JP4772592B2 - 業務フロー管理装置、業務フロー管理方法、プログラム - Google Patents
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Description
本実施の形態にかかる業務フロー管理システムについて説明する。図1は、業務フロー管理システム1の構成図である。業務フロー管理システム(業務フロー管理装置)1は、行政機関や民間企業で実行される業務の全部若しくは一部を自動化するシステムである。行政機関や民間企業では、個人はある部門に所属し、部門内での役職が付けられている。そして、単一の案件を、部門や役職ごとに分担して業務を実行する。業務フローとは、ある案件を実行するために、複数の部門や人が実行する業務の流れである。例えば、決裁をする際には、起案部門で案件を起案し、審査部門で承認し、承認された案件を合議部門で供覧し、供覧した案件を決裁部門で決裁するという流れで業務が進行する。業務フロー管理システム1は、このような担当者から担当者への業務の引継ぎを管理する。
図2は、基盤装置2のハードウェア構成を示す図である。基盤装置2は、ハードディスクなどの記憶装置14に記憶されたプログラムをメモリ13に読み出し、演算装置たるCPU11により実行する。また、基盤装置2は、各種キーボードやボタン類、ディスプレイなどの入出力インターフェイス14と、広域ネットワークに接続するための通信インターフェイス15を備えている。
案件情報管理部22は、案件名、各業務の期限情報や案件へのアクセス権限、入力画面へのリンク情報などの案件情報を管理している。
図4は、利用者情報データベース25の構成例である。利用者情報データベース25は、図4に示すように、利用者ID欄、利用者名欄、利用者の所属部署コード欄、利用者の役職欄、認証情報欄、利用者が所有する電子ペン5の電子ペンID欄を備えている。
図7は、電子ペン管理装置3のハードウェア構成を示す図である。電子ペン管理装置3は、ハードディスクなどの記憶装置(記憶部)52に記憶されたプログラムをメモリ53に読み出し、演算装置たるCPU51により実行する。また、電子ペン管理装置3は、広域ネットワークに接続するための通信インターフェイス(記入内容取得部)54を備えている。
図9は、電子ペン管理データベース36の構成例である。電子ペン管理データベース36は、図9に示すように、電子ペンID欄、利用者ID欄、利用者の所属部署欄、利用者の役職欄を備えている。
図13は、クライアント4のハードウェア構成を示す図である。クライアント4は、ハードディスクなどの記憶装置62に記憶されたプログラムをメモリ63に読み出し、演算装置たるCPU61により実行する。また、クライアント4は、各種キーボードやボタン類、ディスプレイなどの入出力インターフェイス64と、広域ネットワーク及び狭域ネットワークに接続するための通信インターフェイス65を備えている。
次いで、図15のフローチャートを参照して、業務フロー実行中における紙運用と電子運用の切替処理について説明する。図15の例では、起案、承認、合議、決裁、審査の手順で進捗する業務フローの途中で紙運用から電子運用、さらには、電子運用から紙運用に切り替えられる。
電子運用から紙運用への切替処理を図18のフローチャートを参照して詳細に説明する。基盤装置2は、切替依頼と紙運用へ切り替えたい案件IDを、利用者から、入力する(ステップS21)。基盤装置2は、依頼された案件が紙運用へ切り替えることが可能かどうか判断する(ステップS22)。判定条件としては、2つの業務が並列して実行中で、片方が待ち状態になっていないか、業務フローが運用切り替え不可能な条件に当てはまっていないかなどのルート条件、また、担当者の電子ペン5が利用可能かなどの運用条件が挙げられる。
本実施の形態における業務フロー管理システム1では、帳票の印刷時に電子運用ないしは紙運用で既に完了した業務を帳票とともに印刷する。図19は、ステップS27において印刷された画像の一例である。印刷処理では、帳票とドットパターンとともに、既に完了した処理の結果を帳票の記入領域に印刷する。図19の例では、起案、承認、承認、決裁、審議からなる業務フローにおいて、利用者A、利用者B、利用者Cが処理を完了しており、その後の処理が未処理であることを帳票とともに印刷している。なお、帳票には、既に完了した業務の全ての情報を出力するのではなく、従来の紙文書の回覧による業務フローで必要な情報のみ印刷する。また、紙面には、帳票とともに、ドットパターンが印刷されている。
