JP4587800B2 - 画像形成システム、該システムの機能を実現するプログラム及び記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は、画像形成システム、プログラム及び記録媒体に関し、より具体的には、蓄積したドキュメントを印刷出力するときの管理を合理的に実行するために用いる画像形成システムと、その画像形成システムの機能を実現するためのプログラム及び記録媒体に関する。

例えば、ドキュメントサーバにドキュメントを保持させておき、必要に応じてそのドキュメントを印刷出力させるようなシステムが広く使用されている。
このようなシステムにおいては、例えば、ユーザは、ドキュメントサーバに接続された端末を用いて、ドキュメントの印刷や編集、削除、あるいは印刷方法の設定等、ドキュメントに対して各種の処理を行うことができる。

このようにドキュメントサーバに保持されているドキュメントを処理する場合に、ドキュメントサーバにアクセスするユーザ毎に、ドキュメント処理の権限を設定する必要が生じる場合がある。すなわち、ドキュメントの管理者と一般のユーザとの間で処理の権限を区別することで、ドキュメント管理を安全かつ合理的に実行する必要が生じる。このような、管理者と一般ユーザとのシステム側の識別は、通常、例えば、パスワード等のユーザ認証により実行している。

上記のようなユーザ権限の管理技術に関し、例えば、特許文献１では、電子データを管理するデータ管理部がユーザの認証を行い、その結果ユーザの管理権限を管理サーバに問い合わせることにより、ユーザが操作できる権限が規定されるようにした画像処理装置が開示されている。

また、特許文献２では、ユーザ毎に複合機システムを操作するメニューが管理されており、ユーザが複合機システムを使用するときに、複合機システムでユーザを認識してそのユーザ用のメニューを表示することにより、そのユーザに対しては、メニューに表示した機能のみの使用を許可するようにした複合機システムが開示されている。
特開２００４−１２８５４９号公報 特開２００２−１５２４４６号公報

上記のように、ユーザ認証を行ってその認証結果に応じてユーザの処理権限を設定するようにしたシステムでは、ユーザは、ドキュメントにアクセスするための位置情報や、ドキュメントの処理権限ごとに定められたパスワード等を、ユーザインタフェースを使用して入力する必要がある。通常、パスワード等の認証用情報はユーザ毎に知らされユーザが記憶する。一般に、ユーザはその認証情報を忘れないように記憶する必要があるし、また忘れないようにメモすると、第三者に漏洩しやすくなるという問題が生じる。
また、管理面では、ドキュメントにアクセス可能なユーザ毎にドキュメントの処理権限を設定し、それを継続して管理するという煩雑なメンテナンスが必要となる、という問題もある。

本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたもので、ドキュメントにアクセスして処理を行うユーザの権限を合理的に管理することができ、またドキュメントにアクセスするユーザは、ドキュメントにアクセスする権限の認証を安全かつ容易に実行できるようにした画像形成システム、該システムの機能を実現するプログラム及び記録媒体を提供すること目的とする。

第１の技術手段は、ドキュメントを記憶する記憶部と、記憶部のドキュメントの処理の種類に応じた鍵情報を画像データとして複数生成する鍵情報生成部と、鍵情報生成部で生成された鍵情報を印刷する印刷部と、印刷部で印刷された鍵情報を読取る鍵情報読み取り部と、鍵情報読み取り部が読み取った鍵情報を解析してドキュメントに対して可能な処理を判断し、判断結果に従ってドキュメントに対する処理の許可を行う制御部とを備え、鍵情報は、特定のドキュメントを指定する情報と、記憶部に記憶したドキュメントに対する処理のうち、鍵情報の所有者が実行可能な処理の範囲を示す処理権限情報とを有し、制御部は、鍵情報で指定された特定のドキュメントに対して、処理権限情報に示された範囲の処理を許可する画像形成システムであって、複数の鍵情報は、処理権限の範囲が異なる情報であることを特徴としたものである。

第２の技術手段は、第１の技術手段において、制御部は、判断結果に従ってドキュメントに対する処理の許可を行う際に、新たなパスワードの入力を要求することなく処理の許可を行うことを特徴としたものである。

第３の技術手段は、第２の技術手段において、鍵情報が有する前記処理権限情報は、ドキュメントに対する処理のうち、ドキュメントの印刷出力処理のみを許可する第１の処理権限と、ドキュメントに対して可能な処理の全てを許可する第２の処理権限とのいずれかに設定されていることを特徴としたものである。

第４の技術手段は、第１ないし第３のいずれか１の技術手段において、記憶部は、ドキュメントのデータとともにドキュメントの印刷回数を制限するための印刷回数設定情報を保持し、制御部は、鍵情報が有する印刷回数設定情報に従って、特定のドキュメントの印刷回数を制限することを特徴としたものである。

第５の技術手段は、第１ないし第４のいずれか１の技術手段において、ドキュメントに対して可能な処理の種類は、ドキュメントの編集、ドキュメントの印刷方法の指定、ドキュメントの印刷、及び記憶手段からのドキュメント削除、を含むことを特徴としたものである。

第６の技術手段は、第１ないし第５のいずれか１の技術手段において、鍵情報は、利用者が鍵情報であることが認識できる形態で、かつ鍵情報の情報内容が直接理解できない形態で生成されることを特徴としたものである。

