて、前記文書保存手段に保存されている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索手段と、前記検索手段により検索された文書を出力する出力手段と、前記出力手段による文書の出力時からその出力文書の前記読取手段による読み取り時までの経過時間を計測する計測手段と、計測された経過時間に基づいて、前記出力対象文書の出力範囲を決定する出力範囲決定手段と、を備えたことを特徴とする文書処理装置。
（２）文書を読み取る読取手段と、読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別手段と、予め出力の順番が定められている複数の関連文書を保存する文書保存手段と、前記識別手段により識別された文書に基づいて、前記文書保存手段に保存されている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索手段と、前記検索手段により検索された文書を出力する出力手段と、を備え、前記読取手段により読み取られた文書を前記文書保存手段に保存し、さらに、前記読取手段により読み取られた文書と同一内容の文書が、前記文書保存手段に既に保存されているか否かを判断する文書同一判断手段と、前記文書同一判断手段により同一と判断された場合には警告を表示する警告表示手段と、を備え、前記文書同一判断手段により同一内容の文書が既に保存されていると判断された場合には、前記読み取られた文書の次の出力対象文書の出力は行わないことを特徴とする文書処理装置。
（３）前記出力手段は、文書を印刷する印刷手段である前項１または２に記載の文書処理装置。
（４）前記文書に付加されている文書識別情報はバーコード又は電子透かしである前項１または２に記載の文書処理装置。
（５）前記文書処理装置を利用するユーザが、前記文書の登録を行う管理者か又は前記文書処理装置を使用する一般利用者かを判別する判別手段と、前記判別手段により管理者と判別された場合には、装置のモードを、前記読取手段で読み取られた文書又は外部から送信された文書を前記文書保存手段に保存する文書登録モードに設定し、一般利用者と判別された場合には、読み取られた文書の次の出力対象文書を出力する文書出力モードに設定するモード設定手段と、を備えている前項１または２に記載の文書処理装置。
（６）前記文書保存手段は、前記複数の関連文書を関連文書ごとに保存する複数の関連文書ボックスを備えている前項１または２に記載の文書処理装置。
（７）前記文書保存手段に保存された複数の文書の出力状況を表示する出力状況表示手段を備えている前項１または２に記載の文書処理装置。
（８）前記出力状況表示手段は、前記文書が出力済みか又は未出力かに応じて、未出力の文書のみを表示するか又は未出力の文書と出力済みの文書とを区別して表示することにより、文書の出力状況を表示する前項７に記載の文書処理装置。
（９）外部装置にインストールされたプリンタドライバの画面上で前記関連文書ボックスが指定された状態で、前記外部装置から文書が送信されてきた場合には、前記送信文書を指定された関連文書ボックスに保存する前項６に記載の文書処理装置。
（１０）前記計測手段によって計測された計測時間と予め定められた時間とを比較する経過時間比較手段と、その比較結果に応じて、異なったメッセージを表示するメッセージ表示手段と、を備えている前項１に記載の文書処理装置。
（１１）前記読取手段により読み取られた文書を予め指定されたメールアドレスに送信する送信手段を備えている前項１または２に記載の文書処理装置。
（１２）前記読取手段により読み取られた文書と同一の文書識別情報の文書が、前記文書保存手段に既に保存されているか否かを判断する識別情報判断手段と、前記読み取られた文書と同一の文書識別情報の文書が既に保存されていると判断された場合において、前記２つの文書の内容が異なっていると判断された場合には、前記保存されている文書を前記読み取られた文書に置き換えるか否かについてユーザからの指示を受け付ける受付手段と、を備えている前項２に記載の文書処理装置。
（１３）前記文書保存手段に文書を保存する文書登録モード時に、文書の保存先候補である関連文書ボックスを表示する表示手段と、前記表示手段に表示された関連文書ボックスの中からユーザによって選択された関連文書ボックスを、保存先として受け付けるとともに、関連文書ボックスに保存されている文書が複数の関連文書のうちの最終の文書であるか否かについて、ユーザからの指示を受け付ける受付手段と、前記文書登録モード時に、前記最終の文書であることの指示が受け付けられていない関連文書ボックスのみを、前記文書の保存先候補として表示手段に表示させる制御手段と、を備えている前項６に記載の文書処理装置。
（１４）文書を読み取る読取ステップと、読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別ステップと、前記識別ステップにおいて識別された文書に基づいて、文書保存手段に保存されている予め出力の順番が定められている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索ステップと、前記検索ステップにより検索された文書を出力する出力ステップと、前記出力ステップにおける文書の出力時からその出力文書の前記読取ステップにおける読み取り時までの経過時間を計測する計測ステップと、計測された経過時間に基づいて、前記出力対象文書の出力範囲を決定する出力範囲決定ステップと、を備えたことを特徴とする文書処理方法。
（１５）文書を読み取る読取ステップと、読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別ステップと、前記識別ステップにおいて識別された文書に基づいて、文書保存手段に保存されている予め出力の順番が定められている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索ステップと、前記検索ステップにより検索された文書を出力する出力ステップと、前記読取ステップにおいて読み取られた文書を前記文書保存手段に保存するステップと、前記読取ステップにおいて読み取られた文書と同一内容の文書が、前記文書保存手段に既に保存されているか否かを判断する文書同一判断ステップと、前記文書同一判断ステップにおいて同一と判断された場合には警告を表示する警告表示ステップと、を備え、前記文書同一判断ステップにおいて同一内容の文書が既に保存されていると判断された場合には、前記読み取られた文書の次の出力対象文書の出力は行わないことを特徴とする文書処理方法。
（１６）文書を読み取る読取ステップと、読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別ステップと、前記識別ステップにより識別された文書に基づいて、文書保存手段に保存されている予め出力の順番が定められている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索ステップと、前記検索ステップにより検索された文書を出力する出力ステップと、前記出力ステップにおける文書の出力時からその出力文書の前記読取ステップにおける読み取り時までの経過時間を計測する計測ステップと、計測された経過時間に基づいて、前記出力対象文書の出力範囲を決定する出力範囲決定ステップと、をコンピュータに実行させるための文書処理プログラム。
（１７）文書を読み取る読取ステップと、読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別ステップと、前記識別ステップにおいて識別された文書に基づいて、文書保存手段に保存されている予め出力の順番が定められている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索ステップと、前記検索ステップにより検索された文書を出力する出力ステップと、前記読取ステップにおいて読み取られた文書を前記文書保存手段に保存するステップと、前記読取ステップにおいて読み取られた文書と同一内容の文書が、前記文書保存手段に既に保存されているか否かを判断する文書同一判断ステップと、前記文書同一判断ステップにおいて同一と判断された場合には警告を表示する警告表示ステップと、をコンピュータに実行させ、前記文書同一判断ステップにおいて同一内容の文書が既に保存されていると判断された場合には、前記コンピュータに、前記読み取られた文書の次の出力対象文書の出力を行わせない文書処理プログラム。