本実施の形態における業務フロー管理システム1では、実行順序の管理機能を備える。電子ペン管理装置3の実行順序管理部35は、必ずしも、実行順序に従い業務の引継ぎを行なうわけではなく、飛び決裁、引き戻し、差し戻しなどと呼ばれる実行順序の変更を行なう。飛び決裁とは、代理権限を持っている利用者が、担当者の代わりに決裁を行なう処理である。引き戻しとは、既に業務を完了した担当者が、自分で業務を引き戻す処理である。担当者は、引き戻した内容を修正後再度提出することができる。差し戻しとは、業務を過去の担当者に、他の担当者が業務を差し戻す処理である。担当者は、差し戻された内容を修正後再度提出することができる。
2 基盤装置
3 電子ペン管理装置
4 クライアント
5 電子ペン
6 電子ペーパ
23 運用切替部
24 業務フロー管理部
25 利用者情報データベース
27 案件情報データベース
28 進捗情報データベース
31 電子ペン管理部
32 ドットパターン生成部
33 実行結果判断部
34 同期処理部
35 実行順序管理部
36 電子ペン管理データベース
37 ドットパターンデータベース
38 同期管理データベース
39 認証データベース
41 認証処理部
42 電子ペン取得部
43 文字認識部
44 帳票識別部
45 文字情報データベース
Claims (6)
- 業務の実行順序、前記業務の進捗状態、前記業務の実行時に担当者が記入すべき帳票の印刷画像、前記帳票上の座標を示すドットパターン、前記帳票における記入領域の座標、前記記入領域への記入内容、を記憶する記憶部と、
前記印刷画像に基づき印刷された帳票に記入された軌跡の座標を、電子ペンより取得する記入内容取得部と、
前記軌跡の座標を、前記帳票の前記記入領域に記入された文字ないしは記号として認識する認識部と、
前記業務の実行順序の変更を記入する記入領域に、文字ないしは記号が記入された場合、前記文字ないしは記号が指示する業務を次に実行すべき業務とする実行順序管理部と
前記記入領域に記入された文字ないしは記号が、前記文字情報記憶部に記憶する前記業務の実行順序の変更を指示する文字ないしは記号に対応付けられている場合、前記文字ないしは記号が指示する業務を次に実行すべき業務とする実行順序管理部と
を有することを特徴とする業務フロー管理装置。 - 請求項1において、
前記記憶部は、さらに、前記ドットパターンの識別情報、前記帳票の使用期限を記憶しており、
前記記入内容取得部は、印刷されたドットパターンの識別情報を、前記電子ペンより取得しており、
前記実行順序管理部は、前記印刷されたドットパターンの識別情報に対応する帳票の使用期限を前記記憶部から読み出し、前記使用期限が経過している場合、当該業務の処理を中断する
ことを特徴とする業務フロー管理装置。 - 請求項1において、
前記記憶部は、さらに、前記帳票に記入すべき担当者が利用している電子ペンの識別情報を記憶しており、
前記記入内容取得部は、前記帳票の記入に利用された電子ペンの識別情報を取得しており、
前記帳票の記入に利用された電子ペンの識別情報と前記帳票に記入すべき担当者が利用している電子ペンの識別情報とを照合して、前記帳票に記入すべき担当者の認証を行なう認証部を
備えることを特徴とする業務フロー管理装置。 - 請求項1において、
前記記憶部は、前記業務が紙面に印刷された帳票に担当者が記入する紙運用であるか、前記業務が入出力インターフェイスを用いて担当者が入力する電子運用であるかを示す運用状態を記憶し、
前記運用状態の電子運用から紙運用への変更が指示されたとき、前記業務の実行時に担当者が記入すべき帳票に対して、ドットパターンを割り当てるドットパターン管理部を、
備えることを特徴とする業務フロー管理装置。 - 所定の実行順序で実行される一連の業務の進捗をコンピュータにより管理する業務フロー管理方法であって、前記コンピュータが、
前記業務の実行時に担当者が記入すべき帳票の印刷画像と前記帳票上の座標の代わりとなるドットパターンを印刷装置に出力し、
前記印刷された帳票に記入された軌跡の座標を、電子ペンより取得し、
前記軌跡の座標を基に、前記帳票に記入された文字ないしは記号を認識し、
前記記入領域に前記業務の実行順序の変更を指示する文字ないしは記号が記入された場合、前記記入された文字ないしは記号に従い実行順序を変更する
ことを特徴とする業務フロー管理方法。 - 所定の実行順序で実行される一連の業務の進捗を管理するコンピュータに、
前記業務の実行時に担当者が記入すべき帳票の印刷画像と前記帳票上の座標の代わりとなるドットパターンを印刷装置に出力するステップと、
前記印刷された帳票に記入された軌跡の座標を、電子ペンより取得するステップと、
前記軌跡の座標を基に、前記帳票に記入された文字ないしは記号を認識するステップと、
前記記入領域に前記業務の実行順序の変更を指示する文字ないしは記号が記入された場合、前記記入された文字ないしは記号に従い実行順序を変更するステップと
を実行させるプログラム。
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