第７の技術手段は、第６の技術手段において、鍵情報は、２次元バーコードとして生成されることを特徴としたものである。

第８の技術手段は、第１ないし第５のいずれか１の技術手段において、鍵情報は、利用者が鍵情報であることが認識できない形態で生成されることを特徴としたものである。

第９の技術手段は、第１ないし第８のいずれか１の技術手段において、記憶部、鍵情報生成部、及び制御部を有し、記憶部に処理対象のドキュメントを記憶するファイルサーバと、鍵情報読み取り部として機能するスキャナ装置と、鍵情報生成部が生成した鍵情報を印刷する印刷装置とにより構成されていることを特徴としたものである。

第１０の技術手段は、第１ないし第８のいずれか１の技術手段において、記憶部、鍵情報生成部、及び制御部を有し、記憶部に処理対象のドキュメントを記憶するファイルサーバと、鍵情報読み取り部として機能するスキャナ装置部、及び鍵情報生成部が生成した鍵情報を印刷する印刷装置部を有する複合機と、により構成されていることを特徴としたものである。

第１１の技術手段は、第１ないし第８のいずれか１の技術手段において、記憶部を有してなるファイルサーバと、鍵情報生成部、制御部、鍵情報読み取り部として機能するスキャナ装置部、及び鍵情報生成部が生成した鍵情報を印刷する印刷装置部を有する複合機と、により構成されていることを特徴としたものである。

第１２の技術手段は、第１ないし第１１のいずれか１の技術手段における画像形成システムの機能を実現するプログラムである。

第１３の技術手段は、第１２の技術手段おけるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。

本発明によれば、ドキュメントにアクセスして処理を行うユーザの権限を合理的に管理することができ、またドキュメントにアクセスするユーザは、ドキュメントにアクセスする権限の認証を安全かつ容易に実行することができる。

すなわち本発明によれば、例えばファイルサーバ等の記憶部に保持されたドキュメントデータにアクセスして処理を行う権限を、予め鍵情報として印刷としておくことにより、ドキュメントを処理するためのドキュメントの位置情報や、処理権限ごとに定められたパスワード等をユーザが入力する必要がなくなり、鍵情報の印刷物を使用するだけでドキュメントへのアクセス及び権限に応じた処理を行うことができるようになる。
本発明では、ドキュメントへのアクセスと処理権限を持つユーザが、鍵情報を記憶することなく、鍵情報をスキャンさせることでドキュメントの処理を可能とする。鍵情報生成部は、処理可能な種類に応じた鍵情報を生成するので、例えば、管理者にはドキュメントの全ての処理を可能とする鍵情報を、一般ユーザには印刷処理のみ可能とする鍵情報を渡して、ユーザに応じてドキュメントの処理権限の差別化を図ることができる。

またドキュメントへのアクセス及び処理権限を指定する鍵情報は、例えば記憶部を有するファイルサーバ、もしくはそのファイルサーバにアクセスする機器等に設定された鍵情報生成手段が自動的に生成するため、記憶部にドキュメントを記録させたユーザが、そのドキュメントに対するパスワードを指定する作業を省くことができる。またこのときに、ユーザ自身もパスワードを知る必要がなく、かつ鍵情報が画像データとして生成されるため、印刷物を見ただけでは鍵情報の内容を特定することが難しくなる、という利点が得られる。
さらに本発明では、同一ドキュメントの印刷回数を制限するための印刷回数設定情報をドキュメントとともに保持させることにより、ドキュメントを無制限に印刷させることを防いで、例えば、ドキュメントの秘密管理に有用なシステムが提供できる。
さらに本発明では、記憶部に記憶されたドキュメントから生成される鍵情報が管理権限を確定するため、ユーザごとに管理権限を設定して管理するメンテナンス等も必要がなくなる。

図１は、本発明の画像形成システムの実施形態を説明するための図である。
ファイルサーバ１は、ドキュメント（画像）データを保持するために用意されている。例えば、プリンタ３は、ドキュメントのコピーまたはプリントを行ったとき、そのドキュメントをファイルサーバ１に保存するように設定される。コピーまたはプリントを行うドキュメントは、例えば、ユーザが操作するＰＣ２からプリンタ３に転送され、あるいは他の媒体等からプリンタ３に入力される。またプリンタ３に対するコピーやプリントの指示は、ユーザがＰＣ２を操作することにより実行され、あるいはプリンタ３の操作部が操作されることより実行される。

上記の設定に従って、実際にプリンタ３でドキュメントのコピーまたはプリントが行われ、そのドキュメントがファイルサーバ１に保存されると、ファイルサーバ１（もしくはそのファイルサーバ１にアクセスを行うサーバ）は、保存されたドキュメントの処理権限を付与するための画像情報である２種類以上の鍵情報４を生成して発行する。発行された鍵情報４は、ドキュメントの保存時の設定等に応じて、指定されたプリンタ３に転送して用紙等に印刷させるか、もしくは電子メールに電子データとして添付して所定の送り先に送信される。
鍵情報４の生成・発行は、上記のようにプリンタ３でドキュメントのコピーまたはプリントが行われたタイミングのみならず、ユーザの指示入力に応じて適宜実行することもできる。

また上記の鍵情報４の生成は、プリンタ３側で行ってもよい。プリンタ３でドキュメントのコピーまたはプリントが行われ、そのドキュメントがファイルサーバ１に保存されたときに、プリンタ３が上記のごとくの鍵情報４を生成し、その鍵情報を用紙に印刷する。また通信機能を備えるプリンタにより、鍵情報を電子メールに添付して所定の送り先に送信するようにしてもよい。