前項（１）に記載の発明によれば、読取手段により読み取られた文書が識別され、この識別された文書に基づいて次の出力対象文書が検索され出力されるから、ユーザは文書を読取手段に読み取らせるだけで、次に必要な文書を自動的に入手することができる。このため、ユーザは次に必要な文書を装置上で検索したり、出力を指示する必要がないから、検索等の負担を解消することができる。しかも、次の出力対象文書のみが出力されるから、一度に全ての文書が出力されることによる文書管理の煩雑さを解消することができる。また、計測結果に基づいて出力対象文書の出力範囲を変えることによって、ユーザの文書処理の効率アップを図ることができる。
前項（２）に記載の発明によれば、処理済み文書を文書処理装置に保存することができ、またユーザは同じ文書を読み取らせたことを認識できる。

前項（３）に記載の発明によれば、出力手段が印刷手段であるからユーザは紙媒体で次の文書を入手できる。

前項（４）に記載の発明によれば、読み取られた文書に付されている文書識別情報はバーコード又は電子透かしであるから、文書の識別が容易となる。

前項（５）に記載の発明によれば、文書処理装置は、使用時に、文書の登録を行う管理者か一般利用者かに応じて文書登録モード又は文書出力モードが設定される。これによって、管理者は前もって複数の文書を登録することができる。また、一般利用者は次の出力対象文書を入手することができる。

前項（６）に記載の発明によれば、一連の関連文書が関連文書毎に、それぞれ１つの関連文書ボックスに記憶されることによって、関連文書の検索手段による検索が容易となる。

前項（７）に記載の発明によれば、出力状況表示手段を備えることによって、ユーザは現在処理している一連の関連文書の出力状況を知ることができる。

前項（８）に記載の発明によれば、出力状況表示手段は未出力の文書のみを表示するか又は未出力の文書と出力済みの文書とを区別して表示するから、ユーザは視覚により関連文書の出力状況を知ることができる。

前項（９）に記載の発明によれば、外部装置から関連文書ボックスへの文書登録が可能となる。

前項（10）に記載の発明によれば、経過時間比較手段の結果に応じて異なるメッセージが表示されるから、ユーザは文書処理が遅いのか速いのか等を知ることができる。

前項（１１）に記載の発明によれば、送信手段によって、読み取られた文書を予め指定されたメールアドレスに送信することができる。

前項（１２）に記載の発明によれば、一般利用者は、読み取らせた文書をそれ以前に読み取らせ保存手段に保存した文書に置き換えることができる。

前項（１３）に記載の発明によれば、最終文書が登録されていない関連文書ボックスのみが表示されることによって、文書登録時に、ユーザの関連文書ボックスの選択が容易になる。

