JP4723657B2

JP4723657B2 - Workflow management system, processing method and processing program

Info

Publication number: JP4723657B2
Application number: JP2009028872A
Authority: JP
Inventors: 伸一吉屋
Original assignee: 株式会社日立情報システムズ
Priority date: 2009-02-10
Filing date: 2009-02-10
Publication date: 2011-07-13
Anticipated expiration: 2029-02-10
Also published as: JP2010186252A

Description

本発明は、複数のワークを規定のルートに従って電子的に回覧して各ワーク担当者が作業を実施、審査及び承認するワークフロー処理をするワークフロー管理システムに関するものである。 The present invention relates to a workflow management system that electronically circulates a plurality of workpieces according to a prescribed route and performs workflow processing in which each person in charge of the work performs, examines, and approves.

ワークフローシステムとは、企業等におけるペーパーレス化や決裁の迅速化といったビジネスの流れの中で、事務手続をその処理手順が自動化されるように規定し、担当者間に文書や情報などを電子的に回覧することで、業務が円滑に流れるようにするためのシステムである。このシステムを用いることで、担当者間を流れる文書や情報は電子化され、担当者のワークフロー端末から、規定の作業手順（決裁ルート）に従って次の担当者（ワークフロー端末）に送られる形で事務手続が処理される。
具体的には、従来のワークフローシステムでは、例えば[申請]→[申請内容審査]→[申請内容承認]→[作業実施]→[結果報告]→[結果審査]→[結果承認]→[申請者連絡]→[申請者受理]等の作業ルートが決められている。（以降、各ルートの作業をワークと呼ぶ。）各ワークの担当者は、自担当作業（例えば、申請内容審査）が完了すると、自担当ワークを完了する。その後、担当者はワークフローシステム上で、次ワークの担当者へメールあるいは電話等で自担当ワークの完了を通知する。このように、各ルートには決められた順を辿って連絡することが通常行われている。
この従来のワークフローシステムにあっては、各ルートには決められた順を辿って連絡していかねばならず、また各ワークの担当者が自担当ワークを完了しないことには、ワークフロー処理が滞留して次ワークには進まないことから、１つのワークフローが完了するまでに一定の時間が必要となっていた。
そこで従来例としては、ワークフローが一定時間処理されない場合に、処理が滞留していることを自動的に検知して、処理が滞っているワーク担当者に対して公衆回線網を介して自動音声による電話をかけてその電話にてワーク処理を求めるというワークフローシステムが開示されている（特許文献１参照）。 The workflow system is a business flow such as paperless and quick decision making in companies, etc., so that administrative procedures are automated, and documents and information are electronically communicated between persons in charge. It is a system that allows business to flow smoothly by circulating. By using this system, documents and information that flow between persons in charge are digitized, and are sent from the person in charge's workflow terminal to the next person in charge (workflow terminal) according to the specified work procedure (decision route). The procedure is processed.
Specifically, in the conventional workflow system, for example, [Application] → [Application Content Review] → [Application Content Approval] → [Work Implementation] → [Result Report] → [Result Review] → [Result Approval] → [Application] [Contact]] → [Applicant Acceptance] and other work routes have been determined. (Hereinafter, the work of each route is referred to as a work.) When the person in charge of each work completes the work in charge (for example, application content examination), the work in charge of the work is completed. Thereafter, the person in charge notifies the person in charge of the next work of the completion of the work in charge by e-mail or telephone on the workflow system. In this way, it is usual to contact each route in a predetermined order.
In this conventional workflow system, it is necessary to contact each route in a predetermined order, and if the person in charge of each work does not complete its own work, the workflow process is stagnant. Since it does not proceed to the next work, a certain time is required until one workflow is completed.
Therefore, as a conventional example, when the workflow is not processed for a certain period of time, it is automatically detected that the process is stagnant, and the worker in charge of the process is automatically voiced via the public line network. A workflow system is disclosed in which a user makes a telephone call and requests work processing by the telephone (see Patent Document 1).

特開２００４−２２０５２９号公報JP 2004-220529 A

しかしながら、上記特許文献１のワークフローシステムは、担当者が出張中等でワークフロー端末でワーク処理ができない場合に、催促の自動電話を受けた担当者がその電話機から所定の信号を発してワーク処理を行わせるものであり、例えば承認、保留及び却下等を選択するという限定的な処理を行うだけで、担当者の音声でワーク処理を行うというような汎用性のあるワークフローシステムではなかった。
また、企業等にあっては、ワークフローを急いで廻す場合に、まずワークの担当者間の電話連絡でワーク処理を行って、その後でワークフロー端末でワーク処理を行うことも実際には行われている。しかしながら、既に電話連絡でワーク処理が済んでいるので、担当者がワークフローを後から廻すことを忘れてしまうおそれがあった。
また、システムに障害が発生した等の緊急時には、通常のワークフローシステムを利用して障害対応作業の担当者に連絡するには、障害処理の指示を出す担当者から障害対応作業の担当者までの間に多くの担当者が介在することもあり、その場合には障害対応作業の担当者に連絡が届くまでに長時間を要するおそれがあった。そのため、本来辿らなければならない途中のワークを飛ばして、電話等で障害対応作業の担当者に直接連絡し、作業を実施させて、それから、ワークフローシステムに作業内容を入力してワークフローを廻すというやり方が想定される。
この場合でも、担当者が障害対応に時間を割かれることで、担当者がワークフローを後から廻すことを忘れてしまうおそれがあったり、たとえワークフローを廻すことができたとしても、時間が経過して作業内容を記載することからその記載内容に正確さが欠けることも考えられる。 However, in the workflow system of Patent Document 1, when the person in charge is on a business trip or the like and the work cannot be processed at the workflow terminal, the person in charge who has received the automatic call for prompting issues a predetermined signal from the telephone and performs the work processing. For example, it is not a versatile workflow system in which work processing is performed by the voice of the person in charge only by performing limited processing such as selection of approval, suspension, and rejection.
In addition, in companies and the like, when a workflow is rushed, the work processing is first performed by telephone contact between the persons in charge of the work, and then the work processing is performed at the workflow terminal. Yes. However, since work processing has already been completed by telephone contact, there is a risk that the person in charge forgets to rotate the workflow later.
Also, in case of an emergency such as a system failure, using the normal workflow system to contact the person in charge of the trouble response work, the person from the person who issues the trouble handling instruction to the person in charge of the trouble response work Many persons in charge may intervene, and in that case, it may take a long time to reach the person in charge of the trouble handling work. Therefore, it is possible to skip the work that should be originally traced, contact the person in charge of the failure response work directly by telephone, etc., perform the work, and then enter the work content into the workflow system and run the workflow Is assumed.
Even in this case, if the person in charge takes time to deal with the trouble, the person in charge may forget to turn the workflow later. Therefore, it is possible that the description is lacking in accuracy.

一方、近年、国内の法整備により企業では内部統制が重要視されていることから、上記のように、「ワークフローが正常に回らない」、「作業内容の正確な記録が残らない」ということは内部統制上問題である。すなわち、前者は作業手順に従って作業していないことになり、また後者は作業記録を正確に取っていないことになる。企業内で内部統制評価作業を実施する際には、前者の作業手順に従って作業していない場合についてその根拠を求められることが考えられる。しかしながら、後者の作業記録を正確に取っていないと、作業手順に従わず緊急のルートを辿って作業した場合等に、その根拠を充分に示すことは難しかった。
上記のように、企業活動では緊急時等に例外的な対応をすることが往々にしてあり、そのような例外の場合でも、その時に行った作業の根拠を確実に記録しておく必要があるが、従来のワークフローシステムでは、近年求められる内部統制上必要な根拠をデータとして提出することが充分にはできないでいる。
また従来のワークフローシステムにおいては、ある業務の各作業のルートが規定されていても、緊急時には規定のルートから外れたルートで担当者に電話で作業を依頼する場合等があり、内部統制では、この場合、なぜ作業ルートを飛ばしたのか、担当者に何を依頼したのか等を記録しておく必要がある。後に、業務の評価を実施する際に、そうする必要があったのかその根拠を求められた際に、記録しておいたデータを提示できるようにする必要がある。また、それら全ての根拠はワークフローシステム上に記録されていることが望ましい。 On the other hand, in recent years, internal control has been regarded as important by companies due to the development of domestic laws, and as mentioned above, "workflow does not work normally" and "work content is not accurately recorded" This is an internal control problem. That is, the former does not work according to the work procedure, and the latter does not keep a work record accurately. When carrying out internal control evaluation work within a company, it may be possible to obtain the grounds for cases where work is not performed according to the former work procedure. However, if the latter work record is not accurately taken, it is difficult to sufficiently show the grounds when working along an emergency route without following the work procedure.
As mentioned above, in corporate activities, it is often the case that exceptional measures are taken in emergencies, etc. Even in such an exception, it is necessary to reliably record the basis of the work performed at that time. However, the conventional workflow system cannot sufficiently provide data necessary for internal control required in recent years as data.
Also, in the conventional workflow system, even if the route of each work of a certain work is specified, in the case of an emergency, there is a case where the person in charge is asked to work by a route that is out of the specified route. In this case, it is necessary to record why the work route was skipped and what the person in charge was requested. Later, when conducting a business evaluation, it is necessary to be able to present the recorded data when it is required to do so. Moreover, it is desirable that all the grounds are recorded on the workflow system.