上記の２種類以上の鍵情報は、ファイルサーバ１にユーザがアクセスする際、ドキュメントに対する処理の権限を規定するために用いるもので、鍵情報に権限の範囲を示す情報が書き込まれている。そして与えるべき権限に応じて、発行した鍵情報のいずれかをユーザに配布する。例えば、鍵情報４として、ドキュメントに対して実行可能な処理のうち、全ての処理を実行できる管理者用の鍵情報や、ドキュメントの印刷出力のみを実行できる一般ユーザ用の鍵情報等、その処理の権限の範囲を適宜設定した鍵情報を生成することができる。

ユーザが、ファイルサーバ１に保存されたドキュメントにアクセスする場合、そのユーザは、システム上に接続されているスキャナ装置５を使用して、ファイルサーバ１（もしくはそのファイルサーバ１にアクセスを行うサーバ）、あるいはプリンタ３で生成され、プリンタ３で印刷出力された鍵情報をスキャンさせる。

スキャナ装置５でスキャンされて読み込まれた鍵情報４は、ファイルサーバ１（もしくはそのファイルサーバ１にアクセスを行うサーバ）に送信され、そこで解析が行われる。解析された鍵情報は、ファイルサーバ１に保存されているドキュメントの位置情報、ファイルサーバ１で保存される管理上の一意のファイル名等、ドキュメントファイルを特定するための管理情報と、そのドキュメントの処理に対する権限を特定する情報とが含まれる。

ファイルサーバ１（もしくはそのファイルサーバ１にアクセスを行うサーバ）は、解析した鍵情報を基に、スキャナ装置５に付属された、もしくはスキャナ装置５の付近に設置されたモニタ６に、それぞれの権限に応じた操作メニューを表示し、スキャンを行ったユーザに対して操作指示を求める。ここでは、モニタ６において、ファイルサーバのドキュメントを閲覧できるようにしてもよい。

また、上記鍵情報の解析は、スキャナ装置５で行うようにしてもよい。解析した鍵情報に基づく操作メニューをモニタ６に表示させ、スキャナ装置５からドキュメントの操作指示をファイルサーバ１に送信するようにしてもよい。
このときに、スキャナ装置５とプリンタ３の機能を併せ持つ複合機であれば、鍵情報の生成、印刷出力、印刷出力された鍵情報の読み込み、読み込んだ鍵情報の解析、の各処理を複合機側で実行することもできる。

上述のような管理権限をもつ鍵情報をスキャンさせたユーザは、例えば、ドキュメントの印刷、ドキュメントの削除、ドキュメントのファイル名の変更、ドキュメントの印刷方法の変更、の各処理項目から、任意の処理を選択して実行することができる。また管理権限をもたない鍵情報をスキャンさせたユーザは、例えば、ドキュメントの印刷のみの処理を実行することができる。このときに、選択すべき処理項目が“印刷”のように１つしかない場合は、モニタ６への表示や、ユーザによる処理項目の選択を省くことも可能である。

上記の操作メニューに対して、ユーザにより“印刷”が選択された場合、ファイルサーバ１は、印刷を行うプリンタの選択を行い、指定されたプリンタ３へ指定されたドキュメントを出力し、プリンタ３がドキュメントを印刷出力する。
また、上記の操作メニューに対して、ユーザにより“削除”が選択された場合、ファイルサーバ１は、指定されたドキュメントのデータを削除する。
また、上記の操作メニューに対して、ユーザにより“ファイル名の変更”が選択された場合、ファイルサーバ１は、ユーザによって入力されたファイル名を受け付けて、ファイル名の変更を行う。なおこのときに、システム上でそのドキュメントの管理に使用される一意のファイル名称は変更する必要はない。

また上記の操作メニューに対して、ユーザにより“印刷方法の変更”が選択された場合、さらに“ウォーターマークの設定”、“印刷回数の設定”、“Ｎ−ＵＰ印刷”等の項目指定を行うためのメニューを表示する。ここで、ユーザが“ウォーターマークの設定”を指定した場合、ユーザは、ウォーターマークとして印刷される文字を選択することができる。そしてファイルサーバ１に保持されているドキュメントを印刷する際に、ウォーターマークとして選択された文字もしくは画像をドキュメントとともに一緒に印刷させることができる。

また上記“印刷方法の変更”において、ユーザが“印刷回数の設定”を選択した場合、ドキュメントの印刷回数を設定することができる。ドキュメントの印刷回数は、同一ドキュメントの印刷回数を制限するための値であり、設定された印刷回数を超えてそのドキュメントを印刷することができないようになっている。
また上記の“印刷方法の変更”において、ユーザが“Ｎ−ＵＰ印刷”の設定を選択した場合は、ユーザの指定入力に応じて、一枚の用紙に印刷するドキュメントのページ数を設定する。
上記の各設定（パラメータ）が変更された場合、次回の印刷要求からは、その変更された印刷パラメータで印刷が行われる。

なお、“印刷方法の変更”では、上記の例の他、例えば、それぞれの鍵情報の再発行（再印刷）や鍵情報の無効化、あるいは、印刷だけでなくメールにドキュメントデータを添付する電子的な配布等、を指定することができる。

図２は、本発明に関わる画像形成システムの構成例を説明するためのブロック図である。本実施形態の画像形成システムにおいては、画像処理装置１０とファイルサーバ２０とがネットワーク３０を介して接続される。画像処理装置１０は、図１のプリンタ３とスキャナ装置５の機能を併せ持つ複合機であり、またファイルサーバ２０は、図１のファイルサーバ１に相当する。