前項（１４）に記載の発明によれば、文書の読取、文書の識別、関連文書の保存、及び次の出力対象文書の検索により、ユーザは自動的に次の文書を入手でき、また文書管理の煩雑さから解消される。

前項（１６）に記載の発明によれば、文書の読取、文書の識別、関連文書の保存、及び次の出力対象文書の検索をコンピュータに実行させることができる。

以下、この発明の一実施形態について図面を用いて説明する。
＜全体の構成＞
図１は、この発明の一実施形態に係る文書処理装置が用いられた文書処理システムの全体構成図である。

この文書処理システムは、文書処理装置２、文書処理装置３及び端末装置５から構成されており、これらの文書処理装置２，３,端末装置５は、ネットワーク４を介して、相互に接続されている。

図２は、文書処理装置２及び３の構成を示すブロック図である。なお、文書処理装置２と３は同一の構成であるので、以下、文書処理装置２について説明する。

文書処理装置２は、制御部１１、画像読取部１２、ROM１３、記憶部１４、操作・表示部１５、画像メモリ１６、プリント部１７、画像処理部１８、RAM１９及び通信部２０から構成されており、これらはそれぞれ制御部１１に接続されている。

制御部１１はUPU（図示せず）を備え、文書処理装置２の全体を制御するほか、この実施形態では次のような処理を行う。

即ち、文書処理装置２の使用者が文書を登録する管理者か一般利用者かの判断、文書登録モードか又は文書出力モードかのモード設定、読み取られた文書の文書IDの検知及び読み取られた文書に付されている文書IDが既に読み取られ記憶部１４の関連文書ボックスに保存されている文書の文書IDと一致するか否かの判断を行う。

また、文書出力モードにおいて、読み取られた文書の内容と既に読み取られ記憶部１４の関連文書ボックスに保存されている文書の内容とを比較する内容同一判断、読み取られた文書を既に読み取られ記憶部１４の関連文書ボックスに保存されている文書と置き換えるか否かについてのユーザ指示の受け付け、及び読み取られた文書を保存する関連文書ボックスについてのユーザ選択の受け付け、及び読み取られた文書が関連文書ボックスに保存する最終の文書か否かについてのユーザ指示の受け付けを行う。

さらに、読み取られた文書に文書IDが付されているか否かの判断、読み取られた文書の文書IDが、既に読み取られ記憶部１４に記憶されている文書の文書IDと一致するか否かの判断、前記判断により２つの文書の文書IDが一致すると判断された場合の前記２つの文書の内容が一致するか否かの判断、前記内容判断により内容が一致しなかった場合の前記２つの文書を置き換えるか否かについてのユーザ指示の受け付け、文書出力時から前記文書の読取時までの時間計測、前記計測時間と予め定められた時間との比較及び印刷枚数の決定を行う。

制御部１１による上記のような処理については後述する。

画像読取部１２は、例えばスキャナー等からなり、文書原稿を読み取る。この原稿には、文書を識別するための文書識別情報である文書IDが付加されている。この文書IDは、例えばバーコードや電子透かし等からなる。このように文書IDがバーコードや電子透かし等から構成されているから、文書の識別が容易となる。

ROM１３は、制御部１１のCPUが実行するプログラムやその他のデータを記憶するものである。

記憶部１４は、ハードディスク等の記憶媒体からなり、記憶領域である複数の関連文書ボックスを備えている。各関連文書ボックスには、複数の関連文書とそれぞれの文書IDが、関連文書ごとに予め保存されている。また、複数の関連文書は予め印刷の順序が決められており、それらの各情報も関連文書ボックスに記憶されている。

操作・表示部１５は、メッセージ及びユーザに対する入力画面や選択画面を表示し、またユーザが各種の入力操作を行うものであり、テンキーなどのキー入力部とタッチパネル式の液晶表示部等を備えている。

画像メモリ１６は画像読取部１２によって読み取られた文書を一時的に保存する。

プリント部１７は、制御部１１の指示に従って、文書を用紙に印刷する。

画像処理部１８は、画像読取部１２で読み取られ、画像メモリ１６に一時的に保存されている画像データに対し、ガンマ補正等の周知の画像処理を施す。

RAM１９は、一時記憶媒体であり、画像処理部１８で検知された文書識別情報や制御部１１のCPUがプログラムを実行する際のデータ等を一時保存する。

通信部２０は、端末装置５等とデータの送受信を行うものであり、この通信部２０を介して電子メールの送受信が可能となる。
＜文書処理装置の動作＞
次に、文書処理装置２の動作について、図３に示すフローチャートを用いて説明する。この動作は、制御部１１のCPUがROM１３に格納されたプログラムを実行することにより実現される。