本発明は、このような実情に鑑みてなされたものであり、電話連絡でワーク処理を行って後からワークフローを廻す場合に、その担当者間の電話での通話内容を記録しておき、後から再生して確認できるようにするとともに、緊急時にワークフローシステムに規定されたルートから外れたルートで作業を進める場合でも、辿った全てのルートを記録し、且つ、そのルートを辿った根拠も同時に記録することができるワークフロー管理システム、処理方法及び処理プログラムを提供しようとするものである。 The present invention has been made in view of such a situation. When a work process is performed by telephone contact and the workflow is performed later, the contents of the telephone call between the persons in charge are recorded, and In case of an emergency, even when working on a route deviating from the route specified in the workflow system, all the routes that were traced are recorded, and the reason for following the route is also recorded. It is an object of the present invention to provide a workflow management system, a processing method, and a processing program that can be recorded.

上記解決課題に鑑みて鋭意研究の結果、本発明者は、ワークフローシステムにおけるワークの担当者間で電話連絡した通話内容を記憶し、その通話内容をワーク担当者の作業履歴と結びつけて記憶することに想到した。
すなわち、本発明は、電話連絡でワーク処理を行って後からワークフローを廻す場合に、その担当者間の電話での通話内容を記録しておき、後から再生して確認できるようにするとともに、緊急時にワークフローシステムに規定されたルートから外れたルートで作業を進める場合でも、辿った全てのルートを記録し、且つ、そのルートを辿った根拠も同時に記録することができるワークフロー管理システムを提供するものである。 As a result of diligent research in view of the above-mentioned problem, the present inventor memorizes the contents of a telephone call made between the persons in charge of work in the workflow system, and stores the contents of the call in association with the work history of the person in charge of the work. I came up with it.
That is, the present invention records the contents of the telephone call between the persons in charge when the work is processed later by telephone contact, and can be reproduced and confirmed later, Providing a workflow management system that can record all the routes that have been traced and records the basis of tracing the routes at the same time, even when working on routes that deviate from the routes defined in the workflow system in an emergency. Is.

上記課題を解決すべく、本発明の第１の発明のワークフロー管理システムは、複数のワークを規定のルートに従って電子的に回覧して各ワーク担当者が作業の実施、審査又は承認のワークフロー処理を行うワークフロー管理システムにおいて、ワークフローのルート、各ワークの内容と担当者、及び作業履歴に関する情報を格納しておくワークフロー記憶手段と、ワークの担当者の連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段と、ワークの担当者が通話に使用する電話手段と、前記連絡先記憶手段に記憶されている担当者の電話手段から前記連絡先記憶手段に記憶されている別担当者の電話手段への電話連絡を検知する電話連絡検知手段と、前記電話連絡検知手段により検知した電話連絡の通話の開始から終了までを録音する通話録音手段と、前記通話録音手段が録音したデータを格納しておく通話録音データ格納手段と、前記ワークフロー記憶手段から発信元と着信先の担当者が含まれているワークフローを探し出し、当該ワークフローと前記通話録音データを結びつけ、且つ前記通話録音データと結びつけられた複数のワークフローのうち最適なものを選択するユーザの選択入力を受け付け、次ワークへとワークフロー処理を進めるワークフロー制御手段と、前記通話により開始された作業内容あるいは通話により実施したワークの内容を前記通話録音データとともにワークフローの作業履歴として記憶する作業履歴記憶手段と、を備えたものである。
これにより、電話連絡でワーク処理を済ませた担当者が後からワークフローを廻す際にその通話内容を確認して作業内容を正確に記録することができ、更に従来のワークフローシステムでは困難であった、規定されたルートから外れたルートでの緊急時の作業履歴が確実に記録されるとともに、その作業実施の根拠となる通話も記録されるので内部統制上必要な根拠としてデータを提供することができるものである。 In order to solve the above problems, the workflow management system according to the first aspect of the present invention electronically circulates a plurality of works according to a prescribed route, and each work person in charge performs workflow processing for performing, examining or approving the work. In a workflow management system to be performed, a workflow storage means for storing information on a workflow route, contents and persons in charge of each work, and work history, and a contact address storage means for storing contact information of a person in charge of the work And telephone means used by the person in charge of the work for calling, and telephone from the person in charge stored in the contact storage means to the telephone means of another person in charge stored in the contact storage means A telephone contact detecting means for detecting contact; a call recording means for recording from the start to the end of the telephone contact detected by the telephone contact detecting means; Call recording data storage means for storing the data recorded by the call recording means, and a workflow including the person in charge of the caller and the callee are searched from the workflow storage means, and the workflow and the call recording data are stored. A workflow control unit that accepts a selection input of a user that selects an optimal one of a plurality of workflows associated with the call recording data, and advances the workflow processing to the next work; and work content started by the call Or the work history memory | storage means which memorize | stores the content of the work implemented by the telephone call as work history of a workflow with the said call recording data is provided.
As a result, the person in charge who completed the work process by telephone contact can check the contents of the call and record the work contents accurately when turning the workflow later, and it was difficult with the conventional workflow system. The work history in an emergency on a route that deviates from the prescribed route is recorded reliably, and the call that is the basis for the work is also recorded, so data can be provided as the basis necessary for internal control. Is.

第１の発明のワークフロー管理システムは、電話手段はIPアドレスを有するIP電話機とすることを特徴とする。
これにより、電話連絡検知手段はネットワーク上を流れるパケットからIP電話機のIPパケットを検知して、そのIPパケットから発信元の連絡先情報及び着信先の連絡先情報を取得して、通話したIP電話機とその担当者、更に着信先のIP電話機とその担当者を特定することができる。 The workflow management system according to the first invention is characterized in that the telephone means is an IP telephone having an IP address.
As a result, the telephone contact detection means detects the IP packet of the IP phone from the packets flowing on the network, acquires the contact information of the caller and the contact information of the callee from the IP packet, and makes a call And the person in charge, and the destination IP phone and the person in charge can be specified.

第１の発明のワークフロー管理システムは、前記作業履歴記憶手段が記憶した作業履歴を検索し前記通話録音データを探し出す作業履歴検索手段を備えたことを特徴とする。
これにより、通話録音データは作業履歴検索手段により作業履歴記憶手段の作業履歴の中から容易に探し出すことができる。 The workflow management system according to the first aspect of the invention is characterized by comprising work history search means for searching for the call recording data by searching the work history stored in the work history storage means.
Thereby, the call recording data can be easily searched from the work history of the work history storage means by the work history search means.

第１の発明のワークフロー管理システムは、通話録音データを再生する通話録音データ再生手段を備えたことを特徴とする。
これにより、電話連絡でワーク処理を済ませた後で、通話録音データ再生手段により通話録音データを再生させることで、ワークの担当者に実際に通話した内容を後で確認させることができる。 A workflow management system according to a first aspect of the present invention is characterized by comprising call recording data reproducing means for reproducing call recording data.
Thus, after the work processing is completed by telephone contact, the call recording data is reproduced by the call recording data reproducing means, so that the person in charge of the work can confirm the content of the actual call later.