画像処理装置１０は、印刷出力された鍵情報をスキャンするためのスキャナ装置１１及びそのＩ／Ｆ１２と、ネットワーク３０に接続するための通信Ｉ／Ｆ１３と、装置の各要素を制御するＣＰＵ１４と、処理対象のドキュメントや、その他各種のデータ、プログラムを保持するＨＤＤ１５と、各種データ、プログラムの保存やプログラム動作のための記憶領域を提供するＲＯＭ１６、ＲＡＭ１７と、ドキュメントや鍵情報を印刷する印刷装置１８及びそのＩ／Ｆ１９とを有している。

ファイルサーバ２０は、ネットワーク３０に接続するための通信Ｉ／Ｆ２１と、装置の各要素を制御するＣＰＵ２２と、ファイルされたドキュメントや、その他各種のデータ、プログラムを保持するＨＤＤ２３と、各種データ、プログラムの保存やプログラム動作のための記憶領域を提供するＲＯＭ２４、ＲＡＭ２５とを有している。

ファイルサーバ２０のＨＤＤ２３には、ドキュメント（画像）データが保持される。そして印刷装置１８でドキュメントのコピーまたはプリントが行われ、そのドキュメントがファイルサーバ２０に保存されたとき、あるいはユーザからの所定の操作入力に応じて、ファイルサーバ２０（もしくはそのファイルサーバ２０にアクセスを行うサーバ）が、鍵情報を生成して発行する。またこのときの鍵情報の生成・発行を画像処理装置１０で行ってもよい。

発行された鍵情報は、画像処理装置１０に送られて、画像処理装置１０の印刷装置１８により用紙等に印刷されるか、もしくは電子メールに電子データとして添付されて所定の送り先に送信される。勿論、鍵情報の印刷は、他の印刷装置で行うようにしてもよい。

そしてユーザが、ファイルサーバ２０に保存されたドキュメントにアクセスする場合、そのユーザは、画像処理装置１０のスキャナ装置１１を使用して、印刷出力された鍵情報をスキャンさせる。そしてスキャナ装置１１で読み込まれた鍵情報は、ファイルサーバ２０に送信され、そこで解析が行われる。また上記のように、この解析処理は画像処理装置１０側で行ように構成してもよい。

ファイルサーバ２０（または画像処理装置１０）は、解析した鍵情報を基に、画像処理装置１０に設けられた図示しない表示装置、もしくは画像処理装置１０に接続された表示装置に、それぞれの権限に応じた操作メニューを表示させる。操作メニューは、上述のように鍵情報に示される権限に応じて用意されたもので、ドキュメントの印刷、削除、ファイル名の変更、印刷方法の変更、等が項目として設定される。
ユーザは、表示された項目から、所望の処理を選択して、実行することができる。

図３は、ファイルサーバに保存されるドキュメントデータ及びその管理データの構成例を説明するための図である。
ファイリングサーバのＨＤＤには、ドキュメント（画像）データが蓄積される。それぞれのドキュメントのドキュメントデータ４０は、管理データ部４１と画像データ部４２とを含んでいる。画像データ部４２には、ドキュメント自身の画像データが保持され、その画像データの管理データが管理データ部４１に保持される。

本例では、管理データ部４１に保持される管理データとして、ファイル名４１ａ、印刷回数設定値４１ｂ、Ｎ−ＵＰ設定値４１ｃ、ウォーターマーク設定値４１ｄ、印刷のみの処理権限の鍵設定値４１ｅ、及び管理者用の処理権限の鍵設定値４１ｆが設定されている。
これら、ファイリングサーバ（またはスキャナ側の画像処理装置）では、管理データの情報を用いて鍵情報を画像情報として生成して、所定の印刷装置で印刷出力させる。

図４は、鍵情報として生成された画像情報の一例を示す図で、図４（Ａ）は印刷のみの処理権限を許可する一般ユーザ用の印刷出力例、図４（Ｂ）は、全ての処理権限を許可する管理者用の印刷出力例を示すものである。
鍵情報は、図４のように２次元バーコードとして生成することが好ましい。すなわち、鍵情報として必要な情報、例えば、ドキュメントファイルの位置情報を特定できるファイルの位置情報、システム内で一意に定められるファイル名情報、印刷のみの一般ユーザ用あるいは管理者用の処理権限を示す処理権限情報、を管理データから抽出して、２次元バーコードにエンコードしてバーコード画像データを生成して発行する。こうして２次元バーコード５１を印刷出力することにより、具体的な情報の中身が理解できない形態で、鍵情報をユーザに配布することができる。

また、鍵情報をエンコードした２次元バーコード５１を印刷する際に、ドキュメントのファイル名５２、ドキュメントファイルの保存日時５３、アクセス権限（ドキュメントの処理権限）５４等の情報を、ユーザが認識できる形態で印刷することで、ユーザによるドキュメント処理を混乱なく実行することができる。

なお、画像情報として生成する鍵情報としては、１次元バーコードを用いてもよく、また情報内容を直接ユーザが認識できないような形態で、画像情報から鍵情報を導くことができるものであれば、適宜適用することができる。
例えば、赤外線インクや紫外線インクを用いて、画像情報や文字情報からなる鍵情報を生成してもよい。赤外線インクや紫外線インクによる印刷画像は、通常の状態では不可視であるため、ユーザが直接認識できない鍵情報の印刷手段として適用することができる。この場合、鍵情報を読み取るスキャナ装置には、使用された赤外線インク、もしくは紫外線インクを読み取り可能なものを使用する。