文書処理装置２を使用したいユーザに対して、図４に示すログイン画面５０が操作・表示部１５に表示され、制御部１１はユーザからのユーザIDボックス５１及びパスワードボックス５２の入力受付を行う（ステップS１０１）。

「キャンセル」ボタン５４が押されると、制御部１１は入力されたユーザID及びパスワードをクリアし、再度ログイン画面５０を表示する。

「OK」ボタン５３が押されると、制御部１１は、受け付けたユーザIDに基づいて、ユーザが文書管理者か又は一般利用者かの判断を行う（ステップS１０２）。

ステップS１０２で、文書管理者と判断した場合（ステップS１０２でYES）、制御部１１は文書登録モードを設定し（ステップS１０３）、一般利用者と判断した場合（ステップS１０２でNO）、文書出力モードを設定する（ステップS１１７）。

文書登録モードでは、ユーザ(管理者)がセットした文書を、画像読取部１２を介して、読み取る（ステップS１０４）。
制御部１１は、前記読み取った文書に付されている文書IDを検知し（ステップS１０５）、ステップS１０６へ進む。
ステップS１０６で、制御部１１は読み取った文書の文書IDが、記憶部１４の関連文書ボックスに保存されている文書の文書IDのいずれかと一致するか否かの文書ID同一判断を行う。

ステップS１０６で、読み取った文書の文書IDが保存されている文書の文書IDと一致した場合（ステップS１０６でYES）には、ステップS１０７へ進む。

ステップS１０７で、制御部１１は文書IDの一致した上記２つの文書の内容が同一か否かの判断を行い、内容が同一でないと判断した場合は（ステップS１０７でNO）、ステップS１０８で、２つの文書のうち読み取った文書を、関連文書ボックスに保存されている文書に置き換えるか否かをユーザに確認するための文書置き換え確認画面５５（図５に示す）を、操作・表示部１５に表示する。次いで、ステップS１０９では、ユーザが置き換えを選択したか（「YES」ボタン５６）、選択しなかったか（「NO」ボタン５７）の判断をする。

ステップS１０９で、ユーザが置き換えを選択し、「YES」ボタン５６が押された場合、（ステップS１０９でYES）、制御部１１は、これを受け付けて、読み取った文書を、既に関連文書ボックスに保存されている文書と置き換えて保存し（ステップS１１３）、ステップS１１４へ進む。これにより、文書管理者は文書を更新することができる。

ステップS１０９で、ユーザが置き換えないことを選択し、「NO」ボタン５７が押された場合（ステップS１０９でNO）、制御部１１はこれを受け付けて処理を終了する。

ステップS１１４では、制御部１１は操作・表示部１５に、管理者に対して、前記受け付けた文書が関連文書ボックスに登録する最終文書であるか否かの確認を求める最終文書確認画面５８（図６に示す）を表示し、「YES」ボタン５９又は「NO」ボタン６０のいずれが選択されたかを判断する（ステップS１１５）。

ステップS１１５で、「YES」ボタン５９が選択されたと判断した場合（ステップS１１５でYES）、関連文書ボックスに最終文書が登録された事を表す最終文書登録済み情報を、記憶部１４にある対応関連文書ボックス内に保存し（ステップS１１６）、処理を終了する。

ステップS１１５で、「NO」ボタン６０が選択されたと判断した場合（ステップS１１５でNO）、処理を終了する。これにより、ユーザは、記憶部１４にある関連文書ボックスに最終文書が保存されているか否かの情報を付与することができる。

ステップS１０７で、制御部１１は同じ文書IDを持つ上記２つの文書の内容が同一と判断した場合（ステップS１０７でYES）、ステップS１１０に進む。

ステップS１１０で、制御部１１は、上記２つの文書の内容が同一であることを示す警告表示画面６１（図７に示す）を操作・表示部１５に表示し（ステップS１１０）、処理を終了する。これにより、文書の登録者は同じ文書を保存しようとしていることを認識でき、重複登録を回避できる。