第２の発明のワークフロー処理方法は、複数のワークを規定のルートに従って電子的に回覧して各ワーク担当者が作業の実施、審査又は承認を実行するワークフロー処理方法であって、ワークフローのルート、各ワークの内容と担当者、及び作業履歴に関する情報を格納しておくワークフロー記憶手段と、ワークの担当者の連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段と、ワークの担当者が通話に使用する電話手段と、前記連絡先記憶手段に記憶されている担当者の電話手段から前記連絡先記憶手段に記憶されている別担当者の電話手段への電話連絡を検知する電話連絡検知手段と、前記電話連絡検知手段により検知した電話連絡の通話の開始から終了までを録音する通話録音手段と、前記通話録音手段が録音したデータを格納しておく通話録音データ格納手段と、前記ワークフロー記憶手段から発信元と着信先の担当者が含まれているワークフローを探し出し、当該ワークフローと前記通話録音データを結びつけ、且つ前記通話録音データと結びつけられた複数のワークフローのうち最適なものを選択するユーザの選択入力を受け付け、次ワークへとワークフロー処理を進めるワークフロー制御手段と、前記通話により開始された作業内容あるいは通話により実施したワークの内容を前記通話録音データとともにワークフローの作業履歴として記憶する作業履歴記憶手段とを有するワークフロー管理システムにおいて、前記電話連絡検知手段により、ネットワーク上にある特定の電話着信を起点とし、その発信元連絡先情報と着信先連絡先情報とが予め記録している連絡先情報に存在するかを確認する連絡先検索工程を実行し、前記通話録音手段により、通話録音の開始と終了を行う通話録音工程を実行し、前記通話録音手段により、通話録音が終了したことを受けて前記通話録音データ格納手段に通話録音データを記憶する工程を実行し、前記ワークフロー制御手段により、前記電話連絡の発信元担当者と着信先担当者が含まれているワークフローを予め記録している記憶装置から検索する工程を実行し、前記ワークフロー制御手段により、当該検索工程で検出した複数ワークフローと前記通話録音データとを結びつける工程を実行し、前記ワークフロー制御手段により、ユーザの選択入力により選択されたワークフローと前記通話録音データとを関連付けてワークフロー作業を進める工程を実行し、前記ワークフロー制御手段により、通話により開始された作業内容あるいは通話により実施したワークの内容を前記通話録音データとともにワークフローの作業履歴として前記記憶装置に記憶する工程を実行するものである。
これにより、電話連絡でワーク処理を済ませた担当者が後からワークフローを廻す際にその通話内容を確認して作業内容を正確に記録することができ、更に従来のワークフローシステムでは困難であった規定されたルートから外れたルートでの作業履歴が確実に記録されるとともに、その作業実施の根拠となる通話も記録されるので内部統制上必要な根拠をデータとして提供することができるものである。 A workflow processing method according to a second aspect of the present invention is a workflow processing method in which a plurality of works are electronically circulated according to a prescribed route, and each work person in charge executes, reviews, or approves the work. Workflow storage means for storing information on the contents and persons in charge of each work and work history, contact storage means for storing contact information of persons in charge of work, and work persons in charge A telephone contact detecting means for detecting a telephone contact from a telephone means of a person in charge stored in the contact address storage means to a telephone means of another person in charge stored in the contact address storage means; Call recording means for recording from the start to the end of a telephone contact call detected by the telephone contact detection means, and a call record for storing data recorded by the call recording means The data storage means and the workflow storage means are searched for a workflow including the person in charge of the caller and the callee, and the workflow and the call recording data are linked, and a plurality of workflows linked to the call recording data are connected. A workflow control unit that accepts a selection input of a user for selecting an optimum one and advances the workflow process to the next work, and the work contents started by the call or the contents of the work performed by the call together with the call recording data. In the workflow management system having the work history storage means for storing as a work history, the telephone contact detection means starts from a specific incoming call on the network, the source contact information and the destination contact information, Exists in the contact information recorded in advance. A contact search step for confirming whether to perform the call recording step for starting and ending the call recording by the call recording unit, and receiving the fact that the call recording unit has finished the call recording A storage device that executes a step of storing call recording data in the call recording data storage means, and the workflow control means records in advance a workflow including the person in charge of the telephone contact and the person in charge of the destination The workflow control unit executes a step of linking the plurality of workflows detected in the search step with the call recording data, and the workflow control unit selects the workflow selected by the user's selection input. And a process of advancing workflow work by associating the call recording data with the call recording data, The means for storing the work contents started by the call or the contents of the work executed by the call in the storage device together with the call recording data as a work history of the workflow is executed by the control means.
This makes it possible for the person in charge who has completed the work process by telephone contact to check the content of the call and record the work accurately when the workflow is later performed. The work history on the route out of the route is recorded reliably, and the call that is the basis for performing the work is also recorded, so that the basis necessary for internal control can be provided as data.

第２の発明のワークフロー処理方法は、前記作業履歴検索手段により、ユーザからの入力を受けて指定された条件から作業履歴を前記通話録音データとともに前記記憶装置から検索する工程を実行するものである。
これにより、作業履歴検索手段により作業履歴記憶手段の作業履歴の中から通話録音データを容易に探し出すことができる。 According to a second aspect of the present invention, there is provided a workflow processing method in which the work history search means retrieves a work history from the storage device together with the call recording data from a specified condition in response to an input from a user. .
Thus, the call recording data can be easily searched from the work history stored in the work history storage means by the work history search means.

第２の発明のワークフロー処理方法は、前記通話録音データ再生手段により、前記記憶装置から読込んだ前記通話録音データを再生する工程を実行するものである。
これにより、ワークの担当者に実際に通話した内容を後で確認させることができる。 According to a second aspect of the present invention, there is provided a workflow processing method in which the call recording data reproducing means reproduces the call recording data read from the storage device.
As a result, the person in charge of the work can confirm the content of the actual call later.

第３の発明のワークフロー処理プログラムは、複数のワークを規定のルートに従って電子的に回覧して各ワーク担当者が作業の実施、審査又は承認を実行させるワークフロー処理プログラムであって、ワークフローのルート、各ワークの内容と担当者、及び作業履歴に関する情報を格納しておくワークフロー記憶手段と、ワークの担当者の連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段と、ワークの担当者が通話に使用する電話手段と、前記連絡先記憶手段に記憶されている担当者の電話手段から前記連絡先記憶手段に記憶されている別担当者の電話手段への電話連絡を検知する電話連絡検知手段と、前記電話連絡検知手段により検知した電話連絡の通話の開始から終了までを録音する通話録音手段と、前記通話録音手段が録音したデータを格納しておく通話録音データ格納手段と、前記ワークフロー記憶手段から発信元と着信先の担当者が含まれているワークフローを探し出し、当該ワークフローと前記通話録音データを結びつけ、且つ前記通話録音データと結びつけられた複数のワークフローのうち最適なものを選択するユーザの選択入力を受け付け、次ワークへとワークフロー処理を進めるワークフロー制御手段と、前記通話により開始された作業内容あるいは通話により実施したワークの内容を前記通話録音データとともにワークフローの作業履歴として記憶する作業履歴記憶手段とを有するワークフロー管理システムにおいて、記憶装置に記憶された各担当者の連絡先情報を有する電話手段に着信があった際、その発信元が同じく記憶装置に記憶された別担当者の連絡先情報であった場合にネットワーク網を介して前記通話録音手段により通話録音の開始と終了を行うステップと、録音終了したことを受けて前記通話録音手段により通話録音データを記憶装置に格納するステップと、前記ワークフロー制御手段により、前記電話連絡の発信元担当者と着信先担当者が含まれているワークフローを記憶装置から検索するステップと、前記ワークフロー制御手段により、当該検索で検出した複数ワークフローと前記通話録音データとを結びつけるステップと、前記ワークフロー制御手段により、ユーザの選択入力により選択されたワークフローと通話録音データとを関連付けてワークフロー作業を進めるステップと、前記ワークフロー制御手段により、通話により開始された作業内容あるいは通話により実施したワークの内容を前記通話録音データとともにワークフローの作業履歴として記憶装置に記憶するステップと、を実行させるものである。 A workflow processing program according to a third aspect of the present invention is a workflow processing program in which a plurality of works are electronically circulated according to a prescribed route and each work person in charge performs execution, examination or approval of the work, and the workflow route, Workflow storage means for storing information on the contents and persons in charge of each work and work history, contact storage means for storing contact information of persons in charge of work, and work persons in charge A telephone contact detecting means for detecting a telephone contact from a telephone means of a person in charge stored in the contact address storage means to a telephone means of another person in charge stored in the contact address storage means; Call recording means for recording from the start to the end of a telephone contact call detected by the telephone contact detection means, and storing data recorded by the call recording means A call recording data storage means to be stored, and a workflow including a person in charge of a caller and a callee is searched from the workflow storage means, the workflow and the call recording data are linked, and the call recording data is linked. A workflow control unit that accepts a selection input of a user who selects an optimum one of a plurality of workflows and advances the workflow processing to the next work, and the work content started by the call or the content of the work performed by the call is the call In a workflow management system having a work history storage means for storing work history of a workflow together with recorded data, when a call is received by a telephone means having contact information of each person in charge stored in the storage device, the sender is Contact information of another person in charge, also stored in the storage device If there is a step of starting and ending call recording by the call recording means via a network, and storing call recording data in a storage device by the call recording means in response to the end of recording; A step of retrieving from the storage device a workflow including the person in charge of the telephone contact and the person in charge of the recipient of the call by the workflow control means; and the plurality of workflows detected by the search by the workflow control means and the call recording A step of associating data, a step of associating the workflow selected by the user with the selection input by the workflow control unit with the call recording data, and advancing the workflow operation, and the work content started by the workflow by the workflow control unit Or the work carried out by phone call And storing the content in the storage device together with the call recording data as a work history of the workflow.