またこの他、電子透かしによって、例えば印刷するドキュメントの中に、利用者に認識できない形態で鍵情報を埋め込むようにしてもよい。電子透かしデータを埋め込まれた画像などのデータは、一見すると元のデータと変わりないように見え、利用者はそこに鍵情報が含まれていることを認識することができない。電子透かしによる鍵情報は、専用の電子透かし検出ソフトウェアにより読み出すことができるため、鍵情報を解析する部分でそのような検出ソフトウェアを用意しておけばよい。

図５は、本発明の画像形成システムにおける鍵情報の読み込み後の処理の一例を説明するためのフローチャートである。ここでは、図２の画像処理装置１０とファイルサーバ２０とのシステムを参照しながら説明するが、上述したように画像形成システムは図２の構成に限定されず、例えば、図１のようにスキャナ装置５とプリンタ３が分離された構成でもよく、またファイルサーバ２０にアクセスするサーバが各種処理を行うようにしてもよく、必要な機能が分散されて配置された構成を適宜適用することができる。
また、以下の処理例では、鍵情報の解析処理をファイルサーバ２０で実行するものとして説明するが、上述のように、鍵情報の解析処理を画像処理装置１０で実行するように構成してもよい。

鍵情報を保持しているユーザが、ファイルサーバ２０に保存したドキュメントにアクセスして処理を行おうとする場合、まず、スキャナ装置１１にて、鍵情報を印刷した用紙をスキャンしてその鍵情報を読み取らせる（ステップＳ１）。鍵情報は、上述のように、ドキュメントの処理権限情報等が書き込まれたものである。
スキャナ装置１１が読み取った鍵情報は、ファイルサーバ２０へ転送され、ファイルサーバ２０では、その鍵情報の解析処理を実行する（ステップＳ２）。

鍵情報の解析の結果、鍵情報に書き込まれたドキュメントの処理権限が、印刷のみかどうかを判別する（ステップＳ３）。処理権限が印刷のみであれば、印刷のみのメニュー表示を行う。ここでは、ファイルサーバ２０が印刷メニューを出力し、ユーザが操作している画像処理装置１０の図示しない表示装置、もしくは画像処理装置１０に接続された表示装置に印刷メニューを表示させるようにする。以下の処理において、ファイルサーバ２０が何らかの表示を行う場合も同様である。

そして、ファイルサーバ２０では、鍵情報から読み取ったファイル（ドキュメントファイル）の位置情報とファイル名とから、ドキュメントファイルに保持されている管理データ（図３の管理データ部４１）を参照し、管理データの印刷回数領域に書き込まれている印刷回数設定値を取得する（ステップＳ５）。

印刷回数設定値は、上記のように同一ドキュメントの印刷回数を制限するための値である。ここで、取得した印刷回数設定の印刷回数が残り１以上であるかどうか、もしくは印刷回数に制限がないかどうかを判断する（ステップＳ６）。
そして印刷回数の残りがない場合は、印刷できない旨の表示を行う（ステップＳ７）。

また、印刷回数設定の印刷回数の残りが１以上あるか、もしくは印刷回数に制限がない場合、対象ドキュメントの印刷を実行する（ステップＳ１１）。対象ドキュメントは、ファイルサーバ２０から画像処理装置１０に出力され、画像処理装置１０の印刷装置１８によりドキュメントの印刷出力が行われる。
そして、印刷回数設定値の印刷回数が制限なし以外であれば、印刷回数設定値の印刷回数を１デクリメントする（ステップＳ１２）。
次に、鍵情報で読み取ったファイルの位置情報とファイル名とから、ドキュメントファイルに保持されている管理データを参照し、管理データの印刷回数領域に、上記デクリメントした印刷回数設定値を書き込んで更新する（ステップＳ１３）。

一方、上記ステップＳ３で鍵情報の処理権限が印刷のみではない場合、すなわち、管理者権限を許可する鍵情報である場合、ファイルサーバ２０は、管理項目も含んだメニューを所定の表示手段に表示させる（ステップＳ８）。そして、表示されたメニューに対して、ユーザが印刷を選択すれば（ステップＳ９）、上記ステップＳ５にすすんでドキュメントの印刷処理を実行する。

また、上記ステップＳ９で印刷が選択されなければ、選択に応じて他のメニュー項目を実行する。他のメニュー項目としては、例えば、ドキュメントの削除、ファイル名の変更、印刷方法の変更等を適宜設定することができる。

図６は、管理者用のメニューにおける他のメニュー項目を実行するときの処理の流れの一例を説明するためのフローチャートである。
上記のように、管理者権限を許可するメニューには、印刷以外にも管理用の他のメニュー項目が設定されている。
ここで、他のメニュー項目において、ドキュメントの削除が選択された場合（ステップＳ２１）、ファイルサーバ２０は削除変更画面を所定の表示手段に表示させる（ステップＳ２８）。そしてドキュメントの削除の実行が指示されると（ステップＳ２９）、ファイルサーバは自身が保存しているファイルを削除する（ステップＳ３０）。

次に上記ステップＳ２１でドキュメントの削除が選択されずに、ドキュメントのファイル名の変更が選択された場合（ステップＳ２２）、ファイルサーバ２０はファイル名変更画面を所定の表示手段に表示させる（ステップＳ３１）。そしてファイル名変更の実行が指示されると（ステップＳ３２）、ファイルサーバは自身が保存しているファイル名の変更を行う（ステップＳ３３）。