ステップS１０６で、読み取った文書の文書IDが記憶部１４の関連文書ボックスに記憶されている文書の文書IDのいずれとも一致しないと判断された場合、（ステップS１０６でNO）、新しい登録文書であると判断されることから、制御部１１は、最終文書が登録されていない関連文書ボックスを表す最終文書未登録関連文書ボックス画面６２（図８に示す）を表示し（ステップS１１１）、ユーザによるボックス選択ボタン（この例では、グループAボタン６３かグループBボタン６４か）の選択を受け付ける（ステップS１１２）。なお、文書の保存先である関連文書ボックスの表示の際に、最終文書が登録された関連文書ボックスは表示されないため、ユーザは関連文書ボックスの選択が容易となる。

ステップS１１２で、ボタン選択を受け付けると、制御部１１は読み取った文書を対応関連文書ボックスに出力順の情報と共に保存し（ステップS１１３）、ステップS１１４に進む。（この例では、グループAボタン６３が押された場合、制御部１１は、読み取った文書を、出力順の情報と共に記憶部１４にあるグループAの関連文書ボックスに保存する。同様に、グループBボタン６４が押された場合、出力順の情報と共に記憶部１４にあるグループBの関連文書ボックスに保存する。）
これにより、ユーザは読み取らせた複数の文書を、希望する関連文書ボックスに出力の順番を付けて保存することができる。

ステップS１１４で、制御部１１は操作・表示部１５に、受け付けた文書が関連文書ボックスに登録する最終文書であるか否かの確認を求める最終文書確認画面５８（図６に示す）を表示し（ステップS１１４）、保存された文書が、関連文書ボックスに保存する最終の文書であるか否かをユーザから受け付ける（ステップS１１５）。

ステップS１１５で、「YES」ボタン５９が押されると、制御部１１は記憶部１４にあるステップS１１３で文書を保存した関連文書ボックスに最終文書登録済み情報を保存し（ステップS１１６）、処理を終了する。

ステップS１１５で、「NO」ボタン６０が押されると、処理を終了する。

こうして、管理者（登録者）は、一連の文書を関連文書ボックスに登録することができる。

ステップS１０２で、一般利用者と判断された場合（ステップS１０２でNO）、制御部１１は、文書処理装置２のモードを文書出力モードに設定後（ステップS１１７）、ユーザによりセットされた文書を画像読取部１２を介して読み取り（ステップS１１８）、読み取った文書に付されている文書IDを検知し（ステップS１１９）、ステップS１２０へ進む。

ステップS１２０では、制御部１１が読み取った文書の文書IDが存在しているかどうかを判断し、存在している場合（ステップS１２０でYES）、制御部１１は読み取られた文書に付されている文書IDが既に読み取られ記憶部１４に保存されている文書の文書IDのいずれかと一致するか否かの判断を行う（ステップS１２１）。

ステップS１２１で、読み取った文書に付された文書IDが既に保存されている文書の文書IDのいずれとも一致しないと判断された場合（ステップS１２１でNO）、制御部１１は読み取った文書と関連する関連文書ボックスを操作・表示部１５に表示後（ステップS１２２）、まだ印刷されていない（ユーザが処理していない）文書の枚数を示す出力状況表示画面６５（図９に示す）を操作・表示部１５に表示する（ステップS１２３）。これにより、ユーザは文書処理の処理状況を知ることができる。

なお、この例では未印刷の文書の枚数を表示して出力状況を表示するものとしたが、印刷済文書の枚数を表示しても良いし、印刷済みの文書と未印刷の文書を色を変えるなどして表示しても良い。

次に、制御部１１は、読み取った文書が印刷された時から読み取られた時までの経過時間を計測し、その経過時間と予め定められた時間との比較を行う（ステップS１２４）。

ステップS１２４で、経過時間が予め定められた時間未満と判断された場合（ステップS１２４でNO）、前記経過時間が予め定められた時間内であることを示すメッセージ画面６６（図１０に示す）を操作・表示部１５に表示する（ステップS１２５）。

ステップS１２４で、経過時間が予め定められた時間以上と判断された場合（ステップS１２４でYES）、前記経過時間が予め定められた時間をオーバーしたことを示すメッセージ画面６７（図１１に示す）を操作・表示部１５に表示する（ステップS１２６）。これにより、ユーザは画像読取部１２に読み取らせた文書について自己の処理が早いのか遅いのかを知ることができる。

さらに、制御部１１は前記計測結果により、次の文書の印刷範囲を決定し（ステップS１２７）、プリント部１７より、決定された範囲の文書を印刷する（ステップS１２８）。
例えば、ユーザの処理が速かった場合（前記経過時間が短い場合）は、処理能力が高いとみなせるから、複数枚の文書を印刷して提供し、処理が遅かった場合（前記経過時間が長かった場合）は、次の１枚のみを印刷する。