第３の発明のワークフロー処理プログラムは、前記作業履歴検索手段により、ユーザからの入力を受けて指定された条件から前記作業履歴を通話録音データとともに前記記憶装置から検索するステップを実行させることを特徴とする。
これにより、作業履歴検索手段により作業履歴記憶手段の作業履歴の中から通話録音データを容易に探し出すことができる。 According to a third aspect of the present invention, there is provided a workflow processing program for causing the work history search means to perform a step of searching the storage device together with call recording data from the storage device based on a specified condition in response to an input from a user. And
Thus, the call recording data can be easily searched from the work history stored in the work history storage means by the work history search means.

第３の発明のワークフロー処理プログラムは、前記通話録音データ再生手段により、前記記憶装置から読込んだ通話録音データを再生するステップを実行させることを特徴とする。
これにより、ワークの担当者に実際に通話した内容を後で確認させることができる。 According to a third aspect of the present invention, there is provided a workflow processing program for causing the call recording data reproducing unit to execute a step of reproducing the call recording data read from the storage device.
As a result, the person in charge of the work can confirm the content of the actual call later.

以上、説明したように、本発明によれば、電話連絡で開始される作業内容を通話内容とともに記録するとともに、緊急時にワークフロー管理システムに規定されたルートから外れたルートで作業を進める等の場合に、辿った全てのルートを記録し、且つ、その作業を実施するに至った根拠として、電話連絡時の通話内容の録音データをワークフロー上の作業履歴とともに記録することで、電話連絡でワーク処理を済ませた担当者が後からワークフローを廻す際にその通話内容を確認して作業内容を正確に記録することができ、更に従来のワークフローシステムでは困難であった規定されたルートから外れたルートでの作業履歴が確実に記録されるとともに、その作業実施の根拠となる通話も記録されるので内部統制上必要な根拠をデータとして提供することができる。 As described above, according to the present invention, the work content started by telephone contact is recorded together with the call content, and the work is performed in a route that is out of the route defined in the workflow management system in an emergency. In addition, as a basis for recording all the routes that have been traced and for carrying out the work, the recorded data of the call contents at the time of the telephone contact is recorded together with the work history on the workflow, so that the work process is performed by the telephone contact. The person who completed the work can check the contents of the call and record the work accurately when the workflow is performed later. In addition, the route deviated from the specified route, which was difficult with the conventional workflow system. Work history is reliably recorded, and calls that are the basis for performing the work are also recorded. It is possible to provide.

本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システムの概略構成を示す図である。It is a figure which shows schematic structure of the workflow management system which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システムの担当者テーブルを示す図である。It is a figure which shows the person in charge table of the workflow management system which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システムの通話録音データテーブルを示す図である。It is a figure which shows the call recording data table of the workflow management system which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システムのワークフローテーブルを示す図である。It is a figure which shows the workflow table of the workflow management system which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システムの作業履歴テーブルを示す図である。It is a figure which shows the work history table of the workflow management system which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システムのマッピングテーブルを示す図である。It is a figure which shows the mapping table of the workflow management system which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システムの通話録音の流れを示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the flow of call recording of the workflow management system which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システムの通話録音データとワークフローと作業履歴の関連付けの流れを示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the flow of the correlation of the call recording data of the workflow management system which concerns on embodiment of this invention, a workflow, and work history. 本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システムのGUIを示す図である。It is a figure which shows GUI of the workflow management system which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システムのGUIにおけるワークフロー候補一覧表を示す図である。It is a figure which shows the workflow candidate list in GUI of the workflow management system which concerns on embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に係るワークフロー管理システムの作業履歴検索結果一覧を示す図である。It is a figure which shows the work history search result list of the workflow management system which concerns on embodiment of this invention.

以下、添付図面を参照しながら、本発明を実施するための最良の形態を詳細に説明する。図１〜図１１は、本発明の実施の形態を例示する図であり、これらの図において、同一の符号を付した部分は同一物を表わし、基本的な構成及び動作は同様であるものとする。 The best mode for carrying out the present invention will be described below in detail with reference to the accompanying drawings. FIGS. 1-11 is a figure which illustrates embodiment of this invention, In these figures, the part which attached | subjected the same code | symbol represents the same thing, and a basic structure and operation | movement are the same. To do.

図１は本実施の形態に係るワークフロー管理システム1の概略構成を示す図である。図１に示すように本実施形態のワークフロー管理システム1は、ワークフローサーバ10と、LAN等のネットワーク25と、ネットワーク25を介してワークフローサーバ10と接続され担当者がワーク処理を実行するワークフロー端末30と、ワークの担当者間の電話連絡に用いられるIP電話機50とから構成される。
前記ワークフローサーバ10は、ワ−クフローサーバ10内で処理されるワークフローをコントロールするワークフロー制御手段11、前記ネットワーク25上を流れるパケットからIP電話機50のIPパケットを検知する電話連絡検知手段12、前記IP電話機50による通話を録音する通話録音手段13、ワークフロー端末30で処理されたワークの履歴を記憶する作業履歴記憶手段14、前記通話録音手段13が記憶した通話録音データを再生する通話録音データ再生手段15、ネットワーク25を介したワークフロー端末30やIP電話機50との通信を制御する通信制御手段16、ワークの担当者の電話番号等の連絡先情報を担当者テーブル171に記憶する連絡先データベース（以下、「データベース」を「DB」とする）16、ワークフロー内容を示すワークフローテーブル181と、ワークフローテーブル181に従って処理された作業履歴を全て記憶する作業履歴テーブル182と、前記通話録音データを該当する作業履歴に対応させるマッピングテーブル183と、を備えたワークフローDB18、前記通話録音手段13が記憶した通話録音データ191を通話録音データテーブル192に記憶する録音データDB19、及び前記作業履歴記憶手段14に記憶した作業履歴（通話録音データ191を含む）を検索することができる作業履歴検索手段20、とを含んで構成されている。
このワークフロー管理システム1は、ワークフローサーバ10やワークフロー端末30にこれらの機能を実現するためのプログラムをインストールすることで実現される。 FIG. 1 is a diagram showing a schematic configuration of a workflow management system 1 according to the present embodiment. As shown in FIG. 1, a workflow management system 1 according to this embodiment includes a workflow server 10, a network 25 such as a LAN, and a workflow terminal 30 that is connected to the workflow server 10 via the network 25 and in which a person in charge executes work processing. And an IP telephone 50 used for telephone communication between persons in charge of work.
The workflow server 10 includes a workflow control unit 11 that controls a workflow processed in the workflow server 10, a telephone contact detection unit 12 that detects an IP packet of the IP phone 50 from a packet flowing on the network 25, and the IP Call recording means 13 for recording a call made by the telephone 50, work history storage means 14 for storing a history of work processed by the workflow terminal 30, and call recording data reproducing means for reproducing the call recording data stored in the call recording means 13. 15, a communication control means 16 for controlling communication with the workflow terminal 30 and the IP telephone 50 via the network 25, a contact information database (hereinafter referred to as contact information) for storing contact information such as a telephone number of a person in charge of work in a person in charge table 171 , “DB” as “DB”) 16, workflow table 181 indicating the workflow contents, workflow A work history table 182 that stores all work histories processed in accordance with the table 181; a mapping table 183 that associates the call recording data with the corresponding work history; and a call stored by the call recording means 13. A recording data DB 19 for storing the recording data 191 in the call recording data table 192, and a work history search means 20 for searching the work history (including the call recording data 191) stored in the work history storage means 14. It is configured to include.
The workflow management system 1 is realized by installing a program for realizing these functions in the workflow server 10 or the workflow terminal 30.