次に上記ステップＳ２２でファイル名の変更が選択されずに、ドキュメントの印刷方法の変更が選択された場合（ステップＳ２３）、ファイルサーバ２０は印刷方法変更画面を所定の表示手段に表示させる（ステップＳ２４）。
そして、印刷方法変更画面からさらにウォーターマーク設定の変更が選択されると（ステップＳ２５）、ファイルサーバ２０はウォーターマーク変更画面を所定の表示手段に表示させる（ステップＳ３４）。そしてウォーターマーク変更の実行が指示されると（ステップＳ３５）、ファイルサーバは自身が保存しているウォーターマークの設定値を変更して保存する（ステップＳ３６）。

次に上記ステップＳ２５でウォーターマークの変更が選択されずに、印刷回数設定値の変更が選択された場合（ステップＳ２６）、ファイルサーバ２０は印刷回数設定変更画面を所定の表示手段に表示させる（ステップＳ３７）。そして印刷回数変更の実行が指示されると（ステップＳ３８）、ファイルサーバは自身が保存している印刷回数設定値を変更して保存する（ステップＳ３９）。

次に上記ステップＳ２６で印刷回数設定値の変更が選択されずに、Ｎ−ＵＰ印刷設定の変更が選択された場合（ステップＳ２７）、ファイルサーバ２０はＮ−ＵＰ印刷設定変更画面を所定の表示手段に表示させる（ステップＳ４０）。そしてＮ−ＵＰ印刷設定変更の実行が指示されると（ステップＳ４１）、ファイルサーバは自身が保存しているＮ−ＵＰ印刷設定値を変更して保存する（ステップＳ４２）。

なお、図６のフローチャートでは、他のメニュー項目として、ドキュメントの削除、ファイル名の変更、印刷方法の変更の順番で判断をし、また印刷方法の変更では、さらにウォーターマークの変更、印刷回数設定の変更、Ｎ−ＵＰ印刷設定の変更の順番で判断を行っているが、これらの処理の流れに限定されず、適宜選択されたメニュー項目を判断して、そのメニュー項目に従って処理を行うように設定することができる。

図７は、印刷のみの処理権限を許可する鍵情報が読み込まれた場合の表示画面の表示例を示す図である。図７に示すように、印刷のみを許可する操作メニューでは、ドキュメントのファイル名６１と、メニュー項目として唯一操作可能な“印刷”６２と、その操作を確定するための［ＯＫ］６３と、その操作をキャンセルするための［ＣＡＮＣＥＬ］６４が表示される。ここでは、ユーザは印刷のみの処理権限しかもっていないため、“印刷”６２のみが表示され、ユーザは印刷実行をこの画面から指示することができる。

図８は、管理権限を許可する鍵情報が読み込まれた場合の表示画面の表示例を示す図である。図８に示すように、管理権限を許可する操作メニューでは、ドキュメントのファイル名７１と、操作対象のメニュー項目として、“印刷”７２、“削除”７３，“ファイル名変更”７４、“印刷方法変更”７５が表示され、さらに操作を確定するための［ＯＫ］７６と、その操作をキャンセルするための［ＣＡＮＣＥＬ］７７が表示される。管理者の権限により、上記の各メニュー項目の処理が可能となる。

図９は、図８の管理者用メニューにおいて“ファイル名変更”を選択したときの表示画面の表示例を示す図である。ここでは、ドキュメントのファイル名７１と、変更するファイル名の入力欄７８と、操作を確定するための［ＯＫ］７６と、その操作をキャンセルするための［ＣＡＮＣＥＬ］７７とが表示される。ユーザは、ファイル名の入力欄７８に任意のファイル名を入力し、実行することでファイル名の変更処理を行うことができる。

図１０は、図８の管理者用メニューにおいて“印刷方法”を選択したときの表示画面の表示例を示す図である。ここでは、ドキュメントのファイル名７１と、メニュー項目として、“ウォーターマークをつける”７９、“印刷回数を設定する”８０、“Ｎ−ＵＰで印刷を行う”８１が表示され、さらに操作を確定するための［ＯＫ］７６と、その操作をキャンセルするための［ＣＡＮＣＥＬ］７７が表示される。

図１１は、図１０の印刷方法の変更メニューにおいて“ウォーターマークをつける”を選択したときの表示画面の表示例を示す図である。ここでは、ドキュメントのファイル名７１と、メニュー項目として、“なし”８２、“複製厳禁”８３、“極秘”８４、“重要”８５、“回覧”８６が表示され、さらに操作を確定するための［ＯＫ］７６と、その操作をキャンセルするための［ＣＡＮＣＥＬ］７７が表示される。上記の“なし”はウォーターマークを印刷しないようにする設定であり、また、 “複製厳禁”８３、“極秘”８４、“重要”８５、“回覧”８６は、ウォーターマークとして表示する文言そのものを示している。ウォーターマークは、これらの他にも適宜設定することができる。

図１２は、図１０の印刷方法の変更メニューにおいて“印刷回数を設定する”を選択したときの表示画面の表示例を示す図である。ここでは、ドキュメントのファイル名７１と、印刷回数設定値の入力欄８７が表示され、さらに操作を確定するための［ＯＫ］７６と、その操作をキャンセルするための［ＣＡＮＣＥＬ］７７が表示される。ユーザは、印刷回数設定値の入力欄８７に任意の設定値を入力して実行することにより、新たな印刷回数設定値を設定することができる。