これによりユーザは、能力に応じた枚数の文書を入手することができる。しかも次の出力対象文書しか印刷されず、全ての文書が一度に印刷されないから、印刷された文書の管理に煩わされることはない。

次いで、制御部１１は、読み取った文書を記憶部１４の関連文書ボックスに記憶し（ステップS１２９）、予め定められたメールアドレスに前記文書を送信し（ステップS１３０）、処理を終了する。

これにより、ユーザは読み取らせた文書を自己の外部端末５に送信することができる。

一方、ステップS１２１で、制御部１１が、読み取った文書に付されている文書IDが既に保存された文書の文書IDと一致すると判断した場合（ステップS１２１でYES）、ステップS１３１へ進む。

ステップS１３１において、制御部１１は、文書IDが同じ前記２つの文書の内容が同じか否かの判断を行う。

前記２つの文書内容が一致していないと判断された場合（ステップS１３１でNO）、制御部１１は、読み取った文書を既に保存されている文書に置き換えるか否かをユーザに確認させる文書置き換え確認画面６８（図１２に示す）を操作・表示部１５に表示し（ステップS１３２）、前記２つの文書を置き換えるか否かについてのユーザの選択を受け付ける（ステップS１３３）。

「YES」ボタン６９の選択を受け付けた場合（ステップS１３３でYES）、制御部１１は読み取った文書を既に保存されている文書に置き換えて記憶部１４に保存し（ステップS１３４）、処理を終了する。

これにより、装置利用者は処理済みの文書を更新することができる。

ステップS１３３で、制御部１１は「NO」ボタン７０の選択を受け付けた場合には（ステップS１３３でNO）、処理を終了する。

ステップS１３１で、制御部１１が読み取った文書の内容が既に保存されている文書の内容と一致すると判断した場合（ステップS１３１でYES）、読み取った文書が既に保存されていることを示す警告画面７１（図１３に示す）を表示し（ステップS１３５）、処理を終了する。この警告表示により、ユーザは処理済み文書が既に読み取られて保存されていることを知ることができる。

ステップS１２０で、制御部１１が読み取った文書に文書IDが付されていないと判断した場合（ステップS１２０でNO）、制御部１１は、読み取った文書に文書IDが付されていないことを示す警告画面７２（図１４に示す）を操作・表示部１５に表示後、処理を終了する。この警告により、ユーザは、画像読取部１２に読み取らせた文書が、文書処理装置５で扱えない規格外文書だと知ることができる。
＜端末装置５からの文書登録＞
この実施形態では、文書を登録する管理者が端末装置５から文書処理装置２へ文書を送信して関連文書ボックスに登録することが可能となされている。この文書登録時の端末装置５の動作について、図１５に示すフローチャートを用いて説明する。

端末装置５は、文書処理装置２から関連文書ボックスIDを取得し（ステップS１４０）、関連文書ボックス選択画面７３（図１６に示す）を端末装置５の表示部に表示する（ステップS１４１）。この画面に表示されるボックスは、図８で説明したのと同じく、最終文書が登録されていない関連文書ボックスのみであるため、ユーザは関連文書ボックスの選択が容易となる。

端末装置５はユーザにより選択された関連文書ボックスIDの入力を受け付け（ステップS１４２）、表示部に文書送信設定画面（図示せず）を表示し（ステップS１４３）、ユーザからの文書送信設定を受け付ける（ステップS１４４）。

ステップS１４４で、「キャンセル」ボタンが押されると処理を終了し、ステップS１４１に戻って、関連文書ボックス表示画面７３を表示し、再度ユーザからの入力を待つ。

また、「実行」ボタンが押されると、端末装置５はステップS１４５で、通信部を介して文書処理装置２に文書を送信する。

次に、端末装置５から送信されてきた文書を、文書処理装置２が関連文書ボックスへ登録する際の動作を、図１７に示すフローチャート用いて説明する。

制御部１１は、ネットワーク４を介して、送信されてきた端末装置５からの文書を、通信部１０で受信する（ステップS１５０）。

次いで、制御部１１は、受信文書に付加されている関連文書ボックスIDが記憶部１４に記憶されている関連文書ボックIDのいずれかと一致するか否かの判断をする（ステップS１５１）。

ステップS１５１で、一致すると判断された場合（ステップS１５１でYES）、制御部１１は受信文書をIDの一致した関連文書ボックスに保存し（ステップS１５２）、処理を終了する。

ステップS１５１で、一致しないと判断された場合（ステップS１５１でNO）、制御部１１は記憶部１４に新規関連文書ボックスを作成し（ステップS１５３）、そこに受信文書を保存し（ステップS１５２）、処理を終了する。