図２は、前記連絡先DB17に定義されている担当者テーブル171で、左から順に担当者を識別するための一意な値を持つ担当者ID列、担当者の氏名列、担当者の机上に置かれているIP電話機50のIPアドレス列、IP電話機50の電話番号（短縮番号でも可）列が格納されている。 FIG. 2 shows the person-in-charge table 171 defined in the contact DB 17, and the person-in-charge ID column having a unique value for identifying the person in charge in order from the left, the name column of the person in charge, and the desk of the person in charge An IP address column of the placed IP phone 50 and a phone number (or abbreviated number) column of the IP phone 50 are stored.

図３は、前記通話録音データ191を格納する録音データDB19内の通話録音データテーブル192で、左から順に通話録音データを識別するための一意な値を持つ通話録音データID列、通話録音データの通話開始日時の列、同じく通話終了日時の列、発信元の担当者情報を示す連絡先DB17の担当者テーブル171の担当者ID列、同じく着信先の担当者情報を示す担当者ID列、録音した通話録音データ191のファイルもしくはそのファイルの格納場所を示すパスの列から構成されている。 FIG. 3 shows a call recording data table 192 in the recording data DB 19 for storing the call recording data 191. A call recording data ID column having a unique value for identifying the call recording data in order from the left, Call start date and time column, call end date and time column, contact person ID column in the contact person DB 17 contact person table 171 indicating the caller contact person information, contact person ID column indicating the destination contact person information, recording The recorded call recording data 191 file or a path column indicating the storage location of the file.

図４は、前記ワークフローDB18に定義されているワークフローテーブル181で、左から順にワークフローを識別するための一意な値を持つワークフローID列、ワークフローの説明や対応している業務等（発注、受注等）を記録するコメント列、ワークフローの中のワークを識別するための一意な値を持つワークID列、各ワークの作業内容等（発注依頼受付、受注依頼承認等）を説明するコメント列、ワークを実際に担当する担当者を示す前記担当者テーブル171の担当者ID列から構成されている。 FIG. 4 is a workflow table 181 defined in the workflow DB 18, a workflow ID column having a unique value for identifying the workflow in order from the left, a description of the workflow, a corresponding business, etc. (ordering, ordering, etc.) ) To record a comment column, a work ID column having a unique value for identifying a workpiece in the workflow, a work column for each workpiece (such as order request acceptance, order request approval, etc.) It consists of a person-in-charge ID column of the person-in-charge table 171 indicating the person in charge who is actually in charge.

図５は、前記ワークフローDB18に定義され、ワーク処理に対応して記憶される作業履歴テーブル182で、左から順に作業履歴を識別するための一意な値を持つ作業履歴ID列、その作業が登録された日時の列、ワークフロー内容を示す前記ワークフローテーブル181のワークフローID列、ワークフローのどのワークが実施されたかを示す前記ワークフローテーブル181のワークID列、ワークIDで示されたワークを実際に担当した担当者の前記担当者テーブル171の担当者ID列から構成されている。 FIG. 5 is a work history table 182 defined in the workflow DB 18 and stored corresponding to a work process. A work history ID column having unique values for identifying work histories in order from the left, and the work is registered. The date and time of the date and time, the workflow ID column of the workflow table 181 indicating the contents of the workflow, the work ID column of the workflow table 181 indicating which work of the workflow was performed, and the work indicated by the work ID was actually in charge It consists of a person-in-charge ID column in the person-in-charge table 171 of the person in charge.

図６は、前記ワークフローDB18に定義されるマッピングテーブル183で、左から順に前記通話録音データテーブル192の通話録音データID列、この通話録音データIDに関係する可能性のあるワークフローの候補とする前記ワークフローテーブル181のワークフローID列、また、このワークフローIDで示されたワークフローで現在進行中且つ完了していない前記作業履歴テーブル182の作業履歴ID列、及び作業履歴IDで示された作業履歴の最後のワークが登録された最終更新日時の列から構成されている。 FIG. 6 is a mapping table 183 defined in the workflow DB 18, in order from the left, the call recording data ID column of the call recording data table 192, and the workflow candidates that may be related to the call recording data ID. The workflow ID column of the workflow table 181, the work history ID column of the work history table 182 that is currently in progress and has not been completed in the workflow indicated by the workflow ID, and the last of the work history indicated by the work history ID It consists of a column of the last update date and time when the workpiece was registered.

このような構成の本発明のワークフロー管理システム1では、担当者テーブル171に登録されたワークの担当者間の電話での通話内容を録音して、その通話録音データを電話連絡で開始される作業履歴とともに記憶させることで、電話連絡で処理したワークについて後からフローを廻す際に、その通話録音データを再生して正確にフロー処理することができ、更に緊急時に電話連絡によりルートから外れたルートで作業を進める場合でも、作業の根拠を通話録音データとして保存させることができるので、内部統制の徹底化を図ることできるものである。 In the workflow management system 1 of the present invention having such a configuration, the contents of a telephone call between persons in charge of work registered in the person in charge table 171 are recorded, and the call recording data is started by telephone contact. By storing it together with the history, when the work is processed by telephone contact, the recorded voice data can be played back and processed accurately when the flow is later performed. Even when the work is proceeded with, the grounds of the work can be saved as call recording data, so that the internal control can be thoroughly implemented.

上記の構成の本発明のワークフロー管理システム1について、図７のフローチャートに基づいて、各ワークの担当者同士の電話での通話を録音し、その通話録音データを録音データDBに格納するまでの流れを説明する。
ワークフローサーバ10の電話連絡検知手段12は、ネットワーク25上を流れるパケットを監視し（ステップ101）、担当者テーブル171に登録されているIPアドレスに該当するパケットを検知した場合に、パケットから発信元電話番号及び着信先電話番号を取得し、この２つの電話番号が担当者テーブル171に存在するかを確認し（ステップ102及び103）、存在しない場合には何もしないが、存在する場合は、通話録音手段13が通話録音を開始する（ステップ104）。通話録音手段13は、通話が終了したか確認し（ステップ105）、通話が終了している場合には録音を終了し（ステップ106）、その通話録音データ191（もしくはその通話録音データファイルの格納場所を示すパス）を録音データDB19内の前記通話録音データテーブル192に格納する（ステップ107）。 With respect to the workflow management system 1 of the present invention configured as described above, a flow from recording a telephone call between persons in charge of each work and storing the call recording data in the recording data DB based on the flowchart of FIG. Will be explained.
The telephone contact detection means 12 of the workflow server 10 monitors the packet flowing on the network 25 (step 101), and when the packet corresponding to the IP address registered in the person-in-charge table 171 is detected, the caller is detected from the packet. The telephone number and the destination telephone number are obtained, and it is confirmed whether or not these two telephone numbers exist in the person-in-charge table 171 (steps 102 and 103). The call recording means 13 starts call recording (step 104). The call recording means 13 confirms whether or not the call is finished (step 105). If the call is finished, the recording is finished (step 106), and the call recording data 191 (or the call recording data file is stored). The path indicating the location) is stored in the call recording data table 192 in the recording data DB 19 (step 107).