図１３は、図１０の印刷方法の変更メニューにおいて“Ｎ−ＵＰで印刷を行う”を選択したときの表示画面の表示例を示す図である。ここでは、ドキュメントのファイル名７１と、メニュー項目として、“２−ＵＰ印刷”８８、“４−ＵＰ印刷”８９、“６−ＵＰ印刷”９０、“８−ＵＰ印刷”９１が表示され、さらに操作を確定するための［ＯＫ］７６と、その操作をキャンセルするための［ＣＡＮＣＥＬ］７７が表示される。

図１４は、鍵情報を印刷するときの処理例について説明するためのフローチャートである。図１４では、ファイルサーバにドキュメントデータが保存されたときに、その保存処理に応じて鍵情報を発行する処理例を説明するが、上述したように鍵情報は、ユーザによる発行指示等に応じて適宜発行することができる。また、上述のように、鍵情報は、ファイルサーバではなく、ファイルサーバにドキュメントを送信する画像処理装置等で発行するように構成することもできる。

図１４において、ファイルサーバ２０では、自身のＨＤＤ２３にドキュメントデータが保存されたかどうかを監視する（ステップＳ５１）。そしてＨＤＤ２３にドキュメントデータが保存された場合、ファイルサーバ２０は、ドキュメントのファイルを特定できる位置情報、ドキュメントファイルに一意に定められるファイル名、及び印刷のみの処理権限情報を取得し（ステップＳ５２）、これら取得した情報を２次元バーコード画像に変換する（ステップＳ５３）。２次元バーコードに含まれる情報が鍵情報である。

そして、上記の処理で生成したバーコード画像情報を用紙等に印刷出力する（ステップＳ５４）。ここでは、対象ドキュメントのファイル名情報、及び保存日時情報を、ユーザに認識可能な形態でバーコードとともに印刷する。また、ドキュメントの処理権限（ここでは印刷のみ）を示す情報をバーコードとともに印刷してもよい。

次に上記と同様の処理により、管理者用の鍵情報の印刷出力処理を行う。
すなわち、ファイルを特定できる位置情報、ファイルに一意に定められるファイル名、及び管理者用の処理権限情報、を取得し（ステップＳ５５）、これら取得した情報を２次元バーコード画像に変換する（ステップＳ５６）。

そして、上記の処理で生成したバーコード画像情報を用紙等に印刷出力する（ステップＳ５７）。ここでは、対象ドキュメントのファイル名情報、及び保存日時情報を、ユーザに認識可能な形態でバーコードとともに印刷する。また、ドキュメントの処理権限（ここでは管理者用のすべての権限）を示す情報をバーコードとともに印刷してもよい。

上述の処理により、印刷のみの処理権限を有する一般ユーザ用の鍵情報と、管理者権限を有する管理者用鍵情報との両方を印刷出力することができる。
ここでは、一般ユーザ用と管理者用のいずれかのみの鍵情報を出力させるようにしてもよい。例えば、ドキュメントをファイリングサーバに保存したユーザが、管理者権限のない一般ユーザである場合、ファイリングサーバ（または画像処理装置）では、ユーザ認証によりユーザ権限を判断し、印刷のみの権限を有する一般ユーザ用の鍵情報のみを出力させるようにしてもよい。

ファイルサーバ、及び画像処理装置、もしくは画像形成システムの機能が分散して配置されるスキャナ装置やプリンタに搭載される場合のプログラムは、本発明に関わる各手段（もしくは各手段の一部）の機能を実現するようにＣＰＵ等を制御するプログラム（コンピュータを機能させるプログラム）である。このプログラムは、装置をユーザが使用する際に容易となるように、表示装置用のグラフィカルユーザインタフェース（ＧＵＩ）を備えるようにするよとよい。そしてこれらの装置で取り扱われる情報は、その処理時にＲＡＭ等のメモリに蓄積され、その後各種ＲＯＭやハードディスク等に格納され、必要に応じてＣＰＵ等の制御手段により読み出され、修正・書き込みが行われる。

プログラムを格納する記録媒体としては、半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリカード等）、光記録媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ、ＢＤ等）、磁気記録媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）等のいずれであってもよい。
また、ロードしたプログラムを実行することにより、上述した本発明の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステムあるいは他のアプリケーションプログラム等と共同して処理することにより、本発明の機能が実現される場合もある。

市場に流通させる場合には、可搬型の記録媒体にプログラムを格納して流通させたり、インターネット等のネットワークを介して接続された他のサーバコンピュータに転送することができる。この場合、サーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。

本発明の画像形成システムの実施形態を説明するための図である。 本発明に関わる画像形成システムの構成例を説明するためのブロック図である。 ファイルサーバに保存されるドキュメントデータ及びその管理データの構成例を説明するための図である。 鍵情報として生成された画像情報の一例を示す図である。 本発明の画像形成システムにおける鍵情報の読み込み後の処理の一例を説明するためのフローチャートである。 管理者用のメニューにおける他のメニュー項目を実行するときの処理の流れの一例を説明するためのフローチャートである。 印刷のみの処理権限を許可する鍵情報が読み込まれた場合の表示画面の表示例を示す図である。 管理権限を許可する鍵情報が読み込まれた場合の表示画面の表示例を示す図である。 図８の管理者用メニューにおいて“ファイル名変更”を選択したときの表示画面の表示例を示す図である。 図８の管理者用メニューにおいて“印刷方法”を選択したときの表示画面の表表示例を示す図である。 図１０の印刷方法の変更メニューにおいて“ウォーターマークをつける”を選択したときの表示画面の表示例を示す図である。 図１０の印刷方法の変更メニューにおいて“印刷回数を設定する”を選択したときの表示画面の表示例を示す図である。 図１０の印刷方法の変更メニューにおいて“Ｎ−ＵＰで印刷を行う”を選択したときの表示画面の表示例を示す図である。 鍵情報を印刷するときの処理例について説明するためのフローチャートである。