これにより、ユーザは外部端末５から文書処理装置２へ、ネットワーク４を介して文書を登録することができる。

本発明の一実施形態に係る文書処理装置が用いられた文書処理システムの構成図である。本発明の一実施形態に係る文書処理装置の構成を示すブロック図である。図２に示した文書処理装置の動作を説明するためのフローチャートである。文書処理装置の利用開始時のログイン画面である。文書登録モード時に、読み取られた文書を保存されている文書に置き換えるか否かについてユーザに確認させる画面である。文書登録モード時に、読み取られた文書が対応する関連文書ボックスに登録する最後の文書であるか否かについてユーザに確認させる画面である。文書登録モード時に、読み取られた文書が既に保存されていることをユーザに知らせる警告画面である。読み取った文書を保存する関連文書ボックのユーザ選択を受け付ける画面である。ユーザに関連文書の出力状況を知らせる出力状況表示画面である。出力された文書処理が予め定められた時間内に終了したことを示す画面である。出力された文書処理が予め定められた時間内に終了しなかったことを示す画面である。一般利用者モード時に、読み取られた文書を既に保存されている文書に置き換えるか否かについてユーザに確認させる画面である。一般利用者による文書出力モード時に、読み取った文書が既に保存されていることをユーザに知らせる警告画面である。一般利用者による文書モード時に、読み取った文書に文書IDが付されていないことをユーザに知らせる警告画面である。端末装置から文書処理装置へ文書を登録する際の端末装置の処理動作を説明するためのフローチャートである。端末装置の表示部に表示される関連文書ボックス選択画面である。端末装置からの文書を受信した時の文書処理装置の処理を説明するためのフローチャートである。

符号の説明

１・・・システム構成
２、３・・・文書処理装置
４・・・ネットワーク
５・・・端末装置
１１・・・制御部
１２・・・画像読取部
１３・・・ROM
１４・・・記憶部
１５・・・操作・表示部
１６・・・画像メモリ
１７・・・プリント部
１８・・・画像処理部
１９・・・RAM
２０・・・通信部

Claims

文書を読み取る読取手段と、
読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別手段と、
予め出力の順番が定められている複数の関連文書を保存する文書保存手段と、
前記識別手段により識別された文書に基づいて、前記文書保存手段に保存されている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索手段と、
前記検索手段により検索された文書を出力する出力手段と、
前記出力手段による文書の出力時からその出力文書の前記読取手段による読み取り時までの経過時間を計測する計測手段と、
計測された経過時間に基づいて、前記出力対象文書の出力範囲を決定する出力範囲決定手段と、
を備えたことを特徴とする文書処理装置。
文書を読み取る読取手段と、
読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別手段と、
予め出力の順番が定められている複数の関連文書を保存する文書保存手段と、
前記識別手段により識別された文書に基づいて、前記文書保存手段に保存されている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索手段と、
前記検索手段により検索された文書を出力する出力手段と、
を備え、
前記読取手段により読み取られた文書を前記文書保存手段に保存し、さらに、
前記読取手段により読み取られた文書と同一内容の文書が、前記文書保存手段に既に保存されているか否かを判断する文書同一判断手段と、
前記文書同一判断手段により同一と判断された場合には警告を表示する警告表示手段と、
を備え、
前記文書同一判断手段により同一内容の文書が既に保存されていると判断された場合には、前記読み取られた文書の次の出力対象文書の出力は行わないことを特徴とする文書処理装置。
前記出力手段は、文書を印刷する印刷手段である請求項１または２に記載の文書処理装置。
前記文書に付加されている文書識別情報はバーコード又は電子透かしである請求項１または２に記載の文書処理装置。
前記文書処理装置を利用するユーザが、前記文書の登録を行う管理者か又は前記文書処理装置を使用する一般利用者かを判別する判別手段と、
前記判別手段により管理者と判別された場合には、装置のモードを、前記読取手段で読み取られた文書又は外部から送信された文書を前記文書保存手段に保存する文書登録モードに設定し、一般利用者と判別された場合には、読み取られた文書の次の出力対象文書を出力する文書出力モードに設定するモード設定手段と、
を備えている請求項１または２に記載の文書処理装置。
前記文書保存手段は、前記複数の関連文書を関連文書ごとに保存する複数の関連文書ボックスを備えている請求項１または２に記載の文書処理装置。
前記文書保存手段に保存された複数の文書の出力状況を表示する出力状況表示手段を備えている請求項１または２に記載の文書処理装置。
前記出力状況表示手段は、前記文書が出力済みか又は未出力かに応じて、未出力の文書のみを表示するか又は未出力の文書と出力済みの文書とを区別して表示することにより、文書の出力状況を表示する請求項７に記載の文書処理装置。
外部装置にインストールされたプリンタドライバの画面上で前記関連文書ボックスが指定された状態で、前記外部装置から文書が送信されてきた場合には、前記送信文書を指定された関連文書ボックスに保存する請求項６に記載の文書処理装置。
前記計測手段によって計測された計測時間と予め定められた時間とを比較する経過時間比較手段と、
その比較結果に応じて、異なったメッセージを表示するメッセージ表示手段と、
を備えている請求項１に記載の文書処理装置。
前記読取手段により読み取られた文書を予め指定されたメールアドレスに送信する送信手段を備えている請求項１または２に記載の文書処理装置。
前記読取手段により読み取られた文書と同一の文書識別情報の文書が、前記文書保存手段に既に保存されているか否かを判断する識別情報判断手段と、
前記読み取られた文書と同一の文書識別情報の文書が既に保存されていると判断された場合において、前記２つの文書の内容が異なっていると判断された場合には、前記保存されている文書を前記読み取られた文書に置き換えるか否かについてユーザからの指示を受け付ける受付手段と、
を備えている請求項２に記載の文書処理装置。
前記文書保存手段に文書を保存する文書登録モード時に、文書の保存先候補である関連文書ボックスを表示する表示手段と、
前記表示手段に表示された関連文書ボックスの中からユーザによって選択された関連文書ボックスを、保存先として受け付けるとともに、関連文書ボックスに保存されている文書が複数の関連文書のうちの最終の文書であるか否かについて、ユーザからの指示を受け付ける受付手段と、
前記文書登録モード時に、前記最終の文書であることの指示が受け付けられていない関連文書ボックスのみを、前記文書の保存先候補として表示手段に表示させる制御手段と、
を備えている請求項６に記載の文書処理装置。
文書を読み取る読取ステップと、
読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別ステップと、
前記識別ステップにおいて識別された文書に基づいて、文書保存手段に保存されている予め出力の順番が定められている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索ステップと、
前記検索ステップにより検索された文書を出力する出力ステップと、
前記出力ステップにおける文書の出力時からその出力文書の前記読取ステップにおける読み取り時までの経過時間を計測する計測ステップと、
計測された経過時間に基づいて、前記出力対象文書の出力範囲を決定する出力範囲決定ステップと、
を備えたことを特徴とする文書処理方法。
文書を読み取る読取ステップと、
読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別ステップと、
前記識別ステップにおいて識別された文書に基づいて、文書保存手段に保存されている予め出力の順番が定められている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索ステップと、
前記検索ステップにより検索された文書を出力する出力ステップと、
前記読取ステップにおいて読み取られた文書を前記文書保存手段に保存するステップと、
前記読取ステップにおいて読み取られた文書と同一内容の文書が、前記文書保存手段に既に保存されているか否かを判断する文書同一判断ステップと、
前記文書同一判断ステップにおいて同一と判断された場合には警告を表示する警告表示ステップと、
を備え、
前記文書同一判断ステップにおいて同一内容の文書が既に保存されていると判断された場合には、前記読み取られた文書の次の出力対象文書の出力は行わないことを特徴とする文書処理方法。
文書を読み取る読取ステップと、
読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別ステップと、
前記識別ステップにより識別された文書に基づいて、文書保存手段に保存されている予め出力の順番が定められている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索ステップと、
前記検索ステップにより検索された文書を出力する出力ステップと、
前記出力ステップにおける文書の出力時からその出力文書の前記読取ステップにおける読み取り時までの経過時間を計測する計測ステップと、
計測された経過時間に基づいて、前記出力対象文書の出力範囲を決定する出力範囲決定ステップと、
をコンピュータに実行させるための文書処理プログラム。
文書を読み取る読取ステップと、
読み取られた文書に付された文書識別情報を読み取ることにより文書を識別する識別ステップと、
前記識別ステップにおいて識別された文書に基づいて、文書保存手段に保存されている予め出力の順番が定められている複数の文書の中より、次の出力対象文書を検索する検索ステップと、
前記検索ステップにより検索された文書を出力する出力ステップと、
前記読取ステップにおいて読み取られた文書を前記文書保存手段に保存するステップと、
前記読取ステップにおいて読み取られた文書と同一内容の文書が、前記文書保存手段に既に保存されているか否かを判断する文書同一判断ステップと、
前記文書同一判断ステップにおいて同一と判断された場合には警告を表示する警告表示ステップと、
をコンピュータに実行させ、
前記文書同一判断ステップにおいて同一内容の文書が既に保存されていると判断された場合には、前記コンピュータに、前記読み取られた文書の次の出力対象文書の出力を行わせない文書処理プログラム。