次に、図７に続く図８のフローチャートに基づいて、通話録音データ191と、着信先担当者が担当する全てのワークフローと、そのワークフローの中で完了していない現在進行中の作業履歴を関連付けるまでの流れを説明する。
上記図７のフローで通話録音データ191を通話録音データテーブル192に格納したことを受けて、前記ワークフロー制御手段11は、ワークフローDB18に定義されているワークフローテーブル181から着信先担当者が関わっている全てのワークフローを検索する（ステップ201）。
すなわちワークフロー制御手段11は、着信先担当者の担当者IDと同じIDがあるか、ワークフローテーブル181の担当者ID列の値を検索し、検知すると合致する行のワークフローIDを記憶する。
このワークフローテーブル181の検索が終了した後、前記ワークフロー制御手段11は、ワークフローDB18に記憶されている作業履歴テーブル182の中から、前記ワークフローテーブル181の検索で記憶した着信先担当者のワークフローIDについて、そのワークフローIDの中で完了していない作業履歴を検索する（ステップ202）。
すなわち、ワークフロー制御手段11は、前記ステップ201の検索処理で記憶したワークフローIDと作業履歴テーブル182のワークフローIDが同一で、かつ全てのワークを完了していない作業履歴IDを記憶し、一方、作業履歴テーブル182の一意な作業履歴IDの中で、前記ワークフローテーブル181の該当ワークフローに定義されている全てのワークIDが実施されている作業履歴については、完了しているものと判断し、この作業履歴は記憶しない。
そして、作業履歴テーブル182の検索が終了した後、前記ワークフロー制御手段11は、ワークフローDB18に定義されているマッピングテーブル183に対し、前記通話録音データテーブル192に記憶されている通話録音データ191と、これに対応させて前記ステップ202の検索処理で記憶したワークフローIDと作業履歴IDを格納する（ステップ203）。 Next, based on the flowchart of FIG. 8 following FIG. 7, the call recording data 191 is associated with all workflows handled by the person in charge of the destination and the work history currently in progress that is not completed in the workflow. The flow until is explained.
In response to storing the call recording data 191 in the call recording data table 192 in the flow of FIG. 7 described above, the workflow control means 11 is associated with the person in charge of the destination from the workflow table 181 defined in the workflow DB 18. All workflows are searched (step 201).
That is, the workflow control unit 11 searches the value in the person ID column of the workflow table 181 for the same ID as the person in charge of the destination person in charge, and stores the workflow ID of the matching line when it is detected.
After the search of this workflow table 181 is completed, the workflow control means 11 determines the workflow ID of the contact person in charge stored in the search of the workflow table 181 from the work history table 182 stored in the workflow DB 18. The work history that has not been completed in the workflow ID is searched (step 202).
In other words, the workflow control means 11 stores a work history ID in which the workflow ID stored in the search processing of the step 201 is the same as the workflow ID of the work history table 182 and all the works have not been completed. Among the unique work history IDs in the history table 182, it is determined that the work history in which all work IDs defined in the corresponding workflow in the workflow table 181 have been executed is completed. The history is not memorized.
Then, after the search of the work history table 182 is completed, the workflow control means 11 is compared with the mapping table 183 defined in the workflow DB 18, the call recording data 191 stored in the call recording data table 192, Correspondingly, the workflow ID and the work history ID stored in the search process of the step 202 are stored (step 203).

次に、図９、図１０に示すワークフロー端末30の画面表示に基づいて、ユーザに通話録音データ191とワークフローを関連付けさせるまでを説明する。
図９は前記ワークフロー端末30上で動作するワークフロー管理システム1のGUIである。ユーザが通話を終え、このGUIにログインすると、通話記録のデータがあることを示すメッセージ表示域301と、前記マッピングテーブル183に関連付けたワークフローと、現在ワークが進行中で且つ完了していない作業履歴情報との関連を示すワークフロー候補一覧表302が表示される。
ユーザは、前記メッセージ表示域301の内容（本実施例では「通話記録が２件あります。」）を見て、ワークフローに関連付けられていない通話録音データがあることが分かり、そしてこの通話録音データを関連付けるワークフロー候補一覧表302のワークフローあるいは作業履歴を選択する。 Next, the process until the user associates the call recording data 191 with the workflow will be described based on the screen display of the workflow terminal 30 shown in FIGS.
FIG. 9 is a GUI of the workflow management system 1 operating on the workflow terminal 30. When the user finishes the call and logs in to this GUI, a message display area 301 indicating that there is call record data, a workflow associated with the mapping table 183, and a work history in which work is currently in progress and has not been completed. A workflow candidate list 302 indicating the relationship with the information is displayed.
The user looks at the contents of the message display area 301 (in the present embodiment, “there are two call records”) and finds that there is call recording data not associated with the workflow. The workflow or work history of the workflow candidate list 302 to be associated is selected.

図１０はワークフロー候補一覧表302の拡大図である。左から順に通話発信元を示す発信者名、通話を開始した日時を示す通話日時、通話した時間を示す通話時間、ワークフローの説明を示す発注、受注等のワークフロー列、ワークフローの現在のステップを示すワーク列、ワークフローを新規に登録するか、現在進行中のワークフローの作業履歴に通話録音データとともに記録するかを決定するボタンを配置した登録列がある。
この登録列に配置された新規登録ボタン3021の行のワーク列の値は"−"となっており、これはワークフローをこれから新規作成するので、まだ現時点でのワークがないということを示している。新規登録ボタン3021をクリックしてワークフローを新規登録すると、前記作業履歴記憶手段14により「通話による作業」という名称で最初の履歴として作業履歴に通話録音データとともに記録される。追加登録ボタン3022の行のワーク列の値は、作業履歴に記録されているワークフロー上の最後のワークが表示されている。この追加登録ボタン3022をクリックして追加登録すると、同じく前記作業履歴記憶手段14により「通話による作業」という名称でワーク列に示されているワークの次の履歴として通話録音データとともに記録される。そして、登録列のいずれかのボタンをクリックすることにより、通話録音データは作業履歴記憶手段14に記録されるとともに、ワークフロー候補一覧表302からその通話録音データの情報は削除される。 FIG. 10 is an enlarged view of the workflow candidate list 302. From left to right, the name of the caller indicating the call originator, the call date and time indicating the date and time when the call was started, the call time indicating the time of the call, the order column indicating the description of the workflow, the workflow column such as ordering, and the current step of the workflow There is a registration column in which buttons for determining whether to newly register a work column or workflow or to record it together with call recording data in the work history of the workflow currently in progress.
The value of the work column in the row of the new registration button 3021 arranged in this registration column is “−”, which indicates that there is no work at the present time because a workflow is newly created. . When a new workflow is registered by clicking the new registration button 3021, the work history storage means 14 records the call history as the first history with call recording data under the name “work by call”. As the value of the work column in the row of the additional registration button 3022, the last work on the workflow recorded in the work history is displayed. When the additional registration button 3022 is clicked for additional registration, the work history storage means 14 also records the call history data together with the call recording data as the work history indicated in the work row under the name “work by call”. Then, by clicking any button in the registration column, the call recording data is recorded in the work history storage means 14, and the information of the call recording data is deleted from the workflow candidate list 302.

図１１に示すワークフロー端末30の画面表示を使用して、作業履歴の検索及び通話録音データの再生について説明する。
図１１は、前記ワークフロー端末30上で動作するワークフロー管理システム1のGUI上で作業履歴を検索した結果を示す作業履歴検索結果一覧であり、左から順に作業履歴を識別するための作業履歴ID列、いつ実施された作業であるかを示す日時の列、どのワークフローの作業であるかを示す「発注」、「受注」等のワークフロー列、ワークフローの中のどの作業かを示す「発注依頼受付」、「通話による作業」等のワーク列、通話録音データファイルへのリンクを示す通話録音データ列、各ワークをワークフロー管理システム1に登録した担当者ID列から構成されている。例えばこの図では、前記作業履歴検索手段20により、担当者IDが"A001"である作業履歴を検索した結果を表示している。
ワーク列の項目が「通話による作業」となっている場合、その通話録音データ列には、通話録音データを識別するための通話録音データIDが記されている。このIDをクリックすると、音声データ再生ソフトである通話録音データ再生手段15が起動し、その通話録音データを再生して、電話連絡時の通話内容を確認することができる。
また、ワークフローに関連付けられていない通話音声データについても一覧を用意し、この一覧にワークフローに関連付けられていない通話録音データを表示し、こちらでも通話録音データを再生することができ、かつそこからワークフローや現在進行中の作業履歴に通話録音データを関連付けることができる。ワークフローおよび作業履歴に関連付けられていない通話録音データは全てこの一覧に表示される。 Using the screen display of the workflow terminal 30 shown in FIG. 11, work history search and call recording data reproduction will be described.
FIG. 11 is a work history search result list showing the results of searching the work history on the GUI of the workflow management system 1 operating on the workflow terminal 30, and a work history ID string for identifying the work history in order from the left. , A date and time column indicating when the work was performed, a workflow column such as “order” indicating which workflow work is performed, an “order received” indicating which work is included in the workflow , A work column such as “work by call”, a call recording data column indicating a link to the call recording data file, and a person-in-charge ID column in which each work is registered in the workflow management system 1. For example, in this figure, the work history search means 20 displays the result of searching the work history with the person in charge ID “A001”.
When the item of the work column is “work by call”, the call recording data column describes the call recording data ID for identifying the call recording data. When this ID is clicked, call recording data reproducing means 15 which is voice data reproducing software is activated, and the call recording data can be reproduced to confirm the contents of the call at the time of telephone contact.
In addition, a list of call voice data that is not associated with the workflow is prepared, and the call recording data that is not associated with the workflow is displayed in this list, and the call recording data can also be played back here, and the workflow can be played from there. In addition, call recording data can be associated with a work history currently in progress. All call recording data not associated with the workflow and work history is displayed in this list.

以上、本発明のワークフロー管理システムについて、具体的な実施の形態を示して説明したが、本発明はこれらに限定されるものではない。当業者であれば、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において、上記各実施形態におけるワークフロー管理システムの構成及び機能に様々な変更・改良を加えることが可能である。
例えば、IP電話機を使用する代わりに、IPプロトコル以外のプロトコルを用いる電話機を適用したり、記憶する通話録音データにおける音声データの代わりに、音声データをテキストに変換したデータを記憶させたりすることも可能である。 As mentioned above, although the specific embodiment was shown and demonstrated about the workflow management system of this invention, this invention is not limited to these. A person skilled in the art can make various changes and improvements to the configuration and functions of the workflow management system in each of the above embodiments without departing from the scope of the present invention.
For example, instead of using an IP telephone, a telephone using a protocol other than the IP protocol can be applied, or voice data converted into text can be stored instead of voice data in the recorded call recording data. Is possible.

本発明のワークフロー管理システムは、図１に示すように、コンピュータのＣＰＵ、メモリ、補助記憶装置、ディスプレイ、入力デバイス等を含むハードウェア資源上に構築されたＯＳ、アプリケーション、データベース、ネットワークシステム等によって実現されるものであり、ワークフロー管理システムという情報処理が上記のハードウェア資源を用いて具体的に実現されるものであるから、自然法則を利用した技術的思想に該当するものであり、事務手続の処理手順の自動化を図るあらゆる産業において利用することができるものである。 As shown in FIG. 1, the workflow management system according to the present invention includes an OS, an application, a database, a network system, and the like built on hardware resources including a computer CPU, memory, auxiliary storage device, display, and input device. Since it is realized and the information processing called workflow management system is specifically realized using the above hardware resources, it falls under the technical idea using the laws of nature, and It can be used in any industry that aims to automate the processing procedure.

1 ワークフロー管理システム
10 ワークフローサーバ
11 ワークフロー制御手段
12 電話連絡検知手段
13 通話録音手段
14 作業履歴記憶手段
15 通話録音データ再生手段
16 通信制御手段
17 連絡先DB
171 担当者テーブル
18 ワークフローDB
181 ワークフローテーブル
182 作業履歴テーブル
183 マッピングテーブル
19 録音データDB
191 通話録音データ
192 通話録音データテーブル
20 作業履歴検索手段
25 ネットワーク
30 ワークフロー端末
50 IP電話機
301 ワークフロー管理システムGUIのメッセージ表示域
302 ワークフロー管理システムGUIのワークフロー候補一覧表
3021 ワークフロー管理システムGUIのワークフロー候補一覧表の新規登録ボタン
3022 ワークフロー管理システムGUIのワークフロー候補一覧表の追加登録ボタン 1 Workflow management system
10 Workflow server
11 Workflow control means
12 Telephone contact detection means
13 Call recording means
14 Work history storage means
15 Call recording data playback means
16 Communication control means
17 Contact DB
171 Person in charge table
18 Workflow DB
181 Workflow table
182 Work history table
183 mapping table
19 Recording data DB
191 Call recording data
192 Call recording data table
20 Work history search means
25 network
30 Workflow terminal
50 IP phone
301 Message display area of workflow management system GUI
302 Workflow candidate list of workflow management system GUI
3021 New registration button in workflow candidate list of workflow management system GUI
3022 Add button for workflow candidate list in workflow management system GUI

Claims

複数のワークを規定のルートに従って電子的に回覧して各ワーク担当者が作業の実施、審査又は承認のワークフロー処理を行うワークフロー管理システムにおいて、
ワークフローのルート、各ワークの内容と担当者、及び作業履歴に関する情報を格納しておくワークフロー記憶手段と、
ワークの担当者の連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段と、
ワークの担当者が通話に使用する電話手段と、
前記連絡先記憶手段に記憶されている担当者の電話手段から前記連絡先記憶手段に記憶されている別担当者の電話手段への電話連絡を検知する電話連絡検知手段と、
前記電話連絡検知手段により検知した電話連絡の通話の開始から終了までを録音する通話録音手段と、
前記通話録音手段が録音したデータを格納しておく通話録音データ格納手段と、
前記ワークフロー記憶手段から発信元と着信先の担当者が含まれているワークフローを探し出し、当該ワークフローと前記通話録音データを結びつけ、且つ前記通話録音データと結びつけられた複数のワークフローのうち最適なものを選択するユーザの選択入力を受け付け、次ワークへとワークフロー処理を進めるワークフロー制御手段と、
前記通話により開始された作業内容あるいは通話により実施したワークの内容を前記通話録音データとともにワークフローの作業履歴として記憶する作業履歴記憶手段と、
を備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。 In a workflow management system in which a plurality of workpieces are circulated electronically according to a prescribed route, and each worker in charge performs workflow processing of work execution, examination or approval,
Workflow storage means for storing information on the workflow route, the contents and persons in charge of each work, and work history;
Contact storage means for storing contact information of the person in charge of the work,
Telephone means used by the person in charge of the work for the call;
A telephone contact detecting means for detecting a telephone contact from the telephone means of the person in charge stored in the contact address storage means to the telephone means of another person in charge stored in the contact address storage means;
Call recording means for recording from the start to the end of the telephone contact call detected by the telephone contact detection means;
Call recording data storage means for storing data recorded by the call recording means;
The workflow storage means searches for the workflow including the person in charge of the sender and the receiver, links the workflow with the call recording data, and selects the optimum one of the plurality of workflows linked with the call recording data. A workflow control means that accepts a selection input of a user to select and advances the workflow processing to the next workpiece;
Work history storage means for storing the work content started by the call or the content of the work performed by the call as the work history of the workflow together with the call recording data;
A workflow management system characterized by comprising:

電話手段はIPアドレスを有するIP電話機とすることを特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理システム。 2. The workflow management system according to claim 1, wherein the telephone means is an IP telephone having an IP address.

前記作業履歴記憶手段が記憶した作業履歴を検索し前記通話録音データを探し出す作業履歴検索手段を備えたことを特徴とする請求項１又は２に記載のワークフロー管理システム。 3. The workflow management system according to claim 1, further comprising a work history search unit that searches the work history stored in the work history storage unit to search for the call recording data.

通話録音データを再生する通話録音データ再生手段を備えたことを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載のワークフロー管理システム。 4. The workflow management system according to claim 1, further comprising call recording data reproducing means for reproducing the call recording data.

複数のワークを規定のルートに従って電子的に回覧して各ワーク担当者が作業の実施、審査又は承認を実行するワークフロー処理方法であって、
ワークフローのルート、各ワークの内容と担当者、及び作業履歴に関する情報を格納しておくワークフロー記憶手段と、ワークの担当者の連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段と、ワークの担当者が通話に使用する電話手段と、前記連絡先記憶手段に記憶されている担当者の電話手段から前記連絡先記憶手段に記憶されている別担当者の電話手段への電話連絡を検知する電話連絡検知手段と、前記電話連絡検知手段により検知した電話連絡の通話の開始から終了までを録音する通話録音手段と、前記通話録音手段が録音したデータを格納しておく通話録音データ格納手段と、前記ワークフロー記憶手段から発信元と着信先の担当者が含まれているワークフローを探し出し、当該ワークフローと前記通話録音データを結びつけ、且つ前記通話録音データと結びつけられた複数のワークフローのうち最適なものを選択するユーザの選択入力を受け付け、次ワークへとワークフロー処理を進めるワークフロー制御手段と、前記通話により開始された作業内容あるいは通話により実施したワークの内容を前記通話録音データとともにワークフローの作業履歴として記憶する作業履歴記憶手段とを有するワークフロー管理システムにおいて、
前記電話連絡検知手段により、ネットワーク上にある特定の電話着信を起点とし、その発信元連絡先情報と着信先連絡先情報とが予め記録している連絡先情報に存在するかを確認する連絡先検索工程を実行し、
前記通話録音手段により、通話録音の開始と終了を行う通話録音工程を実行し、
前記通話録音手段により、通話録音が終了したことを受けて前記通話録音データ格納手段に通話録音データを記憶する工程を実行し、
前記ワークフロー制御手段により、前記電話連絡の発信元担当者と着信先担当者が含まれているワークフローを予め記録している記憶装置から検索する工程を実行し、
前記ワークフロー制御手段により、当該検索工程で検出した複数ワークフローと前記通話録音データとを結びつける工程を実行し、
前記ワークフロー制御手段により、ユーザの選択入力により選択されたワークフローと前記通話録音データとを関連付けてワークフロー作業を進める工程を実行し、
前記ワークフロー制御手段により、通話により開始された作業内容あるいは通話により実施したワークの内容を前記通話録音データとともにワークフローの作業履歴として前記記憶装置に記憶する工程を実行するワークフロー処理方法。 A workflow processing method in which a plurality of works are circulated electronically according to a prescribed route, and each work person performs execution, examination or approval of the work,
Workflow storage means for storing workflow route, contents and persons in charge of each work, and work history information, contact storage means for storing contact information of persons in charge of work, and persons in charge of work Phone means used for a telephone call, and telephone contact for detecting a telephone contact from a person's telephone means stored in the contact storage means to another person's telephone means stored in the contact storage means Detecting means; call recording means for recording from the start to the end of the telephone call detected by the telephone contact detecting means; call recording data storage means for storing data recorded by the call recording means; The workflow storage means searches for a workflow including the person in charge of the caller and the callee, connects the workflow with the call recording data, and A workflow control unit that accepts a selection input of a user who selects an optimal one of a plurality of workflows associated with the recording data, and advances the workflow process to the next work, and the work content started by the call or the call In a workflow management system having work history storage means for storing work contents as work history of a workflow together with the call recording data,
A contact that uses the telephone contact detection means as a starting point for a specific incoming call on the network and checks whether the caller contact information and the callee contact information are present in the contact information recorded in advance. Run the search process,
A call recording step for starting and ending call recording is performed by the call recording means,
In response to the completion of call recording by the call recording means, executing a step of storing call recording data in the call recording data storage means,
The workflow control means executes a step of searching from a storage device that records in advance a workflow that includes the person in charge of the telephone contact and the person in charge of the destination.
The workflow control means executes a step of connecting the plurality of workflows detected in the search step and the call recording data,
The workflow control means performs a step of advancing workflow work by associating the workflow selected by the user's selection input with the call recording data,
A workflow processing method for executing a step of storing, in the storage device, work contents started by a call or contents of a work performed by a call together with the call recording data as a work history of the workflow by the workflow control means.

前記作業履歴検索手段により、ユーザからの入力を受けて指定された条件から作業履歴を前記通話録音データとともに前記記憶装置から検索する工程を実行することを特徴とする請求項５に記載のワークフロー処理方法。 6. The workflow process according to claim 5, wherein the work history search means executes a step of searching the storage device together with the call recording data for a work history from a specified condition in response to an input from a user. Method.

前記通話録音データ再生手段により、前記記憶装置から読込んだ前記通話録音データを再生する工程を実行することを特徴とする請求項５又は６に記載のワークフロー処理方法。 The workflow processing method according to claim 5 or 6, wherein the call recording data reproducing means executes a step of reproducing the call recording data read from the storage device.

複数のワークを規定のルートに従って電子的に回覧して各ワーク担当者が作業の実施、審査又は承認を実行させるワークフロー処理プログラムであって、
ワークフローのルート、各ワークの内容と担当者、及び作業履歴に関する情報を格納しておくワークフロー記憶手段と、ワークの担当者の連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段と、ワークの担当者が通話に使用する電話手段と、前記連絡先記憶手段に記憶されている担当者の電話手段から前記連絡先記憶手段に記憶されている別担当者の電話手段への電話連絡を検知する電話連絡検知手段と、前記電話連絡検知手段により検知した電話連絡の通話の開始から終了までを録音する通話録音手段と、前記通話録音手段が録音したデータを格納しておく通話録音データ格納手段と、前記ワークフロー記憶手段から発信元と着信先の担当者が含まれているワークフローを探し出し、当該ワークフローと前記通話録音データを結びつけ、且つ前記通話録音データと結びつけられた複数のワークフローのうち最適なものを選択するユーザの選択入力を受け付け、次ワークへとワークフロー処理を進めるワークフロー制御手段と、前記通話により開始された作業内容あるいは通話により実施したワークの内容を前記通話録音データとともにワークフローの作業履歴として記憶する作業履歴記憶手段とを有するワークフロー管理システムにおいて、
記憶装置に記憶された各担当者の連絡先情報を有する電話手段に着信があった際、その発信元が同じく記憶装置に記憶された別担当者の連絡先情報であった場合にネットワーク網を介して前記通話録音手段により通話録音の開始と終了を行うステップと、
録音終了したことを受けて前記通話録音手段により通話録音データを記憶装置に格納するステップと、
前記ワークフロー制御手段により、前記電話連絡の発信元担当者と着信先担当者が含まれているワークフローを記憶装置から検索するステップと、
前記ワークフロー制御手段により、当該検索で検出した複数ワークフローと前記通話録音データとを結びつけるステップと、
前記ワークフロー制御手段により、ユーザの選択入力により選択されたワークフローと通話録音データとを関連付けてワークフロー作業を進めるステップと、
前記ワークフロー制御手段により、通話により開始された作業内容あるいは通話により実施したワークの内容を前記通話録音データとともにワークフローの作業履歴として記憶装置に記憶するステップと、
を実行させることを特徴とするワークフロー処理プログラム。 A workflow processing program that circulates a plurality of works electronically according to a prescribed route and allows each work person to execute, review or approve the work.
Workflow storage means for storing workflow route, contents and persons in charge of each work, and work history information, contact storage means for storing contact information of persons in charge of work, and persons in charge of work Phone means used for a telephone call, and telephone contact for detecting a telephone contact from a person's telephone means stored in the contact storage means to another person's telephone means stored in the contact storage means Detecting means; call recording means for recording from the start to the end of the telephone call detected by the telephone contact detecting means; call recording data storage means for storing data recorded by the call recording means; The workflow storage means searches for a workflow including the person in charge of the caller and the callee, connects the workflow with the call recording data, and A workflow control unit that accepts a selection input of a user who selects an optimal one of a plurality of workflows associated with the recording data, and advances the workflow process to the next work, and the work content started by the call or the call In a workflow management system having work history storage means for storing work contents as work history of a workflow together with the call recording data,
When there is an incoming call to the telephone means having the contact information of each person in charge stored in the storage device, if the caller is the contact information of another person in charge stored in the storage device, the network is Starting and ending the call recording by the call recording means via,
Storing call recording data in a storage device by the call recording means in response to the end of recording;
The workflow control means searches the storage device for a workflow that includes the person in charge of the telephone contact and the person in charge of the destination.
Linking the plurality of workflows detected in the search with the call recording data by the workflow control means;
A step of associating the workflow selected by the user's selection input with the call recording data by the workflow control means to advance the workflow work;
Storing the content of work started by a call or the content of a work performed by a call by the workflow control means together with the call recording data in a storage device as a work history of the workflow;
A workflow processing program characterized in that

前記作業履歴検索手段により、ユーザからの入力を受けて指定された条件から前記作業履歴を通話録音データとともに前記記憶装置から検索するステップを実行させることを特徴とする請求項８に記載のワークフロー処理プログラム。 9. The workflow process according to claim 8, wherein the work history search means executes a step of searching the work history together with call recording data from the storage device based on a specified condition in response to an input from a user. program.

前記通話録音データ再生手段により、前記記憶装置から読込んだ通話録音データを再生するステップを実行させることを特徴とする請求項８又は９に記載のワークフロー処理プログラム。 10. The workflow processing program according to claim 8, wherein said call recording data reproducing means executes a step of reproducing the call recording data read from said storage device.