符号の説明

１…ファイルサーバ、２…ＰＣ、３…プリンタ、４…鍵情報、５…スキャナ装置、６…モニタ、１０…画像処理装置、１１…スキャナ装置、１２…Ｉ／Ｆ、１３…通信Ｉ／Ｆ、１４…ＣＰＵ、１５…ＨＤＤ、１６…ＲＯＭ、１７…ＲＡＭ、１８…印刷装置、１９…Ｉ／Ｆ、２０…ファイルサーバ、２１…通信Ｉ／Ｆ、２２…ＣＰＵ、２３…ＨＤＤ、２５…ＲＯＭ、２６…ＲＡＭ、３０…ネットワーク、４１…管理データ部、４１ａ…ファイル名、４１ｂ…印刷回数設定値、４１ｃ…ＵＰ設定値、４１ｄ…ウォーターマーク設定値、４１ｅ…鍵設定値、４１ｆ…鍵設定値、４２…画像データ部、５１…２次元バーコード、５２…ファイル名、５３…保存日時、５４…アクセス権限。

Claims (13)

1. ドキュメントを記憶する記憶部と、該記憶部のドキュメントの処理の種類に応じた鍵情報を画像データとして複数生成する鍵情報生成部と、該鍵情報生成部で生成された鍵情報を印刷する印刷部と、該印刷部で印刷された鍵情報を読取る鍵情報読み取り部と、該鍵情報読み取り部が読み取った鍵情報を解析してドキュメントに対して可能な処理を判断し、該判断結果に従ってドキュメントに対する処理の許可を行う制御部とを備え、
   前記鍵情報は、特定のドキュメントを指定する情報と、前記記憶部に記憶したドキュメントに対する処理のうち、該鍵情報の所有者が実行可能な処理の範囲を示す処理権限情報とを有し、前記制御部は、前記鍵情報で指定された特定のドキュメントに対して、前記処理権限情報に示された範囲の処理を許可する画像形成システムであって、
   前記複数の鍵情報は、前記処理権限の範囲が異なる情報であることを特徴とする画像形成システム。
2. 請求項１に記載の画像形成システムにおいて、前記制御部は、前記判断結果に従ってドキュメントに対する処理の許可を行う際に、新たなパスワードの入力を要求することなく処理の許可を行うことを特徴とする画像形成システム。
3. 請求項２に記載の画像形成システムにおいて、前記鍵情報が有する前記処理権限情報は、前記ドキュメントに対する処理のうち、ドキュメントの印刷出力処理のみを許可する第１の処理権限と、ドキュメントに対して可能な処理の全てを許可する第２の処理権限とのいずれかに設定されていることを特徴とする画像形成システム。
4. 請求項１ないし３のいずれか１に記載の画像形成システムにおいて、前記記憶部は、ドキュメントのデータとともに該ドキュメントの印刷回数を制限するための印刷回数設定情報を保持し、前記制御部は、前記鍵情報が有する印刷回数設定情報に従って、前記特定のドキュメントの印刷回数を制限することを特徴とする画像形成システム。
5. 請求項１ないし４のいずれか１に記載の画像形成システムにおいて、前記ドキュメントに対して可能な処理の種類は、ドキュメントの編集、ドキュメントの印刷方法の指定、ドキュメントの印刷、及び前記記憶手段からのドキュメント削除、を含むことを特徴とする画像形成システム。
6. 請求項１ないし５のいずれか１に記載の画像形成システムにおいて、前記鍵情報は、利用者が鍵情報であることが認識できる形態で、かつ鍵情報の情報内容が直接理解できない形態で生成されることを特徴とする画像形成システム。
7. 請求項６に記載の画像形成システムにおいて、前記鍵情報は、２次元バーコードとして生成されることを特徴とする画像形成システム。
8. 請求項１ないし５のいずれか１に記載の画像形成システムにおいて、前記鍵情報は、利用者が鍵情報であることが認識できない形態で生成されることを特徴とする画像形成システム。
9. 請求項１ないし８のいずれか１に記載の画像形成システムにおいて、前記記憶部、前記鍵情報生成部、及び前記制御部を有し、前記記憶部に処理対象のドキュメントを記憶するファイルサーバと、前記鍵情報読み取り部として機能するスキャナ装置と、前記鍵情報生成部が生成した鍵情報を印刷する印刷装置とにより構成されていることを特徴とする画像形成システム。
10. 請求項１ないし８のいずれか１に記載の画像形成システムにおいて、前記記憶部、前記鍵情報生成部、及び前記制御部を有し、前記記憶部に処理対象のドキュメントを記憶するファイルサーバと、前記鍵情報読み取り部として機能するスキャナ装置部、及び前記鍵情報生成部が生成した鍵情報を印刷する印刷装置部を有する複合機と、により構成されていることを特徴とする画像形成システム。
11. 請求項１ないし８のいずれか１に記載の画像形成システムにおいて、前記記憶部を有してなるファイルサーバと、前記鍵情報生成部、前記制御部、前記鍵情報読み取り部として機能するスキャナ装置部、及び前記鍵情報生成部が生成した鍵情報を印刷する印刷装置部を有する複合機と、により構成されていることを特徴とする画像形成システム。
12. 請求項１ないし１１のいずれか１に記載の画像形成システムの機能を実現するプログラム。
13. 請求項１２